Document · PDF

04A Handboek Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Stede Broec Enkhuizen Drechterland en de SED-organisatie Definitief

Gemeenteraad 30 september 2021, gemeente Stede BroecBij agendapunt: RBFZ10.561 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Handboek Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, SEDorganisatie, Recreatieschap West Friesland en Afvalbeheer Westfriesland

Definitief exemplaar met positief advies Westfries Archief. 1 juli 2021 (conform versie 38 van de gemeente Koggenland)

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

2 van 50

Zaaknummer: nnb

01-07-2021 HANDBOEK VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN GEMEENTE STEDE BROEC, ENKHUIZEN, DRECHTERLAND, SED-ORGANISATIE, RECREATIESCHAP WESTFRIESLAND EN AFVALBEHEER WESTFRIESLAND ______________________________________________________________________________________________________________________ _

Inhoudsopgave

1 1.1 1.2 1.3

Hoofdstuk 1 Inleiding Inleiding Definitie en afbakening Handboek Vervanging Afkortingen en terminologie

5 5 5 5

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Hoofdstuk 2 Verantwoording en wettelijke kaders Verantwoording Wettelijke kaders Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden Vervanging van archiefbescheiden en digitaal gevormde documenten en

e-mail

6 6 6 6 8

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

Hoofdstuk 3 Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces Inleiding Voorbereiding documenten Selectieproces Scanproces Registratieprocedure Procedure toekennen van metadata in DSM/zaaksysteem Opname in beheerssysteem Kwaliteitsprocedures Vernietigingsprocedure van vervangen papieren ‘originelen’

9 9 9 9 9 9 9 10 10 10

4 Hoofdstuk 4 Technische inrichting 12 4.1 Inleiding 12 4.2 Beleid en uitvoering 12 4.3 Fysieke maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen 13 4.4 Organisatorische maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen 13 4.5 Hardware maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen 13 4.6 Software maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen 13 4.7 Risico-evaluatie maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen 14 4.8 Evaluatie van de maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen 14 4.9 Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat 14 4.10 Kwaliteit van reproducties 14 4.11 Duurzame toegankelijkheid en Bewaarstrategie 14 Bijlage A – (par. 1.3) Afkortingen en vaktermen 16 Bijlage B – (par. 2.2) Wettelijke kaders met betrekking tot vervanging 18 Bijlage C – (par. 2.3) De informatie die wordt vastgelegd in het ordeningsplan met betrekking tot de beschreven werkprocessen / zaaktypen 23 Bijlage D – (par. 2.4) E-mail 23 __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

3 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage E – (par. 3.2) Via welke ‘kanalen’ ontvangt de gemeente haar post Bijlage F – (par. 3.3) Punctieprofiel(en) Bijlage G – (par. 3.3) Selectiecriteria Bijlage H – (par. 3.4) Scanproces Bijlage I – (par. 3.5) Registratieprocedure Bijlage J – (par. 3.6) Metadataschema Bijlage K – (par. 3.7) Archiveren in het DMS Bijlage L – (par. 3.8) Kwaliteitseisen en kwaliteitsprocedure Bijlage M – (par. 4.1) Technische beschrijving scanapparatuur Bijlage N – (par. 4.9) Bestandsformaten

26 27 33 34 36 40 42 44 49 39

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

4 van 50

Zaaknummer: nnb

Hoofdstuk 1 Inleiding

1.1

Inleiding Alle gemeenten die aangesloten zijn bij het Westfries Archief hebben de wens geuit om de papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale exemplaren. Het college (zorgdrager) moet, op basis van het Handboek Vervanging, hierover een besluit nemen. In 2012 is door de gemeenten, aangesloten bij het Westfries Archief, de Milieudienst West-Friesland en de gemeente Zeevang een regionaal model gemaakt en vastgesteld. Voortschrijdend inzicht en de totstandkoming van een landelijke Handreiking Vervanging 1 maakt het noodzakelijk om het regionaal model te herzien. Door specialisten van de gemeenten is samengewerkt om deze herziening van het model-handboek op te stellen. Het Handboek vervanging voor de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, de SED-organisatie, Recreatieschap West Friesland en Afvalbeheer Westfriesland is samengesteld door Adviseur Informatie en de medewerkers van Afdeling Informatie, Team Informatiebeheer.

1.2

Definitie en afbakening Handboek Vervanging In dit Handboek wordt de definitie gebruikt zoals deze wordt beschreven in de landelijke Handreiking Vervanging. ”Vervanging is het conform de wettelijke voorschriften vervaardigen van (digitale) reproducties van archiefbescheiden zodat deze de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden, die worden vernietigd”. Dit handboek voorziet in het vervangen van papieren archiefbescheiden door een digitale reproductie. “Verversen” van een drager bijv CD-Rom, wettelijk gezien eveneens een vorm van vervanging, wordt in dit Handboek buiten beschouwing gelaten. Dit Handboek vervanging is van toepassing op de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED-organisatie, de griffie, de Gemeenteraad, de Ondernemingsraad, het Recreatieschap Westfriesland en Afvalbeheer Westfriesland.

1.3

Afkortingen en terminologie Dit handboek bevat afkortingen en vaktermen waarvan in bijlage A de meest voorkomende zijn weergegeven met hun betekenis.

https://kia.pleio.nl/files/view/48800292/handreiking-vervanging-20

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

5 van 50

Zaaknummer: nnb

Hoofdstuk 2 Verantwoording en wettelijke kaders

2.1

Verantwoording In onder andere de Archiefwet 1995 en bijbehorende wet- en regelgeving worden kaders gesteld aan de vervanging. Daarnaast stelt de Gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED-organisatie ook eigen kaders aan de vervanging. In dit hoofdstuk worden deze beschreven.

2.2

Wettelijke kaders De wettelijke kaders die betrekking hebben op vervanging en digitalisering zijn vermeld in bijlage B van dit handboek. Vanuit deze kaders zijn onderstaande elementen van belang voor de inrichting van het proces vervanging: Maak een handboek van het proces van de vervanging. Leg de oorspronkelijke vorm, inhoud en structuur van het oorspronkelijke document ook vast in de metadata van de reproductie (na vervanging van het origineel). Richt procedures in om het proces van vervanging te toetsen aan kwaliteitsnormen en -eisen. Zorg dat het document na digitalisering beschikbaar is en de voorkeursformaten opgesteld door het Nationaal Archief worden gevolgd. Die wordt ook toegepast bij het eDepot. Leg ook van de gedigitaliseerde documenten technische metadata vast over de hard- en softwareomgeving waarin deze raadpleegbaar zijn. Pas, indien noodzakelijk, lossless compressietechnieken toe, na uitvoerig testen dat er geen dataverlies wordt geconstateerd. Neem in de bewaarstrategie procedures op dat dragers van digitale informatieobjecten samen met hard- en software tijdig worden vervangen zodat de digitale informatieobjecten duurzaam toegankelijk blijven. Richt een jaarlijks controleproces in, waarin het handboek wordt gecontroleerd en geüpdatet. Denk hierbij om de aanvraag van eventueel nieuw (positief) advies.

2.3

Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden De inhoud van dit handboek heeft betrekking op documenten die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2021, en volgens de geldende Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen moeten worden bewaard of op termijn moeten worden vernietigd. Het gaat hierbij over documenten die worden opgenomen in het zaaksysteem GreenValley en DMS Alfresco en vormt de grondslag voor het te nemen vervangingsbesluit. Uitgezondere documenten Er is een aantal documentsoorten dat wordt uitgesloten van vervanging. Deze zijn: - Aktes van de burgerlijke stand - Facturen - Aanvragen Reisdocumenten - Aanvragen Rijbewijzen __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

6 van 50

Zaaknummer: nnb

Aanvragen voor Verklaringen omtrent gedrag Bankgaranties

Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen: Inkomende documenten: documenten die in analoge vorm centraal door de organisatie worden ontvangen en die voor registratie en archivering in aanmerking komen; Uitgaande documenten: documenten die in analoge vorm worden verstuurd met ‘natte’ handtekening of handmatig bijgeschreven opmerkingen, worden voor verzending gescand en digitaal in het zaakdossier opgenomen; Interne documenten: documenten die in analoge vorm worden opgemaakt en die niet worden verzonden. Hierbij gaat het alleen om analoge documenten, die voorzien zijn van ‘natte’ aantekeningen of handmatig bijgeschreven opmerkingen, niet om digitaal gevormde documenten. Samenhang met andere ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden. Deze samenhang ligt vast in een ordeningsplan conform artikel 18 van de Archiefregeling. In de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED-organisatie wordt gebruik gemaakt van de Zaaktypecatalogus (ZTC) SED-organisatie. Deze ZTC is door de SED-organisatie zelf opgesteld en in eigen beheer. Hierbij worden de categorieën en bewaartermijnen van de landelijke Selectielijst aangehouden. De informatie die wordt vastgelegd in het ordeningsplan met betrekking tot de beschreven werkprocessen/ zaaktypen staat in bijlage C.

Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed Als het document waarde heeft voor het cultureel erfgoed, wordt het document niet vervangen. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c van het Archiefbesluit 1995. De uitzondering kent drie kenmerken van waarde met betrekking tot het cultureel erfgoed. Het betreft de verschijningsvorm van het analoge document, de symbolische waarde, of wanneer het document een historische belevingswaarde vertegenwoordigt. Als een archiefstuk voldoet aan één van onderstaande kenmerken wordt het archiefstuk niet vervangen maar in originele vorm in het archief opgenomen. Sommige kenmerken zijn van toepassing bij backlog scanning (BL) en andere kenmerken bij routinematige scanning (RS). 1. De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok). (BL) 2. Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde. (BL en RS) 3. Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke). (BL) 4. Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent. (BL) 5. Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. (BL) 6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

(BL en RS) __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

7 van 50

Zaaknummer: nnb

7. Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. (BL en RS) Daarnaast mogen aktes opgemaakt in het kader van de burgerlijke stand niet vervangen worden i.v.m. de eisen aan de drager. http://wetten.overheid.nl/BWBR0006909/2015-09-01 2.4

Vervanging van archiefbescheiden en digitaal gevormde documenten en email Het uitgangspunt is: wat digitaal is, blijft digitaal. Dit is niet alleen van toepassing op interne documenten, maar ook op e-mails, webformulieren etc. Om een uniforme werkwijze te krijgen is het van belang dat het management voor de hele organisatie richtlijnen vaststelt, deze bekend maakt en bereikbaar zijn voor iedere medewerker. Met betrekking tot bescherming van privacy bij e-mail en internetgebruik heeft de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED-organisatie een privacyreglement vastgesteld. Zie Zaak nr. 814959 BELEID-BREGELS- FV Privacy beleid SED, S, In bijlage D is een voorbeeld opgenomen uit het handboek DIV over het registreren van de e-mails, alsmede een screenshot van het registratiescherm van een inkomend e-mail bericht en een verwijzing naar het privacyreglement e-mail en internetgebruik.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

8 van 50

Zaaknummer: nnb

3.1

Hoofdstuk 3 Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de procedures van het vervangingsproces; vanaf de voorbereiding, selectie, scannen, registratie, metadata, beheer, kwaliteit tot vernietiging van de papieren documenten.

3.2

Voorbereiding documenten Het selectieproces is van toepassing op alle archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voor de taakuitvoering van de beschreven organisaties in paragraaf 1.1. Langs welke kanalen de post binnen komt staat omschreven in bijlage E.

3.3

Selectieproces De documenten worden geselecteerd door gekwalificeerd personeel, zoals omschreven in het functieprofiel in bijlage F., in registreren en niet registreren, De selectiecriteria zijn opgenomen in bijlage G.

3.4

Scanproces Om te komen tot vervanging (van papier naar digitaal) is het scanproces belangrijk. Daarom moet worden omschreven hoe gescand wordt, aan welke eisen de scanapparatuur en de scans moeten voldoen en hoe de kwaliteit gecontroleerd wordt. Dit staat omschreven in bijlage H. De kwaliteit van de scan voldoet aan 300 DPI in kleur.

3.5

Registratieprocedure De documenten die voor vervanging in aanmerking komen zijn inkomende, uitgaande en interne documenten. Hoe die geregistreerd worden staat omschreven in bijlage I.

3.6

Procedure toekennen van metadata in DSM/zaaksysteem Om een document terug te vinden zijn metadata, genoemd in de artikelen 17 en 19 van de Archiefregeling, vereist. De vaste gegevens die we per document vastleggen (metadata) worden zowel automatisch als handmatig ingevuld dan wel aangepast. De gebruikte velden voor de metadata staan omschreven in het metadataschema, bijlage J.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

9 van 50

Zaaknummer: nnb

3.7

Opname in beheerssysteem Nadat de documenten gescand en geregistreerd zijn, moet de scan aan de registratie gekoppeld worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van scansoftware. Hoe deze koppeling tot stand komt en hoe de scan in het beheerssysteem komt, staat omschreven in bijlage K.

3.8

Kwaliteitsprocedures De Archiefwet verplicht in hoofdstuk 3 overheidsorganen archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat te bewaren. Deze eis is van toepassing op zowel analoge als op digitale documenten. Om dat te kunnen waarborgen wordt er een aantal kwaliteitsprocedures gemaakt. Deze procedures hebben betrekking op: Juistheid; Volledigheid; Leesbaarheid; Terugvindbaarheid. De kwaliteitseisen en kwaliteitsprocedures voor het proces staan in bijlage L.

3.9

Vernietigingsprocedure van vervangen papieren ‘originelen’ Nadat de analoge documenten zijn gescand en de kwaliteit daarvan is gecontroleerd worden de analoge documenten in archiefdozen geplaatst en geordend op datum van scanning. Op grond van de beslistermijnen geregeld in de artikelen 4.1.3 tot en met 4.1.5 van de Algemene Wet Bestuursrecht worden de analoge documenten 4 maanden bewaard. Dit houdt in dat analoge documenten van maand één worden vernietigd in maand zes. De vernietiging wordt uitgevoerd door GP Groot, een gecertificeerd bedrijf voor archiefvernietiging, die vervolgens een verklaring afgeeft van de vernietiging.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

10 van 50

Zaaknummer: nnb

Geregistreerd

Vernietigen

Januari

Juni

Februari

Juli

Maart

Augustus

April

September

Mei

Oktober

Juni

November

Juli

December

Augustus

Januari

September

Februari

Oktober

Maart

November

April

December

Mei

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

11 van 50

Zaaknummer: nnb

Hoofdstuk 4 Technische inrichting

4.1

Inleiding De vraag in dit hoofdstuk is: hoe zorg je er qua techniek voor (automatisering) dat hetgeen digitaal bewaard wordt, ook in de toekomst zonder problemen weer kan worden gebruikt. Dit hoofdstuk gaat alleen over het technische deel. De gemeenten (met uitzondering van Hoorn) of Gemeenschappelijke regeling heeft haar ICT ondergebracht in een Shared Service Centrum, DeSom genaamd. Dit hoofdstuk gaat dus over alle afspraken en maatregelen die er met en door DeSom zijn gemaakt. Voor de technische inrichting gaat het vooral om het beschrijven van de apparatuur, apparatuur eigenschappen, software, instellingen scanoperatie, geautomatiseerde nabewerkingen/correcties en instelling voor opslag t.a.v. de scaninrichting. Zie bijlage M Technische beschrijving scanapparatuur (lokaal in te vullen door DeSom/ICT).

4.2

Beleid en uitvoering In het tactisch/operationeel informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED-organisatie zijn kaders gegeven voor de maatregelen waarmee DeSom invulling geeft aan de beleidsafspraken op gebied van informatiebeveiliging. DeSom heeft die maatregelen vastgelegd in een “Beveiligingshandboek SSC DeSom ”. De definitie van informatiebeveiliging in dit verband is “het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket maatregelen om de beschikbaarheid, integriteit en de vertrouwelijkheid van de informatievoorziening te waarborgen”. De informatievoorziening omvat in dit verband de apparatuur, programmatuur, opgeslagen gegevens (analoog en digitaal), procedures en mensen. Beschikbaarheid betreft hier de continuïteit van de bedrijfsvoering. Integriteit omvat de juistheid en volledigheid van informatie en vertrouwelijkheid wordt gewonnen door geautoriseerd gebruik van gegevens en informatie. Daarnaast is het essentieel dat de maatregelen controleerbaar zijn (bestaan, opzet en werking). Een regelmatige controle op uitvoering van de beheersmaatregelen is noodzakelijk om vast te stellen of deze goed werken. Hierin zitten ook fysieke maatregelen. Met al deze maatregelen kan de duurzaamheid van de informatievoorziening geborgd worden.

We gebruiken hiervoor de volgende categorieën, die in het Beveiligingshandboek van DeSom zijn uitgewerkt, en verder in dit hoofdstuk worden beschreven. Fysieke maatregelen (bijv. afsluitbare ruimte, brandpreventie); Organisatorische maatregelen (bijv. autorisatie); Hardware matige maatregelen (bijv. beschikbaarheid computers, server); Softwarematige maatregelen (bijv. maken van back-ups); Risicoanalyse; Evaluatie en Communicatie. __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

12 van 50

Zaaknummer: nnb

Met opmerkingen [PH1]: Is dit nog wel het actuele handboek? Met opmerkingen [MB2R1]: Monique: checken Met opmerkingen [MB3R1]: Ja

Aanvullend is in dit hoofdstuk nog een aantal paragrafen opgenomen over bestandsformaat, kwaliteit van reproducties en de rollen en organisatie rondom duurzame toegankelijkheid. 4.3

Fysieke maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen In dit hoofdstuk van het Beveiligingshandboek staat welke fysieke maatregelen er door DeSom genomen zijn om de continuïteit van de digitale systemen te borgen. Hierbij kan worden gedacht aan het hebben van een tweede computerruimte die bij uitval de systemen overneemt, beveiliging tegen brand en bliksem, toegangssystemen enzovoorts. De juistheid en volledigheid van de gegevens hebben hier een nauw verband mee.

4.4

Organisatorische maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen SSC DeSom als organisatie zorgt voor een team specialisten waarbinnen men elkaar indien nodig kan vervangen. Daarmee is de continuïteit en beschikbaarheid van de applicaties en het systeem beter gewaarborgd dan in de situatie waarin veel minder mensen verantwoordelijk zijn voor de ICT ondersteuning. In dit hoofdstuk van het Beveiligingshandboek gaat het over taken en rollen die zijn ingericht, procedures en vervanging van elkaar, maar ook over zaken als opleiding en documentatie. Binnen de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland is er een aantal functiegebieden en/of rollen welke nauw samenwerken met medewerkers van DeSom. Ook hier is sprake van vervangingsmogelijkheden.

4.5

Hardware maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen In dit hoofdstuk wordt eerst beschreven hoe de informatieveiligheid gewaarborgd is op het gebied van hardware voorzieningen als netwerkservers, telefoniesystemen, verbindingen met het internet en GGIomgevingen (zoals GGI-vast/GGI-veilig). Er is sprake van Oracle clustering en virtuele servers. Vervolgens worden de hardware matige maatregelen beschreven die genomen zijn om de gegevens zoveel als mogelijk te beschermen m.b.t. juistheid en volledigheid. Hieronder vallen back-up systemen, uitwijkmogelijkheden en vernietiging van oude media.

4.6

Softwaremaatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen Naast hardware instellingen en maatregelen om de digitale duurzaamheid te waarborgen, zijn er ook allerlei software maatregelen nodig. In dit hoofdstuk is uitgewerkt hoe de procedures rondom toegang geregeld zijn, wachtwoordenbeleid, instellingen voor preventie van spam en virussen, logging enzovoorts. Ook de backup-software, ingesteld o.b.v. incremental, draagt bij aan de mogelijkheid data volledig te herstellen. __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

13 van 50

Zaaknummer: nnb

4.7

Risico-evaluatie maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen Het is essentieel om regelmatig de genomen maatregelen te controleren of ze voldoende zijn voor het gewenste beveiligingsniveau en of andere maatregelen eventueel minder belangrijk worden, gezien de omstandigheden. Daarom wordt jaarlijks (elke keer door andere personen) een risico inventarisatie ingevuld om te controleren of de getroffen maatregelen de risico's afdoende hebben ingeperkt cq. geëlimineerd. Indien dit niet zo is kunnen, afhankelijk van de situatie, stand van de techniek of het overgebleven risico nieuwe maatregelen worden afgekondigd en doorgevoerd of het laten vaststellen door de colleges van de gemeenten als een aanvaardbaar risico.

4.8

Evaluatie van de maatregelen om de technische betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen Beveiliging staat of valt met het bewustzijn van de medewerkers. Vandaar de nodige aandacht voor communicatie. Maar beveiliging in de ICT is ook erg dynamisch door de snelle verandering waaraan de ICT onderworpen is. Daarom is een goede controle en tijdige evaluatie van zowel het Beveiligingshandboek als het onderliggende beleid noodzakelijk om actualiteit en relevantie te garanderen. Verschillende verplichte jaarlijkse audits zorgen voor feedback op de uitvoering van de maatregelen die in het Beveiligingshandboek beschreven zijn. Elk jaar wordt het Beveiligingshandboek door de technisch specialisten gecontroleerd en aangepast aan de meest recente ontwikkelingen. De bij de jaarlijkse evaluatie geconstateerde afwijkingen worden schriftelijk vastgelegd en bewaard.

4.9

Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat Het is belangrijk eisen te stellen aan de bestandsformaten die gebruikt worden om de gegevens te bewaren. Door de technische ontwikkelingen zijn hier vele veranderingen in die de kwaliteit verbeteren. Voor de volledigheid is in een bijlage N opgenomen welke documentatie er is over bestandsformaten die gebruikt worden zoals pdf.

4.10

Kwaliteit van reproducties Een ander onderdeel wat de kwaliteit van de digitale informatie bepaalt is de manier waarop met scannen wordt omgegaan. Ook hierin zien we door de technische ontwikkelingen voortdurend verbeteringen, zoals resolutie en lettergrootte.

4.11

Duurzame toegankelijkheid en Bewaarstrategie Na de digitalisering van de archiefbescheiden draait het erom deze in goede, geordende en toegankelijke staat te behouden. De maatregelen en inspanning die hiervoor nodig is hangt af van het soort/type informatie. __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

14 van 50

Zaaknummer: nnb

Met opmerkingen [PG4]: Uit het feit dat het jaarboek is vastgesteld in 2015 lijkt het evalueren en bijstellen onvoldoende geborgd te zijn. Hoe kan dit beter worden afgedwongen?

In het tactisch/operationeel beveiligingsbeleid van de gemeente is het belang van dataclassificatie beschreven die verwijzen naar de richtlijnen vanuit de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Het gaat over classificatie van informatie in relatie tot gewenste vertrouwelijkheid. Er zijn 3 niveaus toe te kennen: BBN1 (openbaar) BBN2 (vertrouwelijk) BBN3 (staatsgeheim) Het staat de gemeente Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland vrij om binnen deze dataclassificatie specificering aan te brengen waar dat nodig wordt geacht. Denk bijvoorbeeld aan het classificeren van informatie op de onderdelen beschikbaarheid en vertrouwelijkheid. Binnen een aantal systemen is dit reeds van toepassing, met name omdat deze extern ge-audit worden en hier specifieke eisen aan gesteld worden. In het Beveiligingshandboek Desom is uitgewerkt HOE Desom voldoet aan de beveiligingseisen van de gemeente. In paragraaf 2.4 is een stuk over actualiseren van programma’s en systemen opgenomen. Dit is nodig omdat bij verandering van applicaties er aandacht besteed moet worden aan het omzetten van bestandsformaten (moet duurzaam formaat zijn, ongeacht of het in een applicatie zit of als een bijlage). Voor de conversie bij deze actualisering gebruiken we de migratieleidraad die WFA geleverd heeft.

Voor meer informatie over bestandformaten verwijzen we naar paragraaf 4.9, bijlage N van dit Handboek Vervanging en de bewaar- en beheerstrategie voor het regionale e-Depot van het Westfries Archief.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

15 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage A – (par. 1.3) Afkortingen en vaktermen Afkorting Analoog

BAC Alfresco

Dagdoos

Digitaal gevormd

DIV Document DMS

ISO

Metadata

NEN

Betekenis en uitleg Hiermee worden voornamelijk papieren documenten bedoeld, maar met deze term kunnen ook microfiches, negatieven of andere niet digitale verschijningsvormen beschreven worden. Basis Archief Code Gebruikt Document Management Systeem en Record Management Systeem door de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED-organisatie. In de dagdoos worden de ingescande archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen tijdelijk opgeslagen, in afwachting van vernietiging. In vakliteratuur ook wel Digital born genoemd. Hiermee worden documenten bedoeld die vanaf het moment van creatie digitaal zijn. Documentaire Informatievoorziening Bestand opgeslagen en geregistreerd in GreenValley. Document Management Systeem Software, specifiek ter ondersteuning van het genereren, opslaan en opvragen van documenten. (Remano) Internationale Organisatie voor Standaardisatie Een internationale organisatie die normen vaststelt. De organisatie is een samenwerkingsverband van nationale standaardisatie-organisaties in 156 landen. “Metagegevens zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Nederlands Normalisatie-instituut Het nationale orgaan dat de ISOstandaarden en Nederlandse uitgaven

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

16 van 50

Zaaknummer: nnb

RMA

Zaak

ZGW ZTC

daarvan in beheer heeft en zorg draagt voor hun ontwikkeling. Record Management Applicatie Software, specifiek voor het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records/ dossiers (NEN-ISO 15489). Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Zaakgericht Werken Zaaktypecatalogus (geheel van beschreven Zaaktypen) volgens de landelijke selectielijst

Voor verdere begrippen en de daarbij behorende definitie verwijzen wij naar www.archiefwiki.org.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

17 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage B – (par. 2.2) Wettelijke kaders met betrekking tot vervanging Archiefwet 1995 Artikel 7 van de Archiefwet 1995 gaat in op de vervanging van documenten: 2

“De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.”3 Dit artikel is van toepassing op zowel de te vernietigen of de blijvend te bewaren archiefbescheiden. Voor de vervanging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden dient de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) of Gedeputeerde Staten (voor gemeenten) een machtiging af te geven. Bij te vernietigen archiefbescheiden mag de zorgdrager, door middel van een besluit, over de vervanging beslissen, met een positief advies van de gemeentearchivaris. Dit wordt gewijzigd. De machtigingen van de Minister van OCW en Gedeputeerde Staten voor blijvend te bewaren archiefbescheiden wordt geschrapt. In de plaats daarvan komt er een ministeriele regeling. Voor de uitvoering van het proces van de vervanging staat in artikel 7 dat het origineel vernietigd wordt en de reproductie het nieuwe origineel wordt. Dit is van belang zodat er geen discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust. Verder wordt in de Archiefwet 1995 niet verder ingegaan op de uitwerking van de vervanging. Dit wordt gedaan in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2009. Archiefbesluit 1995 Artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 gaan in op het proces van de vervanging en de gevolgen waar men rekening mee moet houden.

Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat als men besluit om archiefbescheiden te gaan vervangen door reproducties men met een aantal factoren rekening dient te houden: • de taak van het overheidsorgaan; • de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; • de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; • en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen. 4 Artikel 6 geeft aan dat vervanging uitgevoerd moet worden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Artikel 8 schrijft voor dat er een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. In de verklaring wordt een specificatie opgenomen van de bescheiden die vervangen zijn, en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt gearchiveerd door de organisatie waar de documenten geproduceerd zijn. Hoe de vervanging heeft plaatsgevonden wordt doorgaans vastgelegd in het Handboek vervanging.

2 In de Archiefwet 1995 worden documenten archiefbescheiden genoemd. Er is een semantisch verschil tussen deze twee begrippen,

maar daar wordt hier verder niet op ingegaan. In de rest van dit handboek worden documenten gelijkgesteld aan archiefbescheiden. 3 Archiefwet 1995, artikel 7. 4 Archiefbesluit 1995, artikel 2

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

18 van 50

Zaaknummer: nnb

Archiefregeling De Archiefregeling gaat niet zozeer in op het proces van de vervanging zelf, zoals het inscannen en de voorwaarden daarvoor, maar geeft meer wettelijke kaders aan voor het beheer van de digitale reproducties na vervanging. Dit is van belang om de vervangen documenten gedurende de bewaartermijn duurzaam toegankelijk te houden. Tijdens het opstellen van de procedure voor vervanging is dit een onderdeel waar goed rekening mee moet worden gehouden.

In deze paragraaf wordt ingegaan op de artikelen uit de Archiefregeling die kaders stellen aan digitale archiefbescheiden. Nadat analoge documenten zijn vervangen door digitale documenten dienen deze aan aanvullende eisen te voldoen. Hoofdstuk 3, paragraaf 2 van de Archiefregeling zoomt hierop in. Artikelen 14 en 17 zijn ook van toepassing op papieren documenten, maar bij digitale documenten dienen de daar behandelde onderwerpen extra aandacht te krijgen. Artikel 14 Tijdige overzetting op andere dragers. Wanneer informatie verloren dreigt te gaan vanwege de drager, dient de drager van de informatie vervangen te worden (volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995). Dit kan door veroudering of doordat de drager niet meer de gebruikte standaard is om informatie op op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan verouderde floppys. Het is noodzakelijk om tijdig de drager te vervangen, zodat er geen problemen ontstaan met het lezen van de informatie op de oude drager. Een beheerplan dat betrekking heeft op de duurzame toegankelijkheid (waarvan dit een van de vele onderdelen is) kan hierbij ondersteuning geven. Artikel 16 De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een zelfgekozen kwaliteitssysteem. Dit kan voor de archivering van digitale archiefbescheiden bijvoorbeeld, NEN-ISO 15489, RODIN of de NEN 2082 zijn.

Om sneller een positief advies voor vervanging te verkrijgen, is het verstandig om de archiefomgeving van tevoren te laten auditen volgens de NEN 2082. Maar een ander kwaliteitssysteem is ook optioneel. Landelijk zien we de tendens dat het verkrijgen van een positief advies voor vervanging gepaard gaat met een NEN 2082 audit. Artikel 17, lid a en artikel 22 De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: de inhoud, structuur en verschijningsvorm 5 bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces (art. 17, lid a). Dit houdt in dat in de metadata moet worden opgenomen dat het een vervangen document is, waarbij de oorspronkelijke drager en afmetingen bekend zijn. Dit helpt de gebruiker in het plaatsen van het document in de juiste context. In 99% van de gevallen is het A4, maar juist bij die gevallen waarbij dat niet het geval is, is het van belang dat dit duidelijk is voor de gebruiker van het document in het werkproces of zaak. In artikel 22 wordt naar bovenstaand lid verwezen en wordt benadrukt dat dit ook van digitale archiefbescheiden moet worden vastgelegd. Dus zowel hoe het ontvangen is, als de wijze waarop het document de organisatie in is gegaan en waarmee gewerkt wordt. Artikel 18

5 De verschijningsvorm is veelal op te maken uit de bestandsextensie (.doc, .pdf, etc.).

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

19 van 50

Zaaknummer: nnb

In dit artikel wordt bepaald dat de organisatie dient te beschikken over een ordeningsstructuur. Dit is nodig om documenten in de juiste context te kunnen plaatsen. * Artikel 21 Dit artikel stelt dat het gedrag van digitale archiefbescheiden dient te worden vastgelegd. Met de vervanging van papieren documenten naar digitale documenten zijn hier geen problemen mee te verwachten. Maar voor andere digitale documenten (die nu digitaal blijven), dient hier wel rekening mee te worden gehouden. Denk bijvoorbeeld aan de functionaliteiten van een applicatie of database, voor zover zij noodzakelijk zijn voor het herleiden van het proces. Artikel 24 Dit artikel stelt eisen aan de metadata van digitale archiefbescheiden (inclusief de digitale handtekening). De vervangen (en nu digitale) documenten dienen ook technische metadata mee te krijgen met betrekking tot de actuele technische aard. Dit houdt in dat bekend moet zijn met welke hard- en software-omgeving het document kan worden geraadpleegd. Ook in het kader van duurzame toegankelijkheid is het van belang om dit vast te leggen. Als de hard- of softwareomgeving veranderd, dan kan in de metadata worden teruggevonden voor welke documenten dit gevolgen heeft. De gevolgen kunnen een conversie, migratie of emulatie zijn, dat ligt aan de verandering en dient altijd tijdig onderzocht te worden.

Artikel 26 Dit artikel stelt algemene eisen aan opslagformaten voor digitale archiefbescheiden. In lid a wordt aangegeven dat het bestand uiterlijk op moment van overdracht moet voldoen aan een open standaard. Maar de overheid heeft zichzelf de verplichting opgelegd om altijd in open standaarden te werken. Nederland Open in Verbinding (NOIV) heeft hierover verschillende publicaties uitgegeven en ook uitspraken gedaan over welke standaarden op welk moment van belang zijn om toe te passen (een lijst van vastgestelde standaarden voor de overheid is te vinden op https://www.noraonline.nl/wiki/Actieplan_Nederland_Open_in_Verbinding). Daarnaast heeft NOIV in de uitgave “Handreiking open documentstandaarden voor de overheid” een overzichtelijk schema opgenomen:

Een groen vak betekent volledig geschikt, oranje niet in alle gevallen geschikt en rood niet geschikt. Voor archiveren zien we dat PDF/A-1 geschikt is. Onze aanbeveling is dan ook om naar dit formaat te digitaliseren. Van PDF/A-1 zijn nog twee varianten, A-1a en A-1b. Het verschil is dat bij 1a de logische structuur behouden blijft, waardoor doorzoekbaarheid en tekstextractie makkelijker is. Bij 1b is de __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

20 van 50

Zaaknummer: nnb

doorzoekbaarheid minder groot, 6 maar het bestandsformaat is vele malen kleiner. Gemeenten dienen hier zelf een afweging voor te maken. Is de wens om full-tekst search (de google-methode) toe te passen, dan is A1-a verstandig. Wordt de toegankelijkheid geregeld met behulp van metadata in een DMS (onze voorkeur) dan kan A-1b een oplossing zijn. Onlangs is PDF/A-2 verschenen, deze is vergelijkbaar met A-1a. In lid b van artikel 26 worden compressietechnieken behandeld. Compressie is toegestaan met behulp van lossless compressietechnieken. De zogenoemde less techniek kan niet garanderen dat er geen informatie verloren gaat en is dus niet toegestaan. In de literatuur wordt beschreven dat het comprimeren van tekst en afbeeldingen over het algemeen geen problemen geeft, het comprimeren van meer ingewikkelde databestanden kan echter wel vaak dataverlies opleveren. Bij het uitvoeren van compressie dient hiermee rekening te worden gehouden. De lossless compressietechniek moet gebruik maken van open standaarden. Lossless technieken kunnen in verschillende omgevingen verschillend uitpakken. Verstandig is om eerst de compressie te testen. Ook is comprimeren niet altijd goedkoper en/ of sneller.

Een kosten / baten analyse op de compressie kan aantonen of het goedkoper is om te comprimeren en dan op te slaan, of dat de kosten van opslag van grotere bestanden overeen komt met de kosten van compressie. Als daar weinig tot geen verschil inzit, adviseren wij om niet te comprimeren. Maar een ander voordeel kan zijn dat bestanden sneller op de werkplek geladen kunnen worden, het uitpakken van het bestand is echter ook een element dat vertragend in het werkproces kan werken. Mocht er elders in het proces gebruik worden gemaakt van compressie, dan dient dit in het reguliere handboek en werkinstructies te worden vastgelegd. Handreiking vervanging archiefbescheiden van Archief 2020.7 De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden is gericht op vervanging in de betekenis van het formeel en feitelijk plaatsmaken van informatie op papier voor digitale informatie. De Handreiking bestaat, na een inleiding op de kernbegrippen, uit de te volgen 8 stappen in het proces van voorbereiding, inrichting, uitvoering, verantwoording en beheer van de vervanging. Samenvatting van de wettelijke kaders In bovenstaande is ingegaan op artikelen die direct betrekking hebben op het proces van vervanging en digitalisering. Voor digitale archivering zijn nog meer wettelijke kaders te beschrijven. Daarvoor is bovenstaande samenvatting dus niet uitputtend.

Wat moeten we van deze wettelijke kaders nu meenemen naar de inrichting van het proces van de vervanging: Maak een handboek van het proces van de vervanging (artikel 8 ab). Leg de oorspronkelijke vorm, inhoud en structuur van het oorspronkelijke document ook vast in de metadata van de reproductie (na vervanging van het origineel) Kies een kwaliteitsysteem en richt je (archief)applicatie daarmee in en laat dat certificeren. 6 Handreiking open documentstandaarden voor de overheid, blz. 9-11. Zie:

https://www.noraonline.nl/images/noraonline/c/c1/NOiV_handreiking_open_documentstandaarden1.pdf. 7 https://archief2020.nl/downloads/handreiking-vervanging-archiefbescheiden-0

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

21 van 50

Zaaknummer: nnb

Zorg dat het document na digitalisering beschikbaar is in een open standaard bestandsformaat, bij voorkeur een van de PDF/A formaten. Leg ook van de gedigitaliseerde documenten technische metadata vast over de hard- en softwareomgeving waarin deze raadpleegbaar zijn. Pas, indien noodzakelijk, lossless compressietechnieken toe, na uitvoerig testen dat er geen dataverlies wordt geconstateerd. Let erop dat de dragers, de hardware en de software na de digitalisering niet verouderd of buiten gebruik raken, waardoor de documenten niet meer toegankelijk zijn (duurzame toegankelijkheid). Richt een jaarlijks controleproces in, waarin het handboek wordt gecontroleerd en geupdatet. Indien noodzakelijk kan opnieuw positief advies of een machtiging worden aangevraagd.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

22 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage C – (par. 2.3) De informatie die wordt vastgelegd in het ordeningsplan met betrekking tot de beschreven werkprocessen/ zaaktypen Ingevolge artikel 18 van de Archiefregeling heeft de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED-organisatie haar archief als volgt geordend: De SED organisatie heeft een eigen zaaktypecatalogus (ZTC) opgesteld dat geldt voor: Drechterland Enkhuizen Stede Broec SED organisatie Recreatieschap West Friesland Afvalbeheer Westfriesland De informatie van deze ZTC worden in de module Zaaktypebeheer van het zaaksysteem ingevoerd zodat deze toegepast wordt binnen het zaaksysteem en Alfresco (het DMS/RMA). Processen van vakapplicaties staan niet in het ZTC vermeld. De wijzigingen in het ZTC worden in een logboek bijgehouden. Aan het einde van het lopende kalenderjaar wordt een export van het geldende ZTC gemaakt dat in Alfresco wordt opgeslagen. De opslaglocatie in Alfresco is subsite Team Informatie -> ZTC zaaktypen-> ZTCs. Elke export wordt apart opgeslagen waardoor het mogelijk is om eerdere versies te raadplegen. De vastgelegde informatie in het ZTC bevat: Algemene informatie over het zaaktype: Verantwoordelijke afdeling, naam en codering en doorlooptijd van het zaaktype.

Kenmerken: Specifieke metadata voor het zaaktype Processtappen: stappen binnen het proces en de rechtengroepen die deze stappen mogen behandelen Resultaattypen: De resultaten met bijbehorende bewaartermijnen volgens de geldende selectielijst. Relaties: relatie tussen twee zaaktypen met relatietype Documenttypen: documenttypen met koppeling naar sjablonen van iWriter.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

23 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage D – (par. 2.4) E-mail Beschrijving werkwijze Ingekomen e-mail De digitale postbussen gemeente@stedebroec.nl , gemeente@drechterland.nl , stadhuis@enkhuizen.nl worden beheerd door het team Informatie. Deze postbus wordt de gehele dag verwerkt. Bij de verwerking van deze postbus wordt een onderscheid gemaakt tussen e-mails die direct aan de betrokken ambtenaar worden doorgezonden (geen registratie), reclame en mails die niet voldoen aan de registratiecriteria. Ontvangen e-mails die voldoen aan eerdergenoemde registratiecriteria worden geregistreerd in het GreenValley systeem en behandeld. Het mailbericht en de bijlagen worden als afzonderlijke documenten geregistreerd. De registratie wordt, inclusief bijlagen, als zaak in de werkvoorraad van een behandelaar geplaatst. Binnen de organisatie zijn afspraken gemaakt dat e-mails die ontvangen zijn in de persoonlijke mailbox van de ambtenaar, door henzelf aan de zaak wordt gekoppeld. Als er geen zaak is dan maakt de ambtenaar deze zelf aan. Deze manier van werken is ook van toepassing op de e-mails die in een zogenaamde groepsmailbox zijn ontvangen. Uitgaande e-mail Wanneer de ambtenaar via de mail communiceert, dient hij/zij deze mail, wanneer deze voldoet aan de registratiecriteria, zelf te registreren in GreenValley en in het zaak/dossier te voegen.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

24 van 50

Zaaknummer: nnb

Afspraken m.b.t. e-mail gebruik zijn vastgelegd in: “Regeling gebruik mobile devices e.a. SED-organisatie, de gemeenten en het Recreatieschap Westfriesland” zie zaaknummers: 797415 en 824034

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

25 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage E – (par. 3.2) Via welke ‘kanalen’ ontvangt de gemeente Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, SED-organisatie, het RSW en Afvalbeheer Westfriesland haar post SED Organisatie De Middend 2 1611KW Bovenkarspel Recreatieschap Westfriesland De Middend 2 1611KW Bovenkarspel Gemeente Stede Broec Postbus 20 1610AA Bovenkarspel gemeente@stedebroec.nl Gemeente Drechterland Postbus 9 1616ZG Hoogkarspel gemeente@drechterland.nl Gemeente Enkhuizen Postbus 11 1600AA Enkhuizen stadhuis@enkhuizen.nl

fax (deze is gekoppeld aan een e-mail box) individuele mailbox groepsmailbox: Omgevingsloket Online (OLO) afgegeven bij overleggen fysieke brievenbussen op de locaties publieksbalie op de locaties

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

26 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage F – (par. 3.3) Functieprofiel(en) vanuit HR 21

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

27 van 50

Zaaknummer: nnb

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

28 van 50

Zaaknummer: nnb

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

29 van 50

Zaaknummer: nnb

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

30 van 50

Zaaknummer: nnb

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

31 van 50

Zaaknummer: nnb

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

32 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage G – (par. 3.3) Selectiecriteria Het registreren van documenten is de eerste stap naar een toegankelijk (digitaal) archief. Bij registratie worden zogenaamde terugzoekkenmerken aan de documenten toegekend, die het document hervindbaar maken. De registratie geldt voor alle documenten die vallen onder de archiefwet:

Inkomende & uitgaande post. De term “post” wordt in de ruimste zin van het woord geïnterpreteerd, hieronder worden eveneens verstaan alle documenten die per fax, E-mail of persoonlijk worden ontvangen en verzonden. Interne rapportages, van belang voor beleidsbepaling. Besluiten B&W en Gemeenteraad. Formeel of informeel? Niet ieder document (of poststuk) hoeft op dezelfde wijze behandeld te worden. Bij registratie wordt een onderscheid gemaakt tussen te registreren en niet te registreren documenten (formele en informele informatieobjecten). Dit onderscheid is echter niet altijd even makkelijk te maken. De beoordeling of deze documenten (informatieobjecten) voldoen aan onderstaande criteria wordt gedaan door daartoe speciaal opgeleide medewerkers. (zie ook bijlage F) Op de te registreren documenten, zijn één of meer van de volgende kenmerken van toepassing: de inhoud heeft juridische, bestuurlijke, financiële of andere gevolgen voor de gemeente of haar bestuurlijke organen; de inhoud heeft een bewijs- of verantwoordingsfunctie voor de gemeente (of zou deze in de toekomst kunnen krijgen); het bericht is (en blijft) op andere wijze beleidsmatig, juridisch, bestuurlijk of historisch van belang voor de gemeente; de inhoud is belangrijk voor een juiste interpretatie van andere gegevens.

__________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

33 van 50

Zaaknummer: nnb

Bijlage H – (par. 3.4) Scanproces Het scannen van alle ingekomen post is uitbesteed aan WerkSaam Wesfriesland (gemeenschappelijke regeling). Zij ontvangen en digitaliseren alle post voor de hele regio Westfriesland. Onderstaande werkwijze is overgenomen uit de Dienst Verlening Overeenkomst die met WerkSaam Westfriesland is afgesloten. Het werkproces voor postscanning is op hoofdlijn als volgt opgebouwd:

De post wordt opgehaald bij een distributiecentrum van Post-nl. Post die bij het gemeentehuis wordt bezorgd of is afgegeven, wordt door WerkSaam bij het gemeentehuis opgehaald en volgt dezelfde procedure als de ontvangen post via Post-nl. Na, volgens richtlijnen, sorteren van de ontvangen post worden de documenten gedigitaliseerd (gescand). Scannen Het scannen geschiedt op speciaal daarvoor ingerichte productiescanners die voldoen aan de eisen die de archiefwet aan scanners stelt. Alleen wanneer dit door de vorm van het poststuk niet mogelijk is, wordt op een flatbed scanner gescand. Alles wat in één envelop zit wordt in één bestand gescand. Documentscheiding geschiedt door middel van barcode scheidingsbladen. Er wordt gescand volgens de eisen die de archiefwet stelt. Dat wil zeggen dat de scans o.a. aan de volgende criteria voldoen: Kleur 300 dpi PDF-A Rechtop, compleet en in de juiste volgorde Blanco pagina’s worden verwijderd De juiste barcodes voor documentscheiding worden gelezen en de overige genegeerd Het gescande document komt één op één overeen met het fysieke document Technische controle __________________________________________________________________________________________________________________________ Documentversie: Definitief

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10433308/1