01 Brief Provincie NH inzake geschillenbeslechting verdeelsleutel SED
Tekst van het document
\k±ïf M
Provincie Noord-Holland
POSTBUS 3007 | 2001 DA HAARLEM
Raad van de gemeente Stede Broec Postbus 20 1610 AA BOVENKARSPEL
Gedeputeerde Staten Uw contactpersoon dhr R. Cebula AD/KAB/KAB
Telefoonnummer 023 514 4964 cebular@noord-holland.nl
1 Verzenddatum
Betreft: geschillenbeslechting artikel 28 Wgr
5 november 2021 Kenmerk
Geachte raad,
1680473/1732236
Op 1 3 juli 2021 is door de gemeenteraad van Enkhuizen een verzoek om geschillenbeslechting over de verdeelsleutel binnen de gemeenschappelijke regeling SED organisatie ingediend. Om de afhandeling van dit verzoek te kunnen opstarten, hebben wij op 23 september jl. de raad van Enkhuizen verzocht de daaraan ten grondslag liggende redenen c.q. onderbouwing schriftelijk bij ons in te dienen. Deze aanvullende informatie hebben wij op 28 oktober jl. ontvangen. Op de behandeling van de verzoekschrift ex artikel 28 Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn de administratieve beroepsprocedure ingevolge afdeling 7.3. van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Verordening Administratieve geschillen Noord-Holland 201 7 van toepassing. Voordat ons college op een administratief beroep beslist, worden belanghebbenden gehoord door een commissie, bestaande uit de voorzitter van ons college en twee ambtenaren. Als deelnemende gemeente aan de gemeenschappelijke regeling SED organisatie ontvangt u zo spoedig mogelijk een uitnodiging voor de hoorzitting van deze commissie. Wij gaan ervan uit, dat wij ter voorbereiding op de hoorzitting inmiddels alle relevante stukken hebben ontvangen (zie bijlagen). Mocht er naar uw mening nog informatie ontbreken, dan ontvangen wij die graag per omgaande van u. Na de hoorzitting nemen wij op advies van de commissie een besluit op uw verzoekschrift.
Wij kunnen daarbij ingevolge artikel 28, tweede en derde lid van de Wgr het desbetreffende bestuur opdragen een besluit te nemen met inachtneming van het in onze beslissing bepaalde en binnen een daartoe te stellen termijn. Indien binnen de gestelde termijn het besluit niet is genomen, geschiedt dit door ons.
Postbus 3007 2001 DA Haarlem Telefoon (023) 514 3143
Houtplein 33 2012 DE Haarlem www.noord-holland.nl Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.0010.03.1 24.B.08
2 |2
Tegen het ons besluit staat beroep bij de bestuursrechter open (artikel 7.1, eerste lid onder a Awb). Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mochten er nog vragen zijn dan kunt u contact opnemen met de contactpersoon die staat genoemd in het briefhoofd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, namens deze,
plv. sectormanager Kabinet, drs. E.L. van ’t Sant-Hordijk Deze brief is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend. Bijlagen ENK brief onderbouwing geschillenbeslechting. SED brief provincie inzake uitstel inclusief rapport commissie van wijzen en conceptbegroting SED 2022.
1680473/1732236
M6EK0MEN 15 JULI 2021
SED uw brief van:
Aan Gedeputeerde Staten van Noord Holland t.a.v. gedeputeerde Zaal Postbus 3007 2001 DA Haarlem
uw kenmerk: ons kenmerk:
909020
behandeld door:
A. Huisman
bijlagen:
1. 2.
Datum: Onderwerp:
12 juli 2021 Financieel toezicht gemeenschappelijke regelingen
Begroting 2022 SED Organisatie Advies expertcommissie
Geacht College, geachte mevrouw Zaal, Middels dit schrijven informeren wij u over de ontstane situatie betreffende de begroting 2022 van de gemeenschappelijke regeling SED Organisatie (GR SED). De ontwerpbegroting 2022 is door het dagelijks bestuur op 14 april 2021 aan de raden verzonden ten behoeve van een zienswijze. Hoewel er in principe door de drie raden is ingestemd met de budgetten in de ontwerpbegroting 2022, is er geen overeenstemming over de toerekening (verdeelsleutel) daarvan aan de deelnemers. Vorig jaar is de begroting van de GR SED 2021 met enige vertraging vastgesteld. Uw college is daar bij brief van 31 augustus 2022 over geïnformeerd. U bent daarbij tevens op de hoogte gebracht over de verkenning van een nieuwe verdeelsleutel tussen de deelnemers. Deze verkenningen door de drie colleges zijn eind 2020 afgerond. Dit proces heeft niet tot een afspraak tussen deelnemers kunnen leiden. Onderdeel van dit proces was eveneens dat de drie colleges van de deelnemende gemeenten hebben afgesproken dat, mocht er voor 31 december 2020 geen nieuwe afspraak over de verdeelsleutel gemaakt zijn, een onafhankelijke externe commissie een zwaarwegend advies gevraagd zou worden. Deze commissie, samengesteld uit drie deskundigen waarvan ieder college een kandidaat heeft voorgedragen, is op 22 februari 2021 begonnen aan de opdracht.
De expertcommissie heeft op 11 maart 2021 haar advies (bijlage) opgeleverd. Op 1 april 2021 is het advies aan de drie colleges gepresenteerd. De drie colleges hebben commitment uitgesproken op dit advies. Hoewel het advies voor geen van de colleges het gewenste resultaat opleverde is door alle drie de colleges onderkend dat het advies gedragen werd. De colleges hebben eveneens afgesproken via de zienswijzeprocedure op de ontwerpbegroting GR SED 2022 deze verdeelsleutel voor te leggen aan de raden. De door het dagelijks bestuur van de GR SED aangeboden ontwerpbegroting GR SED 2022 is vervolgens opgesteld waarbij de toerekening naar de deelnemers op basis van de verdeelsleutel uit het advies van de expertcommissie is verwerkt. Eveneens is een ingroeimodel opgenomen alsook een middelingsmechanisme om schommelingen in de bijdragen van deelnemers over drie jaren te mitigeren.
Bezoekadres De Middervd 2 1611 KW Bovenkarspel
I
Postbus 2Ü 1610 AA Bavenkarspei (0228) S34 100
j j I
KvK 622S5002 I8AN NL85BNGH02851648S6 BIC BNGH NL 2G
SED Bij de zienswijzen van de raden is gebleken dat in twee raden de verdeelsleutel (al dan niet onder voorwaarden) is geaccordeerd en dat in één raad de verdeelsleutel is afgewezen. Gelet op de unanimiteit die in het algemeen bestuur van de GR SED vereist is voor het vaststellen van (onder meer) de begroting van de GR SED is het derhalve niet mogelijk gebleken deze begroting GR SED 2022 vast te stellen. Volledigheidshalve berichten we u in dit verband dat de zienswijze van de gemeenteraad van Enkhuizen aangeeft een beroep te willen doen op de geschillenregeling conform artikel 28 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). Wij verzoeken tot verlate indiening van de begroting 2022. Het ligt in de lijn der verwachting dat pas na een uitspraak in het kader van de geschillenregeling op grond van artikel 28 van de WGR unanieme vaststelling van de begroting 2022 tot de mogelijkheden behoort. Gaarne geven we u in overweging gelet op de terzake relevante regelgeving met ons over de ontstane situatie in overleg te treden.
Namens het algemeen bestuur,
R.A.P. Wo Iboer Voorzi r A gemejen Bestuur SED organisatie
2/2
SED Begroting 2022
<5 - p
se
** ‘ *
mw
,>
1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave....................................................................................................
2
1.
Inleiding......................................................................................................
3
2.
Financiële kaders begroting 2022.........................................................................................4
3.
Programmaplan............................................................................................................
4.
5.
6.
g
3.1
Programma bedrijfsvoering......................................................................................
3.2
Overzicht algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien..............................................10
Paragrafen........................................................................................................
5
11
4.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing................................................................. 11
4.2
Onderhoud kapitaalgoederen..........................................................................
12
4.3
Financiering......................................................................................................
13
4.4
Bedrijfsvoering.........................................................................................
14
Overzicht van baten en lasten en toelichting...................................................................... 15 5.1
Overzicht van baten en lasten........................................................................
15
5.2
Overzicht van incidentele baten en lasten.................................................................. 15
Uiteenzetting van de financiële positie en toelichting.........................................................16
2
1.
Inleiding
Voor u ligt de Begroting 2022 van de SED Organisatie. Basis voor deze begroting is de Kaderbrief 2022 van de SED Organisatie. De begroting 2022 wijkt in financiële zin op drie onderdelen af van de Kaderbrief 2022: 1 Vooruitlopend op besluitvorming daarover zijn -gelet op de onbalans tussen taken en middelen- de volgende structurele budgetten toegevoegd: a. Bijraming salarissen ad € 1.500.000 en b. Bijraming Mobiliteitsbudget ad € 250.000 2 Vooruitlopend op besluitvorming daarover zijn de bijdragen van de gemeenten berekend op basis van de nieuwe verdeelsleutel, waarop het “groeipad, 2e jaar” is toegepast 1); 3 De begroting 2022 kent een kleine toename van € 8.000 aan lasten als gevolg van afrondingen in de Kaderbrief 2022 (zie blz. 9) Motivering en onderbouwing van de onderdelen onder 1. wordt mondeling verstrekt in de drie-raden bijeenkomst van 19 mei 2021, waarna de raden nog een tekstuele toelichting zullen ontvangen. In de drie-raden bijeenkomst van 14 april jl. is de verdeelsleutel en het ingroeipad daarbij reeds toegelicht.
In deze begroting 2022 treft u vervolgens aan: 2 Financiële kaders begroting 2022 3 Programmaplan 2022 4 Paragrafen 5 Overzicht van baten en lasten 6 Uiteenzetting financiële positie De bedragen in de tabellen zijn, tenzij anders vermeld, maal € 1.000.
1)
Het groeipad houdt in dat in het eerste jaar (2021) de financiële gevolgen van de verdeelsleutel voor de gemeenten voor 1/3® wordt toegepast: in het tweede jaar (2022) voor 2/38 en in het derde jaar (2023) worden de financiële gevolgen geheel toegepast.
3
2.
Financiële kaders begroting 2022
Kaderbrief 2022 Voorafgaand aan het opstellen van de begroting 2022 zijn kaders daarvoor opgenomen in de -door het dagelijks bestuur opgestelde- Kaderbrief 2022 van de SED organisatie. Deze Kaderbrief is vervolgens voor zienswijze van de raden aan de deelnemende gemeenten aangeboden. De gemeenteraden hebben de volgende zienswijzen geformuleerd: Zienswijze raad Stede Broec De raad geeft een positieve zienswijze af over de kaderbrief 2022 van de SED organisatie. Zienswijze raad Drechterland De raad geeft een positieve zienswijze af over de Kaderbrief 2022 van de SED Organisatie. Zienswijze raad Enkhuizen In 2020 heeft het bestuur van de SED zich intensief gebogen over de verdeelsleutel die gehanteerd wordt voor het omslaan van de kosten van de samenwerking over de drie deelnemende gemeente. Tot op heden heeft dit niet geleid tot overeenstemming over een nieuwe verdeelsleutel. Vervolgafspraken zijn gemaakt om alsnog te komen tot een oplossing van dit vraagstuk in het voorjaar van 2021. In deze kaderbrief is de huidige verdeelsleutel die is toegepast afgelopen jaren dan ook nog opgenomen. De raad geeft een negatieve zienswijze af over de Kaderbrief 2022 SED Organisatie.
Daarnaast heeft de raad van Enkhuizen bij behandeling van de Kaderbrieven van de GR-en een amendement aangenomen waarin het college wordt gevraagd om in de AB 's van de regelingen de GR-en "blijvend op te roepen een bezuinigingstaakstelling te realiseren". Daar de negatieve zienswijze van de raad van Enkhuizen zich richt op de verdeelsleutel en niet op de inhoud en uitgangspunten in de Kaderbrief 2022 is de Begroting 2022 opgemaakt conform de kaders in de Kaderbrief 2022. Nieuwe verdeelsleutel en “dienstverlening onder druk” Vooruitlopend op besluitvorming is in deze ontwerp begroting 2022 de gemeentelijke bijdrage berekend met de nieuwe verdeelsleutel, waarbij tevens het groeipad is toegepast. Daarnaast zijn -eveneens vooruitlopend op besluitvorming- in het kader van 'dienstverlening onder druk’ structurele budgetten toegevoegd voor salarissen (€ 1.500.000) en mobiliteit (€ 250.000). In de drie-raden bijeenkomst van 19 mei aanstaande zullen we deze budgetten nader motiveren en onderbouwen, waarna aan de raden een tekstuele toelichting wordt verstrekt. Loonindexatie en loonontwikkeling Jaarlijks wordt het budget voor loonkosten aangepast aan autonome ontwikkelingen, zoals de periodieken, wijzigingen in werkgeverslasten en -indien van toepassing- een nieuwe CAO.
Voor loonontwikkeling wordt uitgegaan van de CAO gemeenten (CAR-UWO) en als er nog geen nieuwe CAO is, dan wordt uitgegaan van de regionale richtlijn voor West-Friese GR-en. Voor 2022 is nog geen CAO vastgesteld. Conform de regionale richtlijn voor West-Friese GR-en is in de begroting 2022 een structurele loonindexatie van 1,3% toegepast. Voor de jaren na 2022 is deze cumulatief toegepast, wat betekent dat op ieder volgend jaar in de meerjarenraming een structurele indexatie van 1,3% is toegepast (ten opzichte van 2021 dus 1,3% in 2022; 2,6% in 2023; 3,9% in 2024, etc.).
4
Op basis van de begroting 2021 was in de meerjarenraming een structurele cumulatieve indexatie van 1,7% toegepast. Daar de huidige indexatie 0,4% lager is heeft dit een afname van de loonkosten in de meerjarenraming tot gevolg, met uitzondering van dienstjaar 2022: in de begroting 2021 was voor dienstjaar 2022 aan indexatie 0,9% te kort doorberekend. Dat wordt in deze begroting recht getrokken. Als de CAO voor Gemeenten voor 2022 bekend is en afwijkt van 1,3% wordt het Algemeen Bestuur een voorstel met financiële consequenties daarvan voorgelegd met het verzoek de begroting 2022 hierop aan te passen. Prijsindexatie Conform de regionale richtlijn voor West-Friese GR-en wordt uitgegaan van een structurele en cumulatieve indexatie van de overige uitgaven van 1,4%. Op basis van de begroting 2021 is vorig jaar een structurele en cumulatieve indexatie van 1,7% toegepast in de meerjarenraming. Daar de huidige indexatie lager is dan de vorig jaar toegepaste indexatie is ook hier sprake van een afname van de geraamde uitgaven. Uitkering gemeentefonds Voor financiële gevolgen van loon- en prijsindexatie worden gemeenten deels gecompenseerd door de Algemene uitkering uit het gemeentefonds. Deze wordt door de individuele gemeente ontvangen.
Kapitaallasten vervangingsinvesteringen Waar voorheen jaarlijks een bedrag voor investeringen van de buitendienst werd opgenomen is er nu een meerjarig inzicht in vervanging van materieel en apparatuur voor de jaren 20222025 en zijn daarvoor aanvullende budgetten voor kapitaallasten opgenomen. Gemeentelijke bijdrage Als gevolg van de verlaging van de indexatie op lonen en prijzen is sprake van een verlaging van de gemeentelijke bijdrage ten opzichte van het meerjarenperspectief in de begroting 2021, met uitzondering van het begrotingsjaar 2022 (zie indexatie lonen). Meerjarenraming 2022-2024 In deze ontwerpbegroting SED organisatie 2022 is de meerjarenbegroting 2023-2025 opgenomen. Rente Als interne beleidslijn inzake toerekening van rente over nieuwe investeringen wordt de gemiddelde rente van kort geld (1 week) en lang geld (15 jaar) bij de BNG over de afgelopen zeven jaar gehanteerd. Dit percentage komt neer op 1,0%.
5
3. Programmaplan 3.1 Programma bedrijfsvoering Wat willen we bereiken Een korte terugblik Het afgelopen jaar was een bijzonder jaar dat ieder van ons voor bijzondere uitdagingen heeft gesteld. Ondanks Corona en dankzij de Westfriese manier van aanpakken is de organisatie erin geslaagd het werk zoveel mogelijk doorgang te laten vinden. We hebben het thuiswerken ontdekt en kunnen faciliteren en dat heeft een nieuwe dimensie aan ons werk en aan het samenwerken toegevoegd. Er is hard gewerkt aan verdere professionalisering van de organisatie: er is een nieuwe topstructuur ingevoerd en er wordt stevig leidinggegeven, strakker gestuurd op planningen en op kwaliteit van de producten en diensten. Een leiderschapsprogramma om met elkaar verdere stappen hierin te zetten is ingezet en wordt de komende periode verder uitgerold. Vervolgstappen zijn ook gemaakt in harmonisatie van producten en diensten. Steeds meer zaken -met name aan de kant van bedrijfsvoering- zijn geharmoniseerd en worden efficiënter worden uitgevoerd. Ook de komende jaren zullen hier weer vervolgstappen in worden gezet. In 2020 is ook sterk ingezet op het omzetten van flexibel naar vast personeel en daarmee het terugdringen van de kosten op dit terrein. Begin 2020 was sprake van de inhuur van meer dan 100 medewerkers op interim basis.
Dit is al terug gebracht tot inhuur van 70 tot 75 medewerkers en de inzet is om dit af te bouwen naar 50-60 medewerkers op interim basis. Dienstverlening van de SED staat onder druk. De gemeenschappelijke regeling SED (Hierna GR SED) is in 2015 gestart. Onze missie: samen werken aan een prettige woon- werk- en leefomgeving. De SED organisatie staat voor goede dienstverlening aan de inwoners en ondernemers en een krachtige en deskundige ondersteuning aan de besturen van gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechteriand.” Het Dagelijks Bestuur (DB) constateert echter dat de dienstverlening onder druk staat. Veel gemeenten kampen met (te) hoge lasten voor de uitvoering van de wettelijke taken in het Sociaal domein. Reden voor de VNG om het kabinet te informeren dat de financiële positie van gemeenten onhoudbaar is. Ook voor de SED gemeenten en de SED organisatie zijn de uitvoeringslasten aanzienlijk gestegen. Tegelijkertijd is de economie op stoom en sinds 2013 substantieel gegroeid. Wat zich vertaalt in een stevige groei van bouwinitiatieven. Hierdoor vragen bestaande taken in het ruimtelijk domein meer inzet van de medewerkers, terwijl het domein ook volop in ontwikkeling is. Zoals bijvoorbeeld de omgevingswet, duurzaamheidsbeleid, energietransitie, warmtetransitie. Ook in het domein Bedrijfsvoering zijn er extra taken bijgekomen, in het bijzonder t.a.v. digitalisering.
Door deze ontwikkelingen kan de SED niet langer binnen de gestelde randvoorwaarden de uitvoering van taken dragen. Ook met de introductie van de nieuwe topstructuur worden knelpunten in de organisatie zichtbaarder. aarom wordt -gelet op de onbalans tussen taken en middelen- in deze begroting voorgesteld om extra budget toe te voegen aan de SED begroting. 6
Doelen van dit voorstel zijn: • • •
De werkvoorraad en de beschikbare (beleids-) capaciteit in balans te brengen. Een toekomstbestendige financiële positie van de SED; Aantrekkelijk werkgeverschap voor toekomstige en huidige medewerkers.
Wat gaan we daarvoor doen? Personeelszaken/ HRM De impuls die nieuwe leidinggevenden aan de afdelingen en organisatie geven, wordt verder ontwikkeld door invulling en beschrijving van de (nieuwe) functies binnen de afdelingen. Het HR21 functiewaarderingssysteem wordt verder consequent toegepast op ons functiehuis. Ter ondersteuning van management en medewerkers wordt in 2021/2022 voortgang gemaakt met het inrichten van managementinformatie en het digitaal maken van de HR werkprocessen. Binden en boeien van onze medewerkers is een belangrijk speerpunt voor HRM. Vitale werknemers zijn van cruciaal belang voor een gezonde organisatie. Ook vanwege de CAO is vitaliteit van werknemers binnen de organisatie een belangrijk aandachtspunt. We hebben deze taken ondergebracht bij de Arbo functie binnen onze organisatie en er een (bescheiden) budget voor vrij kunnen maken. We pakken onze arbeidsmarktcommunicatie aan. We moeten niet vergeten dat de arbeidsmarkt krap was voordat Corona uitbrak. We zijn een belangrijke werkgever in de regio, maar kunnen onze bekendheid en de aantrekkelijkheid (waar we aan werken), breder en beter voor het voetlicht brengen. We gebruiken hiervoor al de social media, maar dit kan altijd beter. Communicatie Op het gebied van communicatie willen we meer inzetten we op een stevigere strategische advisering aan het bestuur en de organisatie.
Daarnaast leveren we een grote bijdrage aan de realisatie van projecten en beleid van andere afdelingen. Het is de rol van communicatie om te signaleren, aan te zwengelen, te adviseren en communicatiemiddelen te realiseren. Specifieke aandacht blijft voor crisiscommunicatie. Verder is de Communicatievisie 2021 - 2025 actueel en hiervoor is een uitvoeringsplan opgesteld. Drie punten kunnen in het bijzonder worden benadrukt: • • •
Uitvoering van een social media strategie; Het maken van omgevingsanalyses per gemeente, en bij hele grote projecten. Het uitrollen van, wat we noemen, “Factor C” in de organisatie, met als doel de organisatie bewuster te maken van communicatie aspecten en de omgeving.
Juridische zaken De druk op de afdeling Juridische Zaken is groot. Het aantal bezwaarschriften en WOB verzoeken groeit ieder jaar gestaag en diverse complexe casussen binnen onze gemeenten vragen veel, zo niet onevenredig veel capaciteit. De ontwikkeling van de juridische kwaliteitszorg binnen de organisatie krijgt hierdoor te weinig aandacht. Digitalisering is slechts gedeeltelijk een oplossing omdat de meer complexe vraagstukken aandacht blijven vragen en bij andere afdeling onvoldoende juridische kennis aanwezig is.
7
Facilitaire dienstverlening Facilitair speelt in op de behoefte van de primaire bedrijfsprocessen van de organisatie. In 2020 is het strategisch plan Facilitaire Dienstverlening vastgesteld dat in 2021/2022 verder wordt uitgewerkt. De dienstverlening wordt meer gestructureerd en kaders worden gesteld in verantwoordelijkheden en afbakening van taken. De behoeften van de diverse klanten worden in kaart gebracht en de dienstverlening passen we, waar mogelijk, aan op die behoeftes. Werkprocessen worden nog efficiënter ingericht en kengetallen worden inzichtelijk gemaakt zodat de basisgegevens op orde zijn en er meer grip komt op de bedrijfsvoering. ICT Informatiebeveiliging en privacy zijn belangrijke thema’s voor de SED. In 2021 zijn we gestart met de invoering van de eisen die gesteld zijn aan beveiliging, zowel technisch als organisatorisch. In 2022 gaan we hier mee verder. Voor een goede samenwerking is ook een verdere modernisering van de Digitale Werkplek nodig waar medewerkers op een veilige manier plaats- en tijds onafhankelijk kunnen werken en bij hun applicaties en documenten kunnen komen. Samen met o.a. Haarlem, Hoorn en Amsterdam participeren we in de ontwikkeling van moderne en flexibele applicaties op basis van de Common Ground principes van de VNG.
Voor zo efficiënt mogelijk werken en de bedrijfsvoering te verbeteren, ontwikkelen we toepassingen middels robotisering die manuele processtappen omzetten naar geautomatiseerd. In het kader van transparantie en meten is weten ontwikkelen we toepassingen en platforms om data makkelijk te ontsluiten en om te zetten naar management-informatie. Administratieve organisatie en interne beheersing De SED blijft werken aan het verder verbeteren van haar interne beheersing. Concern control en het team AO/IB monitoren de opvolging van de aanbevelingen van de accountant en voeren audits en bijzondere onderzoeken uit omwille van onafhankelijke oordeelsvorming. Ook blijft het team AO/IB kritisch kijken naar processen en adviseert zij op het gebied van procesoptimalisatie en harmonisatie. De businesscontrollers toetsen en monitoren met name de financiële onderdelen van de verschillende vakafdelingen. Aan de hand van het AO/IB plan voeren de vakafdelingen zelf interne controles uit, waarbij continu wordt gekeken naar beheersing van de risico’s. Inkoop De ambitie van het team inkoop is het 100% onder contract krijgen van aanbestedingsplichtige inkoopbehoeften. Belangrijk instrument dat hiervoor is ontwikkeld is een organisatie brede zgn. SPEND analyse, ook met het oog van rechtmatigheid van onze aanbestedingen.
We zijn steeds beter in staat om deze lijst met aan te besteden contracten uit te breiden. Daarnaast is de Contractenbank een belangrijk digitaal middel om centraal grip te krijgen op de verplichtingen en contracten.
8
Wat mag het kosten?
Begroting 2022 Het lastentotaal in de begroting 2022 na de Najaarsnota 2020 bedraagt In de Kaderbrief 2022 zijn autonome ontwikkelingen opgenomen ad Toename van lasten ten opzichte van de Kaderbrief 2022 1) Toename van lasten nav voorstel inzake “dienstverlening onder druk” Het lastentotaal in de begroting 2022 inclusief Kaderbrief 2022 bedraagt De Begroting 2021 is opgemaakt conform de Kaderbrief 2022. 1)
€ 34.560.000 € 61.000 € 8.000 € 1.750.000 € 36.379.000
in de Kaderbrief wordt gewerkt met duizendtallen, waardoor afrondingsverschillen kunnen ontstaan.
Begroting 2022 in vergelijking met de begroting 2021 Op basis van voorschriften moet in de begroting in financiële zin een vergelijking worden gemaakt met de begroting van het voorgaande jaar. Deze ziet die er als volgt uit:
Lasten Baten Saldo begroting
Begroting 2021 begroting 2022 34.864 36.379 499 437 34.365 35.942
verschil 1.515 -/- 62 1.577
Hieruit blijkt dat het saldo van lasten (het naar de deelnemers door te belasten deel) in de begroting 2022 met€ 1.577 toeneemt ten opzichte van 2021. In het overzicht hieronder worden de verschillen tussen de begroting 2021 en 2022 toegelicht. Lasten Stijging van lonen als gevolg van de loonindexatie van 1,3 %
-/- 303
Stijging van prijzen als gevolg van de priisindexatie van 1,4 %
-/- 104
Lagere incidentele kosten SED perspectief vanwege geplande afloop in de tijd.
614 -/-1.750
Dienstverlening onder druk Tot en met 2021 werden ambtelijke kosten van Vitale Dorpen Drechterland geraamd in de SED Begroting, maar één-op-één (buiten de verdeelsleutel om) afgerekend met Drechterland. Vanaf 2022 zijn deze kosten geen onderdeel meer van de SED Begroting, zodat er in dit kader in 2021 lagere lasten zijn (zie ook baten).
63
Lagere bijdrage aan SSC DeSOM (vanwege hoge incidentele kosten DeSom in 2020)
11 -/- 46
Hogere kapitaallasten investeringen
-/- 1.515
Totaal hogere lasten Baten De SED heeft in 2022 ten opzichte van 2021 lagere baten, omdat vanaf 2022 de ambtelijke inzet voor het project Vitale dorpen stopt. Drechterland betaalde voor deze inzet ook een bijdrage. Deze wordt in 2022 niet meer ontvangen, (zie ook lasten) Hogere baten omdat op inkomsten een prijscompensatie is toegepast van 1,4%
-/- 63
1 -/- 62
Totaal lagere baten
-/-1.577
Per saldo een nadeel van 9
3.2
Overzicht algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting
46.000
47.000
34.365.000
35.941.000
Begroting 2024
Begroting 2025
48.000
49.000
50.000
36.479.000
36.962.000
37.442.000
2023
Lasten: Onvoorzien
Baten: Bijdragen gemeenten
Bijdrage gemeenten De berekening van de bijdrage gebeurt door het saldo van lasten en baten te vermenigvuldigen met de verdeelsleutel (percentage) per gemeente. De verdeelsleutel is gewijzigd ten opzichte van de primitieve begroting 2021. De verdeelsleutel is als volgt: Verdeelsleutel
Gemeente: Bijdrage Stede Broec
33,08%
Bijdrage Enkhuizen
36,78%
Bijdrage Drechterland
30,14%
Voor het nieuwe begrotingsjaar zijn in onderstaande tabel de nieuwe bijdrage per gemeente weergegeven In de begroting 2021 is ook al gerekend met de nieuwe verdeelsleutel:
Bijdrage gemeenten aan SED organisatie
Begroting 2021
Mutatie
Begroting 2022
Bijdrage Stede Broec
11.038.000
851.000
11.889.000
Bijdrage Enkhuizen
12.815.000
404.000
13.219.000
Bijdrage Drechterland
10.512.000
321.000
10.833.000
Totale bijdrage
34.365.000
1.576.000
3S.941.000
Bij het vaststellen van de nieuwe verdeelsleutel is afgesproken een ingroeipad te hanteren. Hiervoor wordt er buiten de SED begroting om een verrekening gedaan, waardoor de bijdrage van gemeente Stede Broec voor 2022 met€ 110.000 daalt. Deze verrekening is voor 2022 als volgt:
Bijdrage gemeenten aan SED organisatie
Onderlinge verrekening buiten de SED begroting om
Bijdrage Stede Broec
-110.000
Bijdrage Enkhuizen
58.000
Bijdrage Drechterland
52.000
Totale bijdrage
0
10
Onvoorzien De post onvoorzien wordt in de begroting opgenomen voor uitgaven waarmee bij het opstellen van de begroting geen rekening wordt gehouden. In de begroting van 2022 is een bedrag van € 47.000 opgenomen. Kosten overhead De kosten van overhead in SED bestaande uit huisvestingslasten, ICT lasten, kosten bedrijfsvoering, facilitaire kosten en salarissen bedragen € 20.064.000. Vennootschapsbelasting Er wordt verwacht dat er voor 2022 geen VPB last betaald hoeft te worden. Derhalve is er ook geen VPB last geraamd
4.
Paragrafen
4.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Aanleiding en achtergrond Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin de SED organisatie in staat is substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat de continuïteit in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van de SED organisatie moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen, onbenutte inkomstenbronnen en bezuinigingsmogelijkheden. Tot de vrij aanwendbare middelen horen alle reserves met een vrij aanwendbaar karakter. De afgelopen jaren is een sterke impuls aan het risicomanagement binnen de SED organisatie gegeven. Ook in de komende jaren zal dit vol in de aandacht blijven. Risico's Een risico is een onzekere gebeurtenis waaruit financiële gevolgen kunnen vloeien, maar waarbij niet duidelijk is of de gebeurtenis gaat gebeuren (kans) en hoe groot de financiële gevolgen (impact) zijn. Op het moment dat de financiële gevolgen inzichtelijk zijn, worden deze gedekt in de begroting. De kans dat een risico zich voordoet, is opgenomen in 5 klassen: Kans
Definitie
S van bruto bedraq
10% 1: < cf 1 x Der taar 30% 2 1x Der 5-10 aar 50% 1 x Der2-£ aar 3: 70% 4 1 x oer 1-2 aar ___ Ë___ 1 xpenaar cf meer _______ _______
m
In de tabel hieronder zijn de risico’s die op dit moment zijn onderkend nader uiteengezet. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in het betreffende onderwerp van het risico, de beschrijving van het risico en de gewenste beheermaatregel. De kolom daarnaast geeft het maximaal financieel gevolg in duizenden euro’s. Vervolgens worden het effect (de impact), de kans en de berekende kans x impact weergegeven. De laatste kolom geeft inzicht in het beslag 11
dat het risico legt op de benodigde weerstandscapaciteit, waarbij als voorbeeld Cybercrime een onderkende kans heeft van 4 (conform tabel boven 1 x per 1 -2 jaar) voor het financieel risico wordt dan uitgegaan van 70% van het maximaal risico bedrag, zijnde € 1.050.000. Onderwerp
Volledige beschrijving risico
Financieel risico en imagoschade door datalekken Datalek, cybercrime en dat gegevens met en uitval ICT beschikbaar rijn door hackersystemen activiteiten (vb. Ransomware)
Gewenste beheersmaatregel
Kans op
in 0.000
optreden
Impact
Bedrag x kans in €1.000
Periodieke restore-testen,
en systemen moeten uitzetten
backup faciliteiten en
om hadcersactiviteiten te
organisatorische/technische uitwijk
voorkomen
Maximaal risico-omvang
£
1.500
4
5 €
1050
kiezen voor een verkeerde aanbestedingsprocedure (bij openbare procedures) door de budgetbeheerder/houder. Aanbesteding
Deels ontbreken juridische kennis
waardoor de gehele
Het verplicht stellen van een
aanbesteding onrechtmatig is.
contractenbank, hanteren van
Het vooralsnog ontbreken van
een aanbestedingsagenda en
een contractenbank en
het voeren van een centrale
aanbestedingsagenda Door het ontbreken van
inkoopregie
€
250
3
4 €
125
Juridisch onderlegde medewerker per vakafdeling.
(
100
4
4 €
70
juridische kennis en capaciteit In het primaire proces niet voldoen aan wet- en regelgeving,
E Het totale maximale financieel gevolg van de drie risico's van de SED Organisatie betreft € 1.245.000. Uitgaande van de spelregels rondom het risicomanagement binnen de SED Organisatie, ligt de speelruimte voor het weerstandscapaciteit tussen de 75% en 90%. De SED organisatie kent als beschikbare weerstandscapaciteit geen reserves. Voor de beschikbare weerstandscapaciteit kan alleen een post onvoorzien van € 47.000 structureel worden meegenomen. Met uitzondering van deze structurele weerstandscapaciteit, wordt voor de benodigde weerstandscapaciteit een beroep gedaan op het weerstandsvermogen van de deelnemende gemeenten. In evenredigheid van de verdeelsleutel dient het benodigde weerstandscapaciteit meegenomen te worden in de begroting van de afzonderlijke gemeenten als risico’s bij de verbonden partij SED Organisatie.
4.2
Onderhoud kapitaalgoederen
In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de realisatie van het beleid ten aanzien van het onderhoud van kapitaalgoederen. Het gaat hierbij ook om het verlangde onderhoudsniveau, de (lange termijn) onderhoudsplanning vooralle belangrijke activa en het voorzieningen beleid. De gemeenschappelijke regeling SED organisatie heeft in 2015 gebouwen en inventaris verwon/en. Het onderhoud van deze gebouwen wordt geregeld door de deelnemende gemeenten van de gemeenschappelijke regeling. De onderhoudskosten worden door de gemeenten in rekening gebracht bij de SED organisatie.
12
4.3
Financiering
Algemeen De wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) schrijft de decentrale overheden een aantal zaken voor op het gebied van financiering. Doel van deze wet is het bevorderen en transparant maken van het financieringsbeleid van de overheden. De transparantie komt daarbij tot uitdrukking in voorschriften voor een verplicht Treasurystatuut evenals een paragraaf financiering in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf worden ontwikkelingen aangegeven met betrekking tot de kasgeldlimiet, de ontwikkelingen wat betreft de renterisiconorm, de verwachte toe- en afname van geldleningen of uitzettingen en het verdere beleid ten aanzien van treasury. Financieringsarrangement Er is een financieringsovereenkomst afgesloten met de NV Bank Nederlandse Gemeenten. In de financieringsovereenkomst is een maximum kredietbedrag in rekening courant afgesproken van € 2.000.000. Schatkistbankieren Decentrale overheden zijn verplicht tot schatkistbankieren. Schatkistbankieren houdt in dat tegoeden worden aangehouden in de Nederlandse schatkist. Hierdoor zal de Nederlandse staat minder geld hoeven te lenen op de financiële markten en zal de staatsschuld dalen. Het verplicht schatkistbankieren is ingevoerd voor gemeenten, provincies, waterschappen, en gemeenschappelijke regelingen en geldt dus ook voor de SED organisatie.
Een leenfaciliteit, namelijk dat er ook via de schatkist geleend kan worden, is niet aan de orde. Door het Ministerie is een drempelbedrag vastgesteld dat op de rekening courant van de eigen bank mag blijven staan. Het drempelbedrag is het maximale bedrag dat een decentrale overheid over een heel kwartaal gezien dagelijks buiten de schatkist mag aanhouden. Door omstandigheden kan het voorkomen dat het drempelbedrag wordt overschreden, maar deze overschrijding moet dan op andere dagen in datzelfde kwartaal gecompenseerd worden door onder het drempelbedrag te blijven. Het drempelbedrag is vast gesteld op 0,75% van het begrotingstotaal met een minimum van € 250.000. Voor de SED-organisatie houdt dit in dat wanneer het saldo op de rekening courant hoger is dan € 261.000 dit moet worden afgeroomd naar de schatkist. Het beheer is er op gericht dat deze situatie zich zo weinig mogelijk voordoet. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft voor de SED organisatie de maximale toegestane omvang van de kortlopende schuld (met een looptijd korter dan één jaar) weer. De belangrijkste vormen zijn kasgeldleningen en rekening-courantkrediet. Wettelijk moet worden overgegaan tot omzetting naar langlopende schulden zodra de limiet meer dan twee achtereenvolgende kwartalen wordt overschreden. Het doel van deze limiet is het renterisico op korte financiering te beperken.
De kasgeldlimiet wordt uitgedrukt in een percentage van het begrotingstotaal (8,2%) en bedraagt voor de SED organisatie ongeveer € 2.9 miljoen. Deze norm wordt in 2021 niet overschreden Renterisiconorm De renterisiconorm bepaalt dat jaarlijks maximaal 20% van het begrotingstotaal onderhevig mag zijn aan renteherziening en herfinanciering. Van renteherziening is sprake, als in de leningsovereenkomst is bepaald dat de rente gedurende de looptijd in een bepaald jaar zal 13
worden aangepast. Herfinanciering bestaat uit het totaal aan aflossingen van langlopende leningen, want het renterisico wordt verkleind door aflossingen in de tijd te spreiden. Voor de SED organisatie bedraagt de renterisiconorm voor het jaar 2021 ongeveer € 7 miljoen. De SED organisatie blijft ruim onder de renterisiconorm. Dat is ook logisch omdat de reguliere exploitatiekosten gefinancierd worden door de deelnemende gemeenten. In 2020 is er een lening van € 2.500.000 afgesloten. Dit was noodzakelijk, omdat er ook investeringen in de begroting van SED worden gedaan. Deze investeringen worden als het ware voorgefinancierd door SED. Ook ten behoeve van een deel van het gemeentehuis in Hoogkarspel is een langlopende geldlening afgesloten bij de gemeente Drechterland. Omslag rente Er wordt € 5.000 aan rente in de begroting geraamd. Dit bedrag is laag ten opzichte van het begrotingstotaal. Het geraamde omslagpercentage is daardoor nihil.
4.4
Bedrijfsvoering
In de programmabegroting van de SED organisatie is geen onderscheid gemaakt naar programma’s. Er is slechts sprake van één programma en dat is de programma Bedrijfsvoering. Een paragraaf bedrijfsvoering voegt in deze situatie niet veel toe aan de informatie die bij het programma Bedrijfsvoering is vermeld. In deze paragraaf volstaan wij dan ook met slechts een verwijzing naar de tekst bij het programma Bedrijfsvoering.
14
5.
Overzicht van baten en lasten en toelichting
5.1
Overzicht van baten en lasten
Het overzicht van baten en lasten voor de SED organisatie ziet er als volgt uit: Begroting 2021
Begroting 2022
Begroting 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
Personeelslasten
29.193
30.629
31.041
31.460
31.887
Salarissen
23.769
24.947
25.288
25.630
25.977
250
253
257
260 413
Mobiliteitsbudget Overige salariskosten
391
397
402
408
Kosten tijdelijke vervanging
619
628
636
645
654
3.051
3.094
3.135
3.179
3.225
Flexibele schil Direct doorbelaste kosten
358
294
294
294
294
Overige kosten personeel
1.006
1.020
1.033
1.048
1.063
Facilitair
5.538
5.615
5.741
5.805
5.857
Faciliteiten
752
761
770
780
791
Huisvesting gemeentehuizen
561
616
677
708
722 500
477
482
488
494
3.749
3.755
3.806
3.824
3.844
Overig
134
135
137
138
140
Onvoorzien
46
47
48
49
50 58
Huisvesting werkplaatsen ICT
Accountantskosten
54
55
56
57
Advieskosten
34
33
33
33
33
Bijdrage gemeenten aan SED
-34.366
-35.941
-36.479
-36.962
-37.442
Bijdrage Stede Broec
-11.038
-11.889
-12.067
-12.227
-12.386
-13.595
-13.771 -11.285
Bijdrage Enkhuizen
-12.815
-13.219
-13.417
Bijdrage Drechterland
-10.512
-10.833
-10.995
-11.140
Overige baten
-499
-437
-440
-442
-442
Direct doorbelaste kosten
-358
-294
-294
-294
-294
Diverse baten
-141
-143
-146
-148
-148
0
0
0
0
0
Eindtotaal
5.2 Overzicht van incidentele baten en lasten De begroting 2022 van SED bevat geen incidentele lasten. Alle lasten in de begroting 2022 zijn structureel. Het structurele begrotingssaldo van SED bedraagt € 0.
15
6. Uiteenzetting van de financiële positie en toelichting Begroting 2021
Wijziging conform
Begroting 2022
kaders Personeelslasten
29.193
1.436
30.629
Salarissen
23.769
1.179
24.947
250
250
Mobiliteitsbudget Overige salariskosten
391
5
397
Kosten tijdelijke vervanging
619
9
Flexibele schil Direct doorbelaste kosten
3.051
43 -64
628 3.094
Overige kosten personeel Facilitair
1.006 5.538
Faciliteiten
358
294
14
1.020
77
5.615
752 561
9
761
55
477 3.749
616 482
7
Overig
134
2
3.755 135
Onvoorzien
1
47
1
Huisvesting gemeentehuizen Huisvesting werkplaatsen ICT
6
Accountantskosten Advieskosten Bijdrage gemeenten aan SED
46 54 34
0
55 33
-34.366
-1.576
-35.941
Bijdrage Stede Broec
-11.038
-851
-11.889
Bijdrage Enkhuizen
-12.815
-404
-13.219
Bijdrage Drechterland
-10.512
-320
-10.833
Overige baten
-499
61
-437
Direct doorbelaste kosten Diverse baten
-358
64
-294
-141
-2
-143
0
0
0
Eindtotaal
16
Geprognotiseerde balans
Bedragen x €1000
Begin en eindbalans
1-1-2022
31-12-2022
ACTIVA
Vaste activa Materiele vaste activa
7.233
7.276
Totaal vaste activa
7.233
7.276
7.500
7.500
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Uquide middelen
152
152
Overlopende activa
224
224
7.876
7.876
15.109
15.152
Totaal vlottende activa
Totaal ACTIVA
PASSIVA
Vaste passiva 0
0
Vaste schulden met een rentetypische looptijd > 1 jaar
7.235
7.095
Totaal vaste passiva
7.235
7.095
4.157
4.340
Eigen Vermogen
Vlottende passiva Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overlopende passiva
3.717
3.717
Totaal vlottende passiva
7.874
8.057
15.109
15.152
Totaal PASSIVA
Meerjaren investeringen materieel afdeling Leefomgeving Conform het meerjaren-vervangingsschema worden komende jaren materieel en hulpmiddelen aangeschaft. Door het meerjarig inzicht is er een doorkijk naar de vervangingsinvestering voor de jaren 2022 tot en met 2025. In 2022 staat er een vervanging van het wagenpark en apparatuur gepland van € 375.000 De kapitaallasten gekoppeld aan deze vervangingsinvesteringen worden in het daaropvolgende jaar opgevoerd.
17
Doordat het grootste gedeelte van het wagenpark de afgelopen jaren vervangen is, zal de volgende jaren het benodigde krediet lager zijn. Hierdoor nemen de kapitaallasten ieder jaar minder toe. EMU-saldo Het (EMU-saldo) is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Decentrale overheden moeten inzicht geven in de berekening van hun aandeel in dit EMU-saldo. Deze informatie wordt middels enquêtes aangeleverd bij het CBS. Voor gemeenschappelijke regelingen vindt een steekproef plaats wanneer deze een exploitatie heeft van € 20 miljoen of meer. Het EMU-saldo van de SED bedraagt € 117.000.
18
Meerjarenraming en toelichting Toelichting op meerjarenraming In de meerjarenbegroting is voor de jaren 2023-2026 is een prijsindexatie van 1,4% toegepast. De loonindexatie welke is toegepast bedraagt voor 2023-2025 ook 1,3%. Bedragen * €1000
1-1-2023
31-12-2023
31-12-2024
31-12-2025
Materiele vaste activa
7.276
7.301
7.124
6.824
Totaal vaste activa
7.276
7.301
7.124
6.824
7.500
7.500
7.500
7.500
152
152
152
152
Meerjarenbalansen
ACTIVA
Vaste activa
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen
224
224
224
224
Totaal vlottende activa
7.876
7.876
7.876
7.876
Totaal ACTIVA
15.152
15.177
15.000
14.700
Overlopende activa
PASSIVA
Vaste passiva 0
0
0
0
Vaste schulden met een rentetypische looptijd > 1 jaar
7.095
6.955
6.815
6.675
Totaal vaste passiva
7.095
6.955
6.815
6.675
Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar
4.340
4.505
4.468
4.308
Overlopende passiva
3.717
3.717
3.717
3.717
Totaal vlottende passiva
8.057
8.222
8.185
8.025
Totaal PASSIVA
15.152
15.177
15.000
14.700
Eigen Vermogen
Vlottende passiva
19
V.^
Vertrouwen, gunnen & verantwoord be: Advies van de Commissie van Wijzen inzake de herijking van de kostenverdeelsystem; gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland rondom de GR SED orgai DEFINITIEF
Stede Broec/ Enkhuizen/ Drechterland 11 maart 2021
dr. Ruud Vreeman Jos Bakker drs. Stan van de Laar
INHOUD
1. De context: GR SED organisatie sinds 2015 in ontwikkeling 2. De aanleiding: herijking verdeelsystematiek in bedrijfsplan benoemd 3. De vraagstelling aan en aanpak van de ‘Commissie van Wijzen' 4. De oorspronkelijke uitgangspunten en de huidige kostenverdeling 5. De alternatieven die reeds op de bestuurlijke tafel hebben gelegen 6. Zes waarnemingen ter introductie op advies van de Commissie 7. Advies: herijking, met respect voor het verleden én de toekomst 8. Advies: het (indicatieve) financiële effect per gemeente 9. Enkele slotoverwegingen van de Commissie: 'sense of urgency'
1. De context: GR SED organisatie sinds 2015 in ontwiki De gemeenten Drechterland, Enkhuizen en Stede Broec zijn naast elkaar gelegen aan het Usselmeer in de regio West-Friesland in de provincie Noord-Holland. De drie gemeenten liggen allen langs de Westfriese Omringdijk. De inwoneraantallen van de drie gemeenten zijn per 1-12020: [ Gemeente
Inwoneraantallen
Stede Broec
21.726
Enkhuizen
18.591
Drechterland
19.719
Totaal
60.216
Hoewel de drie gemeenten qua inwoneraantal niet veel van elkaar afwijken, zijn er wel verschillen te onderscheiden in het profiel van de gemeenten. Enkhuizen kent een wat meer stedelijk profiel, terwijl Stede Broec en Drechterland ieder uit meerdere (dorps)kernen bestaan en een wat landelijker profiel kennen. De eerste verkenning van een Intensivering van de samenwerking tussen de drie gemeenten dateert uit 2011. Complexe maatschappelijke vraagstukken, aanstaande decentralisaties, digitalisering, bezuinigingen en toenemende wensen en eisen vanuit de samenleving legden namelijk In die tijd een grote druk op de ambtelijke organisaties van de individuele gemeenten, zowel op het gebied van expertise, kwaliteit, kosten als capaciteit. Tegen deze achtergrond is door de raden van de drie gemeenten in 2011 opdracht gegeven om intensivering van de samenwerking te verkennen
Op 30 augustus 2013 is het bedrijfsplan 'SED-orj volledig geïntegreerde ambtelijke organisatie va bedrijfsplan dient als basis voor de ambtelijke sz Daarna is, op basis van dit bedrijfsplan, een poli' drie gemeenten beoogden uiterlijk 1 januari 201 medewerkers en middelen onder te brengen in werkorganisatie, ingericht volgens concept Sami De samenwerking in de GR SED organisatie (hier bijdrage te leveren aan de onderstaande vier do •
het verbeteren van de kwaliteit van de diens
•
het verminderen van de kwetsbaarheid;
•
het realiseren van efflciencyvoordelen;
•
het benutten van strategische voordelen van
Sinds de start in 2015 is de SED volop in ontwikk domein zijn in de organisatie ingebed. En op het nodige plaats: zo Is een verbeterprogramma In i beschikbaar zijn gesteld door de drie gemeentel Momenteel wordt gesproken over een beoogde van de organisatie.
2. De aanleiding: herijking verdeelsystematiek in bedrij Bij aanvang van SED is een eenvoudige verrekensystematiek overgekomen. De enige manier om op d^t moment, bij de start, geen 'voor- en nadeelgemeenten' te krijgen was destijds te werken met een verrekensystematiek gebaseerd op de verhouding in de inbreng: de 'vrijval' uit de gemeentelijke begroting, met peildatum 1/1/2013. Actueel leidt deze verdeelsystematiek tot het volgende beeld: Kostenverdeel-H
Bijdrage begroting 2021
Stede Broec
32,12%
10.957
Enkhuizen
37,29%
12.720
30,59%
10.434
Drechterland Totaal
100%
34.112
Daarbij werd bij de besluitvorming tot de vorming van SED politiek-bestuurlijk afgesproken om in 2020 te bezien of de verdeelsleutel en daaronder liggende verrekensystematiek moet worden herijkt. Basis hiervoor is de volgende passage uit het bedrijfsplan (2013):
'Deze verdeelsleutel geldt tenminste tot en met het jaar 2020. Don zijn de opstart- en frictiekosten terugverdiend en kan opnieuw bezien worden of o) de percentages op basis van de dan geldende situatie gewijzigd worden dan wel of b) overgegaan wordt op een andere kostenverdeelsystemotiek'.
Waar in het bedrijfsplan van 2013 wordt gesprc SED 2020 door het Algemeen Bestuur SED (zijne vastgesteld dat er in de afgelopen vijfjaar voort de gemeentelijke systematieken en gebrek aan Door het Algemeen Bestuur van de SED is bij va Dagelijks Bestuur de discussie over de verdeelsl bij de gemeentelijke begrotingen 2021 met een De herijkte verdeelsleutel dient te voldoen aan colleges onderling afgesproken: •
Transparant;
•
Uitlegbaar;
•
Rechtvaardig;
•
Duurzaam (toepasbaar voor periode van min
•
Simpel (uitvoerbaar).
Echter, ondanks de politieke, bestuurlijke en am een herijking van de percentages en/ of verdeel: een collectief gedragen bestuurlijk besluit ('een colleges hebben daarop besloten tot de vorming tot een zwaarwegend advies.
3. De vraagstelling aan en aanpak van de 'Commissie v; Aan de Commissie van Wijzen is gevraagd:
Kom tot één helder onderbouwd advies over de toekomstige verdeelsk wijze waarop deze zo nodig gefaseerd kan worden geïmplementeerd, i houdende met de posities van eventuele voor- en nadeelgemeenten, d gevolg van deze herverdeling.
Om tot een beantwoording van deze vraagstelling te komen heeft de commissie, bestaande uit de heren Ruud Vreeman, Jos Bakker en Stan van de l gemeentesecretarissen/ tevens directieleden SED, de drie colleges van B&W/ tevens zijnde het Algemeen Bestuur SED en de voormalig procesbegel rondom de herijking van de verdeelsleutel; de heer Nijnens. Daarnaast heeft de commissie kennisgenomen van de brondocumenten die reeds door hebben met de heer Klunder, domeinmanager Bedrijfsvoering SED, afstemmingsmomenten plaatsgevonden voor het doorrekenen van alternatieve zich verdiept in de verrekensystematieken die rondom andere ambtelijke fusieorganisaties worden toegepast.
Voorliggend rapport bevat het beeld en het eindoordeel van de commissie. Wij brengen met een gericht advies inzake de herijking van de verdeelsy en raden in positie om tot een besluit te komen. Naast deze advisering rondom de techniek van de verdeelsleutel spreken wij als commissie de betr gemeenteraden, met enkele wijze roden, aan op hun bestuurlijke verantwoordelijkheid: kom via de weg van vertrouwen en gunnen tot een 'doorwe besluit, als basis voor herstel van verhoudingen en vertrouwen. Besluitvorming over de herijking van de verdeelsleutel staat primair ten dienste van de ruim 60.000 inwoners en ondernemers in dit gebied: een be dienstverlening te kunnen garanderen. Een besluit zorgt er tevens voor dat de focus na een jaar van bestuurlijke discussie weer wordt verlegd van d ontwikkelingen in de samenleving en het gebied. En niet op de minste plaats is een besluit nodig vanuit goed werkgeverschap; duidelijkheid voor df
4. De oorspronkelijke uitgangspunten en de huidige ko Over de huidige kostenverdeelsleutel staat in het bedrijfsplan (2013) onder andere het volgende: 'Kosten worden bewust niet verdeeld op basis van inwoneraantal, omdat het aantal inwoners geen relatie heeft met de taken en formatie die in de samenwerking worden ondergebracht. In het verleden kunnen gemeenten namelijk autonome keuzes hebben gemaakt, bijvoorbeeld met betrekking tot het al dan niet uitvoeren van taken in eigen beheer dan wel het beleggen hiervan bij externe partijen, die tot verschillen in takenpakket en formatieomvang hebben geleid. Verdeling op grond van inwoneraantal doet geen recht aan deze autonome keuzes en zal ertoe leiden dat een onevenredige kostenverdeling ontstaat. Het financieel resultaat van de SED - dot wil zeggen het jaarlijkse besparingspotentieel - wordt daarom naar rato van het ingebrachte budget per 1-1-2013 verdeeld en in mindering gebracht op de huidige budgetten {de vrijval) in de individuele gemeenten. Als gevolg van deze systematiek brengen gemeenten het budget in wat zij nu ook begroten, krijgen zij vanuit de SED geleverd (in termen van budget) wat zij nu in eigen huis ook beschikbaar hebben en delen zij, op basis van de verhouding in de budgettaire inbreng tussen de drie gemeenten, in het financieel resultaat van de samenwerking.'
Oe begroting en het financieel resultaat van de verdeelsleutel. Daarbij is sprake van een volled begroting wordt omgeslagen naar deze gehant Zoals in onderstaand overzicht is te zien, hebbf plaatsgevonden ten opzichte van de kostenveri Kostenverdeelsleutel Gemeente
Bedrijfsplan (2013)
Stede Broec
31,35%
Enkhuizen
37,94%
Drechterland
30,71%
5. De alternatieven die reeds op de bestuurlijke tafel he In het proces dat in 2020 is doorlopen tussen het AB/ de drie colleges zijn vier 'hoofdvarianten', inclusief zijpaden, onderzocht. Hierbij zijn ook varianten onderzocht waarbij meerdere van deze hoofdvarianten zijn gecombineerd in één kostenverdeelsleutel, door het toekennen van een wegingsfactor per variant.
Verkende varianten
1.
Vast percentage (1/3,1/3,1/3)
2.
leder van de onderstaande varianten kent zijn v verdeelsleutel (inwoneraantal) als niet wenselijl bestaat tot de claim van een gemeente op ambt gebleken dat het hanteren van de kostenverdee technisch gezien de meeste bijval heeft gekrege voor met name Stede Broec onoverkoombaar gi
Toelichting
De gedachte achter een vaste procentuele verdeling van de begroting van de SED is dat er geen verschil is in hoe gemeenten woi workload. Daarbij in ogenschouw nemende dat de inwonersaantallen relatief en absoluut bezien dichtbij elkaar liggen
Algemene Uitkering
Er liggen ruim 60 maatstaven ten grondslag aan de verdeling van het gemeentefonds, Bij elkaar geven deze criteria een zo goed r
Gemeentefonds
de problematiek waarmee gemeenten in hun specifieke situatie te maken hebben. Jaarlijks monitoren de fondsbeheerders (de IV staatssecretaris van Financiën) hoe de verdeling van het gemeentefonds zich verhoudt tot de wijze waarop de kosten van gemee In deze maatstaven wordt bijvoorbeeld gecorrigeerd voor het karakter van de gemeente (stad vs. platteland) en de sociale struct
3.
Inwoneraantal
Het aantal inwoners wordt bij sommige Gemeenschappelijke Regelingen gebruikt als grondslag voor de verdeelsleutel De verom dit recht doet aan de 'claim op ambtelijke capaciteit’ en de opgaven in de samenleving; te denken valt aan GR en op het vlak van Belastingen. Het aantal inwoners is overigens ook een belangrijke verdeelmaatstaf bij de algemene uitkering uit het Gemeentefo
4.
Begrotingstotaal
Het gecorrigeerde begrotingstotaal (o.a gecorrigeerd voor incidentele uitgaven, opbrengsten uit grondexploitaties en toevoegini reserves) kan dienen als indicatie voor de opgaven in een gemeente. Bij deze maatstaf worden ook uitgaven meegenomen die ge inkomsten als heffingen en belastingen en leges. Bij de berekening van de financiële gevolgen van het hanteren van het begrotin verdeelsleutel, is ervoor gekozen om te corrigeren voor de bijdrage per gemeente aan de SED
Een '' in deze rapportage staat voor een verhoging van de bijdrage aan de begroting SED en dus een negatief effect van de herverdeling Een V staat derhalve voor een verlaging van de bijdrage aan de begroting SEO en dus een positief effect van de herverdeling
6. Zes waarnemingen ter introductie op advies van de i De Commissie van Wijzen heeft kennisgenomen van de hiervoor geschetste context. Deze context, aangevuld met de gesprekken die wij mochten voeren met sleutelspelers rondom dit vraagstuk, brengt ons alvorens tot een advies te komen tot een aantal waarnemingen. Wij delen deze waarnemingen - zonder waardeoordeel daarover te vormen - hieronder, om het advies in het juiste perspectief te kunnen plaatsen en om bij te dragen aan meer onderling begrip tussen betrokkenen en het herstel van vertrouwen tussen de sleutelspelers:
De ambtelijke fusie is tot stand gekomen op basis van doelstellingen die 'op tafel' lagen: kwaliteitsverbetering, kostenbeheersing, kwetsbaarheden reduceren en de kracht in de regio versterken. Tegen deze '4K's' kon je bestuurlijk niet tegen zijn: de ambtelijke fusie werd een feit. Mede met het oog op de destijds aanstaande decentralisaties in het sociaal domein en de lastige financiële situaties in enkele partnergemeenten. Er leek een congruentie in de doelen met de ambtelijke fusie tussen de drie gemeenten.
2 Ht'( vraagstuk over toekomst SFD verstoort i
Voornoemde doelstellingen 'onder tafel' beïnvh ogenschijnlijk technische en overzichtelijke disc zijn beelden over elkaar ontwikkeld: 'Enkhuizen de hoop op een interventie van de provincie om vertraagt de discussie over de verdeelsleutel in < De commissie heeft uitgebreid gesproken met c gevallen deze beelden over elkaar ontkrachten, herindeling op termijn, is het collegestandpunt: behouden van de SED en de toekomst van deze En terwijl er in Stede Broec bij de besluitvormln de vorming van de SED - en zelfs huidige collegt SED - staat men bestuurlijk volledig achter het l democratisch genomen besluit.
Echter, onder tafel' waren de doelstellingen minder congruent, zo blijkt in retroperspectief. De ene partner zag de ambtelijke fusie destijds als een opmaat naar een bestuurlijke fusie. De andere partner zag de ambtelijke fusie destijds juist als de redding van zijn politiek-bestuurlijke zelfstandigheid. Een essentieel verschil, zo blijkt nu. De financiële impact van de SED vormde op dat moment (2013/2014) niet de boventoon van de discussie. Immers, de verdeelsleutel op basis van ‘vrijval' gecombineerd met een taakstelling om de eenmalige opstart- en frictiekosten terug te verdienen zorgden voor een budgettair neutrale beweging.
3 Het vraagstuk ovei de kwaliteit en nabijheid
De SED kende een moeilijke aanloop; de ambtel zelfstandige colleges kwalitatief en kwantitatief financiële taakstelling die aan SED werd meegeg (structureel) in te verdienen. Maar ook omdat vs wensen op bijvoorbeeld het sociaal domein, nie' Er is de voorbije periode flink geïnvesteerd, dooi structuur is herijkt en managementposities zijn ( positieve draai aan de beelden over de SED gege tevreden: de bestuurlijke collegialiteit en inhoud nabijheid van ambtelijke ondersteuning en advis de kwaliteit is nog niet altijd op orde.
6. Zes waarnemingen ter introductie op advies van de ( Dat geeft ruimte aan bestuurlijke gevoelens van 'vroeger was het beter'. De discussie over de verdeelsystematiek en vooral het intreden van 'nadeelgemeenten' wordt vermengd met het beeld 'we moeten meer gaan betalen, terwijl we niet geheel tevreden zijn/ niet meer krijgen'. De zuivere lijn is echter dat de verdeelsleutel gaat over het herverdelen van de bestaande 'koek', niet over het vergroten van deze 'koek'. Dus: niet meer, maar anders.
S. Huidige verdeelsystematiek vraagt om vervrc
4 Oe mindei meerkosten rijn niet expliciet, maai ‘tel uw zegeningen’
Niet voor niets is in het bedrijfsplan voor de vori discussie over een herijking van de percentages worden. Dit omdat we constateren dat de werel wijzigen, de ambities van colleges zijn bijgesteld speelveld zijn gewisseld.
De gevoelens op sommige plekken van 'vroeger was het beter', zoals hiervoor benoemd, willen wij als Commissie graag pareren met de kanttekening en het appèl op het besef: 'dit zouden we zelfstandig niet in volle omvang, op deze manier tegen dit kostenniveau hebben gekund'. We zien op vele plaatsen in het land dat de huidige situatie onvergelijkbaar is geworden met de situatie van vijf/ zes jaar geleden. Ook niet vergelijkbaar met een situatie waarin een deelnemende gemeente de taken zelfstandig zou uitvoeren. De voordelen van het opheffen van kwetsbaarheden, de kwaliteitsimpulsen door investeringen in nieuwe (strategische) functies en kwalitatief hoogwaardig personeel dat je kunt aantrekken op de schaal van SED, de SED-kracht in de regio West Friesland op bepaalde dossiers en de systemen en de mate van digitalisering die wordt toegepast... het zijn effecten van de ambtelijke fusie die niet moeten worden onderschat in de huidige context. De rekening van het als gemeenten van deze omvang met een eigen ambtelijke organisatie deze taken tegen dit kwaliteitsniveau de voorbije vijf/ zes jaren zelf uitvoeren, was waarschijnlijk vele malen hoger geweest dan in de SED-omgeving. We kunnen dat niet kwantificeren, maar zijn als Commissie sterk overtuigd van het feit: 'tel uw zegeningen met de SED én calculeer uw minder meerkosten'.
De gehanteerde percentages (verhouding 'vrijva verdeelsystematiek (lumpsum/ inputfinancierinj manier om een samenwerkingsverband van star ontstaan geen voor- en nadeelgemeenten bij de bestuurlijke besluitvorming aan de voorkant aan
We constateren bij SED vooral dat laatste eleme fathers' van de SED zijn grotendeels van het torn De perspectieven lopen uiteen. Het vertrouwen Over het algemeen zien we bij samenwerking tu past bij een regio waarin het vertrouwen onderl toekomstperspectieven op één lijn liggen. Zo we vier, vijfjaar na de start nog met een inputfinam verhouding in historische inbreng, inwoneraant; uitkering. We zien ook regio's waarin de verhoudingen of i samenwerking een meer zakelijk karakter heeft zakelijkheid (en het afgenomen karakter van ver verrekensystematiek (deels) op basis van werkel outputfinanciering. De (ambtelijke) administrati omwille van het bestuurlijk comfort en/ of de p(
6. Zes waarnemingen ter introductie op advies van de ( De drie gemeenten hebben in hun criteria voor de toekomstige verdeelsleutel het criterium 'simpel' opgenomen. Wij onderschrijven expertmatig bezien dat een verrekensystematiek op basis van outputfinanciering alles behalve simpel is en tot kostenverhogingen leidt door coördinatielast. In de praktijk constateren we dat verrekenen achteraf (outputfinanciering) tot minimale verschillen leidt, in meerjarig perspectief bezien, ten opzichte van een situatie waarin zou zijn gewerkt met een inputfinanciering. Blijkbaar zorgt de lokale context (omvang begroting, de opgaven en ambities, het karakter van de gemeente) er in meerjarig perspectief altijd voor dat er een bepaalde 'rem' staat op de claim aan ambtelijke capaciteit. De uurtje-factuurtje-systematiek heeft derhalve een hoog emotioneel/ gevoelsmatig karakter ('we betalen voor wat we krijgen én we betalen niet voor de buurgemeenten'), maar blijkt feitelijk dus nauwelijks tot andere financiële effecten te leiden op langere termijn dan een methodiek van inputfinanciering.