Jaarverslag archiefzorg 2023
Tekst van het document
GEMIDDELDJa
Nee
De ICT-partner ICT-NML Someren back-upbeleid vast te stellen.
202331
6. 4
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
GEMIDDELDJa
Nee
Wegwerken van een (beperkte) achterstand in de vernietiging van zowel analoge als digitale archiefbescheiden.
-Uitzoeken of er daadwerkelijk geen beleid is. Er is één en ander geregeld in PDC van ICT NML, zie document 200431894. Daarin staat in ieder geval beschreven dat de back-ups maximaal 60 dagen beschikbaar blijven. Of dit voldoende beleid is, is nog een beetje onduidelijk. Voorts is het interessant om na te gaan hoe informatiesystemen die in de cloud draaien met back-ups omgaan. Voorlopig lijkt het me verstandig dit verbeterpunt in beeld te houden.
54
In
2023
afgevoerd
ID
KP|__\Kwartaal
realisatie
200002
2. 3
Q2en3van2023
200003
2. 3
Q4 2022
en
van
Verbeterplan
Omschrijving verbeterpunt
Verantwoording
Verbeteren
\Medio 2023 is n. a. v. de
jaarlijkse verslaglegging en onderhoud van het verbeterplan
Q1 2023 Verbeteren coördinatie rondom werkzaamheden
Informatiebeheer
door een medewerker
daarvoor
verantwoordelijk Het updaten van het vervangingshandboek waar de gemeente Someren mee werkt. Opmerking RHCe: De gemeente Someren geeft aan dat dit op de planning staat voor Q2 2021.
Jaar
van
realisatie
verslaglegging en de audit het gehele verbeterplan op de schop (2023 \genomen. Het jaarverslag is in 2023 in een correcte en uitgebreide vorm tijdig naar raad en GS gestuurd. Zie ook zaak 200520622. In oktober 2022 is voor 0,5, fte een adviseur informatiebeheer DIV is opgenomen voor het team
in het nieuwe team
is begin 2023
begonnen. De functie
2023
Informatievoorziening. Een nieuwe coördinator
begonnen.
te maken
200004
6. 1
Q3 2023
200005
6. 3
Q1 2023
Vastellen van een
202312
(3. 5
Q4 2023
Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Het vastgestelde calamiteitenplan van gemeente Someren besteedt
Een nieuw
vervangingshandboek is opgesteld. Geresulteerd in nieuw vervangingsbesluit op 25 juli 2023. Zie ok zaak 200461897.
2023
Procedure is op 31 januari 2023 vastgesteld door college van BenW, zie ook zaak 2023 procedure uitvoering van de Hotspotmonitor en (200417694. Eerste uitvoer procedure tussen februari 2023 en december 2023. Besluit uitvoering van een 1e monitor met _ vaststelling hotspotlijst gemeente Someren door college op 12 december 2023, zie zaak. 200460028. terugwerkende kracht. Er is een
calamiteitenplan opgesteld, zie zaak 200538145. Tevens is een contract met en is er een zaak aangemaakt waarin het plan onderhouden (geanonimiseerd)
2023
oester
wordt, zie zaak 200554 106.
geen aandacht aan calamiteiten t. a. v. archiefbescheiden.
55
202310
Q4 2023
In oktober 2023 is de vaste PC uit de archiefruimte verwijderd. De werknemer die Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De regelmatig in de ruimte werkt, maakt nu gebruik van een laptop en een beeldscherm. archiefruimte voldoet niet aan de In februari is ook de toegang tot de archiefruimte verder beperkt, zie zaak 200574643. wettelijke eisen. Er bevinden zich apparaten in de ruimte die brand
2023
kunnen veroorzaken. -Het betreft m. n. de PC van de in het archief Tevens
aanwezige werkplek.
moet nog eens kritisch
gekeken worden de hoeveelheid medewerkers die toegang hebben tot het archief. 202318
Q3 2023
Is er sprake van
planmatige ordening, en waarborgen systeem en
materialen de authenticiteit,
context, toegankelijkheid duurzaamheid
In September
is contract
anonimiseren van documenten,
apart informatiekanaal
+
|(geanonimiseerd) Een generieke oplossing voor het
gesloten
zie zaak 200481157.
trainingen
Inclusief instructies op intranet door de leverancier.
2023 +
en
van de
archiefbescheiden?
beperkte beschikbaarheid waarborgen van in de archiefbescheiden
De
voorkomende
persoonsgegevens conform de AVG. -Aanschaf en implementatie anonimiseersoftware
-Organisatorische inbedding instructies/procedures
en
56
2023351. 1
Q1 2024
Nieuwe archiefverordening is voor 1 Voorbereidingen voor een nieuwe Archiefverordening zijn direct in gang gezet en dit juli 2024 vastgesteld en heeft op 7 maart jl. geresulteerd in vaststelling van de Archiefverordening 2024. gepubliceerd. Toezichthouders (GS en RHCe) zijn direct daarna hiervan in kennis gesteld. Zie Nu het er toch schijn van heeft dat hiervoor zaak 200548931 de nieuwe Archiefwet niet op korte termijn in werking treedt, vraagt de provinciale archiefinspecteur (begin okt. 2023) om alsnog een nieuwe verordening vast te stellen (en dat na inwerkingtreding alsnog te herhalen). Volgens de inspecteur is langer uitstel niet mogelijk. Hij geeft aan dat hij van ons verwacht dat er volgend jaar een nieuwe Archiefverordening is vastgesteld.
2023
57