Jaarverslag archiefzorg 2023
Tekst van het document
Jaarverslag archiefzorg 2023
Titel: Versie: Datum: auteur: Zaaknummer:
Jaarverslag archiefzorg 1. 0 15 april 2024
(geanonimiseerd) 0847200574689
2023
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Inleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Meest recente verslag van streekarchivaris. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Werken aan verbetering in 2023. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Overige zaken in 2023. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Doorkijk naar 2024. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Vervolg jaarverslag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Bijlage 1: Laatste verslag streekarchivaris, inspectierapport n. a. v. audit voorjaar 2023. Bijlage 2: Actueel Verbeterplan per 15 mei 2024.
1
2
1.
Inleiding
Overeenkomstig artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Someren 2024 informeren wij u, leden van de gemeenteraad, over de wijze waarop wij in 2023 hebben gezorgd voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Dit doen wij met een jaarverslag. Het jaarverslag wordt tevens voor het verticale toezicht naar het college van Gedeputeerde Staten van NoordBrabant gestuurd.
1. 1
Belang van goede zorg
Een goede zorg voor informatie en archieven: stelt de gemeente in staat verantwoording af te leggen over haar handelen; maakt controleerbaar wat de gemeente heeft gedaan; draagt bij aan een efficiënte bedrijfsvoering, en; draagt bij aan het collectieve geheugen van de samenleving.
1. 2
Zorg
Het is onze wettelijke taak om te zorgen voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Dit is geregeld in artikel 30 lid 1 van de Archiefwet. Zorg betekent dat wij bestuurlijk verantwoordelijk zijn voor uitvoering van de Archiefwet. Wij dragen ook zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente die overgebracht zijn naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe).
1. 2
Beheer
Het archief- informatiebeheer wordt uitgevoerd door onze medewerkers en medewerkers van het RHCe. Onze gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden; de streekarchivaris van het RHCe is dat voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats (incl. e-depot).
1. 3
Controlerende rol gemeenteraad
Dit jaarverslag is in eerste instantie geschreven voor de gemeenteraad. Het jaarverslag stelt de gemeenteraad in staat zijn controlerende rol te vervullen. De gemeenteraad kan in zijn rol als volksvertegenwoordiger breed en met politieke motieven sturing geven aan de wijze waarop wij onze zorgtaak verder uitoefenen.
1. 4
Toezicht op zorg
Gedeputeerde Staten oefent (verticaal) toezicht uit op de taakuitvoering van medebewindstaken door gemeenten. Het toezicht houdt in dat met specialistische vakkennis beoordeeld wordt of gemeenten taken volgens de vigerende wet- en regelgeving uitvoeren. Het Interbestuurlijke Toezicht (IBT) wordt op zes gebieden uitgevoerd, één daarvan is het gebied Informatie- en
3
archiefbeheer. Dit is verankerd in de Wet revitalisering generiek toezicht. Na behandeling van het jaarverslag door de gemeenteraad, sturen wij dit jaarverslag voor 15 juli a. s. naar Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten gebruikt het jaarverslag en bijbehorend verbeterplan (bijlage 2) voor het toezichtoordeel 2024.
1. 5
Toezicht op het beheer door archivaris RHCe
Toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden wordt uitgevoerd door de archivaris. Dit is verankerd in artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995. De functie van archivaris heeft de gemeente Someren belegd bij het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe). Kortom, de streekarchivaris van het RHCe houdt toezicht op het door onze medewerkers uitgevoerde beheer, zie art. 4. 2. van de Gemeenschappelijke Regeling MRE. Overeenkomstig artikel 2 van de Archiefverordening gemeente Someren 2024 worden wij hiervan jaarlijks op de hoogte gesteld.
De archiefbewaarplaats (RHCe) in hartje Eindhoven
4
Meest
2.
recente
verslag
van
streekarchivaris
In artikel 3. b van de Archiefverordening gemeente Someren 2024 valt te lezen dat wij het meest recente verslag van de streekarchivaris met u delen, zie daarvoor bijlage 1 van dit verslag. Het meest recente verslag betreft een inspectierapport van 22 mei 2023. Dit rapport is de uitkomst van een in het voorjaar uitgevoerde audit. Een dergelijke audit vindt om het jaar plaats. In het jaar dat er geen audit door het RHCe wordt uitgevoerd, volgt een follow-up-gesprek in het strategisch informatieoverleg (SIO). Afgelopen jaar heeft er een audit plaatsgevonden, en dus is er in 2024 alleen een follow-up-gesprek.
2. 1
Audit RHCe
In het vroege voorjaar van 2023 heeft het RHCe een audit op het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Someren uitgevoerd. Onze medewerkers hebben tijdens de audit de vragen van het RHCe met kennis en openheid (zelfkritisch) beantwoord. Zowel de audit als het inspectierapport zijn opgebouwd rondom zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Aan de hand van onderstaande acht KPI’s is een oordeel gevormd over de staat van het archiefbeheer bij de gemeente Someren. Nr. 1
Kritische Prestatie Indicator Lokale regelingen
2
Middelen en mensen
3
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats, E-depot
4
Interne kwaliteitszorg en toezicht
5
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden
6
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
Omschrijving van de hoofdvraag Voldoen gemeentelijke regelingen aan wettelijke eisen? Kan de gemeente aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en archiefbeheer, dat een voldoende kwaliteitsniveau wordt behaald, gegeven omvang van middelen en mensen? Voldoen fysieke en digitale bewaaromstandigheden aan wettelijke en overige normen? Wordt afdoende kwaliteitszorg en toezicht toegepast ten behoeve van structurele kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding? Is ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden aldus dat dit voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving waar het betreft planmatigheid, systeemborging, toegankelijkheid, en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Voldoet de gemeente aan eisen voor vorm, inhoud en/of context van bescheiden opdat deze van belang zijn
5
7
8
2. 2
Overbrenging van archiefbescheiden
Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Brengt de gemeente tijdig over, dan wel
wordt tijdig ontheffing daarvan gevraagd, dan wel wordt binnen de termijn van ontheffing tijdig overgebracht? Voldoet de gemeente aan de openbaarheidseisen van de toepasselijke wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, WOO, etc. )?
Resultaat audit 2023
Hieronder ziet u aan de hand van de stoplichtenmethodiek samengevat het resultaat van de audit. In het inspectierapport (bijlage 1) zelf kunt u meer gedetailleerd de prestaties van de gemeente Someren bekijken. Samenvattend resultaat 2023
Globale resultaten 2023
2. 3
Vergelijking met vorige resultaat
We kunnen de resultaten van de audit vergelijken met de resultaten uit 2021, zie hieronder.
6
Globale resultaten 2021
Wat opvalt, is de verbetering op het gebied van Interne kwaliteitszorg en toezicht. Daar zijn sinds 2021 inderdaad stappen in gezet. Natuurlijk zien we ook de ogenschijnlijk slechtere resultaten bij KPI 7, Overbrenging van archiefbescheiden en KPI 8, Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden. Hoewel de situatie rondom deze KPI’s niet of nauwelijks afwijkt van de situatie in 2021 is vooral het rode stoplicht bij KPI 7 naar ons idee toch terecht. Ondanks eerdere aanbevelingen van toezichthouders, zijn we er twee jaar later wederom niet in geslaagd om tijdig archiefbescheiden over te brengen (zie ook paragraaf 3. 13 en 3. 14). Het rode stoplicht bij KPI 8 lijkt vooral het gevolg van een fout in een al veel eerder overgebracht archiefblok 1980-1989.
2. 4
Vergelijking in de regio
Hieronder ziet u samengevat de resultaten van andere gemeenten in de regio. Deze resultaten werden door het RHCe onlangs gepubliceerd in hun “Jaarzine 2023”.
Regionale resultaten 2023 Op basis van bovenstaand overzicht, lijkt de gemeente Someren in vergelijking tot andere gemeenten in de regio minder goed te presteren. Daarbij is het wel goed om op te merken dat na de audit veel verbeteringen alsnog zijn geëffectueerd. Welke? Dat leest u in het volgende hoofdstuk.
7
8
3.
Werken
aan
verbetering
in 2023
Het afgelopen jaar hebben wij slagvaardig gewerkt aan diverse punten uit het verbeterplan. Hieronder delen wij met u de resultaten van onze inspanningen. Het aantal paragrafen verraadt al dat we in 2023 veel zaken hebben opgepakt. Een aantal punten hebben we ook daadwerkelijk verbeterd en van het verbeterplan afgevoerd.
3. 1
Het verbeterplan zelf
In 2022 hebben we de opzet van het verbeterplan zelf verbeterd; beter overzicht, meer compleet en meer in lijn met de ideeën van toezichthouders. In 2023 hebben we vooral naar aanleiding van de audit het verbeterplan verder uitgewerkt en aangevuld. Wij denken dat het verbeterplan nu in hoge mate tegemoetkomt aan onze wensen en die van Gedeputeerde Staten. We hebben ervoor gekozen om niet alle punten in het verbeterplan gedetailleerd uit te werken en in te plannen. We kijken telkens één tot twee jaren vooruit. Binnen dit tijdsbestek zijn de verbeterpunten concreet ingepland en beschreven. De overige verbeterpunten staan in een soort van backlog om later ingepland te worden. Voor het actuele verbeterplan per 15 mei 2024 verwijzen wij naar bijlage 2 van dit jaarverslag. Op de laatste pagina vindt u de verbeteringen die we in 2023 volledig hebben doorgevoerd. Verbeterpunt 200002 is hiermee gerealiseerd.
3. 2
Actualisatie vervangingshandboek
Post
Sinds 20 januari 2014 werkt de gemeentelijke organisatie voor het grootste deel digitaal. Dit betekent o. a. dat alle inkomende analoge post dagelijks wordt gescand om opgenomen te worden in digitale processen. De originelen worden enkele weken na scannen vernietigd. Dit proces heet vervanging. Deze routinematige doorlopende vervanging dient zorgvuldig te worden uitgevoerd. Bij het vervangen mag geen informatie verloren gaan. De originelen worden immers vernietigd. Om de kwaliteit van het vervangingsproces te waarborgen hadden wij in 2014 al een vervangingshandboek opgesteld. Na bijna tien jaar diende dit vervangingshandboek geactualiseerd te worden. Begin 2023 zijn wij hiermee van start gegaan en dit heeft op 25 juli 2023 geleid tot een hernieuwd vervangingsbesluit op basis van een volledig geactualiseerd vervangingshandboek. Bij actualisatie van het handboek is tevens de scanner door een daarin gespecialiseerd bedrijf uitvoerig gecontroleerd en zijn alle medewerkers die een rol spelen in het vervangingsproces opnieuw geïnstrueerd. Verbeterpunt 200004 is hiermee gerealiseerd.
3. 3
Uitvoering van de hotspotmonitor
Sinds de inwerkingtreding van de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 bestaat de verplichting om een hotspotmonitor uit te voeren. Een hotspot is een gebeurtenis die heeft geleid tot uitzonderlijk veel maatschappelijke aandacht en tot opvallende of intensieve interactie tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en 9
instellingen onderling. Het doel van de hotspotmonitor is het veilig stellen en bewaren van documenten die verbonden zijn met deze bijzondere gebeurtenissen. Dit wordt gedaan vanuit cultuurhistorisch perspectief. Op 31 januari 2023 hebben wij de procedure voor de hotspotmonitor vastgesteld, en medio februari is de monitor direct van start gegaan. Uiteindelijke heeft dit op 12 december 2023 geresulteerd in vaststelling van de hotspotlijst met vijf hotspots, te weten: De hagelbui van 23 juni 2016 De bandenbrand in Someren-Heide in de nacht van 6 op 7 november 2016 De Covid19 pandemie tussen 2020 en 2023 De integriteitskwestie wethouder in 2021/2022 De tijdelijke opvang van asielzoekers in 2022/2023
Hagelinslag, juni 2016
Vanaf 2023 wordt de hotspotmonitor jaarlijks uitgevoerd, daarbij wordt telkens teruggekeken naar het voorgaande jaar. Zoals u ziet hebben we in 2023 een inhaalslag gemaakt en zijn we teruggegaan tot 2017. Nog een stukje verder zelfs, dit vanwege de evident historische gebeurtenissen op 23 juni en 6/7 november 2016 waar velen van ons nog levendige herinneringen aan hebben. Verbeterpunt 200005 is hiermee gerealiseerd.
3. 4
Archiefruimte
Bij de audit in het voorjaar van 2023 bleek wederom dat de archiefruimte niet geheel voldoet aan de gestelde eisen in artikel 13 van het Archiefbesluit 1995, zie aanbeveling 5 in het
10
inspectierapport (bijlage 1). Naar aanleiding van de audit werden m. n. opmerkingen gemaakt over het grote aantal medewerkers dat toegang heeft tot de ruimte, en de aanwezigheid van apparaten die brand kunnen veroorzaken. Gedoeld werd op de aanwezigheid van een werkplek met computer. De deur naar het archief is ook niet zelfsluitend. Wij hebben in 2023 en begin 2024 enkele maatregelen getroffen, te weten: de computer is uit de ruimte verwijderd; het slot van de archiefdeur is opnieuw afgesteld waardoor de deur beter sluit, en; het aantal medewerkers dat toegang heeft tot de archiefruimte is teruggebracht. Gelet op de toekomst van de archiefruimte (zie paragraaf 4. 5) zijn wij terughoudend met het treffen van verdere kostbare en/of ingrijpende maatregelen. Verbeterpunt 202310 is hiermee gerealiseerd.
3. 5
Calamiteitenplan
Someren beschikte begin 2023 nog niet over een calamiteitenplan voor archiefbescheiden. In het inspectierapport (bijlage 1, aanbeveling 6) beveelt de streekarchivaris aan om een calamiteitenplan voor archiefbescheiden vast te stellen. Op 28 november 2023 hebben wij het Calamiteitenplan archiefbescheiden 2024-2028 vastgesteld. Het calamiteitenplan archiefbescheiden heeft alleen betrekking op analoge archiefbescheiden die zich in het gemeentehuis bevinden, voornamelijk in de archiefruimte. De grote hoeveelheid digitale archiefbescheiden, tegenwoordig veelal opgeslagen in de cloud, vallen buiten het bereik van het calamiteitenplan. Deze bescheiden worden op andere manieren beschermd, zoals het back-up beleid, contractuele afspraken met leveranciers, verwerkingsovereenkomsten, etc. Gelijktijdig met vaststelling van het calamiteitenplan hebben wij ook een contract gesloten met een professioneel bedrijf dat bij een eventuele calamiteit kan ondersteunen bij het beperken en herstellen van de schade. Verbeterpunt 202312 is hiermee gerealiseerd.
3. 6
Actualisatie Archiefverordening
Wij hadden begin vorig jaar het voornemen om onze lokale regelgeving rondom archief en informatiebeheer te actualiseren na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet 2021. Zo stond het in ons verbeterplan. In het toezichtoordeel 2023 van Gedeputeerde Staten dat wij op 12 oktober 2023 ontvingen werd gevraagd om directe actualisatie van de Archiefverordening (Toezichtoordeel 2023, zie pag. 4). De nieuwe Archiefwet 2021 was op dat moment nog steeds niet in werking getreden (en concreet zicht daarop ontbrak ook). Naar aanleiding van het toezichtoordeel hebben wij besloten om actualisatie van de Archiefverordening direct ter hand te nemen, dit ten koste van verbeterpunt 202322 Archivering van videotulen. Dat punt hebben wij doorgeschoven naar eind 2024/2025. Deze keuze heeft er toe geleid dat u op 7 maart 2024 een geactualiseerde Archiefverordening gemeente Someren 2024 hebt kunnen vaststellen. Verbeterpunt 202335 is hiermee gerealiseerd.
11
3. 7
Goede borging zorg en beheer in gemeenschappelijke
regelingen
De gemeente Someren participeert in negen gemeenschappelijke regelingen, te weten: Gemeenschappelijke regeling reiniging Blink; Gemeenschappelijke regeling GGD Brabant-Zuidoost; Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven; Gemeenschappelijke regeling Senzer; Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant; Gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten; Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant, en; Gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg. Op 1 juli 2022 is een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking getreden. Deze wet kent een implementatieperiode van twee jaar. Voor 1 juli 2024 dienen alle bestaande gemeenschappelijk regelingen opnieuw vastgesteld te worden om te voldoen aan de nieuwe wet. Dit gegeven heeft ons er toegebracht om telkens bij wijzigingsvoorstellen kritisch te kijken naar de archiefbepalingen in de te wijzigen regelingen. Dit met het oog op verbeterpunt 202303 en 202304. Veel wijzigingsvoorstellen hebben ons in 2023 bereikt. Telkens hebben onze ambtenaren een actieve inbreng gehad en de concepten getoetst aan de handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden.
Inmiddels is nog niet elke regeling opnieuw vastgesteld, maar het lijkt erop dat mede door onze inspanningen de archiefbepalingen in de definitie versies danig zijn verbeterd. Verbeterpunt 202304 is hiermee bijna gerealiseerd.
3. 8
Aanschaf anonimiseersoftware
Een ander punt uit het verbeterplan is het waarborgen van beperkte beschikbaarheid van persoonsgegevens in archiefbescheiden. Concreet werd in een eerder inspectierapport gedoeld op aanschaf en implementatie van anonimiseersoftware. Eind 2022 hebben wij een tijdelijke oplossing voor anonimiseren van documenten ingekocht. Medio 2023 zijn wij, vooral n. a. v. de Wet open overheid en de Wet elektronische publicaties, gestart met de aanbesteding van een definitieve oplossing. In oktober 2023 is nieuwe professionele anonimiseersoftware in gebruik genomen, inclusief een koppeling naar het zaaksysteem. Het opstellen van werkinstructies en het trainen van personeel vormde een onderdeel van de implementatie. Hoewel de ervaringen met de software tot op heden positief zijn, blijft het correct anonimiseren van documenten voor een groot deel mensenwerk en een fikse inspanning voor onze medewerkers. Verbeterpunt 202318 is hiermee gerealiseerd.
3. 9
Gemeentelijke websites
De gemeentelijke website www. someren. nl werd al sinds 2017 door een externe partij digitaal gearchiveerd. Afgelopen jaar hebben we ook de sub-sites Onweerstaanbaar Someren, Someren Natuurlijk Someren en Zo Someren in het contract opgenomen. Daarmee is voor nu de archivering
12
van onze websites voor een groot deel geborgd. Niettemin willen wij in een later stadium nogmaals naar de materie kijken voor meer verbeteringen. Te denken valt daarbij aan archivering van de raadswebsite al dan niet in combinatie met videotulen, alsmede archivering van websites bij samenwerkingen, bijvoorbeeld de website Onweerstaanbaar Someren. De vraag bij
samenwerkingen is of overtollige archivering kan worden voorkomen. Zonder afspraken hiervoor dienen in beginsel alle deelnemende partijen voor archivering te zorgen. Voor nu was het belangrijk om met een betrekkelijk kleine inspanning de archivering van onze sub-sites te organiseren.
Archivering van onze websites
Verbeterpunt 202323 is hiermee voor een deel gerealiseerd.
3. 10
Personele capaciteit
Zowel in het inspectierapport van de archivaris (bijlage 1) als in het toezichtoordeel 2023 van Gedeputeerde Staten, staan kritische opmerkingen over de omvang van de personele capaciteit voor informatiebeheer. We hebben rondom dit thema in 2023 wat stappen vooruit gezet, maar helaas ook een paar achteruit. Stappen vooruit We zijn erin geslaagd een studente aan te trekken die vrijwel heel 2023 één dag per week heeft gewerkt aan m. n. het controleren van bouwvergunningen, zie paragraaf 3. 12. We zijn erin geslaagd een deskundig medewerker in te huren om enkele maanden te ondersteunen bij actualiseren van het vervangingshandboek (paragraaf 3. 3) en uitvoering van de hotspotmonitor (zie paragraaf 3. 2). We zijn erin geslaagd een ervaren en deskundig medewerker in te huren voor vervanging en overbrenging van onze milieuvergunningen (zie paragraaf 3. 14). We zijn erin geslaagd een administratieve kracht in te huren ter ondersteuning van de hierboven genoemde medewerker. Het team Informatievoorziening, waar informatiebeheer onderdeel van is, is in 2023 verder versterkt (zie ook paragraaf 4. 2). Stappen achteruit Een informatiebeheerder met ruim dertig jaar ervaring heeft in 2023 het team verlaten om voor een ander team binnen onze organisatie te gaan werken.
13
Het ambitieniveau is in 2023 omhoog gegaan (bijv. uitfasering archiefruimte). Op zich is dit geen stap achteruit, integendeel zelfs, maar het betekent feitelijk wel dat de verhouding tussen werkvoorraad en capaciteit nog meer onder druk is komen te staan. Eind 2023 is de situatie zodanig dat de werkdruk bij medewerkers informatiebeheer onverminderd hoog is. Daarentegen zijn de medewerkers zeer gemotiveerd. Niettemin beseffen wij dat de situatie kwetsbaar is. Zou een bepaalde medewerker langdurig uitvallen of vertrekken, dan bestaat er een reëel risico dat verdere uitvoering van het verbeterplan stagneert en zelfs regulier werk stilvalt. Vanwege diverse redenen kijken we pas in 2024 naar meer structurele oplossingen. Er is een start gemaakt met verbeterpunt 202307.
3. 11
Start met een overzicht archiefbescheiden
Artikel 18 van de Archiefregeling stelt dat wij moeten zorgen voor een overzicht archiefbescheiden. Dit overzicht hebben wij, zoals meer gemeenten, in onvoldoende mate. Het college van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant hamert er sinds 2022 op dat gemeenten dit overzicht krijgen. Afgelopen september is het initiatief genomen om middels een project voornoemd overzicht te verkrijgen. Op 17 november jl. heeft het hoofd van de beheereenheid, de gemeentesecretaris, de projectopdracht vastgesteld. Samengevat luidt de opdracht dat de gemeente Someren voor 1 januari 2025 beschikt over een overzicht archiefbescheiden zoals bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. Het overzicht heeft o. a. betrekking op alle samenwerkingen en applicaties waarin archiefbescheiden een rol spelen, van het zaaksysteem tot een smartphone met WhatsApp-berichten. Bij brief van 19 december 2023 heeft Gedeputeerde Staten ons te kennen gegeven de stand van zaken rondom het overzicht te betrekken bij het toezichtoordeel 2024. Wij kunnen Gedeputeerde Staten voor 15 juli inzicht geven in hetgeen wij tot dan toe ondernomen hebben, maar niet berichten dat het overzicht gereed is. Er is een start gemaakt met verbeterpunten 202303, 202305, 202311, 202314 en in mindere mate ook met 202316 en 202321.
3. 12
Start Documenten
met gedrag
Artikel 17 en 21 van de Archiefregeling vormen de basis voor KPI 5. 10 van de audit. In het inspectierapport (bijlage 1) valt bij KPI 5. 10 te lezen dat de gemeente niet beschikt over een overzicht van informatieobjecten waarbij gedrag (van het informatieobject) een rol speelt. Denk hierbij aan websites, kaartlagen en spreadsheets met formules. Op advies van het RHCe hebben we besloten om dit verbeterpunt te betrekken bij het project overzicht archiefbescheiden, zie vorige paragraaf. Er is een start gemaakt met verbeterpunt 202326
3. 13
Bouwvergunningen
overbrengen
In de archiefruimte van het gemeentehuis bevindt zich een aantal stellingen vol historische bouwvergunningen (ongeveer 130 meter). De bouwvergunningen bestrijken een periode van 14
80 jaar (1937-2017). Het grootste deel van deze vergunningen had al overgebracht moeten zijn naar de archiefbewaarplaats van het RHCe. Om meerdere redenen heeft dit nog niet plaatsgevonden. Eén van die redenen is gelegen in het feit dat bijna twintig jaar geleden regionaal het initiatief genomen is om de historische bouwvergunningen van diverse gemeenten te vervangen door digitale reproducties. ongeveer
Rond 2016/2017 was het de beurt aan Someren om daadwerkelijk te gaan scannen. Door allerlei omstandigheden lag het project begin 2023 praktisch stil. Dit had voornamelijk te maken met een capaciteitsgebrek in combinatie met de duur van het traject. Veel medewerkers, zowel bij het RHCe als de gemeente, die ooit betrokken waren, zijn inmiddels niet meer binnen deze organisaties werkzaam. Al snel hebben wij in 2023 besloten een vakantiekracht dedicated op dit werk te zetten. Een studente heeft inmiddels naar volle tevredenheid het werk opgepakt en eind 2023 is er concreet zicht op spoedige overbrenging van de eerste batch bouwvergunningen (1937 t/m 1995). De verwachting is dat overbrenging van deze batch rond de zomer van 2024 is gerealiseerd, maar we zijn daarbij ook afhankelijk van de capaciteit en het RHCe. Ondertussen zal wat ons betreft de focus langzaam verschuiven naar de tweede batch, de bouwvergunningen 1996 t/m september 2010. Er zijn ook al plannen voor vervanging van de bouwvergunningen oktober 2010 t/m 8 april 2017, maar daartoe hebben we nog niet besloten.
Gedigitaliseerde situatietekening gemeentehuis uit 1979 Zijn de bouwvergunningen daadwerkelijk vervangen en overgebracht, dan betekent dat o. a. dat de originele (papieren) bouwvergunningen niet meer bestaan en dat de digitale reproducties grotendeels voor éénieder openbaar toegankelijk zijn via het internet, d. w. z. het e-depot van het RHCe.
15
Een belangrijke mijlpaal rondom verbeterpunt 202332 is in zicht gekomen.
3. 14
Machtiging opschorting overbrenging
milieuvergunningen
In het inspectierapport (bijlage 1) en toezichtoordeel van Gedeputeerde Staten zijn onze toezichthouders kritisch op de vertraagde overbrenging van archiefbescheiden. Zeker als het om de Hinderwetvergunningen, vergunningen Wet milieubeheer en omgevingsvergunningen onderdeel milieu (verder milieuvergunningen) gaat. Wij begrijpen onze toezichthouders. Het is echter niet zo dat we ons eerder hierover niet bekommerd hebben, zie volgende paragraaf. Echter, vanwege de nog frequente raadpleging van de milieuvergunningen werd het letterlijk op afstand plaatsen van de vergunningen uit oogpunt van bedrijfsvoering door ons niet wenselijk geacht. Dit heeft ons in 2018 doen besluiten om overeenkomstig artikel 13 lid 3 van de Archiefwet 1998 een machtiging tot opschorting van overbrenging aan te vragen. Gedeputeerde Staten heeft ons daarop tot 1 januari 2020 gemachtigd om de overbrenging op te schorten. Na deze datum is door ons verzuimd opnieuw een machtiging aan te vragen, dan wel de desbetreffende vergunningen over te brengen. Op 22 september 2023 hebben wij, onderbouwd met een plan van aanpak (zie volgende paragraaf), het college van Gedeputeerde Staten daarom wederom gevraagd een machtiging te verstrekken. Op 10 november 2023 ontvingen wij onder strikte voorwaarden een machtiging tot 1 maart 2025. Eerste mijlpaal van verbeterpunt 202333 is gerealiseerd.
3. 15
Milieuvergunning overbrengen
Zoals in de vorige paragraaf al kort werd aangestipt hebben wij al eerder een poging ondernomen om de milieuvergunningen over te brengen. Mede vanwege eerder genoemd nadeel, vergunningen op afstand, was in 2021 ambtelijk het initiatief genomen om de vergunningen voorafgaand aan de overbrenging te vervangen (digitaliseren). Begin 2023 liep het project vast, nog voordat wij formeel besloten hadden om tot vervanging over te gaan. Ondanks alle inspanningen en investeringen is in maart 2023 besloten het project te beëindigen. Op dat moment was er geen enkel vertrouwen meer in het bereiken van een goed eindresultaat. Vanuit het inmiddels nieuwe team Informatievoorziening is kort daarna direct een nieuwe poging ondernomen, wederom met het idee om de vergunningen eerst te vervangen (digitaliseren). Geleerd van de vorige poging zijn we op zoek gegaan naar een ervaren projectleider. Deze, en een ondersteunende kracht, hebben we medio 2023 gevonden. Sinds september 2023 zijn nu twee medewerkers vrijwel dagelijks bezig met de milieuvergunningen. Inmiddels zijn er ook al diverse mijlpalen bereikt. Zo is er een projectplan opgesteld en gedeeld met Gedeputeerde Staten. Ook heeft de streekarchivaris (RHCe) positief geadviseerd op het vervangingshandboek. Op 30 januari jl. hebben wij dan ook formeel besloten om over te gaan tot vervanging van de milieuvergunningen.
Tevens hebben wij besloten om een groot deel van de milieuvergunningen als zijnde overgebracht te beschouwen. Dit betekent o. a. dat de milieuvergunningen in beginsel openbaar zijn en we afzien van het overeenkomstig artikel 1. 26. 1 van de tarieventabel in rekening brengen van leges. Volgens plan zijn de milieuvergunningen voor 1 maart 2025 (digitaal) overgebracht naar het RHCe. Op dat moment zullen de bestanden voor een groot deel openbaar toegankelijk zijn via internet (het e-depot).
16
Er is een stevige stap in de goede richting gezet m. b. t. realisatie van verbeterpunt 202332.
3. 16
Back-up beleid
De wijze waarop back-ups worden uitgevoerd raakt ook het archiefbeheer. In artikel 3 van de Archiefwet 1995 staat dat overheidsorganen verplicht zijn om de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden tijdig te vernietigen. Na vernietiging dienen de desbetreffende archiefbescheiden dus onomkeerbaar weg te zijn. Dit betekent ook dat een vernietigingsproces niet met een back-up teruggedraaid mag worden. ICT-NML, onze nieuwe dienstverlener op het gebied van ICT, heeft ons in 2023 in kennis gesteld van hun Producten en Diensten Catalogus (PDC). In hoofdstuk 6 staat beschreven hoe back-ups uitgevoerd worden. De beschrijving van deze dienst past goed bij het eerder door het RHCe uitgebrachte advies en komt erop neer dat back-ups slechts voor een korte periode bewaard blijven. Dit geldt uiteraard alleen voor de lokaal geïnstalleerde software en niet voor informatiesystemen (met archiefbescheiden) die in de cloud draaien. Bij dergelijke informatiesystemen dient dit thema contractueel geregeld te worden. Er is een belangrijke eerste stap m. b. t. verbeterpunt 202330 gezet.
3. 17
Verklaringen migratie/vernietiging
Artikel 25 van de Archiefregeling vraagt ons eventuele conversies of migraties goed voor te bereiden en na afloop daarover te verklaren. Tijdens de omvangrijke en complexe werkzaamheden rondom de transitie van de ICT-infrastructuur gemeente Asten-Someren naar ICT NML, maar ook al eerder, is er door ons niet in alle gevallen voldoende aandacht geschonken aan dit thema. Dit valt tevens terug te lezen in het inspectierapport, KPI 6. 2 (bijlage 1). Met het RHCe is afgesproken dat in toekomstige gevallen dit onderwerp de aandacht krijgt die het verdient, en dat ingevolge artikel 25, lid 2, voortaan dus ook verklaringen worden opgemaakt. Tevens heeft het RHCe geadviseerd om alsnog te zorgen voor verklaringen van vernietiging voor de archiefbescheiden die als gevolg van de transitie naar ICT-NML vernietigd zijn. Onze adviseur informatiebeheer heeft daarom overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 voor vier informatiesystemen verklaringen opgesteld en ter ondertekening voorgelegd aan de betrokken partijen. Deze verklaringen konden eind 2023 nog niet worden ondertekend omdat tot ver in 2023 oude servers nog in gebruik waren. Er wordt werk gemaakt van verbeterpunt 202327.
17
18
4.
Overige zaken
in 2023
Naast het werken aan punten uit het verbeterplan (bijlage 2) spelen er in een organisatie natuurlijk ook altijd andere zaken die het informatie- en archiefbeheer raken, zo ook in 2023.
4. 1
Dienstverlening archiefdienst RHCe
Vanuit operationeel opzicht valt er binnen de context van de in 2020 gemaakte afspraken weinig aan te merken op de dienstverlening van het RHCe. In een enkel geval werd er minder adequaat gereageerd, maar in zijn algemeenheid is de dienstverlening tijdig en professioneel. Op tactisch/strategisch niveau speelde er in 2023 wel een aantal zaken tussen ons en het RHCe. Genoemd kunnen worden: discussie over governance van het RHCe en de uitkomst van de discussie; verschil van inzicht over beperking van de openbaarheid bij overbrenging; de wijze waarop een nieuw e-depot is aanbesteed, en; nakoming van contractuele verplichtingen rondom het faciliteren van digitale uitplaatsing. Deze geschilpunten hebben meer ambtelijke capaciteit gevraagd dan waarop was gerekend. Wij zullen niettemin ook in 2024 de belangen van de gemeente Someren en onze inwoners blijven behartigen en telkens nadrukkelijk de samenwerking blijven zoeken.
4. 2
Verdere ontwikkeling nieuw team Informatievoorziening
In het jaarverslag 2022 schreven wij al dat wij een nieuw team Informatievoorziening hebben gevormd. Een team waarin alle functies rondom informatie samenkomen, dat is dus inclusief de functies die betrekking hebben op informatie- en archiefbeheer. Het team is in 2023 versterkt met een nieuwe teammanager en ook zijn er her en der nog wat vacatures ingevuld. Tevens is in 2023 besloten om ook de Chief Information Security Officer (CISO) en Privacy Officer (PO) aan het team toe te voegen. Eind 2023 beschikken we, vooruitlopend op de eind januari 2024 geplande organisatiewijziging, over een team met ruim twintig veelal specialistische medewerkers. De eerste signalen over het functioneren van het team zijn positief. We denken nog steeds een goede keuze te hebben gemaakt door alle informatiefuncties te centraliseren.
4. 3
Een ervaren medewerker
vertrekt
Het aantal medewerkers dat zich binnen het nieuwe team echt bezighoudt met informatiebeheer en archivering is minimaal. In april 2023 gaf een ervaren medewerker te kennen een andere functie binnen de gemeente te ambiëren. We schreven er al eerder over. Door haar vertrek werd direct een groot gat geslagen in de capaciteit. Een paar maanden was de capaciteit onvoldoende en zijn er reguliere werkzaamheden blijven liggen. Gelukkig zijn we er na de zomer in geslaagd een tijdelijke medewerker aan te trekken. Deze medewerker heeft een deel van de werkzaamheden weer kunnen oppakken. Feit blijft dat het vertrek van de ervaren kracht grote gevolgen had en nog steeds heeft voor het vermogen om alle werkzaamheden (vooral op het terrein van kwaliteitsbeheer, overbrenging en vernietiging) adequaat uit te voeren.
19
4. 4
nieuwe Omgevingswet
Op 1 januari 2024 was het dan zo ver. De nieuwe Omgevingswet trad in werking. De invoering van de wet was oorspronkelijk voorzien op 1 januari 2018, maar dankzij meerdere keren uitstel duurde het dus nog zes jaar. Voorbereiding op de inwerkingtreding was voor veel gemeenten in Nederland geen sinecure, ook voor Someren niet. Op 7 maart 2022 hadden we al een grote stap gezet met vervanging van de bestaande VTH-applicatie (inclusief koppelvlakken). De volledig nieuwe applicatie was, mede door onzekerheid over de inwerkingtreding, nog ingericht op basis van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). In 2023 is er in projectvorm hard gewerkt om de nieuwe VTH-applicatie (incl. koppelvlakken) klaar te stomen voor de nieuwe Omgevingswet, alsmede het nieuwe digitale loket, het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet).
Het nieuwe omgevingsloket https://omgevingswet. overheid. nl/ (DSO)
Anders dan het oude Omgevingsloket Online (OLO) beschikt het DSO ook over functionaliteit om samen te werken met ketenpartners. Bijkomende uitdaging, zowel in 2022 als 2023, was de regionale samenwerkingsconstructie (multi-tenant) waarin de VTH-applicatie opereert. De transitie naar een nieuwe applicatie (2022) en de nieuwe Omgevingswet (2023) was ook zeer relevant voor informatie- en archiefbeheer. Wij zijn verheugd dat onze ambtenaren er wederom in geslaagd zijn om bij de inrichting van de applicatie een goed en efficiënt archiefbeheer te borgen. Het werken onder architectuur is daarbij niet onbelangrijk gebleken. Nochtans zijn er nog uitdagingen, zoals het correct archiveren van ruimtelijke plannen (zie verbeterpunt 202324, bijlage 2) of het delen van informatie bij de uitvoering van gemandateerde taken door de Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB). 20
4. 5
Afbouw
archiefruimte
Op 28 september 2023 hebben wij aan u het plan voorgelegd om de archiefruimte van de gemeente te ontmantelen. U heeft daarvoor een krediet van € 678. 000,- beschikbaar gesteld. Het idee is om in de komende jaren de ruimte leeg te maken door vervanging (digitaliseren), overbrenging (naar de archiefbewaarplaats) en uitplaatsing. Dit laatste betekent dat bepaalde analoge archieven niet meer in het gemeentehuis opgeslagen liggen, maar in een andere geschikte ruimte buiten het gemeentehuis. Dit zullen archieven betreffen die nauwelijks geraadpleegd worden en op termijn vernietigbaar zijn. Uitfasering van de archiefruimte vraagt om een grote inspanning en veel deelbeslissingen. Er is geen harde deadline met u afgesproken, maar naar verwachting duurt deze operatie al gauw drie jaar. Veel hangt daarbij af van de beschikbaarheid van deskundig personeel, de agenda van het RHCe (archiefbewaarplaats), de beschikbaarheid van een voorziening voor digitale duurzame opslag en de plannen voor het gemeentehuis van de toekomst.
Milieuvergunningen in de archiefruimte, klaar voor digitalisering en vernietiging (=vervanging)
21
22
5.
Doorkijk naar
2024
In dit hoofdstuk blikken we kort vooruit naar het jaar 2024. Welke verbeteracties pakken we in 2024 op? We stippen ze hieronder kort aan.
5. 1
Focus op drie verbeterpunten
Waar we in 2023 veel verbeterpunten hebben opgepakt, zal dit in 2024 niet het geval zijn. Voor 2024 proberen we ons vooral te focussen op drie grote en belangrijke punten, namelijk; Het verkrijgen van een overzicht archiefbescheiden. Vervanging en overbrenging van de milieuvergunningen 1937-2017. Vervanging en overbrenging van de bouwvergunningen 1937-1995, en daarna 1996-2010. Daarnaast zullen ook nog enkele in 2023 in gang gezette verbeteringen worden afgerond. Te denken valt aan borging van de archiefbepalingen in gemeenschappelijke regelingen (paragraaf 3. 7) en de verklaringen rondom vernietiging van archiefbescheiden in het oude ICT-domein (paragraaf 3. 16). Ook zullen er in 2024 stappen gezet kunnen en moeten worden om de personele capaciteit te vergroten (paragraaf 3. 9). Als het project Overzicht archiefbescheiden voorspoedig verloopt, dan kan aan het einde van het jaar nog een begin gemaakt worden met het volgende verbeterpunt dat op de rol staat, het digitaal duurzaam toegankelijk opslaan van videotulen, verbeterpunt 202322.
5. 2
Oude verbeterpunten is nu regulier werk
Het is goed om te beseffen dat eerder gerealiseerde verbeterpunten nu veelal zijn verworden tot regulier werk. Dat betekent dus o. a. dat het kwaliteitssysteem moet blijven functioneren, dat het calamiteitenplan wordt onderhouden en dat ook dit jaar weer een hotspotmonitor wordt uitgevoerd.
5. 3
Overige zaken buiten het verbeterplan
Naast de punten uit het verbeterplan (bijlage 2) zijn er ook andere zaken waarvan we nu al weten dat deze in 2024 vanuit het perspectief van informatiebeheer aandacht vragen. Zo staat er begin 2024 een organisatiewijziging op de rol die ook zijn weerslag zal hebben op informatiesystemen. Wat vrijwel zeker ook aandacht van ons vraagt is de aanbesteding van een nieuw e-depot door het RHCe. We zullen in ieder geval alert blijven op de gevolgen voor onze eigen bedrijfsvoering en de dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven. Daarnaast dwingt de aanbesteding van het edepot ons ook om nog eens na te denken over de aanschaf van een eigen voorziening voor digitale duurzame opslag, een zogenaamd pre-depot.
23
24
6.
Vervolg
jaarverslag
Na behandeling van het jaarverslag door de gemeenteraad, zal dit verslag incl. het verbeterplan naar Gedeputeerde Staten worden gestuurd in het kader van het verticaal toezicht. Dit moet elk jaar voor 15 juli gebeuren. Het jaarverslag en verbeterplan zullen sowieso ook het hoofdonderwerp zijn tijdens het voorgangsgesprek met het RHCe (horizontaal toezicht) dat dit jaar plaatsvindt. Volgend jaar, in 2025, zal er door het RHCe weer een audit bij ons worden uitgevoerd. Wij rekenen erop dat dan zal blijken dat veel verbeteringen zijn doorgevoerd. burgemeester en wethouders van Someren, de secretaris, J. Koppers-Krabben
de burgemeester, D. Blok
25
26
B I J L A G
E
1
Inspectierapport Streekarchivaris
27
rhc regionaal historisch
centrum
eindhoven
INSPECTIERAPPORT
Opsteldatum:
22
mei
2023
Vastgesteld door Directeur tevens
RHCe
fungerend
Gemeentesecretaris/ streekarchivaris
Algemeen
directeur
(geanonimiseerd) H.C.
Noppen
Datum:
30-/0-2023
Aevr.
J.
Koppers-van der Krabben
Datum
28
29
30
31
32
33
rhe vepremmet
peat tcs vente ven oneven
3. 5 PLAN 35
VEILIGHEID, CALAMITEITEN
®|
Het
EN ONTRUIMING
vastgestelde calamitestenplan
besteedt geen aandacht
aan
archiefbescheiden
van
gemeente
calamitesten tav
Someren
KPI 4 INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) haar informatiehuishouding? 4. 1 KWALITEITSSYSTEEM 41
5
van
ARCHIEFBEHEER
Gemeente Someren heeft een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met toetsbare eisen en een POCA-eyclus (Plan, Da, Check, Act) Gemeente past dit toe
/
KPI 5 ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de
archiefbescheiden? 5,1 GEORDEND 5,1
OVERZICHT
®|
ANALOOG
EN DIGITAAL
Analoog Va e archief heeft Gemeente Someren een overzicht Van digitale bestanden in het centrale vial (geanonimiseerd) zaa e em Is er ook een overzicht Gemeente
Someren beschikt
overzicht
van applicaties en
niet over een compleet en actueel digitale archiefbescheiden omdat bepaalde
netwerkschijven niet in beeld zijn
5. 2 AUTHENTICITEIT
EN CONTEXT
5. 2
Gemeente Someren hoeft
ANALOOG
standaard TMLO
verenigbaar 53
®|
VOOR
«s met
aon
TMLO.
TOEGANKELIJKHEID Ar
EN DIGITAAL aen
metadata-schema o. b. v. de
andere
metadata-standaard die
vastgesteld. In de praktijk past gemeente
Someten RG82 toe, 5. 3 SYSTEEM
2
informatie
ANALOOG
/
EN DIGITAAL
is toegankelijk door plaatsingscodes in informatie in het zaaksystoem is toegankelijk Degttale (geanonimiseerd) wa de zaaktypecatalogus o b. v. (Navigator Gemeente heeft geen volledig overzicht heeft van archiefbescheiden (KPI 3. 1 / 5,1), gevolg is dat niet alte informatie van de gemeente toegankelijk is
2
34
35
36
37
38
B I J L A G
Actuele per
E
2
verbeterplan 15 mei 2024
39
Actueel
verbeterplan
per
15 mei
2024
Hieronder wordt aan u het actuele verbeterplan in drie delen gepresenteerd. In het eerste deel staan de concreet ingeplande activiteiten tot ongeveer medio 2025. Het tweede deel is de zogenaamde backlog. In de backlog staan activiteiten waarvan we weten dat we die nog moeten oppakken, maar die nog niet concreet ingepland zijn. Normaliter betekent dit dat deze verbeterpunten pas ingepland worden voor na medio 2025. Tenslotte presenteert het derde deel alle verbeterpunten die we op basis van onze prestaties in 2023 hebben afgevoerd (verwijderd uit het verbeterplan).
Ingeplande Nr. 202303
KPI 1. 5
verbeterpunten Hoofdvraag KPI Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
Prio HOOG
Backlo
Geplande einddatum
Lopend
Item
Mijlpalen
g
Geplande startdatum
Nee
sep-23
1-jan-25
Ja
Gemeente Someren kan bij samenwerkingsverbanden anders dan gemeenschappelijke regelingen (bijv. stichting BIZOB) aantonen dat er voorzieningen omtrent de
-Onderdeel van het project Overzicht Archiefbescheiden -in beeld hebben welke samenwerkingen (anders dan GR) er zijn. -treffen van voorzieningen voor al deze samenwerkingsvormen
zorg voor
archiefbescheiden zijn getroffen
40
202304
1. 5
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
HOOG
Nee
jan-23
1-jul-24
Ja
202305
1. 7
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
HOOG
Nee
sep-23
1-jan-25
Ja
Bepalingen over informatie- en archiefbeheer in bestaande GR’en voor 1 juli 2024 toetsen aan de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden , dit n. a. v. de activiteit om GR'en voor 1-7-2024 in lijn met nieuwe Wgr te krijgen. Gemeente Someren kan bij elke GR waar de gemeente aan deelneemt aantonen welke archiefbeheertaken de desbetreffende GR namens de gemeente uitvoert en of deze rechtsgeldig gemandateerd zijn
1-7-2024: negen gemeenschappelijke regelingen aangepast zodat deze in lijn zijn met de nieuwe Wgr en de archiefbepalingen stroken met de voorgestelde bepalingen in de Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden.
-Onderdeel van het project Overzicht Archiefbescheiden -In beeld hebben bij elke GR welke taken zijn gedelegeerd en we welke gemandateerd -de implicaties van mandaat en delegatie al dan niet juridisch verwerkt (in bijvoorbeeld dienstverleningsovereenkomsten)
41
202307
2. 2
Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt als mede hun kwaliteitsniveau?
HOOG
Nee
okt-22
onbekend
Ja
Er is voldoende personele capaciteit beschikbaar is om alle wettelijke taken tijdig uit te voeren. Er zijn geen overschrijdingen meer van wettelijke termijnen.
De verbetering is gerealiseerd wanneer er voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is, zodat: 1- achterstanden kunnen worden weggewerkt; 2- de reguliere werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd; 3- geanticipeerd kan worden op (vele) nieuwe ontwikkelingen en wetgeving; 4- er voldoende tijd is om door te ontwikkeling en verbeteringen door te voeren;
202311
3. 1
Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandighede n op orde?
HOOG
Nee
sep-23
1-jan-25
Ja
Gemeente Someren beschikt niet over overzicht van applicaties waarin archief gevormd wordt.
5- de kwetsbaarheid van het team verminderd is. -Onderdeel van het project Overzicht Archiefbescheiden -In beeld brengen welke applicaties in gebruik zijn. -In het overzicht applicaties in beeld brengen in welke applicaties archiefbescheiden worden opgeslagen.
42
202314
5. 1
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
HOOG
Nee
sep-23
1-jan-25
Ja
Gemeente Someren beschikt niet over een compleet en actueel overzicht van digitale archiefbescheiden omdat bepaalde applicaties en netwerkschijven niet in beeld zijn
-Onderdeel van het project Overzicht Archiefbescheiden
202316
5. 3
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
HOOG
Nee
sep-23
1-jan-25
Ja
Informatie is onvoldoende (duurzaam) digitaal toegankelijk.
-Krijgen van een volledig overzicht van archiefbescheiden (zie KPI 1. 5/1. 7/ 3. 1/5. 1) -Na overzicht dienen er ook maatregelen genomen te worden. Het item staat op de routekaart implementatie wetten uit najaar 2023.
43
202322
5. 7
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
HOOG
Nee
1-okt-24
1-jul-25
Nee
Implementeren van het digitaal archiveren van Videotulen conform Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.
- Scope
bepalen (eind 2024) - Uitvoering (begin 2025) - Videotulen (medio 2025) worden volgens nieuwe procedure digitaal duurzaam gearchiveerd + historie tot minimaal 1-1-2020 (met terugwerkend kracht) duurzaam gearchiveerd. - Na oplevering nagaan wat implicaties zijn voor archiveren van de raadswebsite
202323
5. 7
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
HOOG
Nee
1-jul-23
1-jan-25
Ja
Worden alle websites en subsites correct en efficiënt gearchiveerd?
Dit verbeteritem bestaat uit 2 mijlapen: - Mijlpaal 1 " de kraan dicht draaien " de in Q4 bekende subsites zijn ondergebracht onder het bestaande contract (2016) voor de website, zie zaak: 200512697. Doel is om dit zo snel mogelijk geborgd - Mijlpaal 2 " duurzaam oplossing- " Oplossing voor archiveren raadswebsite en videotulen, Eventueel herzien van contracten met leverancier, Archivering borgen in procedure bij starten van nieuwe website/subsite.
44
202326
5. 10
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
HOOG
Nee
sep-23
1-jan-25
Ja
Gemeente Someren beschikt niet over een overzicht van informatieobjecten waarbij gedrag (van het informatieobject) een rol speelt (zoals: 3Dobjecten, Exceldocumenten met formules, websites).
-Betrokken bij het project Overzicht archiefbescheiden -Te betrekken bij het verkrijgen van een overzicht archiefbescheiden.
202327
6. 2
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
HOOG
Nee
mrt-23
1-jan-24
Ja
Het opstellen van verklaringen van migraties, vernietigingen beter borgen.
-Adviseur Informatiebeheer rol in wijzigingsprocedure, Change Advisory Board. (bereikt in 2023) -I. p. v. van migratieverklaringen op advies van RHCe zorgen voor verklaringen rondom vernietiging applicaties oude GSA-domein (SquitXO, Filetrak, Decos Post en Verseon) - Intern handelen conform archiefwet en -regelgingen.
45
202332
7. 1
Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?
HOOG
Nee
jun-23
1-jan-26
Ja
Gemeente Someren heeft informatie die niet binnen de wettelijke termijn is overgebracht, te weten: Uit het blok bestuursarchief 19901999, de archiefbescheiden t/m 1993. - Uit de serie vervallen analoge milieuvergunningen 1990-1999, de archiefbescheiden t/m 1993. - Uit de serie verleende Hinderwetvergunningen t/m 1999, de archiefbescheiden t/m 1993. - Uit de serie bouwvergunningen 19371995, de archiefbescheiden t/m 1993
-Blok 1990-1999 in 2024 zijn geheel overgebracht. Het blok staat nagenoeg klaar voor overbrenging. Personele capaciteit is het grootste struikelblok. -Bouwvergunningen 1937-1995 in 2024 vervangen en overgebracht. Student werkt ong. één dag per week aan verbeteringen van de batches die gecontroleerd zijn door het RHCe. -Bouwvergunningen 1995-2010 in 2025 vervangen en overgebracht. Student werkt ong. één dag per week aan verbeteringen van de batches die gecontroleerd zijn door het RHCe. -Milieuvergunningen 1990-1999 eind 2024 vervangen. Overbrenging voor 1 maart 2025.
46
202333
13
Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet
‘te bewaren
HOOG
Nee
sep-23
1-jan-24
Ja
Gemeente
Someren
heeft
tot
machtiging opschorting aangevraagd geen
archiefbescheiden na
tav:
bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen
bestuursarchief archiefbescheiden
omkleed’ correct in de
1993.
praktijk?
bouwvergunningen 1937-
2010.
1995, de
-Nagaan of een machtiging
voor
bestuursarchief
1990-1999
nodig is of
dat overbrenging
kan worden
-
Uit het blok
-Machtiging aangevraagd voor uitstel overbrenging Milieuvergunningen, zie zaak 200528119. Machtiging op 10-1123 van GS ontvangen, looptijd machtiging 1 mrt. 2025. -Nagaan of machtiging voor bouwvergunningent/m 1995 nog nodig is, alsmede voor bouwvergunningen t/m
1990-
1999, de -
t/m
Uit de serie
archiefbescheiden
t/m
1993. Gemeente
geeft aan wel een machtiging te hebben aangevraagd, nog niet te hebben ontvangen, t. a. v: - Uit de maar
het
geëffectueerd. [Volgens (geanonimiseerd) kan het proces van overbrengen weer opgepakt worden en is een nieuwe
machtiging wellicht overbodig].
serie vervallen
analoge milieuvergunningen 19901999, de
archiefbescheiden 1993.
-
t/m
Uit de serie
verleende
Hinderwetvergunningen t/m 1999, de archiefbescheiden
t/m
1993.
47
202334
8. 2
Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?
AANWIJZIN G
Nee
Doorlopend
Doorlopend
Ja
Meer aandacht voor bijzondere
-Dit is eigenlijk geen verbeterpunt, maar een constant aandachtspunt.
persoonsgegevens bij overdragen van
archiefbescheiden. Zorgen voor beperkingen in de openbaarheid.
48
Backlog
verbeterplan
NR.
KPI
Hoofdvraag KPI
Prio
Backlog
Lopend
Item
Mijlpalen
202336
1. 1
Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
LAAG
Ja
Nee
Actualiseren van de gemeentelijke regelingen n. a. v. inwerkingtreding nieuwe Archiefwet (2021).
-Inwerkingtreding nieuwe Archiefwet (buiten onze invloedssfeer) -Vaststellen nieuwe Archiefververordening ter vervanging van Archiefverordening 2024. -Actualiseren van het besluit informatiebeheer uit 2028.
202301
1. 1
Voldoende gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
LAAG
Ja
Nee
Implementeren van de nieuwe Archiefwet (2021). Implicaties van nieuwe Archiefwet en daarop gebaseerde nieuwe lokale regelingen verwerken/inplannen.
-Inwerkingtreding nieuwe Archiefwet en gewijzigde lokale regelingen -o. a. Nieuwe GR MRE
202302
1. 5
Voldoende gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
GEMIDDELDJa
202306
1. 8
Voldoende gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
GEMIDDELDJa
Nee
Vaststellen van beleid met betrekking tot de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert. Deze voorzieningen kunnen opgenomen worden in de beheerregeling. In voorbereidingPublicatie en bekendmaking in lijn met en volgens fasering van de WOO en de lokale ambitie om maximaal transparant te zijn.
-In april 2022 is gestart met een impactanalyse, zie zaak 200377671 -Onderdeel van de impactanalyse was een ambitiebepaling, MT besluit 14 september 2022, zie zaak 200377671
49
202308
2. 3
202313
4. 1
202315
5. 2
Kan de gemeente beredeneerd LAAG aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt als mede hun kwaliteitsniveau? Werkt de gemeente structureel LAAG aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
GEMIDDELDJa
Ja
Nee
Er worden structureel opleidingsplannen opgesteld en uitgevoerd om het kennisniveau op niveau te houden en m. n. te kunnen anticiperen op nieuwe wet- en regelgeving.
Ja
Nee
Optimaliseren van het kwaliteitssysteem m. n. door daarin ook niet operationele elementen te betrekken en kijken naar betere aansluiting op KIDO. Het kwaliteitssysteem van de gemeente is werkend. Gesteld kan worden dat aan de wettelijke norm voldaan wordt. Er zijn echter nog verbeteringen mogelijk opdat er een meer integraal kwaliteitssysteem wordt toegepast met aandacht voor zowel operationele als ook tactische en strategische facetten. Verdere implementatie van TMLO/MDTO. (Regionaal metadataschema op basis van MDTO is op 2 maart 2021 door het college vastgesteld. ). Het gebruik van het metadataschema is nu te veel reactief. Bij het ontstaan van archiefbescheiden wordt nauwelijks tot geen rekening gehouden met het metadataschema.
Nee
50
202317
5. 3
202319
5. 4
202309
3. 1
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
HOOG
Ja
Nee
De toegankelijkheid waarborgen van mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid (2018).
GEMIDDELDJa
Nee
Gemeente beschikt over niet-duurzame gegevensdragers (DVD’s) in de serie met blijvend te bewaren archiefbescheiden.
GEMIDDELDJa
Nee (wel is begonnen met eerste stappen richting uitfasering van de ruimte)
De archiefruimte voldoet niet aan de wettelijke eisen. De deuren zijn bijvoorbeeld niet zelfsluitend. De archiefruimte dient te voldoen aan wettelijke eisen.
-Waarschijnlijk een project dat vanuit een andere invalshoek (anders dan informatiebeheer) wordt geïnitieerd. Het item staat op de routekaart implementatie wetten uit najaar 2023.
-Op 28 september heeft de gemeenteraad besloten om binnen enkele jaren de archiefruimte uit te faseren, daarvoor is een aanvullend krediet van € 678. 000, beschikbaar gesteld. Zie zaak 200483658. -Vervangen, (vervroegd) overbrengen, vernietigen en uitplaatsen van archiefmateriaal in de archiefruimte. -Archiefruimte overbodig. Overeenkomsten met partij(en) waar uitgeplaatst materiaal opgeslagen ligt. -Beheer en zorg archiefmateriaal dat is uitgeplaatst.
51
202320
5. 5
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
LAAG
Ja
Nee (wel is begonnen met eerste stappen richting uitfasering van de ruimte)
Klimaatbeheersing in de archiefruimte van de gemeente is onvoldoende. Regelmatig wordt de wettelijk toegestane temperatuur van 20 C overschreden.
-Vervangen, (vervroegd)overbrengen, vernietigen en uitplaatsen van archiefmateriaal in de archiefruimte. -Archiefruimte sluiten. Op 28 september heeft de gemeenteraad besloten om binnen enkele jaren de archiefruimte uit te faseren, daarvoor is een aanvullend krediet van € 678. 000, beschikbaar gesteld. Zie zaak 200483658. N. B. gedurende de periode dat de archiefruimte nog beschikbaar is dient de meetapparatuur naar behoren te functioneren.
202321
5. 7
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden?
HOOG
Ja
Nee
Gemeente Someren heeft geen volledig beleid voor duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden. Hoewel er o. a. een beleidsdocument documentbeheer is, beschikt de gemeente niet over overkoepelend beleid, zoals een informatiebeheerplan. Het wordt aanbevolen om ook beleid t. a. v. encryptie en compressie meenemen. Tevens aandacht voor bestandsformaten (bijv. actualisering van beleidsdocument documentbeheer) en de ondersteuning daarvan in Motion, Djuma en eventueel andere applicaties waarin archiefbescheiden worden opgeslagen.
52
202324
5. 7
202325
5. 7
202328
6. 4
202329
6. 4
Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Is er sprake van planmatige ordening, en waarborgen systeem en materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
Hoog
Ja
Nee
Worden alle ruimtelijke plannen correct gearchiveerd?
Hoog
Ja
Nee
Archivering van elektronische berichten zoals WhatsApp en andere berichtendiensten.
HOOG
Ja
Nee
Informatie in taakspecifieke applicaties wordt in veel gevallen niet tijdig vernietigd vanwege het ontbreken van adequate/efficiënte functionaliteiten in de betreffende applicaties.
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
LAAG
Ja
Nee
Vervangen van bouwvergunningen tussen oktober 2010 en april 2017 waarna MyExports Squit-XO in zijn geheel kan worden vernietigd en ook deze serie bouwvergunningen digitaal toegankelijk zijn voor de bedrijfsvoering.
-het overzicht archiefbescheiden zal inzicht geven in waar de problemen zich voordoen. -het daadwerkelijk oplossen van het probleem is iets voor de toekomst. Werken in de Common Grond gedachte kan hierbij een belangrijke impuls zijn. -Eerst dienen bouwvergunningen t/m 2020 vervangen overgebracht te zijn. -Opstellen van handboek vervanging. -Vaststellen handboek en nemen vervangingsbesluit -Daadwerkelijk vervangen -Vervroegd overbrengen of opslaan in eigen digitaal duurzame voorziening.
53
202330
6. 4
Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?