Bijlage Rekenkamer Someren 2025 rapportage onderzoek externe inhuur

Wij zetten daarom in op het verder ontwikkelen en borgen van een afwegingskader waarin procedurele, strategische en financiële overwegingen expliciet worden meegenomen. Dit kader zal niet alleen het proces transparanter maken, maar ook bijdragen aan betere motivering en vastlegging van besluiten tot inhuur. Dit sluit aan bij onze bredere inspanningen op het gebied van organisatieontwikkeling en sturing. Voor de volledigheid merken wij op dat besluitvorming over externe inhuur op bestuurlijk niveau een aangelegenheid is van het college als geheel. Het is niet aan een individuele wethouder om zich hierover uit te spreken. 2. Zorg voor inzicht in externe inhuur voor de gemeentelijke organisatie Ook deze aanbeveling nemen wij ter harte. Het structureel monitoren van externe inhuur zien wij als een noodzakelijke stap naar meer grip en transparantie. Binnen de organisatie is er nadrukkelijk de wens om beter en vaker inzicht te hebben in de omvang en aard van externe inhuur. Tegelijkertijd constateren wij dat de huidige systemen (HR en financieel) slechts in beperkte mate faciliteren in het genereren van de gewenste sturingsinformatie. Wij zullen daarom onderzoeken hoe wij dit inzicht kunnen verbeteren en wat daarvoor nodig is aan technische en financiële middelen. 28

3. Rapporteer op een transparante manier over externe inhuur aan management, college en raad Wij onderschrijven het belang van transparante en frequente rapportage aan het management. Dit vormt ook onderdeel van onze bredere ontwikkeling richting integraal plannen en sturen via domein- en teamplannen. In de P&C-producten wordt reeds gerapporteerd over (budgettaire) afwijkingen, waaronder inhuur. Wij zullen bekijken hoe deze rapportages kunnen worden aangepast, mits dit past binnen de taakverdeling tussen bestuur en organisatie. Voor de Raad achten wij een meer strategisch en financieel verantwoordingsniveau passend; de operationele uitvoering blijft nadrukkelijk bij de organisatie belegd. 4. Intensiveer de samenwerking met omliggende gemeenten voor wat betreft de arbeidsmarktstrategie Deze aanbeveling is herkenbaar. In regionaal verband (de vijf Peelgemeenten en de GR Peelgemeenten) verkennen wij de mogelijkheden voor een gezamenlijke arbeidsmarktstrategie. De samenwerking richt zich op thema’s zoals werving en selectie, opleiding, mobiliteit en waar mogelijk gezamenlijke inhuur. Hoewel deze samenwerking kansen biedt, staan wij nog aan het begin van deze ontwikkeling. De mate waarin dit daadwerkelijk bijdraagt aan het verminderen of efficiënter inzetten van externe inhuur zal in de praktijk moeten blijken. 5.

Baken de strategische keuzevrijheid rondom externe inhuur af Wij begrijpen de zorg die aan deze aanbeveling ten grondslag ligt, maar achten aanvullende afbakening op dit moment niet wenselijk. De huidige werkwijze – waarbij externe inhuur wordt ingezet bij ziekte, verlof, niet ingevulde vacatures of specifieke projecten – is reeds begrensd. Door het verbeteren van afwegingskaders (aanbeveling 1) en het vergroten van inzicht (aanbeveling 2) verwachten wij verdere optimalisatie. Extra regels zouden de flexibiliteit en slagkracht van de organisatie onnodig kunnen beperken. Uiteraard blijven het College en de Raad betrokken bij besluiten waarin extra budget voor inhuur nodig is. Wij danken de Rekenkamer voor haar rapport en zien de bespreking in de commissie Burger en Bestuur en de gemeenteraad met belangstelling tegemoet. 6.2 Nawoord De Rekenkamercommissie is zeer verheugd om met dit rapport de resultaten van ons eerste, langverwachte onderzoek aan de gemeenteraad te kunnen presenteren. Als gevolg van het feit dat dit ons eerste onderzoek betreft, heeft het proces meer tijd in beslag genomen dan oorspronkelijk voorzien. Hierdoor verschijnt dit rapport later dan gepland. Tegelijkertijd heeft deze extra tijd bijgedragen aan de zorgvuldigheid en kwaliteit van ons werk.

Wij spreken onze waardering uit voor de positieve en constructieve wijze waarop het college op onze bevindingen en aanbevelingen heeft gereageerd. Het college onderkent het belang van verdere professionalisering en transparantie rond externe inhuur en toont zich bereid om

29

onze aanbevelingen ter harte te nemen. De bestuurlijke reactie getuigt van reflectie en de wens om gericht stappen te zetten in de verdere ontwikkeling van de organisatie. Wij volgen deze ontwikkelingen met belangstelling en stellen het op prijs indien het college de raad en ons op de hoogte houdt van de voortgang van de aanbevelingen die worden opgepakt. Daarmee wordt niet alleen recht gedaan aan het doel van dit onderzoek, maar wordt ook een basis gelegd voor verdere verbetering van de sturing op externe inhuur binnen de gemeentelijke organisatie.

30

Bijlage 1: Onderzoeksvragen Hoofdvraag: In hoeverre is de externe inhuur binnen de gemeente Someren doelmatig en rechtmatig en op welke wijze kan dit verder worden verbeterd? Deelvragen: 1. Wat is de omvang (financieel en in FTE) en samenstelling van de externe inhuur binnen de gemeente Someren over de afgelopen jaren (2019-2024)? o Welke afdelingen maken het meest gebruik van externe inhuur, en voor welke functietypen en waarom? o Worden er meerdere offertes voor externe inhuur ingewonnen? o Hoe verloopt de duur en frequentie van externe inhuur, en wat zijn de redenen voor langdurige of herhaalde inhuur? o Waarom is externe inhuur binnen bepaalde afdelingen noodzakelijk? Zijn er structurele of tijdelijke oorzaken? 2. Hoe verhoudt de externe inhuur binnen Someren zich tot landelijke benchmarks en de gemeentelijke eigen vaste formatie? o Welke benchmarknormen zijn van toepassing (bijv. 18% gemiddelde externe inhuur)? o Hoe groot is de vaste formatie, en welke invloed hebben factoren zoals ziekteverzuim en verlof op de behoefte aan externe inhuur? o Waarom wijkt het inhuurpercentage af van landelijke benchmarks? Zijn er specifieke omstandigheden die dit verschil verklaren? 3.

Welke beleidskaders en normen hanteert de gemeente Someren bij het bepalen van inhuurbehoeften? o Welke richtlijnen zijn er voor projectmatige, capaciteitgebonden en specialistische inhuur, en waarom worden deze gehanteerd? o In hoeverre voldoen de huidige beleidskaders aan de praktische behoeften van de gemeente, en waarom wordt er soms afgeweken van gestelde normen? 4. Hoe verloopt het proces van verantwoording over externe inhuur richting de gemeenteraad? o Worden de daadwerkelijke inhuurkosten tijdig en transparant gerapporteerd, en waarom? o Hoe worden afwijkingen tussen begrotingen en realisaties verklaard, en waarom komen deze afwijkingen regelmatig voor?

31

5. Welke beheersmaatregelen zijn mogelijk om de afhankelijkheid en kosten van externe inhuur te beperken? o Welke initiatieven zijn er om vacatures sneller intern op te vullen, en waarom zijn deze tot nu toe wel of niet succesvol? o Welke alternatieven zijn overwogen om de vaste formatiecapaciteit te vergroten, en waarom zijn deze wel of niet toegepast? o Waarom blijft externe inhuur een terugkerende oplossing, en welke structurele veranderingen kunnen dit mogelijk verminderen?

32

Bijlage 2: Lijst van te bestuderen/ reeds bestudeerde documenten •

•

•

•

• •

•

•

Jaarstukken (2019-2024): Jaarlijkse financiële overzichten en toelichtingen van de gemeente, waarin de kosten en specificaties van externe inhuur worden weergegeven. Programmabegrotingen (2019-2024): Beleids- en financiële kaders voor de toekomstige jaren, waarin de geplande kosten voor externe inhuur zijn opgenomen en vergeleken met de gerealiseerde kosten. Accountsverslagen (2019-2024): Verslagen van de accountant met een onafhankelijke controle op de financiën en inhuur van externe partijen, inclusief bevindingen en aanbevelingen. Managementletters (2019-2024): Tussentijdse rapportages van de accountant aan het management over de financiële stand van zaken, met aandachtspunten rondom de beheersing van externe inhuur. Jaarverslagen van afdelingen (2019-2024): Interne rapportages per afdeling waarin inzicht wordt gegeven in personele inzet en externe inhuur. Jaarverslag gemeentelijke organisatie (2019-2024): Samenvattend verslag van de gemeente over het algehele functioneren en de financiële gezondheid, inclusief inhuurbeleid en realisatie. Personeelsmonitor Gemeenten (2023 en 2024, A&O-fonds): Landelijke benchmarkinformatie over personeelsinzet en externe inhuur bij gemeenten, gebruikt voor vergelijking met de situatie in Someren. Ministerie van Financiën, Rijksbegrotingsvoorschriften externe inhuur, 27 juli 2017.

33

Bijlage 3: Planning en tijdsindicatie Het geplande onderzoek heeft plaatsgevonden in vijf fasen, waarbij elke fase een specifieke focus en doelstelling heeft gekregen om een grondig beeld te krijgen van de externe inhuurpraktijk binnen de gemeente Someren. De planning van het onderzoek was zoals hieronder weergegeven. Het tijdspad voor dit onderzoek is later bijgesteld, zodat het onderzoek zorgvuldig afgerond kon worden. Hierdoor is het onderzoeksrapport iets later opgeleverd dan oorspronkelijk beoogd. 1. Voorbereiding en oriëntatie: gestart - november 2024 In de eerste fase werden oriënterende gesprekken gevoerd, waaronder een gesprek met de concerncontroller van de gemeente Someren om de verwachtingen rond het onderzoek af te stemmen. De rekenkamer begon met een inventarisatie en verkenning van relevante documenten, zoals financiële jaarstukken, programmabegrotingen en beleidsstukken. Deze voorbereidende fase vormde de basis voor een grondige probleemverkenning en een beter inzicht in het inhuurbeleid van de gemeente. Daarnaast werd een onderzoeksopzet opgesteld en naar de raad gestuurd.4 2. Documentenanalyse en benchmarking: november - december 2025 In deze fase stond het verzamelen en analyseren van kwantitatieve gegevens centraal.

De rekenkamer heeft een gedetailleerde documentenanalyse uitgevoerd om de uitgaven aan externe inhuur per afdeling te onderzoeken, op basis van de financiële rapportages en begrotingen van de gemeente. Ook werd een vergelijking gemaakt met landelijke benchmarks om de positionering van de gemeente Someren te kunnen beoordelen. De uitkomsten van deze fase vormden de basis voor de kwalitatieve verdieping in de volgende fase. 3. Interviews en casestudies: januari – april 2025 In de derde fase werden interviews gehouden met sleutelfiguren binnen de gemeente, zoals afdelingshoofden en beleidsmedewerkers. Deze gesprekken zijn bedoeld om kwalitatieve inzichten te verkrijgen in het strategische en beleidsmatige gebruik van externe inhuur, de gemaakte afwegingen tussen intern en extern personeel en specifieke overwegingen per afdeling. Er zijn uiteindelijk geen casestudies opgesteld om bepaalde inhuurprojecten gedetailleerd te onderzoeken (zoals de inzet van externe projectleiders bij complexe of langdurige projecten), wat in de onderzoeksopzet nog als mogelijkheid werd openhouden – maar niet noodzakelijk bleek voor het onderzoek zelf. Deze fase hielp bij het identificeren van knelpunten en kansen rondom externe inhuur. 4. Conceptrapportage en wederhoor: maart – juni 2025 Op basis van de verzamelde data en inzichten uit de voorgaande fasen is in deze fase een conceptrapport opgesteld.

Dit rapport bestaat uit twee delen: een bevindingendeel en een aanbevelingendeel.

4

Zie Ingekomen stukken Rekenkamer met onderzoeksopzet- december 2024 Gemeente Someren.

34

Conform de standaarden van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers (NVR) zijn twee toetsingsrondes toegepast. De eerste ronde betreft een ambtelijke feitencheck, waarbij de ambtelijke organisatie de gelegenheid krijgt om feitelijke onjuistheden aan te geven en te reageren op de bevindingen. Na verwerking van deze reacties wordt het rapport verder uitgewerkt. Daarna volgt de tweede toetsingsronde: het bestuurlijk hoor en wederhoor. In deze fase krijgt het college de gelegenheid te reageren op de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer. De bestuurlijke reactie van het college wordt in alle gevallen integraal opgenomen in het eindrapport van de rekenkamer. 5. Afronding en presentatie: augustus 2025 In de laatste fase werd het rapport definitief afgerond na verwerking van de feedback uit het bestuurlijk wederhoor. De rekenkamer mikte aanvankelijk op presentatie van het eindrapport aan de gemeenteraad in juni 2025. Dit is echter niet mogelijk gebleken. De presentatie zal nu plaatsvinden na het zomerreces. Tijdens de presentatie worden de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen toegelicht. Eveneens wordt het rapport formeel gepubliceerd, waarmee de rekenkamer het onderzoek afsluit en de gemeenteraad van een onderbouwde basis voorziet voor continuering dan wel amendering van het externe inhuurbeleid.

Deze gefaseerde aanpak voorziet in een systematische en gedetailleerde benadering om een volledig beeld van de externe inhuur binnen de gemeente Someren te verkrijgen, wat leidt tot onderbouwde aanbevelingen voor een doelmatiger inhuurbeleid.

35

36