Benchmarkrapport griffies anno 2022, Bureau MB

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

39

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 3.2. Vergelijking van gemeenten kleiner dan 25.000 inwoners In Brabant, Gelderland en Limburg hebben 55 gemeenten minder dan 25.000 inwoners. Daarvan hebben 43 gemeenten meegedaan aan het benchmarkonderzoek, een respons van 78%. Naast de 43 raadsgriffiers hebben we in deze categorie 19 raadsadviseurs, 4 commissiegriffiers, 1 communicatiemedewerker, 33 griffiemedewerkers en 4 griffiesecretaresses geteld. De gemiddelde raadsgriffie in deze categorie heeft een omvang van 1,71 fte. De kleinste griffie heeft een omvang van 0,45 fte, de grootste 3,00 fte.

A. De vergelijking in beeld In het onderstaande overzicht zijn de raadsgriffies ingetekend op basis van hun formatieve omvang. Van 'boven naar beneden' in een vak, staat voor de grootte van de gemeente, boven is groter en beneden is kleiner. Van 'links naar rechts' staat voor de omvang van de griffie van klein naar groot. In bijlage 2 hebben we van alle griffies een organisatieschema met functies, formatie en loonschalen ingevoegd. In bijlage 1 vindt u alle griffies in tabelvorm.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

40

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 B. Wat opvalt in deze categorie De belangrijkste constateringen op een rij. Bij de invoering van het duale bestel is ruim 50% van de gemeenteraden gestart met een sologriffier. Anno nu hebben we nog één gemeente in Gelderland en één in Limburg met een sologriffier. We mogen stellen dat er zo langzamerhand een einde is gekomen aan dit fenomeen. De basisgriffie met een griffier en een griffiemedewerker hebben we 20 keer geteld en een basisgriffie met een griffier, een raadsadviseur (of commissiegriffier) en griffiemedewerker hebben we 21 keer geteld. De bandbreedte in de omvang van deze categorie griffies vertoont weinig samenhang met de omvang van de gemeenten.

Belangrijkste conclusies van deze paragraaf. Uit de analyse van de functiebeschrijvingen komt naar voren dat het 'papieren' takenpakket vaak niet past bij de formatieve omvang van de griffies van kleine gemeenten. Er zijn niet genoeg handjes om aan de verwachtingen te voldoen. Het risico van werkdruk(beleving) op de griffie en half werk(beleving) bij de raad ligt hier op de loer. De gemeenteraden in de kleine categorie functioneren relatief traditioneel. Redenerend vanuit het vooruitstrevende perspectief van het duale bestel hebben deze gemeenteraden veelal een (te) kleine griffie.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

41

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 3.3. Vergelijking van gemeenten tussen 25.000 en 60.000 inwoners In Brabant, Gelderland en Limburg hebben 64 gemeenten 25.000 tot 60.000 inwoners. Daarvan hebben 50 gemeenten meegedaan aan het benchmarkonderzoek, een respons van 78%. Naast de 50 raadsgriffiers hebben we in deze categorie 47 raadsadviseurs, 7 commissiegriffiers, 6 communicatieadviseurs, 3 communicatiemedewerkers, 40 griffiemedewerkers en 4 griffiesecretaresses geteld. De gemiddelde raadsgriffie in deze categorie heeft een omvang van 2,89 fte. De kleinste griffie heeft een omvang van 1,43 fte, de grootste 5,16 fte.

A. De vergelijking in beeld In het onderstaande overzicht zijn de raadsgriffies ingetekend op basis van hun formatieve omvang. Van 'boven naar beneden' in een vak, staat voor de grootte van de gemeente, boven is groter en beneden is kleiner. Van 'links naar rechts' staat voor de omvang van de griffie van klein naar groot. In bijlage 2 hebben we van alle griffies een organisatieschema met functies, formatie en loonschalen ingevoegd. In bijlage 1 vindt u alle griffies in tabelvorm.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

42

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 B. Wat opvalt in deze categorie De belangrijkste constateringen op een rij. De basisgriffie met een griffier en een griffiemedewerker hebben we 4 keer geteld en een basisgriffie met een griffier, een raadsadviseur (en of commissiegriffier) en griffiemedewerker hebben we 26 keer geteld. De plusgriffie met een griffier, raadsadviseur (en of commissiegriffier) en griffiemedewerker, vaak voorkomend in een dunne omvang tussen 3,00 en 4,00 fte, hebben we 16 keer geteld. Binnen deze groep plusgriffies wordt extra inzet gepleegd op het raadsadvieswerk en de versterking van het sturend vermogen van de raad. De plusgriffie met griffier, raadsadviseur (en of commissiegriffier), communicatieadviseur en griffiemedewerker, vaak voorkomend in de dikkere omvang tussen 4,00 en 5,00 fte, hebben we 5 keer geteld. Binnen deze kleine groep plusgriffies wordt extra inzet gepleegd op raadsadvies en communicatie ter versterking van zowel het sturingsvermogen als de externe focus. De bandbreedte in de omvang van deze categorie griffies is aanmerkelijk groter dan in die van de kleine gemeenten maar vertoont opnieuw slechts een beperkte samenhang met de omvang van de gemeente.

Belangrijkste conclusies van deze paragraaf. Middelgrote gemeenten hebben gemiddeld een wat omvangrijkere griffie dan kleine gemeenten. Zij kunnen het basispakket meestal wel waarmaken en soms zelfs hier en daar een plusje leveren. Een klein deel van de gemeenten heeft een griffie met een stevige plusomvang, deze griffies sluiten veel beter aan bij het takenpakket wat uit de functiebeschrijvingen naar voren komt. Ook in deze categorie functioneren de meeste gemeenteraden nog relatief traditioneel. Redenerend vanuit het vooruitstrevende perspectief van het duale bestel hebben deze gemeenteraden veelal een kleine griffie. Vooral het inzetten op externe focus wordt weinig gedaan.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

43

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 3.4. Vergelijking van gemeenten groter dan 60.000 inwoners In Brabant, Gelderland en Limburg hebben 16 gemeenten meer dan 60.000 inwoners. Daarvan hebben 13 gemeenten meegedaan aan het benchmarkonderzoek, een respons van 68%. Naast de 13 raadsgriffiers hebben we in deze categorie 17 raadsadviseurs, 3 commissiegriffiers, 3 communicatieadviseurs, 4 communicatiemedewerkers, 2 bureaucoördinatoren, 13 griffiemedewerkers en 4 griffiesecretaresses geteld. De gemiddelde raadsgriffie in deze categorie heeft een omvang van 5,13 fte. De kleinste griffie heeft een omvang van 2,20 fte, de grootste 8,00 fte.

A. De vergelijking in beeld In het onderstaande overzicht zijn de raadsgriffies ingetekend op basis van hun formatieve omvang. Van 'boven naar beneden' in een vak, staat voor de grootte van de gemeente, van groot naar klein. Van 'links naar rechts' staat voor de omvang van de griffie van klein naar groot. In bijlage 2 hebben we van alle griffies een organisatieschema met functies, formatie en loonschalen ingevoegd. In bijlage 1 vindt u de griffies in tabelvorm.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

44

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 B. Wat opvalt in deze categorie De belangrijkste constateringen op een rij. De basisgriffie met een griffier, een raadsadviseur (en of commissiegriffier) en griffiemedewerker hebben we 1 keer geteld. De plusgriffie met griffier, raadsadviseur (en of commissiegriffier) en griffiemedewerker (dunne omvang 3,00 tot 4,00 fte), hebben we 1 keer geteld. De plusgriffie met griffier, raadsadviseur (commissiegriffier, communicatieadviseur en griffiemedewerker (dikke omvang 4,00 tot 5,00 fte), hebben we 2 keer geteld. We hebben 9 strategische griffies geteld waarvan er 2 boven de 7,5 fte uitkomen en de andere 7 een omvang hebben van 5,00 tot 6,25 fte. De bandbreedte in de omvang van de raadsgriffies van de grote gemeenten is te vergelijken met die van de middelgrote gemeenten. Ook in deze categorie zien we een beperkte samenhang tussen de omvang van de griffie en de omvang van de gemeente.

Belangrijkste conclusies van deze paragraaf. Grote gemeenten hebben op hun beurt weer gemiddeld een omvangrijkere griffie dan middelgrote gemeenten. Zij kunnen meestal een goed pluspakket tot een compleet pakket leveren. Redenerend vanuit het vooruitstrevende duale perspectief hebben deze gemeenteraden veelal een griffie op voldoende sterkte. In deze categorie kunnen de meeste gemeenteraden acteren met voldoende sturingsvermogen en externe focus.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

45

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 3.5. Raadsgriffies, een vergelijking van de drie provincies De drie provincies ten opzichte van elkaar. In Brabant zijn er 56 gemeenten waarvan er 43 hebben meegewerkt aan het onderzoek, een respons van 77%. In Gelderland zijn er 51 gemeenten waarvan er 35 hebben meegewerkt, een respons van 69%. In Limburg zijn er 31 gemeenten waarvan er 28 hebben meegewerkt, een respons van 90%.

A. De vergelijking in beeld In de onderstaande drie overzichten zijn de raadsgriffies ingetekend per provincie op basis van hun formatieve omvang. Van 'boven naar beneden', staat voor de grootte van de gemeente, boven is groter en beneden is kleiner. Van 'links naar rechts' staat voor de omvang van de griffie van klein naar groot.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

46

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

47

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

B. Wat opvalt De belangrijkste constateringen op een rij. In de categorie van kleine gemeenten in de drie provincies zien we vooral veel overeenkomsten in de inrichting en omvang van de griffies. In de categorie middelgrote gemeenten in Brabant zien we dat een beperkt aantal gemeenten een wat grotere griffie heeft. In de categorie grote gemeenten valt Limburg op met de steden Maastricht en Venlo die griffies hebben van respectievelijk 8,00 fte en 7,70 fte. Verder is de gemiddelde raadsgriffie in Gelderland iets kleiner dan in Brabant en Limburg. Tenslotte valt op dat in Gelderland 43% van de gemeenteraden werken met raadscommissies, in Brabant 50% en in Limburg 61%.

Belangrijkste conclusie van deze paragraaf. De overeenkomsten tussen de provincies zijn groot.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

48

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

4. Raadsgriffiefuncties Er is nog een wereld te winnen in de personele structuur van raadsgriffies. Griffies zijn kleine organisaties die bestaan uit een beperkt aantal medewerkers. We weten dat kleine samenwerkingsverbanden zich anders organiseren dan grotere. Kleine organisaties regelen hun samenwerking veelal mondeling. Er zijn vaak maar een handjevol afspraken en tijdens het werk wordt de rest geregeld. Als er al iets is vastgelegd dan zijn dat veelal papieren tijgers met weinig invloed op de praktijk. De (kleine) griffie is echter geen organisatie die op zichzelf staat. Zij is net als de raad, het college en de ambtelijke organisatie onderdeel van de grote gemeentelijke organisatie. Zij hoort net als de ambtelijke organisatie een stevige organisatiegraad te hebben zodat zij aansluit op de andere gremia. In de griffiepraktijk zien we echter dat griffies acteren als kleine organisaties. Met dat perspectief van de kleine in de grote organisatie hebben we naar de grote hoeveelheid ambtsinstructies, functiebeschrijvingen en andere meegestuurde documenten gekeken. Er is nog een wereld te winnen in de positionering van de raadsgriffier en de organisatie van de griffie. De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan van de gemeente. Je zou dan verwachten dat de griffier dan ook als eerste (hoogste) ambtenaar in de gemeentelijke organisatie gepositioneerd zou worden.

In de praktijk is het echter zo dat de secretaris meestal die positie krijgt toebedeeld. Deze positiewissel is echter niet onlogisch. In ons lokale bestel is het college door zijn set bevoegdheden en ondersteuning van die grote ambtelijke organisatie het machtigste bestuursorgaan van de gemeente. Daarbij komt nog dat colleges zijn bemenst met veelal de sterkste mensen uit de partijkaders en de burgemeester. De ambten van burgemeester en wethouders zijn (in principe) fulltime banen en het ambt van raadslid is een parttime (bij)baan. Raden doen er dus verstandig aan om de griffier in de ambtsinstructie en functiebeschrijving stevig te positioneren. In de eerste paragraaf van dit hoofdstuk bespreken we de systematiek van het beschrijven en waarderen van functies en de functiesystemen waarmee je griffies kunt structureren en raadsgriffiers kunt positioneren. In de tweede paragraaf bespreken we de verschillende griffiefuncties zoals die naar voren komen uit het onderzoek. In de laatste paragraaf bespreken we de cijfers die we gedestilleerd hebben uit al die honderden functiebeschrijvingen.

4.1. Functiesystemen bij de lokale overheid Functiesystemen vormen het hart van het vakgebied personeel en organisatie. Voordat we ingaan op wat functiesystemen zijn en doen, even kort iets over het vak. Het bestaat uit twee deelgebieden: organisatie-management en personeelsmanagement. Met organisatiemanagement wordt ondersteuning geleverd aan het lijnmanagement om de organisatie in te richten en de formatie te beheren. Met personeelsmanagement wordt ondersteuning geleverd om de instroom, doorstroom en uitstroom van het personeel in goede banen te leiden. Daarnaast wordt er ondersteuning geleverd om het welbevinden, de ontwikkeling en het functioneren van personeelsleden te bevorderen. In deze paragraaf bespreken we eerst wat functiesystemen zijn, wat je ermee kunt doen, en hoe je functies beschrijft en waardeert. Daarna staan we stil bij de drie functiesystemen zoals die in de branche worden gebruikt.

A. Functiesystemen en het beschrijven en waarderen van functies Functiesystemen spelen een belangrijke rol in organisatie- en personeelsmanagement. Een functiesysteem is een hulpmiddel voor het opstellen van het organisatiebeleid, het inrichten van organisaties in organisatieonderdelen (zoals afdelingen, teams) en in functies, het beschrijven en waarderen van functies, het vastleggen

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

49

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 van (functie)competenties, het vaststellen van het beloningsbeleid, het sluiten van Cao's, het aannemen van personeel en het aangaan van arbeidscontracten. Dit is de primaire functie van een functie-systeem. Functiesystemen zijn tevens een hulpmiddel voor het opstellen van het personeelsbeleid, het ontwikkelen van: individuen, teams, afdelingen en de organisatie als geheel, en het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Dit is de secundaire functie van het functiesysteem. Functiesystemen zijn tenslotte een hulpmiddel om te komen tot de verbetering van de performance van individuen, teams, afdelingen en de gehele organisaties met in het verlengde daarvan de optimalisering van de dienstverlening. Dit is de tertiaire functie. Een functiesysteem kan bestaan uit: een organisatieplan, een organogram, een personeelsplan, een functieboek met functiebeschrijvingen (bestaande uit: functieprofielen, competentieprofielen, functiewaarderingen), individuele-, team- en afdelingsontwikkelplannen, functionerings- en beoordelingsoverleg met onderleggers. Een functiesysteem is een instrumentenkoffer waarmee je een organisatie professioneel kunt inrichten en laten functioneren. Raadsgriffies zijn kleine organisaties zonder opdeling, er is dus alleen sprake van een (klein) teamverband.

Er moet dus met lichte instrumenten worden gewerkt, passend bij de schaal van de griffie. Functiesystemen kun je van bovenaf benaderen: van de primaire naar de secundaire naar de tertiaire functie. Je kunt functiesystemen ook van onderop benaderen: van de tertiaire naar de secundaire naar de primaire functie. De benadering van de VNG, de brancheorganisaties en veel gemeenteraden is er één van bovenaf. Logisch, het gaat hen om goed werkgeverschap, wederzijdse positiebepaling en politiek-bestuurlijke legitimatie. Belangrijke en legitieme doelen maar er is in de praktijk meer nodig voor het goed inrichten en laten functioneren van raadsgriffies. De benadering van BureauMB is er één van onderop. Ook logisch ons doel is om raadsgriffies in hun ontwikkeling en performance te versterken. Wij vertrekken vanuit de ondersteuningsbehoefte van de raad en het dienstverleningspakket dat daarbij hoort. We vertalen dat naar een werkwijze en performance van de griffie, de tertiaire insteek. Vervolgens stellen we vast wat dat betekent voor de ontwikkeling van de griffier en de andere functionarissen op de griffie, de secundaire insteek. Tenslotte verankeren wij die zaken in een griffiestructuur (uitgebreid functiesysteem), arbeidsvoorwaarden en contracten, de primaire insteek. Kortom een omdraaiing van het perspectief. Het invoeren van een functiesysteem verloopt in drie fasen.

De eerste fase bestaat uit het analyseren van het takenpakket van een organisatie(onderdeel). Vervolgens worden aan de hand van een logische taakverdeling de potentiële functies gedefinieerd en in onderlinge samenhang beschreven. Het gekozen functiewaarderingssysteem is bepalend voor het format van de functiebeschrijvingen. Bijna ieder systeem kent zijn eigen standaard functiebeschrijving. In de tweede fase worden de beschreven functies gewaardeerd. Dit waarderen doet men meestal aan de hand van een aantal kenmerken. Na het waarderen worden de functies geordend ten opzichte van elkaar in zwaarte en naar functiegroepen. In de laatste fase wordt het functiesysteem geïmplementeerd en geborgd. Gedurende het implementatieproces wordt er gekeken of het systeem past in de praktijk en wordt er bijgestuurd als dat nodig blijkt te zijn. Functiebeschrijvingen vormen het hart van een functiesysteem. In een organisaties die groter zijn dan één persoon wordt het werk verdeeld. Een logisch afgebakend deel van het werk noemen we een functie. De functie wordt uitgevoerd door één of meerdere personen. Als we zo'n functie gestructureerd optekenen dan spreken we over een functiebeschrijving. Een functiebeschrijving bevat informatie over de taken die belegd zijn in die functie soms zijn er ook prestatie-indicatoren gekoppeld aan die taken.

Verder bevat de functiebeschrijving informatie over de plaats binnen de organisatie, het doel, de bevoegdheden en verantwoordelijkheden Tenslotte zegt een functiebeschrijving iets over competenties. Er zijn verschillende vormen van functiebeschrijvingen. De persoonsgerichte (specifieke) functiebeschrijving is een gedetailleerd uitgewerkte beschrijving van het werk dat een functionaris doet. De functionaris is hier de bron, de functiebeschrijving is (individueel) maatwerk. Organisaties die werken met specifieke functiebeschrijvingen hebben verhoudingsgewijs de meeste beschrijvingen en ook het meeste werk om een functiesysteem

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

50

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 te ontwikkelen en onderhouden. Deze functiesystemen zijn zeer geschikt voor de persoonlijke ontwikkeling en performanceverbetering van medewerkers, het tertiaire gebruik van de functiebeschrijving. De organieke functiebeschrijving is een veel minder gedetailleerd uitgewerkte beschrijving. De organisatie is hier de bron en de algemenere beschrijving past bij het takenpakket van meerdere functionarissen. Dit leidt tot aanmerkelijk minder functiebeschrijvingen en een makkelijker te ontwikkelen en onderhouden functiesysteem. Deze functiesystemen zijn geschikt voor primair en secundair gebruik. Voor de tertiaire toepassing zijn aanvullende instrumenten nodig. De generieke functiebeschrijving is nog verder veralgemeniseerd. Een branche is hier meestal de bron. Functies, in organisaties binnen de branche, die enigszins op elkaar lijken worden hiermee afgedekt. Dit leidt tot nog veel minder (standaard) beschrijvingen. Deze functiebeschrijvingen zeggen nog weinig over het feitelijke werk van de functiehouders. Deze functiesystemen zijn vooral geschikt voor het primaire gebruik. Naast de mate van detail kunnen functiebeschrijvingen ook nog variëren in de keuze voor een taakstellende manier van beschrijven van het takenpakket of een resultaatstellende manier. Ook de combinatie van taakstellend en resultaatstellend beschrijven, komt voor.

Er zijn verschillende functiewaarderingsmethoden. Functies waarderen is het proces van wegen en indelen van de functiebeschrijvingen binnen een organisatie naar hun relatieve zwaarte en deze vervolgens te koppelen aan het beloningsbeleid van die organisatie. De eerste en eenvoudigste functiewaarderingsmethode is die van functievergelijking. De functies worden in hun geheel naast elkaar gelegd en zo gewogen en in volgorde geplaatst. Gemakkelijk en snel maar ook zwak in de onderbouwing. De tweede methode is functieclassificatie. De functies worden in groepen ingedeeld, voor die groepen worden ijkfuncties gemaakt en daarmee worden de werkelijke functies in hun geheel vergeleken en in volgorde geplaatst. De derde methode is de kenmerkenanalyse. De functies worden beoordeeld op een aantal kenmerken en daar worden scores (punten) aan gekoppeld, het puntentotaal bepaalt dan de zwaarte van een functie. In de praktijk komen vaak combinaties van deze drie methoden voor. De kenmerken analyse is het beste onderbouwt maar vergt ook de meeste tijd en expertise. Met een conversietabel wordt het functiegebouw gekoppeld aan het specifieke beloningsbeleid van een organisatie. Met waarderen wordt dus de relatieve zwaarte van functie bepaald en met een conversietabel worden de functies gekoppeld aan de salarisschalen.

De meeste functiewaarderingssystemen die bij de (semi)overheid worden gebruikt zijn gebaseerd op Fuwasys. Dit waarderingssysteem is ontwikkelt door BZK en is een kenmerkenvergelijkingssysteem. Fuwasys meet op 14 meetkenmerken, ieder kenmerk scoort 1 tot 5 punten, de lichtste functies scoren 14 punten, de zwaarste scoren 70 punten.

B. Lokale functiesystemen Raadsgriffies en ambtelijke organisaties die zelf hun functies (laten) beschrijven en (laten) waarderen, hanteren functiesystemen zoals ODRP-OFS of Fuwasys. In de grote(re) gemeenten heeft men vaak eigen functiesystemen die gebaseerd zijn op de Fuwasys-methodiek. De meeste functiebeschrijvingen bij de griffies uit ons benchmarkonderzoek, zijn organiek en taakstellend ingestoken, soms geordend in resultaatgebieden, bij ambtelijke organisaties is de generieke functiebeschrijving echter stevig in opmars. De Fuwasys functiesystemen worden geleidelijk aan weggedrukt uit de ambtelijke organisaties van gemeenten. Dit komt door de opmars van het HR21 functiesysteem, meer hierover in subparagraaf B. Griffies van gemeenten zijn minder enthousiast over het HR21 functiesysteem, en kiezen daarom nog in grote getale voor de op Fuwasys gebaseerde functiesystemen, de teller staat op 61% functiebeschrijvingen op basis van een lokaal functiesysteem.

C. Functiesysteem HR21 De VNG heeft een nieuw generiek functiesysteem in het leven geroepen, het HR21 functiesysteem. De VNG wilde één functiebeschrijvings- en waarderingssysteem voor alle gemeenten en hun gemeenschappelijke

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

51

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 regelingen. Inmiddels gebruikt na elf jaar ruim de helft van alle ambtelijke organisatie dit functiesysteem met bijbehorende centrale applicatie. HR21 bevat ruim honderd generieke normfuncties waaraan vaste competentieprofielen en waarderingen zijn gekoppeld. De functiebeschrijvingen zijn taakstellend geformuleerd en in resultaatgebieden geordend. Aangesloten gemeenten hoeven geen eigen functiebeschrijvingen meer te maken, zij selecteren de functies uit de standaard bibliotheek. Deze reeds gewaardeerde functiebeschrijvingen worden dan één op één gebruikt. Zit er geen passende normfunctie in de standaard bibliotheek dan kunnen gemeenten hun eigen lokale functiebeschrijving ontwikkelen en onderhouden in hun eigen HR21 omgeving. De lokale functies moeten dan wel nog apart gewaardeerd worden. Het is echter wel de bedoeling dat gemeenten zuinig omgaan met deze mogelijkheid van lokale beschrijvingen. Het HR21 functiesysteem is door zijn digitale opzet, gebruiksvriendelijk, onderhoudsvriendelijk en (kosten)efficiënt. De waarderingsmethodiek van HR21 wijkt af van die van Fuwasys.

Functiebeschrijvingen worden gewaardeerd op basis van twee invalshoeken, ieder met drie dimensies, in principe dus 6 meetkenmerken waarmee functiebeschrijvingen worden gewogen, het beschrijven van functies dient wel te geschieden op basis van de specifieke HR21-format. De globale opzet van de taakomschrijving binnen de functiebeschrijvingen heeft voordelen en nadelen. Belangrijk voordeel, de ruime taakomschrijving maakt medewerkers breed inzetbaar. Bij een wijzigend takenpakket blijven de generieke HR21 functiebeschrijvingen langer passend dan organieke- en specifieke functiebeschrijvingen. Belangrijk nadeel van het systeem is het ontbreken van specifieke griffiefuncties. Voor de functies op de griffie moet een keuze worden gemaakt uit de normbeschrijvingen voor de ambtelijke organisatie en die sluiten onvoldoende aan. Daarnaast heeft de raadsgriffie een andere dynamiek dan de ambtelijke organisatie. Werken voor de gemeenteraad betekent werken binnen een complex bestuursorgaan met commissies, fracties, coalitie en oppositie. Een arena met gemeenschappelijke en tegengestelde belangen en doelen. Waarin de griffie 'politiek neutraal' (een contradictio in terminis) moet adviseren. Een gremium waarin lager geplaatsten van de griffie nee moeten kunnen zeggen tegen hoger geplaatsten van de raad. Tegenover het werken voor het college.

Een enkelvoudig veel kleiner bestuursorgaan, collegiaal opererend veel meer vanuit gemeenschappelijke belangen en doelen. Waarin gewerkt wordt voor één of enkele portefeuillehouders en een college dat mee veert in hun verlengde. Kortom het HR21 functiesysteem sluit onvoldoende aan op de inrichting, werkwijze en werkdynamiek van de griffie. Uit onze cijfers komt naar voren dat het HR21 functiesysteem voor 31% van de functiebeschrijvingen van de raadsgriffies is ingezet.

D. Functiesysteem van de brancheorganisaties De VNG en de brancheverenigingen van griffiers en raadsleden konden zich niet vinden in het HR21 functiesysteem voor raadsgriffie(r)s. Hun kritiek was drieledig. Eén, er is te weinig oog voor de specifieke kenmerken van de functie van griffier. Twee, er is voor de raadsgriffier een functiezwaarte-indeling gemaakt in drie niveaus en dat vonden zij ongewenst. Drie, er zijn geen functiebeschrijvingen voor de andere functies op de griffie. Daarom hebben zij eigen functiebeschrijvingen opgesteld voor de griffier en een aantal andere functies op de griffie. De beschrijvingen zijn in 2017 gedistribueerd naar griffiers, werkgeverscommissies, burgemeesters en hrm-afdelingen. Begin 2021 hebben zij hun bezwaren opgeschort. Zij hebben vastgesteld dat gemeenteraden de griffiersfunctie verschillend invullen. Zij vinden het belangrijk dat gemeenteraden worden ondersteund door een stevige griffie(r), maar respecteren de vrijheid van gemeenteraden om zelf invulling te geven aan de eigen ondersteuning en de toepassing van een bepaald profiel op de functie van de griffier. Twee derde van de gemeenten die bij HR21 zijn aangesloten hebben een eigen lokaal profiel voor de functie van de griffier en dat heeft in de praktijk niet tot problemen geleid.

Voor de gemeenten die voor de functie van de raadsgriffier gebruik maken van een van 3 normfuncties verandert er niets. De gekozen normfunctie wordt als ‘lokale functie’ in de functietabel van de gemeente gehandhaafd.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

52

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Dit functiesysteem is alleen een functiebeschrijvingssysteem. Voor het waarderen van functies adviseert men om aan te sluiten bij het functiewaarderingssysteem van de ambtelijke organisatie. Een moeilijk uitvoerbaar advies voor al die raadsgriffies van gemeenten die zijn aangesloten op het HR21 functiesysteem. Zij lopen tegen drie problemen aan. Eén, het format van deze functiebeschrijvingen past niet bij de HR21 waarderingsmethode en kunnen dus niet één op één gewaardeerd worden. Twee, deze functiebeschrijvingen zijn organiek ingestoken, de HR21 functiebeschrijvingen zijn generiek ingestoken. Ter illustratie van de verschillen even de verschillende functiebeschrijvingen op taken vergeleken. De functiebeschrijving van de raadsgriffier van de Vereniging van Griffiers heeft 5 taakgebieden met in totaal 35 activiteiten, die van de Vereniging van Raadsleden heeft 5 resultaatgebieden met 31 activiteiten en de HR21 functiebeschrijving (op niveau I) heeft 5 resultaatgebieden met 23 activiteiten. Er zijn niet alleen minder activiteiten in de HR21 functiebeschrijving, de beschrijvingen van die activiteiten zijn ook beknopter en algemener gedefinieerd. Het functiesysteem van de brancheverenigingen kan op drie punten beter. Er zijn meer functies in het veld dan dat er normfuncties zijn in dit functiesysteem.

De opgetelde taakinhoud van de functiebeschrijvingen dekt niet het gehele pakket van griffiewerkzaamheden. Onderhoud op het functiesysteem en ondersteuning voor griffies heeft geen professionele vorm. Uit onze cijfers komt naar voren dat dit functiesysteem voor 8% van de functiebeschrijvingen wordt gebruikt.

Belangrijkste conclusies van deze paragraaf. Alle functiesystemen voldoen om de arbeidsrelatie tussen gemeenteraad en raadsgriffie(r) in te regelen en tot arbeidsovereenkomsten te komen. Zelfs op plekken waar men alleen over vacatureteksten of functie-indicaties beschikt, zijn arbeidscontracten en functionerende griffies. Kortom in de zin van de primaire functie (organisatiecomponent) van een functiesysteem kan het ook zonder functiesysteem geregeld zijn. Veel lokale functiebeschrijvingen zijn gedateerd en onvolledig waardoor deze minder bruikbaar zijn voor het goed inrichten van raadsgriffies. Daarnaast bieden ze ook weinig houvast voor de verbetering van de performance van het griffieteam en de ontwikkeling van de teamleden. Door de generieke en strakke opzet van het HR21 functiesysteem biedt dit systeem, op de secundaire- en tertiaire functie, onvoldoende houvast. Het functiesysteem van de brancheorganisaties is zeker een stap in de goede richting maar voor een echt succesvolle implementatie zal het verder doorontwikkeld moeten worden.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

53

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 4.2. Raadsgriffiefuncties zoals we die tegenkomen in het veld Er zijn acht verschillende (referentie)griffiefuncties. De functietyperingen zoals we die hier hebben uitgewerkt, zijn in grote griffies vaak eigenstandige (gespecialiseerde) functies. Binnen middelgrote en kleine griffies zijn deze functies regelmatig onderdeel van een samengestelde functie. Zo'n onderdeel noemen we een functierol. Wij hebben voor deze acht functies uitgebreide (samengestelde) referentiefunctiebeschrijvingen ontwikkeld. In deze paragraaf staan we eerst wat uitgebreider stil bij de functietypering van griffier in de basis-, plus- en strategische variant. Bij de bespreking van alle functies zeggen we iets over positie, rol en takenpakket. Voor dat laatste item verwijzen we weer even terug naar paragraaf 2.4. Ondersteuningsbehoeften van Nederlandse gemeenteraden waar in de vorm van een dienstenpakket de werkzaamheden van de griffie uitgebreid zijn uitgewerkt.

A. Raadsgriffier De functie van griffier afgezet tegen de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad. Die eigenheid (rolopvatting, vergadermodel en inrichting) van de gemeenteraad is in grote mate bepalend voor het dienstenpakket dat de griffie moet leveren. En dat is weer bepalend voor de inrichting van de griffie en de inhoud van de functie van de griffier. We hebben onderscheid gemaakt in drie dienstenpakketten, drie soorten griffies en drie soorten griffiers. Deze driedeling komt ook naar voren in de literatuur, uit eerder onderzoek en uit dit onderzoek. De discussie in het veld zou eigenlijk niet over functieniveaus van de raadsgriffier moeten gaan maar over de positionering van de griffier ten opzichte van de secretaris en de burgemeester. Wij trekken daarom de stoute schoenen aan en bespreken hier toch de functie van raadsgriffier in drie verschillende contexten. Maar eerst nog even onze kijk op de positie van de raadsgriffier. De functie van griffier afgezet tegen die van de secretaris. De secretaris is eerste ambtelijk adviseur van het college, zo is de griffier de eerste ambtelijk adviseur van de gemeenteraad. De griffier is het evenredige tegenwicht van de secretaris in de balans tussen de bestuursorganen in de driehoek en de gehele gemeentelijke organisatie.

Voor de adviesrol van de griffier geldt dat deze vooral regisserend is op resultaten, processen en samenspel en als het over de inhoud gaat is deze vooral globaal en verwijzend. De omvang en complexiteit van de gemeenteraad overstijgt die van het college en geeft complexiteit aan het ambt van de griffier. Zoals de secretaris de eindverantwoordelijke manager van de ambtelijke organisatie is, zo is de griffier de eindverantwoordelijke manager van de griffie. De omvang en complexiteit van de ambtelijke organisatie overstijgt die van de griffie en geeft complexiteit aan het ambt van de secretaris. Kortom de griffier is meer adviseur, regisseur en ondersteuner en minder manager dan de secretaris. De secretaris is meer manager en minder adviseur, regisseur en ondersteuner dan de griffier. Eigenlijk zou het gewicht van deze twee functies even zwaar moeten zijn. Maar in bijna alle functiewaarderingssystemen wordt leidinggeven als activiteit het zwaarst gewogen. Onterecht vinden wij. Basisgriffier De basisgriffier past bij een traditioneel functionerende (volgende en interngerichte) gemeenteraad. Hij acteert vooral op initiatief van de raad en is net als de raad intern gericht. Daarnaast is hij beperkt in zijn dienstverleningsmogelijkheden door de beperkte omvang van zijn griffie. De beperkte omvang maakt dat de basisgriffie ook over een beperkte competentieset kan beschikken.

Veel plustaken vragen om specifieke competenties die meestal niet samenvallen met de competenties van een goede griffier. Je hebt er dus andere mensen voor nodig, specialisten. Het takenpakket van de basisgriffier, bij gemeenteraden met een sologriffier, beperkt zich tot de werkzaamheden van het wettelijke basispakket: informatievoorziening, ondersteuning van de suborganen en het geheel, en de regulering van hun vergaderingen. Deze griffier verricht de werkzaamheden binnen deze taken in de volle breedte, hij is een generalist. Het takenpakket van de griffier die wordt geassisteerd door een (deeltijd) griffiemedewerker verbreedt zich meestal niet echt. De griffier delegeert (een deel van) de administratieve en secretariële werkzaamheden naar

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

54

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 de medewerker en kan zelf meer de diepte in op de ondersteunende en regisserende taken. Deze griffier kan vooral meer kwaliteit en service leveren. Het takenpakket van de griffier die wordt geassisteerd door een (deeltijd) adjunct griffier, raadsadviseur of commissiegriffier en een griffiemedewerker verbreedt zich meestal naar het gehele basispakket. Aanvullende taken zijn een stevige ondersteuning bij het management van de raad en de regie op de samenwerking met het college en de ambtelijke organisatie. Deze griffier delegeert een deel van zijn eigen werkzaamheden naar de adviserende medewerker en ook hier weer het administratieve- en secretariële werk naar de administratieve medewerker. Strategische griffier De strategische griffier sluit aan bij een echt duaal functionerende (sturende en extern gerichte) gemeenteraad. Hij neemt het initiatief en is de functioneel sturende kracht achter de raad. Hij stuurt een compleet griffieteam aan waarin alle benodigde competenties aanwezig zijn. De functieset is (nagenoeg) volledig bezet met gespecialiseerde functionarissen.

Het takenpakket van de strategische griffier ligt vooral bij het functioneel managen van de gemeenteraad, het ontwikkelen van de gemeenteraad, het ondersteunen van de besluitvormende raadsvergaderingen, het ondersteunen van het presidium en de agendacommissie, het verbinden van de gemeenteraad met de omgeving en het managen van de griffie. Plusgriffier De plusgriffier sluit aan bij een raad die zich meer sturend en of extern gericht opstelt dan de traditionele gemeenteraad. Hij neemt initiatief en neemt de regie zonder dat dit de vorm van functioneel management krijgt, hij stuurt een ruimer bemeten griffieteam aan waarin gespecialiseerde functionarissen werkzaamheden uit het pluspakket ter hand nemen. Het takenpakket van de plusgriffier houdt het midden tussen het pakket van de basisgriffier en de strategische griffier.

B. Commissiegriffier - Assistent griffier De commissiegriffier werkt onder de verantwoordelijkheid van de griffier en is verantwoordelijk voor de raadscommissies en mogelijk voor een aantal taakcommissies. De commissiegriffier verricht het ondersteuningswerk voor de raadscommissies en mogelijk een aantal taakcommissies. Het takenpakket van de commissiegriffier bestaat uit: de informatievoorziening van raads- en taakcommissies en het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen. Daarnaast kan hij ook nog de rol van plaatsvervangend griffier vervullen. De assistent griffier werkt tevens onder de verantwoordelijkheid van de griffier en is verantwoordelijk voor de bijeenkomsten en vergaderingen van de gemeenteraad in de beeldvormende- en soms ook in de oordeel-vormende fase en mogelijk voor een aantal taakcommissies. Het takenpakket van de assistent griffier bestaat uit: de informatievoorziening van de gemeenteraad en de taakcommissies en het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen. Daarnaast kan hij ook de rol van plaatsvervangend griffier vervullen.

C. Raadsadviseur De raadsadviseur werkt onder verantwoordelijkheid van de griffier en is verantwoordelijk voor de advisering vanuit de griffie. De raadsadviseur ondersteunt en versterkt de kaderstellende en controlerende rollen van de gemeenteraad, en werkt nauw samen met de griffiemedewerker en de ambtelijke organisatie. Het takenpakket van de raadsadviseur bestaat uit: het adviseren van de raad, fracties, commissies en raadsleden in de volle breedte. Hij houdt zich verder bezig met kaders en controles van de raad. Hij kijkt mee op ambtelijke stukken (raadsvoorstellen), initiatiefvoorstellen, vragen, amendementen en moties. Hij analyseert actoren en krachtenvelden, en adviseert over procedures, beleidsinhoud, en het politiek- bestuurlijk- en ambtelijk samenspel. Daarnaast adviseert hij de burgemeester (als bestuursorgaan), het college en de ambtelijke

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

55

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 organisatie over de kaders en controles van de raad. Tenslotte speelt hij een rol in de ontwikkeling van de gemeenteraad en de raadsleden op politiek bestuurlijk vlak en op maatschappelijk vlak. Daarnaast kan hij ook nog de rol van plaatsvervangend griffier vervullen. De reikwijdte van de functie van raadsadviseur, zoals wij die zien, is groter dan die in de staande praktijk. In onze ogen is deze reikwijdte een absolute must om gemeenteraden te laten functioneren in de geest van het duale bestel.

D. Communicatieadviseur De communicatieadviseur werkt onder verantwoordelijkheid van de griffier en is verantwoordelijk voor de advisering vanuit de griffie. De communicatieadviseur ondersteunt | versterkt de volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad, en werkt nauw samen met de communicatiemedewerker. Het takenpakket van de communicatieadviseur bestaat uit: het adviseren van de raad, fracties, commissies en raadsleden in de volle breedte. Hij houdt zich bezig met omgevingsanalyses, strategisch communicatiebeleid, en communicatiecampagnes. Hij kijkt mee op de communicatie van de gemeenteraad(sleden) en verrijkt hun 'inzicht in' en 'vaardigheid met' communiceren. Daarnaast brengt hij de relaties van de raad met inwoners, bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties, verbonden partijen en andere bestuurslagen in kaart, onderhoudt hij die relaties en organiseert de contacten met de raad(sleden). De reikwijdte van de functie van communicatieadviseur is ook wat groter dan die in de staande praktijk. Wij weten uit sociologisch- en psychologisch onderzoek dat mensen, anderen die zij goed kennen, gemiddeld meer vertrouwen en positiever beoordelen dan anderen die zij niet kennen. Onbekend maakt onbemind! Dus als je als lokale politiek succesvol wilt zijn, zal je steeds constructief en positief in beeld moeten zijn bij de burgers.

E. Bureaucoördinator De bureaucoördinator werkt onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier en is verantwoordelijk voor de coördinatie van het administratieve, secretariële en logistieke werk, uitgevoerd door de medewerkers van de griffie. Daarnaast houdt hij zich bezig en de inrichting van de onderliggende systemen, de bureaucoördinator ondersteunt | versterkt de griffier(s) en adviseurs. Het takenpakket van de bureaucoördinator bestaat uit: coördineren, organiseren en meewerken op de taken van de communicatiemedewerker, griffiemedewerker en griffiesecretaresse. Deze functie zien we alleen op de grotere strategische griffies.

F. Communicatiemedewerker De communicatiemedewerker werkt onder de directe verantwoordelijkheid van de griffier of onder de directe verantwoordelijkheid van de bureaucoördinator en onder de indirecte verantwoordelijkheid van de griffier. Hij is verantwoordelijk voor de communicatie (ondersteuning) van de gemeenteraad (met de omgeving), en werkt nauw samen met de communicatieadviseur. Het takenpakket van de communicatiemedewerker bestaat uit: het beheren van de huisstijl, de website en de sociale media van de gemeenteraad. Daarnaast houdt hij zich bezig met het (mee)produceren en (mee)redigeren van content, het onderhouden van de relaties met relevante media, en geeft en ondersteunt media (pers)voorlichting Tenslotte houdt hij zich bezig met het organiseren en faciliteren van (werk)bezoeken en (werk)ontvangsten van de raad.

G. Griffiemedewerker De griffiemedewerker werkt direct onder de verantwoordelijkheid van de griffier of onder de directe verantwoordelijkheid van de bureaucoördinator en onder de indirecte verantwoordelijkheid van de griffier. Hij houdt zich bezig met de informatievoorziening en het vergadercircuit, en werkt nauw samen met de griffier, commissie(assistent)griffier en raadsadviseur.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

56

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Het takenpakket van de griffiemedewerker bestaat uit: de administratieve component van de informatievoorziening, ondersteuning van de suborganen en het geheel, en de verzorging van de vergaderingen. Daarnaast kan hij ook nog de rol van plaatsvervangend griffier vervullen.

H. Griffiesecretaresse (officemanager) De griffiesecretaresse werkt onder de directe verantwoordelijkheid van de griffier of onder de directe verantwoordelijkheid van de bureaucoördinator en onder de indirecte verantwoordelijkheid van de griffier. Hij houdt zich bezig met de informatievoorziening en het vergadercircuit, en werkt nauw samen met de communicatiemedewerker en griffiemedewerker. Het takenpakket van de griffiesecretaresse bestaat uit: de secretariële en logistieke componenten van de raadscommunicatie, informatievoorziening, ondersteuning van de suborganen en het geheel, en de verzorging van de vergaderingen.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

57

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Belangrijkste conclusies van deze paragraaf. Echte raadsadvisering staat nog in de kinderschoenen. Uit de ingestuurde functiebeschrijvingen en de inventarisatie van de raadsinformatiesystemen komt naar voren dat er in het echte politiek-bestuurlijke adviseren door de griffie en het sturend handelen door de raad op veel plaatsen nog stappen voorwaarts kunnen worden gezet. Deze verdergaande duale vorm van advisering is absoluut nodig om als gemeenteraadraad meer de eigen kaders te ontwikkelen en het bestuur actiever te controleren. Strategische raadsadvisering betekent extra formatie op de griffie en dat is in veel gemeenten een lastige discussie want het vergt een stevige investering. Raadscommunicatie is vooral nog een idee zonder formatie. Uit de ingestuurde functiebeschrijvingen en de websites van gemeenteraden komt dit beeld duidelijk naar voren. Deze verdergaande duale vorm van communicatie is absoluut nodig om de verbinding met de kiezer te herstellen. De griffie kan met raadscommunicatie de lokale politiek naar de huiskamer, sportkantine en kantoortuin brengen. En andersom kan de griffie de kantoortuin, sportkantine en huiskamer naar de raadzaal halen. Raadscommunicatie is al twintig jaar een lastige boodschap.

Het betekent dat raadsleden de bereidheid moeten ontwikkelen om weg te stappen uit hun comfortzone, lees loskomen van de dossiers en het vergadercircuit. En ook hier is de investering in formatie op de griffie vaak onderwerp van discussie.

4.3. Wat we opmaken uit het geheel van functiebeschrijvingen Het geheel van functiebeschrijvingen geeft een goede indicatie van de inrichting en handelingspraktijk van raadsgriffies. Iedere gemeenteraad is uniek en dat geldt ook voor zijn griffie. De vergelijkingen en conclusies in dit rapport moeten daarom ook steeds in dat licht worden gezien.

A. De vergelijking in beeld In de twee overzichten op de volgende pagina's zijn de raadsgriffiefuncties opgetekend in cijfers en grafieken. Eén overzicht met een indeling in gemeentegrootte klassen en één met een indeling naar provincie. U kunt per functie en per functiegroep: de aantallen, formatie en loonschalen vinden. Verder kunt u het aantal functies per functiesysteem vinden en de branche-aandelen van de functiesystemen.

B. Wat opvalt De belangrijkste constateringen op een rij. Er wordt op veel plaatsen nog relatief weinig aan strategische raadsadvisering gedaan, we lezen dat af aan de takkenpakketten van raadsadviseurs in de functiebeschrijvingen en de raadsinformatiesystemen. Er wordt nog weinig aan echte raadscommunicatie gedaan, we hebben 8 communicatieadviseurs geteld en 8 communicatiemedewerkers, daarvan zijn er 9 in Brabant gestationeerd. Veel lokale functiebeschrijvingen refereren aan (bevatten) hetzelfde (theoretische) takenpakket. Er wordt veel gekopieerd en daarmee wordt het werkelijke takenpakket onvoldoende tot uitdrukking gebracht. De positie en bevoegdheden van de raadsgriffier en de andere functionarissen van de griffie komt in slechts een beperkt aantal ambtsinstructies en functiebeschrijvingen voldoende tot uitdrukking. Dit gaat ten koste van positie, stabiliteit en doorzettingsvermogen van de griffie(r). Over de rol die de griffie speelt (mag spelen) is nauwelijks iets vastgelegd. Weinig over de onderlinge (verhoudingen) relaties (en contacten). Weinig over de relaties met het college en de ambtelijke organisatie. Niets over de relaties met gemeenschappelijke uitvoeringsorganisaties. En niets over de relaties met de rest van de omgeving. De functiescheiding is, in kleine teams met twee tot drie functionarissen, minder scherp.

Men moet elkaar onderling kunnen vervangen en als er druk op de werkzaamheden zit moet men samenwerken om opdrachten tijdig en met voldoende kwaliteit te kunnen realiseren. Er zit veel kwaliteitsverschil in functiebeschrijvingen. De lokale HR21 functiebeschrijvingen voor de griffie sluiten veel beter aan bij de griffiepraktijk dan die van de ambtelijke organisatie.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

58

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

Vergelijking gemeentegrootte klassen

Gemeenten < 25.000 Gemeenten 25 - 60.000

Gemeenten > 60.000

Gemeenten samen

980.246 55 17.823 43 78,18%

2.424.629 64 37.885 50 79,69%

2.386.809 19 125.622 13 68,42%

5.791.684 138 41.969 106 77,54%

26 47,27%

30 46,88%

13 68,42%

69 50,00%

43 4 19 0 0 1 33 4 104

51 7 50 5 0 3 40 4 160

13 2 17 3 3 4 12 4 58

107 13 86 8 3 8 85 12 322

Raadsgriffiers Adviseurs Medewerkers

43 23 38

51 62 47

13 22 23

107 107 108

Raadsgriffiers Commissiegriffiers Raadsadviseurs Communicatieadviseurs Bureaucoördinatoren Communicatiemedewerkers Griffiemedewerkers Griffiesecretaresses Totale formatie Gemiddelde formatie griffies Grootste formatie griffies Kleinste formatie griffies

39,15 2,31 9,83 0,00 0,00 0,40 19,62 2,27 73,58 1,71 3,00 0,45

49,07 5,51 46,08 3,37 0,00 1,55 37,42 2,29 145,29 2,91 5,16 1,43

13,00 2,40 23,66 3,58 3,00 2,10 14,90 4,10 66,74 5,13 8,00 2,20

101,22 10,22 79,57 6,95 3,00 4,05 71,94 8,66 285,61 2,69 8,00 0,45

Aantal inwoners Aantal gemeenten Gemiddelde omvang gemeente Aantal respondenten Responspercentage

Raadscommissies Aantal gemeenten met raadscommissies Percentage

Aantal per functie Raadsgriffiers Commissiegriffiers Raadsadviseurs Communicatieadviseurs Bureaucoördinatoren Communicatiemedewerkers Griffiemedewerkers Griffiesecretaresses Totaal aantal functionarissen

Aantal per functiegroep

Formatie per functie & per griffie

Loonschalen per functie Raadsgriffiers Commissiegriffiers Raadsadviseurs Communicatieadviseurs Bureaucoördinatoren Communicatiemedewerkers Griffiemedewerkers Griffiesecretaresses

LAAG

GEM IDDELD

HOOG

LAAG

GEM IDDELD

HOOG

LAAG

GEM IDDELD

HOOG

LAAG

GEM IDDELD

HOOG

11 9 9 0 0 9 5 7

12 9 10 ###### ###### 9 7 8

14 9 12 0 0 9 9 8

12 7 8 7 0 8 7 6

13 9 10 9 ###### 9 8 7

15 11 12 10 0 9 10 7

14 10 9 9 8 8 7 7

15 11 12 11 9 10 8 7

16 12 13 12 10 11 9 7

11 7 8 7 8 8 5 6

13 10 11 10 9 9 8 7

16 12 13 12 10 11 10 8

Aantal functies per functiesysteem Aantal functiebeschrijvingen VvG Aantal functiebeschrijvingen HR21 Aantal lokale functiebeschrijvingen Aantal vacatureteksten Geen functiebeschrijvingen of vacatureteksten Totaal Onbekend

10 29 34 16 9 98 6

14 40 60 23 16 153 6

0 25 28 0 3 56 2

24 94 122 39 28 307 14

10,20% 29,59% 60,20% 34,69% 16,33% 9,18%

9,15% 26,14% 64,71% 39,22% 15,03% 10,46%

0,00% 44,64% 55,36% 50,00% 0,00% 5,36%

7,82% 30,62% 61,56% 39,74% 12,70% 9,12%

Branche-aandelen van de functiesystemen Vereniging van Griffiers (Raadsleden) HR21 Opgeteld lokaal Lokale functiebeschrijvingen Vacatureteksten Niets

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

59

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

Vergelijking provincies

Provincie Brabant

Provincie Gelderland

2.577.362 56 46.024 43 78,57%

2.101.021 51 41.196 35 68,63%

1.113.301 31 35.913 28 90,32%

5.791.684 138 41.969 106 77,54%

28 50,00%

22 43,14%

19 61,29%

69 50,00%

44 4 35 5 0 4 39 4 135

35 5 32 1 0 3 26 4 106

28 4 19 2 3 1 20 4 81

107 13 86 8 3 8 85 12 322

Raadsgriffiers Adviseurs Medewerkers

44 44 47

35 38 33

28 25 28

107 107 108

Raadsgriffiers Commissiegriffiers Raadsadviseurs Communicatieadviseurs Bureaucoördinatoren Communicatiemedewerkers Griffiemedewerkers Griffiesecretaresses Totale formatie Gemiddelde formatie griffies Grootste formatie griffies Kleinste formatie griffies

42,15 3,94 29,24 3,87 0,00 2,10 35,95 2,37 119,62 2,78 6,00 1,11

32,09 3,44 29,85 0,80 0,00 1,35 19,99 1,96 89,48 2,56 6,26 0,45

26,98 2,84 20,48 2,28 3,00 0,60 16,00 4,33 76,51 2,73 8,00 1,00

101,22 10,22 79,57 6,95 3,00 4,05 71,94 8,66 285,61 2,69 8,00 0,45

Aantal inwoners Aantal gemeenten Gemiddelde omvang gemeente Aantal respondenten Responspercentage

Provincie Limburg Drie provincies samen

Raadscommissies Aantal gemeenten met raadscommissies Percentage

Aantal per functie Raadsgriffiers Commissiegriffiers Raadsadviseurs Communicatieadviseurs Bureaucoördinatoren Communicatiemedewerkers Griffiemedewerkers Griffiesecretaresses Totaal aantal functionarissen

Aantal per functiegroep

Formatie per functie & per griffie

Loonschalen per functie Raadsgriffiers Commissiegriffiers Raadsadviseurs Communicatieadviseurs Bureaucoördinatoren Communicatiemedewerkers Griffiemedewerkers Griffiesecretaresses

LAAG

GEM IDDELD

HOOG

LAAG

GEM IDDELD

HOOG

LAAG

GEM IDDELD

HOOG

LAAG

GEM IDDELD

HOOG

11 7 8 7 0 9 7 6

13 9 11 10 ###### 10 7 7

16 11 13 11 0 11 9 8

11 9 9 9 0 8 5 6

13 10 11 9 ###### 8 8 7

16 11 12 9 0 9 10 8

11 9 9 9 8 9 7 7

13 10 11 10 9 9 8 7

16 12 13 11 10 9 9 8

11 7 8 7 8 8 5 6

13 10 11 10 9 9 8 7

16 12 13 12 10 11 10 8

Aantal functies per functiesysteem Functiebeschrijvingen VvG Functiebeschrijvingen HR21 Lokale functiebeschrijvingen Lokale functietyperingen of -profielen - Vacatureteksten Geen functiebeschrijvingen of vacatureteksten Totaal Onbekend

11 35 56 21 9 132 2

11 35 31 11 11 99 7

2 24 35 7 8 76 5

24 94 122 39 28 307 14

8,33% 26,52% 65,15% 42,42% 15,91% 6,82%

11,11% 35,35% 53,54% 31,31% 11,11% 11,11%

2,63% 31,58% 65,79% 46,05% 9,21% 10,53%

7,82% 30,62% 61,56% 39,74% 12,70% 9,12%

Branche-aandelen van de functiesystemen Vereniging van Griffiers (Raadsleden) HR21 Opgeteld lokaal Lokale functiebeschrijvingen Vacatureteksten Niets

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

60

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

61

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Eindconclusies en aanbevelingen op basis van deze benchmark. Gemeenteraden kunnen meer werk maken van hun duale ontwikkeling. Wat ziet BureauMB hierbij. Raden gaan aan het begin van deze periode met zichzelf in gesprek over hun rolopvatting, vergadermodel en werkwijze. Gemeenteraden die zich voornemen om in te zetten op meer sturingsvermogen en of een sterkere externe focus moeten hierin hun griffies, colleges en ambtelijke organisaties meenemen. Het is van belang om als gemeentelijke organisatie samen in evenwicht te blijven. Na een grondig gesprek met alle betrokken gremia start er een concreet ontwikkelingsproces en wordt de griffie versterkt. In dat proces zijn de volgende drie aanbevelingen van toepassing voor het samenspel griffie en raad. De ambtsinstructies en functiebeschrijvingen zijn op veel plaatsen vatbaar voor verbetering. Wat ziet BureauMB hierbij. Goede instructies en functiebeschrijvingen helpen bij het inregelen van de formele dienstverleningsrelatie en de formele werkgevers-werknemersrelatie. De raadsgriffie zal hierdoor als gremium sterker worden gepositioneerd, in omvang en professionaliteit groeien en gemeenteraden versterken in hun functioneren. Het dienstverleningsgesprek tussen gemeenteraad en griffie is op plaatsen vatbaar voor verbetering. Wat ziet BureauMB als een goed dienstverleningsgesprek.

Door jaarlijks de ondersteuningsbehoefte van de raad te koppelen aan het dienstenpakket van de griffie, worden vraag en aanbod op elkaar afgestemd. Als de griffier de gemaakte afspraken opneemt in zijn griffieplan en daar vervolgens de werkzaamheden, taakverdeling, inrichting en management van de griffie aan toevoegt, heeft hij een effectief sturingsdocument in handen. Als de griffier vervolgens ieder kwartaal rapporteert over de voortgang en overlegt met de werkgeverscommissie, heeft hij zijn formele dienstverleningsrelatie met de gemeenteraad goed afgedicht. Het ontwikkelingsgesprek tussen werkgeverscommissie en griffie(r) is op plaatsen vatbaar voor verbetering. Wat ziet BureauMB als een goed ontwikkelingsgesprek. Door regelmatig als griffie(r) in gesprek te gaan met de werkgeverscommissie, over de performance en ontwikkeling van de griffie(medewerkers), ontwikkel je goede onderlinge relaties en een sfeer van vertrouwen. Je kunt kiezen voor een systeem van tweezijdige klankbordgesprekken of een meer traditioneel systeem met functionerings- en beoordelingsgesprekken. Al dan niet gekoppeld aan persoonlijke ontwikkelplannen en of een teamontwikkelingsplan. Op deze wijze is zowel de formele als informele werkgevers-werknemersrelatie afgedicht.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

62

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

Bijlagen

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

63

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Bijlage 1. Bronnenoverzicht ~▼~

Hoofdstuk 2 - Gemeenteraden ► In de hoofdrol, 2019, Een essay over de rollen van de gemeenteraad, Han Warmelink, Nederlandse Vereniging voor Raadsleden ► De bestuurlijke rol van de raad, 2018, Nederlandse Vereniging voor Raadsleden ► Om de controle door de raad, 2019, Klaartje Peters en Peter Castenmiller, Stichting Decentraal bestuur ► De cultuur van dualisering, 2001, Raad voor het Openbaar Bestuur ► Hard naar het college, zacht naar de samenleving, 2016, Julien van Ostaaijen, Universiteit Tilburg ► Sturen in dienstbaarheid, 2015, Verkennend essay naar de rollen van de gemeenteraad bij de uitvoering van de nieuwe taken in het sociaal domein, Nederlandse Vereniging voor Raadsleden ► Een routekaart voor raadsakkoorden, 2021, Lianne van Kalken, Geerten Boogaard, Martijn van der steen en Wouter Scherpenisse, Nederlandse Vereniging voor Raadsleden ► Wisselwerking, 2015, Naar een betere wisselwerking tussen gemeenteraden en de bovengemeentelijke samenwerking, Raad voor het Openbaar Bestuur ► Droomland of niemandsland, 2021, Uitgangspunten voor het besturen van regio’s, Raad voor het Openbaar Bestuur ► Politiek en media, 2003, Pleidooi voor een LAT-relatie, Raad voor het Openbaar Bestuur ► Op het tweede gezicht, 2009, Hans Kessens en Ton Kock, Gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd,

Hoofdstuk 3 - Raadsgriffies ► De raadsgriffier, 2004, Arno Korsten ► Op weg naar de griffier van de toekomst, 2007, Vereniging van Griffiers ► In politiek vaarwater, 2008, Arno Korsten ► Griffier in de Gemeente Geschetst, 2016, Het ambt anno 2016, Merlijn van Hulst, Peter Kruyen, Linze Schaap en Julien van Ostaaijen, Universiteit Tilburg en Radboud Universiteit ► Griffier in de gemeente geschetst - Hoofdpunten met reactie bestuur, 2016, Vereniging van Griffiers ► Kinderen van de dualisering, 2008, Over griffies en rekenkamers, Linze Schaap en Laurey Mulder, Universiteit Tilburg ► Goede ondersteuning, sterke democratie, 2020, Over de ondersteuning van decentrale volksvertegenwoordigingen, Raad voor het Openbaar Bestuur ► Advies ondersteuning gemeenteraad, 2020, Jos Hessels (burgemeester gemeente Echt Susteren), Raad voor het Openbaar Bestuur ► De rol van griffiers bij inwonersparticipatie in het lokaal bestuur, 2020, Rick van Well en Frank Wanders, Prodemos ► De beslisboom omvang griffie - Toelichting bij de beslisboom, 2021, Nederlandse Vereniging voor Raadsleden