Benchmarkrapport griffies anno 2022, Bureau MB

Raadsgriffies anno 2022 De toekomstbestendige lijn!

Benchmarkrapport Versie Datum

: Definitief : Zaterdag 30 april 2022

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

1

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

Colofon

Benchmarkrapport

Raadsgriffies anno 2022, De toekomstbestendige lijn © BureauMB April 2022

Onderzoekers Marcel Bouman - BureauMB Palona Bouman - BureauMB

Redactieteam Richard de Boer - Gemeente Landgraaf - burgemeester Raymond Vlecken - Gemeente Weert - burgemeester Amresh Dewkalie - Gemeente Zutphen - griffier Daniëlle Robijns - Gemeente Oisterwijk - griffier Dankwoord Onze oprechte dank gaat uit naar het redactieteam, hun bijdragen hebben de inhoud en teksten van dit rapport verrijkt en aangescherpt.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

2

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

Leeswijzer Dit onderzoeksrapport bevat veel compact geschreven informatie, een goede leeswijzer is dus geen overbodige luxe. Wij hopen dat dit rapport u nieuwe en nuttige inzichten oplevert en wensen u veel leesplezier. Doelgroepen Het rapport is in eerste aanleg geschreven voor raadsgriffiers en andere griffiefunctionarissen. In tweede aanleg is het geschreven voor raadsleden, burgemeesters, wethouders, secretarissen, managers en beleidsambtenaren. We zijn niet zuinig geweest met vakjargon omdat de lezersgroep thuis is in het lokale bestuur. Document Het rapport heeft vier functies. De eerste functie is inzicht geven in de resultaten van het benchmarkonderzoek 'Raadsgriffies anno 2022, de toekomstbestendige lijn'. De tweede functie is die van naslagwerk voor organisatorische vraagstukken rondom griffies en gemeenteraden. De derde functie is die van overzichtswerk van relevante literatuur op het gebied van organisatorische vraagstukken. De vierde functie is die van startdocument voor ontwikkelprojecten van raadsgriffies en of gemeenteraden. De combinatie van lezersgroepen en functies maakt dat hoofdstukken en paragrafen afzonderlijk gelezen moeten kunnen worden. Hierdoor treedt er soms herhaling op in de teksten. Verder bevat het rapport veel compacte vaktechnische informatie. Delen van de tekst hebben daardoor een opsommend karakter.

Wij vragen hiervoor begrip, met name van de lezers die de hele tekst gaan lezen. Leesroutes De korte route. Voor de lezer met beperkte leestijd, lees de samenvatting en de paragrafen 3.2, 3.3 en 3.4 vergelijking gemeenten in gemeentegrootte klassen. Dit is voldoende om een goed eerste beeld over het onderwerp te krijgen. Leestijd 20 minuten. De tussenroutes. Voor lezers met meer tijd en met belangstelling voor één deelonderwerp, lees de samenvatting, de paragrafen 3.2, 3.3 en 3.4, en vervolgens het specifieke hoofdstuk. Hoofdstuk 1, benchmark bevat een beschrijving van het project dat BureauMB heeft uitgevoerd voor de gemeenteraad van Landgraaf. Verder bevat het een beschrijving van dit benchmarkproject en een toelichting op de gebruikte onderzoeksinstrumenten. Hoofdstuk 2, gemeenteraden gaat over de rolopvatting, vergadermodellen en inrichting van Nederlandse gemeenteraden. Deze drie zaken bepalen de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad en daarmee het dienstenpakket van de griffie. Het dienstenpakket wordt uitgebreid toegelicht. Hoofdstuk 3, raadsgriffies zoomt in op de inrichting en het functioneren van griffies. In het verlengde hiervan worden de cijfers van de benchmark gepresenteerd. We vergelijken vervolgens raadsgriffies in gemeenten tot 25.000 inwoners met elkaar, zo ook van gemeenten tussen 25.000 en 60.000 inwoners en van gemeenten groter dan 60.000 inwoners.

Tenslotte worden de raadsgriffies van Brabant, Gelderland en Limburg met elkaar vergeleken. Hoofdstuk 4, raadsgriffiefuncties richt zich op de in gebruik zijnde functie(waarderings)systemen en de raadsgriffiefuncties zoals we die zijn tegengekomen in het benchmarkonderzoek. Verder presenteren we de cijfers rondom functiesystemen, functiesoorten, formatie en salariëring. Verdere verdieping in deelonderwerpen. Bijlage 1 het bronnenoverzicht bevat linkjes naar interessante documenten uit openbare bronnen. Het bronnenoverzicht is ingedeeld naar hoofdstuk. Voor lezers die zich verder willen verdiepen in één van de deelonderwerpen. Bij hoofdstuk 3, raadsgriffies hebben we de bijlagen 2 en 3 samengesteld. Bijlage 2 bevat alle informatie van de raadsgriffies van de 107 gemeenten die gereageerd hebben in de vorm van organisatieschema's. Bijlage 3 bevat dezelfde informatie maar dan in tabelvorm. De lange route. De lezer met voldoende leestijd, groot belang en of bijzondere belangstelling adviseren we om het hele document te lezen. Wij denken dan toch vooral aan griffiers die met hun griffie voor een ontwikkelingsopgave staan.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

3

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

Inhoudsopgave Leeswijzer Inhoudsopgave Samenvatting

2 4 5

1. Benchmarkonderzoek 1.1. Opdracht gemeente Landgraaf 1.2. Benchmark raadsgriffies Brabant, Gelderland en Limburg 1.3. Onderzoeksinstrumenten BureauMB

10 10 14 16

2. Gemeenteraden 2.1. Rolopvatting van Nederlandse gemeenteraden 2.2. Vergadermodellen van Nederlandse gemeenteraden 2.3. Inrichting van Nederlandse gemeenteraden 2.4. Ondersteuningsbehoeften van Nederlandse gemeenteraden

21 21 26 29 33

3. Raadsgriffies 3.1. Inrichting van Nederlandse raadsgriffies 3.2. Vergelijking van gemeenten kleiner dan 25.000 inwoners 3.3. Vergelijking van gemeenten tussen 25.000 en 60.000 inwoners 3.4. Vergelijking van gemeenten groter dan 60.000 inwoners 3.5. Raadsgriffies, een vergelijking van de drie provincies

37 37 40 42 44 46

4. Raadsgriffiefuncties 4.1. Functiesystemen bij de lokale overheid 4.2. Raadsgriffiefuncties zoals we die tegenkomen in het veld 4.3. Wat we opmaken uit het geheel van functiebeschrijvingen

49 49 54 58

Bijlagen Bijlage 1. Bronnenoverzicht Bijlage 2. Organisatieschema's griffies Bijlage 3. Inrichtingsoverzichten griffies

63 64 66 79

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

4

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

Samenvatting Dit rapport gaat over de organisatorische kant van raadsgriffies en gemeenteraden. Deze samenvatting bevat de inhoud van het rapport op hoofdlijnen. De conclusies en aanbevelingen hebben we volledig opgenomen in deze tekst. We beginnen met de responstabellen.

A. Benchmarkonderzoek BureauMB verricht inmiddels acht jaar advieswerk voor de gemeente Landgraaf. Een gemeente van 37.500 inwoners in Zuid Limburg. Ruim een jaar geleden zijn de griffier en burgemeester kort na elkaar vertrokken. De gemeenteraad van Landgraaf heeft er toen voor gekozen om te wachten met de werving van de nieuwe griffier tot na het aantreden van de nieuwe burgemeester. Daarnaast heeft de raad ervoor gekozen om ons eerst een onderzoek te laten uitvoeren. In die opdracht hebben we de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad in kaart gebracht en de griffie doorgelicht. Vervolgens hebben we een benchmarkonderzoek uitgevoerd naar de inrichting van vergelijkbare raadsgriffies van 34 gemeenten. Tenslotte hebben we een ontwerp gemaakt van de nieuwe griffie en het profiel voor de nieuwe griffier opgesteld. Het benchmarkonderzoek, onderdeel van onze opdracht in Landgraaf, leverde een onverwacht hoge respons op. Negentig procent van de aangeschreven gemeenten reageerden binnen 5 werkdagen. BureauMB heeft toen samen met Landgraaf besloten om alle gemeenten in Brabant, Gelderland en Limburg aan te schrijven en er een uitgebreid benchmarkonderzoek van te maken. De uiteindelijke respons zat net onder de tachtig procent.

Het centrale doel van dit onderzoek is meer inzicht krijgen in de inrichting en het functioneren van raadsgriffies in hun onderlinge samenhang met de gemeenteraad. Kennis waar gemeenten hun voordeel mee kunnen doen en wij onze dienstverlening mee kunnen verbeteren. BureauMB werkt al bijna dertig jaar voor gemeenteraden, griffies, colleges en ambtelijke organisaties. Wij zijn gespecialiseerd in de complexe inrichting en sturing van de gemeentelijke organisaties. Wij adviseren, trainen en coachen. In de afgelopen drie decennia hebben we veel kennis opgedaan die we structureel borgen in onderzoeks- en adviesinstrumenten. Voor dit benchmarkonderzoek hebben we drie referentiekaders gebruikt. Het eerste referentiekader richt zich op gemeenteraden en bevat instrumenten waarmee de rolopvatting, vergaderpraktijk, ondersteuningsbehoefte en inrichting van raden geanalyseerd kan worden. Het tweede referentiekader richt zich op raadsgriffies met daarin instrumenten voor het, dienstenpakket, werkzaamhedenpakket, inrichting, sturing en werkwijze van griffies. Het derde referentiekader richt zich op raadsgriffiefuncties met instrumenten voor functiebeschrijving, functiewaardering, team- en individuele performance en team- en individuele ontwikkeling.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

5

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 B. Gemeenteraden De gemeenteraad heeft drie kerntaken (rollen): de volksvertegenwoordigende-, kaderstellende- en controlerende kerntaak (rol). Raden kunnen over deze kerntaken heel traditioneel denken of juist heel vooruitstrevend. Er zit een bandbreedte in de opvatting van gemeenteraden over hoe zij vinden dat zij moeten functioneren. In die opvatting van de raad over hoe hij moet functioneren, kunnen we vier opvattingstypen onderscheiden: intern gericht en volgend, extern gericht en volgend, intern gericht en sturend, en extern gericht en sturend. Het eerste type vergt de minste griffieondersteuning en het laatste type de meeste. In de vergaderpraktijk van gemeenteraden kunnen we drie vergadermodellen onderscheiden. Een recenter ontwikkeld vergadermodel met een politieke markt, zonder raadscommissies. Een traditioneel vergadermodel met raadscommissies dat gebaseerd is op het vergadermodel van het monistisch bestel. En tenslotte een vergadermodel dat raadscommissies combineert met een politieke markt. De ondersteuningsbehoefte voor de vergaderpraktijk wordt vooral bepaald door de omvang en intensiteit van het vergadercircuit en wordt minder bepaald door het vergadermodel op zich. Er zijn veel overeenkomsten te ontdekken in de inrichting van gemeenteraden. Er is een modaal model te ontwaren waaruit raden keuzes maken.

De ene helft van de gemeenteraden heeft gekozen voor raadscommissies de andere helft niet. Verder zijn er verschillen in de keuze voor bepaalde taakcommissies voor het dagelijks bestuur. De inrichting op zichzelf is slechts in beperkte mate bepalend voor de ondersteuningsbehoefte al kunnen we wel stellen dat meer commissies leiden tot meer ondersteuningswerk. De taakopvatting van commissies zijn vooral bepalend. Taken kun je oppakken in een minimum-, optimum- en maximum variant. Daarnaast is er de werkverdeling tussen commissieleden en griffie. Als commissieleden veel werkzaamheden zelf ter hand nemen, betekent dit dat griffiemedewerkers minder ondersteuningswerk hoeven te verrichten. De rolopvatting, het vergadermodel en de inrichting en werkwijze van de gemeenteraad zijn bepalend voor zijn ondersteuningsbehoefte. De eerste weegt het zwaarst door, in het dienstenpakket van de griffie. Een vooruitstrevende rolopvatting leidt tot uitbreiding van taken met strategisch raadsadvies, communicatieadvies en communicatieondersteuning. Voor deze nieuwe taken zijn nieuwe functionarissen nodig met specifieke competenties. Ondersteuningsbehoeften van gemeenteraden zijn verschillend en dat maakt dat dienstenpakketten van hun griffies dat ook zijn. We maken onderscheid tussen een basis-, plus- en compleet dienstenpakket.

In het basispakket zitten de volgende diensten: ondersteuning bij het management van de raad, informatievoorziening, ondersteuning raad en commissies en hun vergaderingen, en regie van de samenwerking met college en ambtelijk apparaat. Het pluspakket kan bestaan uit de volgende diensten: regie op ambtelijke ondersteuning en fractieondersteuning, adviseren van raad(sleden), college(leden) en ambtenaren, communicatie(ondersteuning), communicatieadvies, en ontwikkeling van de raad(sleden). Het complete pakket wordt uiteraard gevormd door alle ondersteuningsdiensten. Conclusies 1) In de rolopvatting van gemeenteraden is een langzame duale ontwikkeling te zien. Geleidelijk aan worden raden meer sturend en meer extern gericht. Twee ontwikkelingslijnen die in de praktijk lang niet altijd parallel lopen. 2) De specifieke rolopvatting van de gemeenteraad bepaalt voor een belangrijk deel zijn ondersteuningsbehoefte. Immers als de raad ver wil gaan in hoogwaardige extern gerichte en of sturende rolinvulling dan zal de griffie over extra formatie moeten beschikken op het gebied van strategisch raadsadvies en communicatieadvies om de raad daarop te kunnen faciliteren. Daarnaast zal de griffie rijkelijk moeten kunnen beschikken over ambtelijke bijstand. 3) Het vergadermodel vertoont samenhang met de rolopvatting van de raad op zijn volksvertegenwoordigende rol.

Raden met een politieke markt streven meer externe gerichtheid na. Dit staat los van de vraag of zij daarin slagen. 4) De benodigde griffieondersteuning op het vergadercircuit is afhankelijk van drie factoren. De meest bepalende factor is het aantal en de duur van bijeenkomsten en vergaderingen. Daarnaast is het aantal vaste

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

6

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

5)

6)

7)

en variabele deelnemers een factor en tenslotte de mate waarin bijeenkomsten en vergaderingen moeten worden voorbereid en afgewikkeld. Goed geregelde bijeenkomsten en vergaderingen vergen afdoende formatie en competentie op de griffie. Het pallet van commissies waaruit gemeenteraden kunnen kiezen op een rij. Precies de helft van de gemeenteraden in Brabant, Gelderland en Limburg heeft raadscommissies. De meeste gemeenten hebben een commissie met daarin (alle) fractievoorzitters, voor het bestuur van de raad zelf, een commissie met de vergadervoorzitters voor het procedureel inregelen van de vergaderingen, een werkgeverscommissie voor de griffie(r), een vertrouwens(klankbord)commissie voor de burgemeester. En tenslotte een rekenkamer(commissie) en auditcommissie. De raadsinrichting heeft niet zoveel invloed op het dienstenpakket van de griffie. Het zijn toch vooral de 'wijze waarop' en de 'diepgang waarmee' commissietaken worden uitgevoerd die bepalend zijn voor de ondersteuningsbehoefte van de raad en het dienstenpakket van de griffie. Hoe vooruitstrevender (dualer) de gemeenteraad, hoe omvangrijker en competenter de griffie. Traditionele gemeenteraden hebben een intern gerichte en volgende werkwijze en dat leidt in de praktijk tot een basispakket in de dienstverlening van de griffie.

Meer vooruitstrevende gemeenteraden hebben een meer extern gerichte en of sturende werkwijze en dat leidt tot pluspakketten en soms tot complete dienstenpakketten.

C. Raadsgriffies De drie dienstverleningspakketten leiden tot drie typen raadsgriffies. Traditionele gemeenteraden hebben (relatief) kleine raadsgriffies, de zogenaamde basisgriffie. Deze hebben een omvang van 0,50 tot 3,00 fte. De functies die we tegenkomen zijn raadsgriffier, raadsadviseur (assistent griffier) en griffiemedewerker. De basisgriffier is vooral opdrachtnemer van de raad en van hem wordt meestal een volgende houding verwacht. Meer vooruitstrevende gemeenteraden hebben grotere griffies, plusgriffies. Deze hebben een omvang van 3,00 tot 5,00 fte. De plusgriffier neemt initiatief en heeft een meer gelijkwaardige relatie met de gemeenteraad. Grote gemeenten hebben vaak meer duaal vooruitstrevende gemeenteraden met grote strategische griffies. Deze hebben een omvang van 5,00 tot 8,00 fte. In de steden boven 200.000 inwoners treffen we soms nog grotere griffies aan. Van de strategische griffier wordt een functioneel sturende houding en rol verwacht. Conclusies 1) Gemeenteraden hebben de neiging om zichzelf tekort te doen als het gaat om hun eigen ondersteuning. In combinatie met de traditionele rolopvatting heeft dit geleid tot veel (kleine) basisgriffies. Middelgrote en grote griffies zijn meer in control.

Belangrijke hulpstructuren zoals: ambtelijke bijstand, fractieondersteuning, een krachtige functionerende auditcommissie, rekenkamer(commissie) en presidium (senioren convent) worden door hen beter in stelling gebracht. 2) De omvang en kwaliteit van de griffie en de positie van de griffier vormen samen de sleutel op het duale slot. Uit ons onderzoek komt naar voren dat de griffies van kleine gemeenten een omvang nodig hebben van circa 4,00 fte om voldoende slagkracht te realiseren om de gemeenteraad sturend en extern gericht (echt duaal) te laten functioneren. Voor middelgrote gemeenten is dat 5,00 tot 6,00 fte, voor grote gemeenten is dat 7,50 tot 10,00 fte. De omvang van de gemeente gaat vanaf 100.000 inwoners echt een rol spelen in het werkvolume van de griffie. De omvang van de huidige griffies is in nagenoeg alle gemeenten niet toereikend om als gemeenteraad echt duaal te kunnen functioneren. 3) Uit de analyse van de functiebeschrijvingen komt naar voren dat het 'papieren' takenpakket vaak niet past bij de formatieve omvang van de griffies van kleine gemeenten. Er zijn niet genoeg handjes om aan de verwachtingen te voldoen. Het risico van werkdruk(beleving) op de griffie en half werk(beleving) bij de raad ligt hier op de loer. 4) De gemeenteraden in de kleine categorie functioneren relatief traditioneel.

Redenerend vanuit het vooruitstrevende perspectief van het duale bestel hebben deze gemeenteraden veelal een (te) kleine griffie. 5) Middelgrote gemeenten hebben gemiddeld een wat omvangrijkere griffie dan kleine gemeenten. Zij kunnen het basispakket meestal wel waarmaken en soms zelfs hier en daar een plusje leveren. Een klein

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

7

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

6)

7) 8)

9)

deel van de gemeenten heeft een griffie met een stevige plusomvang, deze griffies sluiten veel beter aan bij het takenpakket wat uit de functiebeschrijvingen naar voren komt. Ook in de middelgrote categorie functioneren de meeste gemeenteraden nog relatief traditioneel. Redenerend vanuit het vooruitstrevende perspectief van het duale bestel hebben deze gemeenteraden veelal een kleine griffie. Vooral het inzetten op de externe focus wordt weinig gedaan. Grote gemeenten hebben op hun beurt weer gemiddeld een omvangrijkere griffie dan middelgrote gemeenten. Zij kunnen meestal een goed pluspakket tot een compleet pakket leveren. Redenerend vanuit het vooruitstrevende duale perspectief hebben deze gemeenteraden veelal een griffie op voldoende sterkte. In deze categorie kunnen de meeste gemeenteraden acteren met voldoende sturingsvermogen en externe focus. De overeenkomsten tussen de provincies zijn groot.

D. Raadsgriffiefuncties Er worden drie functie(waarderings)systemen gebruikt voor raadsgriffies. Het eerste functiesysteem bestaat eigenlijk op een aantal van functiesystemen die gebaseerd zijn op het Fuwasys van de rijksoverheid. Ruim 61% van de raadsgriffies maakt gebruik van deze lokale functiesystemen. Het tweede functiesysteem is het HR21 functiesysteem van de VNG. Een kleine 31 % van de raadsgriffies gebruikt dit systeem. Een kleine 8% maakt gebruik van het systeem van de brancheorganisaties. We komen acht verschillende functies tegen in het veld. Deze functies zijn in grote raadsgriffies vaak eigenstandige functies. Binnen middelgrote en kleine griffies is er vaak sprake van samengestelde functies. Naast de raadsgriffier bestaan de functies: commissiegriffier (assistent griffier), raadsadviseur, communicatieadviseur, bureaucoördinator, communicatiemedewerker, griffiemedewerker en griffiesecretaresse. De functierol van plaatsvervangend griffier wordt meestal belegd bij de commissiegriffier, raadsadviseur of bij de griffiemedewerker in de kleinere griffies. Conclusies 1) Alle functiesystemen voldoen om de arbeidsrelatie tussen gemeenteraad en raadsgriffie(r) in te regelen en tot arbeidsovereenkomsten te komen. Zelfs op plekken waar men alleen over vacatureteksten of functie-indicaties beschikt, zijn arbeidscontracten en functionerende griffies.

Kortom in de zin van de primaire functie (organisatiecomponent) van een functiesysteem kan het ook zonder functiesysteem geregeld zijn. 2) Veel lokale functiebeschrijvingen zijn gedateerd en onvolledig waardoor deze minder bruikbaar zijn voor het goed inrichten van raadsgriffies. Daarnaast bieden ze ook weinig houvast voor de verbetering van de performance van het griffieteam en de ontwikkeling van de teamleden. 3) Door de generieke en strakke opzet van het HR21 functiesysteem biedt dit systeem, op de secundaireen tertiaire functie, onvoldoende houvast. Het functiesysteem van de brancheorganisaties is zeker een stap in de goede richting maar voor een echt succesvolle implementatie zal het verder doorontwikkeld moeten worden. 4) Echte raadsadvisering staat nog in de kinderschoenen. Uit de ingestuurde functiebeschrijvingen en de inventarisatie van de raadsinformatiesystemen komt naar voren dat er in het echte politiek-bestuurlijke adviseren door de griffie en het sturend handelen door de raad op veel plaatsen nog stappen voorwaarts kunnen worden gezet. Deze verdergaande duale vorm van advisering is absoluut nodig om als gemeenteraad meer de eigen kaders te ontwikkelen en het bestuur actiever te controleren. Strategische raadsadvisering betekent extra formatie op de griffie en dat is in veel gemeenten een lastige discussie want het vergt een stevige investering.

5) Raadscommunicatie is vooral nog een idee zonder formatie. Uit de ingestuurde functiebeschrijvingen en de websites van gemeenteraden komt dit beeld duidelijk naar voren. Voor communicatieadvies geldt hetzelfde. Deze verdergaande duale vorm van communicatie is absoluut nodig om de verbinding met de kiezer te herstellen. De griffie kan met raadscommunicatie de lokale politiek naar de huiskamer, sportkantine en

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

8

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 kantoortuin brengen. En andersom kan de griffie de kantoortuin, sportkantine en huiskamer naar de raadzaal halen. Raadscommunicatie is al twintig jaar een lastige boodschap. Het betekent dat raadsleden de bereidheid moeten ontwikkelen om weg te stappen uit hun comfortzone, lees loskomen van de dossiers en het vergadercircuit. En ook hier is de investering in formatie op de griffie vaak onderwerp van discussie. Aanbevelingen Alle informatie overziend, heeft BureauMB vier eindconclusies met aanbevelingen voor raadsgriffie(r)s en gemeenteraden. 1) Gemeenteraden kunnen meer werk maken van hun duale ontwikkeling. Wat ziet BureauMB hierbij. Raden gaan aan het begin van deze periode met zichzelf in gesprek over hun rolopvatting, vergadermodel en werkwijze. Gemeenteraden die zich voornemen om in te zetten op meer sturingsvermogen en of een sterkere externe focus moeten hierin hun griffies, colleges en ambtelijke organisaties meenemen. Het is van belang om als gemeentelijke organisatie samen in evenwicht te blijven. Na een grondig gesprek met alle betrokken gremia start er een concreet ontwikkelingsproces en wordt de griffie versterkt. In dat proces zijn de volgende drie aanbevelingen van toepassing voor het samenspel griffie en raad. 2) De ambtsinstructies en functiebeschrijvingen zijn op veel plaatsen vatbaar voor verbetering.

Wat ziet BureauMB hierbij. Goede instructies en functiebeschrijvingen helpen bij het inregelen van de formele dienstverleningsrelatie en de formele werkgevers-werknemersrelatie. De raadsgriffie zal hierdoor als gremium sterker worden gepositioneerd, in omvang en professionaliteit groeien en gemeenteraden versterken in hun functioneren. 3) Het dienstverleningsgesprek tussen gemeenteraad en griffie is op plaatsen vatbaar voor verbetering. Wat ziet BureauMB als een goed dienstverleningsgesprek. Door jaarlijks de ondersteuningsbehoefte van de raad te koppelen aan het dienstenpakket van de griffie, worden vraag en aanbod op elkaar afgestemd. Als de griffier de gemaakte afspraken opneemt in zijn griffieplan en daar vervolgens de werkzaamheden, taakverdeling, inrichting en management van de griffie aan toevoegt, heeft hij een effectief sturingsdocument in handen. Als de griffier vervolgens ieder kwartaal rapporteert over de voortgang en overlegt met de werkgeverscommissie, heeft hij zijn formele dienstverleningsrelatie met de gemeenteraad goed afgedicht. 4) Het ontwikkelingsgesprek tussen werkgeverscommissie en griffie(r) is op plaatsen vatbaar voor verbetering. Wat ziet BureauMB als een goed ontwikkelingsgesprek.

Door regelmatig als griffie(r) in gesprek te gaan met de werkgeverscommissie, over de performance en ontwikkeling van de griffie(medewerkers), ontwikkel je goede onderlinge relaties en een sfeer van vertrouwen. Je kunt kiezen voor een systeem van tweezijdige klankbordgesprekken of een meer traditioneel systeem met functionerings- en beoordelingsgesprekken. Al dan niet gekoppeld aan persoonlijke ontwikkelplannen en of een teamontwikkelingsplan. Op deze wijze is zowel de formele als informele werkgevers-werknemersrelatie afgedicht.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

9

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022

1. Benchmarkonderzoek De belangstelling voor de organisatorische kant van het politieke vak houdt niet over. Politici en bestuurders zijn primair geïnteresseerd in maatschappij, politiek en bestuur. Onderwerpen als: leefomgeving, samenleving, polarisatie, verruwing, mediaframes, participatie, vertrouwen in de politiek, versnippering van de raad, decentralisaties, samenwerkingsverbanden trekken gemakkelijk de aandacht. Niet zo vreemd, de inhoud van het politieke vak. Zij zijn vaak minder geïnteresseerd in de organisatie en het functioneren van de gemeenteraad zelf. Onderwerpen als: rolopvatting, onderlinge verhoudingen, vergadermodel, omgangsvormen, werkwijzen, inrichting van raad, commissies en griffie, trekken minder de aandacht. Dat verschil in aandacht zie je ook terug in wat er geschreven wordt. Veel literatuur gaat over de inhoud van het politieke vak en weinig over de organisatie. Niet zo vreemd want in de ogen van veel raadsleden zijn dit bijzaken. Dingen die gewoon goed geregeld moeten zijn. En daar wringt de schoen, wie regelt die bijzaken? Precies, de raad zelf en als het goed is in samenwerking met de griffie. Veel griffiers en hun medewerkers hebben belangstelling voor de organisatie maar komen er vaak door werkdruk onvoldoende aan toe. Dit rapport gaat over de organisatorische kant van de gemeenteraad en de raadsgriffie.

We stellen in dit rapport de inrichting en het functioneren van de griffie centraal. De griffie kan echter niet los gezien worden van de gemeenteraad. Daarom staan we ook stil bij de inrichting en het functioneren van de gemeenteraad. De samenwerking tussen deze twee gremia is een symbiose, als zich iets voordoet in het ene gremium heeft dat direct zijn weerslag op het andere. Samen zijn ze sterk of zijn ze dat niet. BureauMB is ervan overtuigd dat meer aandacht voor de organisatie van gemeenteraden en raadsgriffies zal leiden tot betere politieke prestaties. Die op hun beurt weer zullen leiden tot een beter en dualer functionerende lokale democratie met gemeenteraden die duidelijker zichtbaar zijn en daarmee gemakkelijker het vertrouwen van hun burgers weten te herwinnen. In de eerste paragraaf van dit hoofdstuk staan we stil bij onze opdracht in de gemeente Landgraaf waar we een onderzoek hebben gedaan naar de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad en de inrichting van de griffie. In de paragrafen twee en drie vindt u een beschrijving van de opzet en instrumenten van het onderzoek.

1.1. Opdracht gemeente Landgraaf De gemeente Landgraaf en de adviesrelatie met BureauMB. De gemeente Landgraaf heeft 37.500 inwoners, ligt in Zuid Limburg tegen Duitse grens aan, en is één van de vier stedelijke gemeenten van de Stadsregio Parkstad Limburg. Een regio waarin zeven gemeenten intensief samenwerken, met een gemeenschappelijk bestuur met een eigen compacte ambtelijke organisatie. BureauMB werkt inmiddels acht jaar met enige regelmaat voor zowel gemeenteraad, griffie, college als ambtelijk organisatie van de gemeente Landgraaf. In deze paragraaf bespreken we de aanleiding, opzet en resultaten van de onderzoeks- en adviesopdracht voor de gemeenteraad van Landgraaf en de aanleiding die dit opleverde voor dit benchmarkonderzoek.

A. Aanleiding opdracht De vorige griffier en burgemeester vertrokken kort na elkaar. Dit was aanleiding voor de werkgeverscommissie om de werving- en selectieprocedure van de nieuwe griffier uit te stellen tot het aantreden van de nieuwe burgemeester. Zo ontstond er een periode van bezinning waarin het bewustzijn groeide dat de ondersteuningsbehoefte van gemeenteraad en het door de griffie geleverde dienstenpakket niet goed op elkaar aansloot.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

10

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Tijd voor het instellen van een onderzoek en inwinnen van advies. Met de komst van de nieuwe burgemeester heeft de werkgeverscommissie besloten om voor het aantrekken van een nieuwe griffier eerst een onderzoek in te stellen en zich te laten adviseren.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

11

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 B. Onderzoeksopzet Richtingaanwijzers voor deze opdracht. We hebben samen met de werkgeverscommissie de onderstaande opdracht geformuleerd. Op basis van deze opdracht hebben we de onderzoeksvragen gedefinieerd als kader voor het vergaren, ordenen en analyseren van opvattingen, informatie en gegevens. Onderzoeksopdracht De precieze opdracht aan BureauMB luidde als volgt. Breng de ondersteuningsbehoefte van de raad in beeld, licht de bestaande griffie door en vergelijk deze met een tiental andere griffies. Maak daarna een ontwerp van de toekomstige griffie en stel het profiel op voor onze nieuwe griffier. Onderzoeksvragen De hoofdvraag van het onderzoek: wat is de ondersteuningsbehoefte van de gemeenteraad en wat betekent dit voor de nieuwe griffier en de griffie van de toekomst? We hebben de hoofdvraag in de onderstaande deelvragen uitgewerkt.

Raadsonderzoek 1) Welke ondersteuning krijgen de raadsfracties | raadsleden nu van de griffie? 2) Welke ondersteuningsbehoefte hebben de raadsfracties | raadsleden? 3) Hoe ziet de griffie van de toekomst eruit? 4) Wat wordt het profiel van de nieuwe griffier? Griffieonderzoek 5) Hoe is de griffie nu ingericht (functies, schalen en formatie)? 6) Hoe ziet de griffie van de toekomst eruit? Benchmarkonderzoek 7) Hoe verhoudt de inrichting (functies, schalen en formatie) van de griffie zich tot een aantal referentiegemeenten?

C. Onderzoeksproces Het werkproces bestond uit vijf onderdelen. Raadsonderzoek De ondersteuningsbehoefte van de raad in concrete termen op tafel. Voor het raadsonderzoek hebben we gebruik gemaakt van een interviewronde waarin we in gesprek zijn gegaan met de fractievoorzitters van alle partijen en de burgemeester. De geïnterviewden hebben open en uitgebreid op vragen en stellingen gereageerd. Daarnaast hebben zij ook in een wat vrijere vorm hun ondersteuningsbehoeften en visie op de griffie(r) gegeven. Het vragenformulier is vooraf toegezonden ter bespreking in de fracties. We hebben voor de raad een gestandaardiseerd interview gebruikt. Alle geïnterviewden hebben dezelfde onderzoeksvragen beantwoord. Daarnaast hebben zij gereageerd op het, door ons ontwikkelde overzicht van griffiediensten, op beschrijvingen van referentiegriffies en op competentieprofielen voor griffiers. Op deze wijze hebben wij in de opvattingen van de fractie(voorzitter)s structuur gebracht en appels met appels kunnen vergelijken. In de volgende paragraaf gaan we wat dieper in op ons onderzoeks- en adviesinstrumentarium. Griffieonderzoek Het dienstenpakket van de griffie in concrete termen op tafel. In een werkbijeenkomst zijn we gericht in gesprek gegaan. In dit groepsinterview hebben de geïnterviewden open gereageerd op de vragen en stellingen.

Het vragenformulier is vooraf verzonden en de griffie is in de gelegenheid gesteld om haar eigen visie te geven. We hebben voor de griffie ook een gestandaardiseerd interview gebruikt. De griffiemedewerkers hebben soortgelijke vragen beantwoord als de fractie(voorzitter)s. Tenslotte hebben wij het griffieteam de beschrijvingen van de referentiegriffies en de competentieprofielen voor griffiers voorgelegd.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

12

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Het raadsonderzoek en griffieonderzoek hadden vooral een kwalitatief karakter. We onderzochten de opvattingen van raadsleden, burgemeester en griffiemedewerkers over de bestaande- en toekomstige dienstverlening en de inrichting van de griffie. We hebben de opvattingen en beelden van de onderzoeksgroep in onderlinge samenhang geanalyseerd. Op die manier hebben we met intersubjectiviteit voldoende objectiviteit geborgd in het onderzoek om tot gedragen conclusies en aanbevelingen te komen. Benchmarkonderzoek Voor het benchmarkonderzoek hebben wij gebruik gemaakt van de enquête. We hebben 41 gemeenten benaderd met een beperkt aantal vragen en het verzoek om hun functiebeschrijvingen met ons te delen. We hebben hen gevraagd naar de samenstelling, salariëring en omvang van hun griffie, en of zij van plan zijn in de nabije toekomst wijzigingen door te voeren in hun griffie. De benaderde gemeenten hebben een omvang van 25.000 tot 60.000 inwoners en liggen in het gebied: Limburg, Oost en Midden Brabant en Zuid Gelderland. Het benchmarkonderzoek had vooral een kwantitatief karakter. Zo konden we deze griffies cijfermatig en organisatorisch vergelijken met die van de gemeente Landgraaf. Op basis van deze analyse hebben we een vergelijkingsbeeld geschetst van de Landgraafse griffie in de bestaande en toekomstige situatie.

Rapportage De opbrengsten van het onderzoek zijn verwerkt in een concept onderzoeksrapport en adviesnota. Deze concepten zijn 'voorgelegd aan' en 'besproken met' de werkgeverscommissie, fractie(voorzitter)s en burgemeester. Op deze wijze zijn we zoveel als mogelijk tot een gemeenschappelijk standpunt gekomen over het profiel van de nieuwe griffier en de inrichting van de nieuwe griffie. Advisering Tenslotte hebben we in een werkbijeenkomst het onderzoeksrapport en de adviesnota besproken. De gemeenteraad heeft naar aanleiding van ons advies besloten om de griffie anders in te richten. Bestaande situatie De griffie bestond in de periode 2018 tot 2022 uit een: raadsgriffier (omvang 1,00 fte in schaal 13), adjunct griffier (omvang 0,60 fte in schaal 10), griffiemedewerker (omvang 0,75 fte in schaal 8) en griffiemedewerker (omvang 0,25 fte in schaal 6). In de periode dat de functie van de griffier vacant was, is de adjunct griffier meer gaan werken. Hij werd opgeschaald naar 1,00 fte en ook de griffiemedewerker in schaal 8 is opgeschaald naar 1,00 fte. Daarnaast is er gebruik gemaakt van externe inhuur. Nieuwe situatie De griffie wordt in het voorjaar opnieuw ingericht.

Deze zal dan gaan bestaan uit een: raadsgriffier (omvang 1,00 fte in schaal 13 of 14), raadsadviseur - plaatsvervangend griffier (omvang 1,00 fte in schaal 11 of 12), communicatieadviseur (omvang 0,50 fte in schaal 10 of 11) en meerdere griffiemedewerkers (omvang 1,50 fte in schaal 8). De definitieve waardering van de functies moet nog plaatsvinden daarom de dubbele schaalaanduidingen. De invulling van de functie van communicatieadviseur wordt in de loop van dit jaar geëvalueerd. Er zal dan gekeken worden of de omvang van 0,50 fte afdoende is voor het takenpakket. BureauMB heeft een omvang van 1,00 fte geadviseerd. De raad houdt daarom nog 0,50 fte in portefeuille voor uitbreiding van deze functie. Verder wordt er een vergadermodel met raadscommissies ingevoerd in 2022 waarin meer werk wordt gemaakt van de beeldvormende fase. Voor die ontwikkeling houdt de raad nogmaals 0,50 fte in portefeuille voor het aanstellen van een commissiegriffier in schaal 10 of 11. Advies rondom het profiel van de nieuwe griffier. Het profiel van de nieuwe griffier is afgestemd op de aanmerkelijk grotere en qua bemensing zwaardere griffie. BureauMB heeft een profiel neergelegd voor een stevige plusgriffier.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

13

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 1.2. Benchmark raadsgriffies Brabant, Gelderland en Limburg Een onderzoek dat niet is geïnitieerd door het rijk of een branchevereniging. Een benchmark die zich richt op het Zuiden van Nederland. Een benchmark in de periferie van het land. Allemaal toeval maar het is toch eens iets anders. BureauMB werkt door heel het land van Delfzijl tot Vlissingen en van Den Helder tot Vaals. En mocht er belangstelling zijn dan breiden we dit onderzoek verder uit naar andere regio's van ons land. In deze paragraaf staan we eerst stil bij de onderzoeksdoelen die we vertalen in de onderzoeksvragen die we met dit rapport beantwoorden. Daarna geven we een korte schets van ons onderzoeks- en rapportageproces.

A. Aanleiding benchmark Een respons van 34 op 41 verzoeken binnen vijf werkdagen zette ons aan het denken. Het was duidelijk een thema waar griffiers en gemeenteraden mee bezig zijn. Uit die eerste respons klonken twee boodschappen door: 'wij zijn benieuwd naar het rapport' en 'wij denken na over dit onderwerp'. In overleg met de gemeente Landgraaf hebben we toen besloten om in de provincies Brabant, Gelderland en Limburg een compleet benchmarkonderzoek uit te voeren en de resultaten te delen met alle gemeenten die hebben gereageerd. We hebben daarna de overige 97 gemeenten aangeschreven. Dat heeft uiteindelijk 107 bruikbare reacties opgeleverd. Een responspercentage van 78%, voor dit soort onderzoek zeer hoog. Het onderzoek voorziet dus in een behoefte. Hieronder vindt u gedetailleerde informatie over de respons.

B. Onderzoeksopzet Richtingaanwijzers voor de benchmark. We hebben voor de afbakening van het onderzoeksbereik de onderstaande onderzoeksdoelen gehanteerd. Op basis van deze doelen hebben we onderstaande onderzoeksvragen geformuleerd als kader voor het vergaren, ordenen en analyseren van de informatie en gegevens. Onderzoeksdoelen Een uitgebreide benchmark voor meer kennis en inzicht. Het centrale doel van dit benchmarkonderzoek is: meer inzicht krijgen in de inrichting en het functioneren van raadsgriffies in onderlinge samenhang met hun gemeenteraden. En deze kennis delen met de gemeenten die hebben meegewerkt aan het onderzoek. De centrale doelstelling hebben we vertaald naar een uitgangspunt en twee instrumentdoelstellingen. Kennis en inzicht hebben een stevig fundament nodig. Ons uitgangspunt is de langdurige adviesrelatie die wij hebben met de gemeente Landgraaf en tientallen andere gemeenten. Als bureau dien je verstand van zaken te hebben als je begint aan dit soort onderzoek. BureauMB werkt inmiddels acht jaar voor de gemeente Landgraaf. Wij hebben een goed inzicht in de inrichting en het functioneren van de gemeenteraad, de griffie, het college, het ambtelijk management en de ambtelijke organisatie van deze gemeente. Daarnaast heeft BureauMB met nog drie gemeenten in de regio Parkstad eenzelfde langdurige en intensieve adviesrelatie.

Wij zijn goed thuis in deze regio. Als bureau concentreren wij ons op de complexe sturing van gemeentelijke organisaties. Wij bouwen inmiddels dertig jaar, in vele tientallen opdrachten, aan een referentiekader om die bijzondere vorm van organisatiesturing te optimaliseren. We richten ons daarbij op functionele aspecten zoals: structuur (inrichting), functioneren (werkwijzen) en samenwerking (rollenspel) en op sociale aspecten zoals rolopvatting (mentaliteit), sociaal verkeer (omgangsvormen) en arbeidsgedrag (onderlinge verhoudingen). Onze brede kennis en ervaring vormt het fundament voor dit benchmarkonderzoek. Van bronnen en gegevens naar bruikbare informatie. De eerste instrumentdoelstelling is een grondige analyse maken van de inrichting en het functioneren van raadsgriffies in samenhang met hun gemeenteraden. Dit om gemeenten te voorzien van meer kennis en inzicht op dit gebied. In het verlengde daarvan breiden wij onze kennis en inzicht uit om onze dienstverlening voor gemeenteraden en raadsgriffies te versterken. Van bruikbare informatie naar een veranderingsproces van onderop. De tweede instrumentdoelstelling is het aanzwengelen van een proces waarin gemeenteraden en raadsgriffies meer werk gaan maken van hun eigen functioneren en de doorontwikkeling van het lokale duale bestel.

Het rapport informeert gemeenteraden over: rolopvattingen, vergadermodellen, raadsinrichting, ondersteuningsbehoeften en dienstverlening van griffies.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

14

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Het rapport informeert raadsgriffies over hoe zij hun dienstverlening, werkzaamheden, structuur, functies, formatie en salariëring tegen het licht kunnen houden. Onderzoeksvragen De hoofdvraag van het onderzoek: welke inrichtingsmodellen van gemeenteraden en griffies komen we tegen in het veld en hoe functioneren die? We hebben de hoofdvraag in de onderstaande deelvragen uitgewerkt. Achter de vragen vindt u de paragraaf waarin het antwoord staat. Gemeenteraden 1) Welke (rol)opvattingen hebben Nederlandse gemeenteraden over hun eigen functioneren? 2) Welke vergadermodellen worden door gemeenteraden gebruikt? 3) Hoe zijn gemeenteraden ingericht? 4) Welke ondersteuningsbehoeften hebben gemeenteraden? Raadsgriffies 5) Welke diensten krijgen gemeenteraden geleverd door hun raadsgriffies? 6) Hoe zijn raadsgriffies ingericht? 7) Wat zien we als we de raadsgriffies van gemeenten tot 25.000 inwoners met elkaar vergelijken? 8) Wat zien we als we de raadsgriffies van gemeenten tussen 25.000 en 60.000 inwoners met elkaar vergelijken? 9) Wat zien we als we de raadsgriffies van gemeenten boven de 60.000 inwoners met elkaar vergelijken? 10) Wat zien we als we de drie provincies met elkaar vergelijken op griffieniveau? Raadsgriffiefuncties 11) Welke soorten functiesystemen komen we tegen? 12) Welke soorten functies komen we tegen? 13) Hoe zijn deze

functies gewaardeerd? 14) Wat zien we als we de drie provincies met elkaar vergelijken op functieniveau?

p-2.1 p-2.2 p-2.3 p-2.4 p-2.4 p-3.2 p-3.2 p-3.3 p-3.4 p-3.5 p-4.1 p-4.2 p-4.1 p-4.3

C. Onderzoeksproces Het werkproces bestond uit drie onderdelen. Bronnenonderzoek We hebben informatie en gegevens uit open (internet)bronnen verzameld. De eerste broncategorie bestaat uit (vele tientallen) publicaties van het ministerie van Binnenlandse zaken, de Raad voor het openbaar bestuur, de brancheverenigingen in het openbaar bestuur en de universiteiten. De tweede broncategorie bestaat uit (vele honderden) verordeningen van de gemeenten. Reglementen van orde, verordeningen van commissies van de gemeenteraad, ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en ambtsinstructies voor griffie(r)s. De derde broncategorie bestaat uit informatie uit de raadsinformatiesystemen en de websites van de gemeenten. Informatie over de samenstelling van gemeenteraden en raadsgriffies, vergaderpraktijken, verloop en dynamiek van vergaderingen, de input van vergaderingen: initiatiefvoorstellen en raadsvoorstellen en de output van vergaderingen: raadsbesluiten met onderliggende documenten. BureauMB houdt deze informatie opdrachtgewijs bij. Voor deze opdracht hebben we weer een stevige hoeveelheid nieuwe informatie verzameld en geanalyseerd. Als je al deze bronnen combineert krijg je een redelijk compleet beeld van de inrichting en het functioneren van gemeenteraden en hun raadsgriffies.

Respondentenonderzoek Om de onderzoeksvragen goed te kunnen beantwoorden, kom je er niet alleen met openbare bronnen. Daarom hebben we een enquête gehouden onder raadsgriffiers met drie korte vragen en één verzoek. Welke functies zijn er op de griffie en welke omvang en salarisschaal hebben die functies? En tenslotte zou u de vigerende functiebeschrijvingen met ons willen delen!

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

15

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Met de antwoorden op de enquêtevragen en de (honderden) functiebeschrijvingen, vacatureteksten en nota's over griffies hebben we een grote hoeveelheid nieuwe informatie gekregen. Met deze nieuwe informatie hebben we ons een zeer compleet beeld kunnen vormen van de inrichting en het functioneren van griffies. Rapportage Samen hebben we een mooie nieuwe basis gelegd voor een referentiekader voor raadsgriffies. Met de verkregen informatie hebben we de onderzoeksvragen in kwalitatieve (inhoudelijke) zin beantwoord. Voor de cijfermatige (kwantitatieve) beantwoording van de onderzoeksvragen hebben we een database ontwikkeld en gevuld. De gegevens-set van deze database is zo compleet dat er in de toekomst nog veel meer informatie aan onttrokken kan worden.

1.3. Onderzoeksinstrumenten BureauMB Voor goed organisatieonderzoek heb je instrumenten nodig om echte organisaties te kunnen analyseren en beoordelen. BureauMB hanteert drie referentiekaders voor zijn onderzoek naar gemeenteraden en raadsgriffies. We hebben deze referentiekaders ontwikkeld op basis van onze adviespraktijk en door het permanent verzamelen, analyseren en inpassen van informatie uit openbare bronnen. Een referentiekader is een set van onderzoeks- en ontwerpinstrumenten. De eerste set onderzoeksinstrumenten die we hanteren, hebben we 'de Nederlandse gemeenteraad' genoemd. Bedoeld om de inrichting en het functioneren van gemeenteraden in kaart te brengen en te optimaliseren. De tweede set: 'de Nederlandse raadsgriffies', is een soortgelijk kader waarmee wij naar de inrichting en het functioneren van raadsgriffies kijken en deze kunnen analyseren, classificeren en vergelijken. De derde set: 'de functies binnen Nederlandse raadsgriffies', gebruiken we voor het inrichten, beoordelen en vergelijken van individuele griffiefuncties. In deze paragraaf staan we kort stil bij deze onderzoeks- en ontwerpinstrumenten voor gemeenteraden, griffies en griffiefuncties. In de hoofdstukken twee, drie en vier werken we deze referentiekaders verder uit aan de hand van de praktijk binnen gemeenten.

A. Sleutelfactoren Er zijn drie sleutelfactoren die het dienstenpakket van de griffie bepalen. Voordat we ons verdiepen in de referentiekaders bespreken we die sleutelfactoren. Rolopvatting van de gemeenteraad De eerste en zwaarst wegende sleutelfactor voor de opbouw en omvang van het dienstenpakket van de griffie, is de rolopvatting van de gemeenteraad. De raad kan immers veel of weinig vragen van de dienstverlening van zijn griffie. Er zijn raden met raadsleden die veel werk zelf (willen) doen en er zijn raden met raadsleden die veel werk (willen) delegeren aan de griffie. Er zijn raden die werk verrichten die andere raden niet verrichten. Daardoor bestaan er grote verschillen in de ondersteuningsbehoeften van raden. In de basis bestaat het dienstenpakket van de griffie uit ondersteuning: bij het management van de raad, de informatievoorziening, het vergadercircuit en de regie op de samenwerking met het college en de ambtelijk organisatie. Maar soms gaat die ondersteuningsbehoefte verder. Raadsfracties die procedureel, inhoudelijk en politiekbestuurlijk advies willen krijgen. Raden die meegenomen willen worden in politiek-bestuurlijke- en maatschappelijke ontwikkelingen. Raden die willen dat hun griffiers en raadsadviseurs, de burgemeester, secretaris en ambtenaren gaan adviseren over wat de raad van hen verwacht.

Raden die niet alleen willen reageren op wat er van onderop komt maar zelf van bovenaf het stuur in handen willen nemen. Raden die willen dat de raadscommunicatie steviger ter hand wordt genomen zodat de volksvertegenwoordigende rol beter uit de verf komt. Raden die willen dat de raadscommunicatie nog een stap verder gaat, inzetten op activiteiten die ervoor

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

16

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 zorgen dat de gemeenteraad een betere verbinding krijgt met andere gemeente(rade)n, verbonden partijen, maatschappelijk veld, bedrijfsleven en samenleving. De gemeenteraad als een spin in het lokale en boven lokale web. Inrichting gemeenteraad en zijn vergadermodel De tweede factor is de inrichting en het functioneren van de gemeenteraad. De complexiteit van de (organisatie)structuur van de gemeenteraad en de complexiteit en omvang van het gehanteerde vergadermodel vergen een bepaalde ondersteuningsbehoefte. Zijn er raadscommissies, en zo ja hoeveel? Hebben die burgerleden? Hoe vaak en hoe lang wordt er vergaderd door de raad, de raadscommissies en de andere commissies? Hoe meer van dit al, hoe omvangrijker de ondersteuning en dus het werk van de griffie. Type gemeente en regio De derde factor is de schaalgrootte en het karakter van de gemeente, en de regionale complexiteit waarbinnen die gemeente functioneert. Vuistregel bij deze factor is, hoe groter de gemeente en hoe groter de regionale complexiteit (samenwerking), hoe complexer en omvangrijker het werk van de griffie.

Raymond Nijssen - www.terglobo.nl

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

17

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 B. Referentiekader Nederlandse gemeenteraden Dit referentiekader bestaat uit vier onderdelen: de gemeentetypen, rolopvattingstypen, vergadermodellen en het modale inrichtingsmodel van de Nederlandse gemeenteraad. Typen en modellen zijn uitgewerkt als referentietypen waarmee werkelijke gemeenteraden kunnen worden geanalyseerd. Gemeentetypen Van Den Helder, door Amsterdam, via het Land van Cuijk naar Vaals. Gemeenten hebben hele verschillende karakteristieken. Stedelijke gemeenten en landelijke gemeenten, veel inwoners of weinig inwoners, groot grondgebied of klein grondgebied, hoge bevolkingsdichtheid of lage bevolkingsdichtheid, pluriforme samenleving of monoforme samenleving, sterke economie of zwakke economie, sterke regionale bindingen of zwakke regionale bindingen en ga zo maar door. Gemeenten typeren is een arbitraire bezigheid. De gemeentetypologie die BureauMB heeft ontwikkeld, is met name bedoeld om de omgevingsinvloed op de gemeentelijke organisatie te kunnen duiden. De gemeentekarakteristiek heeft invloed op de samenstelling van de raad en het college, en op de manier waarop deze gremia functioneren en interacteren met de omgeving. Wij onderscheiden acht hoofdtypen. Deze zijn gebaseerd op de omvang van de bevolking, de omvang van het grondgebied en de bevolkingsdichtheid.

Deze drie factoren bepalen in belangrijke mate het karakter van een gemeente en daarmee 'de omvang van' en 'de dynamiek binnen' het gemeentehuis of stadhuis. Binnen de hoofdtypen onderscheiden we weer varianten (typen) op basis van andere karakteristieken. 1) Grote gemeenten - steden vanaf 200.000 inwoners 2) Grote gemeenten - steden vanaf 100.000 inwoners 3) Grote gemeenten - met een stedelijk karakter 4) Grote gemeenten - met een landelijk karakter 5) Middelgrote gemeenten - met een stedelijk karakter 6) Middelgrote gemeenten - met een landelijk karakter 7) Kleine gemeenten - met een stedelijk karakter 8) Kleine gemeenten - met een landelijk karakter Rolopvattingstypen van de gemeenteraad Gemeenteraden hebben net als gemeenten verschillende karakteristieken. Gemeenteraadsleden hebben gedeelde groepsopvattingen over zichzelf, over hoe zij dienen te acteren, over de rest van de gemeentelijke organisatie en de gemeentelijke wereld om hen heen. Vanuit die opvattingen ontstaat een groepsmentaliteit en een kernopvatting over 'wie zij zijn' en 'hoe zij willen functioneren' als gemeenteraad. Dé rolopvatting van de gemeenteraad. Deze rolopvatting hangt samen met de opvattingen over de drie kerntaken van de raad: het vertegenwoordigen van de samenleving, het stellen van de strategische kaders en het controleren van het bestuur.

In de opvatting over de wijze waarop de vertegenwoordigende kerntaak moet worden uitgevoerd, zijn twee uitersten te onderscheiden. Er zijn raadsleden die vinden dat zij met de verkiezing tot raadslid een mandaat hebben om voor vier jaar namens hen te spreken. Zij hebben een sterk intern gerichte kijk op de volksvertegenwoordigende kerntaak (rol). Aan de andere kant van het spectrum zijn er raadsleden die zoveel als mogelijk in contact staan met burgers, verenigingen, instellingen en bedrijven. Daar bovenop werken deze raadsleden vanuit omgevingsanalyses en een concreet politiek plan. Zij hanteren een extern gerichte focus in de volksvertegenwoordiging. De bij elkaar opgetelde en gedeelde focus van de raadsleden bepaalt de focus van de raad in deze rol (kerntaak). In de wijze waarop de kaderstellende en controlerende kerntaken (samen de sturende kerntaak) worden uitgevoerd zijn eveneens twee uitersten te onderscheiden. Er zijn gemeenteraden die reageren alleen op het college en de ambtelijke organisatie. Debatteren en besluiten op basis van aangeleverde raadsvoorstellen. We spreken dan van een volgende raad. Aan de andere kant van het spectrum bevindt zich de sturende raad. Deze gemeenteraad werkt samen met de griffie en maakt intensief gebruik van ambtelijke ondersteuning om tot initiatiefvoorstellen te komen en is agenderend.

Deze raad neemt besluiten op basis van de eigen voorstellen, geeft het college opdracht en controleert strak op de uitvoering. Kortom een raad met een sterk sturingsvermogen.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

18

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 We onderscheiden vier rolopvattingstypen. Als we de dimensies 'focus' (intern gericht versus extern gericht) en 'sturingsvermogen' (volgend versus sturend) combineren, onderscheiden we vier referentietypen in de rolopvatting van gemeenteraden. De gedetailleerde uitwerking staat in paragraaf 2.1. 1) Intern gerichte en volgende rolopvatting 2) Intern gerichte en sturend rolopvatting 3) Extern gerichte en volgende rolopvatting 4) Extern gerichte en sturende rolopvatting Vergadermodellen van de gemeenteraad De inrichting van de vergaderpraktijk ligt meestal in het verlengde van de rolopvatting. Extern gerichte en sturende gemeenteraden hebben vaker een vergadermodel met een 'politieke markt' waarin de lokale samenleving stevig betrokken wordt. De vorm van de bijeenkomsten en vergaderingen volgt de inhoud, en wordt zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt en is vaak voor een deel op locatie. De gemeenteraad is steeds verbonden met buiten en biedt tegenwicht aan het college zonder het evenwicht te verstoren. Aan het andere eind van het vergaderspectrum vinden we de intern gerichte en volgende gemeenteraden. Zij hebben meestal een traditioneel vergadermodel met raadscommissie. Een vergaderpraktijk die nog veel trekken vertoont van het monistisch systeem.

Tussen het recente duale vergadermodel traditionele (monistische) vergadermodel onderscheiden we nog een derde vergadermodel waarin raadscommissies met een politieke markt worden gecombineerd. Dit derde model neigt soms wat meer naar de recentere- en soms wat meer naar het traditionele vergaderen. Zo onderscheiden we dus drie referentiemodellen in de vergaderpraktijk. De gedetailleerde uitwerking van deze vergadermodellen vindt u in paragraaf 2.2. 1) Politieke markt 2) Raadscommissies in combinatie met politieke markt 3) Raadscommissies Inrichtingsmodel van de gemeenteraad Er is maar één referentiemodel voor de inrichting van gemeenteraden. Nederlandse gemeenteraden lijken veel op elkaar, er is een modaal commissiemodel waar gemeenteraden keuzes in kunnen maken. Het grootste verschil zit in de keuze om te werken met of zonder raadscommissies. In kleinere gemeenten zie je minder taakcommissies met een breder takenpakket. De gedetailleerde uitwerking van het inrichtingsmodel van de Nederlandse gemeente hebben we uitgewerkt in paragraaf 2.3.

C. Referentiekader Nederlandse raadsgriffies Dit referentiekader bestaat uit drie instrumenten: het dienstenoverzicht (raad), het werkzaamhedenoverzicht (griffie) en de beschrijvingen van referentiegriffies. Overzicht - Griffiediensten Wij hebben voor het dienstenpakket van de griffie een overzicht ontwikkeld met dienstengroepen, diensten en dienstelementen. Voor het raadsonderzoek gebruiken we het overzicht met dienstgroepen en diensten, het verdichte overzicht. Dit overzicht sluit aan op de praktijk van raadsleden. Het biedt voldoende afbakening en inzicht en blijft weg van te veel details en variaties tussen gemeenten. Voor griffieonderzoek maken we gebruik van het gedetailleerde (complete) overzicht (inclusief dienstelementen). Overzicht - Griffiewerkzaamheden Wij hebben voor het werkzaamhedenpakket van de griffie een overzicht ontwikkeld met taakvelden (taken), activiteiten en handelingen. De indeling op basis van het werkzaamhedenperspectief voor de griffie is gelijk aan die van het dienstenperspectief van de raadsleden.

BureauMB - Marcel Bouman | Adres: Blazoenlaan 1 - 5411 DB - Zeeland | Telefoon: 06-22204798 Website: www.bureaumb.nl | E-mail: info@bureaumb.nl

19

Benchmarkrapport - Raadsgriffies anno 2022 Griffietypen Ondersteuningsbehoefte, vergadermodel, inrichting van de gemeenteraad en het gemeentetype bepalen de inrichting van de griffie. Deze factoren bepalen de omvang en samenstelling van het dienstenpakket (en takenpakket) van de griffie. Het soort takenpakket bepaalt weer welke soorten functies nodig zijn op de griffie en daarmee wordt de inrichting en het functioneren van de griffie bepaald. Zo onderscheiden we drie griffietypen. In hoofdstuk 3 worden deze referentietypen nader besproken. 1) Basisgriffie 2) Plus griffie 3) Strategische (complete) griffie

D. Referentiekader Nederlandse raadsgriffiefuncties Dit referentiekader ligt in het verlengde van het vorige. Hier draait het om individuele functies in onderlinge samenhang. We hebben van de onderstaande functies referentiebeschrijvingen en competentieprofielen ontwikkeld. Functiebeschrijvingen en competentieprofielen We hebben acht functiebeschrijvingen met competentieprofielen ontwikkeld. De referentiebeschrijvingen en profielen kennen we op drie niveaus: 1 = strategisch, 2 = plus en 3 = basis. In hoofdstuk 4 worden deze referentiebeschrijvingen uitgebreid besproken. 1) Raadsgriffier Niveau: 1, 2 en 3 2) Commissiegriffier - plaatsvervangend griffier Niveau: 1, 2 en 3 Commissiegriffier Niveau: 1, 2 en 3 3) Raadsadviseur - plaatsvervangend griffier Niveau: 1 en 2 Raadsadviseur Niveau: 1 en 2 4) Communicatieadviseur Niveau: 1 en 2 5) Bureaucoördinator Niveau: 1 6) Communicatiemedewerker Niveau: 1 en 2 7) Griffiemedewerker Niveau: 1, 2 en 3 8) Griffiesecretaresse Niveau: 1, 2 en 3