6c. Jaarverantwoording ICT NML 2021
Tekst van het document
Eenheid
Per.
ICT NML
Bron
Beschrijving
Formatie
FTE per 1.000 inwoners
2021
0,17 ICT NML
De toegestane formatie in fte van het ambt.apparaat op peildatum 1 januari.
Bezetting
FTE per 1.000 inwoners
2021
0,17 ICT NML
De werkelijke formatie in fte van het ambt.apparaat op peildatum 1 januari.
Apparaatskosten
Kosten per inwoner
2021
32,45 ICT NML
De personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. Hier worden alle kosten van ICT NML in meegenomen aangezien de kosten van ICT NML voor de deelnemende gemeenten binnen de apparaatskosten vallen.
Externe inhuur
Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen
2021
16% ICT NML
De inhuur voor tijdelijke vervanging of voor de inhuur van specialisten met vakkennis die ontbreekt in de organisatie.
Overhead
% van totale lasten
2021
9% ICT NML
De kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
36
PARAGRAFEN Voor ICT NML zijn de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing en de treasuryparagraaf van toepassing. Voor de paragraaf bedrijfsvoering wordt verwezen naar het programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead.
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Risicomanagementbeleid vastgesteld In 2020 heeft ICT NML het risicomanagementbeleid vastgesteld. Met het toepassen van risicomanagement streeft ICT NML de volgende doelstelling na: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
het sturen op risico’s; het inzichtelijk maken van de risico’s die de organisatie loopt; zorgdragen dat risico’s zo weinig mogelijk effect hebben op de uitvoering van bestaand beleid en voorzieningen; zorgdragen voor de continuïteit van de dienstverlening; beheersen van processen in de organisatie; het maken van verantwoorde keuzes met betrekking tot het al dan niet nemen van risico’s; voldoen aan de wettelijke vereisten omtrent het weerstandsvermogen uit de Besluit begroting en verantwoording (BVV); risicobewustzijn van (medewerkers van) de organisatie stimuleren en vergroten optimaliseren van de risicokosten (kosten van preventie, verzekeringspremies en eigen schades).
Risicomanagementproces Het risicomanagementproces is het continue proces van risico’s in beeld krijgen, kwantificeren en afwegen of en welke beheersmaatregelen er genomen moeten worden. Het doorlopen van het risicomanagementproces is dus het uitvoeren van een risicoanalyse. Het risicomanagementproces kan per organisatieonderdeel of project worden doorlopen en het kan zo vaak worden doorlopen als men wenst. Het risicomanagementproces bestaat uit de stappen context, identificatie, analyse en beoordeling, afwegen alternatieven, uitvoeren beheer strategie en evaluatie.
37
Identificatie risico’s In deze fase worden alle potentiële risico’s geïdentificeerd. Hierbij valt te denken aan een breed scala aan soorten risico’s, zoals milieurisico’s, aansprakelijkheidsrisico’s, materiële risico’s, etc. ICT NML kiest ervoor om de risico’s van onderuit de organisatie naar boven te laten komen (bottom-up benadering). Deze benadering zorgt ervoor dat de risico’s op teamniveau worden benoemd. Dit is een praktische benadering omdat risico’s op deze manier worden benoemd door degenen die dagelijks het werk uitvoeren waarin de risico’s zich kunnen voordoen.
Analyse en beoordeling risico’s Na het in kaart brengen van de risico’s kunnen deze geanalyseerd worden. De analyse bestaat uit een inschatting van de kans dat een gebeurtenis optreedt, waarbij tevens wordt aangegeven wat de gevolgen van het optreden van het risico kunnen zijn. In de processtap analyse en beoordeling worden de risico’s dus gekwantificeerd. Deze kwantificering gebeurt op basis van de hierna genoemde klassen. Bij beoordeling wordt gekeken naar de kwaliteit, uniformiteit en volledigheid van het risicoprofiel.
Kans Voor de beoordeling van de kans worden 5 klassen gebruikt. Het referentiebeeld dat erbij genoemd staat kan worden gebruikt als hulpmiddel bij het bepalen van de kans. Klasse
Referentiebeeld
Percentage
1
< of 1x per 10 jaar
10%
2
1x per 5 – 10 jaar
30%
3
1x per 2 – 5 jaar
50%
4
1x per 1 – 2 jaar
70%
5
1x per jaar of >
90%
Gevolg Voor alle risico’s wordt nagegaan of deze financiële gevolgen met zich meebrengen. Daarnaast is het mogelijk dat een gebeurtenis gevolgen heeft voor het imago van de organisatie. Er zijn ook gebeurtenissen met enkel imagogevolgen mogelijk. Voor de beoordeling van de financiële gevolgen van een risico worden de volgende klassen met bijbehorende bandbreedtes gehanteerd.
38
Klasse
Financieel gevolg
1
X < € 25.000
2
€ 25.000 < X < € 100.000
3
€ 100.000 < X < € 250.000
4
€ 250.000 < X < € 500.000
5
€ 500.000 < X
Risicoscore Met behulp van de risicoscore kunnen risico’s worden geprioriteerd en wordt inzichtelijk welke risico’s de grootste invloed hebben op het realiseren van de doelstellingen. De risicoscore wordt bepaald door de klassen van kans en gevolg te vermenigvuldigen volgens onderstaande formule. Risicoscore = kans x gevolg Als hulpmiddel bij de uitvoering van risicomanagement maakt ICT NML gebruik van het risicomanagementinformatiesysteem NARIS. Alle risico’s die worden geïdentificeerd worden met bijbehorende kans en gevolgklassen opgenomen in NARIS. Het systeem wordt gebruikt bij het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit.
Inventarisatie risico’s Binnen ICT NML zijn de risico’s in beeld gebracht. Conform het vastgestelde beleid is vervolgens aangegeven wat de kans is dat een risico zich voordoet en wat het mogelijk financieel effect is. Uiteindelijk zijn deze inschattingen binnen het MT getoetst en reëel bevonden. Ten opzichte van de vorige inventarisatie zijn door wereldwijde toename van cybercriminaliteit de risico’s bij punt 3 en 6 verhoogd. Het risico met betrekking tot opleidingen is vervallen en de kans op het risico rondom contracten is verlaagd naar 1x per 2-5 jaar.
39
De volgende risico’s zijn geïdentificeerd1: #
Risicogebeurtenis
Netto kans
Netto max gevolg Netto score
1
Diefstal en fraude
1x per 5 – 10 jaar
€ 50.000
4
2
Langdurig ziekteverzuim
1x per 2 – 5 jaar
€ 100.000
6
3
Inbreuk op informatiebeveiliging
1x per 1 – 2 jaar
€ 100.000
8
4
Juridisch risico rondom contracten
1x per 2 – 5 jaar
€ 30.000
6
5
Afscheid nemen personeel
1x per 5 – 10 jaar
€ 150.000
6
6
Langdurige uitval ICT systemen
1x per 5 – 10 jaar
€ 1.000.000
10
Nadere toelichting per risico: 1) Diefstal en fraude € 50.000 1x per 5 – 10 jaar Diefstal en fraude kan altijd voorkomen. ICT NML zorgt in haar procedures en richtlijnen (waaronder functiescheiding) dat de kans hierop wordt geminimaliseerd. Toch blijft er op dit punt een restrisico dat elke organisatie loopt. 2) Langdurig ziekteverzuim € 100.000 1x per 2 – 5 jaar Vanuit het HRM beleid wordt zorgvuldig omgegaan met personeel. Desondanks is langdurig ziekteverzuim een risico dat elke organisatie loopt. Regulier ziekteverzuim is opgenomen in de begroting maar er is geen budget opgenomen voor langdurig ziekteverzuim. Derhalve wordt hier een risico gelopen. 3) Inbreuk op informatiebeveiliging € 100.000 1x per 1 – 2 jaar Het dreigingslandschap is de laatste jaren veranderd. Er wordt continu geprobeerd in systemen binnen te dringen. Aanvallen zijn vaak deskundiger van aard. ICT NML heeft een cybersecurity verzekering samen met de deelnemende gemeenten. Desondanks blijft er een restrisico waar rekening mee moet worden gehouden (zie ook 7 langdurige uitval ICT systemen). Ten opzichte van de vorige analyse is dit bedrag verhoogd van € 50.000 naar € 100.000 in verband met het dreigingsrisico. 4) Juridisch risico rondom contracten € 30.000 1x per 2 – 5 jaar ICT NML hanteert een aanbestedingsbeleid en zet inkoopadviseurs in bij het aangaan van contracten.
Desondanks kunnen er zowel tijdens de aanbesteding als tijdens de uitvoering van een contact verschillen in mening ontstaan. Indien dit zich voordoet is extra juridische ondersteuning noodzakelijk. 5) Afscheid nemen personeel € 150.000 1x per 5 – 10 jaar Ondanks dat er zorgvuldig met het personeel wordt omgegaan kan zich de situatie voordoen dat er (gedwongen) afscheid moet worden genomen van een medewerker.
1
Zie nota risicomanagementbeleid
40
De hiervoor te nemen lasten zijn niet opgenomen in de begroting (transitievergoeding, juridische kosten etc). 6) Langdurige uitval ICT systemen € 1.000.000 1x per 5 – 10 jaar Gezien het dreigingslandschap (zie ook punt 3) is er een kans van langdurige uitval van ICT systemen. Ondanks permanente investeringen in de beveiliging, optimalisering van procedures en een cybersecurity verzekering blijft er een restrisico waar rekening mee moet worden gehouden. Daarnaast kan een langdurige uitval ook ontstaan door een hardware storing of een incident in de omgeving. Gezien de zeer forse aanvallen die we zien in onze omgeving (VDL, Hof van Twente) wordt dit risico veel hoger ingeschat dan de vorige keer en stijgt van € 200.000 naar € 1.000.000.
Dit laat de volgende risicokaart zien: Financieel
Netto
€ 500.000 < x
6
€ 250.000 < x < € 500.000
€ 100.000 < x < € 250.000
5
€ 25.000 < x < € 100.000
1
2, 4
3
30%
50%
70%
x < € 25.000 Kans
10%
90%
Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Dit verband is in onderstaande figuur schematisch weergegeven.
41
Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico’s en de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de risicosimulatie voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Ratio weerstandsvermogen =
Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio ICT NML nastreeft. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Waarderingscijfer
Ratio weerstandsvermogen
Betekenis
A
2,0 < x
Uitstekend
B
1,4 < x < 2,0
Ruim voldoende
C
1,0 < x < 1,4
Voldoende
D
0,8 < x < 1,0
Matig
E
0,6 < x < 0,8
Onvoldoende
F
x < 0,6
Ruim onvoldoende
ICT NML heeft in het verleden gekozen voor een ratio van 1,0. Een ratio van 1,0 wordt gezien als voldoende. Gezien de forse stijging van de risico’s wordt in overleg met de gemeenten ervoor gekozen om 50% van het weerstandsvermogen bij ICT NML op te bouwen. De gemeenten nemen het overige deel op in haar weerstandsvermogen.
42
Benodigde weerstandscapaciteit Op basis van bovenstaande risico’s is volgens risicosimulatie (Monte-Carlo-methode) het noodzakelijke weerstandsvermogen bepaald bij een zekerheidspercentage van 90%. Het benodigde weerstandsvermogen van ICT NML bedraagt na deze risicosimulatie afgerond € 939.000. Dit is fors hoger dan het eerder berekende bedrag van € 352.000. De forse toename is te wijten aan de het risicobeeld op het gebied van cyberaanvallen. Deze zijn substantieel toegenomen. Zoals eerder aangegeven wordt in overleg met de deelnemende gemeenten ervoor gekozen om 50% van het weerstandsvermogen bij ICT NML op te bouwen. Dit bedraagt dus € 469.500 (50% van € 939.000). De gemeenten zullen het restant van het noodzakelijke bedrag opnemen in haar weerstandsvermogen.
Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is op dit moment de volgende (afgerond): -
algemene reserve resultaat 2021 storting toetreding Asten en Someren
Totaal
€ 264.000 € 124.000 € 36.000 € 424.000
Bij een noodzakelijke weerstandscapaciteit binnen ICT NML van € 469.500 resteert er nog een bedrag van € 45.500 aan op te bouwen weerstandscapaciteit. De ratio weerstandsvermogen bedraagt nu 0,45. ICT NML heeft nu een ratio van het bij ICT NML op te bouwen bedrag van 0,90.
Voorstel opbouw weerstandscapaciteit In overleg met de deelnemende gemeenten is ervoor gekozen om stapsgewijs te groeien naar 50% van het noodzakelijk weerstandsvermogen binnen ICT NML. Derhalve wordt voorgesteld het resultaat 2021 te storten in de algemene reserve. Voor de jaarrekening 2021 dient een bedrag van € 515.000 (€ 939.000 -/- € 424.000) als achtervang binnen de weerstandscapaciteit van de gemeenten beschikbaar te zijn. Dit is als volgt te verdelen naar de deelnemende gemeenten op basis van bijdrage in de centrale lasten 2021: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Venlo Roermond Weert Nederweert Asten Someren
€ 221.869 € 142.072 € 80.291 € 24.038 € 22.054 € 24.676
43
Kengetallen Vanuit de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is het verplicht om in de begroting over de volgende kengetallen te rapporteren: Kengetallen:
Norm
Jaarrek 2020
Begr. 2021
Jaarrek 2021
1. netto schuldquote
0%<>100%
0%
0%
0%
1a. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
0%<>100%
0%
0%
0%
2. solvabiliteitsratio
25%<>40%
26,6%
23,5%
33,9%
3. structurele exploitatieruimte
>0
0%
0%
0%
4. Kengetal grondexploitatie
>0
N.v.t.
5. Belastingcapaciteit
-
N.v.t.
Paragraaf financiering Met de financieringsparagraaf wordt beoogd de transparantie van het treasurybeleid en treasurybeheer te vergroten en meer inzicht te geven in de (financierings)risico’s en de beheersing daarvan. Bij de inwerkingtreding van de Wet Financiering decentrale overheden (fido) is het opnemen van een financieringsparagraaf in de begroting en in de rekening voorgeschreven. Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft de onderwerpen binnen de financieringsparagraaf voor. De grondslag voor de treasuryfunctie van ICT NML wordt gevormd door het in het Algemeen Bestuur vastgestelde treasurystatuut. In het treasurystatuut zijn de kaders opgenomen waarbinnen het Algemeen Bestuur de financieringsfunctie mag uitoefenen. Het treasurybeleid is erop gericht binnen de financiële mogelijkheden van ICT NML een zo optimaal rendement te verkrijgen dan wel de lasten zo veel mogelijk te reduceren. Hierbij moeten de risico’s zo goed mogelijk worden beheerst. De belangrijkste algemene doelstellingen van het treasurybeleid zijn: A. Het verzekeren van een duurzame relatie met de financiële markten om tegen acceptabele condities te financieren; B. Het beschermen van vermogens- en (rente-) resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s; C.
Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; D. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de wet fido, de Ruddo, respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit treasurystatuut. Doordat ICT NML geen langlopende schulden is aangegaan, loopt zij geen renterisico.
Kasgeldlimiet Het kasgeldlimiet is een instrument uit de wet fido voor het beheersen van het risico van een rentewijziging bij herfinanciering. Het stelt een maximum aan het gebruik van korte termijn financieringen, de netto vlottende schuld. Als de gemiddelde liquiditeitspositie van drie achtereenvolgende kwartalen de kasgeldlimiet overschrijdt, dan dient ICT NML
44
de drie kwartaalrapportages toe te zenden aan de toezichthouder, met daarbij een plan om weer te voldoen aan de kasgeldlimiet. De kasgeldlimiet is afgeleid van het begrotingstotaal en bedraagt 8,2% hiervan met een minimum van € 300.000. Het begrotingstotaal van ICT NML bedroeg in 2021 € 9.271.299, waarmee de kasgeldlimiet uitkwam om een bedrag van € 760.247. Onderstaande tabel toont de berekening van de kasgeldlimiet en de beschikbare ruimte.
(1) Vlottende schuld
(2) Vlottende middelen
(3) Netto vlottende (+) (4) of overschot middelen (-)
1e kwartaal 2021
-€ 1.045.600
€ 3.801.063
-€ 2.755.462
2e kwartaal 2021
-€ 627.080
€ 3.531.215
-€ 2.904.135
3e kwartaal 2021
-€ 554.063
€ 3.120.287
-€ 2.566.223
4e kwartaal 2021
-€ 470.140
€ 894.308
-€ 424.168
Kasgeldlimiet (stappen 1-4) (1)-(2)=(3)
Gemiddelde netto vlottende schuld (5)
Kasgeldlimiet
(6a) = (5>4)
Ruimte onder kasgeldlimiet
(6b) = (4>5)
n.v.t.
-€ 2.162.497 € 760.247 -€ 2.922.744 n.v.t.
Berekening kasgeldlimiet (7)
Begrotingstotaal
(8)
Percentrage regeling
(5)=(7)*(8)
Kasgeldlimiet
€ 9.271.299 8,2% € 760.247
Renterisiconorm De renterisiconorm is een instrument uit wet fido voor het beheersen van het risico van een rentewijziging bij herfinanciering. De beheersing bestaat eruit dat de herfinanciering gelijkmatig gespreid moet worden. In enig jaar mag over niet meer dan 20% van het begrotingstotaal renteherziening plaats kunnen vinden. Voor de renterisiconorm geldt een minimumbedrag van € 2.500.000. De norm is bedoel om het budgettaire risico van rentestijgingen te maximeren. Treasury zorgt er bij het aantrekken van langlopende geldleningen voor dat de renterisiconorm niet overschreden wordt. In onderstaande tabel wordt de renterisiconorm en het renterisico getoond voor het jaar 2021 ten opzichte van de begroting 2021.
45
Renterisiconorm en renterisico’s van de vaste schuld Jaarrekening (1) renteherzieningen
0
(2) aflossingen
0
(3) renterisico (1+2)
0
(4) renterisiconorm
€ 2,5 mln
(5a) Ruimte onder renterisiconorm
€ 2,5 mln
(5b) Overschrijding renterisiconorm
0
(4a) Begrotingstotaal
€ 9.271.299
(4b) Percentage regeling (4) = (4a x 5b/100) Renterisiconorm (min € 2,5 mln)
20% € 2,5 mln
ICT NML blijft binnen de renterisiconorm.
Koersrisico Koersrisico is het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. Bij ICT NML niet van toepassing.
Kredietrisico Uitzettingen worden uitsluitend gedaan in de schatkist van het Rijk via schatkistbankieren. Het kredietrisico is hierdoor zeer laag tot nihil.
Liquiditeitsrisico De liquiditeitsrisico’s worden beheerst door de treasury activiteiten te baseren op een liquiditeitsplanning.
Valutarisico Valutarisico’s worden in het openbaar lichaam uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Nederlandse geldeenheid (de euro). ICT NML heeft géén posities in valuta anders dan de euro.
Doelmatigheid financiering ICT NML tracht de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities te minimaliseren.
Optimalisatie renteresultaten Rentevisie Wij volgen de ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt nauwgezet. Doordat ICT NML werkt met bijdragen op voorschotbasis en activa geheel via operational lease worden aangewend, is de liquiditeitsbehoefte gering. Financieringspositie en renteresultaat Doordat ICT NML werkt met bijdragen op voorschotbasis en activa geheel via operational lease worden aangewend, is de financieringspositie beperkt en het renteresultaat nihil.
46
JAARREKENING Balans per 31 december 2021 Ultimo 2021
ACTIVA Vaste activa
Totaal vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Debiteuren - Overige vorderingen Liquide middelen - Bank- en girosaldi Totaal vlottende activa Totaal generaal
0 1.148.928
Balans per 31 december 2021 Ultimo 2020 PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen - Algemene reserves - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat 0 Totaal vaste passiva Vlottende passiva 869.409 Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan een jaar
Ultimo 2021
Ultimo 2020
424.168
263.698
299.808
149.979 0 113.718
124.360
263.698 615.581
329.266
1.130.540
677.996
- Schulden aan openbare lichamen
483.180
313.563
323 18.065
123.688 67.725
- Crediteuren - Overige schulden
112.215 20.187
15.291 413
101.716 101.716
108.735 108.735
1.250.644 1.250.644
978.143 978.143
Overlopende passiva - overige overlopende passiva Totaal vlottende passiva Totaal generaal
47
210.894 210.894
385.179 385.179
826.475 1.250.644
714.445 978.143
Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2021 Begroting 2021 voor wijziging OVERZICHT BATEN EN LASTEN
Lasten
Begroting 2021 na wijziging
Baten Saldo
Realisatie 2021
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
€ 8.308.455
€ 8.344.565
€ -36.110
€ 7.716.740
€ 7.715.845
€ 895
€ 876.734
€ 876.734
€-
€ 810.319
€ 921.685
€ -111.366
Programma Automatisering
€ 6.674.732
€ 6.674.732
Programma Bedrijfsvoering / overhead
€ 850.375
€ 850.375
Algemene dekkingsmiddelen
€-
€-
€-
€-
€-
€-
€-
€-
€-
Onvoorzien
€ 50.000
€ 50.000
€-
€ 50.000
€ 50.000
€-
€-
€ 50.000
€ -50.000
Heffing VPB
€-
€-
€-
€-
€-
€-
€-
€-
€-
Geraamd saldo baten en lasten
€ 7.575.107
€ 7.575.107
€-
€ 9.235.189
€ 9.271.299
€ -36.110
€ 8.527.059
€ 8.687.530
€ -160.471
Dotaties/onttrekkingen reserves
€-
€-
€-
€ 36.110
€-
€ 36.110
€ 36.110
€ 7.575.107
€ 7.575.107
€-
€ 9.271.299
€ 9.271.299
€-
€ 8.563.169
Gerealiseerde resultaat
€-
€-
48
€ 36.110
€ 8.687.530
€ -124.361
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) daarvoor geeft en de financiële verordening, waarin door het bestuur de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld.
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De bijdrage van de gemeenten is vastgesteld in de begroting. Deze wordt berekend op basis van het aantal gebruikers en storage gebruik. Daarnaast wordt de bijdrage gemeentespecifiek berekend op basis van de feitelijke kosten.
Uiteenzettingen met een rente-typische looptijd < 1 jaar en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde onder aftrek van oninbare vorderingen.
Liquide middelen De liquide middelen zijn tegen nominale waarde opgenomen. Deze staan ter vrije beschikking van de GR. In principe dienen alle overtollige middelen in de schatkist te worden aangehouden. Er is een aantal uitzonderingen. Één daarvan is het drempelbedrag. Dit is een minimumbedrag (afhankelijk van de omvang van de decentrale overheid) dat gemiddeld per kwartaal buiten de schatkist mag worden gehouden. Hierbij is de drempel nooit lager dan € 1.000.000 (tot 1 juli was dit € 250.000). Dit bedrag geldt voor ICT NML. Vanaf dat schatkistbankieren voor ICT NML operationeel is wordt voor de zekerheid door onze administratie een drempel van circa € 100.000 aangehouden. Hierdoor is overschrijding van de drempel niet mogelijk.
Netto vlottende schuld met een looptijd < 1 jaar De kortlopende schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Deze verplichtingen omvatten de binnen één jaar vervallende schulden.
49
Toelichting op de balans Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar Vorderingen op openbare lichamen Dit betreffen vorderingen op de volgende openbare lichamen: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Rijk (schatkistbankieren) BsGW Asten Someren Venlo Weert Roermond Belastingdienst
€ 593.000 € 14.728 € 99.340 € 41.847 € 62.317 € 708 € 86.801 € 231.799 € 1.130.540
Debiteuren en overige vorderingen ➢ Debiteuren ➢ Overige vorderingen
€ €
323 18.065
Bank- en girosaldi Dit betreft het saldo van de BNG-rekening en staat ter vrije beschikking.
Eigen vermogen Eigen vermogen
Saldo 1 januari
Toevoeging Onttrekking Bestemming resultaat
Saldo 31 december
Algemene reserve -
algemene reserve
149.979
36.110
-
-
113.719
124.361
-
113.719
299.808
-
-
-
-113.719
124.361
Bestemmingsreserves bestemmingsreserves
Gerealiseerd resultaat Totaal
263.698
424.169
In 2021 is € 36.110 aan de algemene reserve toegevoegd als bijdrage van de gemeenten Asten en Someren bij de toetreding. Voorgesteld wordt om het gerealiseerde resultaat toe te voegen aan de algemene reserve om hiermee het weerstandvermogen te verhogen.
50
Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan een jaar
Schulden aan openbare lichamen Dit betreffen schulden op de volgende openbare lichamen: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Venlo Roermond Nederweert Weert Asten Someren Belastingdienst
€ 30.254 € 60.623 € 47.535 € 20.931 € 22.022 € 33.726 € 268.089 € 483.180
Crediteuren en overige schulden ➢ Crediteuren ➢ Overige schulden
€ 112.215 € 20.187
Overlopende passiva ➢ Reservering vakantiedagen € 143.023 ➢ Overig € 67.871 € 210.894
Niet uit de balans blijkende verplichtingen ICTNML heeft per 31 december 2021 de volgende lopende contractuele verplichtingen:
Boekjaar 2022
Niet uit de balans blijkende verplichtingen
€ 4.439.000
Verplichtingen
Verplichtingen
1 < 5 jaar
> 5 jaar
€ 1.067.000
€ 372.000
De niet uit de balans blijkende verplichtingen bestaan voornamelijk uit de verplichtingen voortvloeiend uit het contract met de leasemaatschappij, contracten met softwareleveranciers en de huurovereenkomst van het kantoor.
51
Toelichting op het overzicht baten en lasten Begroting 2021
Baten: Bijdrage centrale lasten Gemeente Roermond Gemeente Venlo Gemeente Weert Gemeente Nederweert Gemeente Asten Gemeente Someren
Realisatie 2021
Afwijking + positief / - negatief
€ € € € € € €
1.775.352 2.772.510 1.003.332 300.383 275.585 308.349 6.435.511
€ € € € € € €
1.775.352 2.772.510 1.003.332 300.383 275.585 308.349 6.435.511
€ € € € € € €
-
Overige baten
€ € € € € € € €
381.622 846.431 334.679 160.800 58.884 76.209 1.858.625 977.163
€ € € € € € € €
467.084 € 900.206 € 316.708 € 113.265 € 36.862 € 42.483 € 1.876.608 € 375.411 €
85.462 53.775 -17.971 -47.535 -22.022 -33.726 17.983 -601.752
Totale baten
€
9.271.299
€
8.687.530
€
-583.769
Lasten: Centrale lasten Personeelskosten Leasekosten Datacommunicatie Licenties Overige kosten Onvoorzien Totaal centrale lasten Gemeentespecifieke lasten Storting in algemene reserve
€ € € € € € € € €
4.018.123 2.253.824 277.026 218.277 595.424 50.000 7.412.674 1.822.515 36.110
€ € € € € € € € €
3.897.720 2.125.271 187.392 200.679 275.499 6.686.561 1.840.498 36.110
€ € € € € € € € €
120.403 128.553 89.634 17.598 319.925 50.000 726.113 -17.983 -
Totale lasten Saldo
€ €
9.271.299 -
€ €
8.563.169 € 124.361 €
708.130 124.361
Bijdrage gemeentespecifieke lasten Gemeente Roermond Gemeente Venlo Gemeente Weert Gemeente Nederweert Gemeente Asten Gemeente Someren
52
Toelichting op afwijkingen de baten Bijdrage gemeente specifieke lasten De gemeentespecifieke lasten worden één op één doorbelast aan de deelnemende gemeenten. Een overschot of een tekort vloeit daardoor rechtstreeks voort uit een overschrijding of een overschot aan de kostenzijde, de gemeentespecifieke lasten. Voor een uitgebreidere toelichting van de afwijkingen wordt dan ook verwezen naar de toelichting op de lasten – gemeentespecifiek.
Overige baten De overige baten bestaan grotendeels uit het doorbelasten van de implementatiekosten Asten en Someren. Aangezien het project over de jaargrens loopt maar wel in 2021 volledig was geraamd zijn nog niet alle kosten hiervoor gemaakt. Dit zal in 2022 continueren en dan zal ook verdere doorbelasting plaatsvinden van deze kosten. Daarnaast zijn er nog baten ontvangen voor het detacheren van personeel en de verkoop van overtollige middelen. Bij de analyse van de afwijkingen op de lasten zullen deze baten worden betrokken (zie hieronder). Hierna resteert er nog een voordeel op deze post van € 18k.
Toelichting op de afwijkingen op de lasten – centraal Personeelskosten (€ 120k voordeel / netto € 194k nadeel) De personeelskosten bestaan enerzijds uit een voordeel binnen de personeelskosten van € 120k en anderzijds dient rekening te worden gehouden met een deel van het verschil bij de overige baten van € 314k voor de nog niet gemaakte en doorbelaste kosten voor de implementatie van Asten en Someren. Per saldo is er een nadeel binnen de personeelskosten van afgerond € 194k. Het bedrag van € 194k nadeel bestaat uit diverse componenten. Enerzijds is er in 2021 extra ingehuurd voor het doorontwikkeling van onze producten. Ook is reeds vooruitlopend op het functieboek de CISO fulltime ingezet. Van een medewerker is in 2021 afscheid genomen met een regeling en daarnaast is in december 2021 reeds rekening gehouden met de eenmalige uitbetaling vanuit de nieuwe CAO.
Leasekosten (€ 129k voordeel) De leasekosten zijn incidenteel lager omdat er van de leasemaatschappij een compensatie is ontvangen wegens onduidelijkheden in het contract. Daarnaast zijn een aantal investeringen later in de lease gekomen waardoor onderuitputting van het budget is ontstaan.
Datacommunicatie (€ 90k voordeel) In 2021 hebben we een voordeliger contract voor datacommunicatie kunnen afsluiten. Hierdoor zijn de lasten lager dan begroot.
Licenties (€ 18k voordeel) De licentiekosten zijn iets lager dan oorspronkelijk geraamd namelijk € 18k.
53
Overige kosten (€ 320k voordeel / netto € 50k voordeel) De overige kosten laten een voordeel zien van € 320k. Daarbij moet rekening gehouden worden met een met een deel van het verschil bij de overige baten van € 270k voor de nog niet gemaakte en doorbelaste kosten voor de implementatie van Asten en Someren. Per saldo resteert er binnen overige kosten een voordeel van € 50k. De overige kosten zijn lager vanwege diverse (kleinere) redenen. Voor een groot deel heeft dit te maken met minder inhuur van dienstverlening en lagere lasten vanwege het thuis werken van het personeel. Ook is in 2021 niet deelgenomen aan de Benchmark ICT.
Toelichting op de afwijkingen op de lasten – gemeentespecifiek Hieronder op hoofdlijn de analyse per gemeente.
Venlo Voor de gemeente Venlo zijn afgerond € 54k meer lasten gemaakt dan geraamd. De oorzaak zit het in met name de hogere kosten voor Microsoftlicenties zoals al eerder gecommuniceerd. Daarnaast zijn er hogere lasten voor dataverbindingen en lagere leasekosten dan begroot.
Roermond Voor de gemeente Roermond zijn afgerond € 85k meer lasten gemaakt dan geraamd. De oorzaak zit het in met name de hogere kosten voor Microsoftlicenties al eerder gecommuniceerd. Daarnaast zijn er hogere lasten voor dataverbindingen en lagere leasekosten dan begroot.
Weert Voor de gemeente Weert zijn afgerond € 18k minder lasten gemaakt dan geraamd. Enerzijds heeft dit te maken met hogere kosten voor dataverbindingen. Anderzijds zijn de microsoftlicenties licht hoger, de leasekosten lager.
Nederweert Voor de gemeente Nederweert zijn afgerond € 47k minder lasten gemaakt dan geraamd. Aan lastenkant de vielen de leasekosten voor 2021 maar daarnaast was er een nadeel bij de Microsoftlicenties.
Asten Voor de gemeente Asten zijn afgerond € 22k minder lasten gemaakt dan geraamd. Dit heeft voornamelijk te maken met lagere incidentele leasekosten voor de werkplekken.
Someren Voor de gemeente Someren zijn afgerond € 34k minder lasten gemaakt dan geraamd. Dit heeft voornamelijk te maken met lagere incidentele leasekosten voor de werkplekken.
54
Overzicht incidentele baten en lasten Begroting 2021
OVERZICHT INCIDENTELE BATEN EN LASTEN
Lasten
Programma Automatisering Programma Bedrijfsvoering / overhead
€ €
-
Jaarrekening 2021
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
€
-
€
-
€
307.729
€
402.683
-€
94.954
€
-
€
-
€
6.746
€
44.950
-€
38.204
Algemene dekkingsmiddelen
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Onvoorzien
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Heffing VPB
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Incidentele baten en lasten
€
-
€
-
€
-
€
314.475
€ 447.633
-€
133.158
Dotaties en onttrekkingen reserves
€
-
€
-
€
-
€
36.110
-
€
36.110
Totaal incidentele baten en lasten
€
-
€
-
€
-
€
350.585
€ 447.633
-€
97.048
€
Het grootste deel van de incidentele lasten bestaat uit baten voor de aansluiting van Asten en Someren. Daarnaast is een toetredingsfee ontvangen van Asten en Someren deze is voor de helft doorbetaald aan de founding fathers en voor de overige helft in de algemene reserve gestort. Andere incidentele kosten zijn inhuur van personeel en een vertrekregeling voor een medewerker.
55
Reëel en structureel begrotingsevenwicht Met de toezichthouder is afgesproken duidelijk aan te geven wat het reëel en structureel begrotingsevenwicht is. Alle in de begroting van ICT NML opgenomen lasten en baten zijn structureel. Het saldo van de in de jaarrekening incidentele baten en lasten is €97.000. Afgezet tegen het jaarrekeningsaldo van € 124.000 is er sprake van reëel en structureel begrotingsevenwicht.
Presentatie van het structureel begrotingssaldo X € 1.000
Jaarrek. 2021
2022
2023
2024
2025
Saldo baten en lasten
160
0
0
0
0
Saldo toevoegingen en onttrekkingen aan reserves
-36
0
0
0
0
Begrotingssaldo
124
0
0
0
0
Waarvan incidentele baten en lasten
-97
0
0
0
0
Structureel begrotingssaldo
27
0
0
0
0
56
Informatie Wet Normering Topinkomens (WNT) Sinds 1 januari 2013 is de ‘Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector’ (WNT) van kracht. Deze wet regelt onder meer dat overheidsinstellingen jaarlijks de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoeding van hun functionarissen dienen te publiceren. Voor topfunctionarissen en gewezen topfunctionarissen worden deze gegevens ongeacht de hoogte gepubliceerd. Overeenkomstig de WNT wordt de manager ICT NML en de leden van Bestuur aangemerkt als topfunctionarissen. De WNT is van toepassing op ICT NML. Het voor ICT NML toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000. Dit is het algemeen bezoldigingsmaximum.
Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling alsmede degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt.
Gegevens 2021 bedragen x € 1
Postmus, H.W.
Functiegegevens
Manager ICT NML
Aanvang en einde functievervulling in 2021
01-01 - 31-12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?
1,0 Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn
93.208
Subtotaal
111.395
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
209.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
N.v.t.
Bezoldiging
111.395
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens
N.v.t.
18.188
N.v.t.
onverschuldigde betaling
57
Gegevens 2020 bedragen x € 1
Postmus, H.W.
Functiegegevens
Manager ICT NML
Aanvang en einde functievervulling in 2020
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?
1,0 Ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn
91.155
Subtotaal
108.334
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
201.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag
N.v.t.
Bezoldiging
108.334
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens
N.v.t.
17.179
N.v.t.
onverschuldigde betaling
De bestuursleden zijn allen onbezoldigd en behoren tot de categorie topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder: Naam topfunctionaris
Functie
De heer A.S. Scholten
Voorzitter bestuur
Mevrouw T.E.C. Geelen
Bestuurder tot 25 mei 2021
De heer R.J.H. Vlecken
Bestuurder vanaf 25 mei 2021
Mevrouw B.M.T.J. op de Laak
Bestuurder
De heer F.C.M. Schreurs
Bestuurder
Mevrouw Van Extel – Van Katwijk
Bestuurder vanaf 1 mei 2021
Mevrouw Blok
Bestuurder vanaf 1 mei 2021
58
Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid Begroting 2021 na wijzigingen
OVERZICHT BATEN EN LASTEN
Realisatie 2021
Afwijkingen 2021
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Programma Automatisering
€ 8.308.455
€ 8.344.565
€ -36.110
€ 7.716.740
€ 7.715.845
€ 895
€ 591.715
€ 628.720
€ -37.005
Programma Bedrijfsvoering / overhead
€
876.734
€
876.734
€
-
€
810.319
€
921.685
€ -111.366
€
66.415
€
-44.951
€ 111.366
Onvoorzien
€
50.000
€
50.000
-
€
-
€
50.000
€
€
50.000
€
-
Geraamd saldo baten en lasten
€ 9.235.189
€ 9.271.299
€ -36.110
€ 8.527.059
€ 8.687.530
€ -160.471
36.110
€
€
36.110
€
€
€
€
-
Dotaties/onttrekkingen reserves
Gerealiseerde resultaat
€
€ 9.271.299
-
€ 9.271.299
€
36.110
€ 8.563.169
-
€ 8.687.530
-50.000
36.110
€ -124.361
€ 708.130
€
€ 708.130
€
€ 583.769
€
€ 583.769
50.000 € 124.361
€
€ 124.361
De overschrijding van de lasten van de beide programma’s worden opgevangen door de extra inkomsten binnen deze programma’s. Daarnaast zijn afwijkingen reeds gerapporteerd in de 2e financiële rapportage 2021.
Taakvelden ICT NML heeft te maken met slechts 2 taakvelden: overhead en treasury. Aangezien er geen sprake is van financieringslasten vallen alle baten en lasten in 2021 onder het taakveld Overhead.
59
SLOTWOORD EN VOORUITBLIK 2022 Het afgelopen jaar heeft ICT NML laten zien dat het werkt op vruchtbare grond. De dienstverlening is verder verbeterd en gegroeid net als de organisatie zelf. Afgelopen jaar is er in samenwerking met de gemeenten weer veel bereikt en zijn er mooie mijlpalen bereikt. In het thuiswerken is tegelijkertijd meer balans gekomen. Een balans die we naar de toekomst toe door gaan zetten. In 2021 is er volop gewerkt aan het voorbereiden van een nieuw werkplekconcept. Dit heeft geresulteerd in voorstellen die in 2022 ter besluitvorming worden voorgelegd om deze vervolgens te implementeren en realiseren. In de planning voor 2022 wordt ruimte gemaakt om meer snelheid te brengen in het ontwikkelen van nieuwe (innovatieve) producten en diensten voor onze deelnemers. Met alle input die door de gebruikers is geleverd met het klanttevredenheidsonderzoek en de dagelijkse feedback over de dienstverlening wordt in 2022 weer een verdere stap gezet in verder verbeteren van de dienstverlening. Het is mooi om te zien dat de inzet vanuit ICT NML de afgelopen jaren steeds meer zijn vruchten afwerpt en wordt gewaardeerd door de deelnemers. In de eerste helft van 2022 zijn alle ICT diensten bij de gemeenten Asten en Someren geïmplementeerd. Daarmee wordt de transitie van beide gemeenten afgerond. In 2022 zal er ook veel aandacht zijn voor de informatiebeveiliging.
Steeds komen organisaties in het nieuws die gehackt zijn. Dat vraagt ook van ICT NML om de beveiliging op onderdelen verder aan te scherpen. Het verbeteren van onze processen en middelen op dat vlak zijn een belangrijk onderdeel voor het komende jaar. Inmiddels ligt er een ambtelijk besluit om de samenwerking ECGeo per 1 januari 2024 onder te gaan brengen bij ICT NML. Een mooie ontwikkeling waarbij zowel ECGeo als ICT NML de krachten kunnen gaan bundelen. In het eerste kwartaal van 2022 zal de besluitvorming door de colleges plaats vinden. Mocht ook die positief zijn dan wordt gestart met de voorbereiding voor de transitie. Als laatste eindigen we het jaar 2021 met een mooi positief financieel resultaat. Wij kijken uit naar 2022 en bouwen graag samen met onze medewerkers en u allen verder aan ICT NML. Namens het MT van ICT NML Joost, Martien, Richan en Rob
60