Document · PDF

6c. Jaarverantwoording ICT NML 2021

Gemeenteraad 23 juni 2022, gemeente SomerenBij agendapunt: Zienswijze Jaarrekening 2021, 2e begrotingswijziging 2022 en Begroting 2023 ICT NML15.490 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

VOORWOORD Vruchtbare grond zorgt voor groei. In 2021 mocht het aantal deelnemers van ICT NML groeien met 2 Brabantse gemeenten. De gemeenten Asten en Sommeren zijn vanaf 1 mei deelnemer geworden van ICT NML. Tegelijkertijd is een migratietraject opgestart om beide gemeenten op de ICT-infrastructuur van ICT NML te plaatsen. Een traject waar we ook in het eerste deel van 2022 nog druk mee bezig zullen zijn. De uitbreiding va Asten en Someren ging ook gepaard met een personele uitbreiding om de extra diensten te kunnen leveren. Dat betekende dat we een aantal nieuwe medewerkers in dienst konden nemen. Ook het afgelopen jaar is er door onze medewerkers veel vanuit huis gewerkt. In het voorjaar heeft een onderzoek plaats gevonden onder onze medewerkers om te evalueren hoe het thuiswerken bevalt en wat dit doet met het welzijn van onze medewerkers. De uitkomsten van de evaluatie waren overwegend positief met als resultaat dat een beleid is ontwikkeld, waarbij de medewerkers de mogelijkheid blijven houden om ook in de toekomst thuis te kunnen werken. De ideale mix volgens onze medewerkers is om deels thuis te werken en deels op kantoor, waarbij het kantoor vooral de plek is om met elkaar af te stemmen en elkaar te ontmoeten. In 2021 lag er een belangrijke focus op de dienstverlening. Zo is het zelf service portaal, Eva verder ontwikkeld en is in het najaar de ICT NML app gelanceerd.

Met deze app hebben de gebruikers een snelle ingang naar Eva. Bij grotere storingen worden gebruikers op de hoogte gehouden van de vordering, waarmee de communicatie direct vanuit ICT NML plaats vindt. Hierdoor zijn de communicatielijnen flink korter gemaakt. Het afgelopen jaar heeft weer een breed klanttevredenheidonderzoek plaats gevonden. De resultaten van dit onderzoek waren overwegend positief. De dienstverlening van ICT NML is de afgelopen jaren op diverse punten sterk verbeterd. Het onderzoek heeft ook veel feedback opgehaald over onderwerpen die voor verdere verbetering vatbaar zijn. Deze punten zijn verwerkt in het jaarplan voor 2022 om uit te voeren. Het resultaat over het boekjaar 2021 bedraagt € 124.000. Ook het afgelopen jaar mochten we weer positief eindigen. Een positief resultaat wat is ontstaan enerzijds doordat de leasekosten incidenteel meevallen, er tevens lagere datacommunicatiekosten zijn en verder door diverse kleinere meevallers. Aan de andere kant is er sprake van hogere incidentele personeelskosten. Per saldo is er sprake van een voordelig financieel resultaat van afgerond € 124.000. In dit jaarverslag wordt naast de jaarcijfers ook teruggeblikt op de resultaten die onze medewerkers hebben bereikt. Trotse verhalen over de vruchtbare grond van ICT NML.

Mooie verhalen die een goede weergave geven over wat we als ICT NML het afgelopen jaar hebben bereikt. 2021 is daarmee een jaar geworden waarin we als organisatie letterlijk en figuurlijk verder mochten groeien. Trots op team ICT NML.

Richan Postmus Directeur ICT NML

INHOUDSOPGAVE Visie

Over ICT NML

Samenwerken

Dienstverleningsovereenkomst

Bestuur

Opdrachtgeverschap

Tactische afstemming

Wat is er in 2021 gerealiseerd?

Bedrijfsvoering

Hoe voelt het als nieuwe medewerker bij ICT NML?

Organisatie ontwikkeling

Nieuwe rol als coördinator en ontwikkelingen team

Het nieuwe bestelproces

Projecten

Het mobiele werken

Dienstverlening

De ICT NML app toegelicht

Het Changeproces

Hoe werkt het patchmanagement?

Medewerkers onderzoek

Kengetallen

De rol van opdrachtgever

Jaarrekening, Financieel verslag 2021

Slotwoord en vooruitblik 2022

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

VISIE

In 2017 is de visie ICT NML opgesteld en vastgesteld. De visie schetst de toekomst van ICT NML als antwoord op de verwachte regionale ontwikkeling. Digitalisering van de samenleving verandert het werk bij de deelnemers van ICT NML. Niet alleen de inhoud, maar ook de vorm. Open, samenhangend, flexibel, uitnodigend en innovatief zijn daarbij de kernwoorden. ICT NML heeft in haar visie zichzelf tot doel gesteld de vanzelfsprekende regiopartner met een maatschappelijk belang te worden, op het gebied van: ▪ ▪ ▪

Gestandaardiseerde automatiseringsoplossingen (A); Informatievoorziening (I); Dienstverleningsoplossingen (D).

Informatisering (I) is een belangrijke volgende stap die veel raakvlakken en overlap heeft met Automatisering, nu nog de core business van ICT NML. Denk hierbij aan functioneel beheer, informatiebeveiliging, i-advies en i-architectuur. Er wordt al veel samengewerkt op I-gebied. Zo is ICT NML betrokken bij het gezamenlijk overleg van de i-adviseurs van de aangesloten gemeenten en bij het overleg met de CISO’s. Ook werkt ICT NML samen met de functioneel applicatiebeheerders.

OVER ICT NML Op 1 januari 2018 is de gemeenschappelijke regeling ICT NML opgericht door de gemeenten Nederweert, Roermond, Venlo en Weert. In 2021 zijn de gemeenten Asten en Someren deelnemer geworden van ICT NML. ICT NML is een samenwerkingsverband van gemeenten in de regio en verzorgt voor de aangesloten deelnemers het ICT-beheer, ICT-onderhoud en faciliteert bij automatiseringsvraagstukken. Hiermee biedt ICT NML een platform waarop gemeenten tot samenwerking kunnen komen. Uitgangspunt in de samenwerking is dat schaalvergroting een belangrijke bijdrage levert aan de realisatie van de individuele doelstellingen van de aangesloten deelnemers. ICT NML draagt hiermee bij aan de efficiency van de deelnemers door: ➢ de gezamenlijke uitvoering van de publieke taak; ➢ het waarborgen en verhogen van de continuïteit en kwaliteit van de ICTdienstverlening; ➢ beheersing van en besparing op ICT-kosten; ➢ het vergroten en versnellen van de innovatie. Ofwel door samen te werken zijn de deelnemers in staat hun gehele ICTInfrastructuur en ICT-diensten te verbeteren en toekomstbestendig te maken.

SAMENWERKEN Door ICT NML is een gezamenlijk automatiseringsplatform gecreëerd wat deelnemers de mogelijkheid biedt om samen te werken op het gebied van informatievoorziening. Het samenwerkingsplatform GLimIT is hierbij een voorbeeld en biedt kansen om samen te werken tussen de gemeenten. Dit platform maakt ons uniek ten opzichte van andere ICT dienstverleners. ICT NML kent haar deelnemers en de regio. Op basis van die kennis en via oplossingen vanuit de modernste vormen van informatie- en communicatietechnologie stelt ICT NML haar deelnemers in staat te excelleren door ze samen te brengen. Dit biedt kansen om de ambities van een digitale overheid en digitale dienstverlening aan de burger beter te ondersteunen. Het biedt tevens kansen om de ambities en doelen van het bestuur van de deelnemers te kunnen realiseren. Door de efficiency voordelen en efficiëntere werkmethoden kan gezamenlijk een hogere kwaliteit van dienstverlening aan de burger en een betere ondersteuning van het bestuur van de gemeenten worden gerealiseerd. Door bundeling van krachten en kennis, door verruiming van de mogelijkheid tot het aantrekken van specialisten en door een bredere bezetting nemen de professionaliteit en de innovatiekracht toe en neemt de kwetsbaarheid van de deelnemers af.

Als laatste heeft het bundelen van de krachten bij ICT NML ervoor gezorgd dat er een betere onderhandelingspositie is ontstaan naar ICT Leveranciers.

DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST De deelnemers aan de samenwerking ICT NML hebben de aanschaf, beheer en het onderhoud van hun ICT ondergebracht bij het samenwerkingsverband ICT NML. Hiervoor is deze Dienstverleningsovereenkomst (DVO) opgesteld, waarin de voorwaarden voor het verlenen van de ICT diensten van ICT NML aan de deelnemers beschreven staan. De DVO vormt samen met het GR reglement het overkoepelend contract tussen ICT NML en de deelnemers. De DVO is hierbij de uitvoerende regeling en wordt op onderdelen nader uitgewerkt in een : ➢ Producten en Diensten Catalogus (PDC); ➢ Service Level Agreement (SLA); ➢ Dossier met Financiële afspraken (DFA).

BESTUUR Voor de besluitvorming op bestuurlijk niveau hebben de portefeuillehouders van de gemeenten zitting in het bestuur van ICT NML. Het bestuurlijk overleg is tevens een platform voor samenwerking en komt elk kwartaal samen. De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling van ICT NML. Het vaststellen van de DVO met de onderliggende PDC en SLA is de bevoegdheid van het bestuur.

OPDRACHTGEVERSCHAP Op strategisch niveau hebben de directeuren/afdelingsmanagers bedrijfsvoering van de deelnemers zitting in het opdrachtgeversoverleg (OGO) van ICT NML. In het OGO wordt de gezamenlijke richting van de samenwerking afgestemd. Het OGO adviseert het bestuur van ICT NML en is tevens de opdrachtgever.

TACTISCHE AFSTEMMING Op tactisch niveau vindt het opdrachtnemersoverleg (ONO) plaats. Het ONO is in principe de opdrachtnemer van het OGO. Het ONO bestaat uit de adviseurs van ICT NML en een I-adviseur per deelnemer. Het ONO volgt de ontwikkelingen op het I&A gebied en inventariseert de behoefte vanuit de eigen organisatie en formuleert opdrachten voor nieuwe producten en diensten.

WAT IS ER IN 2021 GEREALISEERD? Naast de uitvoering van de producten en diensten (de dagelijkse werkzaamheden) is er: - hard gewerkt aan het verder ontwikkelen van ICT NML als organisatie; - het efficiënter inrichten van de eigen werkprocessen ; - het professionaliseren van de dienstverlening.

BEDRIJFSVOERING Voor het uitvoeren van de taken van ICT NML is ondersteuning nodig op het gebied van P&O, Juridische zaken, Financiën en inkoop. Op inkoop na worden deze diensten via een dienstverleningsovereenkomst afgenomen van de gemeente Venlo. Voor de inkoop wordt gebruik gemaakt van de inzet en contracten van inkoopcentrum Zuid en de expertise van de gemeente Venlo.

Inkoop In 2021 liepen een aantal contracten tegen de einddatum om opnieuw aanbesteed te worden. Voor de hardware inkoop maakt ICT NML gebruik van een raamovereenkomst afgesloten via Inkoopcentrum Zuid. Deze raamovereenkomst is opnieuw aanbesteed door Inkoopcentrum Zuid. Vanuit ICT NML zijn de eisen en wensen voor deze aanbesteding aangeleverd en is meegewerkt aan het opstellen van de aanbesteding. In 2021 is ICT NML overgegaan op een nieuw hardware contract van Inkoopcentrum Zuid. Voor de inhuur van personeel en voor payroll-diensten is vanuit ICT NML meegelift op een aanbesteding die vanuit Venlo is opgezet. Contracten hiervoor worden in 2022 afgesloten. Het inkoopcontract rondom software is in 2021 verlopen. Hiervoor is in samenwerking met gemeente Venlo een nieuw contract aanbesteed. Onderdeel van deze aanbesteding zijn de gemeente specifieke applicaties. Hiermee is een gezamenlijke inkoop opgestart met de deelnemers. Deze aanbesteding wordt in begin 2022 afgerond. Voor de zakelijke verplaatsingen is het lopende leasecontract uitgebreid met een extra auto. Dit in verband met de uitbreiding van deelnemers met Asten en Someren.

P&O Als publieke organisatie wil ICT NML een bijdrage leveren aan de maatschappelijke betrokkenheid. We zijn als ICT NML gecertificeerd als leerbedrijf voor het MBO op gebied van ICT. In 2021 zijn diverse stageplaatsen beschikbaar gesteld en allemaal ingevuld voor zowel MBO als HBO stages. Met het invullen van de stageplaatsen zijn aan de ene kant werkervaringsplaatsen aangeboden en tegelijkertijd is ook de instroom van schoolverlaters bij ICT NML geactiveerd. Met het afronden van het programma ICT NML 2.0 is met het bestuur en OR afgesproken om het bij de oprichting van ICT NML opgezette functiehuis te evalueren. In 2021 is in

samenspraak met de OR een opdracht voor functieherijking opgesteld en goedgekeurd. Na het opzetten van een aanbesteding is gestart met de herijking. Het resultaat hiervan wordt in 2022 verwerkt in een voorstel. Werken voor de overheid is een bijzondere taak. De overheid is verantwoordelijk voor veel zaken in onze samenleving. Ook beschikt de overheid over een zekere mate van macht en invloed. Dit alles vraagt van ambtenaren dat zij op een verantwoorde en transparante manier te werk gaan. Het is dan ook belangrijk dat ambtenaren en bestuurders integer zijn. Integriteit is een kernwaarde voor goed functioneren van de overheid en daarmee ook voor ICT NML als publieke organisatie. Binnen ICT NML is beleid ontwikkeld over integriteit. Er is een gedragscode opgesteld en afgestemd met de OR. In 2021 is een start gemaakt met het implementeren van de gedragscode. Een groot deel van de medewerkers van ICT NML heeft hierbij de eed afgelegd. Door corona is dit proces niet helemaal in 2021 afgerond en loopt dit nog verder door in 2022. In dit traject zijn afspraken gemaakt met de gemeente Roermond over het faciliteren van twee vertrouwenspersonen voor ICT NML. De gemeente Venlo faciliteert hierbij de afname van de eed, waarbij tevens een integriteitsgame met de medewerkers wordt gespeeld.

TPM Audit Een Third Party Memorandum (TPM) is een verklaring die wordt afgegeven door een onafhankelijke auditpartij. De verklaring heeft betrekking op de kwaliteit van de ICTdienstverlening en beheersing van een organisatie. Per 1 januari 2020 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) ingevoerd als nieuwe toetsingskader voor de TPM audit. Met de invoering van de BIO is het normenkader verzwaard. De uitkomsten van de audit zijn verwerkt in een informatiebeveiligingsplan, waaraan in 2021 de eerste uitvoering is gegeven. In 2021 is naast het toetsen op bestaan van het proces of beleid ook getoetst op de werking, zodat de audit ook gebruikt kan worden voor het verbeteren van de werkprocessen van ICT NML.

HOE VOELT HET ALS NIEUWE MEDEWERKER BIJ ICT NML? Een interview met Bram de Wit

ICT NML blijft groeien. Niet alleen qua gemeenten, maar ook qua nieuwe medewerkers. Collega Bram werkt sinds juni 2021 bij ICT NML. Hij is afkomstig uit het prachtige dorpje Liessel in Noord-Brabant zoals hij het zelf mooi zegt, waar hij samenwoont met zijn vriendin. In zijn vrije tijd is hij een echte auto-liefhebber en gaat hij graag naar car meetings, met zijn eigen Volvo v40.

Bram is na zijn studie, mbo-4 systeembeheerder, bij de gemeente Asten gaan werken. Daar heeft hij 4 jaar lang gewerkt als medewerker ICT. Door de aansluiting bij ICT NML liep zijn contract bij deze gemeente helaas af. Maar dat opende voor hem tegelijkertijd ook een nieuwe deur naar ICT NML. Voor hem was het redelijk makkelijk integreren binnen zijn huidige team, zegt hij zelf. Voornamelijk de werkwijze sprak hem het meeste aan. Bij ICT NML is er een bepaalde structuur ingericht wat voor hem het werken makkelijker maakt. Het plaatje klopt en dat bevalt hem goed. Zijn ervaring bij de gemeente Asten is voor ons natuurlijk een pluspunt. Ook team Gebruikersondersteuning is daar inmiddels achter gekomen. Bram helpt de collega’s dan ook een eindje op weg met de locatiediensten en wat ‘insider-informatie’ die hij graag deelt met zijn nieuwe collega’s. Het leukste aan zijn werk, vindt hij om de mensen te helpen. Wat vaak voor hem een simpele oplossing is, maakt voor een ander een groot verschil. Volmondig zegt hij dan ook JA, op de vraag of hij bij ICT NML op z’n plek zit. Welkom in ons team Bram!

ORGANISATIE ONTWIKKELING Ook het afgelopen jaar heeft de organisatie ontwikkeling een belangrijke focus gehad. In verband met corona was het wat lastiger om elkaar fysiek te ontmoeten. Met de medewerkers zijn afspraken gemaakt om een veilige omgeving op kantoor te realiseren. Als uitgangspunt is het regeringsbeleid van zoveel mogelijk thuiswerken gehanteerd. Als uitzondering hierop werken de medewerkers aan de telefoon en de daaraan ondersteunende medewerkers op kantoor. In de contacten tussen teammanager en medewerker is het afgelopen jaar extra aandacht geweest voor het thuiswerken en de effecten hiervan. Om medewerkers aan de organisatie te binden vinden we het belangrijk om een inspirerende werkomgeving te creëren. Ook zien we de ingeslagen weg op innovatie als een weg die we moeten blijven volgen, deze past namelijk goed bij de groeiende vraag van de deelnemende gemeenten. Binnen ICT NML willen we de komende jaren werken volgens 5 organisatieprincipes om het werk en de werkomgeving van ICT NML verder te ontwikkelen: 1 Betekenisvol werk. “Iedere medewerker heeft recht op een aanstekelijk doel”. Dit richt zich vooral op hoe de medewerkers van toegevoegde waarde zijn voor ICT NML en daarmee voor onze deelnemers. Als ICT NML willen we hierbij sturen op ruimte geven aan onze medewerkers.

Dit betekent dat niet het management bedenkt hoe we het beste ons werk kunnen halen, maar dat dit vooral door de medewerkers gebeurt. Zij hebben kennis van hun vakgebied en zijn de professionals van ICT NML. Doel is dat dit leidt tot gepassioneerde medewerkers. Dit vraagt van het management om de inhoud los te laten om zo medewerkers te laten excelleren in hun werk. Dit gaat niet van vandaag op morgen. Als organisatie zijn we nog jong en dat betekent dat op onderdelen nog directe sturing nodig is. Door meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers te leggen ontstaat er meer eigenaarschap en kennis van de eigen producten en diensten. Inmiddels wordt steeds meer gewerkt vanuit zelforganisatie binnen de teams. 2 Autonoom kunnen werken. Iedere medewerker heeft recht om autonoom te kunnen werken. Hierbij is het belangrijk dat gewerkt en gedacht wordt in het belang van de organisatie ICT NML. In plaats van allerlei beleidskaders en regels willen we als ICT NML graag regelarm werken. Dit betekent dat we van onze medewerkers vragen om bij het uitvoeren van het werk te denken vanuit het belang van ICT NML. Dit geeft ruimte aan medewerkers om zelf eigen kaders te hanteren. Dit vraagt van de medewerkers om vooruit te denken en niet voor alle taken bij de leiding om toestemming te vragen. 3 Transparantie en openheid.

Wij bouwen aan duurzame relaties met onze medewerkers en deelnemers dor helder te communiceren over de stand van zaken.

Binnen ICT NML vinden we het belangrijk dat iedereen weet wat er speelt en waarom bepaalde keuzes worden gemaakt. Om dit te realiseren zetten we in op dag starts per team, een wekelijkse briefing en teamoverleggen. Daarnaast willen we werken op basis van de dialoog. Onze deelnemers kunnen alles vragen en er is ruimte voor goede ideeën. Dit betekent niet dat we ook alles kunnen leveren en doen. We willen daarbij onderzoeken wat wel mogelijk is. 4 Veiligheid. Het management van ICT NML heeft als taak om de medewerkers een veilige werkomgeving te bieden. Om de talenten en kwaliteiten van de medewerkers tot volle wasdom te laten komen is het belangrijk dat een medewerker zich prettig voelt in de werkomgeving. Naast een prettige werkomgeving is het belangrijk dat iedereen zich binnen ICT NML gehoord voelt en het idee heeft input te mogen leveren om zo een bijdrage te leveren aan de organisatie. Dit vroeg vooral van het management om te blijven luisteren en iedereen serieus te blijven nemen. Als management vinden we het verder belangrijk om waardering te geven aan de prestaties van de medewerkers, dit doen we door te complementeren, maar ook door feestjes te vieren als een belangrijke mijlpaal is bereikt. 5 Dienend leiderschap. Binnen ICT NML zien we de medewerkers als het belangrijkste kapitaal van onze organisatie.

Het management van ICT NML heeft daarbij als taak de medewerkers te faciliteren in plaats van hiërarchisch aan te sturen. Hier past een coachende en dienende leiderschapsstijl bij. We vinden het daarbij belangrijk dat een leidinggevende weet wat er speelt bij zijn medewerkers. Niet alleen op het werk maar ook privé. Als management willen we werken vanuit wederzijds vertrouwen. Met de vijf organisatieprincipes geven we als ICT NML invulling aan de kernwaarden: passie, eenvoud, flexibiliteit en vertrouwen. Met deze kernwaarden willen we realiseren dat medewerkers trots kunnen zijn op ICT NML als werkgever. Binnen ICT NML vinden we het belangrijk om successen te vieren en proberen we de betrokkenheid op elkaar te vergroten. Dit alles om prettig te kunnen werken en samenwerken, zodat 1+1=3. Lol maken is daarbij een belangrijk onderdeel. Als collega’s trek je wekelijks lange tijd met elkaar op en dan is het belangrijk dat er ook ruimte is om samen plezier te hebben. Door corona heeft het afgelopen jaar een groot deel van de gezamenlijke activiteiten geen doorgang kunnen vinden. Een deel is via teams uitgevoerd. Afgelopen jaar is een flinke stap gezet naar zelforganisatie. Dit betekent dat bij het management een stap is gezet naar een meer coachende rol. De samenwerking met de OR is hierbij hecht, zij is een belangrijke gesprekspartner van het management.

In dit jaar is onder de medewerkers een onderzoek naar de werkbeleving en het welzijn tijdens de pandemie uitgevoerd. Doel van het onderzoek was om inzicht te krijgen in hoe medewerkers de situatie ervaren qua werk, welzijn, samenwerking, veiligheid en tevredenheid. Hierbij is tevens onderzoek gedaan naar de behoefte van thuiswerken in de toekomst.

Vaktrainingen Om bij te blijven in het vakgebied zijn er door verschillende medewerkers trainingen gevolgd. Binnen het team gebruikersondersteuning is ingezet op het verbreden van kennis en ervaring binnen het vakgebied. Dit om toe te werken naar een “skilled” gebruikersondersteuning. Dit met als doel om het grootste deel van de vragen en problemen direct op te kunnen lossen.

Werkwijze / procesverbeteringen Afgelopen jaar stond in het teken van verbeteren, bijstellen en weer verder verbeteren. Dit alles met als doel de dienstverlening te verbeteren en ook om het werk te vereenvoudigen en efficiënter in te richten. In samenspraak met de gemeenten is het wijzigingenproces (changeproces) aangepast. In een aantal interactieve sessies is onderzocht wat wel en niet werkt. Wat wel en niet gebruikersvriendelijk is. Aan de hand van de verzamelde input is een proefinrichting gemaakt in twee varianten waar door de gemeenten een keuze is gemaakt. De nieuwe inrichting is in Q1 van 2022 daadwerkelijk geïmplementeerd. Het bestelproces is opnieuw ingericht. Het voorraadbeheer is hierbij gecentraliseerd bij ICT NML. De voorraad is hierdoor efficiënter ingericht waardoor bestellingen in principe sneller uitgeleverd kunnen worden. Door de grote chip tekorten wereldwijd merken we dat de levertijden van de leveranciers in 2021 veel langer zijn en het effect van het nieuwe bestelproces daardoor nog minder goed zichtbaar is. Organisatie aanpassingen In het voorjaar is gestart met de inrichting van een nieuw team, servicemanagement. De taken van dit team waren verdeeld binnen de operationele teams en zijn samengevoegd in een nieuw team. Met als doel een stevigere focus op de dienstverleningsprocessen.

Met het team is een teamplan opgesteld, waarin de dienstverleningsprocessen en taken van het team in basis zijn uitgewerkt en verdeeld. Vervanging van elkaars taken bij ziekte of vakantie is hierbij ingericht, waardoor de continuïteit op de dagelijkse taken ook beter geborgd zijn. In het najaar is binnen het management team geëvalueerd of alle teammanagers nog op de goede plek binnen de organisatie zitten. Hierbij is geconstateerd dat de competenties en taken van de teamleiders beter aangesloten konden worden. Er heeft daarom een wisseling van teamleiding plaats gevonden. Tegelijkertijd is gestart om de inhoudelijke aansturing te verleggen van de teamleider naar het team. Hierbij is een stap gemaakt met het invullen van een coördinator per operationeel team.

NIEUWE ROL ALS COORDINATOR EN ONTWIKKELINGEN IN HET TEAM Een interview met Patrick Maes

Sinds mei 2018 is Patrick werkzaam bij ICT NML. Met zijn 37 jarige leeftijd draait hij al een aantal jaar mee in de ICT-branche. Zijn loopbaan is hij begonnen bij het Ministerie van Defensie, daarna de overstap gemaakt naar een burgerbedrijf, vanuit daar bij de gemeente Venray terecht gekomen en uiteindelijk zich aangesloten bij ICT NML. Binnen onze organisatie vervult hij de rol van senior systeembeheerder en heeft hij, met name het afgelopen jaar, zich ontwikkeld tot coördinator. Sinds anderhalf jaar heeft hij het Brabantse “Aolst” verruilt voor het Limburgse Roggel waar hij samen met zijn vrouw en twee kinderen woont.

Als je aan Patrick vraagt waar hij het meeste plezier uit haalt in zijn werk, dan zijn dat de complexe vraagstukken analyseren en oplossen. Hij zorgt er dan ook graag, samen met het team, voor dat de omgeving goed functioneert en waar nodig wordt bijgestuurd. Sinds kort is hij dan ook trots op zijn rol als coördinator. Met deze rol wil Patrick bereiken dat de lijntjes binnen de organisatie en het team korter worden en snel kan inspringen op vraagstukken van de medewerkers. Door te fungeren als aanspreekpunt voor de organisatie, ontlast hij de teamleden, waardoor zij zich volledig kunnen focussen op hun expertise. Daarmee probeert hij de medewerkers, team en organisatie naar een hoger niveau te tillen. Uiteindelijk is daarmee het doel om de klanten tevreden te stellen over ICT NML. “Zo dragen we met z’n allen een steentje bij aan het optimaal functioneren van onze organisatie en dat de klanten tevreden blijven over onze dienstverlening”. Niet alleen Patrick heeft het afgelopen jaar stappen gemaakt, ook binnen het team zijn er een aantal ontwikkelingen doorgemaakt. Bij de start van ICT NML is er vanuit de vier gemeenten één organisatie ontstaan. De afgelopen jaren is de organisatie dan ook bezig geweest om zijn eigen identiteit te vinden en een eigen werkwijze met de medewerkers. “Daarin hebben we grote stappen gemaakt, maar we zijn er nog niet”.

Dat proces zal continue worden verbeterd. Één van die ontwikkelingen van het afgelopen jaar is om te gaan werken met coördinatoren binnen de teams. Tijdens de jaarplangesprekken is hierover met Patrick gesproken en ook over zijn doorontwikkeling. Een win-win situatie. De organisatie blijft zich ontwikkelen, Patrick als persoon en ook zijn team. Met een terugblik op het afgelopen jaar is Patrick het meest trots op de werkzaamheden die zijn team heeft uitgevoerd. Met name de ingrijpende projecten zoals Netwerk ReDesign en de aansluiting van de gemeenten Asten en Someren hebben een enorme impact op zijn team gehad. Die werkzaamheden, plus de dagelijkse activiteiten en wijzigingsachterstanden die doorlopen, maken dat hij trots is op zijn team. Hopelijk mag 2022 een net zo succesvol jaar voor hem en onze organisatie worden!

HET NIEUWE BESTELPROCES Een interview met Bart Lucassen Sinds december 2018 is Bart een officiële medewerker van ICT NML. In de voorgaande jaren was hij helpdeskmedewerker bij de Gemeente Venlo. Door zijn kennis en kunde die hij daar heeft opgedaan, heeft hij de kans met beide handen aangenomen om vanuit daar mee te helpen met de oprichting van ICT NML en zet hij zich tot op heden nog steeds in om ICT NML zoveel mogelijk te ontwikkelen. Hij vertelt dan ook met veel passie hoe hij het afgelopen jaar heeft meegewerkt aan het nieuwe bestelproces. Bart haalt het meeste plezier uit zijn dagelijkse werk, als hij merkt dat hij de klanten op een goede en fijne manier heeft kunnen helpen. Daarentegen is hij zich ook bewust dat dit niet altijd haalbaar is. Maar juist als hij terugkijkt op hoe de samenwerking met collega’s was en hoe dit nu is, is hij heel trots op waar het team nu staat. Waar hij nog veel meer plezier uithaalt is het project om het bestelproces opnieuw in te richten en te implementeren binnen de gemeenten en ICT NML. Hij vertelt er vol trots over en geeft jullie graag een inkijkje in hoe dat proces is verlopen.

Bart is, met een aantal andere collega’s, altijd verantwoordelijk geweest voor het bestelproces. Eerder had iedere collega zijn eigen gemeente waarvoor hij de bestellingen regelde. Na een tijdje kwam het steeds vaker voor dat de bestellingen niet op tijd binnen waren. “Je kunt je voorstellen dat wij daar speciale diensten voor inplannen en op locatie pas erachter kwamen dat de producten niet waren geleverd. Onze planningen liepen dus steeds in de spreekwoordelijke soep. Daar moeten we iets op kunnen verzinnen dachten we toen”. En dat is gelukt. We hebben het nieuwe bestelproces helemaal in eigen beheer nu. Op ons kantoor is er een ruimte ingericht waarin grote kasten staan per gemeente. In deze kasten worden de bestelde producten en artikelen opgeslagen en zo controleren we zelf wanneer er welke producten binnen komen en over welke voorraden we beschikken. Zo lopen we nog zelden tegen het probleem aan dat we op locatie zijn, zonder de geleverde producten. Al met al hebben we er met z’n allen voor gezorgd dat het werk makkelijker en efficiënter is ingericht waardoor we nog zelden de figuurlijke plank misslaan. Bart is trots op zijn collega’s en wil hen daarom via deze weg nog een keer extra bedanken voor de stappen die ze tot nu toe al gemaakt hebben.

PROJECTEN Naast het leveren van een bijdrage aan de gemeentelijke projecten zijn er in 2021 een aantal projecten onder supervisie van ICT NML uitgevoerd. In 2021 is verder gewerkt aan het migreren van de database omgeving naar Oracle 12. Een groot deel van de applicaties is inmiddels naar de nieuwe omgeving gemigreerd. In Q1 van 2022 wordt dit project afgerond. Samen met de deelnemers is een projectplanning opgesteld, waarin projecten van ICT NML en gemeentelijke I-projecten zijn opgenomen. In de DVO is opgenomen wat we verstaan onder een project en welke varianten van projecten we onderkennen. In 2021 is verder gewerkt aan de vervanging van alle netwerkapparatuur. Na de vervangingsslag van de centrale componenten in de datacenters in 2020 is in 2021 gestart met de vervanging van apparatuur op alle gemeentelijke locaties. Dit project is inmiddels afgerond. Naast de netwerkapparatuur zijn vanuit de aanbesteding VNG GT Vast ook de verbindingen en de internet feed met nieuwe publieke IP-adressen overgezet naar een nieuwe provider. Rondom een nieuwe hybride werkplek concept zijn er in 2021 een aantal pilots uitgevoerd. De input van deze pilots is verwerkt in een voorstel voor inrichting en doorontwikkeling van de werkplek. Na positieve bestuurlijke besluitvorming zijn de gemeente Asten en Someren in mei 2021 deelnemer geworden van ICT NML.

In mei is het migratie traject opgestart om de ICT diensten over te hevelen naar het beheer vanuit ICT NML. In dit traject is inmiddels veel werk verzet. De daadwerkelijk overgang van de werkplek staat gepland in Q2 van 2022.

HET MOBIELE WERKEN Een interview met Maurice Bish Met zijn 51 jaar heeft hij veel ervaring meegenomen, vanuit zijn vorige werkgevers, naar ICT NML. Sinds vorig jaar september maakt hij deel uit van het team Systeem/Werkplekbeheer. Hij heeft zijn ervaring opgedaan bij onder andere gemeente Beesel, waar hij 18 jaar heeft gewerkt als ICTbeheerder. Daarvoor bij de gemeente Maasbracht en hij is zijn loopbaan begonnen bij een commercieel bedrijf.

Door zijn twee kinderen is hij altijd in nauw contact gebleven met Joost. Ze stonden dan samen aan school om de kinderen weg te brengen of op te halen. Zo kwamen ze steeds meer in gesprek om te kijken wat de gemeente Beesel voor ICT NML kon betekenen en vice versa. Na een tijdje begon het bij Maurice te kriebelen voor een nieuwe uitdaging. Samen met Joost, onder het genot van een biertje, over de eventuele mogelijkheden bij ICT NML gesproken. Dat biertje heeft uiteindelijk tot een nieuwe baan geleid! In zijn vrije tijd is Maurice veel bezig met de creatieve kant van zijn werk. Huisautomatisering, programmeren, websites bouwen, wedstrijdsystemen, niets is te gek voor Maurice en hij besteed er graag zijn vrije tijd aan. Zo blijft hij met zijn hobby ook op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen in zijn werkgebied. Die voorliefde voor techniek heeft hij geërfd van zijn vader. Die was ook altijd bezig met sleutelen en knutselen, voornamelijk aan auto’s. De afwisseling, uitdaging, zijn team en de sfeer bij ICT NML, daar haalt hij het meeste plezier uit. Je zult hem dan ook altijd met een glimlach op zijn gezicht zien rondlopen. Mister positief is dan ook zijn bijnaam. Maurice denkt graag mee in hoe we het proces kunnen verbeteren zodat de klant en wij als organisatie nog beter en makkelijker kunnen samenwerken.

De kennis die hij bij de gemeente Beesel heeft opgedaan op het gebied van MDM, hadden ze nog niet bij ICT NML. Dat werd door een extern bedrijf verzorgd. Door de komst van Maurice, werd de organisatie dus ook versterkt met zijn kennis. Hij heeft zich het afgelopen jaar voornamelijk beziggehouden om de vier aangesloten gemeenten te digitaliseren. Het werpt ook zo zijn vruchten af. Je ziet steeds vaker dat medewerkers een mobiele werkplek creëren door middel van hun digitale apparaten. Maurice voorspelt dan ook dat we in de toekomst geen échte werkplek meer nodig hebben, maar vooral via een cloud werken. Zo kunnen we vanuit iedere plek ons werk gaan doen. Plannen we dan massaal een ticket naar de zon om op een strandbedje ons werk te gaan doen? Dat zullen we zien!

DIENSTVERLENING In 2021 is er weer op verschillende fronten gewerkt om de dienstverlening aan onze deelnemers door te ontwikkelen en verder te verbeteren. Eva ICT service portaal In februari is de tweede versie van het service portaal gelanceerd. Met de input van de deelnemers, middels klantenpanels, is het service portaal een stuk gebruikersvriendelijker en intuïtiever gemaakt. Het portaal heeft ook een ander gezicht gekregen en is met deze nieuwe versie omgedoopt naar het Eva ICT service portaal. Op het portaal is informatie te vinden over de diverse producten en diensten. Ook zijn diverse kennis items gemaakt om gebruikers te helpen met een probleem. Dit kanaal is een van de vormen waardoor ICT NML altijd (digitaal) dichtbij is! Klanttevredenheidsonderzoek In het derde kwartaal is een klanttevredenheidsonderzoek (KTO) uitgevoerd. De resultaten lieten zien dat de dienstverlening sterk is verbeterd de afgelopen jaren. Maar ook dat er nog steeds genoeg te verbeteren valt. De tips en opmerkingen ter verbetering worden dit jaar gebruikt om de dienstverlening verder te verbeteren.

Feedback score In het najaar is gestart met het vragen van feedback op een afgehandelde melding. Deze feedback wordt te samen met de resultaten van de KTO gebruikt om de dienstverlening verder te verbeteren. Over het afgelopen kwartaal is de dienstverlening op 4 van de 5 sterren gewaardeerd

ICT NML app Ter verbetering van de communicatie is in het najaar de ICT NML app aan alle deelnemers uitgeleverd. Met deze app worden gebruikers direct geinformeerd bij grote storingen en de afhandeling daarvan. Ook wordt de app ingezet als een snelle ingang naar Eva ICT service portaal. BI-rapportage Om de rapportages rondom de SLA te verbeteren is BI-tooling ingericht. In het traject is na een pilot een overstap gemaakt naar een andere leverancier, waardoor niet alle geplande ontwikkelingen in 2021 zijn uitgevoerd. Begin 2022 is de tooling beschikbaar gesteld aan de accountmanagers van de gemeenten. Met deze nieuwe informatie kan op elke gewenst moment bekeken worden hoe de dienstverlening van ICT NML verloopt.

Afstemming Met de accountmanagers heeft maandelijks afstemming plaats gevonden over de dienstverlening van ICT NML. Ook is ieder kwartaal een gezamenlijk accountmanagersoverleg gevoerd over de dienstverlening. Naast de operationele afstemming heeft een maandelijkse tactische afstemming plaats gevonden, waarin de strategische I-adviseurs van de deelnemers plaats hebben. Het ONO buigt zich over de nieuw te ontwikkelen producten en diensten van ICT NML en prioriteert deze. Daarnaast is het ONO verantwoordelijk voor het afstemmen en realiseren van een gezamenlijk projectenportfolio.

DE ICT NML APP TOEGELICHT Een interview met Rob Janssen Rob Janssen is overgevlogen vanuit de Gemeente Venlo. Vanuit daar heeft hij de overstap gemaakt van helpdeskmedewerker naar incident manager bij ICT NML. Een rol die goed bij hem past. Hij haalt namelijk veel plezier uit zijn werk als hij met verbeteringen bezig mag en kan zijn. Daar krijgt hij veel energie van. Hij beschrijft zijn werk in Jip & Janneke taal: stel je voor dat er een auto-ongeluk is gebeurd en de snelweg is geblokkeerd, dan moet je met z’n allen proberen om daar een veilige werkomgeving te creëren. Tegelijkertijd moet je ervoor zorgen dat het verkeer wel doorgang krijgt om hun weg te vervolgen. En dat is waar Rob ook met zijn functie voor zorgt. Hij zorgt ervoor dat alles wat er gebeurt door team Infra en Gebruikersondersteuning wordt gecoördineerd en ook gecommuniceerd richting de gemeenten. Een soort helikoptervisie op de projecten en het voorkomen van problemen.

Ook het proces van de ICT NML app kan hij makkelijk verwoorden. Het is vaak lastig om ICTvaktaal te verwoorden naar Jip & Janneke taal en alsnog over te brengen wat je eigenlijk hebt gedaan. Eerder was Rob verantwoordelijk voor de communicatie naar de gemeenten toe. Daarbij moest hij met veel factoren rekening houden. Zoveel dat de informatie vaak te laat werd geplaatst. En zoals Rob is, gaat hij dan op zoek naar hoe hij dit proces kan verbeteren. De behoefte ontstond om dit proces compleet in handen te nemen van ICT NML. Zo werd het idee van de ICT NML app geboren. “De kans om ons eigen verhaal te vertellen en om te laten zien dat ICT NML verantwoordelijk is voor wat er gebeurt en de kans krijgt om te vertellen wat er gaande is”. Maar vooral om de eindgebruiker handvaten te geven wat ze kunnen doen in een specifieke situatie en dat op een zo toegankelijk mogelijke manier.

Het eerste idee was om een eigen intranet op te richten waarop de gemeenten zelf hun informatie konden vinden. Maar het digitale tijdperk was al een stap verder. De mogelijkheid bestond om een eigen applicatie te maken, de ICT NML app. Samen met een communicatiebureau zijn de eerste schetsen gemaakt en de eerste gedachten met elkaar gewisseld. Zo is het steeds verder gegroeid. Op een gegeven moment is er een leverancier gevonden die de applicatie, zoals wij hem voor ogen hadden, konden bouwen. Uiteindelijk is de applicatie daadwerkelijk gebouwd, getest geworden, akkoord bevonden en vanuit daar is de uitrol gestart. We mogen trots zijn als ICT NML zijnde dat we het voor elkaar hebben gekregen dat vier gemeenten voorzien worden door middel van een app. Waarin we berichtgeving kunnen zetten, maar ook pushnotificaties kunnen sturen. Vooral dat laatste is de grootste winst van alles. Het leuke van dit hele proces is dat Rob telkens werd verrast met welke mogelijkheden er bestaan en op welke manier die voor ICT NML toegepast konden worden. Leuk om te zien dat zelfs iemand waarvan verbeteringen bedenken de grootste passie is, nog steeds verrast kan worden.

HET CHANGEPROCES Interview met Rene Hijmans Sinds 1994 is Rene al werkzaam binnen de ICT-branche. Hij heeft een opleiding als programmeur gevolgd en daar ook in zijn beginjaren mee begonnen. Vanuit daar toch meer de technische kant uit gegaan. Veelal in de consultancy branche en dus veel buiten de deur op pad geweest bij klanten. Vanuit de consultancy kant is hij dan ook terecht gekomen bij ICT NML. In eerste instantie als vervanging en toen toch doorgegroeid als changemanager, waar hij tot op heden nog steeds werkzaam is. Alweer bijna drie jaar is hij bezig om het changeproces steeds te verbeteren en dat houdt zijn rol dan ook voornamelijk in. De basis en het finetunen is in die drie jaar aardig goed gelukt binnen ICT NML en nu is het tijd om dat ook bij de klanten te gaan doen. Om hun verwachtingen binnen ICT NML ook helder te krijgen en hen intensief te betrekken bij het proces wat we doormaken.

Hij vindt het dan ook belangrijk dat hetgeen waar we als ICT NML mee bezig zijn, begrijpelijk, acceptabel en makkelijk in de omgang is voor de klant. Zodoende heeft hij een klantenpanel opgericht. Om juist met die input vanuit een andere bril te kijken naar het changeproces en de verbeteringen die ze daarin willen doorvoeren. Met de accountmanagers, applicatiebeheerders en key-users van iedere gemeente, wordt er naar bepaalde veranderingen gekeken en die andere bril gebruikt. Om uiteindelijk tot een resultaat te laten komen waar alle partijen tevreden over zijn. Als je aan Rene vraagt waar hij het meeste plezier uithaalt in zijn werk, dan antwoordt hij met een big smile: alles! Hij heeft van zijn hobby zijn werk kunnen maken. Op jonge leeftijd was hij al bezig met computers. Vanuit daar is die interesse gewekt, hobby geworden en letterlijk en figuurlijk zijn werk van gemaakt. In zijn vrije tijd schiet zijn hobby er steeds vaker bij in. Hij besteedt tegenwoordig meer tijd aan lezen, films of series kijken. Zijn vrouw vindt ook altijd wel een aantal klusjes in en rondom het huis die moeten gebeuren en met vijf kinderen verveel je je nooit. Hij vertelt vol passie en enthousiasme over zijn vak en we hopen dat hij dat de komende jaren blijft doen! Hij hoopt in ieder geval dat hij de komende jaren de processen nog makkelijker, simpeler en toegankelijker mag maken.

HOE WERKT HET PATCHMANAGEMENT? Interview met Sait Osmanoglu Sait wilde vanaf jongs af aan al piloot worden. Helaas is dat door de huidige corona situatie niet gelukt. Ik zeg helaas, maar voor ons als ICT NML natuurlijk heel erg fijn! Een van de vereiste van de pilotenopleiding is om een bachelor-diploma te hebben. Sait meldde zich aan voor een ICTopleiding en haalde in 2018 zijn diploma. Hij was door alle toelatingstesten heen, zou beginnen aan de pilotenopleiding, en toen brak corona uit. Weg opleiding, hallo nieuwe uitdaging!

In zijn zoektocht werd hij benaderd door een recruiter van Peak-IT. Zo is het contact met ICT NML ontstaan. Er stond een vacature open voor een traineeship systeem/netwerkbeheerder. In september 2019 is Sait begonnen met zijn traineeship en in september 2020 volledig in dienst genomen. Hij heeft in zijn eerste jaar voornamelijk veel kennis en ervaring opgedaan. Van servermanagement, Windows patches, Ivanti en een technisch en funtioneel ontwerp mogenschrijven voor een nieuwe spamfilter samen met een collega. Hij heeft zich ontwikkeld tot een volwaardige systeem/netwerkbeheerder die deels zijn eigen werkzaamheden heeft, maar ook nog steeds het manusje van alles is. Dat vindt hij ook fijn, want zo leert hij iedere dag nog wat bij. Juist die diversiteit, haalt hij ook het plezier uit. Waar hij zich het afgelopen jaar het meest mee heeft beziggehouden, is het patchmanagement. Eerst met collega’s meegekeken en zodoende het eigen gemaakt. Hij vertelt er vol passie over hoe het in zijn werk gaat. Hij neemt me mee in hoe het proces, in grote lijnen, verloopt. Waar hij nog meer vol passie over kan vertellen is zijn liefde voor het Turkse voetbal, voornamelijk Trabzonspor. Als hij op vakantie is in Turkije, dan hoopt hij dat er een wedstrijd is die hij live kan zien. Zelf kan hij er ook aardig wat van en speelt hij het liefst met vrienden een aardig potje zaalvoetbal.

In zijn hart zal hij altijd een piloot willen worden, maar voor nu zit hij prima op zijn plek bij ICT NML.

MEDEWERKERS ONDERZOEK Binnen ICT NML is in het voorjaar een onderzoek uitgevoerd naar de werkbeleving en het welzijn van haar medewerker tijdens de corona pandemie. Doel van het onderzoek was om inzicht te krijgen in hoe medewerkers de situatie ervaren qua werk, welzijn, samenwerking, veiligheid en tevredenheid. Tevens om te onderzoeken of er behoefte is om thuiswerken ook in de toekomst in te zetten en wat daar dan voor nodig is aan extra maatregelen om thuiswerken in de toekomst te kunnen faciliteren. Het onderzoek is uitgevoerd in de vorm van een enquête en uitgezet onder alle medewerkers van ICT NML. De enquête is in samenspraak met de OR opgesteld. De resultaten De enquête is ingedeeld in 4 vragenblokken. Het eerste vragenblok was vooral gericht op de omstandigheden van het thuiswerken. Het tweede vragenblok richtte zich met name op de ervaren effecten van het thuiswerken en wat dit doet met het welzijn van een medewerker. Vragenblok 3 was gericht op de toekomst om te onderzoeken in hoeverre we thuiswerken willen blijven inzetten. Aan de enquête zijn in vragenblok 4 nog twee algemene vragen opgenomen over hoe het management heeft gehandeld. Omstandigheden Het overgrote deel van de medewerkers geeft aan tevreden te zijn over de thuiswerksituatie (ruim 75%).

Als grootste uitdagingen van het thuiswerken wordt sociale isolatie (63%), moeilijkere communicatie met collega’s (50%) en de eigen werkruimte (26,32%) benoemd. Rondom de fysieke werkomstandigheden thuis geeft de helft van de medewerkers aan dat dat prima op orde is. Het overgrote deel van de medewerkers heeft een aparte werkplek thuis (71%) Een derde van de medewerkers geeft aan dat zij daarbij een of meerdere zaken ontbreken als een goed bureau, stoel of schermen. De visie over het thuiswerken is door de pandemie verschoven. Ruim 47% is positiever gaan kijken naar thuiswerken, tegenover ruim 15% die negatiever is gaan kijken naar het thuiswerken. Effecten Rondom de werk-privébalans wordt door de medewerkers deels ervaren dat deze is verbeterd (29%) en is verslechterd (32%). Werk en privé lopen meer door elkaar heen, thuisonderwijs droeg daar extra aan bij. Het wegvallen van reistijd wordt door de een positief ervaren, terwijl voor een ander de reistijd helpt in het omschakelen van werk naar privé en vice versa. Dit is ook terug te zien bij de rustmomenten. 47% van de medewerkers ervaart een verslechtering van de rustmomenten, terwijl 18% een verbetering ervaart. De samenwerking met collega’s wordt door het overgrote deel van de medewerkers ervaren als verslechterd (53%). Dit is vooral toe te wijzen aan de fysieke afstand die ontstaat.

Rondom de fitheid van de medewerkers ervaart 13% een verbetering en 26% ervaart een verslechtering. De concentratie op het werk is voor ruim 31% van de medewerkers verbeterd en voor ruim 18% verslechterd. Uit de opmerkingen is op te maken dat de

combinatie van thuisonderwijs en beide ouders die thuiswerken hier een belangrijke factor in zijn. Bij de efficiëntie en productiviteit is een vergelijkbaar beeld zichtbaar het aantal medewerkers wat hierbij een verslechtering of verbetering ervaart is vrijwel even groot (ongeveer 25%). Bij werkgeluk ervaart een deel van de medewerkers een verslechtering (29%) en is deze voor een klein aantal medewerkers verbeterd (5%), tegenover ruim 60% is dit gelijk gebleven. Als grootste voordelen van het thuiswerken wordt de verminderde reistijd (76%), meer mogelijkheden om werk en privé te combineren (45%) en meer flexibiliteit (45%) genoemd.

Toekomst Het thuiswerken van het afgelopen jaar wordt door een grote groep medewerkers als te veel benoemd. De omstandigheden hielpen daar ook niet altijd bij. Thuiswerken in combinatie met thuisonderwijs of thuiswerken in combinatie met je partner of helemaal alleen thuiswerken zorgde ervoor dat er veel flexibiliteit van de medewerkers werd gevraagd. Ook de voorzieningen voor het thuiswerken waren bij menigeen niet voldoende om goed en efficiënt te kunnen werken. Het gevolg is dat een deel van de medewerkers fysieke klachten ontwikkelde, dat werk en privé meer door elkaar gaat lopen en dat menigeen nieuwe ritmes is gaan ontwikkelen om het thuiswerken prettiger te maken.

Van de zaken die medewerkers ook na corona willen blijven toepassen wordt meer gedeeltelijk thuiswerken, meer telefonisch of via teams afspreken met collega’s en externen als meeste benoemd. Op de vraag wat er vanuit ICT NML nog meer gedaan kan worden om effectief thuis te werken geeft het grootste deel aan dat er niets veranderd hoeft te worden (58%). Het overige deel geeft aan een tegemoetkoming in extra kosten of het faciliteren van extra middelen als bureaustoel, bureau en dergelijk prettig te vinden. Het overgrote deel van de medewerkers geeft aan dat ze tevreden zijn over hoe het management omgaat met de coronacrisis (79%). Een klein aantal medewerkers is ontevreden (8%). De vraag of het management de belangen en veiligheid van de medewerkers centraal stelt tijdens de coronacrisis geeft een vergelijkbaar beeld. Vervolgstappen Al met al geeft het overgrote deel van de medewerkers aan thuiswerken in de toekomst meer te willen inzetten. Er is vooral behoefte aan een goede mix tussen werken op kantoor en thuiswerken. De uitkomsten van het onderzoek worden in 2022 vertaald naar beleid over hoe we om willen gaan met thuiswerken in de toekomst. Hierbij wordt een thuiswerkregeling opgesteld en middelen beschikbaar gesteld om thuiswerken te kunnen faciliteren.

KENGETALLEN Meldingen, wijzigen en ziekteverzuim

Overzicht van het aantal afgehandelde meldingen over 2021:

Overzicht van de afgehandelde wijzigingen:

Meldingen In totaal zijn er 89.666 meldingen afgehandeld in 2021. Over 2021 zijn gemiddeld 89% van de meldingen binnen de SLA afspraken afgehandeld. De gestelde norm is 80%, daarmee wordt ruimschoots voldaan aan de gemaakte afspraken.

Wijzigingen In totaal zijn 14869 wijzigingen in 2021 afgehandeld. Over 2021 zijn gemiddeld 91% van de standaard wijzigingen binnen de SLA afspraken afgehandeld. De gestelde norm is 80%, daarmee wordt ruimschoots voldaan aan de gemaakte afspraken.

Bestellingen In totaal zijn 3281 bestellingen in 2021 afgehandeld. De gemiddelde doorlooptijd hierbij is 73 dagen. De doorlooptijd is in 2021 hoog vanwege het tekort aan chips wereldwijd. Hierdoor duurt het uitleveren van middelen langer.

Ziekteverzuim ICT NML is een gezonde organisatie. Het ziekteverzuim bij ICT NML over 2021 is 2,3%, dit is iets lager dan in 2020. Het gemiddelde percentage bij de overheid in 2020 was 5,2%. Het verzuim is binnen de overheid het afgelopen jaar licht gestegen ten opzichte van 2020. ICT NML kent een beduidend lager verzuimpercentage.

DE ROL VAN OPDRACHTGEVER Een interview met Niek Duursema van de gemeente Roermond Niek is sinds 1 mei 2020 concerndirecteur bij de gemeente Roermond en vanuit die rol ook betrokken bij ICT NML als zijnde opdrachtgever. Gemeente Roermond is volop in ontwikkeling en de betrokkenheid van ICT NML is mooi om daarbij te zien. Juist om met die samenwerking samen verder te groeien en te professionaliseren.

Vanaf mei vorig jaar is Niek bezig met een veranderklus voor de gemeente Roermond. Hij is verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de gehele organisatie. Een opdracht die wel in zijn straatje past als interim. Als ik hem vraag wat hij het leukste aan zijn werk vindt dan is het steeds weer een nieuwe uitdaging in een andere omgeving en andere complexe vraagstukken. Deze klus sprak hem aan omdat hij nog geen ervaring had bij een ambtelijke organisatie met een lokaal bestuur dus dat wou hij wel eens meemaken. Juist de rol van concerndirecteur sprak hem aan, omdat hij dan eens aan de andere kant staat en meer met de organisatie bezig is, dan met de politieke kant. Niek heeft bestuurskunde gestudeerd en in veel verschillende organisatie al zijn kennis mogen delen. Hij is afgestudeerd bij het ministerie van financiën. Ook in het bedrijfsleven is hij geen onbekende gebleven van de internationale handel en industriële pompen tot aan multifood. Hij heeft voor de gekste dingen gewerkt, zoals hij het zelf zegt. Sinds 2010 werkt hij voor zichzelf als interim en dan met name op het gebied van organisaties in de uitvoering die een veranderopgave kennen. Het leukste aan het werken bij de gemeente Roermond vindt hij dat het een club is om van te houden, die alleen nog een beetje meer van zichzelf moet gaan houden.

Enerzijds mooi om daar een onderdeel van te mogen zijn en om mee te werken. Anderzijds enorm complex in deze tijden van op afstand met elkaar werken. Die afstand komt hem ergens ook wel goed uit. Niek is opgegroeid in Peize, Drenthe. Daarna gestudeerd in Enschede, acht jaar gewoond in Den Haag en sinds hij twee kinderen heeft woont hij in Beusichem. Het op afstand werken, scheelt hem dus toch iedere dag zo’n anderhalf uur enkele reistijd. Dat ziet hij toch niet als minpunt. “Ook in mijn reistijd ben ik productief en zie ik dus ook als werkuren”. Als hij dan eenmaal thuis is, dan gaat zijn werktelefoon wel écht uit.

Als je Niek vraagt wat hij het liefste doet: pizza bakken, op de steenoven in de tuin, met zijn dochters, op vakantie gaan naar Italië, wielrennen, tennissen, veel lezen en naar Terschelling gaan. Dat laatste komt hij sinds kleins af aan en voelt hij zich ook echt thuis. In zijn rol als opdrachtgever probeert hij enerzijds zakelijk te zijn en zijn verwachtingen telkens weer naar een hoger niveau te tillen. Anderzijds probeert hij juist het samenwerkingsverband als één geheel te zien en daaruit de persoonlijkheid te raken. In het opdrachtgeversoverleg vindt hij het daarom ook belangrijk om steeds aandacht te blijven besteden aan de doorontwikkeling van ICT NML als organisatie. Hij gelooft in samenwerking, maar daar tegenover staan ook duidelijke resultaten. Als opdrachtgever is het lastig te bepalen hoe je de toekomst voor je ziet door de snelle veranderingen, maar we kijken terug op een succesvol jaar en dat we in 2022 nog vele mooie stappen mogen maken met z’n allen!

JAARREKENING FINANCIEEL VERSLAG 2021

INHOUDSOPGAVE Financiële samenvatting

Programmaplan Programma Automatisering Programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead Overzicht heffing Vennootschapsbelasting Overzicht algemene dekkingsmiddelen Overzicht onvoorzien Beleidsindicatoren Paragrafen Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Paragraaf financiering Jaarrekening Balans per 31 december 2020 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2020 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Toelichting op de balans Toelichting op het overzicht baten en lasten Overzicht incidentele baten en lasten Informatie Wet Normering Topinkomens (WNT) Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid Taakvelden Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

34 34 35 35 35 35 36 37 37 44 47 47 48 49 50 52 55 57 59 59 61

FINANCIELE SAMENVATTING De jaarrekening 2021 van ICT NML sluit met een voordelig financieel resultaat van afgerond € 124.000. Het voordelig resultaat van deze jaarrekening ontstaat enerzijds doordat de leasekosten incidenteel meevallen er lagere datacommunicatiekosten zijn en hiernaast diverse kleinere voordelen, anderzijds is er sprake van hogere incidentele personeelskosten. Per saldo is er sprake van een voordelig financieel resultaat van afgerond € 124.000. De begrotingswijziging met betrekking tot de implementatie van de toetreding van de gemeenten Asten en Someren is volledig in 2021 verwerkt. Echter de implementatie loopt over de jaargrens door in 2022. Hierdoor zijn er diverse grotere verschillen in baten en lasten. In bovenstaande analyse is hier rekening mee gehouden. ICT NML stelt voor om het voordelig resultaat te storten in de algemene reserve als verdere stap voor het opbouwen van weerstandsvermogen. Zoals in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing is aangegeven is het noodzakelijk weerstandsvermogen fors toegenomen naar afgerond € 939.000. Dit is fors hoger dan het eerder berekende bedrag van € 352.000. De forse toename is te wijten aan de het risicobeeld op het gebied van cyberaanvallen. Deze zijn substantieel toegenomen. In overleg met de gemeenten wordt voorgesteld om 50% van het noodzakelijk weerstandsvermogen bij ICT NML op te bouwen.

Het resterende bedrag wordt opgenomen in de risicoparagraaf van de deelnemende gemeenten.

PROGRAMMA PLAN Programma Automatisering Vanuit de visie ICT NML is het volgende geformuleerd met betrekking tot dit programma: “ICT Noord- en Midden Limburg (ICT NML) is een gerenommeerde ICT-dienstverlener die zowel de lokale overheid als haar ketenpartners: ▪ ▪ ▪

helpt te excelleren door snel, goed en slim gebruik te maken van technische mogelijkheden; aanzet tot synergie-effecten; maximaal ontzorgt.

ICT NML biedt in beginsel een gemeenschappelijk automatiseringsplatform waarop het goed samenwerken is. Dit is randvoorwaardelijk voor verdere digitale samenwerking. ICT NML heeft ondernemerschap hoog in het vaandel. Zij is een wendbare en weerbare organisatie die borg staat voor de kwaliteit van dienstverlening en voorbereid is op de toekomst. Niet alleen haar eigen toekomst, maar ook op de toekomst van haar deelnemers. De basis tot samenwerken is neergezet. De volgende kernwaarden geven daarbij richting aan ons handelen en gedrag: passie, vertrouwen, eenvoud en flexibiliteit.” De onderdelen ‘Wat hebben we bereikt?’ en ‘Wat hebben we daarvoor gedaan?’ zijn nader uitgewerkt in het inhoudelijke verslag dat u eerder heeft aangetroffen.

Wat heeft het gekost? Programma Automatisering

Rekening 2020

Begroting Begroting 2021 voor 2021 na wijziging wijziging

Rekening 2021

Verschil

Totaal lasten

6.627.726

6.674.732

8.308.455

7.716.740

-591.715

Totaal baten

6.643.924

6.674.732

8.344.565

7.715.845

-628.720

16.198

- 36.110

-895

-37.005

36.110

-36.110

16.198

-37.005

Saldo van baten en lasten Mutatie reserves Resultaat

Voor de verschillenanalyse wordt verwezen naar pagina 53 en verder.

Programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead Het programma Bedrijfsvoering bestaat uit de PIOFACH taken, zijnde personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting. De onderdelen ‘Wat hebben we bereikt?’ en ‘Wat hebben we daarvoor gedaan?’ zijn nader uitgewerkt in het inhoudelijke verslag dat u eerder heeft aangetroffen. Wat heeft het gekost? Programma Bedrijfsvoering / overzicht overhead

Rekening 2020

Begroting Begroting 2021 voor 2021 na wijziging wijziging

Rekening 2021

Verschil

Totaal lasten

741.984

850.375

876.734

810.319

-66.415

Totaal baten

839.504

850.375

876.734

921.685

44.951

Saldo van baten en lasten

97.520

111.366

97.520

111.366

Mutatie reserves Resultaat

Voor de verschillenanalyse wordt verwezen naar pagina 53 en verder.

Overzicht heffing Vennootschapsbelasting Medio 2020 is bekrachtigd dat de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML valt onder de vrijstelling van art. 8f, lid 1, onderdeel c Wet Vpb 1969. Hierdoor is de Gemeenschappelijke Regeling, voor zover de huidige activiteiten niet wijzigen, vrijgesteld tot het doen van aangiften vennootschapsbelasting.

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Voor ICT NML zijn de algemene dekkingsmiddelen niet van toepassing.

Overzicht onvoorzien ICT NML heeft een post onvoorzien opgenomen van € 50.000. Onvoorziene kosten worden integraal geboekt en toegelicht binnen de programma’s.

Beleidsindicatoren Vanuit de BBV (Besluit Begroten en Verantwoording) is het verplicht om over de volgende beleidsindicatoren te rapporteren: Indicator

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11527090/1