11b. Jaarstukken BSOB incl. controleverklaring 2021 getekend
Tekst van het document
Jaarstukken 2021 Datum
2-5-2022
Versiebeheer Versie
Datum
Status
Financieel Specialisten
24-02-2022
Concept
Regievoerders
07-03-2022
Concept
Dagelijks bestuur –
02-05-2022
Definitief
Algemeen bestuur
PAGIN A |i
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
Inhoud 1. Voorwoord ............................................................................................................................................. 4 2. Leeswijzer .............................................................................................................................................. 6 3. Organisatieontwikkeling ........................................................................................................................... 7 Jaarverslag .............................................................................................................................................. 9 4. Programma-verantwoording - Primaire processen ...................................................................................... 9 4.1 Waarderen ........................................................................................................................................ 9 4.2 Heffen/Gegevensbeheer................................................................................................................... 12 4.3 Innen ............................................................................................................................................. 13 5. De Paragrafen .....................................................................................................................................
16 5.1 Lokale heffingen ............................................................................................................................... 16 5.2 Weerstandsvermogen & risicobeheersing............................................................................................ 16 5.3 Onderhoud van kapitaalgoederen ..................................................................................................... 17 5.4 Financiering/treasury ....................................................................................................................... 17 5.5 Bedrijfsvoering ................................................................................................................................ 18 5.5.1 Bezwaar en Beroep ..................................................................................................................... 19 5.5.2 Frontoffice ................................................................................................................................ 20 5.5.3 ICT........................................................................................................................................... 21 5.5.4 Bestuurs- en beleidsondersteuning...............................................................................................
23 5.5.5 Personeel en Organisatie – (sociale paragraaf) .............................................................................. 23 5.6 Verbonden partijen .......................................................................................................................... 27 5.7 Grondbeleid ................................................................................................................................... 27 6. Projecten ............................................................................................................................................ 28 6.1 Waarderen op oppervlakte ................................................................................................................ 28 6.2 Masterplan automatisering ............................................................................................................... 28 Jaarrekening .......................................................................................................................................... 29 7. Jaarrekening ........................................................................................................................................ 29 7.1 Het overzicht en toelichting van baten en lasten / Verschillenanalyse........................................................
29 7.2 Toerekening naar programmaonderdeel ............................................................................................. 34 7.3 BTW en VPB ..................................................................................................................................... 34 7.4 De balans ....................................................................................................................................... 35 7.5 Toelichting op de balans ................................................................................................................... 35 7.6 Niet uit de balans blijkende verplichtingen ........................................................................................... 43 7.7 Wet normering topfunctionarissen (WNT) ............................................................................................. 44 PAGI N A |2
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
8. Controleverklaring en bijlagen ................................................................................................................ 47 8.1 Controleverklaring ............................................................................................................................ 47 8.2 Prestatie-indicatoren ....................................................................................................................... 53 8.3 Bijdragen per deelnemer .................................................................................................................. 57 8.4 Productiecijfers 2021 ......................................................................................................................... 58 8.5 Invorderingsopbrengsten 2021 ........................................................................................................... 59 8.6 Taakvelden .................................................................................................................................... 60 8.7 Lijst gebruikte afkortingen.................................................................................................................. 64
PAGI N A |3
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
1. Voorwoord Voor u ligt de jaarrekening 2021 met een weergave van de ontwikkelingen en de voortgang zoals die in 2021 binnen BSOB hebben plaatsgevonden. Begin 2021 heeft de directie op verzoek van het Algemeen Bestuur een onderzoek gepresenteerd, uitgevoerd door Berenschot, waarin het toekomstperspectief van BSOB is geanalyseerd. Hierin zijn een aantal scenario’s geschetst voor de doorontwikkeling van BSOB voor komende jaren. Dit onderzoek is gepresenteerd door Berenschot. De bestuursleden hebben hun voorkeur uitgesproken voor scenario 3. Scenario 3 staat voor maximale efficiëntie door onder andere automatisering, een ondernemend scenario. Dit rapport is verder uitgewerkt met een strategisch HRM-beleidsplan. Ook 2021 heeft grotendeels in het teken gestaan van Covid-19. Voor een potentiële groep gedupeerden zijn alle invorderingen stopgezet. Voordat BSOB gestart is met het weer oppakken van de sinds 2020 stopgezette invorderingsactiviteiten, is aan alle hiermee betrokken belastingplichtigen een herinnering gestuurd dat we weer gaan starten met de invorderingen. Met veel betrokkenen zijn individuele betalingsafspraken gemaakt. 2021 heeft ook in het teken gestaan van de uittreding van onze deelnemer gemeente Sint Anthonis en de samenvoeging van onze deelnemers gemeente Uden en gemeente Landerd tot de gemeente Maashorst.
De No Cure No Pay (NCNP) problematiek heeft zich sterk doorgezet en is in volume wederom toegenomen in Nederland. BSOB heeft echter te maken gehad met een daling van het aantal NCNP-bezwaren. Dit heeft geleid tot een vermindering van de hieraan gerelateerde kosten. Het rapport van Berenschot heeft in ieder geval aangetoond dat we als BSOB zeer zeker op de goede weg zijn en ons positief positioneren ten opzichte van onze collega’s. Ook de waarderingskamer heeft wederom zowel op het vlak van waarderen als op het vlak van de aansluiting op de basisregistraties haar waardering uitgesproken en wederom een positieve beoordeling (4 sterren) toegekend. Financieel is het boekjaar 2021 afgesloten met een positief exploitatieresultaat van € 938.297 Dit resultaat bestaat uit 2 componenten: -
Uittredingsvergoeding Sint Anthonis
€ 454.738
-
Reguliere bedrijfsvoering
€ 483.559
De uittredingsvergoeding is verwerkt onder de volgende post:
Overige opbrengsten
€ 455.000
Voordeel
Het voorstel van de directie is dit voordeel toe te voegen aan de bestemmingsreserve. In Q3 2022 zal met het nieuwe AB een sessie worden georganiseerd, waarbij uitbreiding deelnemers en netwerken centraal staat. In deze sessie zal worden toegelicht waarom BSOB vindt dat dit voordeel aan de reserve zou moeten worden toegevoegd. Mocht het AB na deze sessie anders besluiten kan dit voordeel nog altijd later worden uitgekeerd aan de deelnemers. Het reguliere bedrijfsresultaat bestaat voornamelijk uit de volgende posten:
Lonen & Salarissen en inhuur:
€ 322.000
Voordeel
Overige Personeelskosten:
€ 29.000
Nadeel
Uitbestede diensten
€ 31.000
Nadeel
Uitvoeringskosten
€ 135.000
Voordeel
Automatiseringskosten:
€ 52.000
Voordeel
Algemene en overige kosten
€ 124.000
Voordeel
PAGI N A |4
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
Overige opbrengsten
€ 287.000
Voordeel
BTW
€ 77.000
Voordeel
Wij beseffen dat er een fors positief resultaat is nadat er recent een 2e begrotingswijziging 2021 heeft plaatsgevonden. Het resultaat is intern geëvalueerd en het resultaat is verklaarbaar en wordt verder in deze jaarrekening nader toegelicht. De significante afwijkingen waren niet te voorzien, denk aan stilzeten ontwikkelingen bij Gouw, minder incassoactiviteiten, minder bezwaren en minder beroepzaken dan vooraf ingeschat, en het niet benutten van de post onvoorzien. Omdat ze niet te voorzien waren was sturen daarop niet mogelijk. Graag wil ik afsluiten met een uiting van trots. Trots op hoe al onze medewerkers zijn omgegaan met de maatregelen, het thuiswerken (soms met de extra belasting van thuisblijvende kinderen) en we toch in staat zijn geweest weer vooruitgang te boeken in onze prestatie voor alle deelnemers.
Grard van der Zanden
PAGI N A |5
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
2. Leeswijzer Jaarverslag Programma-verantwoording - Primaire processen De uitvoeringstaak van BSOB bestaat uit één programma te weten de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen. In hoofdstuk 4 is de toelichting op de drie programmaonderdelen (zoals opgenomen in de nota financieel beleid) weergegeven. Voor de leesbaarheid van de stukken wordt in plaats van programmaonderdelen gesproken over primaire processen, zijnde waarderen, heffen en innen. Eerst worden de doelstellingen uit de begroting kort herhaald, waarna de realisatie binnen de processen beschreven wordt. Voor de financiële consequenties van het programmaplan verwijzen wij naar hoofdstuk 7 (de jaarrekening). Om de leesbaarheid te bevorderen zijn deze niet in dit hoofdstuk opgenomen.
De paragrafen Artikel 9 van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) schrijft voor dat in de Jaarstukken in afzonderlijke paragrafen de beleidslijnen worden vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. In hoofdstuk 5 worden de verplichte paragrafen toegelicht en beschrijven wij de ontwikkeling van de volgende paragrafen.
Weerstandsvermogen & risicobeheersing
Financiering & treasury
Bedrijfsvoering/ ondersteunende processen
Projecten 2021 In hoofdstuk 6 wordt er een terugkoppeling gegeven op de begrote projecten.
Jaarrekening Hoofdstuk 7 geeft alle financiële informatie betreffende de realisatie ten opzichte van de 2e BW 2021.
Controleverklaring en bijlagen Hoofdstuk 8 bevat de controleverklaring en de bijlagen. De volgende bijlagen zijn opgenomen:
Deelnemersbijdragen
Productiecijfers
Invorderingsopbrengsten
Taakvelden
Lijst gebruikte afkortingen
PAGI N A |6
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
3. Organisatieontwikkeling Algemeen In 2021 hebben een tweetal externe onderzoeken plaatsgevonden binnen BSOB. Het Algemeen Bestuur heeft aan de directeur gevraagd deze onderzoeken op te starten. Beide onderzoeken zijn door Berenschot uitgevoerd. Deze en enkele andere belangrijke ontwikkelingen worden in deze paragraaf nader toegelicht.
Business Case en strategisch HRM-beleidsplan Businesscase; Dit hierboven benoemde onderzoek heeft geleid tot de Business case ontwikkelingen BSOB 2021 -2025. Dit plan is uitvoerig toegelicht door Berenschot aan alle leden van het Algemeen Bestuur. De kwantitatieve analyse is verwoord in de eerste twee conclusies. De belangrijkste conclusies zijn: BSOB formatie is in lijn met de benchmark De eerste belangrijke conclusie van de kwantitatieve analyse is dat de huidige formatie van BSOB in lijn is met de benchmark. De benchmark bevat gegevens van andere belastingorganisaties die werken met GouwIT. Dit betreft organisaties die -voor het merendeel- de processen op orde hebben, beschikken over goed functionerende (productieve) medewerkers en vooroplopen in automatisering. Dat betekent dat we uit deze benchmark vergelijking de conclusie kunnen trekken dat BSOB behoort tot de voorlopers. Verdergaande automatisering levert kansen op voor formatiereductie Resumerend zien wij op dit moment de volgende kansen voor verdergaande automatisering en stroomlijning van processen: in totaal gaat het om minimaal 8 fte, te realiseren binnen de komende drie tot vijf jaar. Door de sleutelfiguren van BSOB, die wij in het kader van dit onderzoek hebben gesproken, werden deze besparingsmogelijkheden herkend. Tot slot hebben wij een second opinion onderzoek laten uitvoeren.
Onze conclusie van de second opinion is als volgt. De interne bedrijfsvoering (van het belastingproces) van BSOB is op orde Het businessplan had drie keuzes uitgewerkt welke zijn voorgelegd aan het Algemeen Bestuur. Scenario 3 is met algehele stemmen gekozen als gewenst scenario. Dit scenario, ook wel betiteld als “ondernemend”, zet in op maximale automatisering en efficiëntie van de werkprocessen. In navolging van het businessplan en de uitgesproken voorkeursrichting (toekomstscenario) was de opdracht deze keuze verder uit te werken in een strategisch HRM-beleidsplan. De in de business case beschreven ontwikkelingen met betrekking tot verder gaande automatisering zijn gestart. De voortgang zal vier keer per jaar worden gerapporteerd aan het Algemeen Bestuur. De financiële effecten zijn reeds opgenomen in de meerjarenbegroting.
Strategisch HRM-beleidsplan. Dit strategisch HRM-beleidsplan waar ook de OR bij betrokken is, is vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Begin 2022 wordt gestart met de uitwerking van het HRM-beleidsplan waarvan een geheel nieuw functiehuis de eerste stap is. Veel van de bestaande functieprofielen voldoen niet meer aan de dagelijkse en toekomstige werkzaamheden. Reden dat ze in overleg met medewerkers en OR opnieuw worden beschreven.
Veranderingen met betrekking tot deelnemers In 2021 heeft de transitie plaatsgevonden van enerzijds de uittreding van onze deelnemer gemeente Sint Anthonis en anderzijds de samenvoeging van onze deelnemers gemeente Uden en gemeente Landerd tot de gemeente Maashorst. Beide transities zijn volgens planning verlopen en afgerond.
PAGI N A |7
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
Bezwaren BSOB heeft naast wederom een hoge kwaliteit voor de waarderingen vanuit de waarderingskamer veel in werk gesteld om de belastingplichtigen te bewegen direct bij vragen met betrekking tot de aanslag, en zeker de WOZwaarde, contact met BSOB op te nemen in plaats van een No Cure No Pay bureau in te schakelen. De combinatie van beide factoren heeft in ieder geval geleid tot significant minder bezwaren ten opzichte van het voorgaande jaar. Dat betekent dat de inzet (inhuur) voor het taxatie technische gedeelte evenals de inzet voor de juridische afhandeling vermindert. Ook de proceskosten zijn veel lager uitgevallen ten opzichte van 2020.
Waarderen op oppervlakte Er zijn afspraken met de waarderingskamer gemaakt om het in twee gedeelten op te leveren. Dat wil zeggen dat we voor een aantal deelnemers in 2022 zullen opleggen op basis van de oppervlakte, de overige deelnemers volgen in 2023. De reden dat we dit in twee gedeelten moeten opleveren, is dat we onvoldoende (inhuur) capaciteit hebben om dit in één jaar uit te voeren. BSOB stelt hoge eisen aan de kwaliteit en een goede en juiste uitvoering van deze omzetting vergt eenmalig veel personele inzet. Ook gemeenten hebben grote inhaalslagen in de BAG gerealiseerd die weer door BSOB moeten worden verwerkt. Dit incidentele proces loopt tot medio 2022 en zal dan worden afgerond. Waarderen op oppervlakte heeft geen invloed op de waardebepaling maar het taxatierapport zal er anders uitzien. Dit zal goed en duidelijk gecommuniceerd moeten worden naar de belastingplichtigen.
Modern werkgeverschap Covid-19 Ook 2021 heeft grotendeels in het teken gestaan van Covid-19. Dat betekent dat in tegenstelling tot de gewenste combinatie van thuiswerken en werken op kantoor, door alle door de overheid geadviseerde maatregelen, thuiswerken maandenlang de regel was. Dit heeft een impact op werknemers, men mist collega’s, zeker het direct contact en de wekelijkse overlegmomenten. Alle medewerkers hebben een nieuwe laptop ontvangen samen met twee beeldschermen die als thuisopstelling fungeert. Op kantoor staan per werkplek ook twee beeldschermen en de laptop kan daar eenvoudig op aangesloten worden zodat het voor de medewerkers eenvoudig is te switchen tussen thuiswerken en werken op kantoor. Medewerkers zijn in december gecompenseerd voor het thuiswerken. In 2022 is dit in de CAO geregeld.
Invulling geven aan “Operational Excellence” In 2019 zijn de eerste stappen gezet en zichtbaar geworden van de in de Kadernota gememoreerde verbeteringen met als doel een efficiëntere organisatie. Deze verbeteringen hebben een versnelling gekregen in 2021. BSOB breed worden verregaande automatiseringsoplossingen ingevoerd. Daar waar bestaande applicaties onvoldoende mogelijkheden bieden, zal door middel van robotiseren efficiëntie worden behaald. De samenwerking met drie andere belastingsamenwerkingen, die ook gebruik maken van Gouw, geeft meer inzicht in de verschillende werkwijzen, maar zal ook leiden tot uiteindelijk de meest efficiënte werkwijze die dan door alle vier zal worden doorgevoerd. Ook is BSOB met drie belastingsamenwerkingen een gezamenlijke communicatie traject gestart tegen de NCNP-bureaus. Gezamenlijke inzet leidt tot meer budget en meer mogelijkheden. Van deze beide samenwerkingen is BSOB de initiator geweest.
PAGI N A |8
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
Jaarverslag 4. Programma-verantwoording - Primaire processen De primaire processen (ook wel programmaonderdelen genoemd) van BSOB bestaan uit:
Waarderen: het vaststellen van de waarden van alle onroerende zaken binnen de gemeentegrenzen van de deelnemende gemeenten.
Heffen: het opleggen van aanslagen voor de gemeentelijke- en waterschapsbelastingen.
Innen: het verlenen van kwijtschelding, het verwerken van betalingen en het nemen van invorderingsmaatregelen.
Conform BBV dient BSOB enkele aspecten in de programma-verantwoordingen op te nemen. Deze worden hieronder kort toegelicht. Bij BSOB is er geen sprake van algemene dekkingsmiddelen. De definitieve deelnemersbijdragen betreffen het gerealiseerd saldo van baten en lasten en de BTW-eindgebruiker ad € 8.486.928. Dit betreft het bedrag voor resultaatsbestemming. Er is reeds € 9.425.225 aan voorlopige deelnemersbijdragen ontvangen. Voor de berekening wordt verwezen naar paragraaf 8.3. In deze paragraaf/berekening is reeds rekening gehouden met het voorstel resultaatsbestemming. In onderstaande tabel is het overzicht van de gerealiseerd saldo van baten en lasten per programma-onderdeel opgenomen. Lasten Gerealiseerd saldo baten en lasten (excl. BTW)
Waarderen 3.835.462
Heffen 2.935.155
Innen 1.059.185
Totaal 7.829.802
Zoals reeds in de leeswijzer toegelicht wordt voor het nadere toelichting van de gerealiseerde baten en lasten verwezen naar hoofdstuk 7. De bij ministeriële regeling vastgestelde beleidsindicatoren zijn veelal niet van toepassing op BSOB, deze zijn derhalve niet opgenomen in deze paragraaf. Beleidsindicator 4: Externe inhuur Beleidsindicator 5: Overhead
24,7%
(€ 1.361.000/5.499.000) – zie paragraaf 7.1
37,1%
(€ 2.903.000/€ 7.830.000) voor de interne consistentie is het
gerealiseerd saldo baten en lasten gehanteerd in plaats van de lasten)
4.1 Waarderen Wat willen we bereiken? We willen dat alle processen binnen het taakveld van het team Waarderen, Bezwaar en Beroep minimaal conform de voortgangseisen van de Waarderingskamer zijn afgerond.
Waardering Alle objecten gewaardeerd, gecontroleerd en beschikt voor belastingjaar 2021. 98% van de objecten voor 1 maart 2021 en 99,9% van de objecten voor 1 juni 2021.
Vraagprijsanalyse Na het bekend worden van een vraagprijs middels I-WOZ wordt deze inhoudelijk vergeleken met de object- en
PAGI N A |9
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
waardegegevens, zoals bekend binnen BSOB. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond maximaal 4 maanden na het bekend worden van deze vraagprijs.
Permanente Marktanalyse Na de verwerking van de verkopen via het Kadaster worden maandelijks de koopinlichtingen-formulieren en herinneringen verstuurd. Hierna zal de analyse door de taxateur worden afgerond, maximaal 6 maanden na verkoopdatum. We onderzoeken de mogelijkheden om dit proces grotendeels te automatiseren.
Waarderen op oppervlakte Vanaf 2022 is de wettelijke verplichting vanuit de Waarderingskamer dat gemeenten en samenwerkingen gaan waarderen op basis van de gebruiksoppervlakten. In overeenstemming met de Waarderingskamer zullen de gemeenten Deurne, Laarbeek, Gemert-Bakel, Oss, Bernheze en Boekel in 2023 over gaan op het waarderen op oppervlakte. BSOB heeft enorm veel mutaties ontvangen en doorgevoerd in 2020 en 2021 en de verwachting is ook dat dit in 2022 ook het geval zal zijn. Met oog op de toekomstige Samenhangende Object Registratie (SOR) is er voor gekozen het project uitgebreider aan te vliegen en objecten in zijn geheel te beoordelen.
Wat gaan we daarvoor doen? Waardering, vraag-en marktanalyse We voeren de werkzaamheden uit conform de geldende waarderingsinstructie. Belangrijke aandachtspunten uit deze waarderingsinstructie zijn samengevat in een jaarschema: De WOZ-tijdlijn. Daarnaast is belangrijk dat de gestelde beheersingsmaatregelen worden gevolgd volgens de systematiek van de waarderingsinstructie. Deze zijn inmiddels geïmplementeerd in ons beheerprogramma, om datgene wat wij willen bereiken ook te borgen. We gaan ook een automatiseringstraject inzetten met softwareleverancier Ortax. We streven ernaar om repeterende werkzaamheden te robotiseren of automatiseren. We willen investeren om toekomstbestendige inrichting op te tuigen waarbij het taxatiepakket het werk van de taxateur in grotere mate gaat overnemen. Ook het taxatiemodel moet daar in ‘slimmer’ worden. Met de softwareleverancier gaan wij in het 1e kwartaal van 2020 samen kijken hoe deze slimmere en nieuwe functionaliteit toe te passen op ons waarderingsgebied, die we dan vanaf 2021 kunnen inzetten.
Wat is er gerealiseerd? Waardering Voor 1 juni 2021 was 98,0% van het totaal aantal objecten beschikt. Dit is lager dan de norm. Voor wat betreft de woningen lopen we vanwege de verwerking van de vele mutaties vanuit het project waarderen op oppervlakte iets achter. De oorzaak zit deels in het feit dat de nieuwbouw nog niet volledig op kohier is gebracht, nu deze samen met de buitenreguliere BAG-mutaties wordt aangeleverd. Het wegwerken van deze buitenreguliere werkzaamheden zorgt voor vertraging in de verwerking van de nieuwbouw en pandmutaties. Desondanks zullen de nog niet verwerkte aanslagen over 2020 en ook de resterende aanslagen 2021 wel dit jaar nog worden opgelegd. Voor wat betreft de niet-woningen zijn met name de trafo’s van Enexis nog niet beschikt, vanwege de verplichte samenvoeging van de distributienetwerken, die nog uitgevoerd dient te worden. Dit gaat om meer dan 2000 objecten. Daarbij waren er vanuit het kadaster objecten geblokkeerd voor aanslagoplegging. Inmiddels is deze laatste groep deels verwerkt. Het doel was om medio juli 2021 te starten met de herwaardering 2022. Dat is vanwege de conversie naar gebruiksoppervlakte voor een gedeelte van ons WOZ-bestand de eerste week van augustus geworden.
Permanente marktanalyse en vraagprijsanalyse In het verleden hebben we ons reeds eerder ten doel gesteld de permanente marktanalyse binnen 6 maanden na P A G I N A | 10
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
verkoopdatum af te ronden. Dit lukte zeker niet altijd. Inmiddels is het proces in control, waardoor we er nu wel in slagen dit binnen 6 maanden af te ronden. Vanuit deze realisatie hadden we dan ook het volgende doel gesteld, om de doorlooptijd terug te brengen naar 4 maanden. Inmiddels zijn we terug naar 5 maanden doorlooptijd, en we zijn bijna zo ver dat de doorlooptijd naar 4 maanden kan. Gezien de oververhitte woningmarkt voeren we geen vraagprijs analyse uit. Namelijk tegen de tijd dat BSOB de vraagprijs van IWOZ doorkrijgt, is het object vaak al lang verkocht. Vandaar dat we tijdelijk de kenmerkencontrole pas in de PMA meenemen en niet bij de vraagprijsanalyse.
BAG-mutaties Door het project Waarderen op oppervlakte is er een grote kwaliteitsslag geslagen bij de BAG. Dit heeft geresulteerd in een groot aantal extra mutaties richting de WOZ, waardoor een achterstand is ontstaan bij de verwerking hiervan in de WOZ. Tevens zijn we vorige jaar gestart met het verwerken van alle mutaties uit de BAG in plaats van alleen het verwerken van vergunningen. Aangezien deze mutaties ook voor een kwaliteitsverbetering zorgen in de WOZ en noodzakelijk zijn om de volledigheid die is ontstaan uit het project Waarderen op oppervlakte te handhaven is het essentieel dat deze verwerkt worden. Om de BAG-mutaties te verwerken zijn 2 robots ingezet. Voor de verwerking van de overige BAG-mutaties wordt gebruik gemaakt van tijdelijke ondersteuning, aangezien dit van tijdelijke aard is.
Waarderen op oppervlakte Om in 2022 te kunnen overgaan tot waarderen op gebruiksoppervlakte zouden voor 1 juli 2021 alle objectgegevens moeten worden aangevuld met alle relevante data en zouden alle mutaties moeten zijn verwerkt. Dit is echter niet haalbaar gebleken en de gemeenten die niet voor die datum geheel verwerkt zijn worden in overleg met de Waarderingskamer in 2023 gewaardeerd op gebruiksoppervlakte. Mede de keuze om voor kwaliteit te gaan zorgt ervoor dat het project langer duurt dan vooraf verwacht, maar zorgt er ook voor dat we met de aankomende Samenhangende Object Registratie niet nog een keer een project van deze omvang hoeven te starten. Dankzij het harde werken van de deelnemers en de samenwerking tussen de BAG-medewerkers van de deelnemers en medewerkers van BSOB hebben de meeste gemeenten alle objecten of een groot deel van de objecten voorzien van een gebruiksoppervlakte. Gelet op de met de waarderingskamer afgesproken deadline zullen de gemeenten Landerd, Uden, Asten, Someren en Sint Anthonis in 2022 gewaardeerd worden op oppervlakte. Dit onder voorbehoud dat de betreffende gemeente een correct op oppervlakte in onze administratie moeten hebben zitten. I.v.m.
de uittreding is in gezamenlijk overleg besloten het proces van waarderen op oppervlakte voor de gemeente Sint Anthonis door een externe partij te laten uitvoeren om dan ook op gebruiksoppervlakte gewaardeerd te kunnen worden.
P A G I N A | 11
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
4.2 Heffen/Gegevensbeheer Wat willen we bereiken?
De aanslagoplegging voor de jaren 2019 en 2020 afronden in 2021 en 2021 in zijn geheel ook in 2021 opleggen.
In overleg met de deelnemende gemeenten harmoniseren verordeningen gemeentelijke heffingen op de onderdelen belastbaar feit en belastingplicht. Doel: efficiënter werkproces en standaardisering inrichting belastingapplicatie.
Wat gaan we daarvoor doen?
In de kohierenplanning de nakohieren voor oude belastingjarenjaren inplannen en de uitval tijdig verwerken, zodat dit leidt tot aanslagoplegging.
Het proces rondom de uitval van kohieren die geautomatiseerd worden gestopt verbeteren door middel van stuurcontroles, zodat het werkproces efficiënter wordt ingericht.
Regelmatige afstemming met gegevensbeheer, over de mutatie van afwijkende/bijzondere heffingsobjecten.
Rekening houden met de bezwaarcyclus, als waterschapsheffingen later worden verzonden.
Voorstellen tot verbetering c.q. harmonisatie zullen conform de modelverordeningen van de VNG worden gedaan. Deze harmonisatie zal in eerste instantie vooral gericht zijn op de verordeningen afvalstoffenheffing, rioolheffing, toeristenbelasting en hondenbelasting, aangezien BSOB bij deze verordeningen verwacht het meeste effect te kunnen behalen.
Wat is er gerealiseerd?
Ten opzichte van de Burap II 2021 is er weinig veranderd. De uitvalverwerking van oude belastingjaren is verder opgepakt. Hierdoor is nagenoeg alles tot en met 2020 opgelegd. Dat er nog aanslagbiljetten verzonden zijn voor 2019 en 2020 heeft te maken met betere controles, maar ook door mutaties vanuit BSOB of niet-deelnemende gemeenten die met terugwerkende kracht worden doorgevoerd.
Verder zijn de aanslagbiljetten 2021 voor zowel de deelnemende gemeenten als Waterschap Aa en Maas grotendeels allemaal verzonden. Uit de reacties (telefoongesprekken, contactformulieren en bezwaren) is gebleken dat deze aanslagbiljetten van goede kwaliteit waren.
Door een goede verwerking van de gegevens uit de basisregistraties NHR, BRP, BRK en de LV WOZ en alle bijbehorende werkzaamheden, hebben we er mede voor gezorgd dat de aanslagoplegging heel goed is verlopen. Er zijn ongeveer een kwart minder meldingen, contactformulieren, telefoon, bezwaren etc. binnen gekomen dan voorgaande jaren. Door bijvoorbeeld de inzet van de robot voor het kadaster hebben we in de beschikbaar gekomen tijd andere specifieke kadasterwerkzaamheden opgepakt. Daardoor hebben we ons meer kunnen focussen op de juistheid en de volledigheid van deze gegevens in onze administratie. Inmiddels zijn de werkzaamheden van de robot geïmplementeerd in Gouw en dat zorgt ervoor dat er steeds meer automatisch verwerkt wordt. Ook hebben we samen met ICT een script bedacht om vooraf aan een kohier meer aanslagbiljetten te combineren op basis van het gelijk maken van de eigenaar en gebruiker. Andere jaren kregen we over dit onderwerp best wel wat telefoon, meldingen etc. Dit jaar hebben we dat vooraf geregeld en hebben we deze telefoontjes meldingen etc. kunnen voorkomen. We hebben een begin gemaakt om uitvallijsten, die handmatig verwerkt werden/worden, te verkleinen door middel van het groeperen van vergelijkbare zaken. Vervolgens zijn we gaan kijken of deze vergelijkbare zaken ook door een script opgelost kunnen worden.
Deels is dat al bewerkstelligd en hoeven er al minder handmatige werkzaamheden plaats te vinden.
Er zijn extra controles en mutaties gedaan voor heffingsjaar 2019, waardoor de aanslagbiljetten over dit heffingsjaar inmiddels grotendeels zijn verzonden. Door deze controles en mutaties zijn ook de aanslagbiljetten 2020 en 2021 verzonden.
Inmiddels heeft de overgang van Gouw5 naar Gouw7R2 plaatsgevonden. Een aantal fouten die in de Gouw5 software zaten zijn inmiddels in Gouw7R2 opgelost.
P A G I N A | 12
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
Vanwege de uitfasering van de digitale aangifte Bakerware voor de zuiveringsheffing (aangiftebedrijven) zijn alle aangiften 2020 inmiddels geregeld.
Er zijn concrete afspraken met Inovim gemaakt, waardoor we eerder beschikken over alle bestanden bevattende het aantal ledigingen, bezoeken milieustraat en andere relevante informatie voor de Diftar.
Er zijn ook met ICT nieuwe controles/ scripts gemaakt waardoor we nog sneller en beter de aanslagregeling kunnen regelen.
Aandachtspunten: In 2021 heeft de overgang voor de processen binnen heffen van Gouw5 naar Gouw7R2 plaatsgevonden. Een aantal collega’s hebben hierdoor veel tijd besteed om alles uitvoerig te testen. Voor een gedeelte van de gegevensverwerking van de BRK is er een robot gemaakt in Q1 2021. Deze robot verwerkt gegevens op basis van door ons opgestelde vereisten. Deze werkzaamheden moesten voorheen handmatig verwerkt worden en heeft het proces aanzienlijk versneld. Zoals vermeld zijn deze werkzaamheden van de robot nu geïmplementeerd in Gouw. Eén derde van de mutaties wordt inmiddels automatisch verwerkt. Dit jaar is de werking van de STUF WOZ beëindigd per 01 juli 2021 en is het berichtenverkeer LV WOZ ingegaan. Nadat we in oktober 2021 over zijn gegaan naar de juiste release van Gouw, is het berichtenverkeer LV WOZ aangezet. Hierin moeten we samen met Gouw nog een weg in zien te vinden. Begin januari 2022 wordt hierover een afspraak ingepland. Ook de BRK-verwerking is overgegaan naar Gouw7. De aanloop heeft nogal wat voeten in de aarde gehad, maar na een tweetal gesprekken met Gouw en een aantal meldingen, wordt er hard gewerkt om een juist werkende BRKkoppeling te krijgen. Ook dit jaar hebben zijn nieuwe controles/scripts gemaakt. Dat betekent dat betere aansluiting is gerealiseerd tussen de subjecten van deelnemende en niet-deelnemende gemeenten.
Voor niet-deelnemende gemeenten wordt zoveel mogelijk dezelfde belastingplichtige overgenomen als die de gemeente zelf hanteert. Voor deelnemende gemeenten worden zoveel mogelijk controles uitgevoerd, zodat in geval van dezelfde eigenaar en gebruiker deze worden gekoppeld en er maar één aanslag wordt opgelegd.
4.3 Innen Wat willen we bereiken?
Continuering van de huidige werkwijze met betrekking tot invorderen
Inkomende e-mails en overige correspondentie wordt op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten.
Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid.
Eerder in het invorderproces detecteren dat een belastingschuldige niet kan betalen en daar naar handelen (sociaal invorderen)
Het aantal regels in het bestand voor toetsing geautomatiseerde kwijtschelding bij aanslagoplegging weer op niveau van 2018 voor de AVG toestemmingsactie (zijnde 15.000 regels).
Het toetsen van belemmeringen bij aanvragen kwijtschelding bij 60 % van de gevallen door het belastingsysteem laten uitvoeren in plaats van een medewerker.
Het verwerken van betalingen voor 80% geautomatiseerd laten verlopen.
Het proces van insolventies (faillissement, WSNP, MSNP, onderbewindstelling e.d.) voor 50 % geautomatiseerd laten verlopen. P A G I N A | 13
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
Loonvordering, vordering huurpenningen, bankbeslag administratief leggen zonder tussenkomst van de deurwaarder.
Wat gaan we daarvoor doen?
Automatische betalingsverwerking bevorderen.
Betaling via automatische incasso bevorderen.
Verbeterde werkwijze met gemeenten inzake kwijtschelding bespreken.
2-maandelijks overleg met het deurwaarderskantoor.
Regulier (1 maal per maand) oninbare vorderingen afboeken.
Aanpassing van aanslagbiljet voor verzending via MijnOverheid.
Voor Q 2 geautomatiseerde journaalposten aanleveren met de betalingsgegevens voor alle deelnemers.
Door overgang naar de nieuwe versie van het belastingpakket Gouw wordt het meer mogelijk om handeling geautomatiseerd te laten verlopen dan voorheen.
Een koppeling tussen de digitale balie en het belastingpakket zorgt ervoor dat de burger meer zelf kan regelen en dat het aan de achterkant geautomatiseerd verwerkt wordt.
Toepassen van RPA (robotisering) op de diverse subprocessen binnen innen.
Betaling via automatische incasso bevorderen. Bij alle verzonden aanslagbiljetten wordt de mogelijkheid van automatische incasso weergegeven. Tijdens telefonisch contact worden de voordelen van automatische incasso onder de aandacht gebracht en wordt aangegeven hoe men dit snel zelf kan regelen. Via de lokale media wordt voor de aanslagoplegging aandacht gevraagd voor de mogelijkheid tot automatische incasso.
Het efficiënt invorderen In 2018 en 2019 is extra aandacht besteed aan het gehele invorderproces en zijn er een aantal organisatorische veranderingen doorgevoerd. Deze hebben geleid tot een efficiëntere wijze van invordering en tevens tot het inlopen van ontstane achterstanden. Deze werkwijze wordt in 2020 en 2021 gecontinueerd en betekent er geen achterstanden meer zullen zijn.
Wat is er gerealiseerd?
Met ingang van januari 2020 is de coulance van toepassing. Hiermee worden eenmalig de aanmaningskosten afgeboekt als een belastingschuldige een machtiging tot automatische incasso afgeeft. Door deze coulanceregeling wordt de betaling via automatische incasso bevorderd. Deze werkwijze is in 2021 gecontinueerd.
Met ingang van januari 2021 is de stap “vooraankondiging loonvordering” in het invorderingsproces aangepast in de stap “laatste herinnering”. Dit heeft ervoor gezorgd dat belastingschuldige alsnog betaalt of contact opneemt om een betalingsregeling te treffen, waardoor het dossier niet overgedragen hoeft te worden aan de deurwaarder. De vraag of deze verandering effect zal hebben op het betaalmoraal zal de komende maanden zichtbaar worden omdat de brief dan in grote getalen verstuurd zal worden voor 2021.
Met ingang van januari 2021 is het proces insolventies (MSNP, WSNP, faillissement, bewindvoering, e.d.) deels geautomatiseerd m.b.v. een robot. Dat houdt in dat de Frontoffice-medewerkers alle insolventie-stukken handmatig inboeken en dat de robot voor een groot deel de verdere afhandeling voor zijn rekening neemt. De uitval van de robot wordt handmatig bekeken door de Frontoffice-medewerkers.
In juli is er een eerste stap gezet richting het digitaal mogelijk maken van het zelf afspreken van een betalingsregeling via de digitale balie. Dit is in september in werking getreden en ondanks dat er hierover nog niet breed gecommuniceerd wordt richting belastingschuldige, zijn er inmiddels ruim 500 betalingsregelingen aangevraagd en verwerkt. Deze digitale aanvragen zorgen voor minder telefoontjes en ook de verwerking ervan
P A G I N A | 14
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
is sneller dan via een telefonische aanvraag. Dit omdat de aangevraagde betalingsregeling al automatisch wordt aangemaakt en alleen nog handmatig gefiatteerd hoeft te worden.
Met ingang van 15 oktober zijn alle werkprocessen overgegaan van Gouw5 naar Gouw7. Hiervoor zijn alle werkprocessen doorgenomen, waar nodig opgeschoond en vastgelegd in werkinstructies.
In november is begonnen met het proces van kwijtschelding nog meer te optimaliseren en automatiseren. Een voorbeeld hiervan is een knop op de digitale balie waarmee een belastingschuldige digitaal beroep kan indienen tegen een afwijzing. Deze knop is sinds eind november actief en zorgt ervoor dat deze beroepen niet meer handmatig hoeven te worden ingeboekt. Er wordt op dit moment gewerkt aan een andere digitale mogelijkheid op de digitale balie, om stukken te uploaden n.a.v. een belemmeringsbrief zodat er minder analoge post binnenkomt en handmatig verwerkt hoeft te worden. Door deze knop op de digitale balie worden de aanvullende stukken automatisch ingeboekt en gekoppeld aan de bestaande zaak. Verder is de mogelijkheid voor bulkverwerking via workflows in Gouw7 verbeterd en uitgebreid, waardoor handwerk verminderd wordt.
Aandachtspunten Toeslagen affaire: er is vanaf april 2021 een inlog bij de RBD beschikbaar, waardoor BSOB gegevens uitgewisseld krijgt, die aangeven welke BSN’s het betreft in het BSOB-gebied. De gevolgen van wat de RBD hiervoor allemaal besluit en in welke mate we als BSOB hierin moeten volgen, zijn nog niet concreet bekend. Maar dat het kan leiden tot kwijtschelding van wellicht al door belastingschuldige volledig/deels/niet betaalde belastingaanslagen van BSOB, is iets waar rekening mee gehouden moet worden. Vanaf april zijn er meerdere overzichten door RBD aangeleverd van mogelijk gedupeerden. Daar waar deze mogelijk gedupeerden een openstaande schuld had, is er uitstel verleend tot 31 december 2021. Vanaf juli 2021 is RBD begonnen met uitlevering van gegevens van daadwerkelijk gedupeerden. Daar waar deze op peildatum 31 december 2020 een openstaande schuld had, zal (volgens beleid van de overheid) kwijtschelding van die schuld plaatsvinden. Echter hiervoor moet eerst een besluit worden genomen door de deelnemers dat ze anticiperen op de verzamelspoedwet hersteloperatie toeslagen. Er is nog niet gestart met het daadwerkelijk kwijtschelden van de schulden. Dit omdat nog niet alle deelnemers het besluit hebben genomen tot anticiperen.
Opgemerkt moet worden dat de Rijksbelastingdienst nog steeds nieuwe gegevens uitwisselt van BSN’s in het BSOB-gebied, welke mogelijk/daadwerkelijk gedupeerd zijn. Er is dus (nog) geen eindtotaal te geven over de omvang van het aantal gedupeerde ouders en de daarbij behorende kwijtgescholden bedragen. Als gevolg van de nog steeds voortdurende Corona-crisis is het verstandig om rekening te houden met meer insolventie-dossiers, KWS-aanvragen, faillissementen, betalingsregelingen, verzoeken om uitstel van betaling, storneringen, meer digitale en telefonische reacties naar aanleiding van de verstuurde aanmaningen/dwangbevelen en laatste herinnering. Als gevolg van het actieplan Brede Schuldenaanpak van het kabinet is onder andere de wetgeving met betrekking tot beslagvrije voet en het beslagrecht aangepast, waardoor de belastingschuldige beter beschermd wordt ten opzichte van de schuldeiser. Dit zal op den duur leiden tot minder belastingopbrengsten als een dossier in het dwanginvorderingsproces terecht komt. Sociaal invorderen/met menselijke maat invorderen, zoals de overheid dat graag ziet. Hierdoor is er meer maatwerk nodig om met belastingschuldige tot een oplossing te komen.
P A G I N A | 15
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
5. De Paragrafen 5.1 Lokale heffingen BSOB is verantwoordelijk voor de uitvoering van het door de deelnemers geformuleerde beleid over lokale heffingen. De vaststelling van het beleid is voorbehouden aan de deelnemers. BSOB adviseert haar deelnemers over het te voeren beleid.
5.2 Weerstandsvermogen & risicobeheersing Volgens het BBV bestaat het weerstandsvermogen uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en de geïdentificeerde risico’s: Het weerstandsvermogen is het vermogen van BSOB om niet-reguliere kosten, die onverwacht en substantieel zijn, op te kunnen vangen zonder dat de uitvoering van de taken en de bedrijfsvoering in gevaar komt. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe robuust de financiële positie van BSOB is. Voor het beoordelen van de 'weerstand' is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Het gaat hierbij alleen om risico's waarvoor geen of wellicht onvoldoende verzekeringen zijn afgesloten, voorzieningen zijn gevormd of budgetten binnen de begroting beschikbaar zijn. In deze paragraaf komen de volgende onderwerpen aan bod:
een inventarisatie van de weerstandscapaciteit
een inventarisatie van de risico’s.
Weerstandscapaciteit: Gezien de bepalingen, opgenomen in de gemeenschappelijke regeling en de Nota Financieel Beleid aangaande de bestemmingen van resultaten, zijn eigen vermogen, stille reserves of voorzieningen niet noodzakelijk. In artikel 53 van de Gemeenschappelijke Regeling is een zogenoemde garantstelling opgenomen. Dit houdt in dat de deelnemers er zorg voor dragen dat BSOB te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen ten opzichte van derden te voldoen. De risico’s komen conform de regelingen voor rekening van de deelnemers naar rato van hun aandeel in de bedrijfsactiviteiten (bijdragen). Conform de geldende verordeningen wordt bij een positief saldo het bedrag gerestitueerd aan de deelnemers. Buiten de bestemmingreserve is er daarom geen eigen vermogen. Ook is er op dit moment geen lening. Zoals vastgesteld in de financiële verordening, dienen niet onderkende of financieel niet voorzienbare risico’s welke gedurende het begrotingsjaar geschieden, initieel op te worden gevangen ten laste van de post Onvoorzien. In de financiële verordening artikel 4 lid 2 is de post onvoorzien vastgesteld op 0,6% van de begroting met een minimum van € 50.000.
Gezien enkele onzekerheden in de huidige begrotingsposten is er bij de 2e BW 2021 ervoor gekozen om de reeds bekende overschrijdingen niet vanuit de post onvoorzien te dekken en is daarom een bedrag van € 51.498 onvoorzien opgenomen. De post onvoorzien is niet specifiek voor een bepaalde post gebruikt, zie de toelichting in hoofdstuk 7. Bovenstaande (inclusief de garantstelling) in ogenschouw genomen geven de, bij ministeriële regeling opgestelde, kengetallen geen zinvolle uitkomsten en informatie over de financiële positie van BSOB en zijn ze daarom niet opgenomen.
P A G I N A | 16
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
Waarderen op oppervlakte: De kosten voor het project waarderen op oppervlakte zijn gebaseerd op de tot op heden bekende gegevens. De inschatting van de totale omvang is van meerdere factoren afhankelijk. Op dit moment en zolang als het project loopt is de hoogte van de werkelijke uren die we eraan moeten besteden onzeker. De inschatting is opgebouwd uit meerdere factoren, normen en tarieven. Deze zouden in de loop van het jaar kunnen wijzigen en hebben dan mogelijk een effect op de realisatie van de begroting. De voortgang wordt periodiek met de deelnemers afgestemd en is via een applicatie inzichtelijk voor zowel de deelnemers als BSOB.
Toelichting Jaarstukken 2021: In paragraaf 6.1 staat de realisatie 2021 met betrekking tot het project waarderen op oppervlakte beschreven. Er heeft geen overschrijding van de begroting plaats gevonden. Het project is echter nog niet afgerond, daarom zal voor 2022 het risico ongewijzigd blijven.
WOZ-Bezwaren Geconstateerd is dat over de afgelopen jaren de hoeveelheid WOZ-bezwaren fors toegenomen is. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de impact van de NCNP-bureaus. Het effect hiervan, op de begroting van BSOB, is tweeledig. Enerzijds is er fors meer personele inzet benodigd om deze bezwaren af te handelen (welke veelal door inhuurmedewerkers wordt uitgevoerd) en anderzijds stijgen de proceskosten fors. BSOB doet er alles aan om deze kosten zo laag mogelijk te houden, maar de verwachting is dat deze kosten in de komende jaren niet afwijken van de eerdere kostenopgaven.
Toelichting Jaarstukken 2021: In 2021 zijn er minder (NCNP-)bezwaren ontvangen. BSOB heeft heel veel inspanningen geleverd om burgers erop te wijzen dat ze bij het bezwaar maken tegen de WOZ-waarde veel beter BSOB rechtstreeks kunnen bellen dan een NCNP-bureau inschakelen. Ook hebben we binnen de marge van de mogelijkheden aan de onderzijde gewaardeerd. Dit alles gekoppeld aan de kwaliteit van de waardering heeft in ieder geval voor 2021 geleid tot significant minder bezwaren. Of deze trend ook voor 2022 zal gelden is natuurlijk de vraag. BSOB zal een analyse maken gekoppeld aan een inschatting van de te verwachten bezwaren voor 2022. BSOB wil nadrukkelijk de deelnemers betrekken in deze analyse en de te maken prognose.
5.3 Onderhoud van kapitaalgoederen De kapitaalgoederen van BSOB bestaan uit ICT-hardware (telefooncentrale) en ICT-software. Noodzakelijk onderhoud aan de hardware vormt onderdeel van de afgesloten contracten.
5.4 Financiering/treasury BSOB conformeert zich aan de regels van de wet FIDO. Een vertaling is opgenomen in het treasury statuut. Aangezien in 2021 (of voorgaande jaren) geen langlopend vreemd vermogen aan is getrokken, is het treasury risico nihil en zijn er geen kengetallen opgenomen met betrekking tot het renterisico en renteresultaat.
BNG BSOB heeft een bancaire relatie met de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). De BNG verzorgt de bancaire diensten voor de rekening courant en inningsrekening.
P A G I N A | 17
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
EMU-saldo De minister van Financiën heeft in 2012 een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer ingediend voor de invoering van de wet Houdbare Overheidsfinanciën (de Wet HOF). Het wetsvoorstel stelt regels voor de bijdrage van gemeenten aan het terugdringen van het EMU-tekort. Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Hierbij zitten ook inkomsten en uitgaven met een kapitaalkarakter, zoals investeringen en investeringsbijdragen. Het overzicht van het EMU-saldo is bedoeld om op nationaal niveau te kunnen bepalen in hoeverre de verschillende overheden bijdragen aan het nationale EMU-saldo. Tabel: EMU saldo 2020 - 2022 Omschrijving
2020
Bedragen x € 1.000 2021 2022
1 Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c)
-6
938
0
2 Afschrijvingen ten laste van de exploitatie
60
88
70
3 Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie
0
120
45
4 Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd
0
0
0
5 Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantw oord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4
0
0
0
6 Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa: Baten uit desinvesteringen in (im)materiele vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op de exploitatie verantw oord
0
0
0
7 Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw -, w oonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan)
0
0
0
8 Baten bouw grondexploitatie: Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantw oord
0
0
0
9 Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen
0
0
0
10 Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) w orden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten
0
0
0
nee
nee
nee
54
1146
115
11 Verkoop van effecten: a Gaat u effecten verkopen? (ja/nee) b Zo ja, w at is bij verkoop de verw achte boekw inst op de exploitatie? Berekend EMU-saldo
5.5 Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering is ondersteunend aan en medebepalend voor de kwaliteit van de primaire processen en de realisatie van de beoogde effecten. De interne organisatie staat volledig ten dienste van de primaire processen. Dit P A G I N A | 18
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
betekent dat de kwaliteit en omvang van de organisatie, maar ook faciliteiten als bijvoorbeeld de huisvesting en de automatisering/ICT indirect van grote invloed zijn op het behalen van de gewenste effecten. In deze paragraaf worden de behaalde resultaten van de ondersteunende processen bezwaar en beroep, frontoffice, ICT, bestuursondersteuning en personeel & organisatie gepresenteerd.
5.5.1 Bezwaar en Beroep
Wat willen we bereiken? Bezwaren WOZ Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief, juridisch en taxatietechnisch afhandelen binnen de wettelijke gestelde termijn. Voor 90% van de bezwaren willen wij in 2021 gaan voldoen aan de door de Hoge Raad gestelde redelijke termijn van een half jaar vanaf datum binnenkomst bezwaar. Daarnaast als prestatie indicator het maximum aantal toegekende bezwaren onder het landelijke gemiddelde. Bezwaren gemeentelijke heffingen Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de gestelde termijn van 3 maanden na ontvangst van het bezwaarschrift. De wettelijke afhandelingstermijn bedraagt een jaar (binnen het belastingjaar).
Bezwaren waterschapsheffingen Het gehele proces van bezwaarafhandeling, administratief en juridisch afhandelen binnen de wettelijk gestelde termijn van 18 weken na ontvangst van het bezwaarschrift.
Beroepsschriften Afhandeling conform de termijnen die door de Rechtbank en het Gerechtshof worden gesteld. Kwaliteit van de procesvoering op een hoog peil houden, zodat zo min mogelijk beroepen worden verloren op basis van niet weersproken of onvoldoende onderbouwd.
Wat gaan we daarvoor doen? Bezwaren WOZ, gemeentelijke en waterschapsh effingen We proberen bezwaren zo veel mogelijk te voorkomen. BSOB zet in op informeel contact na de aanslagoplegging (telefonisch contact). Als naar aanleiding van dit informeel contact blijkt dat de inwoner gelijk heeft, dan wordt een aanslag ambtshalve verminderd en een bezwaar voorkomen. Aanvullend neemt BSOB, indien dit mogelijk is, ook na het ontvangen van een bezwaarschrift telefonisch contact op met belanghebbende om het bezwaar informeel te kunnen behandelen, dan wel te komen tot een fiscaal compromis. Naar vrijwel alle objecten versturen wij een uitnodiging voor het invullen van de opnamen-app.
Beroepsschriften Om de kwaliteit van de procesvoering op een hoog peil te houden, zodat we zo min mogelijk beroepen verliezen op basis van niet weersproken of onvoldoende onderbouwd, wordt binnen dit werkproces het vier-ogen principe toegepast bij alle taxaties en verweren. Objecten in het kader van de Wet WOZ worden in de beroepsfase altijd inpandig opgenomen, zodat de taxateur ook altijd het object volledig heeft kunnen beoordelen.
Wat is er gerealiseerd?
Door de teams bezwaar & beroep en heffen gezamenlijk alle bezwaren te laten inboeken, is het dit jaar gelukt om dagelijks bij te zijn het met inboeken van alle bezwaren. P A G I N A | 19
Jaarstukken 2021 |definitief | 2-5-2022
De flitsrobot heeft dit jaar vanaf februari, informele bezwaren verwerkt en ambtshalve uitspraken verzonden.
Vanaf dit jaar is de uitspraakrobot uitgebreid, zodat de robot ook de uitspraken voor niet-woningen kan verwerken. Deze robot stelt de uitspraken op voor de reguliere bezwaren WOZ aan de hand van het advies van de taxateur. Naar verwachting zal de robot 80–90% van de alle WOZ-bezwaren afhandelen.
Op 15 oktober 2021 waren +/- 90% van de objecten in bezwaar afgehandeld.
Dit jaar is een extra bijlage toegevoegd bij het aanslagbiljet. Het betreft een brief die een QR-code bevat om makkelijk met BSOB contact op te nemen met vragen over de WOZ-waarde, maar ook een QR-waarmee de bezwaarmaker direct geleid wordt naar de website van BSOB om bezwaar te maken.
5.5.2 Frontoffice
Wat willen we bereiken?
BSOB streeft een goede bereikbaarheid na. Alle inkomende telefoongesprekken dienen binnen de gestelde prestatie-indicatoren beantwoord te worden. Inkomende e-mails en overige correspondentie dient op tijd, volgens de gestelde prestatie-indicatoren, beantwoord te worden. Dit alles tegen zo laag mogelijke kosten.
Belastingplichtigen maken zo veel mogelijk digitaal gebruik van de producten en raadpleging via MijnOverheid.
Wat gaan we daarvoor doen?
Managementinformatie analyseren en daarmee het belgedrag van de klant beïnvloeden.
De processen voor het verwerken van e-mails en overige correspondentie beter op elkaar afstemmen. Hierdoor zal de belastingplichtige sneller een antwoord op zijn vraag ontvangen.
Meer producten digitaal aanbieden.
Wat is er gerealiseerd?
Frontoffice verwerkt sinds september, samen met team invordering, de digitaal aangevraagde betalingsregelingen. Zoals vermeld in paragraaf 4.3 zijn er ruim 500 digitale betalingsregelingen aangevraagd en verwerkt, mede door de frontoffice.
Er is met ingang van 14 oktober een nieuwe knop “contact” op de digitale balie waardoor belastingschuldige direct een digitale vraag kan stellen nadat deze is ingelogd met DigiD. Deze knop is een aanvulling op het reeds bestaande contactformulier op de website dat (laagdrempelig) gebruikt kan worden zonder in te loggen met DigiD. Voordeel bij deze nieuwe knop op de digitale balie is dat belastingschuldige geen verdere gegevens als subjectnummer meer hoeft in te geven. Ander groot voordeel is dat deze digitale vragen niet meer handmatig hoeven te worden ingeboekt door de frontoffice, dat gebeurt automatisch en dan komen ze direct in een workflow ter afhandeling.
In juli is een start gemaakt met de aanbesteding van een nieuwe telefooncentrale. In december is deze afgerond en is het bedrijf Evolve de gegunde partij geworden. De eerste overleggen met betrekking tot het ontwerp/bouw zijn gestart. Naar verwachting zal na de drukke periode (aanslagoplegging eind februari 2022) de nieuwe telefooncentrale in werking zijn. Vooralsnog is de opdracht om de bestaande functionaliteiten van de huidige telefooncentrale over te nemen om hiermee de drukke periode van het februari kohier door te komen. Daarna is het de bedoeling om binnen de nieuwe telefooncentrale te kijken naar optimalisatie en verbetering m.b.t. de telefonische bereikbaarheid en waar mogelijk i.c.m. digitale bereikbaarheid.
P A G I N A | 20
Jaarstukken 2021 |definitief| 2-5-2022
5.5.3 ICT
Wat willen we bereiken? 1.
Optimaal gebruik maken van GouwZaak en Workflow: werkprocessen zoveel mogelijk automatiseren en robotiseren.
2.
Betrouwbaar met Data voor onze deelnemers en belastingplichtigen: slim, veilig en efficiënt inzetten van data en basisregistraties.
3.
Geautomatiseerd doorvoeren van mutaties in basisregistraties: de ontsluiting van gegevens uit basisregistraties flexibeler en minder complex maken door toepassing van Common Ground principes en de gegevens rechtstreeks afnemen bij de landelijke basisregistraties.
4.
Optimaal gebruik maken van GIS-oplossingen en beschikbaar beeldmateriaal.
5.
Datagedreven sturing: medewerkers zijn in staat kritische vragen te stellen over data, kennis op te bouwen en de beschikbare data optimaal te benutten in besluitvormingsprocessen. We zetten daar ook nieuwe ontwikkelingen voor in zoals Datascience, robotisering en kunstmatige intelligentie.
Wat gaan we daarvoor doen?
Inzetten van Business Analytics oplossingen zodat BSOB meer sturing op processen kan realiseren.
Inzetten van Big Data ontwikkelingen, technieken en tools maakt het mogelijk om uit grote hoeveelheden ongestructureerde en gestructureerde data maximale inzichten te verkrijgen. Dit gaat ook andere eisen aan medewerkers stellen, er zal meer kennis op het gebied van data-analyse nodig zijn in plaats van data-entry. Dit betekent ook een geleidelijke verschuiving van taken in de komende jaren.
Implementeren van Idensys, wat zorgt voor afspraken over strenge eisen aan veiligheid, betrouwbaarheid en bescherming van persoonlijke gegevens tussen overheden en bedrijven. Zo kunnen belastingplichtigen straks met één inlogmiddel van hun keuze veilig inloggen.
Verdergaand implementeren en aansluiten op het Stelsel van Basisregistraties met de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en Basisregistratie Personen (BRP).
Robotisering BSOB is in 2019 gestart met “Operational Excellence” hetgeen staat voor zo efficiënt mogelijk de hoogst mogelijke kwaliteit te bieden in dienstverlening naar onze deelnemers. Het hart van de belastingorganisatie bestaat, naast medewerkers, in hoofdlijnen uit twee automatiseringsapplicaties (pakketten). Dit zijn de belastingapplicatie van Gouw (Gouw7R2) en de waarderingsmodule Ortax Finance van Ortec Finance. Alle operationele medewerkers werken met een of beide pakketten. Deze pakketten hebben weer koppelingen met externe databanken onder andere de LV (landelijke Voorzieningen). In 2020 is BSOB gestart met zogenaamde Keyusers. Dit zijn medewerkers die zelf continue werken in de verschillende applicaties en elk op het eigen kennis/vakgebied constateren dat er naast efficiëntere processen (dit wordt maandelijks overlegd met de leveranciers van de applicaties) ook veel repeterende werkzaamheden plaatsvinden binnen BSOB. In overleg en op initiatief van en met de Key-users worden al deze repeterende werkzaamheden geanalyseerd en daar waar het een significante tijdsbesteding betreft gerobotiseerd. Dit zal de komende jaren een steeds prominentere plek in de organisatie krijgen. Het effect voor BSOB breed is dat op termijn de kosten voor de uitvoering van de diensten voor de deelnemers steeds lager worden en de kwaliteit steeds hoger.
Voor een verdere toelichting zie hoofdstuk 6.2
Wat is er gerealiseerd?
Optimaliseren van GouwBelastingen applicatie. P A G I N A | 21