Bijlage - Jaarstukken 2023 definitieve versie

Eens per 4 jaar wordt dit gecorrigeerd in de notitie kapitaalgoederen beheer.

91

Paragraaf Financiering Inleiding De wettelijke bepalingen over de financieringsfunctie zijn opgenomen in de wet FIDO (wet Financiering Decentrale Overheden) en de daaraan gelieerde uitvoeringsregelingen. In onze financiële verordening en het Treasurystatuut Smallingerland staan de kaders beschreven waarbinnen het college geldstromen, vermogenswaarden, posities en risico's kan en moet beheren. De commissie BBV heeft een afzonderlijke rentenotitie opgesteld waarin de uitgangspunten voor de verwerking van de rentelasten en –baten in de begroting opgenomen zijn. Renteontwikkeling In de begroting 2023 is gerekend met een interne rekenrente van 0,8%. In werkelijkheid kwam de te hanteren interne rekenrente uit op 0,77%, daarmee valt de afwijking binnen de toegestane bandbreedte van 25% bij jaarrekening. Er was daarom geen correctie nodig op de aan de taakvelden toegerekende rente.

In onderstaand overzicht is het renteresultaat weergegeven: Renteresultaat 2023 Bedragen * € 1.000 Externe rente over korte en lange financiering De externe rentebaten Totaal door te rekenen externe rente Doorberekende rente grondexploitaties Rente projectfinanciering (doorgeleende gelden aan woningbouwverenigingen) Saldo door te rekenen externe rente Rente over eigen vermogen (reserves) Rente over voorzieningen Totaal toe te rekenen rente aan taakvelden Werkelijk toegerekende rente aan taakvelden Renteresultaat op taakveld treasury

Begroting Realisatie (na wijz.) 2023 2023 2.100 2.122 -362 -538 1.738 1.584 30 13 -20 -20 1.748

1.578

1.748

1.578

1.724

1.633

-24

56

Het renteresultaat viel gunstiger uit door hogere rentebaten. Begin 2023 was sprake van een trend van snel oplopende rentetarieven als gevolg van de oplopende inflatie. Vanwege de aanwezige financieringsbehoefte voor investeringen zoals de nieuwbouw van het zwembad en het SBO zijn daarom al wat eerder leningen aangetrokken. Hiermee is geprobeerd te anticiperen op de stijgende rentetarieven op de kapitaalmarkt voor leningen. Hierdoor was tijdelijk sprake van overtollige liquiditeit wat conform de regelgeving bij de schatkist is gestald en waarvoor we een rentevergoeding hebben gekregen. Dit is een incidenteel voordeel want deze leningen zijn inmiddels ingezet voor onder andere de genoemde investeringen. Er kon daarnaast wat minder rente aan taakvelden worden toegerekend door een lagere boekwaarde van de activa per 1 januari dan eerder ingeschat, dit had ook een drukkend effect op het renteresultaat. Renterisicobeheer Kasgeldlimiet en ontwikkeling netto vlottende schuld De gemiddelde netto vlottende schuld per kalenderkwartaal wordt getoetst aan de kasgeldlimiet. Het begrotingstotaal aan lasten conform de primitieve begroting 2023 is € 208,6 mln. De toegestane kasgeldlimiet is 8,5% van dit bedrag ofwel € 17,7 mln. Uit onderstaande tabel blijkt dat de vlottende schuld in 2023 binnen de door de wet FIDO vastgestelde kasgeldlimiet is gebleven.

92

Kasgeldlimiet Bedragen * € 1.000 Gemiddelde netto vlottende schuld Kasgeldlimiet Ruimte onder de kasgeldlimiet

1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

14.291 -17.729 32.020

21.405 -17.729 39.134

19.621 -17.729 37.350

9.602 -17.729 27.331

Renterisiconorm In de Wet Financiering Decentrale Overheden staat vermeld dat gemeenten zich moeten houden aan de renterisiconorm. Het doel van de renterisiconorm is om ervoor te zorgen dat het renterisico bij herfinanciering beheerst wordt. De jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen mogen niet meer bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. Onderstaand tabel laat zien dat wij het afgelopen jaar binnen deze norm zijn gebleven en ook de komende jaren verwachten aan de norm te voldoen. Renterisico norm Bedragen * € 1.000 Renteherzieningen Aflossingen

2023

2024

2025

2026

0 20.111

0 15.607

0 12.107

0 12.982

Renterisico (1+2) Renterisiconorm Ruimte onder norm

20.111 41.715 21.604

15.607 46.309 30.702

12.107 46.200 34.093

12.982 46.200 33.218

Berekening renterisiconorm Begrotingstotaal jaar T 208.577 231.545 231.000 231.000 Percentage regeling 20% 20% 20% 20% Renterisiconorm 41.715 46.309 46.200 46.200 * De aflossingen van leningen doorgeleend aan de Woningbouwverenigingen zijn niet meegenomen. De woningbouwverenigingen zijn zelf verantwoordelijk voor de herfinanciering. De aflossing op deze leningen bedroeg € 0,8 miljoen in 2023. Bij het aantrekken van nieuwe leningen wordt rekening gehouden met spreiding in looptijden en is lineaire aflossing het uitgangspunt, om het renterisico te beperken, maar ook te kunnen anticiperen op de actuele ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt. Ontwikkeling leningenportefeuille In onderstaand tabel wordt het verloop van de leningenportefeuille (exclusief de doorgeleende leningen) weergegeven: Omschrijving Bedrag x € 1.000 Stand langlopende leningen per 1-1-2023 96.336 Aflossingen -20.111 Nieuwe leningen 55.000 Stand langlopende leningen per 31-12-2022 131.225 De huidige langlopende leningen hebben doorlooptijden van 10 tot 30 jaar. Gewaarborgde geldleningen De gemeente staat borg voor diverse leningen. Voor een overzicht van de gewaarborgde geldleningen, wordt verwezen naar de toelichting op de niet uit de balans blijkende verplichtingen.

De qua omvang grootste gewaarborgde leningen betreffen de leningen voor woningbouwcorporaties waarvoor het Waarborgfonds Sociale Woningbouw garant staat. Het risicoprofiel van deze leningen is daarom laag te noemen. Het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) geeft garanties aan financiers van woningcorporaties voor sociale woningbouwprojecten en leningen voor maatschappelijk vastgoed. Zo kunnen corporaties geld lenen tegen gunstige voorwaarden.

93

Om dergelijke garanties te kunnen geven, is een gelaagde zekerheidsstructuur opgebouwd waarin ook gemeenten een aandeel hebben. Wanneer een corporatie schade oploopt, en dit niet zelf kan opvangen, geldt de reserve van de WSW als zekerheid, aangevuld met de op te vragen borg van de deelnemende corporaties. Daarna worden het rijk (50%) en de gemeenten (50%) aangesproken, waarbij het zwaartepunt bij die gemeenten ligt waarbinnen de in problemen geraakte corporaties opereren. De bijdrage van gemeenten bestaan dan uit renteloze leningen aan het WSW. Wij staan als aandeelhouder van HVC – mede – garant voor de aangegane geldleningen van HVC. De garantstelling heeft alleen betrekking op de leningen die zijn aangegaan voor de verwerking van afval. Schatkistbankieren De verplichting tot schatkistbankieren is in de wet FIDO vastgelegd. Het kabinet verplicht de gemeenten hun kasoverschotten, boven een drempelbedrag, onder te brengen bij de rijksoverheid. Door consolidatie van de onderlinge schuldverhouding tussen de rijks- en decentrale overheden zou de EMU-schuld van de collectieve sector dalen. Gemeenten mogen hun overtollige financiën tot een bepaald drempelbedrag buiten de schatkist van het Rijk aanhouden. Het drempelbedrag is gelijk aan 2% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen.

Voor onze gemeente was de drempel over 2023 daarom € 4,172 miljoen. Schatkistbankieren Bedragen x € 1.000 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Drempelbedrag Ruimte (+) overschrijding (-)

1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

2.557

6.113

6.143

2.343

4.172 1.615

4.172 -1.941

4.172 -1.972

4.172 1.829

De gemeente zat in het 2e en 3e kwartaal tijdelijk circa € 1,9 miljoen boven het drempelbedrag. Een groot deel van de overtollige liquiditeit was bij de schatkist ondergebracht echter niet helemaal voldoende om aan de drempel te voldoen. In het 4e kwartaal zat de gemeente weer onder het drempelbedrag. Per 31-12-2023 bedroeg het saldo bij de schatkist: € 0. Wet Houdbare Overheid Financiën (wet HOF) en EMU-saldo Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. Voor de periode 2019-2023 bedraagt het aandeel voor de decentrale overheden hierin 0,4%, waarvan voor gemeente 0,27%. Om de afzonderlijke provincies en gemeenten tijdig een beeld te geven wat dit voor hen betekent heeft het Ministerie van BZK in lijn met de Wet Hof, individuele EMUreferentiewaarden gepubliceerd. De referentiewaarden voor de gemeente Smallingerland in 2023 bedroeg -€ 8 miljoen. Op basis van de realisatie 2023 bedraagt het EMU overschot € 5.846. Ontwikkeling EMU-saldo Begrotingsresultaat voor mutaties reserves Afschrijvingen Mutatie voorzieningen Investeringen Mutatie voorraden grondexploitatie EMU-saldo

Rekening 2022 Rekening 2023 12.766 13.240 8.100 7.403 6.055 -484 -26.895 -14.703 1.421 390 1.447 5.846

Bedragen x €1.000 Begroting 2023 1.324 8.190 0 -42.028 1.060 -31.454

Een individuele EMU-referentiewaarde betreft geen norm, maar een indicatie van het aandeel dat een provincie of gemeente in de gezamenlijke tekortnorm heeft. Het aandeel in het EMU-tekort betreft een inspanningsverplichting, er staat momenteel geen sanctie op een eventuele overschrijding van het toegestane EMU-tekort.

94

Paragraaf Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de bedrijfsvoering van de gemeente Smallingerland. Algemene toelichting In de gemeente Smallingerland staat de mens voorop. We handelen en denken bij de uitvoering van onze taken vanuit het perspectief van inwoners en ondernemers. Het college vindt het belangrijk dat de ambtelijke organisatie hier op een goede manier invulling aan geeft. Dat betekent dat de gemeentelijke organisatie zich door blijft ontwikkelen zodat de bedrijfsvoering van de organisatie ondersteunend is in het waarmaken van de maatschappelijke doelen en ambities. Deze ambities staan onder druk, we hebben te maken met (gelukkig steeds minder) verzuim, een krappe arbeidsmarkt en steeds meer taken worden bij gemeenten belegd. Wat wilden we dit jaar bereiken en is dat gelukt? In de gemeente Smallingerland staat de mens voorop. Dat is onze visie van waaruit we werken. Dit betekent dat we onze inwoners voorop zetten en onze medewerkers net zo goed. Zij maken de organisatie. Zij spelen in op de verschillende vragen die leven en zij maken daarbij de juiste afwegingen vanuit hun deskundigheid en talent. We werken samen op basis van openheid, transparantie en inlevingsvermogen, zowel intern als extern.

Daarom hebben we in 2023 een aantal maatregelen kunnen nemen die ons als werkgever in staat stelt onze medewerkers voorop te zetten, bijvoorbeeld door het verbeteren van de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals de vergoeding voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Dit hebben we vooral gedaan door duurzame manieren van vervoer te stimuleren. Ook hebben we meer helderheid kunnen geven in wat we verwachten van onze medewerkers om de inwoners meer voorop te kunnen zetten. Denk hierbij aan de servicenormen voor contact met onze inwoners, betere en snellere behandeling van klachten en nog meer inzetten op passend contact met onze inwoners. In 2023 is daarbij de ombudsfunctie gerealiseerd in onze gemeente. Wat wilden we daar dit jaar voor doen en is dat gelukt? Hierna wordt thematisch aangegeven welke stappen we daarin hebben gezet in 2023. Organisatie, rollen, taken en verantwoordelijkheden Klaar voor de Toekomst We zetten al diverse stappen in het verbeteren van onze bedrijfsvoering en we beginnen hier de resultaten van te zien. We hebben in 2023 verder ingezet op het helderder formuleren en meten van onze resultaten en daarbij expliciet aandacht gegeven aan rollen, taken en verantwoordelijkheden en gezorgd dat we in samenhang hebben gewerkt aan onze opgaven. We hebben dat programmatisch aangepakt in het programma 'Klaar voor de Toekomst'.

We werken aan eigenaarschap, samenwerking, waarmaken en werken vanuit de bedoeling. Zo werken we aan effectievere sturing en beheersing en werken we rechtmatig en doelmatig en (indirect) met de gewenste impact voor onze inwoners en ondernemers in Smallingerland. Wurkwizer In 2023 hebben we een module ontwikkeld voor nieuwe medewerkers 'werken bij de gemeente' (ook wel onboarding genoemd), zodat nieuwe collega's snel thuisraken in hoe het bij ons werkt. Daarnaast is iBabs gemeentebreed geïntroduceerd, zodat het besluitvormingsproces makkelijker en effectiever verloopt en duidelijker is. We zijn in 2023 gestart met de verbetering van de informatievoorziening op ons intranet Ids. Doel is dat alle medewerkers eenvoudig de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Er is een inventarisatie gemaakt van de informatie op Ids. Er is een begin gemaakt met het opschonen van 1.900 ongebruikte documenten. Ook wordt de informatie opnieuw ingedeeld. De nieuwsberichten hebben een duidelijker plek op de homepage gekregen. Organisatieontwikkeling Onze omgeving ontwikkelt zich, en dit heeft effect op onze taken en rollen. De huidige informatiesamenleving, maar ook de steeds sterk wisselende opgaven, vragen om flexibiliteit. We zullen flexibel zijn bij het bewust kiezen en schakelen tussen rollen, maar ook in het beantwoorden van de vragen van nu en van de toekomst.

Wij kiezen daarbij voor een Smallingerland waar de mens 95

voorop staat. Deze keuze is leidend in hoe wij onze omgeving benaderen én hoe wij onze eigen processen inrichten. Het één staat niet los van het ander. Procesmanagement In 2023 is het beleid procesmanagement vastgesteld, is een overzicht gemaakt van al onze processen en zijn proceseigenaren benoemd. We gaan verder met het vastleggen en optimaliseren van processen om onze dienstverlening te verbeteren en bedrijfsvoering efficiënter te laten verlopen. De beschreven processen worden opgenomen in het organisatie brede proceshandboek, dat beschikbaar wordt voor medewerkers. De verbeteringen zitten vooral in rolduidelijkheid, informatiebeheer, gebruik van het zaaksysteem en webformulieren. Het inzetten van data voor procesverbetering staat nog in de kinderschoenen. De capaciteit om dit op te zetten ontbreekt op dit moment. In 2024 worden de meest urgente processen aangepakt, die door de ketens zijn benoemd. Wettelijke eisen aan WOZ-taxatie Met het incidenteel budget voor een WOZ taxateur is specifiek gewerkt aan het project kwaliteitsverbetering WOZ. Dit om blijvend te voldoen aan de eisen van permanente marktanalyse en jaarlijkse controle van 20% van het databestand, waarop de Waarderingskamer toeziet. Dit was een uitdaging in 2023 door het fors aantal bezwaren en beroepszaken tegen de WOZ-waardering.

Sturing en beheersing Modernisering P&C-cyclus / The P&C Experience: Stap voor stap verbeteren we onze P&C-cyclus. In 2023 hebben we een budgethoudersregeling vastgesteld en geïmplementeerd waarmee rol, taak en verantwoordelijkheid van budgethouders en budgetbeheerders vastgelegd en helder is. Dit versterkt het financieel bewustzijn en het eigenaarschap in de organisatie. Bij het opstellen van de begroting hebben we een eerste stap gezet in het specifieker onderbouwen van budgetten (realistisch ramen). Er is een aangepaste systematiek vastgesteld voor het overhevelen van incidentele projectbudgetten en het opnieuw beschikbaar stellen hiervan door de gemeenteraad. Deze ontwikkelingen vergroten het voorspellend vermogen op de besteding van budgetten en het rekeningresultaat. We hebben een aanbesteding gedaan voor een P&C-tool en de implementatie hiervan voorbereid. De ingezette verbetering in het proces van plannen, begroten en verantwoorden wordt hiermee ondersteund. Medewerker Strategische Personeelsplanning Als organisatie streven we naar een personeelsbestand dat flexibel genoeg is om in te spelen op de ontwikkelingen om ons heen. Daarom zijn in 2023 de benodigde stappen gezet in het proces van strategische personeelsplanning (SPP). In het eerste kwartaal van 2023 is het personeelsbestand geanalyseerd, de uitkomsten hiervan zijn meegenomen in de kadernota en begroting.

Om te komen tot een optimale bezetting is in het najaar van 2023 gestart met een strategische sessie waarin omgevingsfactoren in beeld zijn gebracht. Aantrekkelijk werkgeverschap Aantrekkelijk werkgeverschap richt zich binnen de gemeente Smallingerland op zowel het behoud van huidige medewerkers (binden en boeien) als op het aantrekken van potentiële medewerkers. Dit sluit geheel aan bij de organisatievisie waarin de mens en daarmee ook de medewerker voorop staan. Des te sterker onze organisatie, des te beter kunnen we onze raad bedienen. In 2023 is de interne opleidingsfaciliteit (Academie Smallingerland) compleet vernieuwd. Nieuwe opleidingen, trainingen en assessments zijn toegevoegd aan het leerplatform van de gemeente. Daarnaast hebben medewerkers in 2023 interne trainingen verzorgd voor collega's (voor en door medewerkers) op het gebied van bestuur, advisering en ICT. Daarbij hebben onze interne ontwikkelcoaches op zowel individueel als teamniveau tal van talent- en ontwikkelgesprekken gehouden. Ook hebben we alle medewerkers in gevraagd wat er speelt, hoe ze zich voelen en wat er leeft aan de hand van ons nieuwe jaargesprekformulier. Aan de hand van deze informatie uit het medewerkersonderzoek zijn de teams in 2023 aan de slag gegaan met verbeterpunten. Ten opzichte van de vorige meting hebben we op zeven van de tien 96

thema's een hogere score gerealiseerd. Met name de onderlinge samenwerking en duidelijkheid over de gewenste resultaten scoren hoog. Dit sluit aan bij de organisatievisie waarin gezamenlijk naar een doel werken en resultaten behalen voor de inwoners centraal staat. De medewerkers, als ambassadeurs van onze organisatie, weten namelijk het beste wat er moet gebeuren om een aantrekkelijkere werkgever te worden, te zijn en te blijven. Invulling maatschappelijke rol als werkgever Veel mensen met een arbeidsbeperking staan (tijdelijk) aan de zijlijn omdat ze geen werk hebben. Er is veel onbenut talent in Smallingerland. Talenten die wij graag een kans geven om weer mee te doen. De gemeente Smallingerland heeft als werkgever namelijk zowel een voorbeeldfunctie als een maatschappelijke rol bij het plaatsen van arbeidsbeperkten. In 2023 zijn meer medewerkers met een arbeidsbeperking in dienst genomen. Daarnaast zijn er kandidaten vanuit de uitkering (regulier) bemiddeld op vacatures van de gemeente, in het programma Sociaal Domein -van waaruit deze inspanningen worden verricht- volgt een nadere toelichting. Leidinggeven In 2023 is het leiderschapsprogramma gestart, zodat directie en management kunnen werken aan een herkenbare manier van leidinggeven. Er zijn meerdere bijeenkomsten en dagen geweest waarbij dit centraal stond.

Het leiderschapsprogramma loopt door in 2024, omdat het geen impuls is, maar een manier van werken die ingebed wordt in de organisatie. Communicatieve organisatie We werken aan een communicatieve organisatie. Betrouwbaar, persoonlijk en open communiceren staat hierin centraal. We ontwikkelden een communicatietoolbox om medewerkers hierin te ondersteunen. In 2023 is gewerkt aan de huisstijl, ook zijn medewerkers getraind in presentatie- en communicatievaardigheden. Het team communicatie is doorontwikkeld door de introductie van Topdesk, dit maakt dat er efficiencyslagen in het werkproces zijn doorgevoerd, waardoor er meer gehaald kan worden uit de bestaande formatie. Ook in 2023 is de ambtelijke organisatie getraind in het schrijven van beleidsstukken, hetgeen moet resulteren in structureel heldere en transparante voorstellen. Programmatisch en projectmatig werken Grote projecten Conform de Leidraad grote projecten wordt de gemeenteraad jaarlijks geïnformeerd over de voortgang van die projecten door een (papieren) rapportage "Grote Projecten". Naar aanleiding van de evaluatie van die rapportage is, mede op verzoek van de gemeenteraad, in 2023 gekozen voor de vorm van een Raadsinformatiemarkt. Deze vorm sluit beter aan bij de wens om specifiek en actueel geïnformeerd te worden. Ook kunnen er direct vragen gesteld en beantwoord worden.

Er zijn in 2023 twee informatiemarkten rondom de grote projecten georganiseerd: op 16 mei en op 21 november. Gerapporteerd is over: - Verbouw gemeentehuis; - Zwembad De Welle; - Nieuwbouw SBO; - Oudega aan het Water; - Centrumontwikkeling Drachten (vanaf 21 november). Er wordt intussen gewerkt aan de professionalisering van de sturing van de programma en projecten door vaststelling van verbeterde richtlijnen en leidraden en door invoering van gestructureerde projectcontrolling. Verbouw Gemeentehuis In 2023 zijn in het project Verbouw Gemeentehuis voor zowel de gemeentelijke organisatie als voor Carins de Huisvestingsvisie en het programma van Eisen geactualiseerd. Op basis hiervan zijn de mogelijkheden onderzocht om een sluitend ontwerp te verkrijgen. Met name door het groeiende aantal werknemers bij zowel de gemeente als bij Carins bleek dit niet te kunnen binnen het huidige gebouw. 97

Er is vervolgens gekeken naar mogelijkheden om het gebouw uit te breiden en naar het scenario om Carins niet meer in het gemeentehuis te huisvesten. Het college heeft zich voor het laatste scenario uitgesproken. De gemeenteraad is hierover geïnformeerd tijdens de raadsinformatiemarkt Grote projecten van 21 november. Definitieve besluitvorming hierover zal begin 2024 worden voorgelegd aan de raad. De investeringskosten zijn ook geactualiseerd, waarbij het financieel meest gunstige scenario in de door de raad vastgestelde begroting is opgenomen. Digitalisering Informatievoorziening en IT-systemen. Applicaties en IT systemen kunnen effectief bijdragen aan het verbeteren van de bedrijfsvoering. Door de behoeften in de teams te vertalen en daarbij integrale en toekomstgerichte keuzes te maken, wordt de bedrijfsvoering versterkt.

In 2023 hebben we onder meer de volgende projecten gerealiseerd: o Vervangen van software voor veilig email verzenden; o Invoeren Rxmission voor de Omgevingswet; o Beveiliging van alle mobiele apparaten verhoogd door nieuwe beheersoftware (invoering Intune); o Windowsservers 2012 naar Windows 2022; o Invoering van Zyvver voor veilig e-mailen; o Vergaderschermen voor veel vergaderzalen in het gemeentehuis; o Werkplekken en internet gerealiseerd voor de Oekraïne opvang; Datagedreven werken De Datavisie Smallingerland beschrijft de koers van de organisatie op het gebruik van data als strategisch middel om haar bedrijfsvoering, dienstverlening, besluitvorming en transparantie van handelen te verbeteren. Dit krijgt in de praktijk vorm in de datastrategie. We sturen actief op basis van data en delen onze kennis en expertise om bij te dragen aan maatschappelijke opgaven. Zaakgericht werken en transparante overheidsinformatie De rol van informatieconsulent is geïntroduceerd om de organisatie te ondersteunen bij de uitvoer van onder andere een goede archivering conform de Archiefwet. De informatieconsulent adviseert en ondersteunt teams bij vraagstukken op het gebied van informatiehuishouding, zoals gebruik van zaaktypes en bewaartermijnen.

Ook is specifiek aandacht besteed aan het opzetten van kwaliteitscontroles en het stroomlijnen van diverse urgente processen binnen het informatiebeheer, zoals het beantwoorden van informatieverzoeken over bijvoorbeeld historisch archief of bouwarchief. Hiernaast hebben we de informatiestromen van het postproces en het proces WOZ bezwaren verbeterd, wat direct bijdraagt aan de dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering. Dit organiseren we via onder andere zaakgericht werken door juiste informatieoverdracht tussen processen en zorgen voor goede archivering conform de Archiefwet. Om verder aan de archiefwet te kunnen voldoen is gestart met een traject voor de aanschaf van juist archiefmateriaal voor duurzame opslag. Ook is er gestart met een verkenning voor een E-depot in samenhang met de aanschaf van een nieuw collectiebeheersysteem, of in samenwerking met Tresoar of andere gemeenten. Daarnaast is er gewerkt aan verdere implementatie van wetgeving, zoals de wet Open Overheid en wet Elektronische publicaties. Op het gebied van de Woo is de juridische expertise uitgebreid met een jurist die zich specifiek op het afhandelen en adviseren over Woo-verzoeken buigt. Ook is de expertise over zaakgericht werken uitgebreid met informatieconsulenten, die adviseren over beschikbaarheid van informatie.

Dit maakt dat er snel en correct gehandeld kan worden naar indieners van een Wooverzoek en tegelijkertijd dat medewerkers van de gemeente op dit gebied ondersteuning kunnen krijgen. Voor het snel en correct afhandelen van Woo-verzoeken is tevens software aangeschaft waardoor verzoeken veel sneller afgehandeld kunnen worden doordat handmatig screenen van documenten gedigitaliseerd is. Hiernaast treffen we als gemeente de voorbereidende handelingen ten aanzien van de actieve openbaarmaking op grond van de Woo. De actieve openbaarmakingsplicht heeft als doel om de gemeentelijke besluitvorming zoveel mogelijk transparant te maken. De Rijkoverheid ontwikkelt instructies voor gemeenten over hoe om te gaan met dit vraagstuk. Omdat de Rijksinstructies nog niet altijd even concreet zijn en we desondanks goed voorbereid willen zijn, is er een werkgroep ingericht die de regelgeving momenteel zo efficiënt mogelijk concretiseert naar acties voor de gemeente. 98

Hybride werken In 2023 kwamen medewerkers weer meer naar kantoor toe. Maar ook thuiswerken is nog relevant. Vergaderingen vinden vaak nog hybride plaats. Daarom hebben we in 2023 een aantal maatregelen uitgevoerd zodat we goed hybride kunnen werken. Vergaderzalen zijn uitgebreid met digitale schermen. En hebben we veel werkplekken uitgebreid, met moderne apparatuur. Zoals dubbele schermen. Een pilot is afgerond om de nieuwe moderne werkplek vorm te geven. Inzet op een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring Over 2023 legt het college zelf verantwoording afgelegd in de jaarrekening over de financiële rechtmatigheid van het gevoegde bestuur. Voor een volledige weergave wordt verwezen naar de collegeverklaring hierover. Het afgelopen jaar is op verschillende terreinen gewerkt aan de voorbereiding op de jaarrekeningcontrole en het verkrijgen van een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring. Ondanks dat deze verklaring over 2023 niet behaald wordt, wordt in de volgende paragrafen ingegaan op de concrete stappen die zijn gezet om op het gebied van rechtmatigheid in control te komen. Top 13 geprioriteerde onrechtmatigheden In 2022 is gestart met het oplossen van de 13 geprioriteerde onrechtmatigheden, voor iedere geprioriteerde onrechtmatigheid is een inkoopstrategie geschreven om de vervolgstap te bepalen.

In totaal zijn er in 2023 negen vervolgstappen gezet die moeten leiden tot rechtmatige bestedingen. De resultaten zijn in 2023 nog onvoldoende gerealiseerd. In 2024 worden de overige inkoopstrategieën in vervolgacties uitgezet die in 2024 opgelost worden en die uitmonden in nieuwe rechtmatige contracten. Smallingerland is een organisatie in beweging, dit betekent ook dat er gedurende een kalenderjaar door analyses nieuwe risico's inzichtelijk worden gemaakt. In 2023 zijn er enkele onrechtmatigheidsrisico's geconstateerd waar in 2023 een nieuwe inkoopstrategie voor is opgesteld en ook opgelost is, waarvan de resultaten in 2024 zichtbaar worden. Professionaliseren van onze inkoop en aanbesteding In 2023 waren als doelstellingen benoemd 'een professionele inkooporganisatie' en 'een goedgekeurde rechtmatigheidsverklaring' over 2023. Om deze doelstellingen te bereiken is verdere uitvoering gegeven aan het opgestelde verbeterplan om de rechtmatigheid van aanbestedingen en de inkooporganisatie te verbeteren. Hiervoor is het cluster inkoop op sterkte gebracht in 2023 met 2 tactisch inkopers en 1 strategisch inkoper. Daarnaast is er in de begroting (2024) ruimte gecreëerd voor een contractbeheerder en is de werving hiervoor succesvol afgerond. Hiermee is er een start gemaakt met de inbedding van het gecoördineerd inkoopmodel.

De doelstelling 'het creëren van een professionele inkooporganisatie' is daarmee een stap dichterbij. Over het andere doel, rechtmatig over 2023, is al eerder richting uw raad gecommuniceerd dat dit helaas niet haalbaar is. Dit komt door de looptijd van contracten waardoor het eerder opzeggen en dus een rechtmatig nieuw contract niet haalbaar is. Dit maakt dat het over 2023 nog niet lukt om een rechtmatigheidsverklaring te krijgen. Ook omdat zoals hierboven genoemd een aantal nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd zijn. Binnen deze inkooporganisatie zijn we in de organisatie bezig om via accounthouderschap de teams veel beter te faciliteren in het inkopen en aanbesteden. Hiermee raken we enerzijds vanuit inkoop beter bekend in de organisatie, zijn we beter zichtbaar en wordt de advisering aan de voorkant makkelijker. Hiermee zetten we stappen in het verbeteren van onze rechtmatigheid. Om richting en sturing te geven aan de gehele organisatie op welke wijze een inkoop- en aanbestedingsproces verloopt is in 2023 gestart met het opstellen van een gestandaardiseerd proces, dit proces wordt in 2024 verder uitgewerkt en geïmplementeerd in de organisatie. Daarnaast zijn we in 2023 bezig geweest met de aanschaf van een digitale tool om de spendanalyse te vergemakkelijken.

Daarmee kunnen we gedurende het jaar veel sneller zien welke uitgaven gedaan worden en signaleren waar vanuit inkoopperspectief risico's ontstaan. Daarmee komen we aan de voorkant van het adviseren op de rechtmatig inkopen en aanbesteden. 99

In 2024 implementeren we deze tool en zetten we de stap naar voren door gedurende het jaar veel meer in staat te zijn om onrechtmatigheden te zien en bij te sturen. Professionalisering van inkoop in de gemeente moet de komende jaren toenemen, waardoor er meer grip zal ontstaan op uitgaven. Geconstateerde onrechtmatigheden bij inhuur van extern personeel De afgelopen jaren zijn onrechtmatigheden geconstateerd bij de inhuur van extern personeel binnen onze organisatie. Dat wil zeggen dat er externe inhuur heeft plaats gevonden, waarbij de vereiste Europese aanbestedingsnormen en drempelbedragen zijn overschreden. In 2022 heeft een werkgroep daarom de opdracht gekregen om in kort tijdsbestek een advies aan de directie uit te brengen op welke wijze de inhuur -buiten de gesloten raamwerkovereenkomsten- rechtmatig kan verlopen tegen een redelijke prijs. De werkgroep heeft daarop geadviseerd te kiezen voor een dynamisch aankoopsysteem (DAS). Een DAS is een online platform waar je als organisatie eenvoudig interim-opdrachten kunt uitzetten. Bij een DAS is er "steeds" sprake van een miniaanbesteding en mini-competitie tussen bureaus en ZZP-ers die zijn toegelaten tot dit systeem. Daarmee is een DAS een inkoopportaal die voldoet aan de Europese aanbestedingsregels.

Dit advies is overgenomen door de directie wat ertoe heeft geleid dat er sinds 2023 gebruik wordt gemaakt van de DAS-portal van Werken In Friesland. Team Concerncontrol en de functie van concerncontrol is per 2023 ingericht en ingevuld Voor een goede bedrijfsvoering is een concernbrede controlfunctie van belang. In 2021 hebben we hiermee een start gemaakt door de inzet van een kwartiermaker Concerncontrol en daar zijn we in 2022 mee verder gegaan. De kwartiermakersfase is in 2022 afgerond en per 1 januari 2023 is gestart met de functie van concern controller en met het team concerncontrol. Daarmee hebben we een zuiverder plek in de organisatie georganiseerd. Hierdoor is de onafhankelijke rol van de Concerncontroller, de Functionaris Gegevensbescherming en de Ciso (Chief Information Security Officer) geborgd. De concerncontroller en diens team zijn aanjager geweest van diverse doorgevoerde verbeteringen, waaronder het toezicht op de bevindingen van de accountant, het opstellen van de door uw raad vastgestelde financiële verordeningen en het opstellen van een visie op control (deze bevindt zich in een afrondende fase en wordt naar verwachting in 2024 vastgesteld). Ingericht/ingevuld van de functies CISO en FG In 2023 is de functie van de CISO ingevuld. De functie van FG (functionaris gegevensbescherming) bleek lastiger om in te vullen en is tijdelijk ingevuld geweest.

In 2024 wordt verder gegaan met de procedure om tot structurele invulling te komen. Doordat deze beide functies in het team concerncontrol zijn geplaatst, is er steviger invulling gegeven aan de onafhankelijk adviserende rol die bij deze functies hoort. Verordeningen rechtmatigheid Over de jaarrekening 2023 moeten gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Het college heeft zoals gezegd dit gedaan in de voorliggende paragraaf Bedrijfsvoering. Op 12 december 2023 heeft het college aan uw raad de 'Verordeningen rechtmatigheid' vastgesteld, waarmee uw raad in staat wordt gesteld om kaders neer te zetten op basis waarvan deze rechtmatigheidsverantwoording dient plaats te vinden. Ook is een wijziging van de financiële verordening, het controleprotocol en een bijbehorend normenkader aan uw raad ter besluitvorming voorgelegd en is tot vaststelling overgegaan. Deze beleidsstukken dragen bij aan de verbetering van de financiële sturing en beheersing van de gemeente Smallingerland. Procesmanagement In 2023 is er een beleidskader procesmanagement opgesteld en vastgesteld door de directie. Dit is een leidraad voor procesmatig werken met een beleidscyclus en toelichting op de rol van proceseigenaar en procesbeheerder. Het beleidskader is door de directie vastgesteld.

Dit is de basis van het verder op orde krijgen vanuit het oogpunt van sturen en beheersen. Dit helpt met name om verder te ontwikkelen in de bedrijfscontinuïteit en helderheid geven in rollen, taken en verantwoordelijkheden. Ook is in overleg met de teammanagers een lijst opgesteld met de processen die onze organisatie uitvoert. Dit overzicht is geclusterd naar sturende, uitvoerende en ondersteunende processen waarmee we onder andere publieke waarde leveren. Verder geeft het inzicht in waar het 100