Bijlage - Eindrapport onderzoek subsidies

37

Negatief Positief Positief Negatief Positief Positief

Aan de subsidieverstrekking aan zowel de M.O.S. als De Lawei liggen concrete beslissing ten grondslag, waarvan de basis ligt in de besluitvorming bij de vaststelling van de gemeentelijke begroting. Deze besluiten worden uitgewerkt in een beschikking. Binnen beide instellingen is veel aandacht voor de doeltreffendheid en doelmatigheid van de activiteiten. Er wordt daarover ook met de gemeente gesproken, maar deze gesprekken leiden niet tot concreet vastgelegde doelstellingen en meetbare criteria. De verbanden tussen gemeentelijke doelen en te verrichten activiteiten worden zo niet expliciet gemaakt. De voortgang en opbrengsten van de activiteiten van beide instellingen worden in bestuurlijke en ambtelijke overleggen wel aan geagendeerd en besproken, maar hier ligt geen uitgewerkt evaluatiekader aan ten grondslag. Normen m.b.t. evaluatie en verantwoording (M.O.S. en De Lawei)

Beoordeling

•

Negatief

• • •

De effecten van subsidies MOS en De Lawei worden door de gemeente Smallingerland op structurele basis geëvalueerd waarbij wordt vastgesteld of de prestaties in de praktijk hebben bijgedragen aan de vastgestelde doelen/ effecten. Indien de uitkomsten van deze evaluatie daartoe aanleiding geven, wordt een subsidie daarop aangepast. In de verantwoording van MOS en De Lawei wordt op kwantitatieve en kwalitatieve wijze ingegaan op het eigen ondernemerschap, oftewel het binnenhalen van eigen inkomsten uit de markt. MOS en De Lawei verantwoorden zich over de wijze waarop zij het proces van continu verbeteren uitvoeren waarbij onder meer aandacht is voor het van andere instellingen kunnen leren en te versterken,

Neutraal Positief Positief

Weliswaar worden effecten van subsidies besproken met de instellingen en vinden geregeld aanpassingen plaats, het is niet zo dat de effecten op structurele basis worden geëvalueerd.

38

Bijlage D

Aanbevelingen rekenkameronderzoek 2007

In het in 2007 uitgevoerde onderzoek van de toenmalige rekenkamercommissie zijn verschillende aanbevelingen opgenomen. In deze bijlage worden die genoemd en wordt tevens per aanbeveling vermeld hoe die opvolging hebben gekregen. Nr. 1

2 3

4 5

Aanbeveling Leg in beleidsnota’s en in de programmabegroting beleidsdoelen vast, die als gewenste maatschappelijke effecten resultaatgericht en evalueerbaar zijn. Formuleer de daarvoor te leveren prestaties. Koppel subsidies expliciet aan beleidsdoelen. Geef in de programmabegroting duidelijk en meetbaar aan welke bijdrage subsidies per maatschappelijk veld leveren aan de gewenste maatschappelijke effecten. Overleg met de huisaccountant over aanpassingen in de subsidieverordening met het oog op de rechtmatigheidstoets. Leg gezamenlijk vast op welke wijze de huisaccountant de rechtmatigheid jaarlijks controleert en welke stukken hierover nodig zijn (te denken valt aan afspraken over een jaarlijkse steekproef van instellingen die gecontroleerd worden, het wel of niet betrekken van bijlagen van de verordening bij de rechtmatigheidstoets). Stel eenduidige criteria op voor de subsidieverlening en maak ze bekend aan de samenleving. Dit geldt met name voor de verlening van eenmalige subsidies voor projecten en activiteiten. Leg in de beschikking vast: a. Voorwaarden voor de subsidieverlening b. Subsidievorm c. Bestelling van de subsidie d. Te verwachten resultaten e. Manier en frequentie van rapporteren f. Maximale subsidiebedrag g. Afspraken h. Termijnen

39

Opvolging De met de subsidies beoogde maatschappelijke doelen worden in de programmabegroting genoemd, maar niet op een dusdanig concrete wijze dat zij resultaatgericht en evalueerbaar zijn. Dit gebeurt nog steeds onvoldoende Dit is gebeurd. In de subsidieverordening en de beleidsregels is vastgelegd welke bewijsstukken nodig zijn en welke controles worden verricht.

Ook dit is gerealiseerd in de subsidieverordening en de beleidsregels respectievelijk vastgesteld 2009 en 2017 Ook dit is gerealiseerd in de subsidieverordening en de beleidsregels

Nr. 6

Aanbeveling Controleer verantwoordingen beter. Neem jaarlijks een steekproef van een aantal instellingen waarvan bij de verantwoording ook alle bewijsstukken worden verlangd

7

Maak onderscheid in subsidievormen en bepaal per subsidievorm afzonderlijke criteria. Maak directe subsidievaststelling mogelijk voor kleine subsidies (bijvoorbeeld waarderingssubsidies). Maak prestatieafspraken met instellingen die een exploitatiesubsidie ontvangen. Overweeg meerjarige subsidieafspraken met instellingen. Koppel naar instellingen meer terug over de bereikte financiële en inhoudelijke resultaten. Rapporteer bijvoorbeeld bij grote instellingen in hoeverre de activiteiten hebben voldaan aan de beleidsdoelen van de gemeente. Toon waardering in een brief aan instellingen voor de bereikte resultaten. Gebruik bereikte resultaten (met name bij grotere instellingen) als inzet voor de subsidieaanvraag in een volgend jaar. Maak een subsidiedossier per instelling waarin alle documenten met betrekking tot de subsidieverlening zijn opgenomen. Voeg ook gespreksverslagen toe aan dit dossier. Bewaar de dossiers tijdens het kalenderjaar op de afdeling en archiveer ze na definitieve vaststelling van de subsidie in het centrale archief. Handhaaf de termijnen van het subsidieproces. Stel instellingen tijdig op de hoogte van termijnen. Maak gebruik van de schriftelijke mogelijkheden tot uitstel van de termijn voor zowel de gemeente als instellingen.

8

9

10

40

Opvolging Door opname van de subsidies in de P&C-cyclus vinden controles op de verantwoordingen plaats, zowel ambtelijk, steekproefsgewijs door het team concern en door de accountant. Dit is gerealiseerd in de subsidieverordening en de beleidsregels.

Dit gebeurt niet structureel, hoewel in de gebruikelijke voortgangsgesprekken met de instellingen dit wel aan de orde komt.

Doordat de subsidies (aanvragen, toekenning, correspondentie) onderdeel vormen van het zaaksysteem, kan worden gesteld dat dergelijke dossiers bestaan. De verordening verschaft hier de basis voor, en wordt ook zo in de praktijk gebracht.

Nr. Aanbeveling Opvolging Met betrekking tot de informatievoorziening tussen college en gemeenteraad zijn er de volgende twee aanbevelingen: 11 Maak afspraken over informatievoorziening en leg deze schriftelijk vast De informatievoorziening vindt plaats via de P&C-cyclus. 12 Maak specifieke afspraken over de informatievoorziening inzake subsidiebeleid De informatievoorziening vindt plaats via de P&C-cyclus. Er zijn geen (zie ook aanbeveling 15). aanvullende specifieke afspraken Met betrekking tot de kaderstellende en controlerende taken van de raad zijn er de volgende aanbevelingen: 13 Voer een discussie over de rol van subsidies als sturingsmiddel om Een dergelijke discussie heeft na vaststelling van de kadernota en de beleidsdoelen te realiseren. Betrek daarbij de volgende aspecten: verordening (2009) niet meer plaatsgevonden. - toevoegen van beleidsdoelen in de programmabegroting - wijze waarop subsidies worden ingezet - gebruik maken van subsidievormen en daaraan gekoppelde afspraken en criteria (bijvoorbeeld met bepaalde instellingen prestatieafspraken maken, tussenrapportages, directe subsidievaststelling, meerjarige afspraken). - verbeteren van de verantwoording van bereikte resultaten. 14 Laat naar aanleiding van de uitkomsten van de discussie de verordening De verordening is in 2009 aangepast. De beleidsregels zijn in 2017 dienovereenkomstig aanpassen.

Vraag het college met de accountant te herzien en gepubliceerd. overleggen naar samenhang met de rechtmatigheidstoets 15 Verzoek het college jaarlijks om een overzicht van verstrekte subsidies, Dit vindt plaats in de P&C-cyclus, maar heeft daarmee louter een bereikte resultaten en eventuele afwijkingen (zie ook aanbeveling 12). financiële insteek. Inhoudelijke verantwoording vindt niet plaats.

41

CONCEPT Bijlage E

pagina 42/43

Geldstromen bij M.O.S. en De Lawei

30 september 2021

PBLQ - Subsidiebeleid in Smallingerland

CONCEPT

pagina 43/43

30 september 2021

PBLQ - Subsidiebeleid in Smallingerland