Bijlage - Eindrapport, 21-12-2023

• Voor de voorgenomen investeringen was nog geen financiële dekking geregeld. De raad besloot niet te wachten tot de behandeling van de Perspectiefnota, enkele weken later, om wel te voorzien in een integrale afweging over de ter beschikking te stellen middelen.

Dienstverlening Smallingerland – inventarisatie verbeteracties & rol van de raad

49

4 Inzet middelen en monitoring 4.1 Beschikbaar budget en inzet van middelen Met het op 28 mei 2019 aangenomen raadsvoorstel ‘Dienstverlening: visie en benodigd budget voor verbetering’ is het volgende budget ter beschikking gesteld voor het verbeteren van de dienstverlening in lijn met de op dat moment door de raad vastgestelde Dienstverleningsvisie: • Een bedrag van € 460.000 structureel. • Eenmalig een bedrag van respectievelijk 2 x € 2.000.000 en 1 x € 1.000.000 meenemen in de Perspectiefnota 2020-2023 en daarmee meenemen in de integrale afweging van het beleidsplan 2020-2023. • Voor een bedrag van € 1.287.000 in Concernrapportage 2019-I dekking zoeken t.b.v. de investeringen voor het jaar 2019. Op verzoek van een ELP-raadslid in de begeleidingscommissie, is door de programmaleider Dienstverlening, en tevens ambtelijk budgethouder, op 30 september 2020 een schriftelijke toelichting gedeeld met de begeleidingscommissie over de besteding van de beschikbaar gestelde middelen over de jaren 2019 (eindverantwoording) en 2020 (tussentijds overzicht) 32. Het geschetste beeld is als volgt: Jaar

Beschikbaar budget en mate van uitputting

2019 (eindverantwoording)

Beeld: • Over het programmajaar 2019 (ging feitelijk om 6 maanden vanaf de start eind mei 2019) is van de beschikbare € 1 miljoen afgerond € 680.000 besteed. • Dit komt neer op bijna 70 procent van het beschikbare krediet 33. • De onderuitputting is, zoals afgesproken met de gemeenteraad, teruggevloeid naar de algemene middelen.

2020 (tussentijds overzicht)

Beeld: • Tot september 2020 is in totaal van de beschikbare € 2 miljoen afgerond € 890.000 besteed. • Bij de beschikbaarstelling van het krediet mei 2019 was in hoofdlijnen de volgende tweedeling voorzien in de besteding van deze € 2 miljoen:  € 1 miljoen t.b.v. vervanging van eigen medewerkers die in het programma Dienstverlening actief zijn door externe inhuur voor hun reguliere taken.  € 1 miljoen voor programma-activiteiten.

Toegelicht wordt dat zowel in 2019 als ook in 2020 te zien is dat met name minder dan 32 Programmamanager Dienstverlening, brief aan begeleidingscommissie Dienstverlening, onderwerp: toelichting op financiële verantwoording, 30 september 2020. 33 Dit is ook verantwoord in de jaarrekening over 2019 die in juli 2020 is vastgesteld.

Dienstverlening Smallingerland – inventarisatie verbeteracties & rol van de raad

50

eerst verwacht aanspraak gedaan hoeft te worden op de voor vervanging van medewerkers bestemde middelen. De onderuitputting van het beschikbare budget wordt in 2020 deels ook veroorzaakt door Covid. Om die reden is er bij de behandeling van de Perspectiefnota medio 2020 voorgesteld om tot een herschikking te komen waarbij de voor 2021 en 2022 voor dit doel bestemde middelen naar beneden worden bijgesteld. Het jaarkrediet voor beide jaren is neerwaarts aangepast. Uitgavencategorieën

2019

2020

Uitgaven

% begroot

uitgaven

% begroot

Personeel derden

180.000

36%

314.307

31,6%

Inhuur expertise/deskundigheid

396.119

132%

440.552

73,9%

Opleiding, training & vorming

96.785

77,4%

90.085

36,2%

Overige diensten derden en kosten

6.359

8,5%

33.392

22,4%

679.098

67,9%

883.781

44,2%

Totaal

Nota bene: de uitgaven voor 2020 betreffen 8 van de 12 maanden van dat jaar.

Op 17 november 2021 verschaft het college inzicht aan de raad in de besteding van de middelen voor het programma Dienstverlening over de jaren 2019 en 2020 en de verwachtingen voor de jaren 2021 en 2022 34. Het beeld is als volgt: Budget uitgesplitst naar jaar

Raadsvoorstel 29 april 2019

Structureel Incidenteel • 2019 • 2020 • 2021 • 2022 Totaal

€ 460.000 € 1.287.000 € 2 miljoen € 2 miljoen € 1 miljoen

Op basis van notitie 17 november 2021 Begroot Uitgegeven Terug naar algemene middelen

€ 1 miljoen € 2 miljoen € 1,25 miljoen* € 0,75 miljoen* € 5 miljoen

€ 679.098,27 € 1.412.245,43 ** ***

€ 320.901,73 € 587.754,47

* Was aanvankelijk € 2 miljoen, maar na herschikking door raad teruggebracht naar € 1,25 miljoen. ** Verwachting is op dat moment dat het begrote bedrag volledig zal worden besteed omdat er via Talentvol InBeweging “vol wordt ingezet op de verdere ontwikkeling van houding en gedrag”. *** Het begrote bedrag zal naar verwachting volledig worden besteed om dezelfde reden als in 2021.

34 College van B&W, brief aan raad, onderwerp: toelichting op knelpunt Investeren in Organisatie en Dienstverlening, 17 november 2020.

Dienstverlening Smallingerland – inventarisatie verbeteracties & rol van de raad

51

In de ‘Raadsrapportage Grote Projecten’ van oktober 2021 is een geactualiseerd overzicht opgenomen van de financiën van het programma Dienstverlening 35. Het beeld is als volgt 36: Overzicht financiën

Toelichting

Budget bij de start

Er is in 2019 een totaalbudget van € 6 miljoen vastgesteld: • € 1.287.000 miljoen in 2019 (incl. voorbereidingskrediet huisvesting en verbouwing hal). • € 2 miljoen in 2020. • € 2 miljoen in 2021. • € 1 miljoen in 2022. Budget moest jaarlijks weer via de raad worden aangevraagd.

Budget bijgesteld

In verband met de herschikkingen heeft de programmaorganisatie op basis van de ervaringen met het eerste programma jaar waarin sprake was van onder uitputting het budget voor 2021 met € 750.000,- naar beneden bijgesteld (nieuw budget 2021 € 1,25 miljoen) en het budget voor 2022 met € 250.000,- naar beneden bijgesteld (nieuw budget 2022 € 750.000,-).

Budget uitgegeven

Beeld: • 2019 € 834.567,98; restant van € 452.432,02 conform. • afspraak teruggevloeid naar de algemene middelen. • 2020 € 1.412.245,53; restant van €587.754,47 conform afspraak teruggevloeid naar de algemene middelen. • 2021: wordt eind 2021 vastgesteld, maar met de kennis van nu weten we dat het budget volledig besteed zal worden, waarbij met name geïnvesteerd wordt in het onderdeel houding en gedrag, zodat we als organisatie de voorbereidingen treffen en de sporen samen brengen.

Budget resterend

Beeld: • 2021 € 1.25 miljoen reeds toegekend. • 2022 € 750.000,-nog toe te kennen, om de gehele organisatie op te leiden en te ontwikkelen om vanuit talentgedreven werken met focus op de klant te gaan werken.

Het blijkt dat in dit geactualiseerde overzicht de uitgaven over het jaar 2019 hoger uitkomen dan eerder vastgesteld. De uitgaven bedragen nu € 834.567,98 waar deze eerder nog werden bepaald op € 679.098,27. BEA heeft hiervoor geen verklaring kunnen vinden.

35 Gemeente Smallingerland, Raadsrapportage Grote Projecten, oktober 2021. 36 In 2021 wordt voor het laatst op deze wijze gerapporteerd over het programma Dienstverlening als ‘groot project’. In de editie van oktober 2022 ontbreekt het programma Dienstverlening omdat het dan inmiddels beëindigd is.

Dienstverlening Smallingerland – inventarisatie verbeteracties & rol van de raad

52

De ambtelijk budgethouder voor het programma Dienstverlening was de programmamanager Dienstverlening. Op basis van een door hem bijgehouden administratie werd elk kwartaal gerapporteerd aan de stuurgroep en periodiek ook aan de raad. Geraamde bedragen werden opgenomen in de gemeentelijke begrotingen en gepleegde uitgaven werden verantwoord in jaarverslagen. Hierover had de programmamanager contact met het team Financiën.

4.2 Monitoring en verantwoording van inzet beschikbare middelen Het team Financiën schetst het volgende beeld van de gehanteerde werkwijze: • In het raadsvoorstel uit 2019 waren bedragen opgenomen voor de uitvoering van het gehele programma terwijl het gebruikelijk is dit op jaarbasis te doen. Het overgrote deel van de middelen betrof eenmalig budget en slechts een beperkt deel betrof structurele middelen. Het betrof een globale verdeling van de gevraagde middelen die op deze wijze ook in de begroting is opgenomen. • Jaarlijks werd een collegeadvies opgesteld om krediet vrij te maken voor de jaarlijkse aanwending van de benodigde middelen. De specificatie van deze kredietaanvraag werd door het team Financiën als te beperkt en globaal getypeerd. • Er is halfjaarlijks overleg geweest met de raad over de voortgang van het programma Dienstverlening. De contactpersoon vanuit team Financiën was hier niet bij. • De contactpersoon werd alleen betrokken bij de reguliere P&C-cyclusmomenten. De financiële gegevens die dan worden gepresenteerd zijn vaak algemeen en niet nader gespecificeerd. Vanuit Team Financiën is aangegeven dat er bij het team een beperkt en globaal beeld was van waaraan de beschikbare middelen zijn besteed. De uitgaven werden geboekt op algemeen geformuleerde posten.

Een deel van de middelen ging naar externe inhuur, maar er was geen inzicht in waarvoor deze adviseurs en bureaus werden ingehuurd. Er was ook geen inzicht in de redenen waarom beschikbare middelen niet werden besteed.

Dienstverlening Smallingerland – inventarisatie verbeteracties & rol van de raad

53

Bijlage II: gesprekspartners Ten behoeve van het voorliggende onderzoek zijn gesprekken gevoerd met: • De programmamanager Dienstverlening (in deze functie tot februari 2022). • De gemeentesecretaris in de periode tot januari 2022. • De gemeentesecretaris en algemeen directeur in de periode vanaf januari 2022. • De concerndirecteur en tevens loco-gemeentesecretaris in de periode vanaf januari 2022. • Zes ambtelijke medewerkers die betrokken waren bij het programma Dienstverlening en/of opvolgers van dit programma. • Medewerker van team Financiën waarmee de programmamanager Dienstverlening tot februari 2022 contact onderhield. • Drie raadsleden die lid waren van de begeleidingscommissie bij het programma Dienstverlening. • Burgemeester en portefeuillehouder Dienstverlening in huidige college. • De griffier.

***

Dienstverlening Smallingerland – inventarisatie verbeteracties & rol van de raad

54

Bijlage III: literatuur en bronnen Voor het onderzoek is onder meer gebruik gemaakt van de volgende documenten: • Gjalt de Jong (Rijksuniversiteit Groningen) en Arjen van Witteloostuijn (Universiteiten van Antwerpen, Utrecht en Tilburg), Administratieve lasten en de kwaliteit van gemeentelijke dienstverlening in Noord-Nederland, augustus 2011. • Gemeente Smallingerland, Startnotitie Wmo-beleidsplan 2012-2015, oktober 2011. • Gemeente Smallingerland, Behandelingsvoorstel in de raadscommissie, onderwerp: klanttevredenheidsonderzoek 2010, 23 januari 2012. • Rekenkamercommissie Smallingerland, Communicatie in Smallingerland, juni 2012. • Gemeente Smallingerland, Bouwen, Ruimte en Wonen, Jaarverslag 2012 en Uitvoeringsprogramma 2013, vastgesteld 27 februari 2013. • Gemeente Smallingerland, Koers Communicatie Smallingerland, kadernota Communicatie, maart 2013. • Berenschot, Rapport onderzoek sociale (on)veiligheid gemeente Smallingerland, juni 2013. • Gemeente Smallingerland, Onderzoeksrapportage vraagverheldering en aanbodversterking Wmo, 10 juni 2013. • College van B&W, brief aan raad, onderwerp: onderzoeksrapporten dienstverlening, 22 oktober 2013. • Gemeente Smallingerland, Concept-beleidsplan 2015-2018, Samen leven, samen werken! (‘Meiinoar libje, meiinoar wurkje!’), oktober 2014.

• Gemeente Smallingerland, college van B&W, brief aan raad: Stand van zaken project ‘Helder communiceren’, 3 december 2015. • Gemeentesecretaris J. Mulder, Bouwen aan een nieuwe organisatie, conceptversie, 15 maart 2017. • Gemeente Smallingerland, college van B&W, Collegeprogramma Smallingerland 20182022, 2018. • Gemeente Smallingerland, college van B&W, brief aan raad, onderwerp: voortgang organisatieontwikkeling, eerste volgende stap, 22 augustus 2018. • Gemeente Smallingerland, college van B&W, brief aan raad, onderwerp: informatiebijeenkomst 18 december 2018 (organisatieontwikkeling en dienstverlening), 6 december 2018. • Gemeente Smallingerland, raadsvoorstel ‘Dienstverlening: visie en benodigd budget voor verbetering’, 2019. Inclusief:  Bijlage 1, Smallingerland als dienstverlener en samenwerkingspartner, april 2018.  Bijlage 2, Plan van aanpak dienstverlening gemeente Smallingerland, 7 december 2018.  Bijlage 3, Nadere onderbouwing budget raadsvoorstel verbetering dienstverlening.  Bijlage 4, Nadere toelichting organisatieontwikkelingstraject #InBeweging en Plan van Aanpak Dienstverlening, 2019. • Gemeente Smallingerland, college van B&W, brief aan raad, onderwerp: Doelen en in-

Dienstverlening Smallingerland – inventarisatie verbeteracties & rol van de raad

55

• • • •

• • • • • •

dicatoren dienstverlening, 3 juli 2019. Gemeente Smallingerland, Programmaplan dienstverlening: van woorden naar waarmaken, concept, 15 oktober 2019. College van B&W, brief aan begeleidingscommissie programma dienstverlening, onderwerp: uitnodiging eerste bijeenkomst begeleidingscommissie, 18 oktober 2019. College van B&W, brief aan raad, onderwerp: informatie m.b.t. verbouw hal gemeentehuis, 12 december 2019. Gemeente Smallingerland, programmamanager Dienstverlening, brief aan begeleidingscommissie Dienstverlening vanuit de raad, onderwerp: toelichting op financiële verantwoording, 30 september 2020. College van B&W, brief aan raad, onderwerp: toelichting op knelpunt investeren in Organisatie en Dienstverlening, 17 november 2020. College van B&W, brief aan raad, onderwerp: rol begeleidingscommissie dienstverlening, 8 april 2021. College van B&W, brief aan raad, onderwerp: opheffing begeleidingscommissie programma Dienstverlening, augustus 2021. Gemeente Smallingerland, Raadsrapportage Grote Projecten, oktober 2021. College van B&W, brief aan raad, onderwerp: beantwoording vragen over effect verbetertraject dienstverlening, 15 maart 2022. Directie gemeente Smallingerland, Dienstverlening & organisatieontwikkeling: Persoonlijk, Samen, Doen, in gesprek – raadsleden, presentatie, 19 april 2022.

In aanvulling op deze documenten heeft BEA voor de meeste bijeenkomsten van de begeleidingscommissie Dienstverlening vanuit de raad de agenda’s en actie- en afsprakenlijsten ontvangen.

***

Dienstverlening Smallingerland – inventarisatie verbeteracties & rol van de raad

56