Bijlage 5 Accountantsverslag 2020
Tekst van het document
De IT-omgeving en een adequate opzet en werking daarvan nemen een steeds dominantere plaats in binnen uw organisatie, met het oog op een betrouwbare geautomatiseerde gegevensverwerking. Daarmee krijgt de IT ook een dominantere positie in onze controleaanpak en -uitvoering. Gedurende onze controle hebben wij aandacht besteed aan de opzet van de toegangsbeveiliging (User Access Contols) en het proces van wijzigingenbeheer (Change Management) met betrekking tot de financiële administratie en de uitkeringsadministratie. Uit onze IT-auditwerkzaamheden op de belangrijkste financiële processen blijken tekortkomingen in de algemene IT-beheersmaatregelen (specifiek het rechtenbeheer). Wij hebben daarom extra gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles.
Door de tekortkomingen in de IT-beheersmaatregelen loopt uw gemeente een verhoogd risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking die bijvoorbeeld kunnen resulteren in niet-betrouwbare data c.q. cijfers en een grote(re) impact kunnen hebben indien sprake is van cybersecurity incidenten. Het is belangrijk in 2021 op dit terrein een verdere doorontwikkeling en verbeterslagen te realiseren. Achterstanden in de administratie Bij de interim-controle hebben vastgesteld dat mede door niet stoef verlopen conversie er achterstanden zijn ontstaan in de administratie. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole zijn deze achterstanden voor 2020 grotendeels ingelopen. Tegelijkertijd zien wij dat er nog steeds achterstanden aanwezig zijn. Een concreet voorbeeld hiervan is dat er nog een BTW suppletieaangifte over 2019 moet plaatsvinden. Aanbestedingen Ten tijde van de jaarrekening is geconcludeerd dat de interne beheersing rondom aanbestedingen ontoereikend is. Naast de geconstateerde fouten is geconcludeerd dat de gemeenten meerdere contracten niet meer kon terugvinden. Deze contracten zijn alsnog opgevraagd bij de leveranciers.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/26
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Interne beheersing Evaluatie opstel- en controleproces
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Evaluatie opstel- en controleproces De controle is dit jaar een moeizaam proces gebleken en naar onze mening is de oorzaak hiervan vierledig. Een eerste belangrijke oorzaak is uiteraard de impact van COVID op de voorbereiding van de controle alsook de controle zelf. Een tweede oorzaak is de door de Rijksoverheid opgelegde uitbreiding van de controlewerkzaamheden; uitbereiding van het aantal SiSa-regelingen en de review op de ToZo-uitgaven (uitvoering bij Leeuwarden). De impact van COVID, het grotendeels op afstand werken en overige omstandigheden hebben ertoe geleid dat er veel medewerkers zijn uitgevallen. Dit heeft er mede toe geleid dat het controledossier bij aanvang van de controle verre van volledig was.
Geplande afronding controle De inhoudelijke controle was gepland tot 21 mei. Start jaarrekeningcontrole Op 10 april zijn wij gestart met de jaarrekeningcontrole.
10 april
28 april
21 mei
18 juni
Daarnaast zien we veel tekortkomingen in de interne beheersing die leiden tot een moeizaam proces om tot een jaarrekening te komen, veel correcties en veel aanvullende vragen. In 2020 heeft een conversie plaatsgevonden naar een nieuw financieel systeem. Deze conversie is zeer moeizaam verlopen wat samen met de kwaliteit van de interne beheersing heeft geleid in achterstanden in de administratie.
Concept jaarrekening Ontvangst eerste concept jaarrekening. Deze versie was echter niet volledig. Volledige concept jaarrekening inclusief jaarverslag Op 18 juni hebben wij de eerste volledige conceptversie van de jaarrekening inclusief het jaarverslag ontvangen. Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/27
Overige aangelegenheden
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/28
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Overige aangelegenheden
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
In dit onderdeel geven wij een samenvatting van overige aangelegenheden en bepaalde vereiste communicaties. Onze communicatie met het management Wij hebben het management ter confirmatie een aantal schriftelijke bevestigingen gevraagd aangaande zijn verantwoordelijkheden inzake financiële verslaggeving. Wij hebben van het college van de gemeente Smallingerland een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Geen meningsverschil met college en ambtelijk management of beperking in reikwijdte van de controle Er zijn geen meningsverschillen met het management geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het management en de medewerkers van de gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/29
Bijlagen
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/30
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bijlage A – Fouten en onzekerheden
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
De rapporteringtolerantie voor fouten bedraagt € 100.000 en voor onzekerheden € 300.000 Aard van ongecorrigeerde controleverschillen Feitelijke controleverschillen
Rechtmatigheid
Getrouwheid
Ongecorrigeerde fouten voorgaand jaar EU Aanbesteden Lasten jeugdzorg 2019 verantwoord in 2020 Lasten 2019 verantwoord in 2020 Grondverkopen en omgevingsvergunningen 2019 verantwoord in 2020 Subsidielasten uit eerdere jaren verantwoord in 2020 Begrotingsonrechtmatigheid
273.000 4.110.000 900.000 350.000 300.000 200.000 175.000
-346.000 0 900.000 350.000 -300.000 200.000
Totaal
6.308.000
804.000
Materialiteit
2.039.600
2.039.600
Aard van de onzekerheden Onzekerheden
Totaal Materialiteit
Rechtmatigheid
Getrouwheid
0
0
0
0
6.118.800
6.118.800
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/31
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente
Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. Wij hebben geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Wij hebben onderstaande regelingen gecontroleerd:
Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Strekking controleverklaring rechtmatigheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)
Afkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)
Goedkeurend
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/32
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Smallingerland
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bevestiging onafhankelijkheid
Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de “Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)” en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Smallingerland in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Deloitte beschikt over een stelsel van maatregelen om haar onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Dit stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: • Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.
• Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Deloitte.
Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. • Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. • De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. • Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheidsevaluatie’), wordt in het dossier opgenomen. • Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt.
Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een raad van commissarissen of audit committee overwegen wij ook één van deze beide instanties te raadplegen. • Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. •
Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. • Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. • De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. • Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheidsevaluatie’), wordt in het dossier opgenomen. • Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt.
Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een raad van commissarissen of audit committee overwegen wij ook één van deze beide instanties te raadplegen. • Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. •
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/33
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken.
Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben ontvangen of verstrekt, en zijn daarom van mening dat er geen sprake is van een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht.
Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om deze bedreiging weg te nemen. Onze beoordeling heeft geen aanleiding gegeven om komend boekjaar teamleden bij de gemeente Smallingerland te rouleren. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Smallingerland Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Deloitte, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd dienen te worden. Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid
De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente of een bij de gemeente betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/34
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL", its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global" and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network” is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2021 Deloitte The Netherlands Designed by CoRe Creative Services. RITM0343365