Bijlage 5 Accountantsverslag 2020
Tekst van het document
Accountantsverslag 2020 Gemeente Smallingerland 12 oktober 2021
Deloitte Accountants B.V. Sophialaan 24-26 8911 AE Leeuwarden Postbus 826 8901 BP Leeuwarden Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9877 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de van de gemeente Smallingerland Postbus 10000 9200 HA Drachten Datum: 12 oktober 2021 Ons kenmerk: GEM30609-01-01/211047BD93/AZ Behandeld door: drs. H. Kuperus RA Director 06 5204 8549 DKuperus@deloitte.nl S. Walhout MSc EMA RA Manager 06 1312 1220 swalhout@deloitte.nl
Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Smallingerland aan. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2020 van de gemeente Smallingerland. De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Smallingerland. Bij deze jaarrekening hebben wij op 12 oktober 2021 een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor getrouwheid en een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid. Wij hebben onze bevindingen besproken met de auditcommissie. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag voorts afgestemd met de concerndirecteur, de teammanager concern en de teammanager Financiën. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. H. Kuperus RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited. Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/2
Inhoudsopgave
1. Bestuurlijke samenvatting controle 2020
4
2. De financiële positie van uw gemeente
13
3. Belangrijkste bevindingen uit onze controle 17 4. Interne beheersing
25
5. Overige aangelegenheden
28
Bijlagen
30
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/3
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/4
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Overall beeld opstel- en controleproces jaarrekening 2020
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Inleiding Het jaar 2020 is totaal anders verlopen dan iedereen aan het begin van het jaar had kunnen bedenken. COVID-19 gooide al snel roet in het eten met een ongeëvenaarde crisis tot gevolg. De gemeente heeft hierdoor alle zeilen moeten bijzetten en veel extra inspanningen moeten leveren. Het resultaat hiervan is dat uw gemeente ondanks de coronacrisis dit jaar toch in staat is geweest mooie projecten op te zetten/uit te voeren. COVID-19 heeft daarnaast gezorgd voor veel extra werk voor de gemeente zoals het afrekenen van de extra bijdragen aan zorgaanbieders. Wij zien dat de interne beheersing binnen de gemeente Smallingerland niet op orde is. Naast dat COVID-19 een grote impact op de samenleving heeft zien wij dit ook terug bij de gemeentelijke organisatie. De dienstverlening moest overeind moest blijven en er werd in een politiek roerige tijd doorgewerkt aan de ambities zoals het realiseren van het zwembad De Welle, Oudega aan het Water gecombineerd met autonome ontwikkelingen zoals de implementatie van de omgevingswet en de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zorgen voor een toenemende complexiteit van de werkzaamheden. Aanvullend hierop zijn gedurende 2020 door een stroef verlopen conversie en de uitval van medewerkers significante achterstanden ontstaan in de administratie die weggewerkt moesten worden.
Mede door deze enorme druk op de ambtelijke organisatie en inherent hieraan de uitval van medewerkers zien wij dat de kwaliteit van de interne beheersing het afgelopen jaar achteruit is gegaan. Dat is ons gebleken uit het beoordelen van de processen tijdens de interim-controle en jaarrekeningcontrole. De managementletter, maar ook dit accountantsverslag, getuigt daar van. Als de interne beheersing van een organisatie achteruit gaat, schalen wij het risico op fouten in de jaarrekening op. Dit leidt tot extra scherpte en een toename van het aantal waarnemingen in de controle. Wij hebben onze controleaanpak daarom aangepast aan de kwaliteit van de interne beheersing bij uw gemeente. De intensiteit van de controlewerkzaamheden is dan ook aanzienlijk toegenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Dit heeft ertoe geleid dat tijdens de controle van de jaarrekening relatief veel correcties benodigd zijn geweest op de aan ons aangeleverde jaarrekening en dat er ook fouten geconstateerd zijn die
betrekking hebben op eerdere jaren. Hoewel deze onvolkomenheden correct zijn aangepast in de jaarrekening is het ook in toekomst noodzakelijk te investeren in de interne beheersing om beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren en verrassingen in de toekomst te voorkomen. Om de interne beheersing van de gemeente verder te versterken, zijn wij van mening dat verbeteringen benodigd zijn op een viertal elementen: -
Taken en verantwoordelijkheden | Taken en verantwoordelijkheden zijn niet altijd eenduidig belegd. Het uitgangspunt hierbij is dat de getrouwheid en rechtmatigheid van de administratie in de processen (1e lijn) en bij financiën en control (2e lijn) moet worden gewaarborgd zodat de verbijzonderde interne controle (3e lijn) kan vaststellen dat de 1e en 2e lijn effectief hebben gewerkt.
-
Capaciteit | De ambities van de gemeente zorgen in toenemende mate voor complexiteit. Om in control te komen vraagt dit om capaciteit zowel op het gebied van (specialistische-) kennis als in aantallen medewerkers.
-
Afhankelijkheid | De gemeente is in hoge mate afhankelijk van inhuur. Daarnaast is veel kennis en informatie belegd bij enkele (soms ingehuurde) medewerkers.
-
Betrouwbaarheid IT-omgeving | De IT-omgeving en een adequate opzet en werking daarvan nemen een steeds dominantere plaats in binnen uw organisatie voor een betrouwbare geautomatiseerde gegevensverwerking. Daarmee krijgt de IT ook een dominantere positie in onze controleaanpak en -uitvoering. Wij hebben vastgesteld dat de algemene IT-beheersmaatregelen niet adequaat zijn. Hierdoor is voor u als gemeente onzeker of de relevante systemen werken zoals bedoeld, of functiescheiding is gewaarborgd en of de rapportages uit deze systemen betrouwbaar zijn.
Op de navolgende pagina’s vindt u de vanuit het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2020 belangrijke bevindingen die wij geïdentificeerd hebben. Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/5
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Onze belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle
•
Goedkeurend oordeel voor getrouwheid en een afkeuring voor rechtmatigheid.
•
De gehanteerde materialiteit/goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden bedraagt € 2 miljoen respectievelijk € 6 miljoen.
•
Uit onze werkzaamheden blijken de volgende afwijkingen:
I.
In de jaarrekening zijn voor een bedrag van € 4,1 miljoen lasten en balansmutaties verantwoord die samenhangen de inkoop van diensten. Deze lasten zijn niet rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de geldende Europese aanbestedingsregels. Hoewel de opdrachtwaarde van deze diensten en leveringen boven de Europese drempelbedragen uitkomt, heeft voor de betreffende inkopen, ten onrechte, geen Europese aanbesteding plaatsgevonden.
II.
In het overzicht van baten en lasten zijn nagekomen lasten verantwoord ad € 0,9 miljoen in het programma sociaal domein waarvan de prestatie is geleverd in 2019. Deze lasten hebben betrekking op 2019 en zijn onterecht ten laste van 2020 verantwoord.
III.
In het overzicht van baten en lasten zijn baten verantwoord ad € 0,2 miljoen in het programma Volkhuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijk vernieuwing waarvan de prestatie is geleverd in 2019. Deze baten hebben betrekking op 2019 en zijn onterecht ten laste van 2020 verantwoord.
IV.
In het overzicht van baten en lasten zijn lasten verantwoord ad € 0,2 miljoen in het programma Economie waarvan de prestatie is geleverd in eerdere jaren. Deze lasten hebben geen betrekking op 2020 en zijn onterecht ten laste van 2020 verantwoord.
V.
Overige lasten van ruim € 0,5 miljoen die in 2019 thuis horen, maar in 2020 zijn verwerkt.
VI.
Op het programma bestuur en ondersteuning is sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten (realisatie van lasten van € 6,7 miljoen ten opzichte van € 6,0 miljoen begroot). De hogere lasten worden voor € 0,2 miljoen veroorzaakt door hogere lasten automatisering waarvoor geen begrotingswijziging is doorgevoerd en waar geen direct gerelateerde opbrengsten tegenover staan. Daarom is deze begrotingsoverschrijding onrechtmatig.
Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Getrouwheid en rechtmatigheid
VII. Uit de controle over het boekjaar 2019 is gebleken dat de gemeente ten onrechte een last, die gerelateerd is aan de vennootschapsbelastingplicht, heeft opgenomen in twee grondexploitaties. Omdat de gemeente deze fout niet hersteld heeft in 2020, merken we dit opnieuw aan als een rechtmatigheidsfout, aangezien de keuze om het niet te herstellen, aangemerkt kan worden als een beheershandeling in 2020. •
Mede gezien getrouwheidsfouten gesaldeerd mogen worden, maar rechtmatigheidsfouten niet, betekent dit dat de getrouwheidsfouten € 0,7 miljoen bedragen en de rechtmatigsheidsfouten € 5,9 miljoen. De onrechtmatige lasten zijn groter dan 1%, maar kleiner dan 3% van de totale lasten (inclusief dotaties reserves). Dit leidt in overeenstemming met het Besluit accountants-controle decentrale overheden en uw controleprotocol tot een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid. Zie voor de uiteenzetting hiervan bijlage A. Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/6
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Onze belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
•
De jaarstukken en de daarbij gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling voldoen aan de voorschriften voor de verslaggeving uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Deze zijn consistent toegepast ten opzichte van de begroting 2020 en de jaarrekening 2019.
•
De kwaliteit van de toelichtingen en analyses ten opzichte van de begroting kan nog verder toenemen door hieraan een meer inhoudelijke oorzaakanalyse toe te voegen (waardoor is de afwijking ontstaan en waardoor was de afwijking niet eerder te voorzien c.q. te rapporteren?).
•
De informatiewaarde van het jaarverslag kan verder worden versterkt. Een concreet voorbeeld hiervan is de paragraaf weerstandsvermogen. Het BBV vraagt in deze paragraaf om een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen de ingeschatte risico’s en het weerstandsvermogen. Deze beoordeling is naar onze mening niet expliciet opgenomen.
•
De realisatie van de cijfers in de jaarrekening, de begroting en de tweede concernrapportage laat dit jaar forse afwijkingen zien. De gewijzigde begroting gaat uit van nul resultaat waar de jaarrekening een positief resultaat laat zien van € 31,6 miljoen. Het verschil tussen begroting en jaarrekening kan slechts gedeeltelijk verklaard worden door de coronacrisis, die uiteraard niet was verwerkt in uw begroting 2020.
•
Wij adviseren in 2021 nader onderzoek te doen naar de (structurele) oorzaken van het rekeningsaldo 2020 en te bezien hoe het realiteitsgehalte en de voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatievoorziening is te verbeteren. Een mogelijke aanpak hiervoor is het ‘zero based’ opbouwen van de begroting 2022. Feitelijk is dit de begroting ‘vanaf nul’ opzetten in plaats van – sterk vereenvoudigd gesteld – de begroting 2021 indexeren en aanvullen met nieuwe projecten, investeringen en activiteiten. Dit dwingt de organisatie opnieuw te kijken naar de werkelijk uit te voeren taken en het analyseren daarvan ten opzichte van de beschikbare personele capaciteit en zorgt voor een meer realistische begroting.
•
Uw vermogenspositie en financiële positie ultimo 2020 zijn afgenomen c.q. verminderd ten opzichte van 2019.
•
Het weerstandsvermogen bedraagt € 27,2 miljoen. Dit weerstandsvermogen is hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s van € 19,8 miljoen. De weerstandsratio 2020 bedraagt 1,4.
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Kwaliteit verslaggeving
Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Realiteitsgehalte begroting en tussentijdse informatievoorziening
Financiële positie
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/7
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Onze belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente
Grondexploitatie
•
De grondexploitaties zijn geactualiseerd en bijgesteld, en geven een getrouw beeld van de boekwaarde en van de verwachte resultaten.
•
Het controleproces van het grondbedrijf is niet effectief en efficiënt verlopen. Op basis van onze tussentijdse en jaareinde controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat uw gemeente zich bewust is dat de vastleggingen van het schattingsproces verbeterd moeten worden en dat de interne controle zichtbaar en diepgaander moet worden vastgelegd.
•
Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld op basis van referentiecijfers en realisatiecijfers dat er toekomstig teveel plankosten worden toegerekend aan de grondexploitaties. Dit maakt dat er geen grondslag meer bestaat de hoge plankosten in de grondexploitatie, waardoor deze ramingen zijn bijgesteld. Als gevolg van de lagere inrekende kosten is er aanvullend winst genomen in 2020 op de complexen Middelgeast (€ 0,2 miljoen en de Peinder Mieden (€ 0,3 miljoen). De totale winstname (aanvullend inclusief regulier) komt hiermee uit voor het complex Middelgeast op € 1,0 miljoen en het complex De Peinder Mieden op € 0,3 miljoen.
•
De opbrengsten voor het complex de Haven vallen in 2020 significant lager uit dan begroot. Dit wordt mede veroorzaakt doordat de gemeente vergoedingen heeft moeten betalen voor de gebaggerde grond die zich op de te verkopen kavels bevinden waardoor het duurder is voor de kopers om op deze kavels te bouwen.
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Voor de nog resterende te verkopen kavels is nog geen rekening gehouden met eventuele vergoedingen omdat dit afhankelijk is van waar op de desbetreffende kavels gebouwd gaat worden. Mede gezien dit op voorhand niet in te schatten is, kan het zo zijn dat het resultaat op dit project toekomstig lager gaat uitvallen. Als gevolg van deze onzekerheid is op dit complex in 2020 nog geen winst genomen en is deze schattingsonzekerheid toegelicht in de jaarrekening.
Bijlagen
•
Er is ervoor gekozen om voor de complexen de Haven en Nijtap een exploitatieduur te hanteren van maximaal 10 jaar in lijn met voorgaand jaar en het BBV. In de jaarrekening 2020 zijn de kosten en opbrengsten voor de komende 10 jaar verwerkt. Wanneer uitgegaan zou worden van de totale verwachte exploitatieduur van het project kunnen de verwachte resultaten mogelijk positiever uitvallen.
•
Voor het complex Maartenswoude moet nog één kantoorkavel verkocht worden. Op basis van een collegebesluit vanuit 2016 is hiervoor een opbrengst geraamd van € 1.000.000. In 2014 is deze grond getaxeerd voor een waarde van € 1.900.000 met de bestemming kantoren. Momenteel wordt verkend of het mogelijk is deze kavel uit te geven met een woningbouwbestemming. Wij adviseren het college een actuele taxatie uit te laten voeren om vast te stellen dat er geen sprake zal zijn voor mogelijke staatssteun.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/8
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Onze belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
•
De financiële impact van het coronavirus op het sociaal domein is beperkt. Uw gemeente heeft tijdig en voldoende beheersmaatregelen getroffen waarmee u de financiële effecten van corona voor het sociaal domein over 2020 tot een minimum heeft beperkt. De bestedingen binnen het sociaal domein zijn, in lijn met het landelijk beeld, lager dan begroot. Het is echter de verwachting dat deze kosten komende periode weer zullen toenemen als gevolg van een mogelijk stuwmeer als gevolg van uitgestelde zorg, een toename van de zorgvraag en een toename van de zorgzwaarte als gevolg van corona. Dit vraagt voor de komende jaren een strakke sturing op de uitgaven.
•
De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft, evenals in voorgaande jaren, een controleverklaring met beperking bij de PGB-verantwoordingen over 2020 verstrekt. Voor de PGB-bestedingen 2020 (€ 0,8 miljoen) heeft de gemeente Smallingerland zelf onderzoek gedaan naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van deze bestedingen. Naar aanleiding van deze werkzaamheden resteert er geen onzekerheid.
•
Uit onze controle is gebleken dat een bedrag van € 4,1 miljoen niet in overeenstemming met de Europese aanbestedingsrichtlijnen is aanbesteed. Dit bedrag hebben wij meegenomen in onze oordeelsvorming.
•
Voor het jaar 2020 zijn de bestedingen 2020 als fout aangemerkt. Dit impliceert dat een deel van deze fouten zullen doorwerken in 2021 en ook de strekking van de controleverklaring 2021 kunnen raken.
•
Uit onze IT-auditwerkzaamheden op de belangrijkste financiële processen blijken tekortkomingen in de algemene IT-beheersmaatregelen (specifiek het rechtenbeheer). Wij hebben daarom extra gegevensgerichte werkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles.
•
Door de tekortkomingen in de IT-beheersmaatregelen loopt uw gemeente een verhoogd risico op tekortkomingen in de geautomatiseerde gegevensverwerking die bijvoorbeeld kunnen resulteren in niet-betrouwbare data c.q. cijfers en een grote(re) impact kunnen hebben indien sprake is van cybersecurity incidenten. Het is belangrijk in 2021 op dit terrein een verdere doorontwikkeling en verbeterslagen te realiseren.
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Sociaal domein Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Aanbestedingen
Bijlagen
IT-omgeving
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/9
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Onze belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
•
Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren bestaat een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van de vorderingen gecontroleerd en wij merken op dat als gevolg van diverse steun- en coulancemaatregelen (door het rijk dan wel de gemeente) nog geen sprake is van grote mutaties in de oninbare vorderingen.
•
Subsidieverstrekkingen: uw gemeente heeft in de algemene subsidieverordening een hardheidsclausule opgenomen. Hierin staat dat het college in bijzondere gevallen kan afwijken. Dit houdt in dat - ondanks gesubsidieerde instellingen niet alle prestaties hebben geleverd - de subsidies op basis van de hardheidsclausule kunnen worden vastgesteld en hiermee als rechtmatig worden beschouwd.
•
Tozo: Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd. Wij hebben hierbij vastgesteld dat de Tozo uitkeringen juist en rechtmatig zijn verstrekt. Daarentegen hebben wij vastgesteld dat uw gemeente geen formeel M&O-beleid heeft vastgesteld, geïmplementeerd en zichtbaar naleeft, waardoor niet voldaan wordt aan deze kwalitatieve vereiste.
•
De controle is dit jaar een moeizaam proces gebleken en naar onze mening is de oorzaak hiervan vierledig. Een eerste belangrijke oorzaak is uiteraard de impact van COVID op de voorbereiding van de controle alsook de controle zelf. Een tweede oorzaak is de door de Rijksoverheid opgelegde uitbreiding van de controlewerkzaamheden; uitbereiding van het aantal SiSa-regelingen en de review op de ToZo-uitgaven (uitvoering bij Leeuwarden). Daarnaast zien we dat de interne beheersing vraagt om een nadere versterking zoals eerder toegelicht in de inleiding van dit accountantsverslag. Tot slot is dit moeizame proces verstrekt door een stroef verlopen conversie, uitval van medewerkers bij de gemeente, achterstanden in de administratie alsmede dat de oplevering van het controledossier niet volledig was.
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Impact COVID
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Opstel- en controleproces
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/10
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Onze controleverklaring bij de jaarrekening 2020 Bij de jaarrekening hebben wij een verklaring met goedkeurend oordeel inzake getrouwheid en afkeurend oordeel voor rechtmatigheid verstrekt. De afkeuring op rechtmatigheid is met name het gevolg van aanbestedingsfouten en afgrenzingsfouten, zie ook bijlage A. Significant fraude risico – management override Het management bevindt zich in een unieke positie om de binnen de organisatie aanwezige interne-beheersingsmaatregelen te doorbreken. Zodoende is er bij elke controle sprake van een risico op ‘management override’. Om dit risico te mitigeren, hebben wij controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van: •
Beïnvloeding van de schattingsuitkomsten door het management.
•
Handmatige journaalposten (memoriaalboekingen) verwerkt door het management.
•
Significante transacties buiten het normale verloop van de bedrijfsactiviteiten om.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wij hebben tijdens onze controle geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op de WNT. Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
Het normenkader 2020 zoals op 19 januari 2021 ter kennisgeving is gestuurd aan de gemeenteraad.
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Smallingerland Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de memberfirms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zuster- en/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage C bij deze rapportage.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voldoende voor de doelstelling van onze controle.
Wij hebben geen indicatie voor management override verkregen.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/11
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels
Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn zeer belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Een goed voorbeeld hiervan betreft de jaarlijkse waardering van de grondexploitaties. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting in de jaarrekening 2020.
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2020 uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties, zoals opgenomen in de door u vastgestelde controleverordening: •
Voor fouten is de tolerantie 1% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 2.000.000.
•
Voor onzekerheden is de tolerantie 3% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 6.000.000.
De rapporteringtolerantie bedraagt € 100.000.
Wij hebben het door college van burgemeester en wethouders en het ambtelijk management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/12
Financiële positie van uw gemeente
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/13
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
De financiële positie van uw gemeente
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle
In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van ontwikkelingen in het vermogen en het resultaat van uw gemeente
Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
De vermogenspositie van uw gemeente is ten opzichte van 2019 afgenomen In het BBV, de verslaggevingsregels van gemeentes, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd.
2020
2019
2018
2017
Algemene reserve
20.571
30.043
45.219
47.762
Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat Eigen vermogen per 31 december
8.813 30.903 60.286
10.704 22.259 63.006
16.419 12.717 74.355
23.824 15.107 86.693
Saldo van baten en lasten
-2.720
-11.348
-12.337
-5.934
Eigen vermogen
Saldo baten en lasten
Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming.
De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 2,7 miljoen negatief. Per saldo is tussentijds € 33,6 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 30,9 miljoen positief bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/14
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
De financiële positie van uw gemeente f
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende:
Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten
200.543
Totale lasten
203.263 -2.720
Gerealiseerde saldo van baten en lasten
Af: stortingen in reserves Bij: onttrekkingen aan reserves
De exploitatie over 2020 laat een nadelig gerealiseerd saldo van
baten en lasten van € 2,7 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 33,6 miljoen (na wijziging). Dit is een positieve afwijking van € 30,9 miljoen. In onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt wat de (gesaldeerde) afwijkingen per programma zijn. In de toelichting op de programmarekening in de jaarrekening wordt op hoofdlijnen een verklaring gegeven voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. De gemeente heeft verschillen toegelicht en de belangrijkste financiën in kaart gebracht. Verderop in deze rapportage gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid
696 34.321
Saldo mutaties reserves
33.624
Gerealiseerd resultaat
30.904
Programmarekening (in € 1.000)
Begroot Saldo
Werkelijk
Verschil
Programma Bestuur en ondersteuning
-4.182
-4.169
13
Programma Veiligheid
-4.129
-4.113
16
Programma Verkeer, vervoer en waterstaat
-16.089
-7.155
8.934
Programma Economie
-6.730
-2.307
4.423
Programma Onderwijs
-8.882
-8.179
703
Programma Sport, cultuur en recreatie
-18.035
-13.963
4.072
Programma Sociaal domein
-81.281
-75.656
5.625
Programma Volksgezondheid en milieu
-3.160
56
3.216
Programma Volkshuisvesting, ruimtelijke ontwikkeling en stedelijke vernieuwing
-4.542
-2.347
2.195
Algemene dekkingsmiddelen
132.272
133.055
783
Overheid, onvoorzien en vennootschapsbelasting
-18.867
-17.943
924
Totaal
-33.624
-2.721
30.903
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/15
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
De financiële positie van uw gemeente f
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Realiteitsgehalte begroting Hiernaast hebben wij een overzicht opgenomen van het verschil tussen de geraamde en de werkelijke baten, lasten en resultaten exclusief mutaties in reserves volgens de jaarrekeningen over de jaren 2019 en 2020. Uit de overzichten blijkt dat de begrote en de werkelijke baten, lasten en resultaten jaarlijks (forse) afwijkingen laten zien. In de meeste gevallen blijven de bestedingen echter achter op de geraamde lasten. Dit kan voortkomen uit het onvoldoende beheersen van de uitgaven waardoor onderschrijdingen niet tijdig worden erkend en/of het niet volledig kunnen realiseren van ambities. Wij adviseren in 2021 nader onderzoek te doen naar de (structurele) oorzaken van de afwijkingen in vooral de raming en realisatie van de lasten, en te bezien hoe het realiteitsgehalte en de voorspellende waarde van de begroting en tussentijdse informatievoorziening verder is te verbeteren. Een mogelijke aanpak hiervoor is het ‘zero based’ opbouwen van de begroting 2022. Feitelijk is dit de begroting ‘vanaf nul’ opzetten in plaats van – sterk vereenvoudigd gesteld – de begroting 2021 indexeren en aanvullen met nieuwe projecten, investeringen en activiteiten. Dit dwingt de organisatie opnieuw te kijken naar de analyseren daarvan ten opzichte van de beschikbare personele capaciteit en zorgt voor een meer realistische begroting.
Afwijkingen gerealiseerde baten, lasten en resultaat exclusief mutaties reserves versus begroting na wijziging (x € 1 miljoen) 35
25
15
5
(5)
(15)
(25)
(35) 2019
Baten
2020
Lasten
Resultaat
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/16
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/17
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Dit hoofdstuk bevat onze bevindingen die, volgens ons professionele oordeel, van belang zijn om te rapporteren De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2020. In 2020 zijn er geen significante wijzigingen doorgevoerd in de verslaggevingsvoorschriften BBV. Significante (beeldbepalende) verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie van uw gemeente en de baten en lasten in de jaarrekening. Daarnaast vereisen zij van het college dat zij zich een oordeel vormen ten aanzien van soms moeilijke subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het college toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Waar nodig hebben wij specialisten betrokken bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggevingsvoorschriften.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening
Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit:
•
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat verklaringen van het college van burgemeester en wethouders in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
•
De inleiding van de jaarstukken.
•
Het jaarverslag 2020 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
•
De jaarrekening 2020 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting, en de SiSa-bijlage).
•
De bijlagen bij de jaarstukken.
In het onderdeel “programmaverantwoording” van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over de vragen: wat hebben wij gedaan, wat hebben wij bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen en risicobeheersing, bedrijfsvoering, grondbeleid etc.) het jaarverslag.
Bij onze controle hebben wij geen tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar.
Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/18
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Waardering Grondexploitaties Het actualisatie- en waarderingsproces van de gemeente Het actualisatie- en waarderingsproces van de grondexploitaties vindt plaats na afronding van het boekjaar. Voorgaand jaar hebben wij aangegeven dat dit proces verbetering behoeft. Deze noodzakelijke verbetering ziet op de aanscherping van de interne controles, uitgevoerde reviews en een stuk dossiervorming. Ook de diepgang en het zichtbaar kritisch bevragen van de opgestelde uitgangspunten zijn verbeterpunten. Wij concluderen dat deze verbeteringen niet zijn doorgevoerd. Uitkomsten beoordeling schattingsproces
Bijlagen
•
Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor actualisatie van de grondexploitaties, zijn vooral de uitgangspunten voor de planning (fasering), programmering, het prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (renteomslagmethode), in overweging genomen. Onze controle richt zich daarom op de volgende onderdelen: •
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer zij collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij uw gemeente. Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden, is historische informatie representatief voor toekomstige situaties).
Bij de controle hebben wij onder andere onderzoek gedaan naar de van de schattingen ultimo 2020. Onderstaand gaan wij in op onze belangrijkste bevindingen: De toekomstige verwachte plankosten van de grondexploitatieprojecten waren te hoog geraamd Wij hebben de toekomstige geraamde
plankosten afgezet tegen de realisatiecijfers alsmede benchmarkcijfers. Op basis hiervan hebben wij vastgesteld dat de toekomstige geraamde plankosten te hoog waren geraamd. Deze ramingen zijn bijgesteld in de definitieve jaarrekening waardoor de resultaten van de projecten verbeterd zijn en aanvullend winst is genomen. Als gevolg van de lagere inrekende kosten is er aanvullend winst genomen in 2020 op de complexen Middelgeast (€ 0,2 miljoen en de Peinder Mieden (€ 0,3 miljoen).
Onderbouwing project Maartenswoude zijn gedateerd Voor het complex Maartenswoude moet nog één kantoorkavel verkocht worden. Op basis van een collegebesluit vanuit 2016 is hiervoor een opbrengst geraamd van € 1.000.000. In 2014 is deze grond getaxeerd voor een waarde van € 1.900.000 met de bestemming kantoren. Momenteel wordt verkend of het mogelijk is deze kavel uit te geven met een woningbouwbestemming. Wij adviseren het college een actuele taxatie uit te laten voeren om vast te stellen dat er geen sprake zal zijn voor mogelijke staatssteun. Schattingsonzekerheid bij het project de haven De opbrengsten voor het complex de Haven vallen in 2020 significant lager uit dan begroot. Dit wordt mede veroorzaakt doordat de gemeente vergoedingen heeft moeten betalen voor de gebaggerde grond die zich op de te verkopen kavels bevinden waardoor het duurder is voor de kopers om op deze kavels te bouwen. Voor de nog resterende te verkopen kavels is nog geen rekening gehouden met eventuele vergoedingen omdat dit afhankelijk is waar op de desbetreffende kavels gebouwd gaat worden. Mede gezien dit op voorhand niet in te schatten is kan het zo zijn dat het resultaat op dit project toekomstig lager gaat uitvallen. Als gevolg van deze onzekerheid is op dit complex in 2020 nog geen winst genomen.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/19
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Interne (rechtmatigheid)controles Door het team concerncontrol worden diverse interne controles uitgevoerd. Wij hebben vastgesteld dat de interne (rechtmatigheid)controles voor verbetering vatbaar zijn. Deze verbetering ziet op de aanscherping van de interne controles, verbreding van de interne controles alsmede dossiervorming. Ook de diepgang en het zichtbaar kritisch bevragen van de opgestelde uitgangspunten zijn verbeterpunten. De opzet van de controles is tijdens de interim door ons beoordeeld en ligt in lijn met de werkzaamheden die de afdeling concerncontrol de afgelopen jaren hebben uitgevoerd. Uit deze controles is een aantal aanbestedingsfouten naar voren komen. Tegelijkertijd constateren wij dat een significant aantal afwijkingen en onrechtmatigheden in de jaarrekening 2020 niet wordt onderkend door de interne (rechtmatigheid)controles wat onderschrijft dat aanscherping noodzakelijk is. Onrechtmatigheden door niet naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen Gemeenten moeten opdrachten boven een jaarlijks door de Europese Commissie vast te stellen drempelwaarde Europees aanbesteden. Voor de jaarrekeningcontrole is door de afdeling concerncontrol een crediteurenanalyse voorbereid, waarbij de organisatie op basis van de onderliggende contracten, in voorgaande jaren uitgevoerde controles is getoetst of over 2020 de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn nageleefd.
Op basis van onze werkzaamheden – waarbij wij zoveel mogelijk gebruik hebben gemaakt van de intern voorbereide analyses en daarbij verzamelde documentatie – concluderen wij dat over 2020 sprake is van een aantal afwijkingen van de aanbestedingsrichtlijnen voor een totaalbedrag van circa € 4,1 miljoen (2019: € 0,7 miljoen): Het inkopen is decentraal in de organisatie belegd bij de budgethouders. De budgethouders hebben in veel gevallen onvoldoende kennis van de Europese aanbestedingsregels. Bij aanvang van een aanbesteding wordt daarnaast geen toereikende berekening gemaakt van de verwachte opdrachtwaarde op basis van realistische uitgangspunten. Hierdoor is het achteraf in veel gevallen niet mogelijk om aan te tonen dat inkopen rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de Europese aanbestedingsregels. Een belangrijke oorzaak van de onrechtmatige aanbestedingen, naast de onvoldoende kennis van de wetgeving, is dat er geen contractenregister aanwezig is bij de gemeente Smallingerland. Daarnaast blijkt uit de jaarrekeningcontrole dat de getekende contracten niet eenduidig of zelfs helemaal niet gearchiveerd worden door de gemeente. Wij constateren derhalve dat de gemeente nog geen adequate stappen heeft gezet om de Europese aanbestedingsrichtlijnen na te leven en de (eerdere) fouten verder te reduceren.
Wij benadrukken het belang van blijvende aandacht voor dit onderwerp en dagen de organisatie uit de tekortkomingen op dit terrein in 2021 verder terug te brengen.
Afgrenzingsfouten Wij hebben vastgesteld dat € 0,9 miljoen aan lasten jeugdzorg, die toezien op het jaar 2019, zijn verantwoord in het jaar 2020. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat twee grondverkopen 2019 (tezamen € 0,2 miljoen zijn verantwoord in het jaar 2020. Tot slot is voor ruim € 0,7 miljoen aan overige lasten onterecht in 2020 verantwoord aangezien deze last betrekking had op eerdere jaren.
Omdat deze lasten en baten in het verkeerde jaar zijn verantwoord, zijn deze niet getrouw en niet rechtmatig. Ongecorrigeerde fouten voorgaand jaar Voorgaand jaar heeft het college ervoor gekozen om niet alle fouten aan te passen. Als gevolg hiervan zijn deze aanpassingen in 2020 verwerkt waardoor deze posten onterecht effect hebben op het resultaat 2020. Hierdoor hebben wij deze aanpassingen ook voor 2020 als niet getrouw en niet rechtmatig aangemerkt, zie ook bijlage A. De geconstateerde aanbestedingsfouten zijn in 2020 toegenomen. Het is noodzakelijk dat het college het proces rondom inkoop en aanbestedingen versterkt.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/20
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente
Begrotingsoverschrijdingen zijn toegelicht in de jaarrekening
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Onderdeel van de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020 is de begrotingsrechtmatigheid. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 193, 194 en 195 van de gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de gemeentewet.
Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Het systeem van budgetbeheer en bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige constatering én melding van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV.
Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Zoals blijkt uit de jaarstukken, is op het programma bestuur en ondersteuning sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten (realisatie van lasten van € 6,7 miljoen ten opzichte van € 6,0 miljoen begroot). De hogere lasten worden voor € 0,2 miljoen veroorzaakt door hogere lasten automatisering waarvoor geen begrotingswijziging is doorgevoerd en waar geen direct gerelateerde opbrengsten tegen over staan. Derhalve zijn deze kosten onrechtmatig. Het restant van € 0,4 miljoen wordt veroorzaakt door lasten die passen binnen het bestaande beleid dan wel waar direct gerelateerde opbrengsten tegen overstaan waardoor deze geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring.
De geconstateerde kostenoverschrijdingen die formeel als onrechtmatig worden aangemerkt, hebben geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring met uitzondering van de kostenoverschrijding programma bestuur en ondersteuning inzake de automatiseringslasten.
Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in de toelichting op de programmarekening. Hiermee legt uw gemeente verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2020.
De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/21
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
SiSa
Waardering voorzieningen
Algemeen
Algemeen
De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien diverse documenten aan het CBS aan te leveren.
Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen.
Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U hebt dit aan ons bevestigd. De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden wat betreft de specifieke uitkeringen is opgenomen in bijlage B2 van dit accountantsverslag. Tijdens de controle hebben wij geen (ongecorrigeerde) financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
Binnen de voorzieningen maakt, u conform het BBV, onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ter ‘egalisering van kosten’ (‘groot onderhoud’), en ‘voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’. Vooral de voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s en de voorzieningen ter egalisering van kosten zijn naar hun aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben voor deze gebieden het proces beoordeeld waarmee het management schattings-posten ontwikkelt, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Een en ander in de context van onze verklaring bij de jaarrekening als geheel en niet met als doel om ons een oordeel te vormen over individuele schattingsposten. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Wij hebben geen fouten met betrekking tot naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) geconstateerd De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeentes geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2020 niet meer bedragen dan € 201.000 per jaar. Daarnaast dienen gemeentes de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief - wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2020 hebben wij geen overschrijding van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd. Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot naleving van de Wet normering bezoldiging top-functionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en de publicatieverplichtingen van de WNT.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/22
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Sociaal domein
Zorgcontinuering en meerkosten
Algemeen
De rijksoverheid heeft dringend beroep gedaan op gemeenten om te zorgen voor de zorgcontinuïteit. Hierbij is geadviseerd om de niet-geleverde zorg maar ook de meerkosten als gevolg van COVID door te betalen. Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat de door de gemeente betaalde continuitsbijdrage circa € 0,6 miljoen bedraagt.
Voor de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij – met inachtneming van de Audit Alert Sociaal Domein van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) – de door uw gemeente getroffen maatregelen om te komen tot een getrouwe en rechtmatige besteding van de zorg in natura (Wmo en Jeugd) geëvalueerd. Deze maatregelen betreffen: •
Extern: de gemeente ontvangt verantwoordingen van zorgaanbieders op basis van het landelijk controleprotocol, en verricht hierop interne-controlewerkzaamheden.
•
Intern: de gemeente verricht aanvullende controlewerkzaamheden op de juistheid en rechtmatigheid van het recht op zorg en de gemeentelijke cliëntenregistratie.
•
Intern: de gemeente verricht controlewerkzaamheden op de prestatielevering zoals opgenomen in de controleaanpak i-sociaaldomein.
Overige aangelegenheden
Bijlagen
•
Intern: de gemeente verricht gegevensgerichte controlewerkzaamheden op de juistheid van de geldstromen en de facturatie.
Door de door de gemeente uitgevoerde werkzaamheden resteren geen onzekerheden.
PGB’s De PGB-bestedingen zijn (verplicht) belegd bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De accountant van de SVB heeft, evenals in voorgaande jaren, een controleverklaring met beperking bij de PGB-verantwoordingen over 2020 verstrekt. Voor de PGB-bestedingen 2020 (€ 0,8 miljoen) heeft de gemeente Smallingerland zelf onderzoek gedaan naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van deze bestedingen. Naar aanleiding van deze werkzaamheden resteert er geen onzekerheid. Jeugdzorg De gemeente Smallingerland heeft ervoor gekozen om de jeugdzorg uit te laten voeren door Carins. Uit zowel de verbijzonderde interne controle van de gemeente als Deloitte is geconstateerd dat de dossiervorming bij Carins niet in alle gevallen volledig is. Een concreet voorbeeld hiervan is dat niet in alle gevallen een getekend zorgplan aanwezig is.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/23
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of overtredingen van wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van wet- en regelgeving. Recente ontwikkelingen laten zien dat de handhaving van anticorruptiewetgeving aan globalisering onderhevig is, waardoor ook gemeentes in toenemende mate te maken krijgt met anticorruptieregels.
Als onderdeel van onze controle hebben wij u verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of overtreding van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft u aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft u ook voorbeelden gegeven van de manier waarop het deze beheerst. In onze voorgaande rapportages hebben wij u geattendeerd op het belang van periodieke (fraude)risicoanalyses als vast onderdeel van uw interne-beheersomgeving. Uw gemeente heeft hieraan nog geen invulling gegeven.
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van interne-beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt.
Gelegenheid
Druk
Rationalisatie
Wij hebben deze controle professioneel-kritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/24
Interne beheersing
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Smallingerland
211047BD93/AZ/25
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Interne beheersing
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
De financiële positie van uw gemeente
De belangrijkste bevindingen uit onze managementletter 2020
De betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving verdient de nodige aandacht
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Interne (financiële) beheersing
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen gaan over de onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij geen volledigheid pretenderen.
Interne beheersing
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2020 een interim-controle uitgevoerd. De interim-controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Over onze beoordeling van de interne beheersing bij de gemeente Smallingerland hebben wij aan het college gerapporteerd middels de managementletter d.d. 1 februari 2021. Uit onze beoordeling hebben wij helaas moeten concluderen dat de opvolging van eerdere bevindingen beperkt is geweest en dat wij een groot aantal nieuwe bevindingen hebben geconstateerd. Onze overall conclusie is dat de interne financiële beheersing in het kader van de jaarrekeningcontrole niet op orde is. Naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole doen wij hierna beknopt verslag van een aantal bevindingen en onderwerpen die gelieerd zijn aan de interne beheersing.