Bijlage 1 - BING-Rapportage Gemeente Smallingerland 05-06-2024

Rapportage Gemeente Smallingerland | 5 juni 2024 | 28

Anonieme brief Leeuwarder Courant Uit het onderzoek kan niet worden opgemaakt wie een anonieme brief naar de Leeuwarder Courant heeft gestuurd. Er zijn enkele personen die de brief van de betreffende journalist hebben gezien. Het betreft volgens hen een wit vel met grote woorden/letters, waarvan de strekking zou zijn dat bij de kwestie tussen de VVDfractievoorzitter en een PvdA-raadslid de burgemeester in gebreke zou zijn gebleven. Zij geven allen aan de brief zelf niet te hebben gestuurd en er verder niet van op de hoogte te zijn. Geen van de geïnterviewden geeft aan de brief te hebben gestuurd of over informatie te beschikken wie de brief zou hebben gemaakt en verstuurd. Enkele geïnterviewden hebben in hun interview met BING gespeculeerd over wie het mogelijk gedaan zou kunnen hebben, maar hadden hiervoor geen enkel bewijs. Anonieme brief werkgever raadslid Uit onderhavig onderzoek kan worden opgemaakt dat de burgemeester in contact met de betreffende werkgever heeft vernomen dat op het adres van de werkgever een brief is afgeleverd in relatie tot het raadslid, de CDA-fractievoorzitter, dat daar werkzaam is. De CDA-fractievoorzitter geeft aan dat er geen afzender op zowel de brief als de bijbehorende enveloppe staat. De brief betreft de eerste pagina van een brief die eerder binnen het CDA was verstuurd.

In een coalitieoverleg medio september 2023 heeft hij naar eigen zeggen destijds wel vermoedens uitgesproken dat deze brief verstuurd zou kunnen zijn door het SLS-raadslid. Zijn onderbouwing hiervoor staat vermeld in paragraaf 3.4.2. Hij benadrukt dat hij dit niet met zekerheid heeft gezegd, maar louter zijn vermoedens heeft geuit, omdat hij dit niet feitelijk kon maken. Volgens de VVDfractievoorzitter gaf de CDA-fractievoorzitter aan: ‘Mijn werkgever heeft een anonieme brief ontvangen en die kan alleen maar van [Voornaam SLS-raadslid] zijn’. De CDA-fractievoorzitter gaf volgens de ChristenUniefractievoorzitter aan dat de CDA-fractievoorzitter vertelde over de betreffende brief en dat deze brief zou zijn verstuurd door het SLS-raadslid. Volgens de GroenLinks-fractievoorzitter benoemde de CDA-fractievoorzitter tijdens het coalitieoverleg dat de brief afkomstig zou kunnen zijn van het SLS-raadslid. Wethouder C verklaart dat de CDA-fractievoorzitter vanuit zeer grote verontwaardiging heeft verteld dat een brief is afgeleverd op het adres van zijn werkgever. Volgens wethouder C gaf de CDA-fractievoorzitter daarbij met stelligheid aan dat deze brief afkomstig zou zijn van het SLS-raadslid.

Toen het betreffende SLS-raadslid waarover hij de vermoedens had, aangaf dat zij hierover had gehoord, heeft de CDA-fractievoorzitter per e-mail bij haar aangegeven dat de brief niet uit naam van het SLS-raadslid verstuurd hoeft te zijn. In zijn e-mail geeft hij onder meer aan voor het eerst te hebben gehoord over een koppeling tussen de brief en de naam van het SLS-raadslid. De CDA-fractievoorzitter verklaart dat hij met de beschreven koppeling bedoelde dat de naam van het SLS-raadslid niet op de brief vermeld staat. Het SLS-raadslid verklaart dat door toedoen van de CDAfractievoorzitter het onder fractievoorzitters rond gaat dat zij de afzender van de brief zou zijn en dat dit haars inziens haar naam erg beschadigt. Uit het onderzoek is niet bekend geworden wie er voor verantwoordelijk is dat de betreffende (anonieme) brief in een enveloppe bij de werkgever van de CDA-fractievoorzitter in de brievenbus is bezorgd. De brief zelf betreft een bestaande brief van het lokale CDA-bestuur. Deze brief is volgens de CDA-fractievoorzitter in ieder geval door tien CDA-leden ontvangen.

Daarnaast is de brief – overigens in een later stadium dan dat de brief is bezorgd bij de werkgever van de CDA-fractievoorzitter – door het SLS-raadslid gedeeld met de voorzitter van het Provinciaal Bestuur van het CDA, ten behoeve van het doen van een melding en heeft het SLS-raadslid de inhoud van de brief aan de VVD-fractievoorzitter laten lezen. De verklaring van het SLSraadslid dat de CDA-fractievoorzitter zou hebben verspreid dat de brief door het SLS-raadslid zou zijn verstuurd, is door drie aanwezigen bij het betreffende coalitieoverleg – zoals hierboven beschreven – bevestigd. Een andere aanwezige geeft aan dat de CDA-fractievoorzitter benoemde dat de brief afkomstig zou kunnen zijn van het SLS-raadslid. De verklaring van de CDA-fractievoorzitter luidt dat hij tijdens het coalitieoverleg louter vermoedens heeft gedeeld dat de brief verstuurd zou kunnen zijn door het SLS-raadslid en dat hij dit niet met stelligheid heeft gezegd. In zijn e-mail van 3 november 2023 schrijft de CDAfractievoorzitter dat hij op dinsdag 31 oktober 2023 voor het eerst hoorde over de koppeling tussen de verstuurde brief en de naam van het SLS-raadslid. Dit is tegenstrijdig met zijn verklaring dat hij medio september 2023 – in ieder geval – heeft geuit dat de brief zijns inziens door het SLS-raadslid verstuurd zou kunnen zijn.

Op basis van deze bevindingen en de verklaringen van de geïnterviewden die aanwezig waren bij het betreffende coalitieoverleg kan worden opgemaakt dat de CDA-fractievoorzitter een koppeling heeft gelegd en verspreid tussen de brief die bij zijn werkgever is bezorgd en de naam van het SLS-raadslid, zonder hiervoor bewijs te hebben.

Rapportage Gemeente Smallingerland | 5 juni 2024 | 29

4.4

Het al dan niet nakomen van afspraken en handelen naar gestelde waarden

In de gedragscode worden verscheidene gewenste gedragingen en afspraken beschreven, gebaseerd op zes leidende kernbegrippen ten aanzien van de bestuurlijke integriteit van raads- en commissieleden. Deze kernbegrippen betreffen dienstbaarheid, functionaliteit, onafhankelijkheid, openheid, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid. De aan het begin van de raadsperiode afgesproken top drie waarden betreffen: (1) Respect voor elkaar. (2) Collectieve verantwoordelijkheid als het gaat om respect voor de inwoners en acceptatie en verdraagzaamheid (accepteren van de mening van een ander) en (3) Professionaliteit in houding en gedrag, als het gaat om dossierkennis, hoe je wordt gezien door de inwoners en respect voor het systeem. Uit de interviews volgt dat de waarden bij de start van de raadsperiode centraal hebben gestaan en dat deze gedurende het eerste jaar middels een externe sessie terug zijn gekomen. Uit de afsprakenlijst van het presidium van 22 november 2022 blijkt dat besloten is het bewaken van de waarden te beleggen bij het presidium. Acht geïnterviewden geven aan dat de waarden tijdens presidiumvergaderingen standaard op de agenda staan, maar weinig tot geen aandacht hebben gehad. Vijf geïnterviewden benoemen dat de waarden en omgangsvormen in het presidiumoverleg van 17 oktober 2023 explicieter met elkaar zijn besproken, omdat daar toen een directe aanleiding voor was.

Uit bovenstaande informatie valt onzes inziens op te maken dat van alle leden van het presidium mag worden verwacht dat zij op de hoogte zijn van de waarden en daarmee samenhangende afspraken. Het onderdeel is bovendien belegd bij het presidium, waardoor zij als geheel verantwoordelijk zijn om de naleving te bewaken. Een ruime meerderheid van de geïnterviewden verklaart – in woorden met overeenkomstige boodschap – dat de cultuur met betrekking tot onderlinge omgangsvormen in de gemeenteraad overwegend negatief is. Zij geven aan dat er veel over elkaar wordt gesproken buiten de formele vergaderingen en activiteiten om en niet tot weinig rechtstreeks met elkaar. Volgens hen zit het probleem in veel gevallen dat raadsleden elkaar niet aanspreken of zaken bespreekbaar maken wanneer zij ergens mee zitten ten opzichte van de ander. Vier verklaren dat zij eens zijn aangesproken op hun gedrag of wijze van handelen. Acht geïnterviewden lichten toe dat zij anderen niet (meer) aanspreken, omdat zij het idee hebben dat dit geen effect heeft. Negen geïnterviewden vertellen dat hun inziens raadsleden en fractievoorzitters van de gemeenteraad elkaar weinig tot niets gunnen. Wij stellen vast dat dit niet overeenkomt met de gestelde kernbegrippen en de waarden waarin respect naar elkaar en professionaliteit in houding en gedrag wordt verwacht.

Uit de resultaten van het onderzoek kan worden opgemaakt dat niet altijd wordt gehandeld naar de geldende gedragscode en de afspraken over de gestelde waarden. Hoewel niet duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie en het versturen van anonieme brieven, kan hiervan wel worden gesteld dat het niet past bij ‘met respect voor elkaar handelen’ en bij ‘zorgvuldig gebruik van informatie'. Uit de interviews rijst ook het beeld dat sommige raadsleden elkaar weinig lijken te gunnen en soms op de persoon gericht acteren in plaats van op de inhoud. Daarnaast is soms aan de orde dat er over en minder met elkaar wordt gesproken, waardoor er veel ruis en ruimte ontstaat voor eigen invulling en aannames. Raadsleden lijken daarbij in voorkomende gevallen meer aandacht te hebben voor gedrag en handelingen van anderen, dan eigenaarschap en analyse van hun eigen handelen. Het komt voor – en dat is niet in overeenstemming met het onderdeel Informatie uit de gedragscode – dat te onzorgvuldig wordt omgegaan met informatie c.q. geruchten, door bijvoorbeeld te acteren op basis van vermoedens en geruchten in plaats van op feitelijke informatie.

Op basis van de onderzoeksinformatie en de wijze waarop sommige raadsleden over elkaar spreken, kan niet worden gesteld dat het handelen altijd en volledig is gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uitmaken, zoals in twee van de kernbegrippen van de gedragscode (dienstbaarheid en functionaliteit) staat beschreven.

Rapportage Gemeente Smallingerland | 5 juni 2024 | 30

4.5

Slotconclusie en aanbevelingen

4.5.1 Slotconclusie Er zijn vier deelonderwerpen onderzocht. Ten eerste zijn uit het onderzoek geen aanwijzingen naar voren gekomen dat daadwerkelijk roddel-WhatsAppgroepen hebben bestaan. Geen van de geïnterviewden heeft het bestaan hiervan kunnen laten zien of aantonen. Ten aanzien van het mogelijk bestaan van roddelWhatsAppgroepen lijkt veel ruis en misverstanden te zijn ontstaan in onderlinge communicatie over de wijze van kenbaar maken van het bestaat ervan. Uit reconstructie op basis van interviews en WhatsAppberichten, komt het beeld naar voren dat door betrokkenen vooral is gehandeld op aannames en niet op feitelijkheden. Hier had meer zorgvuldigheid verwacht mogen worden. Dit is ook terug te zien bij deelonderwerp drie (anonieme brieven), waarbij niet kan worden aangetoond door wie de twee anonieme brieven zijn gestuurd, maar dat omtrent de brief naar de werkgever van een raadslid voornamelijk is geacteerd op aannames en speculaties. Hierbij lijkt te weinig (functioneel) contact te zijn geweest tussen betrokkenen. Ten aanzien van het tweede deelonderwerp (het lekken van informatie) blijkt dat in ieder geval informatie in media-artikelen is verschenen die afkomstig is uit de presidiumvergaderingen van 17 en 19 oktober 2023, die niet anderszins openbaar was gemaakt. Het is niet bekend geworden wie daarvoor verantwoordelijk is.

De kernwaarde openheid uit de gedragscode vraagt van raadsleden dat zij transparant handelen en optimale verantwoording geven waar dat mogelijk is, inclusief beweegredenen. Gelet op het naar buiten brengen van informatie uit het presidium naar aanleiding van het presidiumoverleg op 17 en 19 oktober 2023, waarbij niet kenbaar is op welke wijze dit is gebeurd, kan de vraag worden gesteld of er op betrouwbaarheid, zoals in de gedragscode wordt gesteld, kan worden gerekend. Onder betrouwbaarheid staat opgetekend dat kennis en informatie waarover het raads- of commissielid uit hoofde van zijn functie beschikt, alleen wordt aangewend voor het doel waarvoor de informatie is gegeven. Met betrekking tot deelonderwerp vier (het naleven van afspraken en waarden) en kijkend naar de resultaten als geheel, kan worden gesteld dat niet alle raadsleden voldoende eigenaarschap lijken te pakken of elkaar stimuleren in het vertonen van het gewenste gedrag, zijnde het gedrag dat staat opgetekend in de gedragscode en de afgesproken waarden, die in samenspraak expliciet zijn belegd bij het presidium. Uit het onderzoek, met name de interviews, maken wij op dat binnen de raad individuele issues tussen raadsleden spelen, wantrouwen in plaats van vertrouwen daarbij de basis vormt en meerdere leden zaken onderling niet uitspreken naar elkaar.

Opmerkelijk mag worden geacht dat veel van de geïnterviewden aangeven en zien waar de kern van het probleem zit, maar dat de raad als geheel en met elkaar niet in staat lijkt deze negatieve omgangsvormen te keren. Wanneer acht geïnterviewden aangeven zelf anderen niet aan te spreken omdat zij het idee hebben dat dit geen effect heeft en dus wel weten dat dit van hen wordt verwacht, kan de vraag worden gesteld of raadsleden voldoende eigenaarschap tonen voor de afgesproken waarden. Het gedrag en omgangsvormen van een ieder vormt de gezamenlijke cultuur, sfeer en ervaren sociale veiligheid, waarvoor de verantwoordelijkheid gezamenlijk wordt gedragen. 4.5.2 Aanbevelingen De aanbevelingen betreffende het onderzoek zijn tweeledig. In eerste instantie hebben deze betrekking op de inhoudelijke onderzoeksresultaten en in tweede instantie volgt kort advies c.q. beschouwing over het delen van onderhavige onderzoeksbevindingen. •

Op basis van deelonderwerp één (vermeende roddel-WhatsAppgroepen) en deelonderwerp drie (anonieme brieven), waarin het handelen op aannames, speculaties en over in plaats van met anderen praten naar voren komt, adviseren wij ten eerste dat met meer aandacht en bewustzijn naar elkaar zal moeten worden geluisterd. Bij twijfels dient er navraag te worden gedaan bij de persoon in kwestie, zonder direct te acteren of speculaties te doen die door anderen als feiten kunnen worden opgevat en waarbij deze zogenoemd een eigen leven kunnen leiden. Daarbij vormt de kern dat raadsleden en fractievertegenwoordigers handelen en acteren vanuit hun rol en functie als raadslid/fractievertegenwoordiger en dat overkoepelende doel immer in ogenschouw nemen. Dergelijke gewenste gedragingen kunnen worden geoefend aan de hand van sessies en rollenspellen, maar vraagt ook en vooral bewustzijn en eigenaarschap van de personen zelf. Hierbij is het van belang open te staan wanneer

Rapportage Gemeente Smallingerland | 5 juni 2024 | 31

anderen twijfels bij jou uiten. Het advies luidt om hierbij het bespreekbaar maken van ervaringen en gedrag centraal te zetten, in plaats van bijvoorbeeld de term aanspreken te hanteren. •

Naar aanleiding van de bevindingen aangaande deelonderwerp twee (het lekken c.q. naar buiten brengen van informatie die als vertrouwelijk wordt beschouwd), adviseren wij duidelijkere kaders op te stellen over omgang met informatie uit het presidium en de vertrouwelijkheid hiervan. Hoewel alle geïnterviewde leden van het presidium de vertrouwelijkheid onderschrijven, is deze vertrouwelijkheid nu te impliciet. Onderdeel hiervan dient te zijn dat ook expliciet wordt gemaakt welke informatie al dan niet met de fractie wordt gedeeld. Op basis van de interviews is ons beeld dat daar op dit moment uiteenlopend mee wordt omgegaan. Bespreek deze kaders, stel deze vast en herijk deze ieder jaar opnieuw met elkaar.

•

Overkoepelend adviseren wij het onderwerp omgangsvormen expliciet en op regelmatige basis aandacht te geven. Ondanks uitingen tijdens de interviews dat opnieuw een aparte sessie omtrent omgangsvormen en gewenst gedrag geen effect zal hebben, geven wij in overweging dit wel te doen. Wij adviseren een sessie waarbij wordt ingegaan op en ruimte is voor het feit dat niet altijd gewenst wordt gehandeld en raadsleden zich niet altijd gedragen naar de gestelde waarden. Het is van belang dat er een expliciet moment komt dat raadsleden kunnen uitspreken waarom zij niet altijd handelen op basis van wat er van hun wordt verwacht. Wat zijn de gewenste omgangsvormen? Waar ligt hun eigen rol? Hoe kan er echt worden geluisterd en kan het eigen oordeel tijdelijk worden uitgesteld? Alleen bewustzijn van wat wordt verwacht zegt nog niets over hoe raadsleden zich gedragen: raadsleden zijn het gedrag dat zij laten zien. Dit kan bijvoorbeeld worden benaderd op basis van een theorie van gedrag, die stelt dat gedrag pas plaatsvindt wanneer wordt voldaan aan drie factoren: namelijk wanneer zowel motivatie, capaciteit als gelegenheid alle drie in bepaalde mate aanwezig zijn. Motivatie staat voor het gedrag wíllen vertonen. Capaciteit beschrijft dat raadsleden wéten wat van hen wordt verwacht en daarnaast dat zij weten hoe zij dit gedrag uit kunnen voeren.

Ten slotte is het van belang de káns te krijgen dit daadwerkelijk te doen: de omgeving moet het mogelijk maken het gewenste gedrag te vertonen. Deze omgeving kan worden gevormd door andere raadsleden en de mogelijkheden binnen de gemeente. Een voorbeeld: aan de hand van een (on)gewenste gedraging die naar voren komt in onderhavig onderzoek blijkt dat raadsleden wel wéten (capaciteit) dat van hen wordt verwacht dat zij elkaar rechtstreeks aanspreken, blijkbaar zijn er dus andere redenen om dit niet te doen. Blijven inspelen op het bevorderen van deze kennis zal dan niet tot nauwelijks effect hebben. Pas als het gewenste gedrag kenbaar is en helder is waarom dit (nog) niet in alle gevallen lukt, kan erop worden ingezet om dergelijke moeilijkheden op te lossen en het gewenste gedrag met elkaar te bevorderen. Door gewenst gedrag en de gezamenlijk verantwoordelijkheid om dit in de praktijk te brengen als (nieuw) start- en uitgangspunt te nemen, kan het thema zowel in gezamenlijke vergaderingen als in individuele gesprekken worden geadresseerd. Deze inhoudelijke bespreking kan vooraf worden gegaan door bijvoorbeeld een inleidende en luchtigere sessie aan de hand van een (interactief) integriteitstheater. Wat zwart-wit lijkt, blijkt wellicht minder eenduidig dan gedacht, en complexe dilemma’s zijn misschien niet zo paradoxaal wanneer ze zichtbaar en bespreekbaar worden gemaakt.

De eigen rol en eigenaarschap kan in beeld worden gebracht aan de hand van voorbeelden uit de eigen praktijk. Het is onzes inziens van groot belang dat raadsleden meer eigenaarschap tonen voor eigen gedragingen en de huidige omgangsvormen en daarbij dus de kans om dit met elkaar te verbeteren. Een van de vormen om inzicht te krijgen in de eigen rol en verantwoordelijkheid, is om letterlijk te zien wat er onderling gebeurt en voortkomt. Onze ervaring is dat dit met een vorm als een interactief en op maat gemaakt integriteitstheater zeer goed kan, wat inzicht biedt en aanknopingspunten tot gesprek.

•

Als laatst bevelen wij aan op zorgvuldige wijze met onderhavige onderzoeksresultaten om te gaan. De onderzoekers van BING is meermaals verteld dat raadsleden bevreesd zijn dat iedere zin uit de onderzoeksrapportage als een opzichzelfstaand gegeven zal worden gebruikt en politiek in zal worden gezet. Wij adviseren raadsleden na te gaan of een dergelijke handelwijze bijdraagt aan het verbeteren van de onderlinge omgangsvormen, zoals door een grote groep geïnterviewden wenselijk wordt geacht, en of het past bij de kernbegrippen dienstbaarheid en functionaliteit uit de gedragscode. Uiteraard is het opportuun om het debat te voeren over de uitkomsten van het onderzoek, maar wij roepen de raadsleden (en fractievertegenwoordigers) eerst en vooral op om te reflecteren op het eigen handelen. Zet met elkaar in op verbetering en een kans om te leren naar de toekomst.

Rapportage Gemeente Smallingerland | 5 juni 2024 | 32