Bijlage 1 Rapport toekomst gemeentearchief Sluis geanonimiseerd
Tekst van het document
5.1.1c
Gezien de staat van (de toegang op) het overgebrachte archief tot en met 2002 van Sluis, analoog van aard, schat DOCFactory dat een strekkende meter prijs van om en nabij 5.1.1c per jaar realistisch is. Op zich is de materiële staat uitstekend, ook zijn de beschrijvende inventarissen van ruim voldoende niveau. Wel dienen extra inspanningen te worden verricht om het archief uit Sluis (tot en met 2002) op voldoende niveau gesystematiseerd en doorzoekbaar toegankelijk te maken in collectiebeheersysteem Mais Flexis, dat het Zeeuws Archief hanteert voor toegang tot de archieven (of in voorkomende gevallen een ander systeem). In Sluis is namelijk geen centraal systeem in gebruik dat hiervoor wordt gehanteerd, maar worden alleen beschrijvende inventarissen in Word/ PDF gebruikt, op een enkele uitzondering van een inventaris in Excel na. •
Voor de tarifering voor aansluiting op haar e-depot hanteert het Zeeuws Archief een methodiek die is gebaseerd op het aantal inwoners van de aansluitende gemeente. Indien een DVO wordt afgesloten, komt hier 15% risico-opslag bij (ten opzichte van de tarifering bij een GR). Zeeuws Archief heeft geen tarieven beschikbaar gesteld voor (realisatie van) de aansluiting op haar e-depot. Aangezien het e-depot van het Zeeuws Archief al operationeel is, is de verwachting dat deze kosten niet zo hoog zullen zijn als in het geval van de realisatie van een nieuw e-depot. Derhalve hanteert DOCFactory om dit enigszins inzichtelijk te maken het jaarlijkse bedrag dat verschuldigd zou zijn als men gebruik maakt van het e-depot op basis van een DVO of GR. Verwachting is dat hiermee de kosten voldoende hoog zijn geraamd.47
Uitgangspunt is dat alle organisaties voldoen aan Nederlandse wet- en regelgeving inzake het hosten van digitale bestanden namens overheidsorganisaties. 46 Dit betreft dus het tarief per strekkende meter als het Zeeuws Archief verantwoordelijk wordt voor het beheer en de bewaring, ongeacht waar de archiefbescheiden zich bevinden (dus in de huidige archiefbewaarplaats in Oostburg of in de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief in Middelburg). 47 Onderdelen van de kosten zijn onder meer advisering, inrichting modules etc. 45
Pagina 40 van 77
B4.2 Wegwerken achterstanden papieren archieven
Bij de gemeente Sluis is sprake van een achterstand in het selecteren en waarderen van papieren archiefbescheiden voor overbrenging. Deze achterstand ziet er als volgt uit. Archiefruimte De volgende bestanden staan hier: 1. Nog niet in dozen verpakt - ca. 34 meter waarderen en selecteren en voor zover te bewaren (inschatting ca. 20%) materieel bewerken, duurzaam verpakken en inventariseren/ invoegen in bestaande inventarissen. 2. In standaardformaat archiefdozen: ca. 77 meter, waarvan: a. Ca. 43,5 meter te waarderen, selecteren; voor zover te bewaren opnieuw verpakken en materieel bewerken en inventariseren/ invoegen in bestaande inventarissen. Is ca. 95% te vernietigen. b. 16,5 meter te waarderen, selecteren; voor zover te bewaren opnieuw verpakken en materieel bewerken en inventariseren/ invoegen in bestaande inventarissen. Is ca. 80% te vernietigen. c. 3,25 meter beschrijven en opnemen in bestaande inventaris, ompakken en materieel bewerken. d. Ca. 14 meter te waarderen, selecteren; voor zover te bewaren opnieuw verpakken en materieel bewerken en inventariseren/ invoegen in bestaande inventarissen. Inschatting is dat 80% vernietigd kan worden. Archiefbewaarplaats De volgende bestanden staan hier: 3. Invoegen in een bestaande inventaris van 118 dozen = 14,75 meter bouwdossiers (dus ga uit van: alleen beschrijven en de beschrijvingen in bestaande inventaris invoegen). 4.
Inventariseren (niet meer selecteren) van 13 meter gedeponeerd archief. 5. Inventariseren (niet meer selecteren) van 16 meter archief. 6. Ca. 390 meter archief, deel uitmakend van het hybride archiefblok vanaf 2003. Geen materiële verzorging meer nodig. Waardering en selectie dient nog plaats te vinden. Overig 7. Ca. 55 meter archief nog volledig te waarderen en selecteren en voor zover te bewaren (ca. 20%) materieel verzorgen, duurzaam verpakken en inventariseren/ invoegen in bestaande inventarissen.
Pagina 41 van 77
Bewerking Archiefnummer
Omvang bij aanvang (m1)
Omvang na bewerking (m1)
1
34
6,8
2a
43,5
2,2
2b
16,5
3,3
2c
3,25
3,25
2d
14
2,8
3
14,75
14,75
4
13
13
5
16
16
6
390
390
7
55
11
TOTAAL
600
463,1
5.1.1c
Het aantal geschatte werkdagen komt overeen met circa 5.1.1c aan werk, voor de duur van een jaar. Schaal 8, waarmee de kosten voor Sluis bij inzet van eigen personeel circa € 74.000,zouden bedragen. Qua materiaalkosten voor materiële verzorging dient rekening te worden gehouden met € 60,- per strekkende meter. Bovenstaande werkzaamheden worden in principe uitgevoerd door de inhuur van externe deskundigheid; een verplichte aanbesteding is in deze context waarschijnlijk. Strikt gezien vallen deze werkzaamheden buiten de scenario’s van de businesscase, aangezien deze alleen overgebrachte archiefbescheiden betreffen. In de uitwerking van de scenario’s wordt, om de berekeningen zo eenvoudig en transparant mogelijk te houden, uitgegaan van in totaal 2.200 m1 aan fysieke archiefbescheiden, waarvan dus 1.810 m1 is overgebracht en 390 m1 betrekking heeft op het hybride archiefblok vanaf 2003, strikt gezien nog niet overgebracht. Voor scenario’s 1 en 2 betekent dit dat wordt gerekend met een bezette opslagcapaciteit van 2.200 m1. Dit is ook het geval bij scenario 3, waarbij het wel mogelijk wordt geacht dat papieren archiefbescheiden uit het hybride archiefblok bij een andere organisatie worden bewaard dan de digitale. Door het overnemen van metadata uit Corsa, aan de hand waarvan tussen de verschillende delen kan worden verwezen, kan een hanteerbare situatie tot stand worden gebracht.
Sowieso zijn in Corsa in meerdere gevallen raadpleegscans gemaakt van de papieren originelen, dus in de praktijk zal alleen in hoogst noodzakelijke gevallen een papieren origineel dienen te worden gelicht (indien vanuit Corsa alleen wordt verwezen naar het papieren origineel zonder dat een scan is opgenomen).
48
Dit tarief is gebaseerd op de inzet van een informatiespecialist per werkdag, zoals gehanteerd door DOCFactory.
Pagina 42 van 77
B4.3 Uitwerking scenario 1
De gemeente Sluis behoudt haar archiefbewaarplaats voor analoge archiefbescheiden op de huidige locatie in Oostburg; de analoge archiefbescheiden blijven dus op hun huidige locatie, er vinden geen logistieke (en mogelijk enigszins risicovolle) verplaatsingen hiervan plaats. Eigen personeel is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden alsmede de dienstverlening die hiermee samenhangt. Voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden neemt Sluis de maatregelen waartoe zij volgens de archiefwet- en regelgeving verplicht is: een e-depot. Binnen scenario 1 maakt Sluis de keuze uit de volgende mogelijkheden: • Aanschaf van een eigen e-depot. Dit houdt per definitie in dat de gemeente voorziet in de personele formatie die nodig is om een e-depot te realiseren en vervolgens te beheren. De opslag vindt plaats in de cloud, waar ook het e-depot staat geïnstalleerd. De werkzaamheden die direct verband houden met de opslag in het e-depot in de cloud vallen onder verantwoordelijkheid van de leverancier van het e-depot. De gemeente is kosten verschuldigd voor onder meer hosting, dienstverlening/ advisering, licenties, onderhoud. • Aansluiting bij het e-depot van het Zeeuws Archief.49 De gemeente is aan het Zeeuws Archief verschuldigd een jaarbedrag te betalen dat is gebaseerd op het aantal inwoners en de omvang van de opslag.
Het Zeeuws Archief berekent deze laatste kosten pas als deze totale opslag die van 1 TB overstijgt. Wel dient de gemeente rekening te houden met mogelijke extra adviesuren die nodig zijn en in rekening zullen worden gebracht. Er zijn geen alternatieven voor bovenstaande mogelijkheden, aangezien geen van de benaderde commerciële organisaties een volwaardige mogelijkheid aanbiedt. In geen enkel geval vindt vervanging plaats, maar overbrenging van de oorspronkelijke archiefbescheiden; dit betekent dan ook (minimaal deels) hybride overbrenging, waarbij de samenhang wordt bewaard door onderlinge verwijzingen tussen het analoge en het digitale deel van het hybride archief. In dit scenario wordt niet voorzien in de aanschaf van een collectiebeheersysteem om de archieven nader toegankelijk te maken, dus wordt uitgegaan van voortzetting van de huidige werkwijze. Wel wordt ingeschat dat de aantallen scans on demand zullen toenemen en dat dus de formatie dient te groeien om dit in de toekomst te kunnen voortzetten.
B4.3.1 Investeringen Fysieke archiefbewaarplaats De huidige situatie rond de archiefbewaarplaats geeft geen aanleiding om (grote) extra investeringen te berekenen die vallen buiten het reguliere onderhoud en beheer. Derhalve worden in scenario 1 hiervoor geen kosten berekend. Digitale archiefbewaarplaats: in eigen beheer Mocht Sluis kiezen voor het in eigen beheer aanschaffen en implementeren van een e-depot, dan is het uitgangspunt dat aanbesteding verplicht is (en een aanbesteding periodiek opnieuw dient plaats te vinden).50 Het volgende stappenplan kan dan (globaal) worden toegepast.
49 50
Dit is Preservica, staat in de cloud. Periodieke (her)aanbesteding is een punt van aandacht in het kader van de continuïteit.
Pagina 43 van 77
Stap Onderzoek51 Aanbesteden52 Implementeren53 Realiseren54
Doorlooptijd
Benodigde tijd
Tarief
(jaren)
(uren of FTE)
(uur of schaal)
0,5 0,5 0,75 0,5
200 u 200 u 312 u 200 u
€ 125,€ 130,€ 125,€ 125,-
Kosten € 25.000,€ 26.000,€ 39.000,€ 25.000,-
Aanschaf, installatie applicatie (inrichting omgeving, modules, tools, etc)
€ 50.000,-
Operationele ondersteuning Projectleiding
2,555
0,5
9
€ 100.000,-
2,5
0,3
10
€ 66.0000,-
TOTAAL
2,5 jaar
€ 331.000,-
Uurtarieven indien externe expertise nodig is, FTE indien werkzaamheden vanuit de formatie van de gemeente Sluis kunnen plaatsvinden.56 Digitale archiefbewaarplaats: via het Zeeuws Archief Mocht Sluis de keuze maken om gebruik te maken van de voorzieningen van het e-depot van het Zeeuws Archief, dan is dit in scenario 1 alleen mogelijk door middel van het afsluiten van een DVO; immers, alles blijft maximaal in beheer van de gemeente Sluis zelf. Aangezien een DVO alleen nodig is bij het aansluiten op het e-depot van het Zeeuws Archief, beschouwen wij in dit kader een DVO als integraal onderdeel van het realiseren van de aansluiting. Stap
Doorlooptijd
Benodigde tijd
Tarief
(jaren)
(FTE)
(schaal)
DVO afsluiten57 Inrichting e-depot, realisatie aansluiting, projectleiding Inrichting e-depot, realisatie aansluiting, ondersteuning
0,75 1
0,2 0,3
10 10
€ 13.200,€ 26.400,-
1
0,5
9
€ 40.000,-
Kosten Archief
1
Tarief per jaar op basis van DVO voor Sluis: € 48.000,-
TOTAAL
Zeeuws
1,75 jaar
Kosten
€ 48.000,-
€ 127.600,-
Onderzoek dat als doel heeft de eisen op te stellen – Programma van Eisen is het eindproduct. Een marktverkenning kan deel uitmaken van het onderzoek. 52 Dit is inclusief afsluiten contract. 53 Dit is inclusief testen of wordt voldaan aan de gestelde eisen uit het PvE. 54 Dit is inclusief testen of het e-depot inderdaad goed functioneert in de live ICT-omgeving en vervolgens opleveren. 55 De doorlooptijd uit de eerste 4 stappen is circa 2,25 jaar. Als totale doorlooptijd is 2,5 jaar genomen in verband met voorbereidingen en (niet-onwaarschijnlijke) uitloop van planning. 56 Eventuele vertragingen en kosten als gevolg van werving personeel zijn bij bovenstaande berekening niet inbegrepen, aangezien als uitgangspunt wordt gehanteerd dat Sluis deze (ICT-)expertise (minimaal deels) in huis heeft. In het geval van werving dient rekening te worden gehouden met een half jaar doorlooptijd en kosten € 7.500 - € 10.000,-. 57 Het afsluiten van een DVO/ contract behelst ook eventuele relevante regelgeving die dient te worden aangepast, zoals het aanwijzen van een (digitale) archiefbewaarplaats, met de daarmee gepaard gaande besluitvorming. 51
Pagina 44 van 77
Doordat geen aanbesteding hoeft plaats te vinden en wordt aangesloten op een al bestaand e-depot, is naar verwachting minder tijd gemoeid en minder externe deskundigheid nodig om aansluiting op het Zeeuwse e-depot te realiseren in vergelijking met het zelf aanschaffen van een e-depot. Wel stelt Zeeuws Archief als randvoorwaarde dat Sluis een projectleider aanstelt om dit te realiseren.58
B4.3.2 Beheerkosten
Indien gebruik wordt gemaakt van de diensten van een commerciële organisatie, zal te zijner tijd een nieuwe aanbesteding plaats dienen te vinden. Dit geeft risico’s voor de continuïteit. Formatie Uitgangspunt is dat in scenario 1 de gemeentesecretaris, net als nu het geval is, de gemeentearchivaris blijft. Hiervoor worden geen formatiekosten berekend. De huidige senior-archiefmedewerker, 5.1.2e , heeft een formele aanstelling van 1 FTE. Hierbij wordt hij verondersteld ongeveer de ene helft van zijn tijd te besteden aan werkzaamheden met betrekking tot niet-overgebrachte archiefbescheiden en de andere helft aan overgebrachte archiefbescheiden. Deze tweede helft valt binnen de kaders van deze businesscase en wordt dus meegenomen in de formatie die wij nodig achten voor een goed beheer van overgebrachte archiefbescheiden. Aangezien 5.1.2e zich zowel bezig houdt met het beheer van deze bescheiden als met de dienstverlening aangaande deze bescheiden, stellen wij deze dus op 0,25 FTE + 0,25 FTE = 0,5 FTE. Dit voldoet niet, gezien de achterstanden die her en der zijn opgetreden. De ondersteuning die wordt verkregen via bijvoorbeeld uitzendmedewerkers, wordt niet meegerekend. Wel komt dit deels terug in de geadviseerde formatie. Uitgangspunt is dus maximaal eigen formatie, minimaal inhuur.
Formatie met betrekking tot fysieke archiefbescheiden Voor een robuust beheer en robuuste dienstverlening inzake de fysieke archiefbescheiden, waarmee wij bedoelen dat vakanties en andere afwezigheidsredenen redelijk worden afgedekt, achten wij de volgende formatie vanuit de gemeente Sluis minimaal noodzakelijk: Formatie59
Beheer (FTE)
Advisering/ dienstverlening
Schaal
Kosten
(FTE)
Bestaand60
0,25
0,25
9
€ 40.000,-
bij
0,50
1
8
€ 105.000,-
Balie/ logistiek61
0,50
0,50
5
€ 54.000,-
TOTAAL
3
Extra bestaand
€ 199.000,-
TOTAAL 5 JAAR
€ 995.000,-
Eventuele vertragingen en extra kosten als gevolg van het werven van personeel zijn bij deze berekening niet inbegrepen. In het geval van werving dient rekening te worden gehouden met een half jaar doorlooptijd en kosten € 7.500 - € 10.000,-. 59 Eventuele vertragingen en extra kosten door het werven van personeel zijn bij bovenstaande berekening niet inbegrepen, aangezien als uitgangspunt wordt gehanteerd dat Sluis deze (ICT-)expertise (minimaal deels) in huis heeft. In het geval van werving dient rekening te worden gehouden met een half jaar doorlooptijd en kosten € 7.500 - € 10.000,-. 60 De formatie van de senior-medewerker wordt gemakshalve geheel toegerekend aan de fysieke archiefbescheiden, aangezien dit m.b.t. het overgebrachte archief de realiteit is. Mocht de indruk ontstaan van een waardeoordeel, zoals dat hij ongeschikt zou zijn voor het beheer van digitale archiefbescheiden, dan is dit niet de bedoeling. 61 Zoals ophalen en terugbrengen van archiefbescheiden uit het depot, beantwoorden eenvoudige vragen gedurende vaststaande openingstijden. 58
Pagina 45 van 77
Voor het beheer van fysieke archiefbescheiden verwachten wij niet dat sprake zal zijn van significante aangroei gedurende de komende jaren; wel dienen nog enige archiefbescheiden formeel te worden overgebracht en te worden gewaardeerd. De verwachting is dat de dienstverlening rond scans on demand groeit. Doordat niet wordt voorzien in de aanschaf van een collectiebeheersysteem, zal naar verhouding meer tijd (dus formatie) nodig zijn en blijven om aanvragen af te handelen, te scannen, scans op te slaan en (informatie hieruit) weer terug te zoeken. Overweging kan zijn om de scans via het e-depot te gaan verwerken en een collectiebeheersysteem aan te schaffen dat aansluit op het e-depot. Dit kan betekenen dat de huidige inventarissen overgezet dienen te worden in het betreffende systeem, en dat hier formatie voor dient te worden vrijgemaakt. Verwachting is dat deze werkzaamheden meerdere jaren in beslag zullen nemen. Dit scenario voorziet daar niet in, aangezien het uitgangspunt is voortzetting van de huidige situatie. Kosten fysieke archiefbewaarplaats en -bescheiden De jaarlijkse kosten voor de huidige archiefbewaarplaats in Oostburg zijn als volgt: Soort
Beschrijving
Bedrag
Afschrijvingen62
Gebouw Installatie Stellingen
€ 7.500,€ 4.500,€ 6.000,-
Exploitatiekosten
€ 50.000,-
Kosten voor restauratie oude archieven Kosten voor materiaal t.b.v. archief en registratuur
€ 15.600,-
TOTAAL
€96.000,-
TOTAAL 5 JAAR
€ 468.000,-63
€ 12.400,-
Kapitaallasten worden buiten beschouwing gelaten. Digitale bewaarplaats (inclusief benodigde formatie): in eigen beheer Geadviseerd wordt om vanuit Sluis zelf altijd te blijven voorzien in een eigen formatie in het kader van het e-depot, wegens organisatie-specifieke kennis van de ICT, processen en gebruikte documenten.
De jaarlijkse afschrijvingskosten van in totaal circa € 29.000,- betreffende restauratie archieven Oostburg, restauratie/ conservering archieven voormalige gemeenten Oostburg, oud-archief voormalige gemeente SluisAardenburg worden niet meegenomen in deze kostensoort, aangezien dit bij de gemeente Sluis eveneens geen deel uitmaakt van de begroting. 63 Aangezien er vanaf 2023 nog maar 3 jaar afgeschreven wordt op de stellingen, zijn dus 2 jaar à € 6.000,- niet meegeteld in het totaal over 5 jaar. 62
Pagina 46 van 77
Soort
Benodigde tijd
Tarief
(uren of FTE)
(uur of schaal)
Advisering/ management64 Ondersteuning65 Ad hoc advies66
0,75 FTE
10
€ 66.000,-
0,75 FTE 200 uren
9 € 130,-
€ 60.000,€ 26.000,-
Cloudopslag67 Licenties68
€ 1.000,- per TB, 5 TB -> € 1.000,- per licentie, 4 licenties
€ 5.000,€ 4.000,-
Andere kosten69 TOTAAL
Kosten
€ 30.000,1,5 FTE, 200 uren
€ 191.000,-
TOTAAL 5 JAAR
€ 955.000,-
Digitale bewaarplaats (inclusief benodigde formatie): via het Zeeuws Archief Geadviseerd wordt om vanuit Sluis zelf altijd te blijven voorzien in een kleine formatie in het kader van het e-depot, wegens organisatie-specifieke kennis van de ICT, processen en gebruikte documenten. Soort
Benodigde tijd
Tarief
(FTE)
(schaal)
Advisering/ management70 Ondersteuning71 Ad hoc advies72
0,3 FTE
10
€ 26.400,-
0,3 FTE 100 uren
9 € 78,-
€ 24.000,€ 7.800,-
Cloudopslag Aansluiting via DVO
€ 500,- per TB (> 1 TB) 5 TB ->
€ 2.000,€ 48.000,-
TOTAAL PER JAAR
0,6 FTE, 100 uren
€ 108.200,-
TOTAAL 5 JAAR
Kosten
€ 541.000,-
Zoals communicatie met leverancier, advisering en (contract)management aangaande functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. Kosten voor personeelswerving worden buiten beschouwing gelaten (schatting, gezamenlijk met ondersteunende functionaris: circa €10.000,-). 65 Zoals ondersteuning aangaande en realisatie van functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. 66 Advisering/ ondersteuning vanuit de leverancier, buiten het reguliere contract. 67 De tarieven die leveranciers hanteren lopen erg uiteen. Dit is afhankelijk van de wijze van opslag en snelheid van toegankelijkheid tot de digitale archiefbescheiden. Besloten is een gemiddelde van € 1.000,- per TB aan cloudopslag per jaar te hanteren. Bedragen die wij zijn tegengekomen variëren van € 150,- tot € 1.800, per TB per jaar. 68 Net als bij de cloudopslag lopen de tarieven in de markt uiteen. Besloten is een gemiddelde van € 1.000,- per licentie te hanteren, waarbij het aantal benodigde gebruikerslicenties gezien de grootte van de gemeente Sluis niet hoger zal zijn dan 4. Bedragen die wij tegenkomen variëren van € 300,- tot € 1.500,- per licentie. 69 Zoals voor onderhoud, calamiteiten.
70 Zoals communicatie met Zeeuws Archief, advisering en management aangaande functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. Kosten voor personeelswerving worden buiten beschouwing gelaten (schatting, gezamenlijk met ondersteunende functionaris: circa €10.000,-). 71 Zoals ondersteuning aangaande en realisatie van functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. 72 Advisering/ ondersteuning vanuit Zeeuws Archief, op basis van Handleiding Overheidstarieven. 50 uur voor een functionaris op het niveau van gemeentearchivaris, 50 uur voor een functionaris op het niveau van inspecteur. 64
Pagina 47 van 77
B4.3.3 Overzicht kosten scenario 1 Investeringen Soort
In eigen beheer (1a)
Beheer door Archief (1b)
Zeeuws
Fysieke archiefbewaarplaats
€ 0,-
E-depot
€ 331.000,- [2,5 jaar]
Niet geleverd door ZA, door Sluis zelf (zie 1a) € 127.600,- [1,75 jaar]
TOTAAL
€ 331.000,- [2,5 jaar]
€ 127.600,- [1,75 jaar]
Soort
In eigen beheer (1a)
Beheer door Archief (1b)
Formatie i.v.m. fysieke archief Fysieke archiefbewaarplaats en -bescheiden E-depot
€ 199.000,-
€ 191.000,-
Niet geleverd door ZA, door Sluis zelf (zie 1a) Niet geleverd door ZA, door Sluis zelf (zie 1a) € 108.200,-
TOTAAL PER JAAR
€ 486.000,-
€ 403.200,-
TOTAAL 5 JAAR73
€ 2.418.000,-
€ 2.004.000,-
Beheerkosten
€ 96.000,-
Zeeuws
Aangezien er vanaf 2023 nog maar 3 jaar afgeschreven wordt op de stellingen, zijn dus 2 jaar à € 6.000,- niet meegeteld in het totaal over 5 jaar. 73
Pagina 48 van 77
B4.4 Uitwerking scenario 2
De gemeente Sluis behoudt haar archiefbewaarplaats voor analoge archiefbescheiden op de huidige locatie in Oostburg en stelt deze om niet ter beschikking aan het Zeeuws Archief; dit betekent dat relevante kosten en afschrijvingen voor eigen rekening komen. De analoge archiefbescheiden blijven dus op hun huidige locatie, net als bij scenario 1. Personeel in dienst van het Zeeuws Archief is verantwoordelijk voor het beheer van de fysieke archiefbescheiden alsmede de dienstverlening die hiermee samenhangt. Door middel van een tarief per strekkende meter per jaar beheer van analoge archiefbescheiden financiert Sluis de opslag, het beheer en de dienstverlening in deze context door het Zeeuws Archief. Voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden neemt Sluis de maatregelen waartoe zij volgens de archiefwet- en regelgeving verplicht is: een e-depot. Binnen scenario 2 zoekt Sluis de aansluiting bij het e-depot van het Zeeuws Archief. 74 De gemeente is aan het Zeeuws Archief verschuldigd een jaarbedrag te betalen dat is gebaseerd op het aantal inwoners en de omvang van de opslag. Het Zeeuws Archief berekent deze laatste kosten pas als deze totale opslag die van 1 TB overstijgt. Wel dient de gemeente rekening te houden met mogelijke extra adviesuren die nodig zijn en in rekening zullen worden gebracht.
In geen enkel geval vindt vervanging plaats, maar overbrenging van de oorspronkelijke archiefbescheiden; dit betekent dan ook (minimaal deels) hybride overbrenging, waarbij de samenhang wordt bewaard door onderlinge verwijzingen. Aangezien Zeeuws Archief gebruik maakt van Mais-Flexis als collectiebeheersysteem om haar (fysieke) archieven nader toegankelijk te maken, wordt in dit scenario als uitgangspunt gehanteerd dat de metadata handmatig uit de documenten die de beschrijvende inventarissen bevatten dienen te worden gelicht; ook zal het nodig zijn om opschriften op de archiefdozen en omslagen zelf te controleren. Dit traject wordt beschouwd als onderdeel van de reguliere werkzaamheden van scenario 2, in de beheerfase. Gezien de omvang van de werkzaamheden, de huidige formatie van Sluis en de afwezigheid van een collectiebeheersysteem, is het niet reëel om te veronderstellen dat deze werkzaamheden kunnen plaatsvinden vóór een eventuele uitbesteding aan het Zeeuws Archief.
B4.4.1 Investeringen Afsluiten DVO of aangaan GR Om gebruik te gaan maken van de diensten (en ook medewerkers in dienst) van het Zeeuws Archief, dient Sluis een DVO af te sluiten of een GR aan te gaan. Het afsluiten van een DVO kost naar verwachting minder (doorloop)tijd dan het aangaan van een GR: bij een GR is de impact groter (denk aan maatschappelijke weerstand en aan wettelijke, bestuurlijke en politieke impact) dan bij een DVO. Stap DVO afsluiten 75 of GR aangaan76
Doorlooptijd
Benodigde tijd
Tarief
(jaren)
(FTE)
(schaal)
Kosten
0,75
0,2
10
€ 13.200,-
1
0,2
10
€ 17.600,-
Fysieke archiefbewaarplaats De huidige situatie rond de archiefbewaarplaats geeft geen aanleiding om (grote) extra investeringen te berekenen die vallen buiten het reguliere onderhoud en beheer. Derhalve worden in scenario 2 hiervoor geen kosten berekend.
Dit is 5.1.1c staat in de cloud. Het afsluiten van een DVO/ contract behelst ook eventuele relevante regelgeving die dient te worden aangepast, zoals het aanwijzen van een (digitale) archiefbewaarplaats, met de daarmee gepaard gaande besluitvorming. 76 Aangezien een GR aangaan ingrijpender is dan het afsluiten van een DVO en dus meer tijd zal kosten, wordt uitgegaan van een langere doorlooptijd van een jaar. 74 75
Pagina 49 van 77
Digitale archiefbewaarplaats: via het Zeeuws Archief In dit scenario kiest Sluis voor aansluiting bij het e-depot van het Zeeuws Archief. Stap
Doorlooptijd
Benodigde tijd
Tarief
(jaren)
(FTE)
(schaal)
Inrichting e-depot, realisatie aansluiting, projectleiding Inrichting e-depot, realisatie aansluiting, ondersteuning
1
0,3
10
€ 26.400,-
1
0,5
9
€ 40.000,-
Kosten Zeeuws Archief DVO of Kosten Zeeuws Archief GR
1
Tarief per jaar op basis van DVO voor Sluis: € 48.000,Tarief per jaar op basis van GR voor Sluis: € 42.000,-
TOTAAL DVO
1 jaar
€ 114.400,-
TOTAAL GR
1 jaar
€ 108.400,-
1
Kosten
€ 48.000,€ 42.000,-
Inclusief de voorbereidende kosten (in verband met regelgeving) wordt dit: • In geval van een DVO met het Zeeuws Archief - € 127.600,-. • In geval van een GR met het Zeeuws Archief - € 126.000,Formatie: veranderingen Onderdeel van dit scenario is dat het Zeeuws Archief de huidige formatie van Sluis overneemt. Aangezien 5.1.2e qua tijd ongeveer de helft van 5.1.1c volledige FTE besteedt aan de overgebrachte archieven, betekent dit 0,5 FTE op salarisschaal 9. De andere medewerkers worden via een uitzendbureau ingehuurd, dus vallen buiten dit scenario (en deze businesscase). Zoals in hoofdstuk 3 beschreven, wordt het aantal FTE dat in de praktijk bezig is met archieftaken geschat op 1,3 FTE. In B4.4.2 wordt nader ingegaan op de formatie vanuit het Zeeuws Archief die wij minimaal noodzakelijk achten. Behalve het overnemen van de genoemde 0,5 FTE door het Zeeuws Archief, zal het Zeeuws Archief dus nog meer formatie moeten werven zoals hieronder beschreven. Om de fysieke archieven in beheer te nemen, wil het Zeeuws Archief deze via Mais-Flexis, het collectiebeheersysteem dat deze organisatie hiertoe in gebruik heeft, toegankelijk maken.
Aangezien er momenteel slechts toegang is via beschrijvende inventarissen die in Word/ PDF-documenten zijn vastgelegd, betekent dit dat er naar verwachting sprake is van extra werkzaamheden gedurende meerdere jaren.77 Ook zal extra formatie nodig zijn om de huidige (kleine) achterstanden weg te werken en de dienstverlening vanuit de archiefbewaarplaats te optimaliseren.
Gebaseerd op een indicatie van 5.1.1c kan dit tot 4 jaar aan (voltijds) werk voor 1 FTE inhouden. Het is in principe mogelijk om gegevens uit Word te importeren in Mais-Flexis, dit verdient nader onderzoek. Dit laat onverlet dat na een eventuele import nog veel handmatig werk dient plaats te vinden, zoals het metadateren op een voldoende diepgaand niveau om nadere toegang (blijvend) mogelijk te maken. 77
Pagina 50 van 77
Dit betekent de volgende activiteiten: Activiteit
Doorlooptijd (jaren)
Benodigde uren Zeeuws Archief
Tarief78
Kosten
Overname bestaande formatie Sluis Werving extra personeel
0,5
150
€ 78,-
€ 11.700,-
0,5
250
€ 78,-
€ 19.500,-
TOTAAL
0,5
400
€ 31.200,-
Wij gaan er van uit dat het Zeeuws Archief bovenstaande kosten in rekening brengt bij Sluis.
B4.4.2 Beheerkosten Formatie Uitgangspunt is dat in scenario 2 de gemeentesecretaris geen gemeentearchivaris meer is, maar dat dit vanuit het Zeeuws Archief wordt verzorgd. Hierbij wordt er van uit gegaan dat voor fysieke archiefbescheiden circa 50 adviesuren per jaar, à € 78,- zijn benodigd. Ook zal inspectiewerk, voor zover dit overgebrachte fysieke archiefbescheiden betreft, vanuit het Zeeuws Archief worden uitgevoerd, eveneens 50 uur per jaar à € 78,-. 79 Dit betekent een jaarlijkse kostenpost van € 7.800,. Dit is exclusief de 100 adviesuren die nodig zijn in relatie met het afnemen van het e-depot van het Zeeuws Archief. Dit betekent dat in totaal rekening gehouden dient te worden met 200 adviesuren op jaarbasis, wat een kostenpost van € 15.600,- betekent. Formatie specifiek met betrekking tot fysieke archiefbescheiden Voor een robuust beheer en robuuste dienstverlening inzake de fysieke archiefbescheiden, waarmee wij bedoelen dat vakanties en andere afwezigheidsredenen redelijk worden afgedekt, achten wij de volgende inzet vanuit het Zeeuws Archief minimaal noodzakelijk80: Formatie
Beheer (FTE)
Advisering/ dienstverlening
Schaal
Kosten81
(FTE)
Bestaand82
0,25
0,25
9
€ 40.000,-
bij
0,25
0,25
9
€ 40.000,-
bij
1
0,5
8
€ 105.000,-
Balie/ logistiek83
0,50
0,50
5
€ 54.000,-
TOTAAL
3,5
Extra bestaand Extra bestaand
€ 239.000,-
TOTAAL 5 JAAR
€ 1.195.000,-
Gebaseerd op Handleiding Overheidstarieven 2023, schaal 10. Beide genoemde tarieven zijn gebaseerd op Handleiding Overheidstarieven 2023, schaal 10. 80 Dit is dus geen specifiek aangewezen formatie, aangezien de taken worden verdeeld onder de medewerkers van het Zeeuws Archief, die hun taken regulier uitvoeren. Zie ook 4.3.1. 81 Deze kosten zijn gebaseerd op tarieven per FTE bij Sluis 82 De formatie van de senior-medewerker wordt gemakshalve geheel toegerekend aan de fysieke archiefbescheiden, aangezien dit m.b.t. het overgebrachte archief de realiteit is. Mocht de indruk ontstaan van een waardeoordeel, zoals dat hij ongeschikt zou zijn voor het beheer van digitale archiefbescheiden, dan is dit niet de bedoeling. 83 Zoals ophalen en terugbrengen van archiefbescheiden uit het depot, beantwoorden eenvoudige vragen gedurende vaststaande openingstijden. Salarisschaal 5. 78 79
Pagina 51 van 77
In vergelijking met scenario 1 is de bezetting op het niveau van senior-medewerker groter. Voornaamste redenen zijn dat er meer tijd nodig is voor het onderhouden van contacten tussen het Zeeuws Archief en Sluis84 alsmede het gaan metadateren gedurende meerdere jaren van de fysieke archieven in Mais-Flexis. Hiervoor is onder meer aansturing, begeleiding en ondersteuning nodig. In vergelijking met scenario 1 zal op het niveau van archiefmedewerker (salarisschaal 8) meer nadruk op het beheer komen te liggen, gezien de eerder genoemde verwerking van metadata in Mais-Flexis. Doordat er meer inzet is vanuit de senior-medewerker, zal hiervoor naar verwachting geen uitbreiding van de formatie nodig zijn. De in het overzicht vermelde kosten worden door het Zeeuws Archief verrekend met Sluis middels een tarief per strekkende meter fysiek archief per jaar, geraamd op 5.1.1c Uitgaande van een omvang van 5.1.1c , betekent dat dat het Zeeuws Archief over een regulier budget van € 242.000,- zou beschikken. Kosten fysieke archiefbewaarplaats en -bescheiden De jaarlijkse kosten voor de huidige archiefbewaarplaats in Oostburg zijn als volgt: Soort
Beschrijving
Bedrag
Afschrijvingen85
Gebouw Installatie Stellingen
€ 7.500,€ 4.500,€ 6.000,-
Exploitatiekosten
€ 50.000,-
TOTAAL
€ 68.000,-
TOTAAL 5 JAAR
€ 328.000,-86
Kapitaallasten worden buiten beschouwing gelaten. In dit scenario blijven de kosten voor de fysieke archiefbewaarplaats drukken op de begroting van Sluis, aangezien de gemeente de archiefbewaarplaats om niet ter beschikking stelt aan het Zeeuws Archief. De kosten voor benodigde archiefmaterialen zijn ten laste van het Zeeuws Archief, aangezien deze worden verdisconteerd in het tarief per strekkende meter dat het Zeeuws Archief jaarlijks in rekening brengt bij Sluis; dit tarief wordt geraamd op 5.1.1c per strekkende meter per jaar.87 Met een omvang van 5.1.1c betekent dit dat de gemeente Sluis jaarlijks aan het Zeeuws Archief een bedrag van mogelijk € 242.000,- in rekening zal brengen. Uit dit bedrag betaalt het Zeeuws Archief onder meer de formatie. Digitale bewaarplaats (inclusief benodigde formatie): via het Zeeuws Archief Geadviseerd wordt om vanuit Sluis, in tegenstelling tot de fysieke archieven, zelf wél te blijven voorzien in een kleine formatie in het kader van het e-depot, wegens organisatie-specifieke kennis van de ICT, processen en gebruikte documenten.
Mede gebaseerd op de gehouden interviews, zoals met Schouwen-Duiveland. De jaarlijkse afschrijvingskosten van in totaal circa € 29.000,- betreffende restauratie archieven Oostburg, restauratie/ conservering archieven voormalige gemeenten Oostburg, oud-archief voormalige gemeente SluisAardenburg worden niet meegenomen in deze kostensoort, aangezien dit bij de gemeente Sluis eveneens geen deel uitmaakt van de begroting. 86 Aangezien er vanaf 2023 nog maar 3 jaar afgeschreven wordt op de stellingen, zijn dus 2 jaar niet meegeteld in het totaal over 5 jaar. 87 Zie de verantwoording voor deze raming in B4.1.4. 84 85
Pagina 52 van 77
Soort
Benodigde tijd
Tarief
(FTE)
(schaal)
Kosten
Advisering/ management88 Ondersteuning89 Ad hoc advies90
0,3 FTE
10
€ 26.400,-
0,3 FTE 100 uren
9 € 78,-
€ 24.000,€ 7.800,-
Cloudopslag Aansluiting via DVO of Aansluiting via GR
€ 500,- per TB (> 1 TB) -> 5 TB
€ 2.000,€ 48.000,€ 42.000,-
TOTAAL PER JAAR DVO
0,6 FTE, 100 uren
€ 108.200,-
TOTAAL PER JAAR GR
0,6 FTE, 100 uren
€ 102.200,-
TOTAAL 5 JAAR DVO
€ 541.000,-
TOTAAL 5 JAAR GR
€ 511.000,-
B4.4.3 Overzicht kosten scenario 2 Investeringen Soort
Doorlooptijd (jaren)
Kosten
DVO afsluiten GR aangaan Fysieke archiefbewaarplaats Inrichting e-depot, projectleiding Inrichting e-depot, ondersteuning Kosten Zeeuws Archief DVO Kosten Zeeuws Archief GR
0,75 1 N.v.t. 1
€ 13.200,€ 17.600 € 0,€ 26.400,-
1
€ 40.000,-
1 1
€ 48.000,€ 42.000,-
TOTAAL DVO (2a)
1
€ 127.600,-
TOTAAL GR (2b)
1
€ 126.000,-
Zoals communicatie met Zeeuws Archief, advisering en management aangaande functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. Kosten voor personeelswerving worden buiten beschouwing gelaten (schatting, gezamenlijk met ondersteunende functionaris: circa €10.000,-). 89 Zoals ondersteuning aangaande en realisatie van functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. 90 Advisering/ ondersteuning vanuit Zeeuws Archief, op basis van Handleiding Overheidstarieven. 88
Pagina 53 van 77
Beheerkosten Soort
Tarief
Kosten
Totaal advies (op niveau) gemeentearchivaris Totaal advies (op niveau) inspecteur
100 uur à € 78,-
€ 15.600,-
Fysieke archiefbescheiden en archiefbewaarplaats E-depot DVO of
5.1.1c per m1 N.v.t. O.b.v. inwoners en opslag, risicoheffing
100 uur à € 78,-
TB
€ 242.000,- + € 68.000,€ 100.400,-
(exclusief adviesuren)
E-depot GR
O.b.v. inwoners en TB opslag
€ 94.400,-
(exclusief adviesuren)
TOTAAL PER JAAR DVO
€ 426.000,-
TOTAAL PER JAAR GR
€ 420.000,-
TOTAAL 5 JAAR DVO91
€ 2.118.000,-
TOTAAL 5 JAAR GR92
€ 2.088.000,-
Aangezien er vanaf 2023 nog maar 3 jaar afgeschreven wordt op de stellingen, zijn dus 2 jaar à € 6.000,- niet meegeteld in het totaal over 5 jaar (€ 2.130.000,- minus € 12.000,-). 92 Aangezien er vanaf 2023 nog maar 3 jaar afgeschreven wordt op de stellingen, zijn dus 2 jaar à € 6.000,- niet meegeteld in het totaal over 5 jaar (€ 2.100.000,- minus € 12.000,-). 91
Pagina 54 van 77
B4.5 Uitwerking scenario 3
De gemeente Sluis verplaatst alle fysieke archiefbescheiden uit de huidige archiefbewaarplaats naar een andere fysieke archiefbewaarplaats, waar ze permanent worden bewaard. Vanzelfsprekend zijn hiermee risico’s gemoeid. Het beheer van en de dienstverlening rondom de archiefbescheiden wordt uitbesteed aan de organisatie die ook verantwoordelijk is voor die nieuwe archiefbewaarplaats. Deze nieuwe archiefbewaarplaats bevindt zich niet in de gemeente Sluis, maar elders. Om raadpleging mogelijk te maken en houden wordt meer ingezet op scanning on demand, het op aanvraag digitaliseren van fysieke archiefbescheiden die dientengevolge door de aanvrager digitaal kunnen worden geraadpleegd. Fysieke raadpleging blijft mogelijk. Voor zover de archiefbewaarplaats in Oostburg behouden blijft, krijgt deze een andere bestemming en valt dus buiten de kostenramingen in scenario 3. De volgende organisaties komen in aanmerking voor langdurige bewaring van de papieren archiefbescheiden in hun archiefbewaarplaatsen: 1. Zeeuws Archief (Middelburg); 2. 5.1.1c ; 3. 5.1.1c 4. 5.1.1c Met uitzondering van het Zeeuws Archief betreft dit commerciële organisaties. Alle organisaties berekenen hun kosten door aan hun relaties middels jaarlijkse tarieven per strekkende meter. Wel zijn er onderling verschillen waar te nemen.
Zo berekent 5.1.1c een all-in tarief door per strekkende meter, uitgaande van maximaal één opvraging per strekkende meter per jaar. 5.1.1c berekent per opvraging een separaat tarief, net als 5.1.1c . Geen van de genoemde commerciële organisaties is in staat om een e-depot aan te bieden, dus voor de duurzame bewaring van digitale archiefbescheiden zal Sluis in dit scenario moeten kiezen voor aansluiting bij het e-depot van het Zeeuws Archief. 93 De gemeente is aan het Zeeuws Archief verschuldigd een jaarbedrag te betalen dat is gebaseerd op het aantal inwoners en de omvang van de opslag. Het Zeeuws Archief berekent deze laatste kosten pas als deze totale opslag die van 1 TB overstijgt. Wel dient de gemeente rekening te houden met mogelijke extra adviesuren die nodig zijn en in rekening zullen worden gebracht. In geen enkel geval vindt vervanging plaats, maar overbrenging van de oorspronkelijke archiefbescheiden; dit betekent dan ook (minimaal deels) hybride overbrenging, waarbij de samenhang wordt bewaard door onderlinge verwijzingen (tussen analoge archiefbescheiden en digitale verwijzingen in het e-depot van het Zeeuws Archief). In het geval van uitbesteding aan alleen het Zeeuws Archief verloopt dit naar verwachting probleemloos (immers, alles in één hand).
In het geval van uitbesteding van de fysieke opslag aan een commerciële organisatie, blijft het e-depot van het Zeeuws Archief een rol spelen; in dit geval zullen de verwijzingen zorgvuldig dienen te worden gecontroleerd. Door een export van de gegevens uit Corsa, aan de hand waarvan het hybride archief toegankelijk is, en een import in de systemen van de leveranciers, is de verwachting dat de metagegevens (en raadpleegkopieën) ook bij de commerciële organisatie correct in de systemen komen te staan en dat verwijzingen probleemloos zullen zijn. Een alternatieve oplossing zou het met terugwerkende kracht (retrospectief) vervangen van de papieren originelen kunnen zijn, conform vastgelegde normen. Dit betekent als voorbereiding het opstellen van een handboek vervanging, vervolgens de daarbij behorende besluitvorming (leidend tot een besluit vervanging met terugwerkende kracht tot 2003) en tot slot het lichten van de papieren originelen om deze te scannen, waarna deze vernietigd kunnen worden. Een dergelijk traject zal qua doorlooptijd ongeveer 1-1,5 jaar in beslag nemen.94
Sluis voert in dit scenario immers geen archieftaken in eigen beheer uit. Het Zeeuws Archief maakt gebruik van Preservica, dat in de cloud staat. 94 Circa 0,5 jaar voor handboek vervanging en besluitvorming, daarna minimaal 0,5 jaar voor retrospectieve scanning. Naar verwachting zal het traceren, lichten en vervolgens scannen van de papieren documenten veel werk vergen, terwijl deze wijze van archivering kwalitatief al ruim voldoende is (toegankelijkheid en gebruik). 93
Pagina 55 van 77
Aangezien de gemeente Sluis wenst uit te gaan van het minimaal voldoen aan wet- en regelgeving, is de eerstgenoemde denkwijze aan te bevelen, deze gebruiken wij dan ook voor de verdere beschrijving van scenario 3. Dat de beschrijvende inventarissen van Sluis slechts in de vorm van Word-/PDF-documenten zijn vastgelegd, en niet systematisch in bijvoorbeeld een Excelsheet, vormt in dit scenario een drempel. Het Zeeuws Archief wil toegankelijk maken in Mais-Flexis (zie ook scenario 2). 5.1.1c heeft een vergelijkbare wens voor haar applicatie en verwacht dat Sluis het nodige op vergelijkbare wijze aanlevert; indien dit niet gebeurt, zijn additionele kosten van toepassing. Alleen 5.1.1c voorziet standaard in data-entry bij de inhuizing van de archieven uit Sluis. 5.1.1c heeft te kennen gegeven geen bezwaar te zien in de huidige wijze van toegangen en berekent hiervoor geen additionele kosten. Alle commerciële organisaties verwachten vooraf een schoonverklaring van Sluis, met andere woorden een verklaring waarin wordt bevestigd dat de analoge archieven vrij van ongedierte en schimmels zijn. Gezien de omvang van een eventueel traject is aanbesteding noodzakelijk, als Sluis in zee wil gaan met een commerciële organisatie. De hiernavolgende kosten zijn ontleend aan documenten die de organisaties op ons verzoek hebben aangeleverd.
Alle organisaties benadrukken dat genoemde bedragen indicatief zijn en dat hieraan geen rechten kunnen worden ontleend. DOCFactory heeft de ontvangen informatie met elkaar vergeleken en op basis daarvan scenario 3 doorgerekend.
B4.5.1 Investeringen in detail Digitale archiefbewaarplaats: via het Zeeuws Archief Er wordt niet voorzien in een aanbesteding van een e-depot, aangezien dit in dit scenario wordt gegund aan het Zeeuws Archief. Wel dient rekening te worden gehouden met de doorlooptijd en kosten die gemoeid zijn met het afsluiten van een DVO of GR (laatstgenoemde alleen indien ook de fysieke archiefbewaarplaats bij het Zeeuws Archief wordt belegd). Dit traject kan eventueel parallel plaatsvinden aan het traject in verband met de fysieke archiefbewaarplaats (zie onder) en is gelijk aan dat uit scenario 2. Zo stelt Zeeuws Archief als randvoorwaarde dat Sluis een projectleider aanstelt om aansluiting op haar e-depot te realiseren.95 Om gebruik te gaan maken van de diensten (en ook medewerkers in dienst) van het Zeeuws Archief, dient Sluis een DVO af te sluiten of een GR aan te gaan (laatstgenoemde alleen als ook de fysieke archiefbewaarplaats bij het Zeeuws Archief komt). Het afsluiten van een DVO kost naar verwachting minder (doorloop)tijd dan het aangaan van een GR: bij een GR is de impact groter (denk aan maatschappelijke weerstand en aan wettelijke, bestuurlijke en politieke impact) dan bij een DVO.
Eventuele vertragingen en extra kosten als gevolg van het werven van personeel zijn bij deze berekening niet inbegrepen. In het geval van werving dient rekening te worden gehouden met een half jaar doorlooptijd en kosten € 7.500 - € 10.000,-. 95
Pagina 56 van 77
Stap
Doorlooptijd
Benodigde tijd
Tarief
(jaren)
(FTE)
(schaal)
DVO afsluiten 96 of GR aangaan97
0,75
0,2
10
€ 13.200,-
1
0,2
10
€ 17.600,-
Inrichting e-depot, realisatie aansluiting, projectleiding Inrichting e-depot, realisatie aansluiting, ondersteuning
1
0,3
10
€ 26.400,-
1
0,5
9
€ 40.000,-
Kosten Zeeuws Archief DVO of Kosten Zeeuws Archief GR
1
Tarief per jaar op basis van DVO voor Sluis: € 48.000,Tarief per jaar op basis van GR voor Sluis: € 42.000,-
TOTAAL DVO
1,75 jaar
€ 127.600,-
TOTAAL GR
2 jaar
€ 126.000,-
1
Kosten
€ 48.000,€ 42.000,-
Fysieke archiefbewaarplaats: aanbesteding Gezien de te verwachten omvang van het af te sluiten contact, dient Sluis voorbereidend een aanbesteding in gang te zetten als de keuze wordt gemaakt om een commerciële organisatie hiervoor in te schakelen. Stap
Doorlooptijd
Benodigde tijd
Tarief
(jaren)
(uren of FTE)
(uur of schaal)
Onderzoek98 Aanbesteden en contracteren99
0,75 0,75
100 u 150 u
€ 125,€ 130,-
TOTAAL
1,50 jaar
Kosten € 12.500,€ 19.500,-
€ 32.000,-
Maakt Sluis de keuze om de archieven te verplaatsen naar de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief te Middelburg, dan kan deze stap worden overgeslagen. Er wordt dus tijdwinst geboekt en er zijn minder kosten te maken.
Het afsluiten van een DVO/ contract behelst ook eventuele relevante regelgeving die dient te worden aangepast, zoals het aanwijzen van een (digitale) archiefbewaarplaats, met de daarmee gepaard gaande besluitvorming. 97 Aangezien een GR aangaan ingrijpender is dan het afsluiten van een DVO en dus meer tijd zal kosten, wordt uitgegaan van een langere doorlooptijd van een jaar. 98 Onderzoek dat als doel heeft de eisen op te stellen – Programma van Eisen is het eindproduct. Een marktverkenning kan deel uitmaken van het onderzoek. 99 Dit behelst ook eventuele relevante regelgeving die dient te worden aangepast, zoals het aanwijzen van een (digitale) archiefbewaarplaats, met de daarmee gepaard gaande besluitvorming. 96
Pagina 57 van 77
Fysieke archiefbescheiden: verhuizing naar en plaatsing in nieuwe archiefbewaarplaats In alle gevallen zal ondersteuning vanuit de bestaande formatie van Sluis noodzakelijk zijn. 100 Dit wordt gesteld op 0,1 FTE op het niveau van salarisschaal 9 (de huidige senior-medewerker) en wordt naar boven afgerond op € 10.000,- eenmalig. Zeeuws Archief Sluis dient zelf de verhuizing te organiseren. Het ligt voor de hand dat de vaste partner van Sluis hiervoor wordt benaderd om dit in gang te zetten. Indien Sluis geen vaste verhuispartner heeft, zal naar verwachting een aanbesteding niet nodig zijn. De kosten voor een verhuizing worden geschat op € 30.000,-101, waarmee geen aanbestedingsgrenzen worden overschreden.102 Aangezien de archieven in de archiefbewaarplaats kwalitatief op orde zijn, worden hier geen grote hindernissen verwacht. Een aandachtspunt is wel het ontbreken van een collectiebeheersysteem, aangezien het Zeeuws Archief de toegangen via Mais-Flexis wil realiseren. Gezien de ervaringen van andere gemeenten die het beheer bij het Zeeuws Archief hebben belegd, worden de noodzakelijke werkzaamheden in dat geval via een tarief per strekkende meter archief per jaar met Sluis verrekend. Zie daarvoor B4.5.2. Voor het Zeeuws Archief is het bewaren van een hybride archief geen probleem, aangezien zij in dit specifieke geval ook het e-depot voor Sluis verzorgt.
Dus kosten Zeeuws Archief: € 30.000,-.103 5.1.1c
zal de archiefbescheiden verhuizen naar haar archiefbewaarplaats 5.1.1c in rekening, hetgeen een totale kostenpost van € 22.000,- betekent. De feitelijke verhuizing kan tussen de 2 maanden (in bestaande opslaggebouw) en 7-8 maanden (realiseren nieuw gebouw) plaatsvinden. Indien Sluis besluit tot het aangaan van een contract van minimaal 5 jaar, dan overweegt men de verhuiskosten te laten vervallen; volledigheidshalve nemen wij de kosten wel steeds op bij de uitwerking van dit scenario. 5.1.1c 5.1.1c
5.1.1c ziet geen bezwaar in de afwezigheid van een collectiebeheersysteem en denkt opvragingen op basis van de huidige werkwijze (dus op basis van het doorlezen van de inventarissen en daarna lichten van de stukken) te kunnen realiseren. Het registreren van archiefgegevens is dan ook geen kostenpost. Voor wat betreft het inlezen van de metagegevens uit Corsa, aan de hand waarvan het hybride archief toegankelijk is, verwacht men geen problemen.
Voor het inrichten van een voorziening voor scanning on demand en het toegankelijk houden van de scans wordt binnen de ICT-omgeving een voorziening ingericht, à € 750,- per archief. Gezien de situatie rond het archief van Sluis, namelijk een archief tot en met 2002 en een archief vanaf 2003, wordt veiligheidshalve rekening gehouden met een bedrag van € 1.500,- aan inrichtingskosten voor de digitale applicatie.104 Dus kosten 5.1.1c
: € 22.000,- + € 1.500 = € 23.500,-.
5.1.1c 5.1.1c zal de archiefbescheiden verhuizen naar haar archiefbewaarplaats 5.1.1c Men brengt € 47.000,- in rekening. Deze kosten bestaan onder meer uit: • Uurtarief transport(middelen); • Tarief voor inschakeling archiefmedewerkers;
.
Denk aan voorbereidend werk, begeleiding, coördinatie van binnen de gemeentelijke organisatie zoals het verschaffen van (autorisaties en dus) toegang, regelen parkeerplaatsen. 101 Schatting is gebaseerd op informatie die de gemeente Terneuzen beschikbaar heeft gesteld in verband met verhuizing van archieven (naar Middelburg). 102 Het verdient aanbeveling dit altijd te verifiëren in verband met wet- en regelgeving die regelmatig aan veranderingen onderhevig zijn. 103 Onbekend is welke kosten mogelijk in rekening worden gebracht vanuit het Zeeuws Archief ter voorbereiding van de logistieke verplaatsing naar Middelburg, bijvoorbeeld om te schouwen. Vooralsnog gaan wij er van uit dat hiervoor geen kosten worden doorberekend. 104 Gesprek met 5.1.2e en 5.1.2e , 13-3-2023, en nagezonden mails van 5.1.2e , 29-3-2023 en 7-4-2023. 100
Pagina 58 van 77
• • •
Tarief voor gebruik materialen; Tarief per karakter voor data-entry tot 30 karakters per archiefdoos; Tarief voor inslag (scanning etiketten en plaatsen in opslaglocatie) per doos.
De realisatie van de verhuizing, met afronding, kan plaatsvinden in een doorlooptijd van 2 maanden.105 Dus kosten 5.1.1c
: € 47.000,-.
5.1.1c 5.1.1c zal de archiefbescheiden verhuizen naar haar archiefbewaarplaats in Kampen. Het bedrijf heeft geen totaalbedrag gepresenteerd, maar tarieven.106 Wij hebben deze tarieven gebruikt om een doorrekening te maken en een kostenplaatje op te stellen. Dit ziet er als volgt uit:
Werkzaamheden
Tarief
Aantal
Kosten
Transport Inpakken dozen in Oostburg, uitpakken dozen in Kampen
€ 250,- per m1 € 52,50 per uur
74107 235
€ 18.500,€ 12.340,-
TOTAAL
€ 30.840,-
5.1.1c stelt als voorwaarde dat Sluis een sheet aanlevert (of iets vergelijkbaars) met metagegevens op dossierniveau, om dit in haar systeem in te kunnen lezen. Bekend is dat Sluis hierover niet beschikt voor wat betreft het archiefblok tot en met 2002 en dat 5.1.1c dit naar verwachting ter hand neemt. Het archiefblok vanaf 2003, toegankelijk gemaakt via Corsa, biedt mogelijkerwijs voor 5.1.1c wel mogelijkheden om de metagegevens in te lezen.
Dit houdt het volgende in: Soort
Tarief
Aantal
Kosten
Doosetiket Dossieretiket Registeren dossiers
€ 0,08 € 0,08 € 52,50 per uur
14.480 - 17.600108 105.600109 7.240 - 8.800110
€ 1.400,€ 8.500,€ 380.100,- – € 462.000,-
TOTAAL 5.1.1c
Maximaal € 471.900
geeft geen indicatie qua doorlooptijd van de werkzaamheden.
Dus kosten 5.1.1c : • Verhuizing € 30.840,-; • Indien nodig metadateren/ registreren op dossierniveau maximaal € 471.900,-.
Praatstuk tbv de gemeente Sluis, 20-3-2023 ( 5.1.1c , 5.1.2e ). Informatie over diensten en prijzen ten behoeve van scenario 3 en 4 voor gemeente Sluis, 31-3-2023, 5.1.2e 5.1.2e . 107 2200 m1 gedeeld door 30m1 levert afgerond 74 eenheden op. 108 1810 - 2200 m1 betekent 14.480 - 17.600 archiefdozen die dienen te worden voorzien van een 5.1.1c -etiket. 1810 m1 is het overgebrachte archief exclusief 390 m1 aan hybride archieven, die via Corsa mogelijk al gemetadateerd zijn en waarvan mogelijkerwijs een export kan worden gemaakt. 2200 m1 is dus inclusief dit archief, er van uitgaande dat het niet lukt om in de systemen van 5.1.1c te importeren. 109 Uitgangspunt dat er gemiddeld 6 dossiers per archiefdoos zijn. Dit betekent 86.880 - 105.600 etiketten nodig. 110 86.880 - 105.600 dossier te registreren, 5.1.1c doet er 12 per uur gemiddeld. 105 106
Pagina 59 van 77
B4.5.2 Investeringen op hoofdlijnen
De investeringen en doorlooptijden zien er op hoofdlijnen als volgt uit. Organisatie
Doorlooptijd
Kosten aanbesteding
Kosten verhuizing/ realisatie
(Mogelijk) extra kosten
Alleen Zeeuws Archief e-depot (DVO) ZA fysiek en edepot (DVO of GR)
1,75 jaar
Nvt
€ 127.600,-
Geen
1,75 (DVO) – 2 (GR) jaar
Nvt
Geen
1,5 jaar + 2 jaar en 8 maanden112 1,5 jaar + 2 maanden 1,5 jaar + onbekend
€ 32.000,-
€ 157.600 (DVO) of € 156.000,(GR)111 € 23.500,-
€ 32.000,-
€ 47.000,-
Geen
€ 32.000,-
€ 30.840,-
Maximaal € 471.900,-
5.1.1c
5.1.1c
5.1.1c
Geen
Organisatie
Doorlooptijd
Totale kosten
ZA fysiek en e-depot (DVO) (3b) ZA fysiek en e-depot (GR) (3a) 5.1.1c fysiek en ZA e-depot (3c) 5.1.1c fysiek en ZA e-depot (3d) 5.1.1c fysiek en ZA edepot (3e)
1,75 jaar
€ 157.600,-
2 jaar
€ 156.000,-
Maximaal 2 jaar en 2 maanden
€ 183.100,-113
1 jaar en 8 maanden
€ 206.600,-114
1,5 jaar + onbekend
€ 190.440,(maximaal € 662.340,-)115
Samenvattend betekent dit dat de kosten voor het realiseren van scenario 3 liggen in de bandbreedte van € 156.000,- - 207.000,-. De extra kosten die mogelijk van toepassing zijn bij de inschakeling van 5.1.1c zijn dusdanig dat Sluis bij het inschakelen van dit bedrijf financieel alert dient te zijn. Overigens biedt 5.1.1c minder diensten aan dan de andere bedrijven, hetgeen gevolgen heeft. Zie verder B4.5.3.
B4.5.3 Beheerkosten in detail
Indien gebruik wordt gemaakt van de diensten van een commerciële organisatie, zal te zijner tijd een nieuwe aanbesteding plaats dienen te vinden. Dit geeft risico’s voor de continuïteit. Formatie In scenario 3 is de gemeentesecretaris geen gemeentearchivaris meer. Maakt Sluis de keuze voor het depot van het Zeeuws Archief in Middelburg als archiefbewaarplaats voor fysieke archiefbescheiden én het e-depot, dan voorziet het Zeeuws Archief in een vaststaand aantal adviesuren op jaarbasis, waar Sluis een beroep op kan doen. Hierbij wordt er van uit gegaan dat circa 50 (voor fysieke archiefbescheiden) + 50 (in verband met e-depot) adviesuren per jaar, à € 78,- zijn benodigd. Ook zal inspectiewerk, voor zover dit overgebrachte archiefbescheiden betreft, vanuit het Zeeuws Archief worden uitgevoerd, eveneens 50 (voor fysieke archiefbescheiden) + 50
€ 30.000,- kosten verhuizing + € 127.600,- (DVO) of € 126.000,- (GR) = € 157.600,- of € 156.000,1,5 jaar voor aanbesteding + [doorlooptijd verhuizing]. 113 Dit is inclusief kosten aanbesteding; zonder deze kosten is het bedrag € 151.100,-. 114 Dit is inclusief kosten aanbesteding; zonder deze kosten is het bedrag € 174.600,115 Dit is inclusief kosten aanbesteding; zonder deze kosten is het bedrag € 158.440,- (€ 630.340,-) 111 112
Pagina 60 van 77
(in verband met e-depot) uren per jaar à € 78,-. 116 Dit betekent een jaarlijkse kostenpost van € 7.800,- + € 7.800,-. Maakt Sluis de keuze voor een commerciële organisatie in het kader van de fysieke archiefbewaarplaats (waarbij het e-depot wordt afgenomen via het Zeeuws Archief), is het advies om te voorzien in 0,5 FTE voor een gemeentearchivaris/ archiefinspecteur. Voornaamste reden is dat doordat de archiefzorg is uitbesteed aan twee verschillende organisaties, namelijk het commerciële bedrijf en het Zeeuws Archief, de enige werkbare optie voor Sluis is om zelf de regie in eigen hand te houden (waarvoor enige inhoudelijke kennis vereist is) en toezicht te borgen. Een beroep doen op externe expertise werkt versnippering en dus onoverzichtelijkheid in hand. Eventueel het aanwijzen van een archivaris vanuit het Zeeuws Archief levert soortgelijke problemen op. Kosten voor eerdergenoemde formatie bedragen jaarlijks circa € 44.000,- (op basis van salarisschaal 10). Eveneens is het een overweging om bij deze vorm van uitbesteding bij de gemeente Sluis zelf te voorzien in 0,2 FTE op salarisschaal 9 (kosten circa € 16.000,- per jaar) in verband met een minieme dienstverlening rond het inzien van fysieke archiefbescheiden die vanuit de commerciële organisaties worden aangeleverd.
Digitale bewaarplaats (inclusief benodigde formatie): via het Zeeuws Archief De (opbouw van de) beheerkosten is gelijk aan die van scenario 2: Soort
Benodigde tijd
Tarief
(FTE)
(schaal)
Kosten
Advisering/ management117 Ondersteuning118 Ad hoc advies119
0,3 FTE
10
€ 26.400,-
0,3 FTE 100 uren
9 € 78,-
€ 24.000,€ 7.800,-
Cloudopslag Aansluiting via DVO of Aansluiting via GR
€ 500,- per TB (> 1 TB) -> 5 TB
€ 2.000,€ 48.000,€ 42.000,-
TOTAAL PER JAAR DVO
0,6 FTE, 100 uren
€ 108.200,-
TOTAAL PER JAAR GR
0,6 FTE, 100 uren
€ 102.200,-
TOTAAL 5 JAAR DVO
€ 541.000,-
TOTAAL 5 JAAR GR
€ 511.000,-
Het is alleen mogelijk om gebruik te maken van de GR-optie als Sluis ook de fysieke archiefbescheiden in bewaring geeft bij het Zeeuws Archief in Middelburg. Mogelijk dat door de combinatie kostenvoordelen mogelijk zijn. In het geval van scanning on demand is het uitgangspunt dat de scans in de e-depot omgeving worden permanent worden bewaard. Vervanging heeft niet plaatsgevonden.
Beide genoemde tarieven zijn gebaseerd op Handleiding Overheidstarieven 2023, schaal 10. Zoals communicatie met Zeeuws Archief, advisering en management aangaande functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. Kosten voor personeelswerving worden buiten beschouwing gelaten (schatting, gezamenlijk met ondersteunende functionaris: circa €10.000,-). 118 Zoals ondersteuning aangaande en realisatie van functioneel en autorisatiebeheer, ingesting, metadatering, koppelen (nieuwe) systemen, waardering/ selectie. 119 Advisering/ ondersteuning vanuit Zeeuws Archief, op basis van Handleiding Overheidstarieven. 116 117
Pagina 61 van 77
Beheerkosten fysieke archiefbescheiden Zeeuws Archief Geraamd wordt dat het Zeeuws Archief op jaarbasis een tarief van 5.1.1c per strekkende meter fysiek archief in rekening brengt. Aangezien het archief van Sluis 5.1.1c groot is, betekent dit een jaarlijks bedrag van € 242.000,- in rekening wordt gebracht, exclusief eventuele adviesuren, die worden berekend op 100 uren à 78,- per uur, in totaal € 7.800,-. Onderdeel van dit tarief zijn de dienstverlenende activiteiten rond het fysieke archief dat het Zeeuws Archief in beheer heeft, zoals ter beschikking stellen. Dit is ongeacht of dit betekent scanning on demand, fysieke raadpleging in Middelburg of fysieke raadpleging in Oostburg. Eveneens maken naar verwachting de werkzaamheden deel uit van dit tarief die dienen te worden verricht om de archieftoegangen te verwerken in Mais-Flexis. Dus kosten Zeeuws Archief per jaar: € 242.000,- + € 7.800 = € 249.800,-. Na 5 jaar zijn de gemaakte kosten totaal € 1.249.000,-. 5.1.1c 5.1.1c berekent een opslagtarief van 5.1.1c per strekkende meter per jaar. Uitgangspunt is dat maximaal 1 opvraging per strekkende meter per jaar plaatsvindt, ongeacht hoe en waar. Dit houdt dus in dat als opvragingen fysieke archiefbescheiden betreffen, 5.1.1c dit mogelijk is zonder extra kosten. Ook scans on demand vallen hier onder.
Dit betekent dat Sluis € 110.000,- op jaarbasis dient te betalen, waarbij het aantal opvragingen maximaal 5.1.1c jaarlijks mag zijn (gerelateerd aan 5.1.1c rchief). Indien dit aantal hoger wordt, zal 5.1.1c achteraf extra factureren. Gezien de kengetallen qua raadplegingen en verzoeken die vanuit Sluis zijn aangeleverd en die wij hanteren in deze businesscase, ligt dit laatste niet in de lijn der verwachtingen. 5.1.1c heeft aangegeven dat in overleg de kosten direct door 5.1.1c in rekening kunnen worden gebracht bij derden overeenkomstig een door de gemeente vast te stellen legesverordening, zulks eventueel nader af te spreken met de gemeente.
5.1.1c slaat de scans die zijn gemaakt op en houdt deze via haar applicatie toegankelijk. Voor dergelijke scans hoeven geen extra (leges)kosten te worden betaald. Wel berekent 5.1.1c hostingkosten à 5.1.1c per GB per jaar.
Op basis van de definities in B4.1.2 (aantallen opvragingen) en B4.1.3 (digitale bestanden) betekent dit dat de hostingopbouw er als volgt uit ziet bij 5.1.1c : Jaar Eerste jaar Tweede jaar Derde jaar Vierde jaar Vijfde jaar
Grootte (in GB) 19,86 39,72 59,58 79,44 99,30
Kosten (afgerond) € 239,€ 477,€ 715,€ 954,€ 1.192,-
Uitgangspunt is dat er gedurende 5 jaar 1 op 1 per aanvraag nieuwe scans on demand worden gemaakt. De schatting is derhalve mogelijk aan de hoge kant. Dus kosten 5.1.1c per jaar: € 110.000,- + € 239,- = € 110.239,-. Na 5 jaar zijn de gemaakte kosten totaal € 551.192,-.
Pagina 62 van 77
5.1.1c 5.1.1c berekent een opslagtarief van (afgerond) 5.1.1c per strekkende meter per jaar. 120 Dit betekent dat de opslagkosten op jaarbasis voor Sluis circa € 55.000,- zouden bedragen. Dit tarief is exclusief dienstverlening, zoals fysieke terbeschikkingstelling van archiefbescheiden en scanning on demand.
De kosten voor scanning on demand zouden bij 5.1.1c jaarlijks gemiddeld uitkomen op € 62.160,-121. Voor 75 fysieke raadplegingen in Oostburg zou Sluis gemiddeld per jaar € 13.765,- dienen te vergoeden122, voor 25 fysieke raadplegingen bij 5.1.1c zelf € 1.400,-.123 Net als 5.1.1c biedt 5.1.1c de mogelijkheid om eenmaal gescande bestanden ook digitaal raadpleegbaar te houden. Hiervoor berekent men licentiekosten à € 309,60 124 en hostingkosten waarvan de opbouw er als volgt uit ziet, op basis van 5.1.1c per GB per jaar: Jaar Eerste jaar Tweede jaar Derde jaar Vierde jaar Vijfde jaar