Bijlage 1 Rapport toekomst gemeentearchief Sluis geanonimiseerd

4.2.4 Aanvullende mogelijkheden • • • • •

Het is mogelijk de archiefbewaarplaats en/of een bijbehorende inzageruimte/ studiezaal te combineren met aanverwante zaken zoals een bibliotheek, een museum (en/of museaal depot). Zo zou een soort regionaal historisch informatiecentrum kunnen worden gevormd. Een selectie van archiefstukken zou op een externe locatie tentoongesteld kunnen worden om de zichtbaarheid van deze stukken (en van het archief in het algemeen) te vergroten. Het is mogelijk een collectiebeheersysteem aan te schaffen dat aansluit op het e-depot. Dit kan betekenen dat de huidige inventarissen overgezet dienen te worden in het betreffende systeem, en dat hier formatie voor dient te worden vrijgemaakt. Het is mogelijk vrijwilligers en/of mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten bij beheer van en dienstverlening op het archief. Het is mogelijk actief en gericht te acquireren (bijvoorbeeld particuliere en bedrijfsarchieven).

4.3

Scenario 2

Het beheer van het gemeentearchief uitbesteden aan het Zeeuws Archief met behoud van de huidige locatie.21

4.3.1 Definities •

•

‘Beheer uitbesteden’: Het beheer wordt volledig uitgevoerd door medewerkers (breed op te vatten: in loondienst, als uitzendkracht, inhuur, …) van het Zeeuws Archief. De werkzaamheden worden geïntegreerd in de takenpakketten van de medewerkers die beschikken over de benodigde expertise. Behoud van de huidige locatie’: De huidige archiefbewaarplaats blijft in zijn huidige vorm op exact dezelfde plaats staan in Oostburg. Dit is exclusief inzageruimte en archiefruimte.

4.3.2 Uitgangspunten • •

•

Scanning on demand blijft mogelijk, uit te voeren door het Zeeuws Archief. Er blijft een archiefruimte waarin te vernietigen archieven worden bewaard tot vernietiging. Dit hoeven niet noodzakelijk alle te vernietigen archieven te zijn. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld om de archieven met een bewaartermijn vanaf een nader te bepalen aantal jaren in de archiefbewaarplaats op te slaan. Alleen een e-depot van het Zeeuws Archief is hier mogelijk.

Uit gesprekken die zijn gevoerd tijdens het onderzoek is gebleken dat alleen het Zeeuws Archief in staat is om deze vorm uitbesteding aan te bieden. 21

Pagina 20 van 77

4.3.3 Voor- en nadelen Voordelen • Het analoge archief blijft staan binnen de gemeente Sluis en wordt niet buiten het grondgebied ondergebracht (het blijft binnen de oorspronkelijke context). De fysieke nabijheid past bij de relatie tussen het archief en de streek en sluit aan bij wensen die bestaan in de streek, bijvoorbeeld bij een grote en belangrijke gebruiker van het historische archief als de heemkundige kring. • De huidige archiefbewaarplaats is in 2015 gebouwd, de omvangrijke investeringen die hiervoor noodzakelijk waren zijn nog niet afgeschreven. Het buiten gebruik stellen van de archiefbewaarplaats zou dientengevolge een grote verliespost voor de gemeente kunnen opleveren. • De gemeente Sluis wordt ontzorgd, doordat beheer en beschikbaarstelling van het overgebrachte archief én het werven, opleiden en behouden van het benodigde personeel volledig in handen van het Zeeuws Archief komt te liggen. • De gemeente Sluis en voorgangers, evenals andere organisaties waarvan archief aanwezig is, staan/stonden als organisatie in een bredere Zeeuwse context. Het Zeeuws Archief heeft hierover kennis en archieven in huis en is in staat de archieven van Sluis beschikbaar te stellen in die bredere context. • Het Zeeuws Archief beschikt over kennis en kunde met betrekking tot informatiebeheer in de fase vóór overbrenging.

Door het Zeeuws Archief mee te laten kijken kan beter worden toegewerkt naar de overbrenging van te bewaren archief. Dit is in het bijzonder het geval voor het digitale archiefbeheer en aansluitende overbrenging naar het e-depot, waarvan het Zeeuws Archief de enige aanbieder in Zeeland is. Zonder goed informatiebeheer in de dynamische fase kan zowel vernietiging als overbrenging voor de gemeente Sluis veel inefficiënt werk opleveren. • Het Zeeuws Archief is een grotere organisatie, waardoor de kwetsbaarheid zowel kwantitatief als kwalitatief minder is dan bij het in eigen beheer houden van de archiefbewaarplaats en dienstverlening. • Mogelijke risico’s, behorend bij verplaatsing van de archiefbescheiden naar een andere locatie, zijn in dit scenario niet aan de orde. Voorbeelden van risico’s zijn zoekgeraakte archiefstukken en onherstelbare beschadigingen. Nadelen • Deze constructie is wat de beheerfase betreft de duurste optie. Zie voor de kosten hoofdstuk 5. • (Exploitatie)kosten van de archiefbewaarplaats blijven doorlopen ten laste van de begroting van de gemeente Sluis, terwijl het Zeeuws Archief hiervan om niet gebruikmaakt. • Als diensten van een externe organisatie worden afgenomen, is goede aansturing en communicatie cruciaal. Hierbij bestaat meer risico op miscommunicatie en fouten dan in het geval dat beheer en dienstverlening alleen bij de gemeente Sluis liggen.

4.3.4 Aanvullende mogelijkheden • • • •

Het is mogelijk de archiefbewaarplaats en/of een bijbehorende inzageruimte/ studiezaal te combineren met aanverwante zaken zoals een bibliotheek, een museum (en/of museaal depot). Zo zou een soort regionaal historisch informatiecentrum kunnen worden gevormd. Een selectie van archiefstukken zou op een externe locatie tentoongesteld kunnen worden om de zichtbaarheid van deze stukken (en van het archief in het algemeen) te vergroten. Het is mogelijk vrijwilligers en/of mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten bij beheer van en dienstverlening op het archief. Het is mogelijk actief en gericht te acquireren (bijvoorbeeld particuliere en bedrijfsarchieven).

4.4

Scenario 3

Het beheer van het gemeentearchief uitbesteden met verplaatsing van de archiefbescheiden naar een nieuwe locatie.

4.4.1 Definities • •

‘Beheer uitbesteden’: Het beheer wordt volledig uitgevoerd door medewerkers (breed op te vatten: in loondienst, als uitzendkracht, inhuur, …) van een andere organisatie dan de gemeente Sluis. ‘Verplaatsing naar een nieuwe locatie’: Al het fysieke overgebrachte, en dus te bewaren, archief van de gemeente Sluis wordt naar een externe locatie gebracht en aldaar beheerd door de eerder Pagina 21 van 77

genoemde organisatie. Daarnaast sluit de gemeente Sluis aan bij het e-depot van het Zeeuws Archief.

4.4.2 Uitgangspunten •

• • •

De huidige situatie wat betreft het overgebrachte analoog archief wordt zoveel mogelijk gehandhaafd. Eventuele scanning on demand is niet bedoeld voor vervanging, maar alleen voor raadpleging uit oogpunt van dienstverlening. Digitalisering vindt vraaggestuurd plaats, niet structureel (incidentele digitalisering). Waar archief analoog is, vindt in principe scanning on demand plaats. Er is een mogelijkheid voor analoge dienstverlening, in de vorm van fysiek beschikbaar stellen in Oostburg of bij de externe archiefbewaarplaats. Digitaal archief wordt, zoals vermeld bij de definities, digitaal overgebracht naar het e-depot van het Zeeuws Archief. Opslag van te bewaren digitale archiefbescheiden bij één van de onderzochte commerciële partijen kan hooguit als tijdelijke oplossing gedurende een periode van maximaal vijf jaar, aangezien geen van de onderzochte commerciële partijen een digitale archiefbewaarplaats (edepot) biedt. Wordt van een dergelijke tijdelijke oplossing gebruikgemaakt, dan dienen de betreffende digitale archiefbescheiden aansluitend alsnog overgebracht te worden naar een edepot. Deze beperking geldt niet voor digitale raadpleegkopieën, die niet het te bewaren archiefstuk zelf zijn (bijvoorbeeld een scan van een analoog archiefstuk die op verzoek gemaakt is (scanning on demand) of een digitale kopie van een digitaal archiefstuk).

4.4.3 Voor- en nadelen Voordelen • Door de te bewaren analoge archieven elders op te slaan en te laten beheren, komt alle ruimte vrij in de archiefbewaarplaats. Deze ruimte kan voor andere zaken besteed worden. • De gemeente Sluis wordt ontzorgd, doordat beheer en beschikbaarstelling van het overgebrachte archief én het werven, opleiden en behouden van het benodigde personeel volledig in handen van de externe organisatie komt te liggen. • De kosten van deze aanpak vallen lager uit dan die in de scenario’s 1 en 2. Zie voor de kosten hoofdstuk 5. Nadelen • De huidige archiefbewaarplaats is in 2015 gebouwd, de omvangrijke investeringen die hiervoor noodzakelijk waren zijn nog niet afgeschreven. Het buiten gebruik stellen van de archiefbewaarplaats zou dientengevolge een grote verliespost voor de gemeente kunnen opleveren. • Er wordt niet voldaan aan wensen die er zijn in de streek (zoals bij de heemkundekring) om het archief in de nabijheid te bewaren. In het geval van de commerciële organisaties, worden de fysieke archieven buiten de provincie Zeeland bewaard. Een mogelijkheid voor raadpleging van fysieke documenten binnen het grondgebied van de gemeente Sluis (in het gemeentehuis in Oostburg) komt hier wel deels aan tegemoet.

• In het geval van uitbesteding aan commerciële organisaties hebben de medewerkers voor beheer en beschikbaarstelling naar verwachting niet de (voor)kennis van de regionale (Zeeuwse) context waarin de archieven gevormd zijn. De betrokkenheid is geringer, de relatie zakelijker. • De kosten die nu gemaakt worden voor de archiefbewaarplaats als gebouw, blijven elders op de begroting van de gemeente drukken, hoewel deze mogelijk op bepaalde onderdelen zoals klimaatbeheer lager zouden worden. • Als niet alle diensten van een en dezelfde organisatie worden afgenomen (scenario’s 3c en 3d), is goede aansturing en communicatie cruciaal. Hierbij bestaat meer risico op miscommunicatie en fouten dan in het geval beheer en dienstverlening bij één organisatie liggen. Deze ene organisatie kan Sluis zelf zijn, of het Zeeuws Archief (weliswaar in overleg met Sluis). Behalve het Zeeuws Archief biedt geen van de onderzochte organisaties het totaalpakket van benodigde diensten aan. • Uitbesteding aan een commerciële organisatie verplicht de gemeente Sluis periodiek (opnieuw) aan te besteden. Dit betekent risico’s voor de continuïteit op zowel financieel gebied als archieftechnisch gebied. • Uitbesteding aan een commerciële organisatie kan betekenen dat de gemeente Sluis samen met de betreffende organisatie risico’s loopt op faillissement. Ook bestaat het risico dat Sluis te Pagina 22 van 77

•

afhankelijk wordt van een dergelijk bedrijf, denk hierbij aan tarief- en voorwaardelijke aanpassingen (de zogenaamde vendor lock-in). In enkele gevallen is een commerciële organisatie 5.1.1c , hetgeen bepaalde risico’s met zich mee kan brengen.

4.4.4 Aanvullende mogelijkheden • •

Een selectie van archiefstukken zou op een externe locatie tentoongesteld kunnen worden om de zichtbaarheid van deze stukken (en van het archief in het algemeen) te vergroten. Het is mogelijk actief en gericht te acquireren (bijvoorbeeld particuliere en bedrijfsarchieven).

4.5

Scenario 4

Het gemeentearchief structureel digitaliseren en ‘webbased’ (via internet) digitaal beschikbaar stellen (raadpleegexemplaren), waarna de originelen fysiek worden opgeslagen op een nieuwe locatie.

4.5.1 Definities • •

‘Structureel digitaliseren’: Digitaliseren van analoge archiefbescheiden op (zoveel mogelijk) raadpleegkwaliteit, inclusief indexering. De digitalisering wordt gedaan door een externe partij. ‘Nieuwe locatie’: Al het fysieke overgebrachte, en dus te bewaren, archief van de gemeente Sluis wordt naar een externe locatie gebracht, daar gescand (raadpleegkopieën) en daar beheerd door de dienstverlener.

4.5.2 Uitgangspunten • • • • •

•

•

•

22 23

De archieven worden structureel digitaal gemaakt (in tegenstelling tot het vraaggestuurd digitaal maken (scanning on demand) in het scenario op basis van het Terneuzen-model). Alles wordt zoveel mogelijk gedigitaliseerd op raadpleegkwaliteit (vergelijk definitie ‘structureel digitaliseren’), omdat dan ook mogelijk is om hoge kwaliteit digitale kopieën op te vragen. Dan pas heeft het digitaliseren voldoende toegevoegde waarde. Het is geen optie om alles wat nu in de archiefbewaarplaats ligt te vervangen. Wanneer wordt gekozen voor vervanging met terugwerkende kracht, wordt een handboek vervanging opgesteld, waarin wordt beschreven wat wel en wat niet wordt vervangen. Vervanging van een bepaald archiefbestand (of, waar van toepassing: de analoge archiefbescheiden binnen dat bestand) vindt alleen plaats als het gehele archiefbestand (of, waar van toepassing: alle analoge archiefbescheiden binnen dat bestand) vervangen kan (kunnen) worden, de uitzonderingen buiten beschouwing gelaten. Het behoort niet tot de mogelijkheden dat een archiefbestand (of, waar van toepassing: alle analoge archiefbescheiden binnen dat bestand) deels wel en deels niet vervangen wordt (worden). Oorspronkelijk was een uitgangspunt dat analoge archieven gedateerd vanaf een nader vast te stellen moment in het verleden zouden worden vervangen, behalve de uitzonderingen op vervanging.

Niet ongewoon is om dat moment in de jaren 1990 te leggen, omdat toen de productie van papieren documenten een hoge vlucht nam. Nader onderzoek heeft laten zien dat, gezien eerder genoemd uitgangspunt dat een archiefbestand alleen als geheel wordt vervangen, uit de periode tot en met 2002 slechts circa 30 m1 in aanmerking komt voor vervanging.22 Hiernaast zou dan ook circa 390 m1 (Sluis 2003heden) archief kunnen worden vervangen. Aangezien het uitgangspunt is om het hybride archief 2003-heden niet te vervangen maar hybride over te brengen, blijft er feitelijk weinig archief over om te vervangen.23 Het is derhalve een reële optie om niets te vervangen. Het nieuwe uitgangspunt is dat de papieren archieven (die zonder vervanging de originelen blijven) worden bewaard conform de eisen die worden gesteld aan een archiefbewaarplaats en dat van al deze archieven alleen digitale raadpleegexemplaren worden gemaakt. Er wordt afstand gedaan van de archiefbewaarplaats in zijn huidige functie en er wordt een andere archiefbewaarplaats bij de dienstverlener in gebruik genomen voor het bewaren van de analoge archieven die niet worden vervangen. Deze archiefbescheiden worden verder in fysieke vorm niet opgevraagd, uitzonderingen daargelaten.

Opslag van te bewaren digitale archiefbescheiden bij één van de onderzochte commerciële partijen kan hooguit als tijdelijke oplossing gedurende een periode van maximaal vijf jaar, aangezien geen van de onderzochte commerciële partijen een digitale archiefbewaarplaats (edepot) biedt. Wordt van een dergelijke tijdelijke oplossing gebruikgemaakt, dan dienen de

Het betreft het archiefbestand van gemeente Sluis-Aardenburg 1995-2002. Zie bijlage 3 voor een mogelijke aanpak op hoofdlijnen van het hybride archief.

Pagina 23 van 77

• •

betreffende digitale archiefbescheiden aansluitend alsnog overgebracht te worden naar een edepot. Deze beperking geldt niet voor digitale raadpleegkopieën, die niet het te bewaren archiefstuk zelf zijn (bijvoorbeeld een scan van een analoog archiefstuk die op verzoek gemaakt is (scanning on demand) of een digitale kopie van een digitaal archiefstuk). Digitale (digital born) archiefbescheiden worden overgebracht naar het e-depot van het Zeeuws Archief. Er wordt slechts voorzien in zeer summiere dienstverlening. Enerzijds omdat er nauwelijks nog fysieke raadplegingen en opvragingen nodig zijn, anderzijds omdat alleen wordt ingezet op het digitaal gereed zetten van archiefbescheiden, niet op de inhoudelijke ondersteuning die regelmatig nodig zal zijn, zoals bij (wetenschappelijke) onderzoeksvragen. De Zeeuwse context ontbreekt in deze context.

4.5.3 Voor- en nadelen Voordelen • De fysieke archiefbescheiden hebben in principe niet meer te lijden onder fysieke raadpleging. • Belangstellenden voor het raadplegen van de archiefbescheiden hoeven niet de reis naar Oostburg te maken, aangezien de raadpleegkopieën op laagdrempelige wijze via het web toegankelijk zijn. • Geen enkele partij wordt administratief belast met de afhandeling van scanning on demand, aangezien alle documenten digitaal beschikbaar zijn. Nadelen • De huidige archiefbewaarplaats is in 2015 gebouwd, de omvangrijke investeringen die hiervoor noodzakelijk waren zijn nog niet afgeschreven. Het buiten gebruik stellen van de archiefbewaarplaats zou dientengevolge een grote verliespost voor de gemeente kunnen opleveren. • De kosten die nu gemaakt worden voor de archiefbewaarplaats als gebouw, blijven elders op de begroting van de gemeente drukken, hoewel deze mogelijk op bepaalde onderdelen zoals klimaatbeheer lager zouden worden. • Er wordt niet voldaan aan wensen die er zijn in de streek (zoals bij de heemkundekring) om het archief in de nabijheid te bewaren. In het geval van de commerciële organisaties, worden de fysieke archieven buiten de provincie Zeeland bewaard (buiten de Zeeuwse context).

Het uitgangspunt “Deze archiefbescheiden worden verder in fysieke vorm niet opgevraagd, uitzonderingen daargelaten” maakt dat hooguit zeer minimaal aan wensen tot fysieke raadpleging binnen het grondgebied van de gemeente Sluis kan worden voldaan. • Digitale raadpleegkopieën van fysieke archiefbescheiden kunnen onmogelijk alle aspecten van het originele archiefstuk bevatten en weergeven. • Het is te verwachten dat bij het gebruik van de digitale raadpleegkopieën nog fouten aan het licht komen, mogelijk meer dan bij scanning on demand waarbij de digitalisering over het algemeen minder grootschalig is. Dit brengt herstelwerkzaamheden en bijbehorende kosten met zich mee. Deze kosten maken geen deel uit van deze businesscase. In het geval van vervanging is na vernietiging van de originelen geen herstel van fouten meer mogelijk. • Als niet alle diensten van een en dezelfde organisatie worden afgenomen, is goede aansturing en communicatie cruciaal. Hierbij bestaat meer risico op miscommunicatie en fouten dan in het geval beheer en dienstverlening bij één organisatie liggen. Deze ene organisatie kan Sluis zelf zijn, of het Zeeuws Archief (weliswaar in overleg met Sluis). De aansturing geschiedt door de gemeente Sluis, wat betekent dat de benodigde formatie door Sluis beschikbaar dient te worden gesteld.

• Uitbesteding aan een commerciële organisatie verplicht de gemeente Sluis periodiek (opnieuw) aan te besteden. Dit betekent risico’s voor de continuïteit op zowel financieel gebied als archieftechnisch gebied. De betrokkenheid is geringer, de relatie zakelijker. • Uitbesteding aan een commerciële organisatie kan betekenen dat de gemeente Sluis samen met de betreffende organisatie risico’s loopt op faillissement. Ook bestaat het risico dat Sluis te afhankelijk wordt van een dergelijk bedrijf, denk hierbij aan tarief- en voorwaardelijke aanpassingen (de zogenaamde vendor lock-in). • In enkele gevallen is een commerciële organisatie 5.1.1c , hetgeen bepaalde risico’s met zich mee kan brengen.

Pagina 24 van 77

4.5.4 Aanvullende mogelijkheden • •

Een selectie van archiefstukken zou op een externe locatie tentoongesteld kunnen worden om de zichtbaarheid van deze stukken (en van het archief in het algemeen) te vergroten. Het is mogelijk actief en gericht te acquireren (bijvoorbeeld particuliere en bedrijfsarchieven).

Pagina 25 van 77

5. Mogelijke SOLL-situaties – kosten In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de kosten die gemoeid zijn met het realiseren van de verschillende SOLL-situaties, de zogenaamde scenario’s; zie hoofdstuk 4 voor de beschrijvingen en uitgangspunten die per scenario van toepassing zijn. In bijlage 4 wordt een zo volledig mogelijke onderbouwing gegeven van de (kengetallen die ten grondslag liggen aan de) kosten die in dit hoofdstuk op hoofdlijnen worden beschreven. Bij elk scenario wordt onderscheid gemaakt tussen de realisatiefase (dat wil zeggen: het tot stand brengen van de situatie en de investeringen die daarvoor nodig zijn) en de beheerfase (dat wil zeggen: de instandhouding en het onderhoud van de situatie).

5.1

Bestaande achterstanden wegwerken

Het verdient aanbeveling om bestaande achterstanden in papieren archivering als allereerste weg te (laten) werken. In B4.2 wordt aan de hand van een overzicht geschat dat hiermee ongeveer een jaar werk is gemoeid voor 1 FTE. De kosten hiervoor variëren van circa € 74.000,- bij het inzetten van eigen personeel tot circa € 114.000,- bij de inschakeling van externe deskundigheid. Deze kosten maken geen deel uit van de verdere businesscase, aangezien deze achterstanden van toepassing zijn op niet-overgebrachte archieven. De businesscase is gericht op de toekomst van de archiefbewaarplaats, dus heeft betrekking op de overgebrachte archieven.

5.2

De scenario’s genummerd

Bij scenario 1 staat centraal dat de huidige archiefbewaarplaats in Oostburg behouden en als zodanig in gebruik blijft. De formatie is in dienst van Sluis, de taken van de gemeentearchivaris worden door de gemeentesecretaris uitgevoerd. Wel wordt ingezet op de realisatie van een e-depot, hetzij in eigen beheer (scenario 1a), hetzij via het Zeeuws Archief (1b); in dit laatste geval kan dit alleen door het afsluiten van een DVO. Inzet is om minimaal aan de wettelijke eisen te voldoen. In scenario 2 staat centraal dat de huidige archiefbewaarplaats in Oostburg behouden en als zodanig in gebruik blijft. De formatie daarentegen is in dienst van het Zeeuws Archief (er is geen enkele andere organisatie die dit op deze manier kan realiseren). Sluis maakt gebruik van het e-depot van het Zeeuws Archief. Via een DVO (scenario 2a) of een GR (scenario 2b) gaat Sluis met het Zeeuws Archief een verbinding aan. In scenario 3 wordt gebruik gemaakt van het e-depot van het Zeeuws Archief. De papieren archiefbescheiden worden elders geplaatst, bij het Zeeuws Archief of commerciële organisaties als 5.1.1c (scenario 3c) en 5.1.1c (scenario 3d). Met het Zeeuws Archief kan worden samengewerkt via een GR (scenario 3a) of DVO (scenario 3b). 5.1.1c

In scenario 4 wordt maximaal gedigitaliseerd en online beschikbaar gesteld. Er is feitelijk één organisatie die dit beide kan verzorgen, 5.1.1c .

5.3

Kostenoverzichten en overwegingen

5.3.1

Investeringen

Als de investeringen en doorlooptijden van alle scenario’s op een rijtje worden gezet, dan is dit overzicht als volgt: Scenario

Doorlooptijd (jaren)

Kosten

1a (incl. e-depot eigen beheer) 1b (incl. e-depot ZA DVO) 2a (incl. DVO) 2b (incl. GR) 3 4

2,5 1,75 1 1 1,75 – 2 + 2 maanden Minimaal 2,5

€ 331.000,€ 127.600,€ 127.600,€ 126.000,€ 156.000,- - € 206.600,€ 1.064.100,-

Scenario 1b, dat is het scenario waarin Sluis een eigen archiefbewaarplaats behoudt en aansluit bij het e-depot van het Zeeuws Archief (via een DVO), vergt de minste investeringen. Verreweg het duurste qua investeringen is het volledig scannen van de papieren archieven in scenario 4. Pagina 26 van 77

Dat scenario 2 de kosten van scenario 1 qua investeringen niet veel ontloopt, is geen verrassing, omdat de realisatie van beide scenario’s veel overeenkomsten vertoont. Wel enigszins verrassend zijn de investeringen in scenario 3, waarbij het archief elders wordt geplaatst en bewaard. De investeringen vallen weliswaar hoger uit dan bij scenario’s 1 en 2, maar zijn niet significant hoger. Qua doorlooptijd verschillen de scenario’s wel, maar eveneens niet significant. Gemiddeld mag voor de realisatie een doorlooptijd van tussen de 1 en 2,5 jaar worden berekend.

5.3.2

Beheerkosten

Als de beheerkosten van alle scenario’s op een rijtje worden gezet, dan is dit overzicht als volgt: Scenario

Kosten 1 jaar

Kosten 5 jaar

1a (incl. e-depot eigen beheer) 1b (incl. e-depot ZA DVO) 2a (incl. DVO) 2b (incl. GR) 3a (ZA GR) 3b (ZA fysiek & e-depot DVO) 3c ( 5.1.1c fysiek & e-depot ZA DVO) 3d ( 5.1.1c fysiek & e-depot ZA DVO) 4 ( 5.1.1c & e-depot ZA DVO)

€ 486.000,€ 403.200,€ 426.000,€ 420.000,€ 352.000,€ 358.000,€ 262.439,€ 285.097,€ 203.700,-

€ 2.418.000,€ 2.004.000,€ 2.118.000,€ 2.088.000,€ 1.760.000,€ 1.790.000,€ 1.312.195,€ 1.425.485,€ 1.018.500,-

Scenario 1a valt voor Sluis het duurste uit. Dit wordt volledig veroorzaakt door het in beheer hebben van een eigen e-depot, waar de nodige (kostbare) expertise mee is gemoeid. In deze context is het e-depot van het Zeeuws Archief het enige alternatief (1b). Scenario 4 valt voor Sluis qua beheer het goedkoopste uit. Hier zijn wel enkele kanttekeningen bij te plaatsen: • De investeringen die gedaan moeten worden zijn in het geval van scenario 4 significant hoger dan die bij de andere scenario’s; ook is de doorlooptijd het langste. • De terugverdientijd is (te) lang. Ten opzichte van het duurste scenario qua beheer (1a) wordt na circa 5 jaar een break even bereikt. Ten opzichte van het goedkoopste scenario qua beheer na scenario 4 (3c) duurt dit zelfs bijna 20 jaar. • Sluis heeft periodiek de verplichting om aan te besteden in dit scenario, dus er is een kans dat op termijn een ander bedrijf het contract overneemt, zonder dat de eerder gedane investering voldoende is terugverdiend (of afgeschreven). Ook is het een risico dat er een vendor lock-in optreedt en dienen voorzorgsmaatregelen te worden getroffen in geval van een faillissement. 5.1.1c • is 5.1.1c .

De prijsverschillen tussen de scenario’s 2a, 2b, 3a, 3b (waarbij het Zeeuws Archief wordt ingeschakeld) en 3c, 3d (in combinatie met de commerciële bedrijven), zijn voornamelijk terug te voeren op de geraamde metertarieven die het Zeeuws Archief kan hanteren en (in iets mindere mate) de blijvende afschrijvings- en exploitatiekosten voor het handhaven van de archiefbewaarplaats in Oostburg. Overigens, als bij scenario 3 wordt gekozen voor een archiefbewaarplaats buiten Oostburg, betekent dit slechts dat de afschrijvings- en exploitatiekosten elders op de begroting van Sluis drukken. De investering die in het verleden werd gedaan om de nieuwe archiefbewaarplaats te realiseren wordt hiermee voor een belangrijk deel feitelijk teniet gedaan. Het Zeeuws Archief heeft in haar reacties consequent aangegeven slechts een vast tarief voor de bewaring en het beheer van analoge archiefbescheiden (dat wil zeggen een vast bedrag per strekkende meter per jaar) te willen verstrekken als de gemeente Sluis rechtstreeks met haar in gesprek gaat.24 De gemeente Sluis is van mening dat een dergelijk gesprek nog niet opportuun is, aangezien dit onderzoek slechts verkennend van aard is. DOCFactory heeft in overleg met Sluis de

Dit betreft dus het tarief per strekkende meter als het Zeeuws Archief verantwoordelijk wordt voor het beheer en de bewaring, ongeacht waar de archiefbescheiden zich bevinden (dus in de huidige archiefbewaarplaats in Oostburg of in de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief in Middelburg). 24

Pagina 27 van 77

kosten voor het beheer en de opslag van analoog archief per strekkende meter per jaar geraamd op 5.1.1c per strekkende meter per jaar.

Pagina 28 van 77

6. Weging en aanbeveling DOCFactory heeft in opdracht van de gemeente Sluis onderzoek gedaan naar verschillende toekomstrichtingen voor het gemeentearchief. In de voorgaande hoofdstukken en, waar van toepassing in bijlagen, is informatie te vinden over zowel financiële als niet-financiële aspecten van de mogelijke toekomstige vormgeving van het gemeentearchief en bijbehorende dienstverlening. Dit afsluitende hoofdstuk is bedoeld om het geheel te overzien en een afweging te maken waarbij zowel de financiële als de niet-financiële kant in ogenschouw wordt genomen. Wij sluiten dit hoofdstuk af met een aanbeveling vanuit DOCFactory op basis van onze weging van verschillende factoren.

6.1

Weging

Er is een aantal algemene afwegingen te maken, die deels ook al verwerkt zijn in de voor- en nadelen beschreven in hoofdstuk 4. Wat DOCFactory betreft, is scenario 1 minder aantrekkelijk. Het is namelijk erg kostbaar om een eigen e-depot te hebben. Al zou Sluis voor het e-depot aansluiten bij het Zeeuws Archief, dan nog blijft de kwetsbaarheid van de organisatie (personeel, kennis en kunde) een belangrijk risico. Het archief wordt minder benut dan wanneer het via een andere organisatie (hetzij Zeeuws Archief of commercieel) meer digitaal toegankelijk zou worden gemaakt. Scenario 2 is financieel gezien niet het goedkoopste. Daartegenover staan meerdere belangrijke voordelen. Het is goedkoper dan het maximaal voortzetten van de huidige situatie met een eigen edepot. Bovendien wordt de gemeente Sluis ontzorgd wat zowel deskundig personeel als uitvoering van de werkzaamheden betreft (professionaliteit) en wordt de kwetsbaarheid van de benodigde organisatie verminderd.25 De aanwezigheid van het fysieke archief binnen de gemeente Sluis komt tegemoet aan wensen die dienaangaande bestaan. Tegelijkertijd worden de archieven van Sluis onderdeel van het grotere geheel aan archieven die het Zeeuws Archief als betrokken partner op professionele en deskundige wijze beheert en worden toegankelijkheid en zichtbaarheid van het archief van Sluis groter dan nu het geval is (Zeeuwse context).

Scanning on demand blijft bestaan en kan verder worden uitgebouwd met de bestaande infrastructuur van het Zeeuws Archief. Scenario 3 is financieel gezien aantrekkelijk. De archieven blijven niet binnen de gemeente Sluis, maar zowel raadpleging van fysieke stukken binnen de gemeente Sluis als scanning on demand zijn bij de dienstverlening inbegrepen. In het geval van beheer van fysiek archief door het Zeeuws Archief blijven de archieven daarnaast nog dichtbij in vergelijking met opslag door commerciële partijen en worden de archieven van Sluis beschikbaar gesteld in de Zeeuwse context. Wat de kosten betreft is de voordeligste optie om gebruik te maken van meerdere dienstverleners tegelijk. Een belangrijk risico (en factor die tijd kost) daarbij is de benodigde coördinatie, communicatie en aansturing tussen opdrachtgever Sluis en verschillende betrokken organisaties. Met name bij hybride overbrenging vraagt dit de aandacht. Een ander aandachtspunt is dat de investeringskosten voor de huidige archiefbewaarplaats nog niet zijn afgeschreven. Het buiten gebruik stellen van de archiefbewaarplaats zou dientengevolge een grote verliespost voor de gemeente kunnen opleveren. In scenario 4 is sprake van een opvallend kostenvoordeel in de beheerfase, terwijl voorafgaand aan de beheerfase in vergelijking met andere onderzochte mogelijkheden een (zeer) grote investering nodig is.

Deze aanpak brengt met zich mee dat minimale kosten worden gemaakt voor ‘menselijke’ dienstverlening en dat maximale digitale beschikbaarheid wordt gerealiseerd. Beschikbaarheid is overigens wel iets anders dan zichtbaarheid. Ook ontbreekt hier de Zeeuwse context die het Zeeuws Archief bij het archief van Sluis kan bieden, mede doordat de raadpleegkopieën niet in het e-depot worden opgeslagen. Bij deze wijze van digitalisering wordt in principe geen rekening gehouden met de vraag vanuit gebruikers: ook stukken die zelden of nooit geraadpleegd worden, worden gedigitaliseerd (daardoor worden ook kosten gemaakt voor archief dat wel bewaard dient te worden, maar zelden of nooit geraadpleegd wordt). Ook wordt, uitzonderingen daargelaten, niet tegemoetgekomen aan de wens om fysieke archiefstukken binnen de gemeente Sluis te raadplegen. In onderstaande matrix staan verschillende aspecten uitgezet ten opzichte van de eerder in dit rapport onderzochte scenario’s. Per aspect wordt een weging gemaakt in de context van een specifiek Met deze overweging wordt niet bedoeld dat de gemeente Sluis nu geen deskundig personeel in dienst zou hebben. De mogelijkheid bestaat dat (een deel van) het personeel van de gemeente Sluis in dienst treedt bij het Zeeuws Archief en de werkzaamheden in Oostburg voortzet, waarbij het Zeeuws Archief ook zorgdraagt voor opleiding. 25

Pagina 29 van 77

scenario; deze wegingen leiden tot een puntentotaal, waarbij het scenario met het hoogste aantal punten de meest serieuze optie vormt voor de gemeente Sluis. Scenario’s →

1a

1b

2a

2b

3a

3b

3c

3d

4

Financieel – Investering Financieel – Beheer Bestuurlijk-politiek26 Archief – Toegang27 Archief – Materiële verzorging28 Dienstverlening naar de gebruiker29 Fysieke nabijheid30 Zeeuwse context31

10 0 10 10 20 20 30 20

30 10 20 10 20 20 30 20

30 10 30 30 30 30 30 30

30 10 30 30 30 30 30 30

20 20 10 30 30 30 20 30

20 20 10 30 30 30 20 30

20 20 10 20 10 20 0 0

20 20 10 20 10 20 0 0

0 30 10 30 10 20 0 0

Waardering

120

160

220

220

190

190

100

100

100

Waardering 30 20 10 0

6.2

Beschrijving Optimaal, gewenst Mogelijk Liever niet Niet doen, af te raden

Aanbeveling

Het geheel overziende is scenario 2 serieus te overwegen: • Financieel – investering: de kosten behoren tot de laagste van alle scenario’s. • Financieel – beheer: de beheerkosten behoren tot de minst gunstige van de scenario’s, een belangrijke reden hiervoor is het geraamde metertarief per jaar van het Zeeuws Archief. • Bestuurlijk – politiek: het gemeentebestuur kan de burger direct laten zien wat de meerwaarde is van deze keuze, dit is namelijk concreet te onderbouwen en uit te leggen. • Archief – toegang: het Zeeuws Archief beschikt over de benodigde expertise en capaciteit om de toegankelijkheid van de archiefbescheiden van Sluis op een kwalitatief hoger niveau te brengen én te houden. • Archief – materiële verzorging: de archiefbewaring van het Zeeuws Archief reikt verder dan alleen de strikte archiefopslag. Dit maakt integraal deel uit van het metertarief. • Dienstverlening naar de gebruiker: het Zeeuws Archief is in staat de dienstverlening met (Zeeuwse) kennis van zaken op voldoende schaalgrootte te realiseren. Hierop is de organisatie ingericht (focus). • Fysieke nabijheid: de fysieke archiefbescheiden blijven berusten in Oostburg. • Zeeuwse context: de historisch betekenisvolle archieven van Sluis leiden een enigszins verborgen bestaan.

Het Zeeuws Archief is door haar schaalgrootte en provinciale reikwijdte in staat om deze archieven meer bekendheid en betekenis te geven binnen de bredere Zeeuwse context; het geheel is meer dan de som der delen.

Deze afweging betreft het kunnen afleggen van verantwoording door de gemeente Sluis naar de burger over gemaakte keuzes. 27 Deze afweging betreft de mate van toegankelijkheid (bijv. door inventarissen en een collectiebeheersysteem als Mais-Flexis) van het archief. 28 Deze afweging betreft de materiële verzorging (inclusief het behoud) van het fysieke archief. 29 Deze afweging betreft de mate waarin de interne en externe gebruiker laagdrempelig toegang kan verkrijgen tot het archief. Bij deze afweging verdisconteren we de benodigde formatie-uitbreiding (zie daarvoor bijlage 4). 30 Deze afweging betreft beheer en bewaring in (de nabijheid van) de gemeente Sluis. 31 Deze afweging betreft beschikbaarstelling met inhoudelijke kennis van de Zeeuwse context van de archieven. 26

Pagina 30 van 77

Bijlage 1 – Geraadpleegde bronnen B1.1 Bronnen • • • • • • • • • • • • •

Archiefverordening Gemeente Sluis 2019. CAO Gemeenten – overzicht (meerdere malen geraadpleegd). Dick de Heer, Ron van Maanen. “Rapportage KPI-onderzoek Sluis 2022” Versie 0.6 (15 februari 2023). Handleiding Overheidstarieven (meerdere malen geraadpleegd via Ministerie van Financiën). Indicatie 5.1.1c . Informatie door externe organisaties beschikbaar gesteld m.b.t./n.a.v. interviews. “lasten archief 2019-2022”. “Model quickscan applicaties en digitale archieven Gemeente Sluis”. “Notitie aan Burgemeester over bezoekersaantallen archief 2019-2021” (18 november 2021). Praatstuk 5.1.1c “Rapport e-Depot monitor Vereniging van Zeeuwse Gemeenten ondersteund door Archief2020” (6 april 2016). “Tellingen TOPDESK 2021 en 2022”. Zeeuws Archief: “Zeeuws Archief Jaarverantwoording 2021”.

B1.2 Gehouden interviews Organisatie

Datum

5.1.1c

13-03-2023

5.1.1c

15-03-2023

Aanwezig vanuit organisatie

Aanwezig vanuit organisatie

Naam

Functie

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e 5.1.1c 5.1.1c

Gemeente SchouwenDuiveland Gemeente Terneuzen Gemeente Tholen Zeeuws Archief

31-03-2023 13-03-2023

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

13-03-2023

5.1.2e

5.1.2e

14-03-2023 17-03-2023 16-03-2023

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

5.1.2e

Pagina 31 van 77

5.1.2e

Bijlage 2 – “Ik heb getwijfeld over België”32 Een van de vraagstukken die de gemeente Sluis heeft voorgelegd was of het mogelijk is om de archiefbewaarplaats voor het analoge, overgebrachte, archief te situeren in buurland België. De Belgische grens is slechts enkele kilometers verwijderd van de gemeente, vanuit dit gezichtspunt zou een archiefbewaarplaats in dit buurland mogelijk dichterbij zijn dan welke archiefbewaarplaats in Nederland ook. Te denken valt aan Brugge, dat op iets meer dan een half uur reisafstand ligt met de auto en waar zich een archiefbewaarplaats van het rijksarchief bevindt. Van toepassing op het duurzaam bewaren van de fysieke archiefbescheiden van de Nederlandse overheden is de Nederlandse archiefwet- en regelgeving. Wie deze er op na slaat, ziet nergens een expliciete bepaling staan dat een archiefbewaarplaats in Nederland dient te zijn gesitueerd. Ten tijde van het opstellen van de Archiefwet en het Archiefbesluit, in 1995, was vrij grensverkeer niet een gegeven zoals dat vandaag de dag het geval is, waarmee een expliciete bepaling aangaande het land waar de archiefbewaarplaats zich bevindt in deze context minder voor de hand ligt. Toch is een archiefbewaarplaats buiten Nederlands territoriaal grondgebied iets wat niet mogelijk is. Hieraan liggen de volgende redenen ten grondslag: •

Het is juridisch niet mogelijk om in een buitenland het Nederlandse recht, ook al is dit via een contract met instemming van beide partijen afgesproken, te laten prevaleren boven de nationale wet- en regelgeving van dat specifieke land. Dit wordt nog meer relevant op het moment dat een Nederlandse wet wordt aangepast, er dus sprake is van een situatie die aan verandering onderhevig is. Een voorbeeld kan dit verduidelijken. Bekend is dat de Nederlandse Archiefwet binnenkort flink op de schop gaat, samen met ondersteunende regelgeving. Dit kan gevolgen hebben voor de eisen die aan de inrichting van een archiefbewaarplaats worden gesteld, waarbij die nieuwe eisen en regels tegenstrijdig kunnen zijn met die van het land waarin de archiefbewaarplaats is gesitueerd. Te denken valt aan het niet toestaan van een sprinklerinstallatie en het verplichten van een installatie die brand bestrijd via onttrekking van zuurstof of het gebruiken van specifieke gassen. Waar dit in Nederland kan worden opgelegd en aanpalende wet- en regelgeving kan worden aangepast, denk aan veiligheids- en milieueisen, gebeurt dit niet per definitie in een ander land. Sterker nog, dit kan juist indruisen tegen de nationale wet- en regelgeving en worden verboden.

In deze context zijn meerdere voorbeelden te bedenken indien men bij de buitenlandse archiefbewaarplaats in gebreke blijft of zaken op eigen initiatief verandert, bijvoorbeeld met betrekking tot specifieke eisen uit de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Wie ziet hier op basis van welke bevoegdheid (in de archiefbewaarplaats) op toe en kan eventueel handhavend optreden? Strikt gezien is de archiefbewaarplaats immers geen Nederlands grondgebied. Ook het ontvreemden van archiefbescheiden, tot aan confisqueren door de buitenlandse staat aan toe, is iets waartegen niet of nauwelijks kan worden opgetreden op basis van Nederlandse wet- en regelgeving. Men is hierbij (te) afhankelijk van het land waarin de archiefbewaarplaats zich bevindt.

•

32

Dat archiefbescheiden niet binnen de Nederlandse landsgrenzen wordt bewaard en dus ook niet op Nederlands grondgebied beschikbaar is voor opvragingen, brengt extra risico’s met zich mee. Geruime tijd was het normaal dat grenzen tussen Nederland en andere landen binnen het Schengen gebied open waren en vrij verkeer kon plaatsvinden. Vandaag de dag is dit niet meer een gegeven, gezien de corona pandemie die nog velen vers in het geheugen ligt. Als gevolg van deze pandemie gingen de grenzen tussen Nederland en België dicht, waardoor het onmogelijk zou worden om archiefbescheiden ter inzage af te leveren in Nederland of een Nederlandse burger in België archiefbescheiden te laten inzien. Iets vergelijkbaars zou van toepassing zijn als er een conflict, mogelijk zelfs oorlog, zou ontstaan tussen beide buurlanden.

Liedje van Het Goede Doel uit 1982: België.

Pagina 32 van 77

Een optie, scanning on demand, zou in het pandemie geval mogelijk een oplossing zijn. In het geval van een hoogoplopend conflict is vrij grensverkeer via het internet bepaald niet gegarandeerd. Ondenkbaar? Misschien. Vermijdbaar? Zeker, door archiefbescheiden op Nederlands grondgebied te bewaren. Feitelijk is dit risico eveneens een gevolg van de onmogelijkheid om Nederlandse wet- en regelgeving op te leggen in een ander land. Dit betekent dat de archiefbewaarplaats zich altijd dient te bevinden op Nederlands territoriaal grondgebied. Doet een overheidsorganisatie dit niet, dan wordt de terbeschikkingstelling van archiefbescheiden gecompliceerder gemaakt, waarbij mag worden getwijfeld aan de uitvoerbaarheid. Uiteindelijk kan dit zelfs uiteindelijk betekenen dat er sprake is van verwaarlozing van een (of meerdere) overheidstaak (overheidstaken. Overigens heeft een gemeente als Terneuzen ook een korte verkenning gedaan richting België en besloten hiervan af te zien uit praktisch oogpunt; dit naast de juridische complicaties zoals eerder in deze tekst geschetst. Niet alleen wordt namelijk in België met andere collectiebeheersystemen gewerkt dan in Zeeland gebruikelijk is, ook streeft Terneuzen er naar om haar bronnen in bredere Zeeuwse context te ontsluiten. Met het onderbrengen van haar archieven elders vervalt dit voordeel.

Iets waar het Zeeuwse Archief ook op wijst: er is elders onvoldoende mate relevante kennis van de Zeeuwse regio aanwezig. Verantwoording Voor deze analyse zijn verschillende gesprekken gevoerd met meerdere experts, onder meer een gemeentearchivaris, gemeentelijke archiefinspecteur en een voormalig inspecteur van de Erfgoedinspectie, die jurist is. Ook is gebruik gemaakt van enkele documenten die de gemeente Terneuzen beschikbaar heeft gesteld. Hun bevindingen zijn geëxtrapoleerd met bovenstaande analyse als resultaat.

Pagina 33 van 77

Bijlage 3 – Hoofdlijnen mogelijke aanpak hybride situatie 2003-heden Deze bijlage bevat de hoofdlijnen van een mogelijke aanpak van de hybride situatie van het archief van de gemeente Sluis 2003-heden. Een aantal aspecten van de hybride situatie, die behalve het semi-statische ook het dynamische archief omvat, worden benoemd, met een korte uitwerking van een mogelijke aanpak. Voor de uitvoering van werkzaamheden die hiermee verbonden zouden kunnen zijn, worden geen kosten berekend in deze businesscase. In alle gevallen geldt dat de gemeente Sluis voor de uitvoering van werkzaamheden instructies vast dient te stellen.

B3.1 Digitaal archief B3.1.1 Corsa

Mogelijkheden voor de inhoud van het huidige systeem Corsa kunnen zijn: • De inhoud van Corsa bevriezen in een e-depot; OF • De inhoud van Corsa voorlopig laten staan waar het staat en te zijner tijd migreren naar een (nieuw) zaaksysteem. De informatie vanuit Corsa wordt dan verder in principe op dezelfde wijze behandeld als de andere informatie die in het zaaksysteem wordt beheerd.

B3.1.2 E-mail

Een manier om de grote hoeveelheid e-mail aan te pakken met het oog op archivering kan de Capstone-methodiek zijn 33 , conform wat daarvoor aan regels en richtlijnen wordt gesteld in selectielijsten, vanuit bijvoorbeeld de VNG, of eventueel in wetgeving.

B3.1.3 Netwerkschijven Persoonlijke schijven (H) Het is de eerste verantwoordelijkheid van de betreffende medewerker om te zorgen dat op een persoonlijke schijf alleen persoonlijke informatie staat, en dus geen informatie waarvan de gemeente Sluis de archiefvormer is. In lijn hiermee is het de verantwoordelijkheid van de betreffende medewerker om niet-persoonlijke informatie te verplaatsen naar de omgeving waar die thuishoort. Het is aan de gemeente Sluis om duidelijke werkinstructies op te stellen voor het opschonen van de persoonlijke schijven. Eventueel zou op persoonlijke netwerkschijven de Capstone-methodiek kunnen worden toegepast, conform wat daarvoor aan regels en richtlijnen wordt gesteld in selectielijsten, vanuit bijvoorbeeld VNG, of eventueel in wetgeving. Afdelingsschijven (G) • Het is de bedoeling dat de taakspecifieke (vak)applicaties (TSA’s) leidend zijn en de originele archiefbescheiden bevatten, voor zover deze niet in bijvoorbeeld een zaaksysteem of DMS thuishoren. • Voor zover informatie die zich op afdelingsschijven bevindt niet in een TSA of andere applicatie zoals een zaaksysteem of DMS thuishoort, en toch nog nodig is, kunnen medewerkers informatie van de schijven meenemen naar de SharePoint-omgeving.

• Bij de netwerkschijven kan worden verwezen naar de relevante TSA’s als de locatie waar informatie thuishoort en waar alleen de originelen moeten te vinden zijn. • Om te voorkomen dat de netwerkschijven toch nog gebruikt blijven worden, kan de toegang tot deze schijven zodanig worden geregeld dat: o Er geen informatie meer kan worden toegevoegd; o Er geen informatie meer kan worden gewijzigd; o Er alleen nog informatie van de netwerkschijven kan worden weggehaald (niet gekopieerd), die dan naar de relevante TSA (of eventueel SharePoint) wordt gemigreerd óf wordt vernietigd. • Het is te verwachten dat met een dergelijke aanpak nog informatie op de netwerkschijven blijft staan. Het is mogelijk deze informatie te selecteren, wat naar verwachting veel tijd en geld vraagt. Het is ook mogelijk om alles wat 10 jaar na de datum van ‘bevriezing’ nog op deze schijven staat, te vernietigen. Een mengvorm is ook mogelijk.

33

Zie de selectielijst e-mailbewaring volgens de capstone-methodiek (VNG, geraadpleegd 17-4-2023).

Pagina 34 van 77

B3.1.4 Taakspecifieke applicaties • •

•

Voor de TSA’s geldt in het algemeen: deze applicaties leidend laten zijn op hun gebied, en niet netwerkschijven en/of SharePoint-omgeving. Voor TSA’s waarin zich te bewaren informatie bevindt (of waarin die elk geval thuishoort), bijvoorbeeld CLO, zijn mogelijkheden: o Een koppeling maken met het zaaksysteem, zodat via het zaaksysteem te bewaren informatie kan worden overgebracht naar het e-depot; OF o Een directe koppeling maken met het e-depot, zodat te bewaren informatie vanuit de TSA zelf kan worden overgebracht naar het e-depot. TSA’s waarin zich geen te bewaren informatie bevindt laten wij buiten beschouwing.

B3.2 Vervanging en overbrenging

In het algemeen geldt dat de situatie van het archief 2003-heden hybride is. Dat zich veel digitale informatie in de hierboven genoemde omgevingen bevindt, betekent niet dat er consequent digitaal gewerkt is en wordt. Voor wat het te bewaren papieren en analoge archief uit de periode 2003-heden betreft, is er de overbrengingsplicht. Ons advies op hoofdlijnen is: • Begin niet aan vervanging met terugwerkende kracht (of retrospectieve vervanging). • Neem een nieuw vervangingsbesluit tot routinematige vervanging om als organisatie met ingang van een bepaalde datum geheel digitaal te gaan werken (uitzonderingen daargelaten) en zorg dat dit besluit ook voldoende wordt geïmplementeerd. • Laat de hybride situatie zoals die vóór bovengenoemde datum bestaat ten aanzien van te bewaren archief in stand en zorg dat dit hybride archief hybride wordt overgebracht. Daarvoor is het volgende nodig: o Maak overzichtelijk waar zich te bewaren informatie bevindt: ▪ Volledig papier – is grotendeels onder controle; ▪ Volledig digitaal – is dit gereed voor overbrenging? ▪ Hybride. o Voor wat betreft het te bewaren hybride archief: ▪ Controleer of er voldoende wederzijdse verwijzingen zijn tussen digitale en analoge documenten die bij elkaar horen. • Maak afspraken over de overbrenging van de hybride situatie.

Daarbij zou het makkelijk zijn als analoog en digitaal archief door dezelfde organisatie werden beheerd – denk aan het Zeeuws Archief.

Pagina 35 van 77

Bijlage 4 – Kostenberekeningen scenario’s In deze bijlage worden de berekeningen weergegeven per toekomstscenario. Alvorens dit gebeurt, wordt verantwoord welke kengetallen hierbij worden toegepast, met bronvermelding. Deze bijlage wordt afgesloten met een tabel waarin de kosten voor alle scenario’s tegen elkaar worden uitgezet. Bij elk scenario wordt onderscheid gemaakt in de kosten die: • gemoeid zijn met het realiseren van het scenario (dus van IST -> veronderstelde SOLL), met andere woorden de investeringen; • gemoeid zijn met het in stand houden van de beschreven situatie, met andere woorden de beheerkosten, gedurende een periode van 5 jaar.34 Telkenmale wordt ingezoomd op de fysieke archiefbewaarplaats, de digitale archiefbewaarplaats en benodigde formatie of externe inhuur. Voor het verkrijgen van de informatie waarop de doorrekening van de scenario’s heeft plaatsgevonden zijn de volgende organisaties benaderd: • Het Zeeuws Archief; • Gemeente Schouwen-Duiveland; • Gemeente Terneuzen; • Gemeente Tholen; 5.1.1c • 5.1.1c • 5.1.1c • 5.1.1c 5.1.1c • . Het Zeeuws Archief is benaderd in verband met mogelijke dienstverlening rond het duurzaam bewaren van zowel analoge als digitale archiefbescheiden, via een dienstverleningsovereenkomst (DVO) of gemeenschappelijke regeling (GR).

In relatie hiermee is gesproken met de gemeenten Terneuzen (archiefbescheiden via een DVO in bewaring bij Zeeuws Archief in Middelburg), Tholen (digitale archiefbescheiden via DVO in e-depot Zeeuws Archief, analoge archiefbescheiden in eigen beheer) en Schouwen-Duiveland (archiefbewaarplaats op de eigen locatie onder beheer van Zeeuws Archief, digitale archiefbescheiden in e-depot Zeeuws Archief via DVO). In overleg met Sluis zijn de commerciële bedrijven benaderd. Gestreefd is naar een zo representatief mogelijke doorsnede, waarbij verschillende profielen in ogenschouw zijn genomen. 5.1.1c 5.1.1c 5.1.1c

5.1.1c

5.1.2e

5.1.1c 5.1.1c

5.1.1c

5.1.1c 5.1.1c

5.1.1c

Geen van de commerciële organisaties biedt een volwaardig e-depot aan. Sluis zal in de toekomst moeten besluiten tot (aansluiting op) een e-depot. Dit is wel afhankelijk van andere zaken, zoals de toekomstige aanschaf van een zaaksysteem. Verwachting is dat ingebruikname op zijn vroegst in 2024 plaatsvindt. In de hiernavolgende uitwerkingen van de scenario’s is geen informatie van 5.1.2e 5.1.1c

opgenomen.

5.1.2e

5.1.1c 5.1.1c In overleg met Sluis is derhalve besloten de gesprekken met verband met dit onderzoek te stoppen.

5.1.2e

in

Voor een periode van 5 jaar is gekozen omdat een contractduur van 5 jaar als voldoende interessant wordt beschouwd voor commerciële organisaties; daarna zal waarschijnlijk opnieuw moeten worden aanbesteed, gezien de waarde van het contract. Dit betekent ook dat dit wordt toegepast op het Zeeuws Archief, waarbij deze aanbestedingsverplichting niet geldt. 34

35

5.1.1c

5.1.1c

5.1.1c 5.1.1c

5.1.1c

Pagina 36 van 77

5.1.1c biedt minder mogelijkheden dan 5.1.1c en 5.1.1c qua raadpleging en scanning on demand. Weliswaar zijn de kosten voor een eventuele inschakeling van 5.1.1c berekend, deze dientengevolge maken echter geen deel uit van het totaaloverzicht. Zie daarvoor B4.5.3.

Pagina 37 van 77

B4.1 Verantwoording gebruikte kengetallen

Bij het toepassen van kengetallen over meerdere jaren bij de scenario’s wordt geen rekening gehouden met mogelijke (tussentijdse) aanpassingen als gevolg van indexaties, zoals in relatie met inflatie. Een marge van circa 20% wordt aanbevolen. De getallen die worden weergegeven hebben direct betrekking op de scenario’s, zijn afgerond en betreffen de te onderscheiden hoofdlijnen per scenario.

B4.1.1 FTE, salarisschalen en uurtarieven

Bij de uitwerking van de kostenberekeningen worden de volgende kengetallen gehanteerd: • 1 FTE is in het geval van formatie bij de gemeente Sluis, uitgaande van een werkweek van 36 uur, gesteld op 1822 uur in 2023 te werken. 36 Dit gemiddelde wordt, gezien de geringe afwijkingen op jaarbasis, in voorkomende gevallen eveneens gehanteerd voor de jaren na 2023. • 1 FTE bij externe, commerciële organisaties, is gesteld op 2024 uur in 2023 te werken. Dit gemiddelde wordt, gezien de geringe afwijkingen op jaarbasis, in voorkomende gevallen eveneens gehanteerd voor de jaren na 2023.37 • De gehanteerde salarisschalen van functionarissen in dienst (zijnde of te komen) van de gemeente Sluis zijn gesteld op: o Senior (archief)medewerker – schaal 9; o (Archief)medewerker – schaal 8; o Dienstverlenende medewerker (nadruk op logistiek) – schaal 5; o Adviseur (inclusief gemeentearchivaris en archiefinspecteur) – schaal 10. Binnen de salarisschalen wordt periodiek 11, de hoogste, gehanteerd (conform de aanpak van de gemeente Sluis). • De bruto jaarsalarissen zoals deze zijn afgesproken in de VNG CAO voor 2023 zijn voor de berekeningen gebruikt als basis.38 Voor het inzichtelijk maken van de kosten hebben wij een beroep gedaan op de afdeling Personeelszaken van de gemeente Terneuzen, die de loonadministratie voor de gemeente Sluis verzorgt.

Wij hebben een overzicht ontvangen van de loonsommen die men hanteert, op basis waarvan wij de kosten per FTE per schaal op de volgende, afgeronde, bedragen voor 2023 als volgt hebben bepaald39: o Schaal 5 – € 54.000,-; o Schaal 8 – € 70.000,-; o Schaal 9 – € 80.000,-; o Schaal 10 – € 88.000,-. • Marktconforme (ICT-)tarieven, op uurbasis: o Programmeren, implementeren - € 125,-; o Adviseren - € 130,-; o Management - € 130,-. • In voorkomende gevallen worden de uurtarieven gehanteerd uit de Handleiding Overheidstarieven 2023.40 Een voorbeeld betreft de uurtarieven voor advisering door het Zeeuws Archief. • Alle bedragen zijn exclusief BTW.

B4.1.2 Geprognotiseerde aantallen aanvragen archief op jaarbasis

De gemeente Sluis heeft over de jaren 2019-2022 cijfers beschikbaar gesteld met betrekking tot aantallen bezoekers aan en aanvragen/ raadplegingen uit het archief.41 In geval van scenario 1 worden de raadplegingen en opvragingen verzorgd door de formatie van de gemeente Sluis zelf, die verantwoordelijk is voor beheer en dienstverlening met betrekking tot de (overgebrachte) archiefbescheiden. In geval van scenario 2 gebeurt dit door personeel van het

Bron: P-Direkt (geraadpleegd 7-4-2023). Ibidem. 38 Gebruikt wordt het overzicht via de website CAOgemeenten.nl (meerdere malen geraadpleegd). 39 Mail van 5.1.2e , Personeelsadviseur gemeente Terneuzen (31-3-2023). De loonsommen zullen, wegens gemaakte CAO afspraken, de komende jaren een stijgende lijn laten zien. 40 Handleiding Overheidstarieven (meerdere malen geraadpleegd via Ministerie van Financiën). 41 Notitie aan Burgemeester over bezoekersaantallen archief 2019-2021, door 5.1.2e (18-11-2021) en Tellingen Topdesk 2021 en 2022 (6-12-2022). 36 37

Pagina 38 van 77

Zeeuws Archief, waaraan het archief(beheer) is uitbesteed, maar dan wel vanuit de locatie van de archiefbewaarplaats van Sluis in Oostburg. In de gevallen van scenario 3 en 4 worden de raadplegingen en opvragingen verzorgd door de organisatie waaraan (het beheer van) het overgebrachte archief is uitbesteed. Om een vergelijkbare doorrekening te verkrijgen voor alle toekomstscenario’s worden voor scenario 3 de volgende kengetallen gehanteerd, die mede zijn gebaseerd op de door Sluis beschikbaar gestelde cijfers: • Jaarlijks aantal aanvragen scanning on demand - 1.400; • Jaarlijks aantal aanvragen fysieke raadpleging bij nieuwe archiefbewaarplaats – 25; • Jaarlijks aantal aanvragen fysieke raadplegingen in gemeente Sluis zelf – 75. Uitgangspunt van scenario 3 is dat de focus ligt op scanning on demand, waarbij fysieke raadplegingen wel degelijk nodig blijven. Voor scenario 4 worden de volgende kengetallen gehanteerd: • Er zijn geen aanvragen scanning on demand, aangezien alles is gedigitaliseerd; • Jaarlijks aantal aanvragen fysieke raadpleging bij nieuwe archiefbewaarplaats – 10; • Jaarlijks aantal aanvragen fysieke raadpleging in gemeente Sluis zelf – 15.

Aangezien bij scenario 4 geen volwaardige vervanging van alle fysieke archiefbescheiden heeft plaatsgevonden, wordt rekening gehouden met een klein aantal fysieke opvragingen op jaarbasis, maar wel kleiner dan in scenario 3; reden hiervoor is dat vanaf de aanvang maximaal wordt gedigitaliseerd, dus verzoeken om fysieke raadpleging minder snel volgen, doordat zoekvragen eerder online worden opgelost. Per aanvraag op basis van scanning on demand worden de volgende kengetallen gehanteerd: • 50 pagina’s te scannen; • 4 pagina’s te scannen die groter zijn dan A3-formaat, deel uitmakend van bouwdossiers (deze 4 pagina’s worden alleen meegenomen voor zover het bouwdossiers betreft, zie onderstaande regel); • 55% van de aanvragen betreft bouwdossiers, dit betekent op jaarbasis 770 dossiers. Wij gaan uit van de verwachting dat door scanning on demand het aantal aanvragen uiteindelijk zal dalen. Voor de eerste 5 jaar dat op deze manier wordt gescand, wordt vooralsnog niet voorzien in een daling van de aantallen scans on demand.

B4.1.3 Gedigitaliseerde archiefbescheiden

Bij alle scenario’s speelt scanning (digitalisering) van analoge archiefbescheiden een belangrijke rol. Gehanteerd uitgangspunt is dat wordt gescand op raadpleegkwaliteit. Gehanteerd worden de volgende kengetallen: • Eén gescande image van maximaal A3-formaat is 150 Kb groot42; • Eén gescande image van een groter formaat is 2,4 MB groot43; • Bij scanning van het gehele analoge archief zijn er 66.000.000 images op maximaal A3 formaat te genereren, 100.000 groter dan dit formaat44.

B4.1.4 Tarieven

De benaderde organisaties hebben onder meer tarieven verstrekt aangaande de volgende onderwerpen (voor zover relevant): • Verhuiskosten van analoge archiefbescheiden (onder meer transport, materiaal, registratie, inslag in nieuwe archiefopslaglocatie, kilometer- en uurtarief); • Scankosten (onder meer tabbladen, stickers, materiaal, uurtarief); Digitale document is in PDF/a formaat, scankwaliteit 300 DPI, OCR (bron: mail 5.1.2e , 5.1.1c , 4-42023). 43 Gebaseerd op de berekening dat een A0 16 maal groter is dan een A4. In dit specifieke geval berekenen wij de formaten maximaal op A0, dus is de schatting mogelijk aan de hoge kant. Het differentiëren van formaten, omvang en grootte qua bytes voert te ver voor deze businesscase, waarbij hoofdlijnen als uitgangspunt worden gehanteerd. 44 Praatstuk tbv gemeente Sluis, afkomstig van 5.1.1c (20-3-2023). 42

Pagina 39 van 77

• • • • • •

Scanning on demand (onder meer starttarief, scan per image of uurtarief); Opslagkosten op jaarbasis per strekkende meter (analoge archiefbescheiden), hetzij exclusief kosten voor beheer/ raadpleging, hetzij inclusief kosten voor beheer/ raadpleging; Opslagkosten op maand-/ jaarbasis per gigabyte (digitale archiefbescheiden); Advies- en (project)managementkosten; Raadpleegkosten (inzake analoge archiefbescheiden, bestaande uit onder meer lichten, transport en dienstverlening); Hostingkosten (inzake langdurige bewaring digitale archiefbescheiden). 45 In het geval van een e-depot wordt rekening gehouden met 5 TB om een representatieve vergelijking te kunnen maken die toekomstbestendig is. Verwachting is dat in eerste instantie, bij maximale digitalisering, 1,5 TB volstaat.

In het specifieke geval van het Zeeuws Archief dienen de volgende opmerkingen te worden gemaakt: • Het Zeeuws Archief heeft in haar reacties consequent aangegeven slechts een vast tarief voor de bewaring en het beheer van analoge archiefbescheiden (dat wil zeggen een vast bedrag per strekkende meter per jaar) te willen verstrekken als de gemeente Sluis rechtstreeks met haar in gesprek gaat.46 De gemeente Sluis is van mening dat een dergelijk gesprek nog niet opportuun is, aangezien dit onderzoek slechts verkennend van aard is. In overleg met Sluis heeft DOCFactory de kosten voor het beheer en de opslag van analoog archief per strekkende meter per jaar geraamd. Deze raming is tot stand gekomen op basis van getallen en tarieven die zijn verkregen van enkele gesprekspartners alsmede door het raadplegen van de vastgestelde jaarrekening van het Zeeuws Archief over 2021. DOCFactory komt tot de conclusie dat de bandbreedte globaal tussen de 5.1.1c per strekkende meter per jaar ligt (exclusief BTW). Laatst genoemde prijs is inclusief het intensief verzorgen en beheren van de archiefbescheiden (denk aan selectie, waardering, materiële verzorging, beschrijvend inventariseren), eerst genoemde prijs is vooral gericht en gebaseerd op het beheren zelf, zoals beschikbaar stellen op aanvraag en incidenteel scannen.