Sliedrecht- Accountantsverslag 2021 t.b.v. auditcommissie.pdf
Tekst van het document
CONCEPT 17 juni 2022
ACCOUNTANTSVERSLAG 2021
Gemeente Sliedrecht
17 juni 2022
Aanbiedingsbrief
Aan:
Geachte leden van de raad,
de raad van de gemeente Sliedrecht T.a.v. de heer Van Aalst, Raadsgriffier Postbus 8 3300 AA Sliedrecht
Wij hebben de jaarrekening 2021 van gemeente Sliedrecht (hierna te noemen ‘de gemeente’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 8 november 2021, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2021. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen, observaties en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen.
Rotterdam, 17 juni 2022
Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vroeg dit jaar een aanzienlijke extra inspanning, waarbij de onderlinge verstandhouding goed en constructief is gebleven. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente hiervoor bedanken. Onze controle heeft (grotendeels) weer fysiek kunnen plaatsvinden, wij danken u hartelijk voor de gastvrijheid.
Kenmerk: MS/MF/RA1541
Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze, C.M. Steehouwer MSc RA Partner Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA
VOLGENDE PAGINA
INHOUDSOPGAVE
DASHBOARD
Inhoudsopgave
1. DASHBOARD
2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE
4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE
4
1. Dashboard
1.1 Dashboard accountantscontrole
1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING
AANDACHTSPUNTEN VOOR 2022
Wij verstrekken bij de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid.
De gehanteerde materialiteit voor fouten onzekerheden bedraagt € 786.150 resp. € 2.358.450.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd. Wel hebben wij enkele aanbevelingen en verbeteringen opgenomen in dit verslag.
en
De WNT is nageleefd.
Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage.
De COVID-19 pandemie en het conflict tussen Rusland en Oekraïne hebben per saldo geen financiële impact op de jaarstukken.
ONTWIKKELING GREX / SOCIAAL DOMEIN
RESULTAAT 2021
Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is uitgesteld tot 2023. Samen met ‘de basis op orde’ en de noodzakelijke stevige kwaliteitsslag in de financiële kolom ligt hier dan ook voor 2022 een belangrijke opgave voor de organisatie om het niveau op dit terrein in de breedte fors te verhogen. Het onderwerp frauderisicobeheersing staat maatschappelijk in de schijnwerpers. Ook vanuit de accountantscontrole wordt hier steeds meer aandacht aan besteed. De rol van de gemeenteraad (en auditcommissie) in frauderisicobeheersing neemt toe. Wij adviseren u dit thema jaarlijks te agenderen met de auditcommissie. Onzekerheden in de begroting en uitvoerbaarheid van plannen nemen voor veel gemeenten toe door schaarste, oplopende rente en kabinetsbeleid (2026). Wij adviseren u besluitvorming rond grote(re) projecten daarom ook te voorzien van een gevoeligheidsanalyse o.b.v. scenario’s.
BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN & OBSERVATIES
Risicomanagement grondexploitaties in 2022 analyseren en indien nodig aanpassen zodat risico’s met een waarschijnlijkheid > 50% in de actualisatie worden verwerkt. Hierdoor is ook de grondexploitatieberekening van Stationspark II alsnog negatief.
Zorvuldiger dossiervorming vereist uitgangspunten grondexploitaties.
Grondexploitatie Stationspark III geactualiseerd zonder ontwikkeling van sportvelden maar moet nog verder uitgewerkt worden.
De Sociale Dienst Drechtsteden is per 1 januari 2022 omgevormd tot de GR-Sociaal en de overige taken van de GR Drechtsteden zijn ondergebracht in Servicegemeente Dordrecht. Dienstverlening en vormgeving van de uitbestede taken zijn niet gewijzigd. Wij adviseren u concreter afspraken te maken met de GR Sociaal over risicobeheersing gemandateerde taken.
DASHBOARD
5
ten
aanzien
JAARREKENING
Wij vragen met klem aandacht voor de adviespunten voor 2022 die zijn gerapporteerd rond (im)materiële vaste activa, waardering debiteuren, onderhoudsvoorzieningen en reservemutaties. Veel inspanning is gegaan naar juiste afgrenzing van kosten, alsmede de juistheid van de SiSa, zaken die ook voor de VIC aandacht vragen. Ook op het vlak van (diepgang van) toelichtingen en niet uit de balans blijkende verplichtingen zijn nog verbeterslagen mogelijk.
Voor een bedrag van € 203.364 zijn kosten niet verantwoord in 2021 maar in 2022. Het effect op het resultaat is € 147.281 (enkele kosten worden geactiveerd).
Diverse fouten in de overlopende passiva.
Uit hoofde van aanbestedingsrechtmatigheid is een contract dat reeds jaren geleden is afgesloten als onrechtmatig beschouwd. De onrechtmatige besteding op dit contract in 2021 bedraagt € 113.151.
van
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
2021
Begroting (na wijziging)
Saldo van baten en lasten
1.457.000
-/- 2.189.000
Mutatie reserves
1.141.000
1.724.000
Resultaat
2.598.000
-/- 465.000
(x €1.000)
Het resultaat over 2021 bedraagt € 3.063.000 positief na reservemutaties, ten opzichte van de gewijzigde begroting 2021. De afwijking wordt voornamelijk verklaard door lagere lasten en hogere baten binnen alle verschillende programma’s.
UW FINANCIËLE POSITIE VERGELEKEN
BIJLAGEN
6
2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole
2.1 Jaarrekeningproces 2021 2.2 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.3 De jaarrekening is getrouw 2.4 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.5 Gecorrigeerde fouten 2.6 Aandachtspunten voor 2022 2.7 Opvang vluchtelingen Oekraïne
2.1 Jaarrekeningproces 2021
Jaarrekeningproces verliep constructief, maar op inhoud moeizaam.
‘De basis op orde’ is wel het uitgangspunt geweest voor aanvang van het opstellen van de jaarrekening en de controle hierop.
Ambities helaas nog niet gerealiseerd door ontbreken van specifieke kennis.
7
De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft de jaarrekeningcontrole vrijwel volledig bij u op locatie plaatsgevonden. Helaas heeft dit niet geleid tot een eenvoudige jaarrekeningcontrole 2021. Door een grote wederzijdse inspanning en flexibiliteit is het gelukt tijdig tot afronding te komen. Ook de flexibiliteit van de auditcommissie waarderen wij, waardoor in een extra vergadering ook dit verslag kon worden toegelicht voorafgaand aan de oordeelsvormende behandeling in de raad. Het proces is voor aanvang van de controle goed en constructief verlopen. Er was voldoende afstemming over het proces en mogelijke vragen konden door de organisatie aan BDO gesteld worden. In het kader van ‘de basis op orde’ is door de organisatie ook voldoende tijd en middelen beschikbaar gesteld om dit te realiseren: • Controle 2020 samen geëvalueerd en goede afspraken gemaakt • Hoog ambitieniveau in de organisatie m.b.t.
de kwaliteit van de financiële kolom • Organisatie versterkt en groeit naar ‘de basis op orde’ - aantrekken van nieuwe vaste medewerkers - tijdelijke inhuur ter ondersteuning van de organisatie • Prima samenwerking en proactieve afstemming tussen organisatie en BDO-team Ook de samenwerking tijdens onze aanwezigheid en de bereidheid snel te schakelen met de organisatie voor onderbouwingen was aanwezig. Helaas heeft het traject toch de nodige vertraging opgelopen die met name is te wijten aan de volgende punten: • Eigenlijk niet reëel te verwachten dat het jaarrekeningproces in drie weken af te ronden zou zijn met korte inwerktijd voor de nieuwe ambtenaren • Specifiek kennisniveau moet nog groeien in de organisatie (zoals voor het opstellen van de SiSa-bijlage en het ontbreken van voldoende BBV kennis) • Nog teveel taken in tekort tijdsbestek, waardoor scherpte beperkt werd en veel vragen en bevindingen bleken. Als gevolg van bovenstaande vertragingen hebben we onze planning en het beoogde tijdspad moeten aanpassen.
Deze aanpassingen in de planning hebben in goed overleg met de gemeente plaatsgevonden maar zijn wel een zware belasting geweest op zowel ons interne proces (medewerkers moeten meer overwerken of moeten van andere klanten vrijgespeeld worden waardoor anderen het moeten oppakken) als op het beschikbaar moeten zijn voor vragen van de accountant voor de medewerkers van de gemeente Sliedrecht (vragen zijn vaak nog weken na afloop van de aanwezigheid gevraagd).
Evaluatie van het proces 2021 intern door de gemeente Sliedrecht van belang.
DASHBOARD
Wij adviseren u het interne proces van 2021 te evalueren en voor 2022 realistische keuzes te maken. Belangrijkste uitgangspunt voor de controle is en blijft een gedegen concept jaarstukken en een goed kwalitatief aangeleverd jaarrekeningdossier. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.2 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole
COVID-19-impact op boekjaar 2021
Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie
8
Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2021 Tijdens de controle hebben wij aandacht besteed aan de impact van de coronapandemie op gemeente Sliedrecht. Hieromtrent hebben wij overleg gevoerd met de relevante functionarissen binnen de organisatie. De coronacrisis heeft beperkte gevolgen voor de operationele activiteiten van gemeente Sliedrecht. Daarbij zijn de financiële gevolgen van de crisis beperkt. In de jaarrekening en de tussentijdse rapportages is door de organisatie gerapporteerd over deze impact voor de gemeente. Ook voor 2022 zal dit naar verwachting nog het geval zijn. Eind februari 2021 is de BADO-notitie met betrekking tot de ‘COVID-19-effecten en -risico's voor decentrale overheden' uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is ook van toepassing voor de jaarrekening 2021. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-enrisicos-corona-voor-jaarrekening-2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)).
In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en/of onze controleverklaring. Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening en paragraaf 3.1 van dit verslag.
De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in bijlage ‘6.4 Corona bijlage’. Positief resultaat van € 336.000 ten opzichte van de begroting.
DASHBOARD
Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. De gemeente heeft er daarom voor gekozen om in één overzichtelijke bijlage (6.4 Corona bijlage) toe te lichten welke gevolgen COVID-19 op de gemeente Sliedrecht heeft (gehad) en welke effecten dit heeft gehad op welke programma’s voor welke onderdelen . Hierin is een zo goed mogelijke inschatting opgenomen van de effecten op de uitgaven de baten en het netto effect. Samenvattend betreft het enerzijds besparingen en uitstel van lasten naar een later jaar, anderzijds zijn opbrengsten gemist, zoals marktgelden. Ter compensatie van de kosten heeft de gemeente Sliedrecht van het Rijk € 2.146.000 ontvangen. Het netto effect over 2021 wordt becijferd op een voordeel van € 336.000.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.2 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole
Tozo-regeling in delegatie overgedragen aan Sociale Dienst Drechtsteden
Verantwoording middels SiSa-bijlage GR Drechtsteden
9
Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten: Tozo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020 Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021 Tozo 4: aanvragen vanaf 1 april 2021 tot 1 juli 2021 Tozo 5: aanvragen vanaf 1 juli 2021 tot 1 oktober 2021 Uw gemeente heeft in het kader van de Tozo-regeling een voorschot van het Rijk ontvangen van € 921.409. De uitvoering van de Tozoregeling is in delegatie overgedragen aan de Sociale Dienst Drechtsteden (m.i.v. 1-1-2022 GR-Sociaal). De ontvangen voorschotten zijn één op één doorgestort aan de Sociale Drechtsteden. De verantwoording aan het Rijk vindt plaats via de SiSa-bijlage van de GR Drechtsteden. Middels SiSa-regeling G4A worden in de jaarrekening van de gemeente de lasten over jaar T-1 verantwoord.
Wij hebben vastgesteld dat ten aanzien van regeling G4 terecht een nulverantwoording is opgevoerd en in regeling G4A de lasten conform de SiSa-bijlage van de GR Drechtsteden 2020 nauwkeurig zijn opgevoerd. Overige coronagerelateerde bevindingen In onze controle hebben wij uitgebreid aandacht besteed aan de impact van het coronavirus op de jaarrekening 2021. Onder andere in de waardering van vorderingen, prestatielevering rondom inkopen en inschattingen voor de grondexploitaties hebben onze bijzondere aandacht gehad. Wij hebben geen bevindingen die in dit kader vanwege corona zijn geconstateerd. In het vervolg van dit verslag gaan wij nog nader in op de bevindingen uit de controle als geheel.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 De jaarrekening is getrouw De jaarrekening 2021 is getrouw
10
Getrouwheidsbevindingen Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2021 van gemeente Sliedrecht een goedkeurende controleverklaring af te geven met betrekking tot de getrouwheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben enkele controleverschillen van beperkte omvang geconstateerd welke door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle ook controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid die niet zijn gecorrigeerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Onze interne regels schrijven echter voor dat wij fouten die hoger zijn dan 5% van de materialiteit altijd aan u rapporteren. Voor de gemeente Sliedrecht betekent dit derhalve fouten vanaf € 39.308. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (IN €)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
147.281
-
§4.4
-/- 78.346
-
§4.4
Totaal
68.935
-
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
786.150
2.358.450
Performance materialiteit (75% van de materialiteit)
563.264
1.689.792
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
39.308
39.308
Getrouwheid Nog te betalen kosten 2021 niet volledig (kosten verantwoord in 2022) Overlopende passiva te hoog verantwoord (impact op resultaat)
Wij hebben, voor zover mogelijk, het college verzocht om deze controleverschillen te corrigeren. Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze (resterende) verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor het beeld van de gehele jaarrekening. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn derhalve voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken met betrekking tot de getrouwheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Rechtmatigheid van de jaarrekening
De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2021 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.
11
Rechtmatigheidsbevindingen Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening, zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van de rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 39.308 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (IN €)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Rechtmatigheid Nog te betalen kosten 2021 - getrouw beeld
147.281
§2.3
Nog te betalen kosten 2021 – presentatiefout
91.513
-
§4.4
Overlopende passiva – schulden – getrouw beeld
78.346
-
§2.3
Overlopende passiva - presentatiefout
16.558
-
§4.4
Onrechtmatige contracten in het kader van Aanbestedingswet 2012
113.151
-
§4.7
Totaal
446.849
-
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
786.150
2.358.450
Performance materialiteit (75% van de materialiteit)
563.264
1.689.792
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
39.308
39.308
Wij concluderen dat de resterende controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en zijn derhalve voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken met betrekking tot de rechtmatigheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.5 Gecorrigeerde fouten
Overzicht van gecorrigeerde fouten in de definitieve jaarrekening n.a.v. de controle van de concept jaarrekening.
12
Gecorrigeerde controleverschillen Naast de ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect getrouwheid geconstateerd en gecorrigeerd door de gemeente Sliedrecht. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (IN €)
BALANSEFFECT
RESULTAATSEFFECT
Mutaties tussen reserves ten onrechte via staat van baten en lasten verwerkt *
7.487.394
-
Risico’s grondexploitaties > 50% niet ingerekend in de grondexploitatieberekeningen
-310.000
-310.000
Vordering inzake de gebied de driehoek (kosten uit eerdere jaren) onjuist
-165.428
-165.428
-1.359.419
-1.359.419
Correctiepost op crediteuren ten onrechte geboekt als correctiepost
96.420
-
Vooruit ontvangen bijdragen van overige overheid is geen vooruit ontvangen bedrag
364.804
364.804
1.024.646
-
Voorzieningen ten onrechte opgenomen omdat een (geactualiseerd) MJOP mist
109.677
109.677
Dotatie aan de voorziening voor onderhoud gebouwen te laag op basis van nieuw MJOP
186.628
-186.628
Foutieve opname te ontvangen subsidie als debiteur (uitgaven zijn nog niet gerealiseerd op basis waarvan de vordering geboekt is, derhalve geen rechtsgrond)
309.431
-
SiSa-regeling B2 onjuist verwerkt in de jaarrekening (vordering op Rijk)
129.732
129.732
SiSa-regeling B2 onjuist verwerkt in de jaarrekening (schuld aan GR Sociaal)
54.226
-54.226
11.597.805
-/- 1.471.488
Getrouwheid
Voortgezette controle: bedragen ten onrechte niet in 2021 verantwoord (maar in 2022)
Vordering inzake afwikkeling wethouderspensioenen verkeerd gepresenteerd (moet FVA)
Totaal
Naast deze cijfermatige correcties is in de jaarrekening een behoorlijk aantal verbeteringen doorgevoerd in toelichtingen, grondslagen, uitsplitsingen in balans en toelichting alsmede correcties in de SiSa-verantwoordingen. *) betreft een aanvankelijk niet doorgevoerde presentatiewijziging a.g.v. een verduidelijking van het BBV. Overboekingen tussen reserves binnen hetzelfde programma mogen niet via de staat van baten en lasten worden verantwoord.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.5 Gecorrigeerde fouten
Overige aanpassingen in de jaarstukken van de gemeente Sliedrecht
13
Naast hiervoor genoemde correcties geven wij onderstaand nog op hoofdlijnen inzicht in andersoortige aanpassingen die naar aanleiding van de controle zijn doorgevoerd in de jaarrekening, waaronder aanpassingen om het BBV beter toe te hebben gepast: • Grondslagen voor waardering en bepaling resultaat toegevoegd aan de jaarrekening • Categorisering van diverse soorten vorderingen en schulden aanvankelijk onjuist gepresenteerd • Kredietfaciliteit in rekeningcourant bij BNG aanvankelijk niet toegelicht • Artikel 49 lid 2 niet correct toegepast in balans en toelichting, waardering categorisering van nog te besteden subsidies foutief was. • Artikel 52a lid 2 van het BBV is niet toegepast: de van Europese en Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel niet opgenomen in de toelichting op de balans. • Presentatie van de algemene uitkering verkregen voor 2021 aanvankelijk niet correct. • Enkele SiSa-regelingen zijn onjuist ingevuld en alsnog gewijzigd (getallen in de SiSa-bijlage aangepast).
Het gaat om de regelingen: • C32 Regeling specifieke uitkering ventilatie in scholen • C62 Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen • D14 Middelen inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen • E27B Brede doeluitkeringen verkeer en vervoer (SiSa tussen medeoverheden) • F1 Regeling aankoop woningen onder een hoogspanningsverbinding • G12 Kwijtschelden publieke schulden SZW- domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire_ gemeentedeel • H4 Specifieke uitkering Sport • H8 Specifieke uitkering voor lokale sportakkoorden en leefstijlinterventies 2021 Het verdient aanbeveling komend jaar een gedegen analyse van de eigen jaarstukken aan de hand van de bepalingen in het BBV uit te voeren, zodat indelingen en mate van toelichting overeenkomstig het BBV zijn. De organisatie kan hierbij gebruik maken van de BBVchecklist die wij hiertoe ter beschikking stellen.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.6 Aandachtspunten voor 2022
De belangrijkste aandachtspunten voor 2022 (en verder)
DASHBOARD
14
Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2021 hebben wij een aantal bevindingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende top 3 van aandachtspunten voor het komende jaar benoemen. 1.
Invoering rechtmatigheidsverantwoording Wij hebben u in eerdere rapportages reeds geïnformeerd over de op handen zijnde invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen hiervan voor uw bedrijfsvoering. Inmiddels is met deze wetgeving door De Tweede Kamer ingestemd. Na instemming door De Eerste Kamer zal ook het BADO en het BBV nog aangepast moeten worden. In IBI-nieuwsbrief 109 heeft het ministerie formeel gecommuniceerd dat invoering wordt uitgesteld tot 2023. Wij adviseren u de ingezette weg rond professionalisering van de interne organisatie en VIC-functie door te zetten en de extra beschikbare tijd tot invoering effectief te gebruiken. Wat ons betreft vormt dit onderdeel van het traject ‘de basis op orde’ waar u in 2021 mee bent gestart. Voor het professionaliseren van de VIC-functie is het tevens van belang dat sprake is van een actueel VIC-plan, waaruit de spreiding van werkzaamheden gedurende het jaar inclusief tussentijdse rapportages blijkt. Het verdient aanbeveling in de tussentijdse rapportages ook aandacht te besteden aan gebleken verbeterpunten en hier passende acties op te formuleren en de monitoring hiervan mee te nemen in de rapportagecyclus. Zie verder paragraaf 4.1 van dit verslag.
2.
Aandacht voor frauderisicobeheersing Het onderwerp frauderisicobeheersing staat zowel maatschappelijk, als vanuit de accountantscontrole, in de schijnwerpers. Vanaf boekjaar 2022 zullen accountants explicieter over dit onderwerp rapporteren in de controleverklaring. Het is voor uw organisatie van belang om frauderisico’s in beeld te hebben en deze door te vertalen naar beheersmaatregelen en interne controle hierop. Wij adviseren u daarom om een actuele (fraude)risicoanalyse op te stellen en de aandachtspunten hieruit door te vertalen naar de uitvoering van VIC werkzaamheden. Wij adviseren u hierin ook in te gaan op wat u definieert als fraude om zodoende de reikwijdte helder af te bakenen. Zaken als ondermijning, corruptie en misbruik & oneigenlijk gebruik zijn enkele voorbeelden die u hierbij kunt betrekken. Een periodiek gesprek met de auditcommissie over frauderisicobeheersing biedt de auditcommissie ook de mogelijkheid haar controlerende taak in dit opzicht invulling te geven. Zie verder paragraaf 4.1 van dit verslag.
3.
Onzekerheden in de begroting De komende jaren zal de onzekerheid in de gemeentelijke begroting toenemen. Aan de uitgavenkant zien we schaarste van grondstoffen en arbeid leiden tot kostenstijgingen, effecten door een oplopende rente en langere doorlooptijden van projecten door moeilijk in te vullen vacatures. Aan de opbrengstenkant zien we onzekerheden in de Algemene uitkering en mogelijke aanpassingen rond gemeentebelastingen. Met het oog op zorgvuldigheid van besluitvorming rond m.n. grotere projecten en financieel impactvolle dossiers adviseren wij u de raad te voorzien van een gevoeligheidsanalyse op basis van enkele scenario’s en zodoende in een bandbreedte aan te geven hoe groot risico’s van te nemen besluiten kunnen zijn. Het is daarbij raadzaam in de (tussentijdse) informatie aan de raad ook in te gaan op de mate waarin veronderstelde scenario’s zich hebben voorgedaan en de impact hiervan.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.7 Opvang vluchtelingen Oekraïne
Gemeenten hebben een essentiële rol in de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne
Vergoeding via SPUK
Voorschot van 50% verwachte opvangplekken in de gemeente
Correcte registratie van verstrekkingen en uitvoeringskosten is van belang
15
Onze visie op uw rol bij de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne Het conflict in Oekraïne heeft ook gevolgen voor Nederlandse gemeenten. Dat kan gaan om opvang van vluchtelingen door gemeenten en particulieren, ondersteuning van Oekraïners en Russen die momenteel in Nederland verblijven, risico's voor digitale veiligheid en economische sancties voor Russische bedrijven. Wat wij bij veel gemeenten zien is dat de opvang van vluchtelingen tijd en capaciteit vraagt van de ambtelijke organisatie. Capaciteit die door de krapte op de arbeidsmarkt, de ontwikkelingen rond Corona en de toenemende taken van gemeente al onder druk stond. Net als bij veel andere gemeenten is en wordt actief gezocht naar opvangplekken. Deze beschikbare plekken, maar ook de bezetting van de plekken neemt nog dagelijks toe. Het Ministerie van Justitie en Veiligheid publiceert over deze ontwikkeling. Naast het regelen van de opvangplekken en het energiecontract met Gazprom is uw gemeente dagelijks bezig met het leefgeld en andere ondersteuning van de vluchtelingen. Specifieke uitkering Zoals het er nu naar uitziet zullen gemeenten gecompenseerd worden door middel van een specifieke uitkering (SPUK) van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Deze SPUK is op dit moment in consultatie. De omvang van de uitkering lijkt als volgt te worden vormgegeven: 1.
Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten een normbedrag van € 100 per dag per gerealiseerde opvangplek; 2. Indien bovenstaand normbedrag niet toereikend is voor de kosten van de opvangvoorzieningen, dan kan de gemeente de werkelijke kosten ontvangen (incl. doorwerkende kosten die hoger zijn dan het normbedrag); 3. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van leefgeld van ontheemden bij particulieren een vergoeding van de werkelijke kosten per verstrekking als bedoeld in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne; 4. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten voor verzekering van wettelijke aansprakelijkheid en buitengewone kosten zoals genoemd in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne, een normbedrag voor de werkelijke kosten per verstrekking; 5. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten die gemeenten maken voor het geschikt maken of realiseren van gebouwen voor de opvang van ontheemden (transitiekosten) de werkelijke kosten. Een voorschot van 50% van de naar verwachting te realiseren opvangplekken zal aan de gemeente worden uitgekeerd. Definitieve afrekening zal op basis van de verantwoording in de SiSa-Bijlage plaatsvinden. Processen, registraties en aanbestedingen De specifieke regeling vraagt verantwoording door de gemeente.
Omdat sprake is geweest van spoed vragen wij nadrukkelijk aandacht voor de kwaliteit van registraties en processen zodat uw gemeente straks zonder veel onzekerheden volledige vergoeding ontvangt voor haar inzet. Specifiek vragen we aandacht voor: Functiescheiding bij de registratie van en controle op het verstrekte leefgeld; Functiescheiding bij de registratie van bestede uren en de gehanteerde uurtarieven; Tussentijdse controle dat vergoedingen, waaronder het leefgeld, voor het juiste aantal dagen is verstrekt; Adequate registratie van de werkelijke (transitie)kosten zoals hierboven opgesomd onder de punten 2 t/m 5. Wij denken graag mee over registraties en de documentatie rondom dwingende spoed.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.7 Opvang vluchtelingen Oekraïne
EU aanbesteden en dwingende spoed
16
Aanbestedingen Vanuit de specifieke regeling wordt tevens ingegaan op de aanbestedingswetgeving. Er lijkt sprake van dwingende spoed bij veel aan de opvang gerelateerde inkopen. Echter is het essentieel om te monitoren en vast te leggen tot wanneer en voor welke inkopen deze dwingende spoed geldt. Vluchtelingenopvang Het kabinet heeft zich gecommitteerd aan 75.000 opvangplekken in veiligheidsregio’s door het land heen. De meeste van deze opvangplekken moeten nog worden gerealiseerd. Overheden moeten hiervoor met name vastgoed huren of inzetten, en het vastgoed inrichten ten behoeve van scholing, gezondheidszorg en wonen van vluchtelingen. De huur van vastgoed is niet aanbestedingplichtig. De overige inrichtingen en installaties zijn wel aanbestedingplichtig. Op grond van de uitzondering van dwingende spoed is er een mogelijkheid deze onderhands te gunnen. Het kabinet heeft uitgesproken dat de opvang voor minimaal zes maanden moet worden ingericht. De vluchtelingenopvang is acuut. Wij adviseren zo veel mogelijk gebruik te maken van bestaande (raam)contracten, bijvoorbeeld voor de inhuur van personeel. Mogelijk kunnen die ook worden uitgebreid vanwege deze onvoorziene omstandigheid. Leg dit goed vast in het inkoopdossier en zorg voor een aankondiging op TenderNed. Wanneer geen bestaande infrastructuur aanwezig is moet worden ingekocht of aanbesteed.
In selecte gevallen kan het gerechtvaardigd zijn om opdrachten direct onderhands te gunnen met toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging vanwege dwingende spoed. Gegeven de omstandigheden is het verdedigbaar om kort durende contracten te sluiten in ieder geval tot november 2022, zonder dat hier sprake is van overtreding van het knipverbod. Vanwege de onzekere situatie verdient het aandacht om bij contractvorming al enige uitloop in de vorm van opties en verlengingen in te bouwen. Als de situatie langer duurt, moet gezocht worden naar een meer stabiele (middel)lange termijn oplossing. Beëindiging overeenkomsten Gazprom De contracten met Russische entiteiten, waaronder Gazprom, moet voor 10 oktober 2022 zijn beëindigd. Overeenkomsten die nog doorlopen na deze datum overtreden de sancties en de Sanctiewet (economisch delict), al wordt hier nog op landelijk niveau discussie over gevoerd door onder andere de VNG. Overheden moeten de contracten met Gazprom tijdig opzeggen. Het risico op boetes of schadevergoeding voor vroegtijdige beëindiging is aanwezig. Regionaal is sprake van een contract met Gazprom Marketing & Trading Retail Limited en wordt deze sanctioneringsregeling nauwlettend gevolgd. Nieuwe procedure inkoop energie en gas Voor de vervolglevering van gas zal een nieuwe aanbestedingsprocedure moeten worden gevolgd.
De gehele energiemarkt is in beweging, dit leidt onverhoopt tot hogere prijzen. Vanuit dat perspectief is een overeenkomst met een korte(re) looptijd aan te bevelen. Leg de motivering van de korte looptijd ook goed vast in het inkoopdossier. De maatregelen zijn op tijd aangekondigd. Vooralsnog kan dan ook gewoon reguliere Europees worden aanbesteed. Voor een beroep op dwingende spoed zien wij momenteel onvoldoende grond.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.7 Opvang vluchtelingen Oekraïne
De toelichting gebeurtenissen na balansdatum is voldoende
17
Gebeurtenissen na balansdatum Hoe ingrijpend de economische effecten van deze crisis zullen zijn, is op dit moment nog moeilijk te overzien. De impact op de bedrijfsvoering van de gemeente zal naar verwachting niet van aanzienlijke betekenis zijn. Rekening moet worden gehouden met (verder) stijgende prijzen, die zich kunnen vertalen in hogere inkoopkosten voor energie, hout, metaal en hulpstoffen. Het conflict heeft ook weerslag op de digitale veiligheid in Nederland. Momenteel lijkt het beeld stabiel maar het dreigingsbeeld kan abrupt veranderen. Verder is in dit verband van belang dat de gemeente geen directe zakelijke relaties onderhoudt met bedrijven in Oekraïne, Rusland en WitRusland. Gemeente Sliedrecht heeft in de gebeurtenissen na balansdatum aandacht voor de oorlog in Oekraïne. Wij zijn van mening dat de (huidige) impact voor de gemeente hiermee hiermee toereikend is weergegeven.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
18
3. Resultaat & financiële positie
3.1 Resultaat 2021 3.2 Dashboard financiële positie 3.3 Ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente 3.4 Ons beeld van uw financiële positie
3.1 Resultaat 2021 Resultaat 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 3,0 miljoen positief
Belangrijkste afwijkingen in het resultaat 2021 op programma’s zijn afdoende toegelicht in de jaarrekening
DASHBOARD
19
Het resultaat van gemeente Sliedrecht over het jaar 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 2,6 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)
2021
BEGROTING NA WIJZIGINGEN
VERSCHIL
IN %
Saldo van baten en lasten
1.457
-/- 2.189
3.646
167%
Mutaties reserves
1.141
1.724
-/- 583
-/- 34%
Resultaat
2.598
-/- 465
3.063
659%
In de jaarrekening is een uitputtende uiteenzetting opgenomen van voordelige en nadelige afwijkingen tussen de realisatie en de begroting, inclusief de incidentele baten en lasten die de realisatie hebben beïnvloed. Kortheidshalve verwijzen wij naar deze toelichting. Het resultaat 2021 wijkt ongeveer 3,9% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces. Dit houdt in dat de geconstateerde afwijking relatief iets boven deze norm is. Deze afwijking worden echter wel op alle programma’s zowel voor lagere kosten als hogere baten gerealiseerd. Hier liggen derhalve diverse oorzaken aan te grondslag die in de jaarrekening van de gemeente Sliedrecht worden toegelicht.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.2 Dashboard financiële positie
NETTO SCHULDQUOTE
20
BELASTINGCAPACITEIT
SOLVABILITEIT 50
90
105
95
130
28,0% 220
-100
< 90%
49,0%
20
90-130%
0
> 130%
(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE
< 20%
92,0% 100
20-50%
> 50%
50
150
< 95%
95-105%
> 105%
STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE
GRONDEXPLOITATIE
0
90
35 130
26,0% -100
< 90%
DASHBOARD
220
90-130%
3,0%
20
> 130%
JAARREKENING
100
0
< 20%
FINANCIËLE POSITIE
2,8%
20-35%
> 35%
BEVINDINGEN
5
-5
< 0%
BIJLAGEN
0%
> 0%
3.3 Uw financiële positie vergeleken
RATIO WEERSTANDSVERMOGEN
1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 0,20 0,00
SOLVABILITEITSRATIO
60,0%
1,38
1,12
1,53
30,0%
49,0% 34,8%
34,0%
33,0%
2018
2019
10,0% 0,0% 2019
2020
2021
2020
2021
RATIO GRONDEXPLOITATIE
10,0%
60,0% 48,0% 50,0%
42,0%
28,0%
20,0%
Gemid. NL* Gemeente
19,0%
10,0%
9,0%
8,0%
30,0%
6,0% 4,0%
Gemeente 3,0%
4,0%
2018
2019
3,0% 3,0%
2,0%
0,0%
0,0% 2018
2019
2020
2021
2020
2021
* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde in 2020 voor gemeenten in de categorie 25.000-50.000 inwoners. Data gebaseerd op Benchmark Nederlands Gemeenten van BDO.
DASHBOARD
Gemeente Gemid. NL*
20,0%
0,80
NETTO SCHULDQUOTE
40,0%
49,0%
50,0% 40,0%
2018
50,0%
21
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
Gemid. NL*
3.4 Ons beeld van uw financiële positie
Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien
Signaleringswaarden GTK 2020 als referentiewaarden Uw financiële positie is gezond Uw weerstandsvermogen is ‘ruim voldoende’ Gestage verbetering schuldquote doorgezet in 2021 De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag
DASHBOARD
22
Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Signaleringswaarden volgens het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2020 (GTK 2020) Vanuit hun taak als financieel toezichthouder hebben de twaalf provincies een gemeenschappelijk financieel toezichtkader opgesteld dat vanaf begrotingsjaar 2021 geldt. In het GTK 2020 zijn signaleringswaarden opgenomen voor de financiële kengetallen zoals opgenomen in het jaarverslag van de gemeente. Wij hebben deze signaleringswaarden als referentie gebruikt bij ons beeld van uw financiële positie.
Weerstandsvermogen is uitstekend In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 11,1 miljoen. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 7,2 miljoen. Het weerstandsvermogen van uw gemeente is volgens het GTK 2020 ruim voldoende te noemen. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2021 49% (2020: 49%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente in staat is aan haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 28% (2020: 19%). De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. Al meerdere jaren zien we een gestage verbetering van de financiële positie van de gemeente Sliedrecht, gemeten in solvabiliteit en schuldquote. Voor de solvabiliteit geldt dat deze ‘neutraal’ is en dat de stap naar minst risicovol nog maar een hele kleine stap is. Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter.
De ratio grondexploitatie van de gemeente is laag doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten relatief laag is. De ratio laat al jaren een stabiele lijn zien van rond de 3%. Volgens het GTK 2020 is een ratio grondexploitatie < 20% het minst risicovol te noemen. Hieraan voldoet uw gemeente ruimschoots.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
23
4. Belangrijkste bevindingen
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 Sociaal domein uitgelicht 4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 Overige bevindingen en observaties 4.5 BBV, WNT en SiSa 4.6 Begrotingsrechtmatigheid 4.7 Toelichting onrechtmatigheden 4.8 Significante schattingsposten
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Zie onze managementletter 2021 voor aandachtspunten in de interne beheersing
24
Uw interne beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter d.d. 10 januari 2022. Samenvattend hebben wij geconstateerd dat er bij uw gemeente, net als bij veel andere gemeenten, nog aandachtspunten resteren. Dit betekent niet dat uw gemeente niet in control is, maar wel dat het in control zijn voor ons niet toetsbaar blijkt uit controlesporen in de processen en systemen. Derhalve konden wij het afgelopen jaar voor onze controle (nog) niet steunen op uw interne beheersing en hebben wij de jaarrekening voornamelijk achteraf en gegevensgericht gecontroleerd (middels deelwaarnemingen, cijferbeoordelingen, steekproeven, etc.). Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie, de NBA, werkt momenteel aan een notitie betreffende ‘best practicemaatregelen fraude(risico)beheersing voor bestuurders en toezichthouders'. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen.
Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. De landelijke pilots waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude (o.a. Gemeente Breda) hebben bijgedragen aan de best practices. De best practices van de NBA zijn erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. In onze managementletter hebben wij reeds aandacht gevraagd voor dit onderwerp. Graag benadrukken we nogmaals het belang van het vergroten van de actieve rol van de gemeenteraad en auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing. Dit kan worden vormgegeven door bijvoorbeeld jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne controleafdeling, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording
Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023
25
Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2023 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt en heeft augustus 2021 de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. Op 25 mei is het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers in de Tweede Kamer behandeld, waarvan invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Op dinsdag 31 mei 2022 is het wetsvoorstel aangenomen in de Tweede Kamer, een belangrijke mijlpaal op weg naar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Vervolgstap is goedkeuring door de Eerste Kamer. Doordat het relatief lang heeft geduurd voordat deze wetgeving is aangenomen is besloten de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording te laten ingaan met ingang van het verslagjaar 2023. Hetgeen betekent dat uw gemeente een jaar langer de tijd heeft deze invoering voor te bereiden. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor.
Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd, wordt gemeente Sliedrecht immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering, maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Stand van zaken binnen uw gemeente
Stand van zaken binnen uw gemeente Voor een uitgebreide uiteenzetting over de stand van zaken binnen gemeente Sliedrecht verwijzen we naar onze managementletter 2021. Uw gemeente heeft de eerste stappen richting de rechtmatigheidsverantwoording gezet, maar er moeten nog de nodige vervolgstappen worden gezet. De nog te zetten stappen zien toe op de volgende aspecten: Uitwerken van een gemeentebrede (fraude)risicoanalyse; Besluitvormingsproces van de raad over de te hanteren goedkeuringstoleranties dient nog plaats te vinden; De uitvoering van VIC werkzaamheden laten aansluiten op deze risicoanalyse en eventuele speerpunten van de gemeenteraad; Professionaliseren van de VIC-functie, inclusief uitwerking van controlesheets waarin de uitvoering van de VIC gedocumenteerd kan worden; Spreiding van VIC-werkzaamheden gedurende het jaar, inclusief opstellen en bespreken van tussentijdse rapportages. Hierin kan mogelijk aansluiting worden gezocht bij de kwartaalcontroles die reeds worden uitgevoerd. In voorgaande rapportages hebben wij reeds geadviseerd om uw ambitie te bepalen t.a.v. de rechtmatigheidsverantwoording en het onderwerp ‘in control’ zijn. Wij zien dat hierin keuzes zijn gemaakt, zoals het uitbreiden van de formatie. Tegelijkertijd is nog sprake van veel resterende aspecten waarover keuzes dienen te worden gemaakt.
Wij adviseren u om een actieplan op te stellen waarin de te zetten stappen richting de rechtmatigheidsverantwoording zijn uiteengezet, geformuleerd vanuit uw ambitie.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht
De afrekeningen in het kader van het Sociaal Domein zijn verwerkt in de jaarrekening
26
Serviceorganisatie Jeugd (Dienst Gezondheid & Jeugd) De uitvoering van jeugdzorg (op grond van de Jeugdwet) is in Drechtstedenverband uitbesteed aan de GR Dienst Gezondheid & Jeugd (DG&J). Binnen DG&J worden alle jeugdzorgtaken uitgevoerd de Serviceorganisatie Jeugd (SOJ). Vrijwel alle jeugdzorgtaken zijn in delegatie overgedragen aan de SOJ, afgezien van taken inzake wijkteams waar sprake is van een mandatering. Bij uitbesteding van taken middels een delegatie ligt de verantwoordelijkheid voor de rechtmatige uitvoering van de taken bij de gedelegeerde partij. In dit geval is dit dus de SOJ. De rechtmatigheid van lasten inzake jeugdzorg zijn daardoor geen onderdeel van onze controle. De jaarstukken 2021 van DG&J, waarin de verantwoording van de jeugdzorglasten van de SOJ is opgenomen, zijn op het moment van afgifte van dit accountantsverslag nog niet beschikbaar. De gemeente heeft de jeugdzorglasten geboekt op basis van de meest recent beschikbare conceptcijfers. De jaarrekening van DG&J inzake SOJ zal nog wijzigen waardoor de bijdrage van de gemeente Sliedrecht nog met € 34.384 verlaagd zal worden. Dit verschil is niet meer verwerkt in de jaarrekening van de gemeente Sliedrecht en zal in 2022 worden verwerkt. Persoonsgebonden budgetten (PGB) Jeugd De Sociale Verzekeringsbank (SVB) beheert de persoonsgebonden budgetten.
Facturen van de door de cliënten gecontracteerde zorgaanbieders worden door de SVB betaald. SVB controleert deze facturen (factuur conform contract tussen cliënt en zorgaanbieder en of de gemeente een beschikking heeft afgegeven). De accountant van de SVB heeft onderzoek gedaan naar de rechtmatigheid van de bestedingen van de persoonsgebonden budgetten. Uit deze controle blijken fouten en onzekerheden. Controle op prestatielevering vindt niet door de SVB en/of de accountant van de SVB plaats. De persoonsgebonden budgetten voor jeugdzorg zijn via de SOJ aan de SVB betaald. Het resultaat op de persoonsgebonden budgetten is onderdeel van het resultaat van de SOJ. Omdat de uitvoering van de jeugdzorg aan de SOJ is gedelegeerd, heeft het accountantsoordeel van de accountant van de SVB geen gevolgen voor het accountantsoordeel bij de jaarrekening 2021 van gemeente Sliedrecht voor wat betreft de Persoonsgebonden budgetten Jeugd. Persoonsgebonden budgetten (PGB) Wmo De hiervoor beschreven situatie ten aanzien van de uitkomsten van de controles uitgevoerd door de accountant van de SVB gelden ook ten aanzien van de persoonsgebonden budgetten voor Wmo. Geconstateerde fouten en/of onzekerheden t.a.v. PGB’s vinden geen doorwerking in de jaarrekening van gemeente Sliedrecht. Tozo-regeling De Tozo-regeling is evenals in 2020 in delegatie uitgevoerd door de SDD.
De omvang van de lasten in 2021 is afgenomen ten opzichte van 2020. De verantwoording en afwikkeling van de Tozo-regeling loopt mee in de reguliere afwikkeling van de overgedragen regelingen van de Sociale Dienst Drechtsteden. Op het moment van verstrekken van dit accountantsverslag is de definitieve verantwoording van de overgedragen regelingen nog niet beschikbaar. De gemeente heeft de lasten (en afrekening) geboekt op basis van de meest recent beschikbare conceptcijfers. Wij hebben geen indicaties dat de definitieve verantwoording fors hiervan zal afwijken.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht
De afrekeningen in het kader van het Sociaal Domein zijn verwerkt in de jaarrekening
27
Sociale Dienst Drechtsteden (Participatiewet en Wmo) De taken inzake uitvoering van de Participatiewet en Wmo zijn in Drechtstedenverband in 2021 uitbesteed geweest aan de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD). Met ingang van 1 januari 2022 is de SDD omgevormd tot de GR-Sociaal. Zowel Participatiewet als Wmo zijn in delegatie overgedragen, hetgeen inhoudt dat de verantwoordelijkheid voor de rechtmatige uitvoering ook bij de SDD ligt. Via de SiSa bijlage wordt echter in het opvolgende jaar (T+1) wel verantwoording afgelegd over de bestedingen van de SDD in het voorgaande jaar. Fouten die zijn gerapporteerd door de accountant van de SDD worden daarom in het opvolgende jaar ook in onze oordeelsvorming bij de jaarrekening van de gemeente betrokken. Wij hebben vastgesteld dat de accountant van de SDD (GR Drechtsteden) over 2020 geen fouten en/of onzekerheden boven de rapporteringstolerantie ad. € 125.000 heeft geconstateerd ten aanzien van gemeente Sliedrecht. Wij hebben dus ook geen fouten en/of onzekerheden hoeven overnemen in onze oordeelsvorming bij de jaarrekening 2021. De uitvoering van de taken voor Beschermd Wonen worden door gemeente Dordrecht (als zijnde centrumgemeente) uitgevoerd. Gemeente Sliedrecht heeft met de regiogemeenten een Samenwerkingsovereenkomst Beschermd Wonen en Opvang 2021-2024 afgesloten.
In deze overeenkomst is in 5 lid 5 opgenomen dat eventuele overschotten en tekorten conform een gedefinieerde verdeelsleutel na afloop van het kalenderjaar worden verdeeld. Voor 2021 heeft de gemeente een concept verantwoording ontvangen waaruit blijkt dat gemeente Sliedrecht een bedrag van € 652.357 van de centrumgemeente zal ontvangen (overschot op budget). Het betreft hier een conceptafrekening. Dit bedrag is door de gemeente als vordering op gemeente Dordrecht in de definitieve jaarrekening opgenomen. Op basis van de laatst beschikbaar informatie concluderen wij dat de concept afrekening slechts beperkt zal kunnen afwijken van de definitieve afrekening en dat de vordering c.q. lasten derhalve nauwkeurig en volledig zijn verantwoord. Half juni 2022 is de definitieve afrekening van de gemeente Dordrecht ontvangen. Werkelijke bedrag is € 619.856 wat de gemeente Sliedrecht zal ontvangen. Het verschil ad € 32.501 is niet meer verwerkt in de jaarrekening 2021 en zal in 2022 worden verwerkt. Gezien het late moment van beschikbaar komen van deze cijfers waarbij de jaarrekening 2021 al in het bestuurlijke traject is, vinden wij deze werkwijze passend.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties
28
Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: inherent gevolg van de economische crisis is dat de verkoopprijzen van woningen en dus van grond onder druk staan. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen?
Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld Burgemeester Winklerplein en Stationspark II zijn verlieslatend en voorzien. Geen winstname voor Stationspark III omdat nog geen gronden zijn verkocht. Risico’s voor 2022 opnieuw beoordelen en methodiek waar nodig herzien.
DASHBOARD
Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten gechallenged. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2021 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Drie grondexploitaties De grondexploitaties van de gemeente bestaan ultimo 2021 uit een drietal projecten: Burgemeester Winklerplein; Stationspark II; en Stationspark III. Ultimo 2021 is voor zowel het Burgemeester Winklerplein als voor Stationspark II een verliesvoorziening gevormd, in verband met het verwachte verlies op het project. Voor project stationspark III is sprake van een winstgevend project. Voor dit project is echter nog geen tussentijdse winst genomen, omdat gronden nog niet zijn uitgegeven afgelopen jaar. Dit is in overeenstemming met het BBV. De volgende pagina gaat in op de ontwikkeling van de boekwaarde van de grondexploitaties en de specifieke ontwikkelingen per project. Risico-inschattingen grondexploitaties De gemeente hanteert voor risico-inschattingen een waarderingsmodel waarbij voor onderkende risico’s een kans wordt bepaald tegen vaststaande percentages (onwaarschijnlijk/klein 12,5%, mogelijk 37,5%, aanzienlijk 62,5% en waarschijnlijk 87,5%).
Tijdens onze controle hebben wij vastgesteld dat de kans dat risico’s zich zullen voordoen voor bepaalde risico’s groter is dan 50%. Aangezien het daardoor meer waarschijnlijk dan onwaarschijnlijk is, moeten deze risico’s in de grondexploitatieberekening worden opgenomen en daarmee in de eindwaardeberekening worden verwerkt. Deze aanpassing is alsnog doorgevoerd in de waardering en verwerkt in de jaarrekening. Wij adviseren u de methode van risicobepaling en -weging voor 2022 te heroverwegen en ten alle tijd risico’s groter dan 50% in de grondexploitatieberekening te verwerken. Risico’s met een waarschijnlijkheid lager dan 50% blijven in de risicoparagraaf. JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties
Hernieuwde afspraken zijn verwerkt in de grondexploitatie.
29
Ontwikkeling Burgemeester Winklerplein Binnen de totale ontwikkeling van het Burgemeester Winklerplein is voor de ontwikkeling van bouwblok C een grondexploitatie geopend. In december 2021 zijn hernieuwde afspraken met de ontwikkelaar gemaakt over de afronding van het totale plan. In de geactualiseerde grondexploitatie zijn deze afspraken verwerkt. De looptijd van de exploitatie is tot eind 2024. De verliesvoorziening is opgehoogd als gevolg van de inrekening van hiervoor genoemde risico’s met een waarschijnlijkheid van meer dan 50%. De gemeente Sliedrecht gaat op het Burgermeester Winklerplein vastgoed verwerven. Voor de aankoop van panden is een bedrag van € 2,2 mln. ingeschat. Hieraan ligt een inschatting van een taxateur ten grondslag.
Stationspark II in 2021 omgeslagen van een winstgevend naar verlieslatend.
Ontwikkeling Stationspark II De actualisatie van grondexploitatie stationsplein II heeft geleid tot een neerwaartse bijstelling tot een verwacht verlies van € 201.000 (aanvankelijk ingeschatte eindwaarde beperkt positief). Ook deze aanpassing houdt verband met het alsnog inrekenen van risico’s met een waarschijnlijkheid van meer dan 50%. De grondexploitatie van Stationspark II is geactualiseerd en de verwachting is dat deze exploitatie per 2023 kan worden afgerond. Momenteel zijn bijna alle kavels verkocht en wordt de openbare ruimte verder ingericht. Per balansdatum moesten met name nog uitgaven worden gedaan voor bouw- en woonrijp maken.
Stationspark III voor 2021 is aangepast op basis van ons advies n.a.v. de jaarrekeningcontrole 2020.
Ontwikkeling Stationspark III In ons accountantsverslag over 2020 hebben wij gemeld dat binnen dit project de kosten zijn opgenomen van de verplaatsing en realisatie van de sportvelden binnen dit plangebied. Tegenover deze kosten heeft u voor eenzelfde bedrag de opbrengsten geraamd , bestaande uit het activeren van deze sportvelden onder de materiële vaste activa. Op grond van de notitie grondbeleid van de Commissie BBV is dit echter niet toegestaan, gezien de ontwikkeling van deze sportvelden niet behoort tot werken voor derden en daardoor buiten deze grondexploitatie dient te worden gehouden en als investeringskrediet moet worden verantwoord. Wij adviseerden u dan ook dringend deze kosten en opbrengsten uit de grondexploitatie te verwijderen. Doordat alleen sprake was van een balanseffect is besloten deze aanpassing in 2021 te zullen doen.
Verdere actualisatie en onderbouwing bedragen van grex stationspark 3 op korte termijn gewenst.
Dossiervorming onvoldoende op orde
DASHBOARD
In 2021 heeft u dit advies opgevolgd en is in december door de gemeenteraad een nieuw ruimtelijk kader voor het project Sliedrecht Buiten & Stationspark III vastgesteld: de horizontale variant. Tevens is gestart met de benodigde bestemmingsplanwijziging. Op moment van uitvoeren van onze controle was de nieuwe grondexploitatie op basis van de nieuwe uitgangspunten nog niet gereed. Wel is duidelijk dat door onttrekken van de sportvelden de grondexploitatie stationsplein 3 winstgevend zal zijn. De gemeente zal de komende maanden alle documentatie van dit project verder moeten aanscherpen, waaronder taxaties, onderbouwingen en doorrekeningen van de uitgaven, enz. Doordat nog geen kavels zijn verkocht is nog geen sprake van tussentijdse winstneming. Tevens zijn door de gemeenteraad eind 2021 enkele kredieten vastgesteld, waaronder een krediet voor de grondverwerving voor het sportcomplex. Uitgaven voor het sportcomplex en de grondontwikkeling worden gescheiden. Adviespunten Inschattingen voor de grondexploitaties zijn moeizaam onderbouwd. Uit onze gesprekken en werkzaamheden blijkt dat dit vooral wordt veroorzaakt door het niet of te summier vastleggen van zaken in de lijnorganisatie. De monitoring door de organisatie, maar ook de verifieerbaarheid van de uitgangspunten in het kader van de controle wordt hierdoor aanzienlijk bemoeilijkt.