RV_Oprichting Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht BV (BAES).pdf
Tekst van het document
Aan aanbesteding/commercialisering kleven ook enkele nadelen, te weten: ▪ MFA Stationsweg is een accommodatie in ontwikkeling en verbreding van de maatschappelijke functie is voor de komende jaren gewenst. Dat is niet de meest ideale omstandigheid voor een aanbesteding. De marktpartij krijgt een ‘ontwikkelopdracht’, die lastig in aanbestedingsdocumenten is te vervatten. ▪ Commerciële aanbieders zullen rendement willen maken op de exploitatie. Dat werkt kostenverhogend. ▪ Inzet van vrijwilligers is niet bij alle commerciële partijen mogelijk. ▪ Ook commercialiseren/aanbesteden heeft een voorbereidingstijd van circa ¾ jaar (opstellen aanbestedingsdocumenten, doorlopen aanbesteding, opstartmanagement). Bij commercialisering geldt nog als aandachtspunt dat, voorafgaande aan de aanbesteding, moet worden bepaald of sprake zal zijn van een risicodragende exploitatie. De volgende overwegingen gelden daarbij: ▪ Omdat MFA Stationsweg in ontwikkeling is, zal het risicodragend aanbesteden een relatief hoog prijskaartje hebben. Exploitanten zullen in hun aanbieding alle mogelijke risico’s afdekken.
EINDRAPPORT
16 | 33
▪ Indien risicodragend wordt aanbesteed, is er sprake van een concessieopdracht. Bij een niet risicodragende exploitatie is sprake van inkoop van dienstverlening. Er is een groot verschil in het drempelbedrag voor een Europese Aanbesteding of juist een meervoudig onderhandse aanbesteding. Sterk samengevat geldt dat aanbesteden/commercialiseren toepasbaar is voor MFA Stationsweg, maar dat deze basisvorm minder goed ‘uit de verf komt’ dan extern verzelfstandigen. AD. 5. PRIVATISEREN In het geval van privatisering/afstoting draagt de gemeente geen verantwoordelijkheid meer voor MFA Stationsweg. Ze laat het beheer en de exploitatie volledig over aan een particuliere exploitant (doorgaans een horecaondernemer) en wellicht ook het eigendom. De gemeente legt in geval van privatisering/afstoting weliswaar alle verantwoordelijkheid en risico’s in handen van de ondernemer, maar verliest daarbij ook de mogelijkheid van sturing, met een reële kans op verlies van de maatschappelijke functie van de accommodaties. Dit staat haaks op het doel waarvoor MFA Stationsweg wordt ontwikkeld. Bij de basisvorm privatiseren gelden nog de volgende aandachtspunten: ▪ De inzet van vrijwilligers in beheer en exploitatie is lastig, zo niet onmogelijk. In de basisvorm privatiseren is het dus niet of nauwelijks mogelijk om tot acceptabele exploitatieresultaten te komen door de inzet van vrijwilligers.
▪ Acceptabele exploitatieresultaten moeten in de basisvorm privatisering worden bereikt door een hogere omzet (hogere zaalhuur en hogere horeca-inkomsten). Wij hebben een becijfering gemaakt van de extra horeca-inkomsten die binnen MFA Stationsweg gerealiseerd kunnen worden (extra boven de geraamde horeca-inkomsten zoals weergegeven in tabel 5). Die extra horeca-inkomsten bedragen maximaal € 90.000,-in MFA Stationsweg. Later in deze rapportage zal blijken dat die extra omzet onvoldoende is om te komen tot een acceptabel ondernemersinkomen. ▪ Bij externe verzelfstandiging en aanbesteden/commercialiseren heeft de gemeente vrijheden voor wat betreft de duur van de overeenkomsten die zij wil aangaan met de beherende partij. Bij privatisering is dat niet het geval. Na een proefperiode zal deze vorm van beheer minimaal 10 jaar gelden in MFA Stationsweg. ▪ Didam-arrest: De gemeente is gehouden om, bij de zoektocht naar de juiste exploitant, een bepaalde mate van transparantie en mededinging toe te passen. Wij beoordelen de basisvorm privatisering als niet passend voor het beheer en exploitatie van MFA Stationsweg. Daar voeren wij de volgende argumenten voor aan: ▪ De gemeentelijke zeggenschap is te beperkt. Gemeentelijke invloed is juist nodig om MFA Stationsweg zich te laten ontwikkelen tot een multifunctionele accommodatie.
▪ Privatisering is financieel niet haalbaar, tenzij de ondernemer een vergoeding van de gemeente krijgt voor beheer en exploitatie. In dat geval zal er sprake moeten zijn van een aanbesteding. EXPLOITATIERSULTATEN/FINANCIELE VERSCHILLEN Om een goed onderbouwde afweging te maken tussen de verschillende basisvormen, zijn de financiële gevolgen vanzelfsprekend ook van belang. Voor elk van de basisvormen hebben wij een exploitatiebegroting gemaakt. Daarbij hebben wij het te verwachten exploitatietekort becijferd, waarbij ook de volgende aspecten inzichtelijk zijn gemaakt: ▪ De mate waarin vrijwilligers worden ingezet voor beheer en exploitatie (variërend van geen vrijwilligersinzet, naar beperkte inzet tot ruime inzet). ▪ De tarieven (van = relatief hoge tarieven, tot = relatief lage tarieven). In de volgende tabel zijn de resultaten voor elk van de basisvormen weergegeven. Door middel van kleuren is een oordeel gegeven over het exploitatieresultaat (donkergroen is goed, rood is slecht, etc.).
EINDRAPPORT
17 | 33
Tabel 5: Exploitatieresultaat naar basisvormen, inzet van vrijwilligers en tarieven (x € 1.000). Inzet vrijwilligers Geen
Beperkt
van
tot
Ruim
van
tot
Van
tot
Gemeente
€
-72,6
€ -104,2
€
-6,5
€
-38,2
€
29,6
€
-2,0
Extern Verzelfstandigen
€
-78,8
€ -110,4
€
-16,1
€
-47,8
€
18,9
€
-12,8
Commercialiseren
€
-94,0
€ -125,7
€
-27,4
€
-59,0
€
9,9
€
-21,8
Privatiseren
€
-19,2
€
-50,9
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Uit de tabel kunnen de volgende conclusies worden getrokken: ▪ Het is – om te komen tot acceptabele exploitatieresultaten – noodzakelijk dat vrijwilligers worden ingezet bij beheer en exploitatie. Die conclusie is al in hoofdstuk 2 getrokken, maar wordt met tabel 6 nog eens extra onderstreept. ▪ De financiele verschillen tussen de basisvormen zijn niet van doorslaggevende betekenis om te kiezen voor een bepaalde vorm. Er zijn weliswaar verschillen, maar die zijn te klein om op zichzelf de doorslag te geven. ▪ Privatiseren is in financiële zin onaantrekkelijk. Dit komt vooral omdat binnen deze basisvorm het werken met vrijwilligers maar zeer beperkt mogelijk is.
3.4
VERGELIJKENDE BEOORDELING
Wij hebben de verschillende basisvormen vergelijkend beoordeeld. De resultaten daarvan treft u in de volgende tabel aan. Uit de vergelijkende beoordeling hebben wij de conclusie getrokken dat externe verzelfstandiging de meest passende beheervorm is voor MFA Stationsweg (en voor andere accommodaties in Sliedrecht). Tabel 6: Vergelijkende beoordeling basisvormen beheer en exploitatie.
Gemeente
Extern verzelfstandigen
Aanbesteden/ commercialiseren
Privatiseren
+++
++
+
-
Passendheid bij gemeentelijke rol
-
++
++
++
Inzet vrijwilligers
++
++
+/-
-
Passende arbeidsvoorwaarden
+/-
++
++
++
Exploitatieresultaat
+
+
+
+/-
Transitiekosten
-
-
-
+
Fiscaal
+
++
++
++
Totaal/Ranking
3
1
2
3
Maatschappelijke functie Sturingsmogelijkheden Beheer en exploitatie
EINDRAPPORT
18 | 33
4
HET VOORKEURSMODEL
4.1
INLEIDING
In het vorige hoofdstuk zijn de verschillende vormen van beheer toegelicht en beoordeeld. Daaruit is de conclusie getrokken dat externe verzelfstandiging het model is dat het beste past bij MFA Stationsweg. In dit hoofdstuk wordt het model nader uitgewerkt.
4.2
DE HOOFDOPZET
Externe verzelfstandiging ziet er voor MFA Stationsweg op hoofdlijnen als volgt uit: EIGENDOM EN EIGENAARBEHEER De gemeente Sliedrecht blijft eigenaar van MFA Stationsweg en verantwoordelijk voor het eigenaarbeheer. Dat zijn: ▪ Het grote, planmatige onderhoud, uit te voeren op basis van een MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP). ▪ Het eigenaardeel van verzekeringen belastingen en heffingen. ▪ Het contractbeheer. De gemeente verhuurt de accommodatie aan Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. De huurovereenkomst is de standaard ROZ-overeenkomst. De huur zal (deels) btw-belast zijn, afhankelijk van de resultaten van het vooroverleg met de Belastingdienst. In de bijlagen is een concept huurovereenkomst opgenomen. HUUR De gemeente Sliedrecht zal een kostendekkende huur in rekening gaan brengen aan de partij die Elektra gaat beheren en exploiteren. Dit vanwege de bepalingen van de Wet Markt en Overheid, maar ook vanuit het eigen vastgoedbeleid van de gemeente. De huur zal uit verschillende componenten bestaan zoals bestaande kapitaallasten, nieuwe kapitaallasten die voortvloeien uit de renovatie van het pand, de kosten voor het grote eigenaarsonderhoud, het eigenaarsdeel van verzekeringen, belastingen en heffingen en toerekening van apparaatskosten. De huur zal € 283,50 per vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak bedragen.
Dit houdt in dat jaarlijks € 217.189,-- aan huur in rekening zal worden gebracht. FACILITAIR EN GEBRUIKERBEHEER Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht Er wordt een organisatie in het leven geroepen die MFA Stationsweg (en ook andere maatschappelijke voorzieningen in Sliedrecht) gaat beheren. Wij adviseren een B.V. constructie met de gemeente als enig aandeelhouder. Deze B.V. wordt eindverantwoordelijk voor het beheer en exploitatie. Zeggenschap organiseert de gemeente door het aandeelhouderschap, de samenstelling van de Raad van Commissarissen en overeenkomsten. De mogelijkheid wordt daarbij opengehouden om op termijn aan te haken bij Papendrecht. Overeenkomsten De gemeente sluit twee overeenkomsten af met Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht, te weten: ▪ De al eerder vermelde huurovereenkomst. ▪ De exploitatie- of dienstverleningsovereenkomst: In deze overeenkomst regelt de gemeente de randvoorwaarden en uitgangspunten voor beheer en exploitatie (tarieven, openstelling, rooster/voorrangsregeling en serviceniveau) en de exploitatiebijdrage. In de bijlage is de inhoud van de af te sluiten exploitatieovereenkomst opgenomen. Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht sluit op haar beurt ook overeenkomsten af met haar gebruikers. Dat zijn:
EINDRAPPORT
19 | 33
▪ Huurovereenkomst met SOJS voor de ruimten die SOJS exclusief huurt in Elektra. ▪ Gebruiksovereenkomsten met SOJS en de andere gebruikers voor de multifunctionele ruimten. Verantwoordelijkheden Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht is voor alle aspecten van het facilitaire en gebruikersbeheer eindverantwoordelijk. Dit houdt in dat deze instelling de tarieven die door de gemeente worden vastgesteld hanteert, het rooster opstelt, de vergunning bezit (Drank- en Horecavergunning, exploitatievergunning), eindverantwoordelijk is voor toezicht en veiligheid, et cetera. Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht maakt weliswaar ook gebruik van vrijwilligers, maar is in alle gevallen de eindverantwoordelijke. In bijlage 1 is die verantwoordelijkheid gedetailleerd weergegeven. Sterk samengevat geldt de volgende verdeling van verantwoordelijkheden: ▪ De randvoorwaarden en uitgangspunten waarbinnen Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht moet beheren en exploiteren worden bepaald door de gemeente (college en raad). Het betreft: ▪ Het dienstverleningsconcept: De maatschappelijke functie die MFA Stationsweg gaat vervullen, de accenten op doelgroepen, de mate waarin gebruikers samenwerken en de contouren van de dienstverlening ▪ Toegankelijkheid: De openstelling, gebruikersgroepen en voorrangsregeling.
▪ Bereikbaarheid: De tarieven en exploitatievrijheden voor Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. ▪ Serviceniveau: Bemensing en zelfwerkzaamheid. ▪ Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht beheert en exploiteert binnen deze randvoorwaarden en legt daar periodiek verantwoording over af aan de gemeente. Personele bezetting Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht heeft medewerkers in dienst voor beheertaken (roosteren van zalen, beheer, toezicht, e.d.). Echter, Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht maakt ook gebruik van vrijwilligers. Voor MFA Stationsweg hebben wij een weekrooster gemaakt van de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Dat rooster is besproken met SOJS en nagegaan is op welke momenten van de week en voor welke activiteiten SOJS vrijwilligers kan leveren. Dat heeft geleid tot de volgende inzet van betaalde krachten en vrijwilligers. Tabel 7: Inzet vrijwilligers en betaalde krachten beheer MFA Stationsweg.
Uren per jaar vrijwilligers
Uren per jaar betaalde krachten
1.660
1.980
0
500
Horeca
1.290
0
Totaal
2.950
2.480
Toezicht/beheer/onderhoud Administratie/overhead
In de exploitatiebegroting is er overigens vanuit gegaan dat de vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding ontvangen. Deze vergoeding wordt betaald aan de organisatie die de vrijwilligers ter beschikking stelt (vooralsnog SOJS). Dit kan overigens ook plaatsvinden via een subsidie, waarbij de basis de inzet van vrijwilligers moet zijn. Het is al eerder vermeld, maar het is wenselijk dat zo snel mogelijk, bij voorkeur bij de oprichting, ook beheer en exploitatie van de gemeentelijke sporthallen en de gymzaal worden ondergebracht bij Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. Voor toezicht en beheer is een extra personele inzet nodig van 2 fte. Die 2 fte is exclusief het kleine onderhoud en de schoonmaak.
EINDRAPPORT
20 | 33
Aan het einde van dit jaar heeft de gemeente nog één sporthalbeheerder in dienst. Wij adviseren om deze sporthalbeheerder in dienst te laten bij de gemeente Sliedrecht en deze te detacheren bij Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. Tarieven Wij stellen voor om tarieven te hanteren die het midden houden tussen het hoge en het lage tarief, dat in hoofdstuk 2 is weergegeven. Voor wat betreft de exclusieve verhuur (een aantal ruimten dat exclusief door SOJS wordt gebruikt) zal een kostendekkende prijs worden aangehouden. In de volgende tabel zijn de tarieven per ruimte weergegeven. Tabel 8: Tarieven MFA Stationsweg.
Tarief per m² per dagdeel Begane grond
Eenheid
m²
€
0,45
Horeca/éétcafe
Dagdelen
47,62
€
21,43
Theater
Dagdelen
58,24
€
26,21
Bar
Dagdelen
78,81
€
35,46
MF ruimte 1.06
Dagdelen
41,92
€
18,86
Inloopruimte 1.07
Dagdelen
40,10
€
18,05
Multifunctionele ruimte 1.10
Dagdelen
24,00
€
10,80
MF ruimteen 2.04 & 2.05
Dagdelen
95,58
€
43,01
Vergaderruimte 2.09
Dagdelen
23,86
€
10,74
1e verdieping
2e verdieping
Tarief per m² per jaar Exclusieve ruimten
Eenheid
m²
€
283,54
Ruimten 1.08, 1.09 en 2.08
m² VVO
129,00
€
36.576,--
SOJS zal overigens een bijdrage van de gemeente ontvangen voor deze huur. Bij deze tarieven moet worden opgemerkt dat de gemeente Sliedrecht het beleid heeft om op termijn zoveel als mogelijkheid kostendekkende tarieven te gaan hanteren. Dit idee is vervolgens om – verenigingen, stichtingen of andere organisaties die de gemeente van voldoende maatschappelijke betekenis vindt – subsidie te verstrekken om deze kostendekkende tarieven te kunnen betalen. Kostendekkende tarieven zijn immers 5 tot 6 maal hoger dan de tarieven uit tabel 8. Achterliggende gedachte is dat de subsidie direct terecht komt bij die groeperingen en activiteiten die de gemeente van belang vindt. Bij het kunstmatig laag houden van de tarieven bestaat het gevaar dat de gemeente ook groeperingen subsidieert die van onvoldoende maatschappelijke betekenis zijn. Voor de instandhoudingskosten van Stationsweg 4 voor de gemeente heeft de beweging naar kostendekkende tarieven geen effecten. Het exploitatietekort van Stationsweg 4 zal dan omslaan naar een positief exploitatieresultaat. Dit voordeel wordt echter direct teniet gedaan door de subsidie die de gemeente moet verstrekken aan de maatschappelijk waardevolle verenigingen en stichtingen, zodat deze de hoge tarieven kunnen betalen.
De beweging naar kostendekkende tarieven is overigens een extra argument om te kiezen voor de oprichting van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. De extra administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit deze hogere tarieven (het subsidiëren van de gebruikers) kan goed worden neergelegd bij deze organisatie.
EINDRAPPORT
21 | 33
Voorrangsregeling Er zal een voorrangsregeling van kracht zijn voor het vaststellen van het rooster/zaalplanning. Deze voorrangsregeling bepaalt welke gebruikers/activiteiten voorrang hebben boven andere bij de verhuur van ruimten. Wij stellen de volgende voorrangsregeling voor: 1. Verenigingen en stichtingen met een maatschappelijke doelstelling uit Sliedrecht, en daarbinnen: a. Verenigingen en stichtingen die zich richten op culturele of sociaal-culturele activiteiten. b. Verenigingen en stichtingen die zich richten op jeugd en jongerenwerk. c. Vaste gebruikers/activiteiten (vaker dan 12 keer per jaar) boven incidentele activiteiten (tot 12 keer per jaar). 2. (Groepen van) particulieren met een maatschappelijke doelstelling uit Sliedrecht, en daarbinnen: a. (Groepen van) particulieren die zich richten op culturele of sociaal-culturele activiteiten. b. (Groepen van) particulieren die zich richten op jeugd en jongerenwerk. c. Vaste gebruikers/activiteiten (vaker dan 12 keer per jaar) boven incidentele activiteiten (tot 12 keer per jaar). 3. Verenigingen en stichtingen met een maatschappelijke doelstelling van buiten Sliedrecht. 4. Commerciële activiteiten, gebruikers(groepen) met een winstoogmerk. De tarieven, zoals neergelegd in tabel 9 zijn van toepassing voor de gebruikers met prioriteit 1 en 2. Voor gebruikers met prioriteit 3 en 4 gelden minimaal kostendekkende tarieven.
4.3
FINANCIELE GEVOLGEN
In deze paragraaf worden de financiële gevolgen van beheer en exploitatie van MFA Stationsweg beschreven. Achtereenvolgens passeren de volgende onderwerpen de revue: ▪ De exploitatiebegroting van MFA Stationsweg. ▪ De financiële gevolgen van de nieuwe situatie voor SOJS. ▪ De financiële gevolgen van de nieuwe situatie voor de gemeente Sliedrecht, waarbij onderscheid wordt gemaakt naar: ▪ Structurele financiële gevolgen. ▪ Eénmalige financiële gevolgen (kosten voor oprichting van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht, opstartkosten, e.d.). EXPLOITATIEBEGROTING Wij hebben voor de voorkeursvariant een exploitatiebegroting opgesteld. Daarbij hebben wij de volgende uitgangspunten gehanteerd: ▪ De bezetting van de ruimten zoals neergelegd in tabel 2 van dit rapport. ▪ De tarieven zoals vermeld in tabel 9 (zowel de dagdeeltarieven als de huur voor de exclusieve ruimten). Daarbij is als extra uitgangspunt gehanteerd dat de gemiddelde duur per verhuring 2/3 dagdeel is. ▪ Brutomarge horeca vergelijkbaar als de oude situatie. ▪ De personele bezetting en inzet door vrijwilligers zoals neergelegd in tabel 8. Gegeven de huidige krapte op de arbiedsmarkt hebben wij de personeelskosten verhoogd met een ‘arbeidsmarkttoeslag’ (10%). ▪ Vrijwilligersvergoeding van € 5,-- per uur vrijwilligersinzet. ▪ Schoonmaakwerkzaamheden grotendeels uitbesteed.
▪ Jaarlijkse dotatie voor opbouw van een weerstandsvermogen en bijdrage aan de overhead van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht ter hoogte van 18% van de exploitatiekosten. Daarbij geldt dat wij de exploitatiebegroting hebben opgesteld voor drie mogelijke scenario’s te weten: ▪ Een somber scenario: Dit scenario geeft de exploitatieresultaten voor als de bezetting van Elektra minder is dan nu wordt voorzien. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de gemeente niet alle activiteiten van SOJS in Elektra wil huisvesten. In dat geval wordt de bezettingsgraad lager en dalen de inkomsten uit zaalhuur en horeca.
EINDRAPPORT
22 | 33
▪ Een gemiddeld scenario: Dit scenario geeft de exploitatieresultaten gegeven de bezetting die wij verwachten (zie hoofdstuk 2). ▪ Een positief scenario: Dit scenario geeft de exploitatieresultaten als de bezetting van Elektra zich beter ontwikkelt dan wij nu verwachten. In de tabel op de volgende pagina is de exploitatiebegroting weergegeven. Uit die tabel blijkt dat rekening gehouden moet worden met een structureel exploitatietekort van € 33.000,-- in het gemiddelde scenario. Dat tekort is nog zonder de huur die de gemeente aan Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht in rekening zal brengen voor de accommodatie. Tabel 9: Exploitatiebegroting voorkeursvariant (x € 1.000).
Somber
Gemiddeld
Positief
INKOMSTEN Zaalhuur
€
75
€
84
€
90
Horeca
€
90
€
105
€
120
€
165
€
189
€
210
Inkoop
€
41
€
48
€
55
Personeel
€
78
€
78
€
78
Overig
€
14
€
14
€
14
Subtotaal
€
134
€
141
€
148
Administratie & algemeen
€
5
€
5
€
5
Energiekosten
€
20
€
20
€
20
Onderhoud
€
6
€
6
€
6
Vrijwilligersvergoeding
€
15
€
15
€
15
Afkoop winst/risico
€
31
€
31
€
31
€
76
€
76
€
76
Verzekeringen/belastingen
€
5
€
5
€
5
Huur
€
-
€
-
€
-
Kapitaallasten
€
-
€
-
€
-
Subtotaal
€
5
€
5
€
5
EXPLOITATIERESULTAAT
€
-50
€
-33
€
-18
TOTAAL
KOSTEN
Directe exploitatiekosten
Indirecte exploitatiekosten
Subtotaal
Vaste lasten
EINDRAPPORT
23 | 33
FINANCIËLE GEVOLGEN VOOR SOJS Wij hebben een berekening gemaakt van de financiële gevolgen van de nieuwe situatie voor SOJS. Daarbij hebben we de kosten van de oude situatie voor SOJS vergeleken met de kosten voor de nieuwe situatie. Oude situatie SOJS In de oude situatie was SOJS volledig verantwoordelijk voor het gebruikerbeheer van Elektra. Dat hield in dat de inkomsten voor beheer en exploitatie (brutomarge bar en zaalhuur) ten goede kwamen aan SOJS, maar ook dat alle exploitatiekosten door SOJS werden gedragen. SOJS betaalde daarnaast ook huur voor Elektra. In de volgende tabel zijn de inkomsten en kosten van de oude situatie voor SOJS weergegeven. Tabel 10: Kosten Elektra voor SOJS in de oude situatie (x € 1.000).
Oude situatie SOJS Inkomsten Brutomarge horeca
€
58
Huurinkomsten
€
1
€
59
Beheer/toezicht
€
20
Onderhoud
€
5
Schoonmaak
€
8
Verzekeringen/belastingen
€
5
Energie
€
14
Alarmering
€
1
Huur
€
40
Totaal
€
93
Resultaat
€
-34
Totaal
Kosten
Uit de tabel blijkt dat de kosten van Elektra voor SOJS circa € 34.000,-- per jaar bedroegen. Dat bedrag is het verschil tussen de inkomsten en de exploitatiekosten, plus de huur die SOJS afdroeg aan de gemeente. Nieuwe situatie SOJS De nieuwe situatie voor SOJS is totaal anders dan de oude situatie. Immers, SOJS is niet langer de beheerder/exploitant van MFA Stationsweg, maar één van de gebruikers. SOJS is in de nieuwe situatie weliswaar de belangrijkste gebruiker, maar de inkomsten uit de exploitatie komen niet meer ten gunste aan SOJS. De inkomsten uit de exploitatie komen ten gunste aan Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. De ‘andere kant van de medaille’ is dat SOJS niet langer de exploitatiekosten van de accommodatie draagt. In de nieuwe situatie geldt: ▪ Inkomsten: SOJS kan inkomsten verwerven door het beschikbaar stellen van vrijwilligers voor vooral bardiensten. SOJS heeft de bereidheid om vrijwilligers te leveren, zeker in de weekenden. Per uur
EINDRAPPORT
24 | 33
vrijwilligersinzet ontvangt SOJS € 5,-- van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. De wijze waarop dit wordt vormgegeven wordt nog nader uitgewerkt (bijvoorbeeld in de vorm van een subsidie). ▪ Kosten: SOJS betaalt huur voor het gebruik van de ruimten in Elektra. Voor de multifunctionele ruimten wordt het tarief van tabel 9 in rekening gebracht, voor de exclusieve ruimten de huur per m² eveneens uit tabel 9. In de volgende tabel zijn de inkomsten en kosten voor SOJS in de nieuwe situatie weergegeven. Tabel 11: Kosten Elektra voor SOJS in de nieuwe situatie (x € 1.000).
Nieuwe situatie SOJS Inkomsten Vrijwilligersvergoeding
€
15
Overig
€
-
Subtotaal
€
15
Huur
€
83
Overig
€
-
Subtotaal
€
83
RESULTAAT
€
-68
Kosten
Uit de tabel blijkt dat de kosten in de nieuwe situatie circa € 68.000,-- per jaar zullen bedragen. Dat is fors hoger dan in de oude situatie (circa € 34.000,-- meer). Die meerkosten worden in wezen volledig veroorzaakt door de huur die aan SOJS in rekening wordt gebracht voor de exclusieve ruimten (circa € 36.500,--). Al eerder in dit rapport is vermeld dat SOJS wordt gecompenseerd voor die huur, waardoor de nieuwe situatie nagenoeg gelijk is aan de oude situatie. Kortom, voor SOJS zal geen sprake zijn van een financiële achteruitgang. FINANCIËLE GEVOLGEN VOOR DE GEMEENTE Structurele gevolgen MFA Stationsweg Beheer en exploitatie van MFA Stationsweg door Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht heeft financiële gevolgen voor de gemeente Sliedrecht, te weten: ▪ De kosten: ▪ De eigenaarslasten: De gemeente draagt de eigenaarslasten van MFA Sliedrecht. Die eigenaarslasten zijn de bestaande kapitaallasten, nieuwe kapitaallasten die voortvloeien uit de renovatie van het pand, de kosten voor het grote eigenaarsonderhoud, het eigenaarsdeel van verzekeringen, belastingen en heffingen en toerekening van apparaatskosten. ▪ De compensatie van SOJS: SOJS wordt gecompenseerd voor de huur van de exclusieve ruimten. ▪ Het exploitatietekort van MFA Stationsweg.
Dat exploitatietekort bestaat uit het tekort van tabel 10 (circa € 33.000,--), plus de huur die de gemeente in rekening brengt aan Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht (circa € 217.000). ▪ De inkomsten: De huur die de gemeente Sliedrecht in rekening zal brengen aan Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. In de volgende tabel zijn de structuele lasten voor de gemeente Sliedrecht weergegeven.
EINDRAPPORT
25 | 33
Tabel 12: Structurele lasten gemeente Sliedrecht MFA Stationsweg (x € 1.000).
Structurele kosten Eigenaarslasten gebouw
€
217
Compensatie SOJS
€
34
Exploitatietekort
€
33
Saldo
€
284
Uit de tabel blijkt dat de structurele lasten voor de gemeente Sliedrecht circa € 284.000,-- per jaar zullen bedragen. Die lasten bestaan hoofdzakelijk uit de eigenaarslasten, plus de compensatie van SOJS en het tekort van MFA Stationsweg. Structurele gevolgen Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht Tot dusver is uitsluitend inzicht gegeven in de kosten voor MFA Stationsweg. Echter, Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht heeft tot doel om meerdere accommodaties te beheren en exploiteren. Daar zal in de loop van het komende jaar een organisatie voor opgetuigd moeten worden die bestaat uit een bedrijfsleider (voor een deel meewerkend voorman/-vrouw) en de administratie. De kosten voor de administratie van MFA Stationsweg zijn opgenomen in de exploitatiebegroting en ook de dekking van de overhead is openomen (circa € 20.000). Op het moment dat Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht 4 accommodaties beheert en exploiteert (elke accommodatie dekt € 20.000,-- van de overhead) is de overhead volledig gedekt (circa € 80.000,--). Verder is van belang dat wordt geadviseerd de sporthallen en de gymzalen ook direct onder te brengen bij Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. Dat vereist 2 Fte toezicht/beheerders.
Daarnaast zullen alle exploitatiekosten en -inkomsten van deze accommodaties ‘verhuizen’ naar de exploitatierekening van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. De gemeente heeft aan het einde van dit jaar nog één beheerder in dienst. Wij stellen voor om de rechtspositie van die beheerder niet aan te tasten en vanuit de gemeente te detacheren aan Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. Eenmalige kosten Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht Het komende jaar zal Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht opgetuigd moeten worden. Dat brengt eenmalige kosten met zich mee. Gedacht moet worden aan fiscaal advies, notaris, werving & selectie, ICT, gemeentelijke projectleiding en tijdelijk beheer/opstartmanagement. In de volgende tabel treft u een raming aan van deze kosten, uitgaande van een opstartfase van 7 maanden.
EINDRAPPORT
26 | 33
Tabel 13: Eénmalige kosten Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht.
Kosten
Toelichting
Fiscaal advies
€
15.000
Ervaringscijfer
Notaris
€
5.000
Ervaringscijfer
Werving & selectie
€
15.000
Ervaringscijfer
ICT
€
12.500
Ervaringscijfer
Administratie en accountant
€
15.000
Ervaringscijfer
Gemeentelijke projectleiding
€
40.000
28 wkn x 12 uur per week x € 120,--
Tijdelijk beheer
€
50.000
42 wkn x 24 uur per week x € 50,--
Onvoorzien
€
15.250
10%
Totaal
€
167.750
4.4
PLANNING
In de volgende figuur is de planning voor de oprichting van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht weergegeven. Uit de figuur blijkt dat de voorbereidingstijd circa 7 maanden in beslag zal nemen. Juridisch Fiscaal advies Vaststellen rechtsvorm Statuten/notaris Exploitatieovereenkomst Huur- en gebruiksovereenkomsten Administratief Administratieve organisatie ICT BTW-nummer, bankrekening Overname contracten Afrekening/verrekeningen Medewerkers Bemensing (directeur/RvC/medewerkers) Inschaling/detachering Start Maand
EINDRAPPORT
1
2
3
4
5
6
7
8
27 | 33
BIJLAGE 1: VERANTWOORDELIJKHEDENSCHEMA In de volgende tabel is het schema van verantwoordelijkheden opgenomen. Op de horizontale as de verschillende partijen, op de verticale as de verschillende aspecten van beheer. V=verantwoordelijk, G=goedkeuring, A = Advies, I = Informeren. V* = werkt mee in de uitvoering.
EINDRAPPORT
28 | 33
EINDRAPPORT
29 | 33
EINDRAPPORT
30 | 33
BIJLAGE 2: CONTOUREN EXPLOITATIEOVEREENKOMST ONDERGETEKENDEN In dit onderdeel de contractpartijen en hun rechtsgeldige vertegenwoordigers: Gemeente Sliedrecht. Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht.
IN AANMERKING NEMENDE DAT Beschrijving van de historie/aanleidingen voor: ▪ Renovatie MFA Stationsweg. ▪ De inhoudelijke doelstelling van de accommodatie. ▪ De aanleiding voor oprichting Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. ARTIKEL 1 BEGRIPSBEPALING Toelichting op gehanteerde begrippen. 1. Gebruikers: Verenigingen, instellingen, (groepen van) particulieren en bedrijven, die gebruik maken van het MFA Stationsweg. 2. Prioritaire gebruikers: Verenigingen, instellingen, (groepen van) particulieren en bedrijven die: a. 22 dagdelen of vaker per jaar gebruik maken van het MFA Stationsweg en; b. tijdens de twee seizoenen voorafgaande aan het onderhavige seizoen elk 12 dagdelen of vaker gebruik hebben gemaakt van het MFA Stationsweg en; c. de intentie hebben de twee seizoenen, volgend op het onderhavige seizoen, 12 dagdelen of vaker gebruik te gaan maken van het MFA Stationsweg. 3. Eigenaarbeheer: De beheertaken die voortvloeien uit het eigendom van het MFA Stationsweg, zijnde het grote en planmatige onderhoud, het zorgdragen voor het eigenaarsdeel van verzekeringen en belastingen en het contractbeheer. 4.
Gebruikerbeheer: De beheertaken die voortvloeien uit het dagelijkse gebruik van het MFA Stationsweg zijnde gelegenheid bieden tot gebruik, toezicht, vuilafvoer, schoonmaak, beveiliging/alarmering, energiebeheer, de horeca-exploitatie, klein en gebruikersonderhoud en de verhuur van zalen/ruimten. Samengevat betreft het alle taken die nodig zijn om de gebruikers in gelegenheid te stellen hun activiteiten uit te oefenen. 5. Programmabeheer: Het initiëren, in stand houden en innoveren van de inhoudelijke samenwerking tussen de gebruikers en het ontwikkelen, in stand houden en innoveren van een daaruit voortvloeiend activiteitenprogramma. 6. Beherende instelling: Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht. 7. Seizoensrooster: Het gebruiksrooster voor het gehele seizoen voor de multifunctionele ruimten in het MFA Stationsweg. 8. Exclusieve voorzieningen: Dit zijn voorzieningen of ruimten die exclusief door één van de gebruikers van het MFA Stationsweg worden gebruikt. 9. Multifunctionele voorzieningen: Dit zijn voorzieningen en ruimten die niet toebehoren aan één van de gebruikers, maar door meerdere gebruikers worden gebruikt. 10. Beheer- en exploitatievergoeding: De beheer- en exploitatievergoeding voor de dienstverlening van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht voor de gemeente, hierna te noemen de vergoeding.
ARTIKEL 2 BASISUITGANGSPUNTEN Beschrijving van de documenten die ten grondslag liggen aan de overeenkomst. Dat zijn:
EINDRAPPORT
31 | 33
▪ Definitief Ontwerp van MFA Stationsweg. ▪ Dit eindrapport. ▪ Het uiteindelijke Raadsbesluit. ARTIKEL 3 LOOPTIJD Beschrijving van de looptijd, waarbij wordt voorgesteld om: ▪ De looptijd exact gelijke te laten lopen met de huurovereenkomst. ▪ Beschrijving dat beide overeenkomsten onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Opzegging van deze exploitatieovereenkomst vormt een opzeggingsgrond voor de huurovereenkomst en andersom. ARTIKEL 4 BEHEER EN EXPLOITATIE MFA STATIONSWEG Een beschrijving van: ▪ De inhoudelijke doelstelling van MFA Stationsweg (functies, doelgroepen, etc.). ▪ De verantwoordelijkheden van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht (het takenpakket van bijlage 1). ▪ Verbod om rechten voortvloeiende uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden. ARTIKEL 5 MAATSCHAPPELIJKE FUNCTIE In dit artikel wordt geregeld dat MFA Stationsweg binnen de gemeentelijke kaders en uitgangspunten wordt beheerd en geëxploiteerd: ▪ De garantie van Accommodatiebeheer Sliedrcht dat MFA Stationsweg wordt beheerd en geëxploiteerd binnen de beleidsmatige kaders. ▪ De wijze waarop die garantie concreet wordt gemaakt door: ▪ De dienstverlening eerst en vooral te richten op de beleidmatige kaders. ▪ De tarieven worden gehanteerd. ▪ De voorrangsregeling wordt toegepast. ▪ Het serviceniveau wordt aangehouden.
▪ De verplichting van Accommmodatiebeheer Sliedrecht om deze garanties neer te leggen in gebruiksovereenkomsten die zij afsluit met de gebruikers. ▪ De verplichting van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht om elk jaar en jaarplan te maken waarin wordt aangegeven op welke wijze zij de maatschappelijke functie en doelstelling, toegankelijkheid en serviceniveau voor het eerstvolgende jaar wil garanderen. Dat jaarplan bevat ten minste: ▪ Voorstel voor producten, diensten en doelgroepen voor het MFA Stationsweg. ▪ Het voorstel voor de openstelling van accommodatie en voorzieningen. ▪ Het voorstel voor het seizoensrooster. ▪ Het voorstel voor de tarieven, waarbij geldt dat men zich conformeert aan de door gemeente en haar rechtsopvolger vastgestelde tarieven. ▪ De exploitatiebegroting. ▪ Het recht om alle tarieven jaarlijks te indexeren. ▪ De wijze waarop Accommodatiebeheer jaarlijks achteraf verantwoording aflegt aan de gemeente over de producten, diensten, doelgroepen, openstelling, seizoensrooster en serviceniveau (jaarverslag).
▪ Specificatie van de inhoud van het jaarverslag: ▪ de mate waarin maatschappelijke doelstellingen zijn gerealiseerd; ▪ de mate waarin het Jaarplan is uitgevoerd: ▪ de toepassing van de voorrangsregeling; ▪ de openstelling van de accommodatie; ▪ de gehanteerde tarieven; ▪ de tevredenheid van de gebruikers; ▪ de financiële resultaten (de jaarrekening).
EINDRAPPORT
32 | 33
ARTIKEL 6 VERGOEDING In dit artikel wordt de exploitatiebijdrage gespecificeerd. Daarin de volgende bepalingen: ▪ ▪ ▪ ▪
Doel van de exploitatiebijdrage. De hoogte van de bijdrage. Risicodragend of niet. Bijdrage is afhankelijk van de mate waarin MFA Stationsweg wordt geëxploiteerd binnen overeengekomen beleidsmatige kaders van functie, activiteiten en diensten van de accommodatie, e.e.a. blijkend uit het jaarverslag. ▪ De procedure voor vaststelling van de bijdrage en goedkeuring van het Jaarverslag. ▪ De periodes waarin wordt uitbetaald. ARTIKEL 7 TUSSENTIJDSE BEËINDIGING Standaard bepaling waarin wordt geregeld dat de overeenkomst wordt beëindigd bij faillissement, surseance of ontbinding/liquidatie. ARTIKEL 8 FISCALITEIT Standaard bepaling die regelt dat partijen in overleg treden als fiscale wet- en regelgeving drastisch wordt gewijzigd. ARTIKEL 9 GESCHILLEN Standaard bepaling over het regelen van geschillen. ARTIKEL 10 INDEXERING Standaard bepaling over het indexcijfer dat wordt gehanteerd (doorgaans het CBS-prijsindexcijfer van de Reeks CPI Alle Huishoudens). ARTIKEL 11 SLOTBEPALINGEN Standaard bepaling met: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Partijen treden in overleg als omstandigheden drastisch wijzigen. Nederlands recht van toepassing. De bijlagen vormen een geheel met de overeenkomst en zijn onlosmakelijk daarmee verbonden. In geval van strijdigheden tussen deze overeenkomst en de bijlagen, prevaleert de overeenkomst. Titels van artikelen zijn alleen bedoeld ter verbetering van de leesbaarheid van de overeenkomst. Aan de titels van de artikelen kan geen enkel recht worden ontleend. ▪ Wijzigingen en of aanvullingen op de overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk tussen partijen worden overeengekomen en vastgelegd. ▪ Indien een bepaling van de overeenkomst nietig of vernietigbaar blijkt te zijn, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen van de overeenkomst niet aan. ARTIKEL 12 BIJLAGEN Opsomming van bijlagen.
EINDRAPPORT
33 | 33
Afwegingskader verbonden partij De oprichting van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht BV (BAES) is een zelfstandige organisatie voor het beheer en exploitatie van multifunctionele, maatschappelijke voorzieningen in Sliedrecht. De rechtvaardiging voor deze constructie volgt uit een belangenafweging zoals die volgt uit het eindrapport 'Beheer en exploitatie MFA Stationsweg 4' van Hospitalitygroup en gedaan is aan de hand van het afwegingskader, waarvan het stroomschema is opgenomen als bijlage III bij de Nota Verbonden Partijen. Hierna volgen nog eens kort de doorlopen stappen als bedoeld in laatstbedoeld stroomschema. Hierbij dient aanvullend het eindrapport 'Beheer en exploitatie MFA Stationsweg 4' van Hospitalitygroup te worden betrokken. Doel: De aanleiding voor de oprichting van BAES is het gerenoveerde pand Stationsweg 4 en het met pensioen zijn c.q. gaan van 2 van de 3 sporthalbeheerders. Doel van de renovatie van Stationsweg 4 is om de functie van de accommodatie te veranderen van een open jongerencentrum naar een Multifunctionele Accommodatie (MFA) met een brede maatschappelijke functie, met een accent op cultuur en jongerenwerk. Om deze ontwikkeling mogelijk te maken is een passende beheer- en exploitatieopzet voor MFA Stationsweg 4 noodzakelijk.
Die beheer- en exploitatie moet de gewenste ontwikkeling naar een brede maatschappelijke voorziening mede mogelijk maken. Is er sprake van een publiek belang? Ja, er is sprake van een publieke belang op het gebied cultuur, jeugd- en jongerenwerk en sport(onderwijs). Is volledige gemeentelijke betrokkenheid bij de behartiging van het publieke belang noodzakelijk en efficiënt? Nee, er is geen wettelijk verplichting om deze taak binnen de gemeente uit te voeren. Strategisch, fiscaal/financieel en qua efficiëntie biedt het juist kansen om als gemeente te participeren in BAES. Kan de gemeente het publieke belang als opdracht-, subsidie-, of regelgever voldoende behartigen? Nee, het is onwenselijk dat de gemeente als opdracht,- subsidie- of regelgever het publieke belang van beheer en exploitatie van multifunctionele, maatschappelijke voorzieningen in Sliedrecht behartigt. In dit verband wordt nadrukkelijk gewezen op het gestelde in het eindrapport 'Beheer en exploitatie MFA Stationsweg 4' van Hospitalitygroup. Is een publiekrechtelijke rechtsvorm op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling mogelijk? Nee, niet van toepassing. Het betreft immers niet een publiekrechtelijke samenwerking, zoals die tussen verschillende bestuursorganen. Is een publiek-private samenwerking opportuun? Nee, deze vorm van samenwerking is niet opportuun.
Is een privaatrechtelijke participatie mogelijk en opportuun? Ja, deze vorm van samenwerking is opportuun. Deelneming in een privaatrechtelijke organisatie met gemeenschappelijke vertegenwoordiging? Ja, de gemeente heeft in BAES directe invloed en zeggenschap.
Zijn er voldoende voordelen om een verbonden partij aan te gaan? Ja. De oprichting van BAES schept de randvoorwaarden voor de optimale ontwikkeling van MFA Stationsweg 4 tot een brede maatschappelijke voorziening. Om BAES tot een succes te maken is een zekere schaalgrootte noodzakelijk. Daarom zal BAES ook de gemeentelijke sporthallen en gymzaal gaan beheren en exploiteren en mogelijk later ook andere gemeentelijke maatschappelijke voorzieningen. BAES kan ook deze accommodaties gaan beheren en exploiteren binnen gemeentelijke randvoorwaarden en uitgangspunten. De oprichting van BAES biedt fiscale/financiële voordelen.
Welke taken willen we onderbrengen? BAES gaat MFA Stationsweg 4 en de gemeentelijke sporthallen en gymzaal beheren en exploiteren binnen kaders en randvoorwaarden die door de gemeente worden vastgesteld op het gebied van: -
maatschappelijke functie en programmering;
-
rooster;
-
tarieven;
-
openstelling en serviceniveau.
De intentie is om de komende jaren ook het Raadhuis en wellicht het nieuwe zwembad door BAES te laten beheren en exploiteren.
Wijziging van de begroting Zaaknummer: Jaar:
2023-0130133 2024
Onderwerp:
De oprichting van Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht BV (BAES) door het college van B&W.
Korte toelichting:
Het opzetten van BAES B.V. (Beheer Accommodaties Exploitaties Sliedrecht) brengt eenmalige kosten met zich mee voor een bedrag van € 167.750. Deze eenmalige kosten zijn niet opgenomen in de begroting. Voorgesteld wordt om deze kosten te dekken uit het begrotingssaldo.
Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Sliedrecht op 6 februari 2024. De griffier,
De voorzitter,
mr. R.P.A. van Aalst
mr. drs. J.M. de Vries
Wijziging van de begroting De gemeenteraad van Sliedrecht wijzigt de begroting 2024 als volgt: