Rapport rekenkamercommissie Quickscan Doorwerking Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

Het college neemt de aanbeveling over met de kanttekening dat geen sprake is van een afwachtende houding en dat zij niet om de samenwerkingspartners heen gaat. De Rekenkamercommissie zegt in haar nawoord dat het zeker niet de bedoeling is geweest de suggestie te wekken dat het college op zijn handen zit. Maar er zijn zaken die nu al opgepakt kunnen worden. De voorgenomen samenwerking in een Shared Service Centrum Zuid-Limburg (SSC-ZL) is in 2020 beëindigd (liquidatie van het SSC-ZL). Als gevolg hiervan is de directe noodzaak verdwenen om de positionering en ontwikkeling van de inkoopfunctie uit te werken in een visie brede bedrijfsvoering. Desalniettemin is deze aanbeveling opgenomen om aandacht te vragen voor de beweging om de strategische en tactische advisering van de unit Inkoop te versterken. Dit is niet verdwenen door de beëindiging van het SSC-ZL. Op regionaal niveau vindt tweewekelijks (vraagcoördinatoren)overleg plaats met Maastricht en Heerlen met als doel kennis deling op het gebied van inkoop- en aanbestedingstopics en het vaststellen van kansen voor gezamenlijke aanbestedingstrajecten (op basis van de drie aanbestedingskalenders). Op dit moment komt volgens de unit Inkoop services het beleid nog steeds op hoofdlijnen overeen maar zijn details per gemeente anders ingevuld (couleur local).

Bijvoorbeeld Maastricht heeft de WSW in een externe organisatie (MTB) ondergebracht en Sittard-Geleen in de eigen organisatie (Vidar). Op diverse terreinen wordt gezamenlijk ingekocht. Het betreft hier vaak homogene leveringen en diensten (facilitair en wijkbeheer) maar ook bijvoorbeeld inhuur van flexibel personeel, leerlingenvervoer en inburgering. Het gaat bij gezamenlijke aanbestedingen naar schatting om ongeveer 10-15% van het inkoopbudget.

De aanbeveling is opgevolgd • Met de beëindiging van de voorgenomen samenwerking in een SSC-ZL, wordt de directe noodzaak niet meer gevoeld tot het opstellen van een visie op brede bedrijfsvoering en de plek van de unit Inkoop hierin. • De kanttekening die hierbij moet worden geplaatst is dat het doel van deze aanbeveling, namelijk het versterken van de beweging naar de strategische en tactische advisering op basis van strategische inkoopdoelstellingen van de unit Inkoop, niet is verdwenen door de beëindiging van het SSC-ZL. • Op regionaal niveau vindt op ambtelijk niveau overleg plaats met als doel het delen van kennis en het identificeren van kansen voor gezamenlijke aanbestedingstrajecten. Op diverse terreinen wordt met Maastricht en Heerlen gezamenlijk ingekocht. Het betreft hier vaak homogene leveringen en diensten (facilitair en wijkbeheer) maar ook bijvoorbeeld inhuur van flexibel personeel, leerlingenvervoer en inburgering. Inschatting is dat dit ongeveer 10-15% van het inkoopbudget betreft.

41

Doorwerking aanbevelingen onderzoek inkoop- en aanbestedingsbeleid

Rekenkamercommissie Sittard-Geleen

6.5 Geraadpleegde documenten •

• • • • • • • • • • • • •

Rekenkameronderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Sittard-Geleen (oktober 2019), inclusief raadsvoorstel, raadsbesluit en bestuurlijke reactie van het college; Rekenkamercommissie Sittard-Geleen. Vragenlijsten ingevuld door de organisatie en de griffier met betrekking tot de status van de aanbevelingen uit het rekenkamer rapport. Inkoop- en aanbestedingsbeleid (januari 2021), inclusief collegebesluit, raadsvoorstel en raadsbesluit; gemeente Sittard-Geleen. Handboek Inkoop (september 2021), inclusief collegebesluit; gemeente SittardGeleen. Beleidsregels Social Return Arbeidsmarktregio Zuid-Limburg 2020, inclusief collegebesluit, gemeente Sittard-Geleen. Eindrapportages SROI 2020 en 2021, Gemeente Sittard-Geleen. Afwegingskader Inkoop en aanbestedingen (september 2021), inclusief Raadsbrief; gemeente Sittard-Geleen. Jaarrekening 2021, paragraaf bedrijfsvoering (juni 2022), gemeente SittardGeleen. Spendanalyse 2021, gemeente Sittard-Geleen. Teamplan Facilitaire services 2021-2022 (oktober 2021); gemeente Sittard-Geleen. Organisatiebesluit gemeente Sittard-Geleen 2021.

Budgetregeling gemeente Sittard-Geleen 2021 Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2021 Overige documenten verstrekt door de organisatie: Ondernemerslijst juni 2022, voorbeeld inkoopstrategie, presentatie handboek Inkoop 2021, rapportages Interne Controle 2021, Interimcontrole 2021, inkoopkalender 2022, formats (verkorte inkoopstrategie, enkelvoudige offerte aanvraag, opdrachtbrief enkelvoudig onderhands, rekenhulp), flyer Inkoop, verslag werksessie GMO, Maturiteitsmodel.

42