Bijlage 2 Leidraad Europese aanbesteding accountantsdiensten 2025-2030
Tekst van het document
Aanbestedingsleidraad openbare Europese aanbesteding:
Accountantsdiensten boekjaar 2025-2030
Opgesteld door: Kenmerk: Versie: Datum:
– adviseur inkoop gemeente Sittard-Geleen Z24590242 1.01 Definitief 22 oktober 2024
Inhoudsopgave A.
UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT
5
A.1
DEEL I: GEGEVENS OVER DE AANBESTEDINGSPROCEDURE EN DE AANBESTEDENDE DIENST OF AANBESTEDENDE ENTITEIT 5 A.1.1. IDENTITEIT VAN DE AANBESTEDER(S) 5 A.1.2. DIGITALE AANBESTEDING 5 A.1.3. OM WELKE AANBESTEDING GAAT HET? 6 A.1.3.1. DE OPDRACHT 6 A.1.3.2. DUUR VAN DE OPDRACHT 6 A.1.3.3. PERIODIEKE EVALUATIE 6 A.1.4. ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN 7 A.1.5. ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING 7 A.1.6. ORGANISATIE VAN OPENBAAR BELANG 8 A.1.7. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD AANBESTEDEN 8 A.1.7.1. DUURZAAMHEID 8 A.1.7.2. SOCIAL RETURN ON INVESTMENT 8 A.2 DEEL II: GEGEVENS MET BETREKKING TOT DE ONDERNEMER 8 A.2.1. A: GEGEVENS OVER DE ONDERNEMER 9 A.2.1.1. CONTACTPERSOON 9 A.2.2. VOORBEHOUDEN OPDRACHT 9 A.2.3. OFFICIËLE LIJST VAN ERKENDE ONDERNEMINGEN VOOR VOORBEHOUDEN OPDRACHTEN 9 A.3 WIJZE VAN DEELNEMING (COMBINATIES) 9 A.3.1. B: INFORMATIE OVER DE VERTEGENWOORDIGERS VAN DE ONDERNEMER 10 A.4 C. BEROEP OP DRAAGKRACHT (FINANCIEEL OF ERVARING) VAN ANDERE ENTITEITEN 10 A.5 D. ONDERAANNEMERS MET DRAAGKRACHT WAAROP DE ONDERNEMER GEEN BEROEP DOET 11 A.6 DEEL III: UITSLUITINGSGRONDEN 11 A.6.1. GRONDEN DIE VERBAND HOUDEN MET STRAFRECHTELIJKE VEROORDELINGEN 11 A.6.2. GRONDEN DIE VERBAND HOUDEN MET DE BETALING VAN BELASTINGEN OF SOCIALE PREMIES 12 A.6.3. GRONDEN MET BETREKKING TOT INSOLVENTIE, BELANGENCONFLICTEN OF BEROEPSFOUTEN 12 A.6.4.
ANDERE UITSLUITINGSGRONDEN WAARIN DE NATIONALE WETGEVING VAN DE LIDSTAAT VAN DE AANBESTEDENDE DIENST OF AANBESTEDENDE ENTITEIT KAN VOORZIEN 13 A.7 DEEL IV: SELECTIECRITERIA 13 A.7.1. GESCHIKTHEID 13 A.7.2. KWALITEITBORGINGSREGELINGEN EN NORMEN INZAKE MILIEUBEHEER 14 A.8 DEEL V: BEPERKING VAN HET AANTAL GEKWALIFICEERDE GEGADIGDEN 14 A.9 DEEL VI: SLOTOPMERKINGEN 14 A.10 INSCHRIJVER OF INSCHRIJVING UITSLUITEN 14 B.
BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHTEN
B.1 OPDRACHT 1. DIENSTEN T.B.V. GEMEENTE SITTARD-GELEEN. B.1.1. INLEIDING B.1.2. GEMEENTELIJKE ORGANISATIE B.1.3. PROGRAMMA VAN EISEN B.1.3.1. WET- EN REGELGEVING B.1.4. CONTROLE JAARREKENING B.2 OPDRACHT 2. DIENSTEN T.B.V. VIDAR BV B.2.1. VIDAR BV Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
16 16 16 16 18 18 19 25 25 2
B.2.2. ACCOUNTANTSDIENSTEN B.2.3. NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE B.3 OPDRACHT 3. DIENSTEN T.B.V. VIDAR LOONT BV B.3.1. VIDAR LOONT BV B.3.2. ACCOUNTANTSDIENSTEN B.3.3. NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE B.4 OPDRACHT 4. DIENSTEN T.B.V. VIDAR AAN DE SLAG BV B.4.1. VIDAR AAN DE SLAG BV B.4.2. ACCOUNTANTSDIENSTEN B.4.3. NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE B.5 OPDRACHT 5. DIENSTEN T.B.V. GR VIDAR WSW B.5.1. GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING B.5.2. ACCOUNTANTSDIENSTEN B.5.3. GOEDKEURINGSTOLERANTIE (CONFORM BIJLAGE 2 CONTROLEVERORDENING) B.5.4. INTERIMCONTROLE EN MANAGEMENTLETTER B.5.5. CONTROLEVERKLARING JAARREKENING B.5.6. VERSLAG VAN BEVINDINGEN B.5.7. NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE B.5.8. CONTRACTINFORMATIE B.5.9. ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE BEHEERSING
26 26 27 27 27 28 28 28 28 29 29 29 30 30 31 32 32 32 33 33
C.
35
DE AANBESTEDINGSPROCEDURE
C.1 PLANNING C.2 AANBESTEDINGSVOORWAARDEN C.3 INLICHTINGEN C.4 INDIENING VAN DE INSCHRIJVING C.5 VERKLARING OMTRENT INSCHRIJVING C.6 KLACHTENREGELING C.7 GUNNINGSCRITERIA C.7.1. PRIJS (WEGING 45% - MAXIMAAL 810 PUNTEN) C.7.2. KWALITEIT - CONTROLEAANPAK (WEGING 40% - MAXIMAAL 720 PUNTEN) C.7.3. KWALITEIT - NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE (WEGING 10% - 180 PUNTEN) C.7.4. KWALITEIT - MEERWERK (WEGING 5% - 90 PUNTEN) C.8 BEOORDELING VAN DE INSCHRIJVING C.9 BEOORDELINGSCOMMISSIE C.10 DE GUNNINGSBESLISSING C.11 BEZWAAR MAKEN TEGEN HET VOORNEMEN TOT GUNNING C.12 GESTANDDOENINGSTERMIJN C.13 VOORBEHOUD GUNNING / NIET GUNNEN
35 35 36 37 37 38 39 39 39 40 41 42 42 43 44 44 44
D.
45
BIJLAGEN:
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
3
Inleiding - Leeswijzer De opdracht die wordt aanbesteed betreft een meerjarige opdracht bestaande uit meerdere separate overeenkomsten met één opdrachtnemer voor het leveren van accountantsdiensten voor de gemeente Sittard-Geleen, de BV’s van Vidar (Vidar BV, Vidar Loont BV en Vidar aan de Slag BV) en de Gemeenschappelijke Regeling Vidar Wsw. Deze aanbestedingsleidraad volgt de structuur van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), onderdeel van het Aanbestedingsbesluit. Het UEA is een eigen verklaring over: de financiële toestand, bekwaamheden en geschiktheid van een ondernemer voor een aanbestedingsprocedure. De inschrijver hoeft nog geen bewijsmiddelen aan te leveren, wat de administratieve lasten verlicht. Het UEA is verplicht voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen. •
Deze leidraad geeft in hoofdstuk A een toelichting op de eisen, geldend voor deze aanbesteding, welke ook genoemd zijn in het UEA, zoals het UEA, specifiek voor deze aanbesteding, door inschrijvers ingevuld moet worden;
•
Hoofdstuk B geeft inschrijvers informatie over de opdracht;
•
Hoofdstuk C geeft inschrijvers informatie over het verloop van de procedure;
•
Hoofdstuk D bestaat uit diverse relevante bijlagen.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
4
A. Uniform Europees Aanbestedingsdocument A.1
Deel I: Gegevens over de aanbestedingsprocedure en de aanbestedende dienst of aanbestedende entiteit
De basisinformatie over deze aanbesteding is door de aanbesteder verwerkt in het UEA dat inschrijvers dienen in te vullen. Hieronder vindt u de weergave, waar nodig met een toelichting, van de informatie die u in het UEA vindt.
A.1.1.
Identiteit van de aanbesteder(s)
Dit betreft een gezamenlijke aanbesteding van de Gemeente Sittard-Geleen, de drie Bv’s van Vidar en de Gemeenschappelijke Regeling Vidar Wsw. De aanbestedende diensten laten zich voor deze gezamenlijke aanbesteding vertegenwoordigen door de Gemeente Sittard-Geleen. Dit betekent dat de Gemeente Sittard-Geleen penvoerder is voor de aanbesteding en bevoegd is om, namens de aanbestedende diensten, alle noodzakelijke handelingen ter zake deze aanbestedingsprocedure te verrichten. De individuele aanbestedende diensten sluiten uiteindelijk zelfstandig de definitieve overeenkomst met de opdrachtnemer. Tijdens elke fase van het aanbestedingsproces is de Gemeente Sittard-Geleen het aanspreekpunt. Gegadigden kunnen zich over enige kwestie ter zake deze aanbesteding wenden tot onderstaande contactpersoon of diens plaatsvervanger. Gemeente Sittard-Geleen Adviseur Inkoop T: E:
@sittard-geleen.nl
Het is op straffe van uitsluiting niet toegestaan om buiten de contactpersoon om contact te hebben met medewerkers van de aanbestedende diensten met als doel het verkrijgen van een informatievoorsprong of het op een andere wijze beïnvloeden van het aanbestedingsproces.
A.1.2.
Digitale aanbesteding
De gehele aanbesteding verloopt door gebruikmaking van het digitale aanbestedingsplatform TenderNed. Voor het gebruik van TenderNed verwijzen wij naar de instructies die gegeven worden op www.tenderned.nl. TenderNed maakt gebruik van eHerkenning. De TenderNed Servicedesk beantwoordt technische vragen over de TenderNed-applicatie en vragen over TenderNed-accounts. De Servicedesk is bereikbaar op werkdagen van 08:30 tot 17:00 uur. Telefonisch op 0800-836 33 76 (gratis) of vanuit het buitenland op +31 70 379 88 99.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
5
A.1.3.
Om welke aanbesteding gaat het?
Deze leidraad betreft de aanbesteding van de Accountantsdiensten boekjaar 2025-2030, met kenmerk Z24590242. De aanbesteding verloopt volgens de Europese openbare procedure. Deze paragraaf geeft globale informatie over de inhoud van opdracht.
A.1.3.1.
De opdracht
De opdracht bestaat uit het leveren van accountantsdiensten voor de gemeente SittardGeleen, Vidar BV, Vidar Loont BV, Vidar Aan de slag BV en de Gemeenschappelijke Regeling Vidar Wsw. De opdracht wordt verdeeld over de volgende onderdelen: • Onderdeel 1. Diensten t.b.v. de gemeente Sittard-Geleen; • Onderdeel 2. Diensten t.b.v. Vidar BV; • Onderdeel 3. Diensten t.b.v. Vidar aan de Slag; • Onderdeel 4. Diensten t.b.v. Vidar Loont; • Onderdeel 5. Diensten t.b.v. de Gemeenschappelijke Regeling Vidar Wsw. De totale opdracht is onderwerp van de aanbesteding en wordt aan één opdrachtnemer gegund. Er wordt per onderdeel een separate overeenkomst gesloten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. In hoofdstuk B worden de verschillende opdrachten verder uitgewerkt. De opdracht wordt niet in percelen verdeeld omdat het voor de aanbestedende dienst van belang is dat de verschillende onderdelen door één en dezelfde opdrachtnemer worden uitgevoerd. De diverse aanbestedende diensten zijn dusdanig met elkaar verbonden dat het efficiënt is de verschillende accountantsdiensten bij één partij te beleggen. Hierdoor ontstaat er ook één aanspreekpunt zonder barrières die gevormd worden door de verschillende entiteiten.
A.1.3.2.
Duur van de opdracht
Er wordt per onderdeel een separate overeenkomst gesloten voor de periode van vier (4) jaar, met de optie om desgewenst te verlengen met een periode van twee keer één (1) jaar. Het besluit om na het verstrijken van de initiële contractperiode van vier jaar de optie te lichten ligt geheel bij de opdrachtgever. De opdrachtgever zal uiterlijk in januari 2029 aan de opdrachtnemer berichten of het verlengen van de overeenkomst aan de orde is. Redenen om niet te kiezen voor de verlengingsoptie zijn gelegen in de mogelijkheid dat gezien de dan geldende marktomstandigheden het voor de opdrachtgever opportuun is om een nieuwe aanbesteding te starten. Daarnaast speelt klanttevredenheid ook een belangrijke rol. Dit laatste punt zal dan ook uitvoerig besproken worden tijdens de periodieke evaluatiegesprekken.
A.1.3.3.
Periodieke evaluatie
De overeenkomst zal periodiek geëvalueerd worden. Vaste evaluatiemomenten zijn na het tweede en derde contractjaar. Deze momenten worden gebruikt om vanuit de opdrachtgever Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
6
de kwaliteit van de door de accountant geleverde dienstverlening te bespreken. Verdere evaluatiemomenten zijn optioneel. Gekoppeld aan de periodieke evaluatie van de dienstverlening wordt ook periodiek stilgestaan bij de inhoud van de opdracht i.r.t. de kosten. Zaken die onderwerp kunnen zijn van deze evaluatie hebben betrekking op: • Het aantal SiSa-regelingen; • De status van de interne beheersing i.r.t. de hoeveelheid controlewerkzaamheden; • Significante wijzigingen in het takenpakket c.q. de dienstverlening van de gemeente Sittard-Geleen; • Wijzigingen van het jaarrekeningregime van de drie Bv’s of de GR Vidar Wsw; • Ontwikkelingen naar aanleiding van wetswijzigingen die een significante wijziging van de inspanningen van de opdrachtnemer te weeg brengen; • Wijzigingen in het aantal deelverantwoording; • Indexatie van de uurtarieven. Indien zich omstandigheden voordoen waardoor het naleven van een overeenkomst zou leiden tot een dermate ongunstig effect voor een der betrokkenen dat het afdwingen van naleving van die overeenkomst onaanvaardbaar zou zijn naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid, worden de bepalingen in gezamenlijkheid herzien waarbij de nadruk ligt op continuering van de opdracht. De hierboven beschreven evaluatieonderdelen kunnen aanleiding zijn om (prijs)bepalingen van de overeenkomst(en) te herzien.
Van meerwerk kan dan ook alleen sprake zijn als er zich onvoorziene omstandigheden voordoen, die redelijkerwijs niet verwijtbaar zijn naar de opdrachtnemer. Indien er volgens de opdrachtnemer sprake is van meerwerk dan dient dit tijdig en gemotiveerd kenbaar gemaakt te worden aan de opdrachtgever. Meerwerk wordt pas uitgevoerd als de opdrachtgever hier expliciet toestemming voor gegeven heeft. Voor meerwerk gelden dezelfde tarieven als de tarieven van de overeenkomst (reguliere werkzaamheden).
A.1.4.
Algemene inkoopvoorwaarden
Op de uitvoering van de verschillende onderdelen van de opdracht zijn, voor zover niet anders is bepaald in de aanbestedingsleidraad of de nota(s) van inlichtingen, de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Sittard-Geleen van toepassing.
A.1.5.
Algemene verordening gegevensbescherming
De regel is dat de verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen voor de verwerking vaststelt. In het geval van een accountscontrole bepaalt de accountant het doel en de middelen en daarmee wordt zij automatisch verwerkingsverantwoordelijke. Een verwerkersovereenkomst is in dit geval niet nodig. Er is voor deze opdracht dus geen verwerkersovereenkomst nodig. Wel wordt als uitvoeringsvoorwaarde opgenomen dat de accountant op gepaste wijze omgaat met verkregen informatie en in het bijzonder persoonsgegevens, zodat de gemeente (lees opdrachtgever) te allen tijde voldoet aan haar verplichtingen vanuit de AVG.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
7
A.1.6.
Organisatie van openbaar belang
Van de opdrachtnemer wordt geëist dat deze, indien gemeenten gedurende de looptijd van de overeenkomst als een organisatie van openbaar belang (OOB) worden aangemerkt, over de benodigde vergunning beschikt om de wettelijke controle uit te mogen voeren. Uiteraard wordt hier rekening gehouden met een eventuele wettelijke overgangstermijn. Het niet voldoen aan deze eis rechtvaardigt de opdrachtgever om de overeenkomst te ontbinden of geen gebruik te maken van de verlengingsopties.
A.1.7.
Maatschappelijk verantwoord aanbesteden
A.1.7.1.
Duurzaamheid
De rechtstreekse impact van accountantsdiensten op het milieu is relatief gezien - zeker ten opzichte van andere sectoren als industrie, logistiek en bouw - beperkt. Kern van accountantsdiensten is de inzet van medewerkers, vaak op locatie van de opdrachtgever. De meest relevante duurzaamheidsthema’s voor accountantsdiensten zijn: • mobiliteit (klimaatverandering & luchtkwaliteit); • energiegebruik kantoren (klimaatverandering); • maatschappelijke waarde van geleverde diensten (duurzaamheid breed). Bij deze aanbesteding worden geen specifieke duurzaamheidscriteria benoemd, wel wordt aan de inschrijvers gevraagd aandacht te hebben voor de verduurzaming van de dienstverlening en de eigen bedrijfsvoering.
A.1.7.2.
Social Return on Investment
De gemeenten in Zuid-Limburg hebben als sociale doelstelling dat een investering naast het ‘gewone’ rendement ook een concrete sociale winst (return) moet opleveren. Dit doen de gemeenten door Social Return als voorwaarde te stellen bij aanbestedingstrajecten. Door de sociale investering van de opdrachtnemer worden mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt voorbereid en/of geplaatst op een duurzame deelname aan de arbeidsmarkt. Zo krijgen mensen de kans zich te ontwikkelen als volwaardig werknemer. De social return verplichting voor deze opdracht bedraagt 2% van de totale opdrachtwaarde. Nadere informatie over de beleidsregels Social Return Arbeidsmarktregio Zuid-Limburg treft u aan in bijlage 1. In bijlage 2 treft u tevens een ‘menukaart’ aan met daarin de mogelijkheden voor het realiseren van de social return verplichting. De opdrachtnemer dient na opdrachtverlening binnen 7 dagen contact op te nemen met de social return functionaris, dhr. Lars Offermans, voor het maken van afspraken over de invulling van de te realiseren taakstelling. U bereikt hem via telefoonnummer 046-4777131 of via e-mail SROI@sittard-geleen.nl.
A.2
Deel II: Gegevens met betrekking tot de ondernemer
De ondernemer dient deel II van het UEA volledig en naar waarheid in te vullen. Een aantal invulvelden in het UEA vereisen een toelichting op wat er van de ondernemer gevraagd Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
8
wordt in het kader van zijn inschrijving en de door hem te verstrekken informatie. In deze paragraaf zal de aanbesteder, voor zover nodig, deel II van het UEA bespreken. Een ondernemer kan slechts eenmaal inschrijven. Hetzij als zelfstandig ondernemer, hetzij als lid van een combinatie. Indien een onderneming ten tijde van de inschrijving al onderaannemer is van een inschrijver, kan deze onderneming niet ook als zelfstandig ondernemer of lid van een combinatie inschrijven. In voorkomend geval zijn de inschrijvingen ongeldig. Met het oog op de toepassing van het verbod in voorgaande paragraaf wordt met het begrip ondernemer gelijkgeschakeld een groep als bedoeld in artikel 2:24b BW en de daarvan deel uit makende rechtspersonen, tenzij de rechtspersonen die deel uitmaken van de groep en in concurrentie inschrijven, aantonen dat zij zelfstandig, dat wil zeggen onafhankelijk en zonder wetenschap van het ter zake relevante marktgedrag van de ander afkomstig uit de groep, ingeschreven hebben.
A.2.1.
A: Gegevens over de ondernemer
A.2.1.1.
Contactpersoon
De aanbesteder wenst het contact met de ondernemer te laten verlopen via één contactpersoon van de ondernemer. De naam, het adres, e-mail en telefoonnummer van de contactpersoon dient de ondernemer op zijn laatst te vermelden in UEA, maar bij voorkeur al bij vragen die door de ondernemer gesteld worden.
A.2.2.
Voorbehouden opdracht
De aanbesteder heeft de opdracht niet voorbehouden, waardoor de ondernemer de vraag in het UEA omtrent de voorbehouden opdracht niet behoeft te beantwoorden.
A.2.3. Officiële lijst van erkende ondernemingen voor voorbehouden opdrachten De vraag of de ondernemer ingeschreven staat op een officiële lijst van erkende ondernemingen voor voorbehouden opdrachten of in het bezit is van een gelijkwaardig certificaat, is niet van toepassing. Hierdoor hoeft de ondernemer deze informatie met betrekking tot de gegevens van de ondernemer, niet in te vullen in zijn UEA.
A.3
Wijze van deelneming (combinaties)
Het onderdeel omtrent de wijze van deelneming in de aanbesteding moet door de ondernemer altijd met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord worden. De ondernemer dient ‘ja’ in te vullen indien hij inschrijft in combinatie met een andere ondernemer, dus als deelnemer van een combinatie, consortium of joint venture.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
9
Iedere deelnemer, als bedoeld in voorgaande paragraaf, moet een eigen afzonderlijke UEA volledig en juist invullen. De deelnemer van de combinatie, consortium of joint venture verklaart daarin: • zijn rol binnen de combinatie; • de identiteit van de andere ondernemers binnen de combinatie. Indien van toepassing, moet ook het volgende worden verklaard in het UEA: • de naam van de deelnemende combinatie, in het geval dat ondernemers die als combinatie willen inschrijven, hun combinatie hebben benoemd; • Indien de aanbesteding is onderverdeeld in percelen, dient door de ondernemer aangegeven te worden op welke percelen de ondernemer individueel wil inschrijven alsmede op welke percelen de ondernemer in combinatie inschrijft. Het vormen van nieuwe combinaties of het wijzigen van bestaande combinaties tussen het moment van inschrijving en gunning is niet mogelijk.
A.3.1.
B: Informatie over de vertegenwoordigers van de ondernemer
De ondernemer dient deel B van deel II van het UEA volledig en naar waarheid in te vullen. Hier moet de ondernemer invullen welke persoon of personen gemachtigd is/zijn om de ondernemer bij deze aanbestedingsprocedure te vertegenwoordigen en te binden. Deze persoon of personen moeten bevoegd zijn om namens de ondernemer de inschrijving te tekenen en te verrichten. Let op: de in dit onderdeel in te vullen persoon of personen behoeft niet gelijk te zijn aan de contactpersoon die door de ondernemer bij deel A van deel II van het UEA ingevuld is. De aanbesteder kan specifiek bewijs verlangen ter zake de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de persoon of personen, welke namens de ondernemer de inschrijving tekenen en verrichten. Bewijs bestaat uit een uittreksel van het handelsregister, dan wel een overeenkomstig register van het land van vestiging van de onderneming, althans statuten of machtigingen, waaruit blijkt dat de in onderdeel B van deel II van het UEA opgevoerde persoon of personen bevoegd zijn de inschrijver te binden voor de verplichtingen waarvoor hij inschrijft. Ondernemer toont op verzoek van de aanbesteder aan dat de personen bevoegd zijn.
A.4
C. beroep op draagkracht (financieel of ervaring) van andere entiteiten
Wanneer de ondernemer, om te kunnen voldoen aan het gestelde in Deel IV van het UEA (de geschiktheidseisen), een beroep doet op de draagkracht van een andere entiteit, moet de ondernemer in zijn UEA ‘ja’ aankruisen. Wanneer de ondernemer geen beroep doet op de draagkracht van een andere entiteit om te kunnen voldoen aan deel IV van het UEA, moet de ondernemer ‘nee’ invullen. Indien de ondernemer een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten, moet de ondernemer, op straffe van uitsluiting, bij inschrijving, voor elke entiteit, een afzonderlijk door elke entiteit ingevuld UEA in dienen, dat betrekking heeft op de betreffende entiteit. Zij Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
10
hoeven enkel delen A en B van deel II en deel III van het UEA in te vullen. Deel IV hoeft alleen ingevuld te worden wanneer eisen hieruit van toepassing zijn op het beroep dat de ondernemer op de betrokken entiteit doet. Let op: Voor zulke betrokken entiteiten gelden dezelfde eisen als hiervoor en in het UEA benoemd voor de ondernemer! Dat geldt ook voor de bewijsstukken en het tijdstip van aanreiken daarvan. Indien een beroep wordt gedaan op de ervaring van een derde, dan moet deze derde jegens de opdrachtgever(s) en jegens de partij die zich op die ervaring beroept, verklaren, conform bijlage 6, dat de betreffende ervaring effectief ter beschikking wordt gesteld gedurende de uitvoering van de overeenkomst. Bijlage 6 hoeft enkel te worden overlegd door de partij die voor gunning van de opdracht in aanmerking komt, gelijktijdig met het overleggen van de bewijsmiddelen behorende bij het UEA.
A.5
D. onderaannemers met draagkracht waarop de ondernemer geen beroep doet
De aanbesteder vereist van de ondernemer geen gegevens van onderaannemers op wiens draagkracht de ondernemer geen beroep doet.
A.6
Deel III: Uitsluitingsgronden
Door ondertekening van het UEA aanvaardt de ondernemer de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen die op deze aanbestedingsprocedure van toepassing zijn. Door het invullen van de bij deze aanbesteding gevoegde UEA verklaart de ondernemer, op straffe van uitsluiting naar waarheid, of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn en of hij voldoet aan de geschiktheidseisen. Maar ook of hij voldoet of zal voldoen aan technische specificaties en uitvoeringsspecificaties die het milieu en/of het dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen. Indien blijkt dat u voor gunning in aanmerking komt zal de opdrachtgever de onderliggende bewijsmiddelen bij u opvragen. Aan het opvragen van de bewijsmiddelen kunt u geen rechten ontlenen. Opdrachtnemers zijn eraan gehouden om aan hierna genoemde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen te blijven voldoen gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst (inclusief de optiejaren).
A.6.1.
Gronden die verband houden met strafrechtelijke veroordelingen
De ondernemer dient in Deel III, onderdeel A van zijn UEA te verklaren of de uitsluitingsgronden die verband houden met strafrechtelijke veroordelingen op hem van toepassing zijn of niet. Indien een uitsluitingsgrond op de ondernemer van toepassing is, dient deze in het UEA de informatie te verstrekken die in het standaardformulier is opgenomen en de aanvullende vragen daarover uit het UEA te beantwoorden.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
11
Indien u in aanmerking komt voor gunning dient u, ter onderbouwing van het UEA, als bewijs dat de voornoemde situaties zich niet voordoen een Gedragsverklaring Aanbesteden te overleggen die op datum inschrijven niet ouder is dan 2 jaar.
A.6.2. Gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies De ondernemer dient in Deel III, onderdeel B van zijn UEA te verklaren of de uitsluitingsgronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies op hem van toepassing zijn of niet. Indien een uitsluitingsgrond op de ondernemer van toepassing is, dient deze in het UEA de informatie te verstrekken die in het standaardformulier is opgenomen en de aanvullende vragen daarover uit het UEA te beantwoorden. Indien u in aanmerking komt voor gunning dient u, ter onderbouwing van het UEA, als bewijs dat de voornoemde situaties zich niet voordoen een verklaring van de belastingdienst (Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen) die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet ouder is dan 6 maanden te overleggen.
A.6.3. Gronden met betrekking tot insolventie, belangenconflicten of beroepsfouten De ondernemer dient in Deel III, onderdeel C van zijn UEA te verklaren of de uitsluitingsgronden die verband houden met insolventie, belangenconflicten of beroepsfouten, op hem van toepassing zijn of niet. Indien een uitsluitingsgrond op de ondernemer van toepassing is, dient deze in het UEA de informatie te verstrekken die in het standaardformulier is opgenomen en de aanvullende vragen daarover uit het UEA te beantwoorden. De facultatieve uitsluitingsgronden die van toepassing zijn op deze aanbesteding zijn in het UEA aangekruist en zijn als volgt: • Schending verplichtingen op basis van milieu, sociaal of arbeidsrecht • Faillissement, insolventie of gelijksoortig • Ernstige beroepsfout • Vervalsing van de mededinging • Belangenconflict • Betrokken bij de voorbereiding • Prestaties uit het verleden • Valse verklaring • Onrechtmatige beïnvloeding Indien u in aanmerking komt voor gunning dient u, ter onderbouwing van het UEA, als bewijs dat de voornoemde situaties zich niet voordoen de volgende bewijsmiddelen te overleggen: • een gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 2 jaar [uitsluitingsgronden, bedoeld in de artikelen 2.86 en 2.87, eerste lid, onderdelen c en d 2.87, onderdelen b en c, voor zover
het een onherroepelijke veroordeling of een onherroepelijke beschikking wegens overtreding van mededingingsregels betreft]. Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
12
•
een verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder dan 6 maanden (uitsluitingsgrond artikel 2.86, vierde lid en artikel 2.87, eerste lid, onderdeel j).
A.6.4. Andere uitsluitingsgronden waarin de nationale wetgeving van de lidstaat van de aanbestedende dienst of aanbestedende entiteit kan voorzien De sancties tegen Rusland betreffen een verbod op het gunnen van opdrachten aan alle Russische ondernemingen, zowel ondernemingen die in Rusland gevestigd zijn als in de Europese Unie (EU) of elders gevestigde dochterondernemingen. Russische betrokkenheid bij de uitvoering van de opdracht is een aanvullende uitsluitingsgrond. Zie ook paragraaf C.5. Verklaring omtrent inschrijven.
A.7
Deel IV: Selectiecriteria1
Ondernemers dienen te voldoen aan de navolgende geschiktheidseisen, waartoe zij het UEA volledig en naar waarheid dienen in te vullen:
A.7.1.
Geschiktheid
De ondernemer beschikt voor de uitvoering van de overeenkomst over voldoende technische en beroepsbekwaamheid. De minimumeisen luiden: 1. ingeschreven te zijn in een beroeps- of handelsregister; 2. te beschikken over een inschrijving in het accountantsregister als bedoeld in artikel 393, lid 1 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; 3. te beschikken over een vergunning bedoeld in artikel 5 van de Wet Toezicht Accountantsorganisatie; 4. te beschikken over één referentieopdracht waarbij sprake is geweest van de wettelijke controle van een gemeentelijke jaarrekening met SiSa-verantwoording. 5. te beschikken over één referentieopdracht waarbij sprake is geweest van het samenstellen van een jaarrekening voor een BV; 6. te beschikken over één referentieopdracht waarbij sprake is geweest van het controleren van een jaarrekening van een BV. De ingediende referentie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen: • Indien gebruik gemaakt wordt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en kan niet worden volstaan met een prognose van de resultaten. • De ingediende referentie mag niet ouder zijn dan 3 jaar. D.w.z.: de beschreven werkzaamheden moeten zijn afgerond of lopend na datum inschrijving minus 3 jaar.
1 Bedoeld worden geschiktheidseisen zoals vermeld in de Aanbestedingswet 2012.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
13
•
Indien meer dan één referentieopdracht wordt opgegeven, zal slechts de eerste opgegeven referentieopdracht worden beoordeeld.
De ondernemer dient deel IV van het UEA zo volledig mogelijk en naar waarheid in te vullen, in het kader van de door de aanbesteder te stellen eis ter zake de technische en beroepsbekwaamheid van de ondernemer. Door het ondertekenen van het UEA geeft u aan dat u aan deze eis voldoet. Als bewijs voor het beschikken over de vereiste ervaring dient inschrijver bijlage 7, 8 en 9 in te vullen en ondertekend toe te voegen aan de inschrijving. Het is toegestaan een separate brief/opdrachtgeversverklaring bij te voegen, getekend door vermelde contactpersoon van de referent, mits duidelijk uit dit schrijven blijkt dat voldaan is aan de vereisten van de kerncompetentie. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst en/of toestemming van inschrijver contact op te nemen met de betreffende referent.
A.7.2.
Kwaliteitborgingsregelingen en normen inzake milieubeheer
De aanbesteder verlangt niet dat de ondernemer in het kader van deze aanbesteding voldoet aan kwaliteitsborgingsregelingen en normen inzake milieubeheer (zoals ISO 14001 Milieumanagement).
A.8
Deel V: Beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden
Deel V van het UEA is niet op deze aanbesteding van toepassing, doordat deze aanbesteding verloopt volgens de Europese openbare procedure waarbij geen voorafgaande selectie van ondernemers plaatsvindt.
A.9
Deel VI: Slotopmerkingen
Eenieder die het UEA invult dient deel VI rechtsgeldig te ondertekenen. Hiermee verklaart de ondertekenaar dat zijn verklaring juist is en dat hij weet wat consequenties zijn van het afleggen van een valse verklaring. Het afleggen van een valse verklaring in het kader van een inschrijving, ook al heeft de inschrijver zelf niet valselijk verklaard, leidt tot uitsluiting van de inschrijver. Het UEA dient door de persoon die de ondernemer vertegenwoordigt en die door de ondernemer in onderdeel B van deel II van het UEA is opgegeven, te worden ondertekend.
A.10 Inschrijver of inschrijving uitsluiten Bij het beoordelen van de ontvangen inschrijvingen wordt in eerste instantie gekeken naar de tijdigheid, volledigheid en geldigheid. In specifieke gevallen (wettelijke mogelijkheden) kan de aanbestedende dienst een inschrijver in de gelegenheid stellen om gebreken in de inschrijving te herstellen. Of een aanbestedende dienst van deze mogelijkheid gebruik maakt is aan de aanbestedende dienst. Vervolgens wordt beoordeeld of er uitsluitingsgronden van toepassing zijn. Indien dit het geval is dan wordt de aanmelding Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
14
uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Daarna wordt gekeken of de inschrijver voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen. Indien dit niet het geval is dan wordt de inschrijving uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Mocht een inschrijver of inschrijving uitgesloten worden dan zal de aanbestedende dienst dit kenbaar maken aan de betreffende marktpartij. De marktpartij wordt in de gelegenheid gesteld om hiertegen bezwaar te maken. Voor de bezwaarprocedure wordt verwezen naar de procedure die beschreven is in paragraaf C.11.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
15
B. Beschrijving van de opdrachten B.1 B.1.1.
Opdracht 1. Diensten t.b.v. gemeente Sittard-Geleen. Inleiding
Voor algemene informatie over de gemeente Sittard-Geleen verwijzen wij kortheidshalve naar de internetsite www.sittard-geleen.nl.
B.1.2.
Gemeentelijke organisatie
Onze missie: 'Wij werken samen voor Sittard-Geleen' Wij werken elke dag aan de toekomst van Sittard-Geleen. Wat we doen, doen we met en voor de stad en haar inwoners. Onze manier van werken is ‘van buiten naar binnen’. We bundelen onze krachten met inwoners, organisaties, partners en collega’s in de gemeente Sittard-Geleen. Zo kunnen we resultaten boeken die ertoe doen. We zoeken de energie in de samenwerking op, verkennen nieuwe oplossingen, leren van elkaar én durven dingen anders te doen dan we gewend zijn. Onze visie op de organisatie en manier van werken We werken vanuit vertrouwen, verbinding en vakmanschap in een organisatie die buiten en binnen verbindt. Een organisatie waarin iedereen met plezier werkt en verantwoordelijkheid draagt. Dit doen we aan de hand van vijf speerpunten die ons helpen en inspireren: • Opgavegericht werken: we staan midden in de samenleving en kennen onze gemeente. • Dienstverlening op maat: we stellen de inwoner centraal. • Digitaal samenwerken: we maken zo goed mogelijk gebruik van digitale mogelijkheden. • Flexibel werken: we werken waar en met wie je de beste resultaten kunt behalen voor de stad. • Zelfstandige professionals: we vertrouwen op onze expertise om te bepalen hoe we ons werk doen. Onze kernwaarden Wij werken volgens het Rijnlands model vanuit de drie V’s: vertrouwen, verbinding en vakmanschap.
Vertrouwen Vertrouwen is de basis in onze organisatie. Samen denken we na over de inhoud en organisatie van het werk. Iedereen krijgt de ruimte om het werk in te richten op de manier die zij het beste vinden. Je neemt verantwoordelijkheid en zorgt er zelf voor dat je de afgesproken resultaten bereikt. Zo kunnen we samen meer bereiken voor Sittard-Geleen.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
16
Verbinding Samenwerking staat voorop, met de collega’s en met het bestuur. Deze verbinding leggen we ook met inwoners, bedrijven, partners en als nodig ook met andere gemeenten in de buurt. We richten ons steeds op het belang van de ander, op zijn/haar behoeften en ambities. Die verbinden we met onze eigen drijfveren. We maken tijd om elkaar persoonlijk te ontmoeten. We delen kennis en vieren successen. We helpen elkaar als dat nodig is. Tegelijkertijd maken we duidelijke afspraken. Zo weten we wat we van elkaar kunnen verwachten. Vakmanschap De manier waarop we ons werk doen bestaat uit kennis, ervaringen en vaardigheden. Maar ook uit ondernemerschap, probleemoplossend vermogen, creativiteit en flexibiliteit. We weten als zelfstandige professionals hoe we ons werk het beste kunnen doen. Daar krijgen en nemen we dan ook de ruimte voor. We moedigen een omgeving aan waarin iedereen zich gesteund voelt door collega’s en leidinggevenden. Zodat iedere medewerker zich trots kan voelen op zijn werk. Duidelijke processen en sturing In onze organisatie hebben we duidelijke afspraken gemaakt over onze manier van werken en bevoegdheden. Deze afspraken hebben we vastgelegd in processen hoe de gemeente werkt. Dit is nodig omdat wij een grote organisatie zijn met veel wettelijke taken die aan tijd gekoppeld zijn. Onze afspraken geven daarnaast richting en structuur.
Ten slotte maken ze duidelijk wat we van elkaar kunnen verwachten. Toekomstvisie 2030 In maart 2021 heeft de samenleving de Toekomstvisie 2030 van Sittard-Geleen gelanceerd. Mensen uit het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties, jongeren en onze gemeente schetsen in deze visie de gewenste toekomst voor Sittard-Geleen. Het vertelt hoe we samen werken aan een veerkrachtige stad met vier ontwikkelopgaven: • een gezonde stad, • een innovatieve en ondernemende stad, • een duurzame stad • en een samenwerkende stad. Coalitieakkoord 2022-2026 ‘Samen zorgvuldig, verbindend doorpakken!’ is de titel van het coalitieakkoord 2022-2026. In het coalitieakkoord staan de belangrijkste doelstellingen voor het beleid van het college tijdens de regeerperiode 2022-2026. Het is de gedeelde agenda van alle gekozen politieke partijen. Onze organisatie bestaat uit twee managementlagen: een directie en teammanagement. De opgaven waar we als gemeente voor staan, zijn ondergebracht in 24 teams die integraal samenwerken. Er werken zo'n 1.200 medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie. De Planning & Control cyclus bestaat in hoofdzaak uit: • Een kaderbrief (kadernota bij de start van een nieuw college) • Een programmabegroting Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
17
• • •
Belastingmaatregelen Drie tussentijdse programmarapportages Een jaarverslag en jaarrekening
Alle teams binnen de gemeente maken gebruik van hetzelfde geautomatiseerde financieel pakket. Dit pakket is CODA/Unit4 Business World. De financiële administratie wordt centraal voor de gehele organisatie gevoerd. Om inzicht te verschaffen in het verloop van het jaarrekeningproces verwijzen wij u naar bijlage 20 van dit bestek. Voor onze personele bewaking en salarisadministratiesystemen gebruiken wij software van Beaufort en Youforce. Vanaf 2025 stapt de gemeente over naar het HR-systeem van AFAS. De gemeente werkt met twee systemen waarin de interne beheersing wordt vastgelegd en uitgezet. Voor de beschrijving van processen wordt het systeem Engage gebruikt. Voor de vastlegging en uitvoering van de interne controles en risicomanagement wordt het systeem Key2Control gebruikt. Tot slot vermelden wij dat de gemeente onder repressief toezicht staat vanuit Provincie Limburg. Gemeente Sittard-Geleen (peildatum 31-12-2023) Aantal inwoners Aantal woonruimten Aantal (bijstand)uitkeringsgerechtigden Aantal FTE personeelsformatie Exploitatietotaal (jaarrekening 2023) Exploitatietotaal (begroting 2024) Boekwaarde materiele vaste activa (jaarrekening 2023) Saldo reserves en voorzieningen (jaarrekening 2023)
B.1.3. B.1.3.1.
ca. 92.650 ca. 47.153 ca. 2.500 ca. 995 € 384 mln. € 423 mln. € 384 mln. € 128 mln.
Programma van eisen Wet- en regelgeving
De accountant dient de controlerende werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met onderstaande wet- en regelgeving. Artikel 213 Gemeentewet In artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven dat de accountantscontrole gericht is op het afgeven van een oordeel over: • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; • de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; en • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186. Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023 In de Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023 (hierna: controleverordening) heeft de gemeenteraad nadere richtlijnen voor de opdrachtverlening alsmede de inrichting van de accountantscontrole van de jaarrekening vastgelegd. De controleverordening Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
18
evenals de financiële verordening gemeente Sittard-Geleen, 2023 (hierna: financiële verordening) zijn bijgevoegd. Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole stelt de raad jaarlijks een controleprotocol op. Dit protocol omvat een gedetailleerde uitwerking van een aantal onderwerpen uit de controleverordening. Het doel is nadere aanwijzingen te geven respectievelijk aanvullende voorwaarden te stellen die de accountant bij de uitvoering van de jaarrekeningcontrole van dat jaar in acht dient te nemen. Hierin staat beschreven de goedkeuringstolerantie van de accountant Daarnaast wordt er duiding gegeven de wijze van rapporteren van de accountant aan de diverse gremia. Overige wet- en regelgeving Bij de accountantscontrole worden de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van de Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de kadernota Rechtmatigheid de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de adviezen van deze commissie in acht genomen.
B.1.4.
Controle jaarrekening
Algemeen De controle is gericht op de jaarrekening zoals bedoeld in art. 197 Gemeentewet en vindt plaats binnen de kaders van wet- en regelgeving. Hierin is onder andere melding gemaakt van het controleprotocol voor de jaarrekeningcontrole. Met dit controleprotocol wordt een eenduidig referentiekader gecreëerd voor de jaarlijkse uitvoering van de controle. De accountant stelt ten behoeve van de controle jaarlijks voor zijn eigen dossier een controleplan (lees: auditplan) op. Dit controleplan wordt voorafgaand aan de uitvoering van de controle aan de gemeente toegelicht. Dit houdt in dat het wordt voorgelegd aan de wethouder middelen en vervolgens wordt toegelicht in de commissie Begroting & Verantwoording (hierna: Commissie B&V). In deze afstemming staan de controlestrategie en specifieke aandachtspunten voor de controle centraal. Zo worden wederzijdse verwachtingen tussen accountant en de organisatie voorafgaand aan de controle over en weer afgestemd. Daarnaast krijgt de commissie B&V de mogelijkheid om additionele controleonderwerpen en punten van aandacht toe te voegen aan het controleplan van de accountant. De Commissie B&V bestaat uit vertegenwoordiging van alle raadsfracties, de voorzitter van de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder Middelen, de griffier, hoofd concerncontrol / concerncontroller en de secretaris (concernadviseur controlling).
De accountant wordt tweemaal per jaar verwacht een toelichting te geven in deze commissie. Eenmaal over het accountantsverslag en de eventuele bevindingen uit de jaarrekeningcontrole en eenmaal over de boardletter en de eventuele bevindingen uit de interimcontrole. De commissie B&V heeft, conform artikel 5 van het reglement van orde, als taak: a. De voorbereiding en naleving van de Financiële verordening (ex artikel 212 Gemeentewet), van de Controleverordening (ex artikel 213 Gemeentewet) en van de Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
19
b. c.
d. e. f. g. h.
i. j.
Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (ex artikel 213a Gemeentewet); Het adviseren over het behandelingsproces van de begrotings- en verantwoordingscyclus en de bijbehorende documenten; te behandelen de tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant, en over de verslagen van periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de Verordening ex artikel 213a Gemeentewet; de benoeming van de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet; de werving en selectie van leden van de rekenkamercommissie; de rekenkamercommissie desgewenst bij te staan in het behandelingsproces van onderzoeken; de raad en de ronde te adviseren over de rapporten van de rekenkamercommissie; het bevorderen van afstemming van onderzoeken van de accountant, de rekenkamercommissie, de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken en onderzoeken van de raad zelf; de advisering over de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Sittard-Geleen 2016; onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet, de voorbereiding en het onderzoek van de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede de vaststelling van de jaarrekening.
Van de Commissie B&V is in het Reglement van orde vastgelegd dat iedere fractie het recht heeft een raadslid of burgerlid af te vaardigen. De voorgestelde benoeming van de leden van de Commissie B&V is overeenkomstig de voordracht van de fracties. De voorzitter en de plaatsvervangende voorzitter worden benoemd uit het midden van de commissie. Single information Single Audit (SiSa) De controle op de juiste en rechtmatige besteding van de specifieke uitkeringen die onder de SiSa-regeling vallen maakt integraal deel uit van de reguliere controle van de jaarrekening. Deze opsomming wordt jaarlijks door het Ministerie van Binnenlands Zaken en Koninkrijksrelaties gepubliceerd. Deze definitieve publicatie is leidend voor de controle van de SiSa-regelingen. Het Ministerie van BZK publiceert de specifieke uitkeringen in het kader van de SiSaregeling van toepassing zijn voor de gemeente Sittard-Geleen. De betreffende uitkeringen maken onderdeel uit van de gemeentelijke jaarrekening. Hiervoor wordt een afzonderlijke bijlage bij de jaarrekening gevoegd. Door middel van deze bijlage legt de gemeente verantwoording af aan de betreffende ministeries. Door de verantwoording over de specifieke uitkeringen deel uit te laten maken van de jaarrekening kan de controle hiervan via de reguliere controle van de jaarrekening plaatsvinden.
Begin zal het Ministerie van BZK de definitieve versie van de uitkeringen publiceren. Deze definitieve versie is leidend voor het normenkader voor de rechtmatigheidstoets door de accountant.
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
20
Goedkeuringstolerantie (conform bijlage 2 controleverordening) De accountant hanteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen en extrapolaties. De accountant hanteert bij de controle een betrouwbaarheid van 95%. Jaarrekening In het Bado2 zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstolerantie voorgeschreven. Deze goedkeuringstolerantie komt overeen met bijlage twee van de controleverordening. De minimumeisen zijn weergegeven in de volgende tabel.
Som fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle (% van de totale lasten)
Goedkeurende verklaring
Verklaring met beperking
Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurend e verklaring
≤ 2%
> 2% - ≤ 4%
> 4%
Naast de kwantitatieve fouten en onzekerheden in de controle houdt de accountant bij de controle en de oordeelsvorming rekening met kwalitatieve aspecten. Kwalitatieve aspecten kunnen aanleiding geven voor een niet-goedkeurende accountantsverklaring. Deze kwalitatieve aspecten zijn niet-financiële informatie of toelichtingen. Dit houdt onder andere in gemaakte inschattingen of oordelen betrekking hebbende op de grondslagen voor financiële verslaggeving en de in de financiële overzichten opgenomen toelichtingen. De weging van deze fouten vindt ook plaats op basis van ‘professional judgement’. Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. Deze tolerantie is altijd een percentage van de totale lasten van het te controleren jaar. Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie wordt jaarlijks vastgesteld in het gemeentelijk controleprotocol. Vooralsnog wordt door de gemeente Sittard-Geleen het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) gevolgd.
2 Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
21
SiSa De accountant controleert de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen. Geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van Bado in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: • € 12.500 indien de omvang ≤ aan € 125.000 is; • 10% indien de omvang > dan € 125.000 en ≤ € 1.000.000 is; • € 125.000 indien de omvang > € 1.000.000 is. Voor de goedkeuringstoleranties zijn geen voorschriften. Daar de verantwoording van de specifieke uitkeringen een onderdeel zijn van de jaarrekening geldt voor wat betreft de getrouwheid dezelfde goedkeuringstolerantie als die ook voor de overige onderdelen van de jaarrekening gelden. Interimcontrole en Managementletter De accountant voert tenminste eenmaal per jaar een tussentijdse controle (lees: interimcontrole) uit en brengt naar aanleiding hiervan een managementletter uit aan het college. Voorafgaande aan het uitbrengen van de managementletter voert de accountant een hoor- en wederhoorprocedure uit met de teammanagers. Daarnaast voert de accountant voorafgaand aan het uitbrengen van de managementletter overleg met de concerncontroller en de portefeuillehouder Middelen.
Vervolgens wordt een toelichting gegeven aan de Commissie B&V In de managementletter dient aandacht te worden geschonken aan bevindingen over de opzet en werking van het financieel beheer, de rechtmatigheid van het beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning- en control instrumenten en het risicomanagement. De (eventuele) bevindingen in de managementletter dienen herleidbaar te zijn naar het (integraal) verantwoordelijke management. De overige inrichtingseisen van deze tussentijdse rapportage worden jaarlijks in het reguliere afstemmingsoverleg met de accountant vastgelegd. De managementletter wordt samengevat in een boardletter aan de gemeenteraad. Controleverklaring jaarrekening Naar aanleiding van de controle van de jaarrekening brengt de accountant een controleverklaring uit aan de gemeenteraad. In deze verklaring wordt het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening weergegeven. Verslag van bevindingen Naast de controleverklaring biedt de accountant naar aanleiding van de controle van de jaarrekening tevens een verslag van bevindingen aan de gemeenteraad aan. Dit verslag bevat de bevindingen van het onderzoek naar de werking van de maatregelen die aansluiten op het wettelijke kader ten behoeve van een rechtmatig beheer en een getrouwe verslaglegging.
Voorafgaande aan het uitbrengen van het verslag van bevindingen voert de accountant een hoor- en wederhoorprocedure uit met de organisatie. Daarnaast voert de accountant voorafgaand aan het uitbrengen van de het verslag van bevindingen overleg met de concerncontroller, team financiën en de portefeuillehouder Middelen. De accountant geeft een toelichting over het verslag van bevindingen en over de uitgevoerde jaarrekeningcontrole aan de Commissie B&V. Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
22
Natuurlijke adviesfunctie De uitvoering van de natuurlijke adviesfunctie dient op eigen initiatief en/ of in voorkomende gevallen op verzoek van de Gemeente Sittard-Geleen plaats te vinden. Deze adviezen, van beperkte omvang, vloeien voort uit de interim- en jaarrekeningcontrole. In dit kader kan onder meer worden gedacht aan adviezen: • naar aanleiding van de controlebevindingen; • die een logisch gevolg zijn van de bespreking van de door de accountant uitgebrachte rapportages; • als gevolg van relevante externe ontwikkelingen met betrekking tot verslaggevingsvoorschriften respectievelijk administratieve organisatie/ interne beheersing; • die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van public governance (goed bestuur, integer en transparant overheidshandelen); • algehele reflectie op de organisatie en bedrijfsvoering; • naar aanleiding van verdiepingsvragen notities commissie BBV (notitie riolering, kadernota rechtmatigheid, e.d.); • uit eigen beweging voor het informeren van de organisatie over relevantie ontwikkelingen met betrekking tot het vakgebied. De uren gemoeid met het voorbereiden en bijwonen van overleggen met het management, het college van burgemeester en wethouders, raadscommissies en gemeenteraad, worden tot de natuurlijke adviesuren gerekend.
Hieronder vallen ook het kosteloos organiseren van in house workshops over voor de gemeente relevante thema's op dat vakgebied. De natuurlijke adviesfunctie heeft jaarlijks minimaal betrekking op 40 uur. Controle financiële vergoeding raadsfracties Momenteel zijn er 11 raadsfracties. In 2026 zijn nieuwe gemeenteraadsverkiezingen waardoor dit aantal kan wijzigen. De raadsfracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie. De fracties besteden de bijdrage om hun inbreng in de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak van de raad te versterken. Elke fractie legt aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een financieel verslag. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de gemeentelijke jaarrekening. De werkzaamheden van de accountant worden in principe verricht in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder NV COS Standaard 800 “Controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met stelsels voor bijzondere doeleinden.” Dit geschiedt door middel van een gegevensgerichte controleaanpak. Vanzelfsprekend neemt de accountant in de controle de bepalingen uit de vigerende Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning in acht.
Contractinformatie Na gunning wordt een overeenkomst afgesloten tussen de gemeente Sittard-Geleen en de gegunde inschrijver. De overeenkomst gaat in na definitieve opdrachtverstrekking waarbij gestreefd wordt naar een ingangsdatum in september 2025. De contractperiode heeft een looptijd van 4 jaar met een optie tot verlengen van 2 keer één jaar. heeft betrekking op de werkzaamheden die voortvloeien uit de boekjaren 2025 tot en Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
23
met 2028 (4 boekjaren exclusief de 2 optiejaren). De werkzaamheden betreffen daarom de controle van de jaarrekeningen 2025 tot en met 2028. De controlewerkzaamheden kunnen vanaf oktober 2025 starten en eindigen met het opleveren van de jaarrekeningcontrole boekjaar 2028. Het aanbestedingsdocument (inclusief bijlagen), de nota van inlichtingen en de winnende inschrijving vormen de basis voor deze overeenkomst. Er wordt geen apart format voor de overeenkomst gehanteerd. Administratieve organisatie en interne beheersing Het Interne Control(e)kader bevat de ontwikkelingsrichting en de formele randvoorwaarden voor interne controle (IC) als onderdeel van het managementcontrolframework van de gemeente Sittard-Geleen. De aanleiding voor het opstellen van het Interne Controlekader is enerzijds gelegen in de wettelijke verplichting om rechtmatig financieel beheer aan te tonen (het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, dat lokaal vertaald is in artikel 31 van de financiële verordening) en anderzijds de opgave om zelf ‘in control’ te komen en te blijven.
Het doel van dit Interne Controlekader is om op concernniveau de kaders vast te leggen die minimaal benodigd zijn om op de diverse thema’s (integriteit, rechtmatigheid en getrouwheid, doelmatigheid en effectiviteit) te kunnen voldoen aan de gestelde eisen en om een beweging in gang te zetten die leidt tot meer toegevoegde waarde. Het treffen van beheersmaatregelen is een dynamisch proces dat nauw aansluit op de ontwikkeling van de organisatie. De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van beheersmaatregelen in het primaire proces. De controle op de werking van de beheersmaatregelen door of namens teammanager is opgedragen aan specifiek daarvoor aangewezen medewerkers. Vervolgens wordt de uitgevoerde interne controle getoetst op kwaliteit en werking door de verbijzonderde interne controle (2e lijn). Uiteindelijk wordt een algemeen oordeel gegevens over de volledige interne beheersing door concerncontrol (3e lijn). Op basis hiervan wordt jaarlijks de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. Op basis van de aangereikte informatie (aanbestedingsdocument en bijlagen) dienen de inschrijvende partijen een beeld te vormen van de AO/IB. Van belang is dat inschrijvende partijen bij het doen van hun inschrijving geen voorwaarden of voorbehouden verbinden aan de kwaliteit en kwantiteit van de AO/IB.
De interne controle, als onderdeel van de AO/IB, is gericht op interne kwaliteitsverbetering en alleen voor dat doel bestemd. Er kunnen door de accountant geen rechten aan ontleend worden of eisen gesteld worden aan de interne controle. De accountant dient zelf te beoordelen in hoeverre er gesteund of gebruik gemaakt kan worden van de interne controle. De accountant kan vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie adviezen geven en aanbevelingen doen ten behoeve van de complete bedrijfsvoering (het ‘in control’ geraken en blijven). Voor de beeldvorming over de kwaliteit van de AO/IB zijn de volgende stukken bijgevoegd: • boardletter; • controleverklaring en het accountantsverslag bij de jaarrekening; • jaarverslag/jaarrekening 2023; • Financiële verordening gemeente Sittard-Geleen, 2023; • Controleverordening gemeente Sittard-Geleen, 2023. De gemeente kent geen interne accountantsdienst. Gemeente Sittard-Geleen: Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten 2025-2030 met kenmerk Z2459024
24
De gemeente is op zoek naar een accountant die adviseert, stimuleert en ondersteunt in de verdere transitie van interne controle (IC) naar interne beheersing (IB). Het uiteindelijke doel is dat de accountant kan steunen op de interne beheersing van de gemeente en dat dit invloed heeft op de omvang van de werkzaamheden van de accountant. Deelverantwoording Accountantscontrole op de jaarverantwoording inzake de Participatiewet van de gemeente Sittard-Geleen ten behoeve van de gemeente Beek en de gemeente Stein. De gemeente Beek en de gemeente Stein hebben de uitvoering van de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (WSW) en de Wet inburgering via de Centrumregeling Vidar (CR Vidar) opgedragen aan de uitvoeringsorganisatie Vidar. Vidar maakt onderdeel uit van de gemeente Sittard-Geleen. De gemeente Sittard-Geleen fungeert als centrumgemeente. De gemeente Sittard-Geleen geeft uitvoering aan de CR Vidar, maar de beleids- en de programmaverantwoordelijk ligt bij de raden van de gemeente Beek en de gemeente Stein. Via de deelverantwoording legt de gemeente Sittard-Geleen verantwoording af aan de raden van de gemeente Beek en de gemeente Stein. De SiSa-verantwoording maakt onderdeel uit van de deelverantwoording. De gemeente Beek en de gemeente Stein nemen de deelverantwoording integraal over in hun eigen jaarrekening.
De bijdrage van de gemeente Beek en de gemeente Stein aan de uitvoeringskosten, maak geen onderdeel uit van de deelverantwoording. Deze bijdrage maakt onderdeel uit van de jaarrekening van de jaarrekening van de gemeente Sittard-Geleen.
B.2 B.2.1.
Opdracht 2. Diensten t.b.v. Vidar BV Vidar BV
Het doel van deze BV is om in het kader van de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) arbeid aan te bieden onder aangepaste omstandigheden aan de in deze wet bedoelde personen. Het realiseren van dienstbetrekkingen en het ter beschikking stellen van arbeidskrachten door middel van de in deze Wet bedoelde personen. Vidar BV heeft hiertoe een overeenkomst van opdracht gesloten met de gemeente SittardGeleen waarin aan Vidar BV de opdracht wordt verleend om alle arbeidsrechtelijke taken uit te voeren uit hoofde van het formele (en materiële) werkgeverschap van de GR (zie A13). Het gaat dan om taken als het aanbieden van een dienstverband, ontslag, voeren van procedures, verrichten of uitvoeren van andere rechtshandelingen of voldoen van verplichtingen. Naast de Wsw biedt Vidar BV ook arbeid aan onder aangepaste omstandigheden in het kader van de Participatiewet aan de in deze wet bedoelde personen met een arbeidsbeperking (indicatie beschut of indicatie baanafspraak). De feitelijke verloning voor deze personen vindt plaats via Vidar aan de Slag BV. Vidar BV biedt daarmee dus met name werkplekken voor het verrichten van arbeid aan onder aangepaste omstandigheden voor personen met een arbeidsbeperking op grond van de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) of de Participatiewet (indicatie beschut of indicatie baanafspraak).