01 Programma van Eisen op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting

BIJLAGE 1 raadsvoorstel juli 2023 Huisvesting bestuurlijk-ambtelijk, Vidar en huis aan de Markt

Programma van Eisen of hoofdlijnen Bestuurlijk-ambtelijke huisvesting gemeente Sittard-Geleen

ARCADIS NEDERLAND B.V. d.d. 25 mei 2023

INHOUDSOPGAVE

1. Introductie & doelstelling publicatie

3

2. Organisatorische ambities

4

3. Conceptueel perspectief nieuwbouw

10

4. Ruimtelijk Eisen

15

5. Inpassingsstudie (Stadhuis & Hanenhof)

16

6. Ambities integrale duurzaamheid

17

7. Stadhuis Geleen, ambities gebouw & installaties

20

8. Hanenhof, ambities gebouw & installaties

26

9. Aanbestedingsvorm

29

10. Overwegingen bij investering

30

11. Vervolg

33

Bijlagen:

A. Ruimtelijk Eisen B. Inpassingsstudie C. Overzicht klimaatklassen D. Rapportage Duurzaamheid E. Functioneel Definitief Ontwerp (momenteel in uitwerking) F. Technische KPIs (momenteel in uitwerking)

Colofon

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

1

CONTACTPERSOON Marcel Storms Business Consultant Corporate Real Estate E: marcel.storms@arcadis.com Arcadis Nederland BV

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

2

1. INTRODUCTIE & DOELSTELLING PUBLICATIE

Inleiding Huisvesting is geen doel op zich. Huisvesting moet een bijdrage leveren aan de dienstverlening, bedrijfsvoering en werkcultuur van de organisatie. Het is dus belangrijk om te starten met de toekomstig gewenste manier van werken en het toekomstig gewenste dienstverleningsconcept. Om daarna bedrijfsvoering, huisvesting en werkstijl een logisch vervolg te laten zijn. Op deze manier wordt huisvesting een investering in en katalysator van de organisatie en haar mensen. De huidige Bestuurlijke en Ambtelijke huisvesting is sterk verouderd, vertoont achterstallig onderhoud en voldoet niet meer aan de huidige eisen op het gebied van zijn duurzaamheid en een gezonde werkomgeving. De huidige omgeving vertoont een mismatch met wie we willen zijn, hoe we willen werken en de manier waarop we willen samenwerken met onze inwoners, ondernemers en partners. Van buiten naar binnen en opgavengericht. Door het College en de Raad is in 2021 besloten om te gaan (ver)nieuwbouwen. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van het huidige Stadhuis in Geleen en van de Hanenhof.

Vastklikken ambities en projectkaders In de huidige projectfase is het van evident belang om ons te concentreren op ambities en gewenst (functioneel) eindresultaat. Dat is veel belangrijker als te verzanden in details. Logischerwijs betekent dit wel dat alle later uit te werken details binnen de nu geformuleerde projectkaders zullen moeten passen.

Stadhuis Geleen én Hanenhof De Bestuurlijk Ambtelijke organisatie wordt verdeeld over beide genoemde locaties. Ten behoeve van het traject bestuurlijke en politieke besluitvorming zijn beide locaties in één hoofdlijnen PVE geïntegreerd. Omdat de ontwerptrajecten later separate trajecten zullen zijn zal dit (hoofdlijnen) PVE rondom aanbesteding gesplitst worden in twee separate PVEs. Er zullen dan forse gelijkenissen zijn. Verschillen zijn bijvoorbeeld dat de Stadswinkel (samenwerkplein) in het Stadhuis Geleen en het Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek in de Hanenhof gehuisvest zal zijn.

Besluitvorming en doelstelling publicatie Besluitvorming. Op basis van dit hoofdlijnen Programma van Eisen start een periode van bestuurlijke en politieke besluitvorming. Deze zal naar verwachting grofweg de periode maart tot en met juni 2023 bestrijken. Doelstelling publicatie. Inhoudelijk heeft deze publicatie onderstaande doelstelling: 1. Het beschrijven van de stip aan de horizon voor de Bestuurlijk Ambtelijke werkwijze voor wat betreft de de interne samenwerking, de samenwerking met partners en de dienstverlening richting samenleving. 2. De vertaling van bovenstaande naar een beschrijving hoe het nieuwe werkconcept en de nieuwe werkomgeving eruit zien en hoe deze bovenstaande ambities katalyseren. 3. Het omschrijven van de bedoeling van de opdracht. Daarmee geeft het houvast aan de voor de uitvoering verantwoordelijke (project)medewerkers, zoals bijvoorbeeld leden van het ontwerpteam. 4. De beschrijving van “de bedoeling” is tevens houvast voor besluitvormende gremia om tijdens het proces de koers te bewaken.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

3

2. ORGANISATORISCHE AMBITIE BESTUURLIJK AMBTELIJK 2.1 Ontstaan Visie-ontwikkeling op Bestuurlijke en Ambtelijke huisvesting is noodzakelijk, omdat onze huidige gebouwen verouderd zijn, achterstallig onderhoud vertonen en niet voldoen aan de huidige eisen op het gebied van duurzaamheid en een gezonde werkomgeving (bv. ventilatie, binnenklimaat). Bovendien passen de huidige gebouwen niet meer bij wie we willen zijn en bij wat we uitdragen. Ook sluiten zij niet aan bij de wijze waarop wij met onze inwoners, ondernemers en partners samenwerken, van buiten naar binnen en opgavengericht. Door het College en de Raad is in 2021 besloten om te gaan (ver)nieuwbouw. Voor het realiseren van de nieuwe Bestuurlijke en Ambtelijke huisvesting wordt gebruik gemaakt van het huidige Stadhuis in Geleen en van de Herenhof. Het gebruik van de Herenhof geeft ook invulling aan de leegstand die er is sinds het vertrek van de bibliotheek, muziekschool en de omroep. Op deze locaties gaan wij huisvesting realiseren welke toekomstbestendig is. Hiermee wordt ook invulling gegeven aan het speerpunt uit het Coalitieakkoord 2022 – 2026: “Samen zorgvuldig, verbindend doorpakken!”, dit om centrale Bestuurlijke en Ambtelijke huisvesting in Geleen uit te werken en te realiseren.

2.2 Huidige situatie

Sittard-Geleen kent 27 teams en deze werken verspreid over acht locaties in een straal van ruim acht kilometer binnen onze gemeente. Naast de Bestuurlijke en Ambtelijke huisvesting wordt ook huisvesting gerealiseerd voor Vidar en Wijkbeheer & IPOR. De (ver)nieuwbouw op de Markt Geleen en in de Herenhof wordt de nieuwe werkplek voor het College, 20 teams en het Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek. De volgende teams gaan gebruik maken van de nieuwe Bestuurlijke en Ambtelijke huisvesting: • Omgeving: projecten, ruimtelijke ontwikkeling, vergunningen en parkeren, toezicht en handhaving, openbare orde en veiligheid; • Samenleving: maatschappelijke ontwikkeling , economische ontwikkeling, zorg, jeugd en leren en jongeren; • Dienstverlening: vastgoed, KCC en burgerzaken, informatiemanagement en ICT, bestuur en communicatie, HR, financiën en facilitaire services; • Concerncontrol, business control en griffie.

Het aantal locaties wordt hiermee teruggebracht naar vier locaties binnen een straal van circa één kilometer. Het terugbrengen van het aantal locaties en de kortere onderlinge afstanden draagt bij aan de samenwerking en aan minder reisbewegingen. Binnen de huidige gebouwen werken de medewerkers nog volgens het oude huisvestingsconcept, namelijk het cellenkantoor. Dit concept is geschikt voor individueel werken, maar sluit niet aan op de manier waarop de ambtelijke organisatie wil werken. Doordat er sinds de fusie beperkt geïnvesteerd is in de gebouwen zijn gebouwen en inrichting sterk verouderd. Tijdens de Covid pandemie is de organisatie versneld over gegaan op het hybride werken. Het huidige huisvestingsconcept kent hierdoor een lage bezettingsgraad. Er is dus een mismatch tussen onze huidige behoefte en onze sterk verouderde infrastructuur.

2.3 Toekomstig gewenste situatie

Prettig wonen en leven in Sittard-Geleen. Wat we doen, doen we met èn voor de stad en haar inwoners. Daar staat de organisatie voor. De organisatie gaat voor het creëren van meerwaarde door haar krachten te bundelen met inwoners, organisaties, partners en eigen collega’s. Zo worden resultaten geboekt die ertoe doen. We zoeken de energie in de samenwerking, verkennen nieuwe oplossingen, leren van elkaar en durven dingen anders te doen dan we gewend zijn. Nieuwe huisvesting die deze wijze van werken stimuleert en faciliteert is het uitgangspunt.

2.3.1 Ontwikkelingen die toekomstige werkwijze beïnvloeden.

Voorbeelden van ontwikkelingen die onze toekomstige werkwijze beinvloeden zijn: Verbinding met samenleving. De rol van de 342 Nederlandse gemeenten is op hoofdlijnen een gegeven. Het betreft een omvangrijk pakket van meer als honderd producten, diensten en taken. De sterk toegenomen noodzaak om in te spelen op maatschappelijke ontwikkelingen en om aan te sluiten bij de leefwereld van onze inwoners is terug te zien in de nieuwe rollen van netwerkende en participatieve overheid. Deze rollen vragen expliciet om aan te sluiten bij de logica van de omgeving omdat hier het primaat bij de gemeenschap en de markt ligt.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

4

Om in die rollen succesvol te kunnen zijn, zullen we ‘van buiten naar binnen’ moeten denken en handelen. Maar ook in de rol van rechtmatige en presterende overheid is het steeds belangrijker in verbinding te treden met onze inwoners zonder daarbij de rechtmatigheid of doelmatigheid los te laten. In de kern gaat het erom, ongeacht vanuit welke rol we als overheid acteren, verbinding aan te gaan met de omgeving en invulling te geven aan wederkerigheid in de relatie tussen overheid en inwoners.

Groeiende maatschappelijke urgentie kernthema’s. Tegenwoordig spelen een aantal prominente thema’s die het maatschappelijke beeld domineren. Denk bijvoorbeeld aan: de klimaat transitie, de aanpak kloven in de samenleving en de aanpak van de meervoudige crisis. Voor de gemeente betekent dit dat het belangrijk is dat we dichtbij, zichtbaar en toegankelijk zijn voor onze inwoners en samenleving.

De samenleving en ook de relatie tussen inwoner en gemeente verandert. Sommige taken vallen weg of worden (deels) gedigitaliseerd. Vaak kunnen en willen inwoners, ondernemers en organisaties dingen zelf oppakken. Dan hebben ze behoefte aan een partriciperende of faciliterende overheid. Van buiten naar binnen. Hierdoor gaan we andere dingen doen, krijgen we soms een andere rol en ontstaan er andere samenwerkverbanden.

2.3.2 Thema’s die onze toekomstige werkwijze richting geven.

Uitbreiding of inperking taken. In de verdeling van taken tussen landelijke en lokale overheden kunnen verschuivingen plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe wetgeving zoals de Omgevingswet, WOO (Wet Open Overheid) en de Nieuwe inburgeringswet. Ook op uitvoerend niveau kunnen er taken bijkomen, afgaan of geherpositioneerd worden. Denk bijvoorbeeld aan de energietransitie of de opvang van ontheemden. Iedereen doet mee (inclusie). Als gemeente willen we voor iedereen toegankelijk zijn en met iedereen een goede connectie maken. Dus ook voor mensen die minder mobiel zijn of waarvoor digitale dienstverlening een brug te ver is. Sittard Geleen heeft gekozen voor een inclusieve samenleving. Daarin zijn er geen speciale voorzieningen voor mensen met of zonder een (zichtbare) beperking. Iedereen heeft toegang tot informatie, maatschappelijke diensten, openbare voorzieningen, gebouwen en openbare ruimte. Aandacht voor vertrouwen in de overheid. Op landelijk niveau gaan we van crisis naar crisis. In de ogen van de burger lijkt het moeilijk om alle problemen te boven te komen of om een lange termijn perspectief te formuleren. De toeslagenaffaire laat zien dat rechtvaardige dienstverlening en rechtsbescherming niet vanzelfsprekend zijn. Het vertrouwen in de overheid staat met andere woorden onder druk. Sittard Geleen wil hier een positieve impuls aan geven.

Dichtbij, benaderbaar en zichtbaar zijn daarvoor de sleutelbegrippen. Ook een open en transparante, minder gecontroleerde omgeving zal bijdragen aan het versterken van wederzijds vertrouwen.

In onze gewenste werkwijze geven onderstaande thema’s nieuw elan aan de samenwerking. Continue vernieuwing. Onze omgeving veranderd continu. Als gemeente zijn we vaak spil in het web. Daarom moeten we meebewegen en innoveren. Soms alleen, soms met partners of externe organisaties, vaak in wisselende samenstelling. Wij zijn een dynamische en fitte organisatie. Wij zijn adaptief aan de maatschappelijke beweging en spelen in op de verwachting die inwoners aan ons stellen. Eigenaarschap laag in de organisatie. We hebben een platte organisatie, enkel bestaande uit 2 managementlagen. We geven onze mensen het vertrouwen en de verantwoordelijkheid om de aan hun toegekende taak op te pakken en uit te voeren. We werken (samen) op basis van: vertrouwen, verbinden en vakmanschap. De medewerker is als zelfstandige professional inhoudelijk verantwoordelijk. De teammanager blijft rol-zuiver en faciliteert mensen om te excelleren. Integrale samenwerking (team overstijgende structuren & externe samenwerking) In elke rol spelen wij in op kansen en vernieuwingen. In de toekomstvisie hebben we de opgaven verdeeld naar veerkrachten. Op het vlak van sociale, economische en ecologische veerkracht is samenwerking belangrijk. Dat samenwerken noemen we institutionele veerkracht. We streven ernaar al deze veerkrachten in balans met elkaar te laten zijn.

We werken vanuit de bedoeling en dit vraagt voor meer horizontale samenwerking en dus niet alleen samenwerking binnen het team of met aanverwante teams. Vele uitdagingen zijn multidisciplinair. De medewerker maakt op zijn niveau de verbinding met collega’s uit andere disciplines. We noemen dat opgave gericht samenwerken. Deze horizontale samenwerking wordt succesvol als we elkaar kennen, vertrouwen en helpen excelleren. Gelijktijdig zijn collega’s organisatorisch in een platte hierarchische lijn ingedeeld. Er is dus sprake van PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

5

een horizontale en een verticale lijn. Door beide structruren te combineren kunnen we meer flexibel organiseren. De integrale samenwerking met “buiten” gaat nog een stap verder. Daarbij vormen we teams met collega’s (uit diverse interne disciplines) en met partners van buiten onze eigen organisatie. Resultaat gericht werken We kunnen niet alle ballen in de lucht houden. Wat kunnen we wel en wat kunnen we niet waarmaken, bijvoorbeeld in relatie tot financien of de interne organisatorische capaciteit. Daarin keuzes maken leidt tot realistische kaders, weloverwogen werkpakketten en haalbare doelen. Vervolgens kunnen we sturen op resultaat. Zo ontstaat een vitale werksfeer waarbij collega’s eigenaar zijn, en zich eigenaar voelen, van hun opgave. Samen succes boeken. De goede dingen doen. De dingen goed doen. Met een oprechte focus op de meerwaarde voor de stad met haar inwoners, ondernemers en organisaties. De ambtelijke organisatie moet naar beste kunnen het voor de stad inhoudelijk beste advies geven. Vanuit vakmanschap onafhankelijk adviseren, richting en sturing geven. Bestuur geeft daartoe ruimte en vertrouwt op een inhoudelijk en oprecht advies. Samenwerken met respect voor ieders rol. Het opbouwen van een historie van succesvolle ontwikkelingen en projecten geeft energie voor nieuwe opgaven. Samen trots zijn op resultaten en deze transparant delen met inwoners en partners.

Inwoners Inwoners komen deels voor gestandaardiseerde producten, bijvoorbeeld rondom: paspoorten, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), huwelijk en geboorte of het fysiek inzien van stukken. Daarnaast spelen er ook zaken die een meer diepgaande interactie vergen, denk bijvoorbeeld aan overleg rondom: jongerenloket, leerplicht, kredietbank en hulpvragen rondom diverse soorten vergunningen. Ondernemers (industrie en MKB) Het bedrijfsleven heeft met name behoefte aan contact, verbinding en samenwerking op het moment dat er thema’s spelen. Dat vraagt om een plek om elkaar te ontmoeten en om in vertrouwen samen te werken. Soms voor een gesprek met een accountmanager, of voor een specifieke ondernemersvraag. Maar het kan ook gaan over meer generieke thema’s zoals bijvoorbeeld de ontwikkeling van een bedrijventerrein. Organisaties In onze samenleving zijn vele organisaties actief. Hier ontstaat een diversiteit aan behoeften waarbij ze de gemeente vaak nodig hebben of waar een goede samenwerking gevraagd is. Denk bijvoorbeeld aan: scholen, buurten, ketenpartners, woningverenigingen of handelscentra. Hier ligt de nadruk meestal niet op het ophalen van een standaard product, er is met name behoefte aan “samen werken aan”. Onze dienstverlening heeft dus een zeer brede scope. De nieuwe Stadswinkel is daarin een belangrijk element.

Ook representatieve ontvangsten, de ontvangst van grotere groepen, ruimte voor een expositie of gewoonweg een plek om een vraag te stellen kunnen daarin geïntegreerd worden.

2.4 Dienstverlening (rondom Stadswinkel)

2.4.1 Huidige situatie (rondom Stadswinkel) Stadhuis Geleen wordt het nieuwe centrale aanlooppunt voor onze gemeenschap. De huidige Stadswinkel bestaat grotendeels uit balies en spreekkamers. Het heeft grotendeels ook het karakter van een winkel waar je komt voor het ophalen van (soms gestandaardiseerde) producten en diensten. Maar met het oog op de nieuwe Bestuurlijk en Ambtelijke huisvesting herkennen we veel meer stromen van dienstverlening en interactie. Het is waardevol om daar meer zicht op te krijgen zodat er passende maatwerkoplossing ontwikkeld kan worden. De Focusgroep Dienstverlening staat hiervoor aan de lat. Onderstaand een eerste hoofdlijnen aanzet voor de verschillende vormen van interactie en dienstverlening:

2.4.2 Toekomstig gewenste situatie (rondom Stadswinkel) Onderstaande thema’s geven richting aan de dienstverlening in de nieuwe Stadswinkel. Diversiteit & integraliteit in dienstverlening en samenwerking. Een deel van onze dienstverlening betreft het leveren van de gekende producten en diensten. Daarnaast zien we een toenemende behoefte dat de gemeente gaat samenwerken, co-creeren, met de samenleving of taken zelfs bij de samenleving neerlegt. De “Stadswinkel” wordt daarnaast ook een “Samenwerkplein” waardoor synergie ontstaat. Iedereen doet mee (inclusie) Als gemeente zijn we voor iedereen toegankelijk en maken we met iedereen een goede connectie. Denk met bijvoorbeeld senioren, mensen die minder mobiel zijn of PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

6

mensen die digitaal minder zelfredzaam zijn (waarvoor digitale dienstverlening een brug te ver is). Twee parallele gelijkwaardige aansluitingen met de samenleving: digitaal & fysiek Als gemeente hebben we twee interfaces naar de markt: digitaal en fysiek. Beiden hebben een vergelijkbare kwaliteit en kunnen op vergelijkbaar niveau de connectie maken. Voor de digitale inteface betekent dit dat het maximaal aantal diensten beschikbaar is en op een heldere en betrouwbare manier toegankelijk is. Voor de fysieke interface betekent dit dat de inrichting van het Samenwerkplein de diverse soorten ontmoetingen en samenwerken faciliteert. Ook dat de omgeving toegankelijk (fysiek en bedrijfstijden) en veilig is. Tevens is rekening houden met digitaal minder zelfredzame mensen (ca. 2.5 mln mensen, ca 14% van de samenleving). Zij willen bellen om iets te bespreken of om een afspraak te maken. Daarvoor is een herkenbaar generiek nummer gewenst. De kans van de eenmalige ontmoeting Gemiddeld brengt een inwoner, ondernemer of organisatie enkel summier een bezoek aan het stadskantoor. Dit moment is echter wel de unieke kans om ons als gemeente positief te presenteren. De indruk die we dan maken en de beleving die we dan meegeven is van toegevoegde waarde op het beeld en het vertrouwen wat onze samenleving richting ons ervaart.

Naast functionaliteit en uitstraling, speelt hierin het menselijke aspect (bijvoorbeeld de persoonlijke ontvangst) een grote rol.

2.5 Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek

Ontstaan Het Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek (ZVHWM) is dé plek waar gemeenten, justitiële partners en zorgpartners samenwerken om de meest moeilijke zorgen veiligheidsproblemen op het gebied van overlast, criminaliteit, huiselijk geweld, kindermishandeling en radicalisering aan te pakken.

2.5.1 ZVH-WM Organisatorische Ambities Het Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek (vanaf nu: “ZVH-WM”) bestaat sinds 2007. Destijds gevestigd in de Groenseijkerstraat. Sinds mei 2018 is het Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek gevestigd aan de Geleenbeeklaan te Geleen. Alle ketenpartners onder één dak, vanuit de gedeelde visie dat fysiek dicht bij elkaar werken de zorg- en veiligheidsketen permanent verstrekt. Onze gezamenlijke huisvesting draagt bij aan een nauwere samenwerking, het vergroot het vertrouwen in

elkaar en in elkaars ideeën en het stimuleert innovatie. Het werkgebied van Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek bestaat uit de gemeenten Beek, Stein en Sittard-Geleen. De Zorg- en Veiligheidshuizen in Zuid-Limburg (Maastricht-Heuvelland, Parkstad en Westelijke Mijnstreek) werken nauw samen op inhoud. Binnen deze samenwerking stemmen we onze werkprocessen op elkaar af, onderhouden we samen contacten met ketenpartners en wisselen we kennis en expertise uit. Met ingang van 1 oktober 2021 maakt ons ZVH onderdeel uit van de Samenwerkende Zuid-Limburgse Zorg- en Veiligheidshuizen. In totaliteit kent Nederland een landelijk dekkend netwerk van 31 Zorg- en Veiligheidshuizen. De Kracht van Dichterbij. Binnen het ZVH-WM werken wij momenteel hecht en intensief samen met 27 partners. Mede door de beschikbaarheid van volop ruimte aan de Geleenbeeklaan is het ZVH-WM een van de meest integraal vormgegeven en meest breed geoutilleerde Zorg- en Veiligheidshuizen. Onze samenwerking en outillering, samengevat als 'de Kracht van Dichterbij', is een succesformule die ook landelijk aandacht genereert. Het is onder andere de VNG die haar waardering heeft uitgesproken voor deze wijze van organiseren. ZVH-WM Netwerkorganisatie. In het ZVH-WM werken momenteel 27 partners samen.

Dit zijn onder andere: • Gemeente Sittard Geleen, en de gemeenten Beek en Stein; • Politie Limburg en het Openbaar Minisiterie; • Bureau Jeugdzorg, Raad voor de Kinderbescherming, Reclassering Nederland, Kredietbank Limburg; • GGZ partners zoals bijvoorbeeld: Zuyderland, De Rooyse Wissel en Mondriaan; • Overige zorg-partners zoals bijvoorbeeld: GGD Zuid Limburg en Daelzicht; • Woningverenigingen, zoals bijvoorbeeld ZoWonen. Het ZVH-WM is daarmee een grote netwerkorganisatie waarbinnen we continu samenwerken en waar we kunnen opschalen indien dit noodzakelijk is. Deze opschaling vindt plaats in lijn met de op- en afschaalstructuur zoals die in de gemeente Sittard-Geleen is vormgegeven. Daarin zijn 4 schakels benoemd: voorliggend veld, gebiedsteam, regieteam en uiteindelijk het ZVH-WM.

Veel voorkomende thematiek Sommige problemen van mensen zijn zo complex dat een domein overstijgende aanpak noodzakelijk is. In dat geval PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

7

kan een partner een casus aanmelden waarna het ZVH regie gaat voeren op het proces om zo een doorbraak te forceren. Het ZVH wordt daarbij niet zelf de eigenaar van de casus, meestal blijft dat de aanmeldende partij of de partij die vakinhoudelijk het meest aan de lat staat. Voorbeelden van veel voorkomende thema’s zijn: • Huiselijk geweld en geweld in afhankelijkheidsrelaties; • Radicalisering en extremisme; • Reintegratie van ex-gedetineerden (met een veiligheidsrisico); • Personen met verward gedrag (met een veiligheidsrisico). De regierol bij complexe casuistiek / integrale aanpak Bij eenvoudige casussen werken professionals zelfstandig of organiseren zij een ad-hoc samenwerking. Sommige problemen van mensen zijn echter zo complex dat er geen oplossing te vinden is in de reguliere aanpak van zorg of veiligheid alleen. Er is dan domeinoverstijgende samenwerking en coördinatie nodig om tot een doorbraak te komen. De ZVH zijn dé plek waar experts op het gebied van straf-, bestuurs- en civielrecht, sociaal domein en zorg samen komen. Met aandacht en zorg wordt alle informatie vanuit die verschillende domeinen naast elkaar gelegd, geanalyseerd en geduid. Vervolgens worden hieraan concrete acties en betekenisvolle interventies gekoppeld om tot een domeinoverstijgende persoonsgerichte aanpak te komen. Een aanpak die aansluit bij de levensloop van de persoon.

Complexe casuïstiek & maatschappelijke opgave De complexiteit van maatschappelijke opgaven waar straf en zorg samenkomen is groeiende. Er is meer casuïstiek waar sprake is van een hoog dreigingsniveau. De maatschappelijke functie voor de Zorg- en Veiligheidshuizen is hiermee nog belangrijker geworden. We zien onder andere een toename van het aantal meldingen betreffende personen met verward gedrag en complexe problematiek. Ook dienen nieuwe maatschappelijke uitdagingen zich aan. Denk hierbij aan het vraagstuk van personen met een hoog veiligheidsrisico of aan criminele jeugdgroepen waarin jongeren ernstig geweld gebruiken en het gebruik van wapens niet schuwen. Maar ook aan polariserende ‘onderstromen’, die mede door de huidige coronatijd aan het licht komen. Daarbij zijn duurzame oplossingen in de persoons- en/of systeemgerichte aanpak het uitgangspunt. Dat vraagt maatwerk en monitoring in overleg met alle betrokken partners. Problematieken waarbij een zogenaamde soloaanpak steeds vaker niet toereikend is. Het komt dan ook niet uit de lucht vallen dat de noodzaak om de Zorg- en

Veiligheidshuizen een wettelijke status te verlenen ook politiek steeds nadrukkelijker ervaren wordt. Wetgeving daartoe is in voorbereiding. Denk aan de WGS (Wet Gegevensdeling Samenwerkingsverbanden) en aan de WAMS (Wet Aanpak Meervoudige problematiek in het Sociaal domein). Toekomst Gezien de goede ervaringen met het functioneren van het ZVH-WM en de toenemende trend in aantallen en complexiteit staat het ZVH op het punt om organisatorisch door te ontwikkelen. Om zaken te bestendigen en in een meer formeel kader te gieten. Onderwerpen die nader onderzocht zullen worden zijn bijvoorbeeld: organisatieopzet, financiering en governance structuur. Onlangs is er op niveau Westelijke Mijnstreek een bestuurlijke opdracht geformuleerd die zich richt op een doorontwikkeling naar een ZVH-WM dat vanuit een stevige basis op eigen kracht floreert en op het snijvlak Zorg en Veiligheid in de Westelijke Mijnstreek kan acteren op acute ontwikkelingen op landelijk, regionaal en lokaal niveau. Deze opdracht richt zich onder andere op de daarvoor noodzakelijke governance, bedrijfsvoering en de financiering. Ook is er aandacht voor de intensivering voor de samenwerking met de twee andere Limburgse Zorgen Veiligheidshuizen en de manier waarop dit het best vorm kan krijgen.

2.5.2 ZVH-WM Herkenbare Werkprocessen

Procesregie casuistiek Het meest prominente proces betreft de integrale samenwerking rondom een casus. Het werkproces is telkens vergelijkbaar, of het nu geweld in afhankelijkheidsrelaties, een persoon met verward gedrag, of iets anders betreft. Herkenbare processtappen zijn: • Een signaal of casus wordt aangemeld; • De casus wordt besproken in de weegploeg en er wordt besloten of deze casus voldoet aan de criteria en al dan niet opgepakt gaat worden middels het voeren van procesregie; • Er volgt een cyclisch overleg tussen de partners over een persoonsgerichte of systeemgerichte aanpak. Tussentijds worden op locatie gesprekken met de client gevoerd; • Er volgt een monitoringfase waarin het effect van de ingezette interventies bij de client en zijn omgeving worden gevolgd. Soms moeten we een aanpak finetunen, soms bestendigen. • Uiteindelijk kan de weegploeg besluiten om de casus af te sluiten.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

8

Regulier kantoorwerk partners Sommige partners hebben ook een werklocatie elders. Zij komen specifiek naar het ZVH-WM om samen te werken, bijvoorbeeld rondom een casus. Voor andere partners (bv. de collega’s van de Gemeente Sittard Geleen en Bureau Jeugdzorg) is het ZVH de moederlocatie. Dan is het de primaire werklocatie waar zij ook het reguliere kantoorwerk en interne teammeetings verrichten. Vooralsnog gaan we ook voor het ZVH-WM uit van een hybride werkwijze waarbij men voor specifieke werkzaamheden ook elders of thuis kan werken. Samenwerking met clienten Bij het ZVH is veel aanloop van clienten. Sommige partners komen specifiek naar het ZVH om een client te spreken.

Multifunctionele Presentatie-, team & crisis-ruimte Het lijkt waardevol als de Gemeente Sittard Geleen een multifunctioneel inzetbare voorziening heeft waar grotere teams kunnen samenkomen, grotere groepen kunnen worden ontvangen, presentaties kunnen geven en waar we bij een crisis of calamiteit als crisisorganisatie kunnen opschalen. Mogelijke inzet kan zijn: • Vanuit het ZVH-WM als plek voor het organiseren van een grote meeting of themasessies; • Vanuit OOV als opschaal-voorziening bij een calamiteit of een ontspoorde casus; • Tijdens daily business kunnen collega’s hier (samen)werken of vergaderen.

De meest prominente werkproccesen met een client zijn: • Diverse soorten overleg als onderdeel van de integrale aanpak van de casus; • De Beschermingstafel (procesoverleg rondom de bedreigde ontwikkeling minderjarigen); • Begeleide omgangsregeling ouders en kind (met als doel het contact tussen ouder en kind op goede en veilige manier te laten verlopen); • Gesprekken in relatie tot werkstraf (het werkproces van reclassering); • Inlooppunt advies Kredietbank (twee dagdelen per week); • Coaching, advisering, samenwerking en motivering met en van clienten, soms ook 1-op-1; • Groeps- en individuele trainingen, bijvoorbeeld rondom budgetbeheer, agressieregulatie of sociale vaardigheden; • Onderzoeken t.b.v. een Justitiële rapportage; • Post ophaalpunt voor mensen zonder vaste woon- of verblijfplaats; • Een tijdelijke opvangplek voor jeugdigen indien er in crisissituaties op het moment geen geschikte vervolgplek duidelijk is. De stadswinken / het Samenwerkplein in Stadhuis Geleen is ook een aanloopplek voor mensen uit onze gemeenschap. Tijdens een verdere uitwerking wordt helder welke functie waar het beste past.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

9

3. CONCEPTUEEL PERSPECTIEF NIEUWBOUW Zoals aangegeven is huisvesting is geen doel op zich. Huisvesting is een verlengstuk van actuele ontwikkelingen en de gewenste werkwijze en dienstverlening. Nieuwe manieren van werken, zoals bijvoorbeeld hybride werken, worden integraal ondersteund vanuit onderstaande pijlers: • de fysieke omgeving (Bricks); • de technologische omgeving (Bytes), en; • de mentale omgeving (Behaviour). Binnen de programmaorganisatie zullen de disciplines verantwoordelijk voor vastgoed, facilitair, informatiemanagement, ICT en HR hecht samenwerken en synergie zoeken.

3.1 Generieke thema’s Flexibel De doorontwikkeling van onze rollen en mogelijke verschuivingen in taken vragen flexibiliteit van onze huisvesting. Ook continue organisatorische vernieuwing en frequent wisselende samenwerkingsvormen vragen dat. De toekomstige werkomgeving bezit enige flexibiliteit om bij veranderende opgaven en taakstelling te kunnen meebewegen. Zonder dat je telkens moet verbouwen. Een functioneel duurzaam concept zorgt ervoor dat onze nieuwe werkomgevingen dit gaat faciliteren. Multifunctioneel gebruik (kantoor & stadswinkel). Continue vernieuwing vraagt ook om multifunctioneel gebruik. Dit is een gekend ankerpunt in moderne huisvestingsconcepten. Zo kan een bedrijfskantine meer zijn als de plek voor je lunch. Door een multifunctionele insteek wordt het traditionele kantoor een multifunctionele ontmoetingsplek voor college, ambtenaren, inwoners, netwerkpartners en bedrijfsleven. Door het combineren van functies en gebruikers kunnen we voorzieningen op meerdere manieren gebruiken, besparen we veel ruimte en ontstaat er “leven in de brouwerij”. Dit geldt ook voor de Stadswinkel cq. het Samenwerkplein. Een grote diversiteit aan functies betekent niet automisch dat er ook zeer veel additionele voorzieningen en ruimte vragen. Eén voorziening kan vaak meerdere functies afdekken. Zo ontstaat synergie en efficiency in het gebruik.

Open en gastvrij (kantoor en stadswinkel) Stadhuis Geleen is de primaire plek waar we inwoners, ondernemers en organisaties ontvangen. Daar hoort een open, vriendelijke en gastvrije omgeving bij. Wij doen dat op een open en gastvrije manier. We zijn dichtbij en benaderbaar. We werken in een open manier samen met onze samenleving. We laten zien wat we doen en welke resultaten we boeken. Deels komt dit tot uitdrukking in de

fysieke verschijningsvorm van onze huisvesting, deels in houding en gedrag. Zo versterken we de connectie met ons achterland en dragen we bij aan het versterken van het onderlinge vertrouwen. Doelmatig Het is de ambitie om een goed doordacht werk- en kantoorconcept te ontwikkelen waardoor we de eerste 15 jaar niet meer hoeven te verbouwen. Organisatorische veranderingen krijgen automatisch hun plek.Tevens streven we ernaar dat onze gebouwen 50 jaar meegaan. Omdat we investeren met gemeenschapsgeld gaan we dit sober en doelmatig uitvoeren. Realiseren wat we duurzaam nodig hebben, niet meer dan dat. Duurzaam De gemeente kent zichzelf een belangrijke rol en voorbeeldfunctie toe op het gebied van duurzaamheid. Wanneer de gemeente aan projecten en activiteiten van derden duurzaamheidseisen stelt, dan zal zij die ook zelf bij haar eigen huisvesting nastreven. In de paragraaf duurzaamheid wordt dit nader uitgewerkt. Impuls aan de binnenstad Met de keuze voor het realiseren van Bestuurlijke en Ambtelijke huisvesting sluiten wij aan bij de binnenstedelijke ontwikkeling in Geleen. Waarbij gekozen is om deze te profileren rond service en dienstverlening. De (nieuwe) kantoorlocaties dragen wezenlijk bij aan het Centrumplan Geleen. Synergie wordt gezocht met het programma impulsaanpak winkelgebied.

Sittard-Geleen heeft subsidie van het Rijk ontvangen voor de transformatie van de gemeentelijke panden aan de westzijde van de Markt, het historische Stadhuis, de herinrichting van openbaar gebied en de transformatie van een aantal leegstaande panden van particuliere eigenaren. Wie zit waar Niet de gehele organisatie zal werken vanuit het Stadhuis Geleen en/of de Herenhof: • De werkomgeving van de Raad bevindt zich primair in het Huis aan de Markt te Sittard; • De werkomgeving van Wijkbeheer & IPOR bevindt zich aan het Mauritspark Geleen; • Vidar is gevestigd aan de Mijnweg 1 Geleen. De overige 20 teams werken vanuit Stadhuis Geleen en/of de Herenhof. Tot nu toe is enkel bepaald dat het Zorg & Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek samen met zijn partners in de Herenhof gevestigd zal zijn. De overige collega’s van team OOV zullen hierbij aansluiten.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

10

3.2 De fysieke omgeving (Bricks).

Achtergrond ontwikkeling kantoorconcepten Er bestaan vijf typen kantoorconcepten. Elk met zijn karakteristieken, voor- en nadelen: 1. Cellenkantoor; 2. Kantoortuin; 3. Combi-office; 4. Gevarieerd-werkgebied; 5. Clubhuis. Het Cellenkantoor is geschikt voor individueel geconcentreerd werk, communicatie verloopt lastig. De Kantoortuin is daarentegen zeer communicatief terwijl concentratie onmogelijk is. Dit maakt dat beide concepten niet meer toegepast (moeten) worden.

een verbetering in werkstijl of innovatiekracht. Andere (Rijnlands-denkende) organisaties zagen dit concept echter als een middel om de behoeften van een moderne organisatie beter te ondersteunen. Om de werkcultuur te versterken. Als managementinstrument. Het vijfde type is het Clubhuis. Dit is een concept waarbij de medewerkers primair elders werken, bijvoorbeeld bij de klant, onderweg of thuis. Het kantoor wordt daardoor de ontmoetingsplek. Vergelijkbaar met de lobby van een chique hotel. Of met het voormalige Gildehuis. Een plek waar men elkaar ontmoet en waar men trots op is. Het is geen productieplek, produceren doet men elders. Voor de Bestuurlijk Ambtelijke huisvesting gaan we uit voor een combinatie van scenario 4 en 5.

Vanaf begin jaren 90 komt dit landschap sterk in beweging. Grote driver is dat organisaties veranderen. De takenpakketten van mensen worden meer divers en we werken samen in steeds wisselende samenstelling. Soms met directe collega’s, soms in projectteams. Ook organisatiestructuren veranderen. Jaarlijks veranderd grofweg 30% van een organogram. Waar we vroeger werkten binnen strikte kaders en in gefixeerde structuren doen, matrixstructuren, netwerkachtige structuren en (gelegenheids-) samenwerkingsverbanden hun intrede. De grote katalysator is ICT. Repeterend productiewerk wordt afgevangen in geautomatiseerde systemen. De menselijke factor concentreert zich op creatief werk, innovatie en toegevoegde waarde. Kennis wordt ontsloten middels digitale systemen en is plaats-en-tijdonafhankelijk beschikbaar. Papier verdwijnt uit de werkomgeving. Management wordt resultaatgericht en stuurt op output. Daardoor is de locatie waar de medewerker het werk uitvoert, minder relevant. In Scandinavische en Duitstalige landen doet het CombiOffice haar intrede. Hierbij heeft iedereen een kleine gesloten werkplek aan de buitengevel en zijn in het middengebied gezamenlijke functies voorzien. Het CombiOffice blijkt monotoon omdat iedereen in een hokje zit. One-size-fitts-all is lastig. Vanaf medio jaren ’90 is het Gevarieerd-werkgebied een gevestigd kantoorconcept.

Een team krijgt een gevarieerd palet aan werk- en overlegplekken. Een grote diversiteit is randvoorwaardelijk. Bij een flexibele werkwijze kies je die (samen)werkplek die het werk van dat moment het beste ondersteund.

Hybride werken Tijdens COVID-19 doet de term hybride werken haar intrede. Eigenlijk is dit niets meer en niets minder als de beweging richting scenario 4 en 5. Doordat we veel moesten thuiswerken ontstond er wel een versnelling en ook een bevestiging dat een andere werkstijl functioneert. Het leidt wel tot aanvullende accenten. Het individuele bureauwerk kun je ook thuis doen. Het kantoor wordt meer de plek voor samenwerken en ontmoeting. Daarnaast zien we dat digitaal overleg toeneemt. Daarvoor hebben we op kantoor meer kleinere en afgeschermde plekken nodig om een Teams-overleg te voeren. Tevens worden vergaderruimtes van meer audio visuele apparatuur voorzien. Aantallen werkplekken Uitgangspunt voor de Gemeente Sittard Geleen is een gemiddeld werkplekpercentage van 50%. Op basis van deze werkplekfactor en van een gedegen analyse van de personeelsopbouw is bepaald dat het totaal aantal benodigde werkplekken in kantooromgeving 390 bedraagt. Er is rekening gehouden met een stabiel personeelsbestand. De inschatting is dat collega’s grofweg 3 dagdelen per week thuiswerken.

Sommige (Angelsaksisch-denkende) organisaties zagen ‘flexibel werken’ als een bezuiniging. Minder werkplekken, minder vierkante meters. Deze benadering leidt niet tot

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

11

Verdeling van werkplekken Grofweg wordt uitgegaan van onderstaande verdeling: • 30% van de werkplekken in het model Clubhuis; • 70% van de werkplekken in het model gevarieerd werkgebied. Gevarieerd-werkgebied voor de teams. De teams worden gehuisvest volgens het model Gevarieerd-werkgebied In zo’n werkvlek delen de collega’s van een team (of van bijvoorbeeld twee kleinere teams) een groot pallet aan verschillende soorten werken bespreekplekken. Diversiteit is het sleutelbegrip. De verwachting is dat er twee karakteristieken aan de orde zijn: • Een werkomgeving met de karakteristiek goingconcern (met name processen rondom het verwerken van informatie); • Een werkomgeving met de karakteristiek die een iets hogere interactie en dynamiek kent (met name processen rondom projectmatige- en beleidsmatige opgaven). De exacte verdeling en de (genuanceerde) verschillen worden in de volgende verdiepingsfase verder uitgewerkt. Clubhuis voor samenwerking tussen teams. Een deel van het werk vindt niet plaats binnen één team, maar tussen teams (cross-functioneel). Opgave gerichte samenwerking. Of de samenwerking in een intern en/of extern netwerk. Hiervoor zal centraal in het nieuwe Stadskantoor een werkomgeving volgens het model Clubhuis gerealiseerd worden.

Het Clubhuis is een multifunctionele omgeving voor: • lunch, koffie, socializing en ontspanning; • informeel overleg; • (samen)werken overeenkomstig de Arbo-norm maar ook met een mix van aanland-plekken. De grotere vergaderruimtes, projectruimtes en bijvoorbeeld scrum ruimtes (samen vergadercentrum) worden rondom het Clubhuis toegevoegd. Ont-moeten (“niet-moeten”) Verbinden staat voor ontmoeten en de connectie met elkaar aangaan. Het nieuwe stadskantoor is een werkomgeving waar we elkaar zien (zichtlijnen), spontaan tegenkomen, ontmoeten en op vele verschillende manieren met elkaar contact maken en samenwerken. Samen met partners Eveneens creeren we een samenwerkomgeving voor de samenwerking met inwoners, ondernemers en organisaties. Dat geeft een aanvullende functie en beleving aan het Clubhuis en aan de Stadswinkel. De Stadswinkel wordt een Samenwerkplein. Door de multifunctionele insteek vergt dat (nagenoeg) geen additionele m2.

Buitenvoorziening & Impuls binnenstad Geleen. Door het combineren van diverse functies en kansen op ontmoeting in de nieuwe Stadswinkel / Samenwerkplein en in de buitenruimte die direct aan het gebouw grenst voegen we beleving en dynamiek toe aan het centrum van Geleen. Dit sluit ook aan op duurzaamheidsthema Sociale Meerwaarde (thema no. 6.). Ook daar zoeken we de connectie met de samenleving. In het vervolg van het project wordt dit nader geconcretiseerd. 3.3 De fysieke omgeving (Bricks). Zorg- & Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek In totaliteit zijn er een viertal omgevingen te onderkennen. Ontvangst, entree & Toegangsscreening Het ZVH ontvangt publiek met een specifiek bezoekersdoel en soms ook een specifieke achtergrond. Dat maakt een separate entree, ten opzichte van de overige gemeentelijke functies, raadzaam en eigenlijk noodzakelijk. De functies die in het entreegebied worden ingevuld zijn: • Afgesloten receptie; • Wachtruimte voor 8 personen; • Secure spreekkamers (3 stuks); • De eerste beveiligingsschil (wie komt wel en niet binnen en tot waar in het gebouw). Het Gasthuis Voor de ontvangst van clienten en het voeren van gesprekken wordt een Gasthuis ingericht. Het Gasthuis biedt een grote diversiteit aan ontmoetingsplekken. Afhankelijk van het type gesprek en de status van de client kan een voor dat moment passende omgeving gekozen worden.

Soms wat meer gesloten, soms juist open, toegankelijk en vriendelijk. Precies wat op dat moment past en stimulerend is. Belangrijk is dat beveiliging ook hier aandacht vraagt. De doelgroep van het ZVH kenmerkt zich ook door zijn onvoorspelbaarheid. De functies is het Gasthuis zijn: • Reguliere semi secure spreekkamers; • Reguliere spreekkamers (zoals een vergaderkamer); • Een spreekkamer in de setting huiskamer; • Een spreekkamer in de setting woonkamer; • Twee open werkplekken; • Een open huiskamertafel in combinatie met een pantry een koffiepunt. Het Clubhuis Het Clubhuis (business club, model no. 5) is een werkomgeving waarin een diversiteit aan werksoorten een plek kan vinden. Korstonding individueel werk of als aanlandplek voor een partner. Maar zeker ook ontmoeting, samen-werken en co-creatie. Ook zijn er voorzieningen voor formeel overleg (representatieve vergaderruimten), informeel overleg of ontspanning.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

12

Grofweg worden voor het ZVH-WM circa 40 (Arbo) werkplekken gerealiseerd. Grofweg is de inschatting dat ca. 30% van de tijd in het Clubhuis wordt gewerkt. Dat betekent circa 12 werkplekken.

Hybride kantoorwerkgebied Het Gevarieerde-Werkgebied evarieerde lay out is een werkomgeving waarin individueel en samenwerken, informeel en formeel overleg centraal staan. De aanname is dat ca. 70% van de tijd in deze werkomgeving wordt gewerkt. Dat betekent circa 28 Arbo werkplekken. Daarnaast zijn er natuurlijk vele andere ontop werkplekken. Aanvullend bestaat de mogelijkheid om thuis te werken. Het indivuduele werk doe je primair thuis. Samenwerken en ontmoeten doe je primair op locatie van het ZVH-WM. Bij de inrichting van het hybride kantoorwerkgebied is rekening te houden met de collega’s van de gemeente en bureau jeugdzorg en met de collega’s van alle overige partnerorganisaties. Nader wordt uitgewerkt of we alle werkplekken door elkaar gaan gebruiken of dat we specifieke vlekken voor teams maken.

3.4 De digitale omgeving (Bytes) In de beweging van plaats- en tijdsonafhankelijk werken en communiceren neemt ICT een belangrijke plek in. Zo biedt ICT ons de mogelijkheid om op afstand optimaal met elkaar samen te werken en hebben wij altijd en overal toegang tot informatie. Binnen onze gemeente lopen al veel initiateven waarbij vanuit huisvesting wordt aangesloten. Te denken valt aan Grip op Informatie, Zaakgericht Werken en Hybride werken. Mogelijke voorbeelden van thema’s die aan de orde kunnen komen zijn: • Het versterken van digitaal kennismanagement (bv. Join, Decos) en bijbehorend gedrag; • Het verder faciliteren van hybride werken middels technologie (bv. vanuit het programma hybride werken of het ondersteunen van creatieve processen via Mural); • Hybride meetings ook in de nieuwe kantooromgeving technisch perfect ondersteunen (bv. AV- middelen); • Het versterken van de fysieke en de digitale aansluiting met de samenleving, en; • Digitaal fit en vaardig zijn en blijven (on-going programma).

3.5 De mentale omgeving (Behaviour) Bij een nieuw werkconcept horen ook een nieuwe set werkafspraken en gedrag. Het bijbehorend verandertraject is gestart. De ambtelijke organisatie is via gebruikersgroepen en focusgroepen betrokken. Deels om het programma van input te voorzien zodat we een maatwerk oplossing kunnen ontwikkelen. Deels om het nieuwe werken binnen de organisatie te laten landen.

Buitenvoorzieningen, parkeren. Binnen de Gemeente zijn de eerste ambities verkent. Voor het ZVH-WM is het de vraag hoe we om moeten gaan met parkeervoorzieningen voor partners, dienstvoertuigen en kwetsbare bezoekers. Dit vergt zeker een nadere uitwerking.

De meer fundamentele aspecten worden in samenwerking met betrokken stakeholders (bv. HR) verder vorm gegeven. Ook hier lopen de nodige initiatieven waar we op kunnen aansluiten zodat er synergie zal ontstaan. Mogelijke voorbeelden van thema’s die aan de orde kunnen komen zijn: • De doorontwikkeling van de samenwerking op basis van vertrouwen, verbinden en vakmanschap. • De doorontwikkeling van een mechanisme voor de samenwerking in de opgave gerichte structuur (bv. aansturing, beoordeling). • De vorming van een cultuur dat we “van buiten naar binnen denken” en ook actief naar buiten gaan (want samenwerken doe je niet alleen binnen je eigen gebouwen); • Het periodiek organiseren van gezamenlijke activiteiten (elkaar ontmoeten, community building) en PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

13

•

het tussen teams delen van interessante ontwikkelingen (kruisbestuiving), en; Aantrekkelijk werkgeverschap en een leven lang leren.

3.6 Flexibiliteit naar de toekomst Gebruikersflexibiliteit (actualisatie n.a.v. ontwikkelingen arbeidsmarkt) Gebruikersflexibiliteit is dat bestaande ruimtes anders ingedeeld worden zonder dat daar grotere bouwkundige of installatietechnische ingrepen voor nodig zijn. Uitgangpunt is dat het werk- en kantoorconcept dermate goed doordacht is dat we de eerste 15 jaar niet meer hoeven te verbouwen. Externe flexibiliteit (groei en krimp qua gebouwvolume) Het realiseren van externe flexibiliteit is op dit moment niet in de planvorming Bestuurlijk Ambtelijke huisvesting meegenomen.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

14

4. RUIMTELIJKE EISEN Aan de hand van alle functionele eisen zijn de ruimtelijke eisen vastgesteld. In dit hoofdstuk zijn per functionaliteit de m2 gedefinieerd. De ruimtelijke eisen aan de nieuwbouw worden bepaald aan de hand van de som van de ruimtebehoefte van alle gebieden en voorzieningen. Separaat zijn ook de ruimtelijke eisen aan het terrein opgenomen. Normering Voor het bepalen van de ruimtebehoefte van de organisatie wordt uitgegaan van de in de NEN 2580 gedefinieerde vloeroppervlakten: • Functioneel nuttig oppervlak (FNO); • Nuttig oppervlak (NO); • Bruto vloeroppervlak (BVO). De genoemde oppervlakten kunnen als volgt worden gedefinieerd: • Het functioneel nuttig oppervlak (FNO) is het feitelijk voor de bedrijfsfuncties en facilitaire functies benodigde oppervlak. Dit oppervlak wordt zonder wanden en constructies gemeten en omvat geen gangen, sanitair, technische ruimten e.d.; • Het nuttig oppervlak (NO) is gelijk aan het FNO inclusief het (bouwkundig) indelingsverlies; • Het bruto vloeroppervlak (BVO) is het totale vloeroppervlak, gemeten op basis van de buitenomtrek per verdieping van het gebouw. Voor de exacte definitie van de oppervlakten wordt verwezen naar de NEN 2580. De verhouding tussen NO en BVO bepaalt de efficiency van het gebouw. Naarmate de verschillen tussen NO en BVO kleiner zijn, wordt het gebouw efficiënter.

Het uitgangspunt voor de nieuwbouw is een compact en efficiënt gebouw. Voor de kantoren is uitgegaan van een NO BVO verhouding van 1,35. NB. Omdat het een (ver)nieuwbouw betreft is er beperkt ruimte om deze factor te beinvloeden. Ruimtelijke Eisen. De ruimtelijke eisen zijn vastgelegd in bijlage A behorende bij dit Programma van Eisen. Samenvatting. Parallel aan de ontwikkeling van het Ruimtelijk PVE is een inpassingsstudie gedaan. Als onderlegger daavoor zijn de NEN 2580 meetstaten van Stadhuis Geleen en van de Hanenhof gebruikt. Omdat hier met name binnenmaten (Nuttig Oppervlak) wordt gemeten is in het Ruimtelijk PVE primair ook van het NO uitgegaan.

De grootste bouwblokken in Stadhuis Geleen betreffen: • Begane grond: Stadswinkel & Ontmoetingplein • Tweede verdieping: Clubhuis (en concentratie grote vergaderruimten) • Overige en aangrenzende vloervelden: gevarieerde werkgebieden, voor ntb teams • Souterrain De grootste bouwblokken in de Hanenhof betreffen: • Begane grond, voormalige bibliotheek: Zorg- & Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek • Eerste verdieping, voormalige bibliotheek: gevarieerde werkgebieden, ntb team(s) • Eerste verdieping, voormalige muziekschool gevarieerde werkgebieden, ntb team(s) • Tweede verdieping, voormalige omroep gevarieerd werkgebied, ntb team(s)

Stadhuis Geleen én Hanenhof In Stadhuis Geleen kunnen naast de Stadswinkel & Ontmoetingplein ca. 186 werkplekken voorzien worden. In de Hanenhof kunnen inclusief het ZVH-WM ca. 186 werkplekken voorzien worden. Dat betekend dat er voor ca. 18 werkplekken elders in het centrum van Geleen een additionele oplossing gezocht moet worden.

Buitenruimte Stadhuis Geleen Betreffende de buitenruimte ontstaat er noodzaak om twee aspecten af te stemmen: 1. De samenhang van, en synergie tussen, (ver)nieuwbouw Stadhuis Geleen met planvorming Beeldkwaliteit en ruimtelijke kwaliteit van de locatie (stedenbouw en landschappelijk). 2. De strategie rondom het parkeerbeleid voor eigen personeel en bezoekers, waarbij ook een aanpak parkeren mindervaliden en parkeren (electrische) fietsen aan de orde is.

Buitenruimte Hanenhof Nadere afstemming rondom parkeerbeleid voor eigen personeel en bezoekers is nader af te stemmen. Hiertoe behoort ook parkeren mindervaliden en parkeren (electrische) fietsen. Speciale aandacht is vereist voor het veilig parkeren van dienstvoertuigen. Tevens is de aanpak van parkeren af te stemmen met de partners van het ZVH-WM.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

15

5. INPASSINGSSTUDIE (STADHUIS–HANENHOF) In de verdeling van functies tussen Stadhuis Geleen en de Hanenhof is vooralsnog enkel bepaald: • De Stadswinkel blijft in Stadhuis Geleen; • Het Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek gaat naar de Hanenhof, evenals de overige collega’s van het team OOV. In het vervolg daarop lijken voor Stadhuis Geleen onderstaande denkrichtingen voor de hand liggend: • Stadswinkel / Ontmoetingsplein handhaven op de begane grond (min-of-meer op de dezelfde locatie); • Clubhuis positioneren in en rondom (bv. foyer-gebied) de huidige Raadzaal. Met aangrenzend de grotere vergader- en ontmoetingsruimtes; • Voor College lijkt de eerste verdieping een aangewezen locatie; • De Gevarieerde-werkgebieden positioneren in de rustigere zones van het gebouw.

Resumé: • In Stadhuis Geleen zijn ± 186 werkplekken voorzien; • In de Hanenhof zijn ± 186 werkplekken voorzien; • Voor ca. 18 werkplekken moet in het centrum van Geleen een additionele oplossing gezocht worden. In de paragraaf investeringsraming is een overweging geformuleerd om daarvoor de gevel Stadhuis Geleen iets op te dikken. In de relevante overleggen en in de begroting is hier echter niet voor gekozen omdat er zicht op een andere oplossing is. Voor de visualisatie van de inpassingsstudie wordt verwezen naar bijlage B.

Voor de Hanenhof lijken onderstaande denkrichtingen voor de hand liggend: • Zorg- en Veiligheidshuis Westelijke Mijnstreek positioneren op de begane grond vanwege de veelheid bezoekers. De ruimtelijke kwaliteit van de voormalige bibliotheek wordt gekenmerkt door een grote gebouwdiepte. Daardoor hebben de gebieden rechts van trap en vide beperkt daglicht en beperkt zicht naar buiten. Werkplekken daarom met name concentreren langs de buitengevel. De ruimtelijke kwaliteit van de voormalige muziekschool kenmerkt zich door betonnen constructieve wanden welke om de 5.40 meter loodrecht op de lengterichting van het bouwdeel staan. Op een verdieping hoger zijn dit de woningscheidende wanden van de appartementen. Dit is ongelukkig in combinatie met de wens om een meer open werkomgeving te creeren volgens het model Gevarieerdwerkgebied of het model Clubhuis en om het geschikt te maken voor hybride werken. Deze gegevenheid is enigszins te mitigeren door op aangewezen locaties grotere vergaderruimtes te positioneren en/of door op aangewezen locaties sparingen de constructieve wanden aan te brengen. Dit vergt nader constructief onderzoek en afstemming met de VVE. Genoemde sparingen zijn in de investeringsraming opgenomen.

PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

16

6. AMBITIES INTEGRALE DUURZAAMHEID Onderstaand zijn de intiële ambities op het gebied van integrale duurzaamheid verwoord. In de paragraaf Overwegingen bij investering (H10), is toegelicht dat deze ambities op enkele plekken naar beneden zijn bijgesteld.

Focus op Stadhuis Geleen Disclaimer Hanenhof De studie Duurzaamheid Bestuurlijk Ambtelijk concentreert zich primair op Stadhuis Geleen. Daar is het uitgangspunt sloop tot op casco en dan weer opbouwen. Uitgangspunt bij de Hanenhof is dat er bouwkundig en aan de gevel (nagenoeg) niets wordt gedaan. Het interieur, plafonds en de techniek boven plafond wordt verwijderd en vervangen door een indeling die past bij de nieuwe functie. Voor de Hanenhof zijn er daarom veel minder mogelijkheden om duurzaamheid op te pakken.

Ambitieweb duurzaamheid Het Ambitieweb is een hulpmiddel voor het vastleggen en monitoren van de zes duurzaamheidsambities die gedurende het project Huisvesting Bestuurlijk Ambtelijk relevant zijn. Door middel van het bestuderen van beleidsdocumenten en een tweetal workshops met de Focusgroep Duurzaamheid BA is de ambitie per thema vastgelegd: • Energie 1,5 • Klimaatadaptatie & Water 1,5 • Circulariteit 2 • Natuur & Biodiversiteit 1,5 • Gezondheid & Welzijn 3 • Sociale Meerwaarde 3

0. Wettelijk minimum: dit is het wettelijk minimum op het moment van oplevering van het project. Het realiseren van een project dat niet voldoet aan de wetgeving, is een no-go; 1. Goed: dit duurzame niveau gaat uit van het feit dat je een aantal duurzame maatregelen implementeert en daarmee boven het wettelijk minimum scoort. 2. Uitstekend: dit ambitieniveau gaat ervan uit dat het project geen invloed heeft op de omgeving c.q. nul negatieve impact heeft. Bijvoorbeeld een volledig energieneutraal of CO2neutraal project, een project dat 100% circulair is, het project geen impact heeft op de oorspronkelijke natuurwaarden e.d.. 3. Excellent: met het halen van dit ambitieniveau, realiseer je een positieve impact op het thema. Je gaat dus verder dan een neutrale impact. Denk aan een project dat energie levert aan haar buren, een project dat meer natuur realiseert dan ooit op de locatie heeft kunnen groeien e.d..

NB. Het blauwe vlak is op basis van generieke beleidsdocumenten van de Gemeente Sittard Geleen. Het oranje vlak betreft de resultante van genoemde workshops specifiek voor Stadhuis Geleen.

Prio op Gezondheid & Welzijn en op Sociale Meerwaarde De gemeente Sittard-Geleen wil een bijdrage leveren aan een duurzame toekomst en ziet hierin als overheid een belangrijke voorbeeldrol naar de stad en inwoners. Ook wil de gemeente dat inwoners, medewerkers en bezoekers trots zijn op de stad en het nieuwe stadskantoor. Trots op een fijne duurzame plek. Het gemeentelijk bedrijf is een mensgerichte organisatie, zowel voor eigen medewerkers als in haar rol voor de inwoners van de stad. Het staat in dienst van de stad. De focus binnen duurzaamheid ligt daarom op de impact die het nieuwe stadhuis kan hebben op de directe omgeving en de mensen. De duurzaamheidsthema’s Gezondheid & Welzijn en Sociale Meerwaarde zijn voor de Bestuurlijk Ambtelijke huisvesting de belangrijkste thema’s. Een gezonde, inspirerende, aangename werkstijl en werkomgeving komt tot uitdrukking in bijvoorbeeld: thermisch comfort, akoestiek, interactie, groen en misschien wel beweging. Een bijdrage leveren aan de buurt, of een impuls geven aan de binnestad van Geleen zegt iets over de verschijningsvorm van het gebouw. Het gaat over een visueel waardevolle plek (functionaliteit, kwaliteit, PvE op hoofdlijnen bestuurlijk-ambtelijke huisvesting - Gemeente Sittard Geleen

17

schoonheid). Maar het betekent nog meer iets voor het toevoegen van functies, bedrijvingeheid, ontmoeting en interactie in de plint van het gebouw en de directe omgeving van het gebouw.

Dit betekent dat we de gebouwgebonden zaken (zoals bv. isolatie en materiaalimpact) nu in een keer goed doen. Dat de “no regrets” dus geregeld zijn. Maar dat we investeringen in duurzame opwekking iets meer over de tijd kunnen uitsmeren en daarbij bv. ook gebruik maken van de technische innovaties van PV-panelen.

Randvoorwaarde voldoen aan regelgeving 2026 We moeten sowieso voldoen aan de regelgeving 2026, dat is de ondergrens van wet- en regelgeving. Voor een aantal thema’s spelen hierin snelle ontwikkelingen waardoor de ondergrens steeds hoger wordt.

NB. Dit thema speelt primair bij Stadhuis Geleen. Bij de Hanenhof worden op het gebied van Energie & CO2 geen duurzaamheidsmaatregelen getroffen.

Geen exacte wetenschap. Voor een aantal thema’s is ook het kaveloppervlak in relatie tot het bebouwd oppervlak een maatgevende factor (bv. voor regenwateropvang en biodiversiteit). Het is dus geen exacte wiskunde en projecten zijn ook niet altijd exact te vergelijken. In deze fase zijn we dus op zoek naar prioriteiten en spelregels die we in de verdere uitwerking als kapstok hanteren. De KPIs geven ook een eerste indicatie voor de investeringsraming en voor de ambitie op het gebied van het gebouw en de gebouwtechniek.

Levensduur 50 jaar & interieur 15 jaar onaangepast In de helicopterview gaan we uit van een gebouw met een levensduur van 50 jaar. Dat is ook de afschrijvingstermijn. Tevens gaan we uit van een goed doordacht functioneel concept waardoor we het interieur de eerste 15 jaar niet meer hoeven te verbouwen. Dat is functionele duurzaamheid.

Energie en CO2 (KPIs op hoofdlijnen) Uitgangspunt is het hanteren van de Trias Energetica: 1. Start met het reduceren van de energiebehoefte. Dit betekent een gebouw met een goede schil en slim gepositioneert zodat het weinig energie zal vragen. 2. Gebruik zoveel mogelijk energie uit hernieuwbare bronnen om in de echt noodzakelijke energiebehoefte te voorzien. 3. Efficiënt gebruik van (fossiele) energiebronnen die mogelijk toch nodig blijken te zijn na stap 1 en 2.

Tevens gaan we uit van passief ontwerp en milieu-impact energiegebruik conform BREEAM ENE 04 (behaal tenminste 2 punten).