Document · PDF

741633 Eindrapport rekenkameronderzoek Participatie en de rol van de gemeenteraad

Gemeenteraad 16 februari 2023, gemeente Schouwen-DuivelandBij agendapunt: GVO Rekenkameronderzoek Participatie (741633)37.805 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 5

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

is “We faciliteren de gemeenteraad in deze ontwikkeling.” De belofte is: “We gaan in gesprek over de rol van de raad in specifieke trajecten/projecten. Voorbeelden hiervan zijn: dorpsvisies en de omgevingsvisie.” Ook het college, managers en medewerkers worden gefaciliteerd. In hetzelfde Actieplan wordt gewezen op de VNG-app THINK, een tool die helpt om proceskaders voor te stellen richting de raad voor participatie bij een specifieke opgave. Het wordt gezien als een voorbeeld dat kan helpen om invulling te geven aan netwerksamenleving en netwerkmanagement. Deelvraag

Criterium

3. Wat wordt er (naar verwachting) wettelijk geregeld met betrekking tot participatie?

De gemeente heeft inzicht in de wettelijke eisen die naar verwachting worden gesteld aan participatie.

Bevindingen De gemeente inventariseerde geruime tijd geleden de door regelgeving voorgeschreven processen en besluiten met betrekking tot participatie. Die inventarisatie heeft de Rekenkamer niet kunnen achterhalen. In de Notitie ‘Participatie: van vorm naar norm!’ wordt gewezen op een “gedegen inventarisatie van de door regelgeving voorgeschreven processen en besluiten. Een advies over extra niet verplichte processtappen is onderdeel van deze inventarisatie. Het doel is om daarmee burgerparticipatie in formele processen te bevorderen. Per gemeentelijke afdeling is in beeld gebracht welke formele processen en besluiten er zijn. De volgende aspecten zijn daarin meegenomen: de wettelijke basis en de processtappen, termijnen, communicatiemiddelen die eraan verbonden zijn, de verwachting die raad en burgers mogen hebben (de trede van de participatieladder). De ambitie is om meer te bieden dan qua wet- en regelgeving verplicht is: ook de niet verplichte processtappen worden aangegeven om raad en burgers in de toekomst nog intensiever te betrekken. Verwezen wordt naar Bijlage 2, die de Rekenkamer niet kon achterhalen.

Deel C: Bijlagen

De gemeente experimenteerde in het licht van de nieuwe Omgevingswet en het Right to Challenge (Uitdaagrecht) De gemeente anticipeerde op de Omgevingswet door eind 2016 te starten met het uitvoeren van een pilot om in de geest van de nieuwe wet te komen tot een omgevingsvisie en omgevingsplan landelijk gebied. (Reflectienotitie 24 september 2019). Sinds 2019 voerde de gemeente drie experimenten uit, waarbij inwoners en een stichting taken overnemen van de gemeente. Dat gebeurde naar aanleiding van het amendement Right to Challenge dat bij de begrotingsbehandeling 2019-2022 is aangenomen. (Uitdaagrecht, Wat is het, welke ervaring hebben we opgedaan en hoe gaan we het toepassen? Geen jaartal)

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

3. Vraag 2: waarom hechten gemeente en samenleving aan participatie? Motieven voor participatie Deelvragen en criteria Deelvragen

Criteria

1. Wat zijn beweegredenen van de gemeente om met de samenleving in gesprek te gaan?

De gemeente noemt in haar beleid motieven om met de samenleving in gesprek te gaan.

2. Welke motieven hebben inwoners, ondernemers, instellingen om wel en niet te willen participeren?

De gemeente realiseert zich wat de motieven van inwoners, ondernemers, instellingen kunnen zijn om wel en niet te willen participeren.

3. Wanneer zegt de gemeente ‘nee’ tegen participatie?

De gemeente heeft in haar beleid benoemd in welke situaties er geen prioriteit wordt gegeven aan participatie.

Samenvatting Participatie past in Schouwen-Duiveland in een traditie. In het Participatieverhaal over feiten en beleving is de beweging van participatieve samenwerking zichtbaar gemaakt. » De raad zette 25 jaar geleden de toon van participeren en samenwerken in netwerken. Sinds de vorming van één gemeente in 1997 zijn de Stads-, Dorps- en Wijkraden een onlosmakelijk onderdeel van de lokale samenleving. Zij participeren in zaken die spelen in de eigen kern. De visie op de samenleving staat in één zin op de gemeentelijke website: “Iedereen doet mee en draagt een steentje bij.”

en partnerschap. In de stukken worden de motieven om in gesprek te gaan met inwoners meestal niet met zoveel woorden benoemd. In het Coalitieakkoord 2022-2226 worden kwaliteit en draagvlak als motieven naar voren gebracht: “We zetten burgerparticipatie in omdat beleid vaak beter wordt als inwoners meedenken want zij zijn naast inwoners vaak ook vakmensen (jurist, hovenier) en kennen hun omgeving als geen ander. Zo werken we toe naar een breed gedragen oplossing.” Ook in het Raadsakkoord 2022-2026 is kwaliteit een motief: “Op Schouwen-Duiveland is veel creativiteit, kennis, talent en enthousiasme.” Kijkend naar wat er gaande is in Schouwen-Duiveland spelen naast kwaliteit en draagvlak ook de andere motieven uit onderstaande ‘motievencirkel’ een rol: ideologie, bewustwording en eigenaarschap. Inwoners(groepen) worden uitgenodigd om bij ‘ikhebeenidee’ met ideeën en initiatieven te komen die de gemeente (mede) mogelijk maakt. Het Participatieplatform denkmee.schouwen-duiveland.nl is opgezet om een brede groep inwoners te laten participeren in beleid en projecten. Tegen de achtergrond van nieuwe wet- en regelgeving experimenteerde de gemeente met het gedachtegoed van de Omgevingswet en het Uitdaagrecht. In de Visie op het Sociale Domein staat dat inwoners op vrijwillige basis zelf sport- en culturele voorzieningen en gemeenschappelijke ontmoetingsruimten in stand houden.

De beweging van meer participatieve samenwerking tussen samenleving en gemeente en samenleving wordt geschetst in termen van meer samenwerking

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

MOTIEVEN OM IN GESPREK TE GAAN

Fi vo nan or cië de le len

Eigenaarschap

Draagvlak

inwoners nemen verantwoordelijkheid

begrip en steun voor plannen en besluiten

Bewustwording

Kwaliteit betere plannen

Ideologie iedereen doet mee (inclusie)

e deli d e r M oo w nt ra

Motief

In de gesprekken worden verschillende aspecten benadrukt die bepalen of en hoe de gemeente inzet op participatie: participatie mag geen doel op zich zijn, het is altijd maatwerk, niet het afvinken van een lijstje, bij overheidsparticipatie moet er een balans zijn tussen de bijdrage van de inwoner(s) die met een idee/ initiatief komen en de bijdrage van de gemeente, kies niet voor participatie als het te ingewikkeld is, of als het enthousiasme gering is.

Be aa ter n pa e k

inwoners voelen zich medeverantwoordelijk

Betere besluiten

Aan de slag >> impact hebben

a sch

g Ze

Zowel de gemeente als inwoners hebben zo hun beweegredenen om met elkaar in gesprek te gaan. In de motievencirkel zijn motieven voor de gemeente (blauwe ring) en voor inwoners (buitenste ring) opgenomen. In de masterclasses die de gemeente voor eigen medewerkers organiseert over participatie, wordt stilgestaan bij de vraag waarom mensen zouden meedoen. Ook hoe ingespeeld kan worden op emoties. De gemeente loopt er tegenaan dat het lastig is om een diverse groep inwoners te interesseren om te participeren, zeker als het onderwerp ingewikkeld en/of nog weinig concreet is. Een gedeelde wens van raad, college en ambtelijke organisatie is om te investeren in methoden en technieken om participatie aantrekkelijk te maken. Met name jongeren worden genoemd als doelgroep om extra aandacht aan te besteden.

Democratisch recht Bron: 7Zebra’s

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

Uitwerking onderzoeksvraag Deelvraag

Criterium

1. Wat zijn beweegredenen van de gemeente om met de samenleving in gesprek te gaan?

De gemeente noemt in haar beleid motieven om met de samenleving in gesprek te gaan.

Bevindingen Participatie in Schouwen-Duiveland past in een traditie. In het Participatieverhaal over feiten en beleving is de beweging van participatieve samenwerking tussen samenleving en gemeente zichtbaar gemaakt. De raad zette 25 jaar geleden de toon van participeren en samenwerken in netwerken. De raad stimuleerde actief burgerschap met moties en amendementen. De uitvoering daarvan werd en wordt gekoppeld aan het ‘Actieplan Netwerksamenleving en netwerkmanagement: voor mekaar’ uit 2019. In de stukken wordt de beweging als volgt geschetst in relatie tot inwonersparticipatie en overheidsparticipatie. - De gemeente Schouwen-Duiveland maakt de beweging van meer participatieve samenwerking tussen samenleving en gemeente. ”De verantwoordelijkheidszin, betrokkenheid en solidariteit is enorm hoog. Dat betekent voor de gemeenteraad als democratisch gekozen hoogste en kader stellende orgaan van de gemeente aansluiten op hetgeen in de samenleving plaatsvindt. Besturen betekent daarom steeds meer: samenwerken met anderen. Het is dan ook van groot belang met inwoners, stads- en dorpsraden, ondernemers, (maatschappelijke) organisaties en gasten in gesprek te blijven en initiatieven en eigen genomen verantwoordelijkheid te ondersteunen.” (Collegeprogramma 2018-2022 ‘Verbindend verder’). - De samenleving wordt steeds meer partner van de gemeente.

Inwoners worden door de gemeente gefaciliteerd om hun sociaal maatschappelijke en culturele initiatief zelf uit te voeren. “We ontwikkelen naar een situatie waarin we inwoners, ondernemers, partners en gasten ondersteunen in het

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

zelfoplossend vermogen. Wij doen het dus niet vóór hen, maar we denken mee in oplossingen, we zijn ondersteunend en behulpzaam.” (Organisatievisie ‘Met het tij mee’). Kwaliteit en draagvlak worden expliciet genoemd als motieven voor inwonersparticipatie. Bewustwording en eigenaarschap zijn motieven die spelen bij overheidsparticipatie. In het Coalitieakkoord 2022-2226 worden kwaliteit en draagvlak als motieven naar voren gebracht: “We zetten burgerparticipatie in omdat beleid vaak beter wordt als inwoners meedenken want zij zijn naast inwoners vaak ook vakmensen (jurist, hovenier) en kennen hun omgeving als geen ander. Zo werken we toe naar een breed gedragen oplossing.” Ook in het Raadsakkoord 2022-2026 is kwaliteit een motief: “Op Schouwen-Duiveland is veel creativiteit, kennis, talent en enthousiasme.” In de notitie Burgerparticipatie 1.0 uit 2013 klinkt de overtuiging door dat participatie leidt tot beleid of beslissingen die goed aansluiten bij de wensen en behoeften van inwoners. En dat het betrekken van burgers ook tot betrokken burgers leidt. In de Visie op het Sociale Domein wordt het eigenaarschap van inwoners onderstreept: “We houden zelf sport- en culturele voorzieningen en gemeenschappelijke ontmoetingsruimten in stand. Hiervoor zetten we ons vrijwillig in en ontplooien we kansrijke initiatieven.” (Samenvatting op gemeentelijke website).

Ideologie als motief klinkt door in de samenwerking met Stads-, Dorps- en Wijkraden en de Visie op het Sociaal Domein. Sinds de vorming van één gemeente in 1997 zijn de Stads-, Dorps- en Wijkraden een onlosmakelijk onderdeel van de lokale samenleving. Zij participeren in zaken die spelen in de eigen kern. Zij stimuleren inwoners hierbij betrokken te zijn en mobiliseren en activeren hen om initiatieven te ontplooien. (Convenant). De visie op de samenleving staat in één zin op de gemeentelijke website: “Iedereen doet mee en draagt een steentje bij.”

Deel C: Bijlagen

Deelvraag

Criterium

2. Welke motieven hebben inwoners, ondernemers, instellingen om wel en niet te willen participeren?

De gemeente realiseert zich wat de motieven van inwoners, ondernemers, instellingen kunnen zijn om wel en niet te willen participeren.

Bevindingen De gemeente realiseert zich dat het inspanningen vergt om de interesse te wekken van inwoners om te participeren. Tijdens de masterclasses die de gemeente organiseert voor eigen medewerkers over participatie wordt stilgestaan bij de vraag waarom mensen zouden meedoen. Ook hoe ingespeeld kan worden op emoties. Het CLEAR-model van de rijksoverheid wordt daar onder meer voor benut. Dit model wordt al in de Notitie burgerparticipatie 1.0 aangehaald. • Can do – kunnen burgers participeren? • Like to – willen burgers participeren? • Enabled to – worden burgers in staat gesteld om te participeren? • Asked to – worden burgers gevraagd om te participeren? • Responded to – wordt er naar burgers teruggekoppeld, over zowel inhoud als het proces? Tijdens de SAMENloop hielden deelnemers een pleidooi om moeite te doen om de interesse te wekken van inwoners door aandacht te besteden aan de methode van benaderen; de kanalen, middelen, manieren om de boodschap over te brengen. Een gedeelde wens is om de groep participanten diverser te maken door allerlei ‘tools’ in te zetten. En om de ‘zwijgende massa’ te betrekken, als tegenhanger van de ‘usual suspects’. De aanbeveling is meer uitleg te geven over wat de gemeente doet en wat participatie inhoudt, met name gericht op jongeren. Tegelijkertijd klinkt het geluid dat niet iedereen een idee hoeft te hebben.

En dat de meeste inwoners betrokken willen worden als het onderwerp hen direct raakt. In andere gevallen verwachten ze dat de gemeente het regelt.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

De gemeente realiseert zich waarom inwoners (kunnen) afhaken bij participatie. Genodigden voor de SAMENloop stellen dat inwoners alleen zullen meedoen en met initiatieven komen als ze het gevoel krijgen dat er iets gebeurt met hun inbreng en zij ruimte ervaren om hun ideeën uit te voeren. Gesprekspartners geven aan dat inwoners – onuitgesproken – verwachtingen hebben over participatie. “Participatie is iets anders dan gelijk krijgen. Als inwoners hun zin niet krijgen, komt nogal eens het verwijt dat er geen (goed) participatieproces is geweest.” Beschouwend wordt opgemerkt dat het gaat om duidelijkheid. “Ten eerste over hoe ver je gaat in de participatie. Aan de voorkant zou je moeten afkaderen tot wanneer je participeert en wanneer het besluit valt. Ten tweede zou je, als er is besloten, ook moeten uitvoeren wat er is besloten. Als er op het genomen besluit weer een actie komt en je beweegt mee, dan heb je iets uit te leggen aan de inwoners die aan de voorkant betrokken waren. En ten derde zit er soms (veel) tijd tussen het besluit en de uitvoering daarvan. Als je te lang wacht met de uitvoering kan dat ook weer een trigger voor reacties zijn. Het kan goed zijn dan vlak voor de uitvoering weer even bij betrokkenen op te frissen wanneer er wat over besloten is.” (Gesprek 22 maart 2022) In participatieprocessen zoekt de gemeente een goede balans tussen geven en nemen.

In het gesprek over overheidsparticipatie benadrukken gesprekspartners: “Het is geen kwestie van een wensenlijstje indienen. De vraag is steeds wat doet/ regelt degene met een idee zelf? Het gaat om wederkerigheid, daarover moet je in gesprek: wie is er blij mee, wat is jouw inbreng, wat in de inbreng van de gemeente? Daar moet steeds een balans in gevonden worden.” In de gesprekken worden verschillende aspecten genoemd die bepalen of en hoe de gemeente inzet op participatie: participatie mag geen doel op zich zijn, het is altijd maatwerk, niet het afvinken van een lijstje, bij overheidsparticipatie moet er een balans zijn tussen de bijdrage van de inwoner(s) die met een idee/initiatief komen en de bijdrage van de gemeente, kies niet voor participatie als het te ingewikkeld is, of als het enthousiasme gering is.

Deel C: Bijlagen

Geconstateerd wordt dat er eigenaarschap bij inwoners kan ontstaan vanuit een gevoelde urgentie/noodzaak. De casus Schoolbussen illustreert hoe een initiatief kan ontstaan vanuit een gevoelde urgentie/noodzaak. En hoe een steeds grotere kring inwoners zich aan het initiatief verbindt. Het initiatief is succesvol op de lange termijn. Het is een icoon geworden in het dorp, zo geven gesprekspartners aan tijdens de SAMENloop. Deelvraag

Criterium

3. Wanneer zegt de gemeente ‘nee’ tegen participatie?

De gemeente heeft in haar beleid benoemd in welke situaties er geen prioriteit wordt gegeven aan participatie.

Bevinding De gemeente geeft in haar beleid niet expliciet aan wanneer er géén prioriteit wordt gegeven aan participatie. Gesprekspartners bevelen aan om af te wegen of het onderwerp geschikt is voor participatie. “Kies niet voor participatie als het te ingewikkeld is, of als het enthousiasme gering is.”

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

4. Vraag 3: wat staat er over participatie op papier in Schouwen-Duiveland? Gemeentelijke kaders en richtlijnen voor participatie Deelvragen en criteria Deelvragen

Samenvatting Criteria

1. Welke kaders (ambities, doelen en - De gemeenteraad heeft kaders (ambities, uitgangspunten) heeft de gemeenteraad doelen en uitgangspunten) vastgesteld vastgesteld op het gebied van op het gebied van participatie. participatie? Zijn deze duidelijk en - De kaders zijn duidelijk en concreet concreet geformuleerd? geformuleerd. 2. Hoe zijn deze ambities, doelen en uitgangspunten uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en procedures helder beschreven?

- De ambities, doelen en uitgangspunten met betrekking tot participatie zijn uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie. - De taken, verantwoordlijkheden en procedures met betrekking tot participatie zijn helder beschreven.

3. Op welke domeinen is het beleid of zijn de activiteiten met betrekking tot participatie gericht?

- De gemeente heeft bepaald op welke beleidsdomeinen beleid of activiteiten met betrekking tot participatie zijn gericht.

4. Wat is het communicatiebeleid van de gemeente in relatie tot participatie?

- De gemeente heeft beschreven hoe zij communiceert met de samenleving over de wijze waarop geparticipeerd kan worden bij initiatieven vanuit de gemeente. - De gemeente heeft beschreven hoe zij met de samenleving communiceert over de wijze waarop de gemeente aansluit bij initiatieven vanuit de samenleving.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

De gemeente heeft geen recente spelregels/kaders vastgesteld over hoe zij invulling geeft aan inwoners- en overheidsparticipatie. De spelregels/kaders die er zijn, zijn gedateerd en zitten beperkt in het geheugen van de betrokken ambtenaren en bestuurders. Er is geen actueel document waarin is vastgelegd wat de positie is van de gemeenteraad bij participatieprocessen. Er is geen standaardprocedure/aanpak om expliciet te maken welke rol de raad vervult, voorafgaand, tijdens en na afloop van een participatieproces. Evenmin over hoe de raad geïnformeerd wil worden. Een uitzondering daarop is het Uitdaagrecht waarbij expliciet is besloten dat wanneer de gemeente wordt uitgedaagd, het college hiervoor een beginselbesluit neemt en de gemeenteraad hierover informeert. Uit de casus Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden komt naar voren dat de gemeenteraad in raadsvoorstellen geïnformeerd wordt over adviezen van de SDW-raden en adviezen in de besluitvorming meeweegt. In Schouwen-Duiveland is een veelkleurige participatiepraktijk ontstaan die, zoals gesprekspartners het omschrijven, gebaseerd is op ‘learning by doing’. In die participatiepraktijk treft de gemeente ‘de samenleving’ en werkt de gemeente samen met adviesraden en de Stads-, Dorps- en Wijkraden (SDW-raden). Telkens bekijkt de gemeente op maat of en zo ja op welke wijze, participatie georganiseerd zal worden.

Soms wordt de gemeenteraad gevraagd een bestuursopdracht/startnotitie vast te stellen waarin duidelijk is aangegeven hoe het betreffende participatieproces wordt ingericht. Dat gebeurt vooral bij grote trajecten/projecten.

Deel C: Bijlagen

De gemeente heeft haar communicatiebeleid in het kader van participatieprocessen niet vastgelegd. Per project wordt met behulp van een communicatieformat een plan gemaakt voor de interne en externe communicatie. De raad diende in 2020 een motie communicatie in met het verzoek aan het college om een protocol op te stellen waarin duidelijk staat wat inwoners kunnen verwachten. Het is de Rekenkamer niet bekend of en hoe hier een vervolg aan is gegeven. Het ontbreken van participatie- en communicatiebeleid wordt binnen de gemeente na een periode van leren en experimenteren als een gemis ervaren. Gesprekspartners hebben behoefte aan houvast om verwachtingen goed te managen over wat participatie inhoudt en wie welke rol vervult in welke fase van een participatieproces.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

Uitwerking onderzoeksvraag Deelvraag

Criteria

Bevindingen Er zijn geen recente spelregels/kaders over hoe de gemeente invulling geeft aan inwoners- en overheidsparticipatie. De spelregels/kaders die er zijn, zijn gedateerd en zitten beperkt in het geheugen van de betrokken ambtenaren en bestuurders. In het verleden heeft de gemeente spelregels/kaders voor participatie vastgesteld. Onder meer in de Notitie Burgerparticipatie 1.0 (over inspraak, beleid, besluitvorming en betrokkenheid van burgers en gemeenteraad) die in januari 2014 werd vastgesteld door de gemeenteraad. In geen van de gesprekken die in het kader van dit onderzoek plaatsvonden zijn deze bestaande spelregels/ kaders of bronnen ter sprake gebracht. Ook zijn deze spelregels/kaders de Rekenkamer niet aangereikt door de ambtelijke organisatie; deze waren bij de gesprekspartners ook niet bekend. Er is een participatiepraktijk ontstaan, waarin de gemeente samenwerkt met adviesraden en de Stads-, Dorps- en Wijkraden en per proces of project bekijkt of en zo ja op welke wijze, participatie georganiseerd zal worden. Het ontbreken van participatie- en communicatiebeleid wordt binnen de gemeente na een periode van leren en experimenteren als een gemis ervaren. Gesprekspartners hebben behoefte aan houvast om verwachtingen

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

goed te managen over wat participatie inhoudt en wie welke rol vervult in welke fase van een participatieproces. Een gedeelde behoefte van gesprekspartners is om beleid op te stellen voor participatie en voor communicatie in het kader van participatie. Deelvraag

Criteria

2. Hoe zijn deze ambities, doelen en uitgangspunten uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie? Zijn de taken, verantwoordelijkheden en procedures helder beschreven?

Bevindingen Er zijn geen richtlijnen over het interne samenspel in participatieprocessen tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Taken, verantwoordelijkheden en procedures zijn niet beschreven. Soms wordt de gemeenteraad gevraagd een bestuursopdracht/startnotitie vast te stellen waarin duidelijk is aangegeven hoe het participatieproces wordt ingericht. Tijdens het onderzoek is niet gebleken dat de gemeente werkt op basis van richtlijnen voor het interne samenspel in participatieprocessen. Soms wordt het participatieproces beschreven in een bestuursopdracht (die door de raad wordt vastgesteld) of een BenW-advies (die door het college wordt vastgesteld) en in concept wordt afgestemd met de portefeuillehouder. Dat gebeurt bij grote trajecten/projecten, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid (Beleid duurzame energie, Transitievisie Warmte). Deze bestuursopdrachten stelt de gemeenteraad vast, zodat de raad instemt met het participatieproces: hoe worden inwoners betrokken en wat is hun invloed in de verschillende fasen?

Deel C: Bijlagen

Deelvraag

Criterium

Deelvraag

Criteria

3. Op welke domeinen is het beleid of zijn de activiteiten met betrekking tot participatie gericht?

- De gemeente heeft bepaald op welke beleidsdomeinen beleid of activiteiten met betrekking tot participatie zijn gericht.

4. Wat is het communicatiebeleid van de gemeente in relatie tot participatie?

-| De gemeente heeft beschreven hoe zij communiceert met de samenleving over de wijze waarop geparticipeerd kan worden bij initiatieven vanuit de gemeente. - De gemeente heeft beschreven hoe zij met de samenleving communiceert over de wijze waarop de gemeente aansluit bij initiatieven vanuit de samenleving.

Bevindingen De gemeente bekijkt per project/proces of en zo ja op welke wijze geparticipeerd zal worden. Op voorhand is dus niet bepaald op welke thema’s participatie betrekking moet hebben. Er is niet vastgelegd op welke beleidsdomeinen er participatie plaatsvindt of kan plaatsvinden. Dit wordt per project/proces bekeken. De gemeente heeft in het convenant met de Stads- Dorps- en Wijkraden vastgelegd dat de SDW-raden betrokken worden in zaken die in hun eigen kern spelen met als doel om de leefbaarheid te bevorderen. De gemeente gaat de SDW-raden (nog) beter in positie brengen, door deze een duidelijke rol te geven in de ontwikkeling en uitvoering van de stads-, dorps- en/of wijkvisies. De gemeente ziet de SDW-raden als een schakel tussen het gemeente (bestuur) en de gemeenschap. In het coalitieakkoord staat dat de gemeente prioriteit geeft aan het versterken van de SDW-raden.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Bevindingen De gemeente heeft niet beschreven hoe zij communiceert met de samenleving over de wijze waarop 1) inwoners kunnen participeren bij initiatieven vanuit de gemeente, 2) de gemeente aansluit bij initiatieven vanuit de samenleving. De gemeente heeft haar communicatiebeleid in het kader van participatieprocessen niet vastgelegd. Per project wordt met behulp van een communicatieformat een plan gemaakt voor de interne en externe communicatie. De raad diende in 2020 een motie communicatie in met het verzoek aan het college om een protocol op te stellen waarin duidelijk staat wat inwoners kunnen verwachten. Het is de Rekenkamer niet bekend of en hoe hier een vervolg aan is gegeven.

Deel C: Bijlagen

5. Vraag 4: hoe verloopt de participatie in de praktijk? Gang van zaken rond participatie Deelvragen en criteria Deelvragen

Criteria

1. Hoe geeft de gemeente invulling aan participatie?

- De gemeente geeft in de praktijk invulling aan participatie.

2. Hoe geeft de samenleving invulling aan participatie?

- De samenleving geeft in de praktijk invulling aan participatie.

3. Hoe geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij participatie?

- De raad heeft invulling gegeven aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij de vier geselecteerde casussen.

4. Hoe communiceert de gemeente met de samenleving over participatie(mogelijkheden)?

- De gemeente communiceert met de samenleving over participatie(mogelijkheden), in algemene zin en in de vier geselecteerde casussen. - De gemeente legt uit wanneer er geen prioriteit wordt gegeven aan participatie.

5. Welke effecten heeft de participatie op de besluitvorming (gehad)?

- De participatie heeft effect (gehad) op de besluitvorming in algemene zin en in de vier geselecteerde casussen.

Samenvatting De participatiepraktijk in Schouwen-Duiveland is veelkleurig. Op verschillende participatieniveaus treft de gemeente inwoners(groepen). Het contact verloopt direct op allerlei manieren en langs allerlei kanalen. Indirect via Adviesraden en Stads-, Dorps- en Wijkraden (SDW-raden). Deze raden worden gezien als de schakel tussen gemeente en inwoners. In het coalitieakkoord 2022-2026 worden

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

SDW-raden ‘adviesorganen’ genoemd en een belangrijk ‘participatieplatform’. In de notitie Burgerparticipatie 1.0 uit 2013 wordt voorspeld dat de gemeente in de loop van de tijd de hogere treden van de participatieladder zou beklimmen, gelet op de ontwikkeling die gaande is in de samenleving. Jaren later wordt in het collegeprogramma 2018-2022 gerefereerd aan deze notitie en geconstateerd dat de gemeente al enige jaren stappen zet op het vlak van participatie en al mooie resultaten zijn geboekt. De gemeente benadert participatie als een vorm van samenwerking die nog volop in ontwikkeling is. Zij onderzoekt wat dit vraagt van organisatie en bestuur om hen toe te rusten voor deze voortgaande ontwikkeling. In de praktijk betekent het ‘learning by doing’. Zonder actuele spelregels/kaders wordt geleerd en geëxperimenteerd. Medewerkers kunnen trainingen en masterclasses volgen over participatie en Factor C als communicatiemethodiek. In 2016 startte de gemeente een pilot om een omgevingsvisie en-plan voor het landelijk gebied op te stellen in de geest van de nieuwe Omgevingswet. Naar aanleiding van het amendement Right to Challenge experimenteerde de gemeente vanaf 2019 met het Uitdaagrecht. Het online Participatieplatform denkmee en het Ideeënloket werden in 2021 en 2020 geïntroduceerd als nieuwe vormen van inwoners- en overheidsparticipatie.

De casussen die in dit onderzoek zijn uitgediept, illustreren de veelkleurigheid van de samenwerking tussen gemeente en inwoners. De aanpak van de participatieprocessen en de resultaten en lessen die eruit volgen, worden niet standaard besproken en gedeeld met de raad. Een enkele keer ontvangt de raad aan de voorkant een bestuursopdracht/ startnotitie waarin het voorgenomen proces wordt toegelicht. De Rekenkamer heeft niet gezien en gehoord dat er expliciet afspraken worden gemaakt. Niet over het samenspel, de rolverdeling tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners. Niet

Deel C: Bijlagen

over de manier waarop de raad betrokken wil zijn in een participatieproces en erover geïnformeerd wil worden. Niet over wat er gebeurt met de uitkomsten en hoe een proces wordt afgerond. Niet over de doorwerking van successen en geleerde lessen. Een breed gedragen behoefte van gesprekspartners is om een nieuwe fase in te luiden waarin het hoe en waarom van een participatieproces zichtbaar wordt gemaakt en besproken. De gedeelde overtuiging is dat kaders, spelregels en werkafspraken gaan helpen om verwachtingen beter te managen. Gesprekspartners geven participatietips aan de raad die betrekking hebben op de fase voor, tijdens en na het participatieproces. Ze staan daarbij ook stil bij wat er aan ieder participatieproces vooraf zou moeten gaan.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

Uitwerking onderzoeksvraag Deelvraag

Criterium

1. Hoe geeft de gemeente invulling aan participatie?

De gemeente geeft in de praktijk invulling aan participatie.

In de raadsbrief Afhandeling motie communicatie van 8 juni 2021 geeft het college aan:

Bevindingen De gemeente betrekt de samenleving bij de totstandkoming van beleid en projecten (inwonersparticipatie) door onder meer het uitzetten van enquêtes en adviesaanvragen, en het organiseren van bijeenkomsten, bewoners- en inloopavonden, (openbare) raadsvergaderingen, klankbordgroepen en het online Participatieplatform denkmee.schouwenduiveland.nl. Er is of zijn geen document(en) beschikbaar die een actueel en compleet beeld schetsen van de wijze waarop de gemeente in de praktijk invulling geeft aan inwonersparticipatie. Uit gesprekken met het college en sleutelpersonen uit de ambtelijke organisatie en hun reacties op de vragenlijst komt naar voren dat: - inwoners en organisaties geregeld op verschillende manieren en niveaus worden betrokken bij beleid en projecten; - dit onder meer gebeurt door enquêtes en adviesaanvragen en het organiseren van bijeenkomsten, bewoners- en inloopavonden, (openbare) raadsvergaderingen, klankbordgroepen en het online platform denkmee; - bij het opstellen van dorpsvisies en masterplannen altijd diverse participatiemomenten worden bepaald (zowel bij het opstellen van de overkoepelende plannen als bij de uitwerking ervan) en gewerkt wordt met vaste participatiestructuren; - er veel wordt afgestemd met adviesraden, bijvoorbeeld de Adviesraad Sociaal Domein.

Dat is een indirecte vorm van inwonersparticipatie; - de gemeente de afgelopen 15 jaar fors meer is gaan doen aan participatie;

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

- als organisatie beter is geworden in luisteren en communiceren en veel meer naar buiten gaat dan vroeger om informatie op te halen en als gevolg hiervan minder voor verrassingen komt te staan.

Deel B: Onderzoeksverslag

Inwoners betrekken bij beleid of projecten doen we als gemeente regelmatig. Binnen beleid- en projectaanpak en binnen de uitvoering passen we participatie toe. We doen werkende weg ervaring op en zien dat doorontwikkeling nodig is. Daarom gaan we verder aan de slag met participatiebeleid.

Casus Totstandkoming Maatregelenpakket parkeren centrum Zierikzee Vanwege een lage bereidheid bij inwoners om deel te nemen aan participatiebijeenkomsten en de afwezigheid van een Wijkraad koos de gemeente voor het uitzetten van een enquête, twee (online) bijeenkomsten met de klankbordgroep, een informele en een formele inspraakronde. Casus Werking convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden Het college heeft convenanten gesloten over onder meer de wijze waarop het college de SDW-raden betrekt bij de totstandkoming van beleid en de uitvoering ervan voor zover het de betreffende kern raakt.

De gemeente sluit aan bij initiatieven vanuit de samenleving (overheidsparticipatie) door te zorgen voor een centraal loket (Ikhebeenidee) voor initiatieven (ook in het kader van het Uitdaagrecht) en het verwijzen, of ondersteunen van initiatieven.

Deel C: Bijlagen

Er is of zijn geen document(en) beschikbaar die een actueel en compleet beeld schetsen van de wijze waarop de gemeente in de praktijk invulling geeft aan overheidsparticipatie. Op basis van gesprekken met college en sleutelpersonen uit ambtelijke organisatie en hun reacties op de vragenlijst komt samengevat naar voren dat: - de gemeente vragen en suggesties van inwoners overweegt en inwoners uitnodigt uit om ideeën aan te dragen voor een betere, fijnere leefomgeving; - de gemeente met het ideeënloket Ikhebeenidee de ruimte geeft aan inwoners om een idee zelf op te pakken en uit te voeren. De zwaaistenen zijn daar een voorbeeld van; - er is geëxperimenteerd met Right to Challenge, het Uitdaagrecht, waarbij inwoners taken van de gemeente overnemen; - er meer initiatieven komen vanuit de inwoners waar de gemeente op kan aansluiten en de raad daar ook vaak bij betrokken is. Casus Burgerinitiatief Schoolbussen Zonnemaire De gemeente ondersteunde dit initiatief, ook in financiële zin. Door waar nodig ambtelijk acties op te pakken, het initiatief op te nemen in beleid, het coalitieakkoord en de begroting, budgetten toe te kennen en sponsorovereenkomsten aan te gaan.

Casus Ikhebeenidee Het college heeft convenanten gesloten over onder meer de wijze waarop het college de SDW-raden betrekt bij de totstandkoming van beleid en de uitvoering ervan voor zover het de betreffende kern raakt.

Er is een participatiepraktijk ontstaan, waarin de gemeente samenwerkt met adviesraden en de Stads-, Dorps- en Wijkraden en per proces of project bekijkt of en zo ja op welke wijze, participatie georganiseerd zal worden.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Uit een gesprek met sleutelpersonen vanuit de vakdisciplines komt naar voren dat: - het bij participatie ook gaat ook om samenwerking met organisaties; - de Adviesraad Sociaal Domein (ASD) een belangrijke poort is naar inwoners. Deze raad wordt informeel en formeel betrokken; - het Platform Toegankelijk Schouwen-Duiveland een belangrijke partner is bij onder meer de Lokale Inclusie Agenda; - bij de totstandkoming van de nieuwe Erfgoednota veel is afgestemd met het Erfgoedplatform, een overleg met diverse organisaties. Zij worden dan vervolgens gevraagd hun achterban goed te betrekken; - bij het opstellen van de Kerkenvisie - een initiatief van de gemeenteraad - een breed participatieproces is doorlopen en ook landelijke expertise is benut; - bij het opstellen van de Toeristische Agenda de sector goed wordt betrokken en er nauw wordt samengewerkt; - de Stads- en Dorpsraden belangrijke gesprekspartners van de gemeente zijn, maar dat deze nog beter ingezet kunnen worden om een bredere groep inwoners te betrekken in participatieprocessen. Over de werkwijze wordt door de sleutelpersonen vanuit de vakdisciplines aangegeven dat: - de wijze waarop in de praktijk invulling geven wordt aan participatie niet beleidsmatig is vastgelegd. Dit moet nog vorm krijgen in kaders/een plan. Het gaat helpen om ons pad te kiezen.

Dit betekent overigens niet dat we hiermee niet aan de slag zijn. In tegendeel, we passen participatie en communicatie toe in processen en projecten; - de afdeling communicatie standaard wordt betrokken bij participatieprocessen; - projectleiders allemaal de training Factor C hebben doorlopen en deze methode gebruiken om aan de voorkant het proces goed te doordenken met elkaar; - het participatieproces soms wordt beschreven in een bestuursopdracht (die door de raad wordt vastgesteld) of een BenW-advies (die door het college wordt vastgesteld) en in concept wordt afgestemd met de portefeuillehouder.

Deel C: Bijlagen

Er zijn geen recente spelregels/kaders over hoe de gemeente invulling geeft aan inwoners- en overheidsparticipatie. De spelregels/kaders die er zijn, zijn gedateerd en zitten beperkt in het geheugen van de betrokken ambtenaren en bestuurders. Zoals aangegeven bij de beantwoording van deelvraag 3, zijn er in het verleden spelregels/kaders voor participatie vastgesteld. Onder meer in de Notitie Burgerparticipatie 1.0 (over inspraak, beleid, besluitvorming en betrokkenheid van burgers en gemeenteraad) die in januari 2014 werd vastgesteld door de gemeenteraad. In geen van de gesprekken die in het kader van dit onderzoek plaatsvonden zijn deze bestaande spelregels/kaders of bronnen ter sprake gebracht. Ook zijn deze spelregels/kaders de Rekenkamer niet aangereikt door de ambtelijke organisatie; deze waren bij de gesprekspartners ook niet bekend. Het college en de ambtelijke organisatie geven aan dat er geen spelregels/kaders zijn voor participatie, zien de ontwikkeling van de netwerksamenleving als een kwestie van ‘learning by doing’ en ervaren het ontbreken van spelregels/kaders steeds meer als een gemis. In de raadsbrief Afhandeling motie communicatie van 8 juni 2021 geeft het college aan: - Inwoners betrekken bij beleid of projecten doen we als gemeente regelmatig. Binnen de beleid- en projectaanpak en binnen de uitvoering passen we participatie toe.

We doen werkende weg ervaring op en zien dat doorontwikkeling nodig is. Daarom gaan we verder aan de slag met participatiebeleid. Het college geeft tijdens een gesprek aan dat: - zij zich onder de noemer van het programma Netwerksamenleving aan het ontwikkelen is; - het een kwestie is van ‘learning by doing’ en er geen kaders of regels zijn die bepalen hoe een participatieproces wordt ingericht. Soms is het heel duidelijk, soms is het zoeken naar nieuwe vormen.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Sleutelpersonen participatie en communicatie geven in een gesprek aan dat: - de wijze waarop in de praktijk invulling geven wordt aan participatie niet beleidsmatig is vastgelegd. Dit moet nog vorm krijgen in kaders/een plan. Het gaat hen helpen om hun pad te kiezen. Dit betekent overigens niet dat zij hiermee niet aan de slag zijn. In tegendeel, zij passen participatie en communicatie toe in processen en projecten. - de gemeente vooral een organisatie is die doet en die zich er steeds meer bewust van is geworden dat zij behoefte heeft aan spelregels; - de verwachtingen aan de voorkant, bij de start van een participatieproces, duidelijker moeten worden uitgesproken: de verwachtingen over en weer zijn nu allemaal impliciet en moeten echt explicieter gemaakt worden. Er zijn geen afspraken/spelregels over de wijze waarop gemeenteraad vooraf, tijdens en na afloop betrokken wordt bij of geïnformeerd wordt over het participatieproces. Het ontbreken van spelregels/kaders voor participatie heeft ook betrekking op de rolinvulling van de raad en de wijze waarop het college de raad betrekt en informeert.

Tijdens de gesprekken met het college en de sleutelpersonen communicatie en participatie is over het betrekken en informeren van de gemeenteraad naar voren gebracht dat: - participatie voor de raad wel eens als een verrassing kan komen; - het nog zoeken is hoe de raad een positie te geven in de participatieprocessen. Dan volgt de raad bij de besluitvorming bijvoorbeeld niet de uitkomst van het participatieproces. En andersom is het lastig te bepalen wat je de samenleving kunt meegeven bij de start van een participatieproces, als je weet dat aan het eind de raad een besluit neemt; - er - onuitgesproken - verwachtingen zijn over participatie bij raad en inwoners; - de Omgevingsvisie Landelijk Gebied een voorbeeld is van verwachtingen die niet goed zijn gemanaged. In dit participatieproces is de rol van de raad niet goed uit de verf gekomen. Bij behandeling van de ontwerp Omgevingsvisie

Deel C: Bijlagen

bleek dat de raad zich onvoldoende betrokken heeft gevoeld bij het opstellen van de visie. Achteraf gezien was het verstandig geweest de raad aan de voorkant uitspraken te laten doen over de mate van invloed van inwoners en de procesgang. Tegelijkertijd wil je ook niet met elk traject/project naar de raad; - het goed zou zijn als de raadsleden ook onderling hun rol bij participatieprocessen bespreken. Tien jaar geleden was het ‘not done’ als raadslid om tijdens participatiebijeenkomsten iets te zeggen. Dat gebeurt nu wel; - voor raadsleden het echt ingewikkelder is geworden de laatste jaren. Neem bijvoorbeeld de renovatie van de Oude Haven waarbij enkele inwoners zelf als experts betrokken wilden worden en geen genoegen namen met het ingehuurde advies van de externe experts. Dan kan je als raad tussen twee vuren komen te zitten. Soms wordt de gemeenteraad gevraagd een bestuursopdracht/startnotitie vast te stellen waarin duidelijk is aangegeven hoe het participatieproces wordt ingericht. Uit een gesprek met sleutelpersonen vanuit de vakdisciplines komt naar voren dat: - bij grote trajecten/projecten, zoals voor diverse beleidsstukken op het gebied van duurzaamheid (Beleid duurzame energie, Transitievisie Warmte) bestuursopdrachten zijn opgesteld.

Hierin is aangegeven op welke wijze participatie gaat plaats vinden; - deze door de gemeenteraad worden vastgesteld, zodat de raad instemt met het participatieproces: hoe worden inwoners betrokken en wat is hun invloed in de verschillende fasen?

Deelvraag

Criterium

2. Hoe geeft de samenleving invulling aan participatie?

De samenleving geeft in de praktijk invulling aan participatie.

Bevindingen In het kader van inwonersparticipatie probeert de gemeente inwoners te bereiken om deel te nemen. Ervaren wordt dat het moeilijk is om een brede kring ‘echte’ inwoners te betrekken in participatieprocessen. Er zijn geen document(en) beschikbaar waarin een breed en compleet beeld wordt geschetst van de bereidheid in de samenleving om te participeren. Uit gesprekken, de online vragenlijsten en de SAMENloop komt naar voren dat het moeilijk is om een brede kring ‘echte’ inwoners te betrekken: slechts weinigen maken gebruik van de participatiemogelijkheden en het zijn vaak dezelfde mensen die bij participatiebijeenkomsten zijn. Als het gaat om de vier casussen waarop verdiept is, komt het volgende naar voren over hoe de samenleving in de praktijk invulling geeft aan participatie. Bij de casus Totstandkoming Maatregelenpakket Parkeren Centrum Zierikzee ging het thema parkeren gaandeweg meer leven bij inwoners. Aanvankelijk was er weinig belangstelling bij inwoners om deel te nemen aan participatiebijeenkomsten. De gemeente koos voor het uitzetten van een enquête onder bewoners, werknemers, werkgevers en bezoekers om inzicht te krijgen in de huidige situatie en het draagvlak te peilen voor voorgedragen maatregelen. Deze is door 1.288 respondenten ingevuld.

Op basis hiervan heeft de gemeente een concept-maatregelenpakket opgesteld en besproken met de gevormde klankbordgroep. De informele en formele inspraak leidde tot respectievelijk 70 en 1 reacties uit de samenleving.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deel C: Bijlagen

Als het gaat om de convenanten met de Stads-, Dorps- en Wijkraden komt naar voren dat er convenanten zijn afgesloten met 17 SDW-raden en dat er sprake is van een grote variatie tussen de raden als het gaat om activiteit en professionaliteit. In sommige kernen is de SDW-raad echt het aanspreekpunt voor inwoners, terwijl in andere kernen niet alle inwoners bekend zijn met de SDW-raad en/of er geen overeenstemming is over de samenstelling/ bemensing van de raad. De wens bestaat om een bredere groep inwoners te bereiken. Om dit voor elkaar te krijgen ontwikkelt en experimenteert de gemeente met andere participatievormen, zoals het digitale Participatieplatform denkmee. schouwen-duiveland.nl en de middelenmix die wordt ingezet bij de uitvoering van de dorpsvisie Burgh-Haamstede. Ook wordt aangegeven dat communicatie-expertise wordt benut bij participatieprocessen. Door de inzet van communicatieadviseurs, Factor C als methodiek te gebruiken bij grotere projecten, projectleiders in de gelegenheid te stellen een training te volgen, gezamenlijke masterclasses voor projectleiders en communicatieadviseurs te organiseren.

Tijdens de SAMENloop is naar voren gebracht dat de gemeente zou moeten inzetten op: - het bereik vergroten door meer mensen te enthousiasmeren om mee te doen en zo meer draagvlak te krijgen; - het beantwoorden van de vraag hoe de ‘zwijgende massa’ kan worden betrokken als tegenhanger van de ‘usual suspects’; - het betrekken van meer, diverse en jongere mensen, ook de groepen, die dat lastig vinden, niet vanzelf meedoen (welke tools gaan we inzetten?); - de jeugd betrekken, onder meer door digitale participatie, waarbij landelijk moet worden gekeken wat er gebeurt.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Uit het gesprek met sleutelpersonen participatie en communicatie kwam naar voren dat de gemeente heeft gekozen voor de inzet van het online participatieplatform Denk Mee vanwege de gewenste verbreding van deelnemers aan participatieprocessen. Hiermee kunnen onderwerpen breed onder de aandacht gebracht worden van de samenleving en inwoners actief worden betrokken bij het maken van beleid of bij projecten. Met de raadsbrief Startschot denkmee van 23 maart 2021 wordt het platform bij de raad geïntroduceerd. Aangegeven wordt hoe het platform participatie ondersteunt: - het gehele proces of project is inzichtelijk voor inwoners; - een inwoner kan op een moment deelnemen dat het hem uitkomt en kan zijn reactie en die van andere inwoners altijd terugzien; - het hele project of proces blijft inzichtelijk voor inwoners, tot het helemaal is afgerond; - het platform ondersteunt ‘live’ participatie. Na een bewonersavond kan de gemeente terugkoppelen wat er met de input gedaan is via het platform en het hele project is inzichtelijk voor inwoners; - het platform maakt participatie toegankelijker voor inwoners en voor medewerkers. Medewerkers kunnen reacties vragen en op input van inwoners reageren. Ook via andere wegen wordt geprobeerd een brede groep inwoners te bereiken.

Zo heeft de projectgroep voor de Dorpsvisie Burgh-Haamstede afgelopen zomer filmpjes opgenomen (ook met jongeren), meerdere talkshows georganiseerd met lokale mensen en een pub quiz met vragen over het dorp (actueel en geschiedenis) om mensen te informeren en te enthousiasmeren om mee te doen in projectgroepen. Lees meer over hoe de gemeente communicatie inzet bij participatie bij deelvraag 4.

Deel C: Bijlagen

De wens is meer jongeren en jongvolwassenen te bereiken. De raad nam hier de Motie Burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen over aan, waarin zij het college verzoekt te onderzoeken hoe dit succesvol zou kunnen en met een voorstel te komen om hier invulling aan te geven. Op 11 november 2021 nam de gemeenteraad de Motie Burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen aan. Met deze motie verzoekt de gemeenteraad het college om: - te onderzoeken op welke manier we onze jongeren en jongvolwassenen succesvol kunnen betrekken bij ontwikkelingen in hun directe leefomgeving; - te onderzoeken op welke manier we onze jongeren en jongvolwassenen succesvol kunnen betrekken bij ons beleid en de uitvoering daarvan in bredere zin; - uiterlijk bij de kadernota 2023 te komen met een concreet voorstel dat ziet op het geven van invulling aan burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen. In het kader van Overheidsparticipatie zijn sinds februari 2020 circa 30 burgerinitiatieven ingediend bij het loket Ikhebeenidee. Uit een gesprek met ambtelijk betrokkenen bij het Ideeënloket Ikhebeenidee komt naar voren dat er verschillende initiatieven bij het loket zijn ingediend en worden uitgevoerd.

Als voorbeelden zijn genoemd: - huisarts die met pensioen gaat en de gemeenschap beweegtuinen wil schenken (Brouwershaven, Scharendijke en Zonnemaire); - inwoners die bordjes op monumenten willen hangen en zo de Kloosterroute willen realiseren; - dorpsraad Renesse die geld heeft ingezameld om zelf een Jeu de Boulesbaan aan te leggen. Een overzicht van ingediende ideeën/initiatieven en de status daarvan is de Rekenkamer aangereikt, maar is volgens de ambtelijke organisatie niet geschikt voor extern gebruik. Uit dit overzicht komt naar voren dat er sinds de start van het loket in februari 2020 circa 60 vragen, ideeën en initiatieven zijn ingediend bij het

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

loket, waarvan er in het overzicht 30 worden aangemerkt als burgerinitiatief. De ambtelijke organisatie zorgt voor reactie naar alle indieners van vragen, ideeën en initiatieven. Binnen de samenleving is interesse om taken over te nemen van de gemeente. In het kader van het Uitdaagrecht zijn verschillende initiatieven ontwikkeld en uitgevoerd. Op 18 november 2018 is het Amendement Right to Challenge aangenomen door de gemeenteraad. Hiermee werd als activiteit aan de begroting toegevoegd: In 2019 in samenspraak met stakeholders starten met het ontwerp van een experiment Right to Challenge. Uitdaagrecht is een participatie-instrument. Hierbij kunnen inwoners hun gemeente uitdagen om gemeentelijke taken (en budget) over te nemen om bijvoorbeeld hun buurt te verbeteren. Dit kunnen inwoners doen als zij denken dat het slimmer, beter, anders en/of goedkoper kan. De taak waarop inwoners de gemeente uitdagen moet vastgelegd zijn in de gemeentelijke begroting. In totaal zijn er in de periode 2019 -2021 drie verschillende experimenten uitgevoerd, van groenbeheer tot het schrijven van beleid. - In Sirjansland zijn twee experimenten uitgevoerd: het opstellen van een dorpsplan en het opknappen van de ingang van het dorp. Voor het opstellen van een dorpsplan heeft de dorpsraad met werkgroepen zelf een dorpsplan opgesteld, de gemeente heeft dit gefaciliteerd.

Het dorpsplan is in het voorjaar van 2021 overhandigd aan de gemeenteraad. In het andere experiment is de entree van het dorp (Lageweg-Dillingsweg-Weg door Dijkwater) die door inwoners is opgeknapt. - In de loop van 2019 heeft stichting Belang Duinzoom aangegeven dat zij de gemeente wilde uitdagen op het onderhoud van de buitenruimte op het bedrijventerrein Duinzoom in Renesse. Het college stond hier positief tegenover, daarna is de aanvraag uitgewerkt en is er een contract opgesteld. Sinds voorjaar 2020 voert de stichting het onderhoud uit.

Deel C: Bijlagen

In een Raadsvoorstel d.d. 25 januari 2022 wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de evaluatie van deze projecten en voorgesteld een aantal uitgangspunten voor het Uitdaagrecht vast te stellen. De raad stelt de volgende uitgangspunten voor het Uitdaagrecht vast: - het voorstel komt uit de gemeenschap zelf; - het voorstel wordt gedaan door een rechtspersoon; - de initiatiefnemers kunnen voldoende continuïteit bieden; - er is voldoende draagvlak; - ee gemeente weet welke risico’s het voorstel met zich meebrengt en hoe zij daar mee om kan gaan; - het gaat om een taak die is opgenomen in de gemeentelijke begroting; Ook wordt vastgelegd dat wanneer de gemeente wordt uitgedaagd, het college hierover een beginselbesluit neemt en de gemeenteraad daarover informeert. Volgens betrokkenen is groei van initiatieven mogelijk als de gemeente meer en beter uitlegt wat de mogelijkheden zijn waarvoor men bij de gemeente terecht kan. Tijdens de SAMENloop is gesproken over overheidsparticipatie. Hierbij is de tip gegeven om de bekendheid van Ikhebeenidee te vergroten. Deelnemers vragen zich af wie hiervan op de hoogte zijn. De gemeentepagina in WereldRegio is niet voldoende. “En als je niet weet hoe je moet zoeken op de site van de gemeente, dan vind je niets.” Ook is gezegd: zorg voor een lage drempel. De gemiddelde inwoner heeft geen idee waar ‘ie naartoe moet.

Die moet gaan zien dat je dingen best makkelijk voor elkaar krijgt. En wees je ervan bewust dat er ook mensen zijn die niet durven. “Stel dat mijn idee geen goed idee wordt gevonden.”

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Deelvraag

Criterium

3. Hoe geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij participatie?

De raad heeft invulling gegeven aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij de vier geselecteerde casussen.

Bevindingen Er is geen standaard procedure/aanpak om expliciet te maken welke rol de raad (vooraf-tussentijds en na afloop) vervult bij inwonersparticipatie. Niet in het algemeen en ook niet bij de casussen waarop in dit onderzoek is verdiept. Zoals ook bij vraag 12 naar voren kwam, heeft het ontbreken van spelregels/ kaders voor participatie ook betrekking op de rolinvulling van de raad en de wijze waarop het college de raad betrekt en informeert over participatieprocessen. Hier is geen standaardprocedure of -aanpak voor. Ook zijn er vooraf geen afspraken gemaakt over de wijze waarop de raad betrokken en/of geïnformeerd zou worden bij de vier casussen waarop in dit onderzoek is verdiept. Op basis van de Gemeentewet heeft het college wel een actieve informatieplicht. Dit betekent dat het college verplicht is de gemeenteraad alle informatie te verstrekken, die deze nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken. Soms wordt er bij processen Inwonersparticipatie gewerkt met bestuursopdrachten/startnotities die aan de gemeenteraad worden vastgesteld, zoals de Bestuursopdracht raad Transitievisie Warmte uit oktober 2019 waarin het volgende is vastgelegd over de rol van de raad: De gemeenteraad is actief betrokken en zal de Transitievisie Warmte vaststellen. Iedere tussenfase en tussenresultaat zal ter vaststelling aan de gemeenteraad worden aangeboden.

Ook bij processen Overheidsparticipatie zijn geen standaard-afspraken vastgelegd over de betrokkenheid of het informeren van de raad, met uitzondering van het Uitdaagrecht waarin expliciet is besloten dat wanneer de gemeente wordt

Deel C: Bijlagen

uitgedaagd, het college hiervoor een beginselbesluit neemt en de gemeenteraad hierover informeert. Uit de casus Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden komt naar voren dat de gemeenteraad in raadsvoorstellen geïnformeerd wordt over adviezen van de SDW-raden. In de praktijk is het college in de lead bij participatieprocessen tot aan besluitvorming. De gemeenteraad geeft niet aan hoe hij geïnformeerd wil worden of betrokken wil zijn. Uit de casussen en gesprekken komt het overall beeld naar voren dat het vormgeven en uitvoeren van participatieprocessen op dit moment vooral iets is van het college. Het college geeft aan dat het nog zoeken is naar hoe de raad een positie te geven in de participatieprocessen. Dit terwijl de raad vaak wel aan zet is als het gaat om de besluitvorming en signalen oppikt uit de samenleving over het participatieproces. Zo kwam de raad zelf met een motie over Communicatie. Uit het onderzoek is niet gebleken dat de gemeenteraad zelf heeft aangegeven welke rol de raad wenst bij participatie of hoe de raad geïnformeerd wil worden over participatieprocessen. Tijdens de SAMENloop is uitgebreid gesproken over de (mogelijke) rol van de raad. Aangegeven is dat raads- en commissieleden worstelen met inhoud en proces: “We geven het proces weg, maar wij zijn van de inhoud.

Waar ontmoet je elkaar?” Veel tips aan de raad gaan over duidelijk positie kiezen en de rolinvulling van de raad. Er is een duidelijke behoefte om de rol van de raad explicieter te maken. Verwachtingsmanagement en communicatie zijn hierbij trefwoorden. In de online vragenlijst en tijdens de SAMENloop is betrokkenen bij participatie gevraagd naar tips voor de gemeenteraad. Deze tips voor de raad zijn op een rij gezet. Als rode draad gaat het om duidelijkheid, en het (dus) explicieter maken, van de rol van de raad aan de voorkant, tussentijds en na afloop van participatieprocessen. Dit maakt het beter mogelijk om verwachtingen bij alle betrokkenen (raad, college, ambtelijke organisatie en samenleving) beter te managen.

Inhoud

Deel A: Bestuurlijk deel

Deel B: Onderzoeksverslag

Bij de casus Totstandkoming Maatregelenpakket Parkeren centrum Zierikzee is aan de voorkant niet expliciet vastgelegd wat de rol van de raad en de stuurgroep is en hoe de raad betrokken en geïnformeerd wordt over de uitkomsten. Bij de besluitvorming wijkt de gemeenteraad met een amendement af van het resultaat van het participatieproces. Bij de Totstandkoming Maatregelenpakket Parkeren centrum Zierikzee heeft de raad (zie de casusbeschrijving): - invulling gegeven aan de kaderstellende rol door het vaststellen van de Beleidsnota Parkeren 2017-2020; - tijdens de commissievergadering op 22 juni 2020 gesproken over het ontwerp-Maatregelenpakket dat door het college is vastgesteld; - tussentijds geen formele rol gehad, maar is er vanuit de raad wel informeel contact geweest met de wethouder en leden van de klankbordgroep; - het resultaat van het participatieproces niet geheel overgenomen; bij de besluitvorming week de raad hiervan af door het indienen en aannemen van een amendement over de tweede vergunning. Dit amendement is niet besproken met de gehele klankbordgroep, maar wel met enkele leden ervan.

In een gesprek met de sleutelpersonen participatie en communicatie is aangegeven dat de les die hieruit kan worden getrokken is dat de ambtelijke organisatie met het gemeentebestuur (college + raad) in gesprek had gemoeten om helder te krijgen hoe het participatieproces zou worden ingestoken, welke trede van de participatieladder aan de orde was, welk mandaat de klankbordgroep zou hebben en wat de rol zou zijn van college en raad. Daarnaast is de Rekenkamer het volgende opgevallen. In het raadsvoorstel (d.d. 6 oktober) staat dat het conceptmaatregelenpakket op 9 juli 2020 is vastgesteld door de gemeenteraad. Dit is echter niet gebeurd. Het OntwerpMaatregelenpakket staat niet op de raadsagenda van die dag. En in de commissievergadering van 22 juni 2020 is besproken dat het stuk in oktober terugkomt in de commissie. Dit betekent dat het document dat ter inzage is gelegd niet als ontwerp is vastgesteld door de gemeenteraad.

Deel C: Bijlagen

Bij de casus Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden weegt de raad de adviezen van de SDW-raden mee in de besluitvorming, maar niet alle dorpsraden functioneren op eenzelfde niveau en er leven twijfels over de representativiteit van de raden. Bij het Convenant Stads-, Dorps- en Wijkraden is de rol van de raad c.q. raadsleden als volgt: - in 1997 heeft de raad de beleidsnota Dorpsraden vastgesteld, en het college gemachtigd om door middel van modelconvenanten in overleg met de kerninitiatieven tot een nadere invulling over te gaan; - tussentijds heeft de raad de rol en werkwijze van de dorps- en stadsraden geagendeerd op de Raadsagenda 2006-2010. Dit heeft geleid tot aanpassing van de convenanten; - jaarlijks keurt de raad de gemeentebegroting goed, waardoor financiële middelen beschikbaar komen voor de SDW-raden; - veel raadsleden wonen de jaarlijkse openbare vergaderingen van de SDWraden bij. Uit deze casus komt naar voren dat de gemeenteraad in raadsvoorstellen geïnformeerd wordt over de wijze waarop de SDW-raad is betrokken en dit naar verwachting zal meewegen. Uit gesprekken tijdens de SAMENloop kwam naar voren dat raadsleden zich ervan bewust zijn dat niet alle dorpsraden hetzelfde zijn en dat de raad daar rekening mee houdt in de weging van het advies van de SDW-raad.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12352099/1