210621 Transitieplan + BC update JBw Zeeland

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

21

3.5. Intern perspectief Een getraumatiseerde organisatie De afgelopen weken hebben we meerdere gesprekken gevoerd bij Intervence en onze analyse is dat de afgelopen jaren veel gevraagd hebben van de organisatie en haar medewerkers. Wij zien een organisatie die getraumatiseerd is en we verwachten dat we daar de komende twee jaar tijd voor nodig hebben om de basis op orde te krijgen, het vertrouwen van de medewerkers te winnen en te behouden en te gaan bouwen aan een stabiele organisatie. Wij zullen hier ook expertise van buiten gaan inzetten om een gezamenlijk traject te gaan inzetten zodat we weer in balans komen. Het vak van jeugdbeschermer is een prachtig vak maar ook een complex vak. Van essentieel belang is dat de professionals zich in deze complexe context waar ze hun werk moeten doen, gesteund voelen door de organisatie, maar ook door de maatschappij. Die steun hebben ze de afgelopen jaren niet gevoeld en wij zijn er met elkaar verantwoordelijk voor om dat weer te gaan organiseren. In gezamenlijkheid gaan we in september starten met dit traject, we zullen aansluiten op het tempo dat de organisatie bepaalt. Integratie gezinsgericht werken en kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) Het verder ontwikkelen van de gezinsgerichte aanpak (GGA/FFP).

Het neerzetten van het fundament voor de professionals in de vorm van een werkende driehoek van gedragswetenschapper, gespreksbegeleider en teammanager3. Op basis van gesprekken, inzicht in de werkelijke kwaliteit van de dossiers en assessments wordt een analyse gemaakt van de huidige talenten en het ontwikkelpotentieel van de bestaande medewerkers. Deze groep wordt opgeleid als “change agent” voor de inhoudelijke doorontwikkeling en de teammanagers worden voorbereid op hun rol als het managementteam voor deze regio met belangrijke portefeuilles als kwaliteit, bedrijfsvoering en extern. In voorbereiding op de overgang naar het KMS van Jeugdbescherming west wordt samen met Intervence een analyse (nulmeting) gemaakt die bestaat uit een documentenbeoordeling, risicoanalyse en interne auditgesprekken. Hierbij worden alle relevante werkprocessen, beleidstukken en kwaliteitsinstrumenten van beide organisaties meegenomen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van de onderlinge verschillen en wat er nodig is om tot een uniforme werkwijze te komen waarbij ook ruimte is voor couleur locale. Op basis van de resultaten uit deze analyse wordt een plan van aanpak opgesteld voor het toewerken naar de uitbreidingsaudit in april 2022. Mocht uit de nulmeting blijken dat april 2022 niet haalbaar is dan kunnen de twee certificaten naast elkaar blijven bestaan tot uiterlijk medio mei 2023.

Rekening houdend met eventuele kritische bevindingen zal de uitbreidingsaudit voor 15 februari 2023 moeten plaatsvinden. Alvorens Intervence overgaat naar het KMS van Jeugdbescherming west is het vereist dat er een interne audit wordt uitgevoerd waarin we toetsen in hoeverre het huidige KMS van Intervence voldoet aan het KMS van Jeugdbescherming west. Daar waar dat niet het geval is, dient te worden bepaald hoe daar alsnog aan te voldoen (een integratieplan). De overname van Intervence vereist vanuit de accreditatieregels een ‘uitbreidingsaudit’ uitgevoerd door het Keurmerkinstituut. Deze audit dient plaats te vinden kort nadat de overgang van het kwaliteitsmanagementsysteem daadwerkelijk plaatsgevonden heeft. 3

Intervence spreekt over gedragsdeskundige, gezinsmanager en supervisor, JB west over gedragswetenschapper, jeugdbeschermer en gespreksbegeleider. In Q4 gaan we deze benamingen uniformeren.

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

22

Op basis van onze huidige inschatting is €50.000 extra begroot voor het integreren van het KMS waaronder het gezamenlijk uitrollen van kwaliteitsinstrumenten, met maken van een nulmeting, aanpassen van clientfolders en dergelijke. En daarnaast het samenvoegen van juridische handboeken en het daar ook gekoppelde uitvoeren van een zgn. uitbreidingsaudit Jeugdbescherming west Zeeland. Schadefonds Geweldsmisdrijven Jeugdbescherming west is in samenwerking met het Schadefonds Geweldsmisdrijven een project gestart voor schadevergoeding voor voogdijpupillen die gedurende onze betrokkenheid te maken hebben gehad met geweld of hier getuige van zijn geweest. Inmiddels zit dit project in een afrondende fase en worden de werkzaamheden vanaf september 2021 overgedragen aan de nalatenschapsdesk van Jeugdbescherming west. Ook voor de gezinnen van Intervence willen wij het project uitrollen voor voogdijpupillen en onderzoeken wie in aanmerking komen voor het Schadefonds Geweldsmisdrijven. Dit project wordt opgestart vanaf september 2021. De verwachting is dat door het inzetten van een werkstudent en de eerdere opgedane kennis bij Jeugdbescherming west dit kan zonder de jeugdbeschermers hier te veel mee te belasten.

Nieuwe teamsamenstelling Wij zijn voornemens om in Zeeland in elke regio, afhankelijk van het aantal zaken, een team dat bestaat uit 2 basisteams (+/- 9 fte per basisteam), in te richten dat aangestuurd gaat worden door een teammanager. De teammanager wordt ondersteund door de gedragswetenschapper en een gespreksbegeleider. Intervence werkt op dit moment met werkcoaches en de managers functioneren nu als regiomanagers die geen onderdeel uitmaken van de driehoek. Wij zullen in de periode vanaf september 2021 in gezamenlijkheid met de huidige regiomanagers, gezinsmanagers, supervisoren, werkcoaches en gedragsdeskundigen onderzoeken wat er nodig is om in de nieuwe structuur te gaan werken. Voor ons is het belangrijk dat we dit proces zorgvuldig doen zonder tijdsdruk. De kwaliteit en de begeleiding van Intervence is op dit moment goed en wij willen niet te veel veranderen als dat nog niet nodig is. De prioriteit ligt in eerste instantie bij het werven van voldoende gezinsmanagers en deze goed op te leiden zodat de basis op orde komt. Dit zal al veel van ons allemaal vragen. IT-integratieplan Het maken van een IT-migratieplan rondom WIJZ, front- en backoffice systemen. Hierbij zal de organisatie direct voldoen aan het kwaliteitsniveau NEN 7510 (informatiebeveiligingsnorm voor de zorg) van Jeugdbescherming west.

Een dergelijke overgang betreft niet alleen techniek maar ook het ontwikkelen van het juiste gedrag bij medewerkers, hier zal in voldoende mate in geïnvesteerd moeten worden. In de volgende fase zal onderzocht worden wat hierin precies nodig is. Het is duidelijk geworden dat vanaf de datum van de bestuurlijke fusie er nog niet in één ICTomgeving gewerkt kan worden. Voor alle onderdelen van de IT (ICT-infrastructuur (netwerken en randapparatuur)) en applicaties wordt in de komende maanden per onderdeel een inventarisatie gemaakt met het doel om de omgevingen en applicaties te integreren naar één omgeving. De afgelopen periode zijn vooral onderzoeken uitgevoerd naar de technische haalbaarheid van bepaalde oplossingen. Op dit moment is duidelijk geworden dat de uitgangspunten uit de business case haalbaar zijn. Met betrekking tot de infrastructuur wordt toegewerkt naar de overgang van de Intervenceomgeving naar de Jeugdbescherming west omgeving. Dit betekent overzetten van verbindingen,

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

23

gelijktrekken van werkomgeving (laptop, printers et cetera). Dit zal plaatsvinden in nauw overleg met leveranciers van deze omgeving. Voor de planning wordt waar nodig rekening gehouden met (af)lopende contracten die Intervence heeft met de diverse leveranciers. Voor alle activiteiten op infrastructuurgebied is al een (gedetailleerd) stappenplan opgesteld dat nog verder moet worden uitgewerkt als de bestuurlijke fusie rond is. Hierin zijn de uit te voeren activiteiten beschreven (met daarin ook genoemd betrokkenen en tijdsinspanning). Met betrekking tot de applicaties zal de (eerste) focus liggen op de volgende vier belangrijke applicaties te weten: • Cliëntsysteem (WIJZ, Intervence werkt nu nog met IJ-GGW; dit zal worden geconverteerd naar WIJZ-omgeving van Jeugdbescherming west) • Cliënt factureersysteem Collabris • Financiële systemen Final en Factflow • HR-systeem Beaufort met daarbij de SelfService modulen van YouForce Hierna volgen de kleinere systemen. Beide organisaties gebruiken (gelukkig) voor bovengenoemde toepassingen dezelfde applicaties. Dit maakt de integratie gemakkelijker. Voor iedere applicatie worden momenteel nauwkeurig alle te volgen stappen beschreven en uitgevoerd. Hierbij is niet alleen aandacht voor de techniek, maar ook voor de juiste randvoorwaarden rondom informatiebeveiliging, implementatie, gebruikersinstructie et cetera.

Voor dit traject van integratie van infrastructuur en systemen zal naar verwachting de rest van 2021 nodig zijn waarbij stap voor stap (applicatie) overgegaan wordt naar de nieuwe geïntegreerde situatie. Bij iedere overgangsstap zal aandacht besteed worden aan een zorgvuldige implementatie waarbij medewerkers meegenomen worden in de (eventuele) veranderingen. Zoals in de update business case is aangegeven zijn er geen financiële voor- of nadelen aan het licht gekomen tijdens deze planvormingsfase. HR-processen De ontsluiting (integratie/harmonisatie) van de HR-processen en administraties is afhankelijk van de snelheid en mogelijkheden van de integratie van systemen (zie voorgaande paragraaf). Na de fusie worden de bestaande personeelssystemen (waaronder personeelsdossiers), declaratie- en mutatieprocessen, het personeels- en verzuimbeleid en bijbehorende processen in Zeeland voortgezet om continuïteit en rust bij het personeel te kunnen waarborgen. Per deelonderwerp wordt op basis van prioriteit en haalbaarheid zorgvuldig toegewerkt naar integratie van HRprocessen binnen de structuur van Jeugdbescherming west. Eventuele veranderingen die de integratie met zich meebrengt worden tijdig gecommuniceerd met medewerkers. Al het denkbare personeelsbeleid wordt geïnventariseerd, geanalyseerd en geharmoniseerd.

Dit beleid hangt samen met de arbeidsvoorwaardelijke harmonisatie van Intervence (oud) naar Jeugdbescherming west (nieuw). Hierbij wordt rekening gehouden met de doorlooptijd van medezeggenschapstrajecten wanneer deze van toepassing zijn. - Aandacht overdracht werkzaamheden vertrekkende medewerkers in ondersteunende diensten; - Aandacht en nazorg met oog voor de menskant voor de staande organisatie na vertrek collega's met wie soms lang is samengewerkt; - Aandacht voor introductie/ warm welkom voor nieuwe medewerker bij JB west B&B en JB west Zeeland en kennismaken met nieuwe collega's; - Aandacht voor zorgvuldige fiscaal- en arbeidsrechtelijke overgang van personeel;

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

24

-

-

Aandacht voor de continuïteit van de salarisbetalingen en een zorgvuldige overgang van de twee payroll-omgevingen naar één omgeving met goede afstemming tussen afdelingen ICT, HR en Financiën; Aandacht voor en inzicht in vitaliteit en de weerbaarheid van de het huidige bestand aan professionals door middel van een vitaliteitsscan; Aandacht voor continuïteit in declaratieprocessen met betrekking tot personeelskosten.

In het kader van dit transitieplan is samen met het managementteam van Intervence nagedacht op welke beleidsgebieden er wanneer verdere integratie nodig is: - Verzuim en vitaliteitsbeleid (vanaf 1 juli) - Implementatie werving en selectie (inbedding Advizo en assessments in organisatie) (Q3) - Harmoniseren arbeidsvoorwaarden (in Q3) - Integratie bedrijfsarts en arbodienst (in Q3) - SKJ-administratie (inclusief herregistratie) integreren (in Q3) - Integratie scholing met Akademie en Plusport (Q3 en Q4) - Beoordelings- en functiecycli harmoniseren (Q4) - Stagebeleid (Q4) - Functie- en taakomschrijving actualiseren aan nieuwe inrichting van de organisatie (2022) Financiële processen De ontsluiting van de financiële processen en administraties is afhankelijk van de snelheid en mogelijkheden van de integratie van systemen. De implementatie heeft gezien het vertrek van bestaande functionarissen wel voorrang. In eerste instantie zullen de bestaande processen nog worden gecontinueerd, maar zal zorgvuldig worden toegewerkt naar de integratie van financiële processen binnen de structuur van Jeugdbescherming west. Hierbij is aandacht voor de volgende onderwerpen: - Zorgvuldige overstap medewerkers binnen Financiën - Overdracht van werkzaamheden van vertrekkende medewerkers en samenhangende tekenbevoegdheid, mandatering en autorisatie om betaalstromen te continueren.

- Zorgvuldige afronding fusiebalans per 30 juni 2021 (streven is uiterlijk 1 oktober dit gereed te hebben maar liefst eerder) - Verschillen in parameters en structuur van de boekhouding en aansluiting op BI-tool - Continuïteit declaratieproces (alleen buitenregionaal, in eigen regio alleen berichtenverkeer) - Continuiteit taken omtrent salarisadministratie en vermogensbeheer en nalatenschappen Facilitaire zaken Het pand in Middelburg wordt verbouwd en heringericht tot een ontmoetings- /werkplekfunctie voor professionals en ondersteunende lokale functies. Op dit moment is een werkgroep actief met vertegenwoordigers vanuit Intervence én Jeugdbescherming west die samen kijken naar een werkbare indeling en alle andere facetten die hierbij komen kijken. Draagvlak zoeken en perspectief bieden (wat gebeurt er per fase) heeft hierbij de aandacht, zeker ook omdat dit de eerste zichtbare veranderingen zijn in de organisatie. De vestiging Middelburg krijgt er een onderhuurder bij. Dit betekent dat er een nieuwe indeling in het pand komt. In overleg met medewerkers wordt gekeken hoe we de verschillende teams gaan herindelen. Hierbij wordt vanzelfsprekend rekening gehouden met eisen op het gebied van veiligheid, overlegruimten en dergelijke. Werkzaamheden die nodig zijn zullen voor het grootste gedeelte voor medio augustus uitgevoerd moeten worden.

Op dit moment lijkt dit, gezien de status van het overleg, een realistisch scenario.

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

25

Er is onderzoek gedaan naar alle archieven (klant, personeel en financieel e.d.) om vast te kunnen stellen of deze voldoen aan de daarvoor geldende richtlijnen van de Archiefwet 1995. In ons onderzoek ten behoeve van deze business case hebben wij geen aanwijzingen gevonden dat dit niet het geval zou zijn. Bij een bestuurlijke fusie behoeft er ook geen formele overdracht plaats te vinden. De (cliënt)archieven van Intervence staan opgeslagen bij Oasis. Dit is ook de leverancier voor de opslag van de Jeugdbescherming west dossiers. Door de bestuurlijke fusie worden de Intervence dossiers onderdeel van Jeugdbescherming west en behoeft er geen formele overdracht van dossiers plaats te vinden. Dit zal (administratief) leiden tot een aanpassing in het (opslag)systeem van Oasis en opvraag van dossiers zal plaatsvinden conform de procedure die Jeugdbescherming west hiervoor hanteert. Hieruit volgens dus geen extra kosten. De komende periode zal samen met medewerkers van Intervence aandacht besteed worden aan de wijziging website, briefpapier, logo’s, visitekaartjes, naamgeving pand, emailadressen etc. We zullen gefaseerd overgaan in naamgeving mede ook afhankelijk wat de zittende medewerkers willen en kunnen en wat technisch daarbij haalbaar is. In de business case is hiervoor een post onvoorzien opgenomen.

3.6. Leren en groeien Management Development en integratie managementteam Zeeland in Jeugdbescherming west De bestaande twee regiomanagers worden automatisch geplaatst als teammanager. Zoals aangegeven is het dan nog nodig om één extra teammanager bij voorkeur intern of anders extern te werven. De teammanagers binnen Jeugdbescherming west hebben drie verschillende rollen en zijn feitelijk lid van drie teams: - Teammanager + directe team. De teammanager is voorzitter van de casuïstiek en geeft daarbij vorm aan de rol van kwaliteitsbewaker, teamcoach en talentversneller. - Teammanager + collega teammanagers in de regio (de thuishaven). De teammanagers kiezen op basis van hun aard en aanleg voor de rol van opdrachtnemer, ketenpartner of bedrijfsvoerder. Afhankelijk van de rol neemt de teammanager deel aan het Jeugdbescherming west breed MT Kwaliteit, MT Extern of MT Bedrijfsvoering. Daar wordt kennis gedeeld en het totale beleid van de organisatie binnen de begroting en kwaliteitskaders uitgevoerd en verantwoording naar elkaar afgelegd. - Teammanager + alle managers + Raad van Bestuur als MT Jeugdbescherming west. Dit team richt zich vooral op ontmoeten, inspireren en leren in MT- en MD-dagen. Hierbij gebruikt de teammanager zijn rol als leider en innovator om interne en externe ontwikkelingen bij elkaar te brengen en te versnellen.

Om deze rollen allemaal te kunnen vervullen is de teammanager lid van een intervisie groep en wordt een continu MD programma aangeboden en zijn er, afhankelijk van de noodzaak, maatwerkopleidingen en -ontwikkelingen mogelijk. Op deze wijze heeft het management van Jeugdbescherming west een voorbeeldrol in de lerende organisatie die we samen willen zijn. De verwachting is dat de hierboven beschreven situatie pas in Q4 2021 gerealiseerd zal worden. Tot die tijd zal de eerder beschreven hulpstructuur de zittende managers ondersteunen.

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

26

Transitie en bij elkaar brengen van culturen Er gaat aandacht besteed worden aan de start van Jeugdbescherming west Zeeland en het afsluiten van de Intervence periode. Hierbij is aandacht en tijd nodig voor reflectie, dank en waardering, vertrouwen uitspreken en bieden van de juiste begeleiding. We gaan dit de komende periode samen met de organisatie uitwerken waarbij in ieder geval de volgende interventies aandacht gaan krijgen: - Zichtbaarheid van nieuwe bestuurders. - Formele moment rond overdracht. Op 8 of 15 juli wordt er een zomerborrel voor de Intervence collega's georganiseerd waarin terugblikken, afsluiten Intervence en vooral (externe) waardering voor medewerkers centraal staan. Ook rond 1 oktober zullen we een dergelijk moment gaan organiseren. - Brede communicatie en organiseren van duidelijke aanspreekpunten om onduidelijkheid weg te nemen. - Gezamenlijke introductie van nieuwe huisstijl e.d. - Faciliteren van individuele en groeps- en teamgesprekken rondom trauma en verliesverwerking. Waarbij eigen autonomie en vitaliteit weer opgepakt moet worden. - Externe aandacht voor nieuwe organisatie en haar kernwaarde. We zullen ons hierbij laten ondersteunen en adviseren door lokale deskundigen waarbij naast het zittende managementteam onze eigen interne coaches en het strategische vitaliteitsteam een coördinerende rol zullen spelen.

Kosten voor deze activiteiten zijn onderdeel van de reguliere exploitatie of worden gefinancierd uit de post onvoorzien. Scholingsplan In het kader van de algemene inventarisatie hebben we vastgesteld dat als gevolg van de werkdruk en strakke financiële sturing er geen tijd en gelegenheid was om alle scholing conform planning uit te voeren. We hebben een inventarisatie gemaakt van de scholing die in de periode 2021-2022 uitgevoerd zal gaan worden. Gezien de werkdruk zal dit in zeer nauw overleg met het nieuwe managementteam, medezeggenschap en medewerkers gaan plaatsvinden. Het totale plan bedraagt circa €150.000 (ongeveer 2,7% van de salarissom). Dit bestaat in ieder geval uit: - Een training driehoek (FFP voor de drie regio’s, bij voorkeur in Q4) - Een training complexe scheidingen - De reguliere opleidingen voor nieuwe medewerkers rondom FFP 1 t/m 5 en casuïstiekbegeleiding - Beroepsethiek, morele oordeelsvorming inclusief beroepsethiek en tuchtrecht - Grensoverschrijdend gedrag (agressie) - JR 2.0 - Alle vormen van opleidingen binnen plusport (digitaal individuele opleidingsmogelijkheid). In de business case was hiervoor €50.000 gereserveerd. De rest zal vanuit de reguliere exploitatie worden gefinancierd. Daarbij zitten we dan boven de norm van 1,5% in de CAO.

3.7. Risico’s in deze transitiefase In de business case hebben we een aantal risico’s benoemd die vooral te maken hadden met het gezamenlijke komen tot de realisatie van de uitgangspunten in deze business case. In de managementsamenvatting hebben wij aangegeven hoe deze risico’s zich de afgelopen weken hebben ontwikkeld. Nu we bij het maken van het transitieplan aan de vooravond staan van de implementatie komen vanuit de beschreven perspectieven nieuwe risico’s op ons af. Onderstaand hebben we deze opnieuw benoemd.

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

27

Het risico dat de huidige druk op het primaire proces ten koste van de vitaliteit steeds verder toeneemt We merken uit alle gesprekken en reacties van medezeggenschapsorganen dat de laatste jaren en vooral de laatste maanden erg zwaar zijn geweest voor de medewerkers. De druk van wachtlijsten en hoge caseload om alles maar vanuit de motivatie van veiligheid voor jeugdigen op te pakken, eist zijn tol. Dit gecombineerd met de complexiteit in aanvragen/beschikkingen bij de gemeentelijke toegangsorganisaties en het beperkte beschikbare aanbod van jeugdhulp maakt het voor veel jeugdbeschermers een zeer zware baan. De onzekerheid om over te gaan en onderdeel te worden van een organisatie waar men nog niet zo veel van weet, kan de druppel zijn om ziek te worden of een andere baan te zoeken. Onze gezamenlijke opdracht is om voor deze groep medewerkers te gaan staan, ze te horen, kwesties (waaronder bureaucratie) op te lossen en perspectief te bieden dat we hopelijk in een rustiger intern vaarwater gaan komen. Het risico dat door het te snel wisselen van management er onzekerheid ontstaat in de organisatie Zoals aangegeven in de business case vinden we een deel van de besparing in het stoppen van een aantal managementfuncties inclusief de bestuurder.

Het zorgdragen voor een goede overdracht van de huidige naar de nieuwe organisatiestructuur met een regio MT van drie teammanagers vraagt tijd, aandacht en veel communicatievaardigheden. Door naast de beoogde transitiemanager ook een liaison officer tijdelijk aan te trekken gekoppeld aan de aanwezigheid van management van Jeugdbescherming west (zoals één van de zittende managers zei: je verliest 4 collega’s maar je krijgt er ook 22 bij) hopen wij gezamenlijk deze periode van onzekerheid zo kort mogelijk te houden. Het risico van wachtlijsten door stijgende instroom en gebrek aan goed opgeleide jeugdbeschermers Zoals we al bij het klantperspectief hebben aangegeven is het werven en het goed opleiden van medewerkers de belangrijkste prioriteit. Daarnaast hebben we conform onze eigen berekening in het addendum op de business case berekend dat het risico bestaat dat een deel van de overdracht van preventieve zaken en het niet meer aanwezig zijn van Briedis (als niet doelgroep GI) in de komende maanden extra instroom van wettelijke maatregelen kunnen veroorzaken. We zullen de ervaringen van Jeugdbescherming west (rondom opleiding, coachen en werven van medewerkers) moeten combineren met de kennis van de regio om een goed aanvalsplan te maken.

Mogelijk draagt het positieve imago van Jeugdbescherming west en de zekerheid van continuïteit in de bedrijfsvoering in Zeeland ertoe bij dat ook ervaren medewerkers zich weer melden. Het risico we niet genoeg tijd nemen om elkaars cultuur en achtergronden te begrijpen In de periode van maart tot en met nu hebben we meerdere keren ervaren dat het elkaar begrijpen en verstaan tijd en aandacht vraagt. We kunnen culturen en gewoonten in de regio en de organisatie die al zeer lang bestaan niet veranderen, maar wel leren begrijpen en er mee omgaan. We zullen daar nog veel fouten in maken, maar hopen dat we daarin gezamenlijk kunnen leren en elkaar daar steeds van feedback in voorzien. We hopen ook dat anderen nieuwsgierig zijn naar hoe wij het doen. Juist de mix van culturen maakt een organisatie als Jeugdbescherming west uniek. Niet alleen voor de medewerkers maar daarmee hebben we ook een divers en passend aanbod voor al onze gezinnen. We nemen ons voor om veel met elkaar in gesprek te gaan, de ontwikkelingen te vieren, erbij stil te staan. Gelukkig helpt de mogelijkheid om weer fysiek contact te hebben ons daarbij behoorlijk op weg.

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

28

4. Processtappen in de bestuurlijke fusie 4.1. Opzet bestuurlijke fusie Om de bestuurlijke fusie te realiseren is het noodzakelijk dat er een fusieovereenkomst wordt opgesteld tussen Jeugdbescherming west en Intervence die voor 1 juli 2021 getekend moet worden. De afgelopen periode is hard gewerkt om deze overeenkomst op te stellen. Opbouw van de overeenkomst: • Begripsbepaling en toelichting op de bestuurlijke fusie • Voorwaarden voor de normale bedrijfsvoering tot aan fusiedatum • Fiscale en juridische due diligence onderzoek • Financiële randvoorwaarden (overgenomen uit fase 1 business case) • Fusiebalans (voor afbakening van verantwoordelijkheden en decharge) • Opschortende voorwaarden • Fusiehandelingen • Verklaringen en garanties Gezien de keuze voor een bestuurlijke fusie tussen beide raden van bestuur kan deze na toestemming van beide raden van toezicht worden ondertekend en kan de bestuurlijke fusie pas plaatsvinden nadat alle opschortende voorwaarden zijn vervuld. Tot op heden is de verwachting dat alle in 4.2 genoemde opschortende voorwaarden voor 30 juni zijn ingevuld en dat de bestuurlijke fusie dus op 1 juli 2021 kan plaatsvinden.

4.2. Stand van zaken opschortende voorwaarden Om de bestuurlijke fusie te realiseren, zijn er opschortende voorwaarden opgenomen die door interne en externe partijen moeten worden vervuld. Onderstaand zijn deze voorwaarden benoemd en is de stand van zaken verwoord. Verwijzing art.fusieovk 8.1b, c en g

Status

Partij

Lopend

Inkoop IJZ

8.1.c ii

Lopend

Inkoop IJZ

Contract levering 2021 en 2022- 2026

8.1.d

Jeugdbescherming west

8.1. e en f

Gereed (en losse punten) Gereed

8.1. e en f

Gereed

Cliëntenraad Jeugdbescherming west

Update business case & uitkomst DD onderzoek Adviesaanvraag wijziging zeggenschap Adviesaanvraag wijziging zeggenschap

8.1. e en f

Gereed

Ondernemingsraad Intervence

Advies aanvraag wijziging zeggenschap

Cliëntenraad Intervence

Wat moet geregeld worden Contract over betaling € 3,9 miljoen voor 1 juli.

Stand van zaken Concepttekst wordt afgestemd. Bestuurlijk akkoord wethouders en gemeenteraden zijn akkoord. Vrijwillige transparantie is afgerond Conceptcontract wordt opgesteld. Vrijwillige transparantie is afgerond Alles is tijdig aangeleverd. Op 21 juni is deze versie verzonden met enkele openstaande punten Is verstuurd en akkoord is 11 juni ontvangen. Akkoord op procedure, bevestiging positief advies 17/6 ontvangen Akkoord op procedure, Positief advies ontvangen op 14/6. Nog wel reageren aantal opmerkingen in advies.

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

29

8.1. e en f

Gereed

Ondernemingsraad Jeugdbescherming west

Advies aanvraag wijziging zeggenschap

8.1. e en f

Gereed

Vakbonden

8.1.a

Starten

8.1.a

Starten

8.1. e en f

Gereed

8.1. e en f

Gereed

Inspectie IGJ en Jeugdautoriteit Inkoopregio’s Jeugdbescherming west Raad van Toezicht Intervence Raad van Toezicht Jeugdbescherming west Bestuurder Intervence en RvT Intervence

Akkoord op addendum sociaal plan Toetsing van transitieplan (fase 2) Globale toetsing en informeren afspraken Goedkeuring fusie

Gereed

Goedkeuring fusie

Décharge verlening en vso zodat fusie document getekend kan worden. Tabel 7 Overzicht opschortende voorwaarden in fusieovereenkomst

Akkoord op procedure, bevestiging positief advies 17/6 ontvangen Vakbondsleden hebben op 16/6 unaniem voor gestemd. Wordt rond 21/6 aangeleverd en in 5 dagen advies. Wordt rond 21/6 aangeleverd en in 5 dagen advies. Tussentijds meegenomen, akkoord op 21/6 Tussentijds meegenomen, akkoord op 21/6 (ACC op 18/6) Is op 21/6 definitief afgerond, alleen ondertekening moet nog plaatsvinden.

Transitieplan en update business case Jeugdbescherming west Zeeland (versie 1.0)

30