2025.457 Bijlage 1 Eindrapport Partners en Pröpper (1628164)
Tekst van het document
Aanvullende opmerkingen in de beschikking voor komende jaar: De gemeente geeft aan dat voor vaststelling van de subsidie de verantwoording moet bestaan uit: een inhoudelijk verslag, een jaarrekening of financieel verslag, en een controleverklaring van een accountant en dat de egalisatiereserve ten hoogste 10% mag zijn van het subsidiebedrag.
Te realiseren doelen conform activiteitenoverzicht (hierna te noemen reguliere activiteiten): Organiseren popconcerten en theatervoorstellingen. Organiseren festival Anywave.
2021
Dit jaar heeft de stichting € 32.194,- ontvangen voor reguliere activiteiten. Subsidieaanvraag voor 2022 is € 105.194,- waarvan € 73.000,- voor 1 fte betaalde kracht (Regime: ASV 2013).
2024 Dit jaar heeft de stichting een subsidie ontvangen van€ 120.135,Subsidieaanvraag voor 2025 € 119.120,- plus met besluit van B&W een eenmalige bijdrage € 25.000,- voor werkkapitaal Stichting Anywave.
Gebeurtenissen: zie de volgende bladzijde
20 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
2021
2022
2023
E-mail verkeer tussen gemeente en stichting. Voorzitter van het bestuur meldt: Dat hij de betaalde functie als interimdirecteur gaat invullen minimaal tot aan de realisatie van nieuwe Brogum. Hij geeft aan dat ‘we’ hier bewust voor hebben gekozen omdat het onverstandig is hier een nieuw iemand op te zetten. Hij geeft aan te factureren aan de stichting vanuit zijn eenmansbedrijf. Hij geeft verder aan voorzitter van het bestuur te blijven omdat het aantrekken van een nieuwe voorzitter het gehele proces zou vertragen en belemmeren. Hij is zich ervan bewust dat dit niet hoort maar dat het onverstandig is daar verandering in aan te brengen en dat het overige bestuur hem daarbij ondersteunt.
Het college informeert in een raadsbrief van 30 mei 2023 de raad als volgt. Conform het amendement bij de Kadernota 2021 is onderzocht op welke wijze en onder welke voorwaarden het basisscenario kan worden gerealiseerd: Het bouwheerschap komt bij de gemeente te liggen; De governance van stichting Brogum moet worden versterkt conform de Governance Code Cultuur. Gezien de hoogte van investeringen en subsidies acht het college dit van belang; Eventuele verkoop van het pand aan Stichting Brogum wordt vanuit financieel en juridisch oogpunt nog onderzocht.
BIJLAGE 1 PROCESRECONSTRUCTIE
Gebeurtenissen Stichting Brogum laat een haalbaarheidsonderzoek uitvoeren naar twee scenario's voor verbouwing van het gebouw, inclusief investering- en exploitatiebegroting. Er worden twee scenario's onderzocht: Een basisscenario; Een minimumscenario. De resultaten van het onderzoek worden op 17 mei 2021 aan de raad gepresenteerd. Tijdens de begrotingsraad van november 2021 stelt de raad voor de begroting 2022-2025 een bouwbudget beschikbaar van € 3,3 mln. voor het basisscenario. Vooruitlopend op de nieuwbouw wordt een subsidie beschikbaar gesteld voor het basisscenario. Dit in samenhang met een professionaliseringslag, waartoe met subsidie een fulltime directeur kan worden aangesteld.
Formele handelingen van het gemeentebestuur of bestuur van de stichting. Dit zijn bestuurlijke besluiten en/of invloedspogingen.
Stichting Brogum sluit op 1 november 2021 een contract met een natuurlijk persoon met een eenmanszaak (ZZP-er). De opdracht is het begeleiden en realiseren van een nieuw Brogum, het voeren van de dagelijkse leiding en aansturing alsmede programmering en professionaliseren van de processen. Een schriftelijk contract ontbreekt, het contract is gebaseerd op een mondelinge overeenkomst tussen de stichting en de desbetreffende natuurlijke persoon met een eenmanszaak.
Interne e-mail gemeente: De gemeente neemt er kennis van. Wordt ambtelijk als een niet gewenste constructie gezien en in strijd met Governance Code Cultuur. Tegelijkertijd ziet de ambtelijke organisatie geen dwingend instrumentarium om bij te sturen.
Interne e-mails gemeente: Nogmaals vraagtekens bij de dubbelfunctie van de aangetrokken directeur vanwege geen functiescheiding tussen bestuur en directie.
E-mail verkeer: veelal informele invloedspogingen met interne- of externe mededelingen.
21 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
2024
2025
BIJLAGE 1 PROCESRECONSTRUCTIE
Gebeurtenissen De raad besluit op voorstel van het college om: Het pand in eigendom van de gemeente te houden om directe controle te behouden; Het bestuursmodel voor het nieuwe cultuurpodium goed te keuren. Het model is geadviseerd door een extern adviesbureau en gaat uit van een bestuursmodel met een bestuur en een directie. Er volgt een brief van het college aan de stichting op 8 november 2024 met de strekking dat in de vergadering van de raad van 7 november 2024 een motie is aangenomen waarin de raad het college opdraagt dat het bestuursmodel met de directie nog voor het eind van het 2e kwartaal 2025 moet zijn geïmplementeerd. Het college vraagt aan de stichting aandacht voor het feit dat de directeur tevens voorzitter is van het bestuur en ook (waarnemend) penningsmeester. Dit is niet te verenigen met het uitgangspunt van goed bestuur; Uiterste datum voor ontvlechting van de dubbelfuncties is 1 april 2025. Ook zal het college proberen spoedig een kandidaat voor te dragen als voorzitter.
Het college heeft met de Stichting Brogum gesproken over het bestuursmodel. Het bestuur moet bestaan uit drie bestuursleden, waarbij het college het recht heeft de voorzitter te benoemen. Verder vindt minimaal twee keer per jaar overleg plaats tussen de ambtelijk accounthouder en de directeur van Stichting Brogum. De accountantsverklaring van 2023 voldoet niet aan de ASV. Het is een samenstellingsverklaring en geen verklaring van getrouwheid. De ambtelijke organisatie besluit op dat moment nog niet in te grijpen omdat zij daar de stichting voorheen niet expliciet op heeft gewezen en doet dat wel voor de accountantsverklaring van 2024
Formele handelingen van het gemeentebestuur of bestuur van de stichting. Dit zijn bestuurlijke besluiten en/of invloedspogingen.
Het college stelt op 20 mei 2025 een aantal voorwaarden vast bij de (toekomstige) exploitatie en governance van Stichting Brogum. In een brief van 21 mei 2025 wordt het bestuur van de stichting hier door het college over geïnformeerd. De voorwaarden zijn: Benoeming van de nieuwe voorzitter, inclusief kopie van dat bestuursbesluit en inschrijving bij de KvK; Functiescheiding voorzitter/directeur, inclusief een kopie van dat bestuursbesluit en uitschrijving als bestuurslid bij de KvK. Benoeming van de directeur, inclusief kopie van het bestuursbesluit en een schriftelijke overeenkomst met afspraken over de bezoldiging en de facturatie. Invoering van het rooster van aftreden voor te lang zittende bestuursleden, concept van nieuwe statuten, die in overeenstemming moeten zijn met de Governance Code Cultuur.
E-mail verkeer tussen gemeente en directeur Stichting Brogum: De jaarrekening 2024 is opgesteld en in handen gegeven van een accountantsbureau ter controle en verantwoording.
E-mail verkeer tussen gemeente en directeur Stichting Brogum: Inmiddels is een nieuwe voorzitter benoemd en de huidige voorzitter zal voor 1 juni 2025 aftreden. Tevens zullen de statuten worden gewijzigd, met inachtneming van de Governance Code Cultuur.
E-mail verkeer: veelal informele invloedspogingen met interne- of externe mededelingen.
22 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
BIJLAGE 2 GOVERNANVE CODE CULTUUR EN DRAGENDE INSTELLINGEN
De onderstaande korte samenvatting van de Governance Code Cultuur is ontleend uit de leesversie voor organisaties met het bestuur-directiemodel. Het college bevordert de toepassing van de Governance Code Cultuur door culturele instellingen. Voor de door het college aangewezen ‘dragende culturele instellingen’ is de Governance Code Cultuur van toepassing. Dit is een voorwaarde om voor subsidie in aanmerking te komen. Enig handelen in strijd met deze code door een dragende culturele instelling kan voor het college aanleiding zijn om subsidies te verminderen, op te schorten, te beëindigen of te weigeren. Voor de door het college vastgestelde kenmerken van een ‘dragende culturele instelling’ zie rechts. De acht principes van de Governance Code Cultuur Waarde scheppen voor en in de samenleving 1.De organisatie realiseert haar maatschappelijke doelstellingen door culturele waarde te creëren, over te dragen en/of te bewaren. 2.De organisatie past de principes van de Governance Code Cultuur toe en wijkt daar alleen gemotiveerd van af. Integer en rolvast handelen 1.Bestuursleden en directieleden zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.
2.Bestuursleden en directieleden zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar. Zorgvuldig besturen 1.Het bestuur is verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de organisatie. 2.Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de organisatie. Goed toezicht uitoefenen 1.Het bestuur is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.
Wat is een ‘dragende culturele instelling’ ? Een ‘dragende culturele instelling’: Is door omvang, uitstraling en programmering van blijvende betekenis voor het culturele leven in de gemeente; Verzorgt of faciliteert een jaarprogramma op het gebied van een of meer podiumkunsten, waarbij tenminste 75% van het programma wordt uitgevoerd door professionele artiesten, ofwel Beheert en conserveert een artistieke of cultuurhistorische collectie, ontsluit en documenteert deze en verzorgt per jaar tenminste twee exposities gericht op een breed publiek, ofwel Verzorgt of faciliteert de productie van beeldende kunst of podiumkunst door ondersteuning van makers, het aanbieden van repetitie- of atelierruimte, het aanbieden van residenties, de productie van voorstellingen of het verzorgen van exposities; Voert een actief publieks- en promotiebeleid gericht op de eigen bevolking en op bezoekers; Biedt een cultuureducatief aanbod voor het basis- en voortgezet onderwijs; Neemt een actieve rol in de ondersteuning van amateurkunstenaars in onze gemeente; Werkt samen met andere culturele instellingen binnen en buiten de gemeente en neemt een actief aandeel in samenwerkingsprojecten; Wordt professioneel geleid en bestuurd volgens de Governance Code Cultuur. De instelling dient een vierjarig uitvoeringsprogramma in.
Aan dit programma liggen een artistiek en zakelijk werkplan en een meerjarenbegroting ten grondslag. Op basis van dit uitvoeringsprogramma kent het college jaarlijks een subsidie toe. Evaluatie van het vierjarige uitvoeringsprogramma wordt in het derde jaar van de looptijd uitgevoerd. Het college kan de uitvoering van deze evaluatie opdragen aan een autonome commissie of externe partij. De instelling presenteert van ieder afgesloten boekjaar een jaarrekening die voldoet aan de normen die het college heeft gesteld. Onderzoek van deze jaarrekening kan voor het college aanleiding zijn voor aanwijzingen aan het bestuur of tussentijdse bijstelling van de subsidie. Over voornemens hiertoe gaat het college met de instelling in gesprek naar aanleiding van bevindingen in de jaarrekening.
23 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Respondenten Naam
Functie
Naam
Afvaardiging college gemeente Schouwen-Duiveland
BIJLAGE 3 RESPONDENTELIJST
Mw. J. van Burg
Functie
Organisatie
Bestuur
Stichting Brogum
Directeur
Stichting Brogum
Oud-bestuurslid
Stichting Brogum
Externe actoren
Wethouder
Afvaardiging ambtelijke organisatie gemeente Schouwen-Duiveland Transformatiemanager sociaal domein
Geanonimiseerd
Juridisch adviseur Senior Beleidsmedewerker Geanomiseerd Medewerker subsidieloket Projectmanager Ruimte & Milieu Beleidsondersteuner team Participatiewet
24 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Schriftelijke stukken Nr.
Jaar Maand Titelbeschrijving
Algemeen 1
2022
6
Gemeente Schouwen-Duiveland, Coalitieakkoord 2022-2026, 2 juni 2022
2
2025
?
Gemeente Schouwen-Duiveland, Visie op een rijk cultureel landschap, 2025
BIJLAGE 3: BRONNENLIJST
Gemeentelijke beleid 1
2013
?
Gemeente Schouwen-Duiveland, Algemene subsidieverordening 2013 incl. bijlage: Nota van Toelichting behorende bij de Algemene subsidieverordening gemeente SchouwenDuiveland 2013
2
2019
12
Gemeente Schouwen-Duiveland, Beleidsregel 5.1 Amateur- en Podiumkunst, Muziek en Film, herzien 19 december 2019
3
2023
?
Gemeente Schouwen-Duiveland, Algemene subsidieverordening Schouwen-Duiveland 2023
4
2024
?
Gemeente Schouwen-Duiveland, Subsidiebeleidskader 2024, datum onbekend.
5
2025
?
Gemeente Schouwen-Duiveland, Beleidskader Cultuur en Erfgoed 2026-2029, op basis van de Verordening Cultuur en Erfgoed Schouwen-Duiveland 2026, zonder datum
Subsidieaanvragen en verantwoording St. Brogum 1
2020
6
Stichting Brogum en Verkaart Administratie & Advies, Financieel verslag 2019 Stichting Brogum, 9 juni 2020
2
2021
2
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Subsidieaanvraaag, Jaarprogrammering St. Brogum 2021 Budgetsubsidie (jaarlijks) 2021, 3 februari 2021
3
2021
4
Verkaart Administratie & Advies i.o.v. Stichting Brogum, Rapport inzake: Financieel verslag 2020, 13 april 2021
4
2021
6
4Advice en St. Green Stages i.o.v. St. Brogum, Rapport Haalbaarheidsonderzoek Cultuurpodium Brogum, Zierikzee, 21 juni 2021
5
2021
12
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Subsidieaanvraaag, Jaarprogrammering St. Brogum 2022 Budgetsubsidie (jaarlijks) 2022, 10 december 2021
6
2021
?
Stichting Brogum, Activiteitenoverzicht 2021, datum onbekend
7
2022
6
Stichting Brogum en Verkaart Administratie & Advies, Jaarrekening 2021, stichtingsmodel, Stichting Brogum, 22 juni 2022
8
2022
?
Stichting Brogum, Activiteitenoverzicht (verslag) Stichting Brogum 2022, datum onbekend
9
2022
8
Verkaart Administratie & Advies i.o.v. Stichting Brogum, Jaarrekening 2021 Stichting Brogum, 3 augustus 2022
10
2022
11
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Subsidieverantwoording St. Brogrum Budgetsubsidie (jaarlijks) 2021, 18 november 2022
11
2022
11
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Subsidieaanvraag, Herziene beschikking Jaarprogrammering St. Brogum 2021, Toekenning Budgetsubsidie (jaarlijks) 2022, 18 november 2022
12
2022
12
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Subsidieaanvraaag, Podium voor Muziek en Theater 2023 Budgetsubsidie (jaarlijks) 2023, 7 december 2022
13
2023
?
Stichting Brogum, Activiteitenoverzicht Stichting Brogum 2023, datum onbekend
14
2023
4
Verkaart Administratie & Advies i.o.v. Stichting Brogum, Jaarrekening 2022 Stichting Brogum, 19 april 2023
15
2023
6
St. Brogum, Emailbericht van de voorzitter aan gemeente Schouwen-Duiveland, Financiële onderbouwing subsidieaanvraag St. Anywave, 20 juni 2023
16
2023
10
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Besluit op aanvraag subsidie St. Brogum, Budgetsubsidie, 18 oktober 2023
17
2023
12
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Herzien besluit op aanvraag subsidie St. Brogum, Budgetsubsidie, 5 december 2023
18
2024
3
Stichting Brogum, Activiteitenoverzicht Brogum 2025, 21 maart 2024
25 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Schriftelijke stukken Nr.
BIJLAGE 3: BRONNENLIJST
19
Jaar Maand Titelbeschrijving 2024
5
Stichting Brogum, Activiteitenverslag Brogum 2023, 21 mei 2024
20
2024
?
Stichting Brogum, Begroting Brogum 2024, datum onbekend
21
2024
7
Verkaart Administratie & Advies i.o.v. Stichting Brogum, Jaarrekening 2023 Stichting Brogum,8 juli 2024
22
2024
10
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Subsidieverantwoording St. Brogum structureel 2023, 29 oktober 2024
23
2024
10
Gemeente Schouwen-Duiveland, brief aan St. Brogum, Subsidieaanvraag, St. Brogum Budgetsubsidie, 29 oktober 2024
24
2024
?
Stichting Brogum, Activiteitenoverzicht Stichting Brogum 2024, datum onbekend
25
2025
3
Tijdlijn subsidieaanvragen en verantwoording, 5 maart 2025
College- en raadsstukken algemeen 1
2016
8
Gemeente Schouwen-Duiveland, BenW advies: Accountantsverklaringen bij verantwoording en vaststelling van subsidies.
2
2016
11
Gemeente Schouwen-Duiveland, Raadsfracties CDA,VVD, SP, Leefbaar SD), aangenomen Amendement: Businesscase poppodium, 10 november 2016
3
2021
7
Gemeente Schouwen-Duiveland, Raadsfracties Leefbaar SD, SD, GL en VVD), aangenomen Amendement: Toekomst Brogum, randvoorwaarde en beheer St. Brogum, 1 juli 2021
4
2023
5
Gemeente Schouwen-Duiveland, BenW advies: Haalbaarheidsonderzoek en realisatie nieuw cultuurpodium, 30 mei 2023. Incl. bijlagen 1 t/m 4.
5
2023
5
Gemeente Schouwen-Duiveland, Raadsbrief: Haalbaarheidsonderzoek en realisatie nieuw cultuurpodium, 30 mei 2023
6
2024
1
Gemeente Schouwen-Duiveland, BenW advies: toekennen incidentele subsidie concertserie, "Jazza-Café" Stichting Brogum, 23 januari 2024
7
2024
2
Gemeente Schouwen-Duiveland, BenW advies: toekennen eenmalige bijdrage als werkkapitaal aan St. Anywave, 20 februari 2024
8
2024
9
Gemeente Schouwen-Duiveland, BenW advies: Voorlopig ontwerp nieuwbouw Brogum, 17 september 2024
9
?
?
Gemeente Schouwen-Duiveland, Raadsfractie CDA, Technische vragen raadsbrief duiding anonieme brief inzake St. Brogum (vervolg), datum onbekend
Emailberichten 1
2021
9
Gemeente Schouwen-Duiveland, intern mailbericht: wijze waarop teksten en bedragen over Brogum op te nemen in begroting, 20 september 2021
2
2021
11
Gemeente Schouwen-Duiveland, Emailbericht aan 4Advies: Vraag over functie en loonkosten coordinator Brogum, 10 november 2021, incl. reactie 4Advies d.d. 10 november 2021
3
2022
1
Gemeente Schouwen-Duiveland, intern mailberichten, Eerste advies aanstelling interim-directeur Brogum, 26 januari 2022
4
2022
1
St. Brogum, Email aan gemeente Schouwen-Duiveland, Aanstelling interm-directeur Brogum, 26 januari 2022
5
2025
6
Gemeente Schouwen-Duiveland, Emailbericht intern, zaak 467458 Brogum - vragen, 2 juni 2025
26 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Schriftelijke stukken Nr.
Jaar Maand Titelbeschrijving
BIJLAGE 3: BRONNENLIJST
Stichting Brogum 1
2018
3
Stichting Brogum en notaris mr. N.E. Soeters-Schot, Statutenwijziging Stichting Brogum, 27 maart 2018
2
2021
11
Stichting Brogum en dhr. Blikman, Overeenkomst van opdracht interim directeur, 1 november 2021
3
2022
1
Gemeente Schouwen-Duiveland, e-mailwisseling met Brogum, januari 2022
4
2024
3
Gemeente Schouwen-Duiveland, Communicatieplan Brogum, 19 maart 2024
5
2024
4
Synarchis, Budgetbewaking cultuurpodium Brogum, 24 april 2024
6
2024
4
Bureau Bos in opdracht van gemeente Schouwen-Duiveland, Fasedocument Schetsontwerp Cultuurpodium Brogum, 25 april 2024
7
2024
4
Bureau Bos, Investeringskosten poppodium Brogum, fase Structuurontwerp, 19 april 2024
8
2025
3
Kamer van Koophandel, Handelsregeister historie Stichting Brogum, 19 maart 2025
9
2025
5
WEA Accountants, brif aan Stichting Brogum, Controleverklaring onafhankelijke accountant, 28 mei 2025
10
2025
7
Kamer van Koophandel, Handelsregeister historie Stichting Brogum, 17 juli 2025
1
2019
4
Gemeente Schouwen-Duiveland, Initiatiefvoorstel Popodium Brogum, 18 april 2019
2
2021
10
Stichting Brogum, Notulen bestuursvergadering Brogum, 20 oktober 2021
3
2021
11
Stichting Brogum, Notulen bestuursvergadering Brogum, 16 november 2021
4
2022
1
Stichting Brogum, email van voorzitter aan gemeente Schouwen-Duiveland, Bevestiging interim-directeurschap en voorzitterschap, 26 januari 2022
5
2025
4
Voormalig bestuurder St. Brogum, brief aan college en raad Schouwen-Duiveland: addendum verklaring in eerdere brief, april 2025
6
2025
?
Burgers van Schouwen-Duiveland, Open brief aan de raad: dossier St. Brogum, 2025?
7
2025
?
Voormalig bestuurder St. Brogum, brief aan raadsleden Schouwen-Duiveland: St. Brogum, datum onbekend
8
2025
2
St. Brogum, Bestuurlijke verklaring inzake benoeming directeur, 26 februari 2025
9
2025
3
Gemeente Schouwen-Duiveland, Raadsbrief: Duiding anonieme brief inzake stichting Brogum, 12 maart 2025. Incl. bijlage 1: Duiding van het college bij anonieme brief inzake Brogum en bijlage 2: open brief burgers Schouwen-Duiveland: dossier Stichting Brogum.
10
2025
3
Gemeente Schouwen-Duiveland, Technische vragen van fractie CDA : duiding anonieme brief inzake stichting Brogum, 17 maart 2025
11
2025
3
Gemeente Schouwen-Duiveland, Beantwoording technische vragen CDA , 17 maart 2025. Inclusief bijlagen.
Divers
27 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Schriftelijke stukken Nr.
Jaar
Maand Titelbeschrijving
BIJLAGE 3: BRONNENLIJST
Diverse stukken
28 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
's-Gravendijckseweg 60, 2201CZ Noordwijk
071 7370167 / 06 14440746 www.partnersenpropper.nl www.opgavengestuurdwerken.nl