2025.306 Bijlage 2 DocFactory - Definitief verslag audit - gemeente Schouwen-Duiveland (1530354)

6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

De gemeente past waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden. Hierbij maakt ze gebruik van de geldende selectielijst die door de Vereniging der Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn opgesteld. Dit is van toepassing voor zowel analoge als digitale archiefbescheiden. Er zijn geen andere selectielijsten van kracht. Aan alle zaaktypen heeft de gemeente een selectielijstcategorie gekoppeld, inclusief een bewaartermijn.

29

Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Schouwen-Duiveland.

Pagina 23 van 27

Er is nog geen formeel vastgestelde hotspotmonitor. Momenteel wordt hierover overleg gevoerd met het Zeeuws Archief om dit proces te initiëren. De gemeente hanteert wel een onofficiële lijst met hotspots, waarop onder meer de ontwikkeling van Brouwerseiland is opgenomen. De gemeente kent geen achterstanden in de vernietiging van papieren archiefbescheiden; deze worden vernietigd volgens de vastgestelde gemeentelijke selectielijst. Er zijn enkele achterstanden ontstaan bij het vernietigen van digitale informatie.

6.4 Vernietiging en verklaringen

Archiefbescheiden dienen na afloop van de bewaartermijn te worden vernietigd. Dit betreft alle vormen van informatie binnen de organisatie, dus zowel in papieren (analoge) als digitale vorm. Bij het niet tijdig vernietigen van informatie voldoet de gemeente niet aan de bepalingen in de Archiefwet en, indien relevant, die van de AVG en is sprake van overtredingen. De gemeente heeft geen achterstanden in het vernietigen van papieren archiefbescheiden, conform de vastgestelde gemeentelijke selectielijst. Op dit moment voldoet de gemeente niet aan de wettelijke vernietigingstermijnen van digitale informatie. Deze digitale achterstanden in de vernietiging van informatie leiden bovendien tot inefficiënties, zoals overbelasting van systemen en een minder beheersbaar archief. Om de achterstanden in de vernietiging van digitale informatie weg te werken, is de gemeente in overleg met de leveranciers van de systemen om geschikte oplossingen te realiseren. De gemeente heeft op dit moment geen formeel vastgestelde vernietigingsprocedure voor analoge en digitale archieven. Het opstellen van duidelijke procedures is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om een duurzaam en effectief beheer van archieven te waarborgen. Vernietigingslijsten van fysieke archiefbescheiden worden opgesteld met raadpleging van behandelaars, zoals afdelings- of teammanagers.

Deze lijsten worden vervolgens gecontroleerd door het Zeeuws Archief, waarbij de wettelijke bewaartermijnen worden gehanteerd. Na afronding van de controle wordt een verklaring van vernietiging opgesteld en ondertekend door de gemeentesecretaris.

6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen

In de afgelopen 5 jaar heeft het college als archiefzorgdrager geen archiefbescheiden vervreemd buiten de gevallen waarin nieuwe wetgeving dit expliciet voorschrijft voor lopende dossiers of zaken.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente waardeert en selecteert de archiefbescheiden, met gebruik van de VNG-selectielijst. Tegelijkertijd zijn er verbeterpunten die aandacht vereisen, zoals de achterstanden in de vernietiging van digitale archieven en het ontbreken van formele vernietigingsprocedures. De huidige werkwijze toont betrokkenheid bij het zorgvuldig afwegen van de waarde van archiefbescheiden, maar verdere formalisering en het wegwerken van achterstanden zijn noodzakelijk om volledig te voldoen aan wettelijke verplichtingen en een duurzaam beheer te waarborgen. Te ondernemen acties: •

• • •

(6.2) Beschrijf en implementeer formele procedures voor migratie en overbrenging als onderdeel van de audittrail van het archief. Zorg ervoor dat alle informatie, inclusief metadata, volledig wordt overgenomen tijdens migratie. Documenteer alle aspecten van conversies zorgvuldig om verantwoording af te kunnen leggen bij eventueel dataverlies; (6.2) Zorg dat informatie in duurzaam toegankelijke staat verkeert bij overbrenging. Veranker beperkingen op de openbaarheid van informatie al bij de creatie ervan; (6.3) Stel een hotspotmonitor vast en zorg voor een lijst. Dit is wel in samenhang met het SIO; (6.4) Voltooi de benodigde vernietigingen in de daarvoor in aanmerking komende digitale systemen, stel de vernietingsprocedures hiervoor op. Pagina 24 van 27

7. KPI 7 – Overbrenging van archiefbescheiden

Hoofdvraag: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn

Alle analoge archiefbescheiden met een verstreken wettelijke overbrengingstermijn zijn overgebracht naar het Zeeuws Archief. Voor digitale archiefbescheiden is de wettelijke overbrengingstermijn nog niet verstreken, waardoor overbrenging nog niet heeft plaatsgevonden. Procedures voor de digitale overbrenging naar het e-depot van het Zeeuws Archief zijn op dit moment nog niet opgesteld.

7.2 Verklaring van overbrenging Voor alle naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden is een verklaring van overbrenging opgesteld.

7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Er is geen aanvraag tot opschorting van overbrenging ingediend of ontvangen, daar een dergelijke situatie niet aan de orde is geweest.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente geeft uitvoering aan het principe van de Archiefwet door archiefbescheiden na het verstrijken van de wettelijke termijn over te brengen en daarbij de vereiste procedures te volgen. Hiermee handelt de gemeente in lijn met de wettelijke verplichtingen. Aanbevelingen: •

(7.1) Geef prioriteit aan het opstellen en implementeren van digitale overbrengingsprocedures. Dit is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke eisen en om een duurzaam en volledig geborgd overbrengingsproces te realiseren.

Pagina 25 van 27

8. KPI 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen

De gemeente Schouwen-Duiveland brengt permanent te bewaren archiefbescheiden over naar het Zeeuws Archief. De bij het Zeeuws Archief berustende archiefbescheiden zijn ter plaatse kosteloos te raadplegen. In het geval het (laten) maken van kopieën en scans kan het Zeeuws Archief kosten in rekening brengen. De relevante vergoedingen heeft men hiertoe op de eigen website gepubliceerd.30 De tarieven van het Zeeuws Archief zijn gebaseerd op de Regeling tarieven rijksbescheiden. In voorkomende gevallen worden additionele (opzoek- en onderzoeks) kosten in rekening gebracht.

8.2 – 8.3 Beperkingen openbaarheid na overbrenging (ook langer dan 75 jaar)

Bij de overbrenging van archiefbescheiden worden, indien opportuun, beperkingen gesteld aangaande de openbaarheid.

8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik

Het Zeeuws Archief heeft regels geformuleerd aangaande het afwijzen van raadpleging of gebruik, zoals wegens een slechte materiële toestand. Deze regels zijn niet vindbaar via het bezoekersreglement van het Zeeuws Archief, met uitzondering van de procedure voor het aanvragen van toestemming voor het raadplegen van niet-openbare archieven.31 Wel zijn impliciet redenen terug te lezen die kunnen leiden tot (verdere) weigering van raadpleging, zoals het onvoorzichtig omgaan met archiefbescheiden, meenemen van etenswaren en andere gevallen van het niet opvolgen van de regels en aanwijzingen van het personeel.

8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling

Uitleningen van fysieke stukken aan een overheidsorgaan of deskundige instelling hebben zich in de geaudite periode niet voorgedaan. Het Zeeuws Archief beschikt niet over een overzicht van (inhoudelijke en financiële) voorwaarden, alsmede formulieren om uitleningen in goede banen te leiden. Dit is op aanvraag beschikbaar.

8.6 - 8.7 Regulering (fysiek en digitaal) bezoek en gebruik Het Zeeuws Archief beschikt op de eigen website over een pagina met daarin regels die van toepassing zijn bij het afleggen van een bezoek aan de hoofdlocatie in Middelburg of de andere studiezalen. De website biedt de digitale bezoeker voldoende informatie en gelegenheid om de archieven en collecties digitaal te raadplegen.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente voldoet aan de openbaarheidseisen door archiefbescheiden beschikbaar te stellen via het Zeeuws Archief en eventuele beperkingen conform de wet te hanteren.

Aanbevelingen: •

Geen aanbevelingen.

https://www.zeeuwsarchief.nl/plan-je-bezoek/studiezaal/tarieven/, geraadpleegd 14-11-2024. https://www.zeeuwsarchief.nl/plan-je-bezoek/studiezaal/inzage-in-beperkt-openbaar-archief, geraadpleegd 14-11-2024. 30 31

Pagina 26 van 27

Bijlage - Geraadpleegde bronnen en personen • • • • • • • • • • • • • • • • •

Archiefwet 1995. Archiefbesluit 1995. Archiefregeling 2009. Organogram Lijst met verbonden partijen, inclusief verantwoordelijke afdeling Besluit Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019 Mandaatbesluit Handboek v0.1 Kwaliteitsysteem Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland Kwaliteitssysteem Schouwen-Duiveland Controleren zaken handleiding Handboek vervanging post versie 1.1 VAB-verklaring Integrale archiefinspectie 2024 Gemeente Schouwen-Duiveland Nationaal Archief, Handreiking voorkeursformaten (geraadpleegd 2-11-2024). Nationaal Archief, MDTO (geraadpleegd 2-11-2024). “VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Tweede, Geactualiseerde versie april 2013”. Website van Erfgoedcentrum Zeeland inzake e-depot, actuele nieuwsberichten, leges en bezoekersreglement (meerdere malen geraadpleegd).

In het kader van het opstellen van dit document zijn gesprekken gevoerd met de volgende personen: • •

Dhr. J. Villeval, Adviseur Recordmanagement, gemeente Schouwen-Duiveland. Dhr. P. Castel, medewerker bedrijfsvoering, gemeente Schouwen-Duiveland.

Pagina 27 van 27