2025.306 Bijlage 2 DocFactory - Definitief verslag audit - gemeente Schouwen-Duiveland (1530354)

Conceptverslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Schouwen-Duiveland

Door: Versie: Datum:

Jeroen van Groenestijn (DOCFactory) 1.00, definitief 16 januari 2025

In opdracht van:

Provincie Zeeland Muriëlle Meijer (Coördinator Interbestuurlijk Toezicht)

Revisie geschiedenis Versie 0.01

Revisie Eerste concept, bestemd voor interne review

0.02

Tweede concept, bestemd voor externe review door de gemeente SchouwenDuiveland Derde concept, opmerkingen gemeente verwerkt

0.03 0.04

Vierde concept, aanbevelingen en actiepunten toegevoegd

0.05

Vijfde concept, voor Provincie Zeeland

1.00

Definitieve versie, geaccordeerd door de provincie

Pagina 2 van 27

Door Peter, Glebbeek, Jeroen van Groenestijn Jeroen van Groenestijn

Datum 15-11-2024

Peter, Glebbeek, Jeroen van Groenestijn Peter Glebbeek, Jeroen van Groenestijn Jeroen van Groenestijn, Peter Glebbeek Jeroen van Groenestijn, Peter Glebbeek

9-12-2024

29-11-2024

14-12-2024 20-12-2024 16-1-2025

Inhoudsopgave i. Managementsamenvatting................................................................................................. 5 ii. Verantwoording ............................................................................................................... 7 ii.1 KPI-procedure ............................................................................................................ 7 ii.2 Verslaglegging ............................................................................................................ 8 iii. De Kritische Prestatie Indicatoren ..................................................................................... 9 1. KPI 1 - Lokale regelingen ............................................................................................ 10 1.1 – 1.2 Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer ................................................ 10 1.3 Strategisch Informatie Overleg ................................................................................ 10 1.4 Wijziging van overheidstaken .................................................................................. 10 1.5 – 1.6 – 1.7 Gemeenschappelijke Regelingen/Mandaatregeling archiefzorg/ Uitbestede archiefbeheertaken ......................................................................................................

10 1.8 Publicatie en bekendmaking .................................................................................... 11 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 11 2. KPI 2 - Middelen en mensen ........................................................................................ 12 2.1 – 2.2 – 2.3 Middelen/ Mensen kwantitatief ten behoeve van beheer/ Mensen kwalitatief ten behoeve van beheer .................................................................................................... 12 2.4 Mensen kwantitatief ten behoeve van toezicht ........................................................... 13 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 13 3. KPI 3 - Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot ............................................... 15 3.1 Archiefruimte en applicaties .................................................................................... 15 3.2 Archiefbewaarplaats voor analoge archiefbescheiden .................................................. 16 3.3 E-depot ................................................................................................................ 16 3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan ........................................................................

16 3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming ................................................................ 16 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 17 4. KPI 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht ...................................................................... 18 4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer .............................................................................. 18 4.2 Archieforganisatie/ kwaliteitszorg/ benchmark ........................................................... 18 4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris ......................................................................... 18 4.4 Verslag toezicht archiefbeheer ................................................................................. 18 4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats ......................................................................... 19 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 19 5. KPI 5 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ...................................................................................................................................... 20 5.1 Geordend overzicht ................................................................................................

20 5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal ............................................................. 21 5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal ...................................... 21 5.4 Duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers analoog ................................... 21 Pagina 3 van 27

5.5 Duurzame verpakkingsmeterialen bij opslag analoog .................................................. 21 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog ....................................................................... 21 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer ............................................................. 21 5.8 Aanvullende metagegevens digitaal .......................................................................... 22 5.9 Opslagformaten ..................................................................................................... 22 5.11 Voorzieningen compressie en encryptie ................................................................... 22 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 22 6. KPI 6 - Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .......................................................................................................... 23 6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen ...................................................................... 23 6.2 Converteren en migreren ........................................................................................ 23 6.3 Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst .....................................................

23 6.4 Vernietiging en verklaringen .................................................................................... 24 6.5 Vervreemding, besluiten en verklaringen .................................................................. 24 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 24 7. KPI 7 – Overbrenging van archiefbescheiden ................................................................. 25 7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn ............................................................ 25 7.2 Verklaring van overbrenging ................................................................................... 25 7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering................................................................ 25 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 25 8. KPI 8 – Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ................................... 26 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen .................................................................... 26 8.2 – 8.3 Beperkingen openbaarheid na overbrenging (ook langer dan 75 jaar) .................. 26 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik ..............................................................................

26 8.5 Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling .......................................... 26 8.6 - 8.7 Regulering (fysiek en digitaal) bezoek en gebruik ............................................... 26 Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties ...................................................... 26 Bijlage - Geraadpleegde bronnen en personen ...................................................................... 27

Pagina 4 van 27

i. Managementsamenvatting

Aan de hand van vastgestelde prestatie-indicatoren wordt in dit verslag de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente Schouwen-Duiveland geëvalueerd. Daarbij wordt gekeken in hoeverre aan de eisen van de Archiefwet en -regelgeving wordt voldaan. Dit verslag maakt deel uit van het interbestuurlijke toezicht dat de Provincie Zeeland uitoefent op het als risicovol beschouwde toezichtdomein archief- en informatiebeheer. De gemeente heeft een stevige basis gelegd voor de uitvoering van haar wettelijke taken op het gebied van archiefbeheer en informatiehuishouding. Belangrijke processen en maatregelen functioneren naar behoren en tonen een duidelijke inzet om duurzaam en toekomstbestendig informatiebeheer te realiseren. Tegelijkertijd blijven er aandachtspunten die om versterking en professionalisering vragen. Dit betreft met name het oplossen van achterstanden, het formaliseren van beleid en het verbeteren van technische en organisatorische processen. Ook de bewustwording binnen de organisatie en de consistentie in naleving van interne richtlijnen verdienen structurele aandacht. Hoewel de voortgang positief is, blijven gerichte maatregelen noodzakelijk om op alle fronten te voldoen aan wettelijke eisen en om de informatiehuishouding blijvend te optimaliseren. De gemeente Schouwen-Duiveland heeft het volgende op orde (score groen): • • • • •

De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn aanwezig. Ook is er een SIO ingesteld; De gemeente beschikt over een kwaliteitssysteem dat wordt toegepast; dit is ook van toepassing bij het handboek vervanging; De gemeente hanteert een lijst met voorgeschreven bestandsformaten; Er zijn geen achterstanden bij de vernietiging en overbrenging van papieren archiefbescheiden; De gemeente voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet.

Voor het volgende is aandacht benodigd (score oranje): •

• •

• • • •

• • •

Stel een informatiebeleidsplan op, waarin standaarden zoals MDTO en duurzame digitale toegankelijkheid worden geborgd; neem hierbij ook aansluiting op het e-depot mee. Betrek het DIV-team vroegtijdig bij de aanschaf en inrichting van nieuwe applicaties; Maak uniforme afspraken over informatie-registratie in alle applicaties en formaliseer het gebruik van standaarden voor digitaal informatiebeheer; Veranker migratie- en overbrengingsprocedures binnen de organisatie door deze vast te leggen en zorgvuldig te documenteren. Zorg dat informatie, inclusief metadata, volledig en duurzaam toegankelijk blijft bij migratie of overbrenging; Zorg ervoor dat beperkingen op openbaarheid van informatie al bij creatie worden vastgesteld en gedocumenteerd; Werk achterstanden op het gebied van digitale archivering volledig weg en realiseer de vernietiging van digitale archiefbescheiden in systemen conform wettelijke richtlijnen, onder meer in samenwerking met leveranciers; Ontwikkel een gedetailleerd en actueel overzicht van archiefmateriaal en ontsluit niet-toegankelijke archieven volgens een vastgesteld plan; Stel een overkoepelend opleidingsplan op voor het DIV-team en zorg voor kennisdeling en continuïteit door eventuele uitbreiding van het team.

Borg dat het DIV-team proactief handelt en veranker instructies en richtlijnen stevig binnen de organisatie; Borg structurele monitoring van de archiefruimte, inclusief waarschuwingen bij overschrijdingen; Formuleer een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefruimte om risico’s te minimaliseren; Stel de hotspotmonitor in.

Pagina 5 van 27

Aangaande het volgende is (directe) actie benodigd (score rood): •

Geen elementen geformuleerd.

Pagina 6 van 27

ii. Verantwoording

De Provincie Zeeland fungeert als toezichthouder voor de Zeeuwse gemeenten op diverse beleidsdomeinen, onder andere op het domein Archief- en Informatiebeheer. Op 14 februari 2023 heeft Gedeputeerde Staten (GS) van Zeeland het beleidskader Generiek Toezicht 2023-2027 vastgesteld. In dit beleidskader beschrijft de Provincie de focus en doelstellingen van het toezicht voor de komende periode. Met de doorontwikkeling van het generiek Interbestuurlijk Toezicht (IBT) wil de Provincie Zeeland de kwaliteit van het openbaar bestuur in Zeeland borgen, waarbij toezicht dient om gemeenten en het waterschap te controleren op de (juiste) uitvoering van hun medebewindstaken. IBT heeft niet als doel om de kwaliteit van de taakuitvoering te verbeteren, maar wel als doel het voorkomen dat wettelijke taken niet (correct) worden uitgevoerd. In een recente verkenning onder de Zeeuwse ambtenaren werd positief aangekeken tegen een toekomstige monitor van het IBT. Deze monitor maakt de verschillen tussen de overheidsorganisaties zichtbaar en bewerkstelligt de onderlinge afstemming en samenwerking tussen gemeenten, waterschap en/of de provincie. Tegelijkertijd kunnen GS aan de hand van de verkregen inzichten indien nodig in gesprek gaan met de gemeenten. Het is natuurlijk van belang dat het Integraal Overzicht van het IBT voorzien wordt van de juiste informatie.

Binnen het toezichtsdomein Archief en Informatie ontbreekt vooralsnog een nulmeting waardoor een beginpunt ontbreekt aan de hand waarvan gemeenten en het waterschap gemonitord kunnen worden, zoals op de voortgang ten aanzien van digitalisering en/of data gedreven werken. De Provincie Zeeland heeft er in het kader van het data gedreven werken belang bij dat de informatiehuishouding bij gemeenten en het waterschap inzichtelijk is, op orde is en een vertrekpunt is bepaald.

ii.1 KPI-procedure Om een betrouwbare nulmeting te verkrijgen die vervolgens als uitgangspunt kan dienen voor monitoring in de toekomst, heeft de Provincie besloten om gebruik te maken van de methodiek die de Vereniging van Nederlandse Gemeenten hanteert en bestaat uit 8 Kritische Prestatie Indicatoren (zogenaamde KPI’s) en is gebaseerd op de horizontale verantwoording.1 De methodiek is alom bekend doordat deze binnen Nederland breed wordt toegepast. Belangrijke redenen hiervoor zijn dat de methodiek zich sinds de vaststelling in 2011 heeft bewezen als transparant met oplevering van onderling voldoende (objectieve) vergelijkingsmogelijkheden qua informatiehuishouding. Derhalve is er voldoende draagvlak bij de gemeenten en het waterschap voor de toepassing hiervan. Het verslag dat u in handen heeft, maakt deel uit van de nulmeting in opdracht van de Provincie en brengt de situatie in kaart. In dit verslag worden de KPI’s voorzien van beoordelingen. Deze beoordelingen zijn: • • •

Adequaat, geen actie benodigd; gevisualiseerd door de kleur groen. Redelijk adequaat, aandacht benodigd; gevisualiseerd door de kleur oranje. Niet-adequaat, onvoldoende en (liefst directe) actie benodigd, gevisualiseerd door de kleur rood.

Is de score van alle KPI’s groen, dan wordt volledig voldaan aan de vereisten die de Archiefwet stelt, te weten het in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden van informatie. En met deze basis is men in staat te voldoen aan de verantwoordelijkheden en taken die zij heeft. Dit rapport maakt, al eerder aangehaald, deel uit van de nulmeting die DOCFactory in opdracht van de Provincie uitvoert. De resultaten van dit verslag worden, na controle op de juistheid van de weergegeven feiten, gebundeld met de verslagen van de andere organisaties tot het rapport nulmeting, waardoor een betrouwbare en onderling voldoende vergelijkbare nulmeting ontstaat die alle Zeeuwse gemeenten en het waterschap betreft.

1

kpis.

https://vng.nl/publicaties/horizontale-verantwoording-archiefwet-1995-via-kritische-prestatie-indicatoren-

Pagina 7 van 27

De Provincie presenteert het rapport nulmeting uiteindelijk in een plenaire sessie aan de gemeenten en het waterschap.

ii.2 Verslaglegging Voor het verkrijgen van voldoende betrouwbare informatie over de stand van zaken in 2024 is de volgende werkwijze gehanteerd: •

Mededeling van de Provincie Zeeland aan gemeenten en het waterschap dat de eerder beschreven nulmeting zal plaatsvinden aan de hand van een gedefinieerd proces. • Weging van de op verzoek toegezonden toezichtsrapportages op basis van volledigheid en actualiteit: o Indien voldoende bevonden is dit medegedeeld aan de betreffende organisatie, waarbij geen vervolgacties nodig zijn geweest. o Indien onvoldoende bevonden werd de betreffende organisatie verzocht aan de hand van een sjabloon documenten toe te sturen en zich voor te bereiden op een inspectiebezoek door Adriaan Gaastra, Jeroen van Groenestijn of Peter Glebbeek van DOCFactory.2 • De noodzakelijke bezoeken, met als doel nadere toelichting te verkrijgen, zijn in oktober 2024 uitgevoerd. • In november zijn de verslagen opgesteld, met gebruikmaking van de ontvangen documenten en de toelichtende gesprekken. • Na controle op feitelijke (on)juistheden zijn de resultaten van de verslagen verwerkt in het rapport nulmeting. • Op basis van de vragenlijsten en de toelichtende gesprekken heeft Jeroen van Groenestijn dit verslag opgesteld. Wij danken onze gesprekspartners hartelijk voor hun inzet, tijd en bijdragen aan de totstandkoming van dit verslag.

Bij het geheel niet voorhanden zijn van een rapportage werd altijd een verzoek tot het aanleveren van documenten en het maken van een afspraak voor een bezoek gedaan. 2

Pagina 8 van 27

iii. De Kritische Prestatie Indicatoren

Het verslag volgt de opbouw van de 8 KPI’s zoals deze in 2020 door de VNG zijn geactualiseerd. Deze zijn de volgende: 1. Lokale regelingen – voldoen de gemeentelijke regeling aan de wettelijke eisen? Zie verder 1. 2. Middelen en mensen – kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Zie verder 2. 3. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot - zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Zie verder 3. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht - werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Zie verder 4. 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Zie verder 5. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Zie verder 6. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden - brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Zie verder 7. 8. Ter beschikking stelling overgebrachte archiefbescheiden - voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Zie verder 8.

Pagina 9 van 27

1. KPI 1 - Lokale regelingen

Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

1.1 – 1.2 Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer

De raad van de gemeente heeft op 23 maart 2021 conform artikelen 30 (eerste lid) en 32 (tweede lid) van de Archiefwet 1995 de Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 20193 vastgesteld. Het Besluit Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 20194 vormt een nadere vastgestelde uitwerking van deze archiefverordening en is van kracht vanaf 23 maart 2019. De directeur van het Zeeuws Archief is aangesteld als gemeentearchivaris. Het relevante toezicht is gebaseerd op artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995. Daarin wordt bepaald dat de gemeentearchivaris onder bevelen van het college van burgemeester en wethouders is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995. Naast de Archiefwet 1995 betreft dat het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling 2009 en de daaruit voortvloeiende Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2019 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019. In het Besluit Informatiebeheer is de gemeentearchivaris, belast met het toezicht op de naleving van de wettelijke bepalingen voor het beheer van niet-overgebrachte gemeentearchieven.5 De Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2019 besteedt aandacht aan de taken en verantwoordelijkheden van de beheerder in artikel 2 en de verantwoording van burgemeester en wethouders in artikel 3.

Het Besluit Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019

1.3 Strategisch Informatie Overleg

Het college van Burgemeester en Wethouders heeft een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld6, bestaande uit de gemeentesecretaris, de gemeentearchivaris (Zeeuws Archief), de Strategisch Medewerker Informatiebeleid en het Afdelingshoofd van Bedrijfsvoering. De realisatie van een hotspotmonitor, gestart vanuit het SIO, heeft nog niet plaatsgevonden. Hierover wordt op dit moment nog overleg gevoerd met het Zeeuws Archief om dit op te kunnen starten. (Zie ook KPI 6.3).

1.4 Wijziging van overheidstaken Dergelijke situaties hebben zich in de afgelopen periode niet voorgedaan, waardoor geen voorzieningen omtrent archiefbescheiden zijn getroffen bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan.

1.5 – 1.6 – 1.7 Gemeenschappelijke Regelingen/Mandaatregeling archiefzorg/ Uitbestede archiefbeheertaken

De gemeente beschikt over een register van Gemeenschappelijke Regelingen waarin de gemeente participeert, te raadplegen via Overheid.nl7. Hierin zijn alle gemeenschappelijke regelingen opgenomen waar de gemeente aan deelneemt. De gemeente Schouwen-Duiveland is aangesloten bij zes Gemeenschappelijke Regelingen, bij geen van deze regelingen is de gemeente Schouwen-Duiveland centrumgemeente voor de archivering. Gedurende de auditperiode hebben zich hierin geen significante wijzigingen voorgedaan. Tijdens de recente integrale archiefinspectie8 is geconstateerd dat er onvoldoende afspraken zijn gemaakt met verbonden partijen over verantwoordelijkheden en de duurzame toegankelijkheid van informatie. Hoewel een lijst van verbonden partijen beschikbaar is, ontbreekt het aan duidelijke afspraken voor de borging van gemeentelijke informatie. Dit brengt risico’s met zich mee, zowel bij bestaande samenwerkingsverbanden als bij nieuwe overeenkomsten.

Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2019. Besluit Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019. 5 Besluit Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019. 6 Besluit Informatiebeheer, artikel 2. 7 Zie Overheid.nl (geraadpleegd 6-10-2024). Hier staat dat De gemeente op 8-11-2024 heeft aangegeven dat de weergegeven informatie actueel en bijgewerkt is. 8 Bron: Integrale archiefinspectie gemeente Schouwen-Duiveland 2024 (3 oktober 2024). 3 4

Pagina 10 van 27

De gemeente heeft twee dienstverleningsovereenkomsten met het Zeeuws Archief, waarin archiefbeheer, archieftoezicht9 en aansluiting op het e-depot10 zijn geregeld. De mandateringslijst, behorend bij het Mandaatbesluit11 van 1 september 2023, voorziet expliciet in de mandatering van de archiefzorg op basis van de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit.

1.8 Publicatie en bekendmaking De gemeente Schouwen-Duiveland publiceert al haar besluiten en officiële bekendmakingen via de website www.officielebekendmakingen.nl12. Op deze website kunnen het gemeenteblad, bekendmakingen en andere officiële publicaties eenvoudig worden geraadpleegd door inwoners en belanghebbenden.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeentelijke regelingen voldoen in grote lijnen aan de wettelijke eisen. Eventuele aandachtspunten worden waar nodig opgepakt om volledig aan de vereisten te blijven voldoen. Aanbevelingen: • •

(1.3) Stel een Strategisch Informatie Overleg in (zie ook KPI 6.3); (1.5 – 1.6 – 1.7) Maak duidelijke afspraken met verbonden partijen over verantwoordelijkheden en de duurzame toegankelijkheid van informatie. Zorg voor structurele borging van gemeentelijke informatie in zowel bestaande als nieuwe samenwerkingsverbanden.

Zoals beschreven in de Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer en Archieftoezicht Gemeente SchouwenDuiveland Zeeuws Archief. 10 Zoals beschreven in de Dienstverleingingsovereenkomst Zeeuws e-Depot gemeente Schouwen-Duiveland. 11 Mandaat- en volmachtbesluit gemeente Schouwen-Duiveland 2020 12 Te raadplegen middels de website www.officielebekendmakingen.nl 9

Pagina 11 van 27

2. KPI 2 - Middelen en mensen

Hoofdvraag: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

2.1 – 2.2 – 2.3 Middelen/ Mensen kwantitatief ten behoeve van beheer/ Mensen kwalitatief ten behoeve van beheer De teams ICT en Informatie & Ondersteuning (I&O) vallen samen onder één afdeling, waarbij Documentaire Informatievoorziening (DIV) 2 jaar geleden is samengevoegd met IT. IT bestaat uit meerdere teams, waaronder het team Zaaksysteem, team Applicatiebeheer en team Systeembeheer. Het Team I&O bestaat uit ongeveer 20 medewerkers, waarvan het Klant Contact Centrum (KCC) de grootste afdeling vormt. De IT-afdeling telt eveneens circa 20 medewerkers. Team DIV, dat exclusief verantwoordelijk is voor informatiebeheer, bestaat uit 4 medewerkers. Wat betreft opleidingen binnen DIV heeft één medewerker bestuurskunde gestudeerd en een traineeship in informatiemanagement afgerond. De overige DIV-medewerkers hebben archiefopleidingen gevolgd, minimaal op SOD-1-niveau. Voor de afdeling is op dit moment geen overkoepelend opleidingsplan opgesteld; opleidingen worden op individuele basis gepland, afhankelijk van behoefte en beschikbaarheid. Ondanks het ontbreken van een overkoepelend opleidingsplan kunnen de wettelijke eisen binnen informatiebeheer worden uitgevoerd. Het geringe verloop binnen de DIV-groep — veel medewerkers werken al meer dan 10 jaar bij de gemeente, sommigen sinds de oprichting in 1997 — heeft bijgedragen aan een stabiele opbouw van kennis en ervaring.

Zoals ook staat te lezen in het voorgaande toezichtsrapportage13, is het echter van belang om de kennisdeling binnen het DIV-team te versterken en het team waar nodig uit te breiden. Dit bevordert de onderlinge vervangbaarheid en waarborgt de continuïteit en kwaliteit van het informatiebeheer. De huidige taakverdeling binnen het team maakt de gemeente kwetsbaar, doordat specifieke expertise vaak afhankelijk is van individuele medewerkers in plaats van een stabiele groepsstructuur. De vaststellingen en conclusies uit de recente KPI-rapportage van het Zeeuws Archief, zoals opgenomen in het rapport Integrale archiefinspectie gemeente Schouwen-Duiveland 2024, worden in deze rapportage opnieuw gesignaleerd en dienen als aanvullende onderbouwing. “…Het DIV-team heeft momenteel vooral een ondersteunende rol en gaat onvoldoende de organisatie in om medewerkers te wijzen op het belang van archiveren. Daarnaast zijn instructies en richtlijnen over bijvoorbeeld archivering in het zaaksysteem niet bekend bij de medewerkers, waardoor er geen uniforme werkwijze is binnen de organisatie. Het is belangrijk dat het DIV-team een meer proactieve rol aanneemt en de instructies en richtlijnen stevig verankert in de organisatie. Dit vraagt de ondersteuning van het management, zodat het DIV-team deze rol in de organisatie goed kan vervullen.

Als de DIV-afdeling niet proactief is en handreikingen en instructies over archivering niet bekend zijn in de organisatie, bestaat het risico dat medewerkers informatie op een verkeerde of niet eenduidige manier archiveren. Dit kan leiden tot moeilijkheden bij het terugvinden van belangrijke informatie, verlies van waardevolle gegevens en problemen bij de ambitie om datagedreven te werken. Daarnaast bestaat de kans dat de organisatie besluiten neemt op basis van incomplete of onjuiste informatie. Het DIV-team biedt momenteel alleen trainingen aan nieuwe medewerkers over bijvoorbeeld archivering en het gebruik van het zaaksysteem. Deze trainingen worden niet opnieuw gegeven in de loopbaan van medewerkers van de gemeente. Het is belangrijk om regelmatig trainingen door het DIV-team aan te bieden aan alle medewerkers. Zonder voortdurende sturing van het DIV-team,

13

Integrale archiefinspectie gemeente Schouwen-Duiveland 2024, pagina 4 en 5.

Pagina 12 van 27

blijft het informatiebewustzijn in de organisatie achter. Dat leidt tot een lagere kwaliteit van de informatie binnen de organisatie…” De gemeente, met circa 300 ambtenaren, werkt in principe volledig digitaal. Met betrekking tot bijvoorbeeld inkomende post worden alle binnengekomen papieren stukken direct vervangen, waarna de scans naar de afhandelaars worden gerouteerd. Binnen de organisatie is vastgesteld dat het kennisniveau over interne richtlijnen voor informatiebeheer varieert. Hoewel alle medewerkers over een basisniveau beschikken om met deze richtlijnen te werken, verschilt de mate van verdiepte kennis per afdeling en/of medewerker. Om gebruikers optimaal te ondersteunen, worden applicaties ingericht volgens het principe archiving by design. Hierbij leiden workflows gebruikers door processen om het beheer te vereenvoudigen en de kennis praktisch toepasbaar te maken. Deze aanpak heeft sinds de implementatie bijgedragen aan een betere inbedding van informatiebeheer binnen de organisatie. De vraag of specifieke informatie archiefwaardig is, blijft een complexe uitdaging. De organisatie maakt gebruik van Teams en Office 365, waarbij bewustwording een belangrijk aandachtspunt is, mede in het kader van de Wet open overheid (WOO). In dit verband heeft het projectteam WOO vorig jaar een brede bewustwordingscampagne uitgevoerd, waarin informatiebeheer centraal stond.

Deze campagne leverde waardevolle feedback op. Tot slot is er een nauwe samenwerking tussen het Zeeuws Archief en DIV, met regelmatig direct overleg en gezamenlijke inspanningen op het gebied van toezicht, archiefbeheer en naleving van wettelijke verplichtingen. Achterstanden Er zijn geen achterstanden in vernietiging van analoge archiefbescheiden. Ten aanzien van de vernietiging van digitale archiefbescheiden dient de kanttekening te worden gemaakt dat hier wel sprake is van enkele achterstanden. Met name in het Zaaksysteem(.nl) waar de vernietigingsfunctionaliteit niet naar behoren functioneert, is dit het geval. Het vernietigen van grote aantallen zaken, zoals 10.000 zaken tegelijk, resulteert momenteel in foutmeldingen. In samenspraak met de leverancier wordt hieraan gewerkt, en op zeer korte termijn wordt een nieuwe release verwacht die bulkvernietiging mogelijk maakt. Hierdoor kan de beperkte achterstand in digitale vernietiging worden ingelopen.

2.4 Mensen kwantitatief ten behoeve van toezicht Het toezicht op de naleving van de archiefwet- en regelgeving wordt uitgevoerd door het Zeeuws Archief, onder verantwoordelijkheid van de directrice. Archiefinspecteurs voeren periodieke controles uit. Daarnaast heeft de gemeente elke 2 weken overleg met het Zeeuws Archief over lopende zaken.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente heeft een solide basis voor informatiebeheer, maar er zijn verbeterpunten die aandacht verdienen. Het versterken van kennisdeling, het uniformeren van werkwijzen en het structureel aanpakken van technische uitdagingen zijn belangrijke aandachtspunten. Een proactievere inzet van het DIV-team, gecombineerd met gerichte maatregelen, zal bijdragen aan de continuïteit en kwaliteit van het informatiebeheer. Hierdoor kan de organisatie haar doelstellingen op dit gebied effectiever realiseren. Te ondernemen acties: • •

(2.1 – 2.2 – 2.3) Stel een overkoepelend opleidingsplan op voor Team DIV, afgestemd op de toekomstige ambities van de gemeente; (2.1 – 2.2 – 2.3) Versterk kennisdeling binnen het DIV-team en breid het team indien nodig uit om vervangbaarheid en continuïteit te waarborgen;

Pagina 13 van 27

• • •

(2.1 – 2.2 – 2.3) Laat het DIV-team proactief handelen en veranker instructies en richtlijnen stevig binnen de organisatie; (2.1 – 2.2 – 2.3) Maak richtlijnen en instructies over archivering, zoals het zaaksysteem, breed bekend en organiseer regelmatige trainingen voor alle medewerkers om kennis actueel te houden; (2.1 – 2.2 - 2.3) Werk digitale achterstanden volledig weg.

Pagina 14 van 27

3. KPI 3 - Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1 Archiefruimte en applicaties

De gemeente beschikt over een archiefruimte, gelegen in het gemeentehuis aan de Laan van St. Hilaire 2 in Zierikzee. In deze ruimte worden onder meer de op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden van de gemeente bewaard. De ruimte is geconditioneerd en wordt dagelijks door medewerkers gecontroleerd. Er wordt echter geen structurele monitoring van klimatologische waarden uitgevoerd. De archiefruimte voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling en het Archiefbesluit. De meest recente controle heeft plaatsgevonden in 2024 14. Applicaties De gemeente beschikt over Zaaksysteem.nl15 en NotuBiz16, die functioneren als digitale archieven en worden beheerd door DIV. Indien een koppeling niet mogelijk is, wordt met leveranciers naar alternatieve oplossingen gezocht. Hoewel er inzicht is in de documenten die in andere systemen worden aangemaakt, zijn processen voor bewaren en vernietigen nog niet volledig uitgewerkt. De gemeente beschikt over een basaal overzicht van de gebruikte applicaties17. Dit overzicht wordt verder ontwikkeld om volledigheid en gebruiksvriendelijkheid te waarborgen. Tegelijkertijd heeft de gemeente rudimentair zicht op ontbrekende functionaliteiten binnen deze applicaties. In sommige gevallen wordt met leveranciers overlegd om deze functionaliteiten aan te passen of aan te vullen18.

Bij grote applicaties, zoals de Burgerzakensuite, sociaal-domeintoepassingen, ruimtelijke applicaties (RxMission), financiële systemen (Coda), Onventis en Afas, wordt momenteel onderzocht welke aanvullende functionaliteiten noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor vernietiging of migratie/conversie van archiefbescheiden. Sinds de introductie van het zaaksysteem in 2017 was de visie om zoveel mogelijk processen in dit systeem onder te brengen. Dit blijkt echter niet volledig haalbaar, waardoor de focus is verschoven naar het realiseren van koppelingen met andere systemen om archivering te waarborgen. Deze aanpak wordt momenteel verder uitgewerkt. Grip op informatiebeheer en de digitale werkomgevingen De gemeente heeft verder inspanningen geleverd om meer grip te krijgen op het informatie- en applicatielandschap. In samenwerking met het Zeeuws Archief is een grote opschoning uitgevoerd bij de migratie van netwerkschijven, met toestemming van de afdelingsmanagers en het Zeeuws Archief. Microsoft Teams wordt uitsluitend gebruikt als samenwerkings- en werksysteem, niet als archief. Om na de implementatie van Teams grip op het gebruik te behouden, heeft de gemeente informatiebeleid geformuleerd. Door middel van structurele toetsing, zoals maandelijkse overzichten van actieve Teams, wordt deze grip geborgd.

Teams die langer dan een jaar niet actief zijn, worden geëvalueerd in overleg met de eigenaar en, indien nodig, verwijderd. Dit voorkomt wildgroei en waarborgt een beheersbare structuur. Teams met slechts één of geen leden worden eveneens beoordeeld. Definitieve stukken moeten altijd in het zaaksysteem worden opgeslagen om de informatiebeheersing te waarborgen. Voor e-mail geldt het advies om correspondentie via het zaaksysteem te versturen. E-mails die via Outlook binnenkomen, moeten handmatig aan de juiste dossiers in het zaaksysteem worden toegevoegd. Bewustwording blijft hierbij een aandachtspunt, mede in het kader van de WOO. De gemeente zet in op bewustwording bij medewerkers om e-mails correct te archiveren. De gemeente volgt het advies van het Zeeuws Archief door de Capstone-methodiek toe te passen voor sleutelfunctionarissen, zoals wethouders, raadsleden en de griffier, terwijl voor de rest van de organisatie de nadruk ligt op bewustwording en correct e-mailbeheer.

Bron: Integrale archiefinspectie gemeente Schouwen-Duiveland 2024. Voor meer informatie ten aanzien van Zaaksysyteem.nl raadpleeg de GEMMA softwarecatalogus 16 Voor meer informatie ten aanzien van NotuBiz raadpleeg de GEMMA softwarecatalogus 17 Zie KPI 5.1 18 Zie KPI 5.1 14 15

Pagina 15 van 27

3.2 Archiefbewaarplaats voor analoge archiefbescheiden

Het Zeeuws Archief beheert namens de gemeente Schouwen-Duiveland de archiefbewaarplaats, die is gevestigd in de Zeeuws Archief-dependance in Zierikzee. Deze aanwijzing is formeel vastgelegd in documenten zoals dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s), archiefverordeningen, besluiten en beheerregelingen informatiebeheer. De archiefbewaarplaats is grotendeels in kaart gebracht en ontsloten. Een klein deel van de archiefbescheiden wacht nog op ontsluiting en toevoeging aan bestaande dossiers om deze volledig inzichtelijk en toegankelijk te maken. Het betreft papieren documenten die zijn aangetroffen in kasten en bureaus binnen het gemeentehuis, waar, mede als gevolg van de invoering van het flexwerken, vaste werkplekken zijn verdwenen. Het gebruikte depot wordt gemonitord op klimaat, eventueel ongedierte en de mogelijke aanwezigheid van schimmels. Er zijn uitgebreide instructies inzake de juiste opslag, hantering van fysieke archiefstukken, de schoonmaak, het in quarantaine houden, de constatering en bestrijding van schimmels aanwezig. Hier wordt actief op gemonitord en, indien noodzakelijk gevonden, op bijgestuurd.

3.3 E-depot

De gemeente is aangesloten bij het e-depot van het Zeeuws Archief en bereidt momenteel archiefbescheiden voor op overbrenging. Hoewel er nog geen archiefbescheiden zijn overgebracht, wordt samen met leveranciers en het Zeeuws Archief getest met testsets om het proces te optimaliseren. Bij sommige leveranciers, zoals Xxllnc19, verloopt dit moeizaam vanwege uitdagingen met exportmodules die niet volledig aansluiten en verschillen tussen standaarden (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) naar Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO). Dit proces bevindt zich nog in een vroeg stadium en is gaande. Voor Notubiz bevindt de gemeente zich in de eindfase van de testfase. Een RMA-module is in het systeem ingebouwd, waarmee evenementen kunnen worden voorbereid voor overbrenging naar de recordmanagementmodule. Dit omvat onder andere audio-opnamen vanaf 2008. Na voltooiing worden deze gegevens geëxporteerd naar het e-depot.

3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan

De archiefruimte maakt geen onderdeel uit van het risicoprofiel, beleids- en crisisplan. Voor deze ruimte en de daarin aanwezige archiefbescheiden zijn geen specifieke procedures opgenomen met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van cultuurhistorisch waardevolle objecten. Ten aanzien van de archiefbewaarplaats in Zierikzee besteedt de Veiligheidsregio Zeeland in haar beleid en plannen (crises, rampen) geen specifieke aandacht aan het Zeeuws Archief. Het concept auditrapport Verslag Audit Zeeuws Archief biedt een gedetailleerdere inzage in deze situatie. Voor aanvullende informatie wordt verwezen naar dit verslag.

3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt niet over een veiligheidsplan met een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefruimte. Daarnaast is de gemeente aangesloten op het e-depot van het Zeeuws Archief, maar is er nog niets naar dit e-depot overgebracht. Ten aanzien van de archiefbewaarplaats is bij het Zeeuws Archief veel aandacht voor veiligheid, calamiteiten en ontruiming. Dit betreft zowel de gebouwontruiming zelf als de archieven en collecties. Dit vertaalt zich in actuele en uitgebreide(beleids)documenten, zoals checklists, telefoonlijsten, flowcharts te gebruiken bij calamiteiten, collectiehulpverleningsorganisatie, -beleid en -plan (afgekort tot CHV) en ontruimingsplattegronden. Het auditrapport Verslag Audit Zeeuws Archief biedt een uitgebreidere toelichting op deze materie. Voor aanvullende informatie kunt u dit verslag raadplegen.

19

Voor meer informatie ten aanzien van Xxlnnc, zie de GEMMA Softwarecatalogus.

Pagina 16 van 27

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente heeft een solide basis gelegd voor het beheer van fysieke en digitale archieven, maar er zijn nog verbeteringen nodig om aan alle vereisten volledig te voldoen. De fysieke archiefruimte voldoet aan de gestelde normen en wordt gecontroleerd, maar structurele monitoring van klimatologische waarden ontbreekt. De aansluiting op het e-depot van het Zeeuws Archief toont vooruitgang, hoewel technische uitdagingen verdere aandacht vragen. De processen voor digitaal archiveren en vernietigen zijn in ontwikkeling, maar nog niet volledig uitgewerkt. Het informatiebeleid en de samenwerking met het Zeeuws Archief versterken de grip op het beheer, maar bewustwording en correcte archivering blijven aandachtspunten. Over het geheel genomen is sprake van een stabiele basis met ruimte voor verdere optimalisatie. Te ondernemen acties: • • • • •

(3.1) Implementeer structurele monitoring van de archiefruimte met geautomatiseerde drempelwaarden voor waarschuwingen bij overschrijdingen; (3.1) Maak systemen compliant voor vernietiging van archiefmateriaal onder meer door samenwerking met leveranciers voort te zetten; (3.1) Detailleer het basale overzicht van archiefmateriaal verder; (3.2) Ontsluit het niet-toegankelijke archief, stel een planning op en voer de werkzaamheden uit; (3.5) Stel een calamiteiten- en ontruimingsplan op voor de archiefruimte.

Pagina 17 van 27

4. KPI 4 – Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: werkt de informatiehuishouding?

gemeente

structureel

aan

de

kwaliteit(sverbetering)

van

haar

4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer

De gemeente Schouwen-Duiveland werkt structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding. In dit kader is het document Handboek Kwaliteitssysteem Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland opgesteld in samenwerking met het Zeeuws Archief. Het gebruikte kwaliteitssysteem is gebaseerd op Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) dat door de VNG is ontwikkeld. Verder wordt jaarlijks met behulp van de regelkring op basis van de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) het verbeterplan geüpdatet. Het document over het kwaliteitssysteem bevat de grondslagen waarmee rekening moet worden gehouden, zoals wet- en regelgeving en relevante standaarden (zoals Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO20), Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (DUTO21)). Daarnaast wordt beschreven welke beleidsdocumenten hiervoor noodzakelijk zijn (zoals de i-Visie, het Informatiebeleidsplan, het Informatiebeheerplan en het Informatiebeveiligingsbeleid), wie verantwoordelijk is voor de implementatie en welke planning hiervoor wordt gehanteerd. Het document besteedt verder aandacht aan beleid22, organisatie23, operationele inrichting24 en geeft normen voor controle en toezicht. De gemeente stelt dat het kwaliteitssysteem actief in de praktijk wordt toegepast en periodiek wordt gecontroleerd.

4.2 Archieforganisatie/ kwaliteitszorg/ benchmark Het Zeeuws Archief is voor Schouwen-Duiveland de aangewezen organisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats (zie ook KPI 3.2). Het Zeeuws Archief als organisatie werkt zelf in relatie met (het beheer van) de overgebrachte archiefbescheiden niet op basis van een kwaliteitssysteem, zij het wel op onderdelen. Zo werd eerder in deze context al vermeld dat bij het beheer van de depots de PDCA-cyclus wordt toegepast. Wel is het Zeeuws Archief betrokken bij het organiseren van kwaliteitssystemen bij de GR-deelnemers en DVO-partners. Het Zeeuws Archief werkt structureel mee aan de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven van de KVAN.25 Deze monitor dient als benchmark voor archiefinstellingen en maakt het mogelijk om klanttevredenheid te meten en te vergelijken. Het Zeeuws Archief heeft de intentie om binnen afzienbare tijd nader te onderzoek te doen naar een ingericht kwaliteitssysteem, zoals op basis van het Kwaliteitshandboek voor de Nederlandse Archieven (BRAIN, 2013).

4.3 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Het Zeeuws Archief beschikt over een gekwalificeerde archivaris in de vorm van de directrice. Zij is in het geval van Schouwen-Duiveland aangewezen als archivaris (zie ook KPI 1).

4.4 Verslag toezicht archiefbeheer

Voor de gemeente Schouwen-Duiveland stellen archiefinspecteurs namens de gemeentearchivaris op reguliere basis toezichtverslagen op, op basis van horizontale verantwoording (zoals bedoeld in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht). Het meest recente verslag dateert uit 2024.

Zie voor meer informatie de website van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Zie voor meer informatie de website van het Nationaal Archief. 22 In hoofdstuk 3 van het HandboekKwaliteitssysteem Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland. 23 In hoofdstuk 4 van het HandboekKwaliteitssysteem Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland. 24 In hoofdstuk 4.1 van het HandboekKwaliteitssysteem Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland. 25 Deze vindt tweejaarlijks plaats, ook in 2024 (geraadpleegd 11-11-2024); het Zeeuws Archief werkt aan deze editie mee. 20 21

Pagina 18 van 27

4.5 Verslag beheer archiefbewaarplaats Jaarlijks brengt het Zeeuws Archief verslag uit over de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden wordt uitgeoefend. Het verslag wordt ook via de eigen website gepubliceerd.26

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente heeft een duidelijke en structurele aanpak ontwikkeld om de kwaliteit van haar informatiehuishouding te waarborgen. Het gebruik van een kwaliteitssysteem gebaseerd op erkende standaarden, zoals KIDO, en de implementatie van periodieke controles via de PDCA-cyclus, getuigen van een systematische werkwijze. In samenwerking met het Zeeuws Archief worden toezicht en beheer professioneel ingevuld, waarbij verslaglegging en jaarlijkse rapportages de transparantie verder vergroten. De gehanteerde maatregelen bieden een solide basis voor een kwalitatief hoogstaand en toekomstbestendig informatiebeheer. Aanbevelingen: •

26

(4.5) Zorg voor toezichtsverslagen op reguliere basis.

Zie https://www.zeeuwsarchief.nl/over-ons/jaarverslagen, geraadpleegd 11-11-2024.

Pagina 19 van 27

5. KPI 5 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1 Geordend overzicht

De gemeente beschikt over een basaal applicatieoverzicht dat momenteel verder wordt ontwikkeld. IT heeft een initieel overzicht opgeleverd met beschikbare en gebruikte software, dat door DIV is aangevuld om een voorlopige structuur te bieden. Het doel is een actueel en compleet overzicht waarin per applicatie relevante elementen worden beschreven, zoals informatieveiligheid, informatiebeheer, privacy-kaders en technisch beheer. Het streven is een interactief systeem te ontwikkelen waarin deze informatie eenvoudig per applicatie beschikbaar is. De ontwikkeling blijkt echter complex en vraagt meer tijd. Het opgestelde basale overzicht bevat voor vaksystemen informatie over de bewaarstrategie van de archiefbescheiden die in de systemen worden geproduceerd of opgeslagen. Voor enkele grote applicaties, zoals de Burgerzakensuite, sociaal-domeintoepassingen, ruimtelijke applicaties, RxMission, financiële systemen (Coda), Inventis en AFAS, wordt dit momenteel onderzocht. Een van de vraagstukken bij het ontwikkelen van een actueel en compleet overzicht is het registreren van eventuele beperkingen in de openbaarheid van archiefbescheiden. De gemeente onderzoekt hoe deze beperkingen duurzaam kunnen worden vastgelegd binnen de verschillende systemen, maar een structurele methode is hiervoor nog niet ontwikkeld.

Daarnaast heeft het aanmaken van dit overzicht de wens naar voren gebracht om DIV al in een vroeg stadium te betrekken bij de aanschaf van nieuwe applicaties. Door dit moment te benutten, kan informatie over bijvoorbeeld archivering direct worden toegevoegd, inclusief de vereiste elementen volgens de geldende archiefwet- en regelgeving. Dit draagt bij aan een overzicht dat compleet, logisch en actueel is en blijft. Momenteel worden niet alle applicaties via IT en DIV geïntroduceerd, mede door de toenemende beschikbaarheid van SaaS-oplossingen. Deze overstap binnen de IT-wereld maakt het voor gebruikers eenvoudig om zelfstandig systemen in gebruik te nemen, zonder tussenkomst van IT en DIV en zonder rekening te houden met vastgesteld beleid. Dit leidt ertoe dat bijvoorbeeld archiefzaken achteraf moeten worden uitgezocht en gecorrigeerd. Het is van essentieel belang dat een mechanisme wordt ingevoerd waarbij DIV al in de voorfase, dus vóór de aanschaf van een nieuw systeem door IT, wordt betrokken. Dit zorgt ervoor dat applicaties voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van archivering, de AVG en de WOO. De gemeente maakt geen gebruik van een standaard zaaktypecatalogus, zoals i-Navigator, omdat zij heeft gekozen voor maatwerk in plaats van vooraf vastgestelde zaaktypen.

Alle processen en zaaktypen worden intern ontwikkeld en continu aangepast of uitgebreid door een team van 6 procesanalisten. Nieuwe processen worden in kaart gebracht en toegevoegd aan een interne catalogus met ontworpen zaaktypen. Deze aanpak heeft geleid tot hogere gebruikerstevredenheid en een grotere mate van adoptie dan bij een standaardoplossing. Voor het gebruikte zaaksysteem27 heeft de gemeente in samenwerking met het Zeeuws Archief een TMLO-mapping uitgevoerd, waarvan een overzicht beschikbaar is. De leverancier werkt momenteel aan de ontwikkeling van een exportmodule die aansluiting op het e-depot van het Zeeuws Archief mogelijk maakt. Dit traject is nog in uitvoering en vormt op dit moment een belemmering voor het opstellen van een MDTO-mapping en het vaststellen van MDTO als metadataschema voor het zaaksysteem. De gemeente is echter voornemens dit te realiseren zodra de exportmodule gereed is. De gemeente Schouwen-Duiveland beschikt niet over een informatiebeleidsplan, terwijl dit essentieel is voor het versterken van de informatiehuishouding. Een dergelijk plan biedt richting bij de aanschaf en inrichting van applicaties, het vaststellen van standaarden zoals MDTO, en het tijdig betrekken van DIV in beslissingsprocessen28. 27 28

Dit betreft Zaaksysteem.nl van Xxllnc. Zie ook conclusies uit het rapport Integrale archiefinspectie gemeente Schouwen-Duiveland 2024.

Pagina 20 van 27

Het ontbreken van een dergelijk beleidskader vergroot het risico dat applicaties zonder afstemming over archiveringsvereisten, privacy-kaders en wet- en regelgeving worden geïmplementeerd. Daarnaast kan een informatiebeleidsplan bijdragen aan het verbeteren van applicatie-overzichten door onder meer bewaartermijnen, vernietigingsvereisten en beperkingen in openbaarheid beter te borgen.

5.2 Authenticiteit en context analoog en digitaal

De gemeente heeft het TMLO vastgesteld. In samenwerking met het Zeeuws Archief is een mapping gemaakt naar het zaaksysteem van de gemeente. De in 2024 uitgevoerde integrale archiefinspectie heeft echter vastgesteld dat er slechts beperkt afspraken zijn gemaakt over hoe informatie in verschillende applicaties wordt geregistreerd. Op grond van artikel 19 van de Archiefregeling is de gemeente verplicht een metagegevensschema vast te stellen voor blijvend te bewaren informatie, zoals beschreven in NEN-ISO 23081. De overstap naar het MDTO als basis staat gepland en zal worden uitgevoerd zodra de exportfunctionaliteit binnen het zaaksysteem operationeel is. Het MDTO-metagegevensschema kan hierbij als uitgangspunt dienen. Zoals vermeld bij KPI 5.1 beschikt de gemeente over een basaal overzicht met applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden.

5.3 Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal De systemen voor zowel analoge als digitale archiefbescheiden waarborgen de toegankelijkheid, zodat deze binnen een redelijke termijn vindbaar, leesbaar of waarneembaar blijven. Om meer grip te krijgen op het digitale applicatielandschap, werkt de gemeente aan diverse initiatieven. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een actueel, relatief compleet en logisch samenhangend basaal overzicht van de in gebruik zijnde systemen. Dit overzicht is nog in ontwikkeling en wordt continu verder uitgewerkt. De gemeente Schouwen-Duiveland waarborgt de toegankelijkheid van haar website door bijvoorbeeld regelmatig de website en content te laten toetsen, het uitvoeren van automatische tests van de gemeentelijke website en training van haar medewerkers.

5.4 Duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers analoog De gemeente maakt gebruik van duurzame fysieke en audiovisuele materialen en gegevensdragers bij het opstellen en beheren van archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden. Deze materialen en gegevensdragers zijn geselecteerd op basis van hun geschiktheid voor langdurige bewaring en hun conformiteit aan geldende eisen en richtlijnen voor duurzaamheid en archiefkwaliteit.

5.5 Duurzame verpakkingsmeterialen bij opslag analoog Voor de opslag van analoge archiefbescheiden gebruikt de gemeente duurzame materialen, zoals zuurvrije mappen en dozen. Daarnaast worden conserverende maatregelen getroffen, waaronder het verwijderen van hechtmaterialen zoals nietjes en paperclips, om de duurzame bewaring te garanderen.

5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog De gemeente zorgt ervoor dat analoge archiefbescheiden voor overbrenging worden verpakt in zuurvrije omslagen en dozen. Tevens zijn conserverende maatregelen genomen, zoals het verwijderen van hechtmaterialen die duurzame bewaring kunnen bedreigen. Inzake de (getroffen maatregelen aangaande de) bewaaromstandigheden in de archiefruimte en archiefbewaarplaats: zie KPI 3.

5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer

De gemeente streeft ernaar bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer gebruik te maken van standaarden, maar heeft dit nog niet geformaliseerd. Er ontbreekt een vastgesteld informatiebeleidsplan dat als basis kan dienen voor het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden. In het Handboek kwaliteitssysteem Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland is het streven naar het gebruik van standaarden wel gedocumenteerd. Hierin worden relevante kaders benoemd, Pagina 21 van 27

zoals onder andere het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), DUTO en NENISO-15489-1, die richting geven aan concepten en uitgangspunten voor informatie- en archiefmanagement.

5.8 Aanvullende metagegevens digitaal De gemeente heeft geen aanvullende metagegevens ontworpen of geïmplementeerd.

5.9 Opslagformaten

In het zaaksysteem wordt gewerkt met een bestandsformatenlijst die voorkeursformaten voorschrijft en door de systemen wordt afgedwongen. Deze formaten voldoen aan open standaarden en worden door het Zeeuws Archief als geschikt beschouwd voor toekomstig gebruik.

5.11 Voorzieningen compressie en encryptie

Voor digitale archiefbescheiden is de wettelijke overbrengingstermijn nog niet verstreken, waardoor overbrenging nog niet heeft plaatsgevonden. Daarnaast zijn er op dit moment nog geen specifieke voorzieningen ingericht voor de ordening en toegankelijkheid van gecomprimeerde of versleutelde bestanden bij een toekomstige overbrenging. Procedures met betrekking tot het gebruik van het e-depot zijn nog onderwerp van lopende gesprekken tussen de gemeente en het Zeeuws Archief.

Beoordeling, aanbevelingen en te ondernemen acties De gemeente heeft stappen gezet om de ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van haar archiefbescheiden te waarborgen, maar er is nog werk aan de winkel. Het gebruik van duurzame materialen, het streven naar het toepassen van standaarden en de samenwerking met het Zeeuws Archief vormen een stevige basis. Tegelijkertijd ontbreken belangrijke beleidskaders, zoals een formeel informatiebeleidsplan, en is verdere ontwikkeling van processen en systemen noodzakelijk om aan alle eisen te voldoen. De huidige aanpak toont ambitie en betrokkenheid, maar structurele verbeteringen blijven essentieel om een volledig toekomstbestendig en planmatig beheer te realiseren. Te ondernemen acties: • • • • • • •

(5.1) Werk het basale overzicht verder uit en actualiseer het; (5.1) Ontwikkel een informatiebeleidsplan om standaarden zoals MDTO vast te stellen en richting te geven aan aanschaf en inrichting van applicaties; (5.1) Borg dat DIV in een vroegtijdig stadium betrokken wordt bij de aanschaf van nieuwe applicaties, zodat deze kunnen voldoen aan de Archiefwet, AVG en WOO; (5.1) Voltooi de ontwikkeling van de exportmodule voor het zaaksysteem en zorg voor tijdige aansluiting op het e-depot van het Zeeuws Archief; (5.1 – 5.2) Realiseer een MDTO-mapping voor het zaaksysteem zodra de exportmodule voor aansluiting op het e-depot gereed is; (5.2) Maak duidelijke en uniforme afspraken over de registratie van informatie in alle applicaties; (5.7) Formaliseer het gebruik van standaarden voor duurzaam digitaal informatiebeheer. Leg dit bijvoorbeeld vast in een op te stellen informatiebeleidsplan.

Pagina 22 van 27

6. KPI 6 - Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen De gemeente heeft in 2017 het Vervangingsbesluit archiefbescheiden 29 genomen. Het daaruit voortvloeiende Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Schouwen-Duiveland vormt een bijlage bij dit besluit. Dit besluit betreft de routinematige vervanging van alle analoge archiefbescheiden die door de gemeente Schouwen-Duiveland vanaf 6 juni 2017 zijn ontvangen of opgemaakt. Deze bescheiden worden gescand en opgenomen in het secretariearchief en het griffiearchief. In de praktijk betreft dit voornamelijk in- en uitgaande post, aangezien de gemeente grotendeels digitaal werkt. De originelen van de analoge archiefbescheiden worden na digitale vervanging conform het Vervangingsbesluit daadwerkelijk vernietigd. Hiervan wordt ook een verklaring van vervanging opgemaakt. Er zijn geen achterstanden geconstateerd in de uitvoering van dit vervangings- en vernietigingsproces. Het Handboek digitale vervanging beschrijft hoe de kwaliteit van het vervangingsproces wordt gewaarborgd. Naast een toelichting op de technische middelen en instellingen die worden ingezet om de juiste kwaliteit van de digitale bestanden te realiseren, is ook het actief bewaken van deze kwaliteit vastgelegd. Daarbij zijn aspecten zoals volledigheid, volgordelijkheid en kwaliteitsniveau omschreven.

Steekproefsgewijze controles worden uitgevoerd om te waarborgen dat de digitale reproducties een juiste en volledige weergave van de oorspronkelijke archiefbescheiden vormen. De aspecten genoemd in artikel 26b van de Archiefregeling zijn opgenomen in het Handboek Vervanging gemeente Schouwen-Duiveland 2018.

6.2 Converteren en migreren

Enkele jaren geleden is de gemeente overgestapt van Corsa naar het huidige zaaksysteem, waarbij het Zeeuws Archief nauw betrokken is geweest. Om de migratie soepel en conform de geldende eisen te laten verlopen, zijn duidelijke randvoorwaarden vastgesteld. In Corsa waren zowel de inventaris van het papieren archief als de digitale versies van het papieren archief (scans) opgenomen. Deze informatie is hierbij volledig gemigreerd naar het nieuwe systeem. Hiervan is geen migratieverklaring opgemaakt. De integrale archiefinspectie 2024 gemeente Schouwen-Duiveland meldt hierover het volgende:”…Procedures voor migratie en overbrenging zijn niet beschreven. Migratie en overbrenging zijn formele beheerprocessen die onderdeel zijn van de audittrail van het archief. Het is daarom van belang om de procedures te beschrijven en vervolgens te hanteren, zodat de duurzame toegankelijkheid van informatie geborgd is. Bij een migratie dient informatie inclusief de metadata volledig te worden overgenomen. Daarbij is het van belang dat diverse aspecten van een conversie goed worden gedocumenteerd, zodat een overheid zich kan verantwoorden bij eventueel dataverlies. Bij overbrenging is het van belang dat de informatie in duurzaam toegankelijke staat is en dat al bij de creatie van informatie beperkingen op de openbaarheid worden geborgd…” (Kolijn & Stefan, 2024)