2025.281 - Zeeuws Archief - Jaarverantwoording 2024
Tekst van het document
belastingen en btw Kosten gas incl. btw Waarvan belastingen Netwerkkosten gas incl. btw
2021
2022
2023
2024
405.266 KWh
267.829 KWh
225.472 KWh
162.062 KWh
0 KWh
12.476 KWh
10.500 KWh
17.928 KWh
€ € €
0,10 € 41.550,00 € 21.575,22 €
0,14 37.894,34 14.207,15
€ € €
0,42 € 94.414,00 € 14.838,20 €
0,22 35.050,00 11.036,93
€
15.800,18 €
11.926,65
€
16.884,00 €
17.542,35
88.172 m3
60.477 m3
60.169 m3
46.016 m3
€ € €
0,74 € 65.228,00 € 45.362,24 €
0,76 45.982,11 33.119,15
€ € €
1,59 € 95.958,00 € 35.750,19 €
1,54 71.056,00 31.925,13
€
2.439,36 €
2.565,68
€
3.007,81 €
3.133,12
De inventaris van de depots, de kantoren en archiefcafé, het infocentrum, de expositieruimte en het restauratieatelier is eigendom van het Zeeuws Archief. Dit geldt ook voor de ICT-apparatuur. In 2024 is het Archiefcafé heringericht en onder meer voorzien van nieuw meubilair en een goede geluidsinstallatie. Vorig jaar is in de punt van de studiezaal een vergaderruimte gecreëerd en die is in 2024 voorzien van inklapbare vergadertafels, zodat de ruimte multifunctioneel gebruikt kan worden. Ook zijn de studiezaal en de vrijwilligersruimte in Zierikzee voorzien van een nieuwe inrichting. Op het gebied van ICT is geïnvesteerd in een nieuw server- en storagesysteem om de processen rondom digitalisering en e-Depot goed te kunnen laten verlopen. Ook zijn nieuwe laptops aangeschaft. Deze investeringen worden geactiveerd en lineair afgeschreven. Er wordt pas afgeschreven als de investering volledig is afgerond.
Jaarverantwoording 2024
50
Paragraaf Verbonden partijen Het Zeeuws Archief is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: • het ministerie van OCW • de gemeente Middelburg • de gemeente Veere Verder heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) gesloten met: • de provincie Zeeland • het waterschap Scheldestromen • de gemeente Terneuzen • de gemeente Vlissingen • de gemeente Schouwen-Duiveland • de gemeente Kapelle • de gemeente Tholen • de gemeente Borsele
Het Zeeuws Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN, Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties WSGO, Werken voor Zeeland, Gebruikersvereniging MAIS-Flexis en de Dutch User Group Preservica.
Jaarverantwoording 2024
51
Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het uitzetten van gelden en afsluiten van leningen met een prudent karakter. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Dit statuut is in 2016 vastgesteld en zal in 2025 worden geactualiseerd. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk heeft in 2024 per kwartaal plaatsgevonden en vanuit de gemeente Middelburg maandelijks. De gemeente Middelburg heeft de bijdragen ten behoeve van het e-Depot in april en oktober op basis van een factuur betaald. De gemeente Veere heeft in september 2024 in een keer het jaarlijks voorschot, inclusief e-Depot en beheer stadhuiscollecties betaald. De partners met een dienstverleningsovereenkomst hebben in april en oktober op basis van een factuur betaald.
De salariskosten zijn door de gemeente Middelburg maandelijks halverwege de volgende maand in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief binnen twee weken aan de gemeente Middelburg betaald. De huurkosten zijn door RVB per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief betaald. Kasgeldlimiet Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan één jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor openbare lichamen is dit percentage bepaald op minimaal 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor het Zeeuws Archief dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 662.440 (8,2% van € 8.078.542 o.b.v. de begroting 2024) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar lange termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. Het Zeeuws Archief heeft geen kortlopende schulden waarbij sprake is van een renterisico, omdat het over voldoende liquide middelen beschikt. Dus geen noodzaak voor kortlopende financiering. Het gaat hier om nog te betalen facturen of vooruit ontvangen bedragen.
Renterisico Het renterisico op de vaste schuld is de mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten verandert door wijzigingen in het percentage op leningen en uitzettingen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van een jaar of langer. Het renterisico is afhankelijk van of de geldverstrekker de rente kan wijzigen op basis van de leningsvoorwaarden (renteherziening) en of we bij afloop van de lening een nieuwe lening aan moeten gaan waardoor we een andere rente krijgen (herfinanciering). De renterisiconorm 2024 is voor het Zeeuws Archief 20% van het begrotingstotaal per 1 januari, dus 20% van € 8.078.542- = € 1.615.708,-. Het Zeeuws Archief zit hier ruim onder met de lening waar 31 december 2024 nog € 70.530,- van over was.
Jaarverantwoording 2024
52
Leningen Per 1 juli 2000 is een annuïteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per 1 juli 2025 afloopt: * 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueel te betalen bedrag van 74.775,89 Euro. (De slottermijn in 2025 is echter € 70.530,-.)
Financiering van de investeringsuitgaven In 2024 is geïnvesteerd in ICT-middelen en meubilair. Het Zeeuws Archief beschikte in 2024 over voldoende liquide middelen en hoefde voor deze investeringsuitgaven geen lening aan te gaan. Uitzettingen Vanaf december 2013 zijn decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen verplicht om bij het Rijk te gaan schatkistbankieren op grond van de wet verplicht schatkistbankieren van 4 juli 2013 (ingangsdatum 14 december 2013). Dat heeft gevolgen voor de uitzettingen van het Zeeuws Archief. Sinds 1 juli 2021 dienen (tijdelijke) extra middelen boven een bedrag van € 1.000.000,- (gerekend op kwartaalbasis) bij de schatkist te worden ondergebracht. In 2024 ontving het Zeeuws Archief € 251.932,- aan rente.
Jaarverantwoording 2024
53
Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie Personeel Per 31 december 2024 werkten in totaal 67 personen bij het Zeeuws Archief met een vast of tijdelijk dienstverband. Deze vervulden op dat moment 51,43 fte. Dit betreft 46,01 fte met een vast dienstverband en 5,42 fte met een tijdelijk dienstverband, waarvan 4,03 fte met uitzicht op een vast dienstverband. De totale salarislasten voor vast en tijdelijk personeel bedroegen in 2024 € 4.130.157. Daarnaast is voor een bedrag van € 266.451 aan uitzendkrachten/gedetacheerden ingehuurd voor behoudswerkzaamheden, depotwerkzaamheden locatie Zierikzee, metamorfozeprojecten, digitaliseringsprojecten en voor een coördinator publieksbereik. 2024 is het laatste jaar dat de salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Middelburg. Jaarlijks bracht de gemeente Middelburg hiervoor door middel van een factuur kosten in rekening. In 2024 heeft het Zeeuws Archief ervoor gekozen om zelf een salarisadministratiesysteem in te richten. De keuze is gevallen op AFAS. In 2024 heeft een projectgroep zich beziggehouden met de inrichting van HR- en payrollprocessen alsmede de onboardings- en offboardingsprocessen. De verloning zal samen met een externe partij plaatsvinden. Deze externe partij is ook ingehuurd ten behoeve van de inrichting van AFAS.
In 2024 is het HR-beleidsplan 2024-2028 vastgesteld dat richting geeft aan de HR-strategie- en plannen voor de komende periode. In april 2024 is gestart met een langlopend medewerkersonderzoek (MO). Wekelijks beantwoorden medewerkers een aantal vragen en door middel van een dashboard kunnen medewerkers de resultaten bekijken. Ook bespreken de leidinggevende de resultaten afdelings- of teamsgewijs. In 2024 is gestart met een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) en zijn twee preventiemedewerkers opgeleid. In 2024 heeft een wervings- en selectietraject plaatsgevonden voor de benoeming van een nieuwe directeur van het Zeeuws Archief per 1 januari 2025, omdat mevrouw dr. J.L. Kool-Blokland de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt. Vanaf 1 januari 2025 is mevrouw dr. J.C. Luscombe-Serlie de directeur van het Zeeuws Archief. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van een externe organisatie in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden, maar ook voor werkplekonderzoeken en overige arboaangelegenheden. Het ziekteverzuimpercentage onder de medewerkers met een vast en tijdelijk dienstverband bij het Zeeuws Archief bedroeg in 2024 2,34% gecorrigeerd voor langdurig zieken (inclusief langdurig zieken is het percentage 6,78%). De ziekmeldingsfrequentie bedroeg in 2024 1,11.
Vrijwilligers In 2024 verrichtten vrijwilligers zowel op locatie in Middelburg en Zierikzee, als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties (waaronder de gemeentelijke stadhuiscollecties), vertalen van teksten in het Engels, scannen van archiefstukken, transcriberen van oude handschriften, toegankelijk maken van genealogische informatie, educatieactiviteiten, beantwoorden van reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en beschrijven van beeldmateriaal en onderhoud van scheepsmodellen. De vrijwilligers werden begeleid door medewerkers van het Zeeuws Archief.
Jaarverantwoording 2024
54
Medezeggenschap In 2024 heeft de directeur regelmatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief. Bestuurlijke organisatie Het dagelijks bestuur bestond in 2024 uit de heer drs. A.J. Koppejan, voorzitter en rijksbestuurder, de heer mr. E. Smit, wethouder Middelburg en mevrouw drs. F. Schouwenaar, burgemeester Veere. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer drs. F.W. Weisglas, rijksbestuurder, mevrouw mr. M.M.D. Vermue-Vermue, rijksbestuurder en door de heer mr. ing. R.A.J. Schonis, wethouder Middelburg. Huisvesting Zie paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Begrotingsrechtmatigheid Uit de programmarekening blijken de gerealiseerde lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen bij geen van de drie programma’s te zijn overschreden. Bij overhead zijn de lasten met een bedrag van € 4.031,- overschreden. Deze overschrijding past binnen het door het bestuur uitgezette beleid. Het was niet mogelijk deze overschrijding eerder te signaleren. Met het vaststellen van de jaarrekening zal het bestuur de desbetreffende overschrijding alsnog autoriseren.
Jaarverantwoording 2024
55
Jaarrekening 2024
Jaarverantwoording 2024
56
BALANS PER 31 DECEMBER 2024 (voor bestemming van het resultaat) 31-12-2024 €
31-12-2023 €
633.581
516.325
136.693 7.335.436 83.930 7.556.060
182.949 6.470.173 50.030 6.703.152
Liquide middelen
103.170
105.980
Overlopende activa
174.103
132.307
8.466.914
7.457.763
183.663 335.905 1.929.043 0 0 0 0 302.447 2.751.058
181.328 335.905 0 209.665 341.998 1.178.886 198.495 2.335 2.448.612
4.018.377
2.971.419
0 0
137.055 137.055
6.769.435
5.557.086
100.161 100.161
223.370 223.370
ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Overige vorderingen
TOTAAL ACTIVA
PASSIVA Vaste passiva Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Strategische Investeringsagenda Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Bestemmingsreserve programma's en digitalisering Egalisatiereserve Onverdeeld resultaat
Voorzieningen
Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer 25-jarige annuïteitenlening
Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden
Jaarverantwoording 2024
57
Overlopende passiva Nog te betalen bedragen De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel. Overige vooruitontvangen bedragen
TOTAAL PASSIVA
Jaarverantwoording 2024
31-12-2024 €
31-12-2023 €
1.107.690
866.259
0 489.623 1.597.319
332.840 478.208 1.677.307
8.466.914
7.457.763
58
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2024 Begroting 2024
€
2e wijziging begroting 2024 €
€
€
878.502 -58.413 820.090
932.940 -59.784 873.155
1.162.199 -66.343 1.095.855
820.294 -61.114 759.180
Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo
1.913.073 -11.041 1.902.032
2.140.533 -17.065 2.123.468
2.005.143 -5.000 2.000.143
2.000.458 -71.158 1.929.299
Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo
1.368.601 -10.163 1.358.438
1.419.632 -8.431 1.411.201
1.330.118 -9.000 1.321.118
1.293.722 -12.525 1.281.198
Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo
4.160.177 -79.617 4.080.560
4.493.105 -85.281 4.407.824
4.497.461 -80.343 4.417.117
4.114.474 -144.797 3.969.677
-1.659.701 -1.979.750 -50.000
-1.566.165 -1.954.787 -50.000
-1.388.240 -1.855.163 -50.000
-1.566.165 -1.954.787 -50.000
-50.000 -631.734 -46.345 -168.666 -41.165 -689.079 -121.216 -387.707 -83.796 -39.567 -450.283 -118.080 -293.583 -96.596 -513.054 -73.993 -57.199 -12.375 -666.001 0 -8.229.888
0 -553.452 -92.689 -159.465 -41.165 -689.079 -121.216 -387.707 -83.796 -39.567 -450.283 -118.080 -293.583 -96.596 -513.054 -73.993 -57.199 0 -629.294 0 -7.971.170
0 -520.015 -90.489 -149.831 -41.417 -772.774 -138.671 -388.454 0 -39.643 -451.150 -118.891 -294.148 0 -514.042 -73.239 -55.264 0 -424.912 0 -7.366.346
0 -553.452 -89.296 -159.465 -39.658 -682.257 -121.216 -373.513 -40.364 -38.118 -433.799 -113.757 -282.835 0 -494.272 -71.284 -55.105 0 -720.127 0 -7.839.469
Realisatie 2024
Realisatie 2023
BATEN EN LASTEN Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo
Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage 3 van 5 ontwikkeling e-Depot/ Bijdrage Nationaal Archief - MT Uren Uittreding OCW (eenmalig) Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Waterschap e-depot DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Vlissingen: e-Depot DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO Borsele: e-Depot Overige algemene dekkingsmiddelen Incidentele baten
Jaarverantwoording 2024
59
€
2e wijziging begroting 2024 €
1.064.501
1.074.403
966.178
977.960
237.041 391.943 299.785 1.429.110 348.911 66.898 6.248 2.444 0 3.846.881
239.173 391.943 315.911 1.402.694 334.608 77.870 6.248 0 0 3.842.850
271.503 394.387 358.186 1.294.206 309.575 61.141 6.248 0 0 3.661.425
167.296 390.177 364.096 1.411.873 305.649 69.271 10.139 0 0 3.696.462
Vennootschapsbelasting
0
0
0
0
Onvoorzien
0
0
0
0
302.447
-279.504
-712.194
173.330
0 0 0 0 0 0 1.929.043 1.929.043
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 170.995 0 0 0 170.995
0 0 -209.665 -341.998 -198.495 0
0 0 0 0 0 -279.504
0 -50.000 -141.523 0 -90.000
0 0 0 0 0
0
0
-1.178.886 -1.929.043
0 -279.504
-430.671 -712.194
0 0
302.447
0
0
2.335
Realisatie 2024 Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Overige lasten Incidentele lasten
TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve Strategische investeringsagenda
Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve behoud – Omzetting Bestemmingsreserve bedrijfsvoering – Omzetting Egalisatiereserve – Omzetting Onttrekking strategische investeringsagenda Bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering Omzetting
RESULTAAT
Jaarverantwoording 2024
Begroting 2024
Realisatie 2023 €
€
60
GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMEEN Activiteiten Het openbaar lichaam Het Zeeuws Archief heeft, conform artikel 2 lid 2 van de regeling Het Zeeuws Archief ten doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezamenlijkheid te behartigen. Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is voor wat betreft de waardering van de activa en passiva opgemaakt op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. De waardering en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met per categorie vastgestelde lineaire afschrijvingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met eventuele residuwaarde.
Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen een nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Bestemmingsreserves Personeel Dit betreft een reserve ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, verlofsparen e.d. Strategische investeringsagenda In de tweede wijziging begroting 2024 is de strategische investeringsagenda geïntroduceerd. Hiervoor worden projecten benoemd die het Zeeuws Archief uit wil voeren en wil voorbereiden. Het totale uitvoeringsbudget voor die projecten zit in de Strategische Investeringsagenda. Er wordt pas voorgesteld om middelen uit de strategische investeringsagenda beschikbaar te stellen op het moment dat het geld echt nodig is om de uitvoering te starten. Het is de bedoeling om te werken met overprogammering om bij vertragingen in projecten snel over te kunnen stappen op de uitvoering van een volgend project. De strategische investeringsagenda wordt in 2024 gevoed met de
Jaarverantwoording 2024
61
standen uit de reserves behoud, bedrijfsvoering, programma’s en digitalisering en de egalisatiereserve. Deze bestemmingsreserves komen dan ook per 31-12-2024 te vervallen. Voorziening beheer en onderhoud gebouw De voorziening beheer en onderhoud gebouw wordt op basis van het MJOP gevormd voor verplichtingen waarvan het waarschijnlijk is dat zij zullen moeten worden afgewikkeld en waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. De omvang van de voorziening wordt bepaald door de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de betreffende verplichtingen en verliezen per balansdatum af te wikkelen. De voorziening wordt gewaardeerd tegen nominale waarde. Voorziening spaarverlof In de cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties is geregeld dat een werknemer zonder fiscale gevolgen maximaal 3.600 uur verlof mag sparen bovenop het wettelijke verlof waar ze recht op hebben. Dit verlof kan een werknemer op een later moment inzetten voor bijvoorbeeld een sabbatical of om eerder te stoppen met werken. Voor het gespaarde spaarverlof is een voorziening getroffen die wordt aangewend op het moment dat een medewerker het spaarverlof opneemt. De voorziening wordt gewaardeerd op basis van de daadwerkelijke aantal gespaarde uren. De voorziening wordt gewaardeerd tegen nominale waarde.
Schulden Zowel de langlopende als de kortlopende schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. De langlopende schulden omvatten de langlopende geldleningen verminderd met de aflossingen voor het lopende boekjaar. De kortlopende schulden (looptijd korter dan 1 jaar) omvatten de crediteuren, de overige schulden, de overlopende passiva en de aflossingen voor het komende boekjaar. GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET RESULTAAT Algemeen De lasten en baten worden toegerekend aan het boekjaar, ongeacht of zij tot uitgaven en ontvangsten in het boekjaar hebben geleid. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong hebben voor het einde van het boekjaar, worden in de jaarrekening verwerkt indien zij bekend zijn op het moment van opmaken van de jaarrekening. Baten Onder baten worden verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en diensten, onder aftrek van kortingen en dergelijke. Tevens worden hieronder verstaan de over het verslagjaar verstrekte bijdragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Bijzondere baten en lasten Bijzondere baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve van incidentele aard zijn.
Pensioenen Het Zeeuws Archief heeft een pensioenregeling. Deze regeling wordt gefinancierd door afdrachten aan een pensioenuitvoerder (ABP). De pensioenverplichtingen worden gewaardeerd volgens de ‘verplichting aan de pensioenuitvoerder benadering’. In deze benadering wordt de aan de pensioenuitvoerder te betalen premie als last in de winst-en-verliesrekening verantwoord. De dekkingsgraad van het betrokken bedrijfstakpensioenfonds bedraagt op 31 december 2024 volgens opgave van het fonds 111,9%. Op basis van het uitvoeringsreglement heeft de
Jaarverantwoording 2024
62
gemeenschappelijke regeling bij een tekort in het fonds geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen anders dan door hogere toekomstige premies. ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van het controleprotocol. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; - De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijkgebruik-criterium (M&O-criterium) omvat: • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 11 december 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld; • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn.
Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. • Ten aanzien van het M&O-criterium vindt jaarlijks een frauderisico-analyse plaats die door het dagelijks bestuur wordt goedgekeurd. Deze frauderisico-analyse is leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. -
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: • Een verantwoordingsgrens van 3 % (zijnde € 240.112,-) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; • Een rapporteringstolerantie van € 60.028,- is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
Jaarverantwoording 2024
63
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2024 ACTIVA VASTE ACTIVA Boekwaarde per 1 januari Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen Mutaties Investeringen Afschrijvingen
Boekwaarde per 31 december Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
Materiële vaste activa 1.867.073 -1.350.748 516.325 275.110 -157.210 117.900
2.142.183 -1.508.602 633.581
In de cumulatieve aanschafwaarden en afschrijvingen zijn geheel afgeschreven activa niet meer begrepen Afschrijvingspercentages Materiële activa
% 4-10-20
VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
31-12-2024 €
31-12-2023 €
136.693 136.693
182.949 182.949
7.335.436 7.335.436
6.470.173 6.470.173
191.891 212.607 157.280 279.424
183.317 243.372 114.699 275.484
83.930 0 83.930
50.030 0 50.030
0
0
a. Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen
b. Uitzettingen in 's Rijks schatkist Schatkistrekening
Drempelbedrag is € 1.000.000,- per kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen: Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 c. Overige vorderingen Debiteuren Stand per 31 december Af: voorziening voor oninbaarheid
Overige vorderingen
Jaarverantwoording 2024
64
Liquide middelen ING betaalrekening Betalingen onderweg Creditcard Kas
Overlopende activa Nog te ontvangen bijdrage kosten PO en OMC Nog te ontvangen opbrengsten zakelijke dienstverlening Eindafrekening Metamorfoze Indisch erfgoed Nog te ontvangen huur depots en huur kantoorruimte Overig nog te ontvangen bedragen Archief 2020 Vooruitbetaald huur kopieerapparatuur Vooruitbetaald licenties Vooruitbetaald automatiseringskosten Vooruitbetaald verzekeringen Vooruitbetaald beveiliging Vooruitbetaald personeelskosten Vooruitbetaald arbo Vooruitbetaald abonnementen/contributie Overige vooruitbetaalde bedragen WAZO Uitkering Vooruitontvangen projectgeld Lokaal besturen tussen bezetter en burger
31-12-2024 €
31-12-2023 €
102.193 0 0 977 103.170
104.939 0 -192 1.233 105.980
0 0 19.705 0 0 0 4.882 84.758 4.504 31.221 3.310 5.156 3.006 3.741 3.638 9.724 459 174.103
429 16.545 19.705 9.678 1.369 1.815 4.655 39.419 4.395 24.736 3.987 974 2.801 379 1.419 0 132.307
Onder de overlopende activa is een vordering opgenomen wat feitelijk een langlopende vordering omvat (18 - 36 maanden). Dit ziet toe op een studiekostenbeding wat overeengekomen is met één van de medewerkers. Er is voor deze vordering geen sprake van een kortlopend deel. De omvang van de totale vordering bedraagt € 5.000,--
Eigen vermogen Algemene reserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
181.328 2.335 0 0 183.663
181.328 0 0 0 181.328
Bestemmingsreserve personeel Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december
335.905 0 0 0 335.905
239.905 0 96.000 0 335.905
0 0 0 0 1.929.043 1.929.043
0 0 0 0 0 0
Bestemmingsreserve Strategische investeringsagenda Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Omzetting (bestemmings)reserves naar Strategische investeringsagenda Saldo per 31 december
Jaarverantwoording 2024
65
Bestemmingsreserve behoud Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Omzetting naar Strategische investeringsagenda Saldo per 31 december
209.665 0 0 0 -209.665 0
209.665 0 0 0 0 209.665
31-12-2024 €
31-12-2023 €
Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Omzetting (bestemmings)reserves naar Strategische investeringsagenda Saldo per 31 december
341.998 0 0 0 -341.998 0
341.998 0 0 0 0 341.998
Bestemmingsreserve programma's en digitalisering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Omzetting (bestemmings)reserves naar Strategische investeringsagenda Saldo per 31 december
1.178.886 0 0 0 -1.178.886 0
952.034 55.857 170.995 0 0 1.178.886
Egalisatiereserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Omzetting (bestemmings)reserves naar Strategische investeringsagenda Saldo per 31 december
198.495 0 0 0 -198.495 0
198.495 0 0 0 0 198.495
Onverdeeld resultaat
302.447
2.335
Saldo Eigen vermogen
2.751.058
2.448.612
31-12-2024 €
31-12-2023 €
2.886.611 2.312.590 -1.296.567 3.902.634
2.373.373 1.954.787 -1.441.549 2.886.611
€ 84.808 49.937 -19.002 115.743
€ 0 84.808 0 84.808
4.018.377
2.971.419
Voorzieningen Voorziening Beheer en onderhoud Saldo per 1 januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december Voorziening verlofsparen Saldo per 1 januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december Saldo Voorzieningen
Jaarverantwoording 2024
66
Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Schulden op lange termijn De annuïteitenlening is verstrekt door de NV Bank Nederlandse Gemeenten en is aangegaan op 1 juli 2000. Jaarlijks wordt per 1 juli afgelost. 31-12-2024 25-jarige annuïteitenlening, rentepercentage 6,02% Saldo per 1 januari Aflossing Aflossingsverplichting (kortlopend deel) Saldo per 31 december Totaal schulden op lange termijn
31-12-2023 €
€
137.055 -66.525 -70.530 0
199.803 -62.748 137.055
0
137.055
31-12-2024 €
31-12-2023 €
0 0
0 0
100.161 100.161
223.370 223.370
257.590 0 2.123 0 0 12.418 7.485 27.019 0 1.096 4.366 0 718.863 6.201 70.530 1.107.690
119.292 0 4.125 29.562 2.133 15.125 3.481 17.095 0 448 1.064 0 667.189 6.745 0 866.259
0 0
332.840 332.840
Het langlopende deel (> 5jaar) van de 25-jarige lening bedraagt per 31 december 2024 € nihil. De aflossingsverplichting voor het komende boekjaar bedraagt per 31 december 2024 € 70.530. De resterende looptijd van de annuïteitenlening is 0,5 jaar De totale rentelast voor deze lening bedraagt over 2024 € 6.248.
VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden
Crediteuren Stand per 31 december
Overlopende passiva Nog te betalen omzetbelasting Nog te betalen vennootschapsbelasting Nog te betalen rentelasten annuïteitenlening Nog te betalen digitaliseringskosten Nog te betalen onderhoudskosten gebouw Nog te betalen accountantskosten Nog te betalen vacatiegeld Nog te betalen energiekosten december Nog te betalen kosten uitzendkrachten Nog te betalen kosten website Nog te betalen inhuur externe bureaus Nog te betalen kosten archiefbank Nog te betalen salariskosten Overige nog te betalen bedragen Aflossingsverplichting langlopende lening
De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel (Werkzaamheden huisvesting)
Jaarverantwoording 2024
67
In 2024 is besloten het bedrag à € 332.840 volledig te doteren aan de voorziening Beheer en onderhoud gezien de sterke samenhang met deze post. 31-12-2024 Cultuur Historisch Fonds Middelburg Tentoonstelling Veere Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Zeeuwse familie Archieven Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Delta Archieven Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden Vooruitontvangen projectgeld Lokaal besturen tussen bezetter en burger Vooruitontvangen salarisgaranties Vooruitontvangen zakelijke dienstverlening Vooruitontvangen bijdrage Yara Sluiskil Vooruitontvangen bijdrage NA t.b.v. ontwikkeling RHC's
€ 7.835 0 0 182.696 178.728 0 41.551 9.600 63.566 5.652 489.628
31-12-2023 € 3.798 612 54.680 0 158.871 146.881 57.453 9.600 40.661 5.652 478.208
Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Meerjarige verplichting Het Zeeuws Archief heeft eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd. De huur bedraagt € 391.943,- per jaar (prijspeil 2024). Het Zeeuws Archief heeft per 1 juli 2020 een overeenkomst afgesloten voor de huur van printers en kopieermachines. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 72 maanden. De huur bedraagt € 18.823 per jaar inclusief btw (prijspeil 2024). Het Zeeuws Archief heeft in 2024 een Europese aanbesteding afgerond ten aanzien van het beheer en onderhoud van de elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties. De huidige onderhoudspartij heeft deze Europese aanbesteding gewonnen. In 2024 is een nieuwe contract afgesloten met als begindatum 01-01-2025 en heeft een looptijd van 1 jaar met de optie om dit te verlengen voor een periode van maximaal 8 jaar. Financiële verplichting bedraagt per jaar EUR 159.301,- met een maximale contractwaarde à € 1.433.709,- (over 9 jaar excl. indexaties en BTW). Het Zeeuws Archief heeft ultimo 2024 een nieuw energiecontract afgesloten bij de energie leverancier ComCam. Het contract heeft een ingangsdatum van 01-01-2025 en een looptijd van 2 jaar.
De geschatte omvang van het contract per jaar is als volgt: - Gas: € 15.388 - Elektra: € 16.305; Totale geschatte verplichting over 2 jaar bedraagt € 63.386. Het Zeeuws Archief heeft ultimo 2022 een contract afgesloten bij Stoffels Blijenberg (nu Vebego) inzake schoonmaakonderhoud voor de locatie te Middelburg. Het contract heeft een ingangsdatum van 01-01-2023 met een looptijd van 3 jaar (eindigend op 31-12-2025). De totale financiële verplichting van dit contract bedraagt € 212.000,-- (voor indexaties (prijspeil 2022 Excl. BTW). De resterende verplichting ultimo 2024 bedraagt € 78.920 (Excl. indexaties en BTW (prijspeil 2024).
Het Zeeuws Archief is gedurende 2024 een investeringsverplichting aangegaan inzake de aanpassing van de website m.b.t. de onderdelen: 1) Uitbreiding plantages; en 2) Website brieven slavenhandel; Van de totale verplichting is reeds 60% in rekening gebracht en opgenomen onder de (I)MVA in ontwikkeling. De resterende investeringsverplichting zal gedurende 2025 ontvangen- en verantwoord worden. Totale verplichting bedraagt: € 27.000,-Reeds verantwoord in 2024: € 16.200,-Resterende verplichting: € 10.800,--
Jaarverantwoording 2024
68
TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING
2e wijziging begroting 2024 €
Realisatie 2024 € Programma beheer Lasten Inrichting depot en klimaatbeheersing Conserveren en restaureren Stadhuiscollecties e-Depot
Begroting 2024 €
Realisatie 2023 €
48.524 38.089 626 90.682 177.920
47.198 41.829 500 134.705 224.232
52.699 100.762 500 252.009 405.970
57.522 51.533 75 100.061 209.191
Doorbelaste salariskosten
700.582
708.708
756.229
611.103
Totaal lasten programma beheer
878.502
932.940
1.162.199
820.294
-16.689 -41.723 -58.413
-17.081 -42.703 -59.784
-18.955 -47.388 -66.343
-17.461 -43.653 -61.114
-58.413
-59.784
-66.343
-61.114
Incidentele baten en lasten
0
0
0
0
Saldo programma beheer
820.090
873.155
1.095.855
759.180
54.408 132.358 65.563 182.641 120.552 1.350 556.871
54.844 149.846 71.287 355.221 141.797 1.345 774.341
4.500 267.364 102.000 169.916 120.897 0 664.677
107.583 101.030 50.626 235.404 116.247 537 611.427
Doorbelaste salariskosten
1.356.202
1.366.192
1.340.466
1.389.031
Totaal lasten programma informatie en kennis
1.911.228
2.140.533
2.005.143
2.000.458
-11.041 -11.041
-17.065 -17.065
-5.000
-71.158
-5.000
-71.158
-11.041
-17.065
-5.000
-71.158
-
0
0
0
1.913.073
2.123.468
2.000.143
1.929.299
Baten Stadhuiscollectie gemeente Middelburg Stadhuiscollectie gemeente Veere
Totaal baten programma beheer
Programma informatie en kennis Lasten Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Primair toegankelijk maken Nader toegankelijk maken Digitalisering Dienstverleningsovereenkomsten Zakelijke dienstverlening
Baten Opbrengsten zakelijke dienstverlening
Totaal baten programma informatie en kennis Incidentele baten en lasten Saldo programma informatie en kennis
Jaarverantwoording 2024
69
Begroting 2024
€
2e wijziging begroting 2024 €
€
€
176.915 129.829 10.706 42.278 359.729
175.545 130.434 9.602 93.173 408.755
161.857 128.435 14.226 24.950 329.468
157.515 115.827 7.130 30.242 310.714
Doorbelaste salariskosten
1.008.872
1.010.877
1.000.650
983.008
Totaal lasten programma publieksbereik
1.368.601
1.419.632
1.330.118
1.293.722
-5.784 -3.230 -1.148 -10.163
-4.500 0 -2.941 -990 -8.431
-9.000 0 0 0 -9.000
-9.279 0 -2.414 -831 -12.524
-10.163
-8.431
-9.000
-12.524
0
0
0
1.411.201
1.321.119
1.281.198
Realisatie 2024 Programma publieksbereik Lasten Infocentrum Website Educatie Externe communicatie
Baten Infocentrum Website Educatie Externe communicatie
Totaal baten programma publieksbereik Incidentele baten en lasten Saldo programma publieksbereik
Jaarverantwoording 2024
1.358.438
Realisatie 2023
70
2e wijziging begroting 2024 €
Begroting 2024 €
€
-1.659.701
-1.566.165
-1.388.240
-1.566.165
-1.979.750 -50.000
-1.954.787 -50.000
-1.855.163 -50.000
-1.954.787 -50.000
-50.000 -585.389 -92.689 -168.666 -41.165 -689.079 -121.216 -387.707 -83.796 -39.567 -450.283 -118.080 -293.583 -96.596 -513.054 -73.993 -57.199 -12.375 -7.563.887
0 -553.452 -92.689 -159.465 -41.165 -689.079 -121.216 -387.707 -83.796 -39.567 -450.283 -118.080 -293.583 -96.596 -513.054 -73.993 -57.199 0 -7.341.875
0 -520.015 -90.489 -149.831 -41.417 -772.774 -138.671 -388.454 0 -39.643 -451.150 -118.891 -294.148 0 -514.042 -73.239 -55.264 0 -6.941.433
0 -553.452 -89.296 -159.465 -39.658 -682.257 -121.216 -373.513 -40.364 -38.118 -433.799 -113.757 -282.835 0 -494.272 -71.284 -55.105 0 -7.119.342
-11.075 -2.701 -1.720 -1.351 -269 0 -549 -17.735
-11.170 -2.724 -1.130 -1.363 -271 0 -553 -17.210
-11.367 -2.772 -1.149 -1.387 -276 0 -563 -17.515
-10.671 -2.603 -781 -1.302 -259 -335 -967 -16.916
-13.849 -40.723 -17.883 -72.454
-14.432 -42.438 -18.636 -75.506
-13.825 -40.653 -17.852 -72.330
-13.342 -39.232 -17.278 -69.852
-251.932
-226.064
-80.000
-189.853
-180.157 -132.910 -10.810 -323.880
-175.000 -133.515 -1.998 -310.513
-129.568 -125.000 -500 -255.068
-176.841 -19.713 -246.952 -443.506
0
0
0
-7.971.169
-7.366.346
-7.839.469
Realisatie 2024 € Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdragen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur/beheer en onderhoud Bijdrage 3 van 5 ontwikkeling e-Depot Bijdrage Nationaal Archief - MT Uren Uittreding OCW (eenmalig) Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Waterschap e-depot DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Vlissingen: e-Depot DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO Borsele - e-Depot
Depotverhuur Gemeente Middelburg Gemeente Veere VZG Justid Suikerunie Zeeuwse Ombudsman Veiligheidsregio Zeeland
Verhuur kantoorruimte Walcherse archeologische dienst RIAS Art in Print Rentebaten Rentebaten Overige baten Verrekening BTW Eindafrekening projecten Overige baten
Incidentele baten en lasten Totaal overzicht algemene dekkingsmiddelen
Jaarverantwoording 2024
-8.229.888
Realisatie 2023
71
2e wijziging begroting 2024 €
Begroting 2024 €
€
30.935 -15.902 -20.201 26.966 14.041 2.113 39.176 6.153 37.906 46.172 69.682 237.041
0 0 10.000 -15.902 -10.500 28.000 15.151 1.716 48.750 5.990 33.000 47.500 75.468 239.173
0 0 32.435 -15.902 0 27.685 12.716 1.716 63.750 5.720 30.000 26.500 86.884 271.503
22.416 8.569 0 -15.514 0 26.388 12.775 653 33.287 6.343 30.194 6.192 35.993 167.296
391.943 391.943
391.943 391.943
394.387 394.387
390.177 390.177
7.614 8.910 1.252 74.985 54.298 805 127.907 24.013 299.785
6.561 10.750 1.100 82.000 65.000 1.000 124.500 25.000 315.911
4.100 8.700 1.100 103.777 99.649 1.000 115.606 24.255 358.186
4.128 10.370 1.009 99.743 112.947 969 110.929 24.000 364.096
681.185 1.563 28.555 34.624 1.979.750 -1.296.567 1.429.110
792.568 12.308 29.232 40.232 1.954.787 -1.426.432 1.402.694
1.295.151 1.562 28.263 0 1.855.163 -1.885.934 1.294.206
870.259 1.503 26.873 0 1.954.787 -1.441.549 1.411.873
18.115 3.255 29.168 198.271 20.912 7.386 9.179 11.477 26.926 8.258 6.037 1.922 8.005 348.911
18.343 3.500 27.600 193.781 20.000 6.278 7.000 11.507 20.000 9.000 5.708 2.000 9.890 334.608
17.230 3.500 23.358 201.408 8.600 5.000 3.900 11.234 20.000 0 5.578 2.000 7.768 309.575
16.940 2.675 27.329 168.181 18.371 6.812 7.187 11.212 28.849 2.208 5.708 1.781 8.398 305.649
Realisatie 2024 € Overzicht overhead Overige personeelskosten Uitzendkrachten Bovenwettelijke uitkering Dotatie voorziening verlofsparen Doorbelaste kosten WAZO uitkering Verzorging salarisadministratie ARBO Ondernemingsraad Opleidingskosten, incl. reiskosten Bedrijfshulpverlening Reiskosten woon-werkverkeer Inhuur externe bureaus Overige Huur Huur aan Rijksgebouwdienst Huisvestingskosten Onderhoud tuin Onderhoud kantine Zakelijke lasten Gas Electra Water Schoonmaak Beveiliging Huisvestingskosten beheer en onderhoud Onderhoud gebouw en installaties Automatiserings- en licentiekosten Assurantiekosten Inhuur externe bureaus Dotatie voorziening beheer en onderhoud Onttrekking voorziening beheer en onderhoud Organisatiekosten Huur en onderhoud kantoormachines Kantoorbenodigdheden Telefoon- en portokosten Automatiserings-, internet- en licentiekosten Reisdeclaraties medewerkers Representatiekosten Kosten bestuur Zeeuws Archief Assurantiekosten Accountant Overige inhuur externe bureaus Cultuur historische activiteiten Middelburg Bankkosten Overige
Jaarverantwoording 2024
Realisatie 2023
72
2e wijziging begroting 2024 €
Begroting 2024 €
€
6.248 6.248
6.248 6.248
6.248 6.248
10.139 10.139
14.153 1.661 43.519 394 6.849 66.575
14.125 1.502 55.000 394 6.849 77.870
13.115 1.279 39.218 394 7.135 61.141
14.288 1.502 44.880 1.231 7.371 69.271
323 66.898
0 77.870
0 61.141
0 69.271
2.444 2.444
0 0,00
0 0,00
0 0,00
Realisatie 2024 € Rentelasten 25-jarige annuïteitenlening Overige afschrijvingskosten Kantoorinrichting Kantine inrichting Automatisering Software Diverse apparatuur
Boekresultaat desinvesteringen Totaal afschrijvingen Overige baten en lasten Overige lasten
Realisatie 2023
Doorbelaste salariskosten
1.064.501
1.074.403
966.178
977.960
Totaal overzicht overhead
3.846.881
3.842.850
3.661.422
3.696.462
vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting
-
0 0
0 0
0 0
Onvoorzien
-
0
0
0
302.447
-279.504
-712.194
173.330
1.929.043
0
0
0
0
0
0
170.995
- 341.998 -209.665
0 0
-50.000 -141.523
0 0
-1.178.886
0
-430.671
0
-198.495 0 0
0 -279.504 -279.504
-90.000 0 -712.194
0 0 170.995
302.447
0
0
2.335
Totaal saldo van baten en lasten Reserves Dotatie aan strategische investeringsagenda Dotatie aan bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering Onttrekking aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Onttrekking aan bestemmingsreserve behoud Onttrekking aan bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering Onttrekking egalisatiereserve ivm niet gecomp. huurverhoging Onttrekking strategische investeringsagenda
Resultaat
Jaarverantwoording 2024
73
NADERE TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING In deze toelichting wordt nader ingegaan op de verschillen tussen de realisatie 2024 en de 2e wijziging begroting 2024 die hoger zijn dan € 10.000,-. Algemeen Salarislasten De totale salarislasten zijn in 2024 € 4.160.180,- en hiermee € 30.390,- lager dan begroot. Dit is terug te zien bij alle programma’s. Het verschil ontstaat voornamelijk door individuele mutaties als aankoop verlof en korting salaris vanwege langdurige ziekte, e.d. Programma beheer De lasten van het programma beheer zijn bij het e-Depot € 44.023,- lager dan begroot, omdat in 2024 is overgestapt naar een nieuwe versie van Preservica en de nadruk op de migratie van de oude omgeving van Preservica naar de nieuwe omgeving lag. Hierdoor is niet extern ingehuurd voor ontwikkeling van extra functionaliteit van Preservica. Ook zijn geen externen ingehuurd voor de aansluittrajecten bij diverse overheden. Verder is er geen nieuwe tooling ontwikkeld met behulp van externen voor het Digitaal Atelier. Programma informatie en kennis De lasten voor primair toegankelijk maken zijn € 17.488,- lager omdat wegens uitval van de externe inhuur er minder uur besteed is aan het toegankelijk maken van fysieke archieven. Daarnaast zijn er minder werkopdrachten verstrekt aan de partij van wie het Zeeuws Archief het collectiebeheersysteem afneemt.
De lasten voor digitalisering zijn € 174.426 lager dan begroot. Dit heeft te maken met dat er voor met name voor het project commissaris van de koningin aanzienlijk minder scans gemaakt hoefden te worden dan van te voren ingeschat. Dit scheelde € 60.000,-. Daarnaast was voor het project commissaris van de Koningin, stichting en dienst herbouw Middelburg uitgegaan van scans die zowel met OCR als HTR (handwritten text recognition) nader toegankelijk gemaakt zouden worden, maar uit tests is gebleken dat dit nog in de kinderschoenen staat, waardoor er vanaf is gezien (€ 38.000,-). Verder is een aantal projecten (Wederopbouw Vlissingen, strafinrichtingen, gemeenteverslagen en kadastrale plans) wel in 2024 voorbereid, maar vindt de daadwerkelijke digitalisering en facturering van € 71.000,- in 2025 plaats. De lasten voor dienstverleningsovereenkomsten zijn € 21.245 lager omdat er minder uitzendkrachten ten behoeve van restauratie en behoud zijn ingezet. Hiervoor in de plaats zijn diverse studenten ingehuurd. Die kosten zitten in de salarislasten bij informatie en kennis. Daarnaast is er minder materiaal ingekocht voor restauratie en behoud en zijn diverse kleine posten die standaard worden begroot niet gerealiseerd, zoals bijvoorbeeld automatiseringskosten.
Programma publieksbereik De lasten voor externe communicatie zijn € 50.889 lager dan begroot doordat de werkzaamheden ten behoeve van het magazine inclusief de drukkosten doorschuiven naar 2025. Algemene dekkingsmiddelen Indexering bijdragen GR-partners In de 2e wijziging begroting is geen rekening gehouden met indexering van de bijdrage van de GRpartners ten opzichte van 2023. In de GR is in artikel 16 lid vier bepaald dat de bijdrage van de minister jaarlijks kan worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. Jaarverantwoording 2024
74
De gemeenten volgen in deze de minister in de aanpassing van zijn bijdrage. In 2024 zijn de bijdragen voor het fysieke beheer geïndexeerd met 5,77% ( € 131.515,-) en de bijdrage van OCW voor beheer en onderhoud gebouw met 1,28% (€ 24.963,-). Deze laatste bijdrage is gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud gebouw en heeft geen invloed op het exploitatiesaldo. Eenmalige bijdrage In 2024 heeft het Zeeuws Archief van OCW een eenmalige bijdrage van € 50.000,- ontvangen als tegemoetkoming in de kosten van uren die door MT-leden zijn gemaakt in verband met de uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling. Aansluiting e-Depot In oktober heeft de gemeente Borsele besloten aan te sluiten bij het Zeeuws e-Depot per 1 oktober 2024. De opbrengsten ad. € 12.375,- waren niet begroot. Rentebaten De rentebaten zijn € 25.868,- hoger dan begroot. Dit komt door schommelingen in het rentetarief en in de uitzettingen ten behoeve van het verplichte schatkistbankieren. Overhead Overige personeelskosten Bij de overige personeelskosten is de dotatie aan de voorziening verlofsparen € 20.935,- hoger dan begroot, omdat er meer verlofuren zijn gespaard dan verwacht. Ook zijn de gespaarde verlofuren van 2024 geïndexeerd. Huisvestingskosten De lasten voor gas en elektra zijn € 17.717,- lager dan begroot, door allerlei maatregelen die zijn genomen om de energielasten te verminderen.
Zie ook paragraaf kapitaalgoederen. Huisvestingskosten beheer en onderhoud De huisvestingskosten beheer en onderhoud zijn € 26.415,- hoger dan begroot vanwege de indexering van de bijdrage voor deze kosten. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn € 14.302 hoger dan begroot door hogere accountantskosten vanwege meer fiscale ondersteuning en hoger honorarium dan verwacht. Daarnaast zijn de automatiserings-, internet- en licentiekosten hoger dan begroot vanwege extra inhuur van het automatiseringsbedrijf voor netwerkmeting en de 24-uurs monitoring van het netwerk. Afschrijvingskosten De afschrijvingskosten voor automatisering zijn € 11.481,- lager dan begroot, omdat de werkzaamheden voor de gehele investering later zijn afgerond dan gepland, waardoor er ook later wordt afgeschreven. Reserves Onttrekking strategische investeringsagenda In 2024 is vanwege de indexering van de bijdragen van de partners, de eenmalige bijdrage van OCW voor het uittredingsproces, de aansluiting van de gemeente Borsele op het Zeeuws e-Depot en de hogere rentebaten sprake van aanzienlijk hogere baten dan begroot (€ 247.880). Daarnaast is sprake van lagere salarislasten en lagere lasten bij het Zeeuws e-Depot, bij primair toegankelijk maken, digitalisering, dienstverleningsovereenkomsten, externe communicatie, energiekosten en afschrijvingskosten (€ 346.363).
Jaarverantwoording 2024
75
Begroot was een onttrekking uit de strategische investeringsagenda een bedrag van € 279.504,-. Hiermee zou een extra medewerker worden ingehuurd voor het voorbereiden van de archieven voordat ze gedigitaliseerd kunnen worden ad. € 24.068,-. Deze medewerker is in 2024 daadwerkelijk ingehuurd. De rest van het bedrag was begroot voor het scannen van de voorbereidde archieven ad. € 255.436,-. In 2024 is er echter voor een bedrag van € 82.577,- aan facturen betaald. Een aantal projecten is wel in 2024 voorbereid, maar wordt pas in het eerste kwartaal gedigitaliseerd voor een bedrag van € 71.000,-. De rest van het begrootte bedrag is niet gerealiseerd vanwege een hogere inschatting van het aantal scans dan gerealiseerd en vanwege het niet laten HTR-en van scans. Al met al betekent dit dat een onttrekking uit de strategische investeringsagenda gezien de hogere opbrengsten en lagere lasten niet nodig is.
Jaarverantwoording 2024
76
WET NORMERING TOPINKOMEN Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in werking getreden. Bij het Zeeuws Archief is voor de topfunctionaris en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Hetzelfde geldt voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur:
Naam
Functie
Om vang Aanvang en einde dienstverband Dienstbetrekking? functievervulling in 2024 (als deeltijdfactor in FTE)
Beloning plus Beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoedingen op term ijn*
Totaal
2024
2024
2024
Individueel Beloning plus toepasselijke belastbare bezoldigingsm axim um onkostenvergoedingen
Beloningen betaalbaar op term ijn*
Individueel Totaal toepasselijke bezoldigingsm axim um
2024
2023
2023
2023
2023
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
€
22.300
2.102
n.v.t. €
2.102
€
22.300
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
€
22.300 22.300
R. Schonis
lid AB
01-01-2024 t/m 31-12-2024
n.v.t.
Nee
n.v.t.
n.v.t. €
-
€
23.300
E. Smit
lid AB en DB
01-01-2024 t/m 01-11-2024
n.v.t.
Nee
n.v.t.
n.v.t. €
-
€
23.300
M.M.D. Vermue
lid AB
01-01-2024 t/m 31-12-2024
n.v.t.
Nee €
1.473
n.v.t. €
1.473
€
23.300
Schouw enaar
lid AB en DB
01-01-2024 t/m 31-12-2024
n.v.t.
Nee
n.v.t.
n.v.t. €
-
€
23.300
F.W. Weisglas
lid AB
01-01-2024 t/m 31-12-2024
n.v.t.
Nee €
3.185
n.v.t. €
3.185
€
23.300
€
2.589
n.v.t. €
2.589
€
A.J. Koppejan
voorzitter AB en DB 01-01-2024 t/m 31-12-2024
n.v.t.
Nee €
4.393
n.v.t. €
4.393
€
34.950
€
3.706
n.v.t. €
3.706
€
33.450
J.L. Kool Blokland
directeur
1,00
Ja €
163.166
24.508 €
187.674
€
233.000
€
166.558
23.442 € 189.999
€
223.000
01-01-2024 t/m 31-12-2024
*Betreft w erkgeversdeel pensioenvoorziening
€
€
€
RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en financiële verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 11 december 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 240.112.
Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
VASTSTELLING VAN DE JAARREKENING Deze jaarrekening is opgesteld door het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief en wordt vergezeld van een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief heeft de jaarverantwoording tijdens de vergadering 14 april 2025 behandeld en naar de partners van de regeling gestuurd.
RESULTAATBESTEMMING Regeling resultaatbestemming Artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief bepaalt dat een batig saldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord door de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de gemeenten en de minister. In de gewijzigde regeling ‘Zeeuws Archief’ staat in artikel 22 lid 1 dat de reserve in enig jaar niet meer bedraagt dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen en in artikel 22 lid 3 dat het negatief eigen vermogen in enig jaar niet meer bedraagt dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar. Voorstel bestemming van het resultaat 2024 • Gezien het behaalde resultaat vóór bestemming stelt het dagelijks bestuur voor niet te onttrekken aan de bestemmingsreserve personeel en de bestemmingsreserve programmagelden, zoals was opgenomen in de 2e wijziging begroting 2024. In 2024 is vanwege de indexering van de bijdragen van de partners, de eenmalige bijdrage van OCW voor het uittredingsproces, de aansluiting van de gemeente Borsele op het Zeeuws eDepot en de hogere rentebaten sprake van aanzienlijk hogere baten dan begroot (€ 247.880).
Daarnaast is sprake van lagere salarislasten en lagere lasten bij het Zeeuws e-Depot, bij primair toegankelijk maken, digitalisering, dienstverleningsovereenkomsten, externe communicatie, energiekosten en afschrijvingskosten (€ 346.363). Begroot was een onttrekking uit de strategische investeringsagenda een bedrag van € 279.504,-. Hiermee zou een extra medewerker worden ingehuurd voor het voorbereiden van de archieven voordat ze gedigitaliseerd kunnen worden ad. € 24.068,-. Deze medewerker is in 2024 daadwerkelijk ingehuurd. De rest van het bedrag was begroot voor het scannen van de voorbereidde archieven ad. € 255.436,-. In 2024 is er echter voor een bedrag van € 82.577,- aan facturen betaald. Een aantal projecten is wel in 2024 voorbereid, maar wordt pas in het eerste kwartaal gedigitaliseerd voor een bedrag van € 71.000,-. De rest van het begrootte bedrag is niet gerealiseerd vanwege een hogere inschatting van het aantal scans dan gerealiseerd en vanwege het niet laten HTR-en van scans. •
Het dagelijks bestuur stelt voor het positieve saldo van € 302.447,- als volgt te verdelen: Toevoegen aan de bestemmingsreserve personeel een bedrag van € 302.447,- in verband met de daadwerkelijke vervanging van langdurig ziek personeel in 2025.
Jaarverantwoording 2024
79
Moore DRV Audit B.V. Stationspark 28 4462 DZ Goes Postbus 117 4460 AC Goes T E
+31 113 200900 goes@moore-drv.nl
www.moore-drv.nl
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het algemeen bestuur van gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief
Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2024 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2024 van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief te Middelburg gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van zowel de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2024 alsmede van het vermogen van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief op 31 december 2024 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2024; 2. het overzicht van baten en lasten over 2024; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het algemeen bestuur over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2024. De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 11 december 2023 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) vallen.
Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies.
80
Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 80.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado . Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2024 . Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 4.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2024 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6 sub a WNT en artikel 5 lid 1 sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.