1570487 Bijlage 2 2025.198 - Rekenkamer - eindrapport inzet en afdoening raadsinstrumentarium

3.1.3 Schriftelijke vragen Schriftelijke vragen worden per mail gesteld via de griffie en vervolgens gekoppeld aan een ambtenaar. De ambtenaar dient er een zaak in het zaaksysteem van te maken en is verantwoordelijk voor de verdere afhandeling van de vraag. De griffie verwerkt de schriftelijke vraag wel bij de ingekomen stukken op het raadsinformatiesysteem. Het managementteam (MT) houdt regie op de afhandeling van schriftelijke vragen en de beantwoording daarvan komt in het college ter bespreking, voordat het naar de griffie gaat. Van het instrument wordt vrij weinig gebruik gemaakt, ook in vergelijking met andere gemeenten. De meeste vragen in de gemeente Schouwen-Duiveland worden onderhands gesteld. Tevens is de borging van antwoorden, en de procedure hieromtrent weinig geborgd.

3.1.4 Onderhandse raadsvragen

Figuur 5. Ambtelijk en bestuurlijk proces onderhandse raadsvragen

Wanneer een raadslid een onderhandse vraag indient, stuurt hij of zij de vragen naar een speciaal emailadres. De vragen die via dit mailadres binnenkomen worden automatisch geregistreerd in het zaaksysteem. De griffie krijgt hier een melding van en de griffie bestempelt deze vraag als ‘bestuurlijk’ of ‘feitelijk’ voor interne doeleinden, dit wordt niet gecommuniceerd aan de raadsleden. Een feitelijke vraag wordt rechtstreeks aan een ambtenaar verstuurd, een bestuurlijke vraag aan de portefeuillehouder. Het college ziet toe op de beantwoording van alle onderhandse raadsvragen. De ambtenaar stelt een antwoord op, bespreekt deze met de portefeuillehouder en mailt het antwoord rechtstreeks aan de steller. De portefeuillehouder kan het antwoord ook zelf opstellen en mailt het antwoord ook dan rechtstreeks aan de steller. Dit alles zonder dat de griffie betrokken of geïnformeerd wordt. Deze vragen en antwoorden worden niet geregistreerd in het raadsinformatiesysteem en zijn dus ook niet bekend bij de overige raadsleden of zichtbaar voor inwoners. Bij uitzondering worden antwoorden breed verspreid.

3.1.5 Toezeggingen

Figuur 6. Ambtelijk en bestuurlijk proces toezeggingen

Besluitvorming Op het moment dat er een toezegging wordt gedaan in een vergadering, wordt dit opgenomen op de besluitenlijst. Als binnen de termijn van het afwerken van het verslag aan de toezegging is voldaan, wordt de afdoening van de toezegging verwerkt in een voetnoot van het verslag. Borging Het verslag, inclusief openstaande toezeggingen, wordt verzonden naar het bestuurssecretariaat. Het bestuurssecretariaat zorgt ervoor dat toezeggingen worden opgenomen in het zaaksysteem. De lijst van toezeggingen wordt gedeeld en vastgesteld in het college. Gesprekspartners geven echter aan dat het opnemen van de toezeggingen in het zaaksysteem niet soepel is verlopen. Afdoening De lijst van toezeggingen staat standaard geagendeerd tijdens de commissievergaderingen. Raadsleden kunnen tijdens het bespreken van de toezeggingenlijst aangeven dat zij de toezegging niet

terugzien op de lijst. Als deze lijst wordt vastgesteld door de commissie, zijn zij akkoord met de voortgangsupdate of de mededeling dat de toezegging komt te vervallen. Een toezegging wordt niet altijd schriftelijk afgedaan. Het kan ook worden afgedaan bij bijvoorbeeld de mededelingen in de volgende raadsvergadering. Toezeggingen zijn niet individueel opgenomen in het raadsinformatiesysteem. Enkel als stuk behorende bij een commissievergadering. Dat maakt dat er voor inwoners en raadsleden geen duidelijk overzicht bestaat van de toezeggingen of de afhandeling daarvan.

3.1.6 Initiatiefvoorstellen Voor het indienen van initiatiefvoorstellen wordt ambtelijke bijstand verleend. Als een initiatiefvoorstel wordt aangenomen, wordt dit door de griffie verwerkt in het interne zaaksysteem. De griffie wijst het voorstel vervolgens toe aan een ambtenaar.

3.2 Grip en zicht op uitvoering In de voorgaande paragraaf is per instrument al aangegeven in welke mate raad, griffie, college en ambtelijke organisatie grip en zicht hebben op opvolging en afdoening van genoemde raadsinstrumenten. Samengevat levert dit het volgende beeld op. • Bij amendementen is de opvolging geborgd via griffie en ambtelijke organisatie. De raad zelf heeft zicht op de uitvoering via het gepubliceerde raadsbesluit waarin het amendement op een goede manier verwerkt moet zijn. • Bij moties heeft de teamleider als het goed is zicht op de moties die voor zijn medewerkers onderhanden zijn. Het MT kan dit via een dashboard volgen. Het college kan van hieruit ook goed wordt geïnformeerd. Voor griffie en raad ontbreekt een helder zicht op de status van de uitvoering, doordat de opvolging in de systemen niet aan het instrument is gekoppeld. Dit maakt het bijzonder lastig om toe te zien op de volledigheid van de opvolging. • Bovenstaande geldt ook voor toezeggingen. Waarbij de koppeling aan het zaaksysteem kwetsbaar is. Wel hebben raadsleden via de commissies zicht op de afdoening van toezeggingen. Het raadsinformatiesysteem geeft deze inzage echter niet op het geheel. Dit maakt zicht en grip lastig. • Bij schriftelijke vragen is er via het raadsinformatiesysteem en het zaaksysteem zicht en grip op de tijdige beantwoording voor organisatie, college, griffie en raad.

• Bij onderhandse raadsvragen is er via het zaaksysteem voor organisatie overzicht van de te beantwoorden vragen. De griffie heeft hiertoe inzage en kan een overzicht van de beantwoorde vragen uitdraaien. De raad heeft geen overzicht van de beantwoording, door de procedure die hiervoor is afgesproken. Dit is een bewuste keuze omdat raadleden deze informatie niet op voorhand willen delen met elkaar. • Initiatiefvoorstellen lijken volgens de geldende regels te worden behandeld. Omdat er weinig initiatiefvoorstellen zijn ingediend is hier geen algemeen oordeel door de rekenkamer over te vellen.

4. Beoordeling en opvolging In dit hoofdstuk gaan we verder in op de tijdigheid, volledigheid en kwaliteit van afdoening en opvolging van raadsinstrumenten door het college van B&W. Allereerst wordt het normenkader nader toegelicht om vervolgens in het algemeen, en specifiek, te toetsen of de opvolging van raadsinstrumenten hieraan voldoet. 6. In hoeverre worden moties, amendementen, vragen en toezeggingen tijdig en volledig beantwoord en afgehandeld? 7. Wat is de kwaliteit van de uitvoering/opvolging van moties, amendementen, toezeggingen en vragen?

4.1 Adequate afdoening en opvolging Naast effectieve inzet van raadsinstrumenten is ook de adequate afdoening van de inzet van raadsinstrumenten van groot belang. Een adequate afdoening van raadsinstrumenten is essentieel voor raadsleden om zich te kunnen beraden op eventuele vervolgstappen. Op deze manier kunnen raadsleden beschikbare instrumenten op meer gestructureerde wijze inzetten, zodat zichtbaar is voor College, collega-raadsleden en inwoners op welke manier verkregen informatie wordt gewogen en waar dit toe leidt8. In het normenkader (bijlage 3) maken we onderscheid tussen drie voorwaarden voor adequate afdoening: ● Tijdigheid van afdoening en opvolging ● Volledigheid van afdoening en opvolging ● Kwaliteit van afhandeling

4.2 Tijdigheid van afdoening en opvolging De rekenkamer concludeert dat raadsinstrumenten in veel gevallen niet tijdig worden opgevolgd. Wat tijdige afdoening is wordt bepaald door het reglement van orde van de gemeente, uit interne afspraken of moet voortkomen uit het instrument zelf (in het geval van moties). • Volgens het RVO dienen schriftelijk vragen (artikel 32-vragen) binnen 30 werkdagen na indienen van de vraag beantwoord te zijn. In 10 van de 41 onderzochte vragen blijkt dat niet behaald te zijn. • In het geval van moties is het in veel gevallen niet inzichtelijk of moties binnen de termijn die in de motie is gesteld worden opgevolgd. Niet alle moties bevatten immers een heldere deadline, welke door de raad zelf gesteld is. • Onderhandse raadsvragen dienen binnen 5 werkdagen beantwoord te zijn. In de 1516 onderzochte onderhandse vragen blijken 99 vragen niet beantwoord te zijn en 622 niet binnen vijf werkdagen. Anders gezegd is dus 41% van alle onderhandse raadsvragen niet volgens afspraak afgehandeld. • Het vereiste van termijngebondenheid is normaal gesprokken niet van toepassing op amendementen. Een amendement heeft namelijk doorwerking op het raadsbesluit zelf, welke zorgt voor het kader waarbinnen het college van B&W kan zorgen voor de uitvoering en naleving. Die wijze van amenderen maakt het lastig om toe te zien op de tijdigheid van afdoening.

Een voorbeeld daarvan is de procedure rondom amendementen op de Kadernota en begroting (zoals beschreven in het voorgaande hoofdstuk). Hierbij is het lastig voor de raad om regie te houden op de tijdigheid van afdoening.

8 K. Peters en P. Castenmiller, ‘Kaderstellen en controleren door de gemeenteraad: een zware opgave’,

Bestuurswetenschappen 2020/74, afl. 2, p. 123.

4.2.1 Toetsing aan het normenkader Bovenstaande informatie over de praktijk van Schouwen-Duiveland leidt tot het volgende beeld. Instrument

Norm

Score

Amendementen

Worden snel in het raadsbesluit en beleidsdocument verwerkt (griffie en ambtelijke organisatie).9

Voldoet vaak niet

Moties

Bevatten een heldere deadline (gemeenteraad).

Voldoet nooit

Worden binnen deze termijn afgehandeld. Hierover wordt de raad tijdig geïnformeerd (door het college van B&W).

Voldoet vaak niet

Schriftelijke vragen (ex. art. 32 RvO)

Worden binnen 30 dagen beantwoord (college van B&W) en openbaar gepubliceerd.

Voldoet vaak niet

Onderhandse vragen (bestuurlijk en feitelijk)

Worden tijdig beantwoord.

Voldoet vaak niet Voldoet altijd of meestal

Toezeggingen

Worden binnen een (haalbare) mondeling gevraagde/ verstrekte termijn opgevolgd.

Initiatiefvoorstellen

Krijgen tijdig een bestuurlijke reactie.

n.v.t. 10

Worden, wanneer aangenomen, actief door het college tot uitvoering gebracht.

n.v.t.

• Voldoet altijd of meestal • Voldoet vaak niet • Voldoet vrijwel nooit / nooit Voor wat betreft de tijdigheidseisen van het normenkader ten aanzien van monitoring en sturing op het proces, opvolging en afdoening is zichtbaar dat dit op dit moment nog onvoldoende is ingericht. • Het ambtelijk en bestuurlijk overzicht van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen is niet adequaat genoeg om tijdige afhandeling te faciliteren. • De sturing op tijdigheid is hierdoor niet voldoende aanwezig, hoewel zichtbaar is dat de intentie is om tijdige afdoening te realiseren. • De raad zelf stuurt onvoldoende op de opvolging en afdoening binnen termijnen. Hoewel fracties dit zelf voor sommige raadsinstrumenten bijhouden constateren de onderzoekers ook dat in veel gevallen raadsleden na het indienen van hun instrument niet meer alert zijn op de afdoening. Onderdeel

Norm

Monitoring en sturing op proces, opvolging en afdoening

Er is ambtelijk en bestuurlijk een actueel overzicht van afhandeling van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen. Er vindt ambtelijke en bestuurlijke sturing plaats op de tijdige afhandeling van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen. De raad stuurt op de opvolging en afdoening van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen, in het bijzonder als termijnen worden overschreden.

Score Voldoet vaak niet Voldoet vaak niet Voldoet vrijwel nooit

9 Amendementen worden daags naar de raadsvergadering verwerkt in de besluitenlijst en het raadsbesluit. Het achterliggende

stuk wordt niet altijd aangepast. 10 Er is in de onderzochte periode 1 keer een initiatiefvoorstel ingediend. Dat is te weinig om een oordeel over te vellen door de

rekenkamer.

• Voldoet altijd of meestal • Voldoet vaak niet • Voldoet vrijwel nooit / nooit 4.3 Volledigheid van afdoening en opvolging De rekenkamer concludeert dat in niet alle gevallen de raadsinstrumenten volledig worden opgevolgd, maar dat dat voor een belangrijk deel te maken heeft met de wijze waarop de instrumenten ingezet worden. • In het geval van schriftelijke vragen is niet altijd de vraagstelling eenduidig of worden gesloten vragen gesteld. Dit maakt afdoening niet gemakkelijk navolgbaar en levert ook onduidelijke beantwoording op. • Voor de wijze waarop amendementen in de gemeente Schouwen-Duiveland worden ingediend, geldt dat het gegeven dat bepaalde amendementen het college oproepen tot een handeling of wijziging van het proces de mate van volledigheid van opvolging bemoeilijken. • Voor moties en toezeggingen geldt dat opvolging in de systemen niet gekoppeld is aan het instrument. Dit maakt het bijzonder lastig om toe te zien op de volledigheid van de opvolging en is de oorzaak, naar mening van de rekenkamer, dat bepaalde instrumenten geen opvolging hebben gekregen. Van de in totaal 112 onderzochte moties zijn 54 moties nog niet afgehandeld. Slechts 18 keer is een motie door een raadsbrief afgehandeld, terwijl dat wel de geldende afspraak is.

Bij de afhandelingen die niet middels een raadsbrief zijn afgehandeld, is in de regel vermeld dat de motie verwerkt is in andere besluitvorming. Daarbij de opmerking dat deze verwerking enkel zichtbaar is in het interne overzicht, wat dus niet inzichtelijk is voor raadsleden en inwoners.

4.3.1 Toetsing aan het normenkader Bovenstaande informatie over de praktijk van Schouwen-Duiveland leidt tot het volgende beeld. Instrument

Norm

Score

Amendementen

Worden geheel verwerkt.

Voldoet vaak niet

Moties

Het volledige dictum is uitgevoerd of er is gemotiveerd van afgeweken en daarover is teruggekoppeld.

Voldoet vaak niet

Schriftelijke vragen (ex. art. 32 RvO)

Zijn naar tevredenheid van raadsleden beantwoord.

Voldoet vaak niet

Onderhandse vragen (bestuurlijk en feitelijk)

Worden volledig en afdoende beantwoord.

Voldoet vaak niet

Toezeggingen

Worden afgehandeld met als doel de raad zo volledig mogelijk te informeren.

Voldoet vaak niet

Initiatiefvoorstellen

De bestuurlijke reactie is volledig en onderbouwd.

NVT

• Voldoet altijd of meestal • Voldoet vaak niet • Voldoet vrijwel nooit / nooit Voor wat betreft de volledigheidseisen van het normenkader ten aanzien van monitoring en sturing op het proces, opvolging en afdoening levert dit twee beelden op.

•

•

Toets van de griffie bij ontvangst van raadsinstrumenten is goed op orde in Schouwen-Duiveland. Er wordt getoetst op volledigheid en uitvoering, ook wordt verwerking van amendementen goed geborgd en wordt de afdoening van toezeggingen door de griffie in de gaten gehouden. Ten aanzien van het hebben van voldoende, actueel overzicht voor door de raad ingediende instrumenten zien we een ander beeld. Hier kan de griffie nog een stap zetten om de voortgang en opvolging van het raadsinstrumentarium in beeld te houden. Onderdeel

Norm

Score

Monitoring en sturing op proces, opvolging en afdoening

De griffie toetst, voor verzending of ondertekening, de volledigheid van beantwoording van vragen, uitvoering van moties, verwerking van amendementen en toezeggingen.

Voldoet altijd of meestal

De griffie heeft een actueel (openbaar) overzicht en bewaakt voor de raad de voortgang van opvolging en afdoening.

Voldoet vrijwel nooit

• Voldoet altijd of meestal • Voldoet vaak niet • Voldoet vrijwel nooit / nooit 4.4 Kwaliteit van afdoening en opvolging De kwaliteit van de afdoening en opvolging van de raadsinstrumenten varieert tussen de instrumenten. Dit heeft in sterke mate te maken met de aard van het instrument en dit maakt het voor de rekenkamer moeilijk om in één overzicht een oordeel te kunnen vellen over de kwaliteit van de afdoening en opvolging van de instrumenten. Om deze reden wordt hieronder per instrument de kwaliteit van afdoening en opvolging beoordeeld.

4.4.1 Amendementen Voor de beoordeling van de kwaliteit van afdoening en opvolging van amendementen hanteert de rekenkamer de volgende norm : - Amendementen worden letterlijk verwerkt - De verwerkte stukken worden openbaar gepubliceerd In de regel wordt een amendement direct in een raadsbesluit verwerkt. Door de eerder benoemde bijzondere vorm van amenderen in de gemeente Schouwen-Duiveland leest bijvoorbeeld het raadsbesluit van de begroting 2024 als volgt: De geamendeerde Programmabegroting 2024 - 2027 wordt met algemene stemmen vastgesteld, waarmee besloten

wordt: 1. De programmabegroting 2024-2027, bestaande uit de beleidsbegroting en de financiële begroting, vast te stellen; 2. Kennis te nemen van de toevoeging van een nieuwe paragraaf, Wet Open Overheid, aan de programmabegroting. 3. In te stemmen met de lijst te honoreren prioriteiten inclusief de dekkingsvoorstellen. 4. Het saldo van de budgettaire ruimte van 2027 (€ 129.000,-) structureel in te zetten voor de dekking van de rentelasten van de stads- en dorps visies kleine kernen en de daaruit voortvloeiende investeringen. 5. Na het autoriseren van de voorgestelde prioriteiten € 10.000 in 2024 te onttrekken van de algemene reserve ter dekking van het ontstane begrotingstekort. 6. Na het autoriseren van de voorgestelde prioriteiten € 780.000 in 2026 te onttrekken van de algemene reserve ter dekking van het ontstane begrotingstekort;

7. Na het autoriseren van de voorgestelde prioriteiten € 295.000 te onttrekken aan de reserve uitvoering Strategische visie

(€ 225.000 in 2024, € 35.000 in 2025 en € 35.000 in 2026); 8. Na het autoriseren van de voorgestelde prioriteiten € 374.357 te onttrekken aan het binnen de algemene reserve geoormerkte coronaherstelfonds (€262.000 in 2024, €112.357 in 2025) (Raadsbesluit programmabegroting 2024-2027, 06-11-2023)

Middels amendementen is de bedoelde ‘lijst te honoreren prioriteiten’ aangepast, maar dat wordt niet duidelijk uit het raadsbesluit. De amendementen inclusief stemverhoudingen staan weliswaar opgenomen in de besluitenlijst, maar dus niet direct in het raadsbesluit zelf. Ook is deze lijst van benoemde prioriteiten niet eenvoudig te vinden. Bij ‘reguliere’ vergaderingen wordt het dictum van het amendement wel rechtstreeks verwerkt in het raadsbesluit. Dat betekent wel dat de raad onderstaande besluiten heeft genomen: De raad besluit: 1. De cultuurhistorische en landschappelijke analyse met kernwaarden Burgh-Haamstede, de verkeersstudie BurghHaamstede en de rapportage over het strategisch programma centra Burgh-Haamstede (inclusief bijbehorende documenten) voor kennisgeving aannemen, met dien verstande dat deze drie documenten als leidraad dienen voor het college van burgemeester en wethouders bij het uitwerken van het procesvoorstel met uitvoeringsprogramma, het uitwerken van projecten en het toetsen van projectvoorstellen van initiatiefnemers, alsmede het opstellen van daaruit voortvloeiende voorstellen voor de gemeenteraad; 2. Voor zover mogelijk worden plannen gevisualiseerd, zoals dat ook bij de uitwerking van andere stads- en dorpsvisies gebeurt; 3.

Het college van burgemeester en wethouders stelt een procesvoorstel met uitvoeringsprogramma op, waarin minimaal een stuurgroep, een klankbordgroep en projectgroepen worden geborgd inclusief taken en verantwoordelijkheden. Indien dit leidt tot een (te) ingewikkelde processtructuur en/of overvragen van burgerparticipatie, dan wel een onaanvaardbare uitloop van de planning, dan kan hiervan worden afgeweken. De selectie van projectgroep leden vindt plaats door tussenkomst van de gemeente, waarna een voordracht tot ‘aanstelling’ aan de stuurgroep wordt gedaan. Daarbij wordt afgewogen of de beoogde projectgroep leden lid zijn van een organisatie. Verder wordt ook de woon- en vestigingsplaats bezien, alsmede leeftijd en ‘sectoren’. 4. Tevens dient in het procesvoorstel het betrekken van de jeugd (6 tot 18 jaar) alsmede mensen in de leeftijd van 18 tot 40 jaar specifiek te worden opgenomen. De raad wordt in het 3e kwartaal van 2021 per raadsbrief geïnformeerd over het procesvoorstel; 5. Uit de drie opgeleverde documenten worden de navolgende ontwerp kaders vastgesteld. Op deze ontwerp kaders is gedurende de maanden juli en augustus de inspraakverordening van toepassing, hetgeen betekent dat de ontwerp kaders zes weken ter inzage liggen voor een ieder (…) (Raadsbesluit Rapportages uitvoering dorpsvisie Burgh-Haamstede, 24 juni 2021)

4.4.2 Moties Voor de beoordeling van de kwaliteit van afdoening en opvolging van moties hanteert de rekenkamer de volgende norm : -

De afhandeling wordt inhoudelijk teruggekoppeld en waar nodig besproken met de gemeenteraad Er wordt bewust besloten over afdoening

In het raadsinformatiesysteem is niet na te gaan op welke manier een motie afgehandeld is. Wel staat in het RIS of een motie is afgehandeld of niet, maar niet op welke manier. Zoals eerder opgemerkt is bij een deel van de moties middels een raadsbrief of besluitvorming teruggekoppeld over de verwerking van een motie. In enkele gevallen is over afhandeling niet gecommuniceerd met de raad. Daarbij vindt

in de regel geen beraadslaging met de leden van de raad plaats. Fracties houden zelf bij of hun motie tot uitvoering wordt gebracht.

4.4.3 Schriftelijke vragen Voor de beoordeling van de kwaliteit van afdoening en opvolging van moties hanteert de rekenkamer de volgende norm: - Schriftelijke vragen worden beantwoord met als doel de raad zo volledig mogelijk te informeren De afhandeling van schriftelijke vragen gebeurt middels een beantwoording als ingekomen stuk aan de raad afkomstig vanuit het college. Daarin valt op dat schriftelijke vragen niet altijd eenduidig gesteld worden en dat vragen die gesloten zijn gesteld, ook zijn gesloten beantwoord. In andere gevallen is de beantwoording toereikend om de raad te informeren.

4.4.4 Onderhandse raadsvragen Voor de beoordeling van de kwaliteit van afdoening en opvolging van moties hanteert de rekenkamer de volgende norm : - Onderhandse raadsvragen dragen bij aan betere informatiepositie tijdens politieke behandeling Raadsleden geven in de gesprekken enerzijds aan veel belang te hechten aan ontvangst van dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip. Anderzijds maken raadsleden graag gebruik van het raadsinstrument van onderhandse raadsvragen, omwille van de niet-openbaarheid van de vraag en het gegeven antwoord. Het onderhandse karakter van de raadsvragen biedt raadsleden de mogelijkheid zichzelf voor te bereiden, zonder dat andere fracties of de samenleving daarvan op de hoogte is. Dit heeft volgens de raadsleden meerdere voordelen, zoals de maatschappij niet te belasten met een grote hoeveelheid van openbare vragen én dat het risico wordt gemeden dat een andere partij aan de haal gaat met ‘jouw’ onderwerp in voorbereiding. Het is volgens de rekenkamer, doordat verschillende raadsleden op deze manier verschillend kennis hebben kunnen nemen van een voorstel, nog maar de vraag of de onderhandse raadsvragen bij dragen aan een betere informatiepositie tijdens de politieke behandeling.

4.4.5 Toezeggingen Voor de beoordeling van de kwaliteit van afdoening en opvolging van moties hanteert de rekenkamer de volgende norm : -

Toezeggingen worden schriftelijk of mondeling teruggekoppeld

De toezeggingenlijst wordt elke commissievergadering geagendeerd. Op de toezeggingenlijst wordt opgenomen wat de toezegging inhoudt, wat het antwoord is en wie de behandelaar van de toezegging. De toezeggingenlijst wordt voortdurend bijgewerkt, ook als er beperkte beantwoording mogelijk is. Zo wordt een toezegging uit juni 2023 op drie momenten beantwoord: •

1 september 2023: Er wordt gewerkt aan een opdrachtformulering voor de evaluatie.

•

28 maart 2024: We hebben 3 bureaus verzocht een onderzoeksopzet en offerte in te dienen. Deze hebben we 27 maart ontvangen en beoordelen we begin april. We verwachten medio april de opdracht voor de evaluatie te kunnen geven. De raad wordt daarover dan bij raadsbrief geïnformeerd.

•

30 september 2024: De uitkomsten van de evaluatie worden 21 november a.s. gepresenteerd in een informatieve raadsbijeenkomst. (Toezegging over restauratie kademuren Oude Haven Zierikzee, van toezeggingenlijst voor de commissie van 10 oktober 2024)

4.4.6 Initiatiefvoorstel Een initiatiefvoorstel dient volgens artikel 29 van het Reglement van Orde binnen drie weken nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen. Bij het enige initiatiefvoorstel dat is ingediend heeft college aangegeven geen wensen en bedenkingen te hebben, hiertoe is verder geen onderbouwing gegeven.

Bijlage 1. Geraadpleegde bronnen Schriftelijke documentatie Voor de geraadpleegde schriftelijke documentatie wordt verwezen naar de voetnoten in de rapportage.

Gevoerde interviews Datum gesprek

Naam/functie

Mw. Goossens

Griffier

Dhr. Blook

Plaatsvervangend griffier

Mw. Bronsveld

Gemeentesecretaris

Dhr. Potman

Gemeentecontroller

Mw. Blok

Directiesecretaris

Dhr. Van der Hoek

Burgemeester

Dhr. Joppe

Wethouder

Dhr. Walpot

Strategisch adviseur van het bestuur

Mw. Goossens

Griffier

Dhr. Blook

Plaatsvervangend griffier Afvaardiging van de raadsfracties

Organisatie 13-3-2024

13-3-2024

10-7-2024

10-7-2024 04-9-2024

Bijlage 2. Onderzoeksverantwoording Onderzoeksverantwoording Het onderzoek is uitgevoerd in de periode maart tot en met oktober 2024. Het onderzoek is uitgevoerd langs de volgende fasen:

Fase 1: Startgesprek In de eerste fase is het onderzoek aangevangen met een digitaal startgesprek met de rekenkamercommissie op 21 februari 2024. In dit gesprek is de onderzoeksopzet besproken en zijn er procesmatige afspraken gemaakt. Op 20 maart 2024 hebben de onderzoekers met de rekenkamer gesproken over de oriënterende gesprekken en het analysekader, waarna het informatieverzoek is uitgezet en twee oriënterende gesprekken hebben plaatsgevonden. In de eerste fase heeft er een startgesprek plaatsgevonden met de griffier en de gemeentesecretaris. In deze gesprekken is het proces om te komen tot een volledig overzicht van moties, amendementen, toezeggingen en vragen besproken. Vervolgens is in deze fase het informatieverzoek uitgezet.

Fase 2: Documentanalyse In de tweede fase is er aan de hand van een documentanalyse inzicht verkregen in de inzet van het raadsinstrumentarium van de gemeenteraad en de bijbehorende beantwoording en afdoening daarvan. Deze fase ging van start na aanlevering van de benodigde data op 13 mei 2024. Vanuit de documentanalyse is er een kwaliteitskader opgesteld om te kunnen toetsen of de inzet van raadsinstrumenten efficiënt en effectief wordt afgedaan. De raadsinstrumenten zijn vervolgens aan dit kwaliteitskader getoetst.

Fase 3. Interviews Om de informatie uit de documenten en het inventariserende onderzoek te toetsen, hebben er drie interviews plaatsgevonden. Dit betroffen verdiepende gesprekken met de griffie, een groepsgesprek met het college van B&W en een raadsgesprek.

Fase 4. Rapportage Op basis van de documentenanalyse en de gevoerde gesprekken is de nota van bevindingen tot stand gekomen. Deze nota van bevindingen is op 12 november 2024 voorgelegd aan de ambtelijke organisatie voor feitelijk wederhoor. Op 28 november 2024 is hierop een reactie ontvangen, waarna de onderzoekers gemaakte opmerkingen hebben verwerkt in de nota van bevindingen. Vervolgens zijn de conclusies en aanbevelingen opgesteld en is het geheel op 17 februari 2025 aangeboden voor een bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders. Deze bestuurlijke reactie maakt integraal onderdeel uit van dit rapport.

Bijlage 3. Normenkader Amendementen

Moties

Tijdigheid van afdoening en opvolging

Volledigheid van afdoening en opvolging

Passend en correct gebruik van instrumentarium11

Kwaliteit van afhandeling

●

worden snel in het raadsbesluit of beleidsdocument verwerkt (griffie en ambtelijke organisatie)

●

●

worden ingezet om wezenlijke wijzigingen in besluiten te realiseren

●

bevatten een heldere deadline (gemeenteraad) worden binnen deze termijn afgehandeld. Hierover wordt de raad tijdig geïnformeerd (door het college van B&W)

●

worden ingezet als instrument om politieke vragen te stellen vanuit kaderstellende, controlerende of volksvertegenwoordigende rol

●

● ●

worden geheel verwerkt

het volledige dictum is uitgevoerd of er is gemotiveerd van afgeweken en daarover is teruggekoppeld

●

●

●

worden letterlijk verwerkt verwerkte stukken worden openbaar gepubliceerd de afhandeling wordt inhoudelijk teruggekoppeld en waar nodig besproken met de gemeenteraad er wordt bewust besloten over afdoening

Schriftelijke vragen (ex. art. 32 RvO)

●

zijn binnen 30 dagen beantwoord (college van B&W) en openbaar gepubliceerd

●

zijn naar tevredenheid van raadsleden beantwoord

●

worden ingezet als instrument om politieke vragen te stellen vanuit kaderstellende, controlerende of volksvertegenwoordigende rol

●

worden beantwoord met als doel de raad zo volledig mogelijk te informeren

Onderhandse vragen (bestuurlijk en feitelijk)

●

worden tijdig beantwoord

●

worden volledig en afdoende beantwoord

●

●

●

worden binnen een (haalbare) mondeling gevraagde/ verstrekte termijn opgevolgd

●

worden afgehandeld met als doel de raad zo volledig mogelijk te informeren

●

Worden gebruikt om op achtergrondbasis informatie te vergaren vanuit de ambtelijke organisatie er zijn heldere afspraken over de status van toezegging en wanneer iets als toezegging wordt genoteerd

dragen bij aan betere informatiepositie tijdens politieke behandeling worden schriftelijk of mondeling teruggekoppeld

Toezeggingen

●

11 Om te komen tot een oordeel over kwaliteit van afhandeling, is de kwaliteit van de input evenzeer belangrijk. Een slecht geformuleerde motie is vrijwel onmogelijk om naar wens van alle

betrokkenen uit te voeren, terwijl een heldere motie met duidelijke deadlines en een sturend dictum tot betere resultaten leidt.

40.

Initiatiefvoorstellen

● ●

Monitoring en sturing op proces, opvolging en afdoening

●

●

●

krijgen tijdig een bestuurlijke reactie worden, wanneer aangenomen, actief door het college tot uitvoering gebracht Er is ambtelijk en bestuurlijk een actueel overzicht van afhandeling van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen. Er vindt ambtelijke en bestuurlijke sturing plaats op de tijdige afhandeling van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen. De raad stuurt op de opvolging en afdoening van schriftelijke vragen, moties en toezeggingen, in het bijzonder als termijnen worden overschreden.

●

de bestuurlijke reactie is volledig en onderbouwd

●

worden ingezet om de kaderstellende rol van de raad te versterken

●

De griffie toetst, voor verzending of ondertekening, de volledigheid van beantwoording van vragen, uitvoering van moties, verwerking van amendementen en toezeggingen. De griffie heeft een actueel (openbaar) overzicht en bewaakt voor de raad de voortgang van opvolging en afdoening.

●

De griffie adviseert actief en passief over de correcte inzet van instrumentarium.

●

●

College van B&W en gemeenteraad hebben afspraken gemaakt over de kwaliteit van beantwoording en afdoening van instrumenten.

41.

Bijlage 4. Overzicht inzet raadsinstrumentarium Jaar

Amendement

Motie

Motie vreemd

Schriftelijke Vraag

Onderhandse vraag

Toezegging

Initiatief voorstel

Inlichting

2021

49 aangenomen 6 verworpen 0 ingetrokken 0 stemmen staken

23 aangenomen 1 verworpen 0 ingetrokken 0 stemmen staken

12 aangenomen 1 verworpen 1 ingetrokken 0 stemmen staken

17 (waarvan 4 buiten termijn beantwoord)

774 (waarvan 90 onbeantwoord en 227 buiten termijn)

42

0

0

2022

18 aangenomen 5 verworpen 2 ingetrokken 1 stemmen staken

26 aangenomen 2 verworpen 3 ingetrokken 0 stemmen staken

10 aangenomen 5 verworpen 1 ingetrokken 0 stemmen staken

17 (waarvan 6 buiten termijn beantwoord)

469 (waarvan 7 onbeantwoord en 251 buiten termijn)

32

0

0

2023

17 aangenomen 3 verworpen 6 ingetrokken 1 stemmen staken

23 aangenomen 4 verworpen 1 ingetrokken 1 stemmen staken

13 aangenomen 4 verworpen 1 ingetrokken 0 stemmen staken

6 (allen binnen termijn beantwoord)

251 (waarvan 2 onbeantwoord en 125 buiten termijn)

15

1 (waarvan 1 aangenomen)

0

0 ingediend

1 (allen binnen termijn beantwoord)

22 (waarvan 0 onbeantwoord en 19 buiten termijn)

3

0

0

2024 (tot 1 maart)

0 ingediend

0 ingediend

42.