1469635 Bijlage 1 versie hitteplan 1 mei 2025
Tekst van het document
Taken
Wie in organisatie?
GGD en Gemeente
Actualiseren lokaal hitteplan – gezamenlijke taak
Gemeente (aangewezen coördinator) met Team Milieu en Adviseur Publieke Gezondheid
Actualiseren lokaal hitteplan – gezamenlijke taak met GGD
Beleidsmedewerker sociaal en fysiek domein
In beeld brengen van de gebieden waar kwetsbare doelgroepen zich bevinden
Gemeente
Voor wie? Doelgroep Zorgketen Maatschappelijke organisaties Algemene publiek Maatschappelijke netwerken Algemene publiek
Waar? Schaalgrootte Gezamenlijke afspraak binnen GGD en Gemeente
Beleidsmedewerkers sociaal domein – sociale wijkteams
Algemene publiek Eigen organisatie
Gemeente
Publiceren informatie (gebruik maken van aangeleverde informatie van GGD) over hitte en gezondheid op gemeentesite
Beleidsmedewerker Sociaal domein
Algemene publiek Eigen organisatie
Gemeente
Overleggen met afdeling communicatie over (aanpassen) communicatiestrategie
Aangewezen coördinator hitteplan
Eigen organisatie
Gemeente
31
Eigen organisatie
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Afstemming vastleggen in afspraak welke personen van GGD en gemeente aan het begin van de jaarlijkse cyclus deze taak uitvoeren Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Bepalen wie eindverantwoordelijk is. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Bepalen wie eindverantwoordelijk is. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Bepalen wie eindverantwoordelijk is. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Bepalen wie eindverantwoordelijk is. Afstemmen met afdeling communicatie.
Taken tijdens de voorwaarschuwingsfase (mogelijk 1 juni - 1 september)
In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de voorwaarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep
Waar? Schaalgrootte Regio Pers
Gemeente
Nieuwsbericht en persbericht alvast ter informatie/ controle lezen vanuit afdeling communicatie en voorbereiden mogelijke publicatie in weekblad en sociale media
Communicatieadviseurs
Algemene publiek
Folders verspreiden naar de wachtruimten gemeentehuis
Beleidsmedewerker Maatschappelijke Ontwikkeling
Gemeenten Algemene publiek
Eigen organisatie
Voor wie? Doelgroep Algemene publiek
Waar? Schaalgrootte Gemeente
Algemene publiek
Gemeente
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Afstemmen met GGD, brancheorganisaties. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak
Taken tijdens de waarschuwingsfase In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de waarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Gemeente
Nieuwsbericht en persbericht plaatsen door afdeling communicatie in weekblad en gebruik maken van sociale media
Communicatieadviseurs
Communicatie via sociale media, website
Beleidsmedewerker Sociale domein
32
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Binnen gemeente afspraken vastleggen over taakuitvoering. Afstemmen met andere organisaties over tijdspad. Binnen gemeente afspraken vastleggen over taakuitvoering in samenspraak met afdeling communicatie.
2. Taken van de GGD Taken in de voorbereidingsfase (voorjaar - 1 juni) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties in de voorbereidingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep Zorgketen Maatschappelijke organisaties Algemene publiek Maatschappelijke netwerken
Waar? Schaalgrootte Gezamenlijke afspraak binnen GGD en Gemeente
GGD en Gemeente
Actualiseren lokaal hitteplan – gezamenlijke taak
Gemeente (aangewezen coördinator) met Team Milieu en en/of Adviseur Publieke Gezondheid
Actualiseren lokaal hitteplan – gezamenlijke taak met GGD
Beleidsmedewerker sociaal en fysiek domein
Algemene publiek
Eigen organisatie
Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Informatie hitte en gezondheid op GGD-site actualiseren, zowel voor algemeen publiek als professionals
Team Milieu en Gezondheid met team communicatie.
Voor wie? Doelgroep Zorgketen Maatschappelijke organisaties Algemene publiek
Waar? Schaalgrootte Eigen organisatie
GGD
Nieuwsbericht schrijven of actualiseren
Team Milieu en Gezondheid met team communicatie Team Milieu en Gezondheid met communicatie
Zorgketen Algemene publiek
Eigen organisatie
Zorgketen
Regio
Mailinglijst voor hittewaarschuwing controleren en jaarlijks actualiseren. Zie lijst met mogelijke organisaties
33
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Afstemming vastleggen in afspraak welke personen van GGD en gemeente aan het begin van de jaarlijkse cyclus deze taak uitvoeren Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Bepalen wie eindverantwoordelijk is. Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Afstemmen met collega’s ouderenzorg, gemeente, zorgpartners, maatschappelijke organisaties. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak.
Versturen digitaal materiaal naar huisartsenpraktijken en apotheken, kinderdagverblijven en onderwijs.
Team Milieu en gezondheid en team communicatie
34
Informatie voor algemeen publiek
Zeeland breed
Taken tijdens de voorwaarschuwingsfase (mogelijk 1 juni - 1 september)
In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de voorwaarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep Brede doelgroep
Waar? Schaalgrootte Uitvoerende instanties
GGD
Voorwaarschuwing doorsturen naar gemeenten, GHOR en scholen.
Team Milieu en Gezondheid en communicatie
Nieuwsbericht versturen naar Zeeuwse gemeenten afdeling communicatie, onderwijs, kinderdagverblijven en huisartsen..
Team Milieu en Gezondheid en team communicatie
Algemeen publiek
Zeeland breed
Actualiseren mailinglijst.
Team Milieu en gezondheid
Eigen organisatie
Eigen organisatie
Informeren gemeenten (communicatieafdeling) GHOR en scholen – voorwaarschuwing doorsturen
Team Milieu en Gezondheid en team communicatie
Gemeenten Veiligheidsregio’s
Gemeenten Veiligheidsregio’s
35
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Afstemmen met gemeente, Rode Kruis, zorgpartners. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak. Afstemmen met afdeling communicatie. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak bij aangewezen persoon. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Afstemmen met veiligheidsregio
Taken tijdens de waarschuwingsfase
In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de waarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
GGD
Waarschuwingsmail doorsturen naar gemeenten (afdeling communicatie), GHOR en scholen.
Team Milieu en Gezondheid en team communicatie Coördinator binnen GGD Team communicatie
Bereikbaarheid van teams regelen Versturen social mediaberichten naar gemeenten (afdeling communicatie) om te reposten. Intern bericht GGD Beantwoording van vragen van organisaties (vrijwilligersorganisaties, gemeenten, scholen en kinderdagverblijven), individuele burgers, zorgverleners. Via milieugezondheid@ggdzeeland.nl (kantooruren). Link concept Q&A’s
Team Milieu en Gezondheid en team communicatie Team Milieu en Gezondheid
36
Voor wie? Doelgroep
Eigen organisatie Alle Zeeuwse gemeenten Eigen organisatie Algemene publiek
Waar? Schaalgrootte Zeeland breed
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming
Zeeland breed Regionaal
Ja, intern afspraak.
Regionaal
Ja, intern afspraak.
3. Taken van de GHOR Taken in de voorbereidingsfase (voorjaar - 1 juni) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties in de voorbereidingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
GHOR/GGD
Actuele versie lokaal hitteplan beoordelen/ ‘tegenlezen’
Beleidsmedewerker GHOR/GGD
Gemeenten adviseren over maatregelen bij evenementen en hitte (i.k.v. vergunningverlening) – doorlopende taak en wordt nu al standaard in evenementadvies opgenomen.
Evenementenadvisering GHOR
Voor wie? Doelgroep Algemene publiek
Waar? Schaalgrootte
Gemeenten
Gemeenten
Voor wie? Doelgroep Gemeenten Organisatoren evenementen
Waar? Schaalgrootte
Eigen organisatie
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak. Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak.
Taken tijdens de voorwaarschuwingsfase (mogelijk 1 juni - 1 september) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de voorwaarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
GHOR/GGD
Aanvullende maatregelen op draaiboek en extreem weer scenario kenbaar maken aan vergunningverleners evenement (gemeenten) en organisatoren evenementen. GGD is primair verantwoordelijk voor delen van de (voor)waarschuwing.
Team Milieu en Gezondheid of team Gezondheidsbevordering
37
Regio
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak Afstemmen met gemeente, brancheorganisaties.
Taken tijdens de waarschuwingsfase
In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de waarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
GHOR
Bij C evenementen, waarbij coördinator GHOR aanwezig is, ziet coördinator GHOR toe of de aanbevolen maatregelen effect hebben. Bij A en B evenementen zal GHOR enkel op aanvraag advies geven.
Coördinator GHOR
In geval van opschaling wordt GHOR actief, en zal zij haar taken op het gebied van regie en coördinatie uitvoeren.
Officier van Dienst Geneeskundig (OvDG)
Indien op een evenement een Officier van dienst geneeskundig (OvDG) aanwezig is (In de meeste gevallen is deze er enkel bij de start van het evenement), ligt de taak van deze controle niet primair bij deze functionaris. Het nemen of ontbreken van maatregelen zal effect hebben op de gezondheid en opgemerkt worden door de inzetcoördinator/medisch leider van de evenementenzorgorganisatie
38
Voor wie? Doelgroep Algemene publiek
Waar? Schaalgrootte
Algemene publiek
Regionaal
Regionaal of maatwerk voor evenement
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Intern afgestemd.
Opschaling intern afgestemd
4. Taken van de zorgsector Taken in de voorbereidingsfase (voorjaar - 1 juni) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties in de voorbereidingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Zorgketen partners Ziekenhuizen
Voorbereiden of scholing personeel SEH
Calamiteiten- coördinator
Zorgketen Partners Huisartsen Verpleeghuizen Verzorgingshuizen Apotheken Instelling voor gehandicapten Thuiszorg
Voorbereiden of scholing personeel huisartsen. Aanwijzen coördinator Maak gebruik van tekst voor professionals
Coördinator binnen organisatie; soms koepelorganisatie
Voor wie? Doelgroep Eigen organisatie
Waar? Schaalgrootte
Eigen organisatie of externe partner
Regio
Voor wie? Doelgroep Cliënten
Waar? Schaalgrootte
Eigen organisatie
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging valt onder eigen bevoegdheid en wordt gecontroleerd door Inspectie Volksgezondheid. Borging valt onder eigen bevoegdheid en wordt gecontroleerd door Inspectie Volksgezondheid. Nog niet altijd aangewezen persoon met verantwoordelijkheid.
Taken tijdens de voorwaarschuwingsfase (mogelijk 1 juni - 1 september) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de voorwaarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Zorgketen Partners Ziekenhuizen Huisartsen Verpleeghuizen Verzorgingshuizen Apotheken Instelling voor gehandicapten Thuiszorg
Verspreiden informatie aan eigen personeel
Coördinator binnen organisatie of accountmanage
39
Eigen populatie
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak
Taken tijdens de waarschuwingsfase
In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de waarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Zorgketen Partners
Gebruik beschikbare teksten in contact met cliënten
Aansturing accountmanager. Uitvoering personeel afdeling
40
Voor wie? Doelgroep Patiënten bij huisarts of in de thuiszorg of in instellingen
Waar? Schaalgrootte Lokaal tot regionaal
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Intern afgestemd.
5. Taken van de maatschappelijke zorg Taken in de voorbereidingsfase (voorjaar - 1 juni) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties in de voorbereidingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Sectoren met kwetsbare groepen Senioren Kinderdagverblijven Peuterspeelzalen Verkeersregelaars Maatschappelijke organisaties Zonnebloem, Het Rode Kruis, Humanitas Resto van Harte Geriatrische netwerken
Voorbereiden eigen vrijwilligers of beroepspersoneel. Aanwijzen coördinator
Coördinator binnen organisatie; soms koepelorganisatie
Actualiseren lokaal hitteplan – gezamenlijke taak. Checken bij websites of GGD voor geactualiseerde informatie.
Religieuze instanties
Voor wie? Doelgroep Eigen organisatie of externe partner
Waar? Schaalgrootte Regio of gemeente
Accounthouder
Algemene publiek of daarvan afgeleide doelgroep
Publiceren informatie over hitte en gezondheid op eigen site
Projectleider voorbereiding op noodsituaties
Algemene publiek of daarvan afgeleide doelgroep
Voorbeeld activiteiten: promoten EHBO-app / nieuwsbrief (bevat informatie over hitte en handelingsperspectieven)
Team communicatie
Algemene publiek of daarvan afgeleide doelgroep
Aanspreken van netwerk met pastoraal werkers of mantelzorgers
Religieus leider
Algemene publiek
Regio instanties of op gemeentelijk of buurtniveau Regio instanties of op gemeentelijk of buurtniveau Regio instanties of op gemeentelijk of buurtniveau Gemeentelijk of buurtniveau
41
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging nee; versnipperd per partner; Vaak geen aangewezen persoon met verantwoordelijkheid. Borging ja; alle regio’s?
Borging ja; alle regio’s?
Borging ja; alle regio’s?
Borging nee; Afstemming is niet georganiseer
Taken tijdens de voorwaarschuwingsfase (mogelijk 1 juni - 1 september)
In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de voorwaarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep
Waar? Schaalgrootte Zorgketen
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging realiseren onder tijdsdruk. Rekening houden met vakantieperiode. Borging realiseren onder tijdsdruk. Rekening houden met vakantieperiode. Borging realiseren onder tijdsdruk. Rekening houden met vakantieperiode.
Maatschappelijke organisaties Zonnebloem, het Rode Kruis, Humanitas Resto van Harte Geriatrische netwerken
Voorwaarschuwing doorsturen naar contacten. In beeld brengen of op de hoogte zijn van wie zorg ontvangt en als kwetsbare oudere wordt gezien.
Projectleider voorbereiding op noodsituaties
Zorgketen of daarvan afgeleide doelgroep
Voorbereiding mogelijke inzet met vrijwilligers Rode Kruis: aansturen Ready2Help-netwerk om te voorzien in een hulpbehoefte van voor hitte kwetsbare mensen Rode Kruis: Voorbereiding bij EHBO-posten die in actie komen bij geplande evenementen tijdens komende hitteperiode
Projectleider voorbereiding op noodsituaties
Algemene publiek of daarvan afgeleide doelgroep
Regio
Projectleider voorbereiding op noodsituaties
Algemene publiek of daarvan afgeleide doelgroep
Maatwerk
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging realiseren onder tijdsdruk. Rekening houden met vakantieperiode
Borging realiseren onder tijdsdruk. Rekening houden met vakantieperiode Borging realiseren onder tijdsdruk. Rekening houden met vakantieperiode
Taken tijdens de waarschuwingsfase In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de waarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep
Maatschappelijke organisaties Zonnebloem, Rode Kruis, Humanitas Resto van Harte Geriatrische netwerken Rode Kruis
Met vrijwilligers contact leggen met kwetsbare mensen. Rode Kruis: R2H voorzien in een hulpbehoefte van voor hitte kwetsbare mensen.
Projectleider voorbereiding op noodsituaties
Algemene publiek
Waar? Schaalgrootte Lokaal
Rode Kruis: EHBO-post op evenementen
Projectleider voorbereiding op noodsituaties
Algemene publiek
Lokaal
Communicatie via sociale media, website
Projectleider voorbereiding op noodsituaties
Algemene publiek
Regionaal
42
43
6. Taken sport en recreatie Taken in de voorbereidingsfase (voorjaar - 1 juni) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties in de voorbereidingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Sportorganisaties Evenement organisaties
Voorbereiden eigen vrijwilligers of beroepspersoneel. Aanwijzen coördinator
Aangewezen coördinator
Voor wie? Doelgroep Eigen organisatie
Waar? Schaalgrootte Eigen organisatie in gemeente of regio
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging nee; versnipperd per partner; vaak geen aangewezen persoon met verantwoordelijkheid
Waar? Schaalgrootte Maatwerk Of reguliere evenementen
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging verbeteren. Opnemen in reguliere taak.
Waar? Schaalgrootte Lokaal
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Borging vooraf regelen in eigen organisaties. Afstemmen met GHOR bij evenementen. Borging vooraf regelen met eigen organisaties.
Taken tijdens de voorwaarschuwingsfase (mogelijk 1 juni - 1 september)
In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de voorwaarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep
Sportorganisaties
Verspreiden informatie aan eigen vrijwilligers of beroepspersoneel
Coördinator binnen organisatie
Deelnemers activiteiten, leden, toeschouwers
Taken tijdens de waarschuwingsfase In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de waarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep
Sportorganisaties Evenement organisaties
Verspreiden tekst aan medewerkers bij evenement
Aangewezen coördinator
Deelnemers evenement
Koepelorganisaties
Ondersteuning bieden deelnemende organisaties
Coördinator
Deelnemende organisaties
44
Eigen aangesloten organisaties
7. Taken overheidsbestuur Taken in de voorbereidingsfase (voorjaar - 1 juni) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties in de voorbereidingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Bestuur overheid
Burgemeester informeren over wijzigingen of aanpassingen bij evenementen. Afstemming met GHOR
Voorzitter bestuur of directeur GGD c.q. GHOR
Voor wie? Doelgroep Eigen organisatie
Waar? Schaalgrootte Eigen organisatie/ gemeente
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Binnen gemeente meestal neergelegd bij GGD. Geen formeel aangewezen persoon. Beleggen bij ambtenaar Veiligheid of directeur. Afstemmen met inhoudelijke teams GGD
Waar? Schaalgrootte Eigen organisatie/ gemeente
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Binnen gemeente meestal neergelegd bij GGD. Geen formeel aangewezen persoon. Beleggen bij ambtenaar Veiligheid of directeur. Richting B&W verantwoordelijk wethouder of Burgemeester. Afstemmen met inhoudelijke teams GGD.
Taken tijdens de voorwaarschuwingsfase (mogelijk 1 juni - 1 september) In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de voorwaarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep
Bestuur overheid
Burgemeester informeren over evenementen die een risico vormen. Afstemming met GHOR
Voorzitter bestuur of directeur GGD c.q. GHOR
B&W
45
Taken tijdens de waarschuwingsfase
In deze tabel staan de taken van de verschillende organisaties tijdens de waarschuwingsfase. Organisatie
Taken
Wie in organisatie?
Voor wie? Doelgroep
Bestuur overheid
Burgemeester laten besluiten over evenementen die een risico vormen. Afstemming met GHOR
Voorzitter bestuur of directeur GGD c.q. GHOR
B&W
46
Waar? Schaalgrootte Eigen organisatie/ gemeente
Borging: ja, nee, n.v.t. Afstemming Geen formeel aangewezen persoon. Beleggen bij ambtenaar Veiligheid of directeur. Richting B&W verantwoordelijk wethouder of Burgemeester. Afstemmen met inhoudelijke teams GGD.