1216002 Bijlage 1 - Evaluatie en advies voor College van BenW en ASD van de gemeente Schouwen-Duiveland
Tekst van het document
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland
Door: Petra van der Horst, adviseur Koepel Adviesraden Sociaal Domein
20 februari 2024
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 1 van 27
Inhoudsopgave 1. Aanleiding, context en opdracht
p. 3
2. Totstandkoming advies
p. 3
3. Leeswijzer
p. 3
4. Algemene opmerkingen
p. 4
Bevindingen en aanbevelingen 5. Actualiseren en concretiseren rol, functies, werkwijze rond de functies en het domein
p. 5
6. Werken met themagerichte werkgroepen en formuleren rol en functies van werkgroepen
p. 14
7. Vergroten interactie met inwoners in het algemeen en met cliënten in het bijzonder
p. 16
8. Omschrijven en effectueren rol en taak adviesraad in regionale processen
p. 18
9. Werken met een ondersteuner
p. 20
Bijlagen: Bijlage 1: Wettelijk kader
p. 21
Bijlage 2: Domein adviesraad sociaal domein
p. 22
Bijlage 3: Overlegstructuur.
p. 23
Bijlage 4: Rol, functies en indeling van werkgroepen
p. 24
Bijlage 5: Rol en taken beleidsmedewerkers richting de werkgroepen
p. 26
Bijlage 6: Rol en taak ambtelijk secretaris
p. 27
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 2 van 27
1. Aanleiding, context en opdracht Sinds maart 2018 is er in de gemeente Schouwen-Duiveland een adviesraad sociaal domein (verder te noemen: adviesraad) actief. Dit adviesorgaan adviseert het College van B&W op basis van de Jeugdwet, de Participatiewet, de Wmo 2015 en de Wet Sociale Werkvoorziening. In bijlage 1 staat het wettelijk kader waarop het instellen van de adviesraad is gebaseerd omschreven. Het doel, de taken en bevoegdheden van de adviesraad zijn vastgelegd in de Verordening Adviesraad Sociaal Domein 2017. Het doel van de adviesraad is om het College van B&W te voorzien van goed onderbouwde, integrale adviezen die een breed draagvlak hebben. In de verordening staat onder andere ook beschreven hoe de benoeming van leden plaatsvindt, over het werken met zgn. werkkamers, hoe besluitvorming plaatsvindt en over welke faciliteiten de adviesraad beschikt. Eind 2019 heeft er, vrij snel na de instelling van de adviesraad sociaal domein, een tussentijdse evaluatie plaatsgevonden. Het College en de adviesraad hebben al enige tijd geleden de afspraak gemaakt dat er wederom geëvalueerd zou moeten worden, maar onder meer door de corona-maatregelen is het e.e.a. verschoven.
Zowel de adviesraad als de wethouders en betrokken beleidsmedewerkers hebben de behoefte om te reflecteren op rol, taak, werkwijze van de adviesraad, de samenwerking tussen gemeente en adviesraad en om na te denken welke wensen en behoeften er zijn voor wat betreft optimalisering en/of doorontwikkeling. De gemeente heeft besloten om een extern adviseur de opdracht uit te laten voeren. De gemeente heeft hiervoor de Koepel Adviesraden Sociaal Domein opdracht gegeven. Petra van der Horst heeft de evaluatie namens de Koepel Adviesraden Sociaal Domein uitgevoerd. 2. Totstandkoming evaluatie en advies Er is in het kader van de evaluatie een zestal gesprekken gevoerd: o
een gesprek met de betrokken wethouders;
o
een groepsgesprek met leden van de adviesraad;
o
een gesprek met de transformatiemanager sociaal domein;
o
een groepsgesprek met een delegatie van de beleidsmedewerkers;
o
een gesprek met de contactambtenaar.
Voorafgaand aan deze gesprekken hebben alle betrokkenen de interviewvragen ontvangen, zodat eenieder zich heeft kunnen voorbereiden. Van elk gesprek is een verslag gemaakt wat alleen met de geïnterviewden is gedeeld. Er is de gelegenheid geboden om feedback op het verslag te geven. De verslagen, samen met de kennis en ervaring die bij de Koepel Adviesraden Sociaal Domein aanwezig is m.b.t. het functioneren van en de ontwikkelingen bij gemeentelijke advies- en cliëntenraden, vormen de basis van deze evaluatie en advies. 3. Leeswijzer Door de gesprekken is helder geworden wat er goed gaat, welke wensen en onduidelijkheden er zijn en waar doorontwikkeling gewenst is. Tijdens het evaluatietraject zijn vijf vraagstukken naar voren gekomen die de nadere aandacht verdienen. In de hoofdstukken 5 t/m 9 worden deze vraagstukken toegelicht. Ieder hoofdstuk begint met een Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 3 van 27
korte samenvatting van de voornaamste bevindingen. Dit is in feite het evaluatiegedeelte. Daarna volgen de aanbevelingen, dit betreft het adviesgedeelte. De aanbevelingen worden zo concreet mogelijk verwoord, zodat er een basis ligt voor de gemeente en de adviesraad om gericht met elkaar in gesprek te gaan en waar nodig zaken vast te leggen in een geactualiseerde verordening en werkafspraken. De praktijk leert dat dit rust kan geven en fricties (in de toekomst) kan helpen voorkomen. 4. Algemene opmerkingen Tijdens de evaluatie zijn verschillende vraagstukken naar voren gekomen. De meeste vraagstukken zijn niet alleen door één of meerdere actoren vanuit de gemeentelijke geledingen aan de orde gesteld, maar waren ook onderwerp van gesprek tijdens het interview met de adviesraad. De vraagstukken die naar voren zijn gekomen zijn min of meer gebruikelijke kwesties die ook bij andere adviesraden en gemeentes in het land spelen. In de hoofdstukken 5 t/m 9 komt een aantal vraagstukken aan bod die te maken hebben met helderheid over rol en taak, werkprocessen, (samenwerkings-)afspraken, acties en dergelijke en de behoefte tot een doorontwikkeling van de adviesraad. Het verder uitwerken, vastleggen en vormgeven van de aanbevelingen zullen van de ambtelijke organisatie en de adviesraad de nodige aandacht en denk- en uitwerktijd vergen.
Het is aan te bevelen om van dit doorontwikkelingstraject een apart project te maken. In deze evaluatie wordt geen expliciete aandacht gegeven aan de relationele aspecten die van invloed zijn op de effectiviteit van de adviesraad. De adviesraad heeft aangegeven dat een constructieve samenwerkingsrelatie binnen de adviesraad en tussen adviesraad en “gemeente” noodzakelijk is om plezier te werken en effect te sorteren. De adviesraad ziet dit niet als een vanzelfsprekendheid, maar als een aspect waar alle betrokkenen doelbewust aan moeten werken. Het is nodig om in principe vanuit onderling vertrouwen te werken. Om dit te bewerkstelligen is het nodig om te weten vanuit welke bedoeling en motivatie er gewerkt wordt, wat elkaars rollen, taken, verwachtingen, mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Het is belangrijk dat op verschillende momenten hierover gesproken wordt binnen de adviesraad, tussen adviesraad en wethouders, tussen adviesraad en beleidsmedewerkers en tussen adviesraad en de strategisch adviseur en verbindingsmedewerker. De adviesraad vindt het belangrijk dat als er samenwerkingsvragen zijn, deze ook expliciet besproken en uitgesproken worden zodat, als er kwesties spelen, deze niet de inhoudelijke gesprekken beïnvloeden. Het is raadzaam dat eventuele onduidelijkheden en irritaties z.s.m.
uitgesproken en besproken worden, in eerste instantie in een informele setting en dat er in die gesprekken rekening wordt gehouden met de verschillende (belevings-)werelden van waaruit gesproken wordt en met respect voor de verschillende rollen, posities en verantwoordelijkheden. Het kan helpen om uit te spreken wat de verwachtingen zijn, te bespreken hoe dat voor alle betrokken is, af te spreken hoe verder te handelen en elkaar aan te spreken op de afspraken die zijn gemaakt.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 4 van 27
BEVINDINGEN EN AANBEVELINGEN 5. Actualiseren en concretiseren rol, functies, werkwijze rond de functies en het domein De praktijk leert dat het voor een adviesraad en de gemeente belangrijk is dat er helderheid is over rol, taak en de functies van een adviesraad sociaal domein. Als deze zaken duidelijk zijn kunnen er afspraken worden gemaakt en is er een goede basis om met elkaar te werken. In de verordening wordt het doel en de taken van de adviesraad beschreven. Uit de interviews blijkt dat dit onderdeel van de verordening actualisering behoeft. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
De adviesraad geeft aan dat men na de corona-pandemie en een grote wisseling van leden bezig is een nieuw evenwicht te vinden. In het verleden was de adviesraad in haar eigen beleving reactiever, de leden waren meer gericht op het monitoren en er werd minder de samenwerking met de gemeente gezocht. De adviesraad geeft aan dat men een andere manier van werken aan het ontwikkelen is, waarbij het de bedoeling is dat de adviesraad zich meer richt op het samen optrekken met de gemeente, een grotere betrokkenheid heeft aan de voorkant en het werken vanuit een eigen agenda. Bij de adviesraad is tevredenheid over de weg die ingeslagen is. Wel realiseert de adviesraad zich dat er nodig stappen te zetten zijn.
•
De focus richt zich nu op de gevraagde en ongevraagde adviesfunctie. De laatste tijd komen er weinig adviesaanvragen. Het is onduidelijk welk type stukken worden voorgelegd aan de adviesraad. Wel is bekend dat de beleidsstukken die voortvloeien uit de strategische agenda, sowieso worden voorgelegd.
•
De adviesraad geeft aan dat er onvoldoende afspraken met de gemeente zijn gemaakt over het ongevraagde advies (route, termijnen, reactie etc.).
•
In de verordening wordt aangegeven dat de adviesraad informatie moet verzamelen onder inwoners in het algemeen en in het bijzonder bij cliënten. Daarnaast wordt genoemd dat de adviesraad informatie op moet halen bij organisaties die actief zijn in de gemeente. Binnen de adviesraad is een aantal leden die door (vrijwilligers-) werk weten wat er onder inwoners leeft. Helaas is er sprake van een onderbezetting, waardoor het actief de samenleving ingaan, het benaderen van en spreken met cliënten nog onvoldoende van de grond komt. De adviesraad geeft aan dat dit de komende tijd meer aandacht verdient. De signaleringsfunctie m.b.t. de uitvoering krijgt door de eerder genoemde factoren momenteel te weinig vorm en inhoud. De adviesraad is van plan om gerichter signalen op te gaan halen zodat de signaleringsfunctie uitgebouwd kan worden.
•
Het samenspel met de beleidsmedewerkers en de contactambtenaar wordt als plezierig ervaren. De leden voelen zich gerespecteerd en ervaren dat de medewerkers op een serieuze wijze met hen samen willen werken. Wel zouden de leden het plezieriger vinden als de afstand tussen beleidsmedewerkers en leden van de adviesraad verkleind zou kunnen worden. De adviesraad geeft aan dat zij het op
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 5 van 27
prijs zouden stellen als beleidsmedewerkers tussendoor een beroep op hen zouden doen. De leden staan open om als sparringpartner te fungeren. •
De adviesraad zet zich, conform hetgeen in de verordening staat, in om integrale adviezen op te leveren. Het gevoel leeft bij de leden dat de gemeente met deze integrale adviezen niet zo goed uit de voeten kan. De indruk bestaat dat dit komt omdat er binnen de gemeente nog niet op alle terreinen integraal gewerkt wordt. De integrale adviezen kunnen volgens de adviesraad onvoldoende benut worden, omdat de gemeentelijke manier van werken/organiseren daar niet op aansluit.
•
De adviesraad vindt het belangrijk om thema’s aan te kaarten die voor inwoners van belang zijn. Dit kan betekenen dat zij thema’s agendeert zoals leefbaarheid, die niet direct met de “zorgwetten” te maken hebben zoals Wmo, Jeugdwet etc., maar wel wezenlijk zijn voor inwoners. Het (b)lijkt voor de gemeente niet eenvoudig te zijn om met dit type adviezen om te gaan.
Gemeente •
Er is bij het bestuur en de beleidsmedewerkers waardering voor de inzet en inbreng van de adviesraad. Men heeft respect voor de betrokkenheid en de tijd die de leden in hun werk investeren.
•
Voor de gemeente is de adviesraad een gevraagd en ongevraagd adviseur vanuit inwonersperspectief. De gemeente vindt het belangrijk dat de ervaringen, wensen en belangen van, en de effecten voor inwoners, door de adviesraad de gemeente binnen worden gebracht. Er is wat de gemeente betreft een adviesfunctie weggelegd op het terrein van beleid (input leveren) en uitvoering (ervaringen ophalen, duiden en delen met de gemeente). De gemeente spreekt zelf ook met organisaties en inwoners, maar hecht er veel waarde aan dat er een groep inwoners is die ook een brugfunctie vervult tussen samenleving en gemeente: wat speelt er in de samenleving, wat leeft er onder inwoners en hoe kan de gemeente daarop inspelen?
•
Er liggen formele afspraken over wanneer en hoe de adviesraad te betrekken. Deze afspraken blijken bij beleidsmedewerkers en wethouders minder te leven.
•
Het cliëntenperspectief wordt wat de gemeente betreft nog te weinig zichtbaar in de adviezen. Er zijn vragen bij de gemeente in welke mate de leden van de adviesraad in de gelegenheid zijn om (regelmatig) te spreken met cliënten en of het voor hen mogelijk is om in de volle breedte van het sociaal domein met cliënten contact te zoeken en te spreken. Vanuit de gemeente wordt aangegeven dat de adviesraad en de gemeente samen zouden moeten bespreken welke ondersteuning de gemeente zou kunnen bieden, zodat de adviesraad in contact komt met cliënten. Daarnaast zou er samen gebrainstormd kunnen worden op welke wijze de adviesraad het contact met de cliënten vorm en inhoud zou kunnen geven en waar nodig zou de adviesraad op dit punt zich ook kunnen laten ondersteunen.
•
Op dit moment zijn er relatief weinig gevraagde adviezen. Er zijn diverse evaluaties, met de adviesraad zou meer dan tot nu toe gesproken worden wat er leeft onder inwoners, wat aandachts- en knelpunten zijn.
•
De gemeente vindt het belangrijk dat de adviesraad bij het formuleren van nieuw of het herzien van beleid vroegtijdig input levert. Meedenken aan de voorkant sorteert wat de gemeente betreft het meeste effect. Dit is in toenemende mate het geval. De advisering door de adviesraad wordt, voor zover het onderwerpen met betrekking tot
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 6 van 27
het sociaal domein betreft, standaard in de planning van het beleidsvormingsproces opgenomen. De adviesraad wordt vroegtijdig bij een beleidsvoornemen betrokken, zodat er voldoende tijd is om signalen en input vanuit de achterban te betrekken bij de advisering van het beleid. Als voordeel van het meedenken aan de voorkant wordt aangegeven dat er dan een gerichte toelichting op de bedoeling van het beleid(s)stuk kan worden gegeven en dat de gemeente in de gelegenheid is de bredere context te schetsen. De adviesraad is dan ook in de gelegenheid om vragen te stellen. De gemeente geeft aan dat de adviesraad, meer dan tot nu toe, de gemeente verhelderende vragen zou mogen stellen om zo meer inzicht te krijgen in het onderwerp en meer gevoel te krijgen hoe de gemeente nu al met de materie bezig is. Soms komt het voor dat de adviesraad iets adviseert wat in de praktijk al plaatsvindt of wat juridisch niet mogelijk is. Dit kan voorkomen worden als de adviesraad vooraf goed geïnformeerd wordt. •
Vanuit de gemeente wordt aangegeven dat het wenselijk is dat er binnen de gemeente en tussen gemeente en adviesraad beter nagedacht moet worden welk (type) thema’s/beleidsdocumenten zich lenen voor het meedenken aan de voorkant en hoe een dergelijk meedenkproces er uit zou kunnen zien.
•
De praktijk laat zien dat de adviesraad nu adviseert over de volle breedte van het sociaal domein, op een breder terrein dan wat nu in de verordening staat. Er leven bij de gemeente vragen over wat het domein van de adviesraad zou kunnen/moeten zijn en wat tot het domein van de stads-, dorps- en wijkraden behoort. De gemeente werkt vanuit de visie dat deze raden een belangrijke rol spelen als schakel tussen gemeente en inwoners, bijvoorbeeld als het gaat om vraagstukken rond leefbaarheid. De gemeente vindt het belangrijk dat er met elkaar gesproken wordt waar de adviesraad zich op richt en wat tot het domein van de andere raden behoort, om zo helderheid te creëren en dubbel werk te voorkomen.
•
De adviesraad wordt soms geassocieerd als een orgaan met een officieel en formeel karakter wat belemmerend kan werken om de adviesraad in te schakelen. De wens leeft bij de gemeente dat de adviesraad een vrijere rol gaat innemen en meer zelf bepaalt waar men zich op wil richten. Er zou meer dynamiek tot stand kunnen komen in de adviesraad zelf en tussen de adviesraad en gemeente, als de adviesraad een vrijere, agendasettende rol zou pakken. Hiervoor is nodig dat de adviesraad meer dan tot nu toe de samenleving in gaat, hoort en ophaalt wat daar speelt, waar mogelijk “nader onderzoek verricht” en met de opbrengsten van het onderzoek het gesprek aangaat met de gemeente. Het betekent dat de adviesraad zich in belangrijke mate richt op wat er in de samenleving speelt en haar eigen prioriteiten en zich minder focust op waar de gemeente mee bezig is en minder afhankelijk wordt van de gemeentelijke processen.
•
De adviesraad kan met name thema’s kiezen die aansluiten bij de eigen interesses, motieven en ervaringen. Het kan ervoor zorgen dat de adviesraad meer regie heeft op haar agenda en mogelijk meer energie kan krijgen en behouden. Het betekent ook dat de adviesraad minder tijd beschikbaar heeft voor gevraagde adviezen en dat de adviesraad in overleg met de gemeente keuzes maakt op welke terreinen men beschikbaar is voor gevraagde adviezen.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 7 van 27
•
De gemeente geeft aan dat als de adviesraad ervoor kiest om op deze manier te gaan werken, het goed is om met elkaar in gesprek te gaan of en welke professionele ondersteuning er nodig is om dit vorm te geven.
•
De reactietermijnen die gehanteerd (moeten) worden bij gevraagde adviezen passen veelal niet in de werkprocessen van de beleidsmedewerkers. Het maakt dat er met kortere reactietermijnen gewerkt wordt, wat ook invloed heeft op de tijd die de adviesraad heeft om tot een kwalitatief advies te komen. De beleidsmedewerkers geven aan dat het ene thema/dossier/beleidsstuk zich meer leent voor raadpleging van en advisering door de adviesraad dan het andere. Het lijkt hen waardevol dat de adviesraad en de ambtelijke organisatie samen kijken welke dossiers er liggen, welke producten (beleidsstukken) ontwikkeld gaan worden en welke zich lenen voor meedenken (aan de voorkant) en het geven van advies. De adviesraad kan dan in overleg met de beleidsmedewerkers bepalen bij welke dossiers men betrokken wil worden en hoe en wanneer men betrokken wil worden. De gemeente veronderstelt dat dit de motivatie van de leden kan bevorderen en bevredigender kan zijn.
•
De gemeente geeft aan dat als de adviesraad meer ongevraagde adviezen geeft (= agenda-setting) er wel duidelijkere afspraken nodig zijn hoe de adviesraad deze manier van adviseren vorm kan geven en hoe de gemeente omgaat met de adviezen die worden gegeven. Het gaat dan om afspraken over de route, reactietermijnen en wijze van reageren.
•
De afstand tot de leden van de adviesraad wordt nu als te groot ervaren. Beleidsmedewerkers geven aan dat ze worden uitgenodigd om de adviesraad bij te praten of te informeren en dat er daarna een radiostilte is. Het is niet duidelijk wie na de informatieverstrekking het initiatief neemt.
•
De beleidsmedewerkers zouden graag tussendoor de leden raadplegen via klankbordgroepen, deelname aan projectgroepen etc., of met hen willen sparren d.m.v. gesprekken, maar hebben geen zicht waar de affiniteiten, kennis en netwerken van de individuele leden zitten en het is hen niet duidelijk hoe men de adviesraad snel kan benaderen. De (individuele) leden van de adviesraad zijn nu onvoldoende zichtbaar voor de beleidsmedewerkers.
•
De taak “het bevorderen van de maatschappelijke discussie ten behoeve van cliënten met een zorgvraag en inwoners die nu of in de toekomst te maken kunnen krijgen met beleidsontwikkeling, vaststelling en uitvoeren van de wetten in het sociaal domein” komt nu onvoldoende uit de verf. De vraag leeft hoe deze taak vorm kan worden gegeven en of het realistisch is om deze taak bij de adviesraad neer te leggen.
•
De adviesraad is formeel het adviesorgaan van het College van B&W. Niet alle leden van de adviesraad hebben contact met de betrokken wethouders. De connectie tussen wethouders en alle leden van de adviesraad zou versterkt kunnen worden wanneer er een of twee keer per jaar een dialoog zou plaatsvinden over een groot thema zoals een belangrijke ontwikkeling, een voor cliënten zwaarwegend vraagstuk etc.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 8 van 27
Aanbevelingen Op grond van de bovenstaande bevindingen wordt hieronder het voorstel gedaan om in onderling overleg de rol, functies, de werkwijze rond de functies en het domein te concretiseren en actualiseren (in de verordening en in de werkafspraken). Hieronder worden suggesties gedaan hoe het e.e.a. er uit zou kunnen zien. Rol De adviesraad is de gesprekspartner en adviseur vanuit inwonersperspectief voor het College van B&W en beleidsmedewerkers op het terrein van beleidsontwikkeling en uitvoering. De adviesraad brengt de belevings- en leefwereld van inwoners in het algemeen en cliënten in het bijzonder de gemeente binnen. De leden onderhouden actief contact met (kwetsbare) inwoners die te maken hebben met het sociaal domein en organisaties die weten wat er onder hen leeft. De leden krijgen door (groeps-)gesprekken zicht op belangen, behoeftes, drempels, knelpunten, ongewenste effecten van beleid etc. De leden benutten de informatie en inzichten die zij ophalen bij het vervullen van hun functies. Om de functies uit te kunnen oefenen hebben de leden van de raden voldoende informatie van de gemeente nodig om een duidelijk beeld te kunnen krijgen van de context. Functies Hieronder staan de functies die de adviesraad zou kunnen vervullen en wat er nodig is om die functies vorm en inhoud te geven. De functies 1, 2 en 6 staan in de relevante wetten en in de verordening.
De functies die onder 4 en 5 beschreven staan worden als gewenste functies genoemd door adviesraad en/of gemeente. Deze functies worden in toenemende mate door andere raden in het land vervuld omdat ze in een behoefte voorzien bij gemeentes en raden. Het is belangrijk dat de functies van de adviesraad vastliggen en een plek krijgen in de gemeentelijke werkprocessen en in de organisatiestructuur en werkwijze van de adviesraad. Dit geeft duidelijkheid aan alle (nieuwe) leden, (nieuwe) beleidsmedewerkers en de wethouders. Zowel bij de adviesraad als bij de gemeente is er behoefte aan een adviesraad die het initiatief nog meer naar zich toetrekt. Het advies is dat de adviesraad intern het gesprek aangaat of men bereid is om meer initiërend dan reagerend te werken. Dit houdt in dat men meer de kwesties die in de samenleving in het algemeen en bij clienten in het bijzonder leven op de kaart worden gezet (functie 6: ongevraagd adviseren). Dit kan betekenen dat er minder tijd besteed wordt aan het gevraagde adviseren (functie 2 en daarmee samenhangend functie 1: meedenken aan de voorkant). Als gekozen wordt voor meer ongevraagde adviezen is het belangrijk om met de gemeente te doordenken wat dit betekent omdat door deze keuze er prioriteiten gesteld moeten worden en er niet over alle concept-beleidsdocumenten die genoemd staan onder functie 2 geadviseerd kan worden. Functie 1.
Meedenken aan de voorkant met nieuwe of aan te passen beleidsstukken Indien de beleidsmedewerker beleid gaat opstellen of herzien, leveren leden mondeling input aan de voorkant van het beleidsproces. Het gaat om meedenken door de leden van een werkgroep (zie hoofdstuk 6) over beleidsstukken waar de adviesraad in een later stadium om advies wordt gevraagd (zie hierna bij functie 2: gevraagd adviseren). Hierdoor hoeven niet alle leden zich te buigen over alle beleidsstukken en wordt er recht gedaan aan Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 9 van 27
de bedoeling van de drie wetten waar de adviesraad op is gebaseerd (“ vroegtijdig te betrekken bij de voorbereiding van beleid”). Wel kan de beleidsmedewerker de vergadering van de adviesraad bezoeken en op hoofdlijnen aangeven welk beleidsstuk wordt gemaakt of herzien en wat daar de reden van is. Alle leden zijn dan globaal op de hoogte van wat gaat gebeuren en kunnen (tijdelijk) aansluiten bij de werkgroep als het thema hun interesse heeft. Het is belangrijk dat de leden t.b.v. het meedenken aan de voorkant informatie krijgen over de bedoeling van het beleidsstuk, de reden van het opstellen of aanpassen, over de (groepen) inwoners die met het beleid te maken hebben (omvang en welke groepen), de (wettelijke) verantwoordelijkheden van de gemeente, relevante actuele ontwikkelingen m.b.t. het thema en wie er betrokken zijn bij de uitvoering van het beleid. Daarnaast is het van belang dat deze leden toegang krijgen tot relevante gemeentelijke beleidsstukken of in opdracht van de gemeente opgestelde documenten over het betreffende beleid/thema zodat men goed aan beeldvorming kan doen. Functie 2. Gevraagd adviseren op concept beleidsstukken Bepaal als gemeente in overleg met (het DB van) de adviesraad t.a.v. welke conceptbeleidsstukken de adviesraad om een schriftelijk advies wordt gevraagd. Maak heldere afspraken hoe een adviestraject er uit ziet.
Er is een stroomschema gevraagd advies, maar deze behoeft actualisering. Het voorstel is dat het College van B&W via de beleidsmedewerkers de adviesraad in principe om advies vraagt als het gaat om (nieuwe/herziene) beleidskaders, meerjarenbeleidsplannen, verordeningen en beleidsregels. Voor wat betreft de beleidsregels worden deze ter advisering neergelegd als er ingrijpende aanvullingen of wijzigingen zijn. Als beleidsregels bijvoorbeeld moeten worden aangepast vanwege prijsverhogingen die door de landelijke overheid zijn bepaald is het niet logisch de beleidsregels ter advisering voor te leggen aan de adviesraad omdat dit niet door de gemeente beïnvloed kan worden. Wanneer er sprake is van ingrijpende aanvullingen of wijzigingen wordt door de adviesraad en de gemeente samen geformuleerd en vastgelegd in werkafspraken of in de verordening. In het concept-beleidsstuk wat er advisering wordt voorgelegd wordt gemarkeerd welke onderdelen direct overgenomen zijn of voortvloeien uit de wet (niet te beïnvloeden). Dit zorgt ervoor dat het voor de leden duidelijk is waar men het advies op kan richten omdat daar ook daadwerkelijk hun invloed ligt. De op te stellen of aan te passen beleidsdocumenten, waar de adviesraad advies over zou kunnen geven, staan opgenomen in een (half)jaarplanning die de transformatie-manager samen met de beleidsmedewerkers opstelt.
Hierdoor is er een goed overzicht binnen de gemeente en bij de adviesraad. In overleg tussen gemeente en adviesraad zou bepaald kunnen worden welke documenten in een bepaalde periode ter advisering worden voorgelegd. Criteria die hierbij gehanteerd kunnen worden zijn bijvoorbeeld impact van het beleid op het leven van inwoners, kennis, ervaring, netwerken en affiniteiten van de leden en de mate van beleidsvrijheid die de gemeente heeft.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 10 van 27
Het overleg over welke beleidsdocumenten die in de planning staan de adviesraad een advies gaat uitbrengen is met name relevant als de adviesraad ervoor zou kiezen daadwerkelijk de wens van de gemeente te volgen en meer agenda-settend te gaan werken (= ongevraagde adviesfunctie) dan te adviseren op concept-beleidsstukken (= gevraagd adviseren). In de verordening worden reactietermijnen (om advies te geven en een reactie op het advies ontvangen) vastgelegd en wordt tevens aangegeven wat de procedure is als de afgesproken termijnen niet gerespecteerd kunnen worden. De beleidsmedewerker licht het conceptdocument mondeling toe in de werkgroep, omdat daar het conceptadvies wordt opgesteld. De leden van de werkgroep worden geïnformeerd over de achtergronden, bedoeling en de inhoud van het document als zij niet betrokken zijn geweest aan de voorkant. Indien er in de werkgroep tijdens het opstellen van het advies nog inhoudelijke vragen zijn, geeft de verantwoordelijke beleidsmedewerker een mondelinge toelichting daarop. Het conceptadvies wordt in de adviesraad besproken en vastgesteld. De adviesraad ontvangt binnen een vastgelegde termijn, maar zeker voordat het advies doorgezet wordt naar de gemeenteraad, een inhoudelijke reactie op het schriftelijke advies waaruit blijkt hoe het advies wordt benut.
De gemeenteraad ontvangt de schriftelijke adviezen en de reacties van de gemeente voor zover het beleidsstukken betreft waarover de gemeenteraad beslissingen neemt. Op het moment dat het advies van de adviesraad door de gemeente openbaar is gemaakt (door het bij de stukken van de gemeenteraad te voegen), kan de adviesraad het advies en de reactie van het College van B&W naar buiten toe delen. Functie 3. Signaleren en bespreken uitvoeringsaangelegenheden De adviesraad heeft een signaleringsfunctie voor wat betreft de uitvoering. Het gaat om het delen van signalen die bij meerdere clienten leven en op grond waarvan bepaalde patronen geconstateerd kunnen worden. Deze signaleringsfunctie wordt uitgeoefend door de werkgroepen. Het gaat daarbij om de uitvoering van de wetten die tot het domein van de adviesraad behoren. Signalen verkrijgt men door te spreken met cliënten en organisaties die weten wat er onder kwetsbare inwoners leeft en door bijvoorbeeld themabijeenkomsten te organiseren. De opgedane signalen kunnen in werkgroepverband met de beleidsmedewerker worden besproken. Als dit onvoldoende soelaas oplevert kan op het niveau van de adviesraad het gesprek aangegaan worden met de verantwoordelijke wethouder, sorteert dit te weinig effect dan kan een ongevraagd advies worden uitgebracht (zie functie 6). Functie 4.
Dialoog met wethouders De leden van de adviesraad worden benoemd door het door het College van B&W omdat zij het College adviseren. Wethouders zijn bestuurders en gaan op hoofdlijnen over thema’s met de adviesraad in gesprek. Twee keer per jaar bespreken de wethouders en alle leden van de adviesraad “grote thema’s” in een dialoogsessie. Het doel van een dergelijke sessie is om van elkaar te horen hoe men naar de thema’s kijkt en waar zorgen, kansen en dilemma’s liggen. In deze sessies wordt dieper ingegaan op een inhoudelijk onderwerp wat
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 11 van 27
voor inwoners in het algemeen en cliënten in het bijzonder belangrijk is. De wethouder(s) en de adviesraad bepalen samen de thema’s van deze dialoogsessies. Functie 5. Sparringpartner beleidsmedewerkers Beleidsmedewerkers bespreken op het niveau van de werkgroepen kwesties en ontwikkelingen die spelen en vragen de leden om hun ervaringen, mening en suggesties. Ook worden leden van de werkgroepen gevraagd om deel te nemen in klankbordgroepen, projectgroepen etc. Deze functie kan ook van toepassing zijn op beleidsdocumenten waar geen gevraagde adviesfunctie op van toepassing is (zie beschrijving bij functie 2), zoals een uitvoeringsplan of een onderwerp wat niet tot het kerndomein van de adviesraad behoort (zie bijlage 2), bijvoorbeeld vraagstukken rond GALA en IZA. Om de werklast te beheersen zowel aan de kant van de werkgroepen als aan ambtelijke zijde zijn afspraken noodzakelijk. Functie 6. Ongevraagd adviseren Een ongevraagd advies heeft tot doel om een thema/vraagstuk bij het College van B&W onder de aandacht te brengen. Het ongevraagde advies gaat om thema’s die behoren tot het domein van de adviesraad, die tot de beïnvloedingssferen van de gemeente behoren en die te herleiden zijn tot de behoeftes en belangen van inwoners. De adviesraad kan door zich te focussen op ongevraagd adviseren meer sturing nemen over de eigen agenda en zich duidelijker profileren.
Een ongevraagd advies kan worden opgesteld door een werkgroep, enkele werkgroepen samen of door de gehele adviesraad als het een overkoepelend onderwerp betreft. Het ongevraagd advies wordt schriftelijk worden uitgebracht aan de verantwoordelijke wethouder en/of het College van B&W. De adviesraad kondigt vooraf aan dat het voornemens is om advies uit te brengen en geeft het thema en een korte motivatie aan zodat het bestuur en de betreffende beleidsmedewerker op de hoogte zijn van het gegeven dat de adviesraad een ongevraagd advies uitbrengt. Het geeft duidelijkheid als voor het ongevraagd schriftelijk advies dezelfde uitgangspunten (inhoudelijke reactie op het advies binnen een bepaalde termijn en ter kennisname doorzetten naar de gemeenteraad) gehanteerd worden als bij het gevraagde advies. Functie het bevorderen van de maatschappelijke discussie Bovenstaande functie staat in de verordening, maar wordt momenteel niet vervuld. Ga als adviesraad en College van B&W samen in gesprek of deze functie vanuit gemeentelijke zijde nog relevant is en of het qua rol en taak en tijdbesteding realistisch is om deze functie van de adviesraad te verlangen. Domein Het is belangrijk dat de gemeente nadenkt welke wetten/thema’s tot het werkterrein van de adviesraad behoren en hierover in gesprek gaat met de adviesraad en afspraken maakt en vastlegt.
Een duidelijk domein maakt dat leden zich gericht kunnen verdiepen, een netwerk kunnen ontwikkelen/uitbreiden en informatie kunnen ophalen. Ook komt helderheid het werven van nieuwe leden ten goede. Een duidelijk domein geeft ook houvast aan beleidsmedewerkers omdat men weet t.a.v. welke zaken men de adviesraad moet betrekken. In bijlage 2 wordt omschreven welke wetten en onderwerpen tot het domein van de adviesraad zouden kunnen behoren. Gezien de huidige omvang van de adviesraad wordt Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 12 van 27
aanbevolen dat de adviesraad wat betreft het vervullen van de hierboven genoemde functies 1 t/m 3, 5 en 6 zich primair richt op de thema’s die voortvloeien uit de wetten en verplichtingen op grond waarvan de gemeente zorg en ondersteuning biedt aan inwoners. In bijlage 2 zijn deze wetten en verplichtingen, die tot het kerndomein van de adviesraad zouden kunnen behoren, donker gemarkeerd. Voor wat betreft de niet gemarkeerde thema’s en wetten zou de adviesraad op verzoek als sparringpartner van de gemeente kunnen fungeren of uitgenodigd kunnen worden om mee te denken tijdens bijeenkomsten waar maatschappelijke partners voor worden uitgenodigd. Integraliteit Bespreek als gemeente en adviesraad samen wat er bedoeld wordt met integrale advisering/adviezen en kom tot overeenstemming hoe dergelijke adviezen er uit zouden kunnen zien en maken afspraken wat er nodig is om hier op bevredigende wijze mee om te gaan. Overlegstructuur Formuleer een duidelijke overlegstructuur: wie zit met wie rond de tafel en met welk doel. In bijlage 3 wordt een voorzet voor een overlegstructuur gegeven. In bijlage 5 wordt aangegeven hoe de overlegstructuur met de beleidsmedewerkers er uit ziet.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 13 van 27
6. Werken met themagerichte werkgroepen en formuleren rol en functies van werkgroepen In de verordening wordt gesproken over zgn. werkkamers. In de zgn. werkkamers zouden cliënten de kans moeten krijgen hun inbreng te leveren. In de verordening wordt gesproken over een drietal kamers rond de Wmo, Jeugdwet en de Participatiewet. Deze kamers worden om advies gevraagd door de adviesraad en de adviesraad betrekt dit advies bij het opstellen van haar eigen advies. De zgn. werkkamers worden in de verordening als een tijdelijk experiment gezien. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
De adviesraad werkt momenteel niet met de werkkamers zoals vermeld in de verordening. Deze manier van werken wordt sinds enige tijd niet meer door de adviesraad niet in de praktijk gebracht. Wel wordt er gewerkt met twee werkgroepen. De werkgroepen, bestaande uit leden van de adviesraad, hebben een indeling naar levensfasen/leeftijd van inwoners: ouderen en jeugd. Deze indeling lijkt voor de leden vooralsnog goed. Wel vinden de leden dat de werkgroepen een duidelijker positie moeten krijgen binnen de adviesraad en richting de gemeente en dat de functies van de werkgroepen omschreven moeten worden.
•
De leden die actief zijn op het terrein van jongeren/jeugd hebben in het verleden goede ervaringen opgedaan met het bespreken van thema’s in kleine groepen waarbij ook cliënten en afgevaardigden van organisaties deelnamen aan het gesprek. Er vonden goede gesprekken plaats en er kwam relevant informatie naar boven. In deze groepjes werd ook het gesprek aangegaan met de beleidsmedewerkers. De wens leeft om deze manier van werken weer opnieuw tot leven te brengen in de werkgroepen.
Gemeente •
Bij de beleidsmedewerkers is behoefte om op sommige thema’s met leden van de adviesraad te sparren of om leden te consulteren. De toegang van de beleidsmedewerkers tot de leden is nu niet duidelijk omdat men geen zicht heeft welke leden zich met welke thema’s bezighouden. De beleidsmedewerkers ervaren dat de leden van de adviesraad te ver weg van hen staan.
•
De gemeente heeft de ervaring dat sommige adviezen te algemeen zijn en dat de adviesraad onvoldoende aangeeft wat belangrijk is voor (specifieke groepen) cliënten.
Aanbevelingen •
Bespreek als gemeente en adviesraad samen of het werken met werkkamers opnieuw leven moet worden ingeblazen of dat het ophalen en benutten van ervaringen van cliënten en organisaties niet op een andere wijze kan worden vormgegeven en neem hierover een duidelijk besluit en verwerk dat in de verordening. Als er gekozen wordt voor werkkamers is het raadzaam duidelijker te omschrijven wat de bedoeling is van de werkkamers, wat er verwacht wordt van
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 14 van 27
degenen die deel uit maken van de werkkamers, wie de samenroeper is van de werkkamers en hoe de werkkamers zich verhouden tot de adviesraad. Als er besloten wordt om niet met werkkamers te gaan werken is het wenselijk dat de werkgroepen meer en nauwer connecties gaan leggen met cliënten en organisaties om input te verkrijgen (zie hoofdstuk 7) die benut kan worden voor het vervullen van de functies van de adviesraad. •
Zie de werkgroepen als de basis van de adviesraad en stel deze is op grond van het kerndomein. Het werken met werkgroepen die verantwoordelijk zijn voor bepaalde thema’s is een goede manier om recht te doen aan affiniteiten, ervaringen en beschikbaarheid van (toekomstige) leden. De praktijk leert dat werkgroepen die de verantwoordelijkheid hebben voor een aantal samenhangende thema’s in staat zijn om adviezen op te stellen die een meer inhoudelijk karakter hebben. Er kan gerichter samengewerkt worden met de beleidsmedewerkers en op werkgroep-niveau kunnen er netwerken opgebouwd worden die aansluiten bij de thema’s waar de werkgroepen verantwoordelijk voor zijn. In bijlage 4 wordt een voorstel gedaan voor een werkgroepindeling. Deze werkgroepindeling is gebaseerd op het voorgestelde kerndomein van de adviesraad (zie hoofdstuk 5). Als er gekozen wordt voor themagerichte werkgroepen is het verstandig om met de beleidsmedewerkers af te stemmen hoe de werkgroepindeling zich verhoudt tot de indeling binnen de ambtelijke organisatie.
•
Formuleer binnen de adviesraad wat rol en de functies zijn van de werkgroepen, wat dit vraagt van leden en wat dit betekent voor de samenwerking met de gemeente. Bespreek de uitkomsten met de gemeente en maak werkafspraken en leg deze vast omdat het werken met werkgroepen ook gevolgen heeft voor de wijze van samenwerken met de gemeente. In bijlage 4 wordt beschreven wat de rol en functies van de werkgroepen kunnen zijn en wat de waarde is van het werken met een zgn. samenroeper. In bijlage 5 wordt beschreven wat het werken met werkgroepen betekent voor de beleidsmedewerkers.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 15 van 27
7. Vergroten interactie met inwoners in het algemeen en cliënten in het bijzonder De adviesraad adviseert vanuit het inwonersperspectief in het algemeen en het cliëntenperspectief in het bijzonder het College van B&W. Dit is zowel terug te vinden in de relevante wetten als ook in de verordening. Om deze taak inhoud en vorm te geven is het nodig om te weten wat er leeft aan behoeftes, ervaringen, knelpunten etc. onder inwoners en met name cliënten. Dit is zowel terug te vinden in de geest van de relevante wetten als ook in de verordening. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
De adviesraad geeft aan dat door de corona-pandemie, een sterke wisseling van leden en een onderbezetting er de laatste tijd te weinig aandacht is besteed aan het leggen en onderhouden van contacten in de samenleving. De leden hebben het voornemen om als de bezetting op orde is hier weer meer in te investeren.
Gemeente •
De gemeente vindt het belangrijk dat de adviesraad weet wat er leeft onder inwoners, en dan met name cliënten, en dat hun perspectief een plek krijgt in de adviezen. Het is voor de gemeente nu niet duidelijk hoe omvangrijk en intensief de connecties zijn. Voor de legitimiteit van het advies vindt de gemeente het wenselijk dat er levende contacten zijn en dat de adviesraad de adviezen baseert op contact en raadpleging van inwoners en relevante organisaties.
•
De gemeente vindt het wenselijk dat de adviesraad ook contact zoekt en heeft met groepen inwoners die onvoldoende “vertegenwoordigd” zijn in de adviesraad, zoals jongeren.
•
De gemeente is bereid om de adviesraad te ondersteunen bij het vinden van (groepen) cliënten en organisaties en wil desgewenst met de adviesraad meedenken hoe contact met cliënten en organisatie te leggen en te onderhouden.
•
De gemeente heeft zich tot doel gesteld om de rol en positie van stads,-wijk en dorpsraden te versterken. De gemeente vindt het belangrijk dat er gekeken wordt hoe deze raden zich verhouden tot de adviesraad, of en hoe men elkaar kan versterken en of er overlappende werkterreinen kunnen ontstaan.
Aanbevelingen De praktijk en divers onderzoek (onder meer vanuit de Ombudsman) laat zien dat het voor leden van adviesraden niet eenvoudig is om cliënten deel te laten nemen aan de adviesraad. Inwoners zijn niet altijd open dat ze gebruik maken van voorzieningen, zeker niet cliënten die gebruik maken van bijvoorbeeld Jeugdhulpverlening of van de Participatiewet, waardoor ze moeilijker vindbaar en benaderbaar zijn om deel te nemen aan adviesraden. Wil de adviesraad (een deel van) de functies vervullen die in hoofdstuk 5 aanbevolen worden, dan is het nodig om zelf het contact te leggen om te weten wat de behoeften zijn van verschillende cliënten (groepen), waar ze tegen aan lopen en inzicht te krijgen wat de effecten zijn van gemeentelijk beleid.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 16 van 27
•
Vorm als adviesraad kringen van cliënten en afgevaardigden van (vrijwilligers) organisaties om de werkgroepen heen die hun ervaringen en inzichten delen en die beschikbaar zijn om door werkgroepleden geraadpleegd te worden. De deelnemers aan een kring ontvangen de concept-adviesaanvragen niet omdat deze in zijn algemeenheid een vertrouwelijk karakter hebben en alleen voor de leden van de adviesraad bestemd zijn.
•
Kijk op werkgroepniveau samen met de gemeente welke groepen cliënten te onderscheiden zijn en welke lokale (maatschappelijke/zorg) organisaties de leef- en belevingswerelden van deze cliënten goed kennen. Voor wat betreft de organisaties is het aan te bevelen met name afgevaardigden van vrijwilligersorganisaties te benaderen die direct contact hebben met kwetsbare inwoners en die weten wat er onder hen leeft. Als afgevaardigden van professionele zorg- en welzijnsaanbieders betrokken worden denk dan primair aan personen die in de cliëntenraden zitten omdat zij het cliëntenbelang in kunnen brengen. Professionals die in de uitvoering zitten kunnen ook benaderd worden om aan te sluiten, maar die zouden primair benut kunnen worden om de werkgroep in contact te brengen met cliënten.
•
Denk samen met de gemeente wat er nodig is om een kring met cliënten en afgevaardigden van organisaties te vormen en welke support de gemeente kan bieden om deze inwoners en organisaties te vinden.
•
Haal bij de kring van cliënten en afgevaardigden van organisaties thema’s op die spelen bij mensen die gebruik maken of in de toekomst gaan maken van zorg en ondersteuning. Kijk of er rond die thema’s bijeenkomsten voor inwoners in het algemeen en cliënten in het bijzonder georganiseerd kunnen worden waarbij er enerzijds (door deskundigen) informatie wordt gegeven en tevens ervaringen, meningen en aandachtspunten kunnen worden opgehaald. De uitkomsten kunnen benut worden bij het opstellen van de adviezen.
•
Formuleer als adviesraad de rol en taak van mensen die deel uit maken van een kring rond een werkgroep, deel dit met betrokkenen en bespreek met hen welke inzet ze kunnen en willen leveren.
•
Denk als werkgroepen samen met de beleidsmedewerker(s) na hoe de deelnemers aan de kringen “beloond” kunnen worden voor hun betrokkenheid, inbreng en inzet.
•
De adviesraad sociaal domein heeft een eigenstandige rol en taak, voortvloeiend vanuit de wetten. Het kan zijn dat de stads-dorp-en wijkraden zich qua rol, taak en domein gaan ontwikkelen. De gemeente zou ondersteuning kunnen bieden (financieel en facilitair) om te komen tot een gesprek tussen afgevaardigden van de stads-, dorp- en wijkraden en de adviesraad waarin verkend wordt wat de uitdagingen zijn waar inwoners van de gemeente Schouwen-Duiveland de komende jaren voor komen te staan en wat de stads-dorp-en wijkraden en de leden van de adviesraad als belangrijke speerpunten zien en te onderzoeken of en hoe men elkaar kan versterken.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 17 van 27
8. Omschrijven en effectueren rol en taak adviesraad in regionale processen De gemeente Schouwen-Duiveland werkt in het sociaal domein in toenemende mate samen met andere gemeentes in de regio. Dit heeft gevolgen voor het vervullen van de gevraagde en ongevraagde adviesfunctie van de adviesraad. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
De adviesraad geeft aan dat de adviesraden in de verschillende samenwerkingsregio’s nog nauwelijks contact met elkaar hebben en onderhouden. Er is bij de adviesraad behoefte om meer uit te wisselen en samen op te trekken. Structuren hiervoor ontbreken nu nog. De adviesraad ziet een rol weggelegd voor de gemeente om adviesraden met elkaar in contact te brengen en samen (adviesraden en gemeentes) te kijken wat de rol en taak van de adviesraden kan zijn binnen de verschillende samenwerkingsverbanden en wat daar voor nodig is.
•
Bij de adviesraad is behoefte om samen met de gemeente te bespreken wat de rol en taak kan zijn van de adviesraad op gemeentelijk niveau als het gaat om regionale aangelegenheden/ beleidsdocumenten die op regionaal niveau worden ontwikkeld en daarover duidelijke afspraken te maken.
Gemeente •
De gemeente geeft aan dat het onvoldoende duidelijk is wat de rol van de eigen adviesraad is in de regionale processen. De gemeente is zich bewust dat dit meer aandacht verdient en dat het nodig is om hier duidelijke afspraken over te maken. Het wordt als een uitdaging gezien omdat er meerdere gemeentes betrokken zijn, er tijdsdruk is en er vaak te weinig ruimte is om de uiteindelijke beleidsdocumenten aan te passen omdat deze een eindresultaat zijn van veel overleg tussen gemeentes onderling en met aanbieders. De wijze waarop de processen op regionaal niveau nu zijn ingericht bieden weinig ruimte voor participatie en raadpleging van adviesraden.
Aanbevelingen •
Informeer de adviesraad op het niveau van de werkgroepen over de regionale samenwerkingen en licht toe welke taken neergelegd zijn bij de verschillende samenwerkingsverbanden. Denk op het niveau van de adviesraad na welke rol de adviesraad (c.q. de werkgroepen) op gemeentelijk niveau kunnen spelen t.a.v. zaken die regionaal belegd zijn. Maak hierover werkafspraken op het niveau van de adviesraad. Aanbevolen wordt om als er op het niveau van de regio documenten worden ontwikkeld die behoren tot de documenten waarover de adviesraad om advies wordt gevraagd (zie hoofdstuk 5) en deze documenten worden ter goedkeuring voorgelegd aan het College van B&W of de gemeenteraad, de adviesraad de gebruikelijke adviesfunctie vervult. Mogelijk moeten er t.a.v. de te hanteren termijnen aparte afspraken worden gemaakt als de conceptbeleidsdocumenten op regionaal niveau zijn ontwikkeld.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 18 van 27
•
Neem als gemeente Schouwen-Duiveland het initiatief om op het niveau van de diverse regio’s, waarin er op het terrein van het sociaal domein samengewerkt wordt op bestuurlijk en ambtelijk niveau, te pleiten voor een duidelijke positie en rol van de adviesraden in de regionale processen. Denk samen met de andere gemeentes in de diverse regio’s na welke mogelijkheden er zijn om de adviesraad te laten participeren en bepleit dat er in diverse regio’s op regionaal niveau een overleg hierover komt tussen de wethouders en een delegatie van de adviesraden. In dit overleg kan worden verkend welke functies (zie hoofdstuk 5) de lokale adviesraden samen op regionaal niveau kunnen vervullen en wat daarvoor nodig is. Bepleit dat de functies van de adviesraden op regionaal niveau op papier worden gezet en tussentijds worden geëvalueerd.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 19 van 27
9. Werken met een ondersteuner In de Jeugdwet, de Participatiewet en de Wmo wordt aangegeven dat de gemeente degene die aan inwoners/cliëntenparticipatie doen, in dit geval de adviesraad, moet voorzien van ondersteuning om hun werk te kunnen doen. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
De secretaris krijgt veel informatie binnen van binnen en van buiten de gemeente. De tijd ontbreekt om deze informatie zorgvuldig te selecteren en door te zetten naar de leden.
•
De voorzitter en de secretaris zijn degenen die de adviezen schrijven. Deze taak wordt soms als te belastend ervaren naast de andere werkzaamheden die zij vanuit hun functies vervullen.
Gemeente •
Vanuit gemeentelijke zijde wordt aangegeven dat als de adviesraad meer de samenleving in gaat, ophaalt wat voor inwoners in het algemeen en cliënten in het bijzonder belangrijk is en zelf thema’s op de agenda zet, ondersteuning mogelijk gewenst is vanwege de soort en de hoeveelheid werkzaamheden die dit met zich mee kan brengen.
Aanbevelingen Een toenemend aantal adviesraden heeft de beschikking over een professionele ondersteuner die de adviesraad ontzorgt door de notulen te maken, vergaderingen en bijeenkomsten te organiseren, adviezen te redigeren etc. Een dergelijk ondersteuner, veelal een professional van buiten de gemeente (vanwege de onafhankelijkheid) wordt ook wel ambtelijk secretaris genoemd. In de gemeente Schouwen-Duiveland wordt tot nu toe niet gewerkt met een dergelijke betaalde ondersteuner. Denk gezien de ervaren werklast van de secretaris en om de voorzitter en de secretaris te ontzorgen na over het werken met een zgn. ambtelijk secretaris. Een onafhankelijke ondersteuner die verschillende taken op zich neemt zodat de leden van de adviesraad zich kunnen richten op het ophalen van informatie uit de samenleving, het meedenken met beleidsmedewerkers en het input leveren om te komen tot adviezen. De praktijk leert dat de drempel om lid te worden voor inwoners lager wordt en/of om de rol van voorzitter of secretaris op zich te nemen als er een ondersteuner is. In bijlage 6 treft u meer informatie aan hoe deze functie er uit kan zien.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 20 van 27
Bijlage 1: Wettelijk kader De instelling van de adviesraad is ingesteld op een viertal wetten. De Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet verplichten gemeenten hun inwoners, zeker cliënten: •
Vroegtijdig te betrekken bij de voorbereiding van beleid;
•
In de gelegenheid te stellen gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen bij de besluitvorming over verordeningen en beleidsvoorstellen;
•
Deel te kunnen laten nemen aan periodiek overleg waar zij onderwerpen kunnen agenderen;
•
Voorzien van de nodige informatie om aan het overleg deel te nemen;
•
Te voorzien van ondersteuning om hun rol effectief te kunnen vervullen.
De Wet Sociale Werkvoorziening, artikel 2 lid 3 zegt: De gemeenteraad stelt bij verordening regels over de wijze waarop de ingezetenen die geïndiceerd zijn of hun vertegenwoordigers worden betrokken bij de uitvoering van deze wet, waarbij in ieder geval wordt geregeld de wijze waarop: •
Periodiek overleg wordt gevoerd met deze ingezetenen of hun vertegenwoordigers;
•
Deze ingezetenen of vertegenwoordigers onderwerpen voor de agenda van dit overleg kunnen aanmelden;
•
Zij worden voorzien van de voor een adequate deelname aan het overleg benodigde informatie.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 21 van 27
Bijlage 2: Domein adviesraad sociaal domein De volgende wetten vallen op grond van de wettelijke verplichting onder het werkterrein van de adviesraad: •
de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)
•
de Jeugdwet
•
de Participatiewet
•
de Wet sociale werkvoorziening (Wsw)
De aanbeveling is om de vetgemaakte wetten en thema’s te markeren als het kerndomein van de adviesraad. Dit is het domein waar de adviesraad zich primair op richt en waar de functies die in hoofdstuk 5 genoemd worden van toepassing zijn. Ook is dit het domein waarop de werkgroepen (zie hoofdstuk 6) op gebaseerd zijn. Het voorgestelde kerndomein bevat alle wetten en regels die te maken hebben met de zorg en ondersteuning van kwetsbare inwoners. Het voorgestelde kerndomein is groter dan het formele, wettelijke domein. •
Wonen (mits er een directe verbinding is met zorg en welzijn en mits de gemeente op dat terrein een directe verantwoordelijkheid heeft zoals beschermd/beschut wonen, mantelzorgwoningen, maatschappelijke opvang)
•
Bewegen (meedoen) en gezondheid (mits er een directe verbinding is met zorg en mits de gemeente op dat terrein een directe verantwoordelijkheid heeft)
•
Leerlingenvervoer
•
Passend onderwijs
•
Vervoer (mits er een directe verbinding is met zorg en mits de gemeente op dat terrein een directe verantwoordelijkheid heeft)
•
Het lokale armoedebeleid
•
Wet gemeentelijke Schuldhulpverlening
•
Wet Inburgering
•
Huiselijk geweld
•
Basisvaardigheden zoals schrijven, lezen, sociale vaardigheden, rekenen, digitale vaardigheden) (mits er een directe verbinding is met zorg en mits de gemeente op dat terrein een directe verantwoordelijkheid heeft)
•
Toegang, cliëntenondersteuning, klachtenafhandeling en communicatie naar en bejegening van inwoners binnen het sociaal domein.
•
Inclusie in het algemeen en het VN-Verdrag voor mensen met een Handicap in het bijzonder- de verplichtingen die voortvloeien uit dit verdrag zouden primair neergelegd moeten worden bij Toegankelijk Schouwen-Duiveland.
Onderstaande thema’s vallen in sommige gemeentes ook onder het sociaal domein, maar het is in de context van de gemeente Schouwen-Duiveland logischer dat deze thema’s tot het domein van de stads-dorp en wijkraden (gaan) behoren: •
Woningbouw in algemene zin
•
Sociale veiligheid
•
Sociale cohesie, gemeenschapszin/vorming
•
Leefbaarheid (in het kader van zelfstandig en veilig wonen).
•
Wijk/buurtontwikkeling
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 22 van 27
Bijlage 3: Overlegstructuur Vergaderingen adviesraad •
De vergaderingen van de adviesraad zijn de verantwoordelijkheid van de adviesraad zelf en vinden in principe plaats zonder presentie van de wethouder(s), de verbindingsmedewerker of beleidsmedewerkers. Deze schuiven aan als daar agenda technisch gezien aanleiding toe is. Dit gebeurt in onderling overleg.
•
In de vergadering van de adviesraad rapporteren de verschillende werkgroepen /portefeuillehouders op hoofdlijnen. De conceptadviezen die door de werkgroepen/portefeuillehouders zijn opgesteld worden in de vergaderingen besproken. In de vergadering van de adviesraad wordt besloten of het advies naar het College van B&W uitgebracht kan worden.
Overleg met wethouder(s) sociaal domein •
De gehele adviesraad gaat 2 keer per jaar in gesprek (dialoog) met de wethouder(s) over grote thema’s in het sociaal domein. Doel is onderlinge uitwisseling. De thema’s worden in onderling overleg bepaald. De gesprekken worden opgenomen in de jaarplanning.
•
Het Dagelijks Bestuur gaat 2 keer per jaar in gesprek met de verantwoordelijk wethouder, de manager van de beleidsmedewerkers en de contactambtenaar om te spreken over de samenwerking adviesraad-gemeente. De gesprekken worden opgenomen in de jaarplanning. De agenda wordt vooraf samen opgesteld.
NB Indien aan gemeentelijk zijde en/of aan de kant van de adviesraad ervaren wordt dat de samenwerking niet optimaal verloopt wordt door de direct betrokkenen een gesprek gepland om de ervaren zaken te delen en te bespreken.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de adviesraad sociaal domein van de gemeente Schouwen Duiveland Pagina 23 van 27
Bijlage 4: Rol, functies en indeling van werkgroepen Het advies is om het werken met themagerichte permanente werkgroepen. De ervaring leert dat de inhoudelijke kwaliteit van adviezen verhoogd kan worden als een specifieke groep leden verantwoordelijk is voor een aantal samenhangende thema’s. Het biedt mogelijkheden de affiniteiten en ervaringen van leden beter te benutten. Leden krijgen meer kans om zich te verdiepen in thema’s en daar kennis over op te doen. De praktijk laat zien dat dat bevredigend kan zijn. En het biedt mogelijkheden om gerichte contacten met cliënten en organisaties te leggen en hun ervaringen te benutten. De ervaring elders leert dat inwoners eerder lid worden omdat ze zich kunnen focussen op thema’s die hen na aan het hart liggen en ze niet genoodzaakt zijn overal over mee te moeten praten. Als er vaste werkgroepen zijn kunnen leden van andere werkgroepen ook aanschuiven als er adviezen worden opgesteld die zij belangrijk of interessant vinden. Een (delegatie van een) werkgroep zit enkele keren per jaar rond de tafel met de beleidsmedewerkers die op hun terrein actief zijn. De transformatiemanager heeft een verbindende rol om deze samenwerking tot stand te brengen.
Hij maakt met de voorzitter van de adviesraad en de samenroepers van de werkgroepen concrete werkafspraken over hoe de communicatie, het overleg en samenwerking met (individuele)beleidsmedewerkers plaatsvindt. Functies werkgroepen Meedenken aan de voorkant Op het niveau van de werkgroep denken leden met de beleidsmedewerker mee aan de voorkant. meedenken aan de voorkant heeft geen gevolgen voor de gevraagde adviesfunctie. Signalen over de uitvoering Signalen worden op het niveau van de werkgroep in het overleg met de beleidsmedewerkers gedeeld en mondeling toegelicht. Individuele casussen kunnen niet worden ingebracht. Het terrein waar de signalen over gaan wordt voor het overleg gedeeld met de beleidsmedewerker, zodat deze vooraf kan kijken of er anderen vanuit de gemeentelijke organisatie kunnen/moeten aanschuiven. Sparringpartner Beleidswerkers delen met welke inhoudelijke zaken ze bezig zijn en delen hun issues/dilemma’s etc. Leden van de werkgroep denken mee en doen suggesties. Leden van de werkgroep kunnen hun waarnemingen en inzichten delen. Beleidsmedewerkers kunnen deze input gebruiken voor het opstellen van stukken, maar ook t.b.v. gesprekken met aanbieders of maatschappelijke organisaties.