Inkoopbeleid De Waddeneilanden v3.0 juni 2018 definitief

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

20/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

€ 25.000 € 221.000 Drempel bedrag

€ 50.000 € 1.500.000 Drempel bedrag

Wijze van Aanbesteden 1 op 1 Meervoudig Onderhands Nationaal Openbaar Europees

Leveringen/Diensten Tot € 25.000 € 25.000 - € 221.000 (peil 2018) € 25.000 - € 221.000 (peil 2018) Vanaf drempel bedrag (vanaf € 221.000 peil 2018)

Werken Tot € 50.000 € 50.000 - € 5.548.000 (peil 2018) € 50.000 - € 5.548.000 (peil 2018) Vanaf drempel bedrag (vanaf € 5.548.000 peil 2018)

NB. Bepaalde opdrachten onder de Europese drempelwaarde mogen op grond van de Gids Proportionaliteit 1 en de circulaire ‘Grensbedragen voor procedures Aanbestedingswet 2012 onder de drempelwaarde’ meervoudig onderhands aanbesteed worden. In het Aanbestedingsbesluit is de Gids Proportionaliteit als 2 verplicht te volgen richtsnoer aangemerkt. De gemeente is verplicht op schriftelijk verzoek van een 3 ondernemer de keuze voor de aanbestedingsprocedure te motiveren. Voor opdrachten onder de Europese drempelwaarde kan de gemeente voor deze motivering volstaan met te verwijzen naar voornoemde circulaire. 1 op 1 / Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt minimaal aan 1 ondernemer een offerte. Meervoudig onderhandse offerteaanvraag De gemeente vraagt ten minste aan 2 en ten hoogste 6 ondernemers een offerte.

1 2 3

Op 1 september 2015 in werking getreden. Artikel 10 Aanbestedingsbesluit. Artikel 1.4, lid 3 Aanbestedingswet 2012.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

21/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Nationaal aanbesteden Tot de (Europese) drempelbedragen kan de gemeente nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. Sociale en andere specifieke diensten Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Dat zijn bijvoorbeeld diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt. Wanneer gebruiken De vereenvoudigde procedure kunt u gebruiken voor sociale en andere specifieke diensten, voor zover deze diensten op de lijst van 2B diensten stonden voor 18 april 2016. In het overzicht CPV-codes en de zoektool CPV-codes treft u de diensten aan die vanaf 18 april 2016 onder het regime van de sociale en andere specifieke diensten vallen.

5.6. Raming en financiële budget Inkoop vindt plaats op basis van een zorgvuldige, deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De totstandkoming van de raming wordt schriftelijk vastgelegd. Bij het bepalen van de keuze voor de procedure is deze raming het uitgangspunt. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm wordt de waarde van de aan te besteden opdracht geraamd met inachtneming van de navolgende uitgangspunten: Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden; De waarde van een opdracht omvat de totale (meerjarige) vergoeding aan een opdrachtnemer; Voor een opdracht die een combinatie is van levering, dienst en/of werk is bepalend wat het grootste aandeel is, of het hier een werk, dienst of levering betreft;

5.7. Eerlijke mededinging en commerciële belangen De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen of voorkennis hebben.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

22/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

6. Organisatorische uitgangspunten 6.1. Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. stap

fase toelichting inkoopproces

1

Voortraject

• Bepalen van inkoopbehoefte • Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse) • Raming en bepalen van het financiële budget • Keuze Offerteaanvraag • Bepalen inkoopstrategie

2

Specificeren

• Opstellen van eisen en wensen • Omschrijven van de opdracht • Opstellen Offerteaanvraag

3

Selecteren

• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers • Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of Tenderned • Offertes evalueren • Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) • Gunning aan winnende Ondernemer

4

Contracteren

• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant • Registreren getekende overeenkomst • Informeren afgewezen Ondernemers

5

Bestellen

• Uitvoeren van de opdracht • Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken

• Bewaken termijnen • Controleren nakoming afgesproken prestaties • Tijdige betaling facturen

7

Nazorg

• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd • Evalueren overeenkomst met Contractant

6.2. Selectie leidraad De Selectieleidraad verstrekt informatie over een Project en de aanbestedingsprocedure, met name de selectieprocedure. In deel I wordt de inleiding en opdrachtgever van het project beschreven. In deel II staat het Project centraal. In deel III staat de visie van het Project centraal. Deel IV van de Selectieleidraad geeft een outline van het aan te besteden contract. In deel V van de Selectieleidraad wordt de aanbestedingsprocedure behandeld. Deel VI van de Selectieleidraad beschrijft tenslotte hoe en op basis waarvan de Aanbestedende Dienst de Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

23/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

gegadigden zal selecteren die voor de consultatiefase worden uitgenodigd. Ten aanzien van de selectie gelden voor de gegadigde de volgende, hieronder nader te beschrijven eisen en criteria: 1. De uitsluitingsgronden. 2. Afhankelijk van de aanbestedingsvorm kunnen ook andere documenten worden verlangd. 3. Algemene minimumeisen met betrekking tot de financiële en economische gegoedheid. 4. Minimumeisen en schaalbare criteria met betrekking tot de financiële en economische gegoedheid en technische bekwaamheid gerelateerd aan de vier in het Project onderscheiden disciplines, zoals bijvoorbeeld Contractmanagement, Ontwerp, Bouw en Facilitymanagement.

6.3. Klachten Wanneer partijen van mening verschillen inzake een aanbesteding is het van belang om snel en laagdrempelig tot een oplossing te komen. De gemeente biedt ondernemers de mogelijkheid om klachten over een aanbestedingsprocedure in te dienen. De Gemeente zal de ingediende klachten door een niet bij de aanbesteding betrokken medewerker laten afhandelen waarbij wordt verwezen naar de standaardregeling “Klachtenafhandeling bij aanbesteden””. Deze landelijke regeling is te is te vinden op: https://www.rijksoverheid.nl/binaries/rijksoverheid/documenten/regelingen/2013/03/07/klachtafhandeling-bijaanbesteden/klachtenafhandeling-definitief.pdf Een belanghebbende heeft in een aanbesteding 4 mogelijkheden om een bezwaar kenbaar te maken bij de gemeente. 1. Vragen stellen bij de nota van inlichtingen. 2. Een klacht indienen bij de deelnemende organisatie. 3. Een klacht indienen bij de landelijke commissie van aanbestedingsexperts.(zie bijlage voor standaard regeling) 4. Een kort geding aanhangig maken via de rechtbank Noord-Nederland. Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de aanbesteding aan de aanbestedende dienst waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft dat hij het niet eens is met de aanbesteding of een onderdeel daarvan.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

24/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Deel B Toelichting en Uitvoeringsdocument 1.

Inleiding

Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 van toepassing op overheidsopdrachten en raamovereenkomsten voor werken, diensten en leveringen boven én onder de Europese drempels. Vanaf dat moment is eveneens de toepassing van de Gids Proportionaliteit verplicht gesteld. In deze richtlijn ligt vast hoe zij omgaat met aanbestedingen voor diensten, leveringen en werken voor zover die onder de Europese drempelbedragen blijven. De vraag in hoeverre er financiële ruimte is voor het aanschaffen van zaken, of in hoeverre kredieten formeel beschikbaar zijn gesteld, is hier niet aan de orde. Dit heeft te maken met afspraken die in het kader van een budgetteringssysteem dienen te worden gemaakt. De wijzigingen van de Aanbestedingswet die van toepassing zijn op alle overheidsopdrachten, worden genoemd. Alle aanbestedingen zijn ingedeeld in leveringen en diensten en daarnaast in werken. De gehanteerde bedragen die in de navolgende hoofdstukken zijn genoemd zijn ramingen. De bedragen zijn exclusief eventueel verschuldigde BTW.

2.

Aanbestedingswet 2012

De aanbestedingswet geldt voor alle publicaties en opdrachten die per 1 april 2013 worden gepubliceerd. De wijzigingen zijn zoals gezegd van toepassing op alle overheidsopdrachten. - De gemeente is verplicht te gunnen op PKV criterium, of te wel conform de beste Prijs Kwaliteits Verhouding. Alleen gemotiveerd mag het laagste prijs criterium worden toegepast. - De gemeente moet de administratieve lasten zoveel mogelijk beperken. - Eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen moeten in redelijke verhouding staan tot de opdracht. (gids proportionaliteit) - (Voor) aankondigingen moeten plaatsvinden via het elektronisch systeem voor aanbestedingen. (TenderNed) - De gemeente deelt alle inschrijvers de gunningsbeslissing met de relevante redenen mee. Het gebruik van het ARW 2012 (Aanbestedingsreglement Werken 2012) is voor de gemeente verplicht bij opdrachten voor werken onder de Europese drempel.

3.

Voorkeursbeleid t.a.v. lokale economie

De gemeente wil de lokale economie graag stimuleren. De gemeente nodigt, indien mogelijk bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen in ieder geval één lokale leverancier uit. De gunning vindt plaats op grond van objectieve criteria. Bij Europese en nationale aanbestedingen is het voorkeur geven aan een lokale leverancier in strijd met de beginselen van gelijke behandeling, transparantie en nondiscriminatie. Sub-gunningscriteria om te komen tot de PKV kunnen onder andere zijn: o kwaliteit o prijs o technische waarde o esthetische en functionele kenmerken o milieukenmerken o gebruikskosten o rentabiliteit o klantenservice o technische bijstand en o datum of termijn voor levering of uitvoering. Deze opsomming is niet limitatief. Toe te passen sub-gunningscriteria moeten altijd verband houden met het Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

25/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

onderwerp van de opdracht.

4.

Vormen van inkoop- & aanbestedingsprocedures

Inbesteden, samenwerken, uitbesteden en aanbesteden 4.1 Inbesteden Een rechtspersoon of onderdelen van die rechtspersoon die opdrachten geeft aan onderdelen van diezelfde rechtspersoon die de opdracht voor andere onderdelen van diezelfde rechtspersoon uitvoeren. Ook wanneer gemeenten een gemeenschappelijke regeling treffen ter behartiging van een of meer bepaalde belangen van die gemeenten en samen een nieuwe rechtspersoon oprichten (Wet gemeenschappelijke regelingen), kunnen de deelnemers aan die gemeenschappelijke regeling ook onderling opdrachten laten uitvoeren, zonder dat de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. Inbesteden komt vanzelfsprekend niet voor als term in de Aanbestedingswet 2012. De overheid gaat over zijn eigen bedrijfsvoering en over de keuzes die hij daarin maakt om diensten door eigen ambtenaren of door marktpartijen uit te laten voeren. Dit betekent overigens niet dat in het kader van de Wet mark en overheid, de Tweede Kamer geen vragen kan stellen over de doelmatigheid van het door de overheid zelf laten uitvoeren van bepaalde dienstverlening.

4.2 Quasi-inbesteden of verticale samenwerking Quasi-inbesteden is wanneer een aanbestedende dienst (zelf een rechtspersoon): 1. een overheidsopdracht gunt aan een andere rechtspersoon, 2. toezicht uitoefent op die rechtspersoon als ware het op de medewerkers van zijn eigen diensten, meer dan 80% van de activiteiten die de gecontroleerde rechtspersoon uitoefent, gebeurt in de vorm van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende dienst of andere, ook door deze aanbestedende dienst gecontroleerde rechtspersonen, én 3. er geen directe participatie van privékapitaal is in de gecontroleerde rechtspersoon. Samengevat: Het gaat om het laten uitvoeren van activiteiten door een andere rechtspersoon dan de rechtspersoon die als opdrachtgever optreedt, en de opdrachtgever houdt toezicht op de uitvoerende rechtspersoon als ware het een eigen dienstonderdeel. In de artikelen 2.24a en 2.24b van de Aanbestedingswet 2012 zijn de hierboven genoemde punten verder genuanceerd. Voor een eerste inschatting welke omschrijving past bij het begrip quasi-inbesteden, moeten bovengenoemde kenmerken toereikend zijn. Wanneer er sprake is van quasi-inbesteden, zijn de bepalingen in hoofdstuk 2 van de Aanbestedingswet 2012 verder niet van toepassing.

4.3 Publiek-publieke samenwerking In artikel 2.24c van de Aanbestedingswet 2012 is de situatie beschreven die wordt aangeduid met het begrip publiek-publieke samenwerking (dit als variant op de publiek-private samenwerking). Wanneer overheidsopdrachten worden gegund tussen twee of meer aanbestedende diensten is de Aanbestedingswet 2012 verder niet van toepassing, indien: • de te gunnen opdracht verleend wordt met het oog op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen; • het invullen van die samenwerking uitsluitend berust op overwegingen in verband met het openbaar belang (ook wel activiteiten in het kader van het algemeen belang genoemd, die voor de overheid zijn terug te voeren op algemene wetten of de Grondwet, en voor gemeenten op de Gemeentewet en de provincies op de Provinciewet), én • de deelnemende aanbestedende diensten op de open markt niet meer dan 20% van de onder die samenwerking vallende activiteiten voor hun rekening nemen, wanneer is er géén sprake van publiekpublieke samenwerking. Zodra er een marktpartij wordt ingehuurd om ten behoeve van de deelnemende, samenwerkende aanbestedende diensten activiteiten te verrichten, is er geen sprake meer van publiek-publieke samenwerking, als bedoeld in artikel 2.24c van de Aanbestedingswet 2012, maar van aanbesteden.

Er is immers een private partij bij betrokken, en voor het gunnen van een overheidsopdracht aan een private partij Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

26/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

moet de Aanbestedingswet 2012 in acht worden genomen. Zo is het ook niet mogelijk om bijvoorbeeld in het kader van een betere bedrijfsvoering bij gemeenten, een zich bewezen goed werkend proces binnen de gemeente A, te laten uitvoeren door gemeente A ten behoeve van gemeente B, zelfs wanneer dit zonder inzet van een marktpartij kan plaatsvinden. Het verbeteren van de bedrijfsvoering bij een aanbestedende dienst is natuurlijk wel belangrijk, maar wordt niet gezien als van openbaar of algemeen belang. En valt daarom niet onder de definitie van publiek-publieke samenwerking.

4.4 Uitbesteden Uitbesteden kun je omschrijven als: 'het uitvoeren van een proces als gevolg van een strategische keuze door een organisatie, om één of meer bedrijfsactiviteiten uit te besteden aan een dienstverlenende onderneming of toeleverancier.' Of met andere woorden: we spreken van uitbesteden wanneer een opdrachtgever/aanbestedende dienst er toe besluit om activiteiten niet door zijn eigen organisatie te laten uitvoeren, maar door een andere organisatie, te weten een marktpartij/onderneming. Hij doet dit door een organisatie daartoe een opdracht te geven. De marktpartij die de opdracht accepteert, voert een opdracht uit met zijn eigen medewerkers of medewerkers van onderaannemers die hij zelf selecteert, en is volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit van die activiteiten. Er wordt op hem geen toezicht uitgeoefend door de opdrachtgever, anders dan dat de opdrachtgever nagaat of de afgesproken kwaliteit binnen de afgesproken tijd geleverd is en hij tot betaling voor de prestatie kan overgaan op basis van een door de opdrachtnemer verstrekte factuur. Ook als opdrachtnemers op grond van Social return personeel via bijvoorbeeld het UWV aannemen, wordt het personeel beschouwd als personeel van die opdrachtnemer, dat hij aanstuurt en betaalt.

Uitbesteden versus inhuren van externen Uitbesteden is niet hetzelfde als het inhuren van externen. Bij het inhuren van externen worden werkzaamheden uitgevoerd in opdracht van een bij de overheid in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie, die tegen betaling personele capaciteit en deskundigheid levert, waarop door de opdrachtgever mede gestuurd wordt. In de Aanbestedingswet 2012 is het begrip 'uitbesteden' of 'uitbesteding' niet opgenomen of uitgewerkt. Dat is niet zo vreemd, omdat elke organisatie vrij is om te bepalen hoe hij zijn organisatie wil vormgeven als het gaat om het wel of niet uitbesteden van werkzaamheden, en wetgeving hem daar ook niet in moet beperken. Pas nadat een overheidsorganisatie besluit tot uitbesteden, komen de aanbestedingsregels in beeld.

4.5 Aanbesteden Onder de Europese drempel zijn de volgende procedures mogelijk: Enkelvoudige uitnodiging; hierbij kan volstaan worden met het opvragen van één offerte bij een ondernemer naar keuze. Meervoudige onderhandse aanbesteding; meer dan een offerte wordt gevraagd bij ondernemers naar keuze. Bij de offertevraag wordt vermeld aan welke criteria voldaan moet worden om in aanmerking te komen. Nationaal openbare aanbesteding (met en zonder selectie); is de procedure waarbij publicatie op www.tenderned.nl verplicht is, en waarbij alle geïnteresseerde ondernemers kunnen inschrijven. Zonder selectie houdt in dat er maar één fase is. Met selectie betekent dat zijn er twee fasen zijn, namelijk de selectie- en de gunningsfase. Hierbij geldt dat er minimaal vijf gegadigden geselecteerd moeten worden. Bij deze procedure kun je zelf, met in acht neming van de proportionaliteit en het ARW 2012 (voor werken), termijnen voor indiening hanteren.

4.5.1 Leveringen en diensten Een overheidsopdracht voor leveringen heeft betrekking op de aanschaf van goederen, zoals aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten. Bijkomende werkzaamheden van een levering, bijvoorbeeld het installeren van een telefooncentrale naast de aanschaf van de telefooncentrale zelf, maken deel uit van de leveringsopdracht. Dit is van belang voor het ramen van de waarde van de opdracht. Een overheidsopdracht voor diensten ziet op alle inkopen die niet onder werken of leveringen vallen of zijn omschreven in bijlage II van de Europese aanbestedingsrichtlijn. Voorbeelden zijn onderhoud en reparatie, Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

27/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

diensten van architecten en ingenieurs, arbeidsbemiddeling en reiniging van gebouwen en het beheer van onroerend goed. Evenals voor goederen, geldt dat door de gemeenten een breed scala aan diensten wordt ingehuurd. Het gaat hierbij om advieswerk op allerlei gebied, diensten van architecten, tekenbureau’s, ingenieursbureau’s, allerlei onderhoudswerk aan apparatuur, accountantsdiensten, servicecontracten, etc. Het merendeel aan diensten wordt ingehuurd van gespecialiseerde bedrijven aan de vaste wal. Meer nog dan bij leveringen geldt hier dat een keuze voor eilander bedrijven vaak lastig, of niet mogelijk is. Wij achten het dan ook acceptabel dat bij niet-eilander bedrijven wordt ingekocht; uiteraard geldt hierbij dezelfde voorwaarde als gesteld bij de inkoop van leveringen (heldere motivatie). In afwijking van leveringen geldt bovendien dat er vaak in de loop der tijd een relatie met een bedrijf wordt opgebouwd. De keuze om met een bedrijf opnieuw in zee te gaan is vaak niet zo zeer gebaseerd op een prijstechnische afweging, maar op (wederzijdse) ervaringen over kwaliteit, niveau dienstverlening en dergelijke. Op grond hiervan ligt het niet voor de hand om vergelijkbare diensten nu eens hier, dan weer daar in te huren. Wij achten het dan ook verdedigbaar dat voor een langere termijn, en in meerdere gevallen, bij een zelfde bedrijf diensten worden ingehuurd.

Wel geldt als voorwaarde dat keuzes transparant dienen te zijn. Bovendien geldt als eis dat relaties periodiek worden heroverwogen; om partijen ‘scherp’ te houden, dient in dat kader tevens vergelijkend warenonderzoek te worden uitgevoerd. Een opdracht kan ook betrekking hebben op aanschaf van producten gecombineerd met dienstverlening. In dat geval is sprake van een gemengde opdracht. Dit geldt ook voor een aanbesteding van werken gecombineerd met dienstverlening. De opdracht valt dan onder diensten wanneer de waarde van de diensten de grootste component vormt van de opdracht. De opdracht valt onder leveringen dan wel werken wanneer een van deze componenten het grootste deel van de opdracht vormt. Bijvoorbeeld standaardsoftware is een levering, maar zijn de kosten voor de implementatie en maatwerk van de software hoger dan de kosten van de standaardsoftware, dan is er sprake van een dienst.

Sociale en andere specifieke diensten (oude 2A/2B diensten) Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Denk bijvoorbeeld aan diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridisch diensten. In bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geldt. Wanneer gebruiken De vereenvoudigde procedure kunt u gebruiken voor sociale en andere specifieke diensten, voor zover deze diensten op de lijst van 2B diensten stonden voor 18 april 2016. In het overzicht CPV-codes en de zoektool CPV-codes treft u de diensten aan die vanaf 18 april 2016 onder het regime van de sociale en andere specifieke diensten vallen.

Bepalen inschrijf procedure voor sociale- en andere specifieke diensten Beschrijving procedure Boven de drempel - €750.000 De specifieke voorschriften die gelden voor sociale en andere specifieke diensten vindt u in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012. Deze artikelen zijn alleen van toepassing indien de waarde van de opdracht de drempelwaarde van €750.000 overschrijdt. Een aankondiging (met eventueel een vooraankondiging) en een gunningsbericht zijn bij deze procedure verplicht. In de aankondiging moet onder meer de technische specificaties van de opdracht zijn opgenomen. Daarin moeten de hoofdkenmerken van de gunningsprocedure worden toegelicht. De gegunde opdracht moet worden gepubliceerd op TenderNed. Onder de drempel - €750.000 Bij sociale en andere specifieke diensten onder de €750.000 zal in de praktijk vaak een meervoudige onderhandse procedure worden gebruikt. Let daarbij op, indien sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang dan zal de opdracht moeten aangekondigd. Stappen in de procedure Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

28/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Een aanbestedende dienst die de procedure voor sociale en andere specifieke diensten toepast doorloopt de volgende stappen: Maak een vooraankondiging of een aankondiging van de overheidsopdracht bekend Beschrijf hierin de hoofdkenmerken van de gunningsprocedure Toets of de inschrijvingen voldoen aan de door de aanbestedende dienst gestelde technische specificaties, eisen en normen Maak een proces verbaal van de opdrachtverlening Sluit de overeenkomst Publiceer de aankondiging van de gegunde opdracht Gebruik van procedure motiveren Het is niet nodig dat de aankondiging van de te kiezen procedure in het EU-publicatieblad wordt gemotiveerd. De Aanbestedingswet 2012 bepaalt wel dat de aanbestedende dienst op objectieve gronden moet bepalen welke aanbestedingsprocedure wordt toegepast en welke ondernemers worden toegelaten tot de procedure. De keuze voor een procedure voor sociale en andere specifieke diensten moet op verzoek van een ondernemer schriftelijk kunnen worden gemotiveerd.

4.5.2 Werken. Een overheidsopdracht voor werken heeft betrekking op: -hetzij de uitvoering van een bouwopdracht (realisatie); -hetzij zowel het ontwerp als de uitvoering van werken in het kader van werkzaamheden of van een werk; -dan wel het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Onder werken wordt verstaan het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Onderhoudswerkzaamheden voor het in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen ook onder werken. Bijlage I van de Europese aanbestedingsrichtlijn bevat een limitatieve lijst van werkzaamheden die onder werken vallen. Bouwkundige werken betreft nieuwbouw, restauratie, onderhoud gebouwen, inclusief schilderwerk en dergelijke. Bij technische installaties gaat het om zaken die vaak in samenhang met bouwkundige werken worden uitgevoerd; te denken valt aan bijvoorbeeld elektrotechnische- en centrale verwarmingsinstallaties. Civiele werken betreft rioleringswerken, aanleg wegen, en dergelijke, inclusief het bijbehorende onderhoud. Voor al deze werken geldt dat er meestal lokale bedrijven zijn die de werken kunnen uitvoeren. Deze bedrijven dienen dan ook altijd in offertetrajecten betrokken te worden.

Bij specialistisch werk, zoals bijvoorbeeld asfaltwerkzaamheden, wordt aan niet-eilander bedrijven offerte gevraagd. Lokale bedrijven kunnen in dergelijke gevallen hun diensten aanbieden aan het gespecialiseerde bedrijf (bijvoorbeeld grondwerk). De voorwaarde van transparante besluitvorming geldt ook hier nadrukkelijk. Als richtlijn voor het aanbesteden van werken geldt het volgende. Inkopen van werken tot maximaal € 50.000,-; De enkelvoudige onderhandse procedure; - er wordt (tenminste) één bedrijf uitgenodigd; aan de hand van een tekening met een beperkte technische omschrijving wordt een prijs gevraagd; - de keuze voor het bedrijf vindt plaats in het team, in overleg met de directie; in het algemeen wordt het bedrijf uitgenodigd dat ervaring heeft met/op het betreffende werk (via bijvoorbeeld onderhoud); - een besluit tot het laten uitvoeren van een werk wordt in mandaat genomen door het DT, op advies van het verantwoordelijke team. Bij inkopen van werken tussen de € 50.000,- en maximaal € 1.500.000,-; De meervoudig onderhandse procedure waarvoor minimaal 2 aannemers en maximaal 6 worden uitgenodigd. Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

29/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

-

er wordt door het verantwoordelijke team een tekening met bestek gemaakt (eventueel door derden opgesteld); wanneer mogelijk zullen de eilander aannemers in het bijzonder worden uitgenodigd om op het werk in te schrijven; naast een prijs, dient een bedrijf expliciet aan te geven of het werk in de aangegeven periode volgens bestek uitgevoerd kan worden; een besluit tot het laten uitvoeren van een werk kan in mandaat worden genomen door het directieteam of op advies van het verantwoordelijke team;. Dit kan per gemeente verschillen

Bij inkopen van werken met tussen de € 1.500.000- en € 5.548.000,-; Nationale openbare aanbesteding; Bij inkopen vanaf € 5.548.000,-; openbare aanbesteding volgens de Europese aanbestedingsrichtlijn.

6. Mandaat Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

7. Afsluiting Op basis van de Financiële verordening van de gemeente dient dit beleidsdocument ter kennisgeving aan de gemeenteraad gezonden te worden. Het toezien op de doelmatigheid van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is het domein van het college dan wel de rekenkamer.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

30/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Deel C Bijlagen 2.1 Onderhands aanbesteden met één offerte Deze vorm van aanbesteding wordt ook wel “één op één benadering” of ”gunning uit de hand” genoemd, omdat er bij één onderneming gevraagd wordt om een offerte in te dienen. Deze vorm wordt toegepast bij kleine opdrachten ( voor de maximale waarde zie schema “Drempelbedragen ” in bijlage 1), waar een aanbestedingsproces naar verhouding te hoge kosten met zich meebrengt.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

31/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

2.2 Meervoudig onderhands aanbesteden Deze vorm wordt toegepast bij opdrachten met een grotere waarde (voor de maximale waarde zie schema “Drempelbedragen ”, bijlage 1). Door enige concurrentie in te voeren wordt beoogd een betere prijs/kwaliteit verhouding te bereiken.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

32/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

2.3 Nationaal openbaar aanbesteden Voor deze en de hierna vermelde procedures (2.4) geldt dat hierin de inkoopopdrachten behandeld worden met een minimale opdrachtwaarde van € 1.500.000 of hoger voor werken. Voor leveringen en diensten is tot de drempelbedragen geen Nationale Openbare aanbesteding vereist. Deze openbare aanbestedingen worden algemeen bekend gemaakt via internet (www.aanbestedingskalender.nl) en de gemeentelijke internetsite. Voor de behandeling van deze opdracht is het wenselijk dat er eerst samen met de coördinator Inkoop binnen de organisatie een aanbestedingstoets wordt opgesteld om de juiste marktbenaderingsvorm te bepalen en te bepalen of het, gelet op het aantal verwachte aanbieders of bijvoorbeeld de vertrouwelijkheid van de gegevens, raadzaam is te werken met een voorselectie. Tevens kan dan in overleg worden bepaald wie als partijen betrokken moeten zijn bij het uitvoeren van deze “zwaardere” marktbenaderingsprocedure. Ook kan hierbij worden gekeken naar de mogelijkheden tot samenwerken met andere marktpartijen en/of de mate van betrokkenheid van externe partijen. Naar mate de waarde van de inkoopopdrachten toeneemt, stijgt ook het risico. Voor de toepassing van deze procedure zijn er een aantal acties die vooraf uitgevoerd kunnen worden om het risico op stagnatie en/of het niet goed kunnen uitvoeren van deze procedures te beperken.

De belangrijkste zijn: vaststellen van projectteam en rolverdeling binnen het team opstellen van programma van eisen en overige voorwaarden vaststellen van selectiecriteria en gunningcriteria prognose van de verwachte uitkomsten (% besparing, % effectiviteitverhoging) en de te verwachten kosten keuze in de aanbestedingsprocedure De openbare procedure is een aanbestedingsprocedure die op twee manieren kan worden uitgevoerd: 1. openbare aanbesteding met voorafgaande selectie van leveranciers Hierbij wordt eerst selectiecriteria voor de bedrijven opgesteld en via de openbare procedure kenbaar gemaakt. Leveranciers die voldoen aan de selectiecriteria kunnen zich aanmelden en ontvangen (nadat gecontroleerd is dat zij voldoen aan de selectiecriteria) de informatie om een offerte te kunnen uitbrengen. 2. openbare aanbesteding zonder voorafgaande selectie van leveranciers Op basis van een omschrijving van de opdracht maken de inschrijvende partijen een offerte. De gemeente selecteert op basis van de gunningcriteria en de offertes de meest geschikte aanbieder. Een overzicht van de keuzes en acties is opgenomen in het hierna vermelde schema.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

33/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Schema nationaal aanbesteden

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

34/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

2.4 Europees aanbesteden Inkoopopdrachten van de gemeente moeten Europees worden aanbesteed als de waarde (exclusief BTW) daarvan de Europese drempelwaarden overschrijdt (zie bijlage 1). Boven deze Europese drempel is, voor goederen en diensten, het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) van toepassing. Voor werken het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW) van toepassing. Daarnaast kunnen overheden vanaf 21 december 2009 met de inwerkingtreding van de Wet Implementatie Rechtsbescherming Aanbesteden (WIRA) ook geconfronteerd worden met nietigverklaring van een afgesloten overeenkomst en bestuurlijke boetes als er fouten worden gemaakt bij het (niet of niet juist) uitvoeren van de aanbestedingsprocedures. Daarmee vallen opdrachten die in deze marktbenaderingsprocedure behandeld moeten worden in de zwaarste categorie van aanbesteden met de meeste risico’s. Voor de behandeling van deze opdracht is het wenselijk dat er eerst samen met de inkoopverantwoordelijke of inkoopcoördinator binnen de organisatie een aanbestedingstoets wordt opgesteld om de juiste marktbenaderingsvorm te bepalen en een plan van aanpak op te stellen waarin onder meer wordt bepaald wie als partijen betrokken moeten zijn bij het uitvoeren van deze “zware” marktbenaderingsprocedure.

Ook kan hierbij worden gekeken naar de mogelijkheden tot samenwerken met andere marktpartijen en/of de mate van betrokkenheid van externe partijen tijdens het aanbestedingsproces. Naar mate de waarde van de inkoopopdrachten toeneemt, stijgt ook het risico. Door de zich steeds verder ontwikkelende wetgeving en jurisprudentie bij deze categorie aanbestedingen is de aanwezigheid van een juridisch medewerker in het projectteam al bijna onontkoombaar. Voor de toepassing van deze procedure zijn er een aantal acties die vooraf uitgevoerd moeten worden om het risico op stagnatie en/of het niet goed kunnen uitvoeren van deze procedures te beperken. De belangrijkste zijn: opstellen van een aanbestedingstoets en een plan van aanpak vaststellen van projectteam en rolverdeling binnen het team opstellen van programma van eisen en overige voorwaarden vaststellen van selectiecriteria en gunningcriteria prognose van de verwachte uitkomsten (% besparing, % effectiviteitverhoging, % kwaliteitsverbetering, enz.) en kosten keuzes in de aanbestedingsprocedure opstellen van een tijdsplanning Een Europese aanbesteding is onder te verdelen in de categorieën: 7. Openbare procedure (zonder voorselectie); 8. Niet-openbare procedure (met voorselectie); 9. Procedure van gunning via: 1. veiling 2. onderhandelingen (slechts in uitzonderlijke, in het BAO limitatief opgesomde gevallen, toegestaan).

Een Europese aanbesteding wordt, net als de openbare procedure, algemeen bekend gemaakt via internet (www.aanbestedingskalender.nl).

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

35/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Schema Europees aanbesteden Een overzicht van de keuzes en acties is opgenomen in het hierna vermelde schema.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

36/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

2.5 Tijdsplanning Bij het uitvoeren van een Nationale of Europese aanbesteding moet je rekening houden met een langere voorbereidingstijd. Een overzicht van de minimum tijdsplanning, in kalenderdagen, waarmee je rekening moet houden in proceduretijd per marktbenaderingsvorm, is opgenomen in het hieronder vermelde overzicht. Tabel termijnen procedure

Procedure/Acties

Voorbereiding in weken

Procedure in weken

Totale planningstijd in weken

1. Onderhands aanbesteden met één offerte

5

2

7

2. Meervoudig onderhands aanbesteden

5

3

8

3a. Nationaal met voorselectie

20

15

35

3b. Nationaal zonder voorselectie

20

9

29

4a. Europees met voorselectie

20

15

35

4b. Europees zonder voorselectie

20

9

29

* Afhankelijk van de tijd die de beoordeling in beslag neemt ** Dit is de stand-stil termijn (ook wel Alcatel- termijn genoemd) Let op: De berekening van de (kalender)dagen start met de publicatie en is zonder interne voorbereidingstijd van de aanbesteding. Bij het uitvoeren van een nationale of Europese marktbenadering gelden een aantal wettelijke minimum of maximum termijnen. Zo moet bijvoorbeeld een nota van inlichtingen (stap 12) maximaal 6 dagen voor de sluiting van de inschrijving (stap 13) in bezit gesteld zijn van de leveranciers. Hiermee is in het overzicht rekening gehouden Het opstellen van de documenten, zoals programma van eisen, selectie- en gunningscriteria moet afgerond zijn voordat de marktbenadering kan worden gestart. Voor de interne werkzaamheden tijdens de procedure (zie stap 7 en stap 14 van het hiervoor vermelde schema) is maar 1 dag gerekend. In de praktijk zal dit veel meer tijd vergen. Een goed inzicht in de voorbereidingstijd waarmee gemiddeld gezien, per marktbenaderingsvorm, rekening gehouden zal moeten worden is opgenomen in het schema dat hieronder is vermeld. Hierbij is uitgegaan van een reële voorbereidingstijd en de tijd die nodig is voor het uitvoeren van de stappen 7 en 14.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

37/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

2.6 Welke marktbenaderingsvorm en procedure moet je toepassen ? Aan de hand van het volgende schema kun je bepalen welke marktbenaderingsvorm je toe kunt passen of dat je deze via een aanbestedingstoets moet vaststellen.

Schema voor goederen, diensten en werken

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

38/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

39/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

3 Beheer inkoopopdrachten en contracten Het resultaat van de aanbesteding wordt samengevat in een inkoopopdracht of een contract. Definitie contract Een contract (of overeenkomst) is een veelal schriftelijke afspraak tussen 2 of meer partijen, waarvan één buiten de organisatie, waardoor er rechten en plichten ontstaan. De ene partij moet een prestatie leveren. De andere partij heeft recht op deze prestatie en moet hiervoor betalen. Een contract wordt meestal aangegaan als er sprake is van een langere periode (jaar of langer) waarbinnen de afspraken worden vastgelegd. Omdat de periode waarin de zaken worden gedaan langer is dan 1 jaar worden er veel meer voorwaarden en bepalingen opgenomen om zeker te stellen dat de leverancier bijvoorbeeld over 3 jaar ook nog de onderdelen van apparatuur kan leveren of een garantieregeling kan uitvoeren. Definitie inkoopopdracht Een inkoopopdracht is contract (opdracht) voor korte periode. Voor verbruiksgoederen (bijvoorbeeld papier)en gebruiksgoederen die in één levering worden uitgeleverd of diensten die binnen korte periode van maximaal één jaar worden verricht. Inkoopopdrachten worden ook gebruikt om af te roepen op contracten. Bij inkoopopdrachten is er meestal spraken van een lage waarde, contracten hebben mede door de langere looptijd, meestal een hogere waarde.

3.1 Contractenregister Voor gemeenten wordt dringend geadviseerd, naar aanleiding van de controles van de lokale rekenkamercommissies en de controles op basis van Gemeentewet artikel 213, om lange termijnverplichtingen boven een bepaalde structureel vast te leggen in een contractenregister om zo een beter inzicht te verkregen en beter beheer te kunnen voeren. Daarnaast is het, vanuit het oogpunt van risicobeheer, handig om alle langere termijnverplichtingen goed in beeld te hebben, zodat tijdig kan worden geanticipeerd in tijden van heroriëntatie en heroverweging op ontwikkelingen die leiden tot veranderingen in de gemeente. Zo worden het afkopen van verplichtingen voorkomen. Binnen de rijksoverheid is het vanaf 1996 verplicht (Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid) om van contracten en individuele inkoopopdrachten met een grotere waarde (€ 50.000 euro of meer) een contractenregister bij te houden, waarin de belangrijkste gegevens over de contracten centraal worden/zijn opgeslagen.

3.2 Contractbeheer Contractbeheer is het systematisch vastleggen, beheren, bewaken van contracten en benutting hiervan (bewaking van doeltreffendheid en doelmatigheid) Contractbeheer zorgt er voor dat: • afspraken kunnen worden nagekomen doordat de medewerkers in het operationeel proces over de informatie beschikken die nodig is om het contract te benutten (goedkeurders/bestellers/betalers/vragers) • informatie breed beschikbaar is (ook voor andere budgethouders) zodat zij kunnen zien met welke leveranciers al contracten afgesloten zijn (lijst voorkeursleveranciers) • er centraal inzicht is in lange termijn verplichtingen (onderdeel van juridische kwaliteitszorg) en (managementrapportages) • risico’s beter worden onderkend en beheerst Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

40/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

• continuïteit in de nakoming van contracten (bij ziekte, vakantie of vertrek van medewerkers) gewaarborgd kan worden Contractbeheer zorgt tevens voor verlaging van kosten omdat: • contracten tijdig (zonder extra afkoop of afloopkosten) kunnen worden geëvalueerd, vernieuwd, verlengd of beëindigd • interne (en externe) zoek-, coördinatie- en beheerkosten van contracten verlaagd worden door centrale beschikbaarheid van informatie, voorbeeld hiervan zijn de externe kosten voor de periodieke controles op rechtmatigheid en doelmatigheid (Gemeentewet 213) • samenwerking gemakkelijker wordt met andere partijen doordat informatie sneller en beter beschikbaar is Binnen de gemeente is een contractenregister beschikbaar. Alle relevante contracten worden direct na het afsluiten hiervan opgenomen in dit register. Aandachtpunt hierbij is dat ook de contracten die met behulp van derden (adviesbureaus, die de aanbesteding uitvoeren) worden afgesloten worden opgenomen het register en dat ook het aanbestedingsdossier hierin moeten worden bewaard. Neem voor vragen over het afsluiten van contracten en het vastleggen van de contractenregister contact op met de coördinator Inkoop.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

41/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Bijlage 4 Rolverdeling bij Nationale aanbestedingen Stap

Actie Nationale openbare procedure diensten / leveringen/werken

1

Behoefte bepalen, begroten, budgetaanvraag

2

Projectplan formulier invullen en sturen/mailen bespreken aan inkoopcoördinator (overleg over inschakeling/inhuur externen)

3

Inrichten aanbestedingsdossier

4

Opstellen Programma van Eisen (PvE) of bestek

5

Opstellen selectie- en gunningcriteria.

6

Opstellen conceptcontract (op basis van standaard) in overleg met afdeling Juridische Zaken

7

Bepalen datum van indienen offertes: - 36 dagen na verzending van publicatie, - min 4 dagen bij elektronische verzending van publicatie, - min 5 dagen bij elektronisch beschikbaar stellen documenten

8

Opstellen en publiceren aankondiging op www.aanbestedingskalender.nl en op eigen website.

9

Versturen offerte aanvraag incl. (verwijzen naar) inkoopvoorwaarden en het conceptcontract

10

Ontvangst schriftelijke vragen tot uiterlijk 14 dagen voor de datum ontvangst offertes

11

Opstellen en versturen Nota van Inlichtingen. Uiterlijk 7 dagen voor de datum ontvangst offertes

12

Ontvangst offertes: minimaal 36 dagen na publicatie

13

Opstellen proces-verbaal van ontvangst offertes

14

Beoordeling offertes

15

Besluit gunning

16

Opstellen brief “voornemen tot gunning” en afwijzingen

17

Opstellen definitieve gunningsbrief na 15 dagen wanneer geen beroep tegen besluit is ingediend.

18

Eventueel contractbesprekingen

19

Tekenen contract door de partijen.

20

Verwerken contract in het contractbeheersysteem.

21

Archiveren van alle stukken

22

Contractimplementatie/-beheer

23

Ontvangst, controle en tekenen factuur

24

Factuur ter uitbetaling sturen naar afdeling Financiën

Budgethouder / Coördinator materie desInkoop kundige (verplicht)

25

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

42/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Stap

Actie Nationale niet-openbare procedure diensten / leveringen/werken

1

Behoefte bepalen, begroten, budgetaanvraag

2

Projectplan formulier invullen en sturen/mailen bespreken aan inkoopcoördinator (overleg over inschakeling/inhuur externen)

3

Inrichten aanbestedingsdossier

4

Opstellen Programma van Eisen (PvE) of bestek

5

Opstellen selectiecriteria en deze verwerken in selectieleidraad. Hierin tevens een conceptplanning van de hele procedure opnemen en de inkoopvoorwaarden

6

Opstellen gunningcriteria en deze toevoegen aan het bestek of PvE

7

Opstellen conceptcontract (op basis van standaard) in overleg met afdeling Juridische Zaken

8

Vaststellen datum voor indienen aanvragen tot deelname: - minimaal 21 dagen na verzending van publicatie, - min 4 dagen bij elektronische verzending van publicatie

9

Opstellen en publiceren aankondiging op www.aanbestedingskalender.nl en op eigen website

10

Versturen selectieleidraad aan belangstellenden

11

Ontvangst aanvragen tot deelname

12

Selectie van aanvragers tot deelname op basis van de selectieleidraad

13

Versturen afwijzingen aan aanvragers

14

Bepalen datum van indienen offertes: - minimaal 21 dagen na versturen offerteaanvraag, - min 4 dagen bij elektronische verzending van publicatie

15

Versturen offerteaanvraag aan geselecteerde partijen inclusief het conceptcontract

16

Informatie ontvangst schriftelijke vragen tot uiterlijk 10 dagen voor de datum ontvangst offertes

17

Opstellen en versturen Nota van Inlichtingen. Uiterlijk 7 dagen voor de datum ontvangst offertes

18

Ontvangst offertes: minimaal 21 dagen na verzenden offerteaanvraag

19

Opstellen proces-verbaal van ontvangst offertes

20

Beoordeling offertes

21

Besluit gunning

22

Opstellen brief “voornemen tot gunning” en afwijzingsbrieven

23

Opstellen definitieve gunningsbrief na 15 dagen, wanneer geen beroep tegen het besluit is ingediend

24

Eventueel contractbesprekingen

25

Tekenen contract door de partijen

26

Verwerken contract in het contractbeheersysteem

27

Archiveren van alle stukken

28

Contractimplementatie/-beheer

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

43/50

Budgethouder/ materie deskundige

Coördinator Inkoop (verplicht)

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

29

Ontvangst, controle en tekenen factuur

30

Factuur ter uitbetaling sturen naar afdeling Financiën

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

44/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Bijlage 5 Rolverdeling bij Europese aanbestedingen Stap Actie Europese openbare procedure diensten / leveringen / werken 1

Behoefte bepalen, begroten, budgetaanvraag.

2

Projectplan formulier invullen en sturen/mailen bespreken aan inkoopcoördinator (overleg over inschakeling/inhuur externen)

3

Inrichten aanbestedingsdossier

4

Opstellen Programma van Eisen (PvE) of bestek

5

Opstellen selectiecriteria en gunningscriteria. Toevoegen aan bestek of PvE

6

Opstellen conceptcontract (o.b.v standaard) in overleg met Afd. Jur. Zaken

7

Bepalen datum van indienen offertes: - minimaal 52 dagen na verzending van publicatie, - min 7 dagen bij elektronische verzending van publicatie, - min 5 dagen bij elektronisch beschikbaar stellen documenten

8

Opstellen en publiceren aankondiging op www.aanbestedingskalender.nl en op eigen website.

9

Elektronisch versturen offerteaanvraag aan belangstellenden (incl. inkoopvoorwaarden en het conceptcontract)

10

Informatie ontvangst schriftelijke vragen tot uiterlijk 14 dagen voor de datum ontvangst offertes.

11

Opstellen en versturen Nota van Inlichtingen. Uiterlijk 7 dagen voor de datum ontvangst offertes

12

Ontvangst offertes: minimaal 45 dagen na elektronische publicatie

13

Opstellen proces-verbaal van ontvangst offertes

14

Beoordeling offertes

15

Besluit gunning

16

Opstellen brief “voornemen tot gunning” en afwijzingsbrieven

17

Opstellen definitieve gunningsbrief na 15 dagen, wanneer geen beroep tegen het besluit is ingediend

18

Eventueel contractbesprekingen

19

Tekenen contract door de partijen

20

Verwerken contract in het contractbeheersysteem

21

Afmelden aanbesteding via aanbestedingskalender bij Bureau Officiële Publicaties in Luxemburg

22

Archiveren alle stukken

23

Contractimplementatie/-beheer

24

Ontvangst, controle en tekenen factuur

25

Factuur ter uitbetaling sturen naar afdeling Financiën

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

45/50

Budgethouder/ Coördinator materie desInkoop kundige (verplicht)

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Stap Actie Europese niet-openbare procedure diensten / leveringen/Werken 1

Behoefte bepalen, begroten, budgetaanvraag

2

Projectplan formulier invullen en sturen/mailen bespreken aan inkoopcoördinator (overleg over inschakeling/inhuur externen)

3

Inrichten aanbestedingsdossier

4

Opstellen Programma van Eisen (PvE) of bestek

5

Opstellen selectiecriteria en deze verwerken in een selectieleidraad. Hierin tevens een conceptplanning van de hele procedure opnemen en de inkoopvoorwaarden.

6

Opstellen gunningcriteria en deze toevoegen aan het bestek of PvE

7

Opstellen conceptcontract (op basis van standaard) in overleg met afdeling Juridische Zaken

8

Vaststellen datum voor indienen aanvragen tot deelname: - minimaal 37 dagen na verzending van publicatie, - min 7 dagen bij elektronische verzending van publicatie

9

Opstellen en publiceren aankondiging op www.aanbestedingskalender.nl en eigen website.

10

Elektronisch versturen selectieleidraad aan belangstellenden

11

Ontvangst aanvragen tot deelname

12

Selectie van aanvragers tot deelname op basis van de selectieleidraad

13

Versturen afwijzingen aan aanvragers

14

Bepalen datum van indienen offertes minimaal 40 dagen na versturen offerteaanvraag

15

Elektronisch versturen offerteaanvraag aan geselecteerde partijen incl. het conceptcontract

16

Informatie ontvangst schriftelijke vragen tot uiterlijk 14 dagen voor de datum ontvangst offertes

17

Opstellen en versturen Nota van Inlichtingen, uiterlijk 7 dagen voor de datum ontvangst offertes

18

Ontvangst offertes: minimaal 40 dagen na verzenden offerteaanvraag

19

Opstellen proces-verbaal van ontvangst offertes

20

Beoordeling offertes

21

Besluit gunning

22

Opstellen brief “voornemen tot gunning” en afwijzingsbrieven

23

Opstellen definitieve gunningsbrief na 15 dagen, wanneer geen beroep tegen het besluit is ingediend.

Budgethouder/ Coördinator materie desInkoop kundige (verplicht)

Eventueel contractbesprekingen Tekenen contract door de partijen Verwerken contract in het contractbeheersysteem Afmelden aanbesteding via aanbestedingskalender bij Bureau Officiële Publicaties in Luxemburg Archiveren van alle stukken Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

46/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Contractimplementatie/-beheer Ontvangst, controle en tekenen factuur Factuur ter uitbetaling sturen naar afdeling Financiën

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

47/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Bijlage 6 Waardebepaling inkoopopdracht De waardebepaling van zowel leveringen, diensten als werken geschiedt, ook als er geen sprake is van een Europese aanbesteding, volgens de Aanbestedingswet 2012 (artikelen 2.13 tot en met 2.22). Looptijd

Waardebepaling

Vaste looptijd van 12 maanden of minder

Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst

Bepaalde duur met een looptijd van meer dan 12 maanden

Totale waarde van de opdracht, met inbegrip van de geraamde restwaarde van de producten bij het einde van de overeenkomst

Overeenkomsten van onbepaalde tijd of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald

Het maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48

Opdrachten die een zekere regelmatigheid vertonen of die bestemd zijn om gedurende een bepaalde periode te worden vernieuwd

Het werkelijke totale bedrag van alle, tijdens het voorafgaande boekjaar, geboekte bedragen vermenigvuldigd met 4

Voor de waardebepaling bij diensten geldt verder: Bij het ramen van het bedrag van een opdracht voor de onderstaande diensten worden – voor zover van toepassing – in aanmerking genomen: voor verzekeringsdiensten, de te betalen premie en andere vormen van beloning; voor bankdiensten en andere financiële diensten, honoraria, provisies en rente, alsmede andere vormen van beloning; voor opdrachten die betrekking hebben op ontwerpen, de te betalen honoraria, provisies en andere wijzen van bezoldiging. Wanneer een dienst wordt verdeeld in percelen voor elk waarvan een opdracht is geplaatst, wordt de waarde van elk perceel in aanmerking genomen om te beoordelen of het bovengenoemde bedrag is bereikt. Wanneer de waarde van de percelen gelijk is aan of meer bedraagt dan dat bedrag, zijn de bepalingen van de nota van toepassing op alle percelen. Tot slot geldt voor de waardebepaling bij werken dat: Wanneer een werk wordt verdeeld in percelen voor elk waarvan een opdracht is geplaatst, moet de waarde van elk perceel in aanmerking worden genomen om te beoordelen of drempelbedrag is bereikt. Werken of opdrachten mogen niet worden gesplitst ten einde deze aan de toepassing van bepalingen van deze nota te onttrekken.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

48/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

S Sttaarrttffoorrm muulliieerr vvoooorr ddiieennsstteenn,, lleevveerriinnggeenn eenn w weerrkkeenn (verplichte invulling > € 25.000,-) Naam aanbesteding Naam afdeling Naam contactpersoon Algemeen 1

Geef een omschrijving van het gewenste werk, de levering of de dienst

Aard en de waarde van de opdracht 2

Kruis aan of het bij deze opdracht gaat om een werk, een levering, een dienst of een combinatie hiervan. Vermeld tevens hoe hoog de geraamde waarde is over de looptijd van de opdracht (investeringskosten + exploitatiekosten)

Werk Geraamde waarde Levering (excl. BTW) Dienst Combinatie: werk / levering € / dienst

Looptijd van de opdracht 3

Kruis aan of het bij deze opdracht gaat om een eenmalige opdracht, een opdracht met beperkte looptijd (bijvoorbeeld enkele jaren) of een opdracht met onbeperkte looptijd.

□ Eenmalig □ Beperkte looptijd tot …………. / Aantal jaren …….. □ Aantal verlengingsopties, aantal………….. □ Onbeperkte looptijd

GRENSBEDRAGEN EUROPESE AANBESTEDINGSRICHTLIJNEN EN GEMEENTELIJK AANBESTEDINGSBELEID (standaardprocedure) 4

Kruis aan welk drempelbedrag van het gemeentelijke aanbestedingsbeleid bij de voorgenomen opdracht van toepassing is (bedragen excl. BTW). Werken: □ < € 50.000 (enkelvoudig onderhands) □ < € 1.500.000 (meervoudig onderhands) □ > € 1.500.000 < Europese drempelwaarde (openb.) □ > Europese drempelwaarde (Europees)

Offertes: Lokale partij(en): ten minste 1 ten minste 2 ten hoogste 6 Nvt Nvt

Leveringen en diensten: □ < € 25.000 (enkelvoudig onderhands) □ < € 221.000 (meervoudige onderhands) □ > Europese drempelwaarde (Europees)

Offertes: ten minste 1 ten minste 2 hoogstens 6 Nvt

Lokale partijen:

AFWIJKEN GEMEENTELIJK INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 5

Is er reden om af te wijken van de standaardprocedure?

□ ja (voorstel directie bijgevoegd) □ nee

GUNNINGCRITERIA 6

Kruis aan welk gunningcriterium en/of subcriterium is gekozen

□ Laagste prijs □ Prijs Kwaliteit Verhouding(PKV / voorheen EMVI)

DUURZAAM INKOPEN 7

Wordt er “duurzaam” ingekocht (wordt er voldaan aan □ ja de SenterNovem–criteria)? □ nee

ADVIES INKOOPADVISEUR 8

□ Akkoord Paraaf:

Datum:

□ Afwijkend, nl. □ Onrechtmatig, nl

AKKOORD LEIDINGGEVENDE 9

Naam: paraaf:

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

Datum: 49/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

50/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018