Inkoopbeleid De Waddeneilanden v3.0 juni 2018 definitief

Inkoop- & aanbestedingsbeleid incl. uitvoeringdocument Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling, Texel en het Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

Versie : 3.0 Vastgesteld door: college van de gemeente In opdracht van: Stuurgroep Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

1/50

versie 3.0, definitieve versie, juni 2018

Inhoudsopgave Deel A Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Deel A Inkoop- & Aanbestedingsbeleid .............................................................................................................. 4 Inleiding .................................................................................................................................................... 4 Verdere professionalisering inkoop- en aanbestedingspraktijk ............................................................... 4 Opbouw inkoop- en aanbestedingsbeleid ............................................................................................... 5 Kaders en richtlijnen ................................................................................................................................ 5 1. Definities ........................................................................................................................................................ 6 2. Visie en Beleid ..............................................................................................................................................11 2.1. Organisatievisie en doelstellingen .................................................................................................. 11 2.2. Gemeentelijke doelstellingen .......................................................................................................... 11 3.

Juridische uitgangspunten ........................................................................................................................... 12 3.1. Algemeen juridisch kader ................................................................................................................ 12 3.2. Uniforme documenten .................................................................................................................... 12 3.3. Algemene beginselen bij inkoop ..................................................................................................... 12 3.4. Grensoverschrijdend belang ........................................................................................................... 13 3.5. Mandaat en volmacht ..................................................................................................................... 13 3.6. Afwijkingsbevoegdheid ................................................................................................................... 13 4. Ethische- en ideële doelstellingen ............................................................................................................... 14 4.1. Integriteit ......................................................................................................................................... 14 4.2.

Duurzaam inkopen .......................................................................................................................... 14 4.3. Innovatie ......................................................................................................................................... 18 5. Economische uitgangspunten ...................................................................................................................... 19 5.1. Product- en marktanalyse ............................................................................................................... 19 5.2. Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie .............................................................. 19 5.3. Lokale economie en het MKB ......................................................................................................... 19 5.4. Samenwerkingsverbanden ............................................................................................................. 19 5.5. Bepalen van de inkoopprocedure ................................................................................................... 20 Inbesteden, quasi-inbesteden, publiek-publieke samenwerking, uitbesteden en aanbesteden ........... 20 5.6. Raming en financiële budget .......................................................................................................... 22 5.7.

Eerlijke mededinging en commerciële belangen ............................................................................ 22 6. Organisatorische uitgangspunten ................................................................................................................ 23 6.1. Inkoopproces .................................................................................................................................. 23 6.2. Selectie leidraad ............................................................................................................................. 23 6.3. Klachten .......................................................................................................................................... 24 Deel B Toelichting en Uitvoeringsdocument ................................................................................................... 25 1. Inleiding ....................................................................................................................................... 25 2. Aanbestedingswet 2012 .............................................................................................................. 25 3. Voorkeursbeleid t.a.v. lokale economie ....................................................................................... 25 4.

Vormen van inkoop- & aanbestedingsprocedures....................................................................... 26 Deel C Bijlagen ................................................................................................................................................ 31 2.1 Onderhands aanbesteden met één offerte ...................................................................................... 31 2.2 Meervoudig onderhands aanbesteden ............................................................................................ 32 2.3 Nationaal openbaar aanbesteden.................................................................................................... 33 Schema nationaal aanbesteden ............................................................................................................ 34 2.4 Europees aanbesteden .................................................................................................................... 35 Schema Europees aanbesteden ........................................................................................................... 36 2.5 Tijdsplanning .................................................................................................................................... 37 2.6 Welke marktbenaderingsvorm en procedure moet je toepassen ? .................................................

38 Schema voor goederen, diensten en werken ........................................................................................ 38 3 Beheer inkoopopdrachten en contracten ............................................................................................ 40 3.1 Contractenregister ........................................................................................................................... 40 3.2 Contractbeheer ................................................................................................................................ 40 Bijlage 4 Rolverdeling bij Nationale aanbestedingen ...................................................................................... 42 Bijlage 5 Rolverdeling bij Europese aanbestedingen ...................................................................................... 45 Bijlage 6 Waardebepaling inkoopopdracht ...................................................................................................... 48

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

2/50

versie 3.0, definitieve versie, juni 2018

Versie beheer Versie Datum

Auteur

Samenvatting van de wijzigingen

2.0

21-05-2015

L.H. Sterenberg

Vastgestelde versie

2.1

01-08-2016

L.H. Sterenberg

Aanpassingen nieuwe wetgeving; status 1 concept

2.2

03-10-2016

L.H. Sterenberg

Aanpassingen na een eerste gezamenlijk overleg

2.3

10-01-2017

L.H. Sterenberg

Aanpassingen na overleg en document splitsen in A en B

2.4

10-08-2017

L.H. Sterenberg

Aanpassingen SROI na overleg Coördinatiepunt

2.5

11-10-2017

L.H. Sterenberg

Aanpassingen van drempel bedragen en tekstueel

2.6

16-01-2018

L.H. Sterenberg

Definitief concept

3.0

12-06-2018

P. de Jong-Boersma Definitieve versie

e

Goedkeuring Dit document is door de volgende gemeenten en organisaties goedgekeurd op: Versie Datum

Gemeente

Naam goedkeurders

Vlieland Ameland Schiermonnikoog Terschelling Texel 2.6/3.0 08-03-2018

De Waddeneilanden Directie Raad met aanpassing

3.0

Ameland

19-06-2018

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

College

3/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Deel A Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Inleiding Voor u ligt het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016 van het Samenwerkingsverband De Waddeneilanden. Op 21 mei 2015 heeft het Eilander College van ons samenwerkingsverband het huidig geldende Inkoophandboek voor het gezamenlijk inkoopbeleid vastgesteld. Op 1 juli 2016 is de nieuwe Aanbestedingswet 2012 in werking getreden en bleek dat onze regeling moest worden geactualiseerd en aangepast. De Aanbestedingswet implementeert de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Wet implementatie rechtsbescherming aanbestedingen (Wira). In de Aanbestedingswet 2012 wordt via een algemene maatregel van bestuur “het Aanbestedingsbesluit” een 2-tal richtsnoeren verplicht gesteld: de Gids Proportionaliteit en voor aanbestedingen van werken onder de Europese drempels het ARW 2016. Bij het vernieuwen en aanpassen van ons huidige beleid is eveneens gekeken naar het vastgestelde inkoopen aanbestedingsbeleid van de gemeente Texel en getracht die regeling te implementeren. Tevens is het hoofdstuk Social Return On Investment (SROI) aangepast in samenwerking met het Coördinatiepunt Social Return. Social Return in de Regio is een Fries concept dat arbeidsmarktregio's en andere overheden als opdrachtgever aan elkaar verbindt in een geharmoniseerde werkwijze op het gebied van Social Return.

Het Coördinatiepunt Social Return is het aanspreekpunt voor opdrachtnemers, opdrachtgevers en werkgeversservicepunten in Friesland. Afwijkend is de gemeente Texel, zij heeft het SROI vooralsnog lokaal opgenomen in haar gemeentelijk beleid. Bij aanbestedingen hoger dan € 500.000 wordt 5% opgenomen in de bestekteksten. Texel heeft in Noordkopverband tezamen met Den Helder, Hollands Kroon en Schagen een uniforme SROI aanbestedingsparagraaf. Dit gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt zowel voor het Samenwerkingsverband de Waddeneilanden, als de individuele deelnemende gemeenten van de Waddeneilanden.

Verdere professionalisering inkoop- en aanbestedingspraktijk Het Samenwerkingsverband spant zich in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk en om daar waar nodig de afzonderlijke eilanden te adviseren. Dit is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. In 2010 heeft de VNG hierover een convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hierin zijn de afspraken vastgelegd tussen de VNG en ministeries om zich te committeren tot een verdere professionalisering ten aan zien van uniformiteit, rechtmatigheid, behoeftestelling en contractmanagement. De slag naar professionalisering wordt gerealiseerd door het uitvoeren van verschillende projecten genoemd in het convenant en te komen tot een Model Inkoopreglement Binnen dit kader heeft de VNG in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven het raamwerk VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld. Om de uniformiteit en proportionaliteit binnen de inkoop bij gemeenten te bevorderen is gekozen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het Model Inkoop en Aanbestedingsbeleid en de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG.

Het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid voldoet nog steeds aan de nieuwe regelgeving en bevat geen onderdelen die in strijd zijn met de aangepaste Aanbestedingswet (2016). Wel zijn sommige punten zoals de verwijzing naar de oude Aanbestedingswet in hoofdstuk 3 en de verwijzing naar de Richtsnoeren Leveringen en Diensten (deze wordt namelijk ingetrokken) - aangepast. Ook is bijvoorbeeld de term Economische Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) gewijzigd in beste Prijs Kwaliteit Verhouding (PKV) Bij de totstandkoming van dit VNG Model is destijds bewust gekozen om het model als raamwerk in te richten en juist te focussen op beleidskeuzes en niet op het overnemen van wettelijke maatregelen (immers al opgenomen in de Aanbestedingswet 2012).

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

4/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Opbouw inkoop- en aanbestedingsbeleid In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente alsmede in gezamenlijkheid met de andere gemeenten plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is de gemeente continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeenten naar het model van de VNG.

Kaders en richtlijnen In deze nota staan de kaders en richtlijnen voor het inkopen van leveringen, diensten en werken uitgaande van: Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3) Ethisch, ideële en maatschappelijk verantwoorde uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4) Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5) Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

5/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

1. Definities Voor iedereen die een (inkoop)relatie heeft met de gemeente moet het mogelijk zijn deze nota inkoop- en aanbestedingsbeleid te lezen en te begrijpen. Daarom is een begrippenkader opgesteld, zodat inkoop gerelateerde begrippen voor iedereen duidelijk zijn. Aanbestedingswet De Aanbestedingswet 2012 die op 1 juli 2016 in werking is getreden. Aanbesteding Officiële bekendmaking van werk dat gedaan moet worden, met het verzoek aan bedrijven om een offerte in te dienen Aanbesteden De uitnodiging aan 2 of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbieding (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbestedende dienst De opdrachtgever zoals het samenwerkingsverband of een eiland. Algemene Richtlijn Richtlijn van 31 maart 2004, nr. 2004/18/EG, zo als laatste gewijzigd. Dit betreft de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten) ARW 2016 Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 is een reglement primair bedoeld als praktische ondersteuning bij het aanbesteden van werken. Het reglement is verplicht bij aanbestedingen van Werken onder de Europese drempels. College Het college van burgemeester en wethouders is aangesteld door de Gemeenteraad. Het college vormt het dagelijks bestuur van de Gemeente en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en het beheer.

Concessieopdracht: een concessieopdracht voor diensten of een concessieopdracht voor werken; Concessieopdracht voor diensten: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en die betrekking heeft op het verlenen van andere diensten dan die welke vallen onder overheidsopdracht voor werken, en waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht de dienst die het voorwerp van de overeenkomst vormt, te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling; Concessieopdracht voor werken: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en die betrekking heeft op: a. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken die betrekking hebben op een in bijlage I van richtlijn 2014/23/EU aangewezen activiteit, of b.

een werk dan wel het verwezenlijken, met welke middelen dan ook, van een werk dat voldoet aan de eisen van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf die een beslissende invloed uitoefenen op het soort werk of op het ontwerp van het werk, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend het recht het werk dat het voorwerp van de opdracht vormt, te exploiteren, hetzij uit dit recht en een betaling; Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente of het Samenwerkingsverband Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

6/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Coördinator of Adviseur Inkoop De coördinator of Adviseur Inkoop ondersteunt binnen de gemeente budgethouders bij het uitvoeren van het inkoopbeleid –wetgeving en het toepassen van de juiste marktbenaderingsvormen. Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1: Aanbestedingswet 2012; een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten en die a. uitsluitend betrekking heeft op het verrichten van in bijlage II van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen diensten, b. betrekking heeft op het leveren van producten en het verrichten van diensten als bedoeld in onderdeel a, als de waarde van die diensten hoger is dan de waarde van de te leveren producten, of c. betrekking heeft op het verrichten van in bijlage II van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen diensten en die slechts zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden die in het kader van bijlage I van richtlijn nr. 2004/18/EG zijn aangewezen Drempelwaarden Europese aanbestedingen Vastgestelde Europese aanbestedingsrichtlijnen waarin drempelbedragen zijn vastgesteld conform artikel 7 van de richtlijn 2004/18/EG. Voor speciale sectoren zijn deze vastgelegd in richtlijn 2004/17/EG. Eigen Verklaring (UEA) Om de administratieve lasten van bedrijven te verlagen, is in de Aanbestedingswet 2012 het gebruik van de Eigen verklaring voorgeschreven.

De Eigen verklaring is verplicht bij Europese aanbestedingen. Bij nationale aanbestedingen en bij meervoudig onderhandse procedures is de Eigen verklaring alleen verplicht als uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen worden gesteld. Enkelvoudig onderhandse aanbesteding Bij een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is het toegestaan 1 ondernemer te benaderen die een inschrijving doet. Vaak wordt deze aanbestedingsvorm ‘gunning uit de hand’ genoemd. Gedragsverklaring aanbesteden Een Gedragsverklaring aanbesteden (GVA) is een verklaring van de minister van Veiligheid en Justitie dat uit een onderzoek naar de betrokken natuurlijke persoon of rechtspersoon geen bezwaren bestaan in verband met inschrijving op overheidsopdrachten, speciale-sectoropdrachten, concessieovereenkomsten voor openbare werken of prijsvragen. Gemeente De gemeenten behorende bij het Samenwerkingsverband de Waddeneilanden of het samenwerkingsverband zelf. Daar waar wordt gesproken over de gemeente kan ook het samenwerkingsverband zelf worden bedoeld. Gunningscriteria Er zijn drie gunningscriteria: - Beste prijs-kwaliteitverhouding (voorheen EMVI genoemd) - Laagste prijs - Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit zoals de levenscycluskosten (TCO – Total Cost of Ownership) PKV (voorheen EMVI) kan weer bestaan uit meerdere subgunningscriteria.

In beginsel hanteert een aanbestedende dienst het gunningscriterium PKV. De aanbestedende dienst kan hiervan afwijken maar moet dit dan wel motiveren in de aanbestedingsstukken. Bij de concurrentiegerichte dialoog en als varianten worden toegestaan kan alleen het gunningscriterium PKV worden gebruikt. Inkoop (Rechts)handelingen van de gemeente of het samenwerkingsverband gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Inkoopproces Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van wat ingekocht wordt, het selecteren en Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

7/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

contracteren van de meest geschikte ondernemer, het daadwerkelijk bestellen en het bewaken van hetgeen ingekocht wordt, inclusief de nazorg. Inkoopvoorwaarden De voorwaarden die van toepassing zijn bij leveringen en diensten aan de gemeenten of het samenwerkingsverband. Inschrijver Een persoon, onderneming of organisatie die de aanbieding doet met de eventueel bijbehorende gevraagde stukken, naar aanleiding van aanbesteding. Leveringen Als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer leveranciers en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op: a. de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of b. de levering van producten en die slechts zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering Meervoudig onderhandse aanbesteding Bij de meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure worden ten minste 2 bedrijven uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Nationale openbare aanbesteding Een aanbesteding die nationaal bekend wordt gemaakt waarbij iedere in Nederland gevestigde ondernemer kan inschrijven. Nationale niet-openbare aanbesteding Een aanbesteding die nationaal bekend wordt gemaakt waarbij iedere in Nederland gevestigde ondernemer zich kan aanmelden.

Na selectie worden minimaal 2 of meer ondernemers uitgenodigd die een inschrijving kunnen indienen. Niet-openbare (Europese) aanbesteding (een openbare aanbesteding, maar met voorafgaande selectie) Een aanbesteding die Europees bekend wordt gemaakt waarbij iedere ondernemer gevestigd binnen de EU zich kan aanmelden. Na selectie worden 2 of meer ondernemers uitgenodigd die een inschrijving kunnen indienen. Nota van Inlichtingen Een Nota van inlichtingen is een aanvulling op de eerder gepubliceerde stukken en vormt een onverbrekelijk onderdeel van de aanbestedingsstukken. De aanbestedingsregelgeving is dan ook onverminderd van toepassing op de Nota van inlichtingen. De Nota van inlichtingen mag worden gebruikt voor het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking, aanvulling van de selectieleidraad of offerteaanvraag zonder de aard en omvang van de opdracht te veranderen. Offerte Is een aanbod in de zin van het burgerlijk wetboek en is een mondelinge of schriftelijke wilsverklaring of voorstel om tot een overeenkomst te komen. Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet 2012 en de Europese Aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Opdracht De overheidsopdracht die door middel van een inkoop of aanbesteding wordt gegund. Opdrachtgever De gemeente behorende tot het samenwerkingsverband of het samenwerkingsverband zelf. Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

8/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Opdrachtnemer De inschrijver aan wie door de gemeente de opdracht is gegund. Openbare (Europese) aanbesteding Een aanbesteding die Europees bekend wordt gemaakt waarbij iedere ondernemer binnen de EU gevestigd kan inschrijven. Overeenkomst Het document, inclusief haar bijlagen, waarin de afspraken tussen de Gemeente of het samenwerkingsverband Opdrachtnemer(s) schriftelijk zijn vastgelegd en door de partijen zijn ondertekend. Prijs Kwaliteit Verhouding (PKV), voorheen EMVI Inschrijvingen selecteren en beoordelen op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit Programma van Eisen De juridische, economische, financiële en technische voorwaarden die een aanbestedende dienst aan een onderneming kan stellen of inlichtingen die een onderneming moet verstrekken. Het betreft inlichtingen over evt. verlangde borgsommen en waarborgen, over financierings- of betalingsvoorwaarden, de rechtsvorm die een combinatie van ondernemers gaat aannemen om de opdracht uit te voeren en bijzondere voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht. Proportioneel In redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht in termen van de aard en omvang van die opdracht.

Raamovereenkomst Onder een raamovereenkomst wordt verstaan: elke schriftelijke vorm van overeenkomst of contract, waarin voor een langere periode met een ondernemer is overeengekomen dat niet project specifieke maar resultaat specifieke zaken tegen van te voren overeengekomen condities worden ingekocht. Er zijn 2 soorten raamovereenkomsten: Raamovereenkomsten met afnameverplichting: bij deze overeenkomsten wordt de afnemer verplicht voor een vooraf vastgestelde periode een bepaalde hoeveelheid gespecificeerde zaken af te nemen tegen in de raamovereenkomst vastgelegde condities. Raamovereenkomsten zonder afnameverplichting: hierbij is de afnemer niet verplicht de raamovereenkomst te gebruiken voor een bepaalde afname, maar is de ondernemer verplicht te leveren tegen de overeengekomen condities. De beste prijskwaliteitverhouding wordt bereikt met raamovereenkomsten voor een langere periode en met een minimale vaste afnameverplichting. Selectieleidraad Aanbestedingsdocument waarin de Aanbestedende Dienst de (voor)selectie heeft beschreven en onder welke (rand)voorwaarden geselecteerd gaat worden, de procedurele voorschriften, de voorwaarden voor deelneming, de geschiktheidseisen, alsmede de te hanteren beoordelingsmethodiek.

Social Return on Investment(SROI) Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding die ondernemers aanzet tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt . TenderNed Is het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. Daar moeten alle Nationale-en Europese aanbestedingen worden gepubliceerd. Werken Als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012: Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op: de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken in het kader van in bijlage I van richtlijn nr. 2004/18/EG aangewezen werkzaamheden. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van een werk, of het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

9/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

dienst vastgestelde eisen voldoet. Werken zijn producten van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

10/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

2. Visie en Beleid 2.1. Organisatievisie en doelstellingen Het samenwerkingsverband De Waddeneilanden stelt zich ten doel: - de behartiging van de gemeenschappelijke belangen van de deelnemende gemeenten; - het uitdragen van het standpunt van de deelnemende gemeenten richting andere betrokken overheden; - overleg, coördinatie en afstemming ten aanzien van beleids- en beheersaspecten; - samenwerking en ondersteuning ten aanzien van uitvoeringszaken van deelnemende gemeenten die te kennen hebben gegeven bij deze deelactiviteit betrokken te willen zijn; - het voorbereiden, vaststellen en uitvoeren van gemeenschappelijke beleidskaders voor zover de bevoegdheid hiertoe door de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten aan het Openbaar Lichaam is overgedragen. De doelen en uitgangspunten die in deze nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn verwoord sluiten aan bij de bovengenoemde doelstellingen. Op basis van deze nota levert de coördinator inkoop binnen de gemeente een bijdrage aan het realiseren van de organisatievisie.

2.2. Gemeentelijke doelstellingen De gemeente wil met dit Inkoop en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: 1. Rechtmatigheid en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De gemeente leeft daartoe de Aanbestedingswet 2012 met bijbehorende richtsnoeren en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. 2. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving.

Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. 3. Inkopen tegen een optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten, al dan niet vastgelegd in subgunningscriteria spelen een belangrijke rol. 4. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente. Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. 5. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces.

De gemeente verlicht deze lasten voor ondernemers door proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. De gemeente maakt in beginsel gebruik van de uniforme eigen verklaring. De Eigen verklaring is verplicht bij Europese aanbestedingen. Bij nationale aanbestedingen en bij meervoudig onderhandse procedures is de Eigen verklaring alleen verplicht als uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen worden gesteld 6. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

11/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

3. Juridische uitgangspunten 3.1. Algemeen juridisch kader De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermings richtlijn’). Deze wet biedt 1 kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

Jurisprudentie: jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

3.2. Uniforme documenten De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente overweegt bij elke aanbesteding welke van de volgende regelingen van toepassing worden verklaard: - Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012); - Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC 2005) - Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; - Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, eventueel aangepast aan de situatie van de gemeente; - Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente, conform het model inkoopvoorwaarden welke is opgesteld door de Vereniging Nederlandse Gemeenten, met een addendum dat beter aansluit bij de vigerende wet- en regelgeving en op basis van de eerder vastgestelde voorwaarden eventueel aangepast aan de situatie van de gemeente. - Gids proportionaliteit - Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016). - DNR 2011

3.3. Algemene beginselen bij inkoop 1. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten de volgende algemene beginselen van aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie: eisen bij opdracht mogen niet zondig geformuleerd worden dat bedrijven bij voorbaat worden uitgesloten. Transparantie: de gevolgde procedure is navolgbaar (en dus controleerbaar). Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

12/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente. Gezonde financiële huishouding: De gemeente hanteert als uitgangspunt bij haar inkoop om zorgvuldig, rechtmatig en doelmatig met beschikbare financiële middelen (belastinggeld) om te gaan, waarbij concurrentiestelling als een belangrijk instrument wordt gezien. 2. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht,

3.4. Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms.

3.5. Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6. Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk in uitzonderlijke gevallen en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Uitzonderlijke gevallen zijn bijvoorbeeld (geen limitatieve opsomming): Dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente zijn toe te rekenen; Opdrachten die om artistieke, exclusieve of technische redenen slechts aan 1 bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; Vervolgopdrachten, als de keuze van een andere opdrachtnemer technische onmogelijkheden met zich mee zou brengen welke vooraf niet te voorzien waren; Afwijkingen van de inkoopvoorwaarden, bij voorbeeld bij ICT (GiBit).

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

13/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

4. Ethische- en ideële doelstellingen 4.1. Integriteit 1. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde integriteitsnota. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. 2. De gemeente contracteert enkel integere ondernemers. De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring aanbesteden’, of het uitvragen van een Eigen Verklaring.

4.2. Duurzaam inkopen 1. Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar om zoveel als mogelijk bij haar inkopen duurzaamheid als zwaarwegend criterium mee te nemen. Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende: Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. Voor de openbare procedures kiest de gemeente voor zoveel mogelijk digitaal in te kopen (TenderNed, E-procurement, gebruik van e-mail.). De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze. 2. Duurzaamheidscriteria. Met betrekking tot een aantal ‘product- groepen’ zijn door Agentschap.nl zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld zie: http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/productgroepen.

Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de grond- weg- en waterbouw sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. Het stellen van duurzaamheidcriteria zal soms extra kosten met zich mee brengen. Zaken die op een duurzame wijze zijn geproduceerd zijn vaak iets duurder. In een aantal gevallen heeft dit te maken met het volume aspect. Als er meer vraag komt naar duurzaam geproduceerde producten zal dit zijn invloed hebben op de prijsstelling. De gemeente wil hierin een voorbeeldrol vervullen. Als grens stellen wij daarbij dat eventuele meerkosten in redelijke verhouding moeten staan tot de geleverde duurzaamheidwinst. 3. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats Social Return on Investment (SROI; in het vervolg Social Return) betekent letterlijk: ‘iets teruggeven aan de samenleving’ en is net als duurzaam inkopen onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen en/of opdrachtgeven. Social Return beoogt dat een investering ook concrete sociale winst (return) oplevert, naast het ‘gewone’ rendement.

In de inkooppraktijk betekent dit dat de gemeente van haar opdrachtnemers (“leveranciers”) vraagt dat zij bij de uitvoering van de gegunde opdracht investeren in het, bij voorkeur, creëren van extra werk/leer(ervarings)plaatsen, bijvoorbeeld door een deel van de opdracht uit te laten voeren door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en dan met name op het eiland zelf. Gemeente hecht bij een aanbesteding waarde aan de inzet op Social Return. Bij die aanbesteding wordt van de opdrachtnemer c.q. gegunde leverancier waar mogelijk een inzet verwacht / (gevraagd) op Social Return. Door zich in te schrijven op de aanbesteding committeert opdrachtnemer zich aan de intentie om zich op deze opdracht in te spannen voor Social Return en kansen te benutten voor de doelgroep. Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

14/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

Leveringen Diensten Werken

Aanbestedingsbedrag >€ 0 > € 100.000 > € 250.000

Max. toegekend SROI bedrag € 0 € 300.000 € 300.000

Daarbij wordt verwacht van opdrachtnemer dat: Na definitieve gunning binnen 14 dagen contact wordt opgenomen met het coördinatiepunt Social Return voor een startgesprek. Tijdens dit startgesprek wordt geïnventariseerd welke mogelijkheden er op dit project zijn voor inzet van Social Return. Na dit startgesprek een Plan van Aanpak wordt opgesteld voor opdrachtgever en coördinator Social Return over de verwachte kansen en - inzet op Social Return. Periodiek wordt gerapporteerd over de voortgang van de activiteiten. Dit gebeurt via een rapportagesysteem Social Return, waarbij het coördinatiepunt Social Return de inloggegevens verstrekt. 3.1. Doel Social Return De gemeente beoogt een duurzame invulling van de Social Return verplichting te realiseren, waarbij optimaal wordt ingezet op opleiding en ontwikkeling met name op het eiland. Social Return wordt ingezet als investering om de afstand tot de arbeidsmarkt voor de doelgroep te reduceren. Dit betekent dat de doelgroep een kans krijgt zich te ontwikkelen tot volwaardig werknemer, t.b.v. een duurzame plaatsing op de arbeidsmarkt. 3.2.

Doelgroep Social Return 3.2.1 Mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt inhoudende werklozen-werkzoekenden en/of uitkeringsgerechtigden die een uitkering genieten op grond van: a) Participatiewet 2015; b) Wet Werk en arbeidsondersteuning Jonggehandicapten (Wajong); c) Wet Sociale Werkvoorziening (WSW); d) Werkloosheidwet (WW); of e) Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) / Wet op de Arbeidsongeschiktheid (WAO). 3.2.2 Overige werkloze doelgroepen zoals bedoeld in het eerste lid worden gelijkgesteld: a) HBO studenten in de vorm van stagiair(e)s; b) MBO scholieren in de vorm van stagiair(e)s (BOL); c) BBL leerlingen; d) Voortijdig schoolverlaters, zonder startkwalificatie op MBO 2 niveau; e) Niet-uitkeringsgerechtigden c.q. –ontvangers, die zijn geregistreerd als werkloos werkzoekende bij de daartoe behorende instantie, die langer dan 6 maanden werkloos zijn. Voor bepaling van de doelgroep waartoe een persoon behoort is de peildatum de datum van formele opdrachtverlening door gemeente aan de inschrijver ten aanzien van de aanbestede opdracht. De werkeloos-werkzoekenden en/of uitkeringsgerechtigden omschreven in lid 2.1 dienen als werkzoekend ingeschreven te staan bij het UWV. 3.3.

Duur van het Social Return traject Een Social Return kandidaat kan maximaal twee jaar in aanmerking komen voor een plaats binnen een Social Return traject, berekend vanaf de eerste werkdag van de kandidaat op een Social Return (arbeids)plaats. De kandidaat wordt maximaal twee jaar meegerekend voor Social Return, gerekend op basis van de gewerkte dagen en werkuren, niet op basis van kalenderjaren. Hierbij vindt de beoordeling plaats op basis van ingezette werkuren afgezet tegen het totaal aantal werkzame uren per jaar dat wordt gehanteerd bij de opdrachtnemer. Indien de kandidaat korter dan een half jaar geen Social Return opdracht heeft, wordt deze periode niet meegeteld voor het Social Return traject. Na een periode van twee (werk)jaar wordt verondersteld dat een kandidaat voldoende ervaring, kunde en kennis heeft opgedaan om in aanmerking te komen voor regulier werk. Na twee jaar kan de kandidaat niet meer geplaatst worden op een Social Return plaats. 3.4. Globaal Plan van Aanpak De inschrijver wordt gevraagd voor de inzet op Social Return een Globaal Plan van Aanpak te schrijven hoe opdrachtnemer invulling verwacht te geven aan de in te zetten doelgroep(en), de mogelijke inzet qua arbeid Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

15/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

of functie, eventuele scholing of maatschappelijke activiteiten gerelateerd aan de opdracht. Voorafgaand aan het opstellen van het Globaal Plan van Aanpak dient een startgesprek plaats te vinden met het coördinatiepunt Social Return om de mogelijkheden te inventariseren. Het globaal Plan van Aanpak beslaat bij voorkeur 1 tot maximaal 2 A4 en geeft op hoofdlijnen de voorgenomen invulling weer (zie bijlage). 3.5. Vormen van invulling Social Return De inzet wordt bewerkstelligd door het vastgestelde bedrag ten behoeve van Social Return in te zetten op bovenstaande doelgroep in bijvoorbeeld de vorm van: Vorm Social Return a) Arbeidscontract <2 jaar in Participatiewet > 2 jaar in Participatiewet > 3 maanden - 1 jaar in WW > 1 jaar in WW WIA / WAO Wajong *als iemand uit bovengenoemde doelgroepen bovendien 50 jaar of ouder is op peildatum, dan wordt de inspanningswaarde van die persoon met € 5.000,= verhoogd. b) Werkervaringsplaats c) Leer-Werk trajecten (BBL) Nieuw BBL contract Bestaande BBL d) Stage overeenkomst Stages MBO 1,2 of Stagiair met uitkeringsachtergrond Stage MBO 3, 4 en HBO e) Onderaanneming via Sociale Werkvoorziening f) Opleidingskosten g) Maatwerk

Inspanningswaarde o.b.v. jaarcontract fulltime (=36 uur) – naar rato berekend. Afhankelijk per doelgroep*: € 30.000,= € 35.000,= € 10.000,= € 15.000,= € 30.000,= € 35.000,=

€ 7.500,= € 15.000,= € 10.000,= € 5.000,= € 2.500,= Daadwerkelijk gemaakte arbeidskosten opvoeren voor Social Return. De gemaakte kosten opvoeren voor Social Return. Indien arbeid niet gerealiseerd kan worden, wordt in overleg met het Coördinatiepunt Social Return en opdrachtgever vastgesteld hoe opdrachtnemer de sociale inspanningswaarde anderszins kan invullen.

Combinatievormen van bovenstaande inzet zijn mogelijk. a) Arbeidscontract / reguliere werkplek (komende vanuit een uitkering) De kandidaat wordt voor bepaalde of onbepaalde tijd in dienst genomen of wordt uitkeringsonafhankelijk, om de afstand tot de arbeidsmarkt weg te nemen. b) Werkervaringsplaats De kandidaat gaat voor een bepaalde periode (maximaal 6 maanden) met behoud van een uitkering aan de slag om de afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. Door de werkervaring vergroot de kandidaat zijn/haar kansen door: 1. Het aanleren en uitvoeren van werknemersvaardigheden; 2. Het opdoen van ervaring in een vakgebied. Een kandidaat uit deze categorie kan alleen worden opgevoerd indien de duur (maximaal 6 maanden) en de inhoud van de werkervaringsplaats overeenkomt met de eisen die de opdrachtgever aan overeenkomsten voor werkervaringsplaatsen stelt. c) BBL (beroepsbegeleidende leerweg) De kandidaat komt in dienst van de opdrachtnemer of via een opleidingsbedrijf c.q. uitzend/payrollorganisatie waarvoor opdrachtnemer de inlenende klant is. d) Stage De kandidaat staat ingeschreven bij een erkende onderwijsinstelling en volgt ten behoeve van het behalen Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

16/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

van studiepunten praktijkopdrachten en – werkzaamheden uit. Voor stagiaires van niveau MBO 1, 2 en voor stagiaires (ook MBO niveau 3, 4 en HBO) met een uitkeringsachtergrond geldt een hogere inspanningswaarde. Voor stagiaires van niveau MBO 3, 4 en HBO (zonder uitkeringsachtergrond) geldt een lagere waardering. e) Onderaanneming De opdrachtnemer kan ook haar onderaannemers stimuleren een inzet te leveren op Social Return door ook kansen met onderaannemers te bespreken Opdrachtnemer kan daarbij ook besluit (een gedeelte van) de opdracht via onderaanneming uit te besteden aan een Sociale Werkvoorziening. f) Opleidingskosten a) Een investering vanuit de opdrachtnemer in een opleiding voor een Social Return kandidaat mag opgegeven worden als Social Return activiteit. b) Scholing en opleidingen in het kader van Social Return dienen te worden verschaft door een erkend opleidingsbedrijf. Het moet in ieder geval gaan om functie relevante scholing die leidt tot landelijke erkende certificering/ diplomering. c) Kosten in het kader van scholing dienen deugdelijk onderbouwd te worden met nota’s van de opleider en/of facturen van de opdrachtnemer (in het kader van bewijsvoering). Onderstaande dient minimaal op de nota/factuur vermeld te staan: - naam van de cursist - geleverde dienst/ product - datum van levering dienst/ product g) Maatwerk t.b.v.

invulling Social Return Te allen tijde zal redelijk en billijk omgegaan worden met nakoming van de Social Return verplichting, passend binnen de bedrijfsvoering van opdrachtnemer en ketenpartners en passend bij de opdracht. In samenspraak met de coördinator Social Return en opdrachtgever kan uitgeweken worden naar een andere invulling van Social Return zoals bovenstaand verwoord in a t/m f, mits deze andere invulling voldoende verband houdt met het voorwerp van de opdracht. 3.6. Ondersteunende instrumenten Opdrachtnemers kunnen bij indienstneming van specifieke doelgroepen (zoals bij kandidaten vanuit de Participatiewet, Wajong) in aanmerking komen voor ondersteunende instrumenten vanuit de uitkeringsinstantie van de kandidaat. Meer informatie over instrumenten en stimuleringsmaatregelen is te verkrijgen via het Coördinatiepunt Social Return. 3.7. Rapporteren De opdrachtnemer is verplicht binnen 14 dagen na definitieve gunning van de opdracht contact op te nemen met de coördinator Social Return bij het Coördinatiepunt Social Return. Het Coördinatiepunt Social Return is binnen Friesland het aanspreekpunt voor Social Return. Zij denkt mee voor een passende invulling, monitort de voortgang van de Social Return activiteiten en ondersteunt de opdrachtnemer met het invullen van de Social Return verplichting.

Het Coördinatiepunt Social Return houdt overzicht over alle lopende contracten – zowel projectcontracten als kandidaat-contracten- en maakt doorplaatsing van kandidaten mogelijk op andere projecten binnen Friesland. De opdrachtgever (mits dit een gemeente betreft) kan de werving en selectie verzorgen van kandidaten uit haar bestand en, als vertegenwoordiger van het Regionaal Werkbedrijf Fryslân Werkt, uit de regio. De opdrachtnemer beslist zelf wie hij in dienst neemt en welke kandidaat een (uitzend)contract of leerwerkovereenkomst krijgt. Een goede match leidt uiteindelijk naar (sociale) winst voor iedereen. Vanaf de ingangsdatum van de overeenkomst die op de hoofdopdracht betrekking heeft dient de opdrachtnemer periodiek (en bij korter durende opdrachten vóór voltooiing van de opdracht) de Social Return activiteiten te rapporteren aan de coördinator Social Return. De wijze van rapporteren gebeurt via een digitaal format, te verkrijgen via het Coördinatiepunt Social Return. 3.8. Contactgegevens Coördinatiepunt Social Return Social Return in de Regio Website: www.socialreturninderegio.nl E-mail: info@socialreturninderegio.nl Telefoon: 06-52585969

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

17/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

4.3. Innovatie De gemeente zal – daar waar mogelijk en/of functioneel– innovatiegericht inkopen en aanbesteden. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

18/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

5. Economische uitgangspunten 5.1. Product- en marktanalyse Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2. Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie 1. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. 2. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3. Lokale economie en het MKB 1. De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie wordt daarbij voorkomen en de gemeente laat niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop. 2. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4. Samenwerkingsverbanden De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie, samenwerking binnen De Waddeneilanden als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

Inkoop- & Aanbestedingsbeleid Samenwerkingsverband de Waddeneilanden

19/50

versie 3.0, definitieve versie gemeente Ameland, 12 juni 2018

5.5. Bepalen van de inkoopprocedure Inbesteden, quasi-inbesteden, publiek-publieke samenwerking, uitbesteden en aanbesteden Om te weten of en zo ja welke aanbestedingsregels van toepassing zijn op het laten uitvoeren van diensten door anderen, is het van belang de meest in het oog springende kenmerken van inbesteden, quasiinbesteden, publiek-publieke samenwerken, uitbesteden en aanbesteden te (onder)kennen. Binnen de overheid is er regelmatig discussie over de vraag of overheden verplicht zijn om diensten, leveringen en werken bij het bedrijfsleven in te kopen, of dat deze overheden er ook voor mogen kiezen om dat juist niet te doen en zelf die werkzaamheden uit te voeren. Om precies te weten welke regels in welke gevallen gevolgd moeten worden, is het van belang om de betekenis en bedoeling van bepaalde begrippen te kennen die daarbij aan de orde komen.

1. Aanbesteden Artikel 1, tweede lid, van Richtlijn 2014/24/EU definieert aanbesteden als volgt: 'Aanbesteding in de zin van de richtlijn is de aankoop door middel van een overheidsopdracht van werken, leveringen of diensten, door één of meer aanbestedende diensten van door deze aanbestedende diensten gekozen ondernemers, ongeacht of de werken, leveringen of diensten een openbare bestemming hebben of niet.'

2. Waarde van de opdracht De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures kunnen hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kiest de gemeente voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

3. Motiveren procedure In alle gevallen moet de gekozen procedure worden gemotiveerd aan de hand van objectieve argumenten. In het geval de keuze voor de procedure samenvalt met een waarde in het oranje of het rode gebied, zoals aangegeven in onderstaand diagram, worden verzwaarde eisen gesteld aan deze motivering. Motiveringen in het oranje gebied worden in beginsel altijd onder de aandacht gebracht van de adviseur/coördinator inkoop voordat de opdracht in de markt wordt geplaatst. Motiveringen in het rode gebied worden in beginsel altijd onder de aandacht gebracht van het college van burgemeester en wethouders voordat de opdracht in de markt wordt geplaatst. Opdrachten boven de drempelwaarden die gesteld worden door de Europese aanbestedingsrichtlijnen worden uitsluitend uitgevoerd volgens de daarvoor geldende procedures. Onderstaande bedragen betreffen contractwaarde exclusief btw. Drempelbedragen zijn geldig vanaf 1/1/2017. Voor actuele drempelbedragen voor Europees aanbesteden zie www.europeseaanbestedingen.eu.