Brief PricewaterhouseCoopers accountants november 2024 Controleplan-Schiedam-2024
Tekst van het document
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen
Morgen maak je samen_
Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Controleplan 2024
Gemeente Schiedam PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 20 november 2024
0I
0II
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Morgen maak je samen_ Gemeente Schiedam T.a.v. de auditcommissie en het college van burgemeester en wethouders Stadserf 1 3112 DZ SCHIEDAM 20 november 2024 Referentie: NLE00031949.1.1.C Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u ons controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2024. Net als in voorgaand jaar is kwaliteit onze basis en delen wij graag hoe wij werken aan kwaliteit, terwijl wij uw controle vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie.
Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit ook aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector.
Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke ontwikkelingen spelen er specifiek binnen uw gemeente en sectorbreed die mogelijk impact kunnen hebben op de controle van de jaarrekening. Daaropvolgend komen onze opdracht en onze controleaanpak aan bod.
drs. A.E. Gerritsma RA
Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T:088 792 00 10, F:088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en di ensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
1
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
1
NV COS-vereisten
19
Onze boodschappen
2
Verantwoordelijkheden
20
Onze kernboodschappen
3
Onze controletools
21
Uw feedback
4
Afhankelijkheid van derden
22
Onze controleaanpak
5
Reikwijdte van de controle
6
Materialiteit
7
Normenkader
8
Controlefilosofie
9
Controlerisico’s
10
IT-aanpak
11
Fraude en wet- en regelgeving
12
Vooruitkijkend
13
Projectmanagement
14
Ons team
15
Controleplanning
16
Samenwerking en uren
17
Bijlagen
18
2
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan wij stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan wij stil bij de feedback die wij vanuit de gemeente Schiedam hebben gekregen.
01
3
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Onze opdracht
Ontwikkelingen bij de gemeente Schiedam Uw feedback
•
Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
• •
•
In 2024 worden meerdere grondexploitaties herzien. De organisatie verwacht een positief effect op de waardering door positieve ontwikkelingen in de marktomstandigheden. Gemeente Schiedam staat voor een bezuinigingsopgave om de begroting sluitend te krijgen. Binnen de gemeente is een project gestart om processen te evalueren en anders in te richten met als doel efficiënter te werken en/of beter in te spelen op risico’s. De uitvoering van de taken in het sociaal domein is uitbesteed. De lasten voor deze uitbestede diensten blijken in de praktijk moeilijk voorspelbaar en brengen financiële risico’s met zich mee.
•
•
•
Onze controleaanpak (inclusief IT) •
Sectorale ontwikkelingen •
•
•
Halverwege dit jaar is het Hoofdlijnenakkoord gepresenteerd inclusief voornemens die impact hebben op gemeenten. De voornemens leiden (nog) niet tot verbetering van de financiële positie van gemeenten en er is nog steeds aandacht nodig voor de ontwikkeling van die positie gedurende het jaar en in de komende jaren (via informatie in de P&C-producten). De commissie BBV heeft in oktober 2024 de nieuwe Kadernota Rechtmatigheid gepubliceerd. Over de impact daarvan informeren wij u in onze rapportage interim-bevindingen. Het aantal specifieke uitkeringen van het Rijk en medeoverheden zal naar verwachting een belangrijk onderdeel van de verantwoording blijven. Vorig jaar heeft uw gemeente in de SiSa-bijlage 30 regelingen verantwoord. Wij adviseren tijdig de voorwaarden voor de verantwoording van (nieuwe) regelingen te verkennen en door de vakafdelingen te laten onderbouwen.
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de getrouwheid van de jaarrekening 2024, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Naast de jaarrekening bevatten de jaarstukken het jaarverslag. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen materiële inconsistenties of onjuistheden zien. Wij rapporteren naast ons oordeel in de controleverklaring, onze bevindingen en observaties in een interim-rapportage en in het accountantsverslag.
•
•
U hebt ons gevraagd alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie van €198.000 aan u te rapporteren. Voor afwijkingen die gerelateerd zijn aan presentatie en toelichting hanteren wij vanaf dit jaar onze uitvoeringstolerantie als rapportagegrens. Uiteraard overwegen wij ook het kwalitatieve aspect van de geconstateerde afwijkingen. Wij hebben onze risicobeoordeling geactualiseerd. Op basis van de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij geen wijzigingen aangebracht in onze risicobeoordeling voor de jaarrekeningcontrole 2024. In onze rapportage interimbevindingen zullen wij opnieuw reflecteren op onze risicobeoordeling en de interne beheersingsmaatregelen voor deze risico’s. Wij voeren een voornamelijk gegevensgerichte controle uit. Met de organisatie gaan wij in gesprek om de mogelijkheden te onderzoeken om meer richting een datagedreven controleaanpak te gaan.
Uw speerpunten In de auditcommissie van 19 november 2024 hebben wij besproken dat u ons geen aanvullende specifieke speerpunten in de controle wilt meegegeven.
4
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen
Uw feedback en hoe wij deze opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Uw feedback Onze controleaanpak Vooruitkijkend
De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. Aangezien wij voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, hebben wij op 18 juli 2024 geëvalueerd met de
ambtelijke organisatie. Op basis van de evaluaties benoemen wij hieronder de vier belangrijkste observaties en actiepunten voor het controlejaar 2024.
Projectmanagement Bijlagen Korte communicatielijnen over status controle
Startgesprek tijdens iedere fase van de controle
Wij communiceren proactief met zowel de ambtelijke organisatie als de griffie en de auditcommissie. Wij zullen periodieke afstemmomenten houden in alle fasen van de controle om de (uren)voortgang te kunnen monitoren en vaktechnische vraagstukken en eventuele knelpunten te kunnen opvolgen. Tijdens de eindejaarscontrole plannen we ijkmomenten voor de deadline en communiceren we over de status van de controle. Dit met het doel om te waarborgen dat de raad tijdig over onze controleverklaring en rapportages beschikt.
Aan de start van iedere fase van de controle plannen we met de organisatie een startgesprek in. In dit startgesprek bespreken we de doelstellingen van de betreffende controlefase, de huidige stand van oplevering en ontwikkelingen die spelen bij de gemeente.
Meer mondeling contact om onduidelijkheden te voorkomen 2023 was het eerste jaar dat we de jaarrekeningcontrole van de gemeente Schiedam hebben uitgevoerd. In sommige gevallen was een mismatch tussen hoe een vraag werd gesteld en hoe deze werd geïnterpreteerd. Om onduidelijkheden te voorkomen hebben we afgesproken om de lijst van op te leveren stukken nog gedetailleerder door te nemen. Ook hebben we afgesproken om vragen eerst zoveel mogelijk mondeling af te stemmen.
1 2 3 4 Controle van ingewikkelde dossiers vroegtijdig controleren
Voor ingewikkelde dossiers zoals de grondexploitaties zullen we de controle zoveel mogelijk naar voren halen. Hiervoor zijn de gesprekken inmiddels gepland.
5
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de inbreng van het voorgaande de controle van de jaarrekening van de gemeente Schiedam gaan uitvoeren. Het omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving.
02
6
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader
Reikwijdte van de controle U hebt ons verzocht de jaarrekening 2024 van de gemeente Schiedam te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.
Controlefilosofie
Onze controleopdracht
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2024 met betrekking tot het aspect getrouwheid. Hieronder valt ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen materiële onjuistheden of inconsistenties zien.
Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Jaarstukken
Projectmanagement Bijlagen Jaarverslag
Programmaverantwoording
Jaarrekening
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNTbijlage
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
7
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s
Diepgang van de controle Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel. De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit (zie toelichting). De relatie tussen de materialiteit, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in de tabel weergegeven.
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Samenloop tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid De raad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording. Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij stellen wij vast dat de jaarrekening geen afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie (de materialiteit die wij als accountant hanteren). De verantwoordingsgrens is dus uitsluitend bepalend voor de nauwkeurigheid van de informatie die het college verstrekt over rechtmatigheid. De materialiteit bepaalt met welke diepgang wij de verstrekte informatie controleren en de strekking van ons oordeel.
Fouten
< 1%
< 3%
> 3%
> 10%
Goedkeurend
Beperking
Afkeuring
Afkeuring
Beperking
Oordeelonthouding
Onzekerheden
Goedkeurend
Soort tolerantie Goedkeuringstolerantie
€3,97 mln (2023: €3,64 mln)
Uitvoeringstolerantie
€3,6 mln (2023: €2,7 mln)
Rapporteringstolerantie regulier
€198.000 (2023: €179.000)
Rapporteringstolerantie presentatie en toelichting Wet normering topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)
7I
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Toelichting materialiteit
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Materialiteit voor de strekking van ons oordeel
Correcties presentatie en toelichting
Op grond van het huidige Bado bedraagt de goedkeuringstolerantie (materialiteit) maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, stellen wij de aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening vast en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel.
Onder correcties presentatie en toelichting verstaan wij reclassificaties zonder resultaatimpact. Omdat sommige reclassificaties minder van belang zijn voor het inzicht in de financiële positie van de gemeente, hanteren wij daarvoor een hogere rapporteringsgrens. Hieronder geven wij een overzicht van de verschillende typen reclassificaties en de bijbehorende rapporteringstoleranties: •
Reclassificaties balansposten: €3,6 mln.
U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke materialiteit wij hanteren. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere materialiteit te controleren. Dit hebt u in uw controleprotocol niet gedaan.
•
Reclassificaties programmarekening – binnen hetzelfde programma: €3,6 mln.
•
Reclassificaties programmarekening – over programma’s heen: €198.000.
•
Reclassificaties met impact op kernindicatoren zoals opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing: €198.000.
Rapporteringstolerantie Op basis van uw controleverordening hanteren wij een rapporteringstolerantie van €198.000. Dit betekent dat wij alle fouten en onzekerheden groter dan dat bedrag aan u rapporteren. Indien wij het relevant achten rapporteren wij ook fouten en onzekerheden met lagere bedragen.
7II
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie
Toelichting materialiteit Wet normering topinkomens Voor de controle op de bijlage Wet normering topinkomens geldt de materialiteit zoals jaarlijks gepubliceerd in het Controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De desbetreffende materialiteit varieert van €0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.
Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Single information, Single audit (‘SiSa’) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening: • Voor regelingen ≤ €125.000: €12.500. • Voor regelingen > €125.000 en ≤ €1.000.000: 10% van de omvangsbasis van de specifieke uitkering. • Voor regelingen > €1.000.000: €125.000.
8
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording De verantwoordelijkheid voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording ligt bij het college. De onderstaande aspecten van de rechtmatigheid moeten worden meegenomen in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. De raad heeft het voorlopige normenkader voor 2024 op 27 maart 2024 vastgesteld. Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader moet worden opgenomen. Wij adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen, zoals u ook hebt gedaan. In 2023 zijn de begrotingsonrechtmatigheden niet boven de verantwoordingsgrens uitgekomen.
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Verplicht onderdeel van het normenkader Projectmanagement Bijlagen
• Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels
Optioneel onderdeel van het normenkader
• Aanbestedingswet
• Financiële verordening
• Inkoopbeleid
• Wet maatschappelijke
• Controleverordening
• Overige besluiten
ondersteuning (Wmo)
• Subsidieverordening
•
NB Het inkoopbeleid van de
gemeente Schiedam maakt geen deel uit van het normenkader
EU-regelgeving
Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving
Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad
Collegebesluiten
9
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Onze controlefilosofie Samen innoveren naar een datagedreven beheersing
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Voorbereiden voor morgen Onze controleaanpak is gericht op groei en ontwikkeling van uw interne beheersing en onze controle naar meer datagedreven controles. Deze transitie zien wij niet als een proces dat binnen één jaar is voltooid, maar als een gezamenlijke reis. Om deze reis te faciliteren, maken wij gebruik van ons digitale platform, dat bestaat uit verschillende controletools, waaronder Alteryxtoepassingen, Halo for Journals en het Continuous Monitoring Platform (CMP). Deze laatste applicatie monitort continu transacties, masterdata en processen, en bewaakt daarmee de continue werking van uw interne beheersing. Het voordeel is dat u op basis van data tijdige en bruikbare inzichten krijgt over de effectiviteit van interne controles, zelfs als de IT-beheersomgeving nog niet helemaal op orde is. Bij een integrale en geautomatiseerde controle van data (in plaats van handmatige gegevensgerichte steekproeven achteraf) ligt de focus op uitzonderingen en aandachtspunten. De voorgestelde doorontwikkeling leidt tot een stabiele beheersing en een controleaanpak met meer toegevoegde waarde voor de gemeente Schiedam, waaronder het verbeteren van de datakwaliteit. Wij kunnen ons digitale platform altijd inzetten, ongeacht de grootte, volwassenheid en/of kwaliteit van de IT van uw organisatie.
Het inrichten van het digitale platform doen wij samen en is een iteratief proces met als doel toe te werken naar een steeds meer datagedreven controle (zie figuur hiernaast).
Gegevensgerichte controle
Systeem- en proces- gerichte controle
Continue monitoring en datagedreven
Gegevensgerichte controle op transacties
Gegevensgerichte controle op transacties
Gegevensgerichte controle op transacties
Handmatig toetsen van controlemaatregelen
Handmatig toetsen van controle- maatregelen Testen ITbeheersomgeving
Handmatig toetsen van controlemaatregelen Continue en integrale controle op uitzonderingen
Toetsen van geautomatiseerde controles
Testen ITbeheersomgeving
Toenemende toegevoegde waarde voor de gemeente Schiedam Figuur: Ontwikkeling controlemix
Testen IT- beheersomgeving
9I
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie
Onze controlefilosofie Naast het samen innoveren naar een datagedreven beheersing in relatie tot het controleren van de jaarrekening, is onze controleaanpak ook gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering, inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen.
controles uit, c.q. coördineren controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel-kritische processen. De adviesfunctie van de VIC voor verbeteringen in de 1e en 2e lijn kan nog verbeterd worden. Vanuit de 2e lijn loopt een verbetertraject om de kwaliteit van de interne beheersing te verbeteren.
De derde lijn vanuit het drielijnenmodel bestaat bij de gemeente Schiedam uit de auditfunctie waaronder ook de VIC-functie en Financiën en Control als toezichthouder op het systeem van control. De VIC-adviseurs voeren interne
Naast de VIC-functie en audit bestaat Financiën en Control uit de organisatiebrede Control-functie en Informatie- en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-auditbevindingen).
Controlerisico’s
1e
lijn
2e
lijn
3e
lijn
IT-aanpak
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde Interne Controle-functie
Fraude en wet- en regelgeving
Teams (Afdelingen)
Financiën en Control
Verbijzonderde Interne Controle
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen de eigen processen. • Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen. • De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
• De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieelkritische processen. • Adviseert in beperkte mate over verbetering in de 1e en 2e lijn.
PwC
Projectmanagement
Gemeente
Vooruitkijkend
• Adviseert (met de VIC) over preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces. • Geeft feedback om de leesbaarheid en informatiewaarde van de P&C-documenten te verhogen.
• Adviseert over preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT. • Geeft adviezen om de effectiviteit van de controlewerkzaamheden te vergroten.
• Fungeert als adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak. • Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC.
Bijlagen
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan deze achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen worden.
10
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen
Controlerisico’s
Onze controleaanpak
Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s
Reikwijdte van de controle
Op basis van onze kennis van uw organisatie en sector hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico’s. Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico van de gemeente Schiedam gelijk gebleven is ten opzichte van het voorgaande jaar.
Materialiteit Normenkader Controlefilosofie
De mogelijke invloed van klimaatrisico’s op de waardering van activa of projecten binnen de gemeente Schiedam en de daaraan gerelateerde toelichtingen in de jaarstukken hebben steeds meer de aandacht vanuit onze controle. Op dit moment hebben wij geen significant risico geïdentificeerd op dit gebied, maar wij blijven graag in gesprek met de ambtelijke organisatie over dit onderwerp.
Controlerisico’s IT-aanpak
Inherent risico
Type risico
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
Fraude en wet- en regelgeving
Managementbeïnvloeding – Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering voorraden – Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Significante schattingspost, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Grondverkopen – Het risico van niet-zakelijke transacties bij grondverkopen
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Aanbestedingen – Het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
10I
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Managementbeïnvloeding: het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management
Materialiteit Normenkader Achtergrond
Onze controleaanpak
Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle entiteiten aanwezig en ook significant (in overeenstemming met ISA 240).
•
Journaalposten controleren onder andere door gebruik van dataanalyse.
•
Detailcontrole niet-routinematige boekingen.
•
Onvoorspelbaar item in de controleaanpak door het uitvoeren van niet-routinematige controlewerkzaamheden met een focus op fraude.
Fraude en wet- en regelgeving
Belangrijkste observaties voor dit risico
•
Werkzaamheden op diverse schattingen waaronder de waardering van de grondexploitaties.
Vooruitkijkend
Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management wordt beïnvloed door:
•
Wij bespreken en beoordelen meldingen inzake integriteit en nietnaleving van wet- en regelgeving.
Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
Projectmanagement
•
schattingen zoals de waardering grondexploitaties en voorzieningen;
•
handmatige journaalposten.
Bijlagen
Controletools Interne beheersing De directie van de gemeente heeft een goede ethische houding ten opzichte van haar medewerkers en integriteit is een veelbesproken onderwerp binnen de gemeente.
Voor de controle van de journaalposten zetten wij onze data-analysetool Halo for Journals in.
10II
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Waardering voorraden – Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s
Achtergrond
Onze controleaanpak
De waardering van grondexploitaties is afhankelijk van inschattingen van toekomstige kosten en opbrengsten en daarmee in haar aard vatbaar voor fouten, omdat er sprake is van een relatief grote schattingsonzekerheid.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Schiedam met betrekking tot de grondexploitaties.
•
Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten in grondexploitaties.
•
Controle van de gehanteerde uitgangspunten, programmering en parameters ten behoeve van de waardering.
•
Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden.
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Belangrijkste observaties voor dit risico
Vooruitkijkend
Dit risico is aanwezig door een hoge mate van subjectiviteit en de constant veranderende macro-economische omstandigheden. Gemaakte inschattingen kunnen van moment tot moment verschillen.
Projectmanagement Bijlagen
Interne beheersingsmaatregelen •
Functiescheiding tussen de afdeling Grondzaken en de financiële administratie.
•
Aan- en verkoop van gronden wordt vastgelegd door de raad via een besluit.
•
Kostenfacturen inzake grondexploitaties worden geautoriseerd door bevoegde mandaathouders.
10III
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Grondverkopen – Het risico van niet-zakelijke transacties bij grondverkopen
Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Achtergrond
Onze controleaanpak
Omdat er geen vaste kaders zijn en grondprijzen zowel in de tijd veranderen en afhankelijk zijn van vele zaken (ligging, bestemming, omvang, etc.) bestaat er de gelegenheid een niet-marktconforme prijs overeen te komen. Zolang de kwaliteit van het project er niet onder lijdt, kan er mogelijk ook sprake zijn van rationalisatie. Of er druk is, hangt af van de persoon die betrokken is bij de transactie.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Schiedam met betrekking tot verkopen van onroerend goed.
•
Uitvoeren van deelwaarnemingen op materiële verkooptransacties, inclusief prestatielevering.
•
Controle op de marktconformiteit van de gehanteerde verkoopprijzen.
Vooruitkijkend
Belangrijkste observaties voor dit risico
Projectmanagement
De omvang van opbrengsten uit grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening. Ook individuele transacties kunnen materieel zijn voor de jaarrekening.
Bijlagen
Interne beheersingsmaatregelen Er is functiescheiding tussen de afdeling grondzaken of afdeling vastgoed en de financiële administratie.
10IV
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Rechtmatigheid van de aanbestedingen – Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s
Achtergrond
Onze controleaanpak
Het betreft hier de naleving van complexe regelgeving. Bij het niet (volledig) naleven van (EU-)aanbestedingsregelgeving ontstaat er direct een onrechtmatigheid die meeweegt in het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording.
•
Beoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersing van de gemeente Schiedam met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.
•
Controle op de naleving van de Aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Belangrijkste observaties voor dit risico
Vooruitkijkend
Door de complexe regelgeving is de kans aanwezig dat de aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. Hierdoor zien wij een significant risico.
Projectmanagement Bijlagen
Interne beheersingsmaatregelen •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.
•
Interne beheersing rondom het inkoopproces.
•
Offerteprocedures.
10V
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle
Aanbestedingen – Het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s
Achtergrond
•
Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met verhoogd risico is aangemerkt in NBA-handreiking 1137 corruptie en omkoping, is de waarschijnlijkheid op hoog ingeschat.
Onze controleaanpak
IT-aanpak
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Schiedam met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.
•
Controle op de naleving van de Aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
•
Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen, kortom de naleving van interne aanbestedingsprocedures.
•
Specifieke aandacht voor het risico op corruptie en omkoping door een risicogerichte controle uit te voeren op het meerwerk en de vaststelling van de geleverde prestatie.
Belangrijkste observaties voor dit risico
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
De omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast blijkt uit de media dat opdrachtnemers bereid zijn om forse bedragen te betalen om opdrachten bij overheden binnen te halen. Daarnaast is er sprake van naleving van complexe regelgeving. Het risico betreft dus het gunnen van aanbestedingen aan bevriende partijen, tegen een mogelijke betaling. Hierdoor worden interne procedures en wet- en regelgeving inzake aanbestedingen niet nageleefd.
Interne beheersingsmaatregelen •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.
•
Interne beheersing rondom het inkoopproces.
Naleving van interne aanbestedingsprocedures, waaronder offerteprocedures.
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak
Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
De beheersing van de IT-omgeving wordt geëvalueerd De IT General Controls (‘ITGC’s’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en om de integriteit van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures te garanderen. Wij hebben ook ITGC’s geëvalueerd, omdat bepaalde handmatige beheersingsmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgegenereerde informatie. In onze controle noemen wij dit IT-afhankelijkheden.
Fraude en wet- en regelgeving De reikwijdte van de IT-audit nader toegelicht Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Wij hebben applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur beoordeeld. Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. Deze systemen en de IT-infrastructuur (of een deel daarvan) kunnen daardoor van belang zijn voor de controle. De volgende systemen vallen binnen de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole: •
de financiële administratie (Key2Financiën);
•
de personeels- en salarisadministratie (Youforce).
11
12
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving Het risico van fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet
Reikwijdte van de controle
In onze controleverklaring 2023 hebben wij gerapporteerd over de frauderisico’s die zijn geïdentificeerd voor de gemeente Schiedam. De evaluatie van de geïdentificeerde frauderisico’s uit 2023 vormt de basis voor de evaluatie voor het nieuwe boekjaar.
•
Controlerisico’s
Frauderisicomanagementprogramma
IT-aanpak
In deze video wordt uitgelegd wat wij verwachten van een organisatie waarin goede governance belangrijk is voor het voorkomen en opsporen van fraude. Daarnaast geven wij in de blog ‘De rol van de raad bij het voorkomen van fraude en corruptie’ een toelichting op het begrip fraude én de rol van gemeenteraadsleden bij het voorkomen van fraude en corruptie.
In onze controleverklaring 2024 zullen wij onze geactualiseerde risicoinschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude rapporteren.
Materialiteit Normenkader Controlefilosofie
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
We delen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces op het gebied van fraude en het niet-naleven van weten regelgeving met u : • De gemeente Schiedam beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico’s en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft deze risico’s bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles.
De gemeente Schiedam zal in 2024 de frauderisicoanalyse actualiseren. Wij zullen dit tijdens onze interim-controle verder beoordelen. Tevens willen wij het belang van het meenemen van soft controls in de risicoanalyse benadrukken.
13
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Vooruitkijkend In dit onderdeel gaan wij in op ontwikkelingen die mogelijk impact hebben op uw bedrijfsvoering en vervolgens op onze controleaanpak.
03
13I
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Vooruitkijkend Hoofdlijnenakkoord en Kadernota rechtmatigheid
Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Voornemens uit het Hoofdlijnenakkoord
Kadernota rechtmatigheid
De VNG heeft in haar analyse op het Hoofdlijnenakkoord aandacht gegeven aan de gemeentefinanciën. Enkele opvallende observaties zijn: • Er is geen correctie op het lager vaststellen van het gemeentefonds vanaf 2026. • Specifieke uitkeringen (met uitzondering van de BUIG) worden afgeschaft vanaf 2026. De middelen worden na aftrek van een efficiencykorting van 10% toegevoegd aan het gemeentefonds. • Er is sprake van afspraken met gemeenten over het maximeren van de woonlasten. • De extra bezuiniging op de Jeugdzorg van €511 miljoen vervalt. • Er komen extra middelen voor woningbouw en infrastructuur.
De commissie BBV heeft op 22 oktober 2024 de herziening van de Kadernota rechtmatigheid gepubliceerd. De kadernota is herzien, mede op basis van de vragen die zijn gesteld aan de commissie met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Naast de herziening van de kadernota zal ook een tekstwijziging worden doorgevoerd in de rechtmatigheidsverantwoording, met name onder het kopje ‘bevindingen’, om meer recht te doen aan verantwoorden in plaats van het geven van een oordeel.
De bovenstaande voornemens leiden niet tot een verbetering van de financiële positie van gemeenten. Er is nog steeds aandacht nodig voor de financiële positie vanaf 2026, waarin de gemeente Schiedam te maken heeft met tekorten. Ook in de meicirculaire 2024 zijn onder andere wijzigingen van het gemeentefonds opgenomen naar aanleiding van de voorjaarsnota 2024 van het Rijk. Wij blijven de ontwikkelingen op dit gebied volgen en rapporteren over de analyses op de financiële positie die de gemeente Schiedam maakt in haar P&C-cyclus in ons accountantsverslag 2024.
Ook heeft de Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) van de NBA in september 2024 een bijeenkomst georganiseerd om de jaarrekeningcontroles 2023 te evalueren, waaronder de onderbouwing en de controle van de rechtmatigheidsverantwoording. Bevindingen en aanbevelingen vanuit deze bijeenkomst zullen wij meenemen in de jaarrekeningcontrole 2024. Wij houden de impact op de jaarrekeningcontrole van de gemeente Schiedam nauw in de gaten en wij informeren u nader in onze rapportage interimbevindingen.
13II
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Vooruitkijkend Mogelijke aanpassing materialiteit voor de controle van 2025
Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Achtergrond en informatie Het ministerie van BZK is van plan om artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘Bado’) met betrekking tot de materialiteit te wijzigen met ingang van het boekjaar 2025. De maximale materialiteit zal worden gewijzigd naar 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves en zal betrekking hebben op afwijkingen en onzekerheden samen; dit ten opzichte van de huidige 1% voor afwijkingen en 3% voor onzekerheden, met als omvangsbasis de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. Onderdeel van deze wijziging is ook dat de basis voor de maximale verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording zal wijzigen naar de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Voor een nadere toelichting met de mogelijke bestuurlijke impact van deze wijzigingen voor u als gemeente verwijzen wij naar de volgende pagina. Mogelijke impact op onze controle Voor de controle 2024 hanteren wij de huidige wettelijke kaders van 1% van de totale lasten inclusief reservemutaties. Zal de maximale materialiteit vanaf de controle van 2025 veranderen naar 2% exclusief reservemutaties (en de raad neemt dit over) dan zal dit in onze controle naar verwachting een impact hebben. Op basis van de begroting 2025, zal in uw situatie de materialiteit wijzigen van €3.970.000 conform de huidige bepalingen naar €7.700.000.
In het algemeen wijzigt dus de diepgang van de controle. Dit heeft onder andere betrekking op de volgende items:
•
Het aantal posten of stromen in de reikwijdte zal mogelijk verminderen; het kan zijn dat bepaalde kleinere posten, zoals leges of parkeeropbrengsten, niet meer materieel zijn om mee te nemen in de aanpak.
•
Het aantal uit te voeren gegevensgerichte deelwaarnemingen bij de verschillende posten kan in het algemeen verminderen; de ‘uitspraak’ per steekproef mag door de stijging immers minder nauwkeurig zijn.
•
Aanvullende (extra) werkzaamheden kunnen nodig zijn indien de fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld dicht bij de materialiteitsgrens komen. Door het optellen van de afwijkingen en onzekerheden is het mogelijk dat de bevindingen eerder materieel worden. Indien dit niet te corrigeren bevindingen betreffen, met name in relatie tot onzekerheden, kan dit impact hebben op de strekking van ons oordeel in de controleverklaring.
De feitelijke impact op de controle is afhankelijk van de risico-inschatting (het risicoprofiel) en de specifieke situatie van uw gemeente. Over boekjaar 2023 hebben wij een goedkeurend oordeel verstrekt bij uw jaarrekening. Indien sprake was geweest van de aangepaste materialiteit van 2% exclusief reservemutaties had dit ook geleid tot een goedkeurend oordeel. Wij houden deze ontwikkeling nauw in de gaten en informeren u tijdig bij wijzigingen. De voorgeschreven materialiteit betreft een maximum. De raad heeft de mogelijkheid die via de controleverordening/het controleprotocol te verlagen om bijvoorbeeld de huidige nauwkeurigheid te behouden. Hetgeen we overigens niet adviseren. In plaats daarvan kan de raad beter accenten aanbrengen in onze controle door speerpunten aan te geven.
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Vooruitkijkend Mogelijke aanpassing maximale materialiteitsgrens in 2025
Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Impact op de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording In de vorige slide hebben wij een toelichting gegeven op het voornemen van het ministerie van BZK om de materialiteitsgrens aan te passen en daarbij ook de basis voor de berekening daarvan aan te passen naar de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. Tegelijkertijd zal in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) ook het maximum van de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording worden aangepast naar maximaal 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan reserves. De raad heeft de huidige verantwoordingsgrens bepaald op 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. De wijziging van het BBV en het Bado zal dus sowieso leiden tot een wijziging van de financiële verordening. Wij adviseren u om rekening te houden met deze aanpassingen en het bijbehorende bestuurlijke proces dat mogelijk voor de kaders van de verantwoording (en de controle 2025) nog moet gaan plaatsvinden. Wij adviseren om de hoogte van de verantwoordingsgrens en de materialiteit op elkaar aan te laten sluiten en aan te sluiten op het maximum van het BBV en het Bado. Dat leidt tot eenduidigheid en voorkomt ingewikkelde vaktechnische afwegingen.
Waar extra aandacht nodig is kan de raad nadere speerpunten aangeven met vragen aan het college (verantwoording) of aan de accountant (controle). Tot slot zal de mogelijke verhoging van de materialiteit de diepgang van de verbijzonderde interne controles kunnen raken. Ook hiervoor geldt dat dit naar verwachting vanaf 2025 van toepassing is. Omdat wij zoveel mogelijk gebruikmaken van interne werkzaamheden (om dubbel werk te voorkomen) zullen aanpassingen in nauw gezamenlijk overleg moeten plaatsvinden.
13III
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen
Vooruitkijkend Stappen die u kunt zetten om het potentieel van AI en de impact van AI-regelgeving te verkennen Precies drie jaar na de eerste versie is de EU AI Act eindelijk een feit. De Europese wet heeft als doel om verantwoord en ethisch gebruik van kunstmatige intelligentie te waarborgen en tegelijkertijd innovatie en concurrentie te stimuleren. De invoering van de wet zorgt wel voor enige dynamiek bij organisaties. Voor de meeste organisaties valt namelijk het nadenken over de risico’s en de naleving van de regelgeving samen met het verkennen van het doelmatigheidspotentieel van AI. In de dagelijkse praktijk leidt dit vaak tot de vraag welke van de twee – de risico’s en de naleving of het verkennen van de mogelijkheden – als eerste duidelijk moet zijn om de andere richting te geven. In werkelijkheid gaat het over twee kanten van dezelfde medaille. Daarom kunt u als organisatie profiteren van enkele directe no-regret-acties, terwijl u zowel de mogelijkheden als de risico’s van AI voor uw bedrijfsvoering aan het verkennen bent. • No-regret-actie #1: breng uw huidige en de verwachte AI-toepassingen in kaart. • No-regret-actie #2: vergroot de bewustwording en vaardigheden van werknemers. • No-regret-actie #3: implementeer richtlijnen voor verantwoord AI-gebruik.
De inhoud van de acties die u kunt nemen zijn toegelicht in de blog van Mona de Boer: ‘De EU Artificial Intelligence Act is er, wat nu?’. In de rapportage van onze interimbevindingen zullen wij aandacht geven aan uw inventarisatie. Wij adviseren de raad om proactief in gesprek te gaan met het college. Van belang hierbij is om inzicht te verkrijgen in de mogelijkheden van en de impact op enerzijds de bedrijfsvoering en anderzijds de inwoners van uw gemeente. U kunt als raad kaders meegeven aan het college over onderwerpen die u belangrijk acht.
13IV
14
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Ons team Controleplanning Samenwerking en uren Bijlagen
Projectmanagement In dit hoofdstuk belichten wij onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.
04
15
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Ons team Een betrokken en stabiel controleteam
Vooruitkijkend Projectmanagement Ons team Controleplanning Samenwerking en uren Bijlagen
Ons controleteam Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden wij de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u hen op elk moment kunt bereiken.
Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken wij, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico’s te evalueren, zoals pensioenen, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat wij over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best-practicekennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.
Anton Eelco Gerritsma senior director anton.eelco. gerritsma @pwc.com
Lamyae Lamtalssi manager Een toegewijd team en stabiel
Michel Peeters manager michel.x.peeters@pwc.com
lamyae.l.lamtalssi @pwc.com
16
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Controleplanning Een overzichtelijk controleproces
Vooruitkijkend Projectmanagement Ons team Controleplanning
We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en accountingkwesties.
Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2024 gevisualiseerd.
Samenwerking en uren Bijlagen
September - Oktober
November
November - December
Maart - mei
Planningsfase
Interim-controle
Afronding interim en vroegtijdige zekerheid
Eindejaarscontrole
• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering inclusief ‘dynamiseren van de audit’ • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen
• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen voor de periode januari t/m september
Opdrachtbevestiging raad Controleplan raad
• Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met periode oktober • Bespreken risicovolle dossiers met organisatie/directie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken
Rapportage interim-bevindingen college/raad
• Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreken accountantsverslag met organisatie, college en raad (auditcommissie) • Evaluatie
Accountantsverslag raad Controleverklaring raad
17
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Onze samenwerking tijdens de controle Een overzicht van onze geplande uren
Vooruitkijkend Projectmanagement Ons team Controleplanning Samenwerking en uren Bijlagen
De controle van de jaarrekening van de gemeente Schiedam vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport In het publiek belang, geven wij hiernaast een samenvatting van het aantal uren dat wij verwachten te besteden aan de controle over 2024.
Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd
Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer –vooraf– dat elk controleverzoek en/of verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en leggen, zoals afgesproken, daarnaast alle verzoeken ter goedkeuring voor aan de auditcommissie. Voor de gemeente Schiedam verrichten wij diverse subsidiecontroles. Er zijn geen niet-controlediensten die u ons gevraagd hebt te verrichten. Wij hebben geconcludeerd dat er geen bedreigingen zijn geïdentificeerd ten aanzien van onze onafhankelijkheid als accountant van de gemeente Schiedam.
Onze geplande uren en gestelde voorwaarden/aannames Onze controlehonoraria gaan ervan uit dat er geen verdere wijzigingen zijn in de reikwijdte van onze controle en dat de organisatie ons de vereiste informatie zal verstrekken (conform onze overeengekomen verwachtingen en tijdschema’s). Onze geplande uren zijn gebaseerd op een first time right en tijdige aanlevering van de gevraagde documenten. Eventuele werkzaamheden met betrekking tot bijzondere of specifieke projecten worden apart in rekening gebracht. Wij zullen een beveiligd webgebaseerd portaal (Connect) gebruiken om documenten aan te vragen en te ontvangen. .
Functie
Totaal geplande uren*
%
Senior director
45
3%
(Senior) manager
250
16%
Overige teamleden
1.250
81%
Totaal
1.545
100%
*
Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan wij werkzaamheden uitbesteden zoals het Sourcing-team) en exclusief uitbreidingen van het aantal SiSa-regelingen.
18
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
Bijlagen De bijlagen bevatten de vereiste communicatie en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en van ons als externe accountant. Tot slot staan wij stil bij de controletools die wij inzetten gedurende de controle van de gemeente Schiedam.
05
19
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Vooruitkijkend Projectmanagement
Door controlestandaarden vereiste communicatie Als PwC vinden wij het van belang om u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle aan u rapporteren. Deze hebben wij opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie op grond van controlestandaarden
Controleplan
Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant
Bevestiging van de onafhankelijkheid van PwC
Rapportage interimbevindingen
Accountantsverslag
Bijlagen NV COS-vereisten
Verantwoordelijkheden
De zaken die zijn aangemerkt als kernpunten van de controle
Onze controletools Afhankelijkheid van derden
Eventuele significante tekortkomingen in de interne controle
Eventuele ontdekte of vermoede fraude
Niet-naleven van wet- en regelgeving
Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management
Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring
Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college
Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces
Niet-gecorrigeerde afwijkingen
Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de gemeente
Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s
20
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Verantwoordelijkheden (1/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Verantwoordelijkheid van de accountant
Het college is verantwoordelijk voor: • het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV en het bepaalde bij en krachtens de WNT; • de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; • interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
20I
Gemeente Schiedam | Controleplan 2024
Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak
Verantwoordelijkheden (2/3) Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Vooruitkijkend Projectmanagement Bijlagen NV COS-vereisten Verantwoordelijkheden Onze controletools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheden van het college Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de gemeente en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de gemeente eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de gemeente worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; en • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance (de raad) Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico’s in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen neemt om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; en • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.