Bijlage Voorlopige jaarstukken 2023 ROGPlus
Tekst van het document
rogplus
Voorlopige jaarstukken
«
te zetten tegen het balanstotaal. Rogplus heeft geen eigen vermogen. De solvabiliteitsratio is daarom nul. Vanwege de wijze waarop Rogplus gefinancierd wordt (de gemeenten betalen het verschil tussen de totale kosten en de eigen bijdragen van cliënten) is een nihil solvabiliteitsratio in het geval van Rogplus niet problematisch. Structurele exploitatieruimte. Dit cijfer helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte er zijn om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Dit kengetal wordt bepaald door het saldo van structurele lasten en baten af te zetten tegen de totale baten. Omdat in het geval van Rogplus de (structurele) lasten en baten aan elkaar gelijk zijn is dit kengetal voor Rogplus per definitie O0/).
Rogplus exploiteert geen gronden en heft geen belastingen. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn daarom niet van toepassing voor Rogplus.
3.2
Financiering
Algemeen Met ingang van 1 januari 2001 is de Wet financiering decentrale overheden (fido), door de Provincie omgedoopt in financieringsstatuut, van kracht geworden. De treasuryfunctie wordt als volgt gedefinieerd: Het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Sinds 1 januari 2022 is Rogplus een Gemeenschappelijke Regeling als Openbaar Lichaam. Sinds dit jaar doet Rogplus daarom aan schatkistbankieren.
In- en externe ontwikkelingen Gezien de manier waarop Rogplus gefinancierd wordt, is in 2023 geen beroep gedaan op de kapitaalmarkt om geldleningen aan te trekken. De in- en uitgaande kasstromen die voortvloeien uit de normale exploitatie zijn goed te beheersen. De maandelijks voortschrijdende liquiditeitsprognose is het voornaamste instrument om het liquiditeitsrisico te beperken. Het liquiditeitsoverschot is risicoarm uitgezet bij de bank. In 2023 hebben banken voor het eerst sinds járen weer rente uitgekeerd over tegoeden. De inkomsten die Rogplus hieruit heeft gehad, waar aanvankelijk niet voorzien. Met de derde begrotingswijziging zijn deze inkomsten opgenomen in de begroting.
25
rogplus
Voorlopige jaarstukken
Kasge/d/imiet De kasgeldnorm bepaalt hoeveel kasgeld Rogplus gemiddeld mag hebben geleend in een kwartaal, zoals vastgelegd in de wet. In het volgende schema zijn de normen opgenomen. I Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x C 1000) Verslagjaar ■íi)
r
Drempelbedrag
1,1
"
"'
1
(2)
2415,02 Kwartaal 1
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
(331=11)» (2)
Ruimte onder het drempelbedrag
(3b)«(2)»(l)
Overschrijding van het drempelbedrag
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
1.117
671
656
1.197
1.298
1.744
1.759
1.218
-
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) (4b) (4c)
Begrotings totaal verslagjaar
120.751
Het deel van het begrotings totaal dat kleiner of gelijk is aan C 500 miljoen Het deel van het begrotings totaal dat de C 500 miljoen te boven gaat
120.751
(1) = (4b)*0,02 * (4c)*0,002 met een minimum van Cl.000.000 als het begrotingstotaal kleiner of gelijk is aan 500 mln. En als begrotings totaal groter dan C 500 miljoen is is het Drempelbedrag drempel bedrag gelijk aan C 10 miljoen, vermeerderd met 0,296 van het deel van het begrotingstotaal dat de C
2.415,02
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a)
Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
(5b)
Dagen in het kwartaal
(2) -(5a) I (5b)
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
Sinds de verandering van de governancestructuur van stichting naar Gemeenschappelijke Regeling als Openbaar Lichaam in 2022 is Rogplus verplicht schatkistbankieren te hanteren. Schatkistbankieren is bedoeld voor instellingen die een wettelijke of publieke taak uitvoeren en hiervoor gelden van het Rijk ontvangen. Dit houdt in dat zij de publieke gelden aanhouden bij het ministerie van Financiën. Rogplus heeft geen langlopende leningen. De renterisiconorm is daarom niet van toepassing.
26
rogplus
Voorlopige jaarstukken
3.3 Bedrijfsvoering 3.3.1 Kengetallen
Aantal cliënten en voorzieningen 2023
2022 Maas
Gaar
Schie
sluis
dingen
dam
Totaal
Maas
Vlaar-
Schie
sluis
dingen
dam
Totaal
Schoon Huis ** cliënten met recht
1.261
2.951
2.881
7.093
1.280
3.027
2.859
7.166
** dienten aan wie is geleverd
1.195
2.785
2.726
6.706
1.162
2.774
2.640
6.576
** dienten met recht
448
1.014
980
2.442
413
957
938
2.308
** dienten aan wie is geleverd
356
813
745
1.914
337
760
731
1.828
** dienten met recht
32
115
250
397
34
113
255
402
” dienten aan wie is geleverd
32
110
239
381
34
112
242
388
Meedoen in de Stad
Gedusterd Vŵnen
Beschermd wonen "dienten met recht
205
174
” dienten aan wie is geleverd
192
166
Rolvoorzienínaen en scootmobielen "dienten met recht
677
1.438
1.414
3.529
689
1.478
1.419
3.586
" dienten aan wie is geleverd
655
1.398
1.367
3.420
673
1.447
1.401
3.521
"dienten met recht
564
1.235
1.308
3.107
592
1.232
1.271
3.095
" dienten aan wie is geleverd
195
427
421
1.043
210
419
404
1.033
1.713
3.966
3.424
9.103
1.691
3.912
3.300
8.903
898
2.231
1.917
5.046
845
2.055
1.661
4.561
1.713
3.966
3.424
9.103
1.595
3.680
3.109
8.384
898
2.231
1.917
5.046
1.548
3.610
2.999
8.157
15.185
Woonvoorzieningen
Reoiolaxi/ievo "dienten met pas ” dienten regiotaxi/ievo gebruikt Reqiotaxi " cliënten met pas " cliënten regbtaxi gebruikt ievo ” cliënten met pas ” dienten ievo gebruikt TOTAAL "dienten met recht
2.851
6.489
6.019
15.359
2.833
6.473
5.879
565
1.211
1.133
2.909
369
830
827
2.026
2.290
5.308
5.225
12.823
2.249
5.252
4.923
12.424
1.894
4.363
4.311
10.568
1.868
4.355
4.243
10.466
Aanlal inwoners
34.148
74.143
79.644
187.935
35.303
75.079
80.628
191.010
Aantal inwoners 65*
7.858
15.735
13.967
37.560
8.014
15.842
14.110
37.965
Percentage 6Õ+
23,0 Va
21,2Vo
17,507o
20,0Vo
22JVa
21,1 “/o
17,50/»
19,9‘/,
” nieuwe dienten met recht ” dienten aan wie is geleverd en/of regiotaxi/ievo gebruiken ” dienten aan wie te geleverd exd. regiotaxi/ievo Inwoners (Kenniscentrum MVS)
27
rogplus
Voorlopige jaarstukken
De tabel geeft per voorziening aan hoeveel cliënten in 2022 en 2023 een indicatie voor de voorziening hadden en hoeveel cliënten daadwerkelijk gebruik hebben gemaakt van de voorziening. Er zit verschil tussen deze twee indicatoren, omdat niet alle cliënten de indicatie verzilveren. Ter referentie zijn de aantallen cliënten afgezet tegen de totale en de aantallen 65-t-'ers bevolking in de MVS-gemeenten. De volgende tabel geeft de leeftijdsverdeling van de cliënten van Rogplus weer. Meer dan 70 procent van de cliënten is 65*.__________________________ Leeftijd
Maassluis
Vlaardingen Schiedam
Totaal MVS
0-14
46
74
85
15-24
94
251
254
599
25-44
267
541
538
1.346
205
45-64
473
1.167
1.158
2.798
6Ō+
1.952
4.418
3.826
10.196
Totaal
2.832
6.451
5.861
15.144
Cliënten kunnen tegelijkertijd indicaties voor verschillende voorzieningen hebben en tegelijkertijd meerdere voorzieningen gebruiken. De volgende tabel geeft weer voor hoeveel verschillende voorzieningen cliënten een indicatie hebben.________ Aantal
Maassluis
Vlaardingen Schiedam
Totaal MVS
1
1.012
2.273
2.200
5.485
2
930
2.091
1.673
4.694
3
666
1.502
1.375
3.543
4
198
552
547
1.297
5
26
33
66
125
2.832
6.451
5.861
15.144
6 of meer Totaal
-
De volgende tabel geeft weer op welke (combinatie van) soorten voorzieningen de cliënten een beroep hebben gedaan in 2023.__________________________ Voorziening
Maassluis
Vlaardingen Schiedam
Totaal MVS
Hulpmiddelen
348
709
662
1.719
Hulpmiddelen+regiotaxi/ievo
799
1.745
1.279
3.823
Regiotaxi/ievo
74
163
145
382
Zorg
727
1.715
1.732
4.174
Zorg+hulprriddelen
162
347
358
867
Zorg+hulpniddelen+regiotaxi/ievo
690
1.717
1.624
4.031
Zorg+regiotaxi/ievo Totaal
32
55
61
148
2.832
6.451
5.861
15.144
ievo en Regio taxi De Regiotaxi werd tot augustus 2023 uitgevoerd door Noot Touringcar B.V. Vanaf augustus 2023 worden de ritten verzorgd doorTrewel en Willemsen De Koning in samenwerking met Munckhof dat het vervoerloket verzorgt. In 2023 zijn met het Wmovervoer 141.902 ritten gereden. Dit is een kleine toename ten opzichte van 2022 (141.048 ritten). Het vervoer van het aantal personen over 2023 kwam uit op 163.141 tegenover 162.198 personen in 2022.
28
rogplus
Voorlopige jaarstukken
Sinds de ingang van de nieuwe contracten is een toename te zien in het aantal ritten en het aantal vervoerde passagiers. Een verklaring hiervoor is dat de nieuwe leveranciers meer chauffeurs beschikbaar hebben dan de oude leverancier. Het aantal ritten blijft nog wel achter bij de periode voor de COVID 19-pandemie en de coronamaatregelen: in 2019 was het aantal gereden ritten nog 217.153.Dit is een landelijk beeld waarvoor nog geen direct aanwijsbare oorzaak bekend is.
Regeling Tegemoetkoming meerkosten In 2023 zijn 1.894 aanvragen voor tegemoetkoming meerkosten ingediend, afgehandeld en toegekend. Regeling
Maassluis
Vlaardingen
Schiedam
Totaal
Eigen risico
601
550
733
1.283
Langdurige indidaclie
212
287
324
611
Eindtotaal
813
837
1.057
1.894
A an tal beschikkingen De volgende tabel geeft weer hoeveel beschikkingen Rogplus in 2023 zijn verstrekt. Toegekend
Voorziening
Vlaardingen Schiedam
Maassluis
Totaal MVS
Schoon Huis
597
966
888
2.451
Meedoen in de Stad
207
433
493
1.133
Geclusterd wonen
6
23
188
217
Beschermd wonen
27
81
103
211
Rolvoorzieningen en scootmobielen
275
597
547
1.419
Woonvoorzieningen
140
302
303
745
ievo
146
310
286
742
Regiotaxi
223
462
389
1.074
Regeling
867
487
1.133
2.487
2
24
19
45
2.490
3.685
4.349
10.524
Schoon Huis Aanvullend Totaal
Afgewezen________________________________ 128_________ 177_________ 263___________ 568
De aantallen beschikkingen bij Regiotaxi en ievo betreffen alleen nieuw afgegeven beschikkingen. Bij de overgang van Regiotaxi naar ievo zijn in totaal 8388 beschikkingen omgezet (Maassluis 1595, Vlaardingen 3701, Schiedam 3092).
Doorlooptijd beschikkingen Het uitgangspunt van Rogplus is zo snel mogelijk de melding of aanvraag af te handelen. Als uit het gespreksverslag blijkt dat een maatwerkvoorziening een oplossing kan bieden voor de hulpvraag dient binnen twee weken na ontvangst van de aanvraag de beschikking afgegeven te worden. De tabel hieronder geeft de gemiddelde doorlooptijd per voorziening of regeling in dagen. Het gewogen gemiddelde van de doorlooptijd is 5,1 werkdagen. Dit is binnen de termijn van twee weken. In 2022 was de gemiddelde doorlooptijd 8,6 dagen.
29
rogplus
Voorlopige jaarstukken
De volgende tabel geeft de gemiddelde doorlooptijd per soort voorziening weer. Voorziening ŕ Regeling
Dagen
Schoon Huis
1,8
Schoon Huis Aanvullend
3,6
Beschermd wonen
5,1
Meedoen in de Stad
5,6
ievo
1.1
Regiotaxi
3,1
Rolvoorzieningen en scoolmobielen
13,1
Geclusterd wonen
6,5
Woonvoorzieningen
32,4
Regeling
9,3
De langere doorlooptijd bij woonvoorzieningen wordt veroorzaakt door het opvragen van offertes voor woningaanpassingen. In het geval van een huurwoning moet een eventuele verhuurder bovendien van tevoren geïnformeerd worden en de gelegenheid krijgen om te reageren.
Klachten Klachten worden verdeeld in twee groepen; interne en externe klachten. Interne klachten betreffen de eigen organisatie en externe klachten hebben betrekking op producten en dienstverlening van de gecontracteerde aanbieders. De kwaliteitsmedewerkers handelen de interne klachten af volgens de wettelijke regels van de Awb. Klachten over gecontracteerde aanbieders worden door de gecontracteerde aanbieders volgens het eigen klachtenprotocol afgehandeld. De kwaliteitsmedewerkers van Rogplus volgen en registreren de klacht; indien nodig wordt er bemiddeld. Een informele klacht wordt mondeling of per email ingediend en een formele klacht wordt schríftelijk ingediend en voorzien van een handtekening. Beide worden conform de wettelijke regels van de Awb afgehandeld. Klachten
Intem: Rogplus
Extern: aanbieders
2022
2023
2022
Formele klachten
2
5
3
1
Informele klachten
24
24
200
221
Tobal:
26
29
203
222
2023
Van de in totaal 251 klachten zijn er 148 gegrond verklaard, 38 ongegrond, 40 deels gegrond en 25 neutraal. In 2023 zijn 29 klachten (5 formeel en 24 informeel) over Rogplus ontvangen ten opzichte van 26 klachten (2 formeel en 24 informeel) in 2022. Van de 29 interne klachten zijn er 12 klachten gegrond verklaard. Deze klachten gingen met name over bejegening, onvoldoende onderzoek en overschrijden van de wettelijk termijn van 6 weken bij afhandeling. Bij alle klachten wordt er hoor en wederhoor gedaan. Hiermee zijn alle betrokken partijen op de hoogte van de ingediende klacht.
30
rogplus
Voorlopige jaarstukken
Van de 222 externe klachten zijn er 136 klachten gegrond verklaard. De meest voorkomende klachten zijn: * Geen zorg of voorziening ontvangen » Weken tot maanden op zorg of voorziening moeten wachten » Slechte communicatie naar cliënt » Aanbieder slecht bereikbaar De meeste klachten hadden betrekking op bepaalde thuiszorgaanbieders. Zij hebben er met name mee te maken dat het moeilijk is om zorgcontinuïteit te bieden. Hierbij speelt dat bij een ziekmelding van een medewerker een cliënt soms een maand zonder ondersteuning zit. Ook nemen de wachtlijsten steeds meer toe, waardoor aanbieders niet instaat zijn om binnen twee weken de gevraagde zorg te leveren. Per 1 augustus 2023 is het nieuwe contract voor Wmo-vervoer (ievo) van start gegaan. De overgang van de oude naar de nieuwe aanbieder is relatief soepel verlopen. De aantallen klachten over de nieuwe leveranciers zijn lager dan over de oude. De klachten over Wmovervoer gingen met name over: » Onvoldoende personeel beschikbaar. » Reizigers worden te laat opgehaald of soms helemaal niet (vooral op zondagavond). » Klachten over het gebruik van de app, die als te lastig wordt ervaren. * Beperking in het bereiken van bestemmingen buiten de MVS-gemeenten. Met name aan het begin van het schooljaar zijn veel klachten over leerlingenvervoer binnengekomen.
De klachten waren grotendeels te verklaren door personeelskrapte; zowel bij de centrale als in de uitvoering van de ritten. De gemeenten zijn primair verantwoordelijk voor het beheer van het contract met de vervoerder. Rogplus monitort de dienstverlening van de vervoerder en is samen met de gemeenten en een adviesbureau in gesprek met de vervoerder om verbetering te realiseren.
Bemiddeling Bemiddeling vindt plaats wanneer het geen klacht is, maar cliënt en aanbieder gezamenlijk geen oplossing vinden. Een gesprek wordt gepland om de gebeurtenissen, verwachtingen en mogelijkheden te bespreken. Dit geeft beide partijen inzicht, waarbij de meerderheid van de gesprekken positieve effecten heeft gehad. Bij twee cliënten is de zorg beëindigd volgens de regeling 'weigering en beëindiging Wmo-ondersteuning'. In hetjaar 2023 hebben er 60 bemiddelingsgesprekken plaatsgevonden, tegenover 42 in 2022. De meest voorkomende reden (9 gevallen) voor bemiddeling zijn situaties waarbij cliënten ongewenst verdrag vertonen naar de hulpverlener, zoals seksueel grensoverschrijdend gedrag, manipuleren, schelden en bedreigen. Ook is in 9 gevallen melding gedaan van onveilige en/of onhygiënische werkomgeving. Verder zijn er meer complexe situaties waarbij cliënten weigeren zorg te aanvaarden (3 gevallen) en waarin cliënten onrealistische eisen stellen aan de ontvangen hulp (5 gevallen). Door goed met elkaar te praten en duidelijke afspraken te maken, is Rogplus erin geslaagd om de meeste bemiddelingen positief af te ronden. Tijdens de bemiddelingsgesprekken worden de afspraken besproken en opgeschreven. Het
31
rogplus
Voorlopige jaarstukken
opschrijven van de afspraken zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie heeft en dat er geen misverstanden ontstaan. In de meeste gevallen plant Rogplus een evaluatie om te bekijken hoe de afspraken de afgelopen tijd zijn verlopen. In twee gevallen is de zorg beëindigd met behulp van een formulier voor zorgbeëindiging. Dit formulier helpt bij het gestructureerd en officieel documenteren van het stopzetten van de zorg, waardoor het een duidelijk proces is voor iedereen.
Beroep en bezwaar In 2023 zijn er in totaal 73 bezwaarschriften ingediend. In 2022 waren dit er 48. Van de in 2023 ingediende bezwaarschriften is de uitkomst als volgt: » 13 ongegrond « 1 (gedeeltelijk) gegrond » 32 ingetrokken » 13 niet-ontvankelijk « 14 nog in behandeling op 31-12-2023 De meeste bezwaarschriften in 2023 hadden betrekking op jeugdhulp. Dit is verklaarbaar omdat het MVS-jeugdmodel in werking is getreden vanaf 1 januari 2023. Hierdoor konden aanvankelijk een aantal jeugdigen geen jeugdhulp meer krijgen van een aanbieder die vanaf 1 januari 2023 niet meer gecontracteerd was. Dit is de voornaamste reden van het aantal bezwaren die betrekking hadden op jeugdhulp. In 2023 zijn er 4 beroepsschriften ingediend tegenover 7 in 2022. Van de 4 in 2023 ingediende beroepsschriften is er 1 ingetrokken. De overige 3 waren op 31 december 2023 nog in behandeling bij de rechtbank Rotterdam. In 2023 zijn 4 beroepsprocedures uit 2022 afgehandeld. Hiervan waren er 3 ongegrond en 1 gegrond. In 2023 zijn er 5 hoger beroepsschriften ingediend. Deze waren op 31 december 2023 allemaal nog in behandeling. Er zijn in 2023 totaal 4 hoger beroepsprocedures uit 2022 afgehandeld: 2 niet-ontvankelijk en 2 ongegrond. In tegenstelling tot 2021 en 2022 heeft de coronacrisis in het jaar 2023 gelukkig geen invloed meer gehad op de werkzaamheden van de bezwaarschriftencommissie.
Toezicht Rogplus heeft zich in het afgelopen jaar ingezet op verschillende aspecten van het toezicht op de Wmo. Hieronder volgt een samenvatting van de belangrijkste activiteiten en resultaten. »
«
Proactief toezicht. Rogplus heeft meer dan 50 onderzoeken op cliëntniveau verricht naar de rechtmatigheid van de verstrekte wmo-voorzieningen. Deze onderzoeken zijn gebaseerd op risicoanalyses, signalen en steekproeven. Enkele onderzoeken zijn nog niet afgerond en kunnen leiden tot een huisbezoek of een bestuursrechtelijk onderzoek naar de zorgaanbieder. Het doel van het proactief toezicht is om eventuele fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik van de wmo te voorkomen of te stoppen. Reactief toezicht. Rogplus heeft ook gereageerd op meldingen van cliënten, consulenten en andere instanties over mogelijke onregelmatigheden in de wmo. Het
32
rogplus
Voorlopige jaarstukken
«
»
»
team heeft meer dan 15 (pgb) zorgaanbieders aan de voorkant geweerd, omdat zij niet voldeden aan de kwaliteits- of andere eisen die gesteld worden in de regelgeving. Enkele aanbieders die toegelaten zijn om de ondersteuning te bieden worden in 2024 gemonitord door het team. Preventief toezicht. Rogplus heeft zich ook gericht op het verbeteren van de preventie van ongewenste situaties binnen de Wet maatschappelijke ondersteuning (wmo). Er is een pgb-toolkit ontwikkeld voor de consulenten, met hulpmiddelen om tot een beter oordeel te komen bij het indiceren van een persoonsgebonden budget (pgb). De toolkit bevat onder andere checklists, tips en risico indicatoren. Daarnaast heeft het team voorlichting en advies gegeven aan consulenten, zorgaanbieders en cliënten over de regels en voorwaarden van de wmo. Vanwege het ontbreken van enkele kaders, zoals een handhavingsbeleid en rechtmatigheidskaders, is ervoor gekozen om geen preventief onderzoek uit te voeren naar zorgaanbieders op locatie in 2023. Regelgeving, kaders, procesontwikkeling en netwerken. Rogplus heeft zich ingezet voor de ontwikkeling en verbetering van het toezichtsproces en het pgb-proces binnen de organisatie. De toezichthouders hebben een memo opgesteld voor het MT met de knelpunten en aanbevelingen die het team tegenkwam in de toezichtstaak.
De toezichthouders hebben ook geholpen om de toegang tot de Wmo aan de poort te verbeteren, zodat het team zich meer kon focussen op het toezicht zelf. Daarnaast heeft het team samengewerkt met de ontwikkelaar om het contractregistratiesysteem om te bouwen tot een CRM-systeem voor bedrijven. Dit systeem maakt deel uit van de nieuwe werkwijze voor consulenten, waarbij het team de pgb-zorgaanbieders vooraf toetst en beoordeelt op kwaliteit. Dit wordt verwerkt in het systeem, zodat de consulent aan de poort kan zien of een pgb-aanbieder is getoetst en ondersteuning mag leveren in MVS. Verder hebben de toezichthouders gewerkt aan kwaliteitstoetsen, het inrichten van de afdeling toezicht en het bewustmaken van het belang van kaders voor het toezicht. In 2024 gaat het team hier verder mee aan de slag. Externe samenwerking. Een ander belangrijk aspect van het werk van de toezichthouders is de externe samenwerking met diverse partners en stakeholders. We hebben actief bijgedragen aan verschillende netwerken en overleggen, waaronder het voorzitterschap van het regionale toezichthouders overleg Rijnmond. Deze samenwerkingen waren essentieel om kennis en ervaringen te delen en gezamenlijk oplossingen te zoeken voor de uitdagingen die we tegenkomen in het domein van toezicht en PGB-verstrekkingen.
We hebben ook onze relaties met andere gemeenten, zorgkantoren, SVB en inspecties versterkt en onderhouden.
Wet Open Overheid De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De wet is op 1 mei 2022 in werking getreden. In 2023 heeft Rogplus één Woo-verzoek ontvangen. Rogplus heeft aan dit verzoek voldaan. Rogplus beoordeelt Woo-verzoeken en stuurt, indien aan het verzoek kan worden voldaan, de stukken zo spoedig mogelijk aan de aanvrager.
33
rogplus
Voorlopige jaarstukken
3.3.2 Personeel en organisatie Een overzicht van de bezetting per 31-12-2023 geeft het volgende beeld: Bezetting
Aantal 2022
Fte 2023
2022
2023
Direclie en Staf
11
13
9,9
12,0
Uitvoering
51
47
43,6
41,5
Bedrijfevoering
34
43
29,6
37,0
Totaal:
96
103
83,1
90,5
Naast de vaste formatie is in 2023 gemiddeld 10,24 fte werkzaam geweest vanuit externe bureaus. De extra inhuur is bedoeld om teams met een hoge werkdruk (onder andere door de herindicatietrajecten) te ontlasten en ter vervanging van langdurige zieken.
Dóórontwikkeling strategisch P&O beleid De arbeidsmarkt staat onder druk en ook voor Rogplus is het de komende járen van belang om medewerkers te behouden, nieuwe medewerkers aan te trekken en te (blijven) investeren in een lerende organisatie. Om dit te realiseren is P&O eind november gestart met een dóórontwikkeling van het strategisch P&O beleid. Op basis van het strategisch jaarplan zijn er beleidsonderwerpen vastgesteld die gericht zijn op aantrekkelijk werkgeverschap. Vervolgens zijn de beleidstonderwerpen onderverdeeld in drie strategische hoofdthema’s namelijk het binden, boeien en groeien van (toekomstige) medewerkers. Enkele voorbeelden van de beleidsonderwerpen zijn arbeidsmarktcommunicatie en strategische personeelsplanning (binden), een toekomstbestendig arbeidsvoorwaardenpakket (boeien) en het ontwikkelen van een Rogplus academie dat medewerkers structureel helpt zich te ontwikkelen (groeien). In 2024 worden deze strategische beleidsthema’s verder uitgewerkt.
Vertrouwenspersonen Er zijn in het eerste kwartaal van 2023 drie nieuwe vertrouwenspersonen geworven waarvan één externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersonen zijn aangesteld voor een periode van 5 jaar.
PMO In het eerste kwartaal van 2023 heeft er een PMO plaatsgevonden. Een groot aantal medewerkers heeft meegedaan aan het PMO. De uitkomsten zijn gedeeld en besproken met de medewerkers. Geconcludeerd kan worden dat onder andere werkplezier, betrokkenheid en boeiend werk als zeer positief worden ervaren. Emotionele belasting, werk gerelateerde klachten en werkdruk zijn aandachtspunten. Deze aandachtspunten zijn omgezet in acties.
Ontwikkelingen afdelingen Ook in 2023 zijn afdelingsvisies verder vormgegeven. Dit resulteerde onder andere in een nieuwe werkwijze op de afdeling Uitvoering waarin adviesgesprekken een plek hebben gekregen in de afhandeling van hulpvragen. Door de uitbreiding van haar taken met o.a. Jeugdhulp en Beschermd Wonen en een verdere professionalisering van de organisatie, zijn daarnaast in het afgelopen jaar binnen Rogplus verschillende functies ontstaan of versterkt. Dit bood een aantal Wmo-consulenten de mogelijkheid om zich verder te
34
rogplus
Voorlopige jaarstukken
ontwikkelen en intern door te groeien naar een andere functie. Deze ontwikkeimogelijkheden sluiten aan bij de kernwaarden van de organisatie. Als gevolg van deze interne verschuivingen en het gelijktijdige vertrek van een aantal Wmo-consulenten, ontstonden in korte periode echter een groot aantal vacatures die ingevuld moesten worden in een krappe arbeidsmarkt. Dit is grotendeels gelukt. Daarnaast wordt tijdelijk extern personeel ingehuurd totdat de resterende vacatures zijn ingevuld. Ook op managementniveau hebben een aantal veranderingen plaatsgevonden en zijn in 2023 bij de afdeling Uitvoering een nieuwe teamleider en (programma)manager gestart. Binnen de afdeling Bedrijfsvoering is veel aandacht besteed aan effectieve teamsamenstellingen en het actualiseren van functiebeschrijvingen. Het nieuwe team communicatie en beleidsadvisering is begin 2023 geïmplementeerd. Dit team is zo georganiseerd dat adviseurs specifieke expertise tot hun taken rekenen. Met een indeling waarbij vooralle relevante communicatieterreinen en expertises een eigen aanspreekpunt bestaat. De vorming van dit nieuwe team zal leiden tot het versterken en het borgen van de interne- en externe communicatie van de organisatie.
Vitaliteit In 2023 heeft de vitaliteitswerkgroep weer allerlei activiteiten georganiseerd waarbij aandacht is besteed aan zowel mentale als fysieke vitaliteit.
Ziekteverzuim Een overzicht van het ziekteverzuim over 2023 geeft het volgende beeld. Ziekteverzuim
Excl. Zwangerschap 2022
2023
I nel. Zwangerschap 2022
2023
Directie en Staf
ľ.9%
1,30/»
ľ.9%
Wo
Uitvoering
12, n
ď.4%
12,1 “/o
6,40/0
Bedrijfevoering
6,50/»
ľ.1%
14, n
6,4“Zo
Totaal:
8,607o
ã.9%
8,607o
5,90/0
Terugkijkend naar 2022 is het verzuimpercentage in 2023 gedaald (2JA0Zo). Dit heeft veelal te maken met een afname van het langdurig verzuim. In het voorjaar van 2023 heeft er een evaluatie met de arbodienst plaatsgevonden. Zowel Rogplus als de arbodienst zijn tevreden met de samenwerking. De samenwerking wordt dan ook in 2024 voortgezet.
3.3.3 Informatisering en automatisering
Gebruik Rondom door Me vis In 2023 zijn de jeugdtaken vanuit de MVS-gemeenten gedelegeerd aan Rogplus. Mevis is gecontracteerd en heeft besloten om gebruik te maken van het cliëntvolgsysteem van Rogplus: Rondom. Rogplus verzorgt voor Mevis het applicatiebeheer voor Rondom. Applicatiebeheer heeft de medewerkers van Mevis opnieuw aangemaakt en rechten gegeven om in Rondom te kunnen werken. Ook werden er werkprocessen ingericht. Daarbij wordt er gevraagd om managementgegevens. Dit alles zorgde voor een toename van de inzet van Applicatiebeheer bij Rogplus.
35
rogplus
Voorlopige jaarstukken
Modern Workplace Rogplus medewerkers werkte voorheen in een hybride werkomgeving omgeving. In februari 2023 is opdracht aan PQR gegeven om de Modern Workplace te implementeren. De werkplek wordt hierbij volledig in de Cloud opgebouwd en de Microsoft Azure omgeving. Rechten rollen kunnen door PQR beter worden uitgedeeld en beheerd. De destijds 118 gebruikers zijn geschoold in het gebruik van de Modem Workplace.
Bellen via teams Rogplus is in 2023 overgegaan naar bellen via Teams. Een functionaliteit van Teams waardoor makkelijk belgroepen kon worden aangemaakt en doorverbonden. Geen aparte centrale meer maar via het bestaande Office 365 pakket. De implementatie heeft begin 2023 plaats gevonden.
Zorgdomein De applicatie Zorgdomein is gekoppeld aan het cliëntvolgsysteem Rondom. Hierdoor kunnen huisartsen direct doorverwijzingen doen richting een zorgaanbieder.
WachtwoordbeleidZ Two factor authenticate Door de komst van de Modern Workplace is het mogelijk om Multifactor Authenticatie toe te passen. Het inloggen gebeurt dus niet alleen maar meer met een gebruikersnaam en wachtwoord, maar ook met een tweede manier van verificatie. Dit kan momenteel via gezichtsherkenning, pincode, vingerafdruk of een aangepast langer wachtwoord. Daarmee heeft het veiligheidsniveau van de ICT-omgeving van Rogplus een upgrade gekregen.
Updates Rondom Het cliëntvolgsysteem Rondom is twee keer geüpdatet in 2023. In maart en september werden twee nieuwe hoofdversies geïnstalleerd. De wijzingen zijn vastgelegd in het wijzigingsprotocol.
DigiD Sinds maart 2023 is gestart met de implementatie van DigiD. Door de inhuur van EnableU zijn de eerste stappen gezet naar het werken met DigiD. DigiD wordt aangesloten op een online platform van ZorgNed. De prognose is dat er per 1 april 2024 digitaal een aanvraag kan worden ingediend bij Rogplus ondertekend middels DigiD.
Pentest In 2023 werd opnieuw (eerder in 2022) een Pentest uitgevoerd, waarbij de veiligheid I beveiliging van onze systemen werden onderzocht. De resultaten van de Pentest worden meegenomen in de jaarplanning van de ICT-afdeling in 2024.
ICT-afdeling gegroeid De ICT-afdeling groeide met de komst van een functioneel applicatiebeheerder. Daarnaast werd ook een managementspecialist aangetrokken. De senior systeem en netwerkbeheerder die de CISO-rol vervulde is eind oktober vertrokken. De ICT-afdeling werd extern ondersteund door inhuur vanuit VTM, onze tweede ICT-partner.
36
rogplus
Voorlopige jaarstukken
3.3.4 Informatiebeveiliging en privacy
Scholing Privacy In 2023 hebben medewerkers van Rogplus een nieuwe training over privacy gevolgd. Deze scholing heeft Rogplus verplicht gesteld voor alle medewerkers en wordt ieder jaar, al dan niet in andere vorm, herhaald.
Loggingbeieid Er zijn verschillende dossiers gelogd in 2023 op basis van (mogelijke) incidenten. Hierbij zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. Daarnaast worden er steekproeven gedaan zonder dat daar een directe aanleiding voor is. In 2023 zijn er op basis van de steekproeven geen onrechtmatigheden geconstateerd. In 2024 zal het loggingbeieid herzien en uitgebreid worden.
Registratie Datalekken In 2023 zijn dertien datalekken gemeld bij de functionaris gegevensbescherming van Rogplus. Hierbij gaat het voornamelijk om menselijke fouten als verkeerd verzonden emails of brieven. De datalekken zijn geregistreerd in het datalekkenregister en per datalek is het op de juiste wijze afgehandeld. Rogplus heeft extra aandacht besteed tijdens de scholing aan datalekken, waardoor er vaker gemeld is dan de voorafgaande járen.
DPIA Jeugd Op grond van de Jeugdwet is in Nederland de gemeente verantwoordelijk voor onder meer de uitvoering van de Jeugdwet. De gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam ("MVS-gemeenten") hebben hiertoe middels de gemeenschappelijke regeling openbaar lichaam Rogplus gezamenlijk de uitvoeringsorganisatie gecreëerd. Rogplus is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gedelegeerde uitvoeringstaken. Daarmee heeft Rogplus ook de verplichting om een Dpia voor de jeugdopdracht op te stellen. Dit is in 2023 gebeurd. Naast de Dpia die Rogplus heeft uitgevoerd, heeft Mevis ook een eigen Dpia op de jeugdopdracht uitgevoerd. Uit beide Dpia’s zijn mitigerende maatregelen gekomen die voor juli 2024 uitgevoerd moeten zijn of waar een start met de uitvoering gemaakt moet zijn.
Werkgroep BİO en A VG De CISO van Rogplus is in oktober weggegaan bij Rogplus, dit zorgde voor een vacature voor deze functie. Daardoor bestond de werkgroep BIO en AVG alleen nog uit de FG, de Privacy Officer en de twee teamleiders van bedrijfsvoering. Door het inhuren van extern advies heeft de werkgroep dit op kunnen vangen.
3.3.5 Financieel beheer
Financieel beleid De voornaamste taak van de financiële functie is het adviseren en ondersteunen van het bestuur, het management en de MVS-gemeenten op het gebied van financiën. Het doel daarbij is de ambities en verantwoordelijkheden waar te maken onder de voorwaarde van een evenwichtige financiële huishouding nu en in de toekomst. Het voornaamste onderdeel hiervan zijn de samenstelling en tijdige aanlevering van de planning en control producten (P&C): kaderbrief, begroting, tussenrapportages en jaarstukken.
37
rogplus
Voorlopige jaarstukken
Planning A Control In 2023 heeft Rogplus elk kwartaal financiële voortgangsrapportages opgesteld en besproken in de financiële overleggen met de gemeenten. De tussenrapportages dienen als input voor de aanlevering van financiële gegevens aan het CBS. De begroting 2023 is driemaal gewijzigd om beter aan te sluiten op voortschrijdende inzichten in het beroep op de Wmo in de MVS-gemeenten en om de budgetten voor Jeugdhulp goed in de begroting op te nemen. Zowel de jaarstukken 2022 als de begroting 2024 zijn gepubliceerd op de website.
Financieel systeem Rogplus heeft in 2023 het financiële systeem AFAS verder geoptimaliseerd. De aanbevelingen van de accountant uit het verslag van bevindingen over de jaarstukken en de interim-controle (Managementrapportage 2022) zijn in 2023 opgepakt en grotendeels opgelost. Dit heeft geleid tot een afname van het aantal bevindingen van 9 tot 2 (Managementrapportage 2022).
3.3.6 Rechtmatigheid Wmo en bedrijfsvoering Rogplus De rechtmatigheidsaspecten monitort Rogplus door verbijzonderde interne controles (VIC’s). Een VIC behelst een controle op de werking van de interne controle die medewerkers zelf uitvoeren als onderdeel van hun reguliere werkprocessen. De resultaten van de VIC’s worden gedeeld met de accountant. De accountant toetst mede op basis van de VIC’s of de in de programmarekening opgenomen baten en lasten, de balansmutaties en de vastlegging daarvan in de administraties en de financiële verslaglegging in overeenstemming zijn met de begroting, wetten en verordeningen. Ter voorbereiding op de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording is Rogplus in 2023 actief in gesprek met de gemeenten en accountant over dit onderwerp. In september is bericht ontvangen van Gedeputeerde Staten (GS) dat de begroting 2024 voldoet aan de gestelde eisen in wet- en regelgeving. Hiermee is voldaan aan de belangrijkste voorwaarden om voor repressief begrotingstoezicht in aanmerking te komen. De accountant heeft over de jaarstukken 2022 een goedkeurend oordeel verstrekt. De sociale verzekeringsbank (SVB) verzorgt voor pgb-gebruikers de uitbetaling van de salarissen en declaraties.
Net als voorgaande járen heeft de SVB, op basis van eigen bevindingen en controles van de accountant, moeten stellen dat de uitvoering van de Jeugdwet en de Wmo in 2023 niet rechtmatig is geweest. Om zelf een beeld te krijgen van de rechtmatigheid van het beheer en het gebruik van pgb’s in de MVS-gemeenten heeft Rogplus steekproefsgewijs controles uitgevoerd, waarbij nagegaan is of de pgb-houders de zorg geleverd hebben gekregen, zoals geïndiceerd. De controles laten een overwegend positief beeld zien. Vanaf 2023 is Rogplus structureel extra gaan investeren in de administratieve organisatie en interne controle. Dit draagt bij aan dat veel processen staan beschreven in de applicatie Comm’ant en dat de interne controles een bijdrage hebben geleverd aan het in control zijn van Rogplus. Hiermee bereidde Rogplus zich ook voor op de vanaf 2023 verplichte rechtmatigheidsverantwoording.
38
rogplus
Voorlopige jaarstukken
Concrete verbeteringen die inmiddels zijn doorgevoerd: » Jaarlijkse actualisatie normenkader rechtmatigheid; » Financiële regeling en beleid en beheer; » Casus/ proces audits; » Invoering verplichtingen administratie; » Periodieke aansluitingen tussen cliëntvolgsysteem (RondOm) en het financiële systeem (AFAS); » Verdere ontwikkeling in sturingsinformatie; Het dagelijks bestuur geeft in deze jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording. Deze verantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Conform BBV gaat de paragraaf Bedrijfsvoering in op deze rechtmatigheidscriteria.
Begrotingscriterium Het begrotingscriterium heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Volgens het BBV worden afwijkingen in de jaarrekening herkenbaar opgenomen en toegelicht. De derde begrotingswijziging van oktober 2023 voorzag in een verhoging van de budgetten. Daarna is in februari 2024 in de vierde kwartaalrapportage 2023 verdere overschrijding van de gewijzigde begroting voorgelegd. De overschrijdingen zijn in de jaarrekening 2023 toegelicht en door vaststelling van de jaarstukken door het AB alsnog geautoriseerd. De verschillen tussen begrote (geautoriseerde) en gerealiseerde lasten zijn toegelicht, zodat geen sprake van begrotingsonrechtmatigheid.
Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op eisen aan financiële beheershandelingen. Deze zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. De financiële stromen in Rogplus waarbij aan het voorwaardencriiterium moet worden voldaan zijn tweeledig: zorgkosten en uitvoeringskosten. Voor de uitvoering van de taken die bij Rogplus zijn belegd worden naast inzet van eigen personeel ook externe partijen ingeschakeld, externe inhuur en voor bijvoorbeeld de accountantscontrole. Bij deze kosten gaat het om aanbestedingsrechtmatigheid. In maart 2022 is het inkoopbeleid van Rogplus vastgesteld en gepubliceerd. In dit beleid zijn de regels en bedragen uit de Gids Proportionaliteit opgenomen. De senior-adviseur inkoop en contractmanagement, is strikt in de naleving van de aanbestedingsregels. Voor controle op aanbestedingsrechtmatigheid voert Rogplus een spendanalyse uit, waarmee wordt nagegaan of de werkelijke bestedingen in lijn zijn met aangegane overeenkomsten. Uit deze analyse komen de volgende onrechtmatigheden naar voren. In 2023 zijn voorbereidingen getroffen voor de volgende Europese aanbestedingen: « Inhuur personeel (april 2024) » Drukwerk (najaar 2024)
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Hierbij gaat het met name om fraude. Het belangrijkste risico zit in het betalingsverkeer. De interne beheersingsmaatregelen zijn sterk gericht op het uitsluiten van frauduleuze betalingen en ook de werking van deze maatregelen wordt gecontroleerd. Er zijn daarnaast ook geen signalen van misbruik, oneigenlijk gebruik of fraude. Op grond van de
39
rogplus
Voorlopige jaarstukken
maatregelen kan worden geconstateerd dat aan het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium is voldaan.
3.3.8 Rechtmatigheid jeugdhulpopdracht Sinds 2023 is de toeleiding tot de Jeugdwet in de MVS-gemeenten belegd bij Mevis. De bekostiging van Mevis verloopt via Rogplus. De (begrote en werkelijke) uitgaven van Rogplus bestaan daarom vanaf 2023 voor een belangrijk deel uit de voorschotten aan Mevis en de afrekening daarvan. De rechtmatigheidsverantwoording van Rogplus heeft daarom (ook) betrekking op de bekostiging van Mevis. Als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording moet Rogplus uitspraak doen over de financiële rechtmatigheid van de besteding van deze middelen. Zoals aangegeven in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV houdt dit in dat verstrekte voorzieningen moeten worden getoetst op recht, hoogte en duur. Onder meer vanwege de AVG heeft Rogplus beperkt toegang tot informatie over cliënten van Mevis en de ondersteuning die zij krijgen. Met name voor de toets op de duur van de verstrekte voorzieningen (prestatielevering) is Rogplus afhankelijk van door Mevis uit te voeren controlewerkzaamheden. Rogplus heeft opdracht verstrekt aan Mevis om de voor de rechtmatigheidsverantwoording van Rogplus noodzakelijke controlewerkzaamheden uit te voeren.
Recht De toets op recht op zorg voor de cliënten die in de MVS-gemeenten ondersteuning krijgen op basis van de Jeugdwet bestaat uit twee onderdelen: 1. Toeleiding. In het kader van het jaarrekeningwerk moet worden getoetst of de toeleiding tot ondersteuning vanuit de Jeugdwet zorgvuldig is verlopen. Voor een steekproef van 80 cliënten moet op grond van de ondersteuningsplannen wordt gecontroleerd of is voldaan aan de tien stappen van de Centrale Raad van Beroep voor zorgvuldig onderzoek voor toegang tot de Jeugdwet. De steekproef van 80 cliënten bestaat uit 40 cliënten die in 2023 via Mevis jeugdhulp hebben ontvangen, 30 cliënten die in 2023 jeugdhulp op basis van in het kader van zorgcontinuïteit verlengde contracten hebben ontvangen, 5 cliënten die in 2023 jeugdhulp op basis van een persoonsgebonden budget (pgb) hebben ontvangen en 5 cliënten die in 2023 gebruik hebben gemaakt van jeugdhulpvervoer. Voor cliënten die via Mevis jeugdhulp ontvangen geldt dat Mevis deze controle uit moet voeren. De controle kan niet door Rogplus worden gedaan, omdat Mevis ondersteuningsplannen alleen geanonimiseerd mag delen met Rogplus. Bij anoniem gedeelde plannen zijn de gecontroleerde dossiers niet ter herleiden naar de items in de steekproef. Mevis mag voor de controle dezelfde steekproefìtems gebruiken als die zij voor haar eigen jaarrekeningwerk moet controleren.
Voor de overige groepen (zorgcontinuïteit, pgb en jeugdhulpvervoer) heeft Rogplus de controle op zorgvuldigheid wel zelf uitgevoerd.
40
rogplus
Voorlopige jaarstukken
2. Woonplaatsbeainsel. Cliënten van Mevis moeten volgens het actuele woonplaatsbeginsel onder de verantwoordelijkheid vallen van één van de MVSgemeenten. Als onderdeel van de registratie van de cliënt in RondOm wordt automatisch de inschrijving van de cliënt in de basisregistratie personen (BRP) gecontroleerd. Jaarlijks voert de accountant van Rogplus in het kader van de interim controle een IT-audit uit. Als onderdeel hiervan is vastgesteld dat de BRP-controle bij de inschrijving van cliënten goed functioneert. Aanvullend op de IT-audit controleert Rogplus voor een steekproef van 80 cliënten of de cliënt onder de verantwoordelijkheid van één van de MVS-gemeenten valt. Op deze steekproef is dezelfde onderverdeling van toepassing als hiervoor genoemd bij ‘Toeleiding’. De bevindingen van deze controles zijn op het moment van opstellen van de voorlopige jaarstukken nog niet bekend. Deze worden in de definitieve jaarstukken gepresenteerd.
Hoogte De jeugdhulpopdracht aan Mevis is door de MVS-gemeenten verstrekt op basis van populatiebekostiging. Een controle op de kosten van de jeugdhulp op cliëntniveau is daarom niet relevant voor de rechtmatigheidsverantwoording van Rogplus. Wel draagt Rogplus er zorg voor dat het in de jaarrekening verantwoorde totaalbedrag aansluit op de afspraken daarover met Mevis.
Duur De toets op de duur van de verstrekte voorziening wordt uitgevoerd door te controleren of de prestatielevering in overeenstemming is met de voor de jeugdhulp geldende wet- en regelgeving. Vanwege de taakverdeling tussen Mevis en Rogplus en de AVG kan Rogplus deze controle niet zelfstandig uitvoeren voor cliënten die via Mevis jeugdhulp ontvangen en moet Rogplus kunnen steunen op een toets op de prestatielevering door Mevis. Mevis moet daarom voor een steekproef van 40 cliënten op basis van controles aantonen dat aan deze cliënten jeugdhulp is geleverd binnen de kaders van de Jeugdwet en (wanneer aanwezig) de verstrekte beschikking. In de steekproef moet rekening worden gehouden met het onderscheid tussen jeugdhulp in de wijkteams, verwijszorg en crisishulpverlening. Mevis mag hiervoor dezelfde steekproefitems gebruiken als die zij voor haar eigen jaarrekeningwerk moet controleren. Voor cliënten die jeugdhulp op basis van in het kader van zorgcontinuïteit verlengde contracten, cliënten die jeugdhulp op basis van een persoonsgebonden budget (pgb) hebben ontvangen en cliënten die gebruik hebben gemaakt van jeugdhulpvervoer heeft Rogplus de controle op de prestatielevering zelf uitgevoerd. Voor het verslagjaar 2023 moeten in totaal 40 cliënten worden gecontroleerd door Rogplus (30 zorgcontinuïteit, 5 pgb, 5 jeugdhulpvervoer).
De bevindingen van deze controles zijn op het moment van opstellen van de voorlopige jaarstukken nog niet bekend. Deze worden in de definitieve jaarstukken gepresenteerd.
Rol accountant Mevis De accountant van Mevis rapporteert in het accountantsverslag over de jaarstukken van Mevis richting Mevis over de verrichte werkzaamheden. Elementen vanuit de memo aan Rogplus over de controlebevindingen van Mevis kunnen daarin terugkomen, zoals de aanpak van de controle, de aantallen gecontroleerde dossiers en de uitkomsten en
41
rogplus
Voorlopige jaarstukken
conclusies van de controles. De accountant van Mevis kan Mevis machtigen om onze specifieke passages uit het accountantsverslag te delen met Rogplus. De accountant van Mevis voert geen specifieke controle uit op de memo van Mevis aan Rogplus met de controlebevindingen. Zodoende heeft Rogplus inzicht in de wijze waarop de jaarrekeningcontrole bij Mevis, specifiek de controle inzake de geleverde zorg door onderaannemers, zich verhoudt tot de rapportage die Mevis aanlevert bij Rogplus vanuit de in het memo verstrekte opdracht van Rogplus aan Mevis.
Beschikkingen De gemeenten, Rogplus en Mevis hebben er voor gekozen om per ingang van de nieuwe contracten Jeugdhulp beschikkingsarm te werken. Begin 2024 is door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aangegeven dat conform de Jeugdwet wel beschikkingen af moeten worden gegeven bij toeleiding tot jeugdhulp. In 2024 worden daarom weer wel beschikkingen toegekend. In 2023 is dit echter niet gebeurd. Hierdoor is sprake geweest van een ‘formele’ rechtmatigheidsfout.
42
rogplus
Voorlopige jaarstukken
JAARREKENING 4
Balans
In deze (eerste) voorlopige jaarrekening zijn nog geen balans en toelichtingen op de balans opgenomen. De reden hiervoor is dat de publicatie van deze voorlopige jaarstukken vooruitloopt op verschillende financiële handelingen die Rogplus uit moet voeren om de balans (betrouwbaar) op te kunnen stellen. Zo moet Rogplus voor april de voorlopige jaarstukken ter (voor)bespreking aanbieden aan de gemeenten, terwijl Wmoen Jeugdhulp leveranciers tot 1 april de gelegenheid hebben om de productieverantwoordingen met de gecontroleerde opgave van hun jaarproductie over 2023 aan Rogplus door te geven. Rogplus kan deze productieverantwoordingen niet eerder dan medio april verwerken. Rogplus stelt tijdig voor de accountantscontrole een versie van de jaarrekening op met de balans over 2023 en de toelichtingen daarop. In de definitieve jaarstukken worden de balans en de toelichtingen uiteraard ook opgenomen.
43
rogplus
Voorlopige jaarstukken
5.
Rechtmatigheidsverklaring
Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling openbaar lichaam Rogplus
Inleiding De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur van Rogplus toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de het dagelijks bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 5 juli 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3X van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op ĉ 60.000,-.
Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen: «
De kosten van enkele aanbieders zijn aanbestedingsplichtig, hier is inmiddels actie op ondernomen.
»
De overschrijdingen op de budgetten van de diverse programma’s zijn hoger dan de C 60.000,-, deze worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Dit wordt niet gezien als een onrechtmatigheid, aangezien er tot driemaal toe een begrotingswijziging is aangeboden en vastgesteld door het Algemeen Bestuur.
»
De controle op de uitgaven van de Jeugdhulp die door Mevis dient te worden uitgevoerd zijn ten dele uitgevoerd. Dit wordt gezien als een onrechtmatigheid door het dagelijks bestuur.
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
44
rogplus
Voorlopige jaarstukken
6
Overzicht van baten en lasten
6.1
Uitgangspunten
Rogplus verzorgde in 2023 voor de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling Nieuwe Waterweg Noord de uitvoering van de Wmo individuele verstrekkingen, Beschermd Wonen en het contract- en informatiemanagement voor de Jeugdwet. In opdracht van de MVS-gemeenten heeft Rogplus in 2023 ook backofficetaken voor jeugdhulp en leerlingenvervoer en jeugdhulpvervoer uitgevoerd. De uitgaven en de kosten van Rogplus worden ten laste gebracht van de volgende BBV-taakvelden: 0.4 Overhead 4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken 6.1 Samenkrachten burgerparticipatie 6.2 Toegang en eerstelijnsvoorzieningen 6.2 Wijkteams 6.6 Maatwerkvoorziening (WMO) 6.71a Huishoudelijke hulp (WMO) 6.71 d Overige maatwerkarrangementen (WMO) 6.72a Jeugdhulp begeleiding 6.72b Jeugdhulp behandeling 6.72c Jeugdhulp dagbesteding 6.72d Jeugdhulp zonder verblijf overig 6.73a Pleegzorg 6.73b Gezinsgericht 6.73c Jeugdhulp met verblijf overig 6.74a Jeugd behandeling GGZ zonder verblijf 6.74b Jeugdhulp crisis/LTA/GGZ-verblijf 6.74c Gesloten plaatsing 6.81a Beschermd Wonen 6.82b Jeugdreclassering De inkomsten bestaan uit bijdragen in de kosten (hierna: eigen bijdragen) voor verschillende Wmo-voorzieningen, bijdragen van cliënten voor vervoer met het Wmovervoer (ievo), bijdragen van cliënten aan de Aanvullende Algemene Voorziening Schoon Huis, een bijdrage van Mevis voor door Rogplus geleverde diensten, rente-inkomsten en
bijdragen van de drie MVS-gemeenten. De gemeentelijke bijdrage is het verschil tussen de uitgaven en de overige inkomsten van Rogplus. Rogplus heeft hierom per definitie een sluitende begroting. Deze inkomsten worden verantwoord onder de volgende BBVtaakvelden: 0.8 Overige baten en lasten 6.6 Maatwerkvoorziening (WMO) 6.71 Maatwerkdienstverlening 18+ 6.71a Huishoudelijke hulp (WMO) 6.71 d Overige maatwerkarrangementen (WMO) 6.81a Beschermd Wonen
45
rogplus
Voorlopige jaarstukken
De programmaverantwoording is opgesteld volgens het stelsel van baten en lasten. Voor zover mogelijk zijn alle directe verplichtingen uit de in 2022 ingediende aanvragen verwerkt in het resultaat. Hiertoe zijn alle bekende verplichtingen meegenomen en verwerkt in de jaarcijfers. In deze jaarstukken zijn de uitgaven van Rogplus als positieve bedragen opgenomen en de inkomsten als negatieve. Deze worden voorafgegaan door het teken Medio 2022 is de primaire begroting 2023 van Rogplus vastgesteld. Op basis van voortschrijdende inzichten is de begroting 2023 van Rogplus drie keer gewijzigd. De begrotingswijzigingen zijn gespecificeerd in de bijlagen
6.2 Totaaloverzicht Baten/
Werkelijk
Begroot
Begroot
Werkelijk
Lasten
Programma
2022
Primair 2023
3e wijziging 2023
2023
Lasten
V\*no
48.962.562
54.668.900
51.831.200
Beschermd Wtonen
6.897.910
10.889.500
6.115.300
5.690.299
Jeugdhuip
0
51.034.300
63.231.800
63.445.743
Overhead
4.776.885
4.158.300
4.183.400
4.310.103 126.417.923
60.637.357
120.751.000
125.361.700
Bijdrage Gemeente Maassluis
9.285.826
18.415.200
18.272.800
18.324.155
Bijdrage Gemeente Vlaardingen
27.691.755
54.908.700
56.225.400
56.622.709
Bijdrage Gemeente Schiedam
21.483.943
44.938.100
48.161.000
48.780.959
Bijdragen cliënten
2.175.832
2.489.000
2.228.900
2.224.916
Totaal Lasten Baten
Overige inkomsten Totaal Baten Eindtotaal
52.971.779
0
0
473.600
465.183
60.637.357
120.751.000
125.361.700
126.417.923
0
•1
0
0
De totale lasten van Rogplus over 2023 zijn per saldo C 1.056.223 hoger dan begroot. De inkomsten uit eigen bijdragen van cliënten (inclusief bijdragen voor het Wmo-vervoer) en de overige inkomsten zijn C 12.400 lager uitgevallen dan begroot. Het totaal van de gemeentelijke bijdragen valt C 1.068.623 hoger uit dan begroot. Inherent aan de financieringswijze van Rogplus is het resultaat C 0.
46
rogplus
Voorlopige jaarstukken
De volgende tabel geeft de baten en lasten per BBV-taakveld weer Baten/
Taakveld BBV
Lasten Lasten
Werkelijk
3e wijziging 2023
2023
4.183.400
4.310.103
4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken
0
37.800
113.400
113.475
6.1 Samenkrachten burgerparfdpatie
0
137.400
106.500
133.369
6.2 Toegang en eerstelijnsvoorzieningen
0
9.021.600
11.912.000
12.144.381
0
385.900
314.700
398.460
6,6 Maatoerkvoorziening (VWO)
10.042.197
11.223.100
10.205.600
11.819.229
6.71a Huishoudelijke hulp (VWO)
21.773.947
25.565.100
23.690.600
23.737.624
6.71d Overige maatwerkarrangementen (VWO)
17.146.417
17.469.400
17.542.700
17.015.692
6.72 Maataerkdiensb/erlening 18-
0
41.862.900
0
0
6.72a Jeugdhulp begeleiding
0
0
11.323.900
11.315.831
6.72b Jeugdhulp behandeling
0
0
8.814.700
8.810.035
6.72c Jeugdhulp dagbesteding
0
0
3.497.000
3.490.035
6.72d Jeugdhulp zonder verblijf overig
0
0
552.000
550.656
6.73a Pleegzorg
0
0
3.520.700
3.500.039
6.73b Gezinsgericht
0
0
9.198.200
9.141.347
6.73c Jeugdhulp met verblijf overig
0
0
1.755.000
1.744.706
6.74a Jeugd behandeling GGZ zonder verblijf
0
0
6.001.000
6.028.062
6.74b Jeugdhulp crisis/LTA/GGZ-verblijf
0
0
3.233.300
3.212.023
6.74c Gesloten plaatsing
0
0
2.849.700
2.832.835
6.81a Beschermd Vŵnen
6.897.910
10.889.500
6.115.300
5.690.299
6.82b Jeugdreclassering
0
0
432.000
429.722
60.637.357
120.751.000
125.361.700
126.417.923
-58.461.524
-118.262.000
-123.132.800
-124.193.006
6.6 Maativerkvoorziening (VWO)
-415.517
-598.600
-572.700
-601.093
6.71 Maabverkdienstverlening 18+
-1.497.327
-1.481.300
0
0
6.71a Huishoudelijke hulp (VWO)
-8.967
-19.600
-886.200
-889.475
0.8 Overige baten en lasten
6.71d Overige maalwerkarrangementen (VWO) 6.81a Beschermd Vtibnen
Eindtotaal
Begroot
Primair 2023 4,158.300
Totaal Lasten
Totaal Baten
Begroot
2022 4.776.885
0.4 Overhead
6.2 VWjkteams
Baten
Werkelijk
0
0
-495.500
-495.421
-254.021
-389.500
-274.500
-238.927
-60.637.357
■120.751.000
-125.361.700
-126.417.923
0
0
0
0
rogplus
Voorlopige jaarstukken
De tabel hieronder geeft per programma de baten en lasten per BBV-taakveld weer Programma
Baten/
Taakveld BBV
Lasten Wmo
Lasten
133.369
6.2 Toegang en eerstelijnsvoorzieningen
0
273.900
285.800
265.865
6.6 MaaWerkvoorziening (WMO)
10.042.197
11.223.100
10.205.600
11.819.229
6.71a Huishoudelijke hulp (V1MO)
21.773.947
25.565.100
23 690.600
23.737.624
0.8 Overige baten en lasten
Baten
-49.876.800
-50.985.790
-598.600
-572.700
-601.093
6.71 Maatverkdiensteerlening 18-»-
-1.497.327
-1.481.300
0
0
6.71a Huishoudelijke hulp (WMO)
-8.967
-19.600
-886.200
-889.475
-495.500
-495 421
•51.831.200
•52.971.779
-0
0
0
0
10.889.500
6.115.300
5 690.299
6.897.910
10.889.500
6.115.300
5.690.299
0.8 Overige baten en lasten
-6 643.889
-10.500.000
-5.840.800
-5.451.372
-254.021
-389.500
-274.500
-238.927
-6.897.910
•10.889.500
•6.115.300
-5.690.299
0
0
0
0
0
37.800
113.400
113.475
6.2 Toegang en eerstefijnsvoorzieningen
0
8.747.700
11.626.200
11.878.516
6.2 Wijkteams
0
385.900
314.700
398.460
6.72 MaaWerkdiensfc/erlening 18-
0
41.862.900
0
0
6.72a Jeugdhulp begeleiding
0
0
11.323.900
11.315.831
6.72b Jeugdhulp behandeling
0
0
8.814.700
8.810.035
6.72c Jeugdhulp dagbesteding
0
0
3.497.000
3.490.035
6.72d Jeugdhulp zonder verbijt overig
0
0
552.000
550.656
6.73a Pleegzorg
0
0
3.520.700
3.500.039
6.73b Gezinsgericht
0
0
9.198.200
9.141.347
6.73c Jeugdhulp met verblijf overig
0
0
1.755.000
1.744.706
6.74a Jeugd behandeíng GGZ zonder verblįf
0
0
6.001.000
6.028.062
6.74b Jeugdhulp crisis/LTA/GGZ-verblijí
0
0
3.233.300
3.212.023
6.74c Gesloten plaatsing
0
0
2.849.700
2.832.835
6.82b Jeugdreclassering
0
0
432.000
429.722
0
51.034.300
63.231.800
63.445.743
0
-51.034.300
-63.231.800
-63.445.743
0
-51.034.300
-63.231.800
•63.445.743
0
0
0
0
0.4 Overhead
4.776.885
4.158.300
4.183.400
4.310.103
4.776.885
4.158.300
4.183.400
4.310.103
0.8 Overige baten en lasten
-4.776.885
-4.158.300
-4.183.400
-4.310.103
4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken
0.8 Overige baten en lasten
Totaal Jeugdhulp
Totaal Lasten Baten
0 -54.668.900
6.897.910
Totaal Baten
Lasten
0 -48.962.562
6.81a Beschermd Wfonen
Totaal Lasten
Overhead
17.015.692 52.971.779
-52.569.400
Totaal Beschermd Wonen
Baten
17.542.700 51.831.200
-415.517
6.81a Beschermd Wbnen
Lasten
17.469.400 54.668.900
-47.040.750
Totaal Baten
Jeugdhulp
17.146.417 48.962.562
6.6 Maatoerkvoorziening (WMO)
Totaal Wmo
Totaal Lasten
2023
106.500
6.71 d Overige maaWerkarrangementen (WMO)
Wonen
Werkelijk
3e wijziging 2023
137.400
Totaal Baten
Lasten
Begroot
Primair 2023 0
6.71 d Overige maaWerkarrangementen (WMO)
Beschermd
Begroot
2022 6.1 Samenkrachten burgerparfdpale
Totaal Lasten Baten
Werkelijk
■4.776.885
•4.158.300
-4.183.400
•4.310.103
Totaal Overhead
0
0
0
0
Eindtotaal
0
0
0
0
Totaal Baten
48
rogplus
Voorlopige jaarstukken
6.3 Doorberekening gemeenten De totale kosten van Rogplus worden verdeeld over de drie gemeenten (Maassluis, Schiedam en Vlaardingen) en afgerekend. Ter financiering van de lopende uitgaven, wordt maandelijks een voorschot verkregen op deze eindafrekening. Bij de toerekening van de kosten gaat per programma als volgt: » Wmo, De kosten worden per gemeente geregistreerd en op basis van werkelijkheid ten laste van de woonplaats van de cliënt toegerekend. Voor Wmo-vervoer zijn de kosten verdeeld op basis van het aantal verreden ritten en kilometers per gemeente. De directe opbrengsten en eigen bijdragen zijn in mindering gebracht op de kosten. «
«
*
Beschermd Wonen. De uitvoering van Beschermd Wonen voor Maassluis, Vlaardingen en Schiedam valt vanaf 1 januari 2015 onder de verantwoordelijkheid van centrumgemeente Vlaardingen. De gemaakte kosten worden per gemeente geregistreerd, maar verantwoord bij de centrumgemeente Vlaardingen. Jeuadhulp. De bijdragen aan Mevis worden over de MVS-gemeenten verdeeld volgens de daarvoor in de ‘herijking 2022’ vastgelegde verdeling. De uitgaven voor jeugdhulp op basis van zorgcontinuïteit, jeugdhulp op basis van pgb en jeugdhulpvervoer worden, net als bij Wmo-voorzieningen, per gemeente geregistreerd en op basis van werkelijkheid ten laste van de woonplaats van de cliënt toegerekend Overhead. Conform de Gemeenschappelijke Regeling worden deze kosten over de gemeenten verdeeld aan de hand van de in de volgende paragraaf genoemde verdeelsleutel.
Verdeelsleutels De verdeelsleutel van de kosten van de overhead in 2023 over de drie gemeenten is afgestemd met de financiële commissie. Uitgangspunt is hierbij een evenwichtige verdeling op basis van een aantal kengetallen. De verdeelsleutel van de kosten van de uitvoering over de drie gemeenten wordt bepaald op basis van de vastgestelde kengetallen. Dit zijn: » Het aantal pashouders voor het Wmo-vervoer; » Het aantal unieke cliënten; « Het aantalaanvragen; In de begroting 2023 is per gemeente per kengetal het aantal bepaald voor het laatst afgesloten jaar. Voor de begroting 2023 is dit 2021. Per kengetal wordt de verhouding tussen de drie gemeenten berekend. Vervolgens wordt het gewogen gemiddelde berekend voor het aandeel van de gemeenten. Het aantal pashouders voor het Wmovervoer en het aantal unieke cliënten tellen hierin mee met een factor 1, het aantal aanvragen telt mee met een factor 2. Het gewogen gemiddelde wordt afgerond op halve procenten. De verdeling van de kosten is in 2023 gebaseerd op de volgende verdeelsleutel: » Maassluis 18,50Zo » Vlaardingen 43,007o » Schiedam 38,507o
49
rogplus
Voorlopige jaarstukken
Voor de uitgaven voor het contract met Mevis geldt de kostenverdeling, zoals deze is afgesproken door de MVS-gemeenten. De herijking van de opdrachtwaarde op basis van de realisatie 2022 leidt tot de volgende verdeelsleutel: « Maassluis: 15,607o » Vlaardingen: 42,307o » Schiedam: 42,0 “/o De verdeelsleutel voor het budget voor de backofficetaken leerlingenvervoer en jeugdhulpvervoer is gebaseerd op de aantallen vervoerde kinderen in het laatst afgesloten jaar. Dit leidt tot de volgende verdeelsleutel: » Maassluis: 28,607o » Vlaardingen: 35,707o » Schiedam: 35,70Zo De doorberekening aan de gemeenten geeft het volgende beeld:
Gemeente
Programma
Maassluis
Wno
Begroot
Werkelijk
2022
Primair 2023
3e wijziging 2023
2023
8.412.132
9.456.200
9.037.800
9.016.821
Beschermd Vŵnen