RV begroting 2022
Tekst van het document
Raadsvoorstel griffie Vergadering van Gemeenteraad Datum collegebesluit:
9 november 2021
Datum vergadering Voorstel van Team Portefeuillehouder Onderwerp Openbaar
9 november 2021 Koning Ontwikkeling en ondersteuning Begroting 2022 Ja
Publiekssamenvatting Als gemeente Schagen hebben we, net als alle gemeenten in Nederland, te maken met grote uitdagingen, zoals stijgende zorgkosten, toegankelijkheid op de woningmarkt, stikstofproblematiek, klimaatverandering, kansongelijkheid en krapte op de arbeidsmarkt. Waarbij we door de opschalingskorting en herverdeling van het gemeentefonds ook nog eens te maken hebben met grote financiële risico’s. Daarbovenop komt dat we een extra uitdaging hebben. Op dit moment is de organisatie onvoldoende in staat om alle ambities en wettelijke taken goed uit te kunnen voeren. Het herstelproces om de organisatie op orde te krijgen, gaat meerdere jaren duren en bestaat uit meerdere fasen. Dit raadsvoorstel – fase 1 – geeft antwoord op de vraag wat als eerste nodig is om de organisatie op orde te krijgen en daarmee te kunnen zorgen voor een goede dienstverlening in de toekomst. Deze voorstellen zorgen voor een extra financiële uitdaging. Om de uitgaven in deze begroting te dekken, stelt het college voor om enkele lasten te verzwaren, te besparen door onder andere kosten te verlagen, efficiënter te werken en meer te automatiseren en om eenmalig geld uit de algemene reserve in te zetten.
Voorgesteld besluit
1. De basisbegroting 2022 – 2025 vast te stellen. 2. In te stemmen met het bezuinigingsplan op het sociaal domein. 3. In te stemmen met de getemporiseerde invoering van de Omgevingswet en daarvoor benodigde investering. 4. In te stemmen met afwijken van de nota Grondbeleid door het vormen van de reserve Implementatie Omgevingswet uit de verkoopopbrengsten van de gronden van de Jozef Israëlsstraat en deze reserve in te zetten voor de kosten van de voorbereiding en invoering van de Omgevingswet. 5. Het college te mandateren voor de aanwending van de reserve Implementatie Omgevingswet en hierover met de P&C-cyclus te rapporteren. 6. Voor uitvoering van de RES 1.0 en Transitievisie Warmte in te stemmen met uitbreiding van de formatie van € 600.000 structureel en investering van overige lasten voor € 100.000 structureel. 7. Voor de uitvoering van het woningbouwprogramma in te stemmen met de uitbreiding van de formatie met € 713.000 te dekken uit de grondexploitatie, de opbrengst van de leges en het inverdienvermogen. 8. In te stemmen met het met het budget van € 100.000 per jaar tot en met 2025 voor het maken van gebiedsvisies. 9. Voor de uitvoering van adresonderzoek in te stemmen met de uitbreiding van de formatie van € 74.800 structureel. 10. In te stemmen met het incidenteel budget van € 100.000 voor het uitvoeren van twee onderzoeken artikel 213a in 2022. 11.
In te stemmen met de versterking van HR waarvoor benodigd formatie behoud van € 121.000 structureel en € 147.200 incidenteel en waarvoor benodigd budget voor overige kosten van € 325.000 structureel en € 100.000 incidenteel. 12. In te stemmen met versterking van team boa’s door vanaf 2022 uitbreiding van de formatie van € 131.300 structureel en vanaf 2023 € 196.900 structureel. 13. In te stemmen met het verbeteren van de huisvesting van de boa’s waarvoor benodigd € 9.625 per jaar gedurende 20 jaar. Raadsvoorstel griffie
Pagina 1 of 22
14. In te stemmen met het verbeteren van de bestuurlijke processen en advisering door uitbreiding van de formatie van € 176.800. 15. In te stemmen met het verbeteren van de ICT door uitbreiding van de formatie en diverse investeringen, waarvan structurele personeelslasten van € 564.600, structurele investering van € 300.000 en incidentele investeringen van € 240.000, en een besparing van € 560.000 vanaf 2023. 16. In te stemmen met de kosten voor het onderzoek naar de samenwerking tussen het KCC en de gehele ambtelijke organisatie voor € 25.000. 17. In te stemmen met het verbeteren van het proces van meldingen door uitbreiding van de formatie van € 56.100 structureel en een besparing van € 200.000 in 2022. 18. In te stemmen met het verhogen van de toeristen- en forensenbelasting met 20% tot €1,58. 19. In te stemmen met het inzetten van de algemene reserve voor 2022 voor € 1.559.425 voor het sluitend maken van de begroting 2022. 20. Het college te mandateren voor de aanwending van de algemene reserve zoals besloten in beslispunt 19 en de raad hierover via de P&C-cyclus te rapporteren.
Inleiding Vanaf 1 juni 2021 is Alexander Meijer gestart als interim-gemeentesecretaris met als opdracht de problemen in de organisatie in beeld te brengen en te kijken welke oplossingsrichtingen er zijn. Eén van de grootste uitdagingen die we hebben, is het op orde krijgen van de organisatie. Dit is een herstelproces dat meerdere jaren gaat duren en bestaat uit meerdere fasen. De bevindingen en het verbeterplan van de interim-gemeentesecretaris geven inzicht waar verbetering en versterking voorgesteld wordt. In bijgaand raadsvoorstel, maar ook bij de daaropvolgende begrotingswijzigingen en de kadernota 2023 – 2026 leggen we de adviezen van dit herstelproces voor. Bijgaand raadsvoorstel betreft de eerste fase van het herstelproces. Het geeft antwoord op de vraag wat als eerste nodig is om de organisatie op orde te krijgen en daarmee te kunnen zorgen voor een goede dienstverlening in de toekomst.
Beoogd effect De voorgestelde adviezen moeten ertoe leiden dat we: 1. 2. 3. 4.
in control komen binnen het sociaal domein; onze wettelijk verplichte taken kunnen uitvoeren; de eerste stappen kunnen zetten in het op kwalitatief en kwantitatief op orde brengen van de organisatie; besparingsmogelijkheden gebruiken om de organisatie op orde te brengen.
Kader Meerjarenuitvoeringsprogramma 2018-2022, diverse wetten (o.a. Jeugdwet, Wmo, Participatiewet, Omgevingswet, WOO, Inburgeringswet).
Argumentatie Als samenleving staan we voor grote uitdagingen en ervaren velen deze tijd als een periode van grote en onvermijdelijke veranderingen. Ook als gemeente hebben we hiermee te maken: stijgende zorgkosten, toegankelijkheid op de woningmarkt, stikstofproblematiek, klimaatverandering, kansongelijkheid en krapte op de arbeidsmarkt die gevolgen heeft voor onze organisatie. En daarmee onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers raakt. Net als landelijk staan ook wij in Schagen voor grote opgaven en ambities, waarbij ook nog eens te maken hebben met grote financiële risico’s. Op dit moment is het voor ons nog onduidelijk wat de financiële gevolgen voor ons zijn door de opschalingskorting en herverdeling van het gemeentefonds. Als deze risico’s zich voordoen zal hierover in de volgende raadsperiode door het gemeentebestuur het gesprek gevoerd moeten worden en voor lastige keuzes komen te staan om gemeente Schagen financieel gezond te maken. Daar bovenop hebben wij te maken met nog een extra uitdaging. Op dit moment is de organisatie kwalitatief en kwantitatief niet op orde. En daardoor onvoldoende in staat om alle ambities en wettelijke taken goed uit te kunnen voeren. Ondanks deze behoorlijke personele problemen, is er door veel medewerkers en het bestuur zeker hard gewerkt om zoveel mogelijk ballen in de lucht te houden.
Het herstelproces om de organisatie op orde te krijgen, gaat meerdere jaren duren en raakt de hele organisatie. Het herstelproces bestaat uit meerdere fasen, waarvan dit raadsvoorstel fase 1 betreft. Met onderstaande voorstellen zorgen we ervoor dat we in control komen op het sociaal domein, onze wettelijk verplichte taken kunnen uitvoeren, meer grip op onze processen krijgen, en zorgen voor besparingen in een aantal processen en taken. Per onderdeel doen wij u een aantal voorstellen om dit te bereiken.
Raadsvoorstel griffie
Pagina 2 of 22
In totaal hebben we de verschillende adviezen verdeeld in vier blokken: Blok 1: Zorgkosten binnen het sociaal domein Blok 2: Wettelijke taken Blok 3: Op orde brengen organisatie Blok 4: Inkomsten en efficiencymogelijkheden
Blok 1 Zorgkosten binnen het sociaal domein Binnen het sociaal domein hebben wij te maken met de volgende landelijke ontwikkelingen: 1. Jeugdwet: hervormingsagenda 2. Wmo: gevolgen invoering abonnementstarief 3. Participatiewet: verlaten objectief verdeelmodel van de BUIG a) Jeugdwet Voor gemeenten heeft de hervormingsagenda voor de jeugd waarschijnlijk de meeste gevolgen. Wat die zijn, wordt pas duidelijk in februari 2022 wanneer het advies van de voorbereidingscommissie naar buiten komt. Misschien wordt de reikwijdte van de jeugdwet aangepast en kan bijvoorbeeld de specialistische jeugdhulp weer landelijk worden georganiseerd. Of wijzigt de toegang en indicatiestelling van de ondersteuning en wordt er een eigen bijdrage geheven in de toekomst. Voor deze mogelijke wijzigingen geldt voor ons college het volgende uitgangspunt: taak erbij, geld erbij; taak eraf, geld eraf. De VNG steunt de gemeente Schagen in dit standpunt. Bij de jeugd hebben wij verschillende zelfstandige verwijzers: de huis- en jeugdartsen en de gecertificeerde instellingen. Hierdoor kunnen wij bij de indicatie onvoldoende aan de voorkant sturen. De mogelijkheden die er wel zijn, versterken wij. Met de praktijkondersteuners bij de huisartsen (POH) hebben we al samenwerkingsafspraken gemaakt. Door gebruik te maken van data kunnen wij scherpere gesprekken met hen voeren en ook scherper sturen op resultaten.
Een ander voorbeeld dat past in de ontwikkeling van het Thuis voor Noordje, is dat we op regionaal niveau met de gecertificeerde instellingen in gesprek gaan om te kijken of bij de intake een wijkteamconsulent kan aansluiten. De proef die hiervoor loopt in Hoorn voeren we dan regionaal in. Ook bekijken we de duur en zwaarte van de inzet van trajecten van jeugdhulp. Op basis van data die wij de afgelopen jaren hebben verkregen, kunnen we nu kijken naar de opbouw van trajecten: kan een traject korter en is bijvoorbeeld een laatste gesprek nog echt nodig? De wijkteamconsulenten bewaken dit op casusniveau, In de contractgesprekken met de aanbieders zijn dit de elementen waar wij regionaal meer op zullen sturen. Om dit te realiseren willen we vanaf 2022 voor € 50.000 structureel capaciteit uitbreiden ten behoeve van onder andere de relatie met zelfstandige verwijzers om met hen te komen tot resultaatafspraken. Deze afspraken moeten taakstellend een besparing opleveren van € 50.000 in 2022 oplopend naar structureel € 200.000 vanaf 2025. Uiteindelijk is dan sprake van een netto besparing van € 150.000 structureel. De afgelopen jaren zien wij de kosten voor Veilig Thuis en de ontwikkeling van de Integrale Crisisdienst stijgen. Bovenregionaal willen wij de dialoog starten of we hier structureel vanaf 2026 een taakstellende bezuiniging kunnen halen.
Voor beide gaan we uit van een taakstelling van € 100.000 in 2026, dus in totaal € 200.000. b) Wmo Met de intrede van het abonnementstarief in 2019 zien wij een grote stijging van kosten bij de producten voor de hulp bij het huishouden. De financiële drempel die inwoners daarvóór voelden - omdat de eigen bijdrage daarvoor inkomensafhankelijk was - is weg. Verschillende gemeenten zijn begonnen om voorzichtig het inkomen en vermogen te laten meewegen bij de indicatie van voorzieningen vanuit de Wmo, met name voor de hulp bij het huishouden. Regionaal zijn wij het gesprek gestart met de Noordkopgemeenten waarmee wij hulp bij het huishouden inkopen over welke stappen wij willen gaan nemen. Wij stellen voor te kiezen voor communicatie, om de groei te beteugelen en in de toekomst zelfs te bezuinigen. Dit is een kwestie van de lange adem, waarbij wij sterker staan door dit als regio Noordkopgemeenten op te pakken. Wij doen hierbij een moreel appèl op de inwoners, waarbij de boodschap zal zijn: “Elke inwoner maakt zelf keuzes om gezond te leven en vitaal te blijven. Als het tegenzit, kijken we naar elkaar om en zorgen we voor elkaar. De juiste ondersteuning is toegankelijk, betaalbaar, dicht bij huis en tijdig beschikbaar. De inwoner wordt geholpen om als het Raadsvoorstel griffie
Pagina 3 of 22
tegenzit de uitdagingen van het leven zo (snel) mogelijk weer het hoofd te bieden. De eigen (financiële) verantwoordelijkheid laten we daar waar het kan.” Het inzetten op deze veranderingen vergt een structurele uitbreiding van de capaciteit met € 150.000. Hiervoor willen we onder andere investeren in een publiekscampagne om inwoners meer te wijzen op de eigen (financiële) mogelijkheden (moreel appèl). Doordat gesprekken met inwoners intensiever worden en we betere afspraken willen maken over doorverwijzing met o.a. huisartsen is hiervoor meer capaciteit nodig. Dat moet een structurele besparing van oplopend € 500.000 in 2025 opleveren. Uiteindelijk is dan sprake van een netto besparing van € 350.000 structureel. Dit geven wij daarnaast handen en voeten doordat de wijkteamconsulenten naast de inwoner staan, het eigen netwerk altijd eerst wordt ingezet, zij het gesprek met de inwoner aangaan over de eigen verantwoordelijkheid, waarbij ook gekeken wordt naar de voorzienbaarheid. De vraag die wij daarbij stellen is: wat heeft de inwoner nodig om zelf te kunnen voorzien dat iets nodig is om langer zelfstandig te blijven wonen en daarvoor de maatregelen kunnen treffen (bijv. traplift, aanpassingen in badkamer, toegankelijkheid van de woning, welk vervoermiddel past mij, etc.)? Wij verwachten dat dit taakstellend een besparing van € 100.000 in 2025 oplevert.
Wij zijn gestart met de inrichting van de ontmoetingsplekken in de wijk (‘de huiskamers’). In Huys ten Oghe is hierbij gestart met dagbesteding zonder indicatie. Door dit op meerdere plekken in te voeren, maken wij het mogelijk dat inwoners in hun directe omgeving langer een plek hebben waar zij een zinvolle dagbesteding hebben. Hierbij hoeven we geen indicatie voor dagbesteding af te geven. Het inzetten op deze verandering vergt een structurele uitbreiding met € 100.000. Dat moet een structurele besparing van oplopend € 200.000 in 2025 opleveren. Uiteindelijk is dan sprake van een netto besparing van € 100.000 structureel. c) Participatiewet De nadelige gevolgen voor de berekening per gemeente van de BUIG hebben we verwerkt in de begroting. Bij de begeleiding van inwoners naar een arbeidsplek ligt onze aandacht op inwoners die niet een al te grote afstand hebben tot de arbeidsmarkt en op kwetsbare jongeren. Dit zijn de werknemers van morgen en zij lopen het hoogste risico uit te vallen in de maatschappij. Ook blijven wij inzetten op sociale activering. Deze inwoners hebben wel een grote afstand tot de arbeidsmarkt, maar hebben door vrijwilligerswerk een zinvolle daginvulling en zetten zich als vrijwilliger blijvend voor de gemeenschap in. Het huidige beleid van bijzondere bijstand (waaronder de collectieve ziektekostenverzekering) houden wij in stand.
Armoede ligt op de loer en wij willen voorkomen dat de inwoners in een onmogelijke financiële situatie terecht komen, waarbij zwaardere inzet zoals schuldhulpverlening nodig kan zijn. Financiële gevolgen ontwikkelingen sociaal domein Op grond van bovenstaande geschetste ontwikkelingen doen wij het volgende voorstel voor bezuinigingen en investeringen die nodig zijn om deze bezuinigingen te kunnen realiseren. Uitgangspunt van ons college hierbij is, dat op termijn 1 euro investeren minimaal 2 euro bezuinigen betekent. Dit resulteert in het volgende financiële overzicht: 2022
2023
2024
2025
2026
Minder hulp bij het huishouden
€ 150.000
€ 150.000
€ 150.000
€ 150.000
€ 150.000
Meer open dagbesteding
€ 100.000
€ 100.000
€ 100.000
€ 100.000
€ 100.000
zelfstandige verwijzers
€ 50.000
€ 50.000
€ 50.000
€ 50.000
€ 50.000
Totaal
€ 300.000
€ 300.000
€ 300.000
€ 300.000
€ 300.000
€ 50.000
€ 100.000
€ 150.000
€ 250.000
€ 500.000
€ 25.000
€ 50.000
€ 75.000
€ 100.000
Investering
Bezuiniging Wmo Minder benodigde hulp bij het huishouden Minder gebruik hulpmiddelen en woningaanpassingen
Raadsvoorstel griffie
Pagina 4 of 22
Minder indicaties dagbesteding
€ 25.000
€ 50.000
€ 75.000
€ 100.000
€ 200.000
€ 50.000
€ 75.000
€ 125.000
€ 150.000
€ 200.000
Jeugd Resultaatafspraken zelfstandige verwijzers Veilig Thuis en Crisisdienst
€ 100.000
Effectievere jeugdzorg+
€ 100.000
Totaal
€ 125.000
€ 250.000
€ 400.000
€ 575.000
€ 1.200.000
Totale resultaat
€ -175.000
€ -50.000
€ 100.000
€ 275.000
€ 900.000
Blok 2 Wettelijke taken Als gemeente zijn we verantwoordelijk voor het uitvoeren van diverse wettelijke taken én krijgen we de komende jaren te maken met de invoering van nieuwe wetten. Voor die nieuwe wetgeving krijgen we soms geld mee vanuit het Rijk, maar niet altijd. En vaak is het geld dat we krijgen niet voldoende om de nieuwe wetten goed te kunnen invoeren en daarna te beheren. Vooral het invoeren van een nieuwe wet en er voor zorgen dat we hem goed kunnen uitvoeren, vraagt incidenteel altijd extra tijd en geld. Om dat goed te kunnen doen en tegelijk onze veranderkracht op dit gebied te vergroten en versterken, stellen we onderstaande maatregelen voor. 2.1 Invoering omgevingswet De invoering van de Omgevingswet is nu gepland voor 1 juli 2022. Dit is een omvangrijke operatie die in 2029 zal zijn afgerond en van ons een enorme ambtelijke en financiële inspanning eist. Er zijn twee invoeringsstrategieën mogelijk: een snelle (ambitieuze) invoering en een getemporiseerde invoering. Bij een ambitieuze invoering is de investering in 2022 en 2023 veel hoger; bij een getemporiseerde invoering zijn de kosten meerjarig gelijkmatiger gespreid. Om die reden stellen we de getemporiseerde invoering voor, met de intentie om te versnellen als dat nodig is. Overzicht kosten ambitieuze en getemporiseerde invoering
Ambitieuze invoering
Getemporiseerde invoering
2022
€ 974.119
€ 547.658
2023
€ 1.000.862
€ 510.941
2024
€ 547.800
€ 548.480
2025
€ 221.612
€ 371.612
2026
€ 77.419
€ 307.419
2027
€ 27.956
€ 327.956
2028
€ 27.956
€ 227.956
2029
€ 27.956
€ 63.658
Subtotaal
€ 2.905.680
€ 2.905.680
Structureel beschikbaar in begroting € 41.000 € 328.000
€ 328.000
Totaal
€ 2.577.680
€ 2.577.680
Deze berekening is gebaseerd op het financieel dialoog model van de VNG (Deloitte) en is met inbegrip van invoering Wet Kwaliteitsborging (WKB). Het gaat hier om de transitiekosten die we nog moeten investeren, niet om de uitvoeringskosten. Hierbij is wel rekening gehouden met frictiekosten. Getemporiseerde invoering heeft als belangrijk nadeel dat we langere tijd met meerdere regimes werken (de oude bestemmingsplannen en het nieuwe omgevingsplan). Dat kan negatieve gevolgen hebben voor zowel inwoners als de ambtelijke organisatie. Onder de Omgevingswet kunnen meer activiteiten onder algemene regels vallen, meldingplichtig of vergunningvrij zijn. Onder het oude regime is de vergunningplicht het uitgangspunt. Dit betekent meer beoordelingswerk, meer capaciteit en meer kosten. De inwoner zal ook merken dat – afhankelijk van de locatie waarop een activiteit betrekking heeft - er verschillen in de dienstverlening zijn binnen de gemeente. De kosten betreffen voornamelijk uren van ambtenaren, inhuur en van opdrachten die we kunnen uitbesteden. Deze werkzaamheden moeten voornamelijk door specialisten zoals RO-juristen en planologen worden uitgevoerd.
Raadsvoorstel griffie
Pagina 5 of 22
Omdat we op deze vakgebieden binnen de organisatie nu al heel weinig mensen hebben, gaan we er van uit dat hiervoor binnen de huidige bezetting geen ruimte is. Wel hebben we de intentie een deel van de investering om te zetten in vaste formatie die de eerste vier jaar volledig ingezet wordt op de Omgevingswet en na vier jaar via natuurlijk verloop door pensionering kunnen opvangen. We verwachten voor de invoering geen dekking van het Rijk. Voor de invoeringskosten gaan we er van uit dat elk bestuursorgaan de eigen invoeringskosten draagt. Op grond van de door de VNG, IPO en BZK ondertekende beheerovereenkomst is met ingang van 2019 voor de beheertaak van het Digitaal Stelsel Omgevingswet vanuit de algemene uitkering een bijdrage van de gemeenten geboekt die voor de gemeente Schagen neerkomt op € 55.000,- per jaar negatief. Uitgangspunt is dat de Omgevingswet tot efficiency leidt en zichzelf terugbetaalt. Er zijn overigens onderzoeken die dit beeld nuanceren. Het gesprek tussen VNG en Rijk zal worden voortgezet met het nog te vormen nieuwe kabinet. Wij stellen voor de verkoopopbrengsten van de gronden van de Jozef Israëlsstraat te bestemmen in een nieuw te vormen reserve Implementatie Omgevingswet en deze aan te wenden voor de voorbereiding en invoering van de omgevingswet.
Wij vinden dat de investeringen grosso modo na een aanloopperiode van twee jaar gelijk moeten staan aan de besparingen. Ons voorstel is om vanaf 2025 de besparingen op de uitvoering op Omgevingswet taken dan in te boeken euro 300.000,00. Wanneer voor de getemporiseerde invoering wordt gekozen, kan dit getal qua jaarlijkse besparing gelijk blijven, maar wordt de aanloopperiode langer ingeschat (vier jaar.) 2.2 Uitvoering Regionale Energie Strategie (RES) en Transitievie Warmte (TVW) In het Klimaatakkoord van Nederland zijn de doelstellingen van het Klimaatakkoord Parijs vertaald in concrete acties voor Nederland tot 2050. Onderdelen hiervan zijn de Regionale Energie Strategie (RES) voor het opwekken van duurzame elektriciteit en de Transitievisie Warmte. De gemeenteraad heeft in juni 2021 de RES 1.0 vastgesteld. De 18 gemeenten in Noord-Hollland Noord hebben de opdracht om de RES NHN 1.0 concreter uit te werken naar een tweede versie: de RES NHN 2.0. Voor juli 2023 stellen alle deelnemende partijen deze vast. Voor de invulling van deze opgave in gemeente Schagen onderzoeken we de volgende opties:
Zon op land in de zoekgebieden zon uit de RES 1.0. Zon op grote daken. Zon op grote parkeerterreinen. Kleine windturbines (microturbines) op agrarisch bouwvlak.
De gemeenteraad heeft de transitievisie warmte (TVW) in november 2021 vastgesteld. Voor de invulling van deze opgave bekijken we de volgende opties: Gemeentebrede aanpak: Hierbij geven we bewoners op een gedetailleerde manier handelingsperspectief voor het enerzijds isoleren en anderzijds aardgasvrij maken van hun woning. Wijkuitvoeringsplan isoleren: Grondige aanpak voor één of meer buurten met de meeste kansen, waar op een systematische en kostenefficiënte manier grotere aantallen woningen kunnen worden geïsoleerd. Wijkuitvoeringsplan proef aardgasvrij: Dit is een proefproject waarin wij een buurt of een deel van een buurt aardgasvrij maken. Onderzoek kansen warmtenet in de kernen Schagen en Warmenhuizen. Onze rol is regisserend, initiërend en aanjagend. Vooral de participatieopgave is groot en complex, omdat we weinig doorzettingsmacht hebben en samenwerking met energiegebruikers en een groot aantal stakeholders tot resultaat moet leiden. De samenwerking met belangrijke stakeholders, zoals Alliander, de provincie, LTO, energie coöperaties, HVC, Wooncompagnie en OFS is ook uitdagend, omdat weliswaar het einddoel helder is, maar onderliggende belangen en inzichten uiteenlopen.
De uitvoering van de RES en de TVW maken onderdeel uit van het programma Duurzaamheid, dat uit 6 programmalijnen bestaat: Elektriciteit (waaronder RES), Warmte (waaronder Transitievisie warmte en wijkuitvoeringsplannen), Klimaatadaptatie, Duurzame Mobiliteit, Groen & biodiversiteit en Circulaire economie. Om onze ambities voor de RES en TVW waar te kunnen maken, stellen wij voor de formatie uit te breiden. En de personeelslasten die op dit moment nog op het duurzaamheidsbudget drukken niet meer ten laste te laten komen van het duurzaamheidsbudget. Dit budget hebben we hard nodig om onze opgave te halen voor bijvoorbeeld de inzet van derden of financiële prikkels, zoals voor onderzoeksopdrachten, gespecialiseerde ondersteuning en voorbeeldprojecten. De kosten voor capaciteit kunnen we daarom niet langer ten laste brengen van het duurzaamheidsbudget. De personeelslasten hiervoor schatten we in totaal in op € 600.000,-.
Raadsvoorstel griffie
Pagina 6 of 22
We verwachten dat er wel subsidies en ondersteuning vanuit Rijk en provincie komen. Hierop hebben we echter nog geen concreet zicht. Bovendien denken we dat dit geen of onvoldoende dekking biedt voor de formatie die we nodig hebben. Tot nu toe waren de ontvangen subsidies en rijksbijdragen telkens incidenteel, terwijl we een structurele behoefte hebben. Wanneer er mogelijkheden zijn om subsidie aan te vragen, dan doen we dat uiteraard. Financiële samenvatting 2.2
Structurele personeelslasten
€ 600.000
Inzet derden en financiële prikkels
€ 100.000
Subtotaal
€ 700.000
Duurzaamheidsbudget
€ -300.000
Bijdragen Rijk c.q. provincie
0
Totaal
€ 400.000 -/-
2.3 Verhogen woningbouwprogramma naar 300 woningen per jaar In het Meerjarenuitvoeringsprogramma 2018-2022 staat dat er voldoende betaalbare woningen moeten komen in de gemeente Schagen door:
“Meer koop- en huurwoningen bouwen voor alle inkomensgroepen, verspreid over de hele gemeente Wij streven naar nieuwbouw van 300 woningen per jaar Voldoende starterswoningen in alle kernen Meer mogelijkheden voor woningbouw boven op de provinciale woningbouwprogrammering blijven gezocht worden, ook in het buitengebied (buiten de rode contouren) Wij bouwen zoveel mogelijk voor de lokale vraag naar woningen” Op basis van het (nog vast te stellen) regionaal woonakkoord verwachten we dat we tot 2030 minimaal 300 nieuwe woningen per jaar bouwen. We willen zeker weten dat we in de behoefte van alle doelgroepen voorzien en de juiste woningen bouwen. Ook is de hoeveelheid geschikte gemeentegrond aan het afnemen. Daarom is het ook nodig dat we meer gaan werken vanuit gebiedsgerichte ontwikkelvisies en eigen grondposities. Voor de kern Schagen hebben we inmiddels een ontwikkelvisie gemaakt. De gemeenteraad heeft gevraagd om voor meer kernen een ontwikkelvisie op te stellen. In Schagen Oost hebben we de Wet voorkeursrecht gemeenten toegepast om gronden te kunnen verwerven en speculatie te voorkomen. Voor de uitvoering van het woningbouwprogramma heeft de planeconoom berekend hoeveel capaciteit we hiervoor nodig hebben. Het blijkt dat we een uitbreiding van de bestaande capaciteit nodig hebben. De personeelskosten voor de uitbreiding schatten in totaal in € 713.000,- .
Het opstellen van een gebiedsgerichte ontwikkelvisie vereist inzet van derden voor de benodigde onderzoeken, ontwerpen en participatie. Per gebied hebben we een budget nodig van € 100.000,-. Met de beoogde formatie kunnen we 1 gebiedsvisie per jaar opstellen. Voor de komende 4 jaar hebben we daarom jaarlijks € 100.000,- nodig. We kunnen deze kosten deels dekken door het vergroten van het verdienvermogen en mogelijk uit de legesopbrengsten. Voor 2022 hebben we binnen de meerjarige grondexploitatie voor € 493.000,- aanvullende ruimte. We verwachten vanaf 2023 en verder vanwege woninguitbreiding meer inkomsten uit ozb hebben, waardoor we vanaf 2023 € 400.000,- aanvullende ruimte binnen de meerjarige grondexploitatie hebben. Nieuwe projecten zullen de grondexploitatie aanvullen waardoor er ook dekking voor daaropvolgende jaren ontstaat. Financiële samenvatting 2.3
Structurele personeelslasten
€ 713.000
Gebiedsvisie (incidenteel per jaar t/m 2025)
€ 100.000
Subtotaal
€ 813.000
Raadsvoorstel griffie
Pagina 7 of 22
Opbrengsten leges en inverdienvermogen
€ -320.000
Dekking vanuit GREX
€ -493.000
Totaal
€0
2.4 Implementatie Wet Open Overheid De Tweede kamer heeft de Wet Open Overheid (WOO) aangenomen. De wet beoogt de gehele overheid transparanter en toegankelijker te maken. Na goedkeuring door de Eerste kamer treedt de wet waarschijnlijk in 2022 in werking. De huidige Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) wordt dan ingetrokken. De financiële middelen die het rijk voor de nieuwe wet verstrekt zijn bestemd voor het opleiden van medewerkers, aanpassen van procedures, actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën zoals genoemd in de WOO, het aanwijzen van een contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen. Het budget dat het rijk hiervoor beschikbaar stelt is € 124.000,- in 2022 en loopt op naar € 170.000,- in 2025. De projectleider die we werven voor de implementatie, stroomt daarna door naar de functie van contactfunctionaris voor de organisatie. Financiële samenvatting 2.4
Structurele personeelslasten
€ 124.000
Subtotaal
€ 124.000
Dekking vanuit het Rijk inzake WOO
€ -124.000
Totaal
€0
2.5 Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer De wet, die naar verwachting 1 juli 2022 in werking treedt, geeft inwoners en ondernemers het recht om ieder formeel bericht dat zij aan een bestuursorgaan willen sturen elektronisch te verzenden. Momenteel kunnen zij een bericht alleen elektronisch naar een bestuursorgaan sturen voor zover dat bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Met de Wet modernisering elektronische bestuurlijk verkeer wordt de Algemene wet bestuursrecht gewijzigd. De benodigde inventarisatie die nodig is om de wet in te voeren, doen we met de bestaande capaciteit. Daarnaast zal de projectleider WOO ook de verdere invoering van deze wet begeleiden. Door de uitvoering van deze wet kunnen we de formele berichten nog meer stroomlijnen binnen de organisatie, waardoor zowel de behandeling als de afhandeling efficiënter gedaan kan worden. Dit levert een toekomstige besparing op. Efficiënter berichtenverkeer wordt ingeschat op een besparing van 100.000 vanaf 2023. Financiële samenvatting 2.5
Structurele personeelslasten
€0
Totaal
€0
2.6 Adresonderzoek, Landelijke aanpak adreskwaliteit Het voeren van goede basisregistraties is een kerntaak van de gemeente. Een zo hoog mogelijke kwaliteit van de opgenomen en verwerkte gegevens is hierbij een uitgangspunt. Dit geldt met name ook voor de basisregistratie personen. Onjuiste gegevens kunnen de overheid en dus ook de gemeente veel geld kosten. Adresonderzoek draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit en kan daarmee fraude met adresgegevens voorkomen en bestrijden. Met onderzoek naar adresfraude kan ook uitkeringsfraude of misbruik van regelingen als kinderbijslag en studiefinanciering aan het licht komen.
Raadsvoorstel griffie
Pagina 8 of 22
Het onderzoek en het daarmee gepaard gaande huisbezoek brengt niet alleen adresfraude aan het licht, maar ook situaties waarin inwoners juist ondersteuning nodig hebben. Bijvoorbeeld behoefte aan zorg of schuldhulpverlening of juist het voortijdig voorkomen van een zorgvraag. Op dit moment huren we structureel in om deze taak goed uit te kunnen voeren en betalen dit uit de beschikbare vacatureruimte. Door de coronaperiode was deze financiële ruimte beschikbaar. Inmiddels is deze ruimte niet meer beschikbaar en moeten we deze taak wel uitvoeren. Daarom adviseren we om de formatie van het taakveld Burgerzaken hiervoor uit te breiden. De kosten hiervoor zijn € 74.800,- structureel. Financiële samenvatting 2.6
Structurele personeelslasten
€ 74.800
Totaal
€ 74.800
2.7 Artikel 213a – accommodatiebeleid en financiën Art 213a onderzoeken worden onder leiding van de directie uitgevoerd in opdracht van ons . Hiervoor zijn jaarlijks uitvoeringsmiddelen nodig. Deze zijn niet begroot. Het college voert graag het gesprek met de raad bij de Kadernota of vanaf 2023 hiervoor wel structurele middelen worden begroot. Het college wil incidenteel komend begrotingsjaar voor zowel het accommodatiebeleid als financiën een 213a-onderzoek uitvoeren. Hiervoor is het benodigd budget € 50.000 per onderzoek. Bij financiën wordt onderzocht hoe de beheersing van de financiële rapportage is en of die op orde is, en of het financieel beheerssysteem zich snel kan aanpassen aan nieuwe risico’s en de vele veranderingen. Voor het accommodatiebeleid gaat het om de doelmatigheid en rechtmatigheid van het accommodatiebeleid. Financiële samenvatting 2.7
Kosten onderzoek
€ 100.000
Totaal
€ 100.000
2.8 Wet Inburgering Vanaf 1 januari 2022 geldt de nieuwe Wet Inburgering waarbij wij als gemeente regie voeren op de uitvoering van het nieuwe inburgeringsstelsel. Dit betekent dat wij de brede intake afnemen, het persoonlijk participatie en integratieplan (PIP) opstellen, de maatschappelijke begeleiding van inburgeringsplichtigen doen, verantwoordelijk zijn voor de duale aanpak (werken en leren) en de inkoop van het taalaanbod en de andere verplichte onderdelen. De snelste weg voor inburgeringsplichtigen om mee te doen in onze maatschappij is het leren van de Nederlandse taal en het vinden van een baan. Hierbij hoort een goede start. De eerste zes maanden van het inburgeringstraject zijn gemeenten daarom verantwoordelijk om inburgeraars financieel te ontzorgen. Vanuit het Rijk is geld beschikbaar om de Wet Inburgering te kunnen uitvoeren. Het is onduidelijk of de rijksbijdrage voldoende is. Tot nu toe waren landelijk, regionaal en lokaal de signalen anders. Financiële samenvatting 2.8
Structurele personeelslasten
€ 162.400
Ingekochte diensten
€ 290.400
Subtotaal
€ 452.800
Dekking vanuit het Rijk
€ -452.800
Totaal
€0
Raadsvoorstel griffie
Pagina 9 of 22
Blok 3 Op orde brengen organisatie In deze veranderende tijd staan we als samenleving voor grote uitdagingen waar we als gemeente veel mee te maken hebben. Daar bovenop komt dat we als organisatie nog een extra uitdaging hebben. Op dit moment is de organisatie niet op orde en niet in evenwicht met onze ambities en wettelijke taken. Het herstelproces hiervoor gaat meerdere jaren duren. Hieronder vindt u voorstellen voor de eerste verbeteringen om de organisatie op orde te brengen. 3.1 Versterking HR Het noodzakelijk dat de inrichting en positionering van het HR-team aan sluit bij de ontwikkeling en versterking van de ambtelijke organisatie. Aanvankelijk zou de functie van strategisch beleidsadviseur HR medio 2022 vervallen om daarmee te voldoen aan de taakstelling. Echter heeft de strategisch beleidsadviseur, als inhoudelijk coördinator van de strategische HR-kalender grote invloed op deze versterking en komt daarmee bij nader inzien niet in aanmerking om te laten vervallen. Daarnaast is het van cruciaal belang met name operationele taken op de goede plek uit te laten voeren en niet op het niveau van de strategisch beleidsadviseur HR. Door de huidige krappe arbeidsmarkt is het moeilijk vacatures te vervullen. De komende twee jaar trekken we daarom een recruiter aan, waardoor we zorgen voor extra capaciteit en expertise.
En wat als resultaat moet opleveren dat we minder inhuur nodig hebben op reguliere vacatures omdat we deze sneller kunnen invullen. Ook zorgt deze functionaris er mede voor dat de gemeente Schagen als een aantrekkelijke en goede werkgever op de kaart komt te staan. Niet alle medewerkers kunnen meebewegen met de huidige ontwikkeling die de gemeente Schagen doormaakt. Om deze medewerkers goed van werk naar ander passend werk te kunnen begeleiden, willen we tijdelijk extra capaciteit en budget inzetten om deze begeleiding te kunnen bieden. Financiële samenvatting 3.1 2022
2023
Structurele personeelslasten
€ 121.000
€ 121.000
Incidentele personeelslasten
€ 147.200
€ 84.000
Structurele en incidentele kosten voor € 425.000 o.a. mobiliteit, werving & selectie en e-hrm
€ 325.000
Subtotaal
€ 530.000
€ 693.200
Reeds in basisbegroting opgenomen € -180.000
€ -155.000
Totaal
€ 375.000
€ 513.200
3.2 Uitbreiding team boa’s en huisvesting boa’s 3.2.1 Uitbreiding team boa's Na de regionalisering van de gemeentepolitie in 1993 zien wij dat gemeenten steeds meer ‘oude’ gemeentepolitietaken terugkrijgen, omdat de politie zich meer en meer beperkt tot haar wettelijke kerntaak. Voor deze ontwikkeling wordt geen rijksbijdrage ontvangen. Als gemeente is het belangrijk om rekening te houden met de taakverzwaring voor gemeenten en daarmee gepaard gaande eventuele uitbreiding van bevoegdheden voor de boa’s. Door de boa’s structureel in te zetten op doordeweekse avonden en in de weekenden zorgt dat voor duidelijkheid bij de inwoners (ondernemers, organisaties, et cetera) en onze veiligheidspartner, de politie. Hiermee leveren de boa’s een efficiënte en effectieve bijdrage aan de veiligheid in de gemeente. Om te kunnen voorzien in de behoefte aan Boa’s, hebben ook omliggende gemeenten hun boa-team uitgebreid of zijn hier mee bezig. De werkzaamheden van de ’boa’s zijn in de beeldvormende vergadering van 4 oktober aan de orde gekomen. Wij breiden de capaciteit van het team boa’s in twee stappen structureel uit. Vanaf 2022 zijn de kosten hiervan in totaal structureel € 131.300,-; vanaf 2023 structureel € 196.900. Financiële samenvatting 3.2.1 Raadsvoorstel griffie
Pagina 10 of 22
2022
2023
Structurele personeelslasten
€ 131.300
€ 196.900
Totaal
€ 131.300
€ 196.900
3.2.2 Huisvesting boa's Het team boa’s werkt vanaf onze locatie aan de Zijperweg, waar zij geen goede werkomgeving hebben. Hiervoor moeten we een deel van het gebouw aanpassen. Door een bestaande hal om te bouwen en te zorgen voor een goede kleedruimte voor de boa’s, beschikken zij over een geschikte werkplek. De kosten hiervoor komen neer op € 175.000,-. Bij het activeren van dit bedrag en afschrijven gedurende 20 jaar, zijn de afschrijvingslasten € 9.625,- per jaar. Financiële samenvatting 3.2.2
Jaarlijkse exploitatielasten
€ 9.625
Totaal
€ 9.625
3.3 Renoveren inclusief bouwkundig aanpassen werkruimte bodedienst De werkruimte en werkplek van onze bodedienst vraagt om modernisering en aanpassingen. We moeten de keukeninrichting vernieuwen en een goede werkplek voor de bode inrichten. De kosten voor deze renovatie zijn € 60.000. Hier is dekking voor opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan van het gemeentehuis en staat gepland voor 2022. Financiële samenvatting 3.3
Eenmalige kosten
€ 60.000
Subtotaal
€ 60.000
Dekking vanuit meerjarenonderhoudsplan
€ -60.000
Totaal
€0
3.4 Aanpassing Laan 19 – postcoronatijdperk Op de korte termijn, als de samenleving min of meer virusvrij is, hopen we over te kunnen gaan naar een wereld zonder corona op de werkvloer. De afgelopen anderhalf jaar hebben we geleerd hoe we thuiswerken en op kantoor werken kunnen combineren, wat we echt belangrijk vinden om samen te werken en ons verbonden te voelen, en wat we daarvoor nodig hebben. Vanuit goed werkgeverschap is het belangrijk om ervoor te zorgen dat ons gemeentehuis een kantoor is waar we elkaar kunnen ontmoeten en samen werken; en te zorgen voor een fijne en veilige werkomgeving. We werken dit uit in een plan waarvoor we een apart raadsvoorstel maken met daarbij een dekkingsvoorstel. Naar verwachting volgt deze in het eerste kwartaal van 2022, waarna na aanbesteding – indien nodig – we in het derde kwartaal van 2022 starten met de uitvoering. Financiële samenvatting 3.4
Kosten
0
Subtotaal
0
Dekking via apart raadsvoorstel Totaal
Raadsvoorstel griffie
0
Pagina 11 of 22
3.5 Uitbreiding met directiesecretaris en 2 bestuursadviseurs In de organisatie ontbreekt het op dit moment in de advisering aan college en directie aan voldoende strategisch vermogen met tegelijkertijd voldoende politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Hier willen we op korte termijn in investeren door het creëren van de functie van directiesecretaris en de functie van bestuursadviseur. De directiesecretaris wordt, naast de ondersteuning van de directie, belast met de coördinatie van de advisering over ledenraadplegingen, ledenvergaderingen, ledenbrieven, enquêtes, etc., van de VNG en VNHG. Daarnaast ondersteunt de directiesecretaris regionale overlegvormen als de burgemeesterskring en dergelijke. Verder verzorgt deze de interne coördinatie ten aanzien van Gemeenschappelijke Regelingen en bijbehorende adviesprocessen. Ook is er een duidelijke behoefte aan het continu verbeteren van de kwaliteit van het bestuurlijk proces en de bijbehorende producten, met name de adviesprocessen en stukken voor directie, college en raad. De 2 bestuursadviseurs zorgen voor een hogere kwaliteit van de integrale advisering aan het college vanuit hun bestuurskundige achtergrond met grote politieke affiniteit en inhoudelijke kennis en ervaring met bestuurlijke processen en advisering.
Op dit moment zijn deze taken vaak versnipperd door de organisatie en kan deze taak kwalitatief en kwantitatief onvoldoende worden gewaarborgd door de huidige inhoudelijke (strategische) beleidsadviseurs. Duidelijk is dat zij hierdoor niet kunnen voorzien in de behoefte van het college om strategisch geadviseerd en ondersteund te worden. Wij verwachten dat de komst van 2 bestuursadviseurs voor het gehele college voldoende is om in de geschetste behoefte te kunnen voorzien. Daarenboven zijn alle beleidsmedewerkers verantwoordelijk voor betere en overtuigender geadviseerde college- en raadsvoorstellen. De hier genoemde drie extra strategische adviseurs kunnen wel voor een belangrijke impuls zorgen voor deze kwaliteitsverbetering. Binnen de huidige formatie valt formatie vrij (waaronder de leanbegeleider). Deze vrijgevallen formatie willen we inzetten voor de uitbreiding met een directiesecretaris en bestuursadviseurs. De personeelskosten voor de nieuwe functies bedragen structureel € 364.400,- waarvan we € 187.600,- kunnen bekostigen vanuit de vrijgevallen formatie. Financiële samenvatting 3.5
Structurele personeelslasten
€ 364.400
Subtotaal
€ 364.400
Dekking vanuit vrijgevallen formatie
€ -187.600
Totaal
€ 176.800
3.6 Doorkijk en ontwikkeling ICT De digitalisering versnelt in alle facetten van de samenleving en er ontstaat een informatiesamenleving waarin computeralgoritmes het leven beïnvloeden en keuzes maken voor mensen en organisaties. De gemeente wordt nog meer een informatie-gedreven organisatie. Al vaker gebruiken we data-analyse bij vraagstukken uit de samenleving en is data-analyse het vertrekpunt van nieuw beleid. Beveiliging van informatie en bescherming van privacy in processen wordt nog belangrijker. Onze uitdaging in de digitale samenleving is om grip te houden op onze informatiehuishouding en tegelijkertijd de dienstverlening digitaal toegankelijk te vernieuwen. De snelle digitalisering van de maatschappij vereist dat de gemeente haar kennis, vaardigheden en competenties vergroot op het gebied van de impact van digitalisering op de samenleving. Bij het op orde brengen van onze organisatie hoort ook het digitaal op orde brengen hiervan, zodat we een wendbare en veerkrachtige organisatie kunnen zijn. Als gemeente staan we voor meerdere ICT-uitdagingen, zoals grip op informatie, zaakgericht werken, opslag en beveiliging van data, toegankelijkheid en inclusie, infrastructuur en standaardisatie en digitale fitheid van de organisatie. Om de organisatie ook digitaal op orde te brengen, adviseren wij voor 2022 een aantal investeringen, zowel incidenteel als structureel.
Hieronder vindt u waarvoor deze investeringen bedoeld zijn.
Investering
incidenteel
Implementatie en vernieuwen van: belastingen/heffen systeem, gegevensmakelaar, archivering & ontsluiting van informatie, intranet, (her)inrichting systemen Ruimtelijke Ontwikkeling t.b.v. Omgevingswet, Open Data portaal, platform voor data integratie, digitalisering front-office proces rondom rijbewijzen.
€ 240.000
Raadsvoorstel griffie
Structureel
Pagina 12 of 22
Ontwikkeling: applicatielandschap, gebruikslicenties, inhuur specialisten & consultancy, informatie-architectuur, Cloud-voorzieningen en beveiliging, onderzoek en experimenten.
€ 300.000
Gezien de ontwikkelingen tot nu toe en naar de toekomst kijkend is het randvoorwaardelijk om een personele investering van € 564.600,- te doen in het team Informatie & Advies. Dit is nodig om de organisatie goed te kunnen blijven ondersteunen op het gebied van de bedrijfsvoering, informatievoorziening en de digitale dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Omdat we meer werkprocessen automatiseren, hebben we minder mensen nodig die deze werkzaamheden nu handmatig doen. De komende jaren verwachten we dat dit een besparing kan opleveren van € 560.000,- ten laste van bedrijfsvoeringsbudgetten (fte/ inhuur/ diensten etc). Met alle investeringen in cybercrime en privacy-onderdelen minimaliseren we de kans dat we boetes. In Enschede ging dat om een boete van maar liefst € 600.000,- . Ook het beveiligen van onze data en infrastructuur zorgt ervoor dat we ons beschermen tegen enorme hoge kosten. Hof van Twente heeft minimaal € 4 miljoen schade geleden na de ransomware aanval. De kosten om 1 dag onze infrastructuur niet beschikbaar te hebben zijn ongeveer € 125.000,-. Financiële samenvatting 3.6 2022
2023
Structurele personeelslasten
€ 564.600
€ 564.600
Structurele investeringen
€ 300.000
€ 300.000
Incidentele investeringen
€ 240.000
Subtotaal
€ 1.104.600
€ 864.600
€ 1.104.600
€ 304.600
Besparing vanaf 2023 Totaal
€ -560.000
Blok 4 Inkomsten, efficiencymogelijkheden en dekking Om onze organisatie op orde te brengen en de versterking die hiervoor nodig is, kijken we uiteraard ook naar inkomsten en efficiencymogelijkheden. Dat is een flinke uitdaging, gezien de financiële onzekerheid vanwege de opschalingskorting van € 702.000 die boven ons hoofd hangt en herverdeling van het gemeentefonds. Iets waar overigens alle gemeenten in Nederland mee te maken hebben. De septembercirculaire laat zien wat we vanuit het Rijk mogen verwachten, de accountant laat in zijn managementletter zien waar we als organisatie nog stappen – en dus ook efficiency – kunnen maken. Dit sluit ook aan op de beelden die onze interim gemeentesecretaris met u deelde. Verder is er nog een aantal knoppen waaraan we op korte termijn gaan draaien om op deze manier tijd, geld en energie te besparen. Tijd, geld en energie die we kunnen stoppen in het herstel van onze organisatie, verbeteren van onze dienstverlening en waarmaken van onze ambities. 4.1 September circulaire De ontwikkeling van de algemene uitkering wordt voor een belangrijk deel bepaald door de ontwikkeling van de totale rijksuitgaven (accresrelevante uitgaven; ARU). Volgens de normeringssystematiek (trap-op-trap-af) hebben wijzigingen in de ARU direct invloed op de ontwikkeling van de algemene uitkering en daarmee op de omvang van het gemeentefonds.
De jaarlijkse toename of afname van het gemeentefonds, voortvloeiend uit de normeringssystematiek, wordt het accres genoemd. In deze circulaire is een nieuwe accresraming opgenomen voor het jaar 2022 en verder, berekend conform de huidige normeringssystematiek. Voor alle jaren vanaf 2022 is sprake van een opwaartse bijstelling van het accres. Met name in 2022 is sprake van een forse stijging. Naast de accres ontwikkeling heeft het kabinet incidenteel voor het jaar 2022 extra geld beschikbaar gesteld ter compensatie van de tekorten in de jeugdzorg. Dit bedrag komt bovenop de eerder toegezegde € 300 miljoen voor dat jaar. Tussen het Rijk, VNG, en IPO is overeenstemming bereikt over het opnemen van een stelpost voor de extra gelden jeugd voor de jaren 2023 en verder. De stelpost bedraag 75% van de bedragen die zijn opgenomen in de hervormingsagenda jeugd.
Raadsvoorstel griffie
Pagina 13 of 22
De financiële mutaties uit de september circulaire hebben een doorwerking naar de cijfers voor de begroting 2022 en de meerjarenraming 2023-2025. Inhoudelijk verwijzen wij naar de bijlage bij dit raadsvoorstel voor de toelichting en duiding op de septembercirculaire. 4.1.1. Opschalingskorting + taakstellende besparing De opschalingskortingen zijn voor de jaren 2020 tot en met 2022 bevroren, waardoor de algemene uitkering voor die jaren hoger is. Volgens de huidige stand van zaken worden deze opschalingskortingen in 2023 er weer bij opgeteld, waardoor de cumulatieve opschalingskorting weer op het oude niveau komt (een jaarlijkse korting van € 702.000). Deze zijn ook zo verwerkt in de algemene uitkeringen en opgenomen in de begrotingscijfers vanaf 2023. Het is aan een nieuw kabinet om te besluiten over de opschalingskortingen vanaf 2023. Dit negatieve financiële perspectief is een extra financiële opgave voor het gemeentebestuur van gemeente Schagen voor de komende jaren. Komende jaren verlaten 60 collega's alleen al door pensionering de ambtelijke organisatie van Schagen. Wij gaan ervan uit dat 50% van hun taken niet of niet op dezelfde manier worden ingevuld. Uitgaande van ongeveer 3 miljoen loonkosten voor deze collega's stellen wij voor vanaf 2024 1 miljoen taakstellende besparing op te nemen.
Dit bedrag komt boven op de taakstellende besparing door de effecten van automatisering en robotisering van onze primaire werkprocessen en bovenop de andere genoemde besparingen. Netto effecten september circulaire
2022
2023
2024
2025 bedragen x € 1.000
Accres, nominale ontwikkeling, aantallen en overige mutaties
-2.282 V
-1.644 V
-1.668 V
-1.920 V
Gelden jeugdzorg
-2.864 V
-1.762 V
-1.612 V
-1.432 V
Overige mutaties
-64 V
44 N
47 N
55 N
Totaal toename
-5.210 V
-3.362 V
-3.233 V
-3.297 V
158 N
19 N
19 N
19 N
Effect september circulaire
-5.052 V
-3.343 V
-3.214 V
-3.278 V
In begroting is al rekening gehouden met
2.952 N
1.762 N
1.612 N
1.432 N
Netto effect voor de begroting
-2.100V
-1.581 V
-1.602 V
-1.846 V
Uitgaven
4.2 Algemeen beeld managementletter In september 2021 heeft onze accountant Ipa-Acon Accountants de interim-controle over de periode januari tot en met juli 2021 uitgevoerd en zijn bevindingen met ons gedeeld in de managementletter. Tijdens deze interim-controle richt de accountant zich voornamelijk op financiële processen en financieel-administratief beheer, en op processen die financiële processen raken, zoals personeels- en salarisadministratie en ICT. Het algemene beeld van de accountant is dat de (financiële) processen en het financieel-administratief beheer op een voldoende niveau zitten. Dit betekent dat de basisregistraties die nodig zijn om een administratie te voeren en die leiden tot producten zoals een tussenrapportage voldoende zijn. Wel merkt de accountant op, stelliger dan in eerdere jaren, dat hij de indruk heeft dat de ontwikkeling op het gebied van planning en control stagneert. Wisselingen in personeel, de organisatieverandering begin dit jaar en de coronacrisis hebben zichtbaar invloed
Raadsvoorstel griffie
Pagina 14 of 22
gehad op het financieel-administratief beheer. Dit raakt niet alleen de teams Financiën & Belastingen en Concern Control, maar werkt ook door in teams P&O Plus en I&A. Voor de accountant is het ook zichtbaar dat processen niet verder ontwikkelen of geoptimaliseerd worden. Voorbeelden hiervan zijn de doorontwikkeling van modules in de applicatie voor de financiële administratie iFinanciën en de invoering van de applicatie TCF (Tax Control Framework). Bovenstaande ontwikkelingen zijn door de accountant vertaald in een tabel waarin de accountant de ontwikkeling in de afgelopen drie jaar van de 19 belangrijkste (financiële) processen weergeeft. Van de 19 processen oordeelt de accountant dat over de periode januari tot en met juli 2021 in 3 processen verbeteringen dienen plaats te vinden, in tegenstelling tot 1 proces in 2020. Deze processen zien toe op automatisering – ICT, Personeels- en salariszaken en Administratievoering, analyse tussenrekeningen en aansluiting subadministraties. Ambtelijk is jarenlang collectief niet of onvoldoende gestuurd op de uitvoering van taken of prioriteiten uit de verschillende managementletters. Dit past bij het beeld dat interim gemeentesecretaris met u en ons heeft gedeeld. Het sturen op het tijd besteden en prioriteit geven aan deze zaken zijn de taken van het collectief van leidinggevenden onder leiding van de gemeentesecretaris.
Het verbeteren van de financiële en control functie, zoals genoemd in de Managementletter en besproken met de Auditcommissie is een speerpunt voor het college. Er moet ook veel meer aandacht bestaan voor financieel risk management en de ontwikkeling van een financieel dashboard. Daarnaast zitten we in de laatste fase van de implementatie van een nieuw financieel pakket iFinanciën, een intensief traject. Deze aanpak koppelen aan het art. 213A onderzoek 2022. Opvolging van aanbevelingen De accountant sluit zijn management letter af met een lijst met 16 aanbevelingen. Deze aanbevelingen zijn door concern control geprioriteerd waarbij de eerste aandacht gaat naar het op orde brengen van basisprocessen die ondersteunend zijn aan een goede bedrijfsvoering. Dit raakt voornamelijk de teams Financiën & Belastingen, P&O Plus, Informatie & Advies en Concern Control. Het is nu nog onbekend of de bedrijfsvoering naar aanleiding van aanbevelingen uit de managementletter verder versterkt moet worden. Wanneer dit nodig is, nemen we dat op in een volgend raadsvoorstel. Op 14 oktober is de Managementletter met de Auditcommissie besproken. Zij staat positief tegenover deze prioritering. Financiële samenvatting 4.2
Structurele personeelslasten
€0
Totaal
€0
4.3 Onderzoek intensiveren samenwerking KCC met de gehele ambtelijke organisatie Sinds september 2019 is de Klantenservice binnen de gemeente Schagen de plek waar klachten, tips en complimenten in de gemeente Schagen binnen komen. De Klantenservice luistert naar het verhaal, toont begrip, zoekt samen met de inwoner naar een goede oplossing en scheppen heldere en duidelijke verwachtingen. Als gemeente willen we uniform en integraal werken. Voor inwoners is het belangrijk dat onze dienstverlening toegankelijk, laagdrempelig en begrijpelijk is. Dit kunnen we bereiken door één plek binnen onze organisatie te creëren waar alle vragen, klachten, tips en complimenten van inwoners binnen komen. De komende tijd willen we onderzoeken of en zo ja, hoe een meer intensievere samenwerking of samensmelting tussen het KCC en en de gehele ambtelijke organisatie kan leiden tot meer efficiencywinst en klanttevredenheid. Dit zorgt voor een hogere kwaliteit van dienstverlening, eenduidigheid van alle processen met klantcontacten, verbetering van integraal werken en meer flexibiliteit / wendbaarheid bij pieken of dalen. Onduidelijk is hoe we de competenties van medewerkers zo goed mogelijk kunnen inzetten. Daarover is op dit moment nog geen uitspraak mogelijk. Voor dit onderzoek schatten we € 25.000,- nodig te hebben.
Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek is wellicht een nadere investering nodig. Hierover is voor de zomer 2022 meer duidelijk. Financiële samenvatting 4.3
Raadsvoorstel griffie
Pagina 15 of 22
Kosten onderzoek
€ 25.000
Totaal
€ 25.000
4.4 Efficiënt organiseren meldingen Op dit moment komen er in onze organisatie op meerdere plekken via meerdere kanalen meldingen binnen en zijn veel medewerkers met hetzelfde bezig. Dit kost veel tijd, geld en energie en draagt niet bij aan een goede dienstverlening. De processen hiervoor gaan we daarom efficiënter en effectiever inrichten, zodat dit tijd, geld en energie oplevert, maar bovenal betere dienstverlening. Naast het slimmer inrichten van de processen, stellen we voor een meldingscoördinator aan te stellen, die de binnengekomen meldingen verzamelt, uitzet bij de juiste persoon, zorgt voor een eerste reactie naar melders en de afhandeling van de meldingen bewaakt. De kosten voor deze functionaris zijn jaarlijks € 56.100,- structureel. De juridische kwaliteit van de ambtelijke organisatie is te laag. Voorstellen ter verbetering volgen zo snel mogelijk. Deze investering loopt hierop vooruit. We onderzoeken of daarnaast investeringen in ICT nodig zijn om deze processen te ondersteunen of dat dit binnen bestaande ICT-oplossingen mogelijk is. Uiteindelijk verwachten we door het efficiënter inrichten van deze processen in 2022 € 200.000 te kunnen besparen oplopend naar € 400.000 in 2024. Financiële samenvatting 4.4 2022
t/m 2025
Structurele personeelslasten
€ 56.100
€ 56.100
Subtotaal
€ 56.100
€ 56.100
€ 200.000
€ 400.000
€ - 143.900
€ -343.900
Totaal
4.5 Dekkingsvoorstellen Naast de voordelige effecten van de september circulaire en de taakstellende besparing als gevolg van pensionering hebben we een aantal andere voorstellen om het nadelig saldo van de voorstellen uit de blokken te dekken. Zo heroverwegen we diverse budgetten en gaan we bepaalde bedrijfsvoeringsuren op projecten verantwoorden. Daarnaast verwachten we dat de opbrengsten zullen stijgen als gevolg van areaaluitbreiding in de toeristensector en areaal uitbreiding als gevolg van uitbreiding woningbouw. Tegenover de uitbreiding van het areaal woningbouw zullen deels personeelslasten staan. Daarnaast stellen we voor de toeristenbelasting te verhogen met 20%. Het basistarief per persoon per overnachting wordt dan verhoogd van € 1,32 naar € 1,58. Ook de forensenbelasting stellen wij voor te verhogen met 20%. De opbrengsten uit deze dekkingsvoorstellen lopen de komende jaren op. 4.6 Algemene reserve De actuele stand van de algemene reserve is € 4,8 miljoen. De algemene reserve is bedoeld voor het opvangen van risico's en het doen van investeringen voor een toekomstbestendige organisatie. Om onvoorziene risico's te kunnen blijven opvangen, is de ondergrens € 1 miljoen (conform de Nota reserves en voorzieningen). Het beschikbaar saldo van de algemene reserve voor de komende jaren bedraagt daardoor € 3,8 miljoen.
Voor 2022 onttrekken we eenmalig ruim € 1,5 miljoen aan de algemene reserve om de benodigde investeringen te kunnen doen en het negatieve saldo van de begroting 2022 te dekken. Dit betekent dat er in de komende jaren
Raadsvoorstel griffie
Pagina 16 of 22
nog € 2,3 miljoen beschikbaar blijft in de algemene reserve voor het doen van investeringen waarbij we de ondergrens van € 1 miljoen handhaven voor het opvangen van risico's. Bij de kadernota 2023 wordt het financieel perspectief opnieuw beoordeeld. Fasering - vervolgproces: Het op orde brengen van de organisatie zal meerjarige investering vragen. Dit zijn de fasen die we hierin onderscheiden. Fase 1: begroting 2022
e begrotingswijziging (in december of januari gaat het college met de raad in gesprek
Fase 2: 1
=> feb 2022 begrotingswijziging) Fase 3: kadernota 2023 Fase 4: kadernota 2024
Alternatieven Eventuele alternatieven staan hierboven benoemd bij de desbetreffende onderdelen en voorstellen.
Maatschappelijk draagvlak De genoemde voorstellen zijn tot stand gekomen op basis van de knelpuntenanalyse die we als management samen met het college en de organisatie hebben gemaakt, de vele gesprekken die afgelopen maanden zijn gevoerd en op basis van de bevindingen en het verbeterplan van de interim-gemeentesecretaris. Daarnaast geeft de accountant diverse aanbevelingen voor hoe we de organisatie op orde kunnen brengen; blijkt uit de werkvermogenscan die deze zomer onder de medewerkers is gehouden dat we een hoog risico lopen op burn-outklachten of verzuim, dat de bevlogenheid van medewerkers nog beter zou kunnen als er gewerkt wordt aan o.a. verbinding en rolduidelijkheid. De hoge motivatie van onze medewerkers is daarbij ook een meteen weer een risico op stress- en burnoutklachten. De OR is betrokken bij de diverse gesprekken die zijn gevoerd en herkennen en erkennen de bevindingen van de interim-gemeentesecretaris.
Financiële consequenties In onderstaande tabel leest u de financiële gevolgen van alle voorstellen uit blok 1 tot en met 4.
Financieel overzicht voorstellen (in euro's) 2022 Omschrijving voorstellen 1.0
Sociaal Domein
Incidenteel Structureel -
175.000
2.1
Invoering omgevingswet
-
-
2.2
RES en TVW
-
400.000
2.3
Woningbouwprogramma
7.000
-7.000
2.4
Wet openbaarheid Overheid
-
-
2.5
Wet modernisering elektronisch verkeer
-
-
2.6
Adresonderzoek
-
74.800
2.7
Onderzoek Artikel 213a
100.000
-
Raadsvoorstel griffie
Totaal
Incidenteel Structureel
175.000 -
400.000 -
74.800 100.000
2023 Totaal
-
50.000
-
-
-
400.000
100.000
-100.000
-
-
-
-100.000
-
74.800
-
-
50.000 -
400.000 100.000 74.800 -
Pagina 17 of 22
2.8
Wet inburgering
-
-
3.1
Versterking HR
247.200
266.000
3.2.1 Uitbreiding team boa's
-
131.300
3.2.2 Huisvesting boa's
-
9.625
3.3
Renoveren werkruimte Bodedienst
-
-
3.4
Post coronatijdperk aanpassing Laan 19
-
-
3.5
Directiesecretaris en 2 bestuursadviseurs
-
176.800
3.6
Ontwikkeling ICT
240.000
864.600
4.2
Managementletter
-
-
4.3
Onderzoek intensivering toegang Wijkteams
25.000
-
4.4
Efficiënt organiseren meldingen
-
-143.900
619.200
1.947.225
Actuele stand basisbegroting 2022 en MJR
-
2.153.000
Effecten septembercirculaire
-
-2.100.000
619.200
2.000.225
Totaal voorstellen
4.1
Saldo begroting inclusief voorstellen en circulaire
-
513.200 131.300 9.625 -
176.800 1.104.600 -
25.000 143.900 2.566.425 N 2.153.000 2.100.000
V
2.619.425
-
-
-
84.000
291.000
-
196.900
-
9.625
-
-
-
-
-
176.800
-
304.600
-
-
-
-
-
-243.900
184.000
1.059.825
-
3.510.000
-
-1.581.000
184.000
2.988.825
-
-
-
-350.000
350.000
V
-
-70.000
70.000
V
-
-180.000
180.000
V
-
100.000
-
-300.000
300.000
V
-
-590.000
590.000
V
-
-
375.000 196.900 9.625 -
176.800 304.600 243.900 1.243.825 N 3.510.000 1.581.000
V
3.172.825
Dekkingsvoorstellen 4.1.1
Taakstellende besparing formatie bij pensionering