PvA G1000Schagen 280423

VOORSTEL PROJECTPLAN

G1000Schagen ‘Hoe ziet een leefbare gemeente er in de toekomst uit?’

Stichting G1000.nu Oude Fabriekstraat 7 3812NR Amersfoort info@g1000.nu www.G1000.nu G1000.nu heeft de ANBI status

Door en voor burgers! Versie 1.1 – Concept Amersfoort, april 2023

0. SAMENVATTING Schagen wil in gesprek met haar inwoners over de leefbaarheid in de gemeente en hoe die in de toekomst behouden en verbeterd kan worden. De gemeente Schagen is daarom voornemens om een burgerberaad te organiseren met als centrale vraag: Hoe ziet een leefbare gemeente er in de toekomst uit? G1000.nu is gevraagd dit burgerberaad te organiseren. Stichting G1000.nu is een onafhankelijke organisatie en een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI).

0.1

G1000Leefbaarheidscoalitie Schagen

Het initiatief voor het burgerberaad wordt genomen door de Gemeente Schagen. Om de impact van het burgerberaad zo groot mogelijk te maken nodigt de gemeente voorafgaand aan het burgerberaad zoveel mogelijk organisaties en bedrijven uit om haar voorbeeld te volgen en partner te worden van de G1000Schagen. Zo ontstaat een coalitie van organisaties in de gemeente die een bijdrage willen leveren aan een leefbare toekomst voor Schagen. Samen vormen zij de ‘Leefbaarheidscoalitie Schagen’. De coalitie krijgt vorm doordat deelnemers zich door middel van een partnerovereenkomst committeren aan G1000.nu en daarmee aan de uitkomsten van het G1000Schagen. In deze partnerovereenkomst beloven zij: De onafhankelijkheid van het proces te respecteren De waarden van G1000.nu niet te compromitteren Het Burgerakkoord, het resultaat van de G1000Schagen, óf uit te voeren en om te zetten in beleid, óf publiekelijk uit te leggen waarom er wordt afgeweken van één of meer onderdelen van het Burgerakkoord.

• • •

De coalitie wordt gevormd voor en tijdens het G1000Burgerberaad.

0.2

Wat voorafgaat

Bedding maken Voorafgaand aan het daadwerkelijke burgerberaad zullen alle partijen die belang hebben bij de uitkomst gemobiliseerd moeten worden. Dat doen we door Proeverijen of Proeverijen te organiseren: informele bijeenkomsten waar we deelnemers bekend maken met wat een G1000-burgerberaad is, door ze dit in een korte sessie zelf te laten ervaren. In onze ervaring is dit een effectieve manier om begrip van en enthousiasme voor het burgerberaad te realiseren. Voor de G1000Schagen organiseren we een Proeverij met bestuurders en politici (het Raadscafé) en met ambtenaren (het Ambtenarencafé). En een Proeverij met sleutelfiguren en werkgevers uit de gemeenschap. Deelnemers uitnodigen Een G1000 is een gesprek van vertegenwoordigers van de gehele gemeenschap met elkaar: inwoners, werkgevers en professionals, en overheid (ambtenaren en politici). We gaan vooralsnog uit van maximaal 300 deelnemers. We benaderen leden van elke groep afzonderlijk om mee te doen: •

• • •

10.000 inwoners krijgen een uitnodiging per post. Deze inwoners worden uit de BRP geloot door de gemeente. Die stuurt hen een persoonlijke uitnodiging van G1000.nu om deel te nemen. Na 2 weken stuurt de gemeente een reminder; Alle bestuurders/directeuren van organisaties en bedrijven die in de gemeente gevestigd zijn, worden persoonlijk uitgenodigd om deel te nemen; Alle politici worden uitgenodigd om deel te nemen. Ambtenaren worden uitgenodigd om deel te nemen.

Verder stellen we de aanmelding open voor inwoners van de gemeente die voor zichzelf een rol weggelegd zien als ‘vrijdenker’ in het dialoogproces.

Versie 1.0

-2-

0.3 1.

2.

3.

4. 5.

Het Burgerberaad - de stappen: De Burgertop: 300 deelnemers gaan in gesprek met elkaar op zoek naar wat zij samen belangrijk vinden, bepalen hun agenda en brengen oplossingsrichtingen in kaart; Het Burgerforum: ongeveer 120-150 deelnemers werken in een aantal opeenvolgende werkateliers de voorgestelde oplossingsrichtingen uit tot concrete (beleids-)voorstellen, met hulp van experts en inspiratoren van buitenaf; De Burgerraad: nadat de uitgewerkte voorstellen uit het Burgerforum gepresenteerd zijn, nemen ca. 150-200 van de oorspronkelijke 300 deelnemers aan de Burgertop besluiten over die voorstellen: welke aangenomen worden en welke niet. Het Burgerakkoord: de aangenomen voorstellen vormen samen het Burgerakkoord Leefbaarheid Schagen. Monitor/Klankbordgroep: de Burgerraad selecteert een groep deelnemers uit haar midden die op vrijwillige basis namens de Burgerraad de opvolging van het Burgerakkoord bewaakt en als klankbordgroep voor de gemeente en andere partners optreedt bij het uitvoeren van het Burgerakkoord.

R BUKROGOERD AK

0.4

Planning en kosten

De huidige planning gaat ervan uit dat wij het Burgerakkoord Leefbaarheid Schagen in december/januari vast kunnen stellen. De G1000Schagen gaat naar schatting ca. € 258.000,- kosten, afhankelijk van de kosten van de locatie en de voorzieningen. De opzet van een G1000 kent een aantal keuzes die de kosten beïnvloeden. Deze zullen nader afgestemd worden. In deze schatting zijn de eigen kosten voor de gemeente nog niet meegenomen: inzet medewerkers voor projectteam, ondersteuning organisatie, deelname, etc.

0.5

Projectteam

De kwartiermakersfase is inmiddels gestart. Na accordering door de gemeenteraad start de projectfase. Voor de organisatie van het G1000 Burgerberaad heeft de gemeente Schagen samen met G1000.nu een projectteam ingericht. Dit projectteam bestaat uit vertegenwoordigers van de gemeente en vertegenwoordigers van G1000.nu. Dit projectteam organiseert Burgerberaad. G1000.nu instrueert en begeleidt dit team bij de uitvoering van het Burgerberaad en bewaakt de uitgangspunten van het proces. De projectleiding van de gemeente coördineert en bewaakt de adequate inzet van middelen in relatie tot de doelen. G1000.nu produceert en modereert het programma en zorgt voor coaching, training en intervisie voor iedereen die een rol heeft in de organisatie.

0.6

Partnerovereenkomst

G1000.nu doet haar werk in opdracht van de Gemeente Schagen. Zij aanvaard deze opdracht na accordering van de partnerovereenkomst. De partnerovereenkomst wordt bekrachtigd door een besluit van de gemeenteraad.

Versie 1.0

-3-

Inhoudsopgave 0.

SAMENVATTING ...................................................................................................................................... 2 0.1

G1000Leefbaarheidscoalitie Schagen............................................................................................................ 2

0.2

Wat voorafgaat ............................................................................................................................................. 2

0.3

Het Burgerberaad - de stappen: .................................................................................................................... 3

0.4

Planning en kosten ........................................................................................................................................ 3

0.5

Projectteam ................................................................................................................................................... 3

0.6

Partnerovereenkomst .................................................................................................................................... 3

1.

INLEIDING ................................................................................................................................................ 6

2.

Het G1000-Burgerberaad ........................................................................................................................ 7 2.1

De ambitie ..................................................................................................................................................... 7

2.2

Stichting G1000.nu ........................................................................................................................................ 7

2.3

De filosofie waar de G1000 voor staat .......................................................................................................... 7

2.4

Het proces...................................................................................................................................................... 9

3.

BEDDING MAKEN .................................................................................................................................. 10 3.1

G1000 Raadscafé......................................................................................................................................... 10

3.2

G1000 Ambtenarencafé .............................................................................................................................. 10

3.3

Proeverij Sleutelfiguren ............................................................................................................................... 10

4.

WERVING ............................................................................................................................................... 11 4.1

Deelnemers .................................................................................................................................................. 11

4.2

Loting........................................................................................................................................................... 11

4.3

Uitnodiging .................................................................................................................................................. 11

4.4

Deelnamebevestiging .................................................................................................................................. 11

5.

COMMUNICATIE .................................................................................................................................... 12 5.1

Doelgroepen ................................................................................................................................................ 12

5.2

Partners ....................................................................................................................................................... 12

5.3

Deelnemers .................................................................................................................................................. 12

5.4

Inwoners die niet zijn ingeloot ..................................................................................................................... 12

5.5

Middelen...................................................................................................................................................... 12

6.

ORGANISATIE ........................................................................................................................................ 13 6.1

Raadswerkgroep.......................................................................................................................................... 13

6.2

Regiegroep Bestuur ..................................................................................................................................... 13

6.3

Projectteam ................................................................................................................................................. 13

6.4

Regiegroep Burgerforum ............................................................................................................................. 13

Versie 1.0

-4-

6.5

Tafelaars ...................................................................................................................................................... 13

6.6

Facilitatoren ................................................................................................................................................ 13

6.7

(Mee)lezers .................................................................................................................................................. 13

6.8

Expert/Inspirator/ervaringsdeskundige ...................................................................................................... 14

6.9

Monitor/klankbordgroep............................................................................................................................. 14

6.10

Tijdelijkheid .............................................................................................................................................. 14

6.11

Ad hoc initiatieven ................................................................................................................................... 14

6.12

Procesmanagement ................................................................................................................................. 14

7.

PLANNING.............................................................................................................................................. 15

8.

FINANCIEN ............................................................................................................................................. 16

9.

BIJLAGE 1: HET PROGRAMMA -DETAILBESCHRIJVING.......................................................................... 17 9.1

De Burgertop ............................................................................................................................................... 17

9.2

Het Burgerforum ......................................................................................................................................... 19

9.3

De Burgerraad ............................................................................................................................................. 20

9.4

Overzicht bijeenkomsten ............................................................................................................................. 23

Versie 1.0

-5-

1. INLEIDING In dit document vind je een beschrijving van de aanpak van het Burgerberaad G1000Schagen en de uitgangspunten waarop deze is gebaseerd. De raad van Schagen wil in gesprek met haar burgers over de leefbaarheid van Schagen. Zij wil daarom een burgerberaad met als centrale vraag: Hoe ziet een leefbare gemeenrte er in de toekomst uit? G1000.nu is gevraagd dit burgerberaad te organiseren. Stichting G1000.nu is een onafhankelijke organisatie en is een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). In een G1000 Burgerberaad gaan gelote burgers, aangevuld met ambtenaren, politici, werkgevers, professionals en vrijdenkers in een zorgvuldig uitgewerkt proces met elkaar in gesprek. De deelnemers gaan op zoek naar wat zij samen belangrijk vinden op weg naar een leefbare toekomst voor de gemeente, laten zich informeren door experts en inspiratoren en gaan vervolgens op zoek naar concrete oplossingen. Samen besluiten zij wat de beste oplossingen zijn. Die oplossingen worden opgenomen in het Burgerakkoord. Het Burgerakkoord wordt aangeboden aan de Gemeenteraad en alle belanghebbende partijen met het verzoek dit akkoord uit te voeren en op te nemen in beleid. Een burgerberaad draagt bij aan breed gedragen toekomstgerichte oplossingen voor complexe vraagstukken. Vraagstukken waar geen pasklaar antwoord voor is, maar waar wel een antwoord op moet komen.

Bij voorkeur van de gehele gemeenschap. Daarnaast draagt een burgerberaad bij aan het vergroten van het onderling vertrouwen en zorgt het voor gezamenlijk eigenaarschap van de problemen en de oplossingen. Van wat gaan ‘zij’ eraan doen naar wat gaan ‘wij’ eraan doen!

Versie 1.0

-6-

2. Het G1000-Burgerberaad 2.1

De ambitie

De ambitie bij het organiseren van de G1000 is dat deze leidt tot een gezamenlijk plan van gemeente, inwoners, organisaties en bedrijven over hoe de leefbaarheid in Schagen verbeterd en bestendigd kan worden. De gezamenlijke aanpak helpt om eigenaarschap van de gemeenschap te realiseren bij het door henzelf geformuleerde plan, met als logische consequentie een grote bereidheid bij de burgers om zelf ‘aan de lat te gaan staan’ bij de uitvoering. Daarnaast leidt het tot belangrijke afstemming van het handelen van de verschillende actoren binnen de gemeente op dit gebied.

2.2

Stichting G1000.nu

Stichting G1000.nu is een initiatief van burgers en ontstaan vanuit de behoefte aan verbinding tussen burgers en overheid, burgers en instanties en burgers onderling. We bouwen op bijna 10 jaar ervaring en de betrokkenheid van meer dan 10.000 gelote burgers. We organiseren, faciliteren en delen kennis over burgerberaden. Kort gezegd organiseren wij zeggenschap van burgers door middel van loting en dialoog. Het werk van de Stichting G1000.nu is in 2021 beloond met de Brouwer Vertrouwensprijs van de Koninklijke Hollandse Maatschappij der Wetenschappen (KHMW). Wij hebben deze prijs ontvangen voor de ontwikkeling van de G1000 als een succesvol instrument voor het herstel van vertrouwen tussen overheid en burger en burgers onderling. Stichting G1000.nu is een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI).

2.3

De filosofie waar de G1000 voor staat

G1000.nu wil maximaal de ruimte bieden aan de stem van de burger en die stem ook vertegenwoordigen bij het ontwerp van het proces. Het proces is daarom gebaseerd op een aantal waarden die hieraan bijdragen. Voor de succesvolle toepassing van een burgerberaad bij beleids- en planvorming hebben we vervolgens op basis van deze waarden een aantal principes geformuleerd. Hoe beter het proces aan deze uitgangspunten voldoet, hoe groter de zeggenschap, krachtiger het draagvlak voor het resultaat en hoe omvangrijker de opbrengst zal zijn. Als volgt: 1.

Autonomie De autonomie van de deelnemers staat centraal en wordt gerespecteerd. Deelnemers leiden zichzelf, wat betekent dat zij de agenda bepalen en gedurende het proces de onderwerpen kiezen waaraan zij willen bijdragen. Tot slot bepalen de deelnemers welke voorstellen worden opgenomen in het Burgerakkoord. Omdat alle keuzes door de deelnemers zelf gemaakt worden, ontwikkelen zij een krachtig eigenaarschap van de resultaten.

2.

Gelijkwaardigheid De deelnemers zijn gelijkwaardig. Ongeacht achtergrond, opleidingsniveau, kennis of anderszins betrokkenheid bij het onderwerp: iedere stem is evenveel waard. Het proces richt zich op het bereiken van een resultaat waar iedereen een aandeel in heeft.

Versie 1.0

-7-

3.

Verbinding Verbinding ontstaat door dialoog. Het proces start met een gesprek tussen de deelnemers in steeds wisselende samenstellingen. Daarbij staat de zoektocht naar gemeenschappelijkheid centraal. Die wordt als basis genomen voor elke vervolgstap. We hanteren daarbij de volgende spelregels: • Luister naar elkaar • Vermijd discussie • Je hoeft het niet met elkaar eens te worden • Geef elkaar de ruimte

4.

Diversiteit Met behulp van loting wordt een zo groot mogelijke diversiteit van deelnemers uitgenodigd. 10.000 inwoners (vanaf 16 jaar) worden geloot uit de BRP van de gemeente Schagen en ontvangen een uitnodiging om zich aan te melden. We gaan uit van 300 deelnemers in totaal; daarvoor zijn minimaal 300-400 aanmeldingen van gelote inwoners benodigd (een respons van 3-4%). Bij overaanmelding voeren we een tweede loting uit, waarbij we corrigeren voor demografische kenmerken, herkomst en rol. Werkgevers, politici en bestuurders worden op naam uitgenodigd. Ambtenaren kunnen zichzelf aanmelden, net als vrijdenkers (een inwoner die niet is geloot maar zichzelf aanmeldt). Voor al deze groepen geldt dat we bij overintekening loten.

5.

Gemeenschappelijkheid We gaan uit van het principe ‘het hele systeem in de zaal’. Oftewel: de hele gemeenschap is vertegenwoordigd. Dit betekent een selectie van de volgende groepen, als een reële afspiegeling van de gemeenschap: • • • •

62,5 % Gelote inwoners 12,5 % Werkgevers en professionals 12,5 % Ambtenaren en politici 12,5 % Vrijdenkers.

De ratio van deze verdeling is al volgt: bij de Burgertop en Burgerraad werken we een deel van het programma aan tafels met 8 personen. Met bovenstaande verdeling zitten aan elke tafel 5 gelote inwoners, 1 werkgever of professional, 1 ambtenaar of politicus en 1 vrijdenker(ook burger): een mini-afdruk van de gemeenschap. 6.

Transparantie Het proces is transparant. Alle keuzes gedurende het proces komen op een begrijpelijke manier tot stand, zijn direct en op elk moment traceerbaar en verifieerbaar voor iedereen die deelneemt en te volgen voor mensen van buitenaf.

7.

Veiligheid Het is voor alle deelnemers veilig om deel te nemen. Er zijn onafhankelijke facilitators die zorgen voor borging van de afspraken. Het programma wordt opgevolgd zoals afgesproken. Als hiervan wordt afgeweken, dan gebeurt dit in samenspraak met de deelnemers.

Versie 1.0

-8-

2.4

Het proces

Het G1000 Burgerberaad is een uitwerking van de cocreatiebenadering voor grote groepen deelnemers (tot 1000 deelnemers) en ingericht om de gemeenschap maximale zeggenschap te geven door middel van dialoog. Het proces is tot stand gekomen op basis van onze waarden zoals beschreven in paragraaf 3.3. Bijlage 1 geeft een gedetailleerd overzicht van het proces, zoals wij ons dat voorstellen. Op hoofdlijnen ziet het G1000 Burgerberaad er als volgt uit: Burgertop Als eerste stap gaan de deelnemers met elkaar op zoek naar wat ze gemeenschappelijk hebben, ook wel common ground genoemd. Ze doen dit door in dialoog te gaan tijdens de Burgertop. 300 inwoners, leiders van bedrijven en organisaties, ambtenaren, politici, bestuurders en vrijdenkers komen een dag bij elkaar om met elkaar te spreken over de vraag: Hoe ziet leefbaar Schagen er in de toekomst uit? Samen bepalen zij wat de belangrijke thema’s zijn. De Burgertop levert een veelheid aan ideeën en oplossingsrichtingen op. Burgerforum Naar verwachting zullen ongeveer 120-150 van de deelnemers aan de Burgertop zich vrijwillig aanmelden om mee te doen aan het Burgerforum. Deze deelnemers werken in de 2 maanden na de Burgertop de ideeën uit tot concrete voorstellen. Dit gebeurt in kleinere groepen die samenwerken in Werkplaatsen en begeleid worden door facilitatoren en ‘lezers’. Ze komen in deze periode meermaals bijeen.

De groepen kunnen een beroep doen op experts, ervaringsdeskundigen en inspiratoren en ook zelf op pad gaan om materiaal te verzamelen. Burgerraad Voor de Burgerraad komen alle deelnemers aan de Burgertop nogmaals bijeen. Hier presenteren de Werkplaatsen van het Burgerforum publiekelijk de voorstellen die zij hebben uitgewerkt. Ze worden door panels van experts en betrokkenen bevraagd. De deelnemers aan de Burgerraad kunnen op die manier kennisnemen van de reikwijdte van de voorstellen. In de daaropvolgende officiële zitting van de Burgerraad stemmen de deelnemers over de voorstellen. Wordt het voorstel met meerderheid van stemmen aangenomen, dan maakt het vanaf dat moment onderdeel uit van het Burgerakkoord Leefbaarheid Schagen. Het Burgerakkoord wordt overhandigd aan de voorzitter van de Gemeenteraad en aan de partners van de Leefbaarheidscoalitie Schagen, met het verzoek om het akkoord uit te voeren. Monitor/klankbordgroep Om te bewaken dat het Burgerakkoord echt uitgevoerd wordt, benoemen de deelnemers van de Burgerraad uit hun midden een Monitor/Klankbordgroep. Deze groep van deelnemers treedt na afloop van het burgerberaad op als gesprekpartner en kan door de gemeente of partnerorganisaties geraadpleegd worden over de interpretatie van het Burgerakkoord.

Versie 1.0

-9-

3. BEDDING MAKEN Voor het succes van het G1000 Burgerberaad is het belangrijk dat we voorafgaand aan het verzenden van de uitnodigingen de gemeenschap alvast betrekken bij de voorbereiding en de organisatie. Dat doen we door het organiseren van zogeheten Proeverijen en het vormen van een coalitie van partners van de G1000.

3.1

G1000 Raadscafé

Als eerste organiseren we een Proeverij met de gemeenteraad. Voor dit café worden ook alle direct betrokken ambtenaren uitgenodigd. Het programma van het café heeft de vorm van een mini-G1000: de deelnemers gaan in tweetallen of in kleine groepjes in gesprek met elkaar over achtereenvolgens drie vragen. Daarmee stellen ze een agenda samen van onderwerpen die wat hen betreft van belang zijn. Zij werken deze onderwerpen in een halfuurtje uit tot een voorstel. De voorstellen worden vervolgens plenair gepresenteerd. De vragen die aan de orde zijn, zijn: ‘Waarom is een Burgerberaad belangrijk?’, ‘Wat moet er gebeuren om er een succes van te maken?’ en ‘Wat ga jij zelf bijdragen aan dat succes?’. Door deze opzet gebeurt er een aantal dingen tegelijkertijd. De deelnemers maken kennis met het G1000-format en realiseren zich hoe prettig het is en hoe goed het werkt. Maar zij ordenen ook zelf hun gedachten over dit onderwerp. En zij doen dit mede op basis van de input van collega’s, waardoor afstemming ontstaat in de standpunten van de verschillende deelnemers. De uitkomsten van het Raadscafé geven richting aan de verdere uitwerking van het plan voor het G1000Burgerberaad. Het is heel functioneel als zich tijdens het Raadscafé een begeleidingsgroep vormt van raadsleden die het op zich nemen om de G1000 te begeleiden en voor de organisatie als klankbord vanuit de raad willen dienen.

3.2

G1000 Ambtenarencafé

Zodra het besluit genomen is om een G1000Schagen te organiseren, is het belangrijk om in de ambtelijke organisatie een Proeverij te organiseren volgens het hiervoor beschreven format voor alle overige ambtenaren, bijvoorbeeld in de vorm van een lunch- of middagbijeenkomst. Dit café is gericht op het informeren van iedereen in de organisatie die zich verbonden voelt met of geraakt wordt door het proces of de inhoud. Het café is belangrijk voor het creëren van de noodzakelijke urgentie in de organisatie, voor het genereren van enthousiasme en het werven van vrijwilligers voor het vervullen van essentiële begeleidingsfuncties in de organisatie.

3.3

Proeverij Sleutelfiguren

Een Proeverij voor de gemeenschap volgt hetzelfde format als het Raadscafé, met als deelnemers sleutelfiguren en werkgevers uit de gemeenschap: directeuren of bestuurders van bedrijven en maatschappelijke organisaties (zoals woningcorporaties, onderwijsinstellingen, zorginstellingen, etc.), voorzitters van verenigingen, kerkgenootschappen, etc. De deelnemers voor dit Proeverij worden aangevuld met direct betrokken ambtenaren, enkele politici en de verantwoordelijk wethouder of burgemeester, die als gastheer optreedt. Het café geeft de sleutelfiguren een heel concreet idee van wat zij kunnen verwachten van het organiseren van een Burgerberaad G1000. Het is een belangrijk instrument om deelnemers te werven. Het café dient om mensen enthousiast te maken en zo ambassadeurs te kweken voor het Burgerberaad G1000.

3.4

Leefbaarheidscoalitie Schagen

Het initiatief voor het burgerberaad wordt genomen door de Gemeente Schagen. Zij vormt een coalitie met alle betrokken organisaties in de gemeente die zich ook in willen zetten voor de leefbaarheid van Schagen: de Leefbaarheidscoalitie Schagen. De coalitie krijgt vorm doordat deelnemers aan deze coalitie het volgende beloven: • • •

Het Burgerakkoord, het resultaat van de G1000Schagen, óf uit te voeren en te laten landen in beleid, óf publiekelijk uit te leggen waarom er wordt afgeweken van één of meer onderdelen van het Burgerakkoord. De onafhankelijkheid van het proces niet te compromitteren De principes van G1000.nu te respecteren

De Proeverijen zijn een uitgelezen plek om sleutelfiguren en ondernemers uit te nodigen om partner te worden. Zij ondertekenen daarvoor in navolging van de gemeente een partnerovereenkomst met G1000.nu, waarin zij beloven de onafhankelijkheid van het burgerberaad G1000 niet te compromitteren en de resultaten serieus te nemen. Zo dragen zij bij voorbaat bij aan de kracht van het Burgerberaad.

Versie 1.0

- 10 -

4. WERVING 4.1

Deelnemers

Een G1000 is een gesprek van vertegenwoordigers van de gehele gemeenschap met elkaar: inwoners, werkgevers en professionals, en overheid (ambtenaren en politici). We gaan vooralsnog uit van maximaal 300 deelnemers in totaal. We benaderen elke groep afzonderlijk om mee te doen: 10.000 inwoners krijgen een uitnodiging per post. Deze inwoners worden uit de BRP geloot door de gemeente. Die stuurt hen een persoonlijke uitnodiging om deel te nemen; Alle bestuurders/directeuren van organisaties en bedrijven die in de gemeente gevestigd zijn, worden persoonlijk uitgenodigd om zich aan te melden om deel te nemen; De politici in de gemeenteraad, commissieleden en steunfractieleden worden uitgenodigd om zich aan te melden om deel te nemen. Er is in totaal plek voor 19 van hen. Uit alle ambtenaren worden er mbv loting 19 persoonlijk uitgenodigd om zich aan te melden om deel te nemen.

• • • •

We stellen ook een open aanmelding in voor inwoners van de gemeente die voor zichzelf een rol weggelegd zien als ‘vrijdenker’ in het dialoogproces. Deelnemers worden, afhankelijk van welke groep zij onderdeel uitmaken, zoveel mogelijk op naam uitgenodigd. Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk van de genodigden zich daadwerkelijk aanmelden, is vooraf een campagne onder inwoners noodzakelijk, met extra aandacht voor het bereiken van jongeren en/of andere moeilijker bereikbare groepen. Als de ontvanger van een uitnodiging al weet wat de bedoeling is als de brief op de mat valt, is de respons hoger. De campagne hiervoor zal verder moeten worden uitgewerkt, bij voorkeur met een lokaal bekende partij.

4.2

Loting

De loting van 10.000 genodigden van 16 jaar en ouder doet de gemeente uit de BRP. G1000.nu stelt een uitnodiging op en de Gemeente verstuurt die aan ingelote inwoners, samen met een aanbeveling van de burgemeester om vooral deel te nemen. We verwachten 2,5-5% respons op de uitnodiging. De respons is gevoelig voor: Aanbieden van een deelnamevergoeding Aanbieden van kinderopvang; Aanbieden van een reiskostenvergoeding en/of vervoer van en naar de locatie; Buddy-contact van deelnemers Persoonlijke contact

• • • • •

4.3

Uitnodiging

In de uitnodiging zit een unieke code waarmee ingelote deelnemers zich op de website van de G1000Schagen kunnen aanmelden. In de uitnodiging staat ook uitgelegd hoe een ingelote deelnemer een extra persoon kan aanmelden. Enkele weken na verzending van de 1e uitnodiging verstuurt de gemeente de reminder, een herhaalde uitnodiging, met een geheel andere ‘look en feel’ aan die ingelote inwoners die zich (nog) niet hebben aangemeld. De reminder levert een substantieel aantal extra aanmeldingen op. Deelnemers worden uitgenodigd voor de Burgertop. En voor de Burgerraad, om daar mee te beslissen over de voorstellen uit het Burgerforum. Deelname aan de Burgertop is noodzakelijk om stemrecht te hebben tijdens de Burgerraad. Deelname aan het Burgerforum, de uitwerking van de voorstellen, gebeurt op vrijwillige basis. Aanmelding daarvoor gebeurt aan het einde van de Burgertop. Een deel van de deelnemers kiest ervoor om dat niet te doen.

4.4

Deelnamebevestiging

Deelnemers krijgen pas bevestiging van hun deelname aan het Burgerberaad na sluiting van de inschrijving. Eerst vergelijken we het aantal inschrijvingen met het gewenste aantal deelnemers in elke categorie. Als er meer aanmeldingen zijn dan beschikbare plaatsen, dan voeren we een tweede loting uit, waarbij we selecteren op de gewenste diversiteit in die categorie. Na de eventuele tweede loting zijn de aanmeldingen definitief en krijgt iedereen die zich heeft aangemeld bericht of ze zijn ingeloot om deel te nemen aan de G1000. De campagne voor de aanmelding wordt dan beëindigd.

Versie 1.0

- 11 -

5. COMMUNICATIE 5.1

Doelgroepen

Wanneer het burgerberaad bezig is richt de communicatie zich op drie groepen, elk met eigen eisen aan de gebruikte infrastructuur en inzet van communicatiemiddelen: Deelnemers Inwoners (Potentiële) Partners

• • •

5.2

Partners

De communicatie met de partners is erop gericht om hen aangesloten te houden bij het proces, hen voor te bereiden op de stappen die tijdens het proces gezet worden, hen tijdig op de hoogte te houden van eventuele inzet die van hen verwacht wordt en hen te informeren over de resultaten van het proces. De basis is de Proeverij. Daarnaast is een nieuwsbrief voor partners een belangrijk communicatiemiddel.

5.3

Deelnemers

De communicatie met de deelnemers over het proces en wat van hen verwacht wordt vindt plaats op basis van een vooraf opgesteld communicatieplan via voor de verschillende doelgroepen geëigende kanalen: nieuwsbrieven, Facebook- en Instagram-posts, etc. Na elke bijeenkomst van de G1000Schagen worden updates rondgestuurd met berichten en beelden van die bijeenkomst en een briefing voor de volgende. Opties: Om de communicatie van deelnemers onderling te ondersteunen kan een netwerkapplicatie aan de deelnemers beschikbaar gesteld worden. Er kan een internetforum ingericht worden, dat ook gebruikt kan worden voor uitwisseling met de rest van de gemeenschap.

5.4

Inwoners die niet zijn ingeloot

Optie: Tijdens het Burgerforum is het nuttig en belangrijk om een zo groot mogelijk deel van de inwoners die niet deelnemen aan het burgerberaad te bereiken met de ideeën waaraan gewerkt wordt. Daarvoor is het nuttig en nodig een onlineforum in te richten, wat de mogelijkheid biedt aan de deelnemers – die op dat moment groepsgewijs samenwerken in Werkplaatsen – om ideeën en voorstellen voor commentaar voor te leggen aan de gemeenschap. En om de inwoners van de gemeente de mogelijkheid te bieden om hun commentaar en ideeën aan de betreffende Werkplaats mee te geven.

5.5

Middelen

Voor de communicatie wordt hoofdzakelijk gebruik gemaakt van digitale middelen, zoals nieuwsbrieven en het internetforum. Voor de communicatie via deze en andere middelen is het van belang beeldmateriaal en (schriftelijke) verslagen van alle bijeenkomsten te maken. Idealiter wordt van de G1000 een film/videoverslag gemaakt.

Versie 1.0

- 12 -

6. ORGANISATIE 6.1

Raadswerkgroep

Vanuit de Gemeenteraad wordt een werkgroep geformeerd om de organisatie van het Burgerberaad te begeleiden. Op gezette tijden (1x per maand) vindt terugkoppeling naar de Raadswerkgroep plaats. De Raadswerkgroep zorgt ervoor dat de gemeenteraad aangehaakt blijft tijdens het proces.

6.2

Regiegroep Bestuur

Deze groep bestaat uit de burgemeester, verantwoordelijk wethouder(s), de proces/programmamanager en de verantwoordelijke van G1000.nu, aangevuld met een lid van de Raadswerkgroep en eventueel een vertegenwoordigende partner uit de Leefbaarheidscoalitie Schagen. De stuurgroep volgt het proces en is beschikbaar om in het geval van onvoorziene omstandigheden in onderlinge afstemming in oplossingen te voorzien.

6.3

Projectteam

Voor de organisatie van het G1000 Burgerberaad richt de gemeente Schagen samen met G1000.nu een projectteam in, bestaande uit vertegenwoordigers van de gemeente en vertegenwoordigers van G1000.nu. Dit projectteam organiseert het Burgerberaad. G1000.nu instrueert en begeleidt dit team bij de uitvoering van het Burgerberaad en bewaakt de uitgangspunten van het proces. De projectleiding van de gemeente coördineert en bewaakt de adequate inzet van middelen in relatie tot de beoogde doelen. G1000.nu produceert en modereert het programma en zorgt voor coaching, training en intervisie voor iedereen die een rol heeft in de organisatie. Het team bestaat uit een projectleider, een medewerker die de logistiek en evenementenorganisatie ondersteunt (gemiddeld circa 1 dag per week), één persoon voor de werving en begeleiding van elk van de deelnemersgroepen (inwoners en vrijdenkers, werkgevers, ambtenaren en politici) (1-3 personen, ca 0,5 dag per week), één persoon die de campagne- en communicatieactiviteit coördineert – inclusief pers, sociale kanalen, en het betrekken van de gemeenschap bij de G1000 (0,5 dag per week). En iemand die vanuit de inhoud informatie en inspiratoren tbv de deelnemers ontsluit en implementatie van de resultaten voorbereid (0,5 dag per week). Het projectteam overlegt gemiddeld 1x per 14 dagen.

6.4

Regiegroep Burgerforum

In het Burgerforum wordt de agenda van de Burgertop simultaan uitgewerkt in 10-12 groepen deelnemers, de Werkplaatsen. Die bestaan uit minimaal 8 en maximaal 30 deelnemers. Elk van deze werkplaatsen vaardigt 1 of 2 zgn. ‘Schakelaars’ af naar de Regiegroep. De regiegroep leidt het Burgerforum. De regiegroep vergadert voorafgaand aan de werkateliers of zoveel vaker als zij zelf nodig acht. In de regiegroep worden de volgende stappen in het programma en de gang van zaken in de Werkplaatsen besproken. De regiegroep stelt zelf haar agenda vast en leidt zichzelf. G1000.nu treedt op als voorzitter.

6.5

Tafelaars

De Tafelaars begeleiden de deelnemers tijdens het tweede deel van de Burgertop bij het uitwerken van de agenda en het maken van een verslag van het gesprek op het digitale ‘bord’. Zij nemen actief deel aan het gesprek. Zij worden geworven onder de deelnemers, aangevuld met ambtenaren. De Tafelaars krijgen van G1000.nu een korte training en op de dag van de Top zelf een briefing.

6.6

Facilitatoren

Vanaf een groepsgrootte van 15 deelnemers (of kleiner, als deelnemers dit zelf aangeven) wordt een Werkplaats bijgestaan door een facilitator, die de samenwerking van de deelnemers in de Werkplaats begeleidt en hen helpt om op een constructieve manier resultaten te bereiken.

6.7

(Mee)lezers

Iedere Werkplaats kan hulp krijgen van een Meelezer Een Meelezer is iemand die thuis is/was in de wereld van de overheid, weet hoe de procedures daar in elkaar zitten en welke taal gebruikt wordt. Een Meelezer helpt de Werkplaats om haar voorstellen op zo’n manier te formuleren, dat deze in de ambtelijk/bureaucratische wereld bruikbaar zijn. Dat betekent in de juiste vertaling en voorzien van de correcte referenties en verwijzingen.

Versie 1.0

- 13 -

6.8

Expert/Inspirator/ervaringsdeskundige

Werkplaatsen geven zelf aan welke informatie en inspiratie zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Onderdeel van het Forum is in elk geval een Inspiratiecarrousel, waarbij deelnemers in een korte tijd een groot aantal kennis- en inspiratiebronnen kunnen raadplegen. En worden zij actief ondersteund in het zelf vergaren van informatie. Daarnaast ontvangen deelnemers bij de start van het burgerforum een inhoudelijke reader. Deze wordt samengesteld in overleg met het hele projectteam. Belangrijk is dat hierin duidelijk herleidbaar is waar de informatie vandaan komt. G1000.nu ondersteunt hierin praktisch, maar bemoeit zich niet met de inhoud.

6.9

Monitor/klankbordgroep

Aan het slot van de G1000 selecteert de Burgerraad uit haar midden een groep van deelnemers die de realisatie van het Burgerakkoord willen blijven volgen: de Monitor/Klankbordgroep. Deze groep bewaakt de correcte uitvoering van het Burgerakkoord en treedt op als klankbordgroep voor iedereen die met het Burgerakkoord aan de slag wil, om hen te helpen bij de interpretatie ervan. De Monitor/Klankborgroep kan soms jaren actief blijven. Haar effectiviteit hangt mede af van de manier waarop zij gefaciliteerd wordt.

6.10

Tijdelijkheid

Tijdens het traject zijn boven beschreven groepen en rollen ingericht om het proces te begeleiden en succesvol tot een einde te brengen. Met uitzondering van de Monitor/Klankbordgroep verdwijnen zij alle weer, zodra zij hun functie gedaan hebben en het proces verdergaat.

6.11

Ad hoc initiatieven

Dat geldt niet altijd voor de Werkplaatsen. Sommige deelnemers worden zo gegrepen door de ideeën die zij tijdens het burgerberaad geformuleerd hebben, dat zij besluiten om ook zonder inkadering in een groter proces door te gaan om die ideeën te realiseren. Door als gemeente alert te zijn op deze initiatieven en deze gericht te ondersteunen, kan een transitie met relatief eenvoudige middelen versneld worden.

6.12

Procesmanagement

Voorafgaand en tijdens de G1000 bewaakt G1000.nu het proces. Om te verzekeren dat de maximale impact van de G1000 gerealiseerd kan worden is het belangrijk dat de gemeente een procesmanager aanstelt die na afloop van de G1000 voor continuïteit kan zorgen. Om de initiatieven die voortkomen uit de G1000 op de juiste manier te kunnen begeleiden, is het belangrijk dat de Procesmanager de G1000 zelf meemaakt en affiniteit heeft met de gekozen werkwijze.

Versie 1.0

- 14 -

7. PLANNING De G1000Schagen bestaat in totaal uit 5 fysieke deelnemers-bijeenkomsten, 3 online-bijeenkomsten en een aantal voorbereidende en begeleidende bijeenkomsten. De deelnemersbijeenkomsten vinden plaats met een tussenpoos van 2-3 weken. De doorlooptijd van alle samen bijeenkomsten is ca. 12 weken. De uitnodigingen voor de G1000 worden voor de zomer, dus ruim voor de start van de G1000, verzonden. De totale doorlooptijd van de G1000Schagen komt, inclusief vakantie, op circa 24-29 weken. We gaan uit van de Burgertop in september/oktober. De uitnodigingen moeten dan wel in juni verzonden worden. We ronden af in december/januari2024.

Versie 1.0

- 15 -

8. FINANCIEN De kosten voor de inzet van G1000.nu voor de gespecificeerde werkzaamheden schatten wij bij de voorgestelde opzet als volgt in:

Onderdeel

Verwachte Kosten

Afstemming

€

14.960,-

Communicatie, werving/registratie

€

7.767,-

Programmavoorbereiding

€

14.741,-

Burgertop

€

30.196,-

Kick-off Burgerforum

€

15.720,-

Overig Burgerforum

€

24.949,-

Burgerraad

€

25.422,-

Totaal:

€

133.712,-

NB: • •

De bedragen zijn exclusief BTW De kosten zijn inclusief 49 ritten Amersfoort-Schagen v.v. (€ 7.855,-) en 36 overnachtingen (€ 3.600,-)

De gespecificeerde bedragen zijn exclusief de kosten van/voor: • • • • • • • •

Loten en uitnodigen van de deelnemers. Schatting: Campagne en communicatie. Schatting: Huur van de locaties. Schatting (maatschappelijke tarieven) AV-voorzieningen. Schatting: Catering voorafgaand en tijdens de bijeenkomsten. Schatting: Vergoedingen voor de deelnemers. Schatting: Inzet van een digitaal platform/netwerkapp. Schatting: Projectorganisatie intern. Schatting:

Vooralsnog gaan we uit van een totaalbedrag van € 258.000,-.

Versie 1.0

- 16 -

€ 15.000,€ 10.000,€ 5.000,€ 12.500,€ 30.150,€ 40.500,P.M. P.M.

9. BIJLAGE 1: HET PROGRAMMA -DETAILBESCHRIJVING 9.1

De Burgertop

Café De Burgertop begint met een gesprek aan een cafétafel met 4 deelnemers. Voor 300 deelnemers staan in de zaal 38 cafétafels opgesteld. De deelnemers aan tafel kennen elkaar niet en vertegenwoordigen buiten de zaal verschillende rollen en hebben een verschillende herkomst. Zij dragen alle een badge met daarop een kleurcode voor hun rol (buiten de zaal) en voor hun geografische herkomst. De diversiteit aan tafel kunnen zij zelf regelen, door met verschillende kleurcombinaties aan tafel te gaan zitten. Het gesprek bestaat uit 3 rondes van elk 20 minuten. De start van het gesprek bestaat uit een vraag die door de moderator aangereikt wordt. Na afsluiting van elke ronde zoeken de deelnemers een andere tafel met andere gesprekspartners. Na 3 rondes heeft elke deelnemers op die manier 9 andere deelnemers gesproken. Aan het einde van elke ronde vraagt de moderator de deelnemers om met behulp van een speciale app op de smartphone een woord naar het grote scherm te sturen. Dit woord geeft weer wat de deelnemer heeft geraakt tijdens het gesprek van 20 minuten, wat is blijven hangen. Op het grote scherm vormen de woorden van alle deelnemers samen een woordwolk. Deelnemers die geen smartphone hebben kunnen geholpen worden door andere deelnemers. Agenda vaststellen Het tweede programmaonderdeel van de Burgertop is het vaststellen van de agenda voor de rest van de dag.

Daarvoor wordt op het grote scherm een samenvattende woordwolk getoond met de uitkomsten van de 3 gespreksrondes. De woorden die het vaakst door deelnemers gekozen zijn, worden het grootst getoond. De aanname is dat die daarmee door de zaal het belangrijkst gevonden worden. De moderator vraagt dat de zaal, die daar over het algemeen in mee gaat. Zo worden de eerste vier tot zes agenda-onderwerpen gevonden. Over de volgende agendaonderwerpen ontstaat meestal een gesprek met de zaal, waarbij op suggestie van de zaal door het samenvoegen van verschillende woorden nieuwe ‘grote woorden’ ontstaan die aan de agenda toegevoegd kunnen worden. Het uiteindelijk aantal agendapunten wordt bepaald door de animo en urgentie van de zaal bij de onderwerpen. Soms zijn we na 6 onderwerpen wel klaar, soms wil de zaal 12 tot 14 verschillende thema’s uitwerken. Pas als de hele zaal akkoord gaat met de agenda, gaan we door naar het volgende programmaonderdeel.

Versie 1.0

- 17 -

Het Gesprek – ronde 1: ‘Wat vinden we samen belangrijk?’ De onderwerpen uit de agenda worden simultaan, dus niet ná elkaar maar tegelijkertijd behandeld. Elk thema wordt op een andere plek in de zaal uitgewerkt door de deelnemers die aan dat onderwerp willen werken. Eerst zijn de tafeltjes van 4 personen twee aan twee tegen elkaar gezet, zodat een tafel voor 8 personen ontstaat. De tafels staan voor een TV-scherm met compute-stick, een soort minicomputer, die met een toetsenbord en muis vanaf de tafel bediend kan worden. De zaal is onderverdeeld in zogenoemde ‘blokken’. Elk blok bestaat uit een aantal tafels en heeft een nummer dat duidelijk zichtbaar boven het blok hangt. De agenda is verdeeld over de blokken: aan elk blok is een thema toegewezen. Die toewijzing staat op de grote schermen. Deelnemers kiezen een plek aan een tafel in het blok van hun keuze. Zij kunnen het grote scherm raadplegen om een overzicht te zien van de keuzen en de plek waar de thema’s zich in zaal bevinden. Bij het kiezen van de tafel letten zij ook op dat de verschillende rollen aan tafel vertegenwoordigd zijn en zij met zoveel mogelijk verschillende kleuren deelnemen. Het gesprek aan tafel wordt geopend met een kennismaking.

Dat gebeurt aan de hand van de vraag: ‘Waarom vind jij dit thema belangrijk, wat heeft jou naar deze tafel gebracht?’ Alle 8 deelnemers vertellen zo wie zij zijn en wat hen drijft. Terwijl zij dit vertellen maakt de tafelaar, een deelnemer die zich vrijwillig voor deze rol aangemeld heeft en hiervoor getraind is, zichtbaar voor iedereen aantekeningen van de hoofdpunten op het scherm. Zodra het rondje klaar is, kijken de deelnemers aan tafel met elkaar naar de aantekeningen en zoeken naar wat zij gemeenschappelijk hebben, wat zij samen belangrijk vinden. De moderator heeft hen gevraagd om dat in één zin samen te vatten en op het scherm te plaatsen, goed leesbaar voor alle andere deelnemers. Daarmee wordt deze eerste ronde afgesloten. Inspiratierondje langs de andere tafels: ‘Kijkje bij de buren’ In een korte pauze krijgen de deelnemers de gelegenheid om even de benen te strekken en langs de andere tafels/schermen te lopen en te zien waar de andere tafels aan werken. Er ontspinnen zich in deze ronde spontaan zeer geanimeerde gesprekken tussen deelnemers van verschillende tafels. Na afloop van deze ronde gaat iedereen weer naar de eigen tafel. Uitwerken agenda in werkgroepen – ronde 2: ‘Hoe gaan we dat doen?’ De werkgroepen gaan verder met de tweede opdracht van die middag.

Dat is antwoord geven op de vraag: ‘Wat is er nodig om te realiseren wat jullie belangrijk vinden?’ De procedure is hetzelfde: deelnemers aan tafel gaan met elkaar in gesprek, de tafelaar doet mee en maakt aantekeningen op het scherm. Aan het einde van dit onderdeel wordt de deelnemers gevraagd om met behulp van alle aantekeningen een verslag van het gesprek van die middag op het scherm te maken in de vorm van een korte presentatie. Zodra dit verslag klaar is, zorgt de geïnstalleerde software ervoor dat de presentatie automatisch afgespeeld wordt op de monitor. Peiling Voordat iedereen naar huis gaat, willen we graag weten waaraan gewerkt is en hoe de ideeën vallen bij de deelnemers. Daarom wordt er een peiling gedaan. De deelnemers hebben bij binnenkomst een badge gekregen met daarin een RFID-chip. De chip wordt ten behoeve van de peiling voorzien van 4 stemmen. Die kunnen deelnemers naar eigen goeddunken uitbrengen op de presentaties op de schermen. Om het mogelijk te maken om alle presentaties goed te bekijken, wordt voorafgaand aan de peiling de zaal eerst leeggeruimd, op de TV-schermen na. Nadat dit gedaan is, kunnen de deelnemers vrij langs de schermen wandelen en hun stem uitbrengen door de RFID-chip langs de RFID-lezer onderaan het TV-scherm te halen.

38 presentaties is te veel voor een normaal mens om in korte tijd te beoordelen, dus adviseren wij de deelnemers om maximaal 10 presentaties te bekijken en daaruit een keuze te maken. Als alle deelnemers dat doen, ontstaat vanzelf een normaalverdeling met een duidelijk beeld van de preferenties van de deelnemers gezamenlijk. Als iedereen zijn/haar stemmen uitgebracht heeft (na zo’n 20 minuten) wordt de stemming gesloten en wordt de einduitslag op de grote schermen getoond. Om dit moment wat gewicht te geven, nodigt de moderator de deelnemers van de drie tafels waarvan de presentaties de meeste stemmen hebben ontvangen uit om even naar voren te komen en een korte toelichting te geven op hun voorstel. Daarmee wordt de peiling afgerond. Aanmelding vervolg Bij het verlaten van de zaal melden deelnemers zich aan voor het vervolg van de G1000, het Burgerforum. Een deel van de deelnemers van de Top vindt deelname aan Top en Raad voldoende, niet iedereen is geïnteresseerd in het Forum. Het aantal deelnemers in de Forumfase zal dus kleiner zijn dan dat van de Burgertop, meestal ca. 40-50%.

Versie 1.0

- 18 -

9.2

Het Burgerforum

Het Burgerforum bestaat uit een zestal avondbijeenkomsten, 3x in de zaal en 3x online. Tijdens de avonden in de zaal werken de deelnemers in de Werkplaatsen aan de uitwerking van één of meer voorstellen voor de Burgerraad. Tijdens de onlineavonden presenteren de Werkplaatsen aan elkaar hun ideeën en verzamelen feedback van de andere deelnemers. De Werkplaatsen houden zich elk met een eigen thema bezig, eventueel met ondersteuning van een facilitator. De communicatie binnen de Werkplaats is in handen van zgn. ‘Schakelaars’. We verwachten dat van de 300 deelnemers aan de Burgertop zo’n 120-150 deelnemers zich zullen aanmelden voor het Forum. Niet alle aanmelders komen daadwerkelijk opdagen. Na de kennismaking met de werkwijze van het Burgerforum valt meestal nog een deel (10-20%) van de deelnemers af. Uiteindelijk blijft een harde kern van deelnemers over, die het proces van het Burgerforum tot het eind vol maakt. Kick-off Tijdens de Kick-off van het Burgerforum maken de deelnemers een keus aan welk voorstel van de Burgertop zij willen werken. Door die keuze te maken ontstaan groepen deelnemers die wij werkplaats noemen. Zo’n werkplaats kan zich met 1 of meerdere voorstellen van de Burgertop bezighouden, dat is aan de deelnemers.

Door deelnemers te laten kiezen aan welke werkplaats zij willen deelnemen stellen we hen in staat zich opnieuw te verbinden met de inhoud, nu met een onderwerp wat goed aansluit bij eigen competenties. Door die herhaalde keuze wordt het eigenaarschap versterkt. Het proces van kiezen duurt ongeveer een half uur. Daarna gaan de Werkplaatsen echt aan de slag. Zij beginnen met kennismaken, het maken van werkafspraken en het benoemen van Schakelaars. De Schakelaars onderhouden namens de Werkplaats het contact met de andere Werkplaatsen en nemen zitting in de regiegroep van Schakelaars. Inspiratiecarrousel Tijdens het eerste werkatelier hebben de Werkplaatsen kunnen aangeven welke experts en/of inspiratoren zij in het kader van hun onderwerp graag zouden willen raadplegen. Dat kunnen experts zijn, ervaringsdeskundigen of mensen die inspiratie te bieden hebben. In principe kan elke Werkplaats één persoon aandragen om uit te nodigen. Wij noemen hen de inspiratoren. Tijdens het tweede werkatelier verzorgen zij de Inspiratiecarrousel. Tijdens het Inspiratiecarrousel krijgen de inspiratoren elk in de zaal een eigen plek met een tafel en 8-10 stoelen. Na een korte plenaire pitch waarin zij zich voorstellen en duidelijk maken waarom deelnemers voor hen zouden moeten kiezen, nemen zij hun plek aan de tafel in en worden de deelnemers uitgenodigd om te kiezen met wie zij in gesprek willen.

Het advies is om dit met niet te veel mensen tegelijk te doen, dus om zich ook wat te verspreiden over de verschillende tafels. Na 25 minuten wisselen deelnemers op een signaal van de moderator van tafel, zo kan iedereen in gesprek gaan met een tweede inspirator. Na 25 minuten wordt weer gewisseld. De deelnemers hebben zo na afloop van het inspiratiecarrousel 3 inspiratoren kunnen spreken en zijn bijgepraat over 3 onderwerpen. Na een korte pauze gaan zij terug naar hun Werkplaatstafel en wisselen aan die tafel ervaringen en inzichten uit van het carrousel en werken verder aan hun ideeën en voorstellen. Werkatelier 3 Het derde werkatelier is een echt werkatelier: er is geen programma anders dan met elkaar in de eigen Werkplaats de ideeën en voorstellen uitwerken en een presentatie erover voorbereiden. Omdat alle Werkplaatsen simultaan in één ruimte werken, is er volop mogelijkheid voor de Werkplaatsen om even bij anderen langs te gaan en taken af te stemmen. Bij het uitwerken van de voorstellen kunnen de Werkplaatsen naar believen allerlei middelen inzetten. Zo kunnen zij zelf experts uitnodigen of raadplegen, bezoeken afleggen in andere gemeenten of bij instellingen, enquêtes uitzetten, etc. De afstemming hierover vindt plaats in de regiegroep. Idealiter is voor deze activiteiten een budget beschikbaar.

Tijdens dit Werkatelier zijn de Meelezers beschikbaar, die ervaring hebben met ambtelijke logica en hoe je zaken effectief formuleert vanuit een ambtelijke bril. Zij helpen de werkplaatsen bij het formuleren van de voorstellen. Online presentatie-avonden Tijdens de presentatieavonden kunnen de Werkplaatsen hun ideeën toetsen. Tijdens deze avonden worden proefpresentaties gehouden door de Werkplaatsen, waarbij de overige deelnemers van het Burgerforum feedback leveren. Presentaties en Voorstellen Ongeveer 14 dagen na afloop van het de laatste presentatieavond worden de presentaties en de uitgeschreven voorstellen

Versie 1.0

- 19 -

ingediend bij G1000.nu. Als voorbereiding op de Burgerraad worden zij op de website geplaatst en verzameld en voorzien van een toelichting beschikbaar gesteld aan de leden van de panels van de Burgerraad (zie Burgerraad hieronder). Elke Werkplaats levert een 1-minuutfilmpje aan waarin het voorstel gepitched wordt. Regiegroep Het Burgerforum wordt begeleid door de regiegroep. De regiegroep wordt gevormd door 2 vertegenwoordigers van elke Werkplaats, de zgn. ‘Schakelaars’. Deze Schakelaars worden door de Werkplaats naar de regiegroep afgevaardigd. De regiegroep vergadert voorafgaand aan de fysieke werkateliers of zoveel vaker als zij zelf nodig acht. In de regiegroep worden de volgende stappen in het programma en de gang van zaken in de Werkplaatsen besproken en worden de keuzes bevestigd. Zij heeft daarmee tijdens het Forum de leiding over het proces. De regiegroep stelt zelf haar agenda vast en leidt zichzelf. Wij treden op als (technisch) voorzitter. Meelezer De Werkplaatsen krijgen indien gewenst een meelezer. De meelezers worden geworven onder de ambtenaren. Zij helpen de Werkplaatsen bij het formuleren van het uiteindelijke voorstel. Het is van belang dat dit voorstel in de juiste taal en voorzien van de juiste referenties geschreven wordt.

Ze kunnen eventueel ook helpen bij het verzamelen van relevante informatie, het leggen van contacten met externe bronnen en het organiseren van excursies. Facilitatoren Werkplaatsen van 15 deelnemers en groter en andere Werkplaatsen die dit willen kunnen een beroep doen op een facilitator. Een facilitator modereert het groepsgesprek in de Werkplaats.

9.3

De Burgerraad

Inleiding De Burgerraad is de afsluiting van het Burgerberaad G1000. Deelnemers aan de Burgertop hebben stemrecht. Alle andere aanwezigen doen als toehoorder mee, maar hebben geen stemrecht. De Burgerraad is het moment waarop de definitieve keuzes gemaakt worden welke voorstellen namens de deelnemers aan de buitenwereld voorgesteld gaan worden voor realisatie en welke niet. Het samenstel van deze besluiten is het Burgerakkoord. Panelpresentaties Het eerste deel van de Burgerraad vindt plaats op vrijdagavond en zaterdagochtend. Werkplaatsen krijgen de gelegenheid om hun voorstellen te presenteren aan een panel, met publiek erbij. Er zijn 3 typen panels: een panel van burgers, een panel van politici en een panel van werkgevers/professionals. Elke Werkplaats presenteert voor elk panel (3x). Bij een grote belangstelling wordt voor elk panel twee keer gepresenteerd (6x). Per panelpresentatie hebben zij 20 minuten. Daarin kunnen zij maximaal 7 minuten presenteren. Daarna stelt het panel vragen en geeft de Werkplaats antwoord. Het publiek stelt geen of slechts een enkele vraag. Zo krijgt het publiek in korte tijd een beeld van het voorstel. De voorstellen zijn ruim een week van tevoren, met het filmpje, op de website geplaatst. Bij de uitnodiging voor de Burgerraad zit een link naar de voorstellen, dus alle deelnemers hebben vooraf de voorstellen kunnen raadplegen.

Panels Elk panel bestaat uit 5 leden en 2-5 wisselleden. Het voorzitterschap van het panel rouleert. Dankzij de wisselleden kunnen zij elkaar afwisselen gedurende de dag. Wanneer er sprake is van een groot aantal Werkplaatsen, dan werken we met twee zittingen van elk type panel tegelijkertijd. In dat geval hebben we meer panelleden nodig, zo’n 14-20 per type panel. De panelleden worden vooraf uitgebreid gebrieft over hun rol. Zij krijgen uiterlijk een week voorafgaand alle voorstellen ter beoordeling en het rooster van de presentaties. De centrale regie geeft het sein voor het starten en stoppen van de panelzittingen. Er vinden steeds 3 of 6 zittingen tegelijk plaats. Tussen de zittingen is steeds een wissel-pauze van 5 minuten. Het is cruciaal dat deze voor alle zittingen gelijk vallen, omdat de deelnemers dán de gelegenheid hebben om van panel te wisselen. De voorzitter van het panel heeft de leiding over de zitting. Bij elk panel is een facilitator aanwezig die de tijd en de orde bewaakt en het publiek instrueert. Het publiek bij de zittingen bestaat doorgaans uit 40-60 personen.

Versie 1.0

- 20 -

Burgerraad De Burgerraad beoordeelt op zaterdagmiddag de voorstellen van de Werkplaatsen en besluit welke voorstellen goed genoeg zijn om voor de hele gemeente te gelden en welke niet. Dit gebeurt in een procedurele zitting, waarbij de leden van de Burgerraad stuk voor stuk over alle voorstellen stemmen. Alle voorstellen met een meerderheid van stemmen worden onderdeel van het Burgerakkoord. Het Burgerakkoord wordt vastgesteld in een speciaal daarvoor ingerichte zaal. Alle stemgerechtigde deelnemers zitten in een theateropstelling tegenover een groot scherm. Daaronder het presidium, eventueel op een podium, met het gezicht naar de zaal. De opstelling is afgezet met een afscheiding. Als aanwezigen plaats willen nemen in het gedeelte voor de Burgerraad moeten zij hun badge laten zien en wordt gecontroleerd of zij stemgerechtigd zijn. Als dat zo is mogen zij plaatsnemen in het deel voor leden van de Burgerraad, zo niet dan worden zij verwezen naar de publieke tribune. Het criterium daarbij is of zij ook deel hebben genomen aan de Burgertop. Ook de overige aanwezigen nemen plaats op de publieke tribune. Meestal kiezen ook de politici die hebben bijgedragen aan het Forum ervoor om eveneens op de tribune plaats te nemen, samen met overige belangstellenden en pers. Op die manier onthouden zij zich van stemming.

Zij krijgen immers het Burgerakkoord later nogmaals voorgelegd in hun rol als volksvertegenwoordiger. Het presidium wordt gevormd door de voorzitter en minimaal 2 secretarissen. De voorzitter leidt de vergadering, zorgt voor het correcte verloop van de stemmingen en stelt de uitkomst ervan vast. Op lokaal niveau is dit de burgemeester. De secretarissen assisteren de voorzitter bij de stemmingen, zien toe op het correcte verloop ervan en leggen de uitkomst voor aan de voorzitter. Zij worden geworven uit het projectteam. Eerst wordt de Burgerraad officieel geïnstalleerd, worden de stemprocedure en alle andere afspraken vastgesteld door de vergadering. Daarna gaat de voorzitter over tot het behandelen van de voorstellen. De voorstellen zijn per Werkplaats geagendeerd. Werkplaatsen kunnen hun voorstellen in meerdere beslispunten indienen. Elk beslispunt wordt afzonderlijk in stemming gebracht. De behandeling van de beslispunten van een Werkplaats wordt ingeleid met het korte filmpje, de ‘pitch’. De leden van de Burgerraad herkennen op die manier de herkomst van de beslispunten. Daarna komen de beslispunten één voor één langs op het grote scherm.

Versie 1.0

- 21 -

Als dit gedaan is, vraagt de voorzitter de leden om hun stem uit te brengen. Deze komen binnen op het grote scherm. Er zijn dan meerdere stemprocedures mogelijk: