Onderzoek Burgerparticipatie DEF

Juni 2020 • 3 bijeenkomsten voor omwonenden (door klankbordgroep)

November 2020 • Start werkzaamheden

Voorjaar 2021 • Afronding werkzaamheden

Afbeelding 9. Overzicht participatieproject Veersloot en Voorhuisstraat in Dirkshorn. Eind 2017 ontving het college een brief van alle bewoners van de Veersloot en Voorhuisstraat over hun ongenoegen dat hun straat niet was meegenomen in het project herinrichting Ruimtevaartbuurt/Dorpsstraat Dirkshorn (zie afbeelding 10). Daarnaast hadden verschillende omwonenden melding gemaakt van de kwaliteit van de bestrating en aangegeven dat zij deze gevaarlijk vonden. Een herinrichting van de twee straten in 2017 was destijds echter niet mogelijk door een gebrek aan financiële middelen. Toen begin 2020 de financiële middelen beschikbaar waren, liet de projectleider van het renovatieproject de initiatiefnemers weten dat het tijd was om de bewoners en vertegenwoordigers van de dorpsraad te betrekken bij de uitvoering van het project. Vervolgens is er een klankbordgroep voor het project opgericht (ook wel: Werkgroep Voorhuisstraat en Veersloot) om de uitvoering van het project te begeleiden. Daarnaast zijn er in juni 2020 door de klankbordgroep drie bijeenkomsten met omwonenden georganiseerd, waarbij een klankbordgroep-lid vragen en opmerkingen van omwonenden betreft de inhoud en uitvoering van de

Afbeelding 10. Project Ruimtevaartbuurt/Dorpsstraat & locatie straten Veersloot en Voorhuisstraat

45 Bron: Verweerschrift losloopgebied (29 juni 2021). 46 Bron: Verweerschrift losloopgebied (29 juni 2021). 47 Bron: Advies Commissie Bezwaar Losloopgebied getekend (Z.D.). 48 Bron: Interview met ambtelijke organisatie (9 september 2021).

27

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

plannen heeft verzameld. Deze zijn doorgegeven aan de projectleider en beantwoord. Op 23 november 2020 is KWS Infra gestart met de werkzaamheden, die in het voorjaar van 2021 zijn afgerond.

2.2. Keuzes vooraf Projectleiders zijn bepalend voor de opzet en uitvoering van participatie in projecten Uit de interviews met intern betrokkenen blijkt dat er op projectniveau niet veel formele kaders en spelregels zijn opgesteld voor burger- en overheidsparticipatie (Zie ook hoofdstuk 1). Met uitzondering van de RES 1.0 - waarbij volgens intern geïnterviewden de opzet en de uitvoering van de lokale participatie grotendeels door de RES-regio NHN bepaald was - wordt uit de casussen duidelijk dat projectleiders en gebiedscoördinatoren hierdoor een grote verantwoordelijkheid dragen als het gaat om de keuzes die per project gemaakt moeten worden ten aanzien van participatie- en communicatie(middelen). Aangezien elk project anders is, is deze aanpak volgens een intern geïnterviewde tot een bepaalde mate ook noodzakelijk, omdat het bij participatie vooral gaat om "het leveren van maatwerk". Maar uit de casussen blijkt ook dat de effectieve uitvoering van een project te veel afhangt van de voorkeuren/aanpak van individuele projectleiders. Participatieprojecten liepen bijvoorbeeld vertraging op omdat projectleiders geen heldere kaders meegaven aan inwoners.

Ook in de praktijk wordt actief ingezet op een zo hoog mogelijke mate van participatie In lijn met de gemeentelijke ambities, werd er zowel in de onderzochte burger- als overheidsparticipatieprojecten van tevoren naar een zo hoog mogelijk participatieniveau gestreefd. Met betrekking tot de twee onderzochte overheidsparticipatietrajecten hield dit in dat de initiatiefnemers aan zet waren. De betrokken gebiedscoördinatoren namen tijdens de twee projecten hoofdzakelijk een adviserende en ondersteunende rol in. In het project Hondenlosloopveld Groeneweg kregen de initiatiefnemers vanaf het begin veel ruimte. Uit de gesprekken met zowel intern als ook extern betrokkenen komt naar voren dat het oppakken en uitvoeren van taken, bijvoorbeeld het uitvoeren van het draagvlakonderzoek of het organiseren van de bijeenkomst met tegenstanders, geheel aan de initiatiefnemers werd overgelaten. Ook in het project Veersloot en Voorhuisstraat in Dirkshorn werd vanuit het oogpunt van participatie vanaf het begin gestreefd naar "maximale inbreng en betrokkenheid, niveau 4 op de participatieladder, coproductie".49 Uit de interviews met intern betrokkenen blijkt dat de keuze voor coproductie als participatievorm in dit project mede is gemaakt, omdat een aantal van de betrokken inwoners veel kennis en ervaring had met de technische inhoud van het project (op het gebied van civiele techniek).

Zij waren volgens de geïnterviewden uitstekend in staat om het project naar een goed einde te begeleiden. In het geval van de twee onderzochte burgerparticipatietrajecten (Hoofdassen Tuitjenhorn & RES 1.0) werden op voorhand verschillende participatieniveaus vastgesteld voor de onderscheidene projectfasen. Met betrekking tot de casus Hoofdassen Tuitjenhorn, streefde de gemeente voor de definitiefase van het project naar maximale inbreng en betrokkenheid van bewoners (niveau 4 op de participatieladder, coproducerend) om samen tot een breed gedragen schetsontwerp te komen. Voor de volgende ontwerp- en voorbereidingsfase in 2019 en de realisatiefase in 2020, koos de gemeente lagere participatieniveaus waarbij omwonenden, de klankbordgroep en/of de dorpsraad alleen advies mochten geven of slechts geïnformeerd werden over de gemaakte keuzes.50 Uit interviews met intern betrokkenen blijkt dat projectleiders weinig inspraak hadden in de keuzes omtrent participatie voor de RES 1.0. Hoewel de projectorganisatie RES-regio NHN in haar communicatie naar de gemeenten de behoefte aan lokaal maatwerk benadrukt,51 had de projectorganisatie volgens een 49 Bron: Projectopdracht Veersloot_Voorhuis (2 april 2020). 50 Ontwerpfase: raadplegen & informeren; voorbereidingsfase: adviseren & informeren; realisatiefase: informeren & raad-

plegen; zie: Herinrichting Tuitjenhorn Schetsontwerp_def_Optimized (23 januari 2019), p 4. 51 Bron: Startnotitie Regionale Energiestrategie NHN (25 april 2019).

28

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

interne geïnterviewde vooraf al vastgelegd hoe de participatie in de RES op lokaal niveau georganiseerd moest worden. Om de lokale ambities te versnellen, is echter lokaal besloten het participatieproces van de RES te koppelen aan andere lokale participatieprocessen, zoals de bijeenkomsten voor de Omgevingswet, waar ook over de RES werd gesproken.52 De gemeente streeft ernaar de mening van alle belanghebbenden in kaart te brengen Uit de onderzochte casussen blijkt dat de gemeente haar best doet om voorafgaand aan een project de wensen en ideeën van alle belanghebbenden in kaart te brengen. Zo heeft de projectleider bijvoorbeeld bij het project Hondenlosloopveldje de initiatiefnemers geadviseerd om een draagvlakonderzoek uit te voeren. Dat daarnaast in het door de gemeente uitgevoerde locatieonderzoek draagvlak een doorslaggevende factor was, komt uit het collegevoorstel naar voren, waarin wordt beschreven dat de locatie Berkenweg niet in aanmerking is gekomen vanwege een gebrek aan draagvlak.53 Ook bij de projecten Hoofdassen Tuitjenhorn, Veersloot/Voorhuisstraat en RES 1.0 was een deel van de eerste fase van de projecten het verzamelen van de wensen en ideeën van bewoners/omwonenden. Dat het niet altijd eenvoudig is om iedereen vroegtijdig bij de projecten te betrekken, blijkt uit het gesprek met intern betrokkenen.

Volgens een interne stakeholder is het soms moeilijk om er zeker van te zijn dat er 'draagvlak' voor iets is en of ook mensen met, bijvoorbeeld, relatief kleine belangen zijn gehoord. Daarnaast geeft één andere intern betrokkene aan dat de keuze om inwoners vroegtijdig te betrekken bij projecten momenteel nog veel capaciteit en tijd vergt van het ambtelijke apparaat, die er helaas niet altijd is.

2.3. Communicatie & samenwerking De 'lijntjes' tussen gemeente en inwoners zijn kort in de gemeente Schagen Uit de gesprekken met extern betrokkenen komt duidelijk naar voren dat over het algemeen de 'lijntjes' in de gemeente Schagen kort zijn. Of het nu gaat over vragen of klachten, volgens de meeste extern betrokkenen zijn gemeentelijke contactpersonen (projectleiders/wethouders/raadsleden) laagdrempelig benaderbaar in de gemeente. Dit maakt ook dat wanneer participatietrajecten stroef verlopen, men er uiteindelijk altijd uitkomt door het goede overleg en het constructieve onderlinge contact tussen inwoners en gemeente. Een initiatiefnemer zegt hierover: “Het contact met de gemeente in Schagen is over het algemeen prettig. Je kunt redelijk makkelijk contact leggen met de gemeente.”

De gemeente omarmt het principe 'van buiten naar binnen' in overheidsparticipatieprojecten Uit de gesprekken met extern betrokkenen wordt duidelijk dat de gemeente het principe van 'van buiten naar binnen werken' goed heeft toegepast in de twee onderzochte overheidsparticipatietrajecten. In het project Hondenlosloopveldje onderhield de gebiedscoördinator niet alleen goed contact met de initiatiefnemers, maar adviseerde hen ook om andere belanghebbenden tijdig bij het proces te betrekken. Ook in het project Veersloot/Voorhuisstraat zijn volgens de extern betrokkenen de projectleider en de aannemer goed ingegaan op behoeftes en wensen van de omwonenden. Er was regelmatig contact over wat wel of niet kon, steeds met redenen omkleed. Gemeente werkt nauw samen met werk- en klankbordgroepen

52 Bron: Raadsvoorstel Startnotie RES (24 september 2019). 53 Bron: Productie 2 Locatiestudie (Z.D.); Collegevoorstel hondenlosloopveld Groeneweg (19 oktober 2020).

29

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Uit de casestudies blijkt dat bij kleine/middelgrote overheids- en burgerparticipatieprojecten de gemeente vaak nauw samenwerkt met een werk- of klankbordgroep bestaande uit direct omwonenden, leden van de dorpsraad en initiatiefnemers. Zo heeft de gemeente voorafgaand aan de voorbereidings- en uitvoeringsfase van de projecten Hoofdassen Tuitjenhorn en Veersloot/Voorhuisstraat aan omwonenden/dorpsraad/ initiatiefnemers gevraagd een klankbordgroep in te stellen. Ook bij het project Hondenlosloopveldje heeft de gemeente gedurende het hele project nauw contact gehad met een groep initiatiefnemers (Werkgroep Hondenlosloopveldje Groeneweg). De gemeente betrekt dorpsraden veel bij projecten Uit de casestudies blijkt dat de gemeente (gebiedscoördinatoren/projectleiders) de dorpsraden nauw heeft betrokken bij de projecten Hondenlosloopveldje, Hoofdassen Tuitjenhorn en de Veersloot/Voorhuisstraat. Volgens een intern betrokkene is de reden hiervoor dat de lijnen met de dorpsraden vaak kort zijn, waardoor zij vaak betrokken worden bij projecten. Daarnaast is het in het verleden voorgekomen dat dorpsraden niet betrokken werden bij kleinschalige projecten, wat soms leidde tot kritiek op gevoelige onderwerpen. Volgens een andere geïnterviewde kan de gemeente dorpsraden 'handig' gebruiken om te weten te komen wat er in een dorp speelt.

De vraag of een dorpsraad een goede afspiegeling van een dorp is, is volgens de geïnterviewde niet relevant, omdat ze enerzijds in positie moeten worden gebracht en anderzijds nooit het enige participatie-instrument zijn: "De meeste dorpsraden weten goed wat er speelt in hun dorp, als gemeente kan je hier ook gebruik van maken."

Extern betrokkene hebben behoefte aan duidelijke informatie en communicatie De gemeente maakt gebruik van een divers palet aan instrumenten (onder meer Samen.Schagen.nl, bewonersbrieven, informatieavonden, klankbordgroepen) en heeft daarmee de juiste tools in handen om betrokkenen te bereiken en betrekken. Wel blijkt heldere communicatie een aandachtspunt. Uit de casestudies blijkt dat het voor inwoners niet altijd duidelijk is wat hun rol is en wat de participatiemogelijkheden zijn. Uit de interviews met zowel intern als extern betrokkenen in de casus Hoofdassen Tuitjenhorn blijkt dat het project soepeler had kunnen verlopen als de gemeente in de voorfase van het project duidelijker informatie had gegeven over hun beoogde rol en de mate waarin zij mochten participeren in het project. Volgens extern betrokkenen waren problemen in de communicatie met bewoners vooral te wijten aan het feit dat begrippen die in de gemeente normaal waren, voor sommige bewoners onbekend waren. Er waren bijvoorbeeld verschillende interpretaties over de betekenis van het woord 'klankbordgroep'. Zo geeft een van de betrokken inwoners aan: “Ik heb de term ‘klankbordgroep’ anders opgevat dan andere leden van de klankbordgroep. Ik had niet verwacht dat ik zou mogen meebeslissen, maar dat ik alleen mijn mening mag geven.

In mijn beleving en in mijn werk [wordt één] klankbordgroep gebruikt om te horen hoe bepaalde zaken in een team vallen en info op te halen.” […] “Uiteindelijk neemt eindverantwoordelijke het definitieve besluit.”

Uit de interviews met intern en extern betrokkenen over de casus Hoofdassen Tuitjenhorn kwam ook naar voren dat het project achteraf gezien erg lang heeft geduurd, omdat de gemeente de verwachtingen van de bewoners vooraf beter had moeten managen. Volgens één van de intern geïnterviewden had de gemeente duidelijker moeten communiceren over hoeveel ruimte bewoners kregen om mee te denken:

30

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

“We moeten de verwachtingen van inwoners vooraf goed managen, en we moeten klip en klaar zijn over waar een klankbordgroep over gaat.”

Uit de interviews met extern betrokkenen in alle casestudies blijkt dat de informatievoorziening over de inhoud en het verloop van het participatieproces niet altijd duidelijk was. Volgens extern betrokkenen was het vaak onduidelijk wat er zou gebeuren en wanneer. Het platform Samen.Schagen.nl biedt hier uitstekende mogelijkheden voor in de toekomst, maar gebruik van het platform vereist wel wat (online) handigheid. “Ik vind de website Samen.Schagen.nl een prachtig platform om de inwoners goed te informeren. Het probleem is wel dat veel mensen niet weten hoe ze de website moeten gebruiken.”

Ook benadrukte een extern betrokkene bij het project Hondenlosloopveld dat de communicatie en samenwerking met de gemeente tijdens het participatieproces weliswaar goed verliep, maar dat informatie over de uitvoering van het Hondenlosloopveldproject al meer dan een jaar ontbreekt. Ook extern betrokkenen bij het project Hoofdassen Tuitjenhorn gaven aan dat zij tussentijdse rapportages misten met informatie over de stand van zaken en verdere plannen.

“We zijn inmiddels 2,5 jaar verder en er is nog steeds geen besluit genomen of er nou wel of niet een hondenlosloopveldje aan de Lijsterbesstraat komt. Waarschijnlijk door de corona beperkingen heeft dit hele plan “on hold” gestaan. Ik heb zelf contact opgenomen met de gemeente hoe het ervoor staat, maar er is al een jaar nauwelijks contact over het voortgangsproces van het hondenveldje. De gemeente had beter moeten communiceren.”

Over het algemeen valt veel winst te behalen waar het gaat om de tevredenheid over trajecten, door resultaten tijdig terug te koppelen aan extern betrokkenen en door direct follow-up bijeenkomsten/gesprekken te organiseren. Volgens de intern betrokkenen is stilte in projecten funest. Tenslotte is er bij alle onderzochte cases sprake geweest van een wisseling van projectleider of contactpersoon. Hoewel het wegvallen van een vast aanspreekpunt altijd kan gebeuren, heeft dit niet bijgedragen aan een soepele samenwerking. Met de aanstelling van de procesregisseur, zou het contact met inwoners moeten verbeteren, zo geven intern geïnterviewden aan. “Als het vertrouwde gezicht plotseling weg is, dan gaat de band die je met een ambtenaar/projectleider hebt opgebouwd verloren.”

2.4. Monitoring & evaluatie Er is intern behoefte aan systematische monitoring en evaluatie van participatie in projecten Uit de gesprekken met intern betrokkenen en de raad blijkt dat er met enige regelmaat wordt teruggeblikt op lopende en voltooide projecten. Toch lijkt er behoefte te zijn aan een meer systematische aanpak. Uit gesprekken met intern betrokkenen blijkt dat participatieprocessen in het verleden succesvoller hadden kunnen verlopen indien zij systematisch waren gemonitord en geëvalueerd. Volgens de intern betrokkenen zouden structurele evaluaties ook kunnen dienen als basis voor het helderder sturen op en monitoren van nieuwe participatieprojecten. Volgens één van de intern

31

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

betrokkenen is het gebrek aan structurele monitoring en evaluatie van de participatie in projecten (wat gaat goed, wat gaat fout?) in het verleden vooral te wijten aan een gebrek aan capaciteit in de ambtelijke organisatie. De raad wil meer zicht op participatietrajecten Zoals vermeld in hoofdstuk 1 voelen raadsleden zich vaak onvoldoende geïnformeerd over lopende/startende burgerparticipatietrajecten. Raadsleden noemden het RES 1.0 proces als voorbeeld hiervoor. Een aantal raadsleden gaf aan dat zij alleen als toehoorder mochten deelnemen aan het RES 1.0 participatieproces, terwijl zij liever bij de gesprekken betrokken waren geweest. Raadsleden wezen er ook op dat de raad geen kaderstellende rol had in het RES 1.0 participatieproces. Volgens een aantal raadsleden was de processturing van de RES voor een groot deel afgebakend terrein. Inhoud geven aan de vraag of er wel of geen windmolens moeten komen en zo ja, hoeveel, dat is aan de raad. Voor een goede monitoring en om te zorgen voor een betere processturing in participatietrajecten, geven raadsleden aan meer feedback te willen over succes- en faalfactoren in burgerparticipatietrajecten.

2.5. Doeltreffendheid Participatie en belangenafweging is lastig voor de gemeenteraad, zo ook in Schagen. In participatietrajecten spreekt de gemeente met vertegenwoordigers van deelbelangen, terwijl de raad uiteindelijk een besluit moet nemen over het geheel en dus het algemeen belang. Dit is een ingewikkelde opgave bij alle participatietrajecten, zo ook in Schagen. Dit blijkt onder meer uit de casus Hoofdassen Tuitjenhorn. Zo vond op 2 maart 2021 een oordeelsvormende raadsvergadering plaats over de eerste fase van het project. Tijdens de vergadering was de raad kritisch over het proces en ook over de technische inhoud van het project op bepaalde onderdelen.54 In een informatiememo aan de raad heeft de portefeuillehouder uitgelegd dat het ontwerptechnisch moest worden aangepast vanwege de inspraak van de bewoners, klankbordgroep en dorpsraad. Een gevolg hiervan is dat het ontwerp nu inhoudelijk afwijkt van de gemeentelijke beleidsuitgangspunten en ambities, omdat er geen consensus is bereikt tussen klankbordgroep/dorpsraad en de gemeente over de beoogde klimaatadaptatiemaatregelen (extra berging en vertraagde afvoer van regenwater).

In reactie op het verzoek van de bewoners om deze nieuwe maatregel niet uit te voeren, besloot het college de geplande klimaataanpassingsmaatregel te laten vallen wegens gebrek aan draagvlak.55 “In dit project zijn de klimaatambities van de gemeente losgelaten. We waren al een jaar op weg door al het gepraat. Waar we niet op 'toegegeven' hebben is de maximale snelheid. De dorpsraad wilde, mede naar aanleiding van een gesprek dat zij hebben gehad met de fietsbond, 50 km/u - met een totaal andere inrichting. We hebben vastgehouden aan 30 km/u. We hebben als gemeente uiteindelijk de keuze gemaakt en aangegeven waarom.”

Uit een raadsinformatiememo over het project Hoofdassen Tuitjenhorn blijkt dat het college niet content is met de wijze waarop de impasse rond de omstreden klimaatadaptatiemaatregelen is opgelost. Geconcludeerd wordt dat het participatieproces in de toekomst anders zal worden aangepakt en dat de portefeuillehouder met de raad wil bespreken hoe de gemeente in de toekomst om moet gaan met de gemeentelijke beleidsuitgangspunten en ambities, in geval van afwijkende wensen ten 54 Bron: Raadsinformatiememo (30 maart 2021). 55 Bron: Raadsinformatiememo (30 maart 2021), p. 1.

32

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

aanzien van participatie.56 Volgens een intern betrokkene is goede communicatie met de inwoners van belang bij grote maatschappelijke vraagstukken: “Goede communicatie naar de inwoners toe is belangrijk: de wereld is immers in transitie. Grote maatschappelijke vraagstukken zijn vaak mondiale problemen. Inwoners beseffen dat vaak minder of niet omdat ze zich meer met hun directe leefomgeving bezighouden. Het is de taak van de gemeente om inwoners hierover te informeren en zo een cultuuromslag (een omslag in denken) van de grond te krijgen. Goede communicatie is hierbij van groot belang, zodat de boodschap ook echt overkomt.”

Daarnaast blijkt uit interviews met extern betrokkenen dat bij grote maatschappelijke vraagstukken, zoals de RES, de gemeente meer inhoudelijke informatie had moeten verstrekken over de RES om de participatie goed te laten verlopen. Volgens een extern geïnterviewde hebben inwoners te weinig kennis over de RES, waardoor zij onvoldoende of onjuiste informatie hebben om goed te kunnen participeren. “Het probleem is dat de kennis van de inwoners over RES ontoereikend is. Er worden momenteel cowboyverhalen verspreid omdat de burgers niet over de juiste informatie beschikken.”

Gemeente stuurt procesmatig bij om draagvlak te vergroten Ondanks dat participatieprojecten in de gemeente niet systematisch geëvalueerd worden, blijkt uit de onderzochte casussen duidelijk dat de gemeente reflecteert en anticipeert op lopende en doorlopen participatietrajecten om haar doelstellingen ten aanzien van participatie te realiseren. Naast de hiervoor besproken casus Hoofdassen Tuitjenhorn, waarin het college wegens gebrek aan draagvlak afzag van klimaatadaptatiemaatregelen, is de RES 1.0 hiervan een ander goed voorbeeld. Toen duidelijk werd dat zowel intern als ook extern betrokkenen niet tevreden waren over de manier waarop participatie in de eerste fase van de RES plaatsvond, besloot het college om het traject naar de RES 2.0 toe anders vorm te geven. Zo wil de gemeente inwoners, dorpsraden en andere belanghebbenden actiever bij de RES 2.0 betrekken door in dorpen en kernen informatieavonden te organiseren en met belanghebbenden het gesprek aan te gaan.57

2.6. Beleving Extern betrokkene hebben behoefte aan complete informatie over het proces Met uitzondering van het project Veersloot/Voorhuisstraat, waarover zowel intern als extern betrokkenen zeer tevreden waren,58 werden alle andere onderzochte projecten door de geïnterviewde extern betrokkenen als onbevredigend beoordeeld. Bedankbriefje van de werkgroep aan het college (2 april 2021) over het project Veersloot/Voorhuisstraat: “De werkzaamheden zijn de afgelopen week afgerond. Alle bewoners zijn erg te spreken over het resultaat, de straten liggen er prachtig bij! De communicatie is uitstekend verlopen. Maar nog belangrijker we zijn ervan

56 Bron: Raadsinformatiememo (30 maart 2021), p. 1. 57 Bron Beantwoording raadsvragen VVD (13 april 2021). 58 Op 6 april 2021 is namens de bewoners van de straten Veersloot en Voorhuisstraat en de Dorpsraad Dirkshorn een be-

dankbrief gestuurd aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen.

33

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

overtuigd dat er een kwalitatief prima stuk werk is geleverd. […] Middels deze brief willen we U bedanken voor de samenwerking en complimenteren met het gerealiseerde resultaat. Alle aanwonenden zijn erg content met onze mooie straatjes. We hopen er nog lang van te kunnen genieten!”

Volgens de extern betrokkenen had dit vooral te maken met een gebrek aan duidelijkheid over diverse zaken (bijvoorbeeld: rollen, participatieruimte en proces) en een gebrek aan transparante informatievoorziening en tijdige terugkoppeling over de resultaten van bijeenkomsten en reacties op vragen en bezwaren. Ook het feit dat de bestudeerde participatieprojecten vertragingen van enkele maanden of zelfs jaren hadden opgelopen, mede door wisselingen van contactpersonen, werd door extern betrokkenen als reden genoemd. Zo geeft bijvoorbeeld een extern betrokkene aan dat zowel voor- als tegenstanders van het Hondenlosloopveldje inmiddels een beetje 'hondenveld moe' zijn omdat het hele proces al te lang (ruim 2,5 jaar) heeft geduurd. Al met al valt op dat ook als er een goede set aan instrumenten beschikbaar is en de gemeente een positieve houding heeft ten opzichte van participatie, heldere informatie over rollen, kaders en randvoorwaarden sterk bepalend zijn voor de algehele beleving van inwoners.

Reactie van een extern geïnterviewde over het project Hoofdassen Tuitjenhorn: “Ik geef het project een vier. Dit heeft vooral te maken met de onduidelijkheid over verschillende zaken (bijvoorbeeld: rollen). Het probleem in de communicatie komt volgens mij ook doordat mensen vaak nogal onwetend zijn over zaken die op het gemeentehuis wel duidelijk zijn, maar voor de inwoners niet.”

Dit beeld wordt onderschreven door de intern betrokkenen. Zij hebben vooral gemerkt dat trajecten onnodig vertraging opliepen door een gebrek aan randvoorwaarden: Reactie van een intern geïnterviewde over het project Hoofdassen Tuitjenhorn: “Eigenlijk moet het nooit een spel worden van ‘wie krijgt er gelijk’. We hebben 9 van de 10 punten opgelost. Bij de dorpsraad en omwonenden overheerst dan het gevoel ‘wij hebben verloren’, omdat ze hun zin niet krijgen. Zo moet het niet gaan. De gemeente had veel kou uit de lucht kunnen halen door in de voorfase al duidelijker te communiceren over de participatieruimte en doorlooptijd.”

Er valt winst te behalen door inwoners in een eerder stadium te betrekken Volgens intern betrokkenen had de gemeente veel discussies in burgerparticipatietrajecten kunnen voorkomen door in het voortraject duidelijker te communiceren over de ruimte voor inspraak, geldende spelregels en de doorlooptijd. Daarnaast geeft een intern betrokkene aan dat het vroegtijdig betrekken van bewoners bij grootschalige projecten zoals de RES erg belangrijk is om bewoners aan boord te krijgen. Vroegtijdig gaat er dan specifiek over dat je inwoners ook al betrekt bij het bepalen van de mate van participatie en voorkeuren voor middelen. Uit het interview met intern betrokkenen blijkt daarnaast ook dat de gemeente bij het RES 1.0 project weinig eigen keuzes kon maken wat betreft participatiemethoden en communicatie. Een reden hiervoor was dat de RES-regio NHN alleen financiële middelen beschikbaar stelde voor activiteiten die door de RES-regio waren voorgesteld. Hoewel deze activiteiten volgens de intern betrokkenen niet volledig voldeden aan de behoeften van de bewoners en andere belanghebbenden, heeft de

34

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

raad ook niet het initiatief genomen om extra financiële middelen uit te trekken voor aanvullende activiteiten.59 Reactie van een intern geïnterviewde over de RES 1.0: “De praktijk was dat de projectorganisatie NHN veel druk uitoefende op de gemeenten om het participatieproces op dezelfde manier te laten verlopen. Met als argument: als elke gemeente een volledig eigen proces doorloopt kunnen zij er straks geen ‘kaas’ meer van maken. Als je als gemeente iets anders of meer wilde, dan moest je dat zelf financieren.”

2.7. Samenvattend De gemeente Schagen wil inwoners graag betrekken en bij participatieprocessen ruimte laten voor zowel voor- als tegengeluiden. Bij participatietrajecten brengt de gemeente verschillende belangen in beeld (of stimuleert initiatiefnemers om dat te doen). Ook beschikt de gemeente over een breed palet aan communicatiemiddelen om inwoners te bereiken en betrekken. Zo maakt de gemeente bijvoorbeeld gebruik van online tools zoals een participatieplatform en zet daarnaast de bekende bewonersavonden in bij participatietrajecten. Wat opvalt is dat in veel trajecten de gemeente werkt met klankbordgroepen. Het is daarbij niet altijd duidelijk hoe representatief deze groep is en wat de opvattingen zijn van de zogeheten stille meerderheid. Een groot aandachtspunt is heldere, tijdige informatie over het proces. Betrokkenen hebben er behoefte aan dat de gemeente in heldere taal uitlegt wat de rol is van inwoners en wat voor inbreng er van hen wordt verwacht. Hoofdbevindingen per casus Hoofdassen Tuitjenhorn De gemeente streeft tijdens de definitiefase van het project voor de maximale inbreng en betrokkenheid van bewoners om samen tot een breed gedragen schetsontwerp te komen. De lijnen met de gemeente waren kort - maar er ontbrak een vaste aanspreekpunt door wisselingen van contactpersonen.

Onduidelijkheid bij extern betrokkenen over hun rol en de mate waarin zij mochten participeren in het project. Voor zowel intern als extern betrokkenen is het eindresultaat een compromis: inwoners hebben inhoudelijke afwijkende wensen ten aanzien van gemeentelijke ambities. RES 1.0 Keuzes omtrent participatie zijn sterk bepaald door de projectorganisatie van de RES-regio NHN. Raadsleden voelen zich onvoldoende geïnformeerd over het participatietraject van de RES 1.0. Inwoners voelen zich onvoldoende betrokken bij het participatieproces. Het college besluit het traject naar de RES 2.0 anders vorm te geven om het draagvlak voor de RES te vergroten.

59 Bron: Beantwoording CDA vragen RES (19.11.2020).

35

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Hondenlosloopveld Groenweg De initiatiefnemers krijgen vanaf begin aan veel ruimte: het oppakken en uitvoeren van taken wordt geheel aan de initiatiefnemers overgelaten. De gemeente omarmt het principe 'van buiten naar binnen' werken: de begeleidende gebiedscoördinator functioneert vooral in een adviserende en ondersteunende rol. Tegenstanders voelden zich onvoldoende meegenomen in gemaakte collegebesluit. Hele participatieproces duurt met ruim 2,5 jaar te lang. Veersloot en Voorhuisstraat in Dirkshorn Gemeente streeft naar maximale inbreng en betrokkenheid van inwoners. De klankbordgroep fungeert als 'communicatieschakel' tussen gemeente en omwonende en de dorpsraad. Projectleider en aannemer spelen goed in op behoeftes en wensen van omwonenden. Inwoners zijn zeer tevreden over het resultaat.

Hoofdbevindingen per item uit het analysekader Keuzes vooraf Projectleiders waren tot voor kort bepalend voor de opzet en uitvoering van participatie in projecten. De laatste vier maanden van de onderzoeksperiode is een procesregisseur aangesteld voor vormgeving en uitvoering van (burger)participatie. Daarnaast zet de procesregisseur de lijnen uit voor de toekomst. Ook in de praktijk wordt actief ingezet op een zo hoog mogelijke mate van participatie. De gemeente streeft ernaar de mening van alle belanghebbenden in kaart te brengen. Communicatie & Samenwerking De 'lijntjes' tussen gemeente en inwoners zijn kort in de gemeente Schagen. De gemeente omarmt het principe 'van buiten naar binnen' in overheidsparticipatieprojecten. De gemeente werkt nauw samen met werk- en klankbordgroepen. De gemeente betrekt dorpsraden veel bij projecten. Extern betrokkene hebben behoefte aan duidelijke informatie en communicatie. Monitoring & Evaluatie Er is intern behoefde aan systematische monitoring en evaluatie van participatie in projecten. De raad wil meer zicht op participatietrajecten.

36

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Doeltreffendheid Participatie en belangenafweging is lastig voor de gemeenteraad, zo ook in Schagen. Gemeente stuurt procesmatig bij om draagvlak te vergroten. Beleving Extern betrokkenen hebben behoefte aan complete informatie over het proces. Er valt winst te behalen door inwoners in een eerder stadium te betrekken.

37

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

3. Conclusies en aanbevelingen 3.1. Introductie In dit hoofdstuk worden eerst de belangrijkste conclusies ten aanzien van het beleid en de uitvoering omtrent burgerparticipatie in de gemeente Schagen gepresenteerd en kort toegelicht. De conclusies zijn gerelateerd aan de onderzoeksvragen (zie hoofdstuk onderzoeksverantwoording; doelstelling en onderzoeksvraag) en hebben dan ook betrekking op de hoofdvraag op welke manier de gemeente Schagen burgerparticipatie inzet bij de totstandkoming en/of uitvoering van haar beleid en in hoeverre deze inzet effectief is. In het laatste deel van dit hoofdstuk doen we een aantal aanbevelingen aan zowel het college van B&W als de raad om participatie (beleid en uitvoering) in de gemeente Schagen in de toekomst effectiever te organiseren.

3.2. Conclusies kaders en beleid Conclusie 1: De gemeente heeft hoge ambities maar de vertaling ervan in een participatiebeleid ontbreekt De gemeente Schagen heeft participatie hoog in het vaandel staan en ziet het onder meer als een manier om te weten te komen wat er onder de inwoners leeft, maar ook om hun geluk en tevredenheid te vergroten. Om deze ambities waar te maken, streeft de gemeente steeds naar een zo hoog mogelijk niveau van participatie en zo veel mogelijk deelnemers aan het proces. Dat geldt ook voor overheidsparticipatie (waarbij de gemeente aansluit bij initiatieven uit de samenleving). Om initiatieven op een laagdrempelige manier bekend te maken en inwoners makkelijker te bereiken en te betrekken, zet de gemeente ook meer in op online participatie. Ondanks de hoge ambities, is er momenteel nog geen vastgesteld overkoepelend participatiebeleid. Wel is er nieuw beleid in de maak, maar is het de vraag of de huidige initiatieven op dat vlak voldoende zijn. Een van die initiatieven (voorjaar van 2020) betreft een projectopdracht voor het opstellen van een beleidskader met als doel om dit eind 2021 vast te stellen. Opvallend is dat – ondanks dat deze opdracht bedoeld was om gemeentebreed beleid op te stellen - de uitwerking hiervan vooral een handleiding voor initiatiefnemers lijkt te worden.

De handleiding is erop gericht om projectontwikkelaars en andere externe initiatiefnemers handvatten te geven om 'in de geest' van de Omgevingswet zelf de participatie van belanghebbenden te organiseren. Een ander initiatief bestaat uit een werkgroep van de raad. Samen met één van de gebiedscoördinatoren wordt gewerkt aan een basis beleidskader inclusief spelregels voor participatie. Hiervoor werkt een klankbordgroep van de raad samen. De rekenkamercommissie constateert dat het gebrek aan een integraal beleidskader leidt tot onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden tussen raad en college. Conclusie 2: De huidige werkwijze is te afhankelijk van persoonlijke invulling Op dit moment zijn projectleiders zelf verantwoordelijk om op basis van persoonlijke inschatting een participatietraject op te zetten. Participatie is op dit moment te veel maatwerk zonder fundament van duidelijke spelregels en kaders. Dat brengt ook met zich mee dat het evalueren van en reflecteren op doorlopen trajecten soms wel en soms niet gebeurt waardoor een lerend effect onvoldoende geborgd is. Binnen de ambtelijke organisatie wordt aan verbetering gewerkt door participatieprojecten beter in te bedden in de organisatie, te professionaliseren en te stroomlijnen.

De gemeente heeft hiervoor in het voorjaar van 2021 een procesregisseur aangesteld en er wordt onderzocht of de participatietrechter een beter houvast geeft voor de werkwijze dan de participatieladder. Kern van de participatietrechter is dat de gemeente bij de start van een traject investeert in een goede

38

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

inrichting van het participatieproces en belanghebbenden ook betrekt bij het bepalen van het niveau van participatie.

3.3. Conclusies uitvoering Conclusie 3: De gemeente biedt veel mogelijkheden om inwoners te betrekken en neemt hun input serieus De gemeente Schagen betrekt inwoners bij participatieprocessen en laat ruimte voor zowel voor- als tegengeluiden. Uit de vier casussen blijkt dat projectleiders over het algemeen hoge ambities hebben ten aanzien van de mate van participatie. De projectleiders streefden bij zowel de onderzochte burger- als overheidsparticipatieprojecten van tevoren naar een zo hoog mogelijk participatieniveau. De gemeente brengt de verschillende belangen in beeld (of stimuleert initiatiefnemers om dat te doen) en neemt dit mee in de besluitvorming. Ook beschikt de gemeente over een breed palet aan communicatiemiddelen om inwoners te bereiken en betrekken. Zo maakt de gemeente bijvoorbeeld gebruik van online tools zoals een participatieplatform en zet daarnaast de bekende bewonersavonden in bij participatietrajecten. Tenslotte zet de gemeente in op een goede samenwerking met de dorpsraden, wijkpanels en adviesraden. Mede hierdoor en door de werkwijze met drie gebiedscoördinatoren heeft de gemeente een goede infrastructuur voor participatie.

Conclusie 4: Onduidelijkheid over verwachtingen, inbreng en beïnvloedingsruimte leidt tot ontevredenheid bij inwoners Ondanks de goede bedoelingen en een passend instrumentarium voor participatietrajecten zijn er over het proces ontevreden inwoners bij de vier onderzochte cases. Dat heeft met name te maken met trajecten die (te) lang duren, waarin er tussendoor weinig wordt gecommuniceerd over de planning en de voortgang. Uit de onderzochte cases blijkt dat er winst behaald kan worden waar het gaat om heldere procesinformatie. Belanghebbenden hebben behoefte aan proactieve informatievoorziening en een snelle terugkoppeling van wat er met hun inbreng gebeurt en wat de vervolgstappen zijn. Ook willen inwoners dat de gemeente in heldere taal uitlegt wat de rol is van inwoners en wat voor inbreng er van hen wordt verwacht. Onduidelijke afspraken vooraf hebben bij sommige trajecten bijvoorbeeld voor meer dan een jaar vertraging gezorgd. Al met al geven inwoners aan duidelijkheid te willen op drie punten: 1) Het niveau van participatie; 2) De beïnvloedbare ruimte; 3) De planning. Wat opvalt is, dat in veel trajecten de gemeente werkt met klankbordgroepen. Hierdoor is niet altijd duidelijk wat de opvattingen van minder mondige inwoners zijn of die met minder sterke opvattingen binnen het project.

3.4. Aanbevelingen Voor het college en de raad

Aanbeveling 1: Stel voor 2023 een integraal beleidskader voor participatie vast Hoewel participatie tot op zekere hoogte maatwerk is, is het ook een bewust en weloverwogen proces waarbij overheid en inwoners precies moeten weten wat ze van elkaar kunnen verwachten, wat de mogelijkheden tot beïnvloeding zijn en waar de grenzen liggen. Daarom is het voor de gemeente Schagen van groot belang om zo snel mogelijk een integraal beleidskader voor participatie vast te

39

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

stellen. Een participatiebeleid met duidelijke kaders en spelregels voor participatie (niet alleen op projectniveau) helpt de ambtelijke organisatie bij de effectievere uitvoering van participatietrajecten, geeft minder ruimte om achteraf participatieprocessen te bekritiseren en te bediscussiëren en helpt projectleiders om planningen te halen. Tenslotte kunnen duidelijke kaders en spelregels de raad helpen om zijn monitorende rol omtrent participatie beter te kunnen vervullen en zo meer (toe)zicht te kunnen houden op lopende participatieprojecten.

Besteed in dit beleidskader in ieder geval aandacht aan: Het definiëren van participatie en de doelen die de gemeente hiermee dient. Door participatie te definiëren, weten alle betrokken partijen (zowel intern als extern) wat de gemeente onder participatie verstaat. Het definiëren van rollen en rolverdelingen tussen raad, college en ambtelijke organisatie bij participatie en participatietrajecten. Dit kan helpen om het samenspel tussen college, raad en ambtelijke organisatie te optimaliseren. Het definiëren van rollen, kaders en spelregels voor extern betrokkenen. Maak bijvoorbeeld een onderscheid tussen burgerinitiatieven en overheidsinitiatieven, en wees duidelijk over wat hierin verwacht wordt van initiatiefnemers en belanghebbenden. Dit kan helpt om de wederzijdse verwachtingen helder te hebben en het samenspel met extern betrokkenen te verbeteren. Het expliciteren van het waarom (doel), wie (doelgroep), wat (fase / niveau / beïnvloedbare ruimte), wanneer (momenten) en hoe (processtappen) bij het opstellen van een participatieaanpak. De participatietrechter. Geef dit een plek in het beleidskader en creëer ruimte om het instrument te evalueren. Bied ruimte voor een lerende organisatie. Stel doelen voor succesvolle participatie. Evalueer en bespreek participatieprocessen met elkaar, en stel doelen voor participatie bij indien nodig.

Maak dit concreet door het evalueren van projecten een standaard onderdeel van de werkwijze te maken. Voor het college

Aanbeveling 2: Maak één iemand verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking van participatieprocessen Uit de bevindingen blijkt dat er veel wisselingen zijn geweest tussen gemeentelijk projectleiders. Dit heeft geleid tot vertraging in projecten, onder meer doordat inwoners hun vertrouwde gezicht kwijtraakten. Om een meer integrale aanpak te waarborgen en vertraging in projecten te voorkomen, is het van belang een vast iemand te hebben die zorg draagt voor de kwaliteit van participatieprocessen (bijvoorbeeld de nieuw aangestelde procesregisseur). Dit geldt zowel qua het borgen van een goed contact met inwoners, als het zorgen voor een goede interne inbedding van nieuwe werkwijzen en toepassen van opgedane ervaringen en inzichten in toekomstige participatieprocessen. De rol van deze persoon is om een schakelpunt te zijn tussen inwoners, ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld de gebiedscoördinatoren en projectleiders), raad en college. Aanbeveling 3: Gebruik meer tijd-, plaats- en -belang gebonden participatievormen in plaats van klankbordgroepen. De neiging van de gemeente is om veel te werken met klankbordgroepen. Dit werkt goed omdat het vaak om zeer betrokken en actieve burgers gaat, wat zeer waardevol is voor de gemeente.

40

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Tegelijkertijd maakt het langdurige en daarmee tijdsintensieve karakter van een klankbordgroep het ook een instrument waaraan veelal goed geïnformeerde inwoners deelnemen, die zelf een achtergrond hebben op het terrein waar het project om draait. Een ander nadeel is dat klankbordgroepen een rol krijgen als vertegenwoordiger van de buurt, terwijl zij niet gekozen zijn. De gekozen volksvertegenwoordigers zijn immers de raadsleden. Stel daarom niet automatisch voor ieder project een klankbordgroep in, maar kies in trajecten vaker bewust voor een open dialoog. Organiseer bijvoorbeeld bijeenkomsten of werkateliers op het moment dat het nodig is en nodig daar proactief de buurt voor uit. Laat mensen daarbij op persoonlijke titel spreken, in plaats van in een rol als vertegenwoordiger van een buurt. Aanbeveling 4: Communiceer tijdig, duidelijk en volledig over het tijdpad en het traject voor participatie Uit de bevindingen blijkt dat het voor externe belanghebbenden niet altijd vooraf duidelijk was wat hun rol in het participatieproces was en welke mate van participatie van hen werd verwacht. Communiceer daarom beter over participatie en het participatieproces. Check steeds in het proces of het voor inwoners duidelijk is wat er staat te gebeuren en wat eraan voorafging. Koppel aan de achterkant tijdig terug aan inwoners wat er met hun inbreng is gebeurd.

Maak gebruik van het platform Samen.Schagen.nl om informatie over projecten en processen goed vindbaar te maken. Aanbeveling 5: Voeg een (online) enquête/ flitspeiling toe aan de mix van digitale participatiemiddelen Een participatieplatform als Samen.Schagen.nl kost tijd om succesvol te maken. Denk daarom ook na over hoe je mensen naar dit platform krijgt en bekend maakt met het gebruik ervan. Wees er daarnaast van bewust dat – ondanks dat dit een online tool is – het nog steeds voor veel inwoners een vrij hoogdrempelig participatie-instrument is. Mensen moeten zich immers registreren om hier gebruik van te maken. Blijf daarom ook gebruikmaken van laagdrempelige participatiemiddelen die minder tijd en inspanning kosten, zoals een open-link enquête of flitspeiling, zeker bij meer abstracte of complexe opgaven zoals de energietransitie. Nodig mensen via bijvoorbeeld een brief op de deurmat uit om de enquête in te vullen en wijs hen aan het einde van de enquête op het Samen.Schagen.nl voor meer informatie over de rest van het participatieproces. Aanbeveling 6: Start met de participatietrechter en geef dit een plaats in het beleidskader De participatietrechter is door de gemeente omarmd als nieuw instrument bij participatieprocessen. Echter het is tot op heden niet gelukt om in projecten te experimenteren met dit instrument.

De verwachtingen intern zijn hoog en er is wetenschappelijke onderbouwing, maar of het slaagt in Schagen moet nog blijken uit de toepassing in de praktijk. Hier moet op korte termijn ervaring mee opgedaan worden. Voor de raad

Aanbeveling 7: Bespreek met elkaar op welke wijze de raad zijn rol bij participatietrajecten wil invullen en verwerk dat in het beleidskader Uit de bevindingen blijkt dat de gemeenteraad meer (toe-)zicht wil kunnen houden op participatietrajecten. Het is hiervoor van belang dat er gesprekken gevoerd worden met elkaar - op initiatief van de raadswerkgroep en bijvoorbeeld met ondersteuning van de griffier – op welke wijze de raad zijn rol bij participatietrajecten wil invullen. De rekenkamercommissie geeft graag mee dat de rol van de raad het beste te borgen is door aan de voorkant inhoudelijke en proceskaders vast te stellen. Tijdens het participatieproces kunnen raadsleden een observerende rol aannemen, om zich een beeld te vormen van de inbreng van inwoners en te monitoren of alle verschillende opvattingen en meningen gehoord worden. Door tussentijds de raad goed te informeren, kan bijtijds bijgestuurd worden.

41

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Dit verkleint de kans dat college en raad verschillende verwachtingen hebben. Een geschikt moment voor dit bredere gesprek is na de gemeenteraadsverkiezingen. De nieuwe raad heeft hier dan zo lang mogelijk profijt van. Aanbeveling 8: Ga in gesprek met elkaar over hoe om te gaan met inspraak bij de raad na afloop van een participatieproces Bespreek met elkaar hoe de raad wil omgaan met de inbreng van inwoners die niet hun zin hebben gekregen. Het gevolg van mondige burgers en benaderbare lokale politici is immers dat mensen steeds beter de weg naar de raad weten te vinden als zij het niet eens zijn met de uitkomst van een traject. Participatie vraagt ook om een stevige raad en moedige besluiten. Wat daarbij helpt is om als raad bij aanvang van het traject de participatieaanpak vast te stellen, inclusief hoe de raad zelf betrokken wil zijn. Dit zodat het proces zoals dat door het college is vormgegeven en uitgevoerd, later niet opnieuw ter discussie komt te staan. Ook verkleint daarmee het risico dat inwoners aan wiens wensen niet tegemoet is gekomen alsnog hun gelijk proberen te halen bij de raad. Dit laatste speelde bijvoorbeeld rondom het klimaatissue bij het project Tuitjenhorn. Wees je daarbij als raad bewust van de zogeheten ‘stille meerderheid’.

Een raad krijgt vooral de mondige burger te zien als inspreker, terwijl het college bij een goed vormgegeven proces vaak een meer divers beeld heeft opgehaald van wat er leeft (ook van de ‘stille meerderheid’). Vraag aan het college als raad daarom proactief naar informatie over de verschillende opvattingen die door burgers zijn ingebracht tijdens het participatieproces, en hoe hiermee is omgegaan in de besluitvorming (zie ook aanbeveling 9). Aanbeveling 9: Vraag het college om bij ieder raadsvoorstel verslag te doen over het doorlopen participatieproces Voor het maken van een goede belangenafweging kan de raad het college vragen om bij ieder raadsvoorstel verslag te doen over het doorlopen participatieproces. Het gaat specifiek daarbij om trajecten waarbij de raad een besluit moet nemen waarbij participatie heeft plaatsgevonden. Denk daarbij aan omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit, maar ook aan wanneer de gemeente burgers betrekt bij het maken van overheidsplannen, zoals de RES 1.0. Vraag daarbij expliciet om welke verschillende opvattingen zijn ingebracht en wat daarmee gedaan is en/of wat de voor- en nadelen zijn van de verschillende perspectieven.

Het advies van de rekenkamercommissie is om een verslag van de doorlopen participatie inclusief wat er met de verschillende input is gedaan in ieder geval op te nemen in de handleiding voor externe initiatiefnemers, eventueel aangevuld met een sjabloon voor hoe dit er uit moet zien.

42

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Bijlage 1. Bronnen Tabel 1. Gesprekspartners intern

Functie

Datum interview

Portefeuillehouder

19 augustus 2021

Gebiedscoördinator

19 augustus 2021

Projectleider Openbare Ruimte, betrokken bij project hoofdassen

9 september 2021

Wethouder infrastructuur en duurzaamheid

9 september 2021

Gebiedscoördinator, betrokken bij project hoofdassen

9 september 2021

Voormalig gebiedscoördinator, betrokken bij project Veersloot/ Voorhuisstraat

9 september 2021

Projectleider RES

9 september 2021

Projectleider Openbare Ruimte, betrokken bij project Veersloot/ Voorhuisstraat

9 september 2021

Procesregisseur, betrokken bij het project hoofdassen

9 september 2021

Gebiedscoördinator, betrokken bij project Veersloot/Voorhuisstraat

9 september 2021

Programmamanager duurzaamheid/projectleider RES

9 september 2021

43

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Tabel 2. Gesprekspartners extern

Functie

Datum interview

Hoofdassen Tuitjenhorn Dorpsraad Tuitjenhorn, voorzitter

12 oktober 2021

Lid klankbordgroep (fase 1)

12 oktober 2021

Lid klankbordgroep (fase 1)

12 oktober 2021

Veersloot/Voorhuisstraat Dirkshorn Bewoner (Voorhuisstraat)

13 oktober 2021

Stichting Dynamisch Dirkshorn

18 oktober 2021

RES Dorpsraad Warmenhuizen, voorzitter

14 oktober 2021

Inwoner

14 oktober 2021

Hondenlosloopveld Groeneweg Bezwaarmaker

18 oktober 2021

Tabel 3. Schriftelijke reacties

Functie

Casus

Stichting Kritisch Platform Zijpe RES Dorpsraad 't Zand, voorzitter

RES

Inwoner

RES

Initiatiefnemer

Hondenlosloopveld Groeneweg

44

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Tabel 4. Raadsworkshop (9 september 2021)

Aanwezige politieke partijen D66 Seniorenpartij SP JESSLokaal VVD Duurzaam Schagen Wens4U CDA GroenLinks

Geraadpleegde documenten Voor de geraadpleegde bronnen verwijzen we u naar de voetnoten in de tekst.

45

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Bijlage 2. Analysekader In dit onderzoek hebben we gebruikgemaakt van het onderstaande analysekader. De ‘bril’ waardoor we naar alle items in dit analysekader kijken: duidelijk, transparant, adequaat (hier zijn twee aanvullingen op, zie*). Het eerste aspect is overkoepelend, de andere twee casus-specifiek. Items zijn geschikt om zowel burgerparticipatie (op initiatief van de gemeente) als overheidsparticipatie (op initiatief van een (groep) inwoner(s)) te onderzoeken. Indien aan de orde zijn aanvullend items toegevoegd voor overheidsparticipatie (bijvoorbeeld Right to Challenge/burgerinitiatief).

Aspecten van burgerparticipatie

Items

Beleid & Kaders

Ambities & doelen

Onderzoeks-vragen • •

• • • • • Kaders

•

• • Proces & Uitvoering Keuzes vooraf

• • • • •

Beleidskader / overkoepelende participatiestrategie Inhoudelijke (kwalitatief beter beleid) én procesmatige doelen (goed proces) van participatie Domeinen: fysieke / sociale domein Initiatief: gemeente / inwoners (burger- vs. overheidsparticipatie) Organisatie-brede toepassing Integraliteit / gebiedsgericht Overheidsparticipatie: ondersteunen en stimuleren van bewonersinitiatieven

V1, V2, V3

Beleidskader / strategie gaat in op: o waarom (doel), o wie (doelgroep), o wat (fase / niveau / beïnvloedbare ruimte), o wanneer (momenten) en o hoe (processtappen) van de participatie. Van ‘nee, tenzij’ naar ‘ja, mits’ (in de geest van de Omgevingswet) Van ‘buiten naar binnen’

V7, V8

Fase van het project waarin de participatie plaatsvindt Beïnvloedbare ruimte van de participatie Impact van het project in leefomgeving Rollen en verantwoordelijkheden van intern (incl. de raad) en extern betrokkenen Vorm: niveau participatieladder (informeren – raadplegen - adviseren – co-produceren – meebeslissen)60

V7, V9, V10, V12

60 Bron: Participatiewijzer Nationale Ombudsman.

46

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Aspecten van burgerparticipatie

Items

Onderzoeks-vragen o

•

• • • Communicatie met stakeholders

•

Informatievoorziening: vooraf, tijdens en achteraf (aanvulling*: duidelijk, volledig, tijdig en compleet) Contact en interactie over de voortgang richting externe én interne stakeholders (ambtelijke organisatie, college, raad) Overheidsparticipatie: communicatie met en over bewonersinitiatieven

V6, V12

Doorwerking principe ‘van buiten naar binnen’ Houding en werkwijze gemeente (aanvulling*: open & duidelijk, respectvol, betrokken & oplossingsgericht, eerlijk & betrouwbaar)61 Inspanning om een zo divers mogelijke groep te bereiken en betrekken Evenwichtige afweging tussen algemeen belang en individueel belang Overheidsparticipatie: proactief ondersteunen en stimuleren van bewonersinitiatieven

V11, V12

Zicht houden op de voortgang Lerende organisatie Evaluatie

V1, V5

V4, V5

•

Kwaliteit van de besluitvorming / inbreng van inwoners meegenomen Draagvlak vergroten

•

Beleving van intern én extern betrokkenen

V13

•

• Samenwerken

• •

• • •

Monitoring • & evaluatie • • Resultaat

Doeltreffendheid Beleving

Meedenken (deliberatief) vs. meedoen (toegepast) Stakeholderanalyse: (groepen) inwoners en andere stakeholders die moeten/ willen participeren zijn in beeld o Voorkeuren t.a.v. participatie en communicatie zijn in beeld Instrumentarium voor participatie (middelen en kanalen) Tijd, ruimte, en middelen (interne organisatie) Overheidsparticipatie: inpassing van bewonersinitiatieven in beleidskaders

•

61 Bron: Behoorlijkheidswijzer Nationale Ombudsman.

47

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Aspecten van burgerparticipatie

Items

Onderzoeks-vragen •

Over inhoudelijk én procesmatige resultaten

48

Onderzoeksrapport Burgerparticipatie in Schagen

Bijlage 3. Aanbevelingen rapport Burgeren overheidsparticipatie De projectopdracht om te komen tot een nieuw participatiebeleidskader volgt op een MT besluit uit februari 2020. In dit MT besluit is een implementatieplan opgenomen over hoe opvolging te geven aan de acht aanbevelingen uit het onderzoek 'Burger- en Overheidsparticipatie gemeente Schagen' dat in februari 2020 is aangeboden aan de raad. De acht aanbevelingen staan opgenomen in onderstaand kader: Aanbevelingen onderzoeksrapport 'Burger- en overheidsparticipatie' (2020). Bron: MT besluit 1 juli 2020. 1. Weet wie je voor je hebt: actorenanalyse stakeholder en belangen. sleutelfiguren. sociale belangen. participatiebehoeften ophalen. 2. Weet wat er speelt activiteitenkalender. dorpsvisie. 3. Maak digitaal participeren mogelijk Zorg ervoor dat er zowel voor burger- als overheidsparticipatie een geschikte, digitale manier is om te participeren. 4. Neem de tijd Een participatietraject kost tijd en vraagt andere competenties om het gesprek met de omgeving aan te gaan. Mogelijk ontstaan hier andere functies. 5. Blijf waarderend onderzoeken Er is sprake van een lage score op het contact met de gemeente inzake initiatieven. Verder onderzoek kan uitwijzen hoe we hierin kunnen verbeteren. 6.

Implementeer organisatievisie op participatie Neem een jaar de tijd om met elkaar tot een gezamenlijk standpunt te komen over politieke besluitvorming in participatief licht. 7. Experimenteer Experimenteer met een pilot participatie op basis van de participatietrechter. 8. Aandacht voor specifieke groepen Tijd en geld vrijmaken om in specifieke doelgroepen te investeren.

Uit de MT-update blijkt onder andere het volgende:62 • Aanbevelingen 1, 2, 4 en 6: Deze worden verwerkt in het nog op te stellen beleidskader participatie. • Aan aanbeveling 3 is in oktober 2020 concreet uitvoering gegeven door het platform Samen.Schagen.nl op te richten. • Aan aanbeveling 7 wordt uitvoering gegeven door in twee projecten te experimenteren met de participatietrechter. • Aan aanbeveling 5 wordt uitvoering gegeven door inwoners actief te betrekken bij belangrijke beslissingen en de inrichting van de leefomgeving. De gemeente streeft naar een waarderingscijfer van een 6,5 (landelijk gemiddelde is 6,09) in de burgerpeiling voor de samenwerking tussen gemeente en inwoners. • Verder blijkt uit de projectopdracht 'Toegankelijk en inclusief Schagen' dat de gemeente aan punt 8 opvolging geeft door interne afspraken te maken over beleidsmatige inbedding van de principes toegankelijkheid en inclusie in onder andere het participatiebeleid. 63

62 63

Bron: MT besluit 'Implementatieplan aanbevelingen Burger- en overheidsparticipatie' (1 juli 2020). Bron: Projectopdracht Toegankelijk en inclusief Schagen (15 februari 2020).

49