Jaarrekening 2023 gewaarmerkt incl controleverklaring 2023 WG
Tekst van het document
Op deze wijze wordt voorkomen dat voormalige eigenaren een jaar na de verkoop van hun eigendom nog geconfronteerd worden met een belastingaanslag. De opbrengst is geraamd op € 2.071.511. De werkelijke opbrengst bedraagt € 2.070.619. f. Grafrechten Grafrechten worden opgelegd voor het gebruik van een gedenkpark en door de gemeente geleverde diensten in verband met een gedenkpark. De opbrengst van het kohier is geraamd op € 138.184. De werkelijke opbrengst bedraagt € 177.661. g. Precariobelasting Precariobelasting wordt geheven voor het hebben van voorwerpen op, onder of boven de voor de publieke dienst bestemde gemeentegrond.
75
De opbrengst is geraamd op € 95.160. De werkelijke opbrengst bedraagt € 92.380. H. Leges Titel 1 Algemene dienstverlening
Kosten
Hoofdstuk
1
Burgerlijke stand
€ 63.529
€ 48.372
76,14%
Hoofdstuk
2
Reisdocumenten
€ 267.813
€ 248.522
92,80%
Hoofdstuk
3
Rijbewijzen
€ 186.099
€ 182.786
98,22%
Hoofdstuk
4
Verstrekkingen uit de basisregistratie personen
€ 24.004
€ 14.522
60,50%
Hoofdstuk
5
Verstrekkingen uit het Kiezersregister
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
6
Verstrekkingen op grond van Wet bescherming persoonsgegevens n.v.t
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
7
Bestuursstukken n.v.t.
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
8
Vastgoedinformatie
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
9
Overige publiekszaken
€ 9.907
€ 8.984
90,68%
Hoofdstuk
10
Gemeentearchief
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
11
Huisvestingswet n.v.t.
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
12
Leegstandswet
€ 313
€ 272
86,90%
Hoofdstuk
13
Gemeentegarantie n.v.t.
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
14
Marktstandplaatsen (voor weekmarkten e.d.)
€ 4.457
€ 1.740
39,04%
Hoofdstuk
15
Winkeltijdenwet
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
16
Kansspelen
€ 307
€ 214
69,71%
Hoofdstuk
17
Telecommunicatie
€ 31.810
€ 39.342
123,68%
Hoofdstuk
18
Verkeer en vervoer
€ 17.113
€ 12.510
73,10%
Hoofdstuk
19
Diversen
€ 94
€ 36
38,30%
Hoofdstuk
20
Urgentie
€0
€0
0,00%
€ 605.446
€ 557.300
92,05%
Kostendekking Titel 1
Titel 2 Fysieke leefomgeving / omgevingsvergunning
Kosten
Hoofdstuk
1
Begripsomschrijvingen
Hoofdstuk
2
Vooroverleg/beoordeling conceptaanvraag
Hoofdstuk
3
Omgevingsvergunning
Hoofdstuk
4
Hoofdstuk
Opbrengsten Kostendekking
Opbrengsten Kostendekking
€0
€0
0,00%
€ 105.454
€ 77.819
73,79%
€ 1.692.088
€ 2.805.950
165,83%
Vermindering
€0
€ -4.098
0,00%
5
Teruggaaf
€0
€ 3.910
0,00%
Hoofdstuk
6
Intrekking omgevingsvergunning
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
7
Wijziging omgevingsvergunning als gevolg van wijziging project
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
8
Bestemmingswijzigingen zonder activiteiten
€ 62.910
€ 61.371
97,55%
Hoofdstuk
9
Gedoogbeschikkingu00a0
€ 407
€ 376
92,38%
Hoofdstuk
10
In deze titel niet benoemde beschikking
€0
€0
0,00%
€ 1.860.859
€ 2.945.328
158,28%
Kostendekking Titel 2
Titel 3 Europese dienstenrichtlijn
Kosten
76
Opbrengsten Kostendekking
Hoofdstuk
1
Horeca
€ 10.422
€ 9.430
90,48%
Hoofdstuk
2
Organiseren markten en overige APV beschikking
€ 17.502
€ 14.327
81,86%
Hoofdstuk
3
Prostitutiebedrijven
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
4
Splitsingsvergunning woonruimte n.v.t.
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
5
Leefmilieuverordening n.v.t
€0
€0
0,00%
Hoofdstuk
6
Brandbeveiligingsverordening
€0
€0
0,00%
7
In deze titel niet benoemde vergunning, ontheffing of andere beschikking
€ 943
€ 363
38,49%
Kostendekking Titel 3
€ 28.867
€ 24.120
83,56%
Recapitulatie Titel 1, 2 en 3
Kosten
Hoofdstuk
Opbrengsten Kostendekking
Kostendekking Titel 1
€ 605.446
€ 557.300
92,05%
Kostendekking Titel 2
€ 1.860.859
€ 2.945.328
158,28%
Kostendekking Titel 3
€ 28.867
€ 24.120
83,56%
€ 2.495.172
€ 3.526.748
141,34%
Kostendekking totale tarieventabel
Totaal opbrengsten Financiële verantwoording opgelegde belastingen 2023 Belastingjaren lopen over ten minste vijf begrotingsjaren. Conform de Algemene wet inzake rijksbelastingen kunnen belastingen nog 3 jaar nadat de belastingschuld is ontstaan worden opgelegd. De invordering kan nog plaatsvinden 5 jaar nadat de belasting is opgelegd. Overzicht opgelegde aanslagen 2023 in relatie tot begroting (bedragen x € 1.000,-) Omschrijving Begroot Werkelijk OZB woning € 8.572 € 8.486 OZB niet-woning € 3.774 € 3.751
Verschil € 86 N € 23 N
Forensenbelasting
€ 2.072
€ 2.071
€1N
Toeristenbelasting
€ 2.851
€ 3.214
€ 363 V
Grafrechten Precariobelasting
€ 138 € 95
€ 178 € 92
€ 40 V €3V
Totaal
€ 17.502
€ 17.792
€ 290 V
Heffingen (bedragen x € 1.000,-) Omschrijving
Begroot
Werkelijk
Verschil
7.508
7.582
€ 74 V
Afvalstoffenheffing
Rioolheffing 5.470 5.480 € 10 V De meer of minder opbrengsten uit de afvalstoffenheffing komen ten laste of gunste van de egalisatiereserve afvalstoffenheffing, tenzij hier onvoldoende in zit.
77
Overige gemeentelijke belastingen/heffingen Leges Op basis van de legesverordening worden verschillende rechten geheven. Voor zover mogelijk zijn de tarieven kostendekkend. (bedragen x € 1.000,-) Omschrijving Leges
Begroot 4.495
Werkelijk 4.580
Verschil 85
Kwijtschelding Voor de inwoners van onze gemeente met de laagste inkomens bestaat de mogelijkheid van kwijtschelding. Dit is mogelijk voor de OZB, de afvalstoffenheffing en de rioolheffing. Een verzoek om kwijtschelding wordt getoetst aan de regelgeving, zoals opgenomen in de Uitvoeringsregeling Invorderingswet 1990. De norm voor het verlenen van kwijtschelding is gesteld op 100% van de normbedragen voor de kosten van bestaan. Dit op basis van de Participatiewet, oftewel bijstandsnormen. We toetsen geautomatiseerd via het Inlichtingenbureau of mensen in aanmerking komen voor kwijtschelding. Door deze werkwijze hoeven de kwijtscheldingsgerechtigden niet ieder jaar kwijtschelding aan te vragen. Wanneer de toetsing positief is, krijgen deze mensen automatisch kwijtschelding. Gemiddeld 70% van de kwijtschelding wordt op deze manier verleend. Overzicht verleende kwijtschelding 2023 in relatie tot begroting (bedragen x € 1.000,-) Omschrijving Begroot Werkelijk Afvalstoffenheffing € 189 € 207 Rioolheffing € 108 € 122
Verschil € 19 N € 14 N
Lastendruk Ons beleid is gericht op het hanteren van kostendekkende tarieven. In de Coelo-atlas wordt ieder jaar een objectieve vergelijking gemaakt van de woonlasten per gemeente. De gemeente Schagen zit landelijk gezien boven het gemiddelde, met een plaats 264 op de ranglijst. Op de ranglijst wordt de gemeente met de laagste woonlasten aangegeven met nummer 1 en de hoogste met nummer 352. Bij de berekening van het gemiddelde bedrag dat een huishouden aan gemeentelijke woonlasten betaalt, worden de OZB, rioolheffing en afvalstoffenheffing betrokken. De gemeente Aalten is de gemeente met de laagste woonlasten van €652. De gemeente Bloemendaal heeft de hoogste woonlasten van €1.874. De gemiddelde woonlasten bedragen €944.
De gemiddelde woonlasten voor meerpersoonshuishouden in onze regiogemeenten bedragen volgens de Coelo-atlas voor 2023: Gemeente Bedrag Ranglijst 78
Schagen Bergen Den Helder Hollands Kroon Dijk en Waard Texel
€ 1.018 € 1.122 € 885
264 319 104
€ 877 € 876 € 765
92 87 16
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing
79
Inleiding risicobeheersing en weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen betreft de mogelijkheid van de gemeente om financiële risico’s op te vangen, zonder dat dit ten koste gaat van het bestaande beleid. Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een ratio. In deze paragraaf staat beschreven met welke risico’s wij te maken hebben gehad, de berekening en de analyse van het weerstandsvermogen en de weerstandscapaciteit en de verplichte kengetallen. Het weerstandsvermogen is onder te verdelen in een incidenteel weerstandsvermogen, voor het opvangen meer eenmalige risico’s, en een structureel weerstandsvermogen, voor het opvangen van meerjarige risico’s. In deze paragraaf is zowel een berekening gemaakt van de incidentele weerstandsratio als van de structurele weerstandsratio. Daarnaast is het totaal van de risico's afgezet tegen het incidentele weerstandsvermogen. Ontwikkeling risico’s In de begroting 2023 voorzagen we een aantal strategische risico's: • Passende woonruimte voor alle doelgroepen; • Duurzaamheid en klimaatbestendigheid; • Toenemende kosten in het sociaal domein. In programma 2. Wonen, 4. Duurzaamheid en 1.4 Grip en sturing op WMO en jeugdzorg staan de ontwikkelingen en resultaten beschreven die op deze onderwerpen in 2023 hebben plaatsgevonden.
Daarnaast voorzagen we een aantal interne risico's: • Openeinderegelingen sociaal domein; • Op orde krijgen van gemeentelijke organisatie. De ontwikkelingen over het grip krijgen op de kosten voor WMO en jeugdzorg staan beschreven in programma 1.4. In de paragraaf Bedrijfsvoering vindt u informatie over de stappen die gezet zijn op het gebied van de organisatieontwikkeling, formatie, bezetting, en instroom, uitstroom en doorstoom en de interne beheersing. Op een aantal externe risico's hebben wij als gemeente geen of maar beperkt invloed. We onderkenden als risico: • Herijking gemeentefonds; • Ontwikkeling van het prijspeil. Herijking gemeentefonds: Gemeenten krijgen vanuit het Rijk een bijdrage uit het gemeentefonds. Dit is voor de gemeenten de grootste bron van inkomsten. Het gemeentefonds kent verschillende uitkeringen, waarvan de algemene uitkering de grootste component is. De hoogte van de algemene uitkering is afhankelijk van verschillende maatstaven, waaronder het inwoneraantal. Ook de economische ontwikkeling in Nederland en het politieke beleid van de Nederlandse overheid tellen mee. Sinds 1994 werd dit accres voor de fondsen berekend via de normeringssystematiek met als principe ‘samen trap op, samen trap af’. Doel van de systematiek was dat budgettaire lusten of lasten op rijksniveau evenredig werden door vertaald naar de ontwikkeling van het Gemeentefonds.
In overleg met de VNG en het IPO is besloten over te gaan tot het
80
schrappen van de oploop van de opschalingskorting in combinatie met het vervroegd invoeren van de nieuwe financieringssystematiek in 2024. Dit houdt in dat de koppeling van het accres aan de ontwikkeling van het bruto binnenlands product (bbp) per 2024 vervroegd is ingevoerd. Ontwikkeling van het prijspeil: In de begroting 2023 hebben we een consumentenprijsindex van september 2022 toegepast. Op dat moment was nog niet bekend in hoeverre het Rijk de gemeenten zou compenseren via de algemene uitkering voor de hoge inflatie. Om die reden hebben we een reserve gevormd van €2,5 miljoen om grote tegenvallers die gerelateerd zijn aan de hogere kosten voor grondstoffen en personeel te compenseren. In de eerste tussenrapportage zijn een aantal posten opgenomen die betrekking hebben op de correctie van de budgetten. Inleiding weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen kan worden uitgedrukt als de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het weerstandsvermogen is onder te verdelen in een incidenteel weerstandsvermogen voor het opvangen van meer eenmalige risico’s en een structureel weerstandsvermogen voor het opvangen van meerjarige risico’s.
In de nota Vermogensbeheer, die is vastgesteld in december 2019, is opgenomen dat voor het incidenteel weerstandsvermogen gestreefd wordt naar een ratio van 1,5. Incidenteel weerstandscapaciteit De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit die reserves waar nog geen verplichting op rust of waarvan de besteding nog kan worden gewijzigd. Daarnaast wordt rekening gehouden met stille reserves. In de jaarrekening 2023 is rekening gehouden met de stille reserve die aanwezig is op gronden en gebouwen waarover wij beschikken. De stille reserve waarmee wordt gerekend is €55,2 miljoen. De incidentele weerstandscapaciteit bedraagt per 31 december 2023: Stand algemene reserve per 31-12-2023: € 8.159.000 voor jaarrekeningresultaat Stille reserve: € 55.200.000 Totaal: € 63.359.000 Incidentele risico's Voor het classificeren van risico's gebruiken we de volgende staffel: Staffel
kans in %
extreem laag
1%
extra laag
10%
laag
25%
midden
50%
hoog
75%
In onderstaand overzicht zijn de incidentele risico's gespecificeerd met een risico groter dan €100.000. Andere risico's zijn samengevat onder de overige risico's. 81
De incidentele risico's met de grootste financiële impact betreffen: • Risico's t.a.v. calamiteiten en rampen. Hier valt ook het risico op cybercriminaliteit onder. De inschatting dat cybercriminaliteit plaatsvindt wordt laag ingeschat, echter de financiële gevolgen en de impact op de dienstverlening zijn hoog. • Risico dat het onderhoud van kapitaalgoederen meer middelen vraagt dan begroot. In de begroting 2024 hebben we rekening gehouden met de extra investeringen die nodig zijn om onderhoud te kunnen plegen aan onze kapitaalgoederen. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door externe partijen. Deze partijen hebben naast schaarste van personeel te maken met schaarste van materiaal. Hierdoor lopen we als gemeente het risico dat het werk pas later uitgevoerd kan worden dan gepland en kan dat gepaard gaan met hogere kosten. Eerder voorzagen we nog een risico dat de oplopende kosten voor jeugdzorg niet gedekt werden door het Rijk. Inmiddels is bekend dat de kosten voor jeugdzorg wel gestegen zijn, maar lager zijn dan vooraf werd gedacht. Daarnaast kunnen de hogere kosten gedekt worden door hogere opbrengsten uit het Rijk. Dit risico is daarmee weggenomen. Ratio incidenteel weerstandsvermogen Op basis van de beschikbare en de benodigde incidentele weerstandscapaciteit kan het weerstandsvermogen worden bepaald. Totale incidentele weerstandscapaciteit
€ 63.359.000
Totale incidentele risico’s
€ 2.125.000
= 29,8
De incidentele risico’s, afgezet tegen de beschikbare incidentele capaciteit, geven een ratio van 29,8. De streefwaarde op basis van de nota Vermogensbeheer uit 2019 bedraagt 1,5. De ratio ligt ruim boven de streefwaarde. Wanneer de ratio incidenteel weerstandsvermogen alleen wordt berekend op basis van de algemene reserve dan bedraagt de ratio 3,8. Deze ratio ligt ook ruim boven de streefwaarde van 1,5. Structureel weerstandscapaciteit De structurele weerstandscapaciteit bestaat uit de onbenutte belastingcapaciteit. Voor de onbenutte ozb-capaciteit gaan wij uit van het verschil tussen het artikel-12-norm-tarief en het laatst vastgestelde tarief. Wanneer in 2023 het artikel-12-norm-tarief in onze gemeente was geheven, had dit een extra opbrengst opgeleverd van € 2,4 miljoen (2022: € 3,3 miljoen). Structurele risico's
82
In onderstaand overzicht zijn de structurele risico's gespecificeerd met een risico groter dan €100.000.
De structurele risico's met de grootste financiële impact betreffen: - Onzekere financiering vanaf 2026 vanuit het Rijk a.g.v. herijking van het gemeentefonds; - Risico op oninbaarheid van leningen die aan derden verstrekt zijn; - Risico op opeisbaarheid van afgegeven garanties; - De openeinderegelingen in het sociaal domein; Ratio structureel weerstandsvermogen Totale structurele weerstandscapaciteit Totale structurele risico’s
€ 2.400.000 € 8.224.980
= 0,3
De structurele weerstandsratio bedraagt slechts 0,3. Dit betekent dat de gemeente op termijn de structurele risico's niet kan opvangen met structurele middelen. De belangrijkste oorzaak hiervan is de grote onzekerheid over de ontwikkeling van het gemeentefonds vanaf 2026. Kengetallen Vanuit het rapport van de Adviescommissie Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten zijn gemeenten verplicht financiële kengetallen in deze paragraaf in de begroting op te nemen. De aanleiding van het rapport was de wens om de kader stellende en controlerende rol van de raad te versterken. Het gebruik van kengetallen is om de financiële positie van gemeenten weer te geven en te kunnen vergelijken. Begroting 2023
Rekening 2023
Rekening 2022
Netto schuldquote
46,10%
6.57%
22,80%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
45,30%
10.59%
27,56%
Solvabiliteitsratio
37,00%
51.81%
47,07%
Structurele exploitatieruimte
-2,96%
5.51%
8,73%
Kengetal grondexploitatie
1,40%
-2,14%
1,75%
Belastingcapaciteit
116%
113%
117%
Netto schuld per inwoner o.b.v. alle schulden
€ 1.567
€ 1.555
Netto schuld per inwoner o.b.v. langlopende schulden
€ 1.007
€ 1.089
Saldo van baten en lasten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves als percentage van de inkomsten (inkomsten excl. bijdrage reserves)
10.08%
6,10%
Kengetallen
83
Onbenutte belastingcapaciteit ozb als percentage van de inkomsten
1,45%
2,34%
Hieronder wordt een toelichting gegeven op de gegevens van bovenstaande tabel.
Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Een percentage tot 100% is als voldoende aan te merken. Het percentage voor 2023 ligt beduidend lager en is hiermee ruim voldoende. De solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio is de verhouding tussen het eigen vermogen en het vreemd vermogen en geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Een percentage van rond de 50% is voldoende. De solvabiliteitsratio is gestegen t.o.v. de begroting en de jaarrekening 2022. Dit komt door de toename van de reserves, zowel de bestemmingsreserves als de algemene reserve. Structurele exploitatieruimte Het financiële kengetal structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Daarnaast geeft dit kengetal ook aan of de gemeente in staat is om de structurele tegenvallers op te vangen, dan wel of er nog ruimte is voor nieuw beleid. Een structureel ratio rond de 0% van algemene uitkering en belastingcapaciteit geeft een acceptabel risico. De structurele exploitatieruimte neemt af.
Kengetal grondexploitatie Het financiële kengetal grondexploitatie geeft aan hoe groot de grondpositie, oftewel boekwaarde, is ten opzichte van de jaarlijkse baten. Een norm bepalen voor dit kengetal is lastig. De boekwaarde van de gronden in bezit zegt namelijk nog niets over de relatie tussen de vraag en aanbod van woningbouw dan wel m2-bedrijventerrein. Maatwerk is hiervoor van toepassing. Dat wil onder andere zeggen; hoeveel woningen of m2-bedrijventerrein zijn gepland, het type en op welke plek. Daarnaast is het van wezenlijk belang wat de te verwachte vraag zal zijn. Dit vergt meer onderzoek dan naar voren komt uit het genoemde kengetal. De boekwaarde van de gronden geeft wel weer of een gemeente veel middelen heeft gestopt in haar grondexploitatie. Dit geld dient namelijk ook nog terugverdiend te
84
worden. Om vorengenoemde redenen is geen norm verbonden aan het kengetal grondexploitatie. Belastingcapaciteit De belastingcapaciteit geeft inzicht hoe de belastingdruk in de gemeenten zich verhoudt ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Een percentage van 100% wil zeggen dat we op het landelijk gemiddelde zitten. De belastingdruk binnen onze gemeente is dus hoger dan het landelijk gemiddelde. Onderlinge samenhang kengetallen Bovenstaande kengetallen zijn in lijn met elkaar en de meeste bevinden zich in de minst risicovolle signalering gedurende het jaar 2023, wat wijst op een sterke financiële positie. Te zien is dat de schulden zijn afgenomen ten opzichte van de eigen middelen en dat de algemene reserve is aangevuld. Toch is het belangrijk om te signaleren dat de eerder berekende ratio weerstandsvermogen van 0,3 in combinatie met een dalende structurele exploitatieruimte aangeeft dat de gemeente op termijn de structurele laten en risico's niet kan opvangen met structurele middelen. De belangrijkste oorzaak hiervan is de grote onzekerheid over de ontwikkeling van het gemeentefonds vanaf 2026.
85
Paragraaf kapitaalgoederen De financiële consequenties van deze paragraaf zijn opgenomen onder de programma’s, in de betreffende paragrafen en in het overzicht reserves en voorzieningen. Gemeentelijke gebouwen Jaarlijks actualiseren wij de Meerjarenonderhoudsplanning, oftewel MJOP, voor de gemeentelijke gebouwen. Dit zijn er 65 in getal. Actualiseren houdt ook in dat nieuwe inzichten, wet en regelgevingen worden verwerkt in de MJOP. In het MJOP prognosticeren we het planmatig onderhoud voor de komende jaren. We bepalen of er geschoven moet worden in gepland onderhoud bij de gebouwen aan de hand van eigen onderzoek, storingsonderhoud of gebruikerssignalen. Grotere onderhoudswerken zetten we zo nauwkeurig mogelijk in de tijd. We onderhouden gebouwen op het niveau van conditie 3: ‘redelijke conditie, plaatselijk lichte veroudering, functievervulling van bouw- en installatiedelen niet in gevaar’ volgens de geldende NEN 2767 norm. In 2023 hebben we groot onderhoud uitgevoerd aan gemeentelijk vastgoed, zoals: • Een aantal installaties duurzaam vervangen op de Laan 19, het gemeentehuis. • Vloeren sanitaire ruimten vernieuwd op de Laan 19, het gemeentehuis. • Herstelwerkzaamheden bouwfouten lekkages school Hoge Ven. • Vervangen gymmaterialen gymzaal in Burgerbrug en Petten. • Schilderwerkzaamheden gymzaal in Burgerbrug, balletschool Schagen en havenkantoor Schagen.
• Verduurzamen diverse kamers monument museum Vreeburg. • Zonnepanelen geplaatst kinderdagverblijf aan de Lauriestraat 42 Schagen. • Voorbereidingen getroffen om de verlichting van de Grote Kerk te voorzien van ledverlichting. • Dak vervangen Aula in Sint-Maartensbrug. • Aanbrengen brandwerende puien P. Ottstraat, sporthal Schagerbrug. • Verouderde keuken boderuimten vervangen. • Klimaat installaties publiekshal vervangen, warmte en koelen. • Vervangen en verduurzamen klimaatinstallatie brandweerkazerne Schagen. • Bij diverse gemeentelijke objecten buitenverlichtingen vervangen voor LED-varianten. • Deel vervangen van de betonvloeren inclusief coating in de werkplaatsen van de buitendienst, Zijperweg 10-12. • Begin gemaakt met het meer toegankelijk maken van publieke gebouwen aan de hand van de rapportage Ongehinderd. Ons college gaf eerder aan dat de ambitie op het punt van verduurzaming van eigen vastgoed hoger ligt dan de verplichte 5 jaar terugverdientijd. Het gemeentebestuur besloot destijds om alle maatregelen te treffen met een terugverdientijd van 15 jaar of minder. Vanwege dit besluit kwam de plaatsing van zonnepanelen, ledverlichting en isolatiemaatregelen op de lijst van uit te voeren maatregelen. Inmiddels zijn er ruim 2.100 zonnepanelen geplaatst en hebben veel gemeentelijke panden ledverlichting.
De gevels en installatiecomponenten van veel van onze gebouwen zijn voorzien of gaan we voorzien van ‘extra’ isolatie (MJOP-onderhoud en duurzaamheid). Waar oude dubbelglas beglazing zit, komt HR++ beglazing. De komende periode gaan wij hiermee verder. Behalve dat we nog meer daken voorzien van zonnepanelen, verduurzamen wij de gebouw gebonden
86
installaties en vervangen we alle traditionele verlichting door LED. Zo veel mogelijk kiezen we daarbij voor het natuurlijke moment volgens het Meerjarenonderhoudsprogramma. Wij voldoen vanaf 2023 aan onze plicht om kantoorhoudende panden minimaal op energielabel C te hebben. Het gemeentehuis aan de Laan 19 heeft label A, het kantoor en de werkplaats aan de Zijperweg 10-12 hebben label A++. Daarbij monitoren wij het energieverbruik van verschillende gemeentelijke panden. Openbare ruimte In de openbare ruimte verstaan wij onder kapitaalgoederen; wegen, wandel- en fietspaden, groen, bomen, speelvoorzieningen, riolering, oppervlaktewater, straatmeubilair, verlichting en strand. De kwaliteit van de kapitaalgoederen is van directe invloed op hoe trots onze inwoners zijn op hun gemeente. Maar ook op de veiligheid van de gebruikers en voor de leefbaarheid, beleving, aanzien en de uitstraling van onze gemeente. Het in stand houden van de kapitaalgoederen verdelen wij onder in: • Onderhoud: het op niveau houden voor dagelijks gebruik. • Beheer: het op niveau houden opdat de te verwachten levensduur wordt gehaald. • Vervanging: indien de huidige kwaliteit of situatie niet meer voldoet. De raad heeft het Integraal Beleidsplan Openbaar Gebied vastgesteld met gewenst kwaliteitsniveau en een financiële paragraaf.
Om een zo laag mogelijke claim te doen op de beperkte beschikbare financiële middelen is ‘sober en doelmatig’ het uitgangspunt. Prioriteit is het op niveau brengen van alle disciplines in de openbare ruimte. Voor de korte termijn laten wij kapitaalgoederen in een staat boven 'sober en doelmatig' in beeldkwaliteitsniveau terugvallen. De financiële middelen die wij niet aan deze kapitaalgoederen besteden, zetten wij in op kapitaalgoederen die niet aan het gewenste beeldkwaliteitsniveau voldoen. De disciplines afval, begraafplaatsen en riolering hebben aparte financiële stromen. Voor afval en riolering worden de kosten bepaald op basis van kostendekkendheid en de te behalen beleidsdoelen. Voor begraafplaatsrechten is een volledige kostendekkendheid niet reëel. De keuze ‘sober en doelmatig’ van het Integraal beleidsplan Openbaar Gebied betekent dat wij de wegen grotendeels op CROW C-niveau in stand houden. Voor de toeristische centra van Schagen, Callantsoog, Petten, Sint Maartensvlotbrug, Sint Maartenszee en Groote Keeten doen wij dit op een iets hoger CROW B-niveau. Wij willen de openbare ruimte meer klimaatadaptief en toekomstbestendig maken. In ontwerpen van nieuwe projecten moeten wij rekening houden met het voorkomen van hittestress en wateroverlast. Eis is ook dat we zorgen voor meer waterinfiltratie in de bodem.
Bij deze ontwerpen nemen wij ook zoveel mogelijk de overige eisen en wensen mee die aan de openbare ruimte gesteld worden. De disciplines afval en riolering hebben aparte financiële stromen. Voor afval en riolering worden de kosten bepaald op basis van kostendekkendheid en de te behalen beleidsdoelen. Op grond van het actuele Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) moeten investeringen in het openbaar gebied geactiveerd worden (lees: zichtbaar zijn op de balans). Dit staat
87
haaks op ons uitgangspunt van zuiver begroten. Investeringen in het openbaar gebied zijn niet verhandelbaar en vormen dus geen vermogen van de gemeente. In overeenstemming met het BBV gaan we met de investeringen in het openbaar gebied als volgt om: de investering wordt geactiveerd en afgeschreven over de periode van de verwachte levensduur. Tegelijkertijd wordt een reserve gevormd van gelijke omvang, waarmee gedurende de levensduur de afschrijvingslasten worden gedekt. Hierdoor schuiven we de lasten niet door naar de toekomst. Zo voorkomen we ook dat op termijn een belangrijk deel van het budget opgaat aan rentelasten. Wegen, verkeer & vervoer Kapitaalgoed Wegen Straatmeubilair Verkeersborden en -palen
Areaal 3,8 12.150 11.300
Eenheid milj. m² stuks stuks
In totaal heeft de gemeente Schagen meer dan 1.200 km weg in beheer en onderhoud, Hiervan ligt ongeveer 47% buiten de bebouwde kom en ongeveer 53% binnen de bebouwde kom. De wegen bestaan voor ongeveer 48% uit asfaltverharding, voor 45% uit elementenverharding en 7% uit andere materialen zoals half verharding of beton. Laadpalen Sinds oktober 2016 zijn wij aangesloten bij MRA Elektrisch. Inwoners die niet op eigen terrein kunnen parkeren, kunnen een laadpaal bij de gemeente aanvragen. MRA Elektrisch regelt vervolgens de aanleg en exploitatie van deze openbare laadpalen door een exploitant. Hiermee stellen wij iedereen die dat wil en kan in staat om elektrisch te rijden. De elektrische energie is 100% groen. Openbare verlichting, nutsvoorzieningen & afvalinzameling Kapitaalgoed Openbare verlichting Elektrische installaties Afvalinzameling
Areaal 12.700 60 21.000
Eenheid stuks stuks huishoudens
Openbare verlichting Goede openbare verlichting geeft sfeer, een gevoel van sociale veiligheid en vergroot de verkeersveiligheid. Het is daarom van belang dat wij de openbare verlichting goed op orde hebben. De meeste lichtmasten staan binnen de bebouwde kom. Alle lichtmasten in beheer van gemeente Schagen zijn voorzien van LED. Kabels, verdeelkasten en schades vergen echter nog wel de nodige aandacht. Het onderhoudscontract van de openbare verlichting is bij een aannemer neergelegd. Hierbij is een hoger serviceniveau overeengekomen. Er is sprake van een 24/7 storingsdienst. De afhandeling van Fixi meldingen gebeurt direct door de aannemer, zonder tussenkomst van de gemeente. Energie Ook in 2023 betrokken wij energie, elektriciteit en gas, van HVC Aandeelhoudersenergie via een inbestedingsconstructie. Voor onze rioolgemalen, elektriciteitskasten, openbare verlichting, verkeersregelinstallatie en gemeentelijke gebouwen. Het betreft 100% groene 88
energie. Wij hebben met HVC een betrouwbare partner met de juiste focus op verduurzaming gevonden. Afvalinzameling Binnen de gemeente zijn er feitelijk 3 afvalstromen te onderscheiden namelijk: • Bedrijfsmatig afval: inzameling door private afvalbedrijven. • Huishoudelijk afval: inzameling in opdracht van gemeente via HVC. • Zwerfafval: inzameling door buitendienst gemeente Schagen. De gemeentelijke onderhoudsdienst en Pro-groen zamelen het zwerfafval in. Zoals bij afvalbakken op straat, strand, recreatie- en winkelgebieden. Ook de grote afvalboeien op de strandopgangen aan de kust horen hierbij. Het huishoudelijk afval wordt door HVC ingezameld. HVC is overeenkomstig de huidige dienstverleningsovereenkomst verantwoordelijk voor het gehele pakket van afvalinzameling. Dit omvat het onderhoud en beheer van alle inzamelmiddelen, afvalverwerking en vermarkting. Hierbij is meer focus gekomen op hergebruik en de circulaire economie. Afval is inmiddels geen afval meer, maar waardevolle grondstof. Een groeiend aantal dorpen en woonwijken krijgen de nieuwe vorm van afvalinzameling. Deze afvalinzameling gaat uit van 3 afvalcontainers aan huis namelijk: (oranje) plastics-container, (groene) gft/e-container en (blauwe) papiercontainer. Het (grijze) restafval wordt daarentegen 'op afstand geplaatst' (ontmoedigd) via ondergrondse restafvalcontainers in de wijk.
Groen, speelvoorzieningen & sportvelden Kapitaalgoed Bomen
Areaal 35.450
Eenheid stuks
Openbaar groen
4,6
milj. m²
Speelvoorzieningen Begraafplaatsen
865 10
stuks stuks
Groen Openbaar groen draagt bij aan ons welzijn. We voelen ons prettiger in een groene omgeving. Groen is een belangrijk middel voor klimaatadaptatie. Omdat groen water langer vasthoudt, raakt het riool niet overbelast bij stortbuien. De koelende werking van bomen, struiken en planten door verdamping via bladeren, schaduwwerking en het absorberen van warmte is zeer waardevol. We houden het groen op het niveau dat is vastgelegd in het Integraal beleidsplan Openbaar Gebied en dat passend is voor de omgeving. Hiervoor renoveren we ieder jaar een aantal groenvakken. Bestaande bomen controleren we in verband met de wettelijke zorgplicht periodiek op veiligheid en eventuele gebreken. De resultante van deze inspecties geeft inzicht in de benodigde uit te voeren maatregelen om de bomen op de gewenste veiligheidsnormen in stand te houden. Ons bomenbeleid geeft richting aan hoe we met bomen binnen de gemeente omgaan en wat we belangrijk vinden. Daarnaast zorgt het bomenbeleid voor deregulering en
89
vermindering van de administratieve lasten. Daarmee profiteert zowel de inwoner als de organisatie van deze verminderde administratieve werkzaamheden. Schagen vindt groen belangrijk en laat dit zien door bomen te planten. Binnen het programma ‘Schagen groeit door’ wordt met projecten inhoud gegeven aan de ambitie om bomen te planten. Met een groenimpuls stimuleert het programma doelen op het gebied van economie, leefbaarheid, landschap, duurzaamheid en ecologie. Speelvoorzieningen en sportvelden Speel- en sportvoorzieningen vergroten de leefbaarheid binnen de gemeente Schagen. Ze hebben een directe positieve invloed op het geluk en de gezondheid van onze inwoners. De speeltoestellen controleren we jaarlijks 4 keer op veiligheid, in verband met de wettelijke aansprakelijkheid voor de gemeente. Er zijn ongeveer 27 sportclubs/verenigingen binnen gemeente Schagen die gebruik maken van diverse sportvelden (gras, kunstgras, kunststof en asfalt). Dit zijn clubs gericht op de sporten voetbal, handbal, atletiek, rugby, schaatsen, honkbal en hockey. Water & kust Kapitaalgoed
Areaal
Eenheid
Oppervlaktewater
1,3
milj. m²
Civiele kunstwerken Strand
700 15
stuks km.
Riolering
495
km.
Oppervlaktewater en riolering De gemeente heeft de zorg voor oppervlakte-, grond-, hemel- en afvalwater. Het actuele rioleringsplan speelt in op de toekomstige Omgevingswet. We hebben gewerkt aan een nieuw gemeentelijk rioleringsplan dat inspeelt op de Omgevingswet. Dit doen wij met onze partners in de (afval)waterketen: de gemeenten Hollands Kroon, Den Helder, Texel en het Hoogheemraadschap. De ontwikkeling van de rioolheffing is op dit plan voor stedelijk water gebaseerd. Dit jaar is de besluitvorming gereedgekomen voor het door het Hoogheemraadschap in beheer overnemen van een groot deel van het water in de gemeente. Aansluitend zijn wij gestart met het opstellen van een nieuw baggerplan. Kunstwerken Met kunstwerken bedoelen we de civieltechnische kunstwerken, zoals bruggen, duikers, kade- en keermuren. Ook ‘harde’ oeverbeschermingen en oeverconstructies rekenen we tot dit areaal. Die hebben een totale lengte van 33 kilometer. Baggeren Gemeente Schagen stemt haar baggerprogramma af met dat van het Hoogheemraadschap. Op deze wijze blijven de waterlopen op efficiënte wijze voldoen aan de Keur.
90
Strand We zorgen voor het beheer van alle strandopgangen en aangrenzende wegen. Vrijwel alle strandslagen hebben slagbomen en 24/7 bewakings- en conciërgedienst. Vergunningverlening en handhaving behoren tevens tot de taken van de gemeente. Havens We kennen 2 havens, namelijk een industriehaven en een recreatiehaven. De industriehaven is een kleinschalige gemengde binnenhaven. Hier bestaat de havengerelateerde kernactiviteit uit grondstoffenoverslag door binnenvaartschepen. De periodieke baggerwerkzaamheden van de industriehaven zijn in ons baggerprogramma opgenomen. De huidige kwaliteit van deze industriehaven is conform ons beleidsuitgangspunt sober en doelmatig. De recreatiehaven Schagen is in eigendom van de gemeente en wordt beheerd door de Stichting recreatiehaven. De stichting verzorgt de gehele exploitatie van de haven (verhuur en administratie vaste ligplaatsen en passantenplaatsen, aanstelling havenmeesters, netjes op orde houden haven, promotie etc.). De stichting stelt jaarlijks een jaarverslag op. De recreatiehaven is de laatste jaren aanzienlijk opgeknapt (oude boten zijn door handhaving verwijderd) en is er geïnvesteerd in het onderhoud en het uiterlijk van de recreatiehaven. Er is sprake van een kwalitatief hoog onderhoudsniveau. Hierdoor is het een visitekaartje voor de gemeente Schagen en heeft het een grote aantrekkingskracht op toerisme.
91
Paragraaf bedrijfsvoering Organisatie Het afgelopen jaar zijn er flinke stappen gemaakt in de doorontwikkeling van onze organisatie. Met een structuuraanpassing is in het begin van 2023 de basis gelegd voor een robuuste en tegelijkertijd wendbare organisatie. Vervolgens heeft onze nieuwe directie gewerkt aan strategiebepaling en aan de meer ‘zachte’ elementen van bedrijfsvoering. Zo zijn onze missie, visie en kernwaarden opnieuw vastgesteld. De algemeen geldende normen en waarden, onze leidende principes, vormen de basis voor onze missie, visie en kernwaarden. Dit vormt de kapstok die richting geeft aan de ontwikkeling die we als organisatie willen maken. Dit bepaalt dus ook de keuzes die we daarvoor maken. Er zijn vijf speerpunten bepaald voor onze interne ontwikkeling: 1. 2. 3. 4. 5.
Grip op grote projecten. Managementontwikkeling. Sturing op politieke dossiers/lange termijnplanning. Ontwikkelagenda. Ontwikkeling ‘Thuis in gemeente Schagen’.
In de vijf speerpunten zijn onze missie, visie en kernwaarden concreter gemaakt. Wat betekenen ze precies voor de verschillende speerpunten? Wat gaan we doen om de gewenste ontwikkeling door te maken en wat hebben we daarvoor nodig, zowel als organisatie, als team, als individuele medewerkers? Met de focus op vastgestelde prioriteiten wordt het overzicht behouden en zijn wij daadkrachtiger in de doorontwikkeling van de organisatie. In 2023 zijn wij gestart met dit traject, wat de komende jaren verder uitgewerkt wordt. Formatie en bezetting, In-, door en uitstroom Het is belangrijk dat medewerkers die voor gemeente Schagen kiezen, zich hier thuis voelen en voor langere tijd bij ons blijven werken. Dat begint al bij het voeren van een goed sollicitatiegesprek. Ondanks de lastige arbeidsmarkt, waarbij er meer vacatures zijn dan werklozen, zijn wij er dit jaar wederom goed in geslaagd om veel vacatures in te vullen. Van de 159 opengestelde vacatures hebben wij er 107 succesvol ingevuld. De overige 52 procedures zijn 'on hold' gezet, teruggehaald of op een andere manier ingevuld. Dit succes is mede te danken aan onze verbeterde arbeidsmarktcommunicatie, waarbij de focus op inclusiviteit en diversiteit steeds belangrijker is geworden. Met ons nieuwe werkgeversmerk treden wij meer specifiek naar buiten als open en inclusieve gemeente.
Zo werken wij aan het invoeren van anoniem solliciteren, aan inclusieve gespreksvoering en andere manieren van solliciteren. Bijvoorbeeld zonder het verplicht opsturen van een CV of motivatiebrief. Ondanks de goede cijfers zijn er ook vacatures die blijvend lastig in te vullen zijn. Het gaat hierbij voornamelijk om functies in het ruimtelijk domein. Voor deze specifieke vacatures wordt er gedacht aan het inzetten van gerichte campagnes of het inzetten van bureaus. Dit gaan we nog verder vormgegeven. Naast de instroom van 83 nieuwe medewerkers, zijn er 22 mensen in 2023 intern doorgestroomd. Dat zijn mooie cijfers. In totaal hebben 71 medewerkers de organisatie verlaten. Hiervan gingen er 9 met pensioen en 55 op eigen verzoek weg. De redenen voor
92
vertrek van medewerkers zijn onvoldoende onderzocht om een uitspraak te kunnen doen over eventuele trends. In het AFAS softwaresysteem hebben we onlangs een instrument gebouwd, welke deze data verzameld en waardoor er in de toekomst wel analyses mogelijk zijn. De vraag is natuurlijk hoe we ervoor kunnen zorgen dat medewerkers zich verbonden voelen en zich voor langere tijd aan onze organisatie willen committeren. Dit is belangrijk voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en ook voor het verminderen van de inhuurkosten. Niet-ingevulde vacatures zijn echter niet de enige oorzaak voor het inhuren van werknemers. Ook de vervanging van zieke medewerkers is een reden geweest om in te huren. Sinds september 2022 is de Arbo Unie de arbodienstverlener die ons begeleidt in het ziekteverzuimproces. Naast het begeleiden van zieke medewerkers in hun weg naar herstel, ligt de focus steeds meer op het voorkomen van verzuim. Door onze samenwerking met de Arbo Unie verwachten wij dat de algemene vitaliteit en gezondheid van onze medewerkers verbetert. Niet alleen levert dit een lager ziekteverzuim op en hierdoor lager inhuurkosten, ook zorgt het voor betrokken en gemotiveerde medewerkers die in hun kracht staan en plezier hebben in hun werk. De eerste resultaten van de ingrepen op managementniveau zijn positief.
Zo was het ziekteverzuimpercentage in het eerste kwartaal van 2023 9,15%, wat gedaald is naar 7,4% in december. Mede door de nieuwe samenstelling van het teamleiderscollectief, de verbeterde samenwerking met de arbodienst en de focus op het geven van aandacht aan de medewerker, is er in het tweede en derde kwartaal een sterke daling van het percentage zichtbaar. Onlangs is het managementontwikkeltraject van start gegaan. De teamleiders worden tijdens dit traject verder getraind in onder andere verzuimbegeleiding en het verbinden van de medewerkers. Bijvoorbeeld door te leren het 'goede gesprek' te voeren. Als organisatie schenken we uiteraard blijvend meer aandacht aan vitaliteit en duurzame inzetbaarheid, door positief ingestoken acties, frequente voorlichting en door in gesprek te gaan met medewerkers. Op deze manier krijgt 'thuis in gemeente Schagen' ook hierin steeds meer vorm. Juridische zaken Wij richtten ons in 2023 op meerdere nieuwe taken. Deze nieuwe taken hebben de aandacht opgeëist die volgens de begroting zou uit gaan naar de juridische organisatie in zijn algemeenheid. Voor wat betreft de Legal Tech is het wachten op het zaaksysteem dat in ontwikkeling is. Naast acties op het gebied van control en kwaliteit zijn we actief op de invoering van de Wet open overheid (Woo).
Een projectleider werkt aan een plan van aanpak dat aan het einde van 2023 grotendeels is uitgevoerd. De Woo contactfunctionaris die bij dit taakveld is ondergebracht werkt samen met de projectleider aan de instrumenten die nodig zijn voor onze organisatie. Zoals werkinstructies, archivering en openbaarmaking, trainingen, formats en bijvoorbeeld de aanschaf van een anonimiseringstool. Het secretariaat van de Commissie bezwaarschriften is een onderdeel van Juridische zaken en zet onder meer een systeem op om bezwaarschriften te monitoren en gerichte kwaliteitsacties uit te voeren op de procedures. 93
Het nieuwe beheer van de verzekeringsportefeuille start met het uitvoeren van taxaties van onze gemeentelijke gebouwen en inventarissen. De aansprakelijkstellingen die wij ontvangen worden bijgehouden. Ook dit gebeurt met het oog op eventuele kwaliteitsacties. Wij nemen deel aan de regionaal opgezette aanpak om de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen ingevoerd te krijgen. Wij nemen hierbij een aantal wijzigingen voor onze rekening. Uiteraard vertegenwoordigt Juridische zaken een vraagbaakfunctie en adviseert en ondersteunt actief bij allerhande juridische vraagstukken die in onze organisatie leven. Financiën Uit een analyse in 2022 van Berenschot is gebleken dat de financiële functie kwantitatief onderbezet was. Met de versterking van het team Financiën is in 2023 ruimte gekomen om kwalitatieve slagen te maken bij zowel de administratieve verwerking en het financiële beleid. De door te voeren verbeteringen sluiten aan bij de aanbevelingen die zijn gedaan door de accountant, alsook de onderzoeken die betrekking hebben op de financiële functie en de bevindingen van onze interne controle. Inkoop In 2023 is er binnen het team inkoop een nieuw systeem voor aanbesteden en een nieuw systeem voor het beheren van de contracten in gebruik genomen.
Daarnaast zijn we begonnen met een onderzoek naar mogelijke koppelingen tussen de systemen om in de toekomst de controle op rechtmatig inkopen minder tijdrovend te laten zijn. Door het verlagen van de grens voor het aanvragen van een inkoopstrategie van €30.000 naar €10.000 is de rechtmatigheid met betrekking tot inkoop en aanbesteding significant verbeterd. De uitkomsten van het 213a onderzoek naar inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn ontvangen en herkend. AO/IB In 2023 zijn de eerste stappen gezet met het implementeren van het 'three lines model', oftewel de 3 verdedigingslinies. Dit model borgt het rechtmatig handelen van onze organisatie. Bij de eerste 2 linies kan gedacht worden aan werkzaamheden zoals: • Een kwaliteitstoets op toegekende uitkeringen; • Een crediteurenscan uitgevoerd door de afdeling inkoop, om te bepalen dat aanbestedingsregels zijn nageleefd. De derde lijn is de interne auditfunctie, die bijvoorbeeld van een aantal aanbestedingen vaststelt of de juiste aanbestedingsprocedure is doorlopen. Rechtmatigheidsverantwoording - Nieuwe wetgeving Inleiding In de jaarrekening hebben wij de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In de financiële verordening heeft de gemeenteraad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat onrechtmatigheden vanaf € 100.000 in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht.
Hieronder gaan wij in op de bevindingen met betrekking tot het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium.
94
De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld volgens de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de financiële- en controleverordeningen van onze gemeente. Daarnaast geldt het door de gemeenteraad op 19 december 2023 vastgestelde normenkader als toetsingskader voor de rechtmatigheidsverantwoording. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium heeft betrekking op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting. Het gaat hierbij om de exploitatie, investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand komen. Onderstaand lichten wij de afwijkingen toe. Soort
Omschrijving
Bedrag
Toelichting
A
Programma 1
Last: € 4.602.000
Op dit programma zijn de lasten overschreden. Doordat er veelal sprake is van een open einde regeling, is het merendeel van de onrechtmatige overschrijding van de lasten wel acceptabel.
A
Programma 3
Last: € 2.179.000
Op dit programma zijn de lasten overschreden. Een deel van de overschrijding van de lasten heeft een directe relatie met de baten, waardoor dat deel acceptabel is.
A
Programma 5
Last: € 396.000
A
Programma 7
Last: €218.000
C
Over- en Onderschrijdingen Investeringen Overige
€ 431.000
Op dit programma zijn de lasten overschreden. Een deel van de overschrijding van de lasten heeft een directe relatie met de baten, waardoor dat deel acceptabel is. Op dit programma zijn de lasten overschreden. Betreft onrechtmatige over- en onderschrijdingen investeringen.
D
Onderschrijding lasten: € 403.000
D
Overige
Overschrijding en onderschrijding baten: € 1.831.000
95
Niet eerder gemelde onderschrijding van lasten die niet als acceptabel zijn aangemerkt. Niet eerder gemelde overschrijding van baten, waarvan een gedeelte als acceptabel wordt aangemerkt.
Totaal
€ 10.060.000
Aansluiting op Rechtmatigheidsverantwoording college (pagina 210)
De VIC heeft de onderstaande adviezen gegeven om de begrotingsrechtmatigheid te verbeteren. Deze adviezen zullen in 2024 worden geïmplementeerd c.q. voorgesteld. De VIC heeft het volgende geadviseerd: - 1e lijn: Vergroot de aandacht in de organisatie voor (begrotings)onrechtmatigheden, bijvoorbeeld door themabijeenkomsten rondom tussenrapportages. Leg goed uit aan budgethouders en -beheerders dat zij verantwoordelijk zijn voor rechtmatig handelen, en dat van hen verwacht wordt dat zij wetten en regels kennen waarbinnen zij mogen handelen. -
2e lijn: Door de tweede lijn gedurende het jaar al analyses te (laten) verrichten wordt het bewustzijn vergroot om eventuele afwijkingen te melden en onrechtmatigheden eerder te voorzien. Voer het goede gesprek met de teamleiders en budgethouders. Hiermee kunnen tussentijdse bijstellingen van de begroting worden voorgesteld en kan de raad tijdig worden geïnformeerd.
-
De financiële verordening kan worden aangepast. Hierin kan worden opgenomen dat de raad de jaarrekening als moment van tijdig informeren aan de raad voor de afwijkingen van het begrotingsjaar definieert. Hiermee voorkom je dat onderschrijdingen en overschrijding van de baten en onderschrijdingen van de lasten als onrechtmatigheid worden meegeteld.
Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze eisen zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Aanbestedingsrechtmatigheid De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot de Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Bij 8 crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 2,3 miljoen. Oorzaken zijn dat opdrachten stilzwijgend zijn verlengd of dat een opdracht is uitgebreid waardoor de drempel voor Europees aanbesteden is overschreden. Ook is het voorgekomen dat het totaal van de opdracht de Europese drempel overstijgt waardoor er sprake is van een onrechtmatigheid. Een aantal van de onrechtmatige contracten zijn inmiddels beëindigd. Voor een aantal andere gevallen is een aanbesteding in gang gezet of wordt onderzocht wat de mogelijkheden daartoe zijn.
96
In het afgelopen jaar zijn diverse verbeteringen in gang gezet waarmee rechtmatigheidsfouten in de toekomst zoveel mogelijk voorkomen worden. Bij de controle op Europees aanbesteden wordt teruggekeken over een periode van 4 jaar. Het kost dan ook tijd om de effecten van ingezette verbeteracties te zien. Veel contracten zijn al aangegaan voordat de verbeteracties zijn ingezet. Identificatie sociaal domein, jeugd en Wmo Na een melding bij de gemeente start het onderzoek naar aanleiding van de hulpvraag of het signaal. De betrokkenen hebben een identificatieplicht. Dit betekent dat zij zich aan het begin van het gesprek moeten identificeren door middel van een geldig legitimatiebewijs. Op deze manier stelt de gemeente de identiteit van de betrokkenen vast. Een consistente vastlegging van deze waarneming in het cliëntdossier ontbreekt. Hierdoor is achteraf niet meer vast te stellen of deze controle daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. De identificatieplicht is een vereiste vanuit de wetgeving. Dit leidt tot een formele rechtmatigheidsfout. Per maart 2023 is het werkproces aangepast. Vanaf deze datum vullen de consulenten in de vak applicatie bij de cliënt onder de persoonsgegevens het identiteitsbewijs, nummer, soort en geldig tot in. Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium De gemeente Schagen heeft geen overkoepelend M&O-beleid.
In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die erop gericht zijn om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en waar nodig te sanctioneren. Tevens heeft de VIC de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik impliciet opgenomen in de interne controleplannen. Met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik zijn geen bevindingen geconstateerd. I&A Het I&A adviseursteam is sinds augustus 2023 weer bijna op sterkte door de invulling van 3 vacatures. In 2024 wordt nog een strategisch adviseur geworven. Het applicatielandschap van onze gemeente en de diverse koppelingen zijn actueel in kaart gebracht. Daarbij zijn enkele niet meer benodigde applicaties opgezegd. We hebben een nieuw zaaksysteem aanbesteed en een start gemaakt met de inrichting ervan. Het zaaksysteem heeft diverse koppelingen naar andere applicaties ten behoeve van de digitale dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Team I&A faciliteert en ondersteunt de organisatie bij de transitie naar het zaakgericht werken. We hebben nieuwe processen geïntroduceerd voor aanvragen vanuit onze organisatie voor nieuwe applicaties en voor wijzigingen aan de bestaande ICT-omgeving. Dit om grip te houden op de ontwikkelingen op het gebied van de ICT en digitalisering van onze gemeente. Ook hebben we een start gemaakt met de I-visie 2024-2028 en met een ‘AI-protocol’, oftewel een gedragscode.
We zien dat AI, oftewel kunstmatige intelligentie, zich snel ontwikkelt. Ook in de verschillende systemen van de gemeente. We hebben de mogelijkheden verkend voor een nieuwe technische ICT-infrastructuur en een nieuwe digitale werkplek voor medewerkers. We nemen daarbij steeds meer diensten af vanuit de cloud.
97
Aanbestedingen In 2023 zijn enkele nieuwe applicatiesystemen aanbesteed. Waaronder een zaaksysteem en een applicatie voor het anonimiseren van documenten ten behoeve van de Woo. In samenwerking met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben we ons mobiele telefooncontract aanbesteed en gegund. Ook hebben we voorbereidingen getroffen voor de aanbesteding van een nieuw Belastingen/WOZ-systeem en voor een softwarebroker contract. Informatie & archiefbeheer Begin 2023 hebben we definitief de bouwvergunningen over de periode 1900-2010 overgedragen aan het Regionaal Archief Alkmaar en hebben we de digitale werkkopieën vernietigd. Daarnaast heeft voor het eerst het Strategisch Informatieoverleg (SIO) plaatsgevonden tussen gemeentesecretaris en gemeente archivaris. Operationeel stond het jaar in het teken van de voorbereidingen voor het invoeren van het zaakgericht werken. Informatiebeveiliging We hebben nieuwe maatregelen genomen om de weerbaarheid van onze organisatie te verhogen tegen de toegenomen dreiging van buitenaf. Er is onder andere een penetratietest gedaan op de ICT-systemen van de gemeente en de aanbevelingen daaruit zijn opgevolgd. Daarnaast worden er sterkere wachtwoorden gebruikt in combinatie met 2factor authenticatie.
Het proces van instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers, oftewel het toekennen en intrekken van autorisaties, hebben we opnieuw onder de loep genomen in samenwerking met HR. In 2024 vinden de vervolgstappen plaats. We hebben een start gemaakt met het traject om de huidige 'Bring Your Own Device', oftewel BYOD, apparaten voor onze medewerkers te vervangen door een veiligere variant, 'Choose Your Own Device', oftewel CYOD. CYOD apparaten kunnen beter worden beheerd waardoor veiligheidsrisico’s worden beperkt. Wij hebben meegedaan met de collectieve aanbesteding ‘Monitoring & Responsediensten ICT’ vanuit de VNG met als doel het voorkomen van inbreuk en schade als gevolg van ongewenste activiteiten in de ICT-infrastructuur van onze gemeente. In 2024 worden deze monitoring en response diensten verder ingericht. Tenslotte, met een wekelijkse vraag, uitgezette phishing-acties en een nieuwe leermodule voor nieuwe medewerkers hebben we in 2023 ingezet op het vergroten van bewustzijn bij gebruikers op het vlak van informatieveiligheid en privacy. Samenvattend De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan snel en op het terrein van I&A is ook in 2023 weer veel gebeurd. Nieuwe wetten en regels vragen steeds sneller om aanpassingen van de informatiesystemen van onze gemeente.
Een begrijpelijke, transparante overheid en een goede beveiliging van de informatie zijn hoofdthema’s. Wij werken daarmee samen met de ICT- leveranciers aan de innovatie van onze gemeentelijke ICT & digitale dienstverlening.
98
Huisvesting De huisvesting is volgend aan de dienstverlening en de keuzes die we maken over het nieuwe werken. Waar mogelijk verduurzamen we het gemeentehuis. Naast het reguliere onderhoud voeren we de komende jaren verdere vervangingen uit aan onder andere het verduurzamen van onze klimaatinstallaties. Een aantal ruimtes hebben we aangepast of worden aangepast en voorzien van slimme verlichting. Dit zijn zogenaamde ‘quick wins’. De gevels rondom het gemeentehuis hebben we door middel van een groenstrook voorzien van een diverse beplanting. Art 213a onderzoek In 2023 is onderzoek gedaan naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het onderzoek laat zien dat onze organisatie van ver moet komen, maar met de tot nu toe genomen maatregelen op de goede weg is. We hebben in termen van beleid en proces goede stappen gezet om de basis op orde te kunnen brengen. De komende jaren gaan we verder aan de slag met de handreikingen en andere toekomstgerichte adviezen uit het onderzoeksrapport.
99
Paragraaf verbonden partijen Algemeen In dit jaarverslag hebben wij bij de programma's vermeld die activiteiten van de verschillende verbonden partijen. Activiteiten die bijdragen aan de door de raad vastgestelde beleidsdoelen. Ook in deze jaarrekening hebben we bij de verschillende verbonden partijen een verwijzing opgenomen naar de betreffende doelstelling(en) zoals opgenomen bij de domeinen. Visie op verbonden partijen Wij hebben geen visiedocument vastgesteld op basis waarvan we een afweging maken of we wel of juist geen gebruik willen maken van een verbonden partij voor het realiseren van beleid en welke soort type rechtspersoon (privaat- of publiekrechtelijk) wordt gebruikt en voor welk doel. In de praktijk onderzoeken we dit per situatie en leggen dit indien nodig aan de raad ter besluitvorming voor. Per 31-12-2023 namen wij deel in de volgende verbonden partijen: Nr. 1
Naam Gesubsidieerde arbeid kop van Noord-Holland
Juridische vorm Gemeenschappelijke regeling
2 3
Veiligheidsregio Noord-Holland Noord GGD Hollands Noorden
Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling
4 5
Omgevingsdienst Noord-Holland Noord Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling
6 7
Archeologie West-Friesland NV Bank Nederlandse Gemeenten
Gemeenschappelijke regeling Naamloze Vennootschap
8 9
Alliander Huisvuilcentrale Noord-Holland (HVC)
Naamloze Vennootschap Naamloze Vennootschap
10 11 12
Ontwikkelingsbedrijf Noord-Holland Noord Surplus Mobipunten
Naamloze Vennootschap Stichting Besloten vennootschap
Gemeenschappelijke regelingen Gesubsidieerde arbeid Kop van Noord-Holland Algemene gegevens Openbaar belang De behartiging van een goede uitvoering van de Wet Sociale (doel) Werkvoorziening en Participatiewet. Vestigingsplaats
Schagen
Deelnemers
Den Helder, Hollands Kroon en Schagen
Structuur
Algemeen bestuur, dagelijks bestuur en een voorzitter.
100