Gemeente Schagen - Accountantsverslag 2022 definitief getekend
Tekst van het document
Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
2 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening
Aan de raad van gemeente Schagen Laan 19 1741 EA4 Schagen 27 juni 2023
Geachte leden van de raad,
Ontwikkelingen voor uw organisatie
Hierbij ontvangt u het accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van gemeente Schagen voor het boekjaar dat is geëindigd op 31 december 2022.
Bijlagen Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze overeenkomst d.d. 1 december 2021 en ons controleplan 2022 d.d. 20 oktober 2022. Wij realiseren ons dat de toonzetting van het accountantsverslag kritisch kan overkomen. Dit is inherent aan de aard van de rapportage, waarbij wij vooral ingaan op het verbeterpotentieel binnen de gemeente. Wij willen wij graag onze complimenten en waardering overbrengen aan de ambtelijke organisatie. Wij hebben een constructieve en fijne samenwerking ervaren, waarbij aan beide zijden ruimte was om onze argumenten te delen en af te wegen.
De controlebevindingen in deze rapportage zijn besproken met de ambtelijke organisatie en met de Auditcommissie. Mocht u naar aanleiding van ons accountantsverslag nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Hoogachtend, Q-Concepts Accountancy B.V. ondertekenaar1
Drs. E.E.T.M. Kalnenek RA
3 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie
Bijlagen
Onze belangrijkste boodschappen - algemeen 1. Wij verstrekken een controleverklaring met beperking op getrouwheid Wij hebben een controleverklaring met beperking afgegeven bij de jaarrekening 2022 op het aspect getrouwheid. De reden hiervan is de onzekerheid met betrekking tot de prestatielevering van de geleverde zorg, de prestatielevering van de inkopen, de juistheid van de financiële consequenties uit anterieure overeenkomsten en de volledigheid van de omzet van de opbrengsten uit huren, pachten en omgevingsvergunningen. 2. Wij verstekken een afkeurende controleverklaring op rechtmatigheid Wij hebben een afkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening 2022 op het aspect rechtmatigheid. De belangrijkste oorzaak hiervan zijn aanbestedingen die niet in overeenstemming met Europese wetgeving hebben plaatsgevonden. 3. Onrechtmatigheden bij aanbesteding bedragen € 4,5 miljoen Het totale bedrag aan onrechtmatige aanbestedingen betreft ongeveer € 4,5 miljoen. Hiervan heeft € 3,0 miljoen betrekking op lasten die al in de jaarrekening 2022 zijn verantwoord. Een bedrag van € 1,5 miljoen heeft betrekking op lasten die de komende jaren naar verwachting voortvloeien uit de onrechtmatig aanbestede overeenkomsten. Dit bedrag is in de jaarrekening verantwoord als niet uit de balans blijkende verplichtingen. 4.
Prestatielevering bij inkopen niet volledig vastgesteld De (vaststelling van de) prestatielevering van inkopen is niet altijd zichtbaar in het proces worden vastgelegd. Tevens kon deze niet altijd achteraf worden aangetoond. De geëxtrapoleerde onzekerheid van de inkopen waarvan de prestatielevering niet kon worden vastgesteld bedraagt € 900.000.
Daarnaast zijn in een tweetal gevallen facturen betaald waarvan is vastgesteld dat de onderliggende prestatie in het geheel niet is geleverd. Dit heeft geresulteerd in een totale geëxtrapoleerde fout van € 310.000. 5. Prestatielevering van zorg niet volledig vastgesteld Om de prestatielevering in het zorgdomein vast te stellen, wordt gesteund op de productieverantwoordingen van zorgverleners. Hierdoor bent u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein afhankelijk van derde partijen. Wij hebben geconstateerd dat niet alle zorgverleners een goedkeurende controleverklaring hebben kunnen overleggen. Deze onzekerheid werkt volledig door in de jaarrekening van uw gemeente. Tevens vindt geen controle plaats op de prestatielevering bij leveranciers die individueel minder dan € 75.000 aan zorg hebben geleverd, noch bij de zorg die via persoonsgebonden budgetten is toegekend. Vanwege deze oorzaken hebben wij een bedrag van € 2,8 miljoen als onzeker meegenomen in onze oordeelsvorming ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening.
6. Sisa bijlage bevat een fout en onzekerheden Op basis van een lineaire toerekening van de bestedingen over de subsidieperiode is naar onze mening de besteding die verantwoord is op indicator D14/01 € 232.643 te hoog verantwoord. Het college heeft hiervoor geen correctie doorgevoerd in de Sisa-bijlage. Daarom hebben wij dit te hoge bedrag meegenomen als onjuistheid in onze oordeelsvorming. Tevens hebben wij geconstateerd dat er binnen de gemeente geen adequate urenregistratie aanwezig is om de juistheid van de loonkosten vast te stellen die zijn toegerekend aan de Oekraïne regelingen. Daarom hebben wij de totaal verantwoorde interne loonkosten aangemerkt als onzeker.
4 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie
Bijlagen
Onze belangrijkste boodschappen - interne beheersing 7. De VIC is van goed niveau en is zeer kritisch De diepgang en kritisch gehalte waarmee de VIC haar werkzaamheden heeft uitgevoerd en gedocumenteerd is van goed niveau. Mede hierdoor hebben wij de VIC op onderdelen van onze controle gebruikt als interne beheersingsmaatregel. Wel hebben wij het advies voor verdere verbetering meegegeven om per bevinding ook een duidelijke conclusie aan te geven, inclusief het effect van de bevinding op de rechtmatigheidsverantwoording. 8. Kennis van het BBV binnen de financiële functie behoeft verbetering Ten opzichte van de jaarrekening 2021 zijn diverse grondslagen en toelichtingen in de jaarrekening 2022 aangepast.om aan de (toelichtings)vereisten van het BBV te voldoen. Tevens zijn diverse reserves en voorzieningen opgeheven of verplaatst in de balans. Uit de aard en omvang van de correcties die wij hebben geconstateerd, alsmede op basis van onze gesprekken met de diverse medewerkers van de organisatie, hebben wij gesignaleerd dat er binnen de financiële functie behoefte is aan ontwikkeling van de kennis van het BBV.
9. Fraude en M&O verdienen meer aandacht van de organisatie De gemeente beschikt niet over een (actuele) frauderisicoanalyse en een overkoepelend M&O beleid. Wij hebben het college aangeraden om als onderdeel van het in ontwikkeling zijnde risicomanagementproces een frauderisicoanalyse op te stellen en deze jaarlijks te (laten) actualiseren. Tevens worden frauderisico’s op dit moment nog niet (volledig) betrokken in de werkzaamheden van de VIC. Wij hebben aangeraden om de VICfunctie actief te betrekken bij het opstellen van de frauderisicoanalyse en het actief beheersen van deze risico’s.
10. Interne beheersing in het sociaal domein is ontoereikend De interne beheersing binnen het sociaal domein, in het bijzonder binnen het zorgdomein, is niet toereikend. Het ontbreekt in de eerste lijn aan een gestructureerde interne (kwaliteits)controle, waardoor de derde lijn (VIC) deze interne controle uitvoert. In het 3-lines model is dit niet wenselijk, aangezien de VIC de werking van de IC zou moeten toetsen en niet het proces zelf. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat er onvoldoende grip is op de zorgkosten, in het bijzonder op de voorspellende waarde van het verloop van deze kosten. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat er onvoldoende ondersteuning vanuit de tweede lijn wordt gegeven.
11. Interne beheersing anterieure overeenkomsten is onvoldoende De interne beheersing op anterieure overeenkomsten is onvoldoende. Het is onvoldoende inzichtelijk welke kosten tegenover de ontvangen planvergoedingen staan, maar ook welke opbrengsten en kosten in het verleden zijn gemaakt uit hoofde van facilitaire grondprojecten. Tevens is er geen inzicht aanwezig of alle kosten die de gemeente maakt naar aanleiding van deze overeenkomsten juist en volledig worden geregistreerd. Naast het feit dat de gemeente zichzelf hiermee financieel tekort doet, bestaat er een risico op het onrechtmatig verlenen van staatssteun aan marktpartijen. Op dit moment vindt een interne onderzoek plaats naar de juistheid en volledigheid van de facilitaire grondprojecten, alsmede de transacties die hieruit voortvloeien. Gezien deze bevindingen hebben wij de baten, lasten en balansmutaties die voortkomen uit anterieure overeenkomsten in onze oordeelsvorming meegenomen als onzeker in de vorm van een PM post.
5 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie
Bijlagen
Onze belangrijkste boodschappen - financiële positie en analyses 12. De financiële positie is voldoende, maar vraagt aandacht De financiële positie van Schagen als geheel is voldoende. Tussen de diverse kengetallen zijn wel verschillen zichtbaar. De netto schuldquote is in 2022 fors afgenomen en blijf ruim beneden het door de raad gewenste maximum van 70%. Door het positieve rekeningresultaat is de solvabiliteit verder toegenomen. Hierdoor is de gemeente weerbaarder voor onverwachte tegenvallers. De omvang van 47,1% blijft echter wel achter bij het door de raad gewenste minimumniveau van 50%. 13. Nota reserves en voorzieningen is gedateerd Omdat de huidige Nota reserves en voorzieningen ouder is dan vier jaar, is niet voldaan aan de eis in de financiële verordening. Hierdoor is er sprake van een formele onrechtmatigheid. Wij raden u aan om het college te verzoeken om op korte termijn te komen met een geactualiseerde Nota reserves en voorzieningen. Tevens raden wij u aan om direct de wenselijkheid, noodzakelijkheid en gebruik van de huidige reserves tegen het licht te houden van de inhoud van de Nota Vermogensbeleid, in het bijzonder de Reserve Maatschappelijk Nut en de Onderhoudsreserves. 14. De uitgaven in het sociaal domein zijn lager dan gemiddeld De kosten per inwoner voor de participatiewet en de Wmo zijn fors lager dan gemiddeld.
Uw kosten per inwoner voor de uitgaven in de jeugdzorg zijn daarentegen hoger dan bij andere gemeenten.
15. Risicoprofiel van uw grondexploitaties is verminderd De boekwaarde van de gronden in exploitatie in de balans is verder afgenomen van € 3,3 miljoen naar € 2,2 miljoen. Dit is met name te danken aan de verkopen van kavels in projecten Schagen Lagendijk, Warmenhuizen Remmerdel en de flexibele woonvormen binnen Schagen. De daling van de boekwaarde geeft aan dat het risicoprofiel van de grondexploitaties als geheel is gedaald. 16. Leesbaarheid van de programmaverantwoording Naar onze mening is de inzichtelijkheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording in 2022 beperkt. De programmaverantwoording is voornamelijk beschrijvend van aard zonder duidelijke conclusievorming. Een belangrijke oorzaak hiervan is het ontbreken van SMART-geformuleerde doelstellingen en prestatieindicatoren. 17. Leesbaarheid van de paragrafen Voor de paragrafen geldt dat de inzichtelijkheid en informatiewaarde beperkt tot toereikend is, afhankelijk van de betreffende paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf.
6 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Ons oordeel bij uw jaarstukken 2022 Wij hebben een controleverklaring met beperking afgegeven bij de jaarrekening 2022 op het aspect getrouwheid. De reden hiervan is de onzekerheid met betrekking tot de prestatielevering van de geleverde zorg, de prestatielevering van de inkopen, de juistheid van de financiële consequenties uit anterieure overeenkomsten en de volledigheid van de omzet van de opbrengsten uit huren, pachten en omgevingsvergunningen.
Jaarverslag
Wij hebben een afkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening 2022 op het aspect rechtmatigheid. De belangrijkste oorzaak hiervan zijn aanbestedingen die niet in overeenstemming met Europese wetgeving hebben plaatsgevonden. Een samenvatting van de fouten en onzekerheden vindt u hier. De reikwijdte van onze controle is ongewijzigd ten opzichte van het auditplan 2022. Voor een nadere toelichting, klik hier.
Jaarrekening Fraude(risico)
Getrouwheid
Interne beheersing
Oordeel: Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 -
Rechtmatigheid beperking
4.500
Oordeel: 6.000
afkeurend 5.146
4.500
3.624
3.624
4.000 1.500
2.000
684
1.500
Fouten Tolerantie
Onzekerheden Bevindingen
x € 1.000
Fouten Tolerantie
Onzekerheden Bevindingen
x € 1.000
7 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen
Reikwijdte van onze controle Reikwijdte van onze controle
Oordeel bij de jaarrekening
De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordtwij verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het hebben wij afspraken metin u gemaakt over de Onderstaand reikwijdte van dehebben controle.wij een samenvatting bevestigen dat de definitieve reikwijdte vanauditplan de controle gelijk is aan die het auditplan. Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen. opgenomen.
De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter
Oordeel
.
Jaarverslag Jaarstukken gemeente Schagen
Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie
Jaarverslag
Jaarrekening
Bijlagen Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze in overeenstemming zijn met de jaarrekening
30/06/2023
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
WNT-bijlage
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
8 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening
De informatiewaarde van uw programmaverantwoording is beperkt Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar
Informatiewaarde is beperkt
Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de informatie verkregen in onze controle onjuistheden hebben geconstateerd die gebruikers van de jaarrekening zouden kunnen beïnvloeden. Dit is naar onze mening niet het geval.
Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses. Dit alles vanuit raadsperspectief. U vindt hier een nadere toelichting.
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Kwaliteit paragrafen verschilt, maar is over het algemeen beperkt tot toereikend Wij hebben vastgesteld dat alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. Daarnaast hebben wij de informatiewaarde van de paragrafen beoordeeld. Deze is naar onze mening beperkt tot toereikend. Klik hier voor een nadere toelichting.
Jaarverslag voldoet aan eisen BBV
, In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag op hoofdlijnen voldoet aan de eisen die het BBV hieraan stelt.
9 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
30/06/2023
Reikwijdte van onze controle Inzichtelijkheid van de jaarstukken kan worden verbeterd reikwijdte de controle en is zo ontworpen dat NaarDe onze mening isvan de inzichtelijkheid informatiewaarde vaner devoldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij programmaverantwoording in 2022 beperkt. Onze belangrijkste bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting signaleringen ten aanzien van de inzichtelijkheid en informatiewaarde opgenomen. van de jaarstukken zijn: • De . eenduidigheid en diepgang van de analyses per domein, doelstelling en resultaat verschilt significant van elkaar. Het ontbreekt bij de meeste resultaten aan indicatoren. Waar deze wel zijn gesteld, is niet altijd een heldere norm benoemd. Hierdoor kan de raad beperkt beoordelen of doelstellingen zijn gerealiseerd. • Bij elk resultaatgebied is opgenomen wat er gedaan is gedurende 2022. Wij missen echter een zelfkritische analyse van de zaken die niet gedaan zijn, inclusief de reden hiervan. Naar onze mening wordt de informatiewaarde verbeterd als inzichtelijk gemaakt wordt welke prestaties niet zijn gerealiseerd.
Aspect Oordeel • Het gebruik van grafieken, infographics en kleurscores is beperkt. 2022 2021 Naar onze mening zou dit aantoonbaar iets toevoegen aan de leesbaarheid en informatiewaarde. Inzichtelijkheid Beperkt Beperkt • De programmaverantwoording is voornamelijk beschrijvend van aard zonder duidelijke conclusievorming. Een belangrijke oorzaak Relatie beleid <> Beperkt Beperkt hiervan is het ontbreken van SMART-geformuleerde financiën doelstellingen en prestatie-indicatoren. Er wordt in diverse programma’s vermeld dat doelstellingen gerealiseerd zijn, maar Gebruik van Beperkt Beperkt niet altijd consequent toegelicht waarom dit zo is. indicatoren • Er ontbreekt een duidelijke relatie tussen het gevoerde beleid en de (financiële) realisatie. Beide aspecten worden verantwoord in de verantwoording, maar een verband tussen de uitgaven, geleverde prestatie en maatschappelijk effecten is niet zichtbaar aanwezig.
10 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen
Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (1/4) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter
Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
30/06/2023
Voor de paragrafen geldt dat de inzichtelijkheid en De kracht van de paragraaf zou daarnaast kunnen worden ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij informatiewaarde beperkt tot toereikend is, afhankelijk van de verstevigd door een meerjarige analyse van het verloop van de bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting betreffende paragraaf. Naar onze mening ontbreekt het over de lokale lasten toe te voegen. Daarnaast is een fors positief resultaat opgenomen. hele breedte nog wel aan een toereikende koppeling tussen de behaald op de leges uit omgevingsvergunningen. Deze wordt . uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar. echter niet toelicht. De paragrafen bevatten over het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf. Financiering De paragraaf Financiering geeft een toereikend en volledig beeld Hieronder hebben wij onze waarnemingen samengevat bij de van de financieringspositie per 31 december 2022 en de verplichte paragrafen met enkele suggesties voor verbetering. kasstromen gedurende het jaar. De informatiewaarde kan verder worden verbeterd door het toevoegen van de toekomstige Lokale heffingen ontwikkeling van de schulden en financieringsbehoefte.
De leesbaarheid en informatiewaarde van de paragraaf Lokale Heffingen is toereikend. De paragraaf voldoet echter niet volledig aan de eisen die de nieuwe Notitie Lokale Heffingen eraan stelt. In deze notitie staat dat inzicht moet worden gegeven in de mate van kostendekkendheid per heffing voor alle rechten en bestemmingsheffingen die de gemeente in rekening brengt. Uit de toelichting van de achterliggende (beleids)keuzes bij deze berekening moet in ieder geval blijken of, en zo ja, hoe de kostendekkendheid tussen verschillende onderdelen wordt bereikt door gebruik te maken van kruissubsidiëring en in welke mate er kruislings wordt gesubsidieerd. De mate van kruissubsidiëring tussen onderdelen of hoofdstukken kan worden aangetoond door middel van een berekening per hoofdstuk. Dit is vooral van belang voor heffingen en rechten met een dekking van meer dan 100%. Dit is over 2022 bijvoorbeeld het geval bij de omgevingsvergunningen.
11 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen
Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (2/4) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter
Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
30/06/2023
Weerstandsvermogen Onderhoud kapitaalgoederen ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij In deze paragraaf dat is een risico’s envan de controle In dezeisparagraaf overeenstemming met het BBV zover als wij een samenvatting bevestigen deconfrontatie definitievevan reikwijdte gelijk aan dieisininhet auditplan. Onderstaand hebben weerstandscapaciteit mogelijk aangegeven wat het beleidskader is ten aanzien van de opgenomen. weergegeven. Naar onze mening is de informatiewaarde van de paragraaf echter beperkt. Dit hebben wij verschillende categorieën kapitaalgoederen. Het mist echter aan . nader toegelicht bij onze analyse van de financiële positie. een analyse van de financiële consequenties die het beleidskader heeft en hoe deze concreet vertaald zijn in de begroting en De paragraaf geeft ook een beeld van de verplichte financiële exploitatie. Hieruit blijkt tevens dat er nog stappen gezet moeten kengetallen. Hierbij hebben wij geconstateerd dat kengetallen in worden om de samenhang hierin te realiseren en inzichtelijk te eerste instantie niet juist berekend waren. Daarnaast vraagt het maken.
De toegevoegde waarde van de paragraaf kan worden BBV in deze paragraaf om een beoordeling van de onderlinge verbeterd door hierin ook een meerjarenperspectief mee te nemen verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie. gezien het structurele karakter van de onderhoudskosten. Deze beoordeling is niet in de paragraaf opgenomen. Een ander aspect dat niet in de paragraaf is opgenomen is de eis Overigens voldoet de paragraaf niet volledig aan artikel 19 van de uit artikel 20 van de Financiële verordening 2022 van gemeente Financiële verordening 2022 van de gemeente Schagen. De door Schagen om inzicht te geven in de voortgang van het geplande de raad gevraagde ontwikkeling van de netto schuld per inwoner onderhoud aan de openbare gebouwen en voorzieningen in de en het saldo van de baten en lasten voor toevoegingen en openbare ruimte. onttrekkingen van reserves als percentage van de inkomsten, zijn niet genoemd. Daarnaast is er bij het in beeld brengen van de Daarnaast raden wij u aan om ook transparant te maken wat niet is weerstandscapaciteit geen onderscheid gemaakt tussen gerealiseerd. structurele en incidentele middelen.
12 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen
Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (3/4) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter
Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Bedrijfsvoering Verbonden partijen ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij De paragraaf Bedrijfsvoering geeft op basis van beschrijvende Deze paragraaf voldoet aanauditplan. alle eisen van het BBV en Financiële bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het Onderstaand hebben wij een samenvatting analyses de belangrijkste beleidsuitgangspunten van de verordening. opgenomen. bedrijfsvoering. Bij het opstellen van de paragraaf is tevens . invulling gegeven aan de eis vanuit de Financiële verordening door Grondbeleid het opnemen van aanvullende gegevens ten aanzien van Naar onze mening is de paragraaf grondbeleid overzichtelijk bijvoorbeeld de ontwikkelingen op het gebied van personeel en opgezet, helder geschreven en volledig in opzet. De inhoud voldoet organisatie. Aspecten uit de financiële verordening die niet aan het BBV en de financiële verordening. terugkomen zijn de ontwikkelingen op het gebied van huisvesting van de gemeentelijke organisatie, alsmede de ontwikkelingen op De informatiewaarde van de paragraaf kan verder worden het taakveld Lean. verbeterd door een expliciete link te leggen met de strategische doelstellingen van de gemeente als geheel.
Tevens kunnen De toegevoegde waarde van de paragraaf kan worden verbeterd externe beleidskaders beter worden uiteengezet en in relatie door een verdiepingsslag in de analyse van deze aanvullende gebracht met de gemeentelijke kaders. gegevens. Daarnaast raden wij u aan om een zelfkritische analyse van de ontwikkeling van de (interne) organisatie toe te voegen. In de huidige paragraaf worden vooral de stappen benoemd die reeds gezet zijn, maar wordt niet gemeld waar het nog steeds beter kan en moet. De informatiewaarde van de paragraaf kan verder worden verbeterd door ook in te gaan op belangrijke onderwerpen zoals fraude, integriteit en duurzaamheid.
30/06/2023
13 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen
Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (4/4)
Oordeel bij de jaarrekening
De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij Advies: bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen. • Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de . meetlat van het BBV, maar ook van de Financiële verordening.
Oordeel
Jaarverslag
•
Versterk de koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar.
•
Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwalitatieve analyses.
Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
30/06/2023
•
Maak gebruik van grafieken en infographics.
•
Geef niet alleen de positieve ontwikkelingen weer, maar maak ook transparant waar verbeterpotentieel is, zoals in de bedrijfsvoering.
Oordeel per paragraaf Zie onderstaand hoe wij de informatiewaarde per paragraaf beoordelen. Paragraaf
Oordeel 2022
Lokale heffingen
Beperkt
Weerstandsvermogen
Beperkt
Onderhoud kapitaalgoederen
Beperkt
Financiering
Toereikend
Bedrijfsvoering
Toereikend
Verbonden partijen
Toereikend
Grondbeleid
Toereikend
14 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening
Detailbevindingen jaarrekening
Getrouwheid
Jaarrekening
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Onderstaand hebben wij onze detailbevindingen op de aspecten rechtmatigheid en getrouwheid opgenomen boven de door u gestelde rapporteringstolerantie van € 100.000. Door op de bevinding te klikken krijgt u meer toelichting op de bevinding.
Jaarverslag
Interne beheersing
Resultaten bedrijfsvoering
Onze bevindingen bij de jaarrekening
Oordeel
Fraude(risico)
Fysiek domein
Sociaal domein
1. Prestatielevering zorg 2. Prestatielevering PGB totaal
Rechtmatigheid
fouten (x €1.000)
onzekerheden (x €1.000)
0
2.435
0
379
3. Prestatielevering inkopen*
310
900
4. Afgrenzing subsidieverstrekking Sisa D14
233
0
5. Winstneming grondexploitatie
141
0
6. Opbrengst omgevingsvergunningen
PM
PM
7. Opbrengst verhuur objecten
PM
PM
8. Vordering anterieure overeenkomst
PM
PM
9. Voorziening ingegane pensioenen
PM
PM
Totaal
684
3.624
Goedkeuringstolerantie
1.500
4.500
fouten (x €1.000)
onzekerheden (x €1.000)
3. Bevindingen bij getrouwheid
684
3.624
4. Aanbestedingen wijken af van (EU) richtlijnen
4.462
0
Totaal
5.146
3.624
Goedkeuringstolerantie
1.500
4.500
* Bij de controle wordt gebruik gemaakt van steekproeven. Om de bevindingen te vertalen naar de gehele massa die in de steekproef is betrokken, wordt gebruik gemaakt van extrapolatie. Bij fouten is een daadwerkelijke afwijking geconstateerd, bij onzekerheden is er onvoldoende controle-informatie beschikbaar om een conclusie te kunnen trekken.
15 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Binnen de uitvoering van de jeugdzorg is een overschot ontstaan van € 0,7 miljoen ten opzichte van de primaire begroting. De totale kosten voor Wmo zijn in overeenstemming met de begroting. Domein
Begroting 2022 (x €1.000)
Realisatie 2022 (x €1.000)
Fraude(risico)
Jeugd PGB
49
27
Interne beheersing
Jeugd ZIN
18.761
18.081
Wmo PGB
385
352
Wmo ZIN
6.490
6.520
Totaal
25.685
24.980
Bijlagen
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Kosten voor Jeugdwet zijn lager dan begroot
Jaarrekening
Ontwikkelingen voor uw organisatie
Resultaten bedrijfsvoering
Uw lasten in het sociaal domein geanalyseerd Op de volgende pagina hebben wij een visuele weergave gegeven van uw werkelijke lasten uit de jaarrekening 2022 ten opzichte van de afgelopen jaren, andere gemeenten in de COROP regio Kop van Noord-Holland, provincie Noord-Holland, gemeenten met dezelfde omvang als die van u en van het gemiddelde voor Nederland. Hetzelfde hebben wij gedaan voor de lasten in de begroting 2023.
Op basis van deze weergave kan geconcludeerd worden dat uw lasten per inwoner voor het sociaal domein, zowel in de begroting als in de jaarrekening, fors lager zijn dan gemiddeld voor andere gemeenten. Dit geldt zowel voor de vergelijking met gemeenten uw eigen regio, als voor de gemeenten met uw omvang, in de provincie Noord-Holland en landelijk. Dit geldt vooral voor de kosten voor de participatiewet en Wmo. Wij hebben begrepen dat uit eerder onderzoek is gebleken dat dit te danken is aan goede preventieve maatregelen om de instroom in de zorg te beperken. De enige uitzondering betreft de kosten per inwoner voor de uitgaven in de jeugdzorg. Deze kosten bedroegen over 2021 € 372 per inwoner. Het landelijk gemiddelde over dat jaar was € 309 en het gemiddelde in de provincie Noord-Holland was zelfs € 296. Ook de begroting over 2023 geeft eenzelfde beeld. De reden van deze hogere kosten is de aanwezigheid van een aantal grotere intramurale jeugdzorginstellingen binnen uw gemeentegrenzen. Daarnaast is het ons opgevallen dat de kosten per inwoner voor jeugdzorg in 2021 fors zijn toegenomen van € 293 naar € 372 (niet zichtbaar in de tabel). Dit is een toename van 27% in één jaar. Hoe de verhoudingen zijn over 2022 kan niet worden berekend omdat nog een beperkte aantal gemeentelijke jaarrekeningen over 2022 openbaar gemaakt zijn.
16 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Overzicht lasten Sociaal domein per inwoner Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
17 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Interne beheersing binnen Sociaal Domein is niet toereikend Zowel de VIC als wij hebben geconstateerd dat binnen het sociaal domein, in het bijzonder binnen het zorgdomein, de interne beheersing niet toereikend is ingericht. Zo ontbreekt het in de eerste lijn aan een gestructureerde interne (kwaliteits)controle, waardoor de derde lijn (VIC) deze interne controle uitvoert. In het 3-lines model is dit niet wenselijk, aangezien de VIC de werking van de IC zou moeten toetsen en niet het proces zelf. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat er onvoldoende grip is op de zorgkosten, in het bijzonder op de voorspellende waarde van het verloop van deze kosten. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat er onvoldoende ondersteuning vanuit de tweede lijn wordt gegeven. Wij hebben het college geadviseerd om op korte termijn de interne beheersing binnen de zorgprocessen met meer structuur langs de 3-lines model in te richten.
Bijlagen Prestatielevering sociaal domein is intern niet geborgd Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen, wordt tot op heden gesteund op de productieverantwoordingen van zorgverleners met een totale productie ten laste van de gemeente van € 75.000. Hierdoor bent u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein, maar ook voor de tijdige afronding van uw jaarrekening, afhankelijk van derde partijen.
Voor de prestatielevering wordt wel al gewerkt met cliëntervaringsonderzoeken, maar deze zijn nog niet bruikbaar voor onze controle, omdat deze niet continu en op een gestructureerde manier worden vastgelegd. Wij hebben geconstateerd dat niet van alle leveranciers met een productie van € 75.000 of meer een prestatieverantwoording is ontvangen. De totale waarde van deze producties is € 0,6 miljoen. Daarnaast bleek dat niet alle zorgverleners een goedkeurende controleverklaring hebben kunnen overleggen omdat hun accountant de prestatielevering niet heeft kunnen vaststellen. Deze onzekerheid werkt volledig door in de jaarrekening van uw gemeente. De totale waarde van deze producties is € 0,3 miljoen.
Er vindt geen controle plaats op de prestatielevering bij leveranciers die individueel minder dan € 75.000 aan zorg hebben geleverd, noch bij de zorg die via persoonsgebonden budgetten is toegekend. Dit houdt in dat de totale populatie aan zorgleveranciers met een productie van lager dan € 75.000 en de totale PGB-kosten, door ons als onzeker dient te worden aangemerkt. De totale waarde van deze producties is € 1,5 miljoen, respectievelijk € 0,4 miljoen. Effect op onze controlebevindingen Op basis van bovenstaande analyse is het totale effect bepaald op € 2,8 miljoen. Wij hebben dit bedrag als onzeker meegenomen in onze oordeelsvorming ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening.
18 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Resultaten bedrijfsvoering
Fysiek domein
Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2022 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering. Schattingspost
Nog te betalen zorgkosten
Fraude(risico)
Oordeel
Toelichting
De nog te betalen kosten zijn bepaald op basis van de opgaven van de zorgverleners en de afloop van de balanspositie in 2022. Het verschil tussen deze opgaven en de reeds in de administratie verantwoorde lasten zijn als kortlopende schuld verantwoord op de balans. Deze schuld wijkt niet materieel af van onze controlebevindingen.
Interne beheersing controleverschil
optimistisch
evenwichtig
voorzichtig
controleverschil
Bijlagen
Financiële positie
Schattingen sociaal domein zijn evenwichtig
Jaarrekening
Ontwikkelingen voor uw organisatie
Begrotingsrechtmatigheid
19 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
De grondexploitaties vertonen een positieve ontwikkeling In de grafiek op de volgende pagina blijkt dat de grondexploitaties zich in totaliteit positief ontwikkelen. De boekwaarde van de gronden in exploitatie in de balans is verder afgenomen van € 3,3 miljoen naar € 2,2 miljoen. Dit is met name te danken aan de verkopen van kavels in projecten Schagen Lagendijk, Warmenhuizen Remmerdel en de flexibele woonvormen binnen Schagen. De daling van de boekwaarde geeft aan dat het risicoprofiel van de grondexploitaties als geheel is gedaald.
Reserve grondexploitatie gedaald naar € 4,1 miljoen In 2022 is de reserve grondexploitatie verder afgenomen van € 6,1 miljoen per 31 december 2021 naar € 4,1 miljoen per ultimo 2022. De reden van deze afname is enerzijds de verhoging van de voorziening voor verliesgevende grondexploitaties, anderzijds de door de raad besloten bijdragen vanuit deze reserves aan de reserve Maatschappelijk nut en de woningbouwopgave binnen de gemeente.
Het verwachte nominale eindresultaat van de lopende projecten is de afgelopen jaren verbeterd van € 3,7 miljoen negatief naar € 0,1 miljoen positief per ultimo 2022. Deze positieve ontwikkeling is voornamelijk te danken aan de openen van de grondexploitatie Warmenhuizen Remmerdel in 2021. Deze grondexploitatie heeft een verwacht positief resultaat per ultimo 2022 van ongeveer € 4,6 miljoen tegen een resultaat van € 2,9 miljoen positief per ultimo 2021. Deze toename is te danken aan het feit dat de verkoopprijs van gronden, in het bijzonder de vrije kavels, aanzienlijk hoger ligt dan waarmee in de grondexploitatiebegroting rekening mee was gehouden. Hier staat tegenover dat in 2022 de verwachte verliezen op de projecten Schagen Lagendijk en Schagen Makado zijn toegenomen met € 0,6 miljoen in verband met de prijsontwikkeling van de kosten van bouw- en woonrijp maken. Omdat dit verliesgevende projecten zijn, is het hogere verwachte verlies in de jaarrekening 2022 direct verwerkt in de verliesvoorziening.
In het MPG 2022 is een nadere analyse opgenomen van het verwachte verloop van de reserve grondexploitatie ten opzichte van het risicoprofiel van de huidige grondexploitaties. Hieruit blijkt dat reserve ruim voldoende is om de resterende risico’s te dekken. Naar verwachting blijft na het afsluiten van alle huidige grondexploitaties een bedrag over in deze reserve van ongeveer € 3,0 miljoen. Derhalve raden wij u aan om bij een eventuele herziening van de Nota reserves en voorzieningen aan het college te verzoeken om de reserve grondexploitatie opnieuw te herijken. Een mogelijk overschot op deze reserve zou dan toegevoegd kunnen worden aan de algemene reserve of kunnen worden ingezet voor nieuwe beleidsvoornemens.
20 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Oordeel bij de jaarrekening
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Financiële positie
Begrotingsrechtmatigheid
Bedragen x EUR 1.000 10.000
Oordeel
8.000
Jaarverslag Jaarrekening
6.000
Fraude(risico)
4.000
Interne beheersing 2.000 -
Ontwikkelingen voor uw organisatie
-2.000 -4.000
Bijlagen -6.000 2020 2021 2022
Verwacht resultaat -3.661 -977 146
Verliesvoorziening 4.023 4.099 4.695
Reserve grondexploitatie 7.665 6.092 4.115
Boekwaarde 3.299 3.324 2.248
21 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Interne beheersing van anterieure overeenkomsten vraagt dringend verbetering Tussentijdse winstneming Remmerdel heeft niet plaatsgevonden Het BBV stelt duidelijke richtlijnen wanneer de gemeente tussentijds winst dient te verantwoorden op lopende grondexploitaties. Kort gezegd dient dit te gebeuren naar rato van de voortgang van de grondexploitatie voor alle materiële grondexploitaties die op eindwaarde naar verwachting winstgevend zijn. In de jaarrekening geldt dit voor de grondexploitatie Warmenhuizen Remmerdel. Op basis van de rekenregels die door het BBV worden voorgeschreven zou in de jaarrekening een winst verantwoord moeten worden van € 141.000. Dit heeft ten onrechte niet plaatsgevonden. Interne beheersing van anterieure overeenkomsten onvoldoende In 2022 zijn diverse planvergoedingen verantwoord als opbrengst uit hoofde van facilitaire grondprojecten voor een totaalbedrag van € 587.882. De ontvangen bedragen uit de overeenkomsten dienen in beginsel echter als overlopende passiva te worden verantwoord. De kosten die gemaakt worden ten behoeve van de facilitaire projecten dienen op deze balanspost afgeboekt te worden. Mocht er nog geen exploitatiebijdrage ontvangen zijn, dan dienen de kosten die al gemaakt zijn te worden verantwoord als overlopende activa. De reden hiervoor is dat de gemeente wettelijk verplicht is om de kosten te verhalen op de marktpartijen.
De ontvangen vergoedingen betreffen een compensatie voor deze kosten en geen autonome opbrengsten voor de gemeente.
Op dit moment is onvoldoende inzichtelijk welke kosten tegenover de ontvangen planvergoedingen staan, maar ook welke opbrengsten en kosten in het verleden zijn gemaakt uit hoofde van facilitaire grondprojecten. Wij hebben geconstateerd dat er wel een overzicht aanwezig is van afgesloten anterieure overeenkomsten. Binnen de organisatie is echter niet bekend of dit overzicht volledig is. Tevens is geen inzicht aanwezig of alle kosten die de gemeente maakt naar aanleiding van deze overeenkomsten juist en volledig worden geregistreerd. Hierdoor is het risico aanwezig dat niet alle verhaalbare kosten in rekening worden gebracht bij de projectontwikkelaar. Naast het feit dat de gemeente zichzelf hiermee financieel tekort doet, bestaat er een risico op het onrechtmatig verlenen van staatssteun aan marktpartijen. Op dit moment vindt een interne onderzoek plaats naar de juistheid en volledigheid van de facilitaire grondprojecten, alsmede de transacties die hieruit voortvloeien. Gezien deze bevindingen hebben wij de baten, lasten en balansmutaties die voortkomen uit anterieure overeenkomsten in onze oordeelsvorming meegenomen als onzeker in de vorm van een PM post.
22 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Volledigheid van opbrengsten uit huren en omgevingsvergunningen niet vastgesteld De volledigheid van de verhuuropbrengsten is onzeker De VIC heeft geconstateerd dat er in het verhuurproces geen beheersmaatregelen aanwezig zijn waarmee de volledigheid van de verhuuradministratie wordt geborgd. Tevens is er geen aansluiting mogelijk gebleken tussen de verhuuradministratie van de gemeente en de basisadministratie gebouwen. Hierdoor is de volledigheid van de verhuuropbrengsten onzeker. Daarom hebben wij de volledigheid van de verhuuropbrengsten meegewogen als onzekerheid in de oordeelsvorming ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening voor een PM bedrag. Overigens achten wij het risico zeer laag dat de gemiste verhuuropbrengsten materieel zijn voor de jaarrekening.
De volledigheid van de leges uit omgevingsvergunningen is onzeker Wat geldt voor de verhuuropbrengsten, geldt ook voor de legesopbrengsten uit omgevingsvergunningen. Er zijn in het proces geen beheersmaatregelen waarmee de volledigheid van de gefactureerde legesnota’s wordt geborgd. Tevens is er geen volledige aansluiting tussen de afgehandelde zaken en de gefactureerde leges. Ook hier schatten wij het risico op een materiële gemiste opbrengst als laag in, maar hebben de legesopbrengsten uit omgevingsvergunningen wel meegenomen als onzeker (als PM post).
23 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening Fraude(risico)
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Financiële positie
De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, de zogenaamde jaarschijven, waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. In onderstaande tabel zijn onze bevindingen weergegeven. Schattingspost
Oordeel
Gehanteerde rekenrente
Toelichting Bij uw gemeente wordt er geen rente toegerekend aan de grondexploitaties. Omdat de boekwaarde van grondexploitaties een positief saldo vertoont (er zijn meer kosten gemaakt dan opbrengsten gerealiseerd) leidt dit ertoe dat er minder kosten aan de grondexploitaties worden toegerekend. Hierdoor is het resultaat op de grondexploitaties positiever.
De gehanteerde kostenstijging voor 2023 bedraagt 6%, aflopend naar 2% in 2026. De aannames liggen volledig in lijn met het rapport van extern specialist Metafoor. Hierdoor achten wij de kostenstijging evenwichtig.
Kostenstijging
Bijlagen
Begrotingsrechtmatigheid
Schattingen fysiek domein zijn evenwichtig
Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie
Resultaten bedrijfsvoering
Opbrengststijging
Het college rekent over de gehele periode van de grondexploitaties met een opbrengstenstijging van 0%. Ook het externe rapport van Metafoor gaat uit van een nullijn over de eerste jaren, maar rekent op een verdere stijging van de verkoopprijzen van gronden en vastgoed vanaf 2025. De aanname van het college lijkt derhalve voorzichtig te zijn.
Gehanteerde programmering
Verkoopprijzen
De programmering van de grondexploitaties is gebaseerd op actuele marktomstandigheden, interne en externe adviezen, onderzoeken en politieke uitgangspunten ten aanzien van woningbouw en werkgelegenheid. De programmering is in 2023 niet wezenlijk gewijzigd. Wij achten de op marktinformatie gebaseerde inschatting voor de programmering evenwichtig op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.
De verkoopprijzen liggen vast in de grondprijzenbrief 2022. De prijzen zoals ingerekend in de grondexploitaties zijn veelal gebaseerd op marktinformatie of taxaties. Voor een aantal taxaties is de grondwaarde residueel bepaald (terugrekenend: V.O.N. prijs/huurprijs -/- bouwkosten -/- overige kosten = grondwaarde). Wij achten voor 2023 en verder de gehanteerde prijsstelling, zoals opgenomen in de door ons gecontroleerde projecten, voldoende onderbouwd.
controleverschil
optimistisch
evenwichtig
voorzichtig
controleverschil
24 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
v
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening
Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Bijna alle controleverschillen zijn in de jaarrekening gecorrigeerd Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente heeft de jaarrekening in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld.
Diverse correcties doorgevoerd om te voldoen aan het BBV Ten opzichte van de jaarrekening 2021 zijn diverse grondslagen en toelichtingen in de jaarrekening 2022 aangepast.om aan de (toelichtings)vereisten van het BBV te voldoen. Voorbeelden is het verplaatsen van de investering in het schoolgebouw van het Regius College in Schagen van de financiële vaste activa naar de materiële vaste activa. Tevens zijn diverse reserves en voorzieningen opgeheven of verplaatst in de balans.
Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die het college heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2022 aanvaardbaar zijn en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria geschikt.
Vergroot de kennis van het BBV Uit de aard en omvang van de correcties die wij hebben geconstateerd, alsmede op basis van onze gesprekken met de diverse medewerkers van de organisatie, hebben wij gesignaleerd dat er binnen de financiële functie behoefte is aan ontwikkeling van de kennis van het BBV. Naar onze mening heeft het voor uw medewerkers toegevoegde waarde om een cursus in het BBV zo specifiek als mogelijk voor de gemeentelijke organisatie te maken, bijvoorbeeld door een inhouse training te organiseren. In onze ervaring leidt dit tot een beste verankering van de kennis binnen de organisatie en de individuele medewerker.
Bij onze controle hebben wij een aantal onjuistheden geconstateerd. Deze onjuistheden zijn in het bijzonder veroorzaakt door een onjuiste classificatie van bedragen in de balans. Bijna alle controleverschillen boven onze rapporteringstolerantie van € 100.000 zijn in de jaarrekening gecorrigeerd. Het college heeft besloten om de correctie uit hoofde van tussentijdse winstneming op de grondexploitatie Warmenhuizen Remmerdel van € 141.000 niet in de jaarrekening te verwerken.
25 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
v
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening
Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Resultaten bedrijfsvoering
Fysiek domein
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Omvangrijke onrechtmatigheden bij aanbestedingen Rechtmatigheid aanbestedingen niet gewaarborgd Een van de belangrijkste bevindingen die is voortgekomen uit de werkzaamheden van de VIC en onze managementletter is dat de organisatie uiterst kwetsbaar is in haar inkoop- en aanbestedingsproces. De verantwoordelijkheid voor dit proces is decentraal belegd bij de teamleiders. Er is sprake van onvoldoende specifieke kennis bij een groot aantal van deze medewerkers om deze verantwoordelijkheid te kunnen nemen. Mede hierdoor is gebleken dat bij de start van een aanbesteding onvoldoende rekening wordt gehouden met de aard en omvang van de aan te bestede overeenkomst, waaronder verlengingsopties en scenarioanalyses. Dit is een belangrijke oorzaak dat de rechtmatigheid van aanbestedingen binnen de gemeente niet is geborgd. We hebben geconstateerd dat, mede door de aard en omvang van de bevindingen van de VIC, de aandacht voor de rechtmatigheid van de aanbestedingen volop aanwezig is in de organisatie. Wij hebben het college geadviseerd om gebruik te maken van dit moment om de interne beheersing verder te verbeteren. Wij realiseren ons terdege dat het niet eenvoudig is om het aspect rechtmatigheid binnen de aanbestedingsprocedure structureel te borgen binnen de organisatie. Naast kennis en ervaring speelt ook het gedrag en discipline van uw medewerkers een belangrijke rol.
Deze ‘zachte’ aspecten zijn minder makkelijk (bij) te sturen en te ontwikkelen.
Onrechtmatige aanbestedingen tellen op tot EUR 4,5 miljoen Mede als gevolg van de gebrekkige interne beheersing ten aanzien van de rechtmatigheid van de aanbestedingen, heeft de VIC geconstateerd dat er in 2022 sprake is van onrechtmatige aanbestedingen voor een totaalbedrag van ongeveer € 4,5 miljoen. Hiervan heeft € 3,0 miljoen betrekking op lasten die al in de jaarrekening 2022 zijn verantwoord. Een bedrag van € 1,5 miljoen heeft betrekking op lasten die de komende jaren naar verwachting voortvloeien uit de onrechtmatig aanbestede overeenkomsten. Dit bedrag is in de jaarrekening verantwoord als niet uit de balans blijkende verplichtingen. Maatregelen genomen om inzicht te krijgen in verplichtingen Wij hebben begrepen dat een aanvang is gemaakt om een verplichtingenadministratie in te richten in het (financieel) systeem. Tevens is er een contractbeheersysteem aangeschaft om het inzicht in de looptijd, verplichtingen en voorwaarden van de contracten te verbeteren. Wij onderschrijven het belang van een verplichtingenadministratie, maar wijzen u erop dat ook hier geldt dat de kwaliteit van zowel de verplichtingenadministratie als het contractbeheerssysteem staat en valt bij het consequent en tijdig actueel houden van de gegevens in de systemen. Dit vraagt van de teamleiders dat zij het belang van deze registraties structureel benadrukken bij hun medewerkers. .
26 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
v
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening
Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Prestatielevering inkopen vraag aandacht Prestatielevering inkopen niet volledig kunnen vaststellen In onze management d.d. 9 november 2022 hebben wij reeds gemeld dat de (vaststelling van de) prestatielevering van inkopen niet altijd zichtbaar in het proces worden vastgelegd. Dit is bevestigd vanuit de werkzaamheden van de VIC. Tijdens werkzaamheden is tevens gebleken dat de prestatielevering ook niet altijd achteraf door de “prestatie-akkoordverklaarders” (PAV’ers) kon worden aangetoond. De geëxtrapoleerde onzekerheid van de inkopen waarvan de prestatielevering niet kon worden vastgesteld bedraagt € 900.000. Daarnaast heeft de VIC geconstateerd dat er in een (beperkt) aantal gevallen facturen zijn betaald waarvan is vastgesteld dat de onderliggende prestatie in het geheel niet zijn geleverd. Wij vinden dit een zorgelijke constatering, omdat door de PAV’er wel is geautoriseerd voor de prestatielevering. Dit heeft geresulteerd in een totale geëxtrapoleerde fout van € 310.000. Een belangrijke reden van de geconstateerde fouten en onzekerheden is dat het niet bij iedereen duidelijk is wat de kaders en verantwoordelijkheden zijn in het proces. Het ontbreekt aan een eenduidige werkinstructie waarin is opgenomen welke werkzaamheden de PAV’ers moeten uitvoeren bij het goedkeuren van een factuur, welke bewijsvoering voor het vaststellen van de prestatielevering noodzakelijk is.
Tevens ontbreekt op dit moment een ondergrens voor het formeel vaststellen van de prestatielevering. Dit leidt er in de praktijk toe dat er veel moeite wordt gedaan om bijvoorbeeld de aankoop van een bos bloemen of een lunch tijdens een vergadering te onderbouwen. De controle achteraf is een arbeidsintensief en langdurig proces. Naar onze mening is dit niet wenselijk. Wij hebben de organisatie tijdens onze controle aangeraden om een werkinstructie op te stellen voor de (budget)verantwoordelijken waarin minimaal is opgenomen: • Het bedrag waarboven een expliciete prestatieverklaring noodzakelijk is; • Binnen welke termijn de prestatieverklaring dient plaats te vinden; • Welke documenten gelden als bewijsvoering voor de prestatieverklaring; • De centrale plek waar deze documenten opgeslagen worden, bij voorkeur in iFinanciën bij de factuur waarvoor het akkoord gegeven wordt.
27 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
v
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening
Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Formele onrechtmatigheden in subsidieproces Formele onrechtmatigheden in subsidieproces Bij de controle op de verstrekte en vastgestelde subsidies heeft de VIC geconstateerd dat regelmatig de in de Algemene Subsidieverordening genoemde termijnen en voorwaarden voor aanlevering van documenten niet worden nagekomen, verleningsbeschikkingen formele fouten bevatten een subsidieaanvragen niet altijd volledig zijn. Hierdoor is er sprake van (omvangrijke) formele onrechtmatigheden, omdat niet voldaan is aan de genoemde verordening en de Algemene wet bestuursrecht. Omdat er geen sprake is van financiële consequenties, wegen wij deze formele onrechtmatigheid niet mee in ons oordeel. Wij raden u aan om een analyse uit te voeren naar de oorzaak van het groot aantal bevindingen in het subsidieproces. Indien blijkt dat de in de Algemene Subsidieverordening genoemde termijnen en voorwaarden niet passen binnen de werkprocessen van de organisatie, dan geven wij u in overweging op de verordening hierop aan te passen. Een alternatief zou zijn om de bepaling van de termijnen en voorwaarden binnen de kaders van de Algemene wet bestuursrecht te mandateren aan het college. Hiermee maken deze termijn geen onderdeel meer uit van het normenkader.
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
28 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
v
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening
Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Bijzonderheden in uw jaarrekening (1/3) Nota reserves en voorzieningen is gedateerd In de financiële verordening 2022 van gemeente Schagen is opgenomen dat het college eens in de vier jaar een Nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aanbiedt aan de gemeenteraad. Wij hebben geconstateerd dat de huidige Nota reserves en voorzieningen dateert uit 2016. In 2019 is de Nota Vermogensbeleid vastgesteld door de gemeenteraad, maar deze Nota heeft een andere inhoud en doelstelling dan de Nota reserves en voorzieningen. Omdat de huidige Nota reserves en voorzieningen ouder is dan vier jaar, is niet voldaan aan de eis in de financiële verordening en is er sprake van een formele onrechtmatigheid. Wij raden u derhalve aan om het college te verzoeken om op korte termijn te komen met een geactualiseerde Nota reserves en voorzieningen. Tevens raden wij u aan om hierbij direct de wenselijkheid, noodzakelijkheid en gebruik van de huidige reserves tegen het licht te houden van de inhoud van de Nota Vermogensbeleid, in het bijzonder de Reserve Maatschappelijk Nut en de Onderhoudsreserves (zie hieronder)
Toegevoegde financiële waarde onderhoudsreserves beperkt De onttrekkingen uit de onderhoudsreserves vinden voor het grootste deel plaats op basis van de begrote onttrekkingen. In de Nota Reserves en voorzieningen 2016 wordt er geen expliciete invulling gegeven aan de wijze waarop de onttrekkingen aan de onderhoudsreserves moeten plaatsvinden, maar lijkt het meest waarschijnlijk dat de onttrekkingen gebaseerd dienen te zijn op de werkelijke onderhoudslasten. Daarnaast doet de huidige verwerkingswijze van de mutaties in de onderhoudsreserve geen recht aan de achtergrond van de deze reserves, namelijk het gelijkmatig dekken van de kosten van vervanging en reconstructie van de kapitaalgoederen. De toegevoegde waarde van de bestemmingsreserves zijn hierdoor beperkt en is het vanuit financiële beheersing efficiënter om de onderhoudslasten structureel in de exploitatie op te nemen. Wij raden u daarom aan om de onttrekkingen uit deze reserves te baseren op de werkelijke onderhoudslasten of om de bestemmingsreserves op te heffen ten gunste van de algemene reserves en werkelijke onderhoudslasten structureel te dekken vanuit de meerjarenbegroting.
29 Accountantsverslag 2022 Gemeente Schagen
v
Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel
Jaarverslag Jaarrekening
Fraude(risico) Interne beheersing
Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen
Detailbevindingen jaarrekening
Sociaal domein
Fysiek domein
Resultaten bedrijfsvoering
Begrotingsrechtmatigheid
Financiële positie
Bijzonderheden in uw jaarrekening (2/3) Voorziening voor ingegane pensioenen mogelijk niet volledig Er is een voorziening voor ingegane pensioenen verantwoord van € 299.707. Deze voorziening ziet toe op de bestuurders die vanuit de voormalige gemeente Harenkarspel komen. Voor bestuurders van de voormalige gemeenten Zijpe en Schagen is geen dergelijke voorziening verantwoord. Hiermee wordt voor dezelfde onderliggende transacties een andere verantwoordingswijze aangehouden. Feitelijk zouden beide groepen hetzelfde moeten worden verantwoord.