Definitief rapport rekenkameronderzoek subsidiebeleid (geanonimiseerd)

Waarom krijgt de ene organisatie wel subsidie en de andere niet? Waarom krijgt een relatief kleine vereniging een hoog bedrag aan subsidie en de andere maar een laag bedrag? Ook de KCARS geeft aan het gevoel te hebben van willekeur als het gaat om subsidies. De onduidelijkheid pakt terug op het ontbreken van heldere uitgewerkte kaders op basis van actuele doelen, die ook in de praktijk dienen als kader voor subsidies. Er wordt weliswaar gerefereerd aan de uitgangspunten in beschikkingen, maar in de praktijk kan er slechts beperkt worden getoetst aan deze uitgangspunten.

23

Accountantsverklaring jaarstukken gemeente Schagen 2022.

22 / 42

Om dat te kunnen doen - en daarmee goed uit te kunnen leggen hoe subsidies worden verdeeld - zijn actuele doelen nodig die worden vertaald in heldere kaders. Waar de ASV wel kaders biedt, worden die in de praktijk niet consequent toegepast, zo geeft de accountant ook aan.

3.3.2. Het proces voor budgetsubsidies is niet op orde en de ASV wordt niet consequent toegepast. Daarmee ontstaan risico’s op het gebied van rechtmatigheid Voor de budgetsubsidies is er geen procesbeschrijving. Hoe dit proces moet verlopen, is daardoor niet inzichtelijk. Wel zijn dit vaak subsidies met een langere looptijd of een langere relatie met de gemeente. Ook is hier de inhoudelijk adviseur meer aangehaakt. Dat maakt dat het idee van willekeur minder zal spelen bij de budgetsubsidies. Wel is het zorgelijk dat er geen heldere, onderliggende afspraken zijn over de budgetsubsidies. In de beschikkingen zijn geen duidelijke afspraken opgenomen over de te leveren effecten die gekoppeld zijn aan de subsidies. Deze zouden grotendeels gevat moeten worden in uitvoeringsovereenkomsten, maar betrokkenen geven aan dat deze niet altijd beschikbaar zijn. Dat maakt dat het ook niet duidelijk is welke afspraken er precies zijn gemaakt. Omdat ook het overzicht van het totaal aan subsidies ontbreekt, zijn de budgetsubsidies wat betreft beoogde effecten, afspraken en verantwoording nog een black box binnen de ambtelijke organisatie. Het gebrek aan voldoende overzicht van de subsidies en het subsidieproces wordt versterkt door de wisselingen in de ambtelijke organisatie. Betrokkenen geven aan dat er pas onlangs een adviseur Subsidies is aangesteld die eigenaar is van het subsidieproces.

De gemeente heeft dan ook een slag in te halen in het realiseren van het overzicht van subsidies en een overzichtelijk subsidieproces, en - van het grootste belang - het formuleren van nieuwe, actuele doelen en kaders met daaraan heldere voorwaarden gekoppeld voor subsidieverlening. De gemeente heeft nog een stap te zetten om de basis op orde te krijgen. Vanuit de VIC en het accountsverslag komen duidelijke signalen naar voren dat het proces in de praktijk niet op orde is en dat de ASV niet consequent wordt toegepast. Dit betekent een risico voor de rechtmatigheid, net zoals het beperkte vierogen-principe. Ambtenaren hebben tot € 100.000,00 mandaat. Dat is een hoog bedrag, zeker in vergelijking met de hoogte van de subsidies en de subsidieplafonds. Daar komt bij dat de beschikking en de vaststelling van de activiteitensubsidie tegelijkertijd plaatsvinden (het vertrouwen-principe), door dezelfde ambtenaar. Dat betekent een risico voor de rechtmatigheid van de subsidies. De gemeente heeft weliswaar een verbeterplan opgesteld, maar dat staat niet op papier. Concrete verbeterpunten zijn dan ook niet inzichtelijk en daarmee niet navolgbaar.

23 / 42

4. De doeltreffendheid In dit hoofdstuk staat de volgende deelvraag centraal: in welke mate lukt het om de beoogde beleids- en maatschappelijke doelstellingen vanuit het subsidiebeleid te realiseren? In paragraaf 4.1. laten we zien hoe de gemeente ‘scoort’ op de gestelde normen in het hoofdstuk. Deze toetsing is gebaseerd op de beschrijving van de doeltreffendheid in paragraaf 4.2. en een analyse van de doeltreffendheid in paragraaf 4.3.

4.1. Toetsing aan het normenkader Groen Oranje Rood

Aan de norm is volledig of grotendeels voldaan. Aan de norm is gedeeltelijk voldaan. Aan de norm is niet of nauwelijks voldaan.

Figuur 7. Normen ‘doeltreffendheid’ Aspect

Norm

Doel-

1.

De beoogde beleids- en maatschappelijke doelstellingen vanuit het subsidiebeleid worden gerealiseerd.

treffendheid

2.

Er wordt periodiek gerapporteerd over gegevens (zoals activiteiten, deelnemers, bedrijfsvoering) die de gemeente nodig heeft om de effectiviteit van het beleid inzichtelijk te maken en de efficiency van de gesubsidieerde instelling vast te stellen.

3.

Het aanbod van gesubsidieerde instellingen wordt periodiek geëvalueerd op zijn effectiviteit. Hierbij wordt ook besproken en beoordeeld of nieuwe activiteiten eventueel kunnen leiden tot een grotere bijdrage aan de maatschappelijke (beleids)doelstellingen van de gemeente.

4.

De bepalingen in de ASV en het subsidiebeleid worden periodiek geëvalueerd. Dit leidt waar nodig tot herziening van de bepalingen.

Norm 1 Mede doordat de doelstellingen uit het subsidiebeleid sterk verouderd zijn en niet zijn uitgewerkt in meetbare indicatoren, is het beperkt mogelijk om de doelrealisatie van het subsidiebeleid inzichtelijk te maken. Er vindt in de praktijk dan ook geen monitoring plaats van de realisatie van de beleids- en maatschappelijke doelstellingen uit het subsidiebeleid. Er wordt daarmee niet voldaan aan norm 1. Norm 2 De uitgangspunten van het subsidiebeleid gelden alleen voor de activiteitensubsidies en incidentele subsidies en niet voor de budgetsubsidies. De verantwoording over de activiteitensubsidies is in de praktijk nihil, mede doordat deze door de gemeente bewust vanuit vertrouwen verstrekt wordt. Er wordt daarmee niet periodiek informatie verzameld en niet gerapporteerd over de effectiviteit van het subsidiebeleid en de efficiency van de gesubsidieerde instellingen. Er wordt daarom niet voldaan aan norm 2. Norm 3 Er vinden ten aanzien van de budgetsubsidies via ambtelijke accounthouders en bestuurders (tussentijdse) gesprekken plaats over de uitvoering van de subsidieafspraken. Er is binnen de gemeente echter geen systeem op gang gebracht waarbinnen de gesubsidieerde instellingen, die binnen de reikwijdte van het subsidiebeleid vallen (ofwel de instellingen die een activiteitensubsidie of incidentele subsidie ontvangen), periodiek geëvalueerd worden op hun effectiviteit.

Daarmee wordt er niet voldaan aan norm 3.

24 / 42

Norm 4 In de afgelopen vijf jaar is het subsidiebeleid eenmalig geëvalueerd. Dit heeft op een aantal punten geleid tot aanpassingen van de bepalingen. Er is echter na december 2017 geen evaluatie meer geweest en er is geen proces in de gemeente op gang gebracht waarin de evaluatie van het subsidiebeleid periodiek geagendeerd staat. Omdat de bepalingen eerder wel eens zijn aangepast, stellen we vast dat er gedeeltelijk aan norm 4 wordt voldaan.

4.2. Beschrijving 4.2.1. Monitoring: overzicht Uit de documenten en de gesprekken komt naar voren dat er een overzicht van de in 2021 en 2022 verstrekte activiteitensubsidies sport, kunst en cultuur en zorg en welzijn op de website van de gemeente Schagen is geplaatst. In het overzicht is te zien welke organisaties binnen deze drie clusters welk bedrag hebben ontvangen in het betreffende subsidiejaar. De gemeente houdt deze informatie bij en heeft deze informatie dus ook over de afgelopen twee jaar gepubliceerd. Voor de budgetsubsidies en de incidentele subsidies wordt een dergelijk overzicht echter níet op de website van de gemeente geplaatst. Uit de gesprekken komt naar voren dat deze overzichten ook niet worden bijgehouden. In het kader van dit rekenkameronderzoek is er wel een overzicht van de budgetsubsidies uitgevraagd. De organisatie moest dit overzicht naar aanleiding van onze informatie-uitvraag opstellen omdat dit overzicht niet eerder voorhanden was. In figuur 8 is de totale omvang per type subsidie per jaar opgenomen. Met een pijl is aangegeven of de omvang per jaar is toe- of afgenomen ten opzichte van het jaar ervoor. Onderstaand overzicht is gemaakt op basis van de informatie die vanuit de organisatie is aangeleverd. Type subsidie Activiteitensubsidie

2018

2019

2020

2021

2022

2023

€ 194.395

€ 202.516

€ 209.406

205.877

€ 210. 415

€ 214.730

€ 140.463

€ 149.313

€ 168.643

€ 155.313

€ 158.493

€ 157.463

€ 130.072

€ 148.332

€ 143.622

€ 145.129

€ 129.242

€ 160.372

€ 1.929.503

€ 2.944.666

€ 3.094.268

€ 3.621.467

€ 3.766.815

€ 3.918.428

zorg en welzijn Activiteitensubsidie sport Activiteitensubsidie kunst en cultuur Budgetsubsidies

Figuur 8. Overzicht en ontwikkeling omvang activiteiten- en budgetsubsidies (2018-2023; afgerond op hele getallen)

4.2.2. Doelrealisatie: inzicht Zoals hiervoor beschreven, is er van alleen de verstrekte activiteitensubsidies in 2021 en 2022 een overzicht gepubliceerd. In de interviews is aangegeven dat er daarnaast in de P&C-documenten over subsidies wordt verantwoord. Als we kijken naar deze stukken, zien we dat er incidenteel naar subsidies wordt verwezen. Zo is in de jaarrekening van 2022 over twee subsidierelaties aangegeven: “Met betrekking tot de schulddienstverlening is in 2022 minder subsidie uitgegeven aan Moneyways en Get a Grip. Dit, omdat er minder trajecten zijn uitgevoerd dan is afgesproken”. En wordt expliciet verwezen naar de activiteitensubsidies: “De activiteitensubsidies voor sport zijn in 2022 iets lager uitgevallen. Dit omdat er een terugloop van jeugdleden is geconstateerd ten opzichte van vorig jaar”.24

24

Jaarstukken 2022, gemeente Schagen, 4 juli 2023.

25 / 42

Budgetsubsidies worden niet als zodanig benoemd in de jaarstukken. In de interviews is aangegeven dat deze worden ‘weggeschreven’ onder de inhoudelijke programma’s van de P&C-cyclus. Ter illustratie: in de jaarrekening van 2021 is binnen het programma sociaal domein en de doelstelling sport, kunst en cultuur melding gemaakt van een subsidie van € 768.759 onder de post ‘Bibliotheken’.25 Dit is een budgetsubsidie; deze is echter niet op deze manier geoormerkt in de verantwoording. Uit de documenten is op te maken dat er in de huidige verantwoording over subsidies op dit moment geen koppeling wordt gelegd met de doelen uit het subsidiebeleid.

4.2.3. Evaluatie van het subsidiebeleid We zien in de documenten dat er in 2017 een evaluatie heeft plaatsgevonden van de beleidsuitgangspunten die in 2015 zijn vastgesteld. Aan de raad is een aantal te veranderen uitgangspunten voorgelegd en in de vergadering van 19 december 2017 zijn deze vastgelegd.26 De raad heeft toen onder andere vastgelegd dat: - Het bedrag voor EHBO-verenigingen verhoogd wordt van € 500,00 naar € 1.500,00. - De bedragen per jeugdlid voor sport en kunst en cultuur verhoogd worden van € 23,50 naar € 30,00. - De bedragen per jeugdlid muziekschool verhoogd worden van € 137,00 naar € 140,00. In het raadsvoorstel is aangegeven dat de gemeente voor de evaluatie in gesprek is gegaan met de drie adviesraden in de gemeente: de Wmo-adviesraad (WAS), de SportAdviesRaad (SARS) en de Kunst en CultuurAdviesraad (KCARS). Uit de documenten en gesprekken komt naar voren dat het subsidiebeleid na december 2017 niet meer is geëvalueerd dan wel herijkt.

4.3. Analyse 4.3.1. De monitoring is niet op orde, waardoor geen eenduidig beeld kan worden gegeven van de doelrealisatie We maken op dat de organisatie van de gemeente Schagen alleen de totale omvang van de verstrekte activiteitensubsidies actief monitort. De overzichten van 2021 en 2022 zijn online gepubliceerd op de website. Over de budgetsubsidies daarentegen stellen we vast dat de organisatie de totale omvang hiervan beperkt in beeld had. Naar aanleiding van een informatie-uitvraag heeft de organisatie dit overzicht samen kunnen stellen, maar dit overzicht was niet direct voorhanden. We vinden dit opvallend omdat de totale omvang van de budgetsubsidies aanzienlijk hoger is dan de omvang van de activiteitensubsidies. In 2023 was de totale omvang van de activiteitensubsidies € 532.565 terwijl de totale omvang van de budgetsubsidies in 2023 ruim zeven keer hoger was (€ 3.918.428). Doordat de omvang van de budgetsubsidies beperkt in beeld was in de organisatie, is ook in het gesprek met de raad naar voren gekomen dat hij geen zicht had op de totale omvang van de budgetsubsidies. Het helpt daarbij niet dat de budgetsubsidies in de P&C-documenten niet als zodanig worden benoemd maar worden ‘weggeschreven’ binnen de programmalijnen. Een betere administratie van de omvang van de budgetsubsidies is in onze ogen noodzakelijk.

Het is namelijk de vraag of het college, de organisatie en de raad zich realiseren dat de totale omvang van de budgetsubsidies in 2023 ten opzichte van 2018 met 103%27 is gestegen.

25

Ibid

26

Raadsvoorstel ‘evaluatie subsidiebeleid’, 19 december 2017.

27

(€3.918.428 – €1.929.503) / €1.929.503 x 100% = 103,1%.

26 / 42

Hier kunnen logische verklaringen aan ten grondslag liggen maar doordat dit niet actief wordt gemonitord, zijn deze verklaringen op dit moment niet in beeld dan wel onderwerp van het gesprek over de inzet van subsidies. Omdat er geen overzicht is van de totale omvang van de subsidies binnen de gemeente, is de stap van overzicht naar verdiepend inzicht in de doeltreffendheid lastig te maken. In de huidige, summiere verantwoording over subsidies wordt geen link gelegd naar de beleidsdoelen die onder de subsidiekaders liggen. Eerder constateerden we dat de doelen beperkt zijn uitgewerkt in meetbare normen. Dit is een beperkende factor om de doelrealisatie inzichtelijk te maken. Daarbij blijkt ook dat binnen Schagen onder andere de raad en de organisatie zich afvragen of de doelen nog wel relevant zijn. De doelen die onder het subsidiebeleid liggen komen uit de Meerjarenvisie 2014-2018 en zijn daarmee sterk verouderd. Blijkens de gesprekken is het in willen zetten op het ‘deels privatiseren van accommodaties’ geen speerpunt in de huidige raad. Het is dan ook logisch dat hiernaar geen koppeling wordt gelegd. Dat de doelrealisatie van de activiteitensubsidies niet actief gemonitord wordt, lijkt daarnaast een bewuste keuze. Het past namelijk in de sturingsfilosofie van de gemeente dat deze subsidie wordt verstrekt vanuit waardering voor en vertrouwen in de samenleving.

Er wordt daarom aan deze organisaties ook niet meer standaard om verantwoording gevraagd binnen het subsidieproces. En als dit wel gebeurt, wordt organisaties gevraagd om aan te geven welke activiteiten er zijn gerealiseerd; er wordt geen link gelegd tussen deze activiteiten en de doelen uit het subsidiebeleid. Voor de budgetsubsidies geldt daarentegen wel dat de gemeente via uitvoeringsovereenkomsten meer afspraken probeert te maken over de aansluiting van de organisaties bij de doelstellingen van de gemeente. Dit betreft echter niet de doelstellingen uit het subsidiebeleid omdat de beleidsuitgangspunten van het subsidiebeleid niet gelden voor de budgetsubsidies. Het gaat hier om doelstellingen vanuit eigenstandige beleidsdocumenten.

4.3.2. Binnen de organisatie is tussentijds evalueren niet geborgd In de interviews is over de budgetsubsidies aangegeven dat op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau (tussentijdse) gesprekken plaatsvinden met deze organisaties om te bekijken hoe de subsidieafspraken in de praktijk worden nageleefd. Er zijn ambtelijk accounthouders aangewezen die deze tussentijdse gesprekken voeren. Dit leidt, zo blijkt, echter nog niet tot een structurele en periodieke evaluatie van de subsidierelatie en de bijdragen van de organisaties aan de lokale beleidsdoelstellingen. Ook uit de twee bestudeerde budgetsubsidiedossiers komt naar voren dat de organisaties verantwoorden via een eigen jaarverslag aan de gemeente. In deze jaarverslagen wordt geen koppeling gelegd met de beleidsdoelstellingen op basis waarvan de gemeente Schagen de subsidie verstrekt heeft. Qua evaluatie van de subsidiekaders blijkt sowieso dat dit niet structureel georganiseerd is. Eind 2017 zijn de vigerende beleidsuitgangspunten uit 2015 voor het laatst geëvalueerd en op een aantal punten aangescherpt. Er is binnen de gemeente verder geen systeem op gang gebracht waarin de beleidsuitgangspunten en de doeltreffendheid structureel en periodiek geëvalueerd worden. Laat staan dat dit tot aanpassingen leidt in de hele beleidscyclus via actuele doelstellingen, een passend subsidieproces en verantwoording over de doelrealisatie.

27 / 42

5. Het perspectief van subsidieaanvragers In dit hoofdstuk staat de volgende deelvraag centraal: in hoeverre bieden de kaders en de uitvoering van het subsidiebeleid de subsidiegebruikers transparantie? In paragraaf 5.1. laten we zien hoe de gemeente scoort op de gestelde normen in het hoofdstuk. Deze toetsing is gebaseerd op beschrijving van de resultaten uit de enquête onder subsidieaanvragers en verdiepende gesprekken (paragraaf 5.2.) en onze analyse hiervan (in paragraaf 5.3.).

5.1. Toetsing aan het normenkader Groen Oranje Rood

Aan de norm is volledig of grotendeels voldaan. Aan de norm is gedeeltelijk voldaan. Aan de norm is niet of nauwelijks voldaan.

Aspect

Norm

Gebruikers-

1.

perspectief

De wijze waarop de gemeente het subsidiebeleid heeft opgezet en uitvoert wordt gewaardeerd door subsidiegebruikers.

2.

De subsidiemogelijkheden zijn duidelijk vindbaar voor mogelijke aanvragers.

3.

Het is voor subsidiegebruikers voldoende duidelijk: a.

Aan welke voorwaarden een aanvraag moet voldoen.

b. Op basis waarvan de subsidieaanvraag wordt getoetst (toetsingskader). c.

Op welke wijze besluitvorming (of afwijzing) over de subsidieaanvraag plaatsvindt.

Figuur 9. Normen ‘gebruikersperspectief’ Norm 1 De subsidiegebruikers zijn overwegend positief over de wijze waarop de gemeente Schagen het subsidiebeleid heeft opgezet en uitvoert. Dit blijkt uit de algehele normering van de subsidie-ervaring met de gemeente (gemiddeld een 7,5) alsook uit de normering van de verschillende aspecten van het subsidieproces. Hierdoor wordt grotendeels aan norm 1 voldaan. Kanttekening is dat het gebruikersperspectief is opgehaald bij verenigingen die vaak al een jarenlange subsidierelatie met de gemeente hebben. Zij zijn daarom voldoende op de hoogte van de wijze waarop de gemeente Schagen het subsidiebeleid heeft opgezet en uitvoert. Aandachtspunt voor de verdere uitvoering zijn de toetsing en de verantwoording en het verloop binnen de ambtelijke organisatie. Norm 2 Geconstateerd is dat het merendeel van de subsidieaanvragers (72% uit de enquête) vindt dat de informatie over de subsidiemogelijkheden van de gemeente Schagen gemakkelijk vindbaar is. Door goed contact met de gemeente en het feit dat er al langer subsidie wordt aangevraagd, zijn de subsidiemogelijkheden duidelijk. Ook wordt de website als helder ervaren. Daarmee wordt er grotendeels aan norm 2 voldaan.

Norm 3 Geconstateerd is dat het voor bijna alle subsidiegebruikers voldoende duidelijk is aan welke voorwaarden een aanvraag moet voldoen (88% uit de enquête) en op welke wijze besluitvorming over de subsidieaanvraag plaatsvindt (81% uit de enquête). Daarmee wordt grotendeels aan deze (sub)normen voldaan. Voor de wijze waarop de subsidieaanvraag wordt getoetst, blijkt dat het voor ongeveer de helft duidelijk is welke beoordelingscriteria de gemeente hanteert. Vanuit verschillende organisaties is de vraag gesteld waar de gemeente feitelijk op toetst en hoe verenigingen zich tot elkaar verhouden in de beoordelingscriteria. Daarmee wordt er gedeeltelijk aan deze subnorm voldaan.

28 / 42

5.2. Beschrijving Om het gebruikersperspectief op te halen, is een enquête uitgezet onder organisaties en verenigingen die in de afgelopen vier jaar een subsidie hebben aangevraagd bij de gemeente Schagen. Aanvullend zijn vier verdiepende individuele telefonische gesprekken gevoerd met subsidieaanvragers. De enquête is uitgezet onder 157 organisaties en verenigingen en ingevuld door 47 personen. Dat betekent dat de enquête een reponse rate kent van circa 30%. Toch zijn niet alle vragen door alle respondenten ingevuld. In de visualisaties van de enquêteresultaten in dit hoofdstuk geven we per vraag aan door hoeveel personen de vraag is beantwoord.

5.2.1. Algemene gegevens subsidieaanvragers Van de 47 respondenten heeft het merendeel (circa 45%) in de afgelopen vier jaar een subsidie aangevraagd binnen het beleidsdomein sport. Van de overige respondenten hebben er 13 een subsidie aangevraagd ten aanzien van welzijn, 12 ten aanzien van cultuur en 1 in het kader van evenementen (zie figuur 10).

Figuur 10. Antwoord op de vraag: Binnen welk (beleids)domein heeft u subsidie aangevraagd? (N=47) Van deze 47 respondenten hebben er 44 (94%) van de gemeente Schagen een subsidie ontvangen in de afgelopen vier jaar en drie (6%) niet (figuur 11).

Figuur 11. Antwoord op de vraag: Heeft u in de afgelopen vier jaar subsidie ontvangen? (N=47) 30 respondenten hebben aangeven wat voor subsidie zij ontvangen hebben in de afgelopen vier jaar. Veruit de meerderheid (80%) heeft een activiteitensubsidie ontvangen, gevolgd door een budgetsubsidie (13%) en een incidentele subsidie (7%). Dit is gevisualiseerd in figuur 12.

29 / 42

Figuur 12. Antwoord op de vraag: Wat voor subsidie heeft u in de afgelopen vier jaar ontvangen? Indien u meerdere subsidies heeft ontvangen, kies dan voor de grootste subsidie.

5.2.2. Ervaringen met het subsidieproces28 Vindbaarheid informatie subsidiemogelijkheden Van de 32 respondenten geven er 23 (72%) aan het (merendeels) eens te zijn met de stelling dat informatie over de subsidiemogelijkheden van de gemeente Schagen gemakkelijk vindbaar is (figuur 13). In hun onderbouwing van het antwoord geven de geënquêteerden onder andere aan dat de website helder is en dat zij jaarlijks goed geïnformeerd worden over de aan te vragen subsidie. Ook merken organisaties op dat er al jarenlang een subsidierelatie loopt tussen de organisatie en de gemeente, waardoor zij goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden. Toch komt uit de enquête en uit een verdiepend interview ook een ander geluid naar voren: het blijkt dat niet voor alle organisaties alle subsidiemogelijkheden helder zijn.

Figuur 13. Antwoord op de stelling: Informatie over de subsidiemogelijkheden van de gemeente is makkelijk vindbaar. Te doorlopen stappen Van de 32 respondenten geven er 28 (88%) aan het (merendeel) eens te zijn met de stelling dat het duidelijk is welke verschillende stappen doorlopen moeten worden om een subsidie te ontvangen (figuur 14). In hun onderbouwing van het antwoord geven de geënquêteerden onder andere aan dat de stappen al jarenlang hetzelfde zijn en dat organisaties nooit eerder teruggekoppeld hebben gekregen of het korter, beter of anders zou kunnen. Daarbij is de website ook voldoende helder. Aandachtspunt is het contact bij de gemeente zelf omdat gemerkt wordt dat er verloop plaatsvindt binnen de domeinen waarop subsidie wordt aangevraagd.

28

Bij de ervaringen met het subsidieproces is in de beoordeling geen onderscheid gemaakt in de soort subsidie die is aangevraagd.

30 / 42

Figuur 14. Antwoord op de stelling: Het is voor mij duidelijk welke verschillende stappen doorlopen moeten worden om een subsidie te ontvangen. Voorwaarden subsidieaanvraag Van de 32 respondenten geven er 28 (88%) aan het (merendeel) eens te zijn met de stelling: Het is voor mij duidelijk wat ik moet aanleveren voor mijn subsidieaanvraag (figuur 15). Organisaties geven aan dat dit meestal duidelijk staat aangegeven en dat vanwege de jaarlijkse subsidie die wordt aangevraagd, de voorwaarden voor een subsidieaanvraag duidelijk zijn. Omdat hierover geen terugkoppeling plaatsvindt en er wel subsidie wordt verstrekt, gaan organisaties er van uit dat zij het proces goed doorlopen.

Figuur 15. Antwoord op de stelling: ‘'Het is voor mij duidelijk wat ik moest aanleveren voor mijn subsidieaanvraag (voorwaarden subsidieaanvraag). Beoordelingscriteria subsidieaanvraag Van de 32 respondenten geeft ruim de helft (18; 56%) aan het (merendeels) duidelijk te vinden welke beoordelingscriteria de gemeente hanteert bij de subsidieaanvraag (figuur 16).

Figuur 16. Antwoord op de stelling: Het is voor mij duidelijk welke beoordelingscriteria de gemeente hanteert bij mijn subsidieaanvraag. Circa een derde van de respondenten (11; 34%) is ‘neutraal’. In de antwoorden wordt enerzijds aangegeven dat dit duidelijk is. Zo verwijst een organisatie naar het subsidiebeleid waarin ‘de muziekvereniging een instandhoudingssubsidie krijgt’. Dit is duidelijk voor deze organisatie.

31 / 42

Toch geeft een andere organisatie het aandachtspunt mee dat er al jarenlang eenzelfde bedrag aan subsidie wordt verleend terwijl er wisselende activiteiten zijn. Deze organisatie heeft niet de indruk dat de gemeente daar actief op toetst. In de verdiepende individuele interviews met gebruikers wordt dit beeld gedeeld. Daarnaast blijk het voor sommige organisaties niet helder waarom de ene vereniging wel subsidie ontvangt voor het aantal leden en de andere niet of minder. Ook is niet duidelijk waarom bijvoorbeeld accommodaties - zoals bijdragen aan een nieuw clubhuis niet gefinancierd worden vanuit het subsidiebeleid. Organisaties met hoge huisvestings- of onderhoudskosten en weinig leden (bijvoorbeeld musea) geven aan dat zij niet goed in de ‘hokjes passen’ die het subsidiebeleid voorschrijft. Van de 32 respondenten vinden er 20 (63%) dat de beoordelingscriteria die de gemeente hanteert (merendeels) goed in verhouding staan tot de subsidieaanvraag (figuur 17). Sommige organisaties geven aan dat de beoordelingscriteria duidelijk zijn en binnen het subsidiebeleid passen. Voor andere organisaties geldt echter dat zij niet snappen welke beoordelingscriteria worden toegepast. Zo verwijst een organisatie naar afgewezen subsidieaanvragen voor activiteiten met jeugd, mindervaliden en voor de verbetering van de mogelijkheden om sport uit te oefenen.

Het is voor deze organisatie niet duidelijk waarom hun subsidies worden afgewezen.

Figuur 17. Antwoord op de stelling: De beoordelingscriteria die de gemeente hanteert staan goed in verhouding tot mijn subsidieaanvraag. Besluitvormingsproces en beslistermijnen Van de 32 respondenten vinden er 26 (81%) dat het besluitvormingsproces ten aanzien van subsidies van tevoren (merendeels) duidelijk is (figuur 18). Aangegeven wordt dat er met het bepalen van het beleid informatie is verstrek en er inspraakavonden zijn geweest. Organisaties weten daardoor wat ze kunnen verwachten. Wel wordt in de enquête en de verdiepende interviews aangegeven dat er een grote wisseling plaatsgevonden heeft bij het personeel van de gemeente. Hierdoor zijn de contactpersonen minder duidelijk dan andere jaren. Er zijn ook organisaties die hebben aangegeven meer duidelijkheid te willen hebben over het besluitvormingsproces.

32 / 42

Figuur 18. Antwoord op de stelling: Het besluitvormingsproces dat de gemeente hanteert ten aanzien van subsidies is van tevoren duidelijk. Van de 32 respondenten zijn er 23 (72%) (merendeels) tevreden over de beslistermijn die de gemeente hanteert voor de subsidieaanvraag (figuur 19). Voor de meeste organisaties zijn de beslistermijnen helder en geldt dat zij zich hier in kunnen vinden. Aandacht wordt wel gevraagd voor de beslistermijnen bij incidentele subsidies. Hierbij kan de beslistermijn, volgens een organisatie, lang duren ten opzichte van een activiteitensubsidie. Daarbij is niet altijd duidelijk wie de contactpersoon is.

Figuur 19. Antwoord op de stelling: 'Ik ben tevreden over de beslistermijn die de gemeente hanteert voor mijn aangevraagde subsidie.' Verantwoording en vaststelling Van de 30 respondenten geven er 25 (83%) aan het (merendeels) eens te zijn met de stelling: De verantwoording die ik over de subsidie moet afleggen staat goed in verhouding tot het subsidiebedrag dat ik/mijn organisatie heeft ontvangen (figuur 20). Organisaties geven aan dat dit voor hen overwegend geldt. Instellingen die als partner geld ontvangen van de gemeente en daar diensten voor leveren vinden ook dat daar een duidelijke verantwoording bij hoort. Andere organisaties geven aan qua verantwoording te doen wat gevraagd wordt. Ten slotte geeft een organisatie aan dat er geen verantwoording gevraagd wordt. Er wordt wel een rekening over het voorgaande jaar overlegd, maar er wordt geen specifieke verantwoording gevraagd.

33 / 42

Figuur 20. Antwoord op de stelling: De verantwoording die ik over de subsidie moet afleggen staat goed in verhouding tot het subsidiebedrag dat ik/mijn organisatie heeft ontvangen. Van de 30 respondenten geven 24 (80%) aan (merendeels) tevreden te zijn over de subsidievaststelling van de gemeente (figuur 21). Onderbouwd wordt dat de vaststelling meestal in lijn is met wat er is aangevraagd, hoewel er soms een andere vaststelling plaatsvindt dan een subsidieaanvrager verwacht. Aandacht wordt gevraagd voor het ruimer meenemen van andere aspecten bij de subsidievaststelling, zoals de huisvestingskosten die organisaties moeten maken om hun activiteiten uit te voeren. Een laatste aandachtspunt betreft het feit dat een subsidieaanvrager sinds 2014 eenzelfde subsidiebedrag ontvangt maar dat hierover nog geen prijscompensatie heeft plaatsgevonden.

Figuur 21. Antwoord op de stelling: Ik ben tevreden over de subsidievaststelling van de gemeente. Maatschappelijke doelstellingen en partnerschap Van de 30 respondenten geven er 20 (67%) aan (merendeels) duidelijke afspraken te hebben gemaakt over de maatschappelijke doelstellingen van de subsidie (figuur 22). Uit de antwoorden komt naar voren dat organisaties voorafgaand aan een aanvraag informeel overleg hebben met de gemeente over de wensen en doelstellingen van de gemeente voor het komende jaar. Er worden ook werkplannen met doelstellingen opgesteld tussen organisaties en de gemeente. Een andere organisatie geeft aan beperkt afspraken te hebben gemaakt met de gemeente.

34 / 42

Figuur 22. Antwoord op de stelling: Ik heb met de gemeente duidelijke afspraken gemaakt over de maatschappelijke doelstellingen van de subsidie. Van de 30 respondenten geven er 26 (87%) aan (merendeels) de afgesproken maatschappelijke bijdrage aan de doelen van de gemeente te leveren (figuur 23). Een organisatie met 600 vrijwilligers in Schagen geeft aan van mening te zijn een belangrijke bijdrage te leveren. Andere organisaties geven aan dat ze doen wat is afgesproken en daarmee hun bijdrage leveren.

Figuur 23. Antwoord op de stelling: Met de subsidie die ik van de gemeente ontvang lever ik de afgesproken maatschappelijke bijdrage aan de doelen van de gemeente. Van de 32 respondenten geven er 20 (63%) aan het (merendeels) eens te zijn met de stelling: De gemeente ziet mijn organisatie als partner om haar maatschappelijke doelen te behalen (figuur 24). Er zijn organisaties die aangeven een strategisch partnerschap met de gemeente via het college van BenW te ervaren. Andere organisaties geven aan dat er nog wel winst te behalen is in het versterken van de verbinding tussen de gemeente en de organisaties in het maatschappelijk veld. Dit betekent ook een tijdsinvestering vanuit de gemeente.

Figuur 24. Antwoord op de stelling: De gemeente ziet mijn organisatie als partner om haar maatschappelijke doelen te behalen.

35 / 42

Communicatie en algehele waardering 24 (75%) van de 32 respondenten geven aan dat zij (merendeels) tevreden zijn over de wijze waarop de gemeente met hen communiceert over de subsidieaanvraag, het besluit en de verantwoording (figuur 25). Een organisatie geeft aan dat de communicatie vanuit de gemeente helder is. Ook wordt opgemerkt dat de gemeente zelf contact zocht met de organisatie toen die vergeten was een aanvraag te doen. Een andere organisatie geeft aan dat de accounthouder altijd duidelijk communiceerde maar dat het de vraag is hoe dit nu zal zijn, doordat de accounthouder met pensioen is. In lijn hiermee geeft een andere organisatie aan dat het lang duurt voor er contact is en dat het door veel wisselingen in de organisatie onduidelijk is wie wat doet.

Figuur 25. Antwoord op de stelling: Ik ben tevreden over de wijze waarop de gemeente met mij communiceert over mijn subsidieaanvraag, over het besluit en - indien relevant - over de verantwoording. Ten slotte komt naar voren dat 32 respondenten de ‘subsidie-ervaring’ met de gemeente gemiddeld waarderen met een 7,5.

Figuur 26. Antwoord op de vraag: Welk cijfer geeft u het geheel bezien uw 'subsidie-ervaring' met de gemeente?

5.3. Analyse 5.3.1. Het proces wordt gewaardeerd, mede door historisch gegroeide subsidierelaties Uit de enquête is het beeld ontstaan dat de subsidieaanvragers de wijze waarop de gemeente het subsidiebeleid heeft opgezet en uitvoert, waarderen. Dit blijkt uit het algehele cijfer dat de respondenten geven aan de subsidie-ervaring met de gemeente. Het gemiddelde cijfer komt neer op een 7,5. Slechts 2 van de 32 respondenten (6%) geven hun ervaring met de gemeente een onvoldoende. Wat daarbij opvalt is dat alle stellingen en vragen die aan de respondenten zijn voorgelegd, overwegend positief zijn beantwoord. Een belangrijke verklarende factor die spreekt uit de onderbouwing van de antwoorden is het feit dat veel organisaties en verenigingen in de loop der jaren met de gemeente Schagen een belangrijke subsidierelatie hebben opgebouwd. Dit zijn in deze enquête veelal sportverenigingen die een activiteitensubsidie ontvangen.

36 / 42

Voor deze subsidieaanvragers zijn de te doorlopen processtappen helder. Het is voor hen duidelijk aan welke voorwaarden een aanvraag moet voldoen (88% van de respondenten is ‘overwegend positief’) en op welke wijze besluitvorming over de subsidieaanvraag plaatsvindt (81% van de respondenten is ‘overwegend positief’). Veel organisaties wijten dit ook aan het goede een-op-een contact met ambtenaren en bestuurders binnen de gemeente.

5.3.2. Aanvragers zien verbeterpunten in de transparantie rondom toetsing en beoordeling Doordat relaties door de tijd heen zijn opgebouwd, zijn de lijnen kort en weten organisaties en de gemeente elkaar gemakkelijk te vinden. Een aandachtspunt hierbij is wel dat meerdere organisaties in de enquête en in de individuele gesprekken aangeven dat het verloop binnen de ambtelijke organisatie de afgelopen tijd groot is. Als de continuïteit beperkt is, is het belangrijk dat relaties ambtelijk worden overgedragen en dat het contact met de gesubsidieerde organisaties wordt overgenomen. Organisaties hebben nu, door het verloop, moeite om het juiste aanspreekpunt voor de subsidie te vinden. Dit speelt, zo is aangegeven, bijvoorbeeld binnen het sociaal domein. Dat subsidierelaties historisch gegroeid zijn is aan de ene kant een kracht. Het zorgt voor duidelijkheid bij subsidieaanvragers en voor de gemeente is het jaarlijks relatief eenvoudig om te anticiperen op het aantal aanvragen dat binnenkomt. Uit de enquête komt tevens naar voren dat de gemeente zelf ook proactief verenigingen benadert die eerder een subsidie ontvingen, maar in het nieuwe subsidiejaar nog geen aanvraag hebben gedaan. Deze proactiviteit wordt gewaardeerd door de bestaande verengingen.

Tegelijkertijd roept het de vraag op welke ruimte er is, in een veld vol historisch gegroeide relaties, voor nieuwe subsidiegebruikers. Weten zij de weg net zo makkelijk te vinden binnen de gemeente als verenigingen die al jarenlang een activiteitensubsidie ontvangen? Er zijn geen signalen dat dit op dit moment een groot issue is in Schagen. Wel is in de enquête en in de individuele gesprekken als aandachtspunt meegegeven dat de gemeente transparant moet kunnen blijven uitleggen welke subsidiemogelijkheden er zijn, voor wie de subsidievoorwaarden gelden en welke aspecten er wel en niet gesubsidieerd worden. Aan de andere kant komt vanuit verschillende organisaties die jaarlijks een subsidie moeten aanvragen, nadrukkelijk de vraag naar voren of het niet mogelijk is om een meerjarige subsidierelatie aan te gaan met de gemeente. Omdat er weinig fluctuatie zit in de ledenaantallen en het toch elk jaar weer een administratieve exercitie is, zouden zij toe willen naar meer langdurige subsidies. Tegelijkertijd zien wij zelf dat het subsidieproces in Schagen relatief ‘papierarm’ is. Voor de activiteitensubsidie moet in de aanvraag wel worden aangegeven welke activiteiten de organisatie wil ondernemen.

De subsidie wordt echter vanuit vertrouwen verstrekt en er wordt niet meer standaard om verantwoording gevraagd.29 De organisaties geven zelf ook aan zich af te vragen waar de gemeente feitelijk op toetst. Dit blijkt ook uit het enquêteresultaat: slechts iets meer dan de helft van de respondenten (56%) vindt het duidelijk welke beoordelingscriteria de gemeente hanteert bij de subsidieaanvraag. Uit de beantwoording van de enquête en uit de individuele gesprekken blijkt dat het voor organisaties de vraag is hoe de gemeente de koppeling legt tussen de activiteiten van de organisatie en de eigen beleidsdoelstellingen. Dit is in lijn met het enquêteresultaat dat slechts iets meer dan de helft van de respondenten (63%)30 het gevoel heeft dat de gemeente de organisatie als partner ziet om haar maatschappelijke doelen te behalen. Ook in onze ogen kan de koppeling tussen de activiteiten die organisaties uitvoeren en de bijdrage aan de gemeentelijke doelen versterkt worden in het subsidieproces. Dit vergt onder andere dat de doelen voldoende actueel zijn en vertaald zijn in de subsidiekaders van de gemeente (zie eerder, hoofdstuk 2).

29

Algemene subsidieverordening gemeente Schagen, 9 januari 2018.

30

We spreken hier over ‘slechts’ omdat dit relatief laag is ten opzichte van de antwoorden over de waardering van de verschillende aspecten van het

subsidieproces.

37 / 42

6. De rol van de raad In dit hoofdstuk staat de volgende deelvraag centraal: op welke wijze geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende en controlerende rol? In paragraaf 6.1. laten we zien hoe de gemeente scoort op de gestelde normen in het hoofdstuk. Deze toetsing is gebaseerd op de beschrijving kaderstellende rol en controlerende rol van de raad in paragraaf 6.2. en onze analyse hiervan in paragraaf 6.3.

6.1. Toetsing aan het normenkader Groen Oranje Rood

Aan de norm is volledig of grotendeels voldaan. Aan de norm is gedeeltelijk voldaan. Aan de norm is niet of nauwelijks voldaan.

Aspect

Norm

Rol van de

1.

raad

Er zijn in het kader van het subsidiebeleid duidelijke afspraken gemaakt over de rolverdeling tussen raad, college en gesubsidieerde instellingen.

2.

De raad wordt op de juiste wijze betrokken bij de voorbereiding en de vaststelling van het subsidiebeleid en maatschappelijke doelstellingen, zodat hij op een goede manier zijn kaderstellende taak kan uitvoeren.

3.

De raad wordt actief geïnformeerd over de uitvoering van het subsidiebeleid.

4.

Op basis van de voorhanden informatie wordt de raad in staat gesteld om sturing te geven aan het beleid en de maatschappelijke doelstellingen.

5.

De raad gebruikt de informatie om proactief de uitvoering van het beleid te controleren, doelen en effecten te monitoren en zo nodig het beleid bij te stellen.

6.

In ieder geval krijgt de raad in de P&C-documenten informatie over de verstrekte en vastgestelde subsidies (inclusief subsidie ontvangende instelling en domein) en de mate van doelrealisatie.

Figuur 27. Normen ‘rol van de raad’ Norm 1 In de ASV uit 2018 zijn in principe duidelijk uitgangspunten over de rolverdeling tussen college en raad opgenomen. De raad is financieel kaderstellend via subsidieplafonds en het college neemt de uitvoering in relatie tot de gesubsidieerde instellingen voor zijn rekening. Over de opzet en de invulling van de controlerende rol van de raad zijn echter geen afspraken gemaakt. Daardoor wordt gedeeltelijk voldaan aan norm 1. Norm 2 De raad heeft in 2013 via een bestuursopdracht heldere kaders meegegeven voor de vigerende beleidsuitgangspunten. Hierna heeft er geen kaderstelling meer plaatsgevonden, anders dan de jaarlijkse financiële kaderstelling via de programmabegroting. De raad is in de afgelopen jaren niet actief betrokken bij de voorbereiding en de vaststelling van het subsidiebeleid en maatschappelijke doelstellingen. De maatschappelijke doelstellingen die aan de basis staan van het subsidiebeleid zijn daarmee zwaar verouderd. De raad vervult daardoor zijn inhoudelijk kaderstellende rol op dit moment beperkt in. Er wordt daardoor niet voldaan aan norm 2.

38 / 42

Norm 3 Er is niet afgesproken welke informatie de raad over de uitvoering van het subsidiebeleid ontvangt. In de praktijk ontvangt de raad informatie via de P&C-cyclus over incidentele subsidies. De raad heeft op dit moment geen overzicht van (de financiële omvang) noch inzicht in (de maatschappelijke resultaten) van het subsidiebeleid. Daarmee wordt niet voldaan aan norm 3. Norm 4 Onder norm 3 stelden we vast dat de raad niet actief wordt geïnformeerd over de uitvoering van het subsidiebeleid. De huidige informatievoorziening is onvoldoende voor de raad om sturing te geven aan het beleid en de maatschappelijke doelstellingen. Er wordt daardoor niet voldaan aan norm 4. Norm 5 Onder norm 3 stelden we vast dat de raad niet actief wordt geïnformeerd over de uitvoering van het subsidiebeleid. De raad heeft in de afgelopen jaren echter, op twee vragen na, zelf ook niet actief om informatie gevraagd. De raad heeft zich daarmee beperkt proactief opgesteld om de uitvoering van het beleid te controleren, de doelen en effecten te monitoren en zo nodig het beleid bij te stellen. De raad heeft in de afgelopen jaren dan ook niet beleidsmatig bijgestuurd. Daardoor wordt niet voldaan aan norm 5. Norm 6 De raad ontvangt via de P&C-documenten geen gestructureerd overzicht van de verstrekte en vastgestelde activiteiten- en budgetsubsidies en incidentele subsidies.

Alleen de verstrekte activiteitensubsidies en de betrokken organisaties zijn op de website raadpleegbaar. Voor dit overzicht geldt dat er geen link wordt gelegd met de doelrealisatie ofwel de bijdragen van deze organisaties aan de doelstellingen van de gemeente. Er wordt daardoor niet voldaan aan norm 6.

6.2. Beschrijving 6.2.1. Kaderstellende rol van de raad Kaderstelling De gemeenteraad van Schagen heeft op 27 augustus 2013 aan het college een bestuursopdracht gegeven om een nieuw subsidiestelsel uit te werken. Voor de uitwerking heeft de raad onder andere de volgende kaders meegegeven31: - Subsidiëring is aanvullend: uitgangspunt is hierbij de (financiële) zelfredzaamheid van de inwoner, dorpskernen/ wijken en vrijwilligersorganisaties. - Subsidiëring vindt plaats op basis van één grondslag (geen stapeling van subsidies). - Subsidiëring op grond van activiteiten betekent: o Geen subsidiëring van organisaties maar wel van de activiteiten die deze organisaties uitvoeren. Wie de activiteiten uitvoert is niet van belang en speelt geen enkele rol; wat zij doen staat centraal en is bepalend voor subsidiëring. o Geen subsidiëring separaat van beheer, exploitatie, onderhoud en investering van gebouwen, accommodaties en/of huur. Dit soort kosten moet meegenomen worden in activiteitenkosten en transparant binnen gemeentelijke budgetten zichtbaar worden gemaakt (geen indirecte subsidiëring).

- Onderscheid maken tussen soorten subsidies, namelijk: o Subsidies voor vrijwilligersactiviteiten die bijdragen aan de participatie van mensen aan de samenleving (waarderingssubsidies), vooral simpel en pragmatisch, bijvoorbeeld bedrag per organisatie en bedrag per (jeugd)lid dan wel op basis van de activiteitenbegroting.

31

Beleidsuitgangspunten subsidiebeleid gemeente Schagen, 9 januari 2015, paragraaf 3. Bestuursopdracht.

39 / 42

-

-

o Subsidies voor activiteiten van professionele instellingen die deze in opdracht van de gemeente uitvoeren (zgn. budgetsubsidies), hiervoor gaan werken met subsidiecontracten of die activiteiten uitvoeren in opdracht van de gemeente. Dit zijn geen professionele instellingen en ook geen vrijwilligersorganisaties in de categorie ‘waarderingssubsidie evenementensubsidies voor gemeente-promotionele evenementen dan wel specifieke beleidsevenementen’. Onderscheid tussen incidentele en structurele subsidies: o Incidentele subsidies zijn vooral stimulerend om nieuwe initiatieven en activiteiten in de aanloop te ondersteunen en te faciliteren, en hebben per definitie een tijdelijk karakter (‘eenmalig’). o Structurele subsidies hebben een cyclisch karakter en zijn vooral gericht op de realisatie van (jaarlijks) terugkerende activiteiten(programma’s) en zijn in beginsel voor onbepaalde tijd. Werken met subsidieplafonds per subsidiecategorie (‘budgetsturing’).

De kaders uit de bestuursopdracht zijn verwerkt in de beleidsuitgangspunten 2015 32 die de raad later heeft vastgesteld. In navolging van de beleidsuitgangspunten is ook de ASV aangepast en begin 2018 vastgesteld door de raad.33 Na 2018 heeft de raad geen kaders meer gesteld aan het subsidiebeleid. Rolverdeling raad en college In de ASV 2018 zijn enkele uitgangspunten vastgelegd over de rolverdeling tussen het college en de raad. In de ASV 2018 is bepaald dat het college binnen de door de raad goedgekeurde begroting de subsidieplafonds vaststelt. Door het vaststellen van de begroting door de raad worden dus jaarlijks de subsidieplafonds vastgesteld.34 In de Programmabegroting 2023 is bijvoorbeeld opgenomen dat het plafond voor de activiteitensubsidie zorg en welzijn € 176.803 bedraagt en het plafond voor de activiteitensubsidie kunst en cultuur € 98.948.35 Met het vaststellen van de ASV heeft de raad ook bepaald dat er geen subsidies meer worden verstrekt beneden de € 500,00. Uitgangspunt voor het huidige subsidiestelsel is dat de inwoners hun eigen kracht inzetten en zelf verantwoordelijk zijn voor het vormgeven van hun leven. Op basis hiervan is gezocht naar een bedrag waarvan de gemeente acht dat inwoners dit zelf bij elkaar moeten kunnen brengen voor de uitvoering van hun activiteiten.

In de ASV is ook een artikel opgenomen waarin de raad het college verplicht om de te subsidiëren activiteiten te bepalen op het moment dat het college een subsidieregeling wil instellen. Als het college iets wenst te regelen met doelgroepen die voor een subsidieregeling in aanmerking komen, dient dit eveneens in de subsidieregeling te gebeuren. In andere artikelen van de ASV worden ten slotte enkele bevoegdheden aan het college gedelegeerd die betrekking hebben op de inhoud van de ASV. Het betreft onder andere het gemotiveerd afwijken van beslistermijnen en het verbinden van bepaalde ‘bijzondere verplichtingen’ aan de subsidie.

6.2.2. Controlerende rol van de raad en informatievoorziening Als we kijken naar de beleidsuitgangspunten uit 2015 en de ASV 2018 zien we dat er geen uitspraken zijn gedaan over de informatievoorziening over het subsidiebeleid aan de raad. Wel zien we dat de raad enige informatie ontvangt over subsidies via de P&C-cyclus. In de jaarrekening van 2021 is bijvoorbeeld over activiteitensubsidies aangegeven: “Daarnaast is er minder beroep gedaan op de activiteitensubsidie sport, in verband met de coronapandemie. Per saldo ontstaat een voordeel”.

32

Beleidsuitgangspunten subsidiebeleid gemeente Schagen, 9 januari 2015.

33

Algemene Subsidieverordening gemeente Schagen, 9 januari 2018.

34

Algemene Subsidieverordening gemeente Schagen, 9 januari 2018.

35

Programmabegroting 2023, gemeente Schagen, 2022.

40 / 42

Ook wordt melding gemaakt van de inzet van eenmalige subsidies: “Voor het uitvoeren van het werkplan bewustwording kwetsbare vrijwilligers is in 2021 een incidentele subsidie verstrekt.”36 Verder vindt er geen verantwoording over de inzet van subsidies plaats in de P&C-stukken. Zo bevatten de jaarstukken geen apart subsidieregister, zoals dit in veel andere gemeenten wel het geval is. Uit het gesprek met de raad blijkt dat hij op de hoogte is van de overzichten van de in 2021 en 2022 verstrekte activiteitensubsidies sport, welzijn en cultuur. Deze worden echter, voor zover we in het raadsinformatiesysteem hebben kunnen zien, niet gedeeld met de raad. Uit de documenten maken we tot slot op dat over de omvang van de budgetsubsidies en de incidentele subsidies geen complete overzichten worden verstrekt, zoals dit wel gebeurt bij de activiteitensubsidies. De budgetsubsidies worden, zo is toegelicht in de gesprekken, ‘weggeschreven’ binnen de programma’s van de P&C-cyclus. Dit is eerder in hoofdstuk 4 toegelicht.

6.3. Analyse 6.3.1. De kaderstelling van de raad is sterk verouderd; de geldende kaders zijn beperkt bekend bij de huidige raad Kijkend naar de kaders die gesteld zijn door de raad, zien we dat er naar aanleiding van een bestuursopdracht uit 2013 met duidelijke kaders beleidsuitgangspunten zijn vastgesteld door de raad in 2015. Deze uitgangspunten zijn verwerkt in de ASV die de raad begin 2018 heeft vastgesteld. De raad is daarmee formeel kaderstellend geweest op het vlak van subsidies. Wat echter opvalt is dat er vanaf 2018 geen beleidsontwikkeling meer heeft plaatsgevonden; alle kaders dateren van een aantal raadsperiodes geleden. In het groepsgesprek met een vertegenwoordiging van de gemeenteraad komt naar voren dat de huidige raadsleden daardoor weinig tot geen zicht hebben op de beleidskaders en de keuzes die daaraan ten grondslag liggen. Voor de raad is niet heel duidelijk op welke uitgangspunten het subsidiebeleid gestoeld is. Uit het gesprek blijkt dat het voor de raad belangrijk is dat hij, als subsidieverstrekker, helder kan uitleggen waarom organisaties en instellingen wel of geen subsidie ontvangen. De raad hecht waarde aan transparantie vanuit de gemeente over de eventuele verschillen in de subsidiebedragen voor de diverse organisaties. Raadsleden worden hierop aangesproken door verenigingen en kunnen dit op dit moment onvoldoende uitleggen.

Bij de raad was beperkt bekend dat de huidige subsidiekaders gebaseerd zijn op de Meerjarenvisie 2014-2018. Behalve dat de raadsleden de doelen uit deze visie niet of nauwelijks kennen, erkennen de raadsleden dat deze visie verouderd is. De raad vindt het belangrijk dat er subsidies worden verstrekt die gekoppeld zijn aan doelen die de huidige raad heeft gesteld. Als voorbeeld wordt genoemd dat de gemeente nu sterk inzet op inclusiviteit. Het is echter de vraag voor de raadsleden of dit nu voldoende terugkomt in het subsidiebeleid. De raadsleden zijn breed de mening toegedaan dat het subsidiebeleid aan een doorontwikkeling toe is. Het is voor de raadsleden belangrijk dat de doelen worden geactualiseerd en dat er een proces op gang wordt gebracht waarin de doelen ook periodiek geactualiseerd worden. Dit kan bijvoorbeeld, zo is voorgesteld, door de subsidiekaders en de doelen elke vier jaar tegen het licht te houden en te bekijken of de kaders aan verbetering toe zijn. Dit gebeurt bij voorkeur twee jaar nadat de raad is ingesteld (op de helft van de raadsperiode). Op dit moment heeft de raad zicht op de huidige doelen en processen en kunnen er kaders en wensen voor de periode erna worden meegegeven.

36

Jaarstukken 2021, gemeente Schagen, mei 2022.

41 / 42

6.3.2. De (financieel) kaderstellende rol van de raad is helder belegd; de controlerende rol van de raad is te beperkt uitgewerkt Uit de documenten is op te maken dat de raad, door het vaststellen van de ASV in 2018, een aantal uitgangspunten over de rolverdeling tussen college en raad heeft vastgesteld. Wat naar voren komt is dat de raad via de ASV met name financiële kaders heeft gesteld. Zo is door de raad bepaald dat bedragen onder de € 500,00 niet meer worden gesubsidieerd en stelt de raad via het vaststellen van de programmabegroting jaarlijks de subsidieplafonds vast. De raad wordt hierin dus gekend in zijn budgetrecht. Verder geldt ten aanzien van de rol van het college dat het college via de ASV in staat wordt gesteld keuzes te maken in de uitvoering. Het betreft het instellen van subsidieregelingen en keuzes in het proces, bijvoorbeeld om af te wijken van beslistermijnen en bijzondere verplichtingen op te nemen. Op papier is hiermee de rolverdeling tussen het college en de raad zuiver. De raad is veelal (financieel) kaderstellend terwijl het college de regie heeft in de uitvoering. In het groepsgesprek met de raad is aangegeven dat deze rollen worden herkend. Waarin het in de ogen van de raadsleden op dit moment echter tekort schiet, is de controlerende rol.

De raadsleden ervaren te weinig informatie te ontvangen over de uitvoering van het subsidiebeleid om deze rol te kunnen vervullen. Hierover zijn in de ASV ook geen duidelijke uitgangspunten opgenomen. We constateren dat in de beleidskaders niet is uitgewerkt welke informatie de raad wanneer krijgt over het subsidiebeleid. Dit resulteert er in de praktijk in dat een beperkt actieve informatievoorziening over subsidies plaatsvindt. In de praktijk ontvangt de raad alleen incidentele informatie in de jaarrekeningen, bijvoorbeeld over afwijkingen ten opzichte van het subsidieplafond in de begroting. We maken in het kader van de informatievoorziening over subsidies onderscheid tussen overzicht en inzicht. Met overzicht bedoelen we dat er periodiek een totaalbeeld wordt gegeven van de verstrekte subsidies. Met inzicht bedoelen we dat - vanuit het overzicht - duidelijk wordt gemaakt welke bijdrage deze subsidies hebben geleverd aan de lokale beleidsambities en doelen. We constateren dat de raad op dit moment nog geen overzicht ontvangt van het totaal aan verstrekte subsidies. Hoewel de raad wel inzicht heeft in de verstrekte activiteitensubsidies in 2021 en 2022, is er niet eerder een compleet overzicht van de omvang van de budgetsubsidies en de incidentele subsidies met de raad gedeeld. Omdat er nog geen compleet overzicht is, is het inzicht in de subsidies bij de raad nog beperkter.

Er wordt in de verantwoording tot nu toe geen koppeling gemaakt tussen de uitvoering van het subsidiebeleid en de bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen. Dit beeld wordt herkend door de raadsleden. De raad heeft behoefte aan meer overzicht en vooral meer inzicht. Vanuit de raad is namelijk aangegeven dat een lijst met organisaties en bedragen an sich niet zo veel zegt. Een dergelijke lijst maakt nog niet duidelijk waarom subsidies verstrekt zijn en wat dit bijdraagt aan de doelen van de raad.

6.3.3. De raad is zelf weinig proactief geweest in het vragen om informatie over het subsidiebeleid Tegelijkertijd komt in het gesprek met de raad naar voren dat de raad het college ook beperkt heeft gevraagd om meer informatie. De proactiviteit van de raad om beter overzicht van en inzicht in het subsidiebeleid te krijgen, was niet groot. Er blijkt in de afgelopen jaren slechts twee keer een vraag te zijn gesteld (een aan het college en een aan de griffie) of een bepaalde organisatie subsidie ontvangt en zo ja, hoeveel.37 Wel blijkt dat de raad dit jaar inhoudelijk heeft willen sturen door de koppeling te maken tussen het kunst- en cultuurbeleid en de inzet van subsidies. Via een motie is het college opgedragen om een integraal kunst- en cultuurbeleidskader te formuleren en aan de raad aan te bieden. In dit beleidskader moet de structurele ondersteuning van kunst- en cultuurprojecten door middel van een cultuurfonds worden opgenomen.38

37

Het betreft een vraag van de VVD d.d. 29 augustus 2021 aan de griffie over Noordkop Centraal/Schagen FM en een vraag van de Seniorenpartij aan het

college over Markt18. 38

Motie kunstbeleid t.b.v. Kadernota 2024, gemeenteraad Schagen, 11 juli 2023.

42 / 42