20230620 Raadsrapportage GR RHCA def

RAADSRAPPORTAGE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN Datum: Regeling: Rapporteurs:

20 juni 2023 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Boudien Glashouwer (sinds januari 2015) Margriet Struijf (sinds mei 2018) Portefeuillehouder: Marjan van Kampen Ambtelijke ondersteuning: Sebastiaan Post, later Oliver McLean, Pim de Boer --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Inleiding Deze notitie is een vervolg op de notitie van de raadsvolgers d.d. 17 mei 2022. Het Regionaal Archief Alkmaar (RHCA) bedient de gemeenten in Noord-Holland Noord: Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel. Voor de RRN is Schagen de trekker. Proces raadsvolgers De raadsvolgers worden meegenomen als er RHCA-AB’s zijn (tweemaal per jaar). Daartoe dienen zij de stukken te ontvangen en dient een bespreking plaats te vinden met de portefeuillehouder mw. Van Kampen, betrokken ambtenaar en financieel adviseur, waarbij de raadsvolgers hun opmerkingen bij de stukken naar voren brengen. Het resultaat van dit gesprek wordt meegenomen in een notitie aan de raad voor de oordeelsvormende vergadering en mogelijke bemerkingen kunnen worden meegenomen naar de AB-vergadering. Gezien de drukke werkzaamheden van Mw.

Van Kampen is het van groot belang dat besprekingen tijdig vóór de Regionale Raad Noordkop (RRN) en Oordeelsvormende Vergadering van Schagen worden gepland én de stukken tijdig worden verzonden. Het proces verliep redelijk tot het voorjaar van 2022. Werkzaamheden raadsrapporteurs Schagen stagneren Het afgelopen jaar stagneerden de ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de raadsrapporteurs. De feiten spreken naar wij veronderstellen voor zich: • Op 5 juli 2022 zijn de stukken voor het AB van 13 juli 2022 ontvangen. Aan de late kant, want de ondersteunend ambtenaar bleek ziek. Deze stukken hebben de raadsvolgers bezien, dit heeft noodzakelijkerwijze niet meer geleid tot overleg met de portefeuillehouder. • Op 12 januari 2023 herinnerden wij als raadsvolgers de ambtenaar. Er bleek een AB te zijn geweest op 7 december 2022. De Kadernota 2024 hebben we later alsnog ontvangen. Wij raadden de nieuw aangewezen ondersteunend ambtenaar toen aan de P&C-cyclus 2023 van RHCA en de contactmomenten voor de AB-vergaderingen vast in te plannen voor de raadsvolgers. • Op 20 januari 2023 stelden we de portefeuillehouder op de hoogte van de rommelige gang van zaken. • Op 2 mei 2023 trokken wij bij de portefeuillehouder wederom aan de bel. Zij beloofde hierop terug te komen. • Op 10 mei 2023 ontvingen we de Jaarstukken 2022 en Begroting 2024 van de ambtenaar.

Vervolgens zijn we bezig geweest met het maken van een afspraak ter bespreking met de portefeuillehouder. • Uiteindelijk kregen we op 31 mei 2023 een half uur aangeboden op een datum ná de RRN van 1 juni 2023, maar ook ná de Oordeelsvormende Vergadering van 20 juni 2023. Deze afspraak is dan ‘mosterd na de maaltijd’ en heeft voor ons geen zin.

• •

Ook informeerden we wederom op 31 mei 2023 de griffie om de ambtenaar ondersteuning te doen bieden. Wij vrezen namelijk dat, waarschijnlijk door drukke werkzaamheden, zijn taak hem nog onvoldoende duidelijk is. Op 1 juni 2023 ontvingen we een excuusmail voor de gang van zaken van de ondersteunend ambtenaar

Op deze wijze is het instrument ‘raadsvolgers’ voor het RHCA sinds voorjaar 2022 niet effectief gebleken. Dat lijkt ons een gemiste kans. Wij constateren dat de invulling van de raadsvolgersfunctie pas na indringende signalen hopelijk op gang komt en nu niet professioneel wordt ondersteund. Dat belemmert en is niet conform de bedoeling. Zienswijze bij Jaarstukken 2022 en Begroting 2024 Op 1 juni 2023 vond de vergadering van de RRN plaats. Bij de stukken troffen we op de raadsite verschillende zienswijzen aan: “De RRN adviseert de raden kennis te nemen van de jaarstukken 2022 en de begroting 2024 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en een zienswijze af te geven waarin: 1. Wordt ingestemd met het toevoegen van € 1.128,- aan de algemene reserve zodat deze de maximale omvang van 2,5% van het kostentotaal 2022 vormt conform de uitgangspunten. 2. Niet wordt ingestemd met het vormen van een nieuwe bestemmingsreserve ‘Duurzaamheid en lastenstijging 2023/24’. 3. Wordt verzocht om terugbetaling van het restant van het positieve resultaat van € 116.849,- en de niet nodig gebleken bestemmingsreserves ‘Digitalisering’ en ‘Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten’ van respectievelijk € 55.498,- en € 150.000,- aan de deelnemende gemeenten, naar rato van de inbreng in 2022.

De gemeente Schagen heeft een afwijkend advies: Een positieve zienswijze in te dienen op de jaarstukken 2021 en de programmabegroting 2024 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en in te stemmen met: 1. Het vormen van een nieuwe bestemmingsreserve ‘Duurzaamheid en lastenstijging 2023/24’ 2. Het resultaat over 2022 (€ 116.849) toe te voegen aan de bestemmingsreserve ‘Duurzaamheid en lastenstijging 2023/24’ 3. Het toevoegen van de nog aanwezige bestemmingsreserves Digitalisering (€ 55.498) en Egalisatie.” NB dit is een letterlijk citaat, jaarstukken 2021 in de tweede alinea moet onzes inziens zijn 2022. Schagen is trekker van dit zienswijzeproces; verschillende zienswijzen helpt de raad niet. Hierover hebben wij als raadsvolgers Schagen dus ook niet met de portefeuillehouder kunnen spreken. Ter vergadering van de RRN gaf zij aan dat het inzicht van Schagen is: door een nieuwe CAO is het overschot hoognodig voor de lonen, en voorts wordt een stijging energielasten voorzien. Deze argumentatie was voor de raadsvolgers Schagen op dat moment ook nieuwe informatie, maar klinkt plausibel. Dit relatief beperkte bedrag op te splitsen en terug te laten vloeien naar de deelnemers, maar duidelijk in 2023 nodig zou tot veel administratieve lasten kunnen leiden. Advies aan de gemeenteraad 1.

Dring aan bij het college van B&W op een eenduidige zienswijze, zo helpt de RRN niet in proces en besluitvorming. 2. Maan het college van B&W het proces van raadsvolgers Schagen voor het RHCA professioneel te ondersteunen. 3. Stel de Jaarstukken 2022 en Begroting 2024 vast en bestem het resultaat conform de afwijkende zienswijze van Schagen.

2