7. West-Brabants Archief Jaarstukken 2023, begrotingswijziging 2024 en begroting 2025
Tekst van het document
gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in
gedaan. De liquiditeitspositie van het WBA liet en laat dit toe. De
rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig
kapitaallasten voor deze investeringen bestaan dus uit alleen maar
over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het
afschrijving, zonder rente.
begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Niet direct benodigde saldi worden in de regel op de bedrijfsspaarrekening gestort, waar het WBA rente over ontvangt. Incidenteel, bij te hoge saldi, wordt naar de schatkistrekening overgeboekt. Financieringsbehoefte De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde limieten is vastgelegd in Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is o.a. bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet worden geactiveerd, dat investeringen tussen €10.000 en €25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf €25.000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023.
In paragraaf 7.5 van deze begroting is een (meerjarig) geprognosticeerde begin- en eindbalans opgenomen. In de Begroting 2025 zitten geen geraamde incidentele lasten of baten. In 2026 is er onttrekking aan de reserve voor de aanschaf van een nieuw Collectie Beheer Systeem (CBS). De onderhoudsvoorziening voor het pand in Oudenbosch is in 2024 met een deel van het saldo over het jaar 2023 aangevuld om de gestegen prijzen sinds het opstellen van het MJOP in 2020 op te vangen, aangezien een acuut tekort dreigde.
7.2 Bedrijfsvoeringparagraaf Personeel In 2025 zullen 25 personen in vaste dienst werkzaam zijn. Naast deze formatie krijgt het WBA hulp van drie ingehuurde WVS medewerkers, enthousiaste vrijwilligers en worden elk jaar twee stagiaires begeleid.
17
Ondersteunende diensten op het gebied van P&O worden afgenomen
medewerkers gefaciliteerd. In het Koetshuis zijn ook alle
van de gemeente Bergen op Zoom. Hiervoor is een
voorzieningen voor online werken en vergaderen ingericht.
dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Financiële ondersteuning wordt geleverd door een extern administratiekantoor. Van WVS worden medewerkers ingehuurd voor ondersteunende diensten zoals scanning en transport. In bijzondere gevallen maakt het WBA gebruik van uitzendkrachten. Tenslotte is er ook nog een inhuur van een specialist voor assistentie bij de toezichtwerkzaamheden. Onderhoud kapitaalgoederen Het WBA huurt de archiefkelder in het pand Oudenbosch. Het reguliere periodiek onderhoud is verwerkt in de huurprijs. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening ingesteld om de kosten ervan te dekken. In 2020 is een meerjarig onderhoudsplan opgesteld, op basis waarvan die voorziening actueel en toereikend wordt gehouden. De onderhoudsvoorziening voor het pand in Oudenbosch is met een deel van het resultaat over 2023, zijnde €25.000, aangevuld om acuut onderhoud uit te voeren. Het onderhoudsplan wordt in 2025 geactualiseerd.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn, in relatie tot de financiële positie. In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico’s op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. De belangrijkste risico’s zoals door de accountant geformuleerd betreffen: •
ziekte personeel waarbij de kosten van vervanging voor rekening van de organisatie komen;
•
loonstijgingen die niet voorzien zijn;
•
E-depot voor zover de hoogte van de kosten niet goed is in
Automatisering
te schatten;
In 2024 is de nieuwe website opgeleverd. Doorontwikkeling vindt vanaf
•
onzekerheid baten;
2025 plaats. De digitale dienstverlening blijft hoog op de WBA-agenda.
•
privacy / datalekken die tot boetes kunnen leiden.
De website voldoet aan de geactualiseerde Wet digitale overheid en aan de normen van “Drempels Weg”. In het Koetshuis is een draadloos netwerk aangelegd en zijn alle noodzakelijke IT-faciliteiten beschikbaar. Eind 2022 zijn deze integraal vervangen. Eind 2025 worden de laptops wederom vervangen. In 2028 zijn deze afgeschreven en wordt opnieuw hierin geïnvesteerd, evenals in de netwerkvoorzieningen. Bedrijfszekerheid, beveiliging en ondersteuning van het beheer zijn zodoende weer voor langere tijd voldoende geregeld. Het WBA werkt volledig in de cloud en gebruikt hoofdzakelijk Sharepoint en MS Teams. Voor thuiswerken zijn
De algemene reserve dient in beginsel voor het opvangen van bovengenoemde risico’s in het bijzonder van niet-voorziene loonstijgingen. In december 2022 besloot het Algemeen Bestuur dat per 2024 de algemene reserve diende te worden opgeheven. Dat was in overeenstemming met de toen geldende Nota Verbonden Partijen. Inmiddels is die nota in 2024 herijkt en is juist een beperkte algemene reserve de richtlijn, specifiek voor dekking van onverwachte CAO effecten. Daarom is de algemene reserve weer terug te vinden in de staat van reserves en voorzieningen, gevuld met een deel van het resultaat over 2023 (€50.000). Tevens is met dat saldo een nieuwe
18
bestemmingsreserve opgevoerd (€30.000), bedoeld om de kosten voor
onderhoud in de archiefdepots in de kelder van het pand in
een externe evaluatie van de GR te dekken, waar de deelnemers
Oudenbosch. Sinds 1 januari 2021 huurt het WBA die archiefkelder van
expliciet om hebben gevraagd.
de nieuwe eigenaar. De basis voor de voorziening is het meerjarig onderhoudsplan. De hoogte van de onderhoudsvoorziening is in 2024
Een beperkte algemene reserve is voldoende omdat het WBA
op peil gebracht, mede door een defecte regelkast en een dreigend
nagenoeg geen risico’s kent van materiële aard. De ontwikkeling van
acuut tekort door lampen en armaturen die eerder dan gepland
lasten en baten gedurende de afgelopen acht jaar is dermate
vervangen moesten worden.
evenwichtig en “storingsvrij” dat, naast die algemene reserve,
In onderstaande tabellen staan de transacties en de mutaties van de
erkende ingrepen als een begrotingswijziging en gebruik van de post
reserves en de onderhoudsvoorziening.
onvoorzien tot voldoende weerstandsvermogen leiden. Naast de algemene en twee bestemmingsreserves beschikt het WBA over een onderhoudsvoorziening die is bestemd voor vervangend Verloop van reserves en voorzieningen Reserves
2025
2026
2027
2028
2029
255.095
255.095
130.000
100.000
100.000
opname
0
125.095
30.000
0
0
storting
0
0
0
0
0
255.095
130.000
100.000
stand per 1-1
28.173
5.155
9.680
11.078
16.323
opname
28.263
720
3.847
0
0
storting
5.245
5.245
5.245
5.245
5.245
stand per 1-1
8.080
0
0
0
0
opname
8.080
0
0
0
0
storting
0
0
0
0
0
5.155
9.680
11.078
16.323
21.568
stand per 1-1
stand per 31-12
100.000 100.000
Onderhoudsvoorziening
RVU
stand per 31-12
19
Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl. imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico.
•
Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de
•
gegeven;
verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het
heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in formatieve uitbreiding van de inspectiefunctie. Per 1 maart trad een archiefinspecteur (tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de nieuwe archivaris de toezichttaken uitvoerde. Mede doordat de personele capaciteit niet vanaf het begin van het jaar kon worden geleverd én door de implementatie van een nieuw toezichtmodel liepen de archiefinspecties in de eerste helft van 2023 nog niet helemaal gelijk met de planning. De omschakeling kostte meer tijd dan gehoopt maar maakte ook zichtbaar dat, ondanks de uitbreiding van de inspectiecapaciteit, er nog steeds een gat is tussen de feitelijke formatie en de normformatie die door de provincie is aanbevolen. De dienstverlening naar de gemeentelijke deelnemers werd naar een hoger plan getild met de start van scanning in eigen beheer. Opgevraagde dossiers kunnen daardoor sneller en effectiever worden aangereikt. Daarnaast biedt de Bouw Dossier Applicatie (BDA) gemeenten de mogelijkheid om zonder tussenkomst van het WBA reeds gedigitaliseerde bouwdossiers te raadplegen. Met inzet van deze twee instrumenten, scanstraat en BDA, voldoet het WBA zeker aan de verwachtingen van de deelnemers
Het metadatamodel is actueel en volledig en door de gemeenten en GR’en goed toe te passen. Het WBA geeft
uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren
Een demo van dit nieuwe E-depot wordt steeds op verzoek
voorlichting en ondersteuning. Benodigde tools zijn aanwezig; •
De beheersorganisatie is op volle sterkte gebracht. Een extra functioneel applicatiebeheerder voor het E-depot werd in 2023 aangetrokken en opgeleid. Het E-depotteam van het WBA bestaat in 2025 uit vier personen.
Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft FG-trainingen gevolgd en zij participeert in regionale en landelijke werkgroepen over de AVG. Door haar is een datalekprotocol opgesteld en zij heeft daarover aan alle medewerkers uitleg gegeven. Periodiek verzorgt zij vervolginstructies. De vereiste verwerkingsregistraties worden door haar bijgehouden. Ontwikkelingen rond de auteurswet worden door haar op de voet gevolgd. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Periodiek worden op initiatief van het WBA themabijeenkomsten georganiseerd over informatieveiligheid.
De dienstverlening rond het E-depot wordt continu verbeterd. In 2025
Het WBA heeft sinds 2019 een eigen informatieveiligheidsbeleid en
is de beoogde situatie als volgt:
een informatieveiligheidsplan. Beleid en plan worden jaarlijks
•
Er is een volledig functioneel en productie gereed E-depot
gemonitord en geüpdatet. Dit is voor t laatst in 2023 gebeurd. Om
beschikbaar. De documentatie ervan is volledig op orde en
alles rond informatieveiligheid te kunnen organiseren wordt een
actueel. Hierdoor vermindert de kwetsbaarheid bij uitval van
externe CISO ingehuurd.
(een van) de beheerder(s);
20
Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van
direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht
overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog
door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en
ziekteverzuim. Dit komt tot nu toe niet voor bij het WBA. Om het
persoonlijke aandacht. Het ziekteverzuim voor het WBA is naar
ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management
verwachting in 2025 niet hoger dan 3,0%.
7.3
Financiële Kengetallen Kengetallen
Jaarrek. 2023
Netto schuldquote
Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2024 gewijzigd
2025
2026
2027
2028
-11,69%
-2,83%
-3,61%
-4,15%
-4,68%
-3,78%
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
47,45%
35,66%
37,49%
23,39%
23,50%
23,45%
Structurele exploitatieruimte
7,61%
1,86%
1,89%
1,81%
1,76%
6,26%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteisratio
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies
Netto schuldquote
(BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke
De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast
regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing
van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen
in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf
middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de
financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor:
aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe
de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte,
beter.
grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het WBA niet van toepassing.
Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een
Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen
gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële
bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen
verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan
helpen bij de beoordeling van de financiële positie.
het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter.
21
Structurele exploitatieruimte
De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en
Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de
bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren
begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en
volgend op het begrotingsjaar.
incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn geen noemenswaardige incidentele baten of lasten. Bergen op Zoom 1987, Vastenavond intocht grootste boer W. van Vliet, Thom van Amsterdam
22
7.4 Meerjarenbalans Activa
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Materiele vaste activa
131.617
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
Totaal vaste activa
131.617
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
Uitzettingen korter dan 1 jaar
71.877
71.877
71.877
71.877
71.877
71.877
Liquide middelen
655.802
440.126
432.471
310.513
336.526
355.717
Overlopende posten
104.137
99.266
99.266
99.266
99.266
99.266
Totaal vlottende activa
831.816
611.269
603.614
481.656
507.669
526.860
Totaal Activa
963.433
715.443
680.345
555.775
553.173
554.418
2023
2024
2025
2026
2027
2028
Algemene reserve
125.095
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
97.685
-
-
-
-
-
Reserve evaluatie GR
-
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
Reserve collectie beheer systeem
-
125.095
125.095
-
-
-
Te bestemmen resultaat
234.381
-
-
-
-
-
Eigen vermogen
457.161
255.095
255.095
130.000
130.000
130.000
Voorzieningen
37.362
36.253
5.155
9.680
11.078
16.323
Vaste schulden
32.000
28.000
24.000
20.000
16.000
12.000
Totaal vaste passiva
69.362
64.253
29.155
29.680
27.078
28.323
Vlottende schulden <1 jaar
369.590
319.612
319.612
319.612
319.612
319.612
Overlopende passiva
67.321
76.483
76.483
76.483
76.483
76.483
Totaal vlottende passiva
436.911
396.095
396.095
396.095
396.095
396.095
Totaal Passiva
963.434
715.443
680.345
555.775
553.173
554.418
Passiva
23
Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Materiële vaste activa De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe
resultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat het niet belastingplichtig is voor de Vpb.
7.6
Openbaarheidsparagraaf (Woo)
investeringen.
Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo regelt dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, te
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden
ontsluiten en te archiveren is. De drie hoofdonderdelen die de Woo regelt zijn: actieve openbaarmaking, passieve openbaarmaking en
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2023.
verbetering van de informatiehuis-houding. Het WBA is zich bewust van het belang van het naleven van de Woo en loopt op schema met de implementatie van de wet binnen de organisatie.
Liquide middelen De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans. Eigen vermogen en voorzieningen Het eigen vermogen bestaat uit een algemene reserve en twee bestemmingsreserves voor de periodieke evaluatie van de GR en voor de implementatie van een nieuw collectie beheer systeem. De voorziening is er voor het vervangend onderhoud in de gehuurde archiefkelder in Oudenbosch. Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd.
7.5
Vennootschapsbelasting (Vpb)
Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPBplichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies” onder andere een Vpb-advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihil-
Actieve openbaarmaking Het WBA publiceert de categorieën van documenten die tot en met 2024 actief openbaar gemaakt moeten worden in haar eigen publicatieblad in het blad gemeenschappelijke regelingen, dan wel op de eigen website. Het WBA is daarnaast aangesloten op de Wooindex, waarop wordt verwezen naar de publicaties op de eigen website. In de loop van de komende jaren wordt de actieve openbaarmaking van de andere categorieën van documenten stapsgewijs per Koninklijk Besluit ingevoerd. Aangezien de hoeveelheid te publiceren stukken bij het WBA redelijk beperkt is, is de eigen website hiervoor vooralsnog een geschikt medium. In de toekomst kan worden bekeken of publicaties eventueel via het edepot openbaar kunnen worden gemaakt. Passieve openbaarmaking Er is een Woo-contactpersoon aangewezen en burgers worden op de website van het WBA geïnformeerd over de wijze waarop een Wooverzoek kan worden ingediend. Tot op heden zijn er geen Wooverzoeken ingediend bij het WBA en naar verwachting zal dit in de praktijk ook niet of nauwelijks voorkomen. Verbetering van de informatiehuishouding Naast de actieve openbaarmaking verplicht de Woo publieke organisaties om de informatiehuishouding op orde te brengen en
24
hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken
informatiebeveiliging) op de aanbevelingen in het KPI
en te houden. De bepaling uit de Archiefwet, dat documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard,
inspectierapport van onze eigen WBA informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de kwaliteitsmedewerker van het
wordt herhaald in de Woo. De VNG heeft voor de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding een zeven stappenplan
WBA. Voor de komende jaren staat de invoering van een nieuw zaaksysteem voor het WBA op de agenda. Met de juiste inrichting
aanbevolen. De belangrijkste onderdelen daarvan sluiten ook aan op de KPI eisen die gelden voor de informatievoorziening bij
daarvan kan de informatiehuishouding van het WBA nog beter op orde worden gebracht.
overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met een concrete verbeteragenda (zie ook hierna onder Roosendaal 1985, competitiewedstrijd RBC tegen EVV Eindhoven, Ben Steffen
25
26
8.1
Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven
Omschrijving van
Oorspronkelijk
Vemeerderingen
Vermindering
Oorspronkelijk
Percentage en
de kapitaaluitgaven
bedrag der kapitaaluitgaven
2024
(anders dan door aflossing/afschrijving
bedrag der kapitaaluitgaven
maatstaf van afschrijving
2025)
31-12-2025
2024 Meubilair
60.000
0
0
60.000 Lin 15jr
aandrijving archiefst.
48.910
0
0
48.910 Lin 10jr
Laptops
22.483
0
0
22.483 Lin 3jr
Overige IT voorz.
43.615
0
0
43.615 Lin 6 jr
Boekscanner
22.725
0
0
22.725 Lin 6 jr
TOTAAL
197.733
0
0
197.733
Electronische
Omschrijving van de
Totaal afschrijving op kapitaal
kapitaaluitgaven
uitgaven tot 2025
Meubilair
Vemeerderingen 2025
Afschrijving op kapitaaluitgaven
Boekwaarde 01-012025
Boekwaarde 31-122025
2025
32.000
4.000
28.000
24.000
aandrijving archiefst.
24.455
4.891
24.455
19.564
Laptops
14.989
7.494
7.494
0
Overige IT voorz.
14.538
7.269
29.077
21.808
Boekscanner
7.576
3.788
15.150
11.362
27.442
104.176
76.733
Electronische
TOTAAL
93.557
0
27
8.2
Reserves en voorziening Saldo per 1-1-2025
Vermeerderingen
Verminderingen
Saldo per 31-12-2025
Algemene reserve
100.000
0
0
100.000
Reserve innovatie Collectie Beheer Systeem
125.095
0
0
125.095
Reserve evaluatie GR
30.000
0
0
30.000
255.095
0
0
255.095
Onderhoud Oudenbosch
28.173
5.245
28.263
5.155
Regeling Vervroegd Uittreden (RVU)
8.080
0
8.080
0
Totaal
36.253
5.245
36.343
5.155
Naam reserve of voorziening Reserves
Totaal Voorzieningen
8.3
Staat van langlopende geldleningen
Omschrijving lening
Oorspronkelijk bedrag van de
Datum besluit
Jaar van laatste
geldlening
algemeen bestuur
aflossing
21-12-2016
2032
Meubilair
60.000
TOTAAL
60.000
Rentepercentage
2
Restantbedrag geldleningen
Rente of het rentebestand-
Aflossing of aflossings-
Restant bedrag van de geldlening
per 1-1-2025
deel 2025
bestanddeel 2025
per 31-12-2025
Opmerkingen
28.000
560
4.000
24.000 lineair
28.000
560
4.000
24.000
28
29