7. West-Brabants Archief Jaarstukken 2023, begrotingswijziging 2024 en begroting 2025
Tekst van het document
Alleen verschillen groter dan € 10.000 of van bijzondere aard worden toegelicht. Personeelskosten
lagere periodieken. Tenslotte bleken de werkgeverslasten in
De salariskosten voor het formatieve personeel waren aanmerkelijk
werkelijkheid lager dan ingeschat.
lager dan begroot. Dat kwam vooral doordat vacatures in 2023 later werden ingevuld. Ook was er sprake van periodiekenvoordeel: de salariskosten worden begroot op het maximum van de functieschaal, maar omdat er steeds meer jongere medewerkers worden aangetrokken, zijn de werkelijke kosten die van aanloopschaal en
29
De post inhuur van derden bleef ook achter bij de begroting. Latere inhuur van medewerkers voor de scanstraat was daarvan de reden. In totaal was er een overschot op de personeelskosten van ongeveer € 175.000.
Huisvestingskosten
Overzicht van incidentele baten en lasten
De energiekosten vielen wat lager uit evenals de onderhoudskosten,
Incidentele baten en lasten zijn baten en lasten die zich vanaf het
daardoor ontstond een overschot van ongeveer € 30.000 op de
rekeningjaar minder dan 4 jaar voordoen. Vanzelfsprekend waren er
huisvestingslasten.
uitgaven met een incidenteel karakter, maar het zijn overwegend
Exploitatiekosten De exploitatielasten komen marginaal lager uit dan begroot. Projecten ter uitvoering beleidsvisie In 2023 kwam het erfgoedplan gereed en werd door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Hiervoor was een bedrag van € 25.000 geraamd; de werkelijke kosten waren, afgerond, € 12.000. Het tweede grote project voor 2023, de nieuwe website, had een veel langere aanlooptijd nodig dan vooraf bedacht. Uiteindelijk werk eind van het jaar de opdracht definitief gegund en een eerste betaling van
kleine bedragen. Hieronder de incidentele lasten en baten van tenminste € 10.000. Incidentele baten en lasten Bedrijfsvoering Onderzoek tbv indeling website
Lasten 2023 13.438
Eenmalige detachering medewerker Totaal
Baten 2023 10.621
13.438
10.621
Een bureau heeft onderzoek gedaan naar de gewenste benaming van de menukeuzes van de WBA website.
ca. € 37.000 gedaan. De raming bedroeg € 105.000. Het restant blijft in
Eén medewerker heeft op verzoek voor de gemeente Bergen op Zoom
de bestemmingsreserve en wordt benut voor de afronding en
metadata toegevoegd aan het gedigitaliseerde bestand
oplevering van de website in 2024.
bouwdossiers.
Overige baten Geen bijzonderheden.
30
Balans per 31 december 2023 ACTIVA Omschrijving
PASSIVA 31-12-2023
31-12-2022
(€)
(€)
31-12-2023
31-12-2022
(€)
(€)
125.095
128.073
Reserve digitale dienstverlening website
97.685
134.715
Te bestemmen resultaat
234.381
2.978-
37.362
32.117
Omschrijving
Vaste activa
Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve
Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut
131.617
159.060 Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Vaste schulden Kapitaalverstrekking gem. Bergen op Zoom
Totaal vaste activa
131.617
159.060 Totaal vaste passiva
Vlottende activa
32.000
40.000
526.523
331.927
369.590
319.612
67.321
72.484
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een
Uitzettingen met een rentetypische
rentetypische looptijd korter dan één jaar
looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Vordering op rijkschatkist
71.877 300.000
56.236 Overige schulden 300.000
Liquide middelen Banksaldi Kas
Overlopende posten 355.679
109.447 Nog te betalen bedragen
123
14
Vooruitbetaalde bedragen
104.137
99.266
Totaal vlottende activa
831.816
564.963 Totaal vlottende passiva
436.911
392.096
Totaal generaal
963.434
724.023 Totaal generaal
963.434
724.023
Overlopende posten
31
einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeid gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaats vindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet, waarin door het
(spaar)verlofaanspraken. Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: −
algemeen bestuur op 10 juli 2023 de uitgangspunten voor het
baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;
financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie zijn vastgesteld. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten.
De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de
−
De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 10 juli 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld;
Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, waaronder ook begrepen de heffing van de vennootschapsbelasting, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het
32
o
Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten
geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. o
Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
−
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: o
Een verantwoordingsgrens van 1 % (zijnde € 32.493) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen;
o
Een rapporteringstolerantie van € 29.524 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
33
Balans
De op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs
Vaste activa
dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (kortste
Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn fysiek aanwezige activa. Het BBV kent de volgende soorten materiële vaste activa:
toegepaste jaarlijkse afschrijvingen corresponderen met een stelsel van de geschatte economische levensduur óf technische gebruiksduur) van de geactiveerde objecten en voorzieningen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in de Nota
•
investeringen met een economisch nut;
Investeren en Afschrijven, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur
•
investeringen met een economisch nut, waarvoor ter
in haar vergadering van 10 juli 2023. De afschrijvingen worden
bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;
berekend volgens de lineaire methode en starten in het eerste jaar na
investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk
investering. Afschrijvingen geschieden daarnaast onafhankelijk van het
nut.
resultaat van het boekjaar. Alle huidige investeringen en bijbehorende
•
Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.
afschrijvingen voldoen aan de gestelde maximale afschrijvingstermijnen
Conform de Nota Investeren en Afschrijven 2023 worden investeringen
De gehanteerde afschrijvingstermijnen van bestaande investeringen
in vaste activa onder de € 10.000 niet worden geactiveerd.
bedragen in jaren:
Investeringen tussen € 10.000 en € 25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen worden vanaf € 25.000 altijd geactiveerd en behoeven een bestuursbesluit. Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte gronden hulpstoffen en de overige directe kosten (waaronder overheadkosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.
34
Meubilair Koetshuis
15 jaar lineair
Revisie elektronische aandrijving archiefstellingen
10 jaar lineair
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair
Laptops
3 jaar lineair
Reserves Uit de bestemmingsreserve ‘digitale dienstverlening website’ is € 37.030 opgenomen ten behoeve van het desbetreffende project. Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd op de contante waarde, zijnde het nominale bedrag, van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. De vorming van een voorziening, dan wel een donatie aan een reeds bestaande voorziening, is als een last in het betreffende boekjaar verantwoord. Alle aanwendingen aan
voorzieningen zijn rechtstreeks ten laste van de voorziening gebracht
verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In
en in het verslagjaar niet ten laste van de exploitatie verantwoord.
de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening
De voorziening ‘onderhoud gebouw Oudenbosch’, bestemd voor het gehuurde pand aan de Beukenlaan, is gebaseerd op het in 2020
gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord.
opgestelde meerjarig onderhoudsplan. Jaarlijks wordt een bedrag van
Overlopende activa
€ 5.245 aan die voorziening toegevoegd.
De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
Langlopende schulden en vlottende passiva De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen
Bij eventuele oninbaarheid van een vordering wordt een voorziening getroffen.
nominale waarde. Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten Rucphen 1979, Moederbrigade Martinusschool van start, Ben Steffen
35
Toelichting op de balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde
Boekwaarde
Afschrijvingstermijn
01-01-2023
Investeringen
Afschrijvingen
Desinvesteringen
31-12-2023
15 jaar lineair
36.000
0
4.000
0
32.000
34.237
0
4.891
0
29.346
22.483
0
7.494
0
14.989
43.615
0
7.269
0
36.346
22.725
0
3.788
0
18.938
159.060
0
27.442
0
131.619
Meubilair
10 jaar lineair Electronische aandrijving archiefsysteem 3 jaar lineair
Laptops
6 jaar lineair
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair
Boekscanner Totaal Vlottende activa
Uitzettingen met een rente-typische looptijd korter dan één jaar:
Saldo 31-12-2023 Vorderingen op openbare
Voorziening oninbaarheid
Saldo 31-12-2022
63.645
54.114
8.231
2.122
Vordering op rijkschatkist
300.000
300.000
Totaal
371.877
lichamen Overige vorderingen
36
0
356.236
Vordering op rijksschatkist In 2023 voldeed het WBA aan de gestelde voorwaarden voor schatkistbankieren. In de praktijk betekent dit dat er tijdig wordt afgeroomd naar de schatkistrekening van de gemeente Bergen op Zoom en dat daardoor het gemiddeld bedrag aan liquide middelen per kwartaal onder de limiet van € 1.000.000 blijft. Ultimo 2023 had het WBA nog een tegoed van € 300.000 op de schatkistrekening. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2023 (1)
Drempelbedrag
1.000
1.000
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
257
228
487
683
(3a) = (1) > (2)
Ruimte onder het drempelbedrag
743
772
513
317
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
-
-
-
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)
Begrotingstotaal verslagjaar
3.249
(4b)
Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen
3.249
(4c)
Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
-
(1) = (4b)*0,02 + (4c)*0,002 met een minimum van €1.000.000 als het begrotingstotaal kleiner of gelijk is aan 500 mln. En als begrotingstotaal groter dan € 500 miljoen is is het drempelbedrag gelijk aan € 10 miljoen, vermeerderd met 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500
Drempelbedrag
1.000
1.000
miljoen te boven gaat.
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
23.154
20.737
44.764
62.855
90
91
92
92
257
228
487
683
Som van de per dag buiten 's Rijks (5a)
schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
(5b)
Dagen in het kwartaal
(2) - (5a) / (5b) 37
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
Vorderingen op openbare lichamen Dit betreft voornamelijk vorderingen op gemeente Bergen op Zoom voor de kosten die het WBA heeft gemaakt voor het depot Wilhelminaveld 97 en vorderingen op Erfgoedcentrum Tongerlohuis en het Zeeuws Archief voor detachering. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: 2023
2022
Kassaldo
123
13
Banksaldi
355.679
109.447
Totaal
355.802
109.460
Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden.
Vooruitbetaalde bedragen Nog te ontvangen bedragen Totaal
2023
2022
104.137
99.266
0
1.294
104.137
100.560
De vooruitbetaalde bedragen bestaan voornamelijk uit facturen voor hosting, storage en licenties.
38
Passiva Eigen Vermogen Het verloop in 2023 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Reserves
Algemene reserve Reserve innovatie digitale dienstverlening Totaal
Saldo 1-1-
Resultaat Toevoeging Onttrekking
Saldo 31-12-
2023
bestemming 2022
2022
128.073
-2.978
0
0
125.095
134.715
0
0
37.030
97.685
262.788
-2.978
0
37.030
222.780
De Algemene reserve is bedoeld om onverwachte tekorten te dekken. In 2023 is het nadelige resultaat over 2022 van de algemene reserve afgeschreven. De bestemmingsreserve website dient voor dekking van de kosten voor de ontwikkeling en implementatie van een nieuwe website, die de digitale dienstverlening zal verbeteren. Voor dekking van de kosten van de nieuwe website is een bedrag van € 37.030 onttrokken aan de daarvoor bestemde reserve. Het positieve resultaat over 2023 bedroeg €234.381 Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten: 2023
2022
Onderhoud gebouw Oudenbosch
37.362
32.117
Totaal
37.362
32.117
De voorziening dient voor het dekken van de kosten voor vervangend onderhoud in de gehuurde archiefkelder in het pand van het vm. RAWB. Het vervangend onderhoud wordt uitgevoerd volgens het meerjarige onderhoudsplan. In 2023 vond er geen vervangend onderhoud plaats.
39
Het verloop in 2023 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven:
Voorzieningen
Saldo per
Saldo per
1-1-2023
Vermeerderingen Verminderingen 31-12-2023
Onderhoud gebouw Oudenbosch
32.117
5.245
0
37.362
Totaal
32.117
5.245
0
37.362
De jaarlijkse toevoeging is met behulp van een gemiddeld percentage berekend op € 5.245. De onttrekking uit de voorziening is gebaseerd op de ramingen in het meerjarig onderhoudsplan. Conform dat onderhoudsplan waren er in 2023 geen uitgaven voor vervangend onderhoud. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar: Saldo 1-1-2023
Vermeerderingen
Aflossingen Saldo 31-12-2023
Onderhandse leningen
40.000
0
8.000
32.000
Totaal
40.000
0
8.000
32.000
De factuur voor de aflossing van de onderhandse lening van 2022 is pas ontvangen in februari 2023, waardoor deze ook in dit boekjaar is geboekt. Hierdoor is de aflossing €8.000 in plaats van de gebruikelijke aflossing van €4.000. De rentelasten zijn wel berekend over het bedrag van €36.000, waarmee de rentelasten in 2023 €720 bedroegen. Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: 2023
2022
369.590
319.612
Overlopende passiva
67.321
72.483
Totaal
436.911
392.095
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
40
Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het WBA volgt de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Moerdijk, maar de gemeente Bergen op Zoom voert deze uit. Daarvoor is een DVO afgesloten. De ondersteuning op het gebied van financiën, exclusief de uitvoering van het feitelijke betalingsverkeer is vanaf 2022 belegd bij een administratiekantoor. De huurverplichtingen betreffen het kantoorpand van het WBA, het centrale archiefdepot in de centrumgemeente Bergen op Zoom en de archiefkelder in het voormalig RAWB gebouw in Oudenbosch. Verder zijn er nog twee leasecontracten. De in dit overzicht opgenomen bedragen zijn als volgt berekend: de kosten in het jaar 2024 vermenigvuldigd met de resterende looptijd. Verplichting
Dienstverlener
Ingaande
Looptijd
kosten 2024 e.v.
gemeente Bergen op Zoom
1-1-2022
5 jaar
117.420
Profectum BV
1-1-2022
2 jaar met verl.
36.832
gemeente Bergen op Zoom
1-1-2017
25 jaar
1.479.600
gemeente Bergen op Zoom
1-7-2016
25 jaar en 6 mnnd
4.847.148
Tandartspraktijk Halderberge
1-1-2021
25 jaar
888.096
Lease copiers
BNP / Canon
19-2-2020
51 maanden
1.812
Lease Bedrijfswagen
Van Mossel
10-11-2020
5 jaar
10.450
Kostenverdeling per taakveld
Begroting 2023
Rekening 2023
Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering
€
641.067
€
36.684
Taakveld 5.4: Musea
€
2.042.180
€
2.315.717
Totaal kosten WBA
€
2.714.572
€
2.952.401
Ondersteuning P en O Ondersteuning financiën Huur Koetshuis Hofstraat 2b Huur archiefdepot Wilhelminaveld 97 Huur kelderdepot Oudenbosch
Gebeurtenissen na balansdatum Zijn niet van toepassing voor het WBA in 2023. Kostenverdeling per taakveld
Percentage Bedrijfsvoering van totale kosten WBA Totaal baten WBA
41
23,6% €
2.714.572
21,6% €
2.952.401
Overzicht WNT 2023 Bezoldiging topfunctionarissen Vanuit de WNT dient van een aantal topfunctionarissen een aantal gegevens in de jaarrekening te worden opgenomen. Het gaat er bij deze personen niet om of ze meer verdienen dan in de Wet staat vermeld; er dient een aantal gegevens te worden opgenomen. Door de wetgever is voor een gemeenschappelijke regeling als topfunctionaris aangewezen de directeur. WBA rapporteert alleen over deze topfunctionaris. Voor de directeur ontstaat hiermee het volgende beeld. Voor een overzicht van bestuurders van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief in 2023 wordt verwezen naar het overzicht op pagina 5. Deze ontvangen geen bezoldiging vanuit het WBA. Gegevens 2023 bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2023
M.H.M. Korving Directeur 01-01-2023 t/m 31-12-2023
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
105.947,94
Beloningen betaalbaar op termijn
17.027,40
Subtotaal
122.975,34
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€ 233.000
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling 42
N.v.t. 122.975,34 N.v.t.
N.v.t.
Gegevens 2022 bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2022
M.H.M. Korving Directeur 01-01-2022 t/m 31-12-2022
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
99.012,59
Beloningen betaalbaar op termijn
17.167,92
Subtotaal
116.180,51
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
216.000
Bezoldiging
116.180,51
Gegevens 2023 Onbezoldigde Toezichthouders Naam topfunctionaris
FUNCTIE
DB leden - dhr. A.J. Moerkerke, vertegenwoordiger van Moerdijk
Voorzitter AB/DB
- dhr. J. Pals, vertegenwoordiger van Bergen op Zoom - mw. E. van der Star, vertegenwoordiger van Roosendaal
Lid DB/AB Lid DB/AB
Overige (AB) leden - dhr. G. de Weert, vertegenwoordiger van Etten-Leur - dhr. J.M.A. van Agtmaal, vertegenwoordiger van
Lid AB Lid AB
Woensdrecht - mw. S.S.J. Malfait, vertegenwoordiger van Halderberge
Lid AB
- mw. E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen - mw. S. Breedveld, vertegenwoordiger van Rucphen
Lid AB Lid AB
- dhr. J.M.J. van Steen, vertegenwoordiger van Zundert
Lid AB
43
Rechtmatigheidsverklaring Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de desbetreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur op 10 juli 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief mutaties in de reserves en is daarmee vastgesteld op € 29.524. Bevinding Het Dagelijks Bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het Algemeen Bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. Daarin is ook beschreven welke actie het Dagelijks Bestuur onderneemt om afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Klundert 1971, Klundertse scouts tijdens de welpendag, Ben Steffen
44
Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 3 juli 2024
41
De voorzitter,
De secretaris,
A.J. Moerkerke
M.H.M. Korving
1
www.westbrabantsarchief.nl
maart 2024 0
Toelichting Financiën Vaststellingsbesluit
Mw. Wezelaar, 1967 | Plaatsing standbeeld Johannes de Doper, Roosendaal
1
kunnen dekken. De stijging van de personele lasten is hierdoor beperkt. Voor de RVU kosten wordt een voorziening ingesteld.
2. Kostendalingen Sinds het vaststellen van de begroting 2024, in juli 2023, zijn er
Energiekosten
ontwikkelingen die een wijziging ervan nodig maken.
In de loop van 2023 bleek dat de leverancier van elektriciteit per 1
Uiteindelijk leidt dit tot een lagere begroting, zodat de bijdragen
januari 2024 ging stoppen met levering. Dit betekende niet alleen
van de deelnemende gemeenten naar beneden gaan.
voortijdige contractontbinding, maar eveneens het zoeken naar
Nieuwe en verbeterde contracten met belangrijke leveranciers
een opvolger. Het WBA kon hiervoor gelukkig aanhaken bij een
liggen hieraan ten grondslag. Ook een heroverweging van
collectief van West-Brabantse gemeenten onder de paraplu van
geplande projecten (waar gemeenten in de richtlijnen
het inkoopbureau West-Brabant (nu KAREL geheten). Resultaat
begroting 2025 om hebben gevraagd) heeft gunstige effecten
van het complexe en intensieve proces is een nieuwe
op de kostenramingen. Daarnaast zijn er relevante mutaties in
energieleverancier per 2024 met als bijkomend voordeel dat de
de reserves en voorziening voor 2024. Een en ander wordt
tarieven voor 2024 aanmerkelijk lager zijn dan in het oude
hieronder toegelicht en verderop in deze bestuursrapportage,
contract.
als begrotingswijziging, cijfermatig verwerkt in bijgevoegde tabellen.
Kosten datastorage Het WBA beheert vele Terabytes aan data die hoofdzakelijk
1. Personeelskosten Gevolgen van de nieuwe CAO 2024-2025 De loonkosten zullen in 2024 hoger zijn dan in de begroting voorzien omdat het CAO resultaat procentueel hoger is dan het gehanteerde indexcijfer. Daarnaast krijgen we, eveneens als gevolg van de nieuwe CAO, te maken met kosten met betrekking tot de Regeling voor Vervroegde Uittreding (RVU).
worden opgeslagen (storage) en beheerd in een opslagomgeving bij een externe partij. Eind 2023 slaagde het WBA erin om met die partij tot een nieuw contract te komen. Huurkosten De huurkosten zijn in de begrotingswijziging aangepast aan de werkelijke stijging, die lager uitvalt.
Het WBA verwacht de gevolgen van de nieuwe CAO SGO 20242025 met de bestaande personeelsbegroting grotendeels te
2
3. Kosten uitwerking Beleidsvisie In 2022 heeft het bestuur de beleidsvisie van het WBA vastgesteld. Ter uitwerking daarvan is eind 2022 een projectenplanning gepresenteerd, die eveneens bestuurlijke instemming kreeg. De uitwerking van het erfgoedplan is eind 2023 goedgekeurd. Geïnspireerd door de richtlijnen vanuit de gemeenten voor de begroting 2025, heeft het WBA de projecten en hun kosten opnieuw tegen het licht gehouden. Resultaat daarvan is dat we
leverancier over de opslagkosten. (hierboven uitgelegd) En we schrappen de tweejaarlijkse inventarisatie van digitale bestanden bij deelnemers (de MDI onderzoeken). Deze gaan we integreren in reeds bestaande werkprocessen. Tenslotte gaan we een beoogd CRM systeem voorlopig niet aanschaffen en implementeren. Concreet betekent dit voor de wijziging van de begroting 2024 dat: 1.
(migratie) en gaat het restant van 25k naar de
feitelijk nog maar twee zuivere projecten op de agenda hebben staan: 1.
De ontwikkeling van een nieuw webportaal incl. corporate website én erfgoedwebsite in 2023 en 2024.
2.
De implementatie van een nieuw Collectie Beheer Systeem in 2026.
Voor beide projecten is een bestemmingsreserve beschikbaar. De website c.s. stond voor 2023 op de planning om al te worden opgeleverd, maar dat is niet gelukt. In 2024 zal dat wel het geval zijn. De te maken kosten in 2024 worden uit de
Van de eerdere projectkosten van 55k vervalt 30k exploitatiekosten;
2.
De kosten voor de website (corporate én erfgoed) staan nu als projectkosten voor ruim 97k. Deze worden geheel gedekt door opname uit de bestemmingsreserve.
4. Deelnemersbijdrage Bovenstaande mutaties leiden uiteindelijk tot een daling van de deelnemersbijdragen voor 2024 met ruim € 117.000. In de bijlage staan de nieuwe bedragen.
bestemmingsreserve gedekt.
5. Reserves en voorzieningen
Van alle andere, in de planning en in de begroting 2024 nog als
Bij de voorlopige vaststelling van de jaarrekening 2023 zijn
project aangemerkte activiteiten en investeringen, vervalt de projectstatus. De kosten ervan zijn niet (exclusief) eenmalig maar structureel van aard en passen beter in de exploitatiekosten. Maar we laten ook eerder benoemde projecten vervallen, zoals de migratie van DAM naar E depot, voorzien in 2024. Dat is niet meer nodig gezien de gunstige uitkomst van het overleg met de
afspraken gemaakt die aanpassingen noodzakelijk maken in de staat van reserves en voorzieningen. De bestaande algemene reserve is conform bestuursbesluit overgeheveld naar een bestemmingsreserve voor een nieuwe Collectie Beheer Systeem. Tegelijkertijd is n.a.v. de herijkte Nota Verbonden Partijen wederom een algemene reserve ingesteld. 3
Daarnaast is op verzoek van de deelnemers vanaf 2024 een reserve voor externe evaluatie van de GR. Voor het pand in Oudenbosch, waar het WBA de archiefkelder huurt, is een voorziening voor vervangend onderhoud ingesteld. Deze is gebaseerd op een in 2020 opgesteld meerjarig onderhoudsplan voor de periode 2020-2029. Intussen blijkt anno 2024 dat de voorziening de komende jaren ontoereikend wordt. In de praktijk blijkt dat er eerder vervangend onderhoud nodig is dan in het plan opgenomen. De vervanging van de regelkast in de technische ruimte is acuut en de vervanging van armaturen (die los beginnen te raken) kan niet zonder eveneens vervanging
6. Samenvatting Recente ontwikkelingen vragen om bijstelling van de begroting 2024. De effecten zijn positief voor WBA én voor de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft door deze begrotingswijziging nog steeds voldoende middelen om de opgaven die voortkomen uit de beleidsvisie, daadkrachtig op te pakken en door te ontwikkelen. De deelnemende gemeenten gaan minder betalen in 2024 en de door hen gevraagde acties (Nota Verbonden Partijen en richtlijnen begroting) worden adequaat en kostenneutraal al in 2024 uitgevoerd.
(en modernisering) van de lichtbron (nu TL, straks LED). Dit laatste heeft een positief effect op duurzaamheid, milieu en kosten. De commissie BBV heeft tevens richtlijnen gegeven omtrent het optuigen van een voorziening om de kosten te dekken voor de Regeling Vervroegd Uittreden. Hiervoor wordt een deel van het resultaat over 2023 gebruikt. De exacte bedragen zijn hieronder opgenomen in de tabellen
4
Voor het Programma Archiefbeheer hebben deze ontwikkelingen onderstaande gevolgen:
Programma Archiefbeheer Overzicht 2024
Begroting 2024
Begroting na wijziging 2024
Verschil
LASTEN Personele lasten
2.190.212
2.208.872
-18.660
Huisvestingslasten
657.096
600.008
-57.088
Overige exploitatielasten
383.141
402.225
19.084
Onvoorzien
60.000
60.000
0
Storting in voorziening
5.245
5.245
0
Kosten projecten Beleidsvisie
55.000
97.685
42.685
3.350.694
3.374.034
23.340
Totaal lasten BATEN
0
Variabele baten
233.652
233.652
0
Deelnemersbijdrage
3.103.488
2.985.808
-117.680
0
97.685
97.685
13.554
39.434
25.880
0
17.456
17.456
3.350.694
3.374.034
23.340
Opname bestemmingsreserve website Opname onderhoudsvoorziening Opname voorziening RVU Totaal Baten
5
De mutaties in de reserve zijn als volgt: Naam reserve of voorziening
Saldo per 1-12024
Verminderingen
Vermeerderingen
Saldo per 31-122024
Reserves Algemene reserve
125.095
100.000
125.095
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
97.685
0
97.685
0
Reserve nieuw Collectie Beheer Systeem
0
125.095
0
125.095
Reserve Evaluatie Gemeenschappelijke Regeling
0
30.000
0
30.000
222.780
255.095
222.780
255.095
37.362
30.245
39.434
28.173
0
25.536
17.456
8.080
37.362
55.781
56.890
36.253
Totaal Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Regeling Vervroegde Uittreding Totaal
6
De bijdragen van de deelnemers wijzigen eveneens: Deelnemers
Begroting 2024
Begroting 2024
Verschil
na wijziging Bergen op Zoom
961.421
924.965
-36.456
Etten-Leur
181.411
174.533
-6.879
Halderberge
301.766
290.323
-11.443
Moerdijk
359.086
345.469
-13.617
Roosendaal
683.831
657.901
-25.930
Rucphen
130.097
125.165
-4.932
Steenbergen
194.039
186.681
-7.359
Woensdrecht
153.415
147.598
-5.817
Zundert
138.422
133.173
-5.248
Totaal
3.103.488
2.985.808
-117.680
7
Het resultaat over 2023 wordt als volgt verdeeld: Resultaatbestemming 2023 Resultaat
€
234.381
Storting Voorziening RVU
€
25.536
Storting Algemene reserve
€
100.000
Storting bestemmingsreserve Evaluatie GR
€
30.000
Storting Onderhoudsvoorziening pand Beukenlaan
€
25.000
Restitutie aan deelnemers
€
53.845
Restitutie per deelnemer Deelnemer
Bedrag
Bergen op Zoom
€
18.707
Etten-Leur
€
2.757
Halderberge
€
5.317
Moerdijk
€
5.686
Roosendaal
€
11.815
Rucphen
€
2.215
Steenbergen
€
2.993
Woensdrecht
€
2.191
Zundert
€
2.166
8
Vastgesteld in het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief van 3 juli 2024 de voorzitter,
de secretaris,
A.J. Moerkerke
M.H.M. Korving
9
Westbrabantsarchief.nl
1
2024
0
Voorwoord 1. Financiële uitgangspunten 2. Beleidsbegroting 3. Vaststellingsbesluit 4. Begroting 2025 en meerjarenraming 5. Toelichting begroting 6. Verdeelsleutel bijdragen gemeenten 7. Paragrafen 8. Bijlagen
1
Het voorliggende document betreft de begroting 2025 met indicatieve cijfers voor 2026-2028, voor de Gemeenschappelijke Regeling WestBrabants Archief (WBA). Deze begroting is opgesteld om inzicht te geven in de lasten en baten van het WBA voor 2025. Met trots presenteren we de begroting. In deze begroting zijn alle organisatiekosten, loonkosten en bedrijfsvoeringkosten opgenomen, evenals de kapitaallasten van de investeringen en de aanwending van reserves. Vanaf 2023 werken we met een beleidsvisie met vier opgaven. De voorliggende begroting is opgebouwd vanuit deze vier opgaven. Er staan in 2025 een aantal mooie uitdagingen te wachten. Jaarlijks voeren we het toezicht uit op de nog niet overgebrachte archieven en rapporteren hierover vanuit de horizontale verantwoording. De ingezette koers op het gebied van het toezicht scherpen we verder aan in samenwerking met de deelnemers. Het nieuwe webportaal, wat in 2024 wordt opgeleverd, ontwikkelen we door zodat de archieven en collecties beter toegankelijk worden. De begroting is ingericht aan de hand van de regelgeving in het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Ook de kosten voor de afzonderlijke taakvelden zijn inzichtelijk gemaakt. West-Brabants Archief
Het Dagelijks Bestuur
2
De financiële uitgangspunten voor de Begroting 2025 en de
1.3 Investeringen
Meerjarenraming 2026 – 2028 zijn eind 2023 in de vorm van
Het WBA kent een beperkt aantal investeringen. Deze hebben enerzijds
richtlijnen aangeleverd door de gemeenteraden, daarna door het
betrekking op gebouwvoorzieningen en anderzijds op IT.
dagelijks bestuur vastgesteld en gedeeld met de deelnemers in de Kaderbrief 2025. In de herijkte Nota Verbonden Partijen zijn de financiële richtlijnen voor een periode van vier jaar vastgelegd.
1.4 Weerstandsvermogen, reserves en voorzieningen
Deze zijn in overeenstemming met de gemeentelijke richtlijnen.
In de Begroting 2025 is een geactualiseerd inzicht in het risicoprofiel en
1.1 Algemene uitgangspunten
inzicht in het doel en verloop van de reserves en voorzieningen. Vanaf
Het WBA hanteert de volgende algemene financiële uitgangspunten bij
2024 beschikt het WBA weer over een algemene reserve conform de
het opstellen van de begrotingsdocumenten:
richtlijnen in de herijkte Nota Verbonden Partijen. Daarnaast hebben we,
het weerstandsvermogen opgenomen. We geven in de begroting
•
De begroting 2025 sluit aan op de gewijzigde begroting 2024.;
op verzoek van onze gemeenten, een reserve ingesteld voor dekking
•
De begroting 2025, inclusief de meerjarenraming 2026 – 2028,
van de kosten van een evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling.
is structureel financieel sluitend;
Wanneer dat zal zijn is aan de deelnemers. (we gaan in de
De indexcijfers uit de septembercirculaire 2023 zijn verwerkt in
meerjarenraming voorlopig uit van 2027) De bestemmingsreserve
de begroting en de meerjarenraming;
nieuw collectie beheer systeem wordt pas in 2026 benut.
• •
In de begroting 2025 is geen nieuw beleid opgenomen;
•
De begroting 2025 wordt opgesteld met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV).
Om risico’s te dekken is vanaf de begroting 2024 een post “Onvoorzien” opgenomen, dat is bovendien voorgeschreven in het BBV. De hoogte ervan is vastgesteld door het algemeen bestuur op circa 2% van de jaaromzet, oftewel € 60.000. De onderhoudsvoorziening voor dekking
1.2 Indexering
van de kosten van vervangend onderhoud in de door het WBA
Voor de indexering wordt gebruik gemaakt van de indexcijfers uit de
gehuurde archiefkelder is eveneens in 2024 aangevuld. Dit was
Macro Economische Verkenningen 2024, die zijn gepubliceerd in de
noodzakelijk om eerder dan verwachte kosten te dekken.
september circulaire 2023. De volgende indexen, die zijn voorgeschreven in de herijkte NVP, zijn toegepast:
1.5 Besluit Begroting en verantwoording (BBV)
•
Index netto materiële consumptie 1,6 %
De Begroting 2025 is opgesteld op basis van het BBV. Tevens is een
•
Index loonvoet sector overheid 5,8 %
aantal verplichte indicatoren ingevoerd.
3
2.1 (Beleids-) ontwikkelingen In dit hoofdstuk schetsen we de belangrijkste beleidsmatige ontwikkelingen voor het WBA. In de begroting 2025 zijn de beleidsmatige ontwikkelingen vertaald in financiële consequenties voor het WBA en zijn deelnemers. Thema’s als nieuwe wetgeving, Edepot en digitale dienstverlening vereisen inzet en samenwerking tussen de deelnemers en het WBA in 2025 en de daaropvolgende jaren. Gemeenten maken in rap tempo de omslag naar een digitale informatievoorziening. De eerste volledig digitaal geboren archieven zijn al overgedragen. Het is immers een wettelijke plicht om geselecteerde informatie, dus ook de digitale, voor het nageslacht te bewaren en belangrijker nog, blijvend te kunnen raadplegen. Een intensieve relatie met de deelnemende gemeenten is van groot
Kort gezegd zijn de doelstellingen van de samenwerking: Een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve borging van de digitale informatie voor de bedrijfsvoering, verantwoording en controleerbaarheid nu en voor erfgoed in de toekomst. Goede kwaliteit van beleidsontwikkeling en de uitvoering van kerntaken die voortvloeien uit de Archiefwet en lokale regelingen. Geringe kwetsbaarheid van de uitvoering van kritische taken op het gebied van archiefbeheer en wettelijk toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Goede kwaliteit van innovatieve en eigentijdse
belang om ook de digitale toekomst in een E-depot te kunnen
dienstverlening aan de interne en externe klanten binnen de
borgen. Die relatie is het WBA ook aangegaan met vijf verbonden
financiële ruimte
partijen in de regio.
die geboden is.
4
2.1.1 Dienstverlening
2.1.2 Basis op orde
De dienstverlening van het West-Brabants Archief verloopt
Om betrouwbare informatie te kunnen leveren is de basis op orde
grotendeels digitaal. Fysieke dienstverlening is mogelijk op afspraak.
van belang. Voor zowel onszelf als voor onze partners hanteren we
Omdat de focus digitaal is en het voor klanten niet noodzakelijk is om
standaarden en voldoen we aan wet- en regelgeving. De nieuwe
naar Bergen op Zoom te komen investeert het WBA in digitale
archiefwet laat nog even op zich wachten, maar het WBA is actief
dienstverlening. In 2024 leveren we een nieuw webportaal op waar
betrokken bij de lopende consultatierondes. Wij ondersteunen onze
alle bronnen van het WBA ontsloten worden, waaronder het e-depot.
deelnemers en aangesloten verbonden partijen bij het nieuwe
Het zoeken en vinden van informatie wordt hiermee verbeterd. Het
archiefbesluit en de -regeling. In de gemoderniseerde Archiefwet
nieuwe webportaal ontwikkelen we vanaf 2025 verder en processen
worden wijzigingen doorgevoerd zoals het terugbrengen van de
worden geoptimaliseerd. Ook zullen we informatiebronnen van
overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar. Dit houdt in dat de
externen ontsluiten. Hierin werken we samen met onze partners in de
deelnemers de archiefstukken die ouder zijn dan 10 jaar moeten
regio.
overbrengen naar het WBA. Deze verandering zorgt ervoor dat de
We vergroten de toegankelijkheid. Dit doen we door digitaliseringsprojecten en het in huis scannen van aanvragen. In samenwerking met de WVS draait de scanstraat goed en leveren we digitale dienstverlening, zowel aan de klanten als aan onze deelnemers. Ook vergroten we de toegankelijkheid door de overgebrachte archieven beter te beschrijven en achterstanden weg te werken. In 2025 zullen we starten met de aanbesteding voor een nieuwe collectiebeheersysteem. Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld. Een goed functionerend collectiebeheersysteem is van fundamenteel belang voor het WBA. Het ondersteunt onze meest kritische beheersprocessen en zorgt voor continuïteit in kwaliteit van dienstverlening. Van belang is dat dit systeem linked open data (LOD) ondersteunt. LOD verbetert de toegankelijkheid, interoperabiliteit en duurzaamheid van archiefmateriaal. Door archiefgegevens te koppelen en open beschikbaar te stellen, ontstaat er een netwerk van onderling verbonden informatiebronnen. Dit maakt het eenvoudiger voor iedereen om relevante informatie te vinden.
deelnemers nog meer aandacht moeten schenken aan het op orde krijgen van deze informatie! Dit heeft ook consequenties voor de lange-termijn-begroting van het WBA. Informatie zal 10 jaar eerder aangeboden worden aan het E-depot wat betekent dat de opslagkosten sneller zullen stijgen. Ook de vervangingsprojecten die gemeenten momenteel doen, zorgen voor een verhoging van de opslagkosten. We willen inzicht hebben in de hoeveelheid digitaal over te brengen archieven vanuit de deelnemers om hier tijdig in te kunnen participeren. Vanuit de rechtsvoorgangers van het WBA zijn er nog achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Enkele grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt consequent en intensief aandacht, maar er is ook een substantieel aantal kleine archieven die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor niet goed te gebruiken. Naast het wegwerken van de in kaart gebrachte werkvoorraad, gaat de komende jaren veel werk zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het verleden gemaakte toegangen, in het verwerken van aanvullingen (zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies. Er worden landelijk geen mensen meer opgeleid voor deze taak. Daar tegenover staat dat de
5
medewerkers die met deze taak belast zijn binnen het WBA in de
toegang tot archieven en collecties. De lokale zichtbaarheid
periode 2025-2028 met pensioen gaan. Hier ligt nog een flinke
vergroten we door erfgoed in de openbare ruimte te plaatsen. De
uitdaging.
pilot met gemeente Moerdijk om evenementen- en
2.1.3 Erfgoed Erfgoed staat bij het West-Brabants Archief weer op de kaart. Er wordt in 2025 uitvoering gegeven aan het erfgoedplan. Erfgoed is een
elektriciteitskasten te bestickeren zorgde voor een mooi resultaat en biedt mogelijkheden voor onze andere deelnemers. Het straatbeeld verfraait en vandalisme wordt ontmoedigd.
cruciaal onderdeel van onze missie om de geschiedenis van de regio
2.1.4 Organisatie
te bewaren en te delen. Middels de erfgoedwebsite presenteren we
Het West-Brabants Archief is aan het ‘verjongen’. Vanuit onze
de verhalen van de regio en bieden we ruimte voor verhalen van
kernwaarden deskundigheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid
externen. Met moderne technologie streven we ernaar het erfgoed
zoeken we in de schaarse arbeidsmarkt naar professionals en jong
van West-Brabant op een eigentijdse en toegankelijke manier te
talent. We investeren in stageplaatsen en binden jonge medewerkers
presenteren.
vroegtijdig aan de organisatie. Om de medewerkers voldoende
Collecties die we aangeboden krijgen en geacquireerd worden passen binnen het acquisitieprofiel van het West-Brabants archief. Deze collecties worden waar mogelijk klaargemaakt voor digitalisering en online aangeboden. En dit doen we niet alleen, we werken nauw samen met ons netwerk waarmee we een gezamenlijke missie hebben rondom het bewaren en delen van erfgoed. We vullen
ruimte te geven om te ontwikkelen verhogen we het opleidingsbudget. We digitaliseren de personeelsprocessen verder vanuit de HRM ondersteuning van Bergen op Zoom. Zij ondersteunen ook bij de strategische personeelsplanning. In 2025 treffen we de voorbereidingen voor de overstap naar een nieuwe HRM systeem wat regionaal aanbesteed wordt.
elkaar aan en hebben een goede relatie met onze erfgoedcollega’s,
Medewerkers werken graag bij het West-Brabants Archief. Om
heemkundige kringen, Erfgoed Brabant, Brabants Historisch
collega’s voldoende te faciliteren in het plaats- en tijdonafhankelijk
Informatie Centrum (BHIC) en Brabants Heem. Ook komt de
werken wordt in 2025 volgens planning geïnvesteerd in nieuwe
samenwerking met cultuur- en erfgoedmedewerkers van onze
mobile devices. Het WBA kent de mogelijkheden van de digitale
deelnemers op gang.
samenleving. We spelen daarom in op de ontwikkelingen en
We zijn actief bezig met onze vrijwilligers die waardevol werk doen voor de regio. Deze groep breiden we proactief uit en we werken vanuit projecten. Door de groep vrijwilligers te zien, te horen en te
innovaties die een meerwaarde blijken. De organisatie benut bewezen technologische innovaties om de dienstverlening te verbeteren en processen te automatiseren.
ondersteunen, kunnen zij optimaal hun bijdrage leveren. Zo worden de erfgoedcollecties beter toegankelijk en makkelijker gevonden. Alles wat we doen samen met het netwerk heeft als doel om de toegankelijkheid en zichtbaarheid te vergroten. Via een nieuwsbrief communiceren we actief over nieuwe aanwinsten en verbeterde
6
2.2 Taakveldindeling
verbonden partijen op hun beurt ook op het juiste taakveld kunnen
Bij besluit van 5 maart 2016 is er een aantal belangrijke wijzigingen
verantwoorden.
doorgevoerd in de rekenplichtige wetgeving voor gemeenten en
De uitgaven en inkomsten van het WBA betreffen slechts twee
provincies (BBV). Eén van deze wijzigingen betreft de invoering van
taakvelden. Namelijk het algemene taakveld 0.4 Overhead en het
zogenaamde uniforme taakvelden. De begroting moet aan de hand
taakveld 5.4. Musea. Overige taakvelden hebben geen relevantie voor
van deze landelijk uniforme taakvelden worden opgesteld zodat de
het werkveld van het WBA (historische archieven). Het taakveld
begrotingen en realisatiecijfers beter vergelijkbaar zijn voor de
Overhead is feitelijk voor iedere organisatie van toepassing dus ook
informatiebehoeften van derden, zoals het Rijk, de toezichthouders,
voor het WBA. Taakveld 5.4 geldt voor het archiefbeheer, dus ook van
de EU en het CBS. De overheden blijven vrij in hun programma-
het WBA, in zijn volledige omvang.
indeling, maar zijn wel verplicht deze informatie per taakveld op te nemen in de bijlagen van de begroting en jaarstukken. Voor
Voor de indeling en terminologie is de Notitie Overhead van de
verbonden partijen is daarbij specifiek aangegeven, middels de
Commissie BBV gebruikt. Voor 2025 is de verdeling als volgt:
gelijknamige notitie van de commissie BBV, dat ook zij deze bijlage moeten opnemen zodat de gemeente de uitgaven m.b.t. de Kostenverdeling per taakveld
Gewijzigde begroting
Begroting 2025
2024
Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering
707.117
707.089
Taakveld 5.4: Musea
2.666.918
2.495.322
Totaal kosten WBA
3.374.034
3.202.411
21,0%
22,1%
3.374.034
3.202.411
Percentage bedrijfsvoering van totale kosten WBA
Totaal baten WBA
7
2.3 Investeringen De afschrijvingstermijn voor de laptops bedraagt 3 jaar, deze zullen dus in 2025 worden vervangen en de kapitaallasten komen dan voor 2026 e.v. Verdere investeringen met gevolgen voor de staat van activa zijn in 2028 gepland. Meerjaren Investerings Programma 2025-2028 Omschrijving
2025
2026
2027
0
0
26.000
Laptops
2028 26.000
Toelichting
Noodzaak?
nieuwe investering in 2025
Ja
en 2028
Overige IT voorzieningen
0
0
0
43.615
nieuwe investering in 2028
Ja
Boekscanner
0
0
0
22.275
nieuwe investering in 2028
Ja
26.000
0
0
93.918
Totalen Bijdragen van de deelnemers
De bijdragen van de deelnemers zijn op basis van een nieuwe verdeelsleutel berekend. De gevolgen daarvan voor de bijdragen van de deelnemers zijn over drie jaar met een ingroeimodel uitgesmeerd. Het begrotingsjaar 2025 is het tweede jaar van die ingroei. E.e.a. wordt uitgelegd in hoofdstuk 6 van deze begroting.
Deelnemers
2024 nieuwe sleutel
2025 ingroei
2026
2027
2028
ingroei 33,33%
66,66%
100%
100%
100%
bijdragen
bijdragen
bijdragen
bijdragen
bijdragen
Bergen op Zoom
924.965
828.627
739.919
763.140
787.471
Etten-Leur
174.533
199.507
230.197
237.421
244.991
Halderberge
290.323
291.062
297.266
306.595
316.370
Moerdijk
345.469
382.116
428.807
442.264
456.365
Roosendaal
657.901
706.601
754.198
777.868
802.668
Rucphen
125.165
129.775
137.166
141.471
145.982
Steenbergen
186.681
210.914
241.015
248.578
256.504
Woensdrecht
147.598
176.573
211.158
217.785
224.729
Zundert
133.173
148.740
168.321
173.603
179.138
Totaal
2.985.808
3.073.915
3.208.046
3.308.726
3.414.219
8
In de meerjarenraming 2026-2028 zijn indexmatige verhogingen
2.5 Kerngegevens
toegepast. De meerjarenraming maakt gebruik van de indexcijfers uit de septembercirculaire, mits er geen bijzondere kostenmutatie
Het WBA is per 1 juli 2016 ingesteld. Aan de gemeenschappelijke
van toepassing is. Vanzelfsprekend zijn ook de deelnemersbijdragen aangepast aan de meerjarenraming. De bevoorschotting van de gemeentelijke bijdragen vindt per kwartaal plaats 1 januari 2025
40% van het gemeentelijk aandeel
1 april 2025
20% van het gemeentelijk aandeel
1 juli 2025
20% van het gemeentelijk aandeel
1 oktober 2025
20% van het gemeentelijk aandeel
regeling nemen negen gemeenten deel. Het werkgebied heeft in totaal ca. 362.000 inwoners. In 2024 is de Gemeenschappelijke Regeling aangepast aan de gewijzigde WGR. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een dagelijks en een algemeen bestuur. De directeur van het WBA is bestuurssecretaris.
Rijsbergen 1975, Wielrennen platte sturenkoers, Ben Steffen
0
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 3 juli 2024 De voorzitter,
De secretaris,
A.J. Moerkerke
M.H.M. Korving
10
De lasten en baten voor het WBA worden in onderstaande tabel gepresenteerd. De toelichting per onderdeel is in het volgende hoofdstuk opgenomen. De meerjarenbegroting geeft de ontwikkelingen op programmaniveau weer. Voor de jaren na 2025 is rekening gehouden met een indexmatige verhoging van lasten en baten. Programma Archiefbeheer
Begroting
Meerjarenraming
2024 na wijziging
2025
2026
2027
2028
Personele lasten
2.208.872
2.120.259
2.215.823
2.303.761
2.395.311
Huisvestingslasten
600.008
596.058
577.246
588.813
593.964
Overige exploitatielasten
402.225
420.849
444.079
480.291
456.346
Storting in voorziening
5.245
5.245
5.245
5.245
5.245
Onvoorzien
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
Kosten projecten Beleidsvisie
97.865
0
125.095
0
0
3.374.034
3.202.411
3.427.488
3.438.110
3.510.866
233.652
92.153
93.627
95.125
96.648
2.985.808
3.073.915
3.208.046
3.308.726
3.414.219
97.685
0
0
0
0
Onttrekking reserve innovatie CBS
0
0
125.095
0
0
Onttrekking reserve evaluatie GR
0
0
0
30.000
0
Onttrekking voorziening RVU
17.456
8.080
0
0
0
Onttrekking voorziening Oudenbosch
39.434
28.263
720
4.258
0
3.374.034
3.202.411
3.427.488
3.438.110
3.510.866
LASTEN
Totaal lasten BATEN Variabele baten Deelnemersbijdrage Onttrekking reserve innovatie website
Subtotaal Baten
11
Algemeen Het WBA werkt met één programma, namelijk Archiefbeheer. Daarmee zijn onze wettelijke taken volledig gedekt. Binnen dat programma onderscheiden we drie hoofd kostenplaatsen, te weten personeelskosten, huisvestingskosten en exploitatiekosten. Daarnaast is er in de begroting vanaf 2024 weer een post onvoorzien opgenomen (verplicht volgens het BBV) en een post voor (project)investeringen. Die kostenplaatsen worden hieronder kort toegelicht. Personele lasten Begroting 2024 na
Meerjarenraming 2025
2026
2027
2028
2.017.784
1.926.119
2.018.573
2.103.353
2.191.693
opleidingskosten
16.883
17.153
17.427
17.706
17.989
overige personeelskosten
46.081
46.812
47.565
48.329
49.105
inhuur van derden
128.125
130.175
132.258
134.374
136.524
2.208.872 2.120.259
2.215.823
2.303.761
2.395.311
wijziging Omschrijving lasten salarissen en sociale lasten
Totaal lasten
In 2025 werken er 25 personen bij het WBA. Daarmee is de formatie volledig bezet qua kosten. Na het vertrek van medewerkers in een uitloopschaal, ontstaat weer enige ruimte in de personeelsbegroting. Vanaf 2025 dalen de loonkosten vanwege pensionering van een medewerker die gedetacheerd is geweest. Evenzo vervalt vanaf dat moment ook de detacheringsvergoeding. Loonsomsturing blijft uitgangspunt van beleid. Voor een aantal specifieke bedrijfsvoeringsfuncties zoals HR, financiën en logistiek, maakt het WBA gebruik van ingehuurde externen. De lasten daarvoor vallen onder inhuur van derden.
12
Huisvestingslasten Begroting
Meerjarenraming
2024 na wijziging
2025
2026
2027
2028
Omschrijving lasten Huurkosten
440.392
447.438
454.597
461.871
469.261
Energiekosten
65.000
66.040
67.097
68.170
69.261
Onderhoudskosten
76.534
64.433
37.469
41.183
37.934
Overige kosten
18.082
18.147
18.084
17.589
17.509
600.008
596.058
577.246
588.813
593.964
Totaal
Het WBA maakt gebruik van drie panden: De archiefkelder in het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch (geschikt voor de opslag van ruim 4,5 kilometer archief) wordt vanaf 2021 gehuurd van de
Daarnaast worden de kapitaallasten van de verbouwing in 2015-2016 in rekening gebracht bij het WBA; deze maken echter onderdeel uit van de huursom en worden hier dus niet specifiek weergegeven.
nieuwe eigenaar. De huurkosten zijn inclusief service- en energiekosten en een
De benodigde depotcapaciteit van ruim 10 kilometer aan het Wilhelminaveld in
evenredig deel van de kosten voor regulier onderhoud die voor de huurder
Bergen op Zoom wordt gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. De volledige
komen. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening beschikbaar. Vanaf 2021
exploitatie is door het WBA vanaf 2017 overgenomen van de gemeente Bergen op
wordt daarin elk jaar een bedrag van € 5.245 gestort. In 2024 is van het saldo over
Zoom. Deze exploitatiekosten worden vervolgens voor 3/8 deel doorberekend aan
2023 een extra bedrag in de voorziening gestort om acuut vervangend onderhoud
de gemeente, die het depot aan het Wilhelminaveld voor dat deel ook
te bekostigen. In 2025 staat er voor ruim 28 k aan vervangend onderhoud op de rol.
daadwerkelijk voor opslag van museumobjecten gebruikt. De kosten betreffen de
In dit jaar zal ook het onderhoudsplan worden geactualiseerd.
huur, OZB, energie en onderhoud.
Het Koetshuis in het Markiezenhof wordt van de gemeente Bergen op Zoom gehuurd voor de huisvesting van de medewerkers en de dienstverlening aan het publiek. De kosten betreffen de huur, OZB, verzekering, energie en onderhoud.
13
Exploitatielasten Begroting 2024 na wijziging
Meerjarenraming
2025
2026
2027
2028
Omschrijving lasten Software & Hardware
142.389
146.010
148.226
150.971
153.775
Communicatie, internet & abonnementen
162.167
161.439
186.763
189.221
191.608
Accountantskosten
16.462
16.725
16.725
16.992
16.993
Overige kosten
81.207
96.675
92.365
123.106
93.969
402.225
420.849
444.079
480.291
456.346
Totaal
Zoals elke organisatie kent het WBA kosten die te maken hebben met
depot toekomstbestendig te maken en te houden is het structurele
de taakuitoefening oftewel het primaire proces. Het primaire proces van het WBA bestaat uit de wettelijke archieftaken ontsluiten,
budget voor het E-depot vanaf 2024 verhoogd.
beschikbaar stellen en toezicht houden. Hierop is de kostenplaats Exploitatiekosten van toepassing. De opgaven Basis op orde, Dienstverlening en Erfgoed worden uit dit budget gefinancierd. Het beschikbare budget exploitatiekosten bedraagt in 2025 €420.849 en wordt vrijwel geheel besteed aan contractuele verplichtingen en geoormerkte doelen. In het budget vormen de hosting van de website, de opslagkosten van de gedigitaliseerde historische documenten van het WBA en het Edepot de hoogste kostenposten. In 2024 zijn veel data overgeheveld naar het E-depot, waardoor de kosten voor opslag verminderden. Digitaal gevormde (digital born) informatie moet worden bewaard en beheerd in een E-depot. Dit stelt een breed scala aan eisen aan o.m. de wijze waarop bestanden worden gevormd, ontsloten en aangeboden. De mogelijkheden van het E-depot worden steeds beter benut. Dit komt vooral door de professionalisering van het E-depot team. Om het E-
Het budget Exploitatiekosten voorziet in de kosten voor de innovatie van de digitale dienstverlening middels de website www.westbrabantsarchief.nl. De nieuwe website, die ook de functie van erfgoedwebsite heeft, is in 2024 opgeleverd. Om onze digitale ambities waar te kunnen maken is budget nodig voor doorontwikkeling en uitbreiding van die website. Dat is in de begroting voldoende geregeld. Tenslotte dient het budget Exploitatiekosten ook nog voor dekking van de kosten voor IT (hard- en software) en overige bedrijfsmatige voorzieningen. De stijging van de overige kosten in 2027 heeft te maken met de geraamde kosten voor de externe evaluatie van de GR. Het bestuur van het WBA heeft besloten om daarvoor per 2024 een bestemmingsreserve op te nemen, waar vanuit deze kosten gedekt zullen worden.
14
Toelichting op de kosten voor projecten beleidsvisie In 2022 stelde het bestuur van het WBA de beleidsvisie vast. De visie is uitgewerkt in een projectenlijst voor de periode 2023-2028. Een aantal van die projecten kent een kostenplaatje: het gaat dan om (eenmalige) investerings- of aanschafkosten en de jaarlijks terugkerende structurele kosten. Vanaf de begroting 2024 zijn de structurele kosten opgenomen in de exploitatielasten. De eenmalige kosten staan afzonderlijk op de begroting. In 2026 staat een groot project gepland, namelijk de innovatie van het
Collectie Beheer Systeem (CBS) van het WBA. Voor dekking van de investeringslasten is een bestemmingsreserve van ruim € 125.000 beschikbaar.
Toelichting op de variabele baten De baten, behalve de deelnemersbijdragen, zijn geraamd op ruim € 92.000 en bestaan uit inkomsten met een (overwegend)variabel karakter. Het gaat hierbij om: •
leges die het WBA ontvangt voor verleende diensten op basis van de eigen tarievenverordening;
•
inkomsten uit verhuur van depotruimte aan derden;
•
de vergoeding voor diensten die het WBA levert aan verbonden partijen;
•
een vergoeding van kosten voor de exploitatie van het ondergrondse depot aan het Wilhelminaveld. St. Willebrord, Motorcrossen, Ben Steffen
15
De verdeelsleutel voor de deelnemersbijdrage vanaf deze begroting is in 2022 door het WBA bestuur vastgesteld. Daaraan ging een grondig onderzoek vooraf door een projectgroep, bestaande uit deskundigen vanuit de aangesloten gemeenten en het WBA. Net als de oude (uit 2016) verdeelsleutel vormt de hoeveelheid beheerd analoog archief nog steeds de basis voor die verdeelsleutel. Werkgroep en bestuur vonden dit in meerderheid een acceptabeler verdeling dan een volgens inwoneraantal. In tegenstelling tot de opmeting in 2016 zijn alleen de op grond van de Archiefwet overgebrachte overheidsarchieven geteld. Dit sluit beter aan op de (archief)wettelijke taak van het WBA en gemeenten verdelen de kosten alleen voor de door henzelf (en voorgangers) gevormde archiefbestanden. In het bestuur is afgesproken dat elk jaar een actualisatie van het aantal meters plaats vindt. Dan wordt gekeken naar stijging a.g.v. wettelijke overbrenging en daling a.g.v. vervanging. Concreet voor 2025 houdt dit in dat de resultaten van de telling per 31-12-2023 de basis voor de kostenverdeling zijn. Gemeente
getelde meters 2022
% in 2024
getelde meters 2023
% vanaf 2025
Bergen op Zoom
1710
23,45%
1710
23,06%
Etten-Leur
532
7,30%
532
7,18%
Halderberge
687
9,42%
687
9,27%
Moerdijk
991
13,59%
991
13,37%
Roosendaal
1620
22,22%
1743
23,51%
Rucphen
317
4,35%
317
4,28%
Steenbergen
557
7,64%
557
7,51%
Woensdrecht
488
6,69%
488
6,58%
Zundert
389
5,34%
389
5,25%
Totaal
7.291
100%
7.414
100%
Het toepassen van een nieuwe verdeelsleutel heeft voor vrijwel alle deelnemers, behoudens de gemeente Bergen op Zoom, tot gevolg dat de bijdrage stijgt. Om de nadelige effecten van die stijging te dempen is besloten voor een ingroeimodel van drie jaar. Dit resulteert in een ingroei van resp. 33,33% in 2024, 66,66% in 2025 en 100% in 2026 e.v. In de tabel op pagina 10 zijn de werkelijke deelnemersbijdragen uitgewerkt.
16
De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet
Financiële positie
worden besteed zijn Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting
In 2016 is een lening aangegaan bij de gemeente Bergen op Zoom voor
besteden wij ook aandacht aan de paragraaf weerstandsvermogen en
de inrichting van meubilair in het Koetshuis. Dit betekent dat de
risicobeheersing.
aflossingen van de geldleningen gelijk zijn aan de afschrijvingen op de
7.1 Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning
activa en dat de eventuele rentekosten direct ten laste van de betreffende begrotingsposten worden gebracht (dit is van toepassing bij ‘Huisvesting’).
De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door
Investeringen vanaf dat jaar, waaronder ook de volledige vernieuwing
bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen
van de IT-voorzieningen, eind 2022, werden steeds met eigen middelen