6 BIJLAGE 2e Bestuursrapportage BWB 2023
Tekst van het document
2e bestuursrapportage
2023 Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking West-Brabant
Inhoudsopgave 1.
2.
3.
4.
5.
Algemeen ....................................................................................................................................3 1.1
Doel en functie bestuursrapportage ........................................................................................3
1.2
Verwacht resultaat...................................................................................................................3
1.3
Bijstelling begroting en ontwikkeling deelnemersbijdrage .......................................................4
1.4
Leeswijzer................................................................................................................................5
Ontwikkelingen/voortgang primaire proces ......................................................................................6 2.1
Programma Waarderen ...........................................................................................................6
2.2
Programma Heffen ................................................................................................................13
2.3
Programma Invordering.........................................................................................................17
Bedrijfsvoering/organisatie .............................................................................................................20 3.1
Personeel en organisatie.......................................................................................................20
3.2
Informatisering en automatisering .........................................................................................24
3.3
Control ...................................................................................................................................25
Weerstandsvermogen & risicobeheersing .....................................................................................26 4.1
Algemeen ..............................................................................................................................26
4.2
Inventarisatie weerstandscapaciteit.......................................................................................26
4.3
Risicobeheersing ...................................................................................................................26
4.4
Risicoanalyse ........................................................................................................................27
Financiën........................................................................................................................................28 5.1
Overzicht baten en lasten 2023.............................................................................................28
5.2
Toelichting budgetten begroting 2023 ...................................................................................29
5.3
Aandachtspunten waarmee (financieel) nog geen rekening is gehouden.............................31
5.4
Toelichting verwachte realisatie 2023 ...................................................................................32
Bijlagen..................................................................................................................................................34 Bijlage 1: Risicoprofiel BWB over 2023 en volgende jaren................................................................34 Bijlage 2: Inzicht deelnemersbijdrage 2e bestuursrapportage............................................................35
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 2 van 36
1.
Algemeen
1.1
Doel en functie bestuursrapportage
De bestuursrapportage heeft als doel om u te informeren over de voortgang van de (voorgenomen) beleidsontwikkelingen, de zich eventueel aandienende ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering en over eventuele afwijkingen tussen de werkelijke baten en lasten per 1 september ten opzichte van de vastgestelde ramingen bij de primaire begroting. Door een dergelijke rapportage wordt uw algemeen bestuur tussentijds op de hoogte gesteld van zich aandienende afwijkingen en ontwikkelingen, waardoor een tijdige bijstelling van de begroting kan plaatsvinden. Tussentijdse bijstellingen in een bestuursrapportage kunnen een wijziging van de begroting tot gevolg hebben. Als dit een wijziging betreft van de totale bijdrage van de deelnemers, wordt de zienswijze procedure toegepast volgens artikel 30 lid 9 van de Gemeenschappelijke Regeling BWB. Er heeft een verandering in de presentatiewijze plaatsgevonden ten opzichte van 2022. De wijziging bestaat eruit dat het te verwachten resultaat bij de jaarrekening 2023 wordt gepresenteerd. De verandering is doorgevoerd om meer transparantie in de informatievoorziening aan het bestuur aan te brengen.
1.2
Verwacht resultaat
In deze bestuursrapportage zijn de resultaten over de eerste acht maanden van het begrotingsjaar 2023 afgezet tegen de ramingen van baten en lasten uit de primaire begroting 2023 inclusief eerdere wijzigingen. Bij deze resultaten over de eerste acht maanden heeft ook een ‘doorkijk’ naar de rest van het jaar plaatsgevonden. Op basis daarvan is vervolgens beoordeeld of al dan niet een bijstelling van de ramingen plaats dient te vinden. Resultaat 2e bestuursrapportage 2023 Deze tweede bestuursrapportage sluit met een verwacht jaarrekeningresultaat van € 670.000 ten opzichte van de begroting 2023, inclusief eerste begrotingswijziging. Het doel is om een tussentijdse indicatie te geven, er kunnen in de periode tot het opstellen van de jaarrekening afwijkingen optreden als gevolg van omstandigheden die nu nog bekend zijn. Een budget waar de kans op afwijkingen groot is betreft het budget voor proceskostenvergoedingen. Hieronder wordt ingegaan op de belangrijkste financiële ontwikkelingen en hun (potentiële) invloed op het resultaat.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 3 van 36
Proceskostenvergoedingen In de begroting is € 1.468.000 aan proceskostenvergoedingen is opgenomen. Een significante post – ongeveer 7% van de totale begroting – waarvan de raming tot stand is gekomen op basis van kengetallen en gemiddelden waarvan het realiteitsgehalte nog niet valt vast te stellen. Door een beperkte realisatie in uitbetaalde proceskostenvergoedingen en een veranderde werkwijze konden de uitgangspunten voor de raming maar in beperkte mate worden getoetst. Dit levert voor de begroting een risico op afwijkingen op (zowel positief als negatief). In deze bestuursrapportage is geen aanpassing opgenomen in dit budget. Een uitgebreide toelichting hierop is opgenomen in het programma Waarderen (paragraaf 2.1). Personeel (vast en inhuur) voordeel € 440.000 Op personeel wordt een voordeel verwacht van circa € 440.000. Hiervoor zijn twee hoofdoorzaken aan te wijzen. 1. De BWB ondervindt de gevolgen van de problematische arbeidsmarkt. Vacatures kunnen soms niet of later worden ingevuld. Dit ervaren we ook bij het uitzetten van inhuuropdrachten. 2. De BWB heeft de formatie in 2023 afgestemd op de te leveren productie (met name bij de primaire processen waarderen, heffen en invordering) en de ondersteuning die vereist is om de taken uit te kunnen voeren.
Hierin zijn keuzes gemaakt formatieplaatsen tijdelijk niet in te vullen om te beoordelen of kon worden volstaan met een lagere formatie of dat het ambitieniveau nog moet worden vastgesteld (bijvoorbeeld op het gebied van administratieve organisatie en interne beheersing). De gevolgen voor kwaliteit en werkdruk worden gemonitord. Eventuele structurele financiële gevolgen worden beoordeeld bij het opstellen van de kadernota 2025 – 2028 en de 1e bestuursrapportage 2024. Materiële lasten € 200.000 Op de materiele lasten wordt een voordeel verwacht van circa € 200.000. Veroorzaakt door diverse voordelen met name binnen kantoorkosten (€ 75.000), bedrijfsvoering (€ 60.000) en automatisering (€ 70.000). Het betreft hier voornamelijk kleinere afwijkingen. Voor een toelichting op de verwachte verschillen verwijzen wij naar paragraaf 5.4.
1.3 Ten
Bijstelling begroting en ontwikkeling deelnemersbijdrage opzichte
van
de
begroting
inclusief
eerste
wijziging,
voortvloeiende
uit
de
eerste
bestuursrapportage 2023 zijn interne budgetverschuivingen nodig, gezien het verwachtte positieve resultaat is een stijging van de deelnemersbijdrage niet aan de orde. Voor een toelichting op deze mutaties wordt kortheidshalve verwezen naar paragraaf 5.1 (samenvatting) en 5.2 (uitwerking) van deze rapportage. Er wordt een positief jaarrekeningresultaat verwacht. Dit leidt niet tot een verlaging van de deelnemersbijdrage. Het werkelijke jaarrekeningresultaat wordt zoals afgesproken voorgelegd ter
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 4 van 36
bestemming bij de behandeling van de jaarrekening 2023 (AB april 2024). Een begrotingswijziging (met zienswijzeprocedure)
kan
pas
worden
vastgesteld
eind
2023.
De
ontwikkeling
van
de
deelnemersbijdrage is opgenomen in bijlage 2.
1.4
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 worden de ontwikkelingen en de voortgang van het primaire proces beschreven. In hoofdstuk 3 van deze bestuursrapportage is nader ingegaan op de stand van zaken, de voortgang en de zich aandienende ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering en de organisatie in zijn algemeenheid. In hoofdstuk 4 is het hoofdstuk weerstandsvermogen & risicobeheersing opgenomen. De financiële stand van zaken van de exploitatie 2023 met waar nodig een toelichting wordt weergegeven in hoofdstuk 5.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 5 van 36
2.
Ontwikkelingen/voortgang primaire proces
2.1
Programma Waarderen
In deze paragraaf wordt voor een aantal belangrijke productiekwantiteiten aangegeven wat de verwachting is binnen het primaire proces Waarderen. Hierbij wordt rekening gehouden met de werkelijke productie tot en met augustus 2023 en de realisatie van 2022.
WOZ-Objecten
Aantal WOZ-objecten 360.000 330.000 300.000 270.000 240.000 210.000 180.000 150.000
320.530
335.400
333.822
335.400
Begroot 2023
1e bestuursrapportage 2023
Realisatie t/m 31-08-2023
Prognose 2023
120.000 90.000 60.000 30.000 -
Het aantal WOZ-objecten waarvoor een beschikking is uitgegaan bedraagt op 31 augustus 2023 333.822. De verwachting op basis van proefkohieren voor september en oktober is dat nog 1.186 objecten die maanden worden voorzien van een WOZ-beschikking en een belastingaanslag; zodat de prognose 2023 nagenoeg gehaald zal worden en er geen reden is om deze bij te stellen.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 6 van 36
Waardebezwaren
Waardebezwaren 22.500 21.000 19.500 18.000 16.500 15.000 13.500 12.000 21.000
10.500
20.101
20.500
Realisatie t/m 31-08-2023
Prognose 2023
9.000 7.500
13.680
6.000 4.500 3.000 1.500 -
Begroot 2023
1e bestuursrapportage 2023
Het aantal bezwaarschriften over 2023 bedraagt ruim 21.600. Dit getal wijkt af van hetgeen in de tabel onder ‘realisatie t/m 31-08-2023' is opgenomen. Deze afwijking wordt veroorzaakt doordat in de kolom 'realisatie’ de ingetrokken bezwaren al in mindering op het totaal zijn gebracht. Met ingang van volgend jaar zal de tabel aangepast worden zodat ook het daadwerkelijk aantal bezwaren zichtbaar is. Immers, ook aan een ingetrokken bezwaar zijn werkzaamheden verbonden (veelal een telefoongesprek met belanghebbende en administratieve handelingen); daarom is het belangrijk dit totaal ook te benoemen en toe te lichten.
WOZ bezwaren en beroepen voorgaande jaren Het restant aantal WOZ bezwaren van 2022 en voorgaande jaren is zeer gering (circa 150 stuks over de jaren 2020, 2021 en 2022). Deze bezwaren hebben voornamelijk betrekking op beschikkingen die nog in 2023 zijn genomen voor voorgaande jaren, bijvoorbeeld als gevolg van renovaties en splitsingen van WOZ-objecten. Deze bezwaren worden dit jaar binnen de geldende afdoeningstermijn afgehandeld.
WOZ-Bezwaren 2023 Momenteel zijn bijna 11.000 (van de 21.600) bezwaren afgedaan, vrijwel allemaal bezwaren die door particulieren zijn ingediend. Op dit moment wordt de afwikkeling van de NCNP (No Cure No Pay) bezwaren ter hand genomen. De afwikkeling daarvan is om meerdere redenen na die van de particuliere bezwaren geplaatst.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 7 van 36
Werkwijze en volgorde afhandeling Allereerst en bovenal is gekozen om burgers en bedrijven die rechtstreeks bij de BWB hebben gemeld dat zij het met de WOZ-waarde niet eens zijn, een uitspraak te sturen. Het doel van deze aanpak is om te onderstrepen dat de burger voor een uitspraak op een bezwaar op een laagdrempelige wijze bij de BWB kan aankloppen en -soms middels een telefoongesprek met de taxateur- uitleg kan krijgen en bezwaar kan maken. Er is ook nog om een andere reden gekozen om de NCNP bezwaren na afwikkeling van de particuliere bezwaren te behandelen: de NCNP-bureaus wensen voor (nagenoeg) alle bezwaren die zij indienen gehoord te worden aangezien dit een (proces)kostenvergoeding volgens het stelsel van de wet- en regelgeving oplevert. Deze hoorzittingen zijn overigens inmiddels vrijwel allemaal afgerond.
Herwaardering De werkzaamheden in het kader van de Wet WOZ bestaan –naast de afdoening van waardbezwarenvanzelfsprekend ook uit de herwaardering die zal leiden tot een nieuwe waardevaststelling voor het belastingjaar 2024. Deze werkzaamheden starten normaliter begin september en beslaan enkele maanden (tot het einde van 2023). Deze werkzaamheden vallen dus samen met de bezwarenafhandeling. Dat levert dit najaar extra druk op het herwaarderingsproces op, aangezien dezelfde taxateurs die de bezwaren afdoen ook verantwoordelijk zijn voor de herwaardering.
Risico Dit najaar ligt er een forse opgave voor het team Waarderen: het tijdig afhandelen van de resterende 10.000 NCNP en het doorlopen van het proces van de herwaardering. De BWB doet er alles aan om de bezwaren tijdig af te doen om te voorkomen dat een beroep kan worden gedaan op ‘immateriële schadevergoeding’ en ingebrekestellingen wegens overschrijding van termijnen. Hierbij wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van risicoprofielen voor de afdoening van bezwaren waardoor de focus kan liggen op dossiers die echt aandacht behoeven. Daartoe is een ‘beslisboom’ gemaakt met een aantal parameters aan de hand waarvan de kans van slagen van een bezwaar wordt ingeschat. Bezwaren met een laag risico kunnen zo – versneld - met een beperkte toets worden afgedaan; waardoor –zeker met deze aantallen bezwaren- de focus kan komen te liggen op dossiers waar de kans hoog is dat de waarde moet worden bijgesteld. De werkwijze met de beslisboom, en ook enkele andere maatregelen die zijn genomen om de stroom aan bezwaren te kunnen verwerken (robotisering van het proces van doen van uitspraken) is in 2023 ingevoerd zodat ook bijsturing en ‘fine tuning’ met opgedane ervaringen regelmatig voorkomt.
Het team waarderen zet alles er alles op in om de bezwaren tijdig af te handelen (voor 31 december 2023) maar het is realistisch om rekening te houden met een risico dat niet alle bezwaren tijdig afgedaan worden aangezien het gelijktijdig afwikkelen van de resterende bezwaren en de herwaardering die eind december 2023 ook klaar moet zijn, niet eenvoudig te realiseren is met de beschikbare capaciteit. Het verhogen van de personele capaciteit is niet haalbaar gebleken.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 8 van 36
Al maanden komen er geen kandidaten af op opengestelde vacatures, ook detacheringsbureaus hebben geen medewerkers beschikbaar, zodat het inzetten van extra menskracht niet echt een reële optie is. We hebben de mogelijkheid om de afdoening van bezwaren eenmalig met 6 weken te verdagen; daarvan zullen we gebruik maken indien nodig en zo alles op alles zetten om ingebrekestellingen te voorkomen. Deze ingebrekestellingen hebben negatieve financiële consequenties aangezien belanghebbenden aanspraak kunnen maken op een dwangsom (met een maximum van ruim € 1.400 per dossier) op grond van de ‘Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen'. Daarnaast levert het vertraagd afwikkelen van bezwaren negatieve gevolgen op voor de beoordeling van de Waarderingskamer aangezien in wet- en regelgeving is opgenomen dat bezwaren voor 100% moeten zijn afgedaan per 31 december van het desbetreffende belastingjaar. De Waarderingskamer bevraagt de BWB periodiek via vragenlijsten over de voortgang van de afwikkeling van zowel bezwaarschriften als de herwaardering. Het risico op ingebrekestellingen als gevolg van het niet tijdig afdoen van waardebezwaren is opgenomen in de risico-paragraaf.
WOZ-Beroepen 2023 Qua beroepen is het navolgende van belang. Voor het belastingjaar 2023 zijn op dit moment 81 beroepen ingediend, waarvan er nog 80 in behandeling zijn. Dit aantal betreft vooral particulieren die in beroep zijn gegaan, aangezien de afwikkeling van de NCNP bezwaren vanaf 1 september ter hand wordt genomen. Eind augustus waren in totaal 545 beroepsdossiers in behandeling; veelal vanaf het belastingjaar 2021. In onderstaand overzicht is de verdeling van deze dossier over de verschillende heffingsjaren weergegeven.
Overzicht beroepen op 1/9/23 per heffingsjaar
Totaal
2023
2022
2021
2020
2019
Openstaand
545
81
175
273
12
4
De status van deze dossiers is als volgt: -
Van 82 dossiers is van de rechtbank een bericht ontvangen dat een beroep in ingesteld maar heeft nog geen verdere stukkenwisseling met de rechtbank plaatsgevonden.
-
Voor 174 dossiers is een verweerschrift met taxatieadvies door de rechtbank opgevraagd en deze worden stukken worden momenteel voorbereid en ingediend.
-
Van 233 dossiers is de stukkenwisseling gereed en wachten we op en oproep voor een zitting. Uiteraard is aan deze zaken ook nog werk (voorbereiden zitting, voeren mondeling verweer en verwerken uitspraak rechtbank in de WOZ-administratie)
-
Van 56 dossiers is de zitting geweest en wachten we op uitspraak.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 9 van 36
Aan de voorkant van het proces vindt binnen de BWB (bij binnenkomst van een dossier) een screening plaats om te beoordelen of een dossier voor schikking in aanmerking komt. Niettemin valt te voorzien dat de werklast binnen het team voor dit onderdeel erg hoog gaat worden. Aflopende inhuurcontracten worden verlengd en indien noodzakelijk wordt geprobeerd extra capaciteit in te schakelen middels inhuur. De rechtbank heeft voor half oktober een bijeenkomst georganiseerd waarin een uiteenzetting wordt gegeven hoe de rechtbank zelf omgaat met deze ongekende hausse aan zaken. Vermoedelijk zal voor eind 2023 een groot aantal extra zittingsdagen worden ingepland om achterstanden weg te werken.
Wet herwaardering proceskosten en BPM (Belasting voor Personenauto’s en Motorrijtuigen) Zoals uit de media wel duidelijk is geworden, is de problematiek rond de grote aantallen bezwaren die door de bureaus worden ingediend niet beperkt tot de BWB, maar landelijk een dossier van formaat geworden. Daarbij strekt de werkwijze van de NCNP's zich niet alleen uit tot de WOZ, maar ook bij de afdoening van bepaalde categorieën verkeersboetes en beschikkingen BPM zijn deze bureaus zeer actief. De gevolgen daarvan zijn overal dezelfde: verstoring van administratieve processen en grote achterstanden bij de rechtbanken en gerechtshoven. Om die reden is een wetsvoorstel in circulatie gebracht waarin de toekenning van proceskostenvergoedingen sterk aan banden wordt gelegd. Oogmerk is om het verdienmodel van de NCNP's zodanig aan te tasten dat het niet meer rendabel is voor deze bureaus om ‘en masse’ bezwaren in te dienen. Dit wetsvoorstel – dat bekend staat onder de naam: ‘Wet herwaardering proceskosten en BPM’ – zal in oktober 2023 door de Tweede Kamer worden behandeld. Het wetsvoorstel is – in het kader van de demissionaire status van het kabinet – niet controversieel verklaard en zal dus door de Tweede Kamer in behandeling worden genomen. Deze ontwikkeling is voor de BWB positief.
Natuurlijk is het nog de vraag of het voorstel in de huidige vorm ook tot wetgeving wordt verheven en hoe het overgangsrecht zal uitwerken. Het is in het algemeen niet de verwachting dat de invoering plotsklaps tot het omvallen van alle NCNP's zal leiden en de werklast veroorzaakt door de NCNP's dus ook niet van het ene op andere moment zal verdwijnen. Indien het voorstel in huidige vorm wordt aangenomen zal in ieder geval het ‘en masse’ indienen van bij voorbaat kansloze bezwaren minder aantrekkelijk worden, alsmede het ‘horen’ in bezwaardossiers sterk terugdringen. Daarnaast zal het aantal kansloze beroepsprocedures afnemen. Met het feit dat – in het nieuwe model – de proceskostenvergoeding rechtstreeks aan belanghebbenden en niet aan de NCNP wordt uitgekeerd, ontstaat een extra barrière voor de NCNP's. In de eerstvolgende kadernota zal voor het jaar 2025 een inschatting worden gemaakt van het aantal te verwachten bezwaren 2025. Op het moment van opstellen van de kadernota is ook meer duidelijkheid over de overgangsrechtelijke bepalingen in de wet en de mogelijke gevolgen daarvan.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 10 van 36
Omschrijving
Prognose 2023
Realisatie tm 31-08
Realisatie 2022
Realisatie 2021
Realisatie 2020
WOZ-objecten
335.400
333.822
321.033
315.773
315.840
Objecten onder bezwaar
20.500
20.101
8.246
*10.934
9.420
% aandeel WOZ-objecten
6,1%
6,0%
2,6%
3,5%
3,0%
% mutatie bezwaren per jaar
149%
144%
-/- 25%
16%
25%
I - % gegrond verklaard
26%
28%
38%
22%
II - % gegrond waarbij Vermindering WOZ-waarde met >10%
15%
16%
13%
9%
II / I
57%
59%
34%
42%
10.387
4.646
4.756
3.234
49%
56%
44%
38%
€ 1.468.000
€ 22.674
€ 1.011.200
€ 601.500
€ 504.500
406
81
173
103
142
Objecten onder bezwaar & ingediend door NCNP % van alle objecten onder bezwaar Uitbetaalde proceskostenvergoeding Beroepszaken
*Exclusief bezwaren die voortvloeien uit het project Waarderen op Gebruiksoppervlakte.
Financiële gevolgen proceskostenvergoedingen Voor proceskostenvergoedingen is in de 1e bestuursrapportage 2023 het volgende budget opgenomen: Primaire begroting 2023
€
700.000
Aanpassing n.a.v. arrest Hoge Raad
€
300.000
Aanpassing n.a.v. toetreding Loon op Zand
€
18.000
Productiestijging (21.000 i.p.v. 14.000 bezwaren)
€
450.000
Totaal
€
1.468.000
Dit budget is afgestemd op de lasten van de proceskostenvergoedingen als gevolg van bezwaren en beroepen op de vastgestelde WOZ-waarde. Deze lasten bestaan uit de uitkeringen van proceskostenvergoedingen en een dotatie aan de voorziening voor de resterende verplichtingen (inzake de opstaande bezwaren en beroepen) per ultimo 2023. Het verloop van dit budget in het boekjaar 2023 is beoordeeld, tevens is beoordeeld of de voorziening voor openstaande verplichtingen uit 2022 (en eerder) toereikend is. De proceskostenvergoeding is een open-einderegeling. De aanspraken op proceskostenvergoedingen worden niet gelimiteerd door de budgettaire kaders in de begroting. Op basis van historische gegevens en kengetallen worden de kosten zo realistisch mogelijk geraamd. Tussentijds worden de procedures nauwgezet gemonitord en gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de middelen op een verantwoorde wijze worden ingezet. Wanneer het aantal procedures of de gemiddelde afwijken dan is het mogelijk dat het budget niet toereikend is. Dit risico is opgenomen in de risico-paragraaf.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 11 van 36
Afloop voorziening (verplichtingen uit 2022 en eerder) De voorziening voor openstaande verplichtingen uit 2022 (en eerder) is als volgt opgebouwd: de aantallen openstaande bezwaar- en beroepschriften per balansdatum (jaarrekening 2022) zijn vermenigvuldigd met het gemiddelde van uitbetaalde proceskostenvergoeding voor bezwaren en beroepen in 2022.
Openstaande bezwaren per balansdatum
€
52.000
Openstaande beroepen per balansdatum
€
256.000
Totaal
€
308.000
De afloop is gecontroleerd. Per 01-09-2023 zijn 755 bezwaren afgehandeld voor circa € 79.000 en 140 beroepen voor € 85.000. De voorziening is toereikend en zal mogelijk iets te hoog zijn gewaardeerd. Budgettair verloop proceskostenvergoeding 2023 Het budget voor de proceskostenvergoeding 2023 moet toereikend zijn om gedurende het boekjaar de vergoedingen voor proceskostenvergoedingen te dekken en ultimo 2023 een voorziening te kunnen vormen voor de verplichtingen die voortvloeien uit de openstaande bezwaren en beroepen welke ontvangen zijn in 2023. Het budget is slechts zeer beperkt aangesproken. Dit is te verklaren door de volgorde bij het afhandelen van de waardebezwaren die in 2023 zijn ontvangen. Er is voorrang gegeven aan de waardebezwaren die door burgers en bedrijven rechtstreeks bezwaar indien, de proceskostenvergoeding wordt hoofdzakelijk aan NCNP-bureaus uitgekeerd. Deze bezwaren worden in het laatste kwartaal van 2023 afgehandeld en leiden dan tot lasten. Gezien de beperkte realisatie wordt de toereikendheid van het budget beoordeeld op basis van de evaluatie van de uitgangspunten voor de raming. Voor 2023 is een verwachting opgebouwd van de te verwachten lasten voor proceskostenvergoedingen. Deze verwachting is opgebouwd op basis van ervaringscijfers en kengetallen.
Op basis van een actualisatie van deze uitgangspunten wordt rekening gehouden met € 1.520.000 aan lasten. Afgezet tegen het beschikbare budget lijkt hier een nadeel op te gaan treden van € 52.000. Het betreft hier echter een schatting met de nodige onzekerheden.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 12 van 36
2.2
Programma Heffen
In deze paragraaf wordt voor een aantal belangrijke productiekwantiteiten aangegeven wat de verwachting is binnen het primaire proces Heffen. Hierbij wordt rekening gehouden met de werkelijke productie tot en met augustus 2023 en de realisatie van 2022.
Aanslag(regels)
Aantal aanslagen 900.000 800.000 700.000 600.000 500.000 400.000
764.200
812.600
759.901
804.100
300.000 200.000 100.000 -
Begroot 2023
1e bestuursrapportage 2023
Realisatie t/m 31-08-2023
Prognose 2023
Aantal aanslagregels 3.300.000 3.000.000 2.700.000
Totaal: 2.974.700
Totaal: 2.955.654
Totaal: 3.019.600
435.000
447.204
450.000
2.451.720
2.539.700
2.508.450
2.569.600
Begroot 2023
1e bestuursrapportage 2023
Realisatie t/m 31-08-2023
Prognose 2023
Totaal: 2.886.720 435.000
2.400.000 2.100.000 1.800.000 1.500.000 1.200.000 900.000 600.000 300.000 -
Aanslagregels (excl. beschikkingen)
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 13 van 36
Beschikkingen
Er zijn dit jaar meer aanslagen opgelegd dan primair begroot. Dit heeft automatisch tot gevolg dat ook de aanslagregels hoger zijn dan begroot. De toetreding van de gemeente Loon op Zand is bij de eerste bestuursrapportage 2023 verwerkt.
Exoten Gemeenten
30.400
30.330
30.620
35.000
30.400
Exoten Gemeenten
30.000
12.950
15.000
16.690
20.000
15.780
16.690
25.000
-
Regels precariobelasting
Regels reclamebelasting
Begroot 2023
870
827
880
730
2.900
2.627
2.760
2.920
4.970
4.970 155
5.000
4.660
10.000
Aanslagen (water)toeristen
1e bestuursrapportage 2023
Regels hondenbelasting
Realisatie t/m 31-08-2023
Panden BAG
Prognose 2023
Zoals gebruikelijk zal het kohier precariobelasting in het laatste kwartaal van dit jaar worden gedraaid en zijn daar nu geen gegevens van. De verwachting is dat de realisatie overeen zal komen met de raming. Voor sommige exoten geldt ook dat de productie hoger is dan primair begroot. Ook hierbij wordt dat veroorzaakt door de toetreding van de gemeente Loon op Zand welke bij de eerste bestuursrapportage 2023 is verwerkt.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 14 van 36
Exoten Waterschap
Exoten Waterschap (zuiveringsheffing) 24.000 21.000 18.000 15.000 12.000 9.000
19.280
20.000
19.811
Begroot 2023
1e bestuursrapportage 2023
Realisatie t/m 31-08-2023
21.000
6.000 3.000 -
Prognose 2023
We zien dat de realisatie van de met de eerste bestuursrapportage aangepaste hoeveelheid begrote aantal aanslagen bijna is gerealiseerd. In de resterende periode zullen nog aanslagen worden opgelegd.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 15 van 36
Bezwaren
Bezwaren heffen gecategoriseerd 11.000 10.000 9.000
8.690
8.750 8.000
8.000 7.000
5.853
6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000
190
-
Heffingsbezwaren Begroot 2023
220
124
220
Legesbezwaren
1e bestuursrapportage 2023
Realisatie t/m 31-08-2023
Prognose 2023
Er zijn minder heffingsbezwaren ontvangen ten opzichte van voorgaande jaren. Een specifieke oorzaak is hiervoor niet aan te wijzen. Het is dan ook lastig in te schatten hoeveel bezwaren we gedurende de laatste 4 maanden zullen ontvangen.
Leegstand Het team Heffen werkt continu aan de actualiteit van de data met als doel de kwaliteit van de data te verhogen. Ook wordt hiermede de kans op bezwaren verkleind, vastgesteld op basis van onjuiste gegevens. We constateren dat data over leegstand in toenemende mate niet actueel is. Dit is aanleiding geweest om een procesaanpassing te doen. Zo maken we nu bijvoorbeeld gebruik van meerdere bronnen (niet alleen Kamer van Koophandel maar ook beschikbare actuele fotobestanden en programma’s) om te komen tot een overzicht van de vermeende actuele leegstand. Er is sprake van administratieve leegstand van verblijfsobjecten uit de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) als er geen bewoning is volgens de Basisregistratie Personen (BRP), er geen bedrijvigheid is volgens het Handelsregister (HR) of er geen (fiscaal) gebruik is volgens de Registratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Van deze basisadministraties is de BWB voor het grootste deel afnemer en geen beheerder. De leegstand wordt door ons onderzocht en per geval handmatig verwerkt. Waar nodig vindt een terugmelding aan de beheerder plaats. De aanpassing moet leiden tot een hogere kwaliteit van de data en heeft tot doel de volledigheid en juistheid van de aanslagen te verhogen.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 16 van 36
2.3
Programma Invordering
In deze paragraaf wordt uiteengezet wat we verwachten betreft enkele belangrijke productiecijfers in het kader van het Invorderingsproces. Deze verwachtingen zijn gebaseerd op de daadwerkelijke prestaties tot en met augustus 2023, de prognose voor de rest van het jaar, en de resultaten van 2022.
Invorderingsproces
40.000
50.000
47.800
55.000
47.000
Invorderingsproces
45.000 30.325
40.000 35.000
-
Aanmaningen Begroot 2023
Dwangbevelen 1e bestuursrapportage 2023
Hernieuwde bevelen Realisatie t/m 31-08-2023
610
275
600
5.000
610
10.500
11.500
6.046
10.000
8.500
15.000
11.247
12.360
20.000
12.560
25.000
16.500
30.000
Beslag
Prognose 2023
De realisatie van het aantal aanmaningen zal dit jaar lager zijn dan primair begroot. Dit is te verklaren doordat vorig jaar de achterstand in aanmaningen grotendeels al is ingelopen. Hoewel we nog niet direct een vergelijkbare daling zien bij de dwangbevelen ten opzichte van de begroting dit jaar, zien we wel een afname ten opzichte van vorig jaar. We verwachten dan ook dat de aantallen in 2024 minder sterk zullen afwijken van de begrotingscijfers 2024. Voor de hernieuwde bevelen is in de eerste bestuursrapportage al een stijging benoemd ten opzichte van de begroting. Deze stijging lijkt nu minder sterk dan eerder gedacht. Ook voor hernieuwde bevelen is de verwachting dat de afwijking ten opzichte van de begroting voor 2024 volgend jaar veel minder zal zijn. De verschillen die nu opvallen, zijn nog steeds het gevolg van eerder ontstane achterstanden tijdens de coronapandemie, gevolgd door de implementatie van het nieuwe belastingsysteem. Deze verschillen laten tegelijk het positieve resultaat zien van een inmiddels goed werkend systeem dat succesvol bijdraagt aan het wegwerken van de eerder opgelopen achterstanden.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 17 van 36
Ontwikkelingen Invordering Veranderingen per 1 juli •
Verkorte periode schuldsanering Met ingang van 1 juli 2023 is de verkorte aflosperiode bij Wettelijke schuldsanering van toepassing. Rechters houden altijd de mogelijkheid behouden om anders te beslissen, maar het basisprincipe blijft gelijk aan dat van de minnelijke schuldhulpverlening: een saneringsperiode van 18 maanden. De 'Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen' zelf ondergaat geen wijzigingen, alleen de duur van de aflosperiode wordt verkort.
•
Invoering van de betalingsvordering Vanaf 1 juli hebben lagere overheden de mogelijkheid om gebruik te maken van de betalingsvordering. De toepassing van de betalingsvordering maakt het mogelijk om op een vereenvoudigde wijze beslag te leggen op bank- en spaarrekeningen van belastingschuldigen. BWB zal een zorgvuldige afweging maken om te bepalen op welk punt in het invorderingsproces dit instrument zal worden ingezet.
Autonome / Soevereine mensen Een groeiend aantal Nederlandse burgers beschouwt zichzelf als 'autonoom'. Ze erkennen de autoriteit van de overheid niet en weigeren belastingen en boetes te voldoen. Volgens de inlichtingendienst AIVD zijn er momenteel ongeveer tienduizend personen in ons land die zichzelf als autonoom beschouwen. Deze individuen geloven dat ze zich kunnen onthechten van de Nederlandse Staat en daardoor vrijgesteld zijn van belastingen, premies en boetes. De AIVD beschouwt deze stroming als de voornaamste vertakking van anti-overheidsextremisme. Deurwaarders en diverse overheidsinstanties, waaronder de BWB, worden steeds vaker geconfronteerd met deze groep personen die weigert te betalen. Bezwaar en beroep tegen uitstel van betaling en kwijtschelding De staatssecretaris van Financiën - Fiscaliteit en Belastingdienst heeft de Tweede Kamer geïnformeerd over de geleidelijke invoering van de wet betreffende bezwaar en beroep inzake kwijtschelding en uitstel van betaling. Deze wet faciliteert het indienen van bezwaar bij de invorderingsambtenaar en het instellen van beroep bij de rechter. Vanaf 1 januari 2027 zal deze wet in eerste instantie van kracht zijn voor rijksbelastingen, terwijl de toepassing op lokale heffingen op een later tijdstip zal worden vastgesteld en aangekondigd.
Het oorspronkelijke plan was om deze wet reeds in 2019 te laten ingaan, maar de Belastingdienst heeft aangegeven dat deze deadline, gezien andere prioriteiten, niet haalbaar was.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 18 van 36
Kosteloze betalingsherinnering In november 2022 dienden de Kamerleden Dekker-Abdulaziz en Kat een motie in waarin zij verzochten de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties te onderzoeken of het verplicht kan worden voor overheidsorganisaties om na het verstrijken van de betaaltermijn kosteloze betalingsherinneringen te versturen, zoals dit ook verplicht is in het consumentenrecht voor bedrijven. Het rapport dat vanuit het ministerie zal volgen, zal een aanbeveling bevatten met betrekking tot de vraag of dit een verplichte ('moet') dan wel een facultatieve ('kan') handeling moet zijn. Op basis hiervan zal de minister een brief aan de Kamer opstellen, waarop vervolgens een besluit kan worden genomen. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) verwacht dat het versturen van een kosteloze betalingsherinneringen een 'kan-bepaling' zal blijven, mede vanwege de autonomie van gemeenten.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 19 van 36
3.
Bedrijfsvoering/organisatie
3.1
Personeel en organisatie
In de eerste bestuursrapportage 2023 zijn er de onderstaande onderwerpen aangehaald: -
Strategische personeelsplanning
-
Werving en Selectie/vacatures
-
Verzuim
-
Loonontwikkeling
-
Functiewaardering
Hieronder wordt per onderwerp de stand van zaken beschreven.
Strategische personeelsplanning Inmiddels heeft de personeelsscan per team plaatsgevonden. Per team worden interventies ingezet. Deze interventies richten zich op: -
Het verbeteren van het functioneren van de medewerkers;
-
Het bieden van ontwikkel- / loopbaanperspectief aan medewerkers;
-
Het begeleiden van medewerkers om met toekomstige veranderingen om te gaan.
De personeelsscan wordt structureel twee keer per jaar gehouden om te monitoren of de interventies het gewenste effect hebben.
Werving & Selectie De krapte op de arbeidsmarkt blijft een aanhoudend probleem, maar desondanks slaagt onze organisatie erin een deel van de opengestelde vacatures in te vullen. Echter hebben de aangetrokken nieuwe medewerkers weinig tot geen ervaring in het vakgebied. De medewerkers worden geselecteerd op basis van de gestelde competenties. Dit betekent dat deze medewerkers opgeleid en goed ingewerkt dienen te worden. Dit heeft als gevolg dat het opleidingsbudget van de BWB dit jaar is overschreden, het budget zal worden bijgesteld via deze tweede bestuursrapportage. In 2024 zullen we nauwkeuriger in kaart brengen welke opleidingsbehoeften er zijn, waarbij we de bevindingen van de personeelsscan zullen meenemen. Tevens moeten ervaren medewerkers meer tijd besteden aan het inwerken van de nieuwe medewerkers. Dit brengt extra werkdruk en minder productiviteit van ervaren medewerkers met zich mee. Daarnaast is in de formatie geen rekening gehouden met de extra uren die het kost om deze nieuwe medewerkers te begeleiden en in te werken. Deze ontwikkeling maakt dat de arbeidsproductiviteit zal dalen waardoor er naar verwachting extra capaciteit ingezet zal moeten worden om dit te compenseren.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 20 van 36
Moeilijk vervulbare functies Binnen onze organisatie blijven enkele posities lastig te vervullen. De BWB heeft op basis van de personeelsscan duidelijk in kaart gebracht wat de zogenaamde eenmansfuncties zijn. Het is van cruciaal belang voor onze dienstverlening om deze functies tijdig in te vullen. Wanneer het bekend is dat de medewerkers die deze functie bekleden de organisatie gaan verlaten (voornamelijk vanwege pensionering), nemen we de beslissing deze functie vroegtijdig open te stellen. Dit geeft zowel de organisatie als de vertrekkende medewerker de gelegenheid om voor een goede overdracht van de werkzaamheden te zorgen.
Arbeidsproductiviteit Ervaren medewerkers moeten meer tijd besteden aan het inwerken van de nieuwe medewerkers. Dit brengt extra werkdruk en minder productiviteit van ervaren medewerkers met zich mee. Daarnaast is in de formatie geen rekening gehouden met de extra uren die het kost om deze nieuwe medewerkers te begeleiden en in te werken. Deze ontwikkeling maakt dat de arbeidsproductiviteit zal dalen waardoor er naar verwachting extra capaciteit ingezet zal moeten worden om dit te compenseren. Nog een punt van aandacht ten aanzien van de arbeidsproductiviteit is het verminderen van de kwetsbaarheid binnen enkele functies door diverse collega’s op meerdere taken in te werken, zodat men onderling vervangbaar is.
Verzuim Over de maanden januari t/m augustus 2023 was het gemiddelde verzuimpercentage 7,8%. We zien ten opzichte van de vorige rapportage een significante daling. Werk- en niet-werkgerelateerd verzuim Het merendeel van het verzuim wordt veroorzaakt door niet-werkgerelateerd verzuim. Het betreft hier zowel fysieke aandoeningen alsmede mentale klachten. In veel gevallen worden de zieke medewerkers geconfronteerd met wachtlijsten voor een specifieke behandeling. Wanneer mogelijk probeert de BWB hier invloed op uit te oefen door zelf hulp in te kopen, denk hierbij aan psychologische ondersteuning. Echter in een aantal situaties is dit niet mogelijk en dienen de collega’s te wachten totdat er ruimte is om de behandeling op te starten.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 21 van 36
Verzuimpercentage 13,0% 12,4% 12,0% 11,0%
10,8%
10,6%
10,0% 9,0%
11,6%
11,5%
11,3%
11,2% 10,4%
10,4%
9,8% 8,6%
8,4%
8,3%
8,0%
7,8%
7,0% 6,0%
5,9%
5,0% 4,0%
4,9%
jan-23
feb-23
mrt-23
apr-23
mei-23
jun-23
5,2% 4,6% jul-23
Verzuimpercentage 2023
Gemideld verzuimpercentage 2023
Verzuimpercentage 2022
Gemideld verzuimpercentage 2022
aug-23
Verzuimduur in percentage Januari tot en met augustus 2023 7,0%
Totaal: 5,9%
6,0% 1,1%
5,0% 4,0% 3,0%
4,8%
2,0% 1,0% 0,0%
Totaal: 0,7%
Totaal: 0,9%
0,7%
0,9%
Kort (< 11 dagen)
Middellang (11 t/m 42 dagen)
Verzuimduur niet-werkgerelateerd
Lang (> 42 dagen)
Verzuimduur werkgerelateerd
Verzuimbegeleiding De medewerkers worden adequaat ondersteund door de teammanagers en het team P&O. Er is ondertussen een nieuwe bedrijfsarts gestart en de eerste ervaringen zijn positief. Met deze nieuwe bedrijfsarts zullen we een diepgaandere analyse uitvoeren om te onderzoeken wat er nodig is om het ziekteverzuim nog verder verminderen.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 22 van 36
Loonontwikkeling De huidige CAO loopt tot 31 december 2023. Totdat er een nieuwe CAO is gesloten kan nog niet worden aangegeven wat de loonontwikkeling zal worden hier wordt bij stilgestaan in de kadernota 2025-2028.
Functiewaardering In 2023 staat gepland om de functies van de coördinatoren binnen de BWB opnieuw te beschrijven en te waarderen. Dit traject zal naar verwachting in 2023 worden afgerond en in 2024 worden geïmplementeerd.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 23 van 36
3.2
Informatisering en automatisering
ICT Op het gebied van ICT en Informatieveiligheid zijn er in 2023 twee projecten te benoemen voor de tweede bestuursrapportage. Het eerste project betreft het project om de netwerkschijven dusdanig te organiseren dat zij ook te gebruiken zijn in de Microsoft365 omgeving, waardoor de BWB nog flexibeler kan opereren. Daarnaast is de wijze van bewaren veiliger en voldoet het aan de eisen die de AVG aan de BWB stelt. Het tweede project betreft het managementinformatiesysteem waar eerder over is gerapporteerd. Ook de afgelopen periode is er weer een verbeter- en verdiepingslag gemaakt waardoor gebruikers (waaronder de regie-ambtenaren van de verschillende deelnemers) over meer toegespitste data en informatie kunnen beschikken. Dit zorgt ervoor dat er minder tijd verloren gaat aan het vergaren van verschillende soorten data en informatie en dat is prettig voor alle betrokken partijen. Eerder is gemeld dat BWB een aantal processen geautomatiseerd heeft met behulp van robotisering. Dat is veelal mogelijk gemaakt met kennis van externe partijen, maar inmiddels is ook binnen de BWB de kennis over robotisering opgedaan, waardoor BWB minder afhankelijk is van externe partijen. BWB blijft ontwikkelen en investeren op het gebied van BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheden). BWB heeft de afgelopen periode gebruik moeten maken van een externe CISO (Chief Information Security Officer).
Inmiddels heeft BWB een CISO in vaste dienst en ook dit gegeven zal helpen om op de langere termijn BWB veiliger te maken op het gebied van informatieveiligheid.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 24 van 36
3.3
Control
In 2022 is gestart met het verbeteren van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) van de BWB. De prioriteit voor 2023 ligt op een succesvolle implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. De BWB heeft twee financiële hoofdstromen: -
Eigen exploitatie van de BWB: Voor deze stroom wordt verantwoording afgelegd binnen de reguliere Planning & Control-cyclus.
-
Belastingopbrengsten van de deelnemers: Deze vallen buiten de exploitatie van de BWB en worden verantwoord via de jaarverantwoordingen belastingen en heffingen.
Voor het boekjaar 2023 zal het dagelijks bestuur van de BWB-verantwoording afleggen over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. Dit gebeurt aan de hand van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening, die vervolgens wordt gecontroleerd door een accountant. De accountant beoordeelt of de verstrekte informatie in de rechtmatigheidsverantwoording correct en volledig is. Om deze rechtmatigheidsverantwoording met succes te implementeren, worden momenteel verschillende activiteiten uitgevoerd, waaronder het actualiseren van het interne controleplan, het uitvoeren van risicoanalyses, het actualiseren van processen en interne controles. In oktober zal het algemeen bestuur voorstellen ontvangen om invulling te geven aan haar kaderstellende rol in dit proces. Hierbij gaat het onder andere om de scope van de controle, verantwoordingsgrenzen, rapportagetoleranties en rapportageprocedures. Deze zullen - waar nodig formeel worden vastgelegd in verordeningen en protocollen. De belastingopbrengsten van de deelnemers worden apart verantwoord in eindverantwoordingen per deelnemer, die deze vervolgens opnemen in hun eigen jaarrekeningen. Zoals gebruikelijk geeft de accountant van de BWB, een controleverklaring af over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid van deze opbrengsten.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 25 van 36
4.
Weerstandsvermogen & risicobeheersing
4.1
Algemeen
In
de
paragraaf
weerstandsvermogen
en
risicobeheersing
wordt
inzicht
gegeven
in
de
weerstandscapaciteit van de BWB. De weerstandscapaciteit is de mate waarin onvoorziene, financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat verandering van beleid noodzakelijk is. Om dit te kunnen beoordelen, dient er inzicht te zijn in de omvang en achtergronden van de aanwezige weerstandscapaciteit en de risico’s die voor de BWB aanwezig zijn.
4.2
Inventarisatie weerstandscapaciteit
Onder weerstandscapaciteit wordt verstaan de middelen en mogelijkheden die de organisatie heeft om onverwachte, niet-begrote kosten te kunnen dekken. Voorbeelden van deze middelen zijn het vrij aanwendbare gedeelte van de algemene reserve, de onbenutte belastingcapaciteit en de post onvoorzien die in de begroting is opgenomen. Voor de BWB geldt dat zij geen reserves en onbenutte belastingcapaciteit heeft. De enige vorm van weerstandsvermogen in structurele zin is de post onvoorzien ad. € 80.000 die in de begroting is opgenomen. Bij de eerste bestuursrapportage is de post onvoorzien volledig aangewend om in te spelen op de stijging van het aantal waardebezwaren.
4.3
Risicobeheersing
Om een juist beeld van de financiële positie van de BWB te krijgen, is het noodzakelijk dat helder is met welke risico’s de samenwerking kan worden geconfronteerd. Onder risico wordt in dit verband verstaan ‘een niet door de BWB te beïnvloeden gebeurtenis, onvoorspelbaar en onafwendbaar als deze zich voordoet, met veelal financiële of materiële gevolgen die niet specifiek af te dekken zijn’. De BWB streeft ernaar om risico’s zoveel mogelijk te ondervangen door zorgvuldig te handelen bij procedures, het treffen van beheermaatregelen en de benodigde verzekeringen af te sluiten. Het vormen van een financiële buffer voor niet voorzienbare financiële tegenvallers is op voorhand niet aan de orde. Op grond van artikel 31, lid 4 van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking West-Brabant zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat de BWB te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan al haar verplichtingen tegenover derden te kunnen voldoen. Concreet betekent dit dat de risico’s voor rekening van de deelnemers komen.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 26 van 36
4.4
Risicoanalyse
Het is van belang periodiek een analyse van de risico’s te maken welke voortvloeien uit de bedrijfsvoering van de samenwerking. De risico’s zijn opnieuw beoordeeld bij het opstellen van deze bestuursrapportage. Aanpassing bepalen risicoprofiel Het totale financiële risico afgezet tegen de kans dat een dergelijk risico zich voordoet, geeft een beeld over het risicoprofiel van de BWB (Risico = Kans x Gevolg). In bijlage 1 zijn de risico’s opgenomen. Concreet levert dit een risicoprofiel op van € 325.000, een beperkte stijging ten opzichte van de 1e bestuursrapportage (€ 305.000). Deze stijging wordt veroorzaakt door de risico’s zoals toegelicht in het programma Waarderen. Genoemd risicoprofiel kan/dient normaliter te worden afgedekt door de aanwezige weerstandscapaciteit van de organisatie. In de Gemeenschappelijke Regeling van de BWB is echter besloten dat door de organisatie geen algemene reserve mag worden gevormd. De enige vorm van weerstandscapaciteit waarover de BWB normaliter beschikt, is de in de begroting opgenomen post onvoorzien. Deze is in 2023 ingezet ten behoeve van de stijging van de waardebezwaren Indien zich in de praktijk een risico aandient, zal dit door de deelnemers zelf moeten worden afgedekt. In dat kader is het belangrijk dat het bestuur zich bewust is van de mogelijke risico’s die horen bij de uitvoering van het beheer en het beleid van de BWB.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 27 van 36
5.
Financiën
5.1
Overzicht baten en lasten 2023
Onderstaand wordt weergeven hoe de baten en lasten 2023 zich verhouden over geheel 2023. Op basis van de werkelijke cijfers over de periode januari tot en met augustus 2023 heeft er een extrapolatie plaatsgevonden die leiden tot een bijstelling van de tweede bestuursrapportage 2023. De bijstelling tussen de programma’s die niet leiden tot een wijziging in de algemene deelnemersbijdrage is hieronder weergegeven.
Lasten
Primaire begroting 2023
1e berap wijziging
2e berap wijziging
Begroting na 1e wijziging
Begroting na 2e wijziging
Waarderen
4.840.000
1.207.000
6.047.000
5.000
6.052.000
Heffen
2.146.000
236.000
2.382.000
-15.000
2.367.000
Invordering
2.165.000
91.000
2.256.000
-30.000
2.226.000
Subtotaal programma's
9.151.000
1.534.000
10.685.000
-40.000
10.645.000
Kosten overhead
8.888.000
863.000
9.751.000
190.000
9.941.000
7.000
-
7.000
-
7.000
-
-
-
-
-
80.000
-80.000
-
-
-
Subtotaal overhead
8.975.000
783.000
9.758.000
190.000
9.948.000
Totaal lasten
18.126.000
2.317.000
20.443.000
150.000
20.593.000
Treasury Vennootschapsbelasting Post onvoorzien
Baten
Primaire begroting 2023
1e berap wijziging
2e berap wijziging
Begroting na 1e wijziging
Begroting na 2e wijziging
Waarderen
-
-
-
-
-
Heffen
-
-
-
-
-
Invordering
-
-
-
-
-
Subtotaal programma's
-
-
-
-
-
255.000
15.000
270.000
70.000
340.000
-
240.000
240.000
80.000
320.000
17.871.000
2.062.000
19.933.000
-
19.933.000
Vennootschapsbelasting
-
-
-
-
-
Post onvoorzien
-
-
-
-
-
Subtotaal overhead
18.126.000
2.317.000
20.443.000
150.000
20.593.000
Totaal baten
18.126.000
2.317.000
20.443.000
150.000
20.593.000
Opbrengst overhead Treasury Bijdragen deelnemers
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 28 van 36
5.2
Toelichting budgetten begroting 2023
Algemeen De voorgaande tabel geeft aan dat er bijstellingen dienen plaats te vinden die niet leiden tot een wijziging van de totale deelnemersbijdrage. Deze wijzigingen waren op het moment van samenstellen van de eerste bestuursrapportage nog onvoldoende in beeld. Aangezien er geen bijzondere afwijkingen zijn met betrekking tot de, in de kadernota beschreven onderdelen, vindt er ook geen wijziging plaats. Zo is de inflatie niet verder opgelopen, is de CAO niet gewijzigd en is de verwachte proceskostenvergoeding op basis van het budget gelijk gebleven. Verschillen 2e bestuursrapportage ten opzichte van de 1e bestuursrapportage In de toelichting op de budgettaire wijzigingen is inzicht gegeven op de belangrijkste verschillen tussen de eerste en de tweede bestuursrapportage 2023. Er wordt alleen ingegaan op wijzigingen van meer dan 0,5% ten aanzien van de gehele begroting. Dit betreft in absolute getallen alleen wijzigingen groter dan € 100.000. Kleinere wijzigingen worden weergegeven onder ‘overige kleine verschillen’.
Wijzigingen (> € 100.000) Loonkosten (€ 110.000 V) De loonkostenbudgetten zijn verminderd met € 110.000 ter compensatie van andere budgetten. Het budget is niet volledig benut vanwege vertragingen bij het invullen van functies, de moeilijkheid om geschikt personeel aan te trekken en andere ontwikkelingen. Over de programma’s verdeeld is de aanpassing als volgt: -
Loonkosten Programma Overhead
€ 50.000 V
-
Loonkosten Programma Heffen
€ 30.000 V
-
Loonkosten Programma Invordering
€ 30.000 V
Overige personeelskosten (€ 175.000 N) Het budget overige personeelskosten bestaat uit twee wijzigingen. Het opleidingsbudget is verhoogd met € 75.000 als gevolg van het LEAN-traject, een actualisatieslag en het opleiden van een groot aantal nieuwe medewerkers. Bovendien is het uitstroombudget verhoogd met € 100.000. Het is belangrijk om op te merken is dat deze extra kosten echter worden teruggevorderd via het UWV, wat betekent dat de bijdrage personeel met hetzelfde bedrag wordt aangepast. Compensabele btw (€ 100.000 N) De compensabele btw valt hoger uit door de snel stijgende prijzen en door de grote hoeveelheid aan inhuurkrachten. Het budget was in de eerste bestuursrapportage onvoldoende aangepast, omdat er op dat moment maar een beperkte realisatie was van vier maanden. Het budget is hierdoor met € 100.000 verhoogd. Bijdrage personeel (€ 100.000 V) Dit betreft de eerdergenoemde teruggave van uitstroomkosten via het UWV.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 29 van 36
Overige kleinere verschillen (< € 100.000) Diverse kleinere verschillen op de lasten zijn per saldo € 15.000 voordelig, verdeeld over verschillende budgetten. Ten aanzien van de baten zijn de overige mutaties per saldo € 50.000 voordelig. Algemene deelnemersbijdrage Ondanks dat er een interne wijziging heeft plaatsgevonden, blijft de totale algemene deelnemersbijdrage ongewijzigd. Er vinden tussen de deelnemers onderling wel mutaties plaats als gevolg van de budgettaire en productieaanpassingen in de kostenverdeelstaat. De mutaties tussen de deelnemers onderling zijn inzichtelijk gemaakt in bijlage 2, maar worden niet aan individuele deelnemers doorberekend vanwege de niet-significante aard van deze verschillen. De uiteindelijke verrekening zal worden opgenomen in de jaarrekening.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 30 van 36
5.3
Aandachtspunten waarmee (financieel) nog geen rekening is gehouden
Naast de huidige cijfers zijn er echter nog enkele aandachtspunten of risicofactoren waarvoor in deze tweede bestuursrapportage nog geen financiële vertaling plaatsvindt. KinderOpvangToeslagAffaire (KOTA) De afspraken over de compensatie van de kosten die gemeenten in het kader van de hersteloperatie maken, zijn opgenomen in specifieke uitkeringen. Deze zijn vorm gegeven in gepubliceerde ministeriële regelingen. In deze bestuursrapportage is echter nog geen rekening gehouden met de kwijtgescholden (waterschaps)belastingen en de compensatie van uitvoeringskosten. Functiewaardering Op het moment van opstellen is de functiewaardering voor de coördinerende C nog niet afgerond. Deze wijziging in functiewaardering brengt mogelijk een formatiewijziging met zich mee en daarbij ook een wijziging van de salarisbudgetten. Gezien de huidige status van de waardering is deze nog niet te verwerkt. De functiewaardering van de WOZ-taxateurs is wel afgerond en resulteert in een extra benodigd budget van € 60.000. Gezien het verwachte voordelige resultaat wordt deze extra uitgave in 2023 opgevangen binnen het huidige budget. In 2024 zal de functiewaardering wel moeten worden verwerkt.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 31 van 36
5.4
Toelichting verwachte realisatie 2023
Algemeen Zoals in hoofdstuk 1 gesteld, wordt er een doorkijk geboden naar het verwachte jaarrekening resultaat. Dit betreft een rekenkundige inschatting op basis van de huidige kennis en inzichten. In het overzicht hieronder wordt een samenvatting gegeven van de verwachte realisatie. Het resultaat komt naar onze verwachtingen uit op € 670.000. Dit komt neer op 3,3% ten opzichte van de gehele begroting na de tweede wijziging. Dit resultaat is exclusief de mutatie die plaats vindt met betrekking tot de voorzieningen. Verderop zal een toelichting worden gegeven op de verwachte verschillen. Er wordt alleen ingegaan op verschillen van meer dan 0,5% ten aanzien van de gehele begroting. Dit betreft in absolute getallen alleen wijzigingen groter dan € 100.000. Kleinere wijzigingen worden samengevat onder ‘overige kleine verschillen (< € 100.000)’. Begroting na 2e wijziging
Realisatie t/m 31-08-2023
Prognose nog te verwachten
Realisatie incl. prognose
11.703.000
7.425.000
2.676.000
10.101.000
1.602.000
Overige personeelslast
610.000
392.000
218.000
610.000
-
Inhuur
650.000
1.178.000
634.000
1.812.000
-1.162.000
Bedrijfsvoering
364.000
217.000
87.000
304.000
60.000
Kantoorkosten
648.000
428.000
145.000
573.000
75.000
Automatisering
2.010.000
1.275.000
665.000
1.940.000
70.000
Huisvesting
930.000
846.000
104.000
950.000
-20.000
Treasury
7.000
-
7.000
7.000
-
-
-
-
-
-
Compensabele btw
1.250.000
857.000
393.000
1.250.000
-
Waarderen*
1.993.000
553.000
1.450.000
2.003.000
-10.000
Heffen*
210.000
164.000
56.000
220.000
-10.000
Invordering*
218.000
99.000
84.000
183.000
35.000
Totale lasten
20.593.000
13.434.000
6.519.000
19.953.000
640.000
Opbrengsten personeel
230.000
243.000
17.000
260.000
30.000
Opbrengsten overhead
110.000
58.000
52.000
110.000
-
Opbrengsten treasury
320.000
179.000
141.000
320.000
-
Bijdragen deelnemers
19.933.000
19.933.000
-
19.933.000
-
Totale baten
20.593.000
20.413.000
210.000
20.623.000
30.000
670.000
670.000
Verzamelbudget Personeel*
Onvoorzien
Verwacht resultaat
Afwijking
*De personeelslasten van de primaire programma’s zijn in dit overzicht toegevoegd aan personeel. In de jaarrekening worden deze budgetten en kosten apart inzichtelijke gemaakt onder de programma’s.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 32 van 36
Verschillen (> € 100.000) Personeel en inhuur geven respectievelijk een voordeel van € 1.602.000 en een nadeel van € 1.162.000 ten aanzien van de begroting na wijziging. Deze bedragen moeten echter in onderling verband gezien worden. Zo wordt er ingehuurd op beschikbare formatieplaatsen. Dit betreffen functies waarop moeizaam personeel gevonden wordt zoals bij de taxateurs en ict’ers. Het verwachte voordeel komt dus per saldo neer op € 440.000. Het voordeel van € 440.000 bestaat uit diverse onderdelen: -
Enkele functies later zijn ingevuld als gevolg van de problematische arbeidsmarkt. Hetzelfde wordt ook ervaren met betrekking tot het invullen van inhuuropdrachten. Dit vindt plaats binnen alle programma’s, maar met name waarderen en heffen en komt ongeveer neer op € 200.000.
-
Er beleidsmatige keuzes gemaakt zijn om enkele formatieplekken (nog) niet in te vullen. Zo wordt er kritisch gekeken of er kan worden volstaan met een lagere formatie. Daarnaast hangt de invulling bijvoorbeeld af van het nog vast te stellen ambitieniveau, zoals bij de interne controle. Deze beleidsmatige keuzes betreft twee functies binnen programma ondersteuning en één binnen het programma invordering en komt ongeveer neer op € 240.000.
Overige kleine verschillen De overige verschillen met betrekking tot de lasten bedragen gezamenlijk € 200.000. Dit betreffen materiële kosten die variëren over verschillende budgetposten, maar gezamenlijk een aanzienlijke impact hebben. Een voorbeeld van de grootste afwijking is het budget voor print- en portokosten (onderdeel van kantoorkosten) ter waarde van € 60.000. Deze bestaat uit twee onderdelen: -
Analoge verzending: Deze kosten wijken af als gevolg van het nieuwe contract. Er is in de eerste bestuursrapportage nog uitgegaan van een gelijke productie aan vorig jaar. De daadwerkelijke aantallen verzonden stukken vallen echter lager uit zoals ook gepresenteerd bij aanslagen onder het programma heffen en aanmaningen onder het programma invordering.
-
Digitale verzending: De last wijkt af als gevolg van een btw-compensatie vanuit de leverancier over 2021 waarvan de hoogte niet te voorzien was.
De overige verschillen met betrekking tot de baten bedragen € 30.000. Dit is te wijten aan ontvangsten van het UWV met betrekking tot ouderschapsverlof, die niet waren opgenomen in de begroting na wijziging. Dit is een beleidsmatige keuze om te kunnen anticiperen op een tijdelijk vervangingsvraagstuk.
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 33 van 36
Bijlagen Bijlage 1: Risicoprofiel BWB over 2023 en volgende jaren Risico
Toelichting
I(ncidenteel) S(tructureel)
Financiële omvang
Kans
Berekend risico
I
€ 133.000
25%
€ 35.000
I
€ 100.000
5%
€ 20.000
I/S
€ 100.000
30 %
€ 30.000
S
€ 200.000
75 %
€ 150.000
S
€ 50.000
30 %
€ 15.000
S
€ 750.000
7,5%
€ 75.000
Risico’s primaire proces Het budgettaire verloop en de uitgangspunten zijn opnieuw beoordeeld. De schattingsonzekerheid is echter hoog. Wanneer zich afwijkingen Ingebrekestellingen als voordoen in de uitvoering van gevolg van niet tijdig het proces kunnen deze niet afdoen van opgevangen worden binnen de waardebezwaren beperkte capaciteit. Opschalen is niet/beperkt mogelijk. Voor het juist en volledig opleggen is het beschikken over tijdige en juiste informatie Niet tijdige en/of onjuiste een basisvoorwaarde. Onjuiste informatie data-aanlevering en koppelingen zorgen voor een risico voor het juist op kunnen leggen van aanslagen. Risico’s met betrekking tot bedrijfsvoering De economie zorgt voor een krapte op de arbeidsmarkt. Invullen vacatures Hierdoor is het moeilijker en vergt het meer tijd om cruciale functies ingevuld te krijgen. Veranderende werkzaamheden binnen de BWB -door zowel interne als Flexibiliteit externe ontwikkelingenpersoneelsbestand zorgen voor andersoortige functies dan wel voor een flexibele invulling hiervan in de toekomst. Risico’s met betrekking tot automatisering De uitvoering van de AVG is voor een data gestuurde organisatie als de BWB extra Aansprakelijkheid in risicogevoelig. Ondanks verband met AVG getroffen maatregelen blijft het risico van bijvoorbeeld een datalek aanwezig.
Totaal benodigde weerstandscapaciteit Hogere dan geraamde lasten voor proceskostenvergoeding
2e Bestuursrapportage 2023
Pagina 34 van 36
€ 325.000
Bijlage 2: Inzicht deelnemersbijdrage 2e bestuursrapportage Zoals vermeld in paragraaf 5.1 & 5.2, blijft de totale deelnemersbijdrage ongewijzigd. Er zijn echter verschuivingen tussen de individuele deelnemers als gevolg van productie- en prijswijzigingen. Effecten van deze verschuivingen voor de afzonderlijke deelnemers zijn samengevat in de onderstaande tabel.