4b b&w Bijlage 2 rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen

Reputatie: financiële en juridische problemen vanwege slechte informatievoorziening bij Gemeenschappelijke Regelingen kunnen leiden tot politiek-bestuurlijke complicaties tussen het College en de Raad of onderling, tussen deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling. In beide gevallen zal dit worden opgepikt door de media. Aanbevelingen 24. Bepaal wat de informatiebehoefte van Rucphen is bij de Gemeenschappelijke Regelingen waaraan deelgenomen wordt. Breng in kaart in hoeverre de Gemeenschappelijke Regelingen kunnen voldoen aan de informatiebehoefte. 25. Maak een risicoanalyse van de situatie bij de Gemeenschappelijke Regelingen die niet kunnen voldoen aan de informatiebehoefte van Rucphen, zodat er geprioriteerd kan worden bij het oplossen van de problemen. Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 29 van 40

26. Bepaal wat de informatiebehoefte van Rucphen is bij de Verbonden Partijen (anders dan de Gemeenschappelijke Regelingen), bepaal in hoeverre men er aan kan voldoen en prioriteer middels een risicoanalyse. Prioriteit MIDDEN

EIS 10: De gemeente beschikt over een goedgekeurde archiefruimte voor de bewaring van analoge archiefbescheiden (KPI 3.1) Archiefruimten zijn bedoeld voor de opslag van archiefdocumenten binnen de organisatie. Tot archiefruimten worden gerekend eventueel aanwezige depots voor de bewaring van analoge archiefdocumenten, maar ook de automatiserings- en serverruimten voor de bewaring van digitale documenten. Bevindingen 10.1.

In Rucphen heeft twee archiefruimten in gebruik.

10.2. Een kleine archiefruimte op de begane grond is bedoeld voor de afdeling Burgerzaken, Daarin bevinden zich de registers van de burgerlijke stand en de analoge brondocumenten. 10.3. De eigenlijke archiefruimte is gelegen in de kelder, naast de parkeergarage. De ruimte is 10 jaar oud. 10.4. De archiefruimte is prima glad afgewerkt en centraal loopt een luchtkanaal. De stellingen zijn verrijdbaar (handmatig). 10.5. Er hangen 4 rookmelders in de ruimte. Er zijn geen sprinkler aanwezig, maar wel twee losse blusapparaten. 10.6. Een thermo/hygrometer is niet zichtbaar aanwezig. Op gevoel was het redelijk warm in de archiefruimte. 10.7. Vooraan in de ruimte staat een klein bureau met pc en telefoon. 10.8. In de ruimte hangen mappen met tussen 2005 en 2015 gescande documenten. Die serie wordt in de zomer door een tijdelijke medewerkster gecontroleerd (vergeleken met de scans). De digitale dossiers zijn leidend en moeten compleet zijn. Als de analoge documenten goed gescand blijken te zijn, dan kunnen ze worden vernietigd. Ontbreekt een document in het digitale dossier dan wordt het bijgescand en toegevoegd. 10.9. De ruimte bevat eveneens het deel bestuursarchief 2000-2004. Dat zal worden gescand door Karmac. 10.10. Verder staan er vernietigbare series. 10.11.

Tot slot staan er zaken die niet thuis horen in een archiefruimte: 20 tassen met waarschijnlijk verkiezingsmateriaal en een rek voor de gemeentewinkel.

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 30 van 40

Oordeel De archiefruimte is over het algemeen op orde. Wel moet voorkomen worden dat de ruimte gebruikt gaat worden als opslagplaats voor andere zaken dan archief. Risico Bedrijfsmatig: slechte materiële, klimatologische en hygiënische omstandigheden in een archiefruimte leiden tot verlies van informatie door versneld verval van het archiefmateriaal en door schade door ongedierte. Het verhoogt daarbij de kans op een schimmelexplosie, wat waarna de gehele ruimte ontsmet moet worden. Juridisch: slechte materiële, klimatologische en hygiënische omstandigheden in een archiefruimte leiden tot verlies van informatie door versneld verval van het archiefmateriaal en door schade door ongedierte. De kans op verlies neemt toe, naarmate het materiaal een langere bewaartermijn heeft (tot honderd-en-tien jaar). Dit kan tot problemen leiden ten aanzien van onder meer de verantwoordingsplicht van de gemeente. Aanbevelingen 27. Zorg voor plaatsing van goede meetapparatuur voor temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefruimte, die zowel door het team Informatievoorziening als door Gebouwenbeheer uitgelezen kan worden. 28. Vermijd het plaatsen van een volledige werkplek in de archiefruimte. Niet alleen is dit ARBO-technisch onverantwoord, maar ook moet het aantal elektrische apparaten in de archiefruimte tot een minimum beperkt worden. 29.

Zorg ervoor dat de archiefruimte niet gebruikt wordt als opslagplaats voor andere zaken dan archief. Laat de zaken die daar niet thuishoren verwijderen en communiceer deze regel met de medewerkers die toegang hebben tot de archiefruimte. Prioriteit MIDDEN: 27 LAAG: 28, 29

EIS 11: Vigerend(e) Handboek(en) Vervanging is/zijn actueel en compleet en de feitelijke vervanging vindt plaats conform de in dat handboek beschreven procedures (KPI 6.1) Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft overheden de bevoegdheid om analoge originelen te vervangen door digitale reproducties. Daarbij moet voldaan worden aan de eisen en voorwaarden, zoals gesteld in de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikelen 26a en 26b van de Archiefregeling 2010. Alleen onder die voorwaarden is de digitale reproductie authentiek. Het besluit tot vervanging moet voorzien zijn van een positief Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 31 van 40

advies van de gemeentearchivaris. Zowel het besluit als het advies zijn voornamelijk gebaseerd op het Handboek Vervanging dat een overheidsorganisatie maakt. Bevindingen 11.1 Rucphen heeft een Generiek Handboek Vervanging uit 2014, een Handboek Vervanging bouwvergunningen Gemeente Rucphen 1905-2010 en een Handboek Vervanging milieuvergunningen Gemeente Rucphen 1980-2010. 11.2 Geconstateerd is dat het Generieke Handboek nog steeds het uitgangspunt is voor de vervanging. Er wordt nog maar weinig vervangen, aangezien de stroom van fysieke post opdroogt. Gemiddeld is één medewerker er een half uur per dag mee bezig. Oordeel Rucphen past de dagelijkse, doorlopende vervanging toe volgens de regels van het Handboek Generieke Vervanging. Niettemin is het aan te raden om het bijna tien jaar oude Handboek nog een kritisch te bekijken op verouderde situaties, voorwaarden en uitgangspunten. Risico Bedrijfsmatig: Een Handboek Vervanging dat niet up-to-date is kan leiden tot een minder efficiënt werkproces, doordat het uitgaat van verouderde omstandigheden en technieken, met work-arounds en ontevreden gebruikers tot gevolg. Apparatuur dat niet goed is afgesteld leidt tot kwaliteitsverlies en mogelijk zelfs informatieverlies. Juridisch: Een Handboek Vervanging dat niet up-to-date is sluit mogelijk niet meer aan op het vervangingsproces dat ondertussen ontstaan is.

Dat kan leiden tot intrekking van het positief advies van de archivaris (een vereiste voor het Vervangingsbesluit) of het in twijfel trekken van de authenticiteit van het bestand dat een vervangen document vormt, omdat het niet vervangen is volgens de eisen uit het Vervangingsbesluit. Hetzelfde geldt voor het kwaliteitsverlies dat kan optreden bij slecht afgestelde apparatuur. Aanbevelingen 30. Analyseer het Generiek Handboek Vervanging op verouderde situaties, voorwaarden en uitgangspunten, om te bepalen of het ge-update moet worden. Prioriteit LAAG

EIS 12: De gemeente heeft adequate voorbereidingen getroffen voor de tijdige en volledige overbrenging van de analoge archieven (KPI 7.1) Voor alle archieven geldt dat ze uiterlijk na twintig jaar overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats (het WBA), waarbij ze in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Op het moment van overbrenging is de mate van openbaarheid goed geregeld. Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 32 van 40

Bevindingen 12.1

Rucphen zal waarschijnlijk geen analoog archief meer overbrengen naar het WBA, uitgezonderd registers van de Burgerlijke Stand.

12.2

Er is een kleine achterstand in het overbrengen van de Burgerlijke Stand, Dat komt doorat de registers voor meerdere jaren zijn ingebonden. Zodra het jongste jaar de wettelijke termijn heeft gehaald, wordt het overgebracht.

Oordeel Rucphen is op orde als het gaat over de overbrenging van analoge archieven. Risico Bedrijfsmatig: het niet tijdig overbrengen van archieven betekent dat de archieven in beheer blijven van de gemeente. Zolang de informatie niet is overgebracht, valt het onder de reikwijdte van de WOO en is de gemeente verantwoordelijk voor het leveren van de informatie of het beantwoorden van vragen op basis van deze informatie. Hetzelfde geldt voor de AVG. Financieel: vertraging bij overbrenging zal leiden tot een toename van de beheerskosten doordat de informatie langer duurzaam toegankelijk gehouden moet worden binnen de gemeentelijke organisatie Juridisch: het niet tijdig overbrengen van archieven leidt tot het niet compliant zijn aan de Archiefwet. Reputatie: het niet tijdig overbrengen van archieven leidt tot verscherpt toezicht door het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie. Dit gaat gepaard met een negatief oordeel dat gepubliceerd wordt. Aanbevelingen 31.

Neem tijdig contact op met het WBA als de archieven van de Burgerlijke Stand overgebracht moeten worden.

32. Ga bij het in orde maken van fysieke archieven voor overbrenging, uit van het Normendocument van het WBA. Prioriteit LAAG

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 33 van 40

Naam

Functie

Datum

Jac de Bruijn

Afdelingsmanager Bedrijfsvoering

29-03-2023

Patric van Dongen

Adviseur IV

29-03-2023

Leon Trouw

Adviseur ICT

Lotte van Pelt

Teamleider BV/adviseur BV

03-05-2023

Gerda Stolk

Adviseur Management en Organisatie

03-05-2023

Nadine Theunis

Medewerker IV/functioneel beheerder JOIN

03-05-2023

03-05-2023 29-03-2023 03-05-2023

•

Algemene mandaatregeling gemeente Rucphen

•

Overzicht deelname Gemeenschappelijke Regelingen

•

Programmaplan 2020 - 2025

•

Uitvoeringsplan Dienstverlening en Informatievoorziening 2020-2025

•

Informatiebeveiligingsbeleid 2019 - 2022 Rucphen

•

Plan van Aanpak implementatie Wet Open Overheid

•

Voortgangsrapportage Archief-KPI's

•

Overzicht van applicaties

•

Bezettingsoverzicht formatie

•

Functiebeschrijvingen van functionarissen, betrokken bij het informatiebeheer.

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 34 van 40

Toezichtmodel WBA 2022.xlsx

Toezichtsmodel West-Brabants Archief (Dubbelklik op het Excel-icoontje om te openen.)

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 35 van 40

Bij het opstellen van het inspectieverslag werd sinds 2016 gebruik gemaakt van door de VNG ontwikkelde methode Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Ondanks de lengte van de lijst van indicatoren is de KPI-methode een grofmazig instrument. Het focust op het voldoen aan wet- en regelgeving, maar heeft geen oog voor de dynamiek en de snelheid van technologische ontwikkelingen, die een voortdurende alertheid vragen van de ambtelijke organisatie. Daarnaast is de KPI-methode momenteel nog niet aangepast aan (de gevolgen van) de implementatietrajecten van de Wet open overheid (WOO). Zowel bij het WBA als bij de deelnemers van het WBA heerst onvrede over de toepassing van de KPI-methode: het leidt vaak tot een omslachtige herhaling van zetten en adresseert niet de actuele problemen binnen de informatiehuishouding van de gemeenten. Daarnaast wordt op enkele punten om informatie vanuit de organisatie gevraagd, waarvan – in het kader van het archieftoezicht – de meerwaarde niet duidelijk is, temeer omdat een actuele normering voor de interpretatie van de informatie ontbrak. Daarom is het WBA in 2022 begonnen met het ontwikkelen van een nieuwe inspectiemethodiek. De nieuwe methodiek is in januari 2023 voor het eerst toegepast.

Inspectiemethodiek: -

Aankondiging (algemeen en per organisatie)

-

Opvragen informatie

-

Desktop research

-

Interviews

-

Reality Checks

-

Rapportage

Opbouw rapport: -

Bevindingen: per stap uit VNG-plan

-

Risico-analyse

-

Inspectieresultaten: o

Bevindingen

o

Oordeel

o

Risico's

o

Aanbevelingen

Kwaliteitscontrole rapport: •

feitelijke check toezichtontvanger

•

tegenlezen binnen het toezichtsteam WBA

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 36 van 40

1

Archivaris dient het inspectierapport in bij het College van B&W

2

College van B&W laat verbeterplan opstellen

3

College van B&W zorgt voor het aanbieden van het rapport met verbeterplan aan de Gemeenteraad

4

College van B&W stuurt aan het IBT en de Archivaris in afschrift de aanbieding van het rapport met verbeterplan aan de Gemeenteraad

5

De Archivaris toetst het Verbeterplan in het jaar erna in een voortgangsgesprek

6

De Archivaris dient het verslag van het voortgangsgesprek in bij het College van B&W

7

College van B&W laat, indien nodig, het verbeterplan bijstellen

8

College van B&W zorgt voor het aanbieden van het voortgangsgesprek met (aangepast) verbeterplan aan de Gemeenteraad

9

College van B&W stuurt aan het IBT en de Archivaris in afschrift de aanbieding van het voortgangsgesprek met (aangepast) verbeterplan aan de Gemeenteraad

10 Cyclus herhaalt zich.

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 37 van 40

Het oordeel vertolkt de professionele visie van de toezichthouder op de situatie. Het is gebaseerd op de bevindingen en een risicoanalyse. De elementen van deze risicoanalyse zijn gestandaardiseerd per EIS. Het is dus niet zo dat het risico op het moment van inspectie altijd duidelijk aanwezig was. Het kan echter wel op korte of middellange termijn actueel worden indien niet of slechts ten dele aan de EIS wordt voldaan. De risicoanalyse kan voor de eigen organisatie specifiek gemaakt worden door het toe of aan te passen op of aan een bestaande situatie. Het kan ook als gestandaardiseerd risico gebruikt worden door voorbeelden uit het verleden van de eigen organisatie in een kader te plaatsen.

De aanbevelingen kunnen in de meeste gevallen niet geheel volgens de SMART-opbouw (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) geformuleerd worden. Met name de elementen Acceptabel en Tijdgebonden zijn zaken die de toezichtontvanger zelf moet bepalen. Uitzonderingen zijn wettelijke eisen waaraan een deadline verbonden is. De meeste aanbevelingen zullen in veel gevallen eerst volledig SMART gemaakt moeten worden om te verwerken in het Verbeterplan.

Opbouw, betekenis en doel van de prioriteitstelling wordt beschreven in het hoofdstuk Resultaten Inspectie, onder het kopje Aanbeveling en prioriteit. In het hoofdstuk Beknopt overzicht aanbevelingen staan de aanbevelingen van hoog naar laag geordend naar prioriteit. Het is met name richtinggevend bedoeld om een planning te kunnen maken voor mensen en middelen in de tijd. Maar het is ook niet meer dan dat: richtinggevend. Het definitief stellen van prioriteiten is uiteindelijk aan de organisatie zelf.

Het inspectierapport is input voor een verbeterplan, zoals het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) dat verwacht te ontvangen. Het IBT heeft daartoe een voorbeeld verbeterplan ontwikkeld, met een structuur die om te zetten is naar een spreadsheet, met 12 kolommen: Element (kolom)

Beschrijving

NR.

Een uniek volg- of identificatienummer van het

SMART

verbeterpunt

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 38 van 40

Element (kolom)

Beschrijving

EIS / KPI

Dit kan op meerdere manieren ingevuld worden: •

Het nummer van de EIS uit dit rapport

•

Een verwijzing naar het corresponderende

SMART

nummer uit de lijst met Archief-KPI's. Dit is terug te vinden in het Toezichtsmodel in bijlage 2 van dit rapport (zie daar op het eerste werkblad, in de eerste kolom, de regel "Relatie met KPI"); •

Een combinatie van EIS en KPI

Omschrijving

Beschrijft concreet het geconstateerde knelpunt. De

probleem (knelpunt)

aanbevelingen zijn richtinggevend voor aanwezige

S

knelpunten, maar de beschrijvingen zullen een combinatie zijn van bevinding, oordeel en risico. Risico

Geeft een indicatie van hoog tot laag aan wat voor risico het knelpunt heeft als het niet wordt opgelost. De risico’s in het rapport zijn niet gewogen (hoe groot is het risico van een bepaalde klasse bij een eis?) middels een risicomodel of risicomatrix. De hoogte van het risico zal de organisatie zelf moeten bepalen. De prioriteit die aan een aanbeveling is gegeven kan richtinggevend zijn. Daarbij moet bedacht worden dat het alleen het professionele oordeel van de inspecteurs reflecteert en is niet tot stand gekomen is op basis van een risicoanalyse door de organisatie zelf.

Prioriteit

Geeft een indicatie van de prioriteit die door het dagelijks bestuur wordt gegeven om tot een oplossing te komen. De prioriteit (hoog, midden, laag) die aan een aanbeveling is gegeven kan richtinggevend zijn.

Omschrijving

Beschrijft concreet (S) wat het eindresultaat is na

eindresultaat

de genomen verbeteractie en wie akkoord gaat of

(oplossing)

vaststelt (M, A). De aanbevelingen zijn hierbij

S, M, A

richtinggevend. Aanpak op

Beschrijft op hoofdlijnen de aanpak om van de

hoofdlijnen

huidige situatie met knelpunt te komen tot de

M, R

gewenste situatie met het gewenst eindresultaat. Datum aanbeveling

Geeft de datum aan van het verslag van de

archivaris

archivaris waarin de aanbeveling voor het eerst is

M

gedaan. Te vinden onderaan iedere bladzijde van dit rapport. Start activiteit

Geeft aan wanneer de verbeteractie start.

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

T

Pagina 39 van 40

Element (kolom)

Beschrijving

SMART

Geplande realisatie

Geeft een indicatie wanneer de verbeteractie is

R, T

activiteit

afgerond

Voortgang in %

Geeft de voortgang van de verbeteractie aan. Het

M, T

percentage is een voorbeeld men zou ook met andere indicatoren de voortgang kunnen beschrijven of verbeelden. Het is daarbij aan te raden om met zogenaamde mijlpalen te werken, die aangegeven worden bij het element Aanpak op hoofdlijnen. Realisatie activiteit

Indien een verbeteractie is afgerond komt deze

M, R, T

nog eenmaal terug in het verbeterplan met daarin hier ingevuld de daadwerkelijke einddatum van de verbeteractie Toelichting of status

Geeft eventueel een korte toelichting op de

voortgang

voortgang van de verbeteractie. Een mogelijk

M

uitgebreide toelichting dient in het verslag of voortgangsbericht opgenomen te worden.

Artikel 16 van de Archiefregeling eist dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan het eigen informatie- en archiefmanagement en dit monitort of verbetert met een kwaliteitssysteem. Om een en ander handen en voeten te kunnen geven, heeft het WBA in samenwerking met zijn deelnemers een Kwaliteitsmodel ontwikkeld. De laatste versie van het Kwaliteitsmodel is op te vragen via kwaliteitszorg@westbrabantsarchief.nl In het Toezichtsmodel wordt een koppeling gemaakt met het Kwaliteitsmodel van het WBA (zie bijlage 2 van dit rapport, het eerste werkblad, in de eerste kolom, de regel " Relatie met kwaliteitsmodel WBA"). Dat moet een handvat geven tot inbedding van onder andere het verbeterplan in het organisatiebrede kwaliteitsmanagement.

Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023

Pagina 40 van 40