4b b&w Bijlage 2 rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen
Tekst van het document
West-Brabants Archief Auteur:
Chido Houbraken
Versie:
Definitief (v 1.0)
Datum:
18-08-2023
Het rapport is tot stand gekomen op basis van informatie die de gemeente op verzoek heeft toegestuurd, interviews en realitychecks. In bijlage 1 is een overzicht te vinden van de ontvangen informatie, de geïnterviewden en de data waarop de interviews plaatsvonden en de data waarop de realitychecks uitgevoerd zijn.
Versiegeschiedenis Datum
Inhoud
Auteur
Verspreid onder
Versie
20-06-2023
Eerste versie
Chido Houbraken
Inspectieteam WBA
0.1
06-07-2023
Concept gedeeld met gemeente Rucphen
Chido Houbraken
Geïnterviewden, WBA
0.2
18-08-2023
Reacties van gemeente Rucphen op conceptrapport verwerkt. Daarna prioriteiten, beknopt overzicht aanbevelingen en de managementsamenvatting toegevoegd.
Chido Houbraken
Gemeente Rucphen, WBA
1.0
De auteur Chido Houbraken is archivaris bij het West-Brabants Archief.
Leeswijzer In de tabel hieronder zijn de belangrijkste onderdelen van het rapport gekoppeld aan de betrokken functies en rollen. Daadwerkelijk relevante onderdelen voor een functie of rol zijn aangeduid met de term RELEVANT. Onderdelen die mogelijk interessant zijn voor een verdere verdieping zijn voorzien van de term OPTIONEEL. Functie/rol
Management-
Samenvatting
Inleiding/doel/
Resultaten
Bijlage 4:
samenvatting
aanbevelingen
grondslag
inspectie
gebruik
Gemeenteraad
RELEVANT
OPTIONEEL
OPTIONEEL
Bestuur / Portefeuillehouder
RELEVANT
OPTIONEEL
OPTIONEEL
Managementteam
RELEVANT
OPTIONEEL
OPTIONEEL
Proceseigenaar informatiebeheer
OPTIONEEL
RELEVANT
OPTIONEEL
OPTIONEEL
OPTIONEEL
RELEVANT
RELEVANT
Projectleden verbetertraject
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
OPTIONEEL
Pagina 2 van 40
Over het rapport .............................................................................................................................................................................2 Inhoud .................................................................................................................................................................................................... 3 Managementsamenvatting ................................................................................................................................................. 4 Beknopt overzicht aanbevelingen ................................................................................................................................... 6 Inleiding ............................................................................................................................................................................................... 10 Resultaten Inspectie .................................................................................................................................................................. 12 Bijlage 1: Bronnen .............................................................................................................................................................................
34 Interviews ......................................................................................................................................................................................... 34 Verkregen documenten ........................................................................................................................................................ 34 Bijlage 2: Toezichtsmodel ......................................................................................................................................................... 35 Bijlage 3: Methodiek en werkwijze ....................................................................................................................................... 36 Methodiek en werkwijze ......................................................................................................................................................... 36 Tweejaarlijkse cyclus besluitvorming en opvolging ........................................................................................ 37 Bijlage 4: Gebruik resultaten inspectie ........................................................................................................................... 38 Oordeel en risicoanalyse....................................................................................................................................................
38 Aanbevelingen ........................................................................................................................................................................... 38 Prioriteit ............................................................................................................................................................................................ 38 Verbeterplan ................................................................................................................................................................................ 38 Kwaliteitssysteem ................................................................................................................................................................... 40
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 3 van 40
Voor u ligt het inspectierapport van de gemeentearchivaris op grond van de bepalingen uit de Archiefwet en de gemeentelijke archiefverordening. Het rapport richt zich op het geven van aanvullende zekerheid over de staat van de informatiehuishouding. In deze samenvatting vindt u de aanbevelingen met de hoogste prioriteit. Het sluit af met een korte beschrijving van de besluitvormingsprocedure en de opvolging van de inspectie. Uitgebreidere informatie is te vinden in het hoofdstuk Resultaten Inspectie.
Belangrijkste bevindingen Het in maart en mei 2023 gehouden inspectiebezoek van de archivaris van het WBA geeft het beeld van een organisatie die veel werk maakt van het in control zijn voor wat betreft de informatiehuishouding: er is een visie en er is beleid ten aanzien van de informatiehuishouding, men weet welke risico’s de organisatie loopt, waar de verbeterpunten zitten en welke acties genomen moeten worden. Er zijn nog wel wat aandachtspunten. Het beleid zal op verschillende punten wat verder uitgewerkt op ge-
Duurzame Toegankelijkheid
update moeten worden. De verbeterpunten en acties hebben gevolgen voor zowel de kwalitatieve als
Toegankelijk betekent
kwantitatieve invulling van functies, waarbij het de
vindbaar, beschikbaar,
vraag is of dit alleen op afdelingsniveau opgelost kan
leesbaar, interpreteerbaar en
worden.
betrouwbaar voor degenen
Op het gebied van de duurzame toegankelijkheid (zie inzet) van vakapplicaties valt nog het een en ander te winnen, met name op het gebied van het exporteren van informatie voor hergebruik, en vernietiging.
die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk.
Hergebruik is nodig voor de uitvoering van de eisen uit
Duurzaam betekent dat de
onder andere de Wet open overheid, de Archiefwet en
toegankelijkheid van de
de Wet hergebruik Overheidsinformatie. De soms
informatie bestand is tegen
gebrekkige mogelijkheden voor het vernietigen van
veranderingen van elke aard.
metadata dragen het risico in zich de AVG en ook de Archiefwet te overtreden. De gebrekkige mogelijkheden van de vakapplicaties zijn niet uniek voor Rucphen, maar spelen bij alle afnemers van deze applicaties. (Managementsamenvatting gaat verder op de volgende bladzijde.)
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 4 van 40
Belangrijkste aanbevelingen Binnen de organisatie leeft de wens de beleidskant van de informatiehuishouding verder te ontwikkelen en op een hoger plan te brengen. Om dat te bewerkstelligen wil men (onder andere) een nieuwe functie creëren, als schakel tussen het strategische, tactische en operationele niveau. Het instellen van deze functie voor schakeling en regie op beleidsmatig niveau wordt sterk aanbevolen. Het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant heeft aangekondigd dit jaar te sturen op het voldoen aan de eisen uit artikel 18 van de Archiefregeling 2010. Het is dan ook een dringende aanbeveling om te zorgen voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, met bijbehorende ordeningsstructuur (van de laatste zowel de actuele als de eerdere versies). Zorg er voor dat er een gemeentelijk Informatiebeleidsplan gereed is voordat er een nieuw Uitvoeringsplan Dienstverlening en Informatievoorziening (of vergelijkbaar) opgesteld gaat worden, zodat het beleidsplan als een van de bases kan dienen voor het uitvoeringsplan. Zorg voor specifieke eisen voor duurzame toegankelijkheid bij het aanbesteden van applicaties en softwarepakketten die informatieobjecten bevatten, aanvullend op de GIBIT-eisen. Ga daarbij uit van het Archiveren-by-Design principe.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 5 van 40
De aanbevelingen zijn geordend op prioriteit, van hoog naar laag (rood → geel → groen). De prioriteit is bepaald op basis van de zwaarte van het geadresseerde risico. Het nummer is gelijk aan het nummer dat de aanbeveling heeft in het hoofdstuk Resultaten Inspectie. [Volgt na verwerking feitelijke check van gemeente. ]
Prio
Aanbeveling
HOOG
Stel een apart Informatiebeleidsplan op of zorg voor een overzicht van
Nr. 1
de documenten waarin de elementen van het Informatiebeleidsplan beschreven worden. Geef in het laatste geval aan wanneer ze onderhouden en bijgesteld moeten worden en zorg voor naleving. Dat geldt ten minste bij het tot stand komen of wijzigen van het Informatiebeleidsplan, het Verbeterplan of het Kwaliteitssysteem. HOOG
Zorg er voor dat het Informatiebeleidsplan (in welke vorm dan ook)
2
gereed is voordat er een nieuw Uitvoeringsplan Dienstverlening en Informatievoorziening (of vergelijkbaar) opgesteld gaat worden, zodat het beleidsplan als een van de bases kan dienen voor het uitvoeringsplan. HOOG
Zorg voor opbouw en het onderhouden van kennis en kunde binnen
4
de organisatie op het gebied van de benodigde systeemexports, metadatering en bestandsformaten, met name als het gaat om het systeem JOIN. HOOG
Breng voor iedere relevante applicatie in kaart welke
6
vernietigingstermijnen op welk deel van de informatie van toepassing is. Bepaal daarbij of het op de juiste wijze vernietigen van de informatie ook daadwerkelijk mogelijk is. Zorg voor oplossingen, indien dit niet het geval is. HOOG
Breng voor iedere relevante applicatie in kaart welke informatie
7
blijvend te bewaren is. Bepaal daarbij of deze informatie op de juiste wijze te exporteren is voor hergebruik, bijvoorbeeld voor een WOOverzoek of voor overbrenging naar het e-depot. Zorg voor oplossingen, indien dit niet het geval is. HOOG
Het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant heeft
15
aangekondigd dit jaar te sturen op het voldoen aan de eisen uit artikel 18 van de Archiefregeling 2010. Het is dan ook een dringende aanbeveling om te zorgen voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, met bijbehorende ordeningsstructuur (van de laatste zowel de actuele als de eerdere versies). HOOG
Zorg voor een Kwaliteitssysteem dat ingebed is in de organisatie.
16
Daarmee kan een degelijk kwaliteitsmanagement op het gebied van Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 6 van 40
Prio
Aanbeveling
Nr.
de informatiehuishouding worden ingericht. Dat biedt input voor onder andere een nieuw Uitvoeringsplan. HOOG
Zorg voor specifieke eisen voor metadatering bij het aanbesteden van
20
applicaties en softwarepakketten die informatieobjecten bevatten. Ga daarbij uit van het Archiveren-by-Design principe. HOOG
Creëer de door de organisatie gewenste schakelfunctie tussen het
22
strategische, tactische en operationele niveau van de informatiehuishouding, op beleidsmatig niveau. Ga daarbij uit van ten minste één fte. Maak bij het formuleren van het functieprofiel gebruik van onder andere het Negenvlaksmodel (het Amsterdams Informatiemodel van Rik Maes). MIDDEN
Laat het aanleveren van digitaal materiaal aan het e-depot integraal
3
onderdeel zijn van de informatiehuishouding. Neem dit op in het Informatiebeheerplan. MIDDEN
Neem overbrengen als onderdeel van het op orde houden van de
5
informatiehuishouding in het kader van de WOO op in de P&C- en/of kwaliteitscyclus, om het zo onder de aandacht van de organisatie te houden MIDDEN
Laat een Hotspotlijst vaststellen door het College van B&W, als
8
uitzondering op de Selectielijst 2020 (grondslag: artikel 5.1.e van het Archiefbesluit). Bepaal de hotspots middels een Hotspotmonitor. Indien er geen hotspots geconstateerd zijn, leg dit dan vast. Zorg dat de Hotspotmonitor regelmatig uitgevoerd wordt. MIDDEN
Ga uit van het Archiveren-by-Design principe bij de aanbesteding of
9
doorontwikkeling van applicaties en de inrichting van samenwerkingsplatforms of locaties voor dataopslag. Maak daarbij duidelijk dat de GIBIT dit principe niet afdekt (met name ten aanzien van het exporteren van gegevens), dus dat het voldoen aan de GIBIT alleen, niet voldoende is. MIDDEN
Neem de uit Archiveren-by-Design volgende eisen mee in de
10
informatiearchitectuur van de gemeente. MIDDEN
Zorg voor beleid voor het archiveren van e-mail en tekstberichten. Dat
11
kan onderdeel zijn van het Informatiebeleidsplan, maar beter is om dit apart te laten vastleggen, zodat het binnen de organisatie beter onder de aandacht gebracht kan worden. MIDDEN
Zorg voor goede voorlichting ten aanzien van de archivering en
12
duurzame toegankelijkheid van e-mail en tekstberichten. Ga daarbij niet alleen uit van instructies, maar ook van de risico’s die de medewerker of de organisatie kan lopen. MIDDEN
Voorzie medewerkers van makkelijk toepasbare tools voor het
13
bewaren en toevoegen van berichten aan een zaak. MIDDEN
Zorg voor een bundeling van de aanwezige informatie die het
14
Informatiebeheerplan moet vormen. Breng daarbij in kaart welke Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 7 van 40
Prio
Aanbeveling
Nr.
onderdelen nog missen, bepaal hoe deze onderdelen verkregen kunnen worden en stel uiteindelijk een compleet Informatiebeheerplan op. Laat dit vaststellen op ten minste het niveau van afdelingsmanagement. MIDDEN
Zorg voor aansluiting van het Kwaliteitssysteem op het
17
organisatiebrede kwaliteitsmanagement of op de P&C-cyclus, met name voor de financiële en bedrijfsmiddelen. MIDDEN
Stel een metadataschema op voor de hele informatiehuishouding van
18
de gemeente en laat het vaststellen op ten minste het niveau van afdelingsmanagement. Zorg daarbij in ieder geval voor compatibiliteit met het metadatamodel van het WBA. MIDDEN
Breng in kaart bij welke medewerkers binnen de taak
21
informatiehuishouding meerdere éénpitter-rollen zijn ondergebracht en gebruik mogelijke uitbreiding van personele capaciteit voor het verkleinen van het risico dat deze situatie met zich meebrengt, bijvoorbeeld door het regelen van een vaste achtervang voor deze rollen. MIDDEN
Zorg voor een doorontwikkeling van de medewerkers
23
Informatievoorziening die in het operationele vlak werken, zodat de functies toekomstbestendig worden ten aanzien van technologische ontwikkelingen en nieuwe of wijzigende wet- en regelgeving. Te denken valt aan de gevolgen van cloudbased computing, de DSO, het Common Ground concept of de nieuwe Archiefwet MIDDEN
Bepaal wat de informatiebehoefte van Rucphen is bij de
24
Gemeenschappelijke Regelingen waaraan deelgenomen wordt. Breng in kaart in hoeverre de Gemeenschappelijke Regelingen kunnen voldoen aan de informatiebehoefte. MIDDEN
Maak een risicoanalyse van de situatie bij de Gemeenschappelijke
25
Regelingen die niet kunnen voldoen aan de informatiebehoefte van Rucphen, zodat er geprioriteerd kan worden bij het oplossen van de problemen. MIDDEN
Bepaal wat de informatiebehoefte van Rucphen is bij de Verbonden
26
Partijen (anders dan de Gemeenschappelijke Regelingen), bepaal in hoeverre men er aan kan voldoen en prioriteer middels een risicoanalyse. MIDDEN
Zorg voor plaatsing van goede meetapparatuur voor temperatuur en
27
luchtvochtigheid in de archiefruimte, die zowel door het team Informatievoorziening als door Gebouwenbeheer uitgelezen kan worden. LAAG
Zorg voor een compleet overzicht van de relevante metadata in ten
19
minste de applicaties en informatieopslagplaatsen die blijvend te bewaren informatieobjecten bevatten en die niet overgedragen worden aan JOIN. Hiervoor wordt de MDTO-norm gebruikt. Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 8 van 40
Prio
Aanbeveling
Nr.
LAAG
Vermijd het plaatsen van een volledige werkplek in de archiefruimte.
28
Niet alleen is dit ARBO-technisch onverantwoord, maar ook moet het aantal elektrische apparaten in de archiefruimte tot een minimum beperkt worden. LAAG
Zorg ervoor dat de archiefruimte niet gebruikt wordt als opslagplaats
29
voor andere zaken dan archief. Laat de zaken die daar niet thuishoren verwijderen en communiceer deze regel met de medewerkers die toegang hebben tot de archiefruimte. LAAG
Analyseer het Generiek Handboek Vervanging op verouderde situaties,
30
voorwaarden en uitgangspunten, om te bepalen of het ge-update moet worden. LAAG
Neem tijdig contact op met het WBA als de archieven van de
31
Burgerlijke Stand overgebracht moeten worden. LAAG
Ga bij het in orde maken van fysieke archieven voor overbrenging, uit
32
van het Normendocument van het WBA.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 9 van 40
Op grond van de Archiefwet en de gemeentelijke archiefverordening voert de archivaris van het WBA (in zijn hoedanigheid van gemeentearchivaris) tweejaarlijks een inspectie uit naar de staat van het informatie- en archiefbeheer bij de gemeentelijke organen. Daarbij toetst hij niet alleen de uitvoering van de Archiefwet, maar ook aspecten van andere relevante wet- en regelgeving, voor zover ze betrekking hebben op de informatievoorziening van de overheid.
Doel Een archiefinspectie richt zich, naast het toetsen op rechtmatigheid, op het geven van aanvullende zekerheid over de staat van de informatiehuishouding. Dat betekent dat er gekeken wordt naar niveau en werking van de drie archivistische functies van informatie: •
Verantwoordingsfunctie
•
Geheugenfunctie
•
Cultuurhistorische functie
Organisaties bewaren informatie voor een bepaalde tijd om intern en extern verantwoording mee af te leggen of als geheugensteun voor de werkprocessen. Een deel van deze informatie heeft uiteindelijk een cultuurhistorische waarde en wordt na verloop van tijd overgebracht naar een beheeromgeving die de lange termijn toegankelijkheid van die informatie kan garanderen. In dit geval is dat de archiefbewaarplaats (depot of edepot) van het WBA.
Grondslag De inspectie en de inspectiemethodiek hebben een basis in verschillende wet- en regelgeving en modellen. Verdere uitwerkingen van deze onderdelen zijn te vinden in bijlage 2 (Toezichtsmodel) en bijlage 4 (Methodiek en werkwijze) Archiefwet en Archiefverordening De inspectie zelf is gebaseerd op de Archiefwetgeving en de gemeentelijke Archiefverordening. Artikel 32, lid 2 van de Archiefwet stelt dat de gemeentearchivaris belast is met het toezicht op de naleving van wat er bij of krachtens de Archiefwet is bepaald over het beheer van de archiefbescheiden die nog niet overgebracht zijn naar de archiefbewaarplaats. De gemeentelijke Archiefverordening van 16 januari 2018 bepaalt in artikel 2 lid 2 dat de gemeentearchivaris adviezen kan uitbrengen over de niet overgebrachte archiefbescheiden. Deze adviezen (bijvoorbeeld in de vorm van aanbevelingen als gevolg van een archiefinspectie) hebben mede tot doel het horizontale toezicht door de gemeenteraad op het informatiebeheer te versterken. Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 10 van 40
WOO Hoofdstuk zes van de Wet open overheid (WOO) heeft betrekking op de digitale informatiehuishouding en stelt dat er een overheid breed meerjarenplan komt met de lange termijndoelen voor de verbetering van de wijze waarop digitale documenten worden vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd en ontsloten, inclusief de stappen die daartoe op korte termijn worden gezet. Kort samengevat zegt de WOO hier eigenlijk: “overheid, houd je aan de Archiefwet!” Op basis van de bepaling in hoofdstuk zes heeft de VNG een meerjarenplan opgesteld, met daarin zeven eisen die minimaal nodig zijn om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Deze zeven eisen vormen de basis voor het toezichtsmodel dat het WBA gebruikt. Three Lines of Defense Voor een correcte positionering van de archiefinspectie door de gemeentearchivaris kan het beste gekeken worden naar het Three Lines of Defense model, ook wel het Risico Governance Model genoemd.
Interbestuurlijk Toezicht (IBT)
Three Lines of Defense Gemeenten. Bron: Naris.
Het model vangt niet het gehele doel van de archiefinspectie: de toezichtstaak van de archivaris komt niet voort uit een auditplanning met een opdrachtgever, maar is een wettelijke taak met een afgebakend werkgebied, waarbij niet alleen op basis van risico management wordt getoetst. Het heeft, als horizontaal toezicht, een verbinding met de externe auditors bij de provincie in het model; het stelsel van Interbestuurlijk – ofwel verticaal – Toezicht (IBT).
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 11 van 40
De resultaten zijn geordend naar: •
onderdeel van het Woo-Meerjarenplan van de VNG voor het op orde krijgen van de informatiehuishouding (eisen 1 tot en met 7)
•
enkele opvallende onderdelen uit de lijst van Archief-KPI’s van de VNG (eisen 8 tot en met 12) van de laatste vier jaren.
Voor een verantwoording van de gebruikte methodiek wordt verwezen naar bijlage 4: Methodiek en werkwijze. Per eis worden de volgende vijf onderdelen beschreven: Bevindingen Onder dit kopje staan de belangrijkste bevindingen. Ze zijn doorlopend genummerd, over de eisen heen. Oordeel Op basis van de bevindingen en de oordeelsvorming van de inspecteurs wordt per eis een oordeel geformuleerd. Risico Het oordeel is voorzien van risicoklassen, die per EIS gestandaardiseerd zijn. Er zijn vier klassen: 1.
2.
3.
Bedrijfsvoering •
Risico’s voor de ontwikkeling of uitvoering van overheidsbeleid
•
Gevolgen voor de vindbaarheid van (complete en juiste) informatie
•
Verlies van tijd en van bruikbaarheid van informatie voor primaire processen
•
Vergroting van de werkvoorraad
Financieel •
Risico’s voor de financiële en/of economische belangen van de organisatie
•
Negatieve financiële gevolgen voor een derde partij
Juridisch •
Risico’s voor juridische geschillen en de rechtmatigheid van de informatiehuishouding
•
Impact op het risico op juridische geschillen
•
Gevolgen voor het opsporen van strafbare feiten of hulp daarbij
•
Risico’s voor het kunnen afleggen van verantwoording
4. Reputatie •
Risico’s voor de reputatie van bestuur en/of politiek
•
Kans op reputatieschade bij een derde partij
Per eis worden de relevante klassen benoemd. De risico’s zijn niet gewogen (hoe groot is het risico van een bepaalde klasse bij een eis?) middels een risicomodel of risicomatrix. Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 12 van 40
Aanbeveling en prioriteit De combinatie oordeel en risicoklassering leidt tot aanbevelingen die voorzien zijn van een prioriteit. Deze prioriteit reflecteert het professionele oordeel van de inspecteurs over de grootte van de risico’s die de organisatie loopt bij een eis. Er zijn drie prioriteitsniveaus met bijbehorende kleuraanduidingen: •
HOOG betekent dat de organisatie (grotendeels) niet voldoet aan de gestelde eisen en er dringende redenen zijn voor verbetering.
•
MIDDEN betekent dat de organisatie deels niet voldoet aan de gestelde eisen.
•
LAAG betekent dat de organisatie (grotendeels) voldoet aan de gestelde eisen.
EIS 1: De gemeente beschikt over een actueel Informatiebeleidsplan Een informatiebeleidsplan is door het bestuur en / of management vastgesteld, sluit aan bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen en omschrijft de doelstellingen, middelen, wegen en prioriteiten om informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren, met als onderdelen: •
De organisatie rondom informatievoorziening
•
Visie informatievoorziening
•
Beschrijving huidige informatievoorziening
•
Sterkte / Zwakte analyse
•
Uitwerking gewenste informatievoorziening
•
Toegepast kwaliteitssysteem
•
Implementatie van de verbeterpunten
(Bron: KIDO v2) De inspectie richt zich met name op de inbedding van de uitgangspunten en eisen uit de archiefwet en -regelgeving in het beleidsplan. Bevindingen 1.1
De gemeente Rucphen wil eerst een actuele Informatievisie opstellen, alvorens aan een Informatiebeleidsplan te beginnen.
1.2
Het Uitvoeringsplan Dienstverlening en Informatievoorziening 2020-2025 geeft (tezamen met het Programmaplan 2020-2025) een aanzet voor een visie op de informatievoorziening, met daarbij een summiere uitwerking (de concrete acties) van de gewenste informatievoorziening.
1.3
De (voortgangs)rapportage omtrent de archief-KPI's geeft een overzicht van (de mate van implementatie van) de verbeterpunten.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 13 van 40
Oordeel Alhoewel veel van de zaken die een Informatiebeleidsplan regelt over het algemeen wel geregeld zijn in Rucphen, is het de moeite waard om de onderdelen van het plan goed in beeld te hebben. Aan de ene kant vergroot het de mogelijkheden om snel en effectief in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding en aan de andere kant voorkomt het dat relevante ontwikkelingen (en met name de gevolgen ervan) over het hoofd worden gezien. Risico Bedrijfsvoering: het ontbreken van een goede analyse van de huidige stand van zaken vergroot de kans op verbeterpunten die niet realistisch en niet acceptabel zijn omdat de grootte van de stap om van de huidige naar de gewenste situatie te komen, onduidelijk is. Dat leidt tot tijdverlies en werkt demotiverend. Financieel: voorkomen is beter dan genezen. Het achteraf herstellen van kwalitatief ondermaats informatiebeheer en het opnieuw verzamelen of genereren van de informatie is over het algemeen duurder dan het inrichten en in stand houden van een goede informatiehuishouding. Juridisch: waardeverlies van informatie (bijvoorbeeld het niet meer kunnen aantonen van de authenticiteit) en het verlies van de informatie zelf leidt tot verantwoordingsproblemen bij juridische kwesties en externe toezichthouders. Aanbevelingen 1.
Stel een apart Informatiebeleidsplan op of zorg voor een overzicht van de documenten waarin de elementen van het Informatiebeleidsplan beschreven worden. Geef in het laatste geval aan wanneer ze onderhouden en bijgesteld moeten worden en zorg voor naleving. Dat geldt ten minste bij het tot stand komen of wijzigen van het Informatiebeleidsplan, het Verbeterplan of het Kwaliteitssysteem.
2.
Zorg er voor dat het Informatiebeleidsplan (in welke vorm dan ook) gereed is voordat er een nieuw Uitvoeringsplan Dienstverlening en Informatievoorziening (of vergelijkbaar) opgesteld gaat worden, zodat het beleidsplan als een van de bases kan dienen voor het uitvoeringsplan.
Prioriteit HOOG
EIS 2: De gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een edepotvoorziening Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 14 van 40
duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Bevindingen 2.1
Rucphen is deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief en heeft daarmee toegang tot een e-depotvoorziening.
2.2
Rucphen staat op het punt om de vervangen bouwdossiers van de periode 19052010 over te brengen naar het e-depot. De ingest van de proef-sets is geslaagd.
2.3
Na de bouwdossiers is het de bedoeling om de milieudossiers (1945-2010) en het laatste deel van het Bestuursarchief dat nu nog in papieren vorm bestaat (20002004), nadat het eerst vervangen is.
2.4
Aangezien de belangrijkste te bewaren processen binnen de gemeente gekoppeld zijn aan het record management systeem JOIN, zal dit systeem de grootste bron van naar het e-depot over te brengen informatie zijn. JOIN is niet direct te koppelen aan het e-depot.
Oordeel Na een wat trage start is Rucphen nu klaar voor de overbrenging van ten minste twee zeer grote archiefcollecties. Daarmee zal Rucphen een volwaardige aansluiting met het edepot in de praktijk hebben gebracht. Aandachtspunt is nog wel de connectie tussen JOIN en het e-depot. Het is aan Rucphen om er bij de leverancier op aan te dringen dat dit een meer soepele vorm krijgt. Risico Bedrijfsmatig: Gebrek aan kennis en ervaring met de relevante kwaliteitseisen bij de gemeentelijke organisatie leidt tot het accepteren van een ondermaats kwaliteitsniveau van het door de leveranciers aangeleverde materiaal, waardoor weer allerlei herstelwerkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Zolang de informatie niet is overgebracht naar het e-depot, valt het onder de reikwijdte van de WOO en is de gemeente verantwoordelijk voor het leveren van de informatie of het beantwoorden van vragen op basis van deze informatie. Hetzelfde geldt voor de AVG. Financieel: Vertraging bij overbrenging naar het e-depot zal leiden tot een toename van de beheerskosten doordat de informatie langer toegankelijk gehouden moet worden binnen de gemeentelijke organisatie en door inhuur van specialisten om het materiaal (de achterstanden) in zodanige staat te krijgen dat het kan worden opgenomen in het edepot. Aanbevelingen 3.
Laat het aanleveren van digitaal materiaal aan het e-depot integraal onderdeel zijn van de informatiehuishouding. Neem dit op in het Informatiebeheerplan. Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 15 van 40
4. Zorg voor opbouw en het onderhouden van kennis en kunde binnen de organisatie op het gebied van de benodigde systeemexports, metadatering en bestandsformaten, met name als het gaat om het systeem JOIN. 5. Neem overbrengen als onderdeel van het op orde houden van de informatiehuishouding in het kader van de WOO op in de P&C- en/of kwaliteitscyclus, om het zo onder de aandacht van de organisatie te houden. Prioriteit HOOG : 4 MIDDEN: 3, 5
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 16 van 40
EIS 3: Bij alle applicaties is: a. de selectielijst geïmplementeerd b. de informatie duurzaam toegankelijk Het gaat over de applicaties die procesgebonden informatie bevatten. Procesgebonden informatie is informatie van, voor en over een werkproces. Dat kan gaan over informatieobjecten, zoals documenten, tekeningen, opnames enz., maar ook over (meta)data over zowel de informatieobjecten als over de processtappen. Met werkproces wordt bedoeld een geordende reeks van processtappen die wordt uitgevoerd met als doel een specifieke bijdrage te leveren aan een dienst of product. Processen kunnen zijn: •
Sturend (o.a. voorstellen College-advies, opstellen jaarbegroting enz.)
•
Primair (o.a. VHT, Gemeentewerken, Sociale Zaken, subsidieverlening enz.)
•
Ondersteunend (o.a. ICT, Informatiebeheer, HRM, Financiën, Juridische Zaken enz.)
a.
De Selectielijst 2020 is de landelijke selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten. De lijst is op het niveau van werkprocesstappen gewaardeerd. Dit geeft aan welke informatie op termijn vernietigd moet worden en welke informatie voor ‘eeuwige bewaring’ is en na uiterlijk twintig jaar naar de archiefbewaarplaats (het WBA) gebracht moet worden. Informatie in de genoemde applicaties dient gewaardeerd te zijn volgens deze lijst.
b.
Duurzaam toegankelijk betekent dat informatie voor zo lang als nodig authentiek, beschikbaar, waarneembaar en bruikbaar is. Dat betekent niet alleen dat informatie in applicaties vernietigd moet kunnen worden, of geëxporteerd voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Het betekent bijvoorbeeld ook dat de informatie in duurzame formaten opgeslagen moet zijn of bij migratie ook de technische metadata meeneemt die nodig is om de toegankelijkheid op lange termijn te waarborgen.
Bevindingen 3.1
Rucphen heeft geen Hotspotlijst vastgesteld.
3.2
Er worden nu nog 2 vernietigingslijsten gemaakt. Een voor vernietiging in het oude, hybride archief van voor 2015 en een voor digitale vernietiging vanaf 2015 in het op zaaktypen geordende JOIN.
3.3
In het verleden zijn de zaaktypen wel eens verkeerd gebruikt, waardoor stukken met een verschillende bewaartermijn onder hetzelfde zaaktype zitten. Voorbeeld: het zaaktype beantwoording burgervraag is vernietigbaar na een jaar. Als er dan een ander type (vervolg)zaak uit voort kwam, in relatie tot dezelfde burger, werd het onder het eerste zaaktype geplaatst, zodat ‘alles lekker bij elkaar staat’. Dit is vooral misgegaan in de beginperiode van het digitaal werken. Vernietigingslijsten die deze periode bestrijken worden dan ook op dossierniveau gecontroleerd.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 17 van 40
3.4
Vernietigingstermijnen en -grondslagen komen uit i-Navigator. Daarin worden ook 'lokale' processen beschreven. i-Navigator werd tot voor kort alleen gebruikt voor JOIN, omdat de informatie uit de belangrijkste applicaties daarin beheerd wordt. Nu wordt het ook voor andere applicaties gebruikt, waarbij het vooral ingewikkeld is om daar aanwezige processen te koppelen aan een bestaande grondslag voor vernietiging.
3.5
Bij een aantal applicaties is vernietiging gedeeltelijk geautomatiseerd. Bij de applicatie JKC (klantcontact, feitelijk alleen terugbelnotities) wordt alles vernietigd dat ouder dan een jaar is. Het vernietigen gebeurt dagelijks, na goedkeuring door het functioneel beheer. Voor het financiële pakket staat de vernietigingstermijn standaard op 7 jaar en wordt ook zo in het pakket zelf uitgevoerd.
3.6
Een aantal applicaties maakt gebruik van JOIN. Om die reden zijn de vernietigingstermijnen niet toegepast in de applicaties zelf, maar wordt er van uitgegaan dat de vernietiging in JOIN geregeld wordt. Het is niet duidelijk of binnen al deze applicaties zelf de bedoelde informatie (documenten, data en metadata) vernietigd wordt.
3.7
Afgesloten dossiers worden door het Team Informatievoorziening gecontroleerd op volledigheid en betrouwbaarheid. Dat gaat op basis van ervaring van de medewerkers. Rucphen is er zich van bewust dat dit geen permanente oplossing biedt, aangezien ervaring op den duur verdwijnt. Er zal meer controle moeten komen op proces en procedurestappen bij de vorming van zaken.
3.8
Rucphen zit midden in de omschakeling van on premise omgevingen naar de cloud. Dat houdt in dat applicaties en datasets niet meer bij de gemeente zelf beheerd worden, maar in de online omgeving van de leveranciers van de applicaties. Dit is niet per sé een eis van Rucphen, maar meer een algemene trend onder leveranciers.
3.9
De migratie van de data zelf lijkt wat werkzaamheden betreft wel mee te vallen. Het zijn vooral de randvoorwaarden (contractmanagement, informatiebeveiliging enz.) die veel tijd kosten. Voor het omzetten van JOIN naar de cloud levert Decos een plan van aanpak. Rucphen voert zelf de tests uit op kwaliteit en authenticiteit. een opleverdocument moet aantonen dat de migratie goed is verlopen.
3.10
Rucphen is een volger als het gaat om de ontwikkelingen rond Common Ground. Dat betekent dat men kiest voor bewezen oplossingen. Vanuit de leveranciers van applicaties lijkt het idee van Common Ground vooral nog op het niveau van API’s te zitten. Dat komt mede doordat nog onduidelijk is hoe een en ander in de praktijk gebracht gaat worden.
3.11
Binnen het Team Informatievoorziening is de verwachting dat geautomatiseerde afhandeling van zaken en de inzet van artificiële intelligentie (AI) voor archivering een grote vlucht zal nemen. Voorbeeld is de DSO die ingericht wordt voor de uitvoering van de Omgevingswet.. Dat geeft de mogelijkheid om informatie meer
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 18 van 40
geautomatiseerd te genereren en controleren. Dat zal de kwaliteit, volledigheid en betrouwbaarheid van de dossiers verbeteren. Veel stappen in het vergunningenproces worden in het DSO geautomatiseerd ondersteund, waaronder het automatisch op vernietiging zetten van een afgekeurd of anderszins niet doorgegane vergunning. Dit soort ontwikkelingen zal gevolgen hebben voor zowel de huidige functies als de huidige applicaties. 3.12
Bijzonder aandachtspunt ten aanzien van de duurzame toegankelijkheid is de inrichting van de DSO: bij de invoering zal de IMRO-codering (Informatiemodel Ruimtelijke Ordening) verlaten worden. Omdat er nog geen nieuwe codering vastgesteld is, zal er eerst met een tussenvariant gewerkt moeten worden (die weer op de IMRO-codering lijkt). Daarbij moeten de codes iedere keer handmatig omgezet worden. Dat geeft risico’s voor de authenticiteit en toegankelijkheid van de informatie. Rucphen is zich terdege bewust van deze risico's, maar weet ook dat het nemen van maatregelen om het risico te verkleinen buiten de eigen invloedssfeer ligt.
Oordeel Op het gebied van selectie (en vooral de uitvoering van de wettelijk verplichte vernietiging) heeft Rucphen nog wat stappen te maken. Met name de vernietiging van documenten, data en metadata in applicaties die op JOIN aangesloten zijn, is onduidelijk. daarbij gaat het niet alleen over het vernietigen zelf, maar ook over de mogelijkheid tot vernietigen. Duurzame toegankelijkheid heeft geen prioriteit voor de leveranciers van de verschillende applicaties zelf (bijvoorbeeld: het zonder tussenkomst van de leverancier zelf correct kunnen exporteren van documenten, data en metadata is meer uitzondering dan regel) en in de meeste gevallen leidt zoiets tot maatwerkoplossingen. Rucphen doet haar best om de informatiehuishouding zo duurzaam toegankelijk mogelijk in te richten. De organisatie heeft zicht op de eigen tekortkomingen en op de aankomende technische en maatschappelijke ontwikkelingen ten aanzien van de informatievoorziening. Rucphen is daarbij (mede) afhankelijk van de leveranciers van verschillende applicaties en diensten. Risico Bedrijfsvoering: hergebruik van de eigen informatie wordt belemmerd door de beperkingen van de applicaties. Dat kan leiden tot onnodige inzet van tijd en middelen om informatie organisatiebreed te combineren of te analyseren. De invoer van datagedreven werken en ook het geautomatiseerd overbrengen naar het e-depot wordt hierdoor bemoeilijkt.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 19 van 40
Het niet correct kunnen vernietigen binnen applicaties kan leiden tot ‘vervuiling’ van de informatie. Deze informatie moet ondertussen wel toegankelijk gehouden worden en blijft opvraagbaar via een WOO-verzoek. Financieel: het hergebruik van informatie voor analyse, koppelen of overbrengen vraagt om kostbaar maatwerk van leveranciers of van de organisatie zelf (inclusief het beheer hierop), al dan niet met behulp van inhuur. Het niet compliant zijn met de AVG door de incomplete vernietigingsopties kan leiden tot boetes. Juridisch: het niet correct kunnen vernietigen binnen applicaties leidt tot complianceproblemen ten minste ten aanzien van de Archiefwet en de AVG. Aanbevelingen 6.
Breng voor iedere relevante applicatie in kaart welke vernietigingstermijnen op welk deel van de informatie van toepassing is. Bepaal daarbij of het op de juiste wijze vernietigen van de informatie ook daadwerkelijk mogelijk is. Zorg voor oplossingen, indien dit niet het geval is.
7.
Breng voor iedere relevante applicatie in kaart welke informatie blijvend te bewaren is. Bepaal daarbij of deze informatie op de juiste wijze te exporteren is voor hergebruik, bijvoorbeeld voor een WOO-verzoek of voor overbrenging naar het e-depot. Zorg voor oplossingen, indien dit niet het geval is.
8.
Laat een Hotspotlijst vaststellen door het College van B&W, als uitzondering op de Selectielijst 2020 (grondslag: artikel 5.1.e van het Archiefbesluit). Bepaal de hotspots middels een Hotspotmonitor. Indien er geen hotspots geconstateerd zijn, leg dit dan vast. Zorg dat de Hotspotmonitor regelmatig uitgevoerd wordt.
9.
Ga uit van het Archiveren-by-Design principe bij de aanbesteding of doorontwikkeling van applicaties en de inrichting van samenwerkingsplatforms of locaties voor dataopslag. Maak daarbij duidelijk dat de GIBIT dit principe niet afdekt (met name ten aanzien van het exporteren van gegevens), dus dat het voldoen aan de GIBIT alleen, niet voldoende is.
10. Neem de uit Archiveren-by-Design volgende eisen mee in de informatiearchitectuur van de gemeente. Prioriteit HOOG: 6, 7 MIDDEN: 8, 9 en 10
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 20 van 40
EIS 4: De gemeente heeft beheer georganiseerd op e-mailarchivering en tekstberichten E-mails en tekstberichten vormen een bulk aan informatie, vaak los van de (min of meer) formele informatiestromen, terwijl ze inhoudelijk wel onderdeel zijn van een werkproces of zaak. Sterker: ze bevatten vaak informatie dat fundamenteel is voor het begrip van of de verantwoording over werkprocessen. Het onder beheer brengen van deze informatie vraagt om speciale aandacht vanwege het gevoelde informele karakter van de informatievormen. Bevindingen 4.1
Er is geen vastgesteld beleid voor het beheer van e-mail en tekstberichten aangetroffen.
4.2
Rucphen heeft besloten niet mee te doen met de Capstone-methodiek voor selectie en waardering van e-mails, als aanvulling op de Selectielijst 2020.
4.3
Doordat de meeste zaken niet buiten JOIN om kunnen worden gevormd, beheerd en gebruikt, komt veel zaakgebonden e-mail als correspondentie in de zaak terecht.
4.4
E-mail is door medewerkers van de gemeente relatief gemakkelijk vanuit hun mailbox toe te voegen aan de betreffende zaak in JOIN. Dat gemak is er niet voor tekstberichten. Die moeten door medewerkers zelf uit de berichtenapplicaties gehaald, en in JOIN gezet worden.
4.5
De digivaardigheid van medewerkers wordt nog steeds een zorgpunt ervaren: het besef dat de digitale werkelijkheid niet hetzelfde is als de analoge werkelijkheid in een digitaal jasje, is bij veel mensen nog niet geland.
Oordeel Alhoewel JOIN waarschijnlijk een groot deel van de relevante e-mail afvangt, is het van belang om in kaart te krijgen hoe compleet dit is en bij welke zaken en processen e-mail niet wordt afgevangen. Dat geldt al helemaal voor tekstberichten. Daarbij speelt nog mee dat gebruiksgemak een grote bijdrage zal hebben aan het completeren van informatie in een zaak. Risico Bedrijfsmatig: (e-mail)berichten die ontbreken, moeilijk vindbaar zijn of waarvan de context niet duidelijk is, leiden tot een gebrekkige informatiebasis voor beslissingen. Dat kan zowel tijd als middelen kosten. Financieel: Het onvoldoende toepassen van het vernietigingsbeleid op (e-mail)berichten tot onnodige beheerlasten voor de informatiehuishouding.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 21 van 40
Juridisch: het ontbreken van (delen van) informatie over afspraken en formele beslissingen kan leiden tot bewijslastproblemen tijdens rechtszaken of verantwoordingsbewijzen bij externe toezichthouders. Reputatie: Juist omdat berichten vaak een externe verzender dan wel ontvanger hebben, kan het ontbreken van de (e-mail)berichten leiden tot reputatieschade, bij het naar buiten komen van deze berichten. Dat kan zijn tijdens een rechtszaak of als gevolg van (on)opzettelijk ‘lekken’ van de informatie. Het ontbreken van (e-mail)bericht binnen de eigen organisatie betekent dat het niet in een context geplaatst kan worden of op geanticipeerd kan worden. Aanbevelingen 11.
Zorg voor beleid voor het archiveren van e-mail en tekstberichten. Dat kan onderdeel zijn van het Informatiebeleidsplan, maar beter is om dit apart te laten vastleggen, zodat het binnen de organisatie beter onder de aandacht gebracht kan worden.
12.
Zorg voor goede voorlichting ten aanzien van de archivering en duurzame toegankelijkheid van e-mail en tekstberichten. Ga daarbij niet alleen uit van instructies, maar ook van de risico’s die de medewerker of de organisatie kan lopen.
13.
Voorzie medewerkers van makkelijk toepasbare tools voor het bewaren en toevoegen van berichten aan een zaak.
Prioriteit MIDDEN
EIS 5: De gemeente heeft een Informatiebeheerplan Een informatiebeheerplan creëert een overzicht van de huidige inrichting en status van het informatiebeheer binnen een (verzameling) werkprocessen. Daarbij wordt gekeken naar het Documentair Structuurplan (DSP), de informatie- en applicatiearchitectuur, het procesregister en het bedrijfsregister. Middels een (risico)analyse van deze elementen kunnen aanbevelingen gedaan worden om de informatiehuishouding te verbeteren.
Bron afbeelding: KIDO
Bevindingen 5.1
Rucphen heeft geen actueel Informatiebeheerplan.
5.2
Rucphen werkt aan een archievenoverzicht conform artikel 18 van de Archiefregeling. Er is - eveneens conform artikel 18 van de Archiefregeling - geen apart werkprocessenoverzicht aanwezig. Het is niet duidelijk of de i-Navigator ook de eerder gebruikte ordeningsstructuren kan reproduceren, zoals vereist is.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 22 van 40
5.3
De i-Navigator beschrijft delen van het DSP, het bedrijfs/procesregister en de informatiearchitectuur.
5.4
Rucphen houdt de applicatie-architectuur bij in de Gemma Softwarecatalogus.
5.5
Een overzicht van in applicaties aanwezige documenten met bijbehorende metadata is niet binnen een redelijke termijn te genereren.
5.6
Een (risico)analyse en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen zijn niet aangetroffen. De rapportage over de Archief-KPI's en het bijbehorend Verbeterplan dekken dit slechts ten dele af voor het DSP.
Oordeel Jarenlang konden beleid en beheerplannen op het gebied van de informatiehuishouding op de achtergrond blijven: zolang het goed ging, was het goed en als verandering niet noodzakelijk was, dan was het ook niet nodig. Deze (tot dusver realistische en pragmatische) opstelling is niet meer houdbaar. Dat komt door de versnelling van de technologische ontwikkelingen en de vele wetswijzigingen die invloed hebben op de informatiehuishouding van de gemeente. Rucphen zal nu een inhaalslag moeten maken. Risico Bedrijfsvoering: een Informatiebeheerplan moet er voor zorgen dat de verantwoordelijke voor, en de status en vindplaats van informatie bekend is en blijft. Onduidelijkheid over deze kenmerken kunnen leiden tot onvindbare informatie of verkeerd gebruik en beheer van informatie, met tijdverlies of inhoudelijke fouten tot gevolg. Financieel: onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor, en de status en vindplaats van informatie kan leiden tot dure herstelwerkzaamheden of schade door procedurefouten en dergelijke. Juridisch: onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor, en de status en vindplaats van informatie kan leiden tot wanprestatie, aansprakelijkheidsclaims, verlies van juridische procedures en het intrekken of vernietigen van besluiten.
Reputatie: onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor, en de status en vindplaats van informatie (de eisen uit artikel 18 van de Archiefregeling) kan leiden tot een aantekening en uiteindelijk verscherpt toezicht door het IBT. Aanbevelingen 14. Zorg voor een bundeling van de aanwezige informatie die het Informatiebeheerplan moet vormen. Breng daarbij in kaart welke onderdelen nog missen, bepaal hoe deze onderdelen verkregen kunnen worden en stel uiteindelijk een compleet
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 23 van 40
Informatiebeheerplan op. Laat dit vaststellen op ten minste het niveau van afdelingsmanagement. 15. Het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant heeft aangekondigd dit jaar te sturen op het voldoen aan de eisen uit artikel 18 van de Archiefregeling 2010. Het is dan ook een dringende aanbeveling om te zorgen voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, met bijbehorende ordeningsstructuur (van de laatste zowel de actuele als de eerdere versies). Prioriteit HOOG: 15 MIDDEN: 14
EIS 6: De gemeente hanteert een Kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling De kern van artikel 16 is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan het eigen informatie- en archiefmanagement en dit monitort of verbetert met een kwaliteitssysteem. Daarbij moet aan bepaalde standaarden voldaan worden. Een kwaliteitssysteem is in dit geval te omschrijven als het geheel aan maatregelen in een organisatie om de kwaliteit van het informatiebeheer gericht te beïnvloeden. Bevindingen 6.1
Rucphen kent het Kwaliteitsmodel voor het werkgebied van het WBA (heeft daar zelfs aan mee-ontwikkeld), maar gebruikt het niet.
6.2
Er heeft geen implementatie van een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding plaatsgevonden
Oordeel Rucphen heeft kwaliteit van de informatiehuishouding hoog in het vaandel en handelde hierin pragmatisch (zie ook het oordeel bij EIS 5). Dat zal nu echter tot risico's leiden, met name vanwege de versnelling van de technologische ontwikkelingen en de vele wetswijzigingen die invloed hebben op de informatiehuishouding van de gemeente. Uit de EISEN 1 en 5 blijkt hoe versnipperd de elementen zijn die tot een goed beheer van de informatiehuishouding moeten leiden. Een correct ingericht kwaliteitssysteem kan daar eenheid in brengen, door de onderdelen, eisen en randvoorwaarden voor goed informatiebeheer te monitoren en te toetsen aan normeringen. Het ondersteunt daarbij het snel en effectief inspelen op nieuwe ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding en het voorkomt dat relevante ontwikkelingen (en met name de gevolgen ervan) over het hoofd worden gezien.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 24 van 40
Risico Bedrijfsmatig: een onvoldoende geborgd kwaliteitsmanagement leidt tot kwaliteitsverlies: onvindbare informatie en verkeerd gebruik of beheer van informatie, met tijdverlies of inhoudelijke fouten tot gevolg. Dat heeft niet alleen gevolgen voor de huidige werkzaamheden, maar ook voor de toekomst, zowel in het eigen werkproces als in andere werkprocessen binnen de organisatie. Financieel: informatiehuishouding van onvoldoende kwaliteit leidt tot dure herstelwerkzaamheden. Meestal kan dit niet opgevangen worden binnen de dagelijkse werkzaamheden, waardoor inhuur nodig is. Het kan eveneens leiden tot schade door procedurefouten en dergelijke. Juridisch: informatiehuishouding van onvoldoende kwaliteit kan leiden tot wanprestatie, aansprakelijkheidsclaims, verlies van juridische procedures en het intrekken of vernietigen van besluiten. Aanbevelingen 16. Zorg voor een Kwaliteitssysteem dat ingebed is in de organisatie. Daarmee kan een degelijk kwaliteitsmanagement op het gebied van de informatiehuishouding worden ingericht. Dat biedt input voor onder andere een nieuw Uitvoeringsplan. 17.
Zorg voor aansluiting van het Kwaliteitssysteem op het organisatiebrede kwaliteitsmanagement of op de P&C-cyclus, met name voor de financiële en bedrijfsmiddelen.
Prioriteit HOOG: 16 MIDDEN: 17
EIS 7: De gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld Een metagegevensschema (ook wel metadataschema genoemd) is een logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, door middel van regels voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden. Een informatieobject is met name een digitaal archiefstuk. Bevindingen 7.1.
Rucphen heeft geen organisatiebreed metadataschema.
7.2.
Rucphen heeft geen metadataschema, apart voor iedere applicatie.
7.3.
Rucphen gaat er vanuit dat alle blijvend te bewaren informatieobjecten in JOIN zitten. Daaraan is dan metadata gekoppeld.
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 25 van 40
Oordeel Er is nog geen goed beeld of in systemen met een informatiefunctie alle vereiste metadata juist en volledig (kunnen) worden toegekend. Dat is deels te wijten aan de leveranciers van applicaties met een archieffunctie, die niet de vereiste informatie niet kunnen of willen delen. Dit beeld is overigens niet goed te krijgen, zolang niet duidelijk is welke metadata Rucphen als vereist ziet. Een organisatiebreed metadataschema is daarbij onontbeerlijk. Rucphen moet daar werk van maken. Risico Bedrijfsmatig: hergebruik van de eigen informatie wordt belemmerd door missende, onjuiste of incomplete metadata. Dat kan leiden tot onnodige inzet van tijd en middelen om informatie te vinden of organisatie breed dan wel in een keten te combineren of te analyseren. Financieel: missende, onjuiste of incomplete metadata kan leiden tot dure herstelwerkzaamheden, om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving, de verantwoordingsplichten of eisen van samenwerkingspartners. Aanbevelingen 18. Stel een metadataschema op voor de hele informatiehuishouding van de gemeente en laat het vaststellen op ten minste het niveau van afdelingsmanagement. Zorg daarbij in ieder geval voor compatibiliteit met het metadatamodel van het WBA. 19.
Zorg voor een compleet overzicht van de relevante metadata in ten minste de applicaties en informatieopslagplaatsen die blijvend te bewaren informatieobjecten bevatten en die niet overgedragen worden aan JOIN. Hiervoor wordt de MDTO-norm gebruikt. 20. Zorg voor specifieke eisen voor metadatering bij het aanbesteden van applicaties en softwarepakketten die informatieobjecten bevatten. Ga daarbij uit van het Archiveren-by-Design principe. Prioriteit HOOG: 20 MIDDEN: 18 LAAG: 19
Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 26 van 40
EIS 8: De gemeente heeft zowel kwantitatief als kwalitatief voldoende deskundige medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het archiefbeheer (KPI 2.2) Zoals bij ieder proces in een gemeentelijke organisatie vraagt archiefbeheer om voldoende personeel met het juiste niveau en met de juiste kennis en kunde. Dat verdient blijvende aandacht door de snel veranderende mogelijkheden om informatie te creëren en te gebruiken en de toename van het maatschappelijk belang dat in informatie gezien wordt. Bevindingen 8.1
Uitgangspunt in Rucphen dat ambities uitgevoerd moeten kunnen met de mensen die er zijn. Daarbij wordt gewerkt volgens de (C)LEAN-methodiek. Ondertussen is het inzicht gekomen dat dit kan leiden tot het niet tijdig op de gevolgen van relevante, nieuwe technologische ontwikkelingen en nieuwe of wijzigende wet- en regelgeving.
8.2
Binnen de organisatie leeft de wens de beleidskant van de informatiehuishouding verder te ontwikkelen en op een hoger plan te brengen. Om dat te bewerkstelligen wil men (onder andere) een nieuwe functie creëren, als schakel tussen het strategische, tactische en operationele niveau. De inhuur die momenteel plaats vindt om plannen op tactisch en strategisch niveau op te stellen, zou daarmee komen te vervallen.
8.3
Vanwege het belangrijker worden van cloud, applicatie- en databeheer wordt applicatiebeheer verder geprofessionaliseerd. De bedoeling is dat daarbij de capaciteit wordt uitgebreid. Hetzelfde geldt voor systeembeheer.
8.4
Medewerkers op operationeel niveau bij het team Informatievoorziening blijven grotendeels dezelfde werkzaamheden uitvoeren en hebben daarbij een rol gekregen in het onderhoud van de Basisregistraties.
8.5
Een deel van de medewerkers bij het Team Informatievoorziening voert meerdere rollen uit, vaak als éénpitter, zonder duidelijke achtervang. Rucphen onderkent het risico van deze situatie: bij het uitvallen van een medewerker kunnen in een klap de werkzaamheden van meerdere rollen niet meer uitgevoerd worden.
Oordeel Over het algemeen heeft Rucphen deskundig personeel dat zich bezighoudt met de zorg voor de informatiehuishouding. Daarbij wordt steeds gewerkt aan kwaliteitsverbetering. Het creëren van een functie die als schakel moet fungeren tussen het strategische, tactische en operationele niveau, zal (de regie op) de kwaliteitsverbetering zeker ten goede komen. Dat het kwantitatief beter kan, heeft Rucphen onderkend en er zijn maatregelen genomen, danwel maatregelen voorgesteld om deze situatie onder controle te krijgen. Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 27 van 40
Risico Financieel: niet investeren in de kwaliteit en kwantiteit van het personeel leidt tot verlies van regie en controle op de informatiehuishouding. Dat leidt uiteindelijk tot waardevermindering van de informatie, waarna extra middelen en menskracht ingezet moet worden voor herstelwerkzaamheden. Bedrijfsmatig: niet investeren in de kwaliteit van het personeel leidt tot verlies van regie en controle op de informatiehuishouding. Dat leidt uiteindelijk tot waardevermindering van de informatie, met verlies van tijd en verkeerde besluitvorming tot gevolg. Aanbevelingen 21.
Breng in kaart bij welke medewerkers binnen de taak informatiehuishouding meerdere éénpitter-rollen zijn ondergebracht en gebruik mogelijke uitbreiding van personele capaciteit voor het verkleinen van het risico dat deze situatie met zich meebrengt, bijvoorbeeld door het regelen van een vaste achtervang voor deze rollen.
22. Creëer de door de organisatie gewenste schakelfunctie tussen het strategische, tactische en operationele niveau van de informatiehuishouding, op beleidsmatig niveau. Ga daarbij uit van ten minste één fte. Maak bij het formuleren van het functieprofiel gebruik van onder andere het Negenvlaksmodel (het Amsterdams Informatiemodel van Rik Maes). 23. Zorg voor een doorontwikkeling van de medewerkers Informatievoorziening die in het operationele vlak werken, zodat de functies toekomstbestendig worden ten aanzien van technologische ontwikkelingen en nieuwe of wijzigende wet- en regelgeving. Te denken valt aan de gevolgen van cloudbased computing, de DSO, het Common Ground concept of de nieuwe Archiefwet. Prioriteit HOOG: 22 MIDDEN: 21, 23
EIS 9: De gemeente heeft een goed overzicht van de gemeenschappelijke regelingen waaraan wordt deelgenomen en de juridische status van de deelname, waarbij archiefzorg en -beheer geregeld zijn (KPI 1.5) Een gemeente kan taken middels mandaat of delegatie uitbesteden aan een gemeenschappelijke regeling. Het bij de taak horende archiefbeheer kan eveneens gemandateerd of gedelegeerd zijn. Dat wordt meestal geregeld in de zogeheten archiefparagraaf van de regeling. De archiefzorg is echter niet te mandateren of te delegeren: de gemeente blijft zorgdrager voor de archieven die bij de uitbestede taak horen. Het is daarom van belang dat de gemeente een goed beeld heeft van de wijze waarop het archiefbeheer bij een gemeenschappelijke regeling uitgevoerd wordt. Rapport Archiefinspectie gemeente Rucphen, versie 1.0, dd 18-08-2023
Pagina 28 van 40
Bevindingen 9.1.
Er is een overzicht van Gemeenschappelijke Regelingen waaraan deelgenomen wordt. Het is bekend of de bijbehorende taak gemandateerd of gedelegeerd is.
9.2.
Over de informatiehuishouding bij de Verbonden Partijen is weinig bekend bij de gemeente Rucphen.
9.3.
Rucphen gaat er vanuit dat het beheer van informatie bij de Verbonden Partijen zelf geregeld is en dat Rucphen daar niet zo veel mee te maken heeft.
Oordeel Rucphen loopt een risico als onduidelijk is in hoeverre de informatiehuishouding van een Verbonden Partij (niet) aansluit op de informatiebehoefte van de gemeente, ook op lange termijn. Met name bij gemandateerde taken is het belangrijk om te weten hoe het beheer geregeld is, maar ook bij delegatie is er een belang, aangezien de archiefzorg niet gedelegeerd kan worden. Risico Bedrijfsmatig: alhoewel een taak uitbesteed is aan een Gemeenschappelijke Regeling, blijft de gemeente verantwoordelijk voor de taak. Om de uitvoering te kunnen controleren of bij te sturen, is het van belang dat de informatiehuishouding van de Gemeenschappelijke Regeling goed geregeld is. Een slechte informatiehuishouding kan leiden tot tijdverlies en verkeerde beslissingen. Financieel: Een niet functionerende informatiehuishouding, leidt tot verlies van middelen en herstelkosten, waar de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling uiteindelijk zelf voor opdraaien. Juridisch: onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor, en de status en vindplaats van informatie kan leiden tot wanprestatie, aansprakelijkheidsclaims, verlies van juridische procedures en het intrekken of vernietigen van besluiten. Uiteindelijk draaien de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling hiervoor op.