11d 210412 WBA - Jaarstukken 2020
Tekst van het document
De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord.
34
Voor de directeur ontstaat hiermee het volgende beeld:
Gegevens bedragen x € 1
W.F.L. Reijders
M.H.M. Korving
Directeur
Directeur
01-01 t/m 31-8
01/09 t/m 31-12
0,58
0,33
ja
ja
62.664,72
29.837,38
Beloningen betaalbaar op termijn
10.131,66
5.184,32
Subtotaal
72.796,38
35.021,70
117.250
67.000
N.v.t.
N.v.t.
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12
N.v.t.
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
N.v.t.
N.v.t.
Functiegegevens Aanvang6 en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10 -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging
35
Gegevens 2019 bedragen x € 1 Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2019
W.F.L. Reijnders Directeur 1-1 t/m 31-12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
85.461
Beloningen betaalbaar op termijn
16.275
Subtotaal
101.736
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
194.000
Bezoldiging
Voor een overzicht van bestuurders van de gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief in 2020 wordt verwezen naar het overzicht op pagina 5. Deze ontvangen geen bezoldiging vanuit het WBA.
36
Toelichting op de balans Activa Vaste activa Immateriële vaste activa De post immateriële vaste activa is eind 2020 afgewaardeerd in verband met de verkoop van het pand Oudenbosch:
Boekwaarde ultimo
2020
2019
Kosten afsluiten geldleningen
0
10.207
Totaal
0
10.207
Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2020:
Boekwaarde 1/1/2020
Investeringen
Afschrijvingen
Desinvesteringen
Boekwaarde 31/12/2020
Kosten afsluiten geldleningen
10.207
0
0
10.207
0
Totaal
10.207
0
0
10.207
0
37
Materiële vaste activa Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer:
Boekwaarde 1/1/2020
Afschrijvingen
Desinvesteringen
Boekwaarde 31/12/2020
907.683
36.069
871.614
0
Machines,apparaten installaties
79.118
35.118
44.000
Elektronische aandrijving archiefsysteem
48.910
4.891
44.019
Hardware kantoorautomatisering
24.935
8.312
16.623
1.060.646
84.390
Bedrijfsgebouwen
Totaal
871.614
104.642
Er vonden in 2020 geen nieuwe investeringen plaats.
Vlottende activa Uitzettingen met een rente-typische looptijd korter dan één jaar:
Saldo 31/12/2020
Voorziening oninbaarheid
Saldo 31/12/2019
Vorderingen op opbenbare lichamen
19.970
0
34.315
Overige vorderingen
19.588
0
222
Vordering op rijkschatkist
300.000
0
450.000
Totaal
339.558
0
484.537
38
Vorderingen op openbare lichamen
Overlopende activa
Dit betreft voornamelijk vorderingen op gemeente Bergen op Zoom voor de
De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden.
kosten die WBA heeft gemaakt voor het depot Wilhelminaveld 97 (circa € 16.000) en een vordering op het Zeeuws Archief (circa € 2.900) voor
2020
2019
Vooruitbetaalde bedragen
79.431
78.479
Nog te ontvangen bedragen
10.599
825
Totaal
90.029
79.304
de detacheringovereenkomst.
Overige vorderingen De vergoedingen voor detachering naar het Tongerlohuys (circa € 13.620) en de stichting Mastboom (circa € 4.214) vormen de grootste posten.
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten:
Het nog te ontvangen bedrag bestaat uit een betaling van de gemeente Bergen op Zoom betreffende detachering voor ondersteuning bij het digitaliseren van bouwdossiers.
2020
2019
Kassaldo
163
330
Banksaldi
149.917
26.333
Totaal
150.081
26.663
Het saldo in 2020 was aanzienlijk vanwege het zorgen voor voldoende middelen voor de aflossing van de leningen bij de gemeente Moerdijk. Afroming voor 31-12 naar de schatkistrekening was niet efficiënt met het oog op betalingsverplichtingen in de kerstweek en begin januari.
39
Passiva Eigen Vermogen Het verloop in 2020 wordt in onderstaand overzicht weergegeven:
Reserves
Saldo 1/1/2020
Toevoeging
Onttrekking
Saldo 31/12/2020
Algemene reserve
128.073
0
0
128.073
Reserve opslag archieven
104.737
0
104.737
0
Resultaat voorgaand jaar
104.744
0
104.744
0
Totaal
337.555
0
209.481
128.073
De reserve voor de opslag archieven is vrijgevallen in verband met de verkoop van het pand Beukenlaan 1d te Oudenbosch. WBA gaat de kelder huren waardoor de reserve met betrekking tot opslag archieven niet langer nodig is. Het resultaat over 2019 is na vaststelling van een begrotingswijziging in de vorm van een korting op de bijdrage 2020 teruggevloeid naar de deelnemers.
Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten:
2020
2019
Onderhoud gebouw en inventaris
25.859
121.015
Totaal
25.859
121.015
40
Het verloop in 2020 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven:
Voorzieningen
Saldo 1/1/2020
Toevoeging
Onttrekking
Saldo 31/12/2020
Onderhoud gebouw en inventaris
121.015
0
95.156
25.859
Totaal
121.015
0
95.156
25.859
Vermeerderingen
Aflossingen
Saldo 31/12/2020
1.067.843
44.000
1.067.843
44.000
De verkoop van het pand Beukenlaan 1d te Oudenbosch leidt tot minder onderhoudskosten. Aan de hand van het geüpdatete meerjaren onderhoudsplan is de voorziening afgeschaald naar € 25.859. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar: Saldo 1/1/2020 Onderhandse leningen Totaal
1.111.843 1.199.004
0
De rentelast van de vaste schulden 2020 bedroeg € 15.414.
41
Vlottende passiva
2020
2019
Nog te betalen bedragen
140.979
23.840
Saldo BTW- aangifte 4de kwartaal
16.756
22.109
Totaal
157.735
45.949
Onder de vlottende passiva zijn opgenomen:
2020
2019
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
83.348
44.996
Overlopende passiva
157.735
45.949
Totaal
241.082
90.945
De facturen van gemeente Bergen op Zoom betreft de schoonmaak van het Koetshuis (circa € 8.000) en de verrekening van OZB belasting gebruikerskosten (circa € 6.000) behoren tot de grootste
De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd:
facturen op de rekening ‘nog te betalen bedragen’. Daarnaast zijn de afdrachten van loonheffing, Inhouding Premie OP individueel en inhouding ABP IP-premies ook opgenomen als nog te betalen
2020
2019
Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
83.348
44.996
Totaal
83.348
bedragen. Deze zijn in het volgend boekjaar betaald.
Niet uit de balans blijkende verplichtingen De ondersteuning op het gebied van financiën is exclusief de uitvoering van het feitelijke betalingsverkeer. Daarvoor is het WBA
44.996
zelf verantwoordelijk. Het WBA volgt de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Moerdijk, maar de gemeente Bergen op
De facturen van Repromat (circa €10.000), Gemeente Etten-Leur (circa 10.000), GMS (€ 7.000) Vidda Digital (€ 14.000), Van Kaliber (€ 6.000) en Van Waarde (circa € 6.000) vormen de grootste posten. De specificatie van de overlopende passiva is als volgt:
Zoom voert deze uit. De beide huurverplichtingen betreffen het kantoorpand van het WBA en het centrale archiefdepot in de centrumgemeente Bergen op Zoom. Voor deze drie overeenkomsten geldt een jaarlijkse indexering met het consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). In 2020 sloot het WBA een leasecontract af voor een nieuwe bedrijfswagen voor de duur van 5 jaar en een huurcontract voor het kelderdepot in het verkochte pand Oudenbosch voor 25 jaar.
42
Overzicht niet uit de balans blijkende meerjarige verplichtingen Verplichting
Dienstverlener
Ingangsdatum
Jaarl. kosten
Looptijd
Van Mossel
10/11/2020
5.472
5 jaar
Huur kelderdepot Beukenlaan 1d Oudenbosch
Tandartsparaktijk Halderberge
23/11/2020
54.453
25 jaar
Ondersteuning financiën en P&O
Bergen op Zoom
01/01/2017
72.898
5 jaar
Huur Koetshuis Hofstraat 2b
Bergen op Zoom
01/01/2017
74.503
25 jaar
Huur archiefdepot Wilhelminaveld 97
Bergen op Zoom
01/07/2016
237.480
25 jaar
Lease bedrijfswagen
43
Gebeurtenissen na balansdatum
crisis pas duidelijk worden of en zo ja, welke effecten corona heeft
In januari 2021 werden wederom twee medewerkers van het WBA
gehad op de financiële huishouding van het WBA. Mochten er zich
besmet met het coronavirus. Eén met milde en één met ernstige
calamiteiten voordoen, dan worden deze terstond gedeeld met het
klachten. Thuiswerken was vanaf de strenge lockdown verplicht
bestuur van het WBA.
en slechts voor wat noodzakelijke administratieve taken kwamen medewerkers naar het Koetshuis. Om het werken op afstand nog verder te ondersteunen, volgde het personeel gezamenlijk twee trainingen werken met MS Teams. Verheugend was voorts het invullen van de nog openstaande vacature van functioneel beheerder per 1 maart 2021. Het WBA zal de sterk beperkte vorm van fysieke dienstverlening in de studiezaal naar verwachting continueren, ook na corona. De transitie naar een meer en meer digitale informatieverstrekking was al ingezet maar wordt beslist versneld als effect van de coronacrisis. Projecten als doorontwikkeling van Scanning on Demand, vernieuwing van de website en innovatie van databeheer en -gebruik worden nog meer dan voorheen speerpunt. Deze projecten staan in 2021 al op de agenda en zullen in het nieuwe beleidsplan 2022-2026 verder worden verdiept. Qua financiën is nog steeds de situatie dat corona niet leidt tot meer kosten, eerder tot minder. Zolang thuiswerken de norm is, scheelt dat in zowel reiskosten als kosten voor het Koetshuis. Ook het tijdelijk
“ corona leidt
niet tot meer kosten, eerder tot minder.
”
stopzetten van Scanning on Demand levert een stuk voordeel op. Maar aan de andere kant is er inkomstenderving vanwege het stilleggen van de fysieke dienstverlening en worden extra kosten gemaakt voor verdere facilitering van werken op afstand. Al met al gaat het om redelijk beperkte bedragen en zal aan het eind van de
44
v
Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 12 juli 2021:
De voorzitter, De secretaris,
M.H.M. Korving
45
Bijlagen bij de jaarstukken 2020
46
Bijlagen Overzicht personeelskosten
Overzicht huisvestingskosten
Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven
Overzicht reserves en voorzieningen
Overzicht opgenomen geldleningen
Investerings- en financieringsoverzicht
Overzicht deelnemersbijdragen
Kostenverdeling per taakveld
47
Overzicht personeelskosten Overzicht Personeelskosten Omschrijving
Begroting 2020
Rekening 2020
Verschil
1.557.803
1.529.243
28.560
Reiskosten woning werk
35.182
24.701
10.481
Opleidingen
22.002
17.738
4.264
Overige personeelskosten
13.818
5.813
8.005
1.628.805
1.577.496
51.309
Lasten Salarissen
Totaal Lasten
48
Overzicht huisvestingskosten Specificatie huisvestingskosten 2020 Omschrijving
Locatie Wilhelminaveld
Begroting 2020
Rekening 2020
Verschil
Locatie Oudenbosch
Kapitaallasten
0
4.891
-4.891
Huur
235.529
237.480
-1.951
Overige kosten
45.973
42.890
3.083
Kapitaallasten
81.421
81.642
-221
Overige kosten
154.221
75.403
78.818
Totaal
281.502
285.260
-3.758
Storting in voorziening
7.800
0
7.800
Totaal huisvestingskosten
669.071
576.827
92.244
243.442
157.045
86.397
Kapitaallasten
4.960
4.960
0
Huur
100.431
101.575
-1.144
Overige kosten
38.736
27.987
10.749
Totaal
144.127
134.522
9.605
Totaal Locatie Koetshuis
49
Overzicht geactiveerde kapitaaluitgaven Omschrijving van de kapitaaluitgaven
Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 2020
Vermeerderingen 2020
Vermindering (anders dan door aflossing/ afschrijving 2020)
Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven 31/12/2020
Percentage en maatstaf van afschrijving
12.500
0
9.986
12.500
1,27% ann 40 jr
Nieuwb O'bosch stichtingskosten
1.313.484
0
871.835
1.313.484
1,27% ann 40 jr
Nieuwb O'bosch inrichtingskosten
467.467
0
0
467.467
4,28% lin. 15jr
Meubilair
60.000
0
0
60.000
Lin 15jr
Electronische aandrijving archiefst.
48.910
0
0
48.910
Lin 10jr
Hardware kantoorautomatisering
24.935
0
0
24.935
Lin 3jr
1.927.296
0
881.821
1.927.296
Totaal afschrijving op kapitaal uitgaven tot 2020
Vermeerderingen 2020
Afschrijving op kapitaaluitgaven 2020
Boekwaarde 01/01/2020
Boekwaarde 31/12/2020
2.293
221
10.207
0
Nieuwb O'bosch stichtingskosten
405.801
35.848
907.683
0
Nieuwb O'bosch inrichtingskosten
436.349
31.118
31.118
0
12.000
4.000
48.000
44.000
4.891
48.910
44.019
8.312
24.935
16.623
84.390
1.070.854
104.642
Kosten lening nieuwbouw
Totaal Omschrijving van de kapitaaluitgaven
Kosten lening nieuwbouw
Meubilair Electronische aandrijving archiefst. Hardware kantoorautomatisering
0
50 Totaal
856.442
0
Overzicht reserves en voorzieningen Naam reserve of voorziening
Saldo per 1/1/2020
Vermeerderingen
Verminderingen
Saldo per 31/12/2020
Algemene reserve
128.073
0
0
128.073
Reserve Opslag Archieven
104.737
0
104.737
0
Resultaat voorgaand jaar
104.744
0
104.744
0
Totaal
337.555
0
209.481
128.073
Voorziening afschalen ivm verkoop pand OB
121.015
0
95.156
25.859
Totaal
121.015
0
95.156
25.859
Reserves
Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris
51
Overzicht opgenomen geldleningen Omschrijving lening
Oorspronkelijk bedrag van de geldlening
Datum besluit algemeen bestuur
Jaar van laatste aflossing
Rentepercentage
Restantbedrag geldleningen per 1/1/2020
Rente of het rentebestanddeel 2020
Aflossing of aflossingsbestanddeel 2020
Restant bedrag van de geldlening per 31/12/2020
Nieuwb O'bosch stichtingskosten
1.313.484
04/11/2003
2045
1,27
1.032.493
13.113
1.032.493
0
Nieuwb O'bosch inrichtingskosten
467.467
04/11/2003
2020
4,28
31.350
1.342
31.350
0
Meubilair
60.000
21/12/2016
2031
2
48.000
960
4.000
44.000
1.111.843
15.414
1.067.843
44.000
Totaal
1.840.951
Opmerkingen
lineair
52
Investerings- en financieringsoverzicht Omschrijving
Stand per 11/2020
Vermeerderingen
Verminderingen
Stand per 31/12/2020
Vaste activa
1.070.854
0
966.211
104.642
337.555
0
209.481
128.073
121.015
0
95.156
25.859
-1.111.843
0
-1.067.843
-44.000
417.581
0
203.006
214.575
Reserves Voorzieningen Opgenomen langlopende geldleningen Financieringsoverschot / tekort
53
Overzicht deelnemersbijdragen Deelnemer
Bijdragen
Plustaak
Bijdragen 2020 Totaal
Bergen op Zoom
794.355
31.500
825.855
Roosendaal
501.697
42.852
544.549
Etten-Leur
117.062
117.062
Halderberge
225.764
225.764
Moerdijk
241.442
241.442
Rucphen
94.068
94.068
Zundert
91.977
91.977
Steenbergen
127.097
127.097
Woensdrecht
93.023
93.023
Korting winstsaldo 2019
104.744
104.744
Totaal
2.391.229
74.352
2.465.581
54
Kostenverdeling per taakveld Kostenverdeling per taakveld 2020 Taakveld 0.4: Bedrijfsvoering
2.098.154
Leidinggevende primair proces
113.381
Managementondersteuning primair proces/facilitair zaken
129.649
Huisvestingskosten
134.522
Financiën, toezicht en controle en P&O/ HRM
88.498
Kosten informatievoorziening en automaticering (ICT)
45.001
Kosten juridische zaken
32.469
Totaal Bedrijfsvoering
543.520
Taakveld 5.4: Musea
2.098.154
Totaal kosten WBA
2.641.674
55
Het verleden snel gevonden. westbrabantsarchief.nl
56