11d 210412 WBA - Jaarstukken 2020
Tekst van het document
Jaarstukken 2020 9 maart 2021
1
Inhoudsopgave 1
Jaarverslag
3
2
Jaarrekening
24
3
Bijlagen bij de jaarstukken
46
Tip Klik op een van de hoofdstukken hierboven om makkelijk naar de desbetreffende pagina te gaan.
2
Jaarverslag 3
Aanbiedingsnota jaarverslag 2020 Met genoegen bieden wij u het jaarverslag over 2020 van het West-Brabants Archief (WBA) aan. In alle opzichten was 2020 een bijzonder en bewogen jaar. In de eerste plaats
In financiële zin was 2020 eveneens een bijzonder jaar. Het jaar werd
uiteraard vanwege het COVID-19 virus, dat ervoor zorgde dat vanaf begin
afgesloten met een buitengewoon hoog saldo van € 245.296. Dit saldo
maart de wereld er ineens heel anders uitzag. Voor het WBA betekende het
is sterk vertekend, omdat in 2020 vanwege de verkoop van het pand
vanaf 11 maart thuiswerken voor de medewerkers een beperking, ja zelfs
Oudenbosch zowel de verhuisreserve van € 104.737 als een deel van de
ook soms stilleggen van de fysieke dienstverlening aan klanten. Natuurlijk
onderhoudsvoorziening van € 95.156 vrijvielen.
was het gemis van het zien van collega’s en samenwerken op locatie groot, maar de organisatie toonde zich vanaf moment één flexibel en de meeste
Met het jaarverslag over 2020 hebben wij een evenwichtige
kernprocessen gingen door zoals gepland. De coronacrisis maakte werken
verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren.
soms lastig, maar bood ook nieuwe kansen: onze digitale dienstverlening kreeg een flinke boost wat zich onder meer uitte in een sterke toename van
West-Brabants Archief,
zowel Scanning On Demand als het gebruik van onze website.
Het Dagelijks Bestuur
Behalve corona waren er meer belangrijke ontwikkelingen in 2020, zoals de directeurswissel en de implementatie van een nieuw E-depot. En natuurlijk niet te vergeten de verkoop van ons pand in Oudenbosch. In het jaarverslag wordt daarop en op andere relevante ontwikkelingen en gebeurtenissen ingegaan.
4
Kerngegevens 2020 De gemeenschappelijke regeling ‘West-Brabants Archief’ (WBA) is per 1 juli 2016 ingesteld en is een voortzetting, in de zin van een uitbreiding met nieuwe deelnemers, van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant (RAWB).
Voorzitter
Aan de gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten deel. Het
de heer J.P.M. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk
werkgebied heeft in totaal 347.038 inwoners (aantallen volgens CBS per 1-1-2020).
Als bestuursorganen treden op: het algemeen bestuur het dagelijks bestuur de voorzitter
DB leden De heer A. Harijgens (tot 23/4) en mw. N.M. van der Zwan, vertegenwoordiger van Bergen op Zoom de heer C.A. Lok, vertegenwoordiger van Roosendaal
Overige (AB) leden de heer G. de Weert, vertegenwoordiger van Etten-Leur de heer J.M.A. van Agtmaal, vertegenwoordiger van Woensdrecht de heer J.A.H. Mollen, vertegenwoordiger van Halderberge mw. E. Prent, vertegenwoordiger van Steenbergen mw. L.F.E.A. Matthijssen-de Jong, vertegenwoordiger van Rucphen de heer J.C.M. de Beer, vertegenwoordiger van Zundert
Secretaris de heer W.F.L. Reijnders (tot 1/8) de heer M.H.M. Korving (vanaf 1/9), directeur WBA
5
Programmaverantwoording Archiefbeheer Effecten van corona bij het West-Brabants Archief
Bij het uitbreken van de tweede golf zijn weer extra beperkingen van kracht geworden, die uiteindelijk hebben geleid tot het wederom geheel stopzetten van de fysieke dienstverlening maar helaas ook, na de strenge lockdown van half december, van de digitale dienstverlening via Scanning On Demand.
Corona kwam in 2020 helaas dichterbij dan gewenst. In maart werd een
De coronacrisis heeft gelukkig niet geleid tot vertraging in het proces
collega zwaar getroffen door corona. Hij verbleef lange tijd in het ziekenhuis
van implementatie van het nieuwe E-depot van het WBA. Op 9
en daarna volgde een zware en intensieve herstelperiode. Aan het eind van
september 2020 is, volgens planning, de testomgeving van het geheel
het jaar was hij gelukkig weer voor een beperkt aantal uren inzetbaar. Een
functionerende E-depot gedemonstreerd aan de deelnemende
tweede collega had eveneens last van het virus, maar bleef gelukkig uit het
gemeenten. Voor wat betreft de lopende aansluittrajecten op dit
ziekenhuis.
E-depot hebben we wel gemerkt dat er een inhaalslag noodzakelijk is, maar dit is niet geheel en al aan corona toe te schrijven. Daarop wordt
De landelijke maatregelen die vanaf 12 maart 2020 gelden met betrekking tot
in de paragraaf E-depot ingegaan.
corona zijn door het WBA overgenomen en sindsdien gevolgd. Dit betekent dat thuiswerken de norm is en dat bijeenkomsten met meerdere personen via
Voor de exploitatie over 2020 zijn de effecten gering, zo niet
videobellen verlopen. Medewerkers hebben IT-faciliteiten gekregen om thuis
verwaarloosbaar. Over de financiële gevolgen is het volgende op
te kunnen werken. De publieksfaciliteiten zijn in de periode 12 maart 2020 tot
te merken. Het WBA heeft voor zowel de inkomsten als uitgaven
9 juni 2020 in fysieke zin geheel stilgelegd. Pas na 9 juni 2020 was er weer een
geen nadelig effect van corona ondervonden. Doordat er minder
mogelijkheid voor bezoekers om naar de studiezaal van het WBA te komen,
op kantoor werd gewerkt was het energieverbruik lager en ook de
op afspraak. Het toegestane aantal bezoekers is steeds beperkt gehouden
schoonmaakkosten minder. Maar daar tegenover stond een kleine
en bedroeg steeds niet meer dan wat landelijk is toegestaan. Wellicht als
investering in extra thuiswerkvoorzieningen voor medewerkers.
een tegenwicht voor de beperkingen van de fysieke dienstverlening nam het gebruik van de digitale dienstverlening in de eerste maanden na de
Onze organisatie loopt geen risico op het gebied van continuïteit. We
corona-uitbraak fors toe. Het websitebezoek verdubbelde aanvankelijk bijna
bewaken onze liquiditeitspositie goed en nemen zo nodig maatregelen
en het aantal raadplegingen in de Bouw Dossier Applicatie verviervoudigde
om onze taken gedurende deze crisis zo goed mogelijk te blijven
zelfs. Studiezaalmedewerkers beantwoordden ook aanzienlijk meer vragen
uitvoeren.
per e-mail.
6
Beheer en dienstverlening
kan, dus kan raadplegen: fysiek in de studiezaal en digitaal via de
Ondanks de beperkingen die corona met zich meebracht, werd goede
website.
voortgang geboekt bij de bewerking van oude en nieuwe archieven. En wat betreft de dienstverlening zorgden de omstandigheden ervoor dat het WBA een, wellicht blijvende, switch maakte in de service naar archiefonderzoekers. Daarover later meer. Aan het begin van de archiefketen staat de verwerving van archieven en collecties. Daaraan liggen twee beleidscriteria ten grondslag. Voor de overheidsarchieven geldt de Archiefwet, waarin is voorgeschreven dat archieven na 20 jaar worden overgebracht. In 2020 vond op die grond de overbrenging van de archieven van Etten-Leur 1990-1999 en Zundert 19881996 plaats. Vanaf 2020 moeten alle door de overheid over te brengen archiefcollecties voldoen aan een normendocument met voorschriften over de ordening en metadatering en de materiële verzorging. Voor de particuliere archieven en collecties is het in 2020 vastgestelde acquisitiebeleidsplan de leidraad. Aangeboden verzamelingen worden tegen de criteria van dit beleidsstuk gehouden, waarna al dan niet verwerving plaatsvindt. Qua aankomsttitel opteert het WBA vooral voor schenkingen, omdat daardoor effectiever beheer mogelijk is. In 2020 werden tal van kleine aanwinsten bijgeschreven. Grotere archieven waren onder andere die van de borstelfabriek VERO uit Roosendaal en het archief van de RK parochie Putte. De meest opvallende aanwinst was wellicht het voor 75 jaar gesloten
Qua beheer had de analoge collectie van het WBA onverminderd aandacht en bewerking nodig. Hoewel er in het verleden al een flinke hoeveelheid archieven definitief is ontsloten, resten nog op tal van plaatsen laatste checks, aanvullingen en aanpassingen. De afronding en online plaatsing van vele toegangen op de belangrijkste overheidsarchieven naderen hun eindfase, zoals de bewerking van het archief Bergen op Zoom 1925-1972. Steeds meer toegangen komen beschikbaar op onze website. Dit gold onder meer voor de talrijke archieven van de gemeenten van het voormalige RAWB, die lange tijd intensieve nabewerking nodig hadden. Nieuw ontsluitingsproject was de bewerking van de bedrijfsarchieven van de drie archiefinstellingen die in 2016 in het WBA samengingen. Voor de indexering van informatierijke bestanden werden als voorheen vrijwilligers ingezet. Helaas kwam vanwege corona het project ‘Ben en Thom’ in Roosendaal tijdelijk stil te liggen. In dit project worden de negatievencollecties van twee West-Brabantse persfotografen toegankelijk gemaakt. Het WBA heeft behalve analoge archiefblokken ook een rijke en
benoemingsdossier van de nieuwe burgemeester van Halderberge.
omvangrijke beeldcollectie. In 2020 werd die uitgebreid met 3.000
Om archieven en collecties te kunnen raadplegen in onze dienstverlening,
leveren aan de ontsluiting van de afbeeldingen. Zij kunnen een
zowel fysiek als digitaal, zijn de WBA-medewerkers actief met het zorgen voor optimale toegankelijkheid. Vanuit beheer bezien is toegankelijkheid het ontsluiten en beschrijven van de archieven, dossiers en documenten. Vanuit dienstverlening houdt toegankelijkheid in dat iedereen bij de informatie
nieuwe afbeeldingen. Interessant is dat gebruikers een bijdrage commentaarveld invullen en zo de beschrijvingen aanvullen en verbeteren. Deze vorm van crowd sourcing wordt niet alleen ingezet bij de ontsluiting van de beeldbank database, maar ook bij het verbeteren van de genealogische database. In 2020 ontving
7
het WBA meer dan 3.000 aanvullingen en verbetervoorstellen voor beide
2.
De tweede en wellicht nog belangrijkere digitaliseringsslag maakt het WBA met de introductie van het concept Scanning
databases.
on Demand (SoD). Waar voorheen nog het WBA zelf bepaalde Behalve ontsluiting en beschrijving maakt ook materiële verzorging deel uit
welke archiefbestanden werden gedigitaliseerd, gaat SoD
van de beheertaak. In 2020 ondergingen alle aanwinsten, waaronder het
uit van de vraag van de gebruiker. Maandelijks worden de
volledige archief van de gemeente Etten-Leur over de periode 1990-1999, een
aangevraagde stukken verzameld en extern gedigitaliseerd.
behandeling met gammastraling. Dit is bedoeld om actieve schimmels en
Deze service biedt het WBA kosteloos aan, zoals overal
ongedierte in de papieren bestanden te doden. Om de materiële staat van
elders ook gebeurt en verplicht is op basis van de Wet
documenten verder te optimaliseren, werden geselecteerde documenten
hergebruik overheidsinformatie. De transformatie van
door een gespecialiseerd restauratieatelier behandeld en hersteld. En verder
aanbod- naar vraaggericht was al in het Beleidsplan 2018-
was er als vanouds veel aandacht voor een juiste conserverende verpakking
2022 aangekondigd. Het werken met de formule van SoD zien
van archiefstukken. Daardoor wordt de duurzaamheid versterkt.
we steeds meer in den (archief)lande. Resultaat is dat we veel beter klantgericht werken en het digitaliseringsbudget
Deels omdat gebruiksschade aan papieren dossiers en documenten
effectiever benutten. In totaal werden er in 2020 ruim 66.000
wordt voorkomen maar vooral om de bereikbaarheid voor raadpleging te
scans op verzoek gemaakt. Ook deze kwamen, net als de onder
vergroten, worden archiefstukken gedigitaliseerd. In 2020 was er een enorme
1. genoemde gescande bouwdossiers, direct via de website van
productie van digitale bestanden. Drie grote projecten waren er:
het WBA voor gebruikers beschikbaar.
1.
De bouwdossiers van de gemeenten Bergen op Zoom, Halderberge en Woensdrecht werden op initiatief van deze gemeenten door een erkend
3.
Ten slotte was er ook nog de scanning van 350 registers van de burgerlijke stand.
en gecertificeerd scanbedrijf gedigitaliseerd. De scanresultaten werden onmiddellijk aan de Bouw Dossier Applicatie van het WBA toegevoegd,
Er werd in 2020 niet alleen gewerkt aan het uitbreiden van de
waardoor er een merkbare verschuiving optrad van raadpleging van
digitale collectie, maar ook bestaande digitale bestanden
bouwdossiers in de studiezaal naar raadpleging via de website. Zeker
werden beter benut. Daarmee wordt bedoeld de publicatie van
in de periode van corona, waarin de fysieke dienstverlening vrijwel stil
de gedigitaliseerde en deels via OCR toegankelijke raadsnotulen
kwam te vallen, was dat een welkom succes.
van de voorgangers van al onze negen gemeenten op de website en, minstens zo belangrijk, de koppeling van scans aan archiefbeschrijvingen. Dit laatste is beslist nog niet afgerond, maar het vergroot de toegankelijkheid enorm omdat voortaan
8
direct vanuit de gevonden beschrijving doorgeklikt kan worden naar de
Ter voorbereiding daarvan werden in 2020 al drie sporen in gang gezet:
digitale documenten. Een voorbeeld ter illustratie: een onderzoeker die in de inventaris van het archief van de Raad en Rekenkamer van Bergen op Zoom
1.
Nieuwe en eigentijdse ‘look and feel’ op basis van de in 2020 ontwikkelde nieuwe huisstijl;
de beschrijving van inventarisnummer 70 vindt, zijnde “Protocol van akten, voornamelijk inzake vercijnzing van gronden en de uitgifte van gewassen, 1649-1666”, kan op de getoonde thumbnail klikken en vervolgens dit
2.
Klantspecifieke profielen ontwikkelen in de vorm van ‘klantenreizen’, en
protocol van voor naar achter digitaal inzien en raadplegen. Op deze manier worden de digitale archiefstukken in de juiste context raadpleegbaar. En de toegankelijkheid wordt enorm vergroot.
3.
Uitwerken van de kerndoelstelling van het WBA nl. ‘het fungeren als hét historisch kenniscentrum voor de regio’. Buiten deze drie
Zoals eerder opgemerkt vond er in 2020, mede onder invloed van de
inhoudelijke zaken, liet het WBA een onderzoek doen naar een
coronamaatregelen, een naar het zich laat aanzien blijvende, transitie plaats
andere vorm van toegankelijkheid van de website, namelijk de
van fysieke naar digitale dienstverlening. Het wekt geen verbazing dat het
aansluiting op de internationale standaard WCAG 2.1.
aantal fysieke bezoekers aan de studiezaal dramatisch daalde: van 1.308 in
Uit dit onderzoek bleek dat er nog verbeterpunten zijn, deze
2019 naar 219 in 2020. Uiteraard werden er door dat kleine aantal bezoekers
worden integraal meegenomen bij de ontwikkeling van de nieuwe
veel minder analoge archiefstukken geraadpleegd dan eerdere jaren. Maar
website in 2021.
daar tegenover stond een enorme stijging van digitale aanvragen, sterk bevorderd door de hierboven genoemde drie grote digitaliseringstrajecten. De vraag naar bouwdossiers bleef onverminderd groot, maar doordat steeds meer dossiers digitaal beschikbaar komen in de Bouw Dossier Applicatie, werden zij steeds beter bereikbaar voor een groter publiek. De mailbox van de studiezaal stond gedurende het gehele jaar als het ware roodgloeiend. De komende jaren gaat het WBA de publiekstoegang nog verder versterken, o.a. door vernieuwing van de website www.westbrabantsarchief.nl.
9
Plustaken
dat burgers alleen openbare informatie kunnen raadplegen en
Op 1 juli 2020 werden de plustaken voor zowel Bergen op Zoom als
gemeenten en ambtenaren daarnaast ook de beperkt-openbare
Roosendaal beëindigd. Voor Bergen op Zoom ging het tot die datum nog om een geldelijke bijdrage aan de ontwikkeling van een bezoekerscentrum bij de Canadese oorlogsbegraafplaats en een geldelijke bijdrage aan de Juniorprijs van het Cultuurbedrijf Bergen op Zoom. Die bijdragen werden gecompenseerd door de plustaakgelden. In het Historisch Informatiepunt (HIP) te Roosendaal waren tot 1 juli drie medewerkers van het WBA werkzaam. Het WBA leverde slechts de uren, het cultuurcluster Roosendaal bepaalde hun werkzaamheden. Dit bleek geen werkbare constructie. Vanaf medio 2020 resteert een halve FTE detachering bij het cultuurcluster en de twee medewerkers (tezamen goed voor 0,54 FTE) die het HIP bemensten kwamen weer terug bij het WBA. Het budget is overgeheveld naar het cultuurcluster Roosendaal. Uit dit budget zal de detachering van de 0,5 FTE worden vergoed, zodat de wijziging in de plustaakconstructie geen nadelige invloed heeft op
informatie. Omdat o.a. voor die raadpleegfunctie het vorige E-depot van het WBA onvoldoende mogelijkheden had maar vooral omdat dat E-depot niet alle noodzakelijke functionaliteiten bood, werd na een aanbesteding begin januari 2020 het contract voor levering van een nieuw E-depot met het Britse bedrijf Preservica getekend. Per 1 februari kon het WBA over de (cloud) Preservica software beschikken. Ondersteund door een externe ervaringsdeskundige startte het complexe en intensieve traject van implementatie. Intern werd dit project gedragen door een E-depot team, waarbij de belangrijkste rol die was van administrator. In de loop van dit project heeft het WBA op eigen initiatief twee belangrijke
de begroting van het WBA.
tools aangetrokken, die de E-depot werkprocessen uiterst zinvol
E-depot
werkomgeving waarin voorbereidende werkzaamheden konden
Gemeenten werken steeds meer digitaal. In de binnenkort van kracht
worden uitgevoerd. De andere was een reeds bestaande tool die
wordende nieuwe Archiefwet zal worden bepaald dat gemeentelijke (digitale) informatie na uiterlijk 10 jaar moet worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het WBA vindt dit voor digitale informatieobjecten een veel te lange termijn en heeft daarom een tijd terug al voorgesteld om die overbrenging zoveel eerder als mogelijk te realiseren. In het in 2020 geüpdatete overdrachtsprotocol is dit geregeld. Bij overbrenging zullen afdoende maatregelen worden genomen om de openbaarheid van recente overheidsinformatie te beschermen. Immers na overbrenging is het regime van de Archiefwet van toepassing en niet langer die van de Wet Openbaarheid van Bestuur (straks Wet Open Overheid). Dit houdt in
ondersteunden. Eén daarvan was het inrichten van een digitale
aangeleverde metadata zodanig kan voorbewerken dat opname in het E-depot probleemloos kan verlopen. Op initiatief van het WBA werd die tool in de loop van 2020 verder geperfectioneerd. Omstreeks september was het WBA in staat om een demonstratie van het E-depot te geven aan de aangesloten gemeenten. Specialisten van het E-depot team hadden voor een op zich bruikbare toegang op het E-depot gezorgd, maar verfijning en uitbouw ervan staan voorlopig nog hoog op de prioriteitenlijst bij het WBA.
10
Met alle WBA-deelnemers zijn de aansluittrajecten opnieuw vastgesteld.
Roosendaal werd in overleg met de contactpersonen bij de gemeenten
Dat was nodig omdat het implementatieproject heel veel energie kostte en
geadviseerd over een voortgangsverslag over de stand van zaken ten
daardoor de focus tijdelijk op proces moest liggen. Er was minder tijd voor
aanzien van de verbeterpunten uit het KPI-verslag van 2019. Ook voor
contacten met de gemeenten, waaraan overigens ook de coronacrisis debet
de zes gemeenschappelijke regelingen (GR) in het werkgebied van het
was. En daar kwam nog bij dat er een WBA E-depot specialist onverwacht
WBA stelde het WBA KPI-rapporten op.
vertrok en de invulling van zijn vacature enige maanden duurde. Maar vanaf oktober 2020, toen duidelijk was dat de testomgeving van het E-depot
Het WBA adviseerde veelvuldig bij onderwerpen als selectie
aan de verwachtingen voldeed en de bezetting weer op orde was, vatte
en vernietiging, vervanging, archiefbewerkingsprojecten,
het WBA met veel elan en voortvarendheid de aansluittrajecten weer op.
digitaliseringstrajecten en archiefwet- en regelgeving.
Van een aansluiting spreken we als een set van informatieobjecten van een in samenspraak geselecteerd gemeentelijk proces succesvol wordt
Belangrijke ontwikkelingen in 2020 waren:
opgenomen (in E-depottaal heet dit ingesten) in het E-depot. In 2020 is dit uitgevoerd voor de gemeenten Moerdijk (bouwvergunningen), Etten-Leur (BAG-verklaringen) en Halderberge (audiotulen).
1.
Op basis van de criteria uit het Beleidskader lnterbestuurlijk Toezicht (IBT) 2016-2020 beoordeelde de provincie de zorgdragers primair op basis van het proces van verslaglegging en op door de
Met de succesvolle inrichting van het Preservica E-depot blijft het WBA
provincie vijf uitgekozen speerpunten. Het nieuwe beleidskader
één van de landelijke E-depot koplopers. Vaker nog dan in 2019 komen
werd begin december 2020 gepresenteerd. Daarin zijn de
overheidsinstellingen bij het WBA voor kennis en advies over het E-depot!
speerpunten vervallen en in plaats daarvan zal het verticale
Toezicht en advisering
archieftoezicht zich vooral gaan richten op verbeterplannen en -acties en op risico’s bij de informatievoorziening van
Colleges van B & W zijn verantwoordelijk voor het opmaken van een verslag
gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Die risico’s
over het archieftoezicht van de eigen gemeente en voor het tijdig aanbieden
moeten worden aangeduid in (vijf) klassen en worden door
ervan aan hun gemeenteraad. In de praktijk wordt dit verslag opgesteld
de provincie omschreven als: het potentiële nadeel dat de
door de archiefinspecteur van het WBA op basis van een uitgebreide
organisatie ondervindt door het niet beschikbaar hebben van
vragenlijst over kritische prestatie indicatoren op het gebied van het
haar archiefbescheiden. Het gaat hierbij om het belang van de
archief- en informatiebeheer. Dit zijn de zogenaamde KPI-verslagen. Op het
informatie voor de zorgdrager zelf. Hetgeen de zorgdrager gaat
gebied van advisering en toezicht werden in 2020 KPI-verslagen opgesteld
doen aan noodzakelijke verbeteringen in het informatiebeheer
voor de gemeenten Etten-Leur, Steenbergen, Halderberge en Zundert.
moet SMART worden beschreven. Aan de ene kant constateert het
Voor de gemeenten Moerdijk, Bergen op Zoom, Woensdrecht, Rucphen en
WBA een provinciaal beleid naar meer grip en bemoeienis, maar
11
2.
aan de andere kant is het uitgangspunt van IBT dat er vertrouwen is in
Communicatie
de deskundigheid van de toezichtontvanger én de archivaris.
Zowel bij het E-depot als bij advisering en toezicht, is de
In tegenstelling tot eerdere jaren waren er voor drie gemeenten in het WBA-werkgebied beoordelingen door de provincie (Interbestuurlijk Toezicht, IBT) die ‘voldoet gedeeltelijk’ luidden. Dit gold voor de gemeenten Halderberge, Moerdijk en Zundert. Het WBA adviseert en assisteert deze gemeenten bij de aanpak van de door IBT geconstateerde verbeterpunten.
3.
De interne organisatie van het archieftoezicht bij het WBA wijzigde na het vertrek van de vorige directeur, die tevens archivaris was.
communicatie van het WBA met zijn partners en professionele omgeving van eminent belang. Dat ging in 2020 moeizamer dan voorheen, hetgeen te maken had met de beperkingen vanwege de coronacrisis. Er waren daardoor minder studiedagen, symposia en congressen, daarvoor in de plaats kwamen de webinars. Deze werden veelvuldig door WBA-medewerkers gevolgd. Live contacten werden ingeruild voor videogesprekken via MS Teams en veelvuldig mailen. Dit kwam de effectiviteit van de communicatie niet ten goede, maar de coronaregels lieten weinig ander contact toe.
Die archivarisrol werd overgenomen door de teamcoördinator en hij wordt daarbij voortaan ondersteund door een toezichtteam bestaande uit materiedeskundigen bij het WBA. De functie van uitvoerend archiefinspecteur kwam te vervallen, de betreffende medewerker kreeg een overwegend ander takenpakket. Om de kwaliteit van het WBAarchieftoezicht op peil te houden, werd externe expertise ingehuurd. In 2019 is een inventarisatie gedaan van de omvang van de nog over te brengen fysieke archiefbescheiden van de negen WBA-gemeenten en de vijf verbonden partijen. Ongeveer 1.200 meter papieren archief staat nog bij deze overheidsinstellingen. Conform de Archiefwet dienen de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Om deze overbrengingseis te vertalen in bruikbare richtlijnen, is door een externe deskundige partij een ‘Normendocument overbrenging archiefbescheiden West-Brabants Archief’ opgesteld. Dit is in 2020 vastgesteld en aan de gemeenten en verbonden partijen aangeboden en is van toepassing voor nieuwe overbrengingsprojecten.
12
Juridische zaken en AVG
•
Auteurswet
•
AVG-traject
Er vond onderzoek plaats naar gegevens over fotografen (o.a. via Goo-
Eind 2018 is het AVG-traject gestart. In 2019 en 2020 zijn alle
gle, diverse databases: RKD, FOMU, Wiki etc.) met als doel geldende
archieven beoordeeld op de (mogelijke) aanwezigheid van
rechten van auteurs van afbeeldingen te verzamelen en deze toe te
bijzondere persoonsgegevens. De doelstelling was dit project
voegen aan de metadata in het archief beheersysteem Memorix Maior.
eind 2020 af te ronden en door te voeren in ons archief
Daarmee beoogt het WBA de rechten met die auteurs te regelen.
beheersysteem Memorix en op de website. Er werd in 3 groepen gewerkt. De huidige stand van zaken is als volgt:
•
Officiële bekendmakingen
»
In 2020 is een interne procedure opgesteld met betrekking tot bekendmakingen en publicaties van besluiten door het WBA. Naar
»
verwachting treedt op 1 juli 2021 de Wet elektronische publicaties
regeling via www.officielebekendmakingen.nl
»
In 2020 is onder andere de gewijzigde GR via deze weg gepubliceerd. Met
ook al doorgevoerd in Memorix. Groep Bergen op Zoom: het overgrote deel van de archieven is reeds beoordeeld. Er moeten nog ongeveer 100 blokken
de inwerkingtreding zal het WBA veel meer informatie dan voorheen via
worden beoordeeld, maar door de beperkte toegang tot
www.officielebekendmakingen.nl. moeten gaan publiceren.
het koetshuis en depot konden deze nog niet beoordeeld worden. Dit gebeurt zodra er weer toegang is. Alles wat is
E-herkenning (EiD)
beoordeeld is wel al goed doorgevoerd in Memorix.
Begin 2020 is het WBA aangemeld voor E-herkenning via KPN op eH3 van de overheid.
Groep Roosendaal: slechts enkele archieven uit de lijst termijn. Alle wijzigingen uit de beoordeelde archieven zijn
kennisgevingen worden gepubliceerd in het blad Gemeenschappelijke
beveiligingsniveau, zodat het WBA altijd veilig kan inloggen op websites
wijzigingen zijn doorgevoerd in Excel en in Memorix. moeten nog worden beoordeeld. Dit gebeurt op zeer korte
(Wep) in werking en moeten alle bekendmakingen, mededelingen en
•
Groep RAWB: alle archieven uit de lijst zijn beoordeeld,
•
Scanning On Demand Er is een Scanning On Demand richtlijn opgesteld aan de hand waarvan kan worden beoordeeld of en wanneer een verzoek in behandeling kan worden genomen om ook op de website gepubliceerd te worden met het oog op de geldende privacywetgeving.
13
•
AVG-webinar In november heeft het WBA een AVG-webinar georganiseerd voor de 9 deelnemende gemeenten. Ongeveer 30 personen namen er aan deel. Marianne Loef werd door het WBA uitgenodigd als gastspreekster. Zij praatte de deelnemers bij over de verhouding Archiefwet – AVG en besprak de handreiking ‘weten of vergeten’ die van belang is voor de archiefsector en overbrengende gemeenten. Er werd over het algemeen positief gereageerd op het webinar en er is aangegeven dat er veel animo is voor vervolgbijeenkomsten.
Recapitulatie lasten en baten Vanaf 2017 heeft het WBA slechts één programma, namelijk archiefbeheer.
Samenvatting programma archiefbeheer: Totaal
Begroting voor wijziging
Begroting na wijziging
Rekening 2020
-2.785.893
-2.774.316
-2.642.424
Bijdrage deelnemers
2.391.228
2.286.484
2.286.485
Overige opbrengsten
394.665
Totaal programma
Saldo te bestemmen resultaat
V/N
Toelichting recapitulatie Leidend voor de jaarrekening 2020 is de transparantie en inzichtelijkheid van de verantwoording, maar ook de ontwikkelrichting van de begroting en jaarrekening naar de toekomst. Zo hebben we ervoor gekozen om, gezien het enkelvoudige programma en tevens naar
487.832
aanleiding van het vernieuwde BBV, alle doorbelastingen
601.235
achterwege te laten. U vindt in deze jaarstukken dan 245.296
Voordelig
ook geen kostenplaatsen meer terug die onderling met elkaar verrekenen. Dat geldt voor zowel de kapitaallasten als de personele lasten.
14
Paragrafen Op 1 juli 2016 zijn de financiële verordeningen conform artikel 212 en 213 van
Het relatief hoge positieve saldo over 2017 leidde tot de vraag van het
de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. De paragrafen
dagelijks bestuur of, en zo ja op welke wijze, het weerstandsvermogen
waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn
van het WBA gelimiteerd diende te worden. Anders gezegd: wat mag
financiering en bedrijfsvoering. Vanaf de begroting 2016 is tevens aandacht
de hoogte van de algemene reserve van het WBA worden? Aan de
besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor
accountant van het WBA is om advies gevraagd. Deze heeft een korte
dat in jaarrekening en jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten
notitie opgesteld, waarin de conclusie dat het weerstandsvermogen
worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Daar wordt in dit jaarverslag
gelimiteerd zou moeten worden op maximaal 5% van de totale kosten
aan voldaan. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen
van het WBA. Het bedrag boven die 5% kan worden gerestitueerd
Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden
aan de deelnemers in de vorm van een korting op hun bijdrage in
opgenomen. Voor het WBA zijn deze echter niet relevant: het WBA is een
het lopende jaar of kan worden bestemd voor een specifiek doel. Het
verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen
algemeen bestuur nam dit advies over en besloot op 28 maart 2018 tot
lokale heffingen geheven
het instellen van een reserveplafond.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl.
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de
imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico.
weerstandscapaciteit, zijnde de middelen, en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor
Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan
geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn
de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om
in relatie tot de financiële positie. Niet begrote uitgaven worden gedekt met
het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om
de post ‘onvoorzien’. In 2020 werd die post niet aangewend. Het WBA beschikt
de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven)
vanaf medio 2017 over een algemene reserve die kan worden ingezet ter
leveren heeft het WBA in het verslagjaar enkele interne wijzigingen
dekking van tegenvallers. In tegenstelling tot spelregel 5 van de ‘Nota
doorgevoerd. De functie van archivaris kwam met het vertrek van
Verbonden Partijen’ worden de risico’s niet gedragen door de deelnemers,
de directeur vacant en is vanaf 1 augustus 2020 toegewezen aan
maar door het WBA zelf. In een brief van 28 oktober 2015 heeft de fiscus
de teamcoördinator. De uitvoerende archiefinspecteur kreeg een
voorgeschreven dat het WBA het voordelige saldo niet zal restitueren aan
ander takenpakket waardoor de feitelijke toezichtwerkzaamheden
de deelnemers, omwille van het behoud van de ondernemersstatus en de
herverdeeld zijn. In de praktijk is het nu zo geregeld dat er een
daaraan gekoppelde btw-aftrek.
toezichtteam is gevormd, bestaande uit specialisten op deelterreinen.
15
Zo maken voortaan de informatieadviseurs, de studiezaalmedewerker en de
informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Beleid
juriste deel uit van dit team. Het wordt aangevuld met een extern specialist,
en plan worden jaarlijks gemonitord en geüpdatet. Om alles rond
die ook al is ingehuurd voor het archieftoezicht bij de verbonden partijen. De
informatieveiligheid te kunnen organiseren is een medewerker
deelnemende gemeenten zijn op 25 november over deze nieuwe organisatie
opgeleid tot CISO.
en werkwijze geïnformeerd. Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van De dienstverlening rond het E-depot wordt continu verbeterd:
• • •
•
overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog
Er is een nieuw en volledig functioneel E-depot geïmplementeerd
ziekteverzuim. In 2020 was sprake van één langdurig zieke
Een demo van dit nieuwe E-depot is gegeven in september
met corona. Zijn taken wat betreft de dienstverlening werden
Het overleg met alle deelnemende gemeenten over het E-depot
overgenomen door een collega. Om het ziekteverzuim zoveel
is intensiever opgepakt en er zijn goede afspraken gemaakt over
mogelijk te beperken reageert het management direct op
aansluitingen
ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door
De beheersorganisatie is op volle sterkte gebracht. Het E-depotteam van
middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en
het WBA bestaat in 2020 uit zeven personen, aangevuld met een externe
persoonlijke aandacht.
deskundige
Coronavirus Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de
Hierover is op pagina 6 al uitgebreid gerapporteerd.
nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten.
Financieringsparagraaf
Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker in dienst die
Liquiditeitsplanning
tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft FG trainingen gevolgd
De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden
en zij participeert in regionale en landelijke werkgroepen over de AVG.
gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting
Door haar is een datalek protocol opgesteld en zij heeft alle medewerkers
opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elke kwartaal bij
hierover geïnstrueerd. De vereiste registraties worden door haar bijgehouden.
de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten
Ontwikkelingen rond de auteurswet worden door haar op de voet
merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven,
gevolgd. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere
ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot.
archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben.
Het gedeelte van het saldo boven € 250.000 (drempelbedrag
In november organiseerde het WBA een webinar voor de aangesloten
per kwartaal) wordt naar de schatkistrekening overgeboekt. De
gemeenten rond het thema privacy. Het WBA heeft sinds 2019 een eigen
bedrijfsspaarrekening is opgeheven.
16
Financieringsbehoefte
•
Bij de gemeente Moerdijk voor ontwikkeling en implementatie
De manier waarop het WBA met investeringen om wil gaan en de limieten
Office 365 en MS Teams (periode jan. – aug. voor 18 uur per
die worden gehanteerd zijn vastgelegd in de Nota Investeren en Afschrijven
week). Dit betrof een tegenprestatie, nadat gemeente Moerdijk
WBA 2019. Daarin is o.a. bepaald dat investeringen in uitgaven tot globaal €
anderhalf jaar een van haar medewerksters aan het WBA had
10.000 niet worden geactiveerd. Deze nota is in 2019 door het DB vastgesteld,
uitgeleend voor het E-depot.
bekrachtiging door het AB vond plaats in april 2020. De bij de gemeente Moerdijk lopende geldleningen voor de financiering van de bouw van het
•
Bij de gemeente Bergen op Zoom voor assistentie bij het
archiefpand aan de Beukenlaan te Oudenbosch en de inrichting daarvan
digitaliseringsproject rondom de bouwdossiers (periode feb.
werden met de verkoop van dit pand eind 2020 geheel afgelost. Bij de
– dec. voor 12 uur per week). Dit betrof een inhoudelijke impuls
gemeente Bergen op Zoom loopt anno 2020 nog een geldlening gesloten
aan dit complexe en belangrijke project waardoor uiteindelijk de
voor de financiering van meubilair in het Koetshuis (vijftien jaar).
dienstverlening bij het WBA sterk kan verbeteren.
Overige financiële aangelegenheden
•
Bij de Mastboom-Brosens Stichting voor de bewerking van een
Voor het controlejaar 2020 is het accountantscontract aangepast en is extra
collectie en het archief (periode jan. – dec. variabel aantal uren
controle vooraf ingepland bij de gemeente Bergen op Zoom.
per week). Dit betroffen werkzaamheden buiten werktijd die volledig werden vergoed.
Bedrijfsvoeringsparagraaf Personeel
•
Bij het Zeeuws Archief voor beheer van de dislocatie Terneuzen
In het verslagjaar vonden tal van personeelsmutaties plaats. Drie
(periode jan. – dec. voor 18 uur per week). Dit betrof een reeds
medewerkers gingen met pensioen en één medewerker verliet het WBA
langer lopende vaste detachering.
voor een uitdaging elders. Speciaal was de vervroegde pensionering van de directeur. Met behulp van een extern bureau is die vacature tijdig
•
Bij het Erfgoedcentrum Tongerlohuys als adviseur (periode
ingevuld en kon per 1 september 2020 de nieuwe directeur van start. Ter
juli – dec. voor 18 uur per week). Dit betrof een andere invulling
vervanging van de andere uittreders trok het WBA drie medewerkers aan
van vaste detachering ná de beëindiging van de plustaak
als archivist, managementassistente en informatieadviseur. Ultimo 2020
Roosendaal.
stond nog één vacature open, die van functioneel beheerder. Deze is per 1 maart 2021 ingevuld. Tot die tijd worden de IT-taken ingevuld door een eigen
In de eerste drie maanden van 2020 werd voor invulling van
medewerker met behulp van onze IT-leverancier.
de langdurig zieke secretaresse een vervangster via payroll ingehuurd. Per 1 april werd dit omgezet in een vast dienstverband.
17
Ten slotte was er ook nog de inhuur van twee flexmedewerkers om
‘bewoning’ door het WBA. De gemeente Bergen op Zoom is
logistiek te ondersteunen bij de verwerking van de resultaten van het
eigenaar en verhuurt het aan het WBA. Het reguliere onderhoud
digitaliseringsproject bouwdossiers.
is voor rekening van de verhuurder.
Ultimo 2020 werkten er 21 personen bij het WBA.
2.
Het ondergronds depot aan het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom
Maandelijks vergadert de Personeelsvertegenwoordiging met de bestuurder
Dit depot met een capaciteit van ruim 10 strekkende kilometer
van het WBA. Daarin kwamen onderwerpen aan de orde als de AVG, de
wordt eveneens gehuurd van de gemeente Bergen op Zoom. Dit
huisvesting en de rechtspositie van het personeel.
depot is gebouwd in 2008 als gezamenlijke opslag voor zowel archief als museum. Deze functie vervult het nog steeds, maar
De meeste overlegvormen vonden in 2020 als gevolg van de coronacrisis
de afzonderlijke bewaarruimtes zijn nu specifiek toegewezen
online via MS Teams plaats.
aan deze beide gebruikers. De exploitatie is in de loop van 2017 overgegaan van de afdeling vastgoed van de gemeente
De personeels- en salarisadministratie werd verzorgd door de afdeling P
Bergen op Zoom naar het WBA. De exploitatiekosten worden
en O van de gemeente Bergen op Zoom. Op het gebied van de financiële
volgens een vaste verdeelformule (5/8 WBA en 3/8 gemeente)
administratie biedt de gemeente Bergen op Zoom eveneens ondersteuning.
verrekend met het Cultuurbedrijf.
In 2020 namen WBA-medewerkers in verschillende functies deel aan
3.
Het pand van het voormalig RAWB aan de Beukenlaan
webinars. Onze FG volgde een training DPIA en de nieuwe informatieadviseur
te Oudenbosch
werd geschoold als CISO. Daarmee werd een kwalitatieve impuls gegeven
Dit pand was in 2020 nog eigendom van het WBA, als
aan de WBA-organisatie. Vermeldenswaardig is ook nog een collectieve
rechtsopvolger van het RAWB. De ondergrond is niet van
basistraining MS Teams voor alle medewerkers van het WBA.
het WBA, maar hiervoor geldt een recht van opstal bij de gemeente Halderberge. Het bestuur van het WBA besloot in
Huisvesting
2019 om het pand te verkopen. Begin 2020 werd een makelaar
Het WBA maakte in 2020 gebruik van drie huisvestingslocaties, namelijk:
aangetrokken en kwam het pand daadwerkelijk in de verkoop. Al snel ontving het WBA een bod dat in juli 2020 door het
1.
Het Koetshuis in de Hofstraat te Bergen op Zoom voor de
bestuur werd geaccepteerd. Daarna volgde een intensieve
dienstverlening en kantoor
periode van het regelen van de overdracht, het aankopen van
Dit pand is in 2016 geheel verbouwd en geschikt gemaakt voor
de grond van de gemeente Halderberge, het opstellen van een
18
huurovereenkomst met de nieuwe eigenaar, het maken van afspraken
het mogelijk maakt om op elke werkplek aan te sluiten
over toekomstig onderhoud en gebruik, enzovoorts. Op 29 december
en in te loggen. Doordat er is gekozen voor Office 365 als
2020 vond de overdracht plaats en werden de leningen bij de gemeente
softwareomgeving, is dit mogelijk gemaakt. Documenten worden
Moerdijk afgelost. De verkoop had, ondanks een klein verlies, een
opgeslagen in de cloud. Aangezien men met deze werkmethodiek
bevredigend eindresultaat voor het WBA:
al vertrouwd was, ondervonden medewerkers nauwelijks last bij het thuiswerken als gevolg van de coronacrisis. Deze bood
Boekwaarde pand 31-12-2020
€ 871.835
Aankoopkosten grond
€
227.151
Kosten makelaar + notaris
€
22.165
Totaal kosten
€ 1.121.151
zelfs nieuwe kansen om het digitaal werken nog verder te implementeren. De WBA-organisatie raakte versneld vertrouwd met het werken in MS Teams. Hierdoor bleef de communicatie, ook op afstand, op een prima peil. Voor de ondersteuning van de primaire processen kocht het WBA
Opbrengst verkoop
€ 1.100.000 -/-
Verlies WBA
€
21.151
specifieke IT-services. Dit betroffen een FTP-server voor de upload van gedigitaliseerde documenten en dossiers, en een virtual server voor de voorbewerking van digitale bestanden die naar het E-depot worden overgebracht.
Vanaf 2021 gaat het WBA de kelder met de drie archiefdepots huren. Over
In de loop van 2020 zijn verdere maatregelen genomen om
de huurprijs, de servicekosten en energiekosten werden goede afspraken
de beveiliging van onze gegevens te verbeteren en om de
gemaakt met de nieuwe eigenaar.
bedrijfszekerheid te vergroten. Het jaarplan informatiebeveiliging
Op advies van de accountant werd de onderhoudsvoorziening
werd uitgevoerd en er werd een nieuwe CISO (na het vertrek van
herberekend en vervolgens afgeschaald op basis van een ge-update
de vorige) opgeleid.
meerjarig onderhoudsplan. Dit was nodig om in de nieuwe situatie het vervangend onderhoud te regelen tussen huurder en verhuurder. Het
Het interne verbetertraject van de eigen archivering - mede naar
geplande onderhoud van 2020 werd doorgeschoven naar 2021, omdat het
aanleiding van de bevindingen uit het KPI-verslag van het WBA
verkoopproces alle aandacht vroeg. Vanaf 2021 is de jaarlijkse storting in de
- werd voortgezet, maar is nog niet geheel afgerond. Een eigen
onderhoudsvoorziening aangepast naar € 5.245.
zaaksysteem werd beheerd. Omdat de functie van functioneel
Automatisering Het WBA heeft zich ten doel gesteld om zoveel mogelijk digitaal te gaan werken. Dit vereist onder andere een flexibele ICT-inrichting, welke
beheerder in 2020 vacant bleef, is de technische ondersteuning van het WBA-netwerk gedeeltelijk uitbesteed en gedeeltelijk door een eigen medewerker opgepakt.
19
In 2020 was er sprake van een flinke stijging met 30.000 websitebezoekers ten opzichte van 2019. Door de sluiting van de studiezaal, de enorme toename aan digitale bouwdossiers en door de invoering van Scanning on Demand, nam de digitale raadpleging toe.
Illustratie: In 2020 was er sprake van een flinke stijging met 30.000 websitebezoekers
20
Meerjarenbalans en Kengetallen Meerjarenbalans Hieronder de geprognosticeerde begin- en eindbalans voor zowel het verslagjaar als de meerjarenraming. Activa Immateriele vaste activa
2020
2021
2022
2023
2024
2025
0
Materiele vaste activa
104.642
87.440
70.237
125.737
98.346
70.955
Totaal vaste activa
104.642
87.440
70.237
125.737
98.346
70.955
Uitzettingen korter dan 1 jaar
339.558
39.558
39.558
39.558
39.558
39.558
Liquide middelen
150.081
219.001
236.849
237.494
233.477
220.594
Overlopende posten
90.029
90.029
90.029
90.029
90.029
90.029
Totaal vlottende activa
579.669
348.588
366.436
367.081
363.064
350.181
Totaal Activa
684.311
436.028
436.673
492.818
461.410
421.136
2020
2021
2022
2023
2024
2025
Algeme reserve
128.073
128.073
128.073
128.073
128.073
128.073
Resultaat boekjaar
245.296
Eigen vermogen
373.369
128.073
128.073
128.073
128.073
128.073
Passiva
21
Voorzieningen
25.859
26.872
31.517
36.162
27.254
9.480
Vaste schulden
44.000
40.000
36.000
87.500
65.000
42.500
Totaal vaste passiva
69.859
66.872
67.517
123.662
92.254
51.980
Vlottende schulden <1 jaar
83.348
83.348
83.348
83.348
83.348
83.348
Overlopende passiva
157.735
157.735
157.735
157.735
157.735
157.735
Totaal vlottende passiva
241.082
241.082
241.082
241.082
241.082
241.082
Totaal Passiva
684.311
436.028
436.673
492.818
461.410
421.136
Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd.
Liquide middelen De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans.
Immateriële en Materiële vaste activa De eindbalans van de immateriële en materiële vaste activa wordt bepaald
Eigen vermogen en voorzieningen
door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen
Ook als huurder dient het WBA te voorzien in vervangend onderhoud voor de
van nieuwe investeringen. In 2023 is gepland om het gehele netwerk te
gehuurde archiefkelder. De voorziening is in 2020 afgeschaald door de verkoop
vervangen. De post Materiële vaste activa is hiermee opgehoogd met €
en voor de jaren vanaf 2021 is de jaarlijkse storting aangepast na ingewonnen
55.500.
advies bij de accountant. De jaarlijkse opnames zijn gebaseerd op een in 2020 ge-update meerjarig onderhoudsplan.
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden
Vaste schuld
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn
Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille
gebaseerd op cijfers van 2020.
gehanteerd. In 2023 is gepland om het gehele netwerk te vervangen. De vaste schulden zijn hiermee opgehoogd met € 55.500.
22
Kengetallen Aan de hand van de meerjarenbegroting zijn onderstaande kengetallen tot stand gekomen.
Jaarrek.
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2020
2021
2022
2023
2024
2025
65,68%
21,03%
47,33%
18,44%
30,19%
35,28%
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
54,56%
29,37%
29,33%
25,99%
27,76%
30,41%
Structurele exploitatieruimte
1,17%
0%
0%
0%
0%
0%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteisratio
Vennootschapsbelasting Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPB-plichtig. Bij de oprichting van het WBA is door ‘Gert Vos BTW-Advies’ o.a. een VPB-advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihil-resultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat het niet belastingplichtig is voor de VPB.
23
Jaarrekening 24
Verantwoording resultaat 2020
Ondernemerschap voor de omzetbelasting
Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2020
Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 –
gevoerde financiële beheer. Het boekjaar 2020 sluit met een positief resultaat
2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat
van € 245.296. Dit saldo is vertekend omdat in 2020 bijzondere financiële
de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting
gebeurtenissen plaatsvonden en is als volgt opgebouwd:
niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het
Vrijval reserve verhuizing archieven
€
104.737
Vrijval Onderhoudsvoorziening Oudenbosch
€
95.156
Saldo exploitatie 2020
€
45.403
Totaal
€ 245.296
Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting is wederom aandacht geschonken aan de interne regelgeving en de vaststelling van een toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. De procesbeschrijvingen voor inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn in 2020 wederom geactualiseerd aan de nieuwe WBA-situatie. Controleprotocol, normenkader, directiestatuut en mandaatregeling zijn in 2020 ongewijzigd en zijn nog steeds op orde. De accountant ziet in zijn controle toe op de rechtmatigheid en getrouwheid. In 2020 vond enkele keren overleg met de accountant plaats met name over de inrichting van de rechtmatigheidscontrole.
aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. Deze stellingname is in een brief van 28 oktober 2015 door de fiscus herbevestigd specifiek voor de nieuwe archieforganisatie WBA. Daarin is ook bepaald dat de deelnemers geen recht hebben op terugbetaling van hun evenredig aandeel in de te vormen reserve. Deze reserve is echter wél gelimiteerd. Al eerder is gemeld dat het bestuur hiervoor een plafond van 5% heeft ingesteld. Dit plafond is in 2017 bereikt.
Schatkistbankieren In 2020 voldoet het WBA aan de gestelde voorwaarden voor schatkistbankieren. In de praktijk betekent dit dat er eerder en meer wordt afgeroomd naar de schatkistrekening van de gemeente Bergen op Zoom en dat daardoor het gemiddeld bedrag aan liquide middelen per kwartaal onder de limiet van € 250.000 blijft. Feit blijft evenwel dat de ‘bewaking’ van het dagelijkse saldo voor het WBA soms lastig is. Grote bijschrijvingen op vrijdagmiddag van de laatste dag van de maand, zoals in januari en april, kunnen niet tijdig worden afgeroomd, waardoor er dan per maand eigenlijk teveel blijft staan. Als, zoals nu de plannen zijn, de volledige administratie per 2022 overgaat naar de gemeente Bergen op Zoom, zal dit zeker beter gaan. Ultimo 2020 had het WBA nog een tegoed van € 300.000 op de schatkistrekening.
25
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)
Drempelbedrag
250 Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
(2)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten ‘s Rijks schatkist aangehouden middelen
149
156
70
57
(3a) = (1) > (2)
Ruimte onder het drempelbedrag
101
94
180
193
(3b) = (2) > (1)
Overschrijding van het drempelbedrag
-
-
-
-
(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a)
Begrotingstotaal verslagjaar
2.786
(4b)
Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen
2.786
(4c)
Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat
-
(1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een minimum van €250.000
Drempelbedrag
250
26
(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten ‘s Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
14.155
6.425
5.273
(5a)
Som van de per dag buiten ‘s Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)
13.542
(5b)
Dagen in het kwartaal
91
91
92
92
(2) - (5a) / (5b)
Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen
149
156
70
57
27
Overzicht van lasten en baten in de jaarrekening 2020 In dit overzicht is een kolom bijgevoegd, namelijk die van de exploitatie 2019. Dit geeft inzicht in de ontwikkeling van de exploitatie over meerdere jaren. Het beëindigen van de bijdrage Roosendaal medio 2020 leidde tot een wijziging in de begroting. De verlaging bedraagt in totaal € 42.852 die wordt gecompenseerd met extra inkomsten voor detachering van een medewerker (€ 31.275) en verlaging van het P-budget (€ 11.677). In de laatste kolom wordt de relatie tussen begroting en exploitatie over 2020 getoond, hetgeen leidt tot het al eerder genoemde positieve saldo van € 245.296
Omschrijving
Rekening 2019
Begroting voor wijziging 2020
Begroting na wijziging 2020
Rekening 2020
Verschil 2020
Personele lasten
1.543.305
1.640.382
1.628.805
1.577.496
51.309
Huisvesting
529.654
661.271
661.271
576.827
84.444
Inhuur derden en accountant
118.005
110.984
110.984
117.234
-6.250
Bedrijfsvoering
26.650
35.361
35.361
45.075
-9.714
ICT en Digitaal Beheer
134.900
119.903
119.903
143.290
-23.387
Conservering en Toegankelijkheid
40.706
35.000
35.000
48.700
-13.700
E-depot
49.932
109.192
109.192
102.302
6.890
0
10.000
10.000
0
10.000
31.981
56.000
56.000
31.500
24.500
Onvoorzien Kosten Plustaak Bergen op Zoom
28
7.800
7.800
7.800
0
7.800
0
0
0
0
0
2.482.933
2.785.893
2.774.316
2.642.424
131.892
Plustaak Bergen op Zoom
31.981
56.000
56.000
31.500
24.500
Plustaak (HIP) Roosendaal
84.521
85.704
42.852
42.852
0
2.282.720
2.391.228
2.286.484
2.286.485
-1
138.455
148.224
179.499
222.245
-42.746
0
0
0
95.156
-95.156
2.537.677
2.681.156
2.564.835
2.678.239
-113.404
Totaal saldo baten en lasten
54.744
-104.737
-209.481
35.815
-245.296
Onttrekking aan reserves
50.000
104.737
209.481
209.481
0
Toevoeging aan reserves
0
0
0
0
0
Subtotaal
50.000
104.737
209.481
209.481
0
Resultaat na bestemming
104.744
0
0
245.296
-245.296
Toevoeging aan voorziening Vennootschapsbelasting Totaal Lasten
Bijdragen deelnemers Overige baten Onttrekking aan voorziening Totaal baten
Alleen verschillen groter dan €10.000 worden toegelicht.
29
Personele lasten
Overige baten
Doordat de vacature voor functioneel beheerder niet was ingevuld kende de
Hieronder vallen in 2020 ook de inkomsten voor detachering van WBA
personeelsbegroting in 2020 een overschot. Uit dit voordeel werden de kosten
medewerkers. Omdat er meer medewerkers werden gedetacheerd dan
voor werving van de nieuwe directeur en de kosten voor tijdelijke inhuur van
gepland, waren de extra inkomsten € 42.746.
personeel betaald. Uiteindelijk was het saldo € 51.309.
Onttrekking aan voorziening
Huisvestingslasten
Door de verkoop van het pand Oudenbosch zijn de kosten voor vervangend
De in de huisvestingsbegroting 2020 opgenomen verhuiskosten, waarvoor
onderhoud de komende 10 jaar aanmerkelijk lager in de huur- dan in
het saldo 2018 als reserve was bestemd, werd niet opgenomen doordat het
de eigendomssituatie. In een geactualiseerd meerjarig onderhoudsplan
WBA de archiefkelder blijft gebruiken als huurder, na de verkoop van het
werd dit ingevuld en toegelicht. Op basis daarvan werd de bestaande
pand Oudenbosch. Dit bedrag van € 104.737 viel daardoor vrij. Extra kosten
onderhoudsvoorziening afgeschaald met € 95.156
waren er voor de makelaar bij de verkoop van € 20.000. Dit levert uiteindelijk het voordeel op van € 84.444 op de kostenplaats huisvesting.
ICT en digitaal beheer Omdat de vacature voor functioneel beheerder niet werd ingevuld, was er meer externe ondersteuning nodig door onze IT-leverancier. Daarnaast werden voorzieningen voor thuiswerken aangekocht en verdeeld. Dit had een overschrijding van deze kostenplaats met € 13.700 tot gevolg.
Plustaak Bergen op Zoom Medio 2020 werd deze plustaak beëindigd. De bestaande verplichtingen werden nagekomen, maar het volledige budget hoefde dus niet te worden gebruikt. Dit verklaart het voordeel van € 24.500 op deze kostenplaats. Overigens stond daar eenzelfde bedrag aan verminderde bijdrage tegenover, zodat het saldo voor deze plustaak in 2020 nul was.
30
Overzicht van incidentele baten en lasten
Posten groter dan €10.000 worden kort toegelicht:
•
Incidentele baten en lasten zijn baten en lasten die zich vanaf het
De incidentele personeelslasten bestonden uit:
rekeningjaar minder dan 4 jaar voordoen. De over 2020 gerealiseerde baten
gratificaties voor medewerkers die met vervroegd pensioen gingen (ca.
en lasten laten zich als volgt specificeren:
€ 10.000)
Incidentele baten en lasten Bedrijfsvoering Personeelskosten
Lasten 2020
Baten 2020
49.095
49.095
Verkoopverlies pand Oudenbosch
21.151
21.151
Voorbereidingskosten verkoop Oudenbosch
8.489
IT Voorzieningen thuiswerken
3.797
3.797
Gammastraling archieven
7.968
7.968
Digitalisering akten burgerlijke stand
7.000
7.000
Opbrengst detachering medewerkers
6.488
van de nieuwe directeur (ca. € 20.000), en incidentele inhuur van een medewerker voor vervanging van langdurige ziekte en inhuur van uitzendkrachten voor het wegwerken van achterstanden in de berging van bouwdossiers (ca. € 20.000)
3.593
4.896
63.950
-57.462
47.951
-47.951
115.494
-11.506
•
Verkoopverlies Oudenbosch is al toegelicht vanaf pag. 18
•
Op pag. 17 staat het overzicht van detacheringen, dat waren er in 2020 vijf namelijk twee vaste en drie incidentele. De vaste detachering leverde ca. € 93.000 op; de incidentele detacheringen netto ca. € 57.000 omdat de detachering bij de Mastboom Stichting plaats vond buiten de reguliere werktijd waarbij de loonkosten werden vergoed.
•
Vrijval onderhoudsvoorziening Saldo
kosten voor inhuur van een wervings- en selectiebureau voor het vinden
Saldo 2020
103.988
Vrijval onderhoudsvoorziening is toegelicht op pag. 25
31
Balans per 31 december 2020 ACTIVA
Omschrijving
PASSIVA 31/12/2020 (€)
31/12/2019 (€)
Vaste activa Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen
Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut
Totaal vaste activa
31/12/2020 (€)
31/12/2019 (€)
Eigen vermogen Algemene reserve Reserve Opslag Archieven Te bestemmen resultaat
128.073 245.296
128.073 104.737 104.744
Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris
25.859
121.015
Vaste schulden Kapitaalverstrekking gem. Moerdijk
44.000
1.111.843
Totaal vaste passiva
443.229
1.570.413
Overige schulden
83.348
44.996
Overlopende posten Nog te betalen bedragen
157.735
45.949
Omschrijving Vaste passiva
-
10.207
104.642
1.060.646
104.642
1.070.854
Vlottende activa
Vlottende passiva
Uitzettingen korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Vordering op rijkschatkist
19.970 19.588 300.000
34.315 222 450.000
Netto vlottende schuld
Liquide middelen Banksaldi Kas
149.917 163
26.333 330
Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen
10.599 79.431
825 78.479
Totaal vlottende activa
579.669
590.505
Totaal vlottende passiva
241.082
90.945
Totaal generaal
684.311
1.661.358
Totaal generaal
684.311
1.661.358
32
Grondslagen van de financiële verslaglegging
Balans Vaste activa Immateriële vaste activa In afwijking van het bepaalde in de verordening art. 212 heeft het bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2005 besloten de afsluitprovisie van de lening voor de nieuwbouw in 40 jaar annuïtair af te schrijven.
Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat
Materiële vaste activa De activa zijn gewaardeerd tegen historische uitgaafprijs verminderd met de afschrijvingen. De investeringen in het pand Oudenbosch worden wat het gebouw en depotstellingen betreft annuïtair afgeschreven in 40 jaar. De investeringen in de inrichtingskosten van het pand Oudenbosch worden lineair afgeschreven in 15 jaar. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren:
vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.
Stichtingskosten pand Oudenbosch
40 jaar annuïtair
Inrichtingskosten pand Oudenbosch
15 jaar lineair
Meubilair Koetshuis
15 jaar lineair
Revisie elektronische aandrijving archiefstellingen
10 jaar lineair
Hardware kantoorautomatisering
6 jaar lineair
33
Financiële vaste activa
Overzicht WNT 2020
De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
Bezoldiging topfunctionarissen Vanuit de WNT dient van een aantal topfunctionarissen een aantal gegevens
De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. De risico’s op
in de jaarrekening te worden opgenomen. Het gaat er bij deze personen
kortlopende vorderingen kunnen als verwaarloosbaar worden beschouwd.
niet om of ze meer verdienen dan in de Wet staat vermeld; er dient een
Van een voorziening voor oninbaarheid is derhalve geen sprake.
aantal gegevens te worden opgenomen. Door de wetgever is voor een gemeenschappelijke regeling als topfunctionaris aangewezen de directeur.
Reserves De algemene reserve is gevoed met het eerdere rekeningresultaat.
Met de brief van 27-2-2014, 2014-0000107212 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de volgende gedragslijn
Voorzieningen
voorgesteld: dat door de desbetreffende instellingen niet volledig aan de
De voorziening onderhoud gebouw en inventaris pand Beukenlaan
verplichting tot openbaarmaking van externe niet-topfunctionarissen kan
te Oudenbosch, is gebaseerd op het in 2020 opgesteld meerjarig
en hoeft te worden voldaan. Daarnaast kondigt hij in dezelfde brief aan dat
onderhoudsplan.
wetgeving zal worden voorbereid die ertoe strekt om deze verplichting aan te passen of geheel of gedeeltelijk te schrappen. WBA rapporteert derhalve
Langlopende schulden en vlottende passiva
alleen over de topfunctionaris.